1 

This is the combined 2011 and 2012 annual report on the state of the Canadian Forces Grievance System (CFGS). It aims to inform Canadian Armed Forces (CAF) members and the chain of command of the ability of the CFGS to fulfill its mandate: to ensure that CAF members who have been aggrieved have the op-portunity to exercise their right to submit a grievance and receive a well-explained, timely, reasonable, and impartial determination of the grievance. This report provides a synopsis of the grievance portfolio, identifies significant lessons learned, reports on the progress of key initiatives, and reminds us of our responsibility to act fairly. As the CFGS becomes increasingly connected, our situational awareness of the health of the grievance portfolio increases and with it, our ability to make informed decisions on future initiatives designed to bring us closer to our objectives.

In 2011 and 2012, Director General Canadian Forces Grievance Authority (DGCFGA) administered the CFGS while advancing initiatives endorsed by the Armed Forces Council and assisted me in the analysis and determination (adjudication) of grievances. The progress made to date has greatly aided both CAF members and the chain of command to better understand their role in the CFGS. I am confident that once these key initiatives have been fully imple-mented, the CFGS will be more robust and more responsive to the needs of our members. The Grievance Authority websites (both on the Defence Wide Area Network and on the Internet) are excellent tools and have received accolades for their ease of use and excellent content (procedures, administrative checklists, references, etc). The Defence Administrative Orders and Directives 2017 series, issued in December 2011, provides clarity and clear expectations for all stake-holders in the grievance system. It must be understood by Command Teams throughout our institution.

I have chosen to highlight a special theme in this report: procedural fairness. Procedural fairness is the duty to act fairly– an important tenet of leadership. Specifically, procedural fairness is comprised of these four principles: disclo-sure, representation, unbiased decision and explanation. I am certain that as we strengthen the operationalization of this doctrine within our military culture, many of the grievances that arise today will be eliminated. I expect all CAF leaders to act fairly when exercising their respective decision-making powers.

Finally, those who fill the role of an initial authority must understand the im-portance of making reasonable, timely, well-explained, impartial and transpar-ent decisions. This chain of command responsibility is a fundamental tenet of our profession.

Tom Lawson, General

Index 

The Grievance Portfolio - Part 1

Update on Key Initiatives – Part 2

Key Lesson Learned - Procedural Fairness – What is it? - Part 3

Frequently Asked Questions – Part 4

                         Vision 

An integrated, comprehensive,   

efficient and effective complaint 

resolution system responsive to 

CAF members. 

 

General Tom Lawson                       

Chief of the Defence Staff 

Canadian Forces Grievance System Combined 2011 and 2012 Annual Report  

 2 

PART 1 – THE GRIEVANCE PORTFOLIO 

This is the second year that 

DGCFGA has been able to include 

information about grievances at the 

IA level.  

In 2011, IAs adjudicated a total of 

676 grievances. 

Grievances received at the                 

IA level                                        938 

Grievances resolved at the                 

IA level 2                                       676  

2011 Grievances adjudicated 

Grant                                        109 

Partial grant                                  85 

Deny                                             271 

Informal resolutions                  110 

Withdrawals                                  52 

                            … 

In 2012, IAs adjudicated a total of 

689 grievances. 

Grievances received at the 

IA level                                         922 

Grievances resolved at the 

IA level 2                                       677 

2012 Grievances adjudicated 

Grant                                            106 

Partial grant                                108 

Deny                                             255 

Informal resolutions                  102 

Withdrawals                                 69 

 

2 The difference between the two numbers 

accounts for grievances that remained at 

the IA level for decision or were referred to 

the FA level without an IA‐level decision. 

         2012 saw a similar number of grievances registered as in 2010 and 2011.  

2007  2008  2009  2010  2011  2012  

724  614  732  963  938  922 

                                               Number of grievance registrations in the year  

Grievances at the Initial  

Authority Level (IA) 

 

 

The average time to decision Final Authority (FA) level graph below represents a comparison 

of the average time required for a grievance submission from the date that it is received at the 

FA level until a final decision in reached at the FA level (exit point). This comparison examines 

the early CFGS with the current CFGS. In the graph below, the time required for a grievance to 

complete the full FA decision cycle has progressively decreased since 2004. CDS’s goal is to 

reduce the time to resolve a grievance within 12 months for all grievances measured from 

when a member submits a grievance to their CO to a final decision. Furthermore, when a 

member decides to forward their grievance to the Final Authority, the goal is to render a deci‐

sion within six months.         

