analisis de anaya (final)

5/28/2018 Analisis de Anaya (FINAL)

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UNIVERSIDAD CATLICA SANTA MARA LA ANTIGUA

Facultad de Ciencias y Tecnologa

Escuela de Ingeniera Industrial Administrativa

Anlisis de Sistema

Proyecto Final

Profesor: Juan Carlos Anaya Romero

Estudiante: Melissa Pan 8-850-2452

Jonathan Rodriguez 8-867-678

Nelson Cen 8-842-364

Diego Ortega

Fecha: 26 de abril de 2013


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Introduccin

En el siguiente documento presentaremos el anlisis de nuestro sistema de

almacenamiento mediante cdigo de barras, una solucin a una problemtica de

nuestro negocio en el que principalmente escasea un control para el

almacenamiento de mercanca. Veremos cada seccin del anlisis de manera tal

que pueda ser comprendido en su mayora por un diseador y/o analista de

sistemas, para posteriormente ser visto por un programador para lograr su

funcionamiento.


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En Panam existe actualmente una gran cantidad de empresas encargadas de

producir variedad de productos para el consumo humano, estas empresas

trabajan en forma independiente y facilitan a medianas empresas su producto

con el propsito de ser distribuido a comerciantes que se encargarn de

venderlos al consumidor. Nuestra empresa est situada en la localidad en el

corregimiento de Santa Ana, avenida B, esta empresa se encarga de la venta y

distribucin de productos de fiestas y eventos para cumpleaos y otras fechas

especiales a nivel regional, fue creada en el ao 2010, est constituida por 4

socios con igual participacin los cuales son: Diego Ortega, Jonathan Rodrguez,

Nelson Cen y Melissa Pan todos con nacionalidad Panameo.

Nuestra empresa tiene como misin distribuir y vender productos aestablecimientos comerciales y a consumidores normales a un costo razonable y

con una optima calidad; teniendo en cuenta las necesidades y las polticas de

ventas del mercado actual. igualmente, su visin es, implantar un cadena de

tiendas por departamentos que permita satisfacer, la mayora de las necesidades

del consumidor final, as como tambin proveer a pequeas empresas de una

amplia variedad de productos con el mejor precio de mercado y la ptima calidad

posible, tratando siempre de ser pionero en innovacin en la comercializacin de

productos.

Actualmente nuestra empresa Almacn Fiesta Fabulosa est constituida por

varios departamentos, tales como: ventas al Mayor, al Detal, Almacn y

Administracin, cada departamento se encuentra en un rea geogrfica

determinada dentro del almacn y en su totalidad ocupan alrededor de 500 m2,

son gerenciados por jefes de departamentos, los cuales se encargan de dirigir,

coordinar y delegar acciones en cada uno de sus subordinados, dicha empresa

posee diez y seis (16) empleados en su nmina, distribuidas de la siguiente forma:ocho en el departamento Detal, tres en el departamento Mayor, tres en

Administracin y dos empleados en Almacn.


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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

A medida en que el Pas se desarrolla y la poblacin aumenta, se crea la necesidad

de satisfacer las necesidades de toda aquella poblacin activa y trabajadora que

constituye el motor fundamental para el Pas, y para ello, poco a poco se han idodesarrollando centros de distribucin y ventas de artculos de fiestas para los

consumidores, como es el caso nuestro el Almacn Fiesta Fabulosa, la cual

satisface a la poblacin en este mbito, y para ello lo realiza de la siguiente

manera:

Para la entrada de productos: nuestra empresa, realiza una solicitud a su

proveedor, una vez trada esta mercanca el encargado del almacn recibe dicha

mercanca, para despus ser cancelada, al mismo tiempo, la factura es enviada aldepartamento administrativo donde se procede a archivarla en una carpeta, la

compra es registrada en un libro de compras donde se especifica la cantidad, que

y a quien compraron el producto. Por otro lado, en almacn se procede a

organizar esta mercanca y prepararla para ser vendida.

De otro modo, cuando se realiza una salida el vendedor toma el pedido del

cliente, en el caso de ser un pedido grande este debe dirigirse al depsito y

verificar si cubre o no cubre el pedido, en otro caso el vendedor procede a realizar

una factura en forma manual, donde indicar y realizar todos los clculos con

ayuda de una calculadora, en muchos casos el vendedor no memoriza cada precio

de los productos, por lo que antes de facturar debe verificar en el departamento

administrativo si el producto a variado o no de precio.

En consecuencia, la utilizacin de este sistema para el control de productos en

existencia y para la facturacin de estos trae una serie de inconvenientes, dentro

de los cuales se pueden describir:

Extravo de mercanca; esta tiende a desaparecer sin evidencias y sin control ya

que no existe un inventario real de productos que funcione como soporte a la

empresa para el control de los mismos, trayendo como consecuencia una perdida

en las utilidades dentro de la empresa.


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Compras innecesarias; en muchos casos se realizan compras de mercanca no

necesarias por falta de revisin en el depsito, produciendo gastos y disminucin

de los beneficios dentro del supermercado.

Mercanca en estado de descomposicin; por la falta de control de inventarios

algunos productos tienden a descomponerse al paso del tiempo, teniendo como

consecuencia, gastos por motivo de compras adicionales para retroalimentar el

inventario y pedidas de los beneficios que generaran las ventas de esos

productos en descomposicin.

