االغاثة خاصبخدمات هذا المشتريات دليلالكاثوليكية:

لبنان

: دليل الكاثوليكية االغاثة خدماتالمشتريات

Page 1 of 31

المحتويات جدول

I.مقدمة

المشتريات ا. دليل اهداف

السلوك / ب. قواعد مدونة الشراء اخالقيات

المورد -ج. اهلية من (" التحقق ( " باتريوت االمريكي الوطنية قانون

II.الممارسات أفضل - المشتريات

المشتريات مهاما.

ممارسات ب. الشراء أفضل المهام بين الفصل

الصغيرة الفصل المكاتب في المهام بينالشراء )ج. (POL-PUR-POS-001عقودالواحد د. المصدر مشتريات

مشتريات مبررعقد الواحد نموذج المصدر المصادر احدالمفضل اتفاقيات المورد العطاء بعد ما مفاوضات

المؤهلة المشترياته. وغير المقيدة

الطارئة و. المشتريات طلب الطوارئ اإلعفاء نموذج حاالت في

الخدماتز.الثابتة نفقات ح األصول

للعقوبات ط الخاضعة العسكرية و البلدان المعدات

III. القطري البرنامج االقليمي/ مشتريات

العمل خرائط رسم / المشتريات تدفق - عملية االقليمي– القطري البرنامج

Page 2 of 31

الشراء .1 المحلية طلباتاالشراء على الموافقات .2 للدوالر المحلية طلبات االدنى والحدالمحلية / .3 االسعار عروض العطاءات اجراءاتللمورد المحلي االختيار.4الشراء - .5 أوامر المحلية العقود أو المنحلسلعل المحلي االستالم.6المحلي .7 التمويل دفعات

IV. العالمية المتحدة لجميع المشتريات واإلقليمية ، الواليات القطرية المكاتب دوالر 5000 < المشتريات

عام- العالمية – المستريات طريق عي المشتريات دورة االعمال خرائط رسم عملبة

بالتيمورCP اإلقليمية وأنواع تتطلب المشتريات من المكاتب ال الشراء موافقة" قبل التي

خالل" المحلي :عالميةال المشتريات قسممنالشراء .1 طلباتللدوالر .2 االدنى الحد الطلباتء على مساراتوال، الموافقة

بشراء ؟العالمية المشتريات تقومCP المحلية " الطالبة الموافقة"المشتريات

– لبنان الكاثوليكية االغاثة مكتبخدمات التكميلي الملحق

Page 3 of 31

I.:مقدمة

خدمات إرشادات: الكاثوليكية لدى واحد اإلغاثة مشتريات واحدة يخدم دليل يدعم وكالة والذيالجديدة اإلستراتيجية المالية للوكالة األولويات كل . 18-13للسنة على خدمات يجب CRS)قطريمكتب

CP ) فرعي و مكتب " إنشاءكل نهاية خاص ملحق" يحدد األساسي دليلال في العمل الذي إجراءاتتحديدها ،( SOP )الموحدة تم الموقع والتي االغاثة مكاتبمن لهذا على. خدمات موقع ينبغي كلبداية مكتبهم اسم إدراج خدمات الدليل، في األزرق في هذا عنوان "، المربع االغاثة تحت خدمات

و ". الكاثوليكية - المشتريات الموحدة دليل العمل اجراءات تناول ل يجب .لموقعالمحددة

للموقع الموحدة العمل اجراءات مراجعة قائمة

بالموافقة 2 والمستوى 1المستوى تحديد يقومون الذين من االدنى الحد على للدوالر تحديد من( 3) للحصول أسعار الموردينعروضل تحديد االدنى و الحد استخدام عندماالشروط لدوالر العروض لجنة يتم’ المناصب في ’ أي تكون أن العروض انلجينبغيجديدة " توضيح اسعار عروض على الحصول فيها يجب التي المرات "الموردتفاقيات العدد والرسوم الضرائب اعفاءاتالتصدير / وائحل الكاثوليكية االستيراد االغاثة خدمات من الموقع بهذا الخاصة و االتفاقاتالعقود الواجبات بين الفصل المشترياتتفويض المعتمدين الموردين قائمةالمشتريات ال لموظف الوظيفي وصف) اختياري ) البرامج وتاريخ القطري البرنامج رسالة بيان

/ القطري الممثل توقيع اقليمي قطري برنامج كل على / و (CR)يجب الجودة ادارة االقليمي المدير نائبDRD/MQ." الملحق " قسم على

المشتريات دليل الى الوصول الكاثوليكية االغاثة خدمات لموظفي الرئيسي العالمية يمكن المقر فيخالل ( من الكاثوليكية ) االغاثة لخدمات االنترانت الداخلية عنوان " الشبكة المجتمعات تحت دعم–المحلية" المشتريات " التحديثات، العالمية" ثم على األخرى ، والتعديالتللحصول الشراء .وأدواتاستخدام مالحظة: " يرجى الخاص" للدليل التالية التسمية البرنامج- المشتريات دليل: صيغة اسم

. المكتب- المثال القطري سبيل ”Procurement Manual-Angola-Lobito.docx“: على

Page 4 of 31

دلي المشتريات يحتوي على ل الكاثوليكية االغاثة األدنى معايير لخدمات سياسةيمثل و لمشترياتل الحدلجميع المشتريات إلزامية الوكالة امور انحاء جميع القطري . في البرنامج معايير يستطيع أكثر وضعرغبوا صرامة ذلك، إذا أن ولكنفي ينبغي الموحدة من تخفف ال العمل لم (SOP)اجراءات يسعوا ما

على الموافقة على وحصلوا محدد / مهمةب المتعلق االعفاء لذلك عن أي. إجراء اإلجراءات انحرافموافقة الموحدة .العالمية المشتريات مدير من موثقة يتطلب

 في لرسالتها الكاثوليكية االغاثة خدمات مساعدات بأداء و ا تقديم المحرومين إلىالتنمية إلغاثة

النامي اقتصاديا العالم ال في منها يطلب ما كثيرا شراء مشاركة، و مشتريات/ في التي السلع الخدماتأو مباشر بشكل شأنها، مباشر من ان غير نخدمهم تفيد، الذين .العالم حول اولئك

الكاثوليكية االغاثة خدمات عمل تمويل قبل يتم و األفراد من المانحة والمؤسسات، مثل األخرىالجهات

العالمي، أجل و التمويل من الدولي والتضامن التعاون الدولية والوكاالت -(CIDSE) التنمية الحكوميةو لألمم وا المتحدة أألوروبي، المحلية، االتحاد الى لحكومات الواليات اضافة تتحمل المتحدة. حكومة

جميع امام المسؤولية الكاثوليكية االغاثة المانحة خدمات الجهات من هذه االمثل كافةلالستفادةو الموارد جميع المتاحة أن من والخدمات التأكد تمت المكتسبة اللوازم وانصاف قد بطريقةو بكفاءة

التكلفة، حيث من السعي فعالة سريعة لتقديم مع اليها جودة وذات استجابات .للمحتاجين

مشتريات دليل معايير وكالةال يغطي من األدنى من الحد والمطلوب متابعةالموظفين المشتريات،المانحة جميع الجهات تكون متطلبات قد صرامة التي بنا من تقييدية / أكثر من ويطلب. الخاصة

عن الموظفين المانحة إدارة المسؤولين الجهات فهم موارد لديهم يكون ل أن الجهات واضح متطلباتفي المانحة أنظمة اتفاقيات المحددة و أو االمتثال التمويل الشروط ضمان أكثر لتلك هي تقييدا التي

الموحدة من العمل في إجراءات الدليل المعرفة بمعنى) هذا اقل أي للدوالر ادنى وزيادة حد في،الدولية والمناقصات العطاءات، (الخ، معاينة

المشتريات اهداف ا. : دليل

الدليل يحدد الكاثوليكية معايير هذا االغاثة خدمات لجميع مشتريات الالزمة اإلداراتوالمتطلباتالقطرية ، اإلقليمية والمكاتب األساسي .والمكاتب ابالغ الغرض التوجيهات هو وتقديم لجميع السياساتلديهم الموظفين الشراء الذين الموظفين . سلطة عن كافة بالسياسات مسؤولون في االلتزام الواردة

الدليل األول المشتريات تولي. هذا فيه الوكالة لمصالح االعتبار تسعى الذي الوقت وزيادة في للحفاظالبعيد المدى على الموردين مع المتبادلة المنفعة ذات االخالقية .العالقات

و قسم أهداف السلع المشتريات عام الخدمات/شراء ا بشكل على هو والخدمات لحصول :اللوازم الصحيحة بالنوعية الصحيحة بالكمية المناسب الوقت فياالنسب من المورد االفضل او ممكن سعر بأقلالموقع تسليم ال الصحيح إلى يقدم التي" ال" الذي من وي تحميضمانات و قلل ا المخاطر على لوكالةالتكلفةالتنافسي ال جيدة وتطوير شراء المجتمع عالقات المورد مع على كافية الحفاظ تقييم للسماح سجالت من الكاثوليكية االغاثة خدمات الموردين الدارة ،أداء

والرقابة تقييمو التصحيحية واتخاذ، المساءلة لضمان التدابير التجارية الالزمة الممارساتالسليمةو األخالقية

Page 5 of 31

الالزمة ممارسة لجميع لضمان الضوابط المانحة االمتثال الجهات خدمات متطلبات وتعليماتيخص فيما الكاثوليكية الشراء االغاثة ل معامالت و تحسين وذلك .القيمة الرفض تقليل

بقسم مالحظة: الخارج الدعم اتصل تتعلق ،( OSD) في أسئلة اي المانحة بمت بخصوص الجهات طلباتلل القانوني ومكتب مشترياتالمحددة عن و (OLC) المستشار التصدير لالستعالم البلدانو ضوابط

للعقوبات ( IIقسمال انظر)الخاضعة (ط) أدناه

و التحديثات: المراجعات

مراجعة الدليل ستتم مطلوب، واستكماله، هذا هو الجديدة كما االحتياجات و لتلبية الظروف.والفرائضمن مهم العملية جزء على التحديثية هذه البناءة يعتمد و المالحظات وردت والمعلومات التي المقترحات

ومن أنت، مشجعة المستخدمين. منك تقدم و، مالحظاتك أن مدير ينبغي في العالمية المشتريات إلىفي الكاثوليكية االغاثة .بالتيمور خدمات

السلوك / الشراء أخالقياتب. قواعد : مدونة

العالم كمنظمة مستوى تعيش على خالل رسالتها التي األخالقية من خدمات ، للكنيسة التعاليم فانالكاثوليكية المساءلة مسؤولية لديها االغاثة أعلى ضمان األخالقي على بجميع السلوك صلته حيث من

الكاثوليكية وموظفي موردي االغاثة العالم خدمات أنحاء جميع للظروف . في الذين تبعا فأولئك ال،األخالق قواعد المتطلبات يلتزمون من الكاثوليكية في وغيرها االغاثة خدمات مشتريات قددليل

الكاثوليكية وضعت. تأديبية عواقب يواجهون االغاثة ااالبالغ خدمات للموظفين نظام والشركاء للسماحأي ا عن مالي قد مخاوف إلبالغ تصرف بسوء االشتباه حول لديهم االخالق، احتيال. و تكون هي نقطة

خارجية هذا تدير، مستقلة شركة اإلبالغ على . نظام الضغط المعلومات الرابط الرجاء من انقر: لمزيدعلى لالطالع .األخالق نقطة رابط هنا

العامة السياسة :بيان

الكاثوليكية االغاثة لخدمات العالمي الرئيسي المقر وال سيقوم واقسام مكاتب، اإلقليميةو القطري للبرنامج ب المشتريات المعينين و شراءالموظفين السلع ب جميع الشروط الخدمات أفضل

مع يتفق والتسليم وبما . وبأقل، المطلوبين الجودة اجمالية دونب المكتسبات كونتوسوف تكلفةو تنافسي، محسوبية أساس عمليا على ذلك كان على كلما للحصول لقيمة ، األقصى دوالر كل الحد

الموردين. ينفق جميع . بمراعاة المهتمينوسيحظى ونزيهة عادلة

اتخاذ إيجابية سيتم ممكنا إجراءات ذلك يكون من ل عندما قدر أقصى العملية الفرصتوفيرو لل الصغيرة للمرأة،أقليات، بصفة ، والشركات والمقاولين للمشاركة على الموردين الحصول في

والخدمات قبل السلع الكاثوليكية من االغاثة على . خدمات عن يجب الشراء المسؤولين عملياتللسوق تحليل بإجراء يقوموا بش و ان أسعار مستمر مقارنات جديدة دائما والبحث كل مصادر عن

أي . للتوريد التمييز ويحظر أشكال من الشراء في شكل .عمليات .