  

          How Responsive Is the Grievance System? 

 3 

 

The above table represents the average time for grievance submissions active at the IA level during the 2011‐2012 period and 

grouped by Level 1 organizations within the Canadian Armed Forces. The graph is divided in 3 time periods. The first group (green) 

is considered an acceptable time frame in which a grievance is reviewed and adjudicated, the second (orange) is a time frame that 

is considered problematic, the last (red) is considered an unacceptable delay in the adjudication process in view of the spirit and 

intent of timelines enunciated in Chap 7 of the QR&Os and current DAODs which apply to CF grievance submissions.    The number 

of days reflects the amount of time a grievance remained/remains with the IA during the calendar year. In accordance with article 

7.07 (Duties of Initial Grievance Authority) of the Queen’s Regulations and Orders (QR&O), the IA has sixty days to render a decision 

on a grievance.  

L1 Principals/Commands must strive for that objective and have in place measures to maintain awareness of their grievance portfo‐

lio. The information presented in this table is regularly briefed at Armed Forces Council. Starting this year (2013), L1s/Commanders 

will also receive a semi‐annual letter that will include updated figures and a brief trend analysis. As IAs and Commanders of a Com‐

mand now have awareness of their portfolios through various means (e.g., the Annual Report, semi‐annual letters, the IA Portal on 

the DGCFGA website), IAs are expected to manage their portfolios more proactively and responsibly.  IAs are also reminded that in 

their acknowledgement letters to grievors, they must provide an estimated date by which the grievance will be adjudicated. The 

use of standard extension requests (e.g., three or six months) is discouraged. 

                               How Responsive Is the Grievance System? 

 4 

 

3 

Initial Authority  

Determinations by Human Resources Process   

 

Grievances at the Final Authority Level 

In  2011, DGCFGA  staff  assisted  the  FA  in  determining  237  grievances,  a  small  increase 

from 2010. Overall, DGCFGA received 326 grievances, 89 of which remained in the queue 

at the end of the calendar year. In 2011, the FA received 89 grievances that did not have 

an  IA decision. This number  is up significantly from 2010. A number of grievors, unsatis‐

fied with the delay experienced at the IA level, are requesting that their grievance be for‐

warded to the FA for adjudication without an IA decision.  

In 2012, DGCFGA staff assisted the FA  in determining 174 grievance submissions. This  is 

lower than previous years. Considering the number of “late” grievances at the IA level, the 

number of grievances at the FA level is expected to increase over the next few years. 

 

Final Authority Determinations 

2011 

Grant                    29 

Partial grant                  57 

Deny                    88 

 

Informal resolutions    11 

Withdrawals      33 

Rejections    20 

 

2012 

Grant                    33 

Partial grant                  43 

Deny                    53 

 

Informal resolutions     9 

Withdrawals      15 

Rejections    21 

 

3 Career Management includes performance appraisals, release, professional accreditation, promotions, 

and postings.  Conduct and Performance includes career action, disciplinary action, Ombudsman, honours 

and awards, human rights, dress and comportment, and harassment.  Compensation and Benefits includes 

allowances, pay recovery, relocation expenses, foreign service, leave, superannuation, and pay. 

 

The above graph represents the number of grievances at the IA level adjudicated in 2011 and 

2012 grouped by HR process category. The relative proportions of grievances within these HR 

processes are consistent with previous years.   

 5 

 

Grievances at the Final Authority Level (cont.) 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 The graph above represents the number of grievances at the FA level adjudicated in 2011 and 2012 grouped by HR 

process category. The relative proportions of grievances within these HR processes are consistent with previous years.   

Final Authority Determinations by Human Resources Process 

 6 

           

                PART 2 – UPDATE ON KEY INITIATIVES  For the last four years, DGCFGA has used the 

Annual Report as a mechanism to update CF 

members  on  ongoing  initiatives  within  the 

grievance  system.  This  year  continues  this 

tradition. 