Asimismo, otro inconveniente sera la falta de informacin por parte de la

empresa para tomar decisiones, especficamente con las ventas mensuales, ya

que sta carece de un listado de ventas que permita establecer exactamente

cules son los productos que se comercializan.

Por otra parte, al momento de acumularse varios pedidos para ser prontamente

facturados y luego despachados, el tiempo de espera para asignar el producto al

despachador se hace muy largo, teniendo como consecuencia el retraso en la

entrega de productos a clientes y muchas veces hasta el no despacho, por causa

de ausencia de un control de existencia, generando as, incumplimiento por parte

de la empresa y descontento por parte de los clientes.

Seguidamente, la falta de listados actualizados de productos en depsito, trae

como consecuencia, dificultad a la hora de buscar un producto, ya que se tiene

que revisar directamente en almacn para verificar Cuntos? Y Qu? Productos

hay en existencia.

Asimismo, la prdida de facturas de compra por aglomeracin y desorden de

ellas, nos proporciona un desajuste entre la cantidad de productos en existencia ylos pagos realizados por conceptos de compras al momento de registrarlas en los

libros de ventas, compras, diarios y mayor.

A medida que nuestra empresa crece, los clientes aumentan, y las ventas

mejoran; la utilizacin de estos sistemas tradicionales crearn un caos en los

libros de contabilidad que puede terminar en el cierre o quiebra de la empresa.


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Esto es producido por la falta de un inventario actualizado, ya que sin este se

facilita el extravo y perdida de productos, adems del gran margen de error que

se presenta al manejar una gran cantidad documentos.

El costo que esto genera, llevara a la empresa a una situacin de alerta mxima

que sin una atencin y un cambio de estrategia, la perdida de utilidades sera

inevitable.

Por tales razones, se origina la necesidad de desarrollar un sistema automatizado

de apoyo a los procesos de entrada y salida de productos a travs de la

manipulacin de lectores de barra, ya que este, admitir registrar en forma

rpida, todos los productos que se distribuyen sin necesidad de improvisar

cdigos que atrasen la bsqueda de estos mismos.

Adems, facilitar el proceso de facturacin y el control del inventario en los

departamentos Mayor y Detal. Esto significa que el sistema estar preparado para

despachar un mismo producto tanto por su unidad preestablecida (UNID, CAJA,

BULT), como detalladamente, ya que el sistema se podr configurar como punto

de venta (un producto a la vez) o normal (varios productos a la vez), lo que

optimizar el control de inventarios, en todos los departamentos.


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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN:

General:

Desarrollar un Sistema Automatizado de apoyo a los procesos de entrada y salidade productos a travs de la manipulacin de lectores de barra en la empresa

Almacn Fiesta Fabulosa.

Especficos:

Identificar la problemtica existente en la organizacin a travs de lainvestigacin preliminar para el entendimiento del sistema actual.

Examinar la informacin acerca del proceso actual de control de entrada ysalida a travs de las tcnicas de recoleccin de datos, para la comprensin

de la problemtica.

Analizar la informacin recabada mediante la tcnica de anlisisestructurado, con la cual se proceder al diseo de un sistema

automatizado de apoyo a los procesos de entrada y salida de productos.

Realizar los Diagramas de Flujo de datos del sistema propuesto segn lametodologa de James Senn con el cual se visualizaran todos los procesosque intervienen en la entrada y salida de productos de la empresa.

Disear la Base de Datos de la propuesta mediante tcnicas denormalizacin evitando la redundancia perjudicial entre datos del sistema

Programar el sistema de apoyo a los procesos de entrada y salida deproductos, utilizando el lenguaje Visual Basic 6.0 evitando as, la

problemtica existente.

Ejecutar las Pruebas del Sistema, mediante la utilizacin de datos realescon el fin de verificar los resultados emitidos por el sistema propuesto.

Elaborar un Manual de usuario en donde se explicar el sistemadesarrollado, utilizando tcnicas de auditoria, para la comprensin del

sistema propuesto.


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JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

El desarrollo de un sistema automatizado de apoyo a los procesos de Entrada y

Salida de Productos a travs de la manipulacin de lectores de barra, es de suma

importancia para cualquier empresa dedicada a la compra - venta de insumos yservicios y especialmente a nuestra empresa, ya que este proporciona con

exactitud, veracidad y rapidez informacin de apoyo en la toma de decisiones al

momento de comprar y vender nuestros productos. Adems, nos permitir el

ahorro en las compras, el no extravo de productos, ahorro en gastos de

papelera, en personal innecesario, y crear una buena imagen corporativa dentro

de los comercios, en fin una serie de beneficios tangibles e intangibles.

Cuando realicemos estas operaciones o procesos el sistema automatizado nos

indicar al usuario la cantidad exacta de producto existente en la empresa y no se

tendrn que dirigir al depsito y contar manualmente cuantos productos hay en

existencia.

En cuanto a los beneficios que otorga el desarrollo de un sistema automatizado

para el control de entrada y salida de productos tenemos: Inclusin de productos

en forma rpida a travs de cdigos de barra permitiendo un alto rendimiento enmuy poco tiempo para realizar esta actividad, que por otra parte constituye el

paso inicial para la utilizacin efectiva del sistema.