األموال : استخدام

Page 6 of 31

التحديد وجه وعلى اتباع اللوائح يجب بها جميع المعمول والمحاسبة استخدامال بشأن واإلجراءاتالمانحين أموال تولي . على يتم عن أي ال التعاقدية أو المانحةالجهات لوائح انحراف بما، الشروط

ذلك الطوارئ في بعد ، حاالت خطية إال موافقة على قبل من الحصول من المناسب المسؤول .المانحة الجهة

التجارية : واألخالق العالقات

ي الموظفون التجارية جرونالذين عن المعامالت الكاثوليكية نيابة االغاثة منصب يشغلون خدماتالثقة على و يقوم بأن التي، تحكمها أفعالهم تقضي أن السلوك أعلى ينبغي الشخصي معاييربعملية ال. والتجاري الكاثوليكية االغاثة خدمات الخدمات تقوم أو السلع لالستخدام شراءبرامج إال لموظفيها الشخصي إطار عليها محددة في التنفيذية فريق وافق القيام . اإلدارة ويجب

لصالح بكافة حصرا .ورسالتها وكالةال المعامالت

الكاثوليكية استخدام االغاثة لخدمات الضريبي : اإلعفاء

ل يسمح الكاثوليكية ال االغاثة خدمات للوكالة استخدامموظفي الضريبي الواليات اإلعفاء فياجراء في شراء المتحدة من وذلك شخصيةعمليات التخلص اجل المبيعات ضريبة من

.المحلية مناصب يشغلون الذين الكاثوليكية االغاثة لخدمات الدوليون الموظفون يقوم في عندما

بإجراء إلى ينبغي شخصية،مشتريات الخارج المحلية الرجوع بشأن الخاص لبلدهم القوانينكان إذا الكاثوليكية استخدام ما االغاثة لخدمات الضريبي من اإلعفاء للتخلص به مسموح هو

. المحلية ك الرسوم عام، الخاصة بشكل قوانينها لديها بلد هذا ل تحكم مع ، التي ذلك، ومعوتأشيرة تصريحوجود منح ، عمل ضريبي الدوليين CRS موظفي يتم الرسوم اعفاء من

الشخصية بعض الستيراد الجمركية محددة المتعلقات فترة الزمن ) خالل أشهر عادة من ستةالوصول من الشخص هذا ويعتمد(. تاريخ لعمل جود وو CRSلدى الموظف على البلد مع اتفاق

. فيه الكاثوليكية االغاثة خدمات

المعايير تحكم ان لالعمال يجب الموظفين و. المعامالت جميع األخالقية على يكونوا يجب بينة أن علىوالظروف من إجراءات الحاالت تتطلب ذلك ، حكيمة التي في :التالي بما

أثناء تحديد يتم- ة الخاص المعلومات المتبادلة الخاصة التعامل المعامالت المعلومات ويتمالمتفق معها واضح عليها بالطريقة الكاثوليكية بشكل االغاثة خدمات من كل قبل من

المثال والمورد. سبيل وتفاصيل على العرض، المواصفات، او ولوحات البراهينالمقترح ، . الطباعة وغيرها والرسومات

الكاثوليكية – الهدايا االغاثة خدمات مورد تعتبر عمل كل شريك و بمثابة أن ، بذلك، الوكالة ترىالمهم على امن الصدق لحفاظ من في جو لخدمات األخالقية السياسات. عالقاتها والنزاهة

ومباشرة بسيطة الكاثوليكية الموردين ويستند. االغاثة على اختيار والخدمة حصريا الجودةو مالءمتها والسعر يجوز الوكالة. الحتياجاتمدى ال الحصول للموظفينال او قبول ، أو أو، طلب

قبول على مورد كبيرة هدية أي الموافقة محتمل من مورد من تعريف . أو الكبيرة ال يتم هديةاي انها ا على ا عنصر خدمة، تفضيل و تسليف، و او ملموسة قيمة من خصم أو، تكون والتي ،

تتوفر و و لآلخرين ال تؤثر ، أن يمكن اموال ال. اإلجراءاتفي التي أي قبول ألي كهدية يمكن

Page 7 of 31

األسباب من ذلك . سبب إلى الكاثوليكية وباإلضافة االغاثة خدمات اموال استخدام الينبغي ، الهدايا أخرى أو للموردين لتقديم مجموعة .أي

تطبق - االعتمادات أن الكاثوليكية اعتمادات أي يجب االغاثة لخدمات قبل ممنوحة المورد منالمانحة الجهة . إلى النشاط لهذا الممولة

ل عروض جميع- التبرعات الكاثوليكية التبرعات االغاثة الموردين خدمات قبل البائعين من أوتوجه أن قسم يجب المتبرعين إلى العرض ، خدمات سيقبل عن الذي .الوكالة بالنيابة

الفخرية االدارة - المنح الى الواردة الفخرية المنح جميع ترسل أن المالية. ينبغي و الطعام الضيافة الترفيه، الترفيه - ووجبات وسائل المورد تقديم عرض رفض بلباقة يتم

.، والضيافة بوضوح يخضع ولكن ان الدعوات يجب العمل إلى قبول بشأن حكيم لتقدير وجباتمالءمة المناسبة مدى واختيار هذه وتكرارها، مستقبال ، المرافق، بالمثل الرد .وفرص

التكاليف موظف : سداد ألي يجوز يأذن ال لنفسها أن أو تكاليفهم لنفسه لتغطية الخاصة سدادنفقات . النفقات لتغطية االذون لها او له المباشر المشرف يعطي ان الموظفين. يجب

المصالح : تضارب

ألي يجوز مسؤول ال أو وكيل موظف في أو األمر عقد إدارة أو، منح اختيار، المشاركة كان إذاأو على ينطوي حقيقي المصالح تضارب في هذا . ظاهري مثل لدى ي التضارب ان يكون عندما نشأ

ا الموظف أو والمسؤول، الوكيل من أو فرد المباشرين أو أسرته أي او اسرتها لها شريك، أو أو، لهالتي بها المؤسسة توظف يعمل ان وشك على األطراف أو من طرف هذه أي في اليهم المشار

غيرها ، الوثيقة أو مالية منحة مع مصالح على للحصول اختيارة تم الذي ]22 المرجععنوان ). الموردUSAID ]CRF 226.42( ) 45المرجع عنوان و[ HHS ]CFR 74.42) . للموظفين يكون ال ان يجب

عن ال مباشرة شخصية المشتريات مسؤولين مصلحة عالقة ، مشاركةاو عائلية، أو أي مع مالية أوالتي تضعف المورد ل القرار. حرية أو الموضوعية قد يجوز الموظفين ال والمسؤولين، جميعالمرتبطين ، والمدرا الوكالة واآلخرين أي مع على شخصية الحصول مالية منفعة او ألنفسهم أو ،

اصدقائهم اقاربهم، شراء ، المقربين أو الخدمات من نوع أي لدى أو االغاثة السلع بخدمات الخاصةالكاثوليكية

.

المورد -ج. اهلية من ( " التحقق باتريوت ) االمريكي الوطنية ": قانون

المتحدة باعتبارها الواليات مقرها أن ، منظمة قانون ت يجب مع الكاثوليكية االغاثة خدمات الوطنية توافقإظهار ( باتريوتاالمريكي ) خالل / من و األفراد المنظمات أن بها أو تربطنا هي التي مؤهلة المعامالت

القانون بحيث بموجب تعرف ، عنيفة بالمشاركة لم أنشطة يشمل . في ،CRS موظفي وهذاوالبائعين المالية، العملة والمؤسسات وتجار الكاثوليكية. والشركاء االغاثة لخدمات يمكن تدخل ال أن

صفقة أي أو مع في المنظمات أو إرهابية بمشاركتها المعروفة الشركات األفراد أنشطة وهذا. فيعلى الكاثوليكية ينطبق االغاثة خدمات معها تتعامل التي الشركات ذلك) مباشرة جميع في شركات بما( الشحن ؛ الصلة والقائمة ذات حيث الجديدة األدنى ؛ معاملة الحد .1,000≤ لكل أمريكي اعادة دوالر يتممن األسماء التحقق الكاثوليكية أنظمة في الموجودة جميع االغاثة أشهر خدمات ستة ايلول) كل شهري

عن وينبغي. وآذار( جديد أي التحري برنامج مورد اسعار قبل (Bridger XG)على عروض طلبات تلقيالكاثوليكية االغاثة منا . خدمات االهلية باستمرار ومطلوب تأكيد بيانات ك اعادة برنامج ) قواعد في

Bridger) قبل االهلية، مصادرهم. من من التحقق اجراءات يتضمن دليل برنامج استخدام إجراءات الذي(Bridger XG) ،مطبوعة في هو بسبب نسخة ل فقط السرية ايار محتواه. الطبيعة إرسال 2005في تم

Page 8 of 31

القطرية ادارات الى دليلال والبرامج الرئيسي الفرعية المقر والمكاتب كنت . البرنامجمكاتب و، إذاإلى من تحتاج إضافية قسم دليلال نسخ مع اإلتصال .OSD/PRG/BDTالرجاء

.II.الممارسات أفضل - المشتريات

: المشتريات مهاما.

ل الرئيسية ومكاتب قسم المهام القطرية المشتريات االغاثة اإلقليمية/ البرامج لخدماتالصناعة الكاثوليكية معايير أساس النحو ، على على تلخيصها التالي: يمكن

مصادر والخدمات ا تحديد على و، لسلع مميزة التفاوض .شروط الموردين تنافسي اختيار أساس يتعلق على وجودة ب فيما التسليم، السلعة األسعار، ووقت ،

.والضماناتيتفق المشتريات تنفيذ وبما الكاثوليكية، االغاثة خدمات مصلحة فيه المانحة معبما الجهات

األنظمة من .وغيرهاالشراء وضع المورد أوامر . مع اختياره تم الذيالشراء مراقبة تسليم حتى أمر إلى يتم المحدد السلع .المكاناإلدارات التواصل اإلقليمية أو مع عملية المكاتب مراحل جميع البضائع وصول حتى الشراء في

المحدد إلى .المكان التوريدات سجالت على و الحفاظ المرجعية.للرقابة و المعتمدين تطوير الموردين قائمة على policy # POL-PUR-SUP-001 الحفاظ على المحاسبة الرد قسم .الفواتير قضايا في تساؤالت ل المسؤوليةملكية .الكاملة الشراء عمليةللوائح دعم وخاصة الجهات مشتريات االمتثال لحكومة المانحة، التابعة المتحدة الواليات تلك

.ووكاالتها و الممارسات تقاسم تطوير وأفضل المشتريات في المعرفة على ، مجال المحافظة ذلك في بما

.الوكالة سياسة استخدام االخرى التكنولوجيا تشجيع و والتحسينات كفاءة الشراء فعالية في في عمليات

.وكالةاليتعلق مصادرال تقييم و بجودة فيما عليها، المنتج واالعتماد والسعر، التسليم الخدمة .ووقت