Integrated Conflict Management 

The  Integrated Conflict Management Work‐

ing Group  (ICM WG) was established  in  the 

fall of 2011 by the Vice Chief of the Defence 

Staff (VCDS) and the Chief of Military Person‐

nel  to  conduct  a  holistic  review  of  conflict 

management  mechanisms  available  to  CF 

members. The  ICM WG  is also exploring op‐

portunities to create an integrated model  

 

 

 

 

 

 

that  is more  efficient,  comprehensive,  and 

collaborative. The overall goal is to develop a 

simplified,  integrated  conflict  management 

system  and  a  standardized  process  that  is 

responsive and  trusted by CF members and 

the chain of command. 

The  ICM  WG  initiated  a  business  process 

redesign  (BPR)  (i.e.,  re‐engineering)  of  key 

components  of  the  conflict  management 

system  in  the  CF.  It  applied  this  systematic 

review to the military grievance, harassment 

complaint  and  informal  conflict  manage‐

ment  or  alternate  dispute  resolution  sys‐

tems, mapping out how the three independ‐

ent systems currently operate. 

The BPR team conducted a root cause analy‐

sis  and  identified  the  origin  of  issues  cur‐

rently associated with the CF’s conflict man‐

agement processes, not the least of which is 

that these processes operate independently  

Adopting a Principled Approach for 

Referring Grievances to the Canadian 

Forces Grievance Board 

In 2011, DGCFGA and the Canadian 

Forces Grievance Board (CFGB) con‐

ducted a trial of the principled ap‐

proach. Under this approach, every 

grievor is entitled to an external re‐

view of their grievance. During the 

trial, a number of grievances were 

sent to the CFGB for independent find‐

ings and recommendations.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

The data from the trial has been col‐

lected and a recommendation with 

regard to the principled approach will 

be forthcoming in 2013. 

Grievance Status  

The DGCFGA website now hosts a “My 

Grievance Status” navigation button. 

By clicking on this button, members 

will be able to access a screen where 

they will be required to enter a griev‐

ance registration number. Once the 

number has been entered, the griev‐

ance registry will be searched and up‐

to‐date information on where the 

member’s grievance is in the process 

will appear. This system only works 

when a grievance registration number 

is keyed in. If a member has a griev‐

ance in the system and has not re‐

ceived a registration number, they 

should contact their chain of  

 

under different chains of command. In mapping 

out the three processes, the team was able to as‐

certain from the clients’ perspective such variables 

as the number of steps associated with each proc‐

ess, at which point decisions had to be made, the 

wait times between steps, which steps added 

value and which did not, and what was repetitive 

or unnecessary, thus allowing the team to identify 

where the overall value was in these processes. 

The BPR team was then able to develop a redes‐

igned concept that would integrate the three proc‐

esses and make for a more timely, efficient and 

effective tool for CF members and the chain of  

 

 

 

 

 

 

 

 

command, thereby ensuring that every effort has 

been made to resolve the conflict early, locally and 

informally. 

In 2013, the concept originally developed by the 

ICM WG will be further studied to better under‐

stand its potential impact on existing resources, 

policies and authorities.   

Expanding the Role of Director General Canadian 

Forces Grievance Authority as the Administrator 

of the Canadian Forces Grievance System 

The DAOD 2017 series, approved in December of 

2011, establishes clear roles and responsibilities 

for all those involved in the grievance process. 

DAOD 2017‐1 identifies DGCFGA as the administra‐

tor of the CF grievance system. It also outlines 

other duties and responsibilities that will ensure 

that the grievance system is managed in a holistic 

and comprehensive manner. The new DAODs are 

available on both the DGCFGA website and the CF 

DAOD site. 

 7 

PART 2 – UPDATE ON KEY INITIATIVES  (cont.) 

 

command  to ensure  that  the  grievance has 

been  registered.  If  it has not and  the griev‐

ance has been  forwarded  to DGCFGA  for  IA 

action, members should contact DGCFGA for 

a  registration  number  and  an  update  on 

their  grievance.  The  “My Grievance  Status” 

option is only available on the Defence Wide 

Area Network (DWAN). 