De la misma forma, nos facilitara la bsqueda rpida de mercanca a travs de

cdigos de barra, el sistema dejar localizar un producto por cdigo, descripcin o

referencia para obtener su existencia o caractersticas en forma inmediata,

generando versatilidad al momento de facturar el pedido, el sistema realizar la

totalizacin inmediata al momento de solicitar los productos y en forma rpidaimprimir la factura para ser entregada al despachador.

Por otro lado, se evitar perdidas en beneficios econmicos basados en la

ausencia de mercanca por causas de extravi por parte de los empleados; se

obtendrn ahorros en gastos de papelera usada para controlar facturas, pedidos,


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notas de entrega, traslados de depsitos etc.; La ausencia de utilizacin de

equipos de comunicacin dentro de la empresa para contabilizar mercanca, ya

que con el uso del sistema se podr obtener informacin en cualquier

departamento dentro de la misma.

Asimismo, la inversin en la compra de productos ms vendidos que el sistema

indique, dejar mantener un stock constante y la ausencia de inversin en

productos menos vendidos, facilitar que la empresa desarrolle estrategias de

ventas en dichos productos, que a su vez crearn ganancias constantes y no

prdida en los mismos.

En otro Aspecto, el sistema permitir que la empresa tenga el control sobre

cunto es el importe por motivos de compra y cuando es el importe por motivosde venta, lo que proporcionar el balance real de la empresa, as como la

obtencin de informacin sobre la inversin econmica que implica el inventario

existente.

El sistema dar alerta cuando el producto se encuentre en los lmites menores de

existencia, lo cual servir de apoyo para realizar las compras pertinentes antes de

agotarse la existencia. Tambin optimizar la velocidad en el Despacho al cliente,

ya que el sistema podr emitir la factura en forma rpida, asignar el producto al

despachador y ser enviado de inmediato a su destino. Se podrn emitir listados

actualizados, el sistema ofrecer la impresin y visualizacin de reportes de

existencia en stock mnimo y mximo, listado de Proveedores, status sobre los

proveedores, listas de precios, clientes, status de clientes, departamentos y

listados de los procesos de ventas y compras en la empresa.

Todos estos aspectos, forman la justificacin del desarrollo del sistema, y

constituyen la base para el apoyo a la toma de decisiones en la empresa.


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A continuacin se resumen los pasos que una empresa debe seguir para implantar

el cdigo de barras en sus productos.

Paso 1: Obtener el Prefijo GS1 de empresa

Antes de que una empresa pueda empezar a etiquetar sus productos con cdigos

de barras, es necesario crear una base de datos con los cdigos numricos de

producto que van a ser simbolizados e impresos en barras. Para ello, el primer

paso es obtener un Prefijo GS1 de empresa. Este prefijo est formado por una

secuencia de entre 7 y 10 dgitos que sirve para identificar de forma nica y

exclusiva al propietario de la marca y que debe figurar siempre al principio de

cualquier cdigo de producto. Esta exclusividad que caracteriza al Prefijo GS1 de

empresa asegura a los fabricantes y a sus clientes que no se van a producir

colisiones ni coincidencias de cdigos en el mercado y, por lo tanto, que los

productos van a ser comercializados con las mximas garantas.

Paso 2: Identificar cada producto

Una vez adquirido el prefijo GS1 de empresa a travs AECOC, la organizacin ya

est lista para empezar a identificar uno a uno todos sus productos.

El proceso es simple. Empezando por el 0 se deben asignar cdigos numricos

secuenciales a cada producto del catlogo de acuerdo con la normativa decambio

de cdigo.Al final de este proceso, el conjunto de dgitos formado por el prefijo

GS1 de empresa y el cdigo de cada producto del catlogo debe tener un total de

12 posiciones. De este modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 7 dgitos, la

organizacin podr disponer de un rango de 5 posiciones que permitir codificarhasta 100.000 productos diferentes (desde el 00000 hasta el 99999). Del mismo

modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 10 dgitos, la organizacin podr

disponer de un rango de 2 posiciones que permitir codificar hasta 100 productos

diferentes (desde el 00 hasta el 99).
http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&Id=1208http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&Id=1208http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&Id=1208http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&Id=1208


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Estructura bsica de un GTIN-13:

Prefijo de empresa + Cdigo de producto + Dgito de control

(7, 8, 9 o 10 dgitos) (5, 4, 3 o 2 dgitos) (siempre 1 dgito)

Ejemplo:

Prefijo GS1 de empresa asignado por AECOC: 84123456 (8 dgitos/posiciones)

Rango disponible para codificar productos: 0000-9999 (4 dgitos/posiciones)

Codificacin del producto 1: 841234560000 (total 12 dgitos/posiciones)


Codificacin del producto 10.000: 841234569999 (total 12 dgitos/posiciones)

Teniendo en cuenta que todos los cdigos GTIN-13 deben tener 13 dgitos, para

finalizar el proceso es necesariocalcular el dgito de control a travs de un sencillo

algoritmo matemtico y colocarlo en la ltima posicin.

