แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน

แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน เปนเครองมอสำาหรบการบรหารการควบคมภายในและการประเมนผลการควบคมภายใน เพอชวยใหผบรหารและผประเมนพจารณาตดสนไดวา ระบบการควบคมภายในของหนวยงานรบตรวจไดรบการออกแบบอยางเหมาะสมและเพยงพอ หรอไม ควรปรบปรงแกไขในจดใด อยางไร แบบประเมนฯนแยกเปน 5 องคประกอบของการควบคมภายใน ในแตละองคประกอบ ประกอบดวยขอความภายใตหวขอหลกๆ และหวขอยอยทเกยวเนองกบหวขอหลก ผใชหรอผประเมนอาจปรบปรงแกไขเพมเตมขอความตามความเหมาะสมชองวางใตหวขอ “ ความเหน/คำาอธบาย ใชสำาหรบจดบนทกขอคดเหนหรอคำาอธบายใน”หวขอนนๆ ขอคดเหนหรอคำาอธบายจะไมเปนลกษณะ ใช“ ” หรอ ไมใช“ ” แตจะสรปรวมวาหนวยงานใหความสำาคญหรอปฏบตอยางไรในเรองนนๆซงจะชวยใหไดขอสรปเกยวกบการควบคมภายในของแตละองคประกอบของการควบคมภายใน สวนทวางตอนทายของแตละองคปรกอบของการควบคมภายในใชสำาหรบบนทกผลการประเมนโดยทวไป และระบวธการทควรปฏบต หรอควนพจารณาองคประกอบ นนๆ และชองวางตอนทายสดของแบบประเมนใชสรปผลการประเมนการควบคมภายในโดยรวม ในการพจารณาใหขอสรปผลการประเมนแตละองคประกอบของการควบคมภายใน ผประเมนควรใชวจารณญาณวา 1. ขอความใตขอตางๆในแบบประเมน เหมาะสมทจะนำาไปประยกตใชกบเหตการณตางๆ ในองคกร หรอไม ถาไมไมเหมาะสม ควรปรบปรงแกไขเนอหาแบบประเมน ในหวขอยอยนนๆ กอน 2. หนวยทไดรบการประเมนมการปฏบตตามทระบ หรอไม อยางไร 3. การปฏบตจรงมจดออนของการควบคมภายใน หรอไม อยางไร

4. การปฏบตจรงมผลกระทบตอการบรรลวตถประสงค หรอไม อยางไร

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย1.สภาพแวดลอมของการควบคม

ผประเมนควรพจารณาแตละปจจยทมผลกระทบตอสภาพแวดลอม

การควบคมเพอพจารณาวาหนวยรบตรวจมสภาพแวดลอมการควบคมทด หรอไม

1.1 ปรชญาและรปแบบการทำางานของผบรหาร มทศนคตทดและสนบสนนการปฏบตหนาท

ภายในองคกร รวมทงการตดตามผล การตรวจสอบการประเมนผล ทงจากการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอก

มทศนคตทเหมาะสมตอการรายงานทางการเงน งบประมาณและการดำาเนนงาน

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย มทศนคตและการปฏบตทเหมาะสมตอการก

ระจายอำานาจ มทศนคตทเหมาะสมในการจดการความเสยง

จากการวเคราะหความเสยงทเกยวของอยางรอบคอบ และการพจารณาวธการลดหรอปองกนความเสยง

มความมงมนทจะใชการบรหารแบบมงผลส ม ฤ ท ธ ข อ ง ง า น (Performance – Based Management)

1.2 ความซอสตยและจรยธรรม มขอกำาหนดดานจรยธรรมและบทลงโทษเปน

ลายลกษณอกษร และเวยนใหพนกงานทกคนลงนามรบทราบเปนครงคราว

พน กงานทราบและ เข า ใจล กษณะของพฤตกรรมทยอมรบและไมยอมรบและบทลงโทษตามขอก ำาหนดดานจรยธรรมและแนวทางปฏบตทถกตอง

ฝายบรหารสงเสรมและสนบสนนวฒนธรรมองค กรท ม ง เน นความส ำาค ญของความซอสตยและจรยธรรม

ฝายบรหารมการดำาเนนการตามควรแกกรณ เมอไมมการปฎบตตามนโยบาย วธปฏบต หรอระเบยบปฏบต

ฝายบรหารกำาหนดเปาหมายการดำาเนนงานทเปนไปไดและไมสรางความกดดนใหแกพนกงานในการปฏบตงานใหบรรลตามเปาหมายทเปนไปได

