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Audit-Checkliste und Protokoll ISO 10006

Tools for Success Audit-Checkliste und Protokoll ISO 10006

T_AuditChecklistProtokollISO10006 - Rev. 1.1 Seite 2 von 23 08.02.2017

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Normkapitel: 4. Qualitätsmanagementsysteme in Projekten

4.1 Projektcharakteristika

Normforderung / Thema QM-Dokumentation Notizen des Auditors Bewertung

Wie ist in der Organisation ein Projekt definiert (Kriterien)? (Abgrenzung eines Projektes zu projektartiger Tätigkeit?) Wie und wo ist die

„Trägerorganisation" und die

„Projektorganisation" festgelegt? Welche Projektphasen (Meilensteine) teilen die Projekte typischerweise in handhabbare Abschnitte? Welche Projektprozesse sind definiert, die für die Mehrzahl von Projekten als anwendbar betrachtet werden?










4.2 Qualitätsmanagementsysteme


Wie werden die nachfolgenden Grundsätze des Qualitätsmanagements in die Projektarbeit einbezogen? a) Kundenorientierung, b) Führung, c) Einbeziehung der Personen, d) prozessorientierter Ansatz, e) systemorientierter

Managementansatz, f) ständige Verbesserung, g) sachbezogener Ansatz zur

Entscheidungsfindung, h) Lieferantenbeziehungen zum

gegenseitigen Nutzen. Wie ist das Projekt-Qualitätsmanagementsystem aufgebaut und festgelegt? Wie wird der Qualitätsmanagementplan für das Projekt mit dem Projektmanagementplan verknüpft?










Normkapitel: 5. Verantwortung der Leitung

5.1 Verpflichtung der Leitung


Woran ist die Verpflichtung und aktive Beteiligung der obersten Leitung der Träger- und der Projektorganisation erkennbar? Wie schafft die oberste Leitung der Träger- und Projektorganisation eine Qualitätskultur?

5.2 Strategischer Prozess

Wie stellt die Planung der Projektorganisation sicher, dass durch die Qualität der Prozesse wie auch der Produkte, die Projektziele erreicht werden?











5.2 Strategischer Prozess (Grundsätze des Qualitätsmanagements)


Wie ist sichergestellt, dass Projektziele, welche auch die Produktziele enthalten, die Erfordernisse und die Erwartungen des Kunden und anderer interessierter Parteien berücksichtigen? Was unternimmt die Projektleitung, bzw. die Leitung der Trägerorganisation, um die Qualitätskultur entsprechend der ISO 10006 zu gestalten? Welche Maßnahmen stellen sicher, dass dem Projekt kompetentes Personal zugeteilt wird? Wie wird die Wirksamkeit und Effizienz der Projektprozesse beurteilt bzw. bewertet?











5.2 Strategischer Prozess (Grundsätze des Qualitätsmanagements)


Wie werden die Wechselbeziehungen von voneinander abhängigen Prozessen erkannt und gehandhabt, damit die Projektorganisation die Projektprozesse wirksam kontrollieren kann? Welche Methoden helfen der Organisation aus der Erfahrung zu lernen? Welche Fortschritts- und Leistungsbeurteilungen werden typischerweise durchgeführt, um den Projektstatus zu bewerten? Wie stellt die Organisation sicher, dass Anforderungen an Prozesse der Lieferanten und die Produktspezifikationen gemeinsam zwischen der Projektorganisation und ihren Lieferanten entwickelt werden?










5.3. Managementbewertungen und Fortschrittsbeurteilungen


Wie bewertet die Leitung der Projektorganisation in geplanten Zeitabständen das Projekt- Qualitätsmanagementsystem, um seine fortlaufende Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und Effizienz sicherzustellen? Welche Fortschrittsbeurteilungen werden durchgeführt, um Informationen über die Leistung des Projekts als Eingabe der regelmäßigen Managementbewertungen nutzen zu können?










Normkapitel: 6. Management von Ressourcen

6.1 Ressourcenbezogene Prozesse


Wie erfolgt die Ressourcenplanung und Ressourcenkontrolle (zeitliche und mengenmäßige Verfügbarkeit)?