الشراء أفضلب. : ممارسات

المانحة الجهات :متطلباتمشتريات دليل معايير وكالةال يغطي من األدنى من الحد والمطلوب متابعةالموظفين المشتريات،

المانحة جميع الجهات أكثر متطلبات تكون قد يتطلب . خاصتنا منتقييدا التي الموظفينمن وهذاعن المانحة إدارة المسؤولين الجهات فهم موارد لديهم يكون ل أن المانحة واضح الجهات متطلبات

في أنظمة اتفاقيات المحددة لضمان أو .االمتثال التمويل

العادلة :المنافسةالشراء جميع تجرى تقدم، بطريقة معامالت من أن حد أقصى وال العملية المنافسة إلى عادلةوالمفتوحة

الموردين أن . بين بمكان األهمية الالزمة ا نبذل فمن إدارة وإظهار لعناية األموال ل حسن التي جميعالجهات ذلك، بغية و. المانحة مصدرها " تحقيق /ستحاول" القطرية قسموية االقليم البرامج

Page 9 of 31

الكاثوليكية العالمية المشتريات االغاثة االقل لخدمات على واستالم على ثالثةالحصولأن للمشتريات عروضاسعار تقدر الى التي أكثر دوالر 1,000 تصل أقل . أو العدد كان إذا

يتم ( 3) من عندها عروض بعينها ال لتلك السبب توثيق ثالثة قسم . معاملة لدى اصبح حال فيعلم الكاثوليكية االغاثة لخدمات القطرية البرامج او العالمية تنافسية ممارساتب المشتريات بين غير

المصالح أو، الموردين في واحدة هناك حيث الموردين بين تضارب تمتلك عائلة متعددة شركات قداألسرة يديرها و بين أو، أفراد من الموردين يعملون أي الذين الكاثوليكية الموظفين االغاثة خدمات ،في

عملية بتعليق الوكالة ستقوم العطاءات عندها جديد تقديم من .والبدء

الفّعال :التخطيطأجل أسعار من على والتفاوض تنافسية الحصول مناسبة و شروط على، الموردين ظروف ضمانو، مع

والخدمات توفر الحاجة السلع أن ، عند المهم هناك فمن :يكون المناسب الوقت وفي واقعي مسبق جميع للمتطلبات تخطيط قبل البرامج اإلدارات / من

التحقق ، القطرية ذلك في القانوني مع بما المستشار الكاثوليكية أن مكتب االغاثة خدمات لدىاألجنبية )تراخيص األصول مراقبة الدولية أو (OFACمكتب التسويات بنك سارية (BIS)رخصةحيث المفعول للبلدان التصدير عقوبات بالنسبة خاص، صارمة وضوابط تشمل بشكل والتي

و وسوريا و كوبا السودان و كورياشمال وإيران و بورما، أو ، الغربية الصومال انظر). غزة / الضفة( IIقسمال (ط) على أدناه الطالبة يجب القطرية اإلدارات يألفوا والبرامج الزمنية " ان المهل

السلعة ب "المطلوبة الخدمة، و، حسب .أو نوع للعقوبات الخاضع البلد وجهة األولويات على- تحديد الطالبة يجب القطري أو اإلدارة منطقي تسلسل تحديد البرنامج

مع المشترياتاحتياجات ل المحددة بالتوافق من و األهداف يكفي ما المتاح توفير لتجنب الوقتالعاجلة .الطلبات

من حسابات ميزانيات،ال التحقق أرقام األعمال وصالحية المتاحة ، وحدة .والموارد لمخزون فعّالة بسرعة – مراقبة تتحرك التي على السلع و يجب القطرية اإلدارات البرامج

على اللوازم الحفاظ من جديدة وطلب مخزون كافي كميات وقت اعطاء نفاذ لتجنب معالحالي تلقي المخزون المطلوبة. شحنةال قبل

واضحة :مواصفاتالقرارات العرض تصدر مقدم تماما الذي لصالح عطائه العطاء مع يتوافق فائدة وهو التماس مناألكثرالجودة التسليم، حيث ووقت و والسعر،، عوامل واألداء صلة أية ذات فمن لهذا. أخرى السبب،

أن الطالبة جميع توفر الضروري و الجهات المعلومات الالزمة كافة بوضوح بدقةالمواصفات تحدد بحيثالعروض إلى استدراجات المحتملين المرسلة التي جميع الموردين العرض المتطلبات مقدم من يتوقع

.تلبيتها

المتخصصة :المشترياتتجهيزات لها التي البرامج فنية متخصصة سلسلة مواصفات واالدوية،لصحية، وا الطبيةاللوازم مثل) أو

تعمل ( الخالمعدات، و أن وثيق يجب التقنيين بشكل الخبراء المشروع وكالةلل مع عملية لتحديد وفريقفي الشراء ستستخدم البرنامج. التي

: فيرفضعروضاالسعار الكاثوليكية االغاثة خدمات حقرفض تحتفظ في بحقها الكاثوليكية االغاثة او خدمات االسعار أحد عروض ذلك عندما كافة في تعتبر. الشعب أو و/ الوكالة مصلحة تخدمه جميع الذي إبالغ المحتملين ويجب الحق ب الموردين الحاالت. هذا

ذلك فيها يحدث ان يمكن ولكنها التي على تشمل، تقتصر تعتبر أسعار: ال االشتباه مرتفعة؛ العطاءو تواطؤ بوجود المنتجين الواردة الموردين؛وسيط( )بين -قبل - المعلومات الشراء أمر السلع وضع أن

Page 10 of 31

عليها المطلوبة الحصول تلك بأسعار يمكن من العروض أقل مقدمي قبل من تضارب؛ المقدمةو المصالح الموردين .بين الكاثوليكية االغاثة خدمات موظفي

:السريةجميع تعامل ان الصلة يجب ذات التعاقدية الموردون المعلومات يقدمها الموردون أو و/ التي

تامة المحتملون أن بسرية ويجب عنها ال، الكشف آخرين إلى يتم ثالث إلى أو موردين طرف .أياالخرى مع بالتعاون يسمح االهلية و بشأن المؤسسات المورد، أسعار من والتحققاألداء، مراجع

والخدمات السوق مع طالما للسلع التعامل تامة يتم بسرية .المعلومات

قسم القطري أو المشترياتسيراقب السلع البرنامج المراجعة تسليم خالل الموردين من لضمان معالتعاقدية اللتزاماتهم المناسبة وستتخذ. تنفيذهم إلغاء ، التدابير ذلك في كان أمرال بما إذا مهمال ، المورد

الكاثوليكية التزامه في االغاثة يبقى . لخدمات أن بمكان األهمية المشتريات ق فمن العالمية سمالكاثوليكية االغاثة لخدمات القطرية المتواصل في سباقاوالبرامج موردين البحث لهموكفوئين عن

قائمة وأن طيبة، ""سمعة المعتمدين السلعة ،الموردين عليها حسب الحفاظ يتم عن ، محدثة بمعلوماتو اجراء التسعير األداء يتم عندما شراء لتستخدم .جديدة طلبات

الواجبات بين : الفصلموظفي لدى يكون ان الواجبات ينبغي بين فصل : التكميلية المهام مع المشتريات يلي بما المتعلقة

الدفع، ، طلبات واالستالم ورعاية والدفع، يتلقى األصول.والمخزون، ال ان المشتريات يجب موظفي " المورد" يعّدوا فاتورة ان " نموذج وال " ، الدفع المعلومات طلبات من إلى ولمزيد الرجوع خريطةيرجى

العمليات اليه . تدفق يستند الذي يوجد المفهوم ال ان يجب أنه الموظفين موظف هو من مجموعة أومن يمكّنهم وضع أو وإخفاء ارتكاب في لتنفيذهم في أخطاء غش العادي إليهم، األدوار السياق المسندة

مراجعة من الرجاء الكاثوليكية المالية سياسةال مقتطف االغاثة لخدمات -PRO-FIN-ICS العالميةتوضح 024.02 والتي التي أدناه ينبغي الوظائف يؤديها ال المشتريات أن :موظف

على المتعارضة أمثلة المهامالمهمة بهذه القيام علية يحظر من هذه ينفذ من

المهمةالبضائع وإعداد استالم استالمال وثائق، الشراء بدء طلبات 1

البضائع لالقسام طلب الخدمات ال أو األخرى أو مشاريع المشتريات 2على الشراء الموافقة الخدمة أو أوامر عقود المشتريات 3

البضائع وإعداد استالم االستالم ، وثائق المشتريات 4على أو االقرار الخدمات استالم الموافقة المشتريات 5اختبارات الجودة إجراء تقييم مراقبة الواردة أو البضائع المشتريات 6

البائع الى السلع اعادة المشتريات 7توزيع وتسجيل إعداد للبائعين أو المدفوعات المشتريات 8

رعاية على المشتراة أو األصول الحصول السلع المشتريات 9الباعة من الفواتير استالم المشتريات 10

بياض على الشيكات رعاية المشتريات 11

الكاثوليكية لدى االغاثة لخدمات القطرية ،مكاتبفرعية أو مكاتبصغيرة بعضالبرامجعلى وربما قادرة تكون " لن العمليات " تدفق خريطة لمعيار إلى إذا. (BPM)االمتثال بحاجة كنت

الواجبات تأسيس مساعدة بين اإلقليمي يرجى الفصل بمكتبك والمشتريات اإلتصال أو العالمية،العالمي المساعدة التمويل على .للحصول

Page 11 of 31

الشراء ج. POL-PUR-POS-001 عقودالتوجيهات توفر الجديدة السياسة ل هذه هناك والمعايير يكون ان ينبغي كان إذا ما رسمي تحديد عقدمن اليه بدال يرمز والذي الشراء، القانوني هو ،(PO)عادة أمر على الصك السلع للتأثير أو شراء

الشراء الخدمات. امر استخدام في النظر العقد عند الى أو االشارة العامة يرجى االرشادات .هذهالسياسة ألغراض مرادفة االتفاق" و" "العقدعبارة "، هذه إلى كالهما. هي قانونية يشيران رسمية وثيقة

على و تنص للتنفيذ وعود التي ومقبولة ، قانونا قابلة قبل مقدمة يدعمها االطراف من ذات تبادل، أشياءو مثل) قيمة والخدمات المال(.السلع

Procurement Contracts # POL-PUR-POS-001

:.د. الواحد المصدر مشتريات

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من ( II انظر للعقوبات - ط) الخاضعة البلدان.و العسكرية المعدات

الواحد المصدر هناك يوجد يكون واحد عندما المحلية . متاح فقط مصدر على المرافق مثال المصدر هيالواحد يوجد. الواحد هناك عندما أيضا المصدر واحد يكون التي فقط مصدر إلى للسلعة الوكالة تسعىيكون . شرائها خاص قد معينة أو األدوية من نوع أي) منتج الطبية قطعة المعدات أو، تكنولوجيا،( من

لدى فقط متاحة . خدمة السوق في واحد الواحد من الشراءيجوز مورد هناك حين المصدر يكونواحد متاح مطلب مورد الواحد ال يعتبر عندما أو فقط لدى اقتصاديا فقط مورد مطلب . مجدي وجوديبرر خاصةال الملكية لعنصر الواحد شراء ال هناك المصدر كان من إذا معتمد أكثر واحد عرض مقدم

. السلعة هذه الواحد عقود أسباب لتقديم : المصدر يلي ما

واحدة المنتج فقط شركة تلبية لديها شأنه من أو احتياجات الذي واحدة المشاريع فقط شركةبالعمل؛ تقوم أن يمكنها

وقاهرة وجود عادية غير ملحة حاجةخدمات ال تعبئةال ألغراض أو الخبراء؛ صناعية دولي ؛اتفاق ،القانون يقتضيه او به مسموح الواحد المثال المصدر سبيل االقتصادية برامجال على ؛االجتماعية القومي العامة األمن والمصلحة االسعار في افضل بكثير حجم من نتائج ذلك من أعلى الجودة تفرض اعتبارات على المشتري النفوذ يحصل من المورد والقوة مزيد النموذجي) مع النقص في، المورد ،أوقات

