2 organisasi

ORGANISASI : STRUKTUR DAN PERKEMBANGNYA

ORGANISASI : STRUKTUR DAN PERKEMBANGNYA

1

ORGANISASI

Organisasi : bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama (D.Mooney)

Organisasi : Suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih (Chester I. Bernard)

Organisasi dalam arti badan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang tertentu, dalam rangka pencapaian suatu tujuan.

2

ORGANISASI

Organisasi : suatu wadah yang terdiri dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam mengatur unsur-unsur sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Contoh Organisasi Perkantoran :

4 Contoh struktur organisasi perkantoran.pptx

3

JENIS STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Tim Proyek Khusus

Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Virtual

4


Mengorganisir proyek dengan cara ini adalah melalui penyederhanaan manajemen dengan hieraeki dari organisasi. Jika pihak manajemen memutuskan untuk mengimplemtasikan sebuah proyek, maka perbedaan segmen dari proyek akan didelegasikan ke dalam unit fungsional masing-masing.

Koordinasi dipelihara melalui hubungan manajemen normal. Top Manajer akan mengimplementasikan proyek, melalui pembedaan segmen-segmen proyek, kemudian mengalokasikannya kepada bagian yang tepat.

5


Departemen desain industri bertanggungjawab untuk memodifikasi spesifikasi untuk menyesuaikan kebutuhan.

Departemen produksi bertanggung jawab untuk merencanakan cara memproduksi alat baru.

Departemen pemasaran bertanggungjawab untuk menaksir permintaan dan harga serta rencana pendistribusiannya kelak.

Proyek secara keseluruhan akan dimanajemini dengan hierarki normal, sehingga proyek menjadi bagian dari agenda kerja top manajer.

6


Gambar : Organisasi Fungsional

7

Struktur Organisasi FungsionalKelebihan-kelebihan Organisasi Fungsional

Proyek diselesaikan dengan struktur dasar fungsional dari organisasi induk. Tidak ada perubahan yang radikal dalam di desain dan operasi dari organisasi induk.

Terdapat fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf. Spesialisasi yang tepat dalam unit-unit fungsional yang berbeda dapat dengan sementara diangkat untuk bekerja pada proyek dan kemudian kembali pada pekerjjaan normal mereka.

8

Struktur Organisasi FungsionalKelebihan-kelebihan Organisasi Fungsional

Jika lingkup dari proyek terbatas dan unit-unit fungsional yang tepat diangkat sebagai penanggungjawab utama, maka berbagai jenis keahlian dapat membaur pada aspek-aspek krusial proyek.

Peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional akan tercipta. Ketika seorang tenaga ahli dapat membuat kontribusi yang signifikan untuk proyek, maka keprofesionalannya pada bagian fungsional tersebut akan meningkat.

9

Struktur Organisasi FungsionalKelemahan-Kelemahan Organisasi Fungsional

Proyek seringkali kurang fokus. Setiap unit fungsional memiliki rutinitas inti pada pekerjaannya, sehingga mengakibatkan rendahnya pertanggungjawaban terhadap proyek jika dibandingkan dengan kewajiban yang utama pada organisasi. Sebagai contoh, jika pada sebuah proyek tertentu departemen pemasaran menganggap proyek tersebut urgen, sementara departemen operasional menganggap hal tersebut sebagai kepentingan sekunder.

10


Ada kemungkinan terjadi kesulitan integrasi antar unit-unit fungsional. Para ahli pada satu bidang fungsional berkonsentrasi secara khusus hanya pada segmen mereka di dalam proyek dan bukan pada keseluruhan proyek.

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek melalui susunan fungsional ini lebih lama. Ini akibat lambannya respon informasi terhadap proyek dan adanya kecenderungan pengambilan keputusan-keputusan yang disirkulasikan melalui hubungan manajemen yang normal.

11


Motivasi orang-orang yang ditugaskan dalam proyek dapat menjadi lemah. Hal ini akibat sebuah proyek dianggap sebagai beban tambahan yang tidak berhubungan secara langsung dengan pengembangan keprofesionalan. Rasa kurang memiliki, akan mengecilkan komitmen pada kegiatan proyek yang terkait.

12

Struktur Organisasi Proyek Sebagai Tim yang Khusus

Pada tipe ini, dilakukan pembentukan tim proyek yang independen. Tim ini bekerja sebagai unit-unit yang terpisah dari organisasi induk.