6.2. Personalbezogene Prozesse

Wie ist sichergestellt, dass die eingerichtete Projektorganisationsstruktur zu wirksamer und effizienter Kommunikation und Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten ermutigt?










6.2. Personalbezogene Prozesse


Wie und von wem erfolgt die Zuordnung der Mitglieder des Projektteams, sodass ihre persönlichen Interessen, persönlichen Beziehungen, Stärken und Schwächen in Betracht gezogen werden? Wer wurde als Beauftragter der obersten Leitung benannt und ist diese Person für die Einrichtung, Einführung und Unterhaltung des Projekt-Qualitätsmanagementsystems verantwortlich? Wie erfolgt eine Teamentwicklung, sodass die Teammitglieder auch einzeln kompetent, motiviert und willens sind, miteinander zusammenzuarbeiten?










Normkapitel: 7. Produktrealisierung

7.2 Abhängigkeitsbezogene Prozesse


Wie und durch wen erfolgt die übergeordnete Handhabung der geplanten Abhängigkeiten zwischen den Projektprozessen? Enthält der bei Projektgründung entwickelte Projektmanagementplan die nachfolgenden Kriterien?

Anforderungen und Projektziele,

Projektprozesse und ihre Zwecke,

Organisatorische Schnittstellen,

Planung anderer Projektprozesse,

Charakteristika des Produkts,

Bezüge zur Kontrolle des Fortschritts,

Fortschrittsindikatoren,

Geforderte Projektbewertungen,

Bewertung von Änderungen. Erfolgt ein Interaktionsmanagement, um die folgenden Wechselwirkungen im Projekt im zu halten?

Schnittstellenmanagement,

Funktionsübergreifenden Sitzungen,

Lösung von Zuständigkeitsproblemen,

Messung der Projektleistung,

Fortschrittsbeurteilungen. Wie stellt das Änderungsmanagement die Identifikation, Beurteilung, Genehmigung, Dokumentation, Einführung und Kontrolle einer Änderung sicher? Wie erfolgt zum Projektabschluss eine vollständige Überprüfung der Projektleistung?










7.3 Umfangsbezogene Prozesse


Wie erfolgt die Beschreibung des Projektprodukts, seiner Eigenschaften und wie werden diese gemessen oder bewertet? Werden bei der Konzeptentwicklung die Erfordernisse und Erwartungen des Kunden bzgl. des Produktes wie für die Prozesse, sowohl für

die festgelegten Anforderungen,

als auch für die, die üblicherweise vorausgesetzt werden,

einschließlich gesetzlicher Regelungen und behördlicher Auflagen

in dokumentierte Anforderungen überführt? Werden bei der Entwicklung und Lenkung des Umfangs die Eigenschaften des Projektprodukts festgelegt und so vollständig wie möglich in messbaren Angaben dokumentiert? Wie wird das Projekt systematisch in handhabbare Vorgänge gegliedert? Wie erfolgt die Lenkung der Vorgänge, sodass das Projekt in Übereinstimmung mit dem Projektmanagementplan durchgeführt und kontrolliert wird?










7.4 Zeitbezogene Prozesse


Werden bei der Entwicklung des Projektmanagementplans Standard- oder bewährte Netzpläne verwendet, um Abhängigkeiten und Dauern von Vorgängen festzulegen? Werden Schätzwerte für die Dauer aus bisherigen Erfahrungen so ermittelt, dass diese hinsichtlich Genauigkeit und Anwendbarkeit auf das gegenwärtige Projekt anwendbar sind? Welche Vorgaben sind für die Entwicklung des Zeitplans festgelegt damit diese auf Konformität mit speziellen Projektbedingungen geprüft werden können?