Para el ejemplo anterior:



Codificacin del producto 10.000: 8412345699993 (total 13 dgitos/posiciones)

Siguiendo esta misma lgica, las organizaciones que lo deseen pueden identificar

agrupaciones de productos, ubicaciones (ej. Almacn), departamentos, personas

fsicas, activos (ej. Ordenadores), artculos retornables (ej. Envases)

Paso 3: Identificar los puntos de lectura

Las especificaciones que debe cumplir un cdigo (smbolo, dimensiones,

ubicacin, color...) para que pueda ser ledo sin dificultades dependen del

entorno en el cual se van a efectuar las lecturas. Hoy en da, existen 4 entornos de

trabajo claramente diferenciados:

1. Lectura en punto de venta

2. Lectura en almacn

3. Lectura en punto de venta y almacn

4. Lectura en entornos especiales (ej. Hospitales)
http://www.aecoc.es/calculodc/gtins.htmhttp://www.aecoc.es/calculodc/gtins.htm


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Si se conoce dnde se escanear el cdigo se pueden establecer las

especificaciones exactas para su produccin (ver siguientes pasos).

Paso 4: Seleccionar el tipo smbolo

Seleccionar el smbolo correcto es fundamental para alcanzar el xito del

proyecto y por lo tanto conviene tener muy presente los siguientes aspectos:

Siempre que el cdigo tenga que ser ledo en el punto de venta y ste no deba

incluir de forma adicional informacin con las caractersticas variables del

producto (lote, fecha de caducidad, nmero de serie...), el smbolo a utilizar ser

un GTIN-13 siendo el caso ms habitual

Como excepcin al caso anterior, si el sustrato sobre el cual se va a adherir el

cdigo est fabricado de un material rugoso tipo caja de cartn, el smbolo a

utilizar ser un GTIN-14

Siempre que sea necesario que un cdigo incorpore de forma adicional

informacin con las caractersticas variables del producto (lote, fecha de

caducidad, nmero de serie) el smbolo a utilizar ser un GS1-128 (si la lectura

se va a producir exclusivamente en entorno almacn) o un GS1 DataBar (si va a

tener que realizar alguna lectura en el punto de venta)

En casos muy especiales como en el del mbito hospitalario puede ser necesarioel uso del smbolo GS1 DataMatrix cuyas funcionalidades son muy similares a las

del DataBar

Paso 5: Seleccionar las dimensiones del cdigo

Uno de los factores que contribuye a determinar lasdimensiones del cdigo es el

tipo de smbolo con el que se est trabajando. Cada tipo de smbolo tiene laposibilidad de adoptar un determinado tamao u otro para poder adaptarse a las

necesidades de cada situacin. No obstante, las dimensiones de un GS1-128

suelen ser las mayores de todas y las del GS1 DataBar y GS1 DataMatrix las

menores. En cualquier caso, tambin hay que tener en cuenta que el tamao del

smbolo se ve afectado por otros aspectos como son: el espacio disponible para su
http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&plantilla=11&Id=64http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&plantilla=11&Id=64http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&plantilla=11&Id=64http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&entidad=13&plantilla=11&Id=64


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ubicacin, las limitaciones de los sistemas de impresin y el entorno en el que el

smbolo se va a leer. A modo de ejemplo, en un entorno almacn las distancias de

lectura suelen ms grandes y, por lo tanto, el smbolo debe tener mayores

dimensiones para poder ser ledo correctamente.

Paso 6: Seleccionar el color del cdigo

La combinacin ptima para la lectura del smbolo es la resultante de utilizar el

color negro para las barras del cdigo y el color blanco para el fondo. No

obstante, tambin es posible utilizar otra combinacin de colores, para lo cual es

necesario asegurarse previamente de que ambos colores son compatibles entre s

a travs de la aplicacin delclculo de Pantone.

Paso 7: Seleccionar la localizacin del cdigo

Cuando se habla sobre la localizacin del cdigo en el producto se hace referencia

a la ubicacin de ste en el envase. Por lo tanto, es lgico pensar que a la hora de

ubicar un smbolo es necesario tener en cuenta, no slo el proceso de envase y

embalaje, sino tambin el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministrohasta el consumidor final. No obstante, se deber poder garantizar la lectura del

smbolo en aquellos casos en los que sea necesaria la identificacin del producto

para poder someter a ste a los correspondientes procesos de reciclado o a para

incorporarlo de nuevo a la cadena (ej. material quirrgico tras ser sometido a

esterilizacin).

Por este motivo y para evitar incidencias, no se debe tapar, daar o ubicar el

smbolo en zonas angulosas del producto que impidan su lectura.
http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?entidad=13&target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&plantilla=11&Id=127http://www.aecoc.es/aecoc/admin/web/gc_search.php?entidad=13&target=Documento:10+Pasos+para+implantar+el+C%F3digo+de+Barras&tipo=3&plantilla=11&Id=127


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Paso 8: Disponer de un software de generacin de smbolos

Como es lgico, antes de poder imprimir los cdigos de barras es necesario crear

previamente en el sistema informtico el dibujo de los smbolos en formatodigital. Para ello, se debern cargar en una aplicacin o software de generacin de

smbolos los cdigos numricos que se han ido construyendo en el paso 2 de este

documento.

