คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

แผนการจดการความร “กระบวนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

ของสวนดสตโพล”

สวนดสตโพล 27 มนาคม 2560

ปจจบนเทคโนโลยและการสอสารไดเจรญกาวหนาอยางรวดเรว ในการด าเนนชวตประจ าวนของมนษยอปกรณสอสารและคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทส าคญตอการด าเนนกจกรรมตางๆ โดยเฉพาะอยางย งการศกษาคนควาและการท างาน ดวยความกาวหนาของเทคโนโลยคอมพวเตอรจงท าใหองคกรตางๆ น าเทคโนโลยเหลาน เขามาชวยในการด าเนนงานขององคกรใหมประสทธภาพมากยงขน ไมวาจะเปนการรบ-สงขอมลขาวสารอเลกทรอนกส การใหบรการบนอนเตอรเนต ตลอดจนการใชเปนเครองมอชวยในการท างานหรอจดการประชมตามวาระตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ

สวนดสตโพล ถอเปนหนวยงานหนงทไดมการน าเอาเทคโนโลยคอมพวเตอรเขามาชวยในการด าเนนงาน โดยเฉพาะทางดานการจดประชม ซงแตเดมการจดประชมแตละครง ผด าเนนการจะมการใชกระดาษทงข าวด าและสเปนจ านวนมาก สงผลท าใหเกดการสนเปลองทรพยากรธรรมชาตและงบประมาณในการจดซอกระดาษและหมกพมพ อกทงการขนยายเอกสารการประชมหรอการแกไขขอมลตางๆ ทผดพลาด กไมสามารถท าไดอยางรวดเรว

ดวยเหตน ทางสวนดสตโพล จงมแนวคดทจะแกไขปญหาดงกลาว โดยการสงเสรมใหบคลากรในหนวยงานหนมาใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) แทนการใชกระดาษอยางถาวร ไมวาจะเปนการบนทกขอมล การจดเกบขอมล ตลอดจนการจดการประชม สมมนาตางๆ ไวในเครองแมขาย (Server) ทเชอมตอระบบอนเตอรเนตสงผานเครอขายภายในและภายนอกหนวยงานสวนดสตโพล ไปยงเครองคอมพวเตอรหรออปกรณอเลกทรอนกสพกพาอนๆ ของผรบปลายทาง แทนการสงขอมลขาวสารหรอสารสนเทศทอยในรปแบบของเอกสารทเปนกระดาษ ทงน กเพอเปนการลดขนตอนของการท างานใหมประสทธภาพและรวดเรวมากยงขน อกทงยงเปนการลดการใชทรพยากรธรรมชาตและงบประมาณการจดซอการดาษและหมกพมพอกดวย

สวนดสตโพล

ค าน า

แผนการจดการความร “กระบวนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพล”

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหสวนดสตโพลมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม กระบวนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอย 1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพล 2. บคลากรกลมเปาหมาย - ผทรงคณวฒทกลนกรองความร ผบรหาร วทยากร และผทมความเชยวชาญ และประสบการณทางดานอเลกทรอนกส

- ผทจ าเปนตองเรยนรในประเดนความร บคลากรสงกดสวนดสตโพล

3. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ชอกระบวนการ แผนการจดการความร “กระบวนการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพล” ขอก าหนดส าคญของกระบวนการ บคลากรสวนดสตโพลสามารถใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพลได ตวชวดส าคญของกระบวนการ รอยละของจ านวนบคลากรสวนดสตโพลมความร ความเขาใจถงกระบวนการจดประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ได รอยละ 100

ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ 1.

30 นาท - รบนโยบายและจดประชมผทมสวนเกยวของทางดานระบบเอกสารอเลกทรอนกส

- บคลากรสวนดสตโพลเหนถงความส าคญของการจดการประชม โดยใ ช เอกสารอ เลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพล

- ผบรหาร สวนดสตโพล

2.

1 สปดาห - วเคราะหปญหาทเกยวของกบงานทใชเอกสารจ านวนมาก การคนหาเอกสารตองใชเวลานาน

- ลดขนตอนในการปฏบตงาน - ค ม อการใ ชระบบเอกสารอเลกทรอนกสใ น ก า ร จ ด ท าฐานขอมล

บคลากร สวนดสตโพล

3.