Ermittlung Vorlaufzeiten,

Ermittlung des kritischen Wegs,

Zeitplanungsformat,

Schlüsselereignisse / Meilensteine. Wie und von wem wird der Projektzeitplan regelmäßig überprüft? (Takt von Zeitplan-Überprüfungen und die Häufigkeit von Datenerhebungen) Wie wird auf Trends und mögliche Unsicherheiten reagiert? (Maßnahmen)










7.5 Kostenbezogene Prozesse


Wie werden der Trägerorganisation Kosteninformationen zur Verfügung gestellt, damit diese die Projektkosten vorhersagen und das Projekt innerhalb der Budgetgrenzen abschließen kann? Welche relevanten Informationsquellen werden für Kostenschätzungen auf Basis des Projektstrukturplans benutzt? Wie wird das Budget mit den Projektzielen abgestimmt? Werden die Annahmen, Unsicherheiten und unvorhergesehenen Ausgaben ermittelt und dokumentiert? Wird für neue Projekte, noch bevor die erste Ausgabe getätigt ist, ein Kostenkontrollsystem mit dazugehörigen Abläufen eingerichtet, dokumentiert und denjenigen mitgeteilt, die Arbeiten oder Ausgaben genehmigen? Wie wird mit Abweichungen vom Budget umgegangen, wenn diese definierte Grenzen übersteigen?










7.6 Kommunikationsbezogene Prozesse


Wie stellt die Träger- und die Projektorganisation sicher, dass angemessene Kommunikationsprozesse für das Projekt geplant und eingerichtet werden und dass über die Wirksamkeit und Effizienz des Qualitätsmanagementsystems kommuniziert wird. Stellt die Projektorganisation Informationsbedürfnisse im Rahmen eines dokumentierten Informationsmanagementsystems fest? Wie erfolgt die Kontrolle über die Vorbereitung von Informationen, ihre Sammlung, Festlegung, Klassifizierung, Aktualisierung, Verteilung, Ablage, Speicherung, ihren Schutz, das Wiederauffinden, die Aufbewahrungsfrist und den endgültigen Verbleib? Werden Besprechungsprotokolle erstellt, welche Einzelheiten über die getroffenen Entscheidungen offene Punkte und die beschlossenen Maßnahmen enthalten? Wie wird das Kommunikationssystem gelenkt, überwacht und auf seine Wirksamkeit beurteilt?










7.7 Risikobezogene Prozesse


Werden Risiken (im Rahmen eines strukturierten Ansatzes) in einem Risikomanagementplan dokumentiert? Beziehen sich identifizierte Risiken, über die Risiken in Bezug auf Kosten, Zeit und das Produkt hinaus, auch auf Gebiete wie

Produktqualität,

Sicherheit,

Zuverlässigkeit,

Haftpflicht,

Informationstechnologie und Informationssicherheit,

Arbeitsschutz und

Umwelt. Wie werden identifizierte Risiken der Projektprozesse und des Projektproduktes analysiert und beurteilt? (qualitative und quantitative Methoden der Risikobewertung) Welche Stufen der Risiko-Akzeptanz werden festgelegt und die Mittel, um zu bestimmen, wann vereinbarte Risiko-Stufen überschritten werden? Welche Maßnahmen der Risikosteuerung und -bewältigung werden durchgeführt, um Risiken auszuschalten, zu vermindern, zu übertragen, zu teilen oder zu Akzeptieren? Wie werden Risikomanagementpläne überwacht und gepflegt?










7.8 Beschaffungsbezogene Prozesse


Existieren Beschaffungspläne, in denen die zu beziehenden Produkte festlegt und zeitlich eingeplant sind, wobei die Produktanforderungen einschließlich Spezifikation, Zeit und Kosten beachtet werden? Wie legen die Beschaffungsdokumente das Produkt, seine Eigenschaften, die angemessenen Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems und dazugehörige Dokumente eindeutig fest? Enthält die Beurteilung von Lieferanten alle Aspekte des Lieferanten, die einen Einfluss auf das Projekt haben können?

Technische Erfahrung,

Produktionsfähigkeit,

Lieferzeiten,

Qualitätsmanagementsystem,

Finanzielle Stabilität. Welche Regelungen sieht das Vertragswesen der Projektorganisation vor, um mit Lieferanten des Projekts Verträge zu schließen und diese zu überwachen?

Angebotsbeurteilungen,

Kostenbeurteilungen,

Vertragsprüfung,

Einhaltung der Vertragsbedingungen,

Rückmeldung der Lieferantenleistung.