En la actualidad, los sistemas informticos de algunas empresas ya tienen

incorporado este software, motivo por el cual, lo ms recomendable es ponerse

en contacto con el proveedor de tecnologa de la propia organizacin.

Paso 9: Disponer de un sistema de impresin

Determinar el sistema de impresin de los cdigos de barras es un aspecto de

notable importancia a la hora de llevar a cabo este proyecto.

En este sentido, para pequeos volmenes de impresin de etiquetas suele ser

suficiente con disponer de una impresora lser o de una impresora trmica.

Por el contrario, para grandes volmenes de impresin de etiquetas lo ms

aconsejable es adquirir alguna de las soluciones que ofrecen los proveedores de

tecnologa especializados en este campo.

Paso 10: Definir un plan de calidad

Para finalizar, es aconsejable definir un plan de calidad para garantizar a lo largo

de los aos la lectura del cdigo de barras en cualquier parte de la cadena de

suministro. Las normas que regulan la calidad de los cdigos de barras del Sistema

GS1 estn recogidas en el estndar ISO.


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reas donde se ha requerido el Sistema

El Sistema se quiere implementar en nuestra empresa para optimizar su

funcionamiento administrativo para ser implementado las reas de:

Compras

Distribucin

Bodega

Manual de Funciones (reas Principales)

Melissa Pan: Fundadora del negocio, inversionista, est al tanto de todo lo que

pasa en su negocio.

Diego Ortega: Encargado de planeacin, vela por el correcto funcionamiento de la

empresa, que cada funcin dentro de la empresa se d de manera exitosa,

cronogramas para el anlisis de sistema.

Jonathan Rodrguez: Encargado de bodega y de la entrada y salida de productos.

Nelson Cen: Encargado del mantenimiento del software y hardware de la

empresa.

Tipos de Controles actuales

Actualmente, la empresa Almacn Fiesta Fabulosa cuenta con un sistema de

gestin de almacn bastante rudimentario y poco efectivo, ya que los productos

que entran son solamente contados y clasificados segn su tipo.

Tampoco poseemos un tipo de inventario especfico para la entrada y salida de

productos segn su despacho. (PEPS o UEPS)


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TECNOLOGA DISPONIBLE

Hardware

Actualmente, el Almacen Fiesta Fabulosa cuenta con varios recursos informticos

como lo son:

5 Computadoras de escritorio en Red:

o Procesador: Intel Pentium 4 de 2.8 MHz.

o Motherboard: Intel.

o Memoria RAM: 512 MB.

o Disco Duro: 80 GB.

o Tarjeta de Red: Netxtreme 10/100 Mbps.

o Monitor HP5500 de 15

o Lector de CD, mouse, teclado, altavoces.

Dos computadoras porttiles.

Dos retroproyectores de can.

Conexin a Internet de banda ancha de 512 kbps.

Cmara Digital de 1.3 MP.

Impresor Lser HP LaserJet P2015.

Servidor:

o Compaq HP ProLiant.o Dos Microprocesadores de 2.4 GHz c/u.

o Tres unidades de almacenamiento de 72.5 GB c/u.

o Dos fuentes de poder.

o Controladora de Disco RAID.

Software

Windows 8 Server.

Microsoft Office 2010. Consola Antivirus ePO 4.0.


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ESTUDIO DE LAS FACTIBILIDADES.

A continuacin se detallan las tres factibilidades del desarrollo del proyecto, y se

debe elaborar finalmente una conclusin de las factibilidades indicando si es o no

factible la realizacin del sistema informtico, Deben recordar que para lapresentacin de las factibilidades existen 2 pasos, presentar los requisitos

ptimos y los requisitos mnimos.

1. FACTIBILIDAD TECNICA

De acuerdo a la tecnologa necesaria para la implantacin del Sistema de

Codificacin de barras para la empresa Almacn Fiesta Fabulosa, se evalu bajo

tres enfoques: Hardware, Software y Recurso Humano.

Evaluando el hardware requerido, la empresa deber adquirir nuevos equipos, ya

que no cuenta con los componentes necesarios para el desarrollo del sistema.

En cuanto a las computadoras, solo es necesario adquirir nuevas tarjetas RAM ya

que el equipo en general tiene las facultades necesarias para soportar el nuevo

sistema.

Se necesitaran comprar pistolas de lectura de barra (3 pistolas) las cuales se

pedirn por internet para luego ser acondicionadas al sistema.

En software esta optimizado para realizar funciones de ltima generacin y es

compatible con nuestros cambios.

En cuanto a las personas que se necesitarn para la realizacin del sistema, se

detallan a continuacin:

Analista Diseador que tendr que ser capaz de:


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Analiza programas de baja y mediana complejidad. Recolectar informacin del

usuario sobre sus necesidades. Planificar, Organizar y dirigir el Departamento de

Sistemas de una Organizacin. Analizar, implementar y administrar redes de rea

local de PC y bases de datos. Diseo, para que exista una mnima certeza de que

el software es viable y eficaz con la tecnologa existente. Gestin de

configuracin, para controlar el caos a medida que el software crece.

Un programador que tendr las siguientes competencias:

Implantar programas de baja y mediana complejidad. Documentar los programas

de computacin de acuerdo con las normas establecidas. Ejecutar pruebas de

validacin para los programas. Realizar respaldo de la informacin bajo suresponsabilidad.