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย ฝายบรหารกำาหนดสงจงใจทยตธรรมและ

จ ำา เป น เพ อใหม น ใจวาพน กงานมความซอสตยและถอปฏบตตามจรยธรรม

ฝายบรหารดำาเน นการโดยเรงด วนเม อม สญญาณแจงวาอาจมป ญหาเร องความซอสตยและจรยธรรมของพนกงานทเกดขน

1.3 ความร ท กษะแ ละความสามาร ถขอ งบคลากร

มการกำาหนดระดบความร ทกษะและความสามารถ

มการจดทำาเอกสารการบรรยายคณลกษณะงานของแตละตำาแหนงและเปนปจจบน

มการระบและแจงใหพนกงานทราบเกยวกบความรท กษะและความสามารถทตองการสำาหรบการปฏบตงาน

มแผนการฝกอบรมตามความตองการของพนกงานทงหมดอยางหมาะสม

การประเมนผลการปฏบตงานพจารณาจากการประเมนปจจยทมผลตอความสำาเรจของงาน และมการระบอยางชดเจนในสวนพนกงานมผลการปฏบตงานด และสวนทตองมการปรบปรง

1.4 โครงสรางองคกร มการจดท ำาโครงสรางและสายงาน การ

บงคบบญชาทชดเจนและเหมาะสมกบขนาดและลกษณะการดำาเนนงานของหนวยรบตรวจ

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย มการประเมนผลโครงสรางเปนครงคราวและ

ป ร บ เ ป ล ย น ท จ ำา เ ป น ใ ห ส อ ด ค ล อ ง ก บสถานการณทมการเปลยนแปลง

มการแสดงแผนภมการจดองคกรทถกตองและทนสมยใหพนกงานทกคนทราบ

1.5 การมอบอำานาจและหนาทความรบผดชอบ มการมอบอำานาจและหนาทความรบผดชอบ

ใหกบบคคลทเหมาะสมและเปนไปอยางถกตอง และมการแจงใหพนกงานทกคนทราบ

ผบรหารมวธการทมประสทธภาพในการตดตามผลการดำาเนนงานทมอบหมาย

1.6 นโยบายวธการบรหารดานบคลากร มการกำาหนดมาตรฐานหรอขอกำาหนดในการ

วาจางบคลากรทเหมาะสม โดยเนนถงการศกษา ประสบการณความซ อสตยและม จรยธรรม

มการจดทำาปฐมนเทศใหกบพนกงานใหม และจดฝกอบรมพนกงานทกคนอยางสมำาเสมอและตอเนอง

การเลอนตำาแหนงและอตราเงนเดอน และการโยกยายขนอยกบการประเมนผลการปฎบตงาน

การประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานไดพจารณารวมถงความซอสตยและจรยธรรม

มการลงโทษทางวนยและแกไขปญหา เมอม

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายการไมปฏบตตามนโยบายหรอขอกำาหนดดานจรยธรรม

1.7 กลไกการตดตามการตรวจสอบการปฏบตงาน

ม ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร ต ร ว จ ส อ บ ห ร อ ค ณ ะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ และมการก ำากบดแล การปฏบต ภายในองคกรใหเปนไปตามระบบการควบคมภายในทกำาหนดอยางตอเนองและสมำาเสมอ

มผตรวจสอบภายใน และมการรายงานผลการตรวจสอบภายในตอหวหนาสวนราชการ

1.8 อน ๆ (โปรดระบ) .......................................................................................................................................................................................................................................................สรป / วธการทควรปฏบต.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ชอผประเมน.................................... ตำาแหนง......................................... วนท.............../................/..............