األولوية يعطي المميزين( للعمالء سوفللملكية التكلفة تحميل – (TCO)اإلجمالية ا تكاليفالانخفاض يتم ال لالى االسراع، عمليةمصدر، ،

الشحنالتفتيش، هامة امتيازات المورد يحملخاصة مطلوب مورد واستخدام، أدوات من هو أكثر عملي واحد غير

:مبررنموذج الواحد المصدر مشتريات Sole Source Justification Form عقدPage 12 of 31

للسياسة انقر

ال : المصادر احد احد الوكالة مصادريوجد تختار واحد بفعالية عندما أن مورد من الرغم العديد علىالممارسة متاحين. شيوعا هذه أكثر دخول اليوم أصبحت استراتيجية الشركات مع شراكات مع في

الرئيسيين من . الموردين هو بعض ذلك و التبسيط أسباب وجدول اإلداري المتطلبات تخطيطالفعالية،وروابط المشترك لوجستية ، سلس، خدمات نحو التسعير على المهم . وفوائد نتذكر من طلب إعادة أن

االسعار سنوات عروض خمس كل مرة الموردين اتفاقات اجل االغاثة لضمان من خدمات انتدفع السوق الكاثوليكية و أسعار .للسلع تقدمها التي الخدمات

المفضل اتفاقيات األقسام يحتاج : المورد الرئيسي رؤساء المقر في القطري لخدمات والبرنامجالكاثوليكية إجراء االغاثة السوق الى أن المنتظم تحليل من المفضل للتأكد يقدم المورد زال أفضل ما

السلع سعر المطلوبة والخدمات نوعيات يتم ألفضل أن أساس المورد اتفاقيات عقد تجديد قبل علىأي . واحدال مصدرال هناك كان المورد تصور إذا يؤدي هو إما المفضل أن متوقع ال هو األسعار ، كما أن أو

ا في واضحة لزيادةتتواصل سوق مبررات من دون بد فال تحليل ، ل سوق إجراء كان جديد إذا ما تحديدعلى اإلبقاء المفضل حالة ينبغي أن . المورد بمكان األهمية ندفع إعادةب نقوم من أننا من أسعار" التحقق

و السوق" نحصل للسلع أننا وعلى نقدمها، التي أفضل الخدمات المتاحة على . الصفقات السوق في

:" العطاء" بعد ما من لدى - مفاوضات العديد هو و الحيوية. المسؤوليات المشتريات ما هناك ليسمن أهمية الصحيح اختيار أكثر على . المصدر وكذلك المشتريات يجب القطري العالمية، البرنامج

إلنشاء السعي الكاثوليكية االغاثة شراكات الفرص واستكشاف لخدمات مع إلقامة استراتيجيةالذين من الموردين تاريخ القوي لديهم الطيبة و األداء التجارية فيالسمعة المهم ولكن. تعامالتهم من

االستراتجيين ا"يحافظ أن أيضا التنافسية" لموردين قدرتهم تكون المنافسة مقابلعلى حتىالعطاء المفاوضات " بعد الموردين " ما مع جلب الحاليين" "المفضلين مسموحة أجل تسعيراتهم من

معظم . السوق خط ضمن ما المفاوضات الموردين ويتوقع وغالبا يحسنوا ، أن بنسبة أسعارهم يمكنإلى عادة أكثر 10تصل أو يتوقع و٪ ما و غالبا العودة الخبرة ذوي المشترين .اسعارهمقضم" "من

تنخرط بعد في عندما ما المفضل معالعطاء مفاوضات أن المورد للمرء يكشف ال ينبغياآلخرين ال أسماء عن العروض موردين أن ، مقدمي يشارك وينبغي عروضاسعار ال

مع اآلخرين المورد المقدمة مشاركة وال، الموردين الموردين األسعار قبل مناالخرين ذلك . المنافسين من الحالي بدال المفضل للمورد السماح هي ، ما معرفة

يحتاجونها المئة" ب" النسبة أجل أسعارهم لخفض التي منافسينفي من بقائهممنافستهم.

أن بمكان األهمية ب فمن االحتفاظ الصلة يتم ذات الوثائق العطاءات طلببجميع وردود األسعار ،عروض/ و المنحه العطاء القانونية لل اختيار ما والتدقيق.أغراض التوثيق على االبقاء عن ) ينبغي يقل سنة،( 12ال.الموقع فيسنوات( 3)و

:ه. المؤهلة وغير المقيدة المشتريات

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( IIالقسم البلدان -ط)للعقوبات .و الخاضعة العسكرية البنود

الكاثوليكية يجب االغاثة خدمات واالتفاقيات في محددة مشتريات لوائح اتباع على المنح تنفيذهاالمتحدة الواليات حكومة من في . (USG)المقدمة مبين هو CFR section 228.10 22)العنوان كما

through 228.14 )USAID() ، "الجهة ال على من شراء المستفيدةيجب التالية أي والخدمات السلع

Page 13 of 31

المنحة باستخدام) إذن ( أموال على الحصول من دون مسبق الواليات خطي حكومة منحة مسؤول :المتحدة"

الزراعية السلع( النارية تعتبر السيارات كسيارات( الدراجاتاالدويةمبيداتال و كيميائيا المطاط المركبة البالستيكية المواد المستخدمة المعداتتملكها الزائدة الممتلكات المتحدة حكومةالتي الوالياتاألسمدة

من القطري مطلوب مسبقا طلبالبرنامج "البضائع " لشراء، الموافقة المقيدة الخدمات من أو بتمويلالمتحدة منحة الواليات حكومة اتفاق المنح . (USG)او على يطلب محليا الممولة للحصول أن ينبغي ، خطي البعثة إذن المنح . المحلية من على الدولية للحصول للتنمية االمريكية الوكالة من ) الممولة

USAID) في ، واشنطنفي الكاثوليكية االغاثة خدمات على الخارج " بالتيمور يجب في الدعم )دائرةOSD) المانحة للجهات العامة ال" االرتباطات أي إذن ، اإلقليمي فريق، على من الحصول مسؤول خطي

على االتفاقية. الحصول سيارة ينبغي لشراء خطية االعفاء ، موافقة جانب األمر ، إلى لزم من، إذا. االتفاقية مراجعة للتوضيح مسؤول يرجى المتحدة، القياسية األحكام ، غير الممنوحين للواليات

ال الحكوميين األهلية ، و ا لمساعدات قواعد األحكام وترفقالخدمات. لسلع منحة كل إلى القياسية هذهبند حكومية المقيدة تحت على . السلع الحصول الطلب تقديم قبل االعفاءات هذه ينبغي إلى نموذجالمشتريات الكاثوليكية العالمية مكتب االغاثة ارفاق و، لخدمات الطلب نسخيجب على. مع يجب

القطري عن البرنامج بنسخ الموافقات االحتفاظ عليها واإلعفاءات جميع الحصول تم الوكاالت من التيإرشادات . الحكومية على المتحدة، لتطبيق مفصلة للحصول الواليات حكومة امريكا راجعاعفاء

الكاريبين ودول الخارج الالتينية في الدعم دائرة المانحة ،أوراسيا أو، أفريقيا، للجهات العامة االرتباطاتفي الكاثوليكية االغاثة التحديثات مالحظة:. بالتيمور لخدمات على USG Title 22 CFR 228 or للحصول

Title 45 CFR 74 )HHS(، إلى الدخول اإلنترنت يرجى الكاثوليكية شبكة االغاثة يتم لخدمات والتي.بانتظام تحديثها

المتحدة )) الواليات المؤهلة السلع - USG حكومة التالية - غير المؤهلة السلع " تسمى البنود ".غيرالبنود ال هذه شراء : يمكن المتحدة الواليات حكومة اموال من

العسكرية المعدات المراقبة معداتل السلع األخرى أنشطة و الشرطةدعم والخدمات القانون تطبيقاإلجهاضوخدمات معداتالفاخرة السلعالقمار معدات الطقس تعديلمعدات

الطارئة الو. : مشتريات

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( II القسم البلدان - ط)و للعقوبات .الخاضعة العسكرية المعدات

نف تبقى هي الشراء . فيسها عملية الطوارئ مشتريات حاالت سواء أي محليا ، خالل أو المصنعة من

Page 14 of 31

أن ، بالتيمور العالمية/المشتريات خالل يجب من تدعيمها جميع يتم او ووثائق احد االسعار عروض . الموردين ظروف اختيار ظل العادية في المشتريات الشراء ترتب الثالثة العوامل العالمية، الرئيسية

في األولويات للشراء النحو ترتيب هذا والتسليم،: على في. الجودة، الطوارئ والسعر يتغير حاالتاألولوية العواملترتيب و إلى: حسب يصبح والسعر.الجودة، التسليم، ما التسليم غالبا عامال وقتالطوارئ في حاسما خالل حاالت وخصوصا " ال"، السريعة الطوارئ أوبداية ذلك . الحادة حاالت ،ومع

أن المهم توثيق فمن الشراء يتم من عملية الجهات متطلباتب االلتزام وضمان الوكالة مسؤولية للحديعني التوثيق المانحة. في تأخير ال البضائع إضافي يتطلب في. تسليم معين وضع وجود استجابة حالالوضع ، سريعة توثيق مع - يجب الحال هو االمر األسباب، مبينا - شراءعملية أيكما اقتضى لماذا، اذا

اتباع يتم الموحدة لم العمل كامل (SOP) إجراءات .بشكل

ل تحصل وفقا ان يجب المشتريات، من ال المشترياتسياسة موظف من موافقة على USD 5,000 اعلىعملية الذي، العالمية المشتريات نزاهة مراجعة حين عليه في طلبات الشراء على الموافقةالمحلية المركزية المشتريات بين . أو و القطرية/ المكاتب التواصل يعمل العالميةالمشتريات اإلقليمية

عن مبررات توثيق على الموحدة االنحرافات العمل بذلك . إجراءات القيام المناسب في ويمكن الوقتأو الهاتف طريق اإللكتروني عن .البريد

على معين اعتمادا فان وضع في ضرورة، اللوازم على المناسب الحصول معالجتها الوقت منيمكنمن مجموعة المحلية خالل و المشتريات الحاالت فيالمركزية. واإلقليمية تبقى جميع مسؤولية،

القطري أن البرنامج االمكان ضمان قدر دليل اتباع يتم في المناسبة الموحدة العمل اجراءاتالكاثوليكية االغاثة خدمات للظروف مشتريات هناك و، نظرا أن الدعم ) تشغيلي تحسنكما من المزيد

ذلك ،( الخ والنظام ضمان تدريجيا بعد على قادرا القطري البرنامج يكون ان جميع ينبغي إجراءات أنالموحدة الكاثوليكية لمشتريات العمل االغاثة تطبيقها خدمات في يمكن كامل عمليات بشكل

الطوارئ لحاالت نقطة. االستجابة اي يتوقف عند ال أن على جهد يجب ويجب االعفاءات مع االمتثاليعمل أن القطري ل البرنامج .باستمرار الكامل االلتزام تحقيق

القطرية، ليست البرامج للعقوبات بلدانالتي في خاضعة عليها الثاني المنصوص ( II القسم يمكن ط)تطلب الطوارئ اإلعفاء " ان حاالت التعبئة " في طريق على عن التالي من موافقة والحصول :النموذج

طلب الطوارئ اإلعفاء نموذج حاالت في

الخدمات:ز.