Normkapitel: 8. Messung, Analyse, Verbesserung

8.1 Verbesserungsbezogene Prozesse


Welche Regelungen stellen sicher, dass die stetige Verbesserung durch die Ergebnisse von Messungen und von der Datenanalyse von Projektprozessen und von der Anwendung von Korrekturmaßnahmen, Vorbeugemaßnahmen und Methoden zur Verhinderung von Verlusten unterstützt wird?

8.2 Messung und Analyse

Erfolgt eine wirtschaftliche wirksame Messung, Sammlung und Validierung von Daten, um die Leistung der Organisation zu verbessern und die Zufriedenstellung von Kunden und anderen interessierte Parteien zu vergrößern? Umfasst die Leistungsmessung z.B.

Beurteilung von individuellen Vorgängen und Prozessen,

Auditieren,

Beurteilung von tatsächlich genutzten Ressourcen,

Produktbeurteilungen,

Beurteilung der Lieferantenleistung,

Erreichen der Projektziele,

Zufriedenstellung von Kunden und anderen interessierten Parteien?










8.3 Ständige Verbesserung


Wie stellt die Trägerorganisation sicher, dass das Informationsmanagementsystem für ihre Projekte so gestaltet ist, dass relevante Informationen aus dem Projekt ermittelt und gesammelt werden, um die Projektmanagementprozesse zu verbessern?

Festlegung relevanter Informationen,

Erhebung der relevanten Informationen,

Liste aller wesentlichen Risiken,

dokumentierte Beurteilungen. Wie stellt die Projektorganisation sicher, dass das Projektinformationssystem so gestaltet ist, dass es auch die Anforderungen erfüllt, die von der Trägerorganisation für das Lernen von Projekten festgelegt wurden?










Hinweise zu der Struktur und den Vorgaben, die die ISO 10006 im Zusammenhang mit der Aufbau- und der Ablauforganisation strukturelle Unterscheidungen trifft. Die ISO 10006 ist eng mit der ISO-9000-Familie verwandt und zugleich die einzige ISO-Norm zum Thema Projektmanagement. Die Norm ist jedoch kein Leitfaden für „Projektmanagement" selbst. In ihr werden die typischen Qualitätsaspekte in Projektmanagementprozessen behandelt, sodass eine projektorientierte z.B. ISO 9001-zertifizierte Organisation die Projektmanagementprozesse in Bezug auf die Qualitätsaspekte professioneller aufstellen kann. Unterscheidung im Rahmen der Aufbauorganisation:

Trägerorganisation Der Träger besitzt eine permanente Organisation. Diese entscheidet sich das Projekt durchzuführen und bestimmt die Projektorganisation.

Projektorganisation Dem Projekt wird temporär eine Organisation zugeordet, die das Projekt durchfürt. Diese ist typischerweise Teil der Trägerorganisation.

Unterscheidung im Rahmen der Ablauforganisation:

Projektmanagementprozesse Diese Prozessgruppe umfasst die sich wiederholenden Prozesse zur Organisation, Überwachung, Lenkung, Berichterstattung und Ergreifung notwendiger Maßnahmen. Diese „Querschnittsprozesse“ sind für alle Projektprozesse relevant, um die Projektziele zu erreichen.

Projektproduktprozesse In dieser Prozessgruppe sind alle Projektprozesse zusammengefasst, die auf einem „Zeitstrahl“ aneinander gereiht werden können, um das Projektprodukt wie gefordert zu realisieren. Diese Prozesskette wird in jedem (Teil-)Projekt einmal durchlaufen.

Die ISO 10006 passt sich in Ihrer Struktur den Abschnitten der ISO 9001 an, sodass eine Zuordnung einfach möglich ist.