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย2. การประเมนความเสยง

กอนการประเมนความเสยงจะตองสรางความชดเจนเกยวกบวตประสงคการดำาเนนงานทงในระดบหนวยรบตรวจ และระดบกจกรรม (เชน แผนงาน หรองานทไดรบมอบหมาย) วตถประสงคของการประเมนองคประกอบการควบคมภายในน เพอทราบกระบวนการระบความเสยง การวเคราะห และการบรหารความเสยงวา เหมาะสม เพยงพอ หรอไม

2.1 วตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ มการกำาหนดวตถประสงคและเปาหมายการ

ดำาเนนงานของหนวยงานอยางชดเจนและวดผลได

มการเผยแพรและชแจงใหบคลากรทกระดบทราบและเขาใจตรงกน

2.2 วตถประสงคระดบกจกรรม มการกำาหนดวตถประสงคของการดำาเนน

งานในระดบกจกรรม และวตถประสงคนสอดคลองและสนบสนนวตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ

วตถประสงคระดบกจกรรมชดเจน ปฏบตได และวดผลได

บคลากรทกคนทเกยวของมสวนรวมในการกำาหนดและใหการยอมรบ

2.3 การระบปจจยเสยง ผบรหารทกระดบมสวนรวมในการระบและ

ประเมนความเสยง มการระบและประเมนความเสยงทอาจเกดขน

จากปจจยภายในและภายนอก เชน การปรบ

(คณะ / สถาบน / สำานก)............ ไดมการแตงตงคณะกรรมการบรหารความเสยงภายในหนวยงาน โดยมคณบด/ผอำานวยการเปนประธานกรรมการ รองคณบด/ผอำานวยการและหวหนาภาควชา/ฝายเปนกรรมการ และเลขานการคณะ สถาบน สำานก เปนเลขานการ ซงคณะกรรมการฯ ไดดำาเนนการบรหารความเสยงตามคมอการบรหารความเสยงทวทงองคกร มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ทง 7 ขนตอน ประกอบดวย1. การกำาหนดวตถประสงค2. การระบความเสยง3. การประเมนความเสยง4. การประเมนมาตรการควบคม5. การบรหาร/จดการความเสยง6. การรายงาน

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายลดบคลากร การใชเทคโนโลยสมยใหม การเกดภยธรรมชาต การเปลยนแปลงทางการเมอง เศรษฐกจและสงคม เปนตน

2.4 การวเคราะหความเสยง มการกำาหนดเกณฑในการพจารณาระดบ

ความสำาคญของความเสยง มการวเคราะหและประเมนระดบความสำาคญ

หรอผลกระทบของความเสยงและความถทจะเกดหรอโอกาสทจะเกดความเสยง

2.5 การกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนความเสยง

มการวเคราะหสาเหตของความเสยงทอาจเกดขนและกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง

มการพจารณาความคมคาของตนทนทจะเกดขนจากการกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง

มการแจงใหบคลากรทกคนทราบเกยวกบวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง

มการตดตามผลการปฏบตตามวธการควบคมทกำาหนดเพอปองกนหรอลดความเสยง

2.6 อน ๆ โปรดระบ.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

7. การตดตามผลและทบทวน ในปน (คณะ/สถาบน/สำานก) ............. ไดดำาเนนการตามนโยบายบรหารความเสยง ประจำาปงบประมาณ พ.ศ.2553 โดยบคลากรทกระดบมสวนรวมในการประเมนความเสยงในโครงการ / กจกรรม / งาน ดงน - การเรยนการสอน - การวจย - การบรการวชาการ - การทำานบำารงศลปวฒนธรรม - การบรหาร - การเงน - การผลต - การบรหารงานบคลากร - ระบบสารสนเทศ - การพสด - ………………… - ………………… - …………………

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย..............................................

สรป / วธการทควรปฏบต...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ชอผประเมน ............................. ตำาแหนง ................................... วนท .......... / ............ / ...........

3.กจกรรมการควบคมในการประเมนความเพยงพอของการควบคมภายในผประเมนควรพจารณาวา มกจกรรมการควบคมทสำาคญเหมาะสม เพยงพอและมประสทธผลหรอไม3.1 กจกรรมการควบคมไดกำาหนดขนตาม

วตถประสงคและผลการประเมนความเสยง3.2 บคลากรทกคนทราบและเขาใจวตถประสงคของ

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายกจกรรมการควบคม

3.3 มการกำาหนดขอบเขตอำานาจหนาทและวงเงนอนมตของผบรหารแตละระดบไวอยางชดเจนและเปนลายลกษณอกษร