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( II القسم البلدان - ط)للعقوبات .و الخاضعة العسكرية البنود

الخدمات ذلك شراء كان سواء التنظيف، استشارة، خدمات تحكم القواعد لنفس خضعت أو عملية التيالمادية من الشراء / قسمعلى. العناصر و القطرية أو المشتريات الكاثوليكية البرامج االغاثة لخدماتمع االتصال االقل محتملين مقاولي ثالثة على أجل خدمات هو من ما لقاء السوق" سعر" تحديد

أن المطلوبة الخدمات على الخدمات والتأكيد توفيرها هذه المعتمدة يمكن الميزانية حدود التي فيالعروض ) قبل انشئت. تقديم طلب الكاثوليكية( RFPالتماس االغاثة خدمات موظفو يتأكد أن ينبغي

عمل بيان طوروا قد أنهم . للمقاولإلصداره وشامل مدروس (SOW)من يحدد المقاولين/ ان يجبما العمل من بيان المطلوب إن. المقاول هو سي واكتمال، ودقة وضوح انجازه العمل إلى حدد،بيان

كبيرة سيتم ، درجة كان إذا أهداف ما التخطيط وتهدف العقد. تحقيق الى إعداد من مرحلة العمل بيان

Page 15 of 31

للنموذج انقر

.) وماذا ) لماذا المشروع عن شامل تحقيق مديري و إجراء على المراجعة استخدام المشاريع يجب قائمة: التالية العمل لبيان التخطيط عند

الزمني، الموارد تحديد والجدول للمشروع. التعويض وقيود،المحددة تحدي ذلك ، المهام في بين و التسلسل بما المطلوبة جميعالترابط .المهامتسليم تحديد محددة المقاول متطلبات نقاط . عند المناسب الوقت تفاصيل في نوع تتضمن حول

التسليمات.كمية وبيانات تحديد محددة متطلبات و الخطط مثل تقنية التقاريروالمواصفات

ان كتابةعند يجب العمل موظ بيان الكاثوليكية فويحدد االغاثة و خدمات يجب المهام التي أنالتفاصيلالهامة بعض. تدرج : األحكام هي العمل بيان من جزء وتكون االعتبار بعين تؤخذ ان ينبغي التيمن يجب - أداء خطة يطلب غير المقاول أن مخطط ل ، شخصي تطوير للقياس تقديموقابل

الخدمات. مراقبة من -الجودة نظام يطلب أن تدابير المقاول ينبغي الفشل وضع من من آمنة للتقليل

. الجودة مشاكلمن - الموظفين خطة تعيين تطوير المقاول مطلوب برامج مقبولةتكون وتدريب ومواصلة

مشروع لدى الكاثوليكية مدير االغاثة .خدماتالدفع و األداء الكاثوليكية إذا -سندات االغاثة خدمات هامة واجهت مالية يتعين عندها مخاطر

المقاول و توفير على تساوي الدفعسندات األداء المئة "X" التي العقد قيمة من في .مبلغمع القانوني التشاور المستشار و مكتب التوجيه اجل من الكاثوليكية االغاثة المشورةلخدمات

أن ينبغي ما المئة "X" يكون بشأن .في. :مالحظة مطلقا العمل بيان المقاولون يكتب ال ان يجب

المراجع من التحقق في يجب الدخول عقد قبل الخدمات مع أي المحتملين. مورديالخدمات على الكاثوليكية " االستشارية" للحصول االغاثة خدمات موظفي على إدارة إشراك ينبغي

البشرية Global HR Consultant Policy. المواردالخدمات على الكاثوليكية التعاقدية" " للحصول االغاثة خدمات موظفي على مكتب إدارة اشراك ينبغي

القانوني .المستشار

:ح. الثابتة االصول نفقات

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( II القسم البلدان - ط)للعقوبات .و الخاضعة العسكرية المعدات

تعريف : تعريف األصول الثابتة ) األصول نفقات يتم المال الثابتةشراء رأس األصول من كمشتريات( أواالمد أكثر سنوات 3لمدة االمد الملموسة ) طويلة قدرها ( أو أمريكي 5,000 بتكلفة . دوالر أكثر وهذا أو

اصول مشتريات اي الصلة المجموعة يشمل محدد ذات هو المحاسبية كما السياسات تكاليف. فيأو كانت القائمة، الثابتة األصول تجديد اصالح لو اإلصالح حتى تعتبر دوالر 5,000 تتجاوز تكاليف لنرأسمالية كان نفقات إذا اإلنتاجي إال ملموسة قد لألصل العمر بصورة المثال) توسع سبيل إصالح - علىحادث متضررة مركبة (.في

الرأسمالية النفقات جميع تكون أن الميزانية قد يجب في اما عليها الموافقة الموافقة ، تم تم أوفي صيانة عليها موافقة ، الميزانية عملية على من وحصلت القطري خطية او الممثل المدير،

او اإلقليمي مدير االدارة مدير، الرئيسي أو ا تقديم قبل المقر لشراء.طلب

Page 16 of 31

ادراج يتم أن الرأسمالية جميع يجب نموذج النفقات الثابتة ) إشعار في بغض (FANالموجوداتعن استخدامه النظر تم المانحة الجهات مصادر من على أي الحصول البند في النموذج هذا. هذا

إلى هو سيقدم العالمي الذي الشهر التمويل نفس . خالل عليه الحصول إشعار نموذج" منالثابتة العالمي " الموجودات التمويل نموذج على والذي هو ايجاده على يمكن التمويل موقع

CRS الثابتة ثم و نماذجتحت اإلنترانت .األصول

للعقوبات ط. الخاضعة العسكرية معدات ال و البلدان عن - العقوبات النظر للدوالر$ 0الدوالر ) مقدار بغض االدنى فان المانحةالجهة مصدر أو( الحد ،

المشتريات باسم ) للسودان جميع سابقا وكوبا ( السودان شمالالمعروفة وكوريا وسوريا وإيرانو الشمالية الغربية أوالصومال وبورما موافقة غزة / الضفة القانوني من تتطلب المستشار ألن مكتبأو تصدير التصدير الخدمات إعادة أو هذه السلع قد في ترخيص البلدان إلى وزارة يحتاج التجارة من

مكتب - و االمريكية األجنبية – أو( BIS)األمن الصناعة األصول مراقبة مكتب االمريكية الخزانة ) وزارةOFAC .) المحلية السودان المشتريات التي بورما و داخل تحديدها للمواد انها يمكن على سلع بسهولةذات اجنبي ليست المتحدة -منشأ الواليات هي و -غير استهالكية التي للمكاتب سلع وليست اساسية

بموجب سلع بالشراء المضي يمكن المحلية قواعد تكنولوجية، دليل المشتريات هذا ال في دون شراءالقانوني مراجعة المستشار السلع ، مكتب ان ولكن يجب هذه غير والموافقة يتم األخرى مراجعتها

قبل عليها القانوني من المستشار .مكتب

العسكرية ال – االمعدات تشتري ال عسكرية وكالةعموما ال معدات في ولكن النادرة ، أمن حيث حالةقد في يستدعي الموظفين هذه النظر المحتم المشتريات، مثل المستشار مشاركةفمن مكتب

. القانوني عن النظر بغض البداية للدوالر$ 0الدوالر ) مقدار منذ االدنى ،المانحةالجهة مصدر أو( الحدالمشتريات فان المقصد لجميع جميع العسكرية للسلع بلدان النوعية الواقية مثل ذات ،الدروع

المدرعة، وال العامل األلغام، وبطانيات مركبات من أو والحماية للرؤية ،و بيولوجيال الكيميائي نظاراتالغوص أو الليلية موافقة ، معدات ال من تتطلب الن القانوني المستشار تصدير أوتصدير مكتب إعادة

إلى هذه بلد البضائع للخطر قد أي موقفنا القضائية يعرض الوالية وربما المحلية في ترخيص ، إلى يحتاجمديرية األمريكية من الخارجية الدفاعية من وزارة العقود على (.DDTC) السيطرة

III. مشتريات / االقليمي القطري البرنامج

على -. IIIالقسم            الكاثوليكية موظفي يطبق االغاثة المتحدة خارج خدمات الواليات.األمريكية

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( II القسم الخاضعة - ط) البلدان.و للعقوبات العسكرية المعدات

Page 17 of 31

خرائط • رسم األقليمية القطرية / البرامج- المشتريات تدفق - العمل عملية

/ مشتريات أنواع اإلقليمية – القطرية البرامج مكاتب الكاثوليكية االغاثة تتطلب خدمات ال موافقة" التيالمحلي ادارة" الشراء خالل من عن بالتيمور -العالمية المشترياتمسبقا النظر الشراء قيمة بغض طلب

Page 18 of 31

ل الموافقات جميع :مالحظة           الثاني تخضع (IIلقسم للعقوبات - ط) الخاضعة العسكرية و البلدان المعدات

/ القطرية البرامج الكاثوليكية االغاثة خدمات مكاتب ب االقليميةتستطيع الشراء بعمليات تقوم دونانالمحلي موافقة" طلب في من" الشراء العالمية المشتريات تقدر طلبات ل بالتيمور إدارة التي الشراء

من اكثر تكون أمريكي 5000 بان التالية دوالر :المواد من لألنواع المزارع يشمل- حيوانات و األغنام وهذا والدجاج واألبقار المزارع حيوانات أي أو والماعزالخيول

الصلة ذات .االخرى وال التدريبية الندوات و دورات العمل اللقاءات وورش فعاليات

المحلية مواد التالية يشمل وهذا- الخدمات / البناء ، من العائالت االساسية والكهرباء، السلع السباكةو االسمنت: أمثلة) والبناء التسقيف، اللبنات/ الطوب، ومواد واالخشاب، للمباني ، خارجي و كساء مواد،

الطرق بناء نوع .(من / المكتبية اللوازم المحلي المكتب ذلك - اثاث على و األمثلة والكراسي من األرائك، المكاتب نوع األثاث

المكتبية و وحدات،ال .اللوازم الصلة ذات المركبات وصيانة - المحلية اصالح السيارات إصالح النقل النقل اقتناء - المحلية خدمات ل لتوزيع خدمات الغذائية الغاز المعونة الوقود/ تشمل وعقود .النفط، الهاتف الهاتفية وصيانة اصالح - المحلية شبكات الثابتة الشبكةللمتفرقات العقود الخدمات - المحلية الطباعة ، األمنية عقود خدمات خدمات وخدمات المطاحن،،

.التخزين/ المحلية الزراعية الزراعة الصيد - األدوات وال شباك والمجارف، و معاول، و المناجل، اليد ، ،عربات

.والفؤوسوالحبال، ببرامج المحلية واألسمدة البذور مشاريعال المحلية / زراعةال المرتبطة/ االرضي الداخلي المحلي البرامج - النقل على / القطرية ينبغي عمليات من إجراءات تطوير التأكد

ترتكز أن أسعار المنح النقل السوق. تنافسية / على اسعار إلى المنح /عروض تحتاج إعادة القسم النظربها قبل العالمية المشتريات من

ذلك ) سفر أي في أو / الجويبما ( السفر و األرض والعروض، على الفنادق، وحجز حجوزات أو،. المعارض الصلة "السفرمفتاح انظر " ذات

القانونية القطري - الخدمات البرنامج يقوم ان جديدة ب ينبغي الموردين مناقصة (5) كل التفاقياتسنوات األقل خمس .على

و القطرية البرامج على يزال اإلقليمية ال تتبع المكاتب و التماس ان استعراض العطاءات عمليةأن محليا المزايدة المدفوعة لضمان المحلية مع تتماشى للمواد األسعار السوق يجب أسعار وأنه ،

جميع على ل الحفاظ التدقيق الوثائق .أغراض

الشراء .1 : المحلية طلباتالقطرية البرامج مكاتب تمأل ان على المعلومات جميع اإلقليمية/ يجب طلبنموذج المطلوبة

الطلب . الشراء مقدمي يتأكد ان تضمين يجب المعلومات من من يكفي التي و ما منالتفاصيلتسمح أن العرض لموردل شأنها المطلوب تقديم النحو الى على يضطر ان بدل األولى، المرة من ،

طلب الطلب إلى الشراءاعادة تفاصيل مقدم على تحديدا للحصول أن أكثر يمكن تطيل والتي. وضع الشراء امر