Seorang manajer proyek yang full time diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang juga bekerja penuh waktu pada proyek.

Manajer proyek merekrut para personil dari dalam dan luar perusahaan induk.

Mereka secara fisik dipisahkan dari organisasi induk dan diberikan intruksi langsung untuk menyelesaikan proyek.

13


Gambar : Tim Proyek Khusus

14


Hubungan antara organisasi induk dan tim proyek khusus akan berubah-ubah.

Dalam beberapa kasus organisasi induk menentukan prosedur kontrol keuangan dan administrasi atas proyek.

Pada kasus lain, Perusahaan mengijinkan manajer proyek dengan kebebasan sepenuhnya untuk mengelola proyek dengan seluruh sumber daya yang secara fokus ditugaskan pada proyek.

Bagi perusahaan, jika proyek adalah bentuk dominan dari bisnis seperti sebuah perusahaan konstruksi, perusahaan konsultan atau sebuah perusahaan film, maka keselurihan organisasi didesain untuk mendukung tim proyek. Hal ini dijelaskan pada gambar dibawah ini

15


Gambar : Struktur Organisasi Proyek

16

Struktur Organisasi Proyek Tim yang KhususKelebihan-kelebihannya :

Terbentuknya suatu tim proyek dengan bagian-bagian yang lengkap dan susunan komando tunggal. Dengan demikian, tim proyek ini memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang disediakan untuk mencapai sasaran proyek,

Adanya tim tersebut memungkinkan ditanggapinya perubahan dan diambilnya keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki.

Status yang mandiri akan menumbuhkan identitas tim dan komitmen para anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik. Mereka akan mencurahkan perhatian secara penuh ke dalam proyek dan tidak dialihkan oleh kewajiban yang lain.

17

Struktur Organisasi Proyek Tim yang KhususKelebihan-kelebihannya :

Dengan dipindahkannya tenaga-tenaga ahli dari organisasi fungsional ke sutu wadah tim proyek, maka jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih pendek, sehingga memungkinkan pengarahan dan pengendalian secara lebih efektif.

Memudahkan koordinasi maupun integrasi personil dan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

Orientasi akan lebih kuat kepada kepentingan proyek.

18

Struktur Organisasi Proyek Tim yang KhususKerugiannya :

Besarnya biaya proyek karena kurang efesien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, seperti misalnya peralatan dan tenaga di masing-masing proyek. Ini dapat menghasilkan duplikasi dari usaha-usaha antar proyek dan kehilangan skala ekonomis. Karena umumnya jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan terbatas, maka perusahaan tidak dapat menempatkannya ke masing-masing proyek secara permanen tanpa merugikan perusahaan secara keseluruhan.

19


Terdapat kecenderungan munculnya perpecahan yang kuat antara tim proyek dan organisasi induk. Perpecahan ini dapat merusak integrasi hasil proyek ke operasi utama. Proses asimilasi dari anggota-anggota tim proyek saat kembali ke unit-unit fungsional dari anggota-anggota tim proyek saat kembali ke unit-unit fungsional mereka ketika proyek diselesaikan juga akan terganggu.

20


Menugaskan perorangan secara penuh waktu untuk sebuah proyek menciptakan dilema, apa yang akan dilakukan anggota ketika proyek telah selesai, padahal pekerjaan pada proyek lain tidak tersedia. Proses transisi kembali ke departemen fungsional semula kemungkinan juga menjadi sulit karena telah meninggalkan departemen fungsional beberapa waktu lamanya.

21

Struktur Organisasi Proyek dengan Susunan Matriks

Manajemen matriks adalah sebuah bentuk organisasi cangkokan di mana struktur manajemen proyek yang horizontal melapisi hierarki fungsional yang normal. Pada sebuah matriks, biasanya terdapat dua rangkaian perintah, satu sepanjang garis fungsional dan yang lain sepanjang garis proyek

22


Perusahaan mengaplikasikan susunan matriks ini bervariasi dengan cara-cara yang berbeda. Beberapa organisasi membuat sistem matriks yang bersifat sementara untuk menghadapi proyek yang spesifik. Tetapi pada organisasi yang lain, matriks mungkin menjadi sebuah bagian yang tetap. Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk mendapatkan sisi-sisi positif dari struktur fungsional dan manajemen matriks dari sudut pandang perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek.