1 วน - ศกษา และสอบถามจากผทดแลเรองการจดประชมของคณะกรรรมการบรหารมหาวทยาลย

- บคลากรสวนดสตโพลไดมความรเพมขนจากการใชระบบเอกสารอเลกทรอนกส

- บคลากร สวนดสตโพล

4. 30 นาท - ตดตอประสานงานกบเจาหนาททมความรความสามารถในเรองการท า เ อ ก ส า ร อ เ ล ก ท ร อ น ก ส (Paperless)

- บ ค ล า ก ร ส ว น ด ส ต โ พ ล ไ ดเชอมโยงความสมพนธกนระหวางหนวยงานอนๆ

- บคลากร สวนดสตโพล

5. ไมผาน

ผาน ผาน

1 เดอน - ทดลองการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) โดยการใหผทมสวนเกยวของน าเอกสารทเกยวกบการประชมเขาไปไวในหวขอเอกสารการประชม - สรปประเดนปญหาจากการทดลองการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) และหาแนวทางการแกไขรวมกน

- บคลากรสวนดสตโพลไดทดลองการจดการประชมผ านระบบเอกสารอ เ ล กทรอน กส และวเคราะหความเสยงไดแลวเสรจ พรอมเขาสขนตอนสรางความร ความเขาใจในการจดการประชม โดยใ ช เอกสารอ เลกทรอนกส (Paperless)

- ร ะ เบ ยบงานสารบรรณ

บคลากร สวนดสตโพล

ผบรหารใหนโยบายในการจดประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของสวนดสตโพล

ศกษาขอมล ระบบงาน วธการ ขอจ ากด ความเปนไปได ในการใชระบบอเลกทรอนกส

ประสานทางฝายวทยบรการในการจดประชม ท าเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

ของสวนดสตโพลผานเวบไซตสวนดสตโพล

วางระบบอเลกทรอนกสในการการจดประชม โดยใชเอกสาร

อเลกทรอนกส (Papeพless) และทดลองใช อยางเตมรปแบบเพอทราบปญหาและด าเนนการแกไข

ขนตอนท 4

ศกษาดงานระบบการประชมโดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ของคณะกรรรมการ

บรหารมหาวทยาลย

ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ 6.

45 นาท - จดประชมบคลากรสวนดสตโพล เพอสรางความเขาใจในการจดการประชม โ ด ย ใ ช เ อ ก ส า ร อ เ ล ก ท ร อ น ก ส (Paperless)

- บคลากรสวนดสตโพลสามารถเขาถงการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paper less)

- บคลากร สวนดสตโพล

7.

3 ชวโมง - ด าเนนการประชมตามวาระ ดวยการจ ด ก า ร ป ร ะ ช ม โ ด ย ใ ช เ อ ก ส า รอเลกทรอนกส (Paperless)

- ลดปรมาณการใชทรพยากร ลดพนทการจดเกบเอกสาร และ ลดตนทนในการปฏบตงาน

- บคลากร สวนดสตโพล

8.

2 วน - เขยนองคความร และประสบการณการทเกดขนจากการจดการประชม โ ด ย ใ ช เ อ ก ส า ร อ เ ล ก ท ร อ น ก ส (Paperless)

- ส า ม า ร ถ จ ด ท า ค ม อ ก า รปฎบตงานทเกยวกบการจดการป ร ะ ช ม โ ด ย ใ ช เ อ ก ส า รอเลกทรอนกส (Paperless) ได

- คมอการปฏบตงานทพรอมใชในการสอนงาน

บคลากร สวนดสตโพล

สรางความร ความเขาใจในการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) แก

บคลากรสวนดสตโพล

ลงมอปฏบตการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

สรปและรายงานผล

4. ขนตอนการปฏบตงาน

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน 1. รบนโยบายและจดประชมผทมสวนเกยวของทางดานระบบเอกสารอเลกทรอนกส

- ผทมสวนเกยวของทางดานระบบเอกสารอเลกทรอนกสของหนวยงานสวนดสตโพลหารอกนเพอทจะด าเนนตามนโยบายของผบรหาร

2. วเคราะหปญหาทเกยวของกบงานทใชเอกสารจ านวนมาก การคนหาเอกสารตองใชเวลานาน

- บคลากรสวนดสตโพลวเคราะหในการแกไขปญหาการจดเกบเอกสารของหนวยงาน

3. ศกษา และสอบถามจากผทดแลเรองการจดการประชมของคณะกรรรมการบรหารมหาวทยาลย

- ผทมสวนเกยวของทางดานการจดการประชมศกษา และสอบถามจากบคลากรทดแลเรองการจดประชมของคณะกรรรมการบรหารมหาวทยาลยของส านกงานมหาวทยาลย

4. ตดตอประสานงานกบเจาหนาททมความรความสามารถในเรองการท าเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