Prozesse der ISO 10006 für ein wirksames Qualitätsmanagement in Projekten:

7.2 Abhängigkeitsbezogene Prozesse Projektstart Interaktion u. Änderung Projektabschluss

7.3 Umfangsbezogene Prozesse

Konzeptentwicklung Kontrolle des Umfangs Vorgangsdefinition

7.4 Zeitbezogene Prozesse

Abhängigkeitsplanung Ermittlung der Dauer Entwicklung des Zeitplans

7.5 Kostenbezogene Prozesse Kostenermittlung Budgetierung Budgetnutzung

7.6 Kommunikationsbezogene Prozesse

Kommunikationsplanung Informationsmanagement

7.7 Risikobezogene Prozesse Risikoidentifizierung Risikobewertung Risikolenkung/-bewältigung

7.8 Beschaffungsbezogene Prozesse Beschaffungsplanung Beschaffungsanforderungen Lieferanten-/Vertragswesen

6.1 Ressourcenbezogene Prozesse

Ressourcenplanung und Ressourcenkontrolle

6.2 Personalbezogene Prozesse

Projektorganisationsstruktur, Personal, Teamentwicklung

5.2 Strategischer Prozess

5.3 Managementbewertungen und

Fortschrittsbeurteilungen

8.3 Ständige

Verbesserung 8.2 Messung und Analyse

Projektproduktprozesse

Projektmanagementprozesse

8.1 Verbesserungsbezogene Prozesse

Managementprozesse

Management von Ressourcen

Kontrolle der Projektproduktprozesse und

Maßnahmen bei Abweichungen










Hinweise zur Anwendung des Auditprotokolls: Das Auditprotokoll ist ein Leitfaden, anhand dessen viele relevante Normforderungen auf deren Umsetzung überprüft werden können. Der Leitfaden dient zur Vorbereitung eines Audits und zur Dokumentation der Auditergebnisse, ist also eine Grundlage des späteren Auditberichtes.

Das Auditprotokoll kann handschriftlich ausgefüllt werden.

Die Bereiche sollten entsprechend der Darstellung des Zusammenwirkens der Prozesse auditiert werden und im Deckblatt mit „Auditierte Bereiche / Abteilungen / Projekte“ und „auditierte Personen“ dokumentiert werden.

- Die Spalte „Normforderung/Thema" enthält die entsprechenden Forderungen der Norm mit einigen Erläuterungen für den Auditor.

- In die Spalte „Dokumentation" kann im Rahmen der Auditvorbereitung die relevante QM-Dokumentation (Kapitel-Nummer des QMH, VA-Nr., etc.) eingetragen werden (als Vorort-Hilfe und Hinweis für den Auditor) bzw. beispielhafte Unterlagen, die als Vorgabe- / Nachweisdokument in den Bereichen vorliegen könnten/sollten.

- Die Spalte „Notizen des Auditors" soll das eingesehene Dokument und eine stichwortartige Beschreibung der betrieblichen Vorgehensweise enthalten.

- Die Spalte zur Bewertung ist vorgesehen zur Eintragung der Bewertung, z.B. nach folgendem Bewertungsschema:

„1“ = Forderung ist erfüllt „2“ = Schwachstelle vorhanden, aber noch akzeptabel „3“ = Forderung ist nicht erfüllt, d.h. es wurde eine Abweichung festgestellt (Für diesen Fall muss die Nummer des zugehörigen Abweichungsberichtes notiert werden).

„NZ“ = Diese Forderung trifft für den auditierten Bereich nicht zu.










Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie in der Leiste „Start“, Gruppe „Absatz“ das Symbol „Alle anzeigen“.

Alternativ können Sie in der Leiste „Datei“ auf „Optionen“ klicken, im sich öffnenden Fenster „Anzeige“ auswählen und das Häkchen bei „alle Formatierungszeichen anzeigen“ setzen.

2. Löschen Sie nun zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Objekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

3. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

4. Mittels „Doppelklick“ auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten.

5. Löschen Sie das Kopfzeilen-Logo wie vorher, indem Sie dieses markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

6. Ein neues Logo fügen Sie ein, indem Sie in der Leiste „Einfügen“, Gruppe „Illustrationen“ auf das Icon „Grafik“ klicken und Ihre Datei auswählen.

7. Diese Hinweisseite entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

8. Das Dokument ist im Kompatibilitätsmodus (*.doc) zu vorherigen Office-Versionen gespeichert. In der Leiste „Datei“, können Sie das Dokument durch Betätigen der Schaltfläche „Konvertieren“ in das aktuelle Format *.docx umspeichern.

Nutzungsbedingungen von Fachinformationen:

(1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen.

(2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt.

(3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste.

(5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre.

(6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen.

(7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings.

(8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

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