Educating,  Training  and Assisting Grievors, 

Commanding Officers and Initial Authorities 

DGCFGA  continues  to  conduct  grievance 

analyst  training.  In 2011, DGCFGA hired ad‐

ditional staff to assist  in developing, validat‐

ing  and  confirming  this  training.  The  griev‐

ance  analyst  course  continues  to  be  highly 

sought after. It has undergone a transforma‐

tion that has made it much more relevant to 

analysts at the IA level. A Specialty Specifica‐

tion code  (AKUX) now exists  for  the course. 

All CF personnel who have successfully com‐

pleted the training in the past will have their 

Military  Personnel  Record  Résumé  updated 

with the new qualification code. 

DGCFGA  is  developing  an  online  training 

package for CF members who are chosen to 

act as assisting members for those CF mem‐

bers  exercising  their  right  to  grieve.  This 

initiative will make  for better written griev‐

ances  and  a  better  understanding  of  the 

grievance  process.  It  is  expected  that  this 

training will  be  available  on  our website  in 

2013. A  Specialty  Specification  code  (AKUY) 

also exists for this course. 

Reviewing  Laws,  Orders  and  Policies  and 

Drafting Defence Administrative Orders and 

Directives 

DGCFGA has completed and published a new 

DAOD series 2017. This series consists of two 

DAODs  and  is  a  key  tool  for  the  chain  of 

command  and  CF members  involved  in  the 

grievance process.  It provides direction and 

step‐by‐step  instructions  on  the  grievance 

process.  

Bill C‐15, an  initiative by the Government of 

Canada to update the National Defence Act, 

was recently passed by Parliament. This will 

bring modifications to the grievance process 

including  changes  to  the  Chief  of  the  De‐

fence  Staff  (CDS)  delegation  process  and 

how grievances submitted by military judges 

are to be treated. The Bill will also allow the 

CDS to offer reinstatement after a finding of 

improper release. 

Bill  C‐15  necessitates  amendments  to  the 

QR&Os.  These  amendments  are  largely  in 

keeping  with  the  changes  that  will  come 

from  C‐15,  but  changes  such  as  new  time 

limits  will  also  be  included.  The  time  limit 

changes involve a decrease in the number of 

months  for  submitting  a  grievance  from  six 

months to three. An increase in the number 

of days at the IA level from 60 to 120 is also 

proposed because the previous time limit of 

60 days did not allow sufficient time for dis‐

closure.  Finally,  the  grievor’s  election  win‐

dow to the FA will be reduced from 90 days 

to  30  days.  It  is  anticipated  that  these 

amendments will occur in 2013. 

Expanding the Role of the Workplace 

Relations Advisor 

This  initiative  is on hold until comple‐

tion  of  the  ICM WG.  It  is  anticipated 

that  the working  group will  establish 

duties and responsibilities for a similar 

function within a more  integrated CM 

system. 

Implementation of a Notice of Intent 

The Notice of Intent (NOI) was intro‐

duced in a Canadian Forces General 

Message and later included in DAOD 

2017‐1. Procedures can be found on 

the DGCFGA website. The NOI is de‐

signed to inform the chain of com‐

mand that a CF member has an issue 

or a complaint. By using an NOI, a CF 

member has the opportunity to dis‐

cuss their issue with the chain of com‐

mand and either resolve it informally 

or identify the best possible mecha‐

nism to deal with it. The NOI is not 

intended to interfere with a member’s 

right to grieve and it is not mandatory. 

For more information on the NOI, 

please refer to the DAOD 2017 series 

or visit the DGCFGA website. 

Repository of All Files 

As the manager of the grievance sys‐

tem, DGCFGA will become the reposi‐

tory for all grievance files. DGCFGA is 

currently working on the digitization of 

grievance files at the FA level to facili‐

tate that transformation. Once digiti‐

zation has been completed, the fea‐

ture will be expanded to IAs and even‐

tually, to the grievor. The evolution 

towards an e‐grievance system will 

significantly reduce the amount of 

time spent on other aspects (e.g., 

sending grievance documents back 

and forth by mail) and will significantly 

improve our awareness of the griev‐

ance portfolio. 