Un tcnico de mantenimiento que ser capaz de:

Conocimiento en: Sistema Operativo Windows 8. Administracin de Base de

Datos. Ambiente de Redes. Tcnicas de programacin. Capacitado para el

mantenimiento de un sistema computacional.


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FACTIBILIDAD OPERATIVA

Los usuarios del sistema sern: El encargado de bodega, vendedores, el

encargado de compras y encargado de distribucin. Este sistema les permitir

tanto a los usuarios que interacten en forma directa con este, as como aquellosque reciben informacin del sistema y que necesitan obtener los datos de manera

casi inmediata, confiable y ordenada de forma tal que agilizar los procesos

relacionados con la elaboracin de pedidos y entregas. El sistema diseado de

cdigos de barras, proporcionar 2 reportes:

Inventario de mercanca existente en el almacn

Reporte de que mercanca y que cantidad de la misma sali de la bodegadiariamente.

Se necesitara dar una capacitacin de una semana a todos los usuarios del

sistema de facturacin previo a su instalacin y puesta en marcha.

FACTIBILIDAD ECONOMICA

Nuestro actual sistema de almacenamiento ha trado severos daos econmicos,

resultado de la perdida de mercanca debido a un carente control de lo que se

mantiene en bodega, esta ineficiencia tambin provoca que algunos productos de

consumo se venzan en el almacn debido a que no se conoce el tiempo en el que

el producto permanece en la bodega.

Mensualmente, estas condiciones nos cuestan unos 250 dlares.

Anualmente son 3000 dlares

Proyectando esto a cinco aos tendramos un costo de 15 000 dlares.


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En cuanto a la inversin permanente tenemos que necesitaremos los siguientes

elementos.

5 nuevas memorias RAM para las computadoras 600.00 dlares

1 servidor LINUX RedHat 900.00 dlares

3 pistolas de lectura 1000.00 dlares

1 impresora de red 94.00 dlares

1 cable de red 10.00 dlares

Papel 40.00 dlares

Cartuchos de tinta 100.00 dlares

Total de la inversin: 2744.00 dlares

Gastos anuales.

Tcnico en mantenimiento 1200.00 dlares

Costo del nuevo mtodo computarizado

Analista de sistema 2000.00 dlares

Programador 600.00 dlares

Total 2600.00 dlares


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Inversin Inicial = Inversin + RH

2744.00+2600=5344.00 dlares

Valor final = Inversin inicial + anualidades

5344.00+2600.00 = 7944.00 dlares

Beneficios Tangibles en 5 aos

$15,000.00 - $7,944.00 = $7056.00

Los costos que se estara ahorrando Almacn Fiesta Fabulosa en el transcurso de

cinco aos por implementar el nuevo sistema es de: $7,056.00

Beneficios intangibles:

La flexibilidad al manejar gran volumen y diversidad de informacin con rapidez.

Mejor capacidad de bsqueda y de modificacin de la informacin. Informacin

que se puede mantener en buen estado con el paso de los aos. Mantener

registros histricos que pueden ser fcilmente movilizados. Estar actualizados

con la tecnologa.

RESUMEN DE FACTIBILIDADES

Analizando las factibilidades se ha demostrado que el sistema informtico de

facturacin para la empresa Almacn Fiesta Fabulosa es factiblemente realizable

en los aspectos tcnicos, operativos y econmicos.


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Implementacin del sistema

Para una correcta implementacin de nuestro sistema debemos definir y analizarlos siguientes puntos y parmetros:

Cmo manejamos los obstculos internos y externos de laimplementacin?

- Al implementar nuestro sistema podemos encontrarnos a diferentestipos de obstculos, los internos serian volver a organizar la estructura

de la empresa, definir roles nuevamente y actividades para estos,

programar nuevos horarios, etc. Algunos obstculos externos sernuestra relacin con el proveedor y asegurarnos que su metodologa de

entrega de mercanca se ajuste a nuestro nuevo sistema

Definir un responsable total de su ejecucin y lo que se espera de dichoresponsable

- La persona encargada de realizar la ejecucin de nuestro sistema ser eladministrador de bodega, esta persona tiene el deber de administrar el

sistema y ver que este est funcionando como lo esperado.

Hacer un calendario planificado- Establecemos la fecha inicial de la implementacin del sistema, as como

fechas donde se verificara los resultados del mismo.

-


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Componentes del plan de accin

Actividades: Que vamos a hacer?- Hacer uso del equipo nuevo conforme con el sistema- Rediseo de estructura y roles- Verificacin de avance e impacto del sistema- Informes mensuales sobre los resultados de la implementacin

Objetivos: Qu esperamos lograr?- Hacer nuestro proceso ms rpido, eficaz, econmico y crear una

mejor imagen a nuestra empresa

Recursos: Qu necesitamos?- Dinero inicial para el costo del sistema- Maquinaria y mquinas de lectura de cdigo- Fondos para cualquier percance inesperado

Plazo: Cundo se har?- La fecha est estipulada para la primera semana de agosto del 2013.

Responsable: Quin lo har?- El responsable de su desarrollo ser el administrador de bodega y

abra un personal especfico para su monitoreo y mantenimiento.