23


Para tenaga ahli, secara administratif tetap terikat dengan departemen fungsional yang berkaitan sebagai induk organisasinya dan bertanggung jawab pada pimpinan proyek, berkaitan dengan hal penanganan proyek. Dengan cara seperti ini, maka para tenaga ahli tetap bernaung di bawah departemen fungsional seraya berkontribusi terhadap proyek-proyek yang ada.

24

Struktur Organisasi Proyek dengan Susunan MatriksKelebihannya :

Manajer Proyek Bertanggung jawab secara penuh keberhasilan proyek, maka segala sesuatu yang berkaitan dengan kesuksesan proyek dapat dikontrol secara terus-menerus.

Jika pada proyek timbil permasalahan, maka dapat segera ditindaklanjuti.

25

Struktur Organisasi Proyek dengan Susunan MatriksKelebihannya :

Lebih Efesien karena dapat menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki, pada beberapa proyek sekaligus.

Jika sebuah proyek telah selesai, para personil yang terlibat didalamnya dapat kembali ke organisasi induk semula.

26

Struktur Organisasi Proyek dengan Susunan MatriksKerugiannya :

Walaupun pimpinan proyek tetap bertanggung jawab terhadap pencapaian sasaran-sasaran pokok seperti anggaran biaya, jadwal dan mutu proyek, namun seluruh keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil terdapat pada departemen lain, dan hal ini di luar wewenang pimpinan proyek.

27


Terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek. Tidak jarang terjadi, sebuah organisasi memiliki tugas-tugas lain di samping proyek tertentu yang sedang dikerjakan, bahkan sering terjadi terdapat lebih dari satu proyek yang dikerjakan pada jangka waktu bersamaan.

28


Karena berada di bawah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional, maka terdapat dua jalur pelaporan bagi personil tim proyek. Hal ini sering menimbulkan kontradiksi dalam melakukan pekerjaan.

29


Gambar : Struktur Organisasi Matriks

30

Stuktur Organisasi Virtual

Perampingan ukuran perusahaan/korporasi dan juga dengan adanya kontrol biaya yang ketat, telah mengakibatkan timbulnya organisasi virtual. Secara teoritis, organisasi virtual merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujan menciptakan produk atau memberikan pelayanan pada pelanggan.

Struktur kolaborasi ini khususnya terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada di sekililing pusat atau perusahaan inti. Perusahaan inti mengkoordinir proses network dan mimiliki atau dua inti kompetensi, seperti pemasaran atau pengembangan produk.

31


Sebagai Contoh : Pada suatu perusahaan, kompetensi yang utama adalah mendesain produk baru. Dalam kerangka mengorganisasi proyeknya, mereka bekerjasama dengan pemasok, melakukan kontrak kerja dengan perusahaan manufaktur, pengasembli dan perusahaan/partner yang lain untuk menyalurkan produk tersebut ke pelanggan.

32


Contoh lainnya : Perusahaan Nike, mereka ahli dan khusus menangani aspek pemasaran untuk pakian dan sepatu olahraga.

Prinsip perusahaan tersebut adalah, mereka tidak melakukan segala sesuatunya sendirian. Maka untuk melakukan hal yang lainnya perusahaan dapat melakukan outsource dari perusahaan lain sesuai dengan kompetensi kebutuhannya.

33


Contoh lainnya : Pada Industri Film. Sepanjang zaman emas Hollywood, korporasi pembuatan film jumlahnya sangatlah besar. Studio seperti MGM, Warner Brother, dan 20th Century-Fox memiliki banyak film dan ratusan tenaga ahli yang bekerja full-time sebagai desainer, kamerawan, editor film, sutradara, dan juga aktor.

Sekarang ini, kebanyakan film dibuat oleh kumpulan individu dan perusahaan kecil yang secara bersama-sama membuat film melalui proyek-proyek yang saling berhubungan. Jadi struktur ini, ada peluang sebuah pekerjaan dilakukan oleh personil yang benar-benar ahli dan bukannya hanya dikerjakan oleh personil yang berada pada perusahaan tersebut.

34


Gambar : Proyek Virtual Sepeda Motor

35


Gambar atas melukiskan sebuah situasi di mana sebuah sepeda motor terbaru dibuat dan dipasarkan

Ide berasal dari teknisi mekanik, lalu investor menegosiasi sepeda motor tersebut. Perusahaan sepeda motor membentuk tim proyek dari bagian maufaktur, pemasok dan perusahaan pemasaran untuk menciptakan sepeda motor baru.