- ผทมสวนเกยวของทางดานระบบเอกสารอเลกทรอนกสของหนวยงานสวนดสตโพลประสานงานโดยตรงกบเจาหนาทส านกวทยบรการ

5. ทดลองการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) โดยการใหผทมสวนเกยวของน าเอกสารทเกยวกบการประชมเขาไปไวในหวขอเอกสารการประชม

- การน าความรเกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศ (IT) มาใชประยกตใชกบงาน

6. สรปประเดนปญหาจากการทดลองการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) และหาแนวทางการแกไขรวมกน

- จดประเดนปญหาตางๆ ทเกดขน เพอน ามาปรบแกในการปฏบตงาน

7. จดประชมบคลากรสวนดสตโพล เพอสรางความเขาใจในการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

- จดประชมบคลากรสวนดสตโพล เพอสรางความเขาใจ และความส าคญในการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) ทมตอตนเองและหนวยงาน

8. ด าเนนการประชมตามวาระ ดวยการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

- บคลากรสวนดสตโพลด าเนนการประชมตามวาระ ดวยการจ ดการประ ชม โดยใ ช เอกสารอ เ ล กทรอน กส (Paperless) โดยผานระบบอเลกทรอนกส

9. เขยนองคความร และประสบการณการทเกดขนจากการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless)

- สวนดสตโพลไดคมอการปฏบตงานทเกยวกบการจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Paperless) เพอเผยแพรใหกบหนวยงานทมความสนใจ

5. การน าไปปรบใชในการปฏบตงาน 1 พฒนาคน - ฝกทกษะการใชระบบเอกสารอเลกทรอนกส - มปฏสมพนธกบหนวยงานอน 2 พฒนางาน - มการจดเกบวาระ เอกสารการประชม อยางเปนระบบ - ลดขนตอนในการปฏบตงานได 3 พฒนาหนวยงาน - ลดปรมาณการใชทรพยากร

ภาคผนวก

ภาคผนวก ก แผนการจดการความรของหนวยงาน

การจดท าแผน KM ของสวนดสตโพล

วสยทศน

ยทธศาสตร

กลยทธ

กระบวนการปฏบตงาน

การจดการประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส

(Paperless)

KM Action Plan

KM

พนธกจ

แผนปฏบตงาน / กจกรรม

1. ก าหนดประเดนความร 2. ก าหนดบคลากรกลมเปาหมาย 3. การแบงปนแลกเปลยนเรยนรจากความร 4. จดเกบอยางเปนระบบเผยแพรออกมาเปนลายลกษณอกษร 5. การน าแนวปฏบตทดมาปรบใชในการปฏบตงานจรง

พฒนา - คน - งาน - องคกร

ภาคผนวก ข. ค าสงคณะท างาน

ภาคผนวก ค. ภาพกจกรรมการแลกเปลยนเรยนร

ภาคผนวก ง. หลกฐานอางอง หลกฐานอางองในการใชงาน

- www.suandusitpoll.dusit.ac.th - การเขาถงการจดประชม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกสของบคลากรสวนดสตโพล

- เปดโปรแกรม Web Browser อาท Internet Explorer, Google Chrome เปนตน - พมพ www.suandusitpoll.dusit.ac.th ทชอง Address - ระบบจะใหผใชงาน log in โดยใหระบ ดงน

ชองบน : ระบ username ชองลาง : ระบ password

- Web Browser จะแสดงหนาหลกของระบบเอกสารอเลกทรอนกส คลกเพอเลอกเอกสารวาระประชม

- เมนการปฏบตงานเกยวกบ การประชมครงตางๆ

ภาคผนวก ง. หลกฐานอางอง หลกฐานอางองในการใชงาน (ตอ)

- สวนทแสดงรายการเอกสารในระบบเอกสารอเลกทรอนกส วธการสรางเอกสารอเลกทรอนกสในการจดการประชม - คลกท “เพมวาระการประชม” และพมพขอความตามชองทก าหนดให หลงจากนน

คลกท “บนทกระเบยบวาระการประชม” วธการแนบไฟลตางๆ เขาตามวาระ - คลกทรปดนสอตามครงทท าการจดประชม

ภาคผนวก ง. หลกฐานอางอง หลกฐานอางองในการใชงาน (ตอ) - คลกทรปดนสอตามวาระทตองการน าเอกสารแนบ และคลกท “Browse” เพอแนบเอกสาร หลงจากนนคลกท “บนทก”

- แนบเอกสารจนครบทกวาระ และพรอมส าหรบการจดการประชมแบบเอกสารอเลกทรอนกส