A travs de una prueba piloto podremos definir los siguientes puntos:

Confirmar expectativas Verificar potencial de ahorros Limitar riesgos Reconocer e identificar debilidades Adquirir un mejor conocimiento del impacto Prueba de aceptacin Ganar experiencia antes de la implementacin


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Mejorar la solucin Realizar las soluciones

Planeamos llevar a cabo el plan piloto en con las siguientes etapas

para su correcto desarrollo:

Seleccionar un rea donde realizar el piloto, debe tomarse deacuerdo de las gerencias

Desarrolle un plan de implementacin del piloto Informe a todos los involucrados acerca del resultado buscado Gnese a los trabajadores para que apoyen el programa Entrene y capacite a los involucrados, que entiendan la importancia

del piloto

Implemente el plan piloto y documente todos los resultados Realice todos los ajustes necesarios Una vez que el piloto es exitoso, realcelo en otra rea

Lista de chequeo para la elaboracin de un plan de accin

Se debe incluir dentro del plan, actividades de seguimiento que contemple:

Cmo se va a realizar?- Se establece el equipo y se organiza el personal, adems se establece

la fecha que empezara a utilizar el nuevo sistema.

Qu mtodos de medicin son adecuados?- La medicin se debe realizar en cuanto al tiempo que demora la

recepcin y entrega de productos adems de su organizacin

Qu vamos a controlar?- El tiempo y orden de nuestro nuevo proceso


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Quin va a realizar el seguimiento?- El administrador de bodega junto con personal que maneje la

estadsticas y numero de la empresa

Cmo vamos a analizar el resultado y como lo vamos a presentar?- El resultado se medir a travs de indicadores que nos indiquen si la

implementacin del sistema fue beneficiosa y sern presentados en

reportes mensuales.

Cmo descubriremos los buenos resultados y como premiamos a losresponsables?

-

Los resultados se vern a travs del ahorro generado y de la gananciaa fin de mes, los responsables se vern beneficiados con comisiones

dependiendo de su desempeo.

Cmo involucramos al personal clave en la ejecucin?- A travs de capacitaciones


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Oportunidades de mejora: Con la implementacin de nuestro sistema tenemos

pensado mejorar e implementar las siguientes oportunidades de mejora para

optimizar nuestro proceso.

Que implica la ejecucin?

- Atreverse a cambiar una situacin- Aprender lo nuevo- Aceptar el del aprendizaje- Atreverse a considerar las experiencias negativas- Permitir la reformulacin de objetivos- Atreverse a corregir

Proceso actual

Entrada y salida demercancia manual

Lentitud a la hora derecepcion de mercancia

Busqueda de registros deforma lenta

Inventario se lleva dmanera desordenada

Departamentos sin ordendefinido

Proceso con fallas ydesperdicio de tiempo

Proceso luego de laimplementaciones

Entrada y salidaautomatizada

Fluidez a la hora de recibirla mercancia

Registros y codigos defacil acceso

Inventario ordenado ydetallado

Categorizacion y controlde los departamentos

Proceso optimo y ahorrode dinero y mercancia


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SOPORTE

Para nuestra empresa hemos decidido contratar una empresa o colaboradores

externos dedicado a ofrecer servicios de soporte tcnicos para mantener nuestro

software y hardware en ltimas condiciones previniendo futuros fallos y prdidasen el sistema.

La empresa se estar viniendo 1 vez a la semana realizando diferentes actividades

durante el resto del ao. Y se estar entregando un informe de lo realizado cada

semana para actualizar los errores o fallos causado por el sistema o personal.

Algunos de los servicios serian:

SEMANA

ACTIVIDADES

Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes

Mantenimientos de equipos

Revisin y actualizacin desoftware

Instalacin de software

Revisin de impresoras

Limpiezas de impresoras

Respaldos de datos /back up

Capacitacin del personal

cargar datos de ejecucin deproyectos

realizar informe deplanificacin


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Mantenimiento de Equipos: Es la limpieza y reparacin de los equipos de

computacin del departamento, con spray limpiadores como SQ (limpiador

deCircuitos), brocha o sopladoras y otras herramientas para realizar dicha tarea.

Revisin y actualizacin de software: Es el anlisis de los distintos software que

presentan dichos equipos tales como elOffice,Adobe, los distintos antivirus, la

plataforma (Windows XP) y otros

Instalacin de Software: Es la implantacin o actualizacin de de

nuevosprogramas para la proteccin de los equipos.

Revisin deimpresoras:Es la verificacin de errores al momento de la impresin,

instalacin de cartuchos, impresiones en cola fallidas, atascos de papel, falta de

cartuchos y otrosRespaldos de datos: Es la recoleccin de los datos almacenados en losdiscos

duros aDVD oCD.Para evitar la prdida de estos.

Capacitacin del personal: Son unas series de instrucciones sobre las

actualizaciones que se les realizaron a los equipos con que cuenta la empresa.

Cargar datos de ejecucin de Proyecto: Es introducir diarios los datos obtenidos

en la ejecucin de las actividades de campos como: reas Desmalezada, reas de

Pintura, reas de construccin y otros.