36


Perusahaan sepeda motor memiliki brand-image mereka, dan berkontribusi di saluran pendistribusian mereka. Perusahaan yang spesialisasinya adalah dalam pembuatan part yang dibutuhkan akan menyalurkan part yang mereka buat pada perusahaan manufaktur yang akan memproduksi sepeda motor tersebut.

Perusahaan marketing menilai hasil desain tersebut, melakukan proses promosi dan melakukan tes pasar potensial.

Jadi pada kasus ini, manajer proyek ditugaskan oleh perusahaan sepeda motor untuk bekerja dengan investor dan seluruh bagian lain untuk menyelesaikan proyek tersbut.

37

Stuktur Organisasi VirtualKelebihan Organisasi Virtual :

Terjadi pengurangan biaya yang signifikan. Perusahaan dapat menjamin persaingan melalui biaya jasa yang dikontrak, apalagi bila pekerjaan tersebut dapat dikontrak sementara. Biaya overload secara dramatis berkurang karena perusahaan tidak perlu lagi melakukan pekerjaan yang telah dikontrakan.

38

Stuktur Organisasi VirtualKelebihan Organisasi Virtual :

Pesatnya perkembangan teknologi dan keahlian, dapat berdampak buruk pada proyek. Sebuah perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi. Jadi jika perusahaan dapat fokus pada penguatan kompetensi inti dan menyewa perusahaan lain yang benar-benar ahli pada suatu bidang, hal ini akan jauh lebih menguntungkan.

Terdapat peningkatan fleksibilitas. Organisasi selalu dihadapkan dengan konstrain sumber daya tetapi konstrain dapat diatasi bila menjalin kerjasama dengan perusahaan lain yang sumber dayanya lebih baik.

39

Stuktur Organisasi VirtualKerugian Organisasi Virtual :

Proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi sebuah hambatan, khususnya jika pekerjaan-pekerjaan pada sebuah proyek membutuhkan kolaborasi. Dibutuhkan kerjasama dan saling pengertian yang benar-benar tinggi.

Adanya potensi kehilangan kontrol pada proyek. Tim inti bergantung pada organisasi lain, namun mereka tidak memiliki weweang secara langsung. Ada kemungkinan sebuah proyek akan gagal ketika salah satu rekan kerja tidak memenuhi skedul yang telah ditetapkan.

40

Stuktur Organisasi VirtualKerugian Organisasi Virtual :

Pada sebuah proyek virtual lebih mudah terjadi konflik interpersonal, jika terdapat perbedaan kultur, nilai dan prioritas di antara sesama partner kerja. Karena kepercayaan, mereka hal yang paling mendasar dari keberhasilan sebuah proyek, apalagi datang dari berbagai organisasi yang berbeda.

41


Bagi banyak proyek virtual yang beroperasi di lingkungan elektronik, para personil terhubung hanya melalui komputer, mesin fax, sisem CAD dan video teleconference. Mereka Jarang, bahkan mungkin tidak pernah, bertemu satu sama lainnya secara langsung seperti halnya pada personil proyek yang bekerja bersama-sama pada bagian konstruksi.

42

Faktor-faktor dalam Pemilihan Struktur Organisasi

Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993) mengidentifikasi 7 faktor yang berpengaruh dalam pemilihan struktur organisasi manajemen proyek :

Ukuran proyek

Kebijakan strategis

Kebutuhan terhadap inovasi baru

Kebutuhan terhadap integrasi (jumlah departemen yang terlibat)

Kompleksitas waktu dan anggaran

Stabilitas permintaan sumberdaya,

43

Faktor-faktor dalam Pemilihan Struktur Organisasi

Semakin tinggi level ketujuh faktor ini, maka dibutuhkan otonomi dan wewenang yang lebih banyak pada manajer proyek dan tim proyek agar dapat berhasil.

Sebagai contoh, struktur organisasi matriks atau tim proyek lebih tepat digunakan untuk proyek besar yaitu proyek yang secara strategis kritis dan baru untuk perusahaan, karena membutuhkan banyak inovasi,

Struktur ini juga tepat untuk proyek yang bersifat kompleks, multidisplin dan yang membutuhkan masukan dari banyak departemen.

44

2 organisasi

Documents

agenda kerja top manajer

sinkron untuk mencapai

diangkat untuk bekerja

signifikan untuk proyek

gambaran secara skematis

berbagai jenis keahlian