الشراء على الموافقات.2 للدوالر المحلية طلبات االدنى : والحدالشراء طلب تحضير تم ان إدارة إحالتهقبل و بمجرد من المشتريات إلى بد ال قبل ، من مراجعته

Page 19 of 31

الكاثوليكية/ االغاثة لخدمات والمعنيين المسؤولين الموظفين موافقتهم الموظف على للحصولمن يجب.وتوقيعهم. حسابات ميزانيات،ال التحقق أرقام األعمال وصالحية المتاحة ، وحدة ، والموارد

من المفعول سارية واالمان والتراخيص الصناعة االجنبية (BIS)مكتب االصول مراقبة مكتب )اوOFAC) للعقوبات لل الخاضعة عليها بلدان أعاله( ) IIالقسم في المنصوص اإلذن ط اعطاء قبل

أن الشراء. طلباتل مالحظة " " يرجى الطلب " و "مقدم ال المسؤول يكونا يجبوالموظف أن أبداالشخص لمتطلبات نفس امتثاال . وذاك الداخلية الرقابة

تتعامل السياسة لمراجعة انقر القطري مع التي البرنامج POL-FIN-ICS-024 - Internal تراخيصControl

مالحظات

للحصول الداخلي تفويضال حدودالموافقات مستويات:قبل الالزمة على

الموافقةااللتزاماتالمدفوعات

القطري يحدد : 1مستوى من( CR) الممثل . بالموافقة :يقومون عادة هؤالء ويشمل

المشاريع البرامج موظفي ومديري ورؤساء،يمثلون اللوجستية أو اإلدارة ونواب ،الدولة،

الفنيين القطري المستشارين لضمان. للبرنامجالواجبات فصلها المالية أن صحيح يتم ال، بشكل

يكون أن المالي ينبغي النهائي لموافقا المديرالمدفوعات. أو االلتزامات بشأن

5,000$) وحيد) موافق اذا

25,000$) ثانوي ) موافق

5,000$موافق ) اذا

وحيد(25,000$

) ثانوي ) موافق

- 1المستوى القطرية البرامج

على - تقتصر المشتريات

أو المحلية االلتزامات

األخرى ،المحلية والمدفوعات

القطر داخل

القطري الموافقين سميي 2مستوى الممثلأن و عادة يلي ينبغي ما على ممثلي،: تقتصر

المكاتب الدول ورؤساء كبار أو، الفرعية،البرامج .مديري

5,000$) وحيد ) موافق اذا

25,000$) اساسي) موافق

5,000$موافق ) اذا

وحيد(25,000$

) اساسي) موافق

- 2 مستوىالقطرية البرامج

على – تقتصر المشتريات

أو المحلية االلتزامات

األخرى ،المحلية والمدفوعات

القطر داخل– 3 مستوى مستوى الموافقين من 3يتكون

او من الموافقين القطريين ما الممثلينالقطريين ، يعادلهم المدراء رؤساء، مثل

الفرعية وممثلي المكاتب ممثلي، اإلقاليمو المناطق الحالة ، حسب

.

CR – 3مستوى 250,000$250,000$

كامال + CR$500,000المبلغRD4مستوى-

1,000,000$CR+RD+EVP -5مستوى

Page 20 of 31

CR+RD+ EVP$1,000,000فوق -6مستوى+

الرئيس

: اجراءات.3 / المحلية عروضاالسعار العطاءات

على الضغط لمعرفة الرجاء و الرابط تطوير "كيفية المعتمدين " الموردين قوائم :استخدام

Approved Supplier List Policy POL-PUR-SUP-001

على الضغط لرؤية الرجاء ان كيف الرابط الموردين يجب قائمة صيغة القطرية البرامج توحدلديهم المعتمدين . (ASL)المعتمدين الموردين حية هي قائمة كلما الى حتاجت وثيقة حصلت التحديث

الموردين مع تغييرات لدى قاعدة القطري المعتمدين الموردين . البرنامج بقائمة االحتفاظ ينبغيعلى القطري البرنامج لدى مشترك المعتمدين . ملف عام القطري و أو البرنامج على الموافقةيجب

جميع : قوائم على المعتمدين الموردين

Format for CP Approved Supplier Lists

أن :مالحظة القطري للبرنامج عن يمكن الشكل يحيد يجب هذا برنامج ولكن وان Excelاستخدامأداء ي قادرعلى التحليل كون ارسال االنتهاء عندتنسيق'. 'نسخة كإصدار نفس الموردين الرجاء قوائم

.عنايتيل المعتمدين

المقبولة ألن السلوك المعايير أن لمدونة الشراء تثبت اقصى يجب معامالت تحقق انمن المفتوحة ال" قدر /والنزيهةمنافسة االقليمي" القطري البرنامج من مطلوب فانه

األقل محاولة" " على ثالثة الحصول مختلفين عروضاسعار على موردين منتساوي ل ان يقدر أمريكي ) 1,000.00 مشتريات ( دوالر أكثر ألفدوالر يسمح: ). أو مالحظة

الرئيسي المقر اسعار وعروض المحلية االسعار عروض بين ما ثالثة يعادلل المزج مجموعه (.ما

: المعتمدين الموردين قائمةالمشتريات يختار سوف القطري في مسؤول " الموردين البرنامج المعتمدين " الموردين قائمة خارج

اختيار ل عند بهم موردين الخاصة االسعار عروض كان (RFQ)طلبات إذا يقدم ال إال كليا جديد مورد . االولى للمرة اسعار فاز عروض عندها ال إذا بالطلب الجديد اجراء مورد الالزمة ينبغي أن العناية قبل

ثانية اسعار عروض طلبات اكثر إذا. يستلموا اسعار عروض على الحصول السهل من من ، كان فإنهذلك المستحسن على إذا. عمل الحصول ممكنا يكن عروض لم حينذاك ثالثة على ، المشتري يجب

مذكرة األسباب توثيق عن أو في التعبير استعراض ذلك يتم مقارنة ملخص في أو و / العروض في. الملف الى ارفاقه سيتم الذي يتم العروض ذلك الشراء وبعد عملية أساس إجراء العروض على

على) المتوفرة االطالع " يرجى الواحد " التفاصيل المصدر من قدما لمزيد المضي كيفية كان حول إذاعلى االمكان الحصول هو سعر الوحيد (.واحد عرض

واضحة :مواصفاتإرسال األسعار طلبات عند إعطاء ، عروض من التأكد المعلومات يجب من قدر البنود الممكنة أكبر حول

Page 21 of 31

لدى . المطلوبة يكون أن المحتملين وينبغي منهم الموردين مطلوب هو ما حول بالتحديد واضحة فكرةالخاص طلب في حددي توفيره. االسعار الموردين عرض على اسعارهم أن أن عروض في يقدموا بما

الى ذلك التسليم القطري تكاليف الكاثوليكية البرنامج االغاثة . أو لخدمات المحلية صدرست المكاتبالمورد القرارات عرضه الذي إلى الستدراج أو كان استجاب قد الكاثوليكية اقتراحه االغاثة خدمات

ا فائدة وكان :ألكثر ب يتعلق والتسليم، الجودة فيما من و، وغيرها و األسعار التي المواصفات العوامل.تؤخد االعتبار يرجى بعين جميع لذلك، أن من عروض التأكد الكاثوليكية استدراجات االغاثة خدماتبوضوح المتطلبات تحدد التي جميع استيفاءها والمواصفات المورد او يحتاج عرضه اخد يتم حتى

.مقترحه االعتبار بعين

المنح:الكاثوليكية أن تذكر االغاثة رفض دائما تحتفظ خدمات في مقترح عرض أي بحقها في او يكون عندما

بذلك مصلحتنا .القيامالمثالية، الناحية تقدم من أن االسعار ينبغي مختومة في عروض ذلك . مظاريف من في، ومع العصر هذا

البريد و اإللكترونية رسائل فإن والفاكسات العالمية، االسعار االتصاالت عروض البريد استالم طريق عنمقبولة اإللكتروني ممارسة االن اصبح الفاكس المشتريات . أو قسم فإن الحاالت، هذه وفي ذلك، ومع

بعدم الحرص كل يأخذ ان يجب بالتيمور في عن العالمية من اإلفصاح الي استالمها تم التي العروضافضلية ليهم تكون قد الذين الكاثوليكية االغاثة خدمات موظفي من غيرهم او المتنافسين الموردين

. معين المتلقاة جميع لمورد ت العروض ان على يجب الرسمية ال كون لدى إذا .للمورد ترويسة كانإزاء بالقلق شعور القطري فقط البرنامج واحد شخص االلكتروني تلقيي ان البريد عبر االسعار عروض

العروض، ، الموردين إرشاد يمكنهم طلبات استدراج االلكتروني إلرسال عند بالبريد االسعار إلى عروض. أشخاص القطري البرنامج في متعددين

: المشتريات متابعة تكرار /الطلبات سابقا تكرار العطاءات تقديم عملية اجتازت المرور ال ،التي خالل تحتاج تقديم من عملية

أخرى العطاءات كان مرة على قد المورد إذا الحين ذلك في " وافق و ب االحتفاظ" التسعيرةالمواصفاتمحددة . لفترة الزمن خالل يوثق من من االمر من هذا نسخ االسعار عمل وضمها السابقة عروض مع،

رقم أو الجديد الشراء . امر التوثيق عملية من كجزء الشراء امر من االصلية كان النسخة تكرار" إذابعد" من الطلب أشهر ( 6) أكثر األصلي من ستة يتم الطلب كامال ال طلب محاولة إعادة عندها شراء

السوق أسعار ان . حيث تغيرت قد تكون ربما

للمورد .4 المحلي : االختيار

عروضاالسعار :-لجان والتوظيف االدنى الحدللدوالر االدنى الحد الكاثوليكية االغاثة خدمات تحدد ان تكون يجب االسعار عندما عروض لجان

و ملحق محدد مطلوبة المشتريات في تدرج الموظفينمناصب' ' اي دليل أن تُستخدم . ينبغي أن يجباالسعار لجان التعامل عروض القيمة مشتريات: مع عند هي المشتريات؛ عالية القطاعات في التيبالفساد التي من مشتريات؛ اشتهرت جديدة للوكالة أنواع ليس التي والخدمات بها السلع كافية دراية

لديها بيانات وليس و ل قائمة قاعدة عالية مسؤولية هناك حيث والمشتريات ؛األداء ألسعار محتملةالخطأ للوكالة باالتجاه سيذهب شيء هناك كان ما . إذا العملية هذه في

: عروضاالسعار تحليللضمان تستخدم االسعار عروض ل شامل تحليل لجان القرارات، وموضوعي واتخاذ الخيارات جميعاالساسات وتوفير ل وتوثيق الموردين، النهائي اختيار مسؤول . الوكالة أموال لمنح االذن يجمع ان يجب

Page 22 of 31

االسعار مشتريات ال عروض استالم لجنة االقل بمجرد قابلة ( 3)على الموردين من اسعار عروضلعمل الطلب للتطبيق. االسعار لجنة األول من عروض التحقق الشراء هو عمليات (3) ثالثة لديها أناسعار كل و عروض العروض أن مقدمي الموردين على " من المعتمدين قائمة هو موردال". الموردينكليا يكون الجديد ال المعتمدين قائمة على قد به . الموردين مسموح اليه و هذا اإلشارة فيينبغي

الجديد التوثيق. المورد فاز عندها إذا الواجبة بالعطاء العناية اخذ لهم ينبغي يصدر ان عروض قبل طلبأي . التالي األسعار هناك كان االسعار مع تباينإذا اللج عروض توقف ان يجب العملية حينذاك يقومو نة

بالخروج المشتريات أخرى مسؤول على ل مرة الصحيحة لحصول بمتطلبات المعلومات تفي التيالعملية.