Realizar informe de Planificacin: Es la redaccin diaria de los informes de

actividades ejecutada del proyecto por partidas.
http://www.monografias.com/trabajos10/infoba/infoba.shtml#circuitohttp://www.monografias.com/trabajos7/offi/offi.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/trabajos11/trimpres/trimpres.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/discos-duros/discos-duros.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/discos-duros/discos-duros.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/dvd-video-digital/dvd-video-digital.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/multimediaycd/multimediaycd.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/multimediaycd/multimediaycd.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/dvd-video-digital/dvd-video-digital.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/discos-duros/discos-duros.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/discos-duros/discos-duros.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/trimpres/trimpres.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/trabajos7/offi/offi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/infoba/infoba.shtml#circuito


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A continuacin se describen como operar el nuevo sistema en nuestro negocio

A. Almacenaje de productos. Comprende desde que los productos son ingresados alalmacn hasta que son seleccionados para su posterior despacho. Conforman esteproceso las siguientes actividades:

Clasificacin de productos en el almacn Traslado de cajas con mercadera recibida de la zona de recepcin y/o de la zona de

etiquetado a los anaqueles.

B. Etiquetado de productos. Este proceso solo se efecta cuando la mercadera queingresa al almacn llega sin cdigo de barra (EAN) en el empaque. En caso de que losproductos que ingresan al almacn no requieran ser etiquetados sern trasladadosdirectamente a la zona de almacenamiento en espera de ser distribuidos. Lasactividades que comprenden estos procesos son:

Registrar cdigo en la impresora de etiquetas. Imprimir etiquetas. Separar y ordenar mercadera a etiquetar. Colocar etiquetas en los productos. Embalaje de productos etiquetados. Traslado a la zona de almacn.

Todos los tems dentro de la empresa se encuentran asociados a un cdigo de barra elcual permitir identificar, cuantificar y ubicar de manera adecuada a cada uno de ellos,lo cual es muy importante porque brinda la opcin de contar con una metodologaestndar para el manejo tanto de unidades como de la informacin y su procesamiento.

C. Picking de mercadera. Consiste en recolectar y/o seleccionar la mercadera quese va a enviar a las tiendas. Este proceso es uno de los que consume mayor cantidad detiempo. Est conformado por actividades tales como:

Recibir la orden de despacho Traslados en la zona de almacn Ubicar de productos en la zona de almacn Colocar mercadera seleccionada en la zona de armado de bultos


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D. Armado de bultos o embalaje de mercadera. Consiste en colocar la mercadera enenvases (cajas de cartn) para su respectivo envo. Este proceso est conformado portareas tales como:

Preparar cajas para armado de bultos Colocar y acomodar los productos en las cajas Sellar cajas Rotular cajas (Con el nmero de gua) Traslado de bultos a la zona de despacho

E. Confeccin de la gua de remisin. Consiste en la emisin del documento queacompaar los bultos con mercadera a sus respectivos clientes, tiene la funcin deavalar las transferencias y registrar los movimientos de mercadera en el sistema degestin. Este proceso est conformado por tareas tales como:

Colocar la gua de remisin en la impresora. Registrar la gua en el sistema (nmero, fecha, destino) Registro del tem (Escanear cdigos de barra). Ingresar el nmero de unidades. Emitir la gua de remisin. Adjuntar la gua a los bultos correspondientes.

Metodologa utilizada.

En nuestro caso utilizaremos el modelo de prototipo ya que su diseo es rpido,se centra en una representacin de aquellos aspectos del software que sern

visibles para el cliente o el usuario final. Este diseo conduce a la construccin de

un prototipo, el cual es evaluado por el cliente para una retroalimentacin;

gracias a sta se refinan los requisitos del software que se desarrollar. La

interaccin ocurre cuando el prototipo se ajusta para satisfacer las necesidades

del cliente. Esto permite que al mismo tiempo el desarrollador entienda mejor lo

que se debe hacer y el cliente vea resultados a corto plazo.

Tambin ofrece la ventaja de que este modelo es til cuando el cliente conoce losobjetivos generales para el software, pero no identifica los requisitos detalladosde entrada, procesamiento o salida. O cuando se est implementando algo nuevodentro del negocio. El cul es nuestro caso


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Conclusiones

Los controles que resultan de las propuestas de mejora cruzan informacinde las distintas posiciones que intervienen en el proceso. Lo cual permiterealizar inspecciones sistemticas.

El presente documento, demuestra que los procesos pueden ser mejoradossin necesidad de invertir fuertes sumas de dinero en tecnologa.

La metodologa sirve para comprobar la importancia de determinadosprocesos dentro de la operacin.

Es importante tener dominio y conocimiento profundo de los procesos parapoder aplicar las herramientas de anlisis y diagnstico de lo contrario, losresultados pueden atribuirse a problemas que no son importantes.

En este caso, la mejora de un proceso repercute en otros de manerapositiva. Por ejemplo: Planificacin en la asignacin de locaciones antes que

ingrese mercadera.

Implementando correctamente el sistema podemos obtener mejoras comoel almacenar gran cantidad de datos relacionados a los productos, lograr

acelerar el intercambio de informacin, a travs de la lectura con scanners,

obtuvimos mayor productividad, controlar los inventarios frecuentemente,

una rpida toma de inventarios y menor necesidad de mano de obra.


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Proceso de almacenamiento actual.

analisis de anaya (final)

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