3.4 มมาตรการปองกนและดแลรกษาทรพยสนอยางรดกมและเพยงพอ

3.5 มการแบงแยกหนาทการปฏบตงานทสำาคญหรองานทเสยงตอความเสยหายตงแตตนจนจบ เชน การอนมต การบนทกบญช และการดแลรกษาทรพยสน

3.6 มขอกำาหนดเปนลายลกษณอกษร และบทลงโทษกรณฝาฝนในเรองการมผลประโยชนทบซอนโดยอาศยอำานาจหนาท

3.7 มมาตรการตดตามและตรวจสอบใหการดำาเนนงานขององคกรเปนไปตามกฎระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตร

3.8 อน ๆ (โปรดระบ) ..................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย ชอผประเมน............................. ตำาแหนง.................................. วนท............../............/............

4.สารสนเทศและการสอสาร การดำาเนนการเกยวกบการควบคมภายในจะตองมสารสนเทศทเกยวของและเชอถอได ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบสารสนเทศและการสอสารตอความตองการของผใช และการบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน

4.1 จดใหมระบบสารสนเทศและสายการรายงานสำาหรบการบรหารและตดสนใจของฝายบรหาร

4.2 มการจดทำาและรวบรวมขอมลเกยวกบการดำาเนนงานการเงน และการปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรไวอยางถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน

4.3 มการจดเกบขอมล/เอกสารประกอบการจายเงนและการบนทกบญชไวครบถวน สมบรณ และเปนหมวดหม

4.4 มการรายงานขอมลทจำาเปนทงจากภายในและภายนอกใหผบรหารทกระดบ

4.5 มระบบการตดตอสอสารทงภายในและภายนอกอยางเพยงพอ เชอถอได และทนกาล

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย4.6 มการสอสารอยางชดเจนใหพนกงานทกคน

ทราบและขาใจบทบาทหนาทของตนเกยวกบการควบคมภายใน ปญหาและจดออนของการควบคมภายในทเกดขนและแนวทางแกไข

4.7 มกลไกหรอชองทางใหพนกงานสามารถเสนอขอคดเหน หรอขอเสนอแนะในการปรบปรงการดำาเนนงานขององคกร

4.8 มการรบฟงและพจารณาขอรองเรยนจากภายนอก อาท รฐสภา ประชาชน สอมวลชน

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย

4.9 อน ๆ (โปรดระบ)........................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ชอผประเมน................................ ตำาแหนง ...................................... วนท............./................/..............

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย

5.การตดตามประเมนผล ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบการตดตามประเมนผลการควบคมภายในขององคกรในอนจะชวยใหบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน

5.1 มการเปรยบเทยบแผนและผลการดำาเนนงาน และรายงานใหผกำากบดแลทราบเปนลายลกษณอกษรอยางตอเนองและสมำาเสมอ

5.2 กรณผลการดำาเนนงานไมเปนไปตามแผน มการดำาเนนการแกไขอยางทนกาล

5.3 มการกำาหนดใหมการตดตามผลในระหวางการปฏบตงานอยางตอเนองและสมำาเสมอ

5.4 มการตดตามและตรวจสอบการปฏบตตามระบบการควบคมภายในทกำาหนดไวอยางตอเนองและสมำาเสมอ

5.5 มการประเมนผลความเพยงพอและประสทธผลของการควบคมภายใน และประเมนการบรรลตามวตถประสงคขององคกรในลกษณะการประเมนการควบคมดวยตนเอง และ/หรอการประเมนการควบคมอยางเปนอสระ อยางนอยปละหนงครง

5.6 มการรายงานผลและรายงานการตรวจสอบของผตรวจสอบภายในโดยตรงตอผกำากบดแลและ/หรอคณะกรรมการตรวจสอบ

5.7 มการตดตามผลการแกไขขอบกพรองทพบจากการประเมนผลและการตรวจสอบของผตรวจสอบภายใน

5.8 มการกำาหนดใหผบรหารตองรายงานตอผกำากบดแลทนทในกรณทมการทจรตหรอสงสยวามการทจรต มการไมปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรและมการกระทำาอนทอาจมผลกระทบตอองคกรอยางมนยสำาคญ

จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย

5.9 อน ๆ (โปรดระบ)........................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ชอผประเมน................................ ตำาแหนง ...................................... วนท............./................/..............