الفائز اختيار :الموردتسهيل أجل الفائز، اختيار وتوثيق من المحلي سيضع المورد المشتريات العروض قائمة مسؤول لجميع

نموذج النموذج . العروض مقارنة على الفائز سيوثق أن العرض وينبغي ويؤرخ ، قبل يوقع من من جميعاالسعار عروض لجنة في يعطى . هم أن واضحا يجب النموذج على تفسيرا اختيار هذا المورد سبب

يكن و، النهائي لم سعرا الموردمتى االقل المزايد هو اختياره تم إعطاء الذي .واضح تبريريجباختيار المعايير الموردين سيتم أساس :التالية على

على السلعة القدرة المطلوبة توفير المقترحة السلعة جودةمع السعر السوق بالمقارنة / الفعالية للتسليم المقدر الوقت ،الماضي في متوفرة األداء المعلومات كانت إذا

المنح:العطاءات عملية أن نفسها التنافسية تقديم عطاء تعني ي أقل على مؤهل عادة الشراء حصل أو أمرا ، العقد كان اذا الحال وبطبيعة ذلك من الرغم أدنى وعلى هو قرب أو المفضلين،الموردين من عرضال سمعة مع واحد جيث من األفضل جودة، أفضل الخيار اعتباره تبرير هناك يمكن كان جيدة حجة إذاالسبب ذلك. حول يزال رغم المهم ال أن من على هو التأكيد بأن هذا األدنى التوقع، ما العرض عادةعلى يفوز، يعمل الموردين تحفيز والذي التنافسي وتقييم تكاليفهم حسابب المهتمين جميع مركزهمتقديم بعناية دائما و العطاء، قبل ذلك يحاولون يكون االقل ال أن هو التنافسي هذا. عطاء هو الضغطل ميزة الكاثوليكية رئيسية االغاثة لدينا، عملية فيخدمات أجل و الشراء الميزة من هذه على الحفاظ

على الموردين والحصول اسعار االغاثة المزايدة في باستمرار أفضل خدمات على األولى،يجبالجودة حيث من متساوية تقريبا العروض فيها تكون التي الحاالت في عادة تحاول ان الكاثوليكية

بمنح تقوم ان ، الشراء / والسعر سعرا العقد امر االقل المزايد على إلى المنافسة للحفاظ هذهانه يرى طالما مستمرة. يفوز فيو الموردون الذي هو االقل السعر الحاالت يستمر معظم أن يجب

إلى للعودة االسعار جذبهم عروض تقديم ل عملية اخرى محاوالت عطاء تأمينفي .أدنىأن بمكان األهمية الصلة ومن ذات الوثائق و لطلب جميع األسعار ، عروض العرض واختياراالستجاباتبهم االحتفاظ يتم القانونية ملف في الفائز الحسابات، و لألغراض من مراجعة الرغم جميعان على

األصلية الى النسخ رفعها الى مع الماليةسيتم .المشتريات نسخ

المحلية -.5 الشراء المنح العقود: أو أوامر

تحديد ان بعد االسعار أفضل يستجيب الذي المورد يتم عروض إصدار لطلب الشراء، يتم ويقوم أمرتوقيع بأخذ المشتريات القطري ) مسؤول الشراء على مندوبه أو (CRالممثل يوقع العقد. أو امر عندما

الكاثوليكية االغاثة خدمات في المخول المسؤول قبل من العقد او الشراء به ، امر قبل ويعترف من

Page 23 of 31

قانونيا يصبح، المورد / CRS بين عقدا وبين اإلقليمي القطري البرنامج من المورد. مكتب مطلوباالصلية' إرسال مشترياتال مسؤول العامة لا من' النسخ األسعار و، (PR)عالقات عروض ،(RFQ)طلب

العرض على المورد م و ،وردود الشراء من نسخة' 'و ، العروض قارنة نموذج ا ) امر المر النسخة ألصليةإلى تذهب العمل( المورد الشراء ( ) ( SOW ) ،وبيان وجد أو إلىإن المكلفين اللوجستية يموظف اإلدارة

. الدفعة طلب بتجهيز يقوم الذي والشخص لل ال يرجى باالستالم مراعاة أنه الواجبات مالحظة بين فصليتلقي أن ينبغي المشتريات ال بتجهيز أو مسؤول يقوم الدفع ان من للمالية طلبات المستحسن وأنه

الواجبات تعيين دائما أخرى إلى هذه . أو إدارة اللوجستية الخدمات موظف

المطلوبة الكمية المراجعة منطقة" إلى المشتريات مستندات: قائمةاالستقبال" الوثيقة نوع

1 شراء طلب1 اسعار عروض طلباالقل 3 على اذا ≤ المورد اسعار عرض امريكي$ 1,000رد دوالر1 المعتمدة االسعار عروض مقارنة نموذج1 ) وجد ) ان العمل بيان1 ) نسخة ) الشراء امر

للسلع .6 المحلي : االستالم

استالم يتم أن و يجب السلع موظفي معالجتها جميع قبل عن " CRS من وهو، "االستالمالمسئولينعن منفصل الشراء قسم وطلبات المالية و، المشتريات، تشتريها . الوظائف التي السلع

CRS القطرية تسليمها البرامج إلى يمكن ال المحلية CRS مكاتب إما اإلقليمي ،او أحد ، مكتب إلى أويتوقف مخازنها وهذا طبيعة ، البند على معظم . هذا على في تنطوي التي تأمين ، االستيراد الحاالت يتم

ايصالها حتى الشحنات المستلم يتم أضرار و إلى توثيقه نقص أوأي مستندات يجب يقوم التسليم. علىبمقارنة البضاعة يستلم الذي الواردة الموظف . إلى البضائع الشراء الشديد يجب أمر الحذر في توخي

بدقة حساب الواردة و البنود من ، أضرار مالحظةوالملصقات التحقق يجب . نقص أو أي ذلك بعدبين " " المقارنة التسليم " " أومذكرة ، الشحن مقابل" " وبوليصة المورد من فاتورة الشراء نسخة .امر

هناك تكن لم بين إذا من السلع اختالفات الشراء واي وامر المورد الموظف ، وثائق يقوم عندهابإستكمال االستالم عن " " المسؤول البضائع استالم هناك اما(. GRN)مذكرة كان مع تباينات إذا

االستالم إيصاالتال عن المسؤول الموظف يقوم بمسؤول عندها ل باالتصال التباينات المشتريات معحلترسل . المورد أن من وينبغي البضائع نسخة استالم المشتريات إلى مذكرة من قسم يعلموا أن حتى

تسليمها البضاعة تم لم . قد للخدمات إذا معين شخص القطري البرنامج لدى هذه ، اللوجستية يكن فييقوم غير اإلدارة في شخص الحالة المشتريات آخر الدفع ، مسؤول وطلبات االستالم .بمهام

عن المسؤول كان وإجراء ايا يجب االستالم الدفع األصلية إرسال طلب استالم " من النسخ مذكرةالتسليم "،" البضائع مع الموردفاتورة و،" مذكرة جنب إلى من جنبا الواردة والتي المشتريات، الوثائقالعامة لا تشمل األسعار و، (PR)عالقات عروض العرض ، (RFQ)طلب على المورد نموذجو ،وردود

الشراء من نسخة' 'و ، العروض قارنة م ا ) امر إلى النسخة تذهب الشراء المر ،وبيان(المورد ألصلية( ) ( SOW ) العمل المالية الى وجد عليه مع إن الموافق الدفعة طلب أن ، نموذج ينبغي قد الذي يكونعليه المختص وافق ل " المسؤول " رسم وفقا الكاثوليكية االغاثة لخدمات االذون على . مصفوفة يجب

تسليم المكلف الشخص ضمان االستالم إلى مهمة أو شخص البضاعة طلبها الذي في الموظف إدخالها

Page 24 of 31

الجرد البضاعة . نظام كانت حال ثابتة في االستالم اصول موظف المسؤولين إبالغ فعلى الموظفينالثابتة إدارة عن .األصول

الكميةالمطلوبة المراجعة المالية : قائمة المستندات استالم الوثيقة نوع

1 المورد فاتورة1 تسليم مذكرة1 البضائع استالم مذكرة1 الشراء طلبات1 اسعار عرض طلب3 اذا ) ≤ المورد اسعار عرض امريكي$ 1,000رد اذا- ˃ 3دوالر امريكي$ 1,000عروض؛ -1دوالر

) سعر عرض1 ) وجد ) ان المعتمد االسعار عروض مقارنة نموذج

7.: المحلي التمويل دفعات

إلى الفرع هذا بواسطة يشير الشراء التي عمليات القطرية خالل تدفع البرامج المالية من اإلدارةالقطري إلى. للبرنامج القطري البرنامج يشير ان يجب التالية المحلي :السياسة

بالوضوح) السلع: يكن النصلم معنى الن االنجليزية بالنسخة ومقارنتها مراجعتها ارجولي بالنسبة ( الكافي

المالية   جميع انتضمن المناسبة لديهم في ، الوثائق محدد هو الجدول" المالية المستندات استالم" كماعمليات ، أعاله و وتعالج القطري الدفع الممثل و همندوب أو (CR)لديها الشيك على الموافقةللتوقيعاليومية على دفتر االل. CD إدخال من المالية و تزامتقلل ال والسجالت وقضايا صرفاجمالي تتعلق،

للمورد، االستالم وتحصل بشيكات ذلك . المورد من اشعار ت بعد في ، المورد استالم اشعار ،وصل درجالمستندات وتلغي جميع في كافة مع ملف في وتضعها األصلية قسيمة .الوثائق

السابقة) الخدمات: الفقرة في ذكرته ما عليه ينطبق الفقرة هذه الثانيمن الجزء

اعاله(في المعين الشخص على المالية على حصلوا الذين االشخاص الى الفواتير يقدم لتوقيعها ان الخدمات

. معتمدة لتصبح االصلية الفاتورة على التاريخ المر ووضع مطابقة المعتمدة الفاتورة تكون ان يجبينبغي. وال تدفع الشراء حل حتى للخدمات فاتورة أن التباينات. كل يتم

الشيك مندوبه او القطري الممثل يوقع الدفع، طلب نموذج وإعداد بنجاح المطابقة عملية أداء بعداليومية دفتر إدخال على االل. . CDويصادق من المالية و تزامتقلل ال والسجالت وقضايا صرفاجمالي ،

للمورد، بشيكات االستالم وتحصل تتعلق ذلك . المورد من اشعار ت بعد في ، المورد استالم اشعار درجالمستندات وتلغي، وصل جميع في كافة مع ملف في وتضعها األصلية قسيمة .الوثائق

POL-FIN-DOC-008 Transaction Documentation

.