 8 

 

“A right to procedural fairness exists 

when an authority's decision is signifi‐

cant and has an important impact on 

the individual.” 

    —Knight v. Indian 

Head School Division No. 19, [1990] 1 

S.C.R. 653 

. 

PART 3 – KEY LESSON LEARNED –  PROCEDURAL FAIRNESS: WHAT IS IT? 

Procedural fairness is a fundamental princi‐

ple of justice. It applies in all types of law, 

including administrative law. In the CF, it 

applies to both the CF justice system and 

the CF administrative system.  Essentially, 

procedural fairness is the duty to act fairly. 

When does procedural fairness apply? 

In 1979, the Supreme Court of Canada de‐

termined that procedural fairness applies 

whenever a person’s rights, privileges or 

interests are going to be affected. The 

Court also determined that the greater the 

consequences from a decision, the more 

stringently procedural fairness would ap‐

ply. For example, an administrative review 

possibly resulting in release from the CF 

could have a significant impact; a high stan‐

dard of procedural fairness is therefore 

required.  

How does one ensure procedural fairness is 

followed? It is actually a fairly simple proc‐

ess and covers four principles: disclosure, 

representation, unbiased decision and ex‐

planation. Disclosure allows the member to 

know the “case against them”, by ensuring 

that the member sees all the information 

that will be used by the individual who will 

make the decision. The key to disclosure is 

that it has to happen prior to the decision 

being made. This leads to the second princi‐

ple of representation. This principle allows 

for the member to be heard. In other words, 

the member gets to tell his or her side of the 

story. This is an opportunity for the member 

to add to or include information that may be 

missing from the original information going 

in front of the decision‐maker. 

The third principle, being an unbiased deci‐

sion maker, is critical to the entire process. If 

it is perceived that a decision maker is al‐

ready involved in the case to such an extent 

that the outcome is a forgone conclusion, 

bias exists. The perception of bias is just as 

important as actual bias, so if a CO has been 

involved in an issue from the beginning and 

is to be the decision maker, careful consid‐

eration must be given to the issue of bias 

and/or the perception of bias. 

The final principle is that of explanation. Ex‐

planation is a key principle in that it allows all 

involved parties to understand what informa‐

tion was used and how the decision‐maker 

arrived at the decision. It makes the decision 

maker accountable for the decision and      

allows the member to understand how 

the decision maker arrived at the deci‐

sion. It does not mean that the mem‐

ber has to agree with the decision; 

only that they understand how it was 

arrived at and what information was 

used to reach the decision. 

If the effort is made to follow proce‐

dural fairness, it can be said that a 

decision maker has acted fairly. While 

not the only thing that is looked at 

when reviewing a decision, it is a fun‐

damental piece of the puzzle. Follow‐

ing the four principles, disclosure, rep‐

resentation, unbiased decision and 

explanation will go a long way to en‐

suring fairness in the CF administrative 

process. 

 9 

 

 

Yes. The member submits a harassment complaint  to  the chain of command. The chain of 

command then conducts a situational assessment (SA) and possibly a harassment investiga‐

tion (HI). The decision of the chain of command on whether to conduct or not conduct an SA 

or an HI is grievable by a CF member. In addition the outcome of the SA or the HI is grievable. 

Can a CF member hire a lawyer to assist in the grievance process? 

A grievor is not entitled to DND, CF or Department of Justice legal advice or representation. However, a grievor may engage a civilian 

lawyer or other  representative at  their own expense  to assist  the grievor  in  the  formulation of  their grievance  in accordance with 

DAOD 2017‐1.  The CF grievance system is structured so that any CF member can submit a grievance and navigate the grievance proc‐

ess without  legal counsel. Grievors are entitled to an assisting member, and while this member’s function  is not the same as a  law‐

yer's, an assisting member can advise the grievor regarding specifics of the grievance process and how to better present their griev‐

ance. Many resources are available to CF members to assist them to better understand the grievance process and clearly communi‐

cate a complaint in writing. 

Can a CF member submit a grievance for harassment? 

No. The CF does not have authority over Treasury Board policy; however, the way the CF has 

interpreted or applied the TB policy can be grieved.  

Can a CF member grieve a Treasury Board (