Page 25 of 31

هنا انقر للسياسة

IV . العالمية المتحدة لجميع المشتريات القطر، الواليات اإلقليمية و ، عملية - المكاتب : USD 5,000 < الشراء

على -. IVالقسم القطرية موظفي يطبق البرامج في الكاثوليكية االغاثة اإلقليمية / خدمات المكاتبالخارج مع في المشتريات ويتعامل فيها تشارك التي المعاملة بالتيمور العالمية الحاالت طريق مع عن

او القطري البرنامج عن نيابة الطلب منح تقديم طريق '.' موافقة عن المحلية المشتريات

ل: مالحظة للعقوبات بالنسبة الخاضعة فضلك ، لبلدان أيضا من الثاني انظر ( II القسم البلدان - ط)للعقوبات .و الخاضعة العسكرية .المعدات

عام: •

أن هو الكاثوليكية االغاثة لخدمات االساسي االستراتيجي عالية " الهدف مستويات الكفاءة تحقق منعلى عملناالمساءلة". و مقدمة ينطوي المانحة من أمانة على الجهات للحفاظ عالية لدينا مستويات

والمساءلة من يعني . الكفاءة عالية مع عملال وهذا درجة عن الكفاءة من وجود فضال العالي الوعي،اننا على نحن على يدعم الشعب خدمةأمناء انشأنا ل. جهودنا ألنه األسباب ل هذه األدنى طلباتالحد

آالف ) USD 5,000 الشراء عليها تتطلب التي( دوالرخمسة والموافقة قبل مراجعتها إدارة منالكاثوليكية العالمية المشتريات االغاثة للعقوبات باستثناء، بالتيمور فيلخدمات الخاضعة البلدان

في الثاني الق المدرجة ( IIسم أعاله. ط)

عدا للعقوبات فيما الخاضعة في البلدان ( II الثانيالقسم المدرجة القطرية أعاله، ط) للبرامج يمكنالشراء بعمليات إشراك المحلية القيام العالمية دون المشتريات الميزانية بالتيمورادارة نفقات في

من لل اقل التي لكل 5,000مبالغ أن . طلب دوالر القطرية يفضل العالمية البرامج المشتريات تشركتلك بالتيمور أقل في من هي التي سيما دوالر 5,000من المشتريات ال المعروف ، من كان أن إذاأسعار يمكنها بالتيمور على التسليم وتلبية أفضل الحصول القطري . مواعيد للبرنامج المطلوبة

قيمة المقدرة المشتريات تتجاوز توجه يجب دوالر 5,000 التي ادارة أن خالل العالمية المشتريات منالشراء حتى، بالتيمور CRS في كان يتم هو إذا والتي محليا أن على ، فيها االعفاء ينطبق البلدان ال

للعقوبات في الخاضعة ( IIالثانيالقسم المدرجة الحد ينطبق. ط) ل 5,000 هذا مشترياتمواد / دوالرو . السلع الخدمة من تعريفعقود هو 5,000أكثر واحد أي دوالر مجموع بند البنود أو التي من المتعددةواحدة طلب تشكل .شراء

Page 26 of 31

االعمال خرائط رسم المشتريات - عملية المشتريات دورة طريق :بالتيمور العالمية عن

Page 27 of 31

الشراء ا. : طلباتالمشتريات من يطلب بالشراء العالمية عندما تقوم عن ان القطري نيابة على الموافقة أو البرنامج

" شراء تمأل محلي" ان يجب ذلك و مكاتب بعد القطرية اإلنترانت CRSطلب نموذج اإلقليمية البرامجاليه ، اإللكتروني الوصول يمكن من عبر، الذي األولى العالمي CRS الصفحة عنوان ، إنترانت تحت

الرائجة " شراء ثم "،" الروابط طلب ".استمارة .

دائما يجب يقدم الشراء أن طلبات أن عندما بالتيمور العالمية المشتريات الى نموذج تكون يتوقعمن أكبر . 5,000 المشتريات امريكي تقرر دوالر المحلي أن إذا عبر الشراء الدولي من اكثر فيه مرغوب

، ، بالتيمور العالمية المشتريات القطري البرنامج على يجب ذلك تعبئة فيو عند فيه يجري الذي الوقتإما فوق ينقر ان الشراء، تطلب " سؤال على ال أو نعم طلب المحلي هل ؟" الشراء

أن القطري يوفر يجب من البرنامج اسعار المحليين عروض عن المحتملين الموردين أسباب فضالمنهم ل التوصية واحد البرامج . أي مكاتب كانت سوف مقدما نعرف اإلقليمية االقطرية / إذا تطلب أنها

" " ، المحلي أن الشراء طريق العالمية المشتريات يخطروا يجب الطلب، عن الوقت نموذج نفس فيفيه الذي " " يقدموا االسعار عروض المحليين طلبات اإلجراء . للموردين هذا تأخير منعسي اتباع ممكن أي

لتلقي بالتيمور في العالمية المشتريات ويعطي الموردين الوقت اسعار . دوليا عوض األمر لزم عندما إذااإلقليمية / CRS برامج تتلقى عروض ( 3) اقله المكاتب المروس ثالثة الورق على مقدمين محلية

فإنه للموردين أن ، فحصها يجب إلى يتم .النهائية للمراجعة بالتيمور في العالمية المشتريات وإرسالهاباستعراض المشترياتتقوم سوف االسعار العالمية و جميع القرار المقدمة مع اتخاذ جنب إلى جنبا

ف القطري طلب " إماالبرنامج على المحلي الموافقة تقوم " الشراء أن بطلب أو العالمية االمشترياتعن نيابة القطري مكتب شراء .اإلقليمي/ البرنامج

، ب. الطلبات على االدنى الموافقة والمسارات ل الحد : لدوالر،قبل و الشراء طلب تحضير تم ان دائرة بمجرد الى الطلب يصل بالتيمور ان في العالمية ال المشتريات ،

الى يقدم ان /بد / المخولين المخول الموظفين الكاثوليكية الموظف االغاثة خدمات موافقتهمل فييجري وتوقيعهم. ان لحساب ميزانياتال من التحققيجب الصحيحة األعمال واألرقام والموارد وحدة

. المتاحة الشراء طلبات على المصادقة أن قبل المالحظة " " يرجى الطلب "و "مقدم المخول الموظفيكونا أن ينبغي دائما ال السعى ويجب ذاته، ال الشخص على من موافقةالخذ التالي المشرف المستوى

هذا كان لو الى حتى الذهاب من يعني التالي مثل ال المستوى . عملية االقليمي الى القطري البرنامج

مالحظات

للحصول الداخلي تفويضال حدودالموافقات مستويات:قبل الالزمة على

الموافقةااللتزاماتالمدفوعات

– 3 مستوى مستوى الموافقين من 3يتكوناو من الموافقين القطريين ما الممثلين

القطريين ، يعادلهم المدراء رؤساء، مثلالفرعية وممثلي المكاتب ممثلي، اإلقاليم

CR – 3مستوى 250,000$250,000$

Page 28 of 31

و المناطق الحالة ، حسب.

كامال -4مستوىCR + RD$500,000المبلغ1,000,000$CR+RD+EVP

-5مستوى +CR+RD+ EVP$1,000,000فوق

-6مستوىالرئيس

إعداد عندما الطلب يتم الشبكة عبر نموذج لالتصاالت أسلوب ( العالمية لخدمات ) االنترانت الداخليةالطلب مقدم لدى فان الكاثوليكية، ل مسؤولية االغاثة أن المتابعة من موظفي/ لتأكد CRS موظف

المخولين/ على المخول و طلبيوافق توجيه الشراء يتم إلى ان على للتجهيز. المشتريات قسم الوثيقةالطلبات بنسخة مقدمي المستقبل لل طلبال من االحتفاظ في إليه .رجوع األمر لزم عملية إذا

يلي هيالموافقة" " :كما

االغاثة خدمات في العالمية المشتريات دائرة الى الشراء طلب المشتريات مسؤول يقدم ان بمجردوموظف الطلب مقدم من كل يتلقى الرقم "CRSالكاثوليكية، اإللكتروني، البريد عبر المخول

: " تقول تعليمات مع الطلب نموذج رابط جانب الى النظام يحدده الذي المخصص

. رقم" # # # # # إلى الرجوع يرجى ادناه المقدم للطلب وفقا هو بك الخاص الطلب رقم ان لتأكيد هذا" االستفسارات بجميع يتعلق ما في هذا .الطلب

:تعليماتكلمن الطلبوموظف يتلقى هذا، المخول CRSمقدم الشراء رقم طلب اشعار

على المخول CRS موظفيجبعلى الطلب. هذاارسال" "الستعراضو الرابط النقرالى المشتريات" " إلى االخطار الطلب ، موافقتهم مشيرا مقدم الى نسخة ال. وارسال

تتحرك أن الطلب لهذ الشراء لعملية األمام يمكن موافقة إلى إعطاء يتم .CRS حتى

المالحظة قدم: يرجى القطري إذا " " طلب البرنامج فعلى ، المحلي السوق من الشراءالطلب وبمجرد مقدم على ، إلى عطاءاتهم إرفاق، بالتفويض CRS موافقة حصولهماإللكتروني ثالثة) البريد عادة عروضاسعار "ارسالهم" و "( موردين المشتريات " إلى

الرئيسي في تضمين .(HQ)المقر تم ما الرئيسي الوثائق إذا المقر مشتريات HQتقومعلى" إصدارب المحلي الموافقة السوق من ".الشراء

موظف " يقوم بمراجعة المخول" CRS عندما يقوم فانه المرفق، الرابط على الشراء طلببالنقرإلى وارسال اإللكتروني " البريد وعمل العالمية CRSتوريدات " الطلب ، لمقدم أن األصلي. نسخة يجب

كجزء لدى يكون المسؤول نص الموظف اإللكتروني، من توضح البريد على افادة االمر، الموافقةبالمراجعة " بمعنى قمت على لقد .# " # #" # # رقم طلبال والموافقة

يتم– العالمية المشتريات هلأ.3 ذلك عند بالشراء تقوم الرئيسي إلى المقر الرجوعخرائط - BPM أو بهم الملحق القسم رسم الصفحة االعمال عملية .26في

3 / انقر. محلي؟ علىطلبشراء الموافقة االقليمي القطري البرنامج يطلب هل بعلى لالطالع اإلجرائية هنا :التالية الخطوات

Page 29 of 31

Local Bidding/Quoting Procedures :

: التكميلي الملحقلبنان: الكاثوليكية االغاثة خدمات الموقع

خدمات : إرشادات الكاثوليكية لدى واحد اإلغاثة مشتريات واحدة يخدم دليل يدعم وكالة والذيالجديدة اإلستراتيجية المالية للوكالة األولويات كل . 18-13للسنة على خدمات يجب CRS)قطريمكتب

CP ) فرعي و مكتب " إنشاءكل نهاية خاص ملحق" يحدد األساسي دليلال في العمل الذي إجراءاتتحديدها ،� (SOP) الموحدة تم الموقع والتي االغاثة مكاتبمن لهذا على. خدمات موقع ينبغي كلبداية مكتبهم اسم إدراج خدمات الدليل، في األزرق في هذا "، المربع عنوان االغاثة تحت خدمات

و ". الكاثوليكية - المشتريات الموحدة دليل العمل اجراءات تناول ل يجب .لموقعالمحددة

للموقع الموحدة العمل اجراءات مراجعة قائمة

بالموافقين 2 والمستوى 1المستوى تحديد يقومون الذين من االدنى الحد على لدوالرل تحديد من( 3) للحصول أسعار الموردينعروضل تحديد االدنى و الحد استخدام عندماالشروط لدوالر العروض لجنة يتم’ المناصب في ’ أي تكون أن العروض انلجينبغيجديدة " توضيح اسعار عروض على الحصول فيها يجب التي المرات تفاقياتالعدد

"المورد والرسوم الضرائب اعفاءاتالتصدير / وائحل الكاثوليكية االستيراد االغاثة خدمات من الموقع بهذا الخاصة و االتفاقاتالعقود الواجبات بين الفصل الشراء تفويض المعتمدين الموردين قائمةالمشتريات ال لموظف الوظيفي وصف) اختياري ) البرامج وتاريخ القطري البرنامج رسالة بيان

Page 30 of 31

هنا انقر

واحد: - مشتريات دليل الكاثوليكية االغاثة خدمات النهايةواحدة لوكالة

/ القطري الممثل توقيع اقليمي قطري برنامج كل على / (CR )يجب ادارة االقليمي المدير نائب و

".DRD/MQالجودة الملحق " قسم علىالمشتريات دليل الى الوصول الكاثوليكية االغاثة خدمات لموظفي الرئيسي العالمية يمكن المقر في

خالل ( من الكاثوليكية ) االغاثة لخدمات االنترانت الداخلية عنوان " الشبكة المجتمعات تحت دعم–المحلية" المشتريات " التحديثات، العالمية" ثم على األخرى ، والتعديالتللحصول الشراء .وأدواتاستخدام مالحظة: " يرجى الخاص" للدليل التالية التسمية البرنامج- المشتريات دليل: صيغة اسم

. المكتب- المثال القطري سبيل ”Procurement Manual-Angola-Lobito.docx“: على

Page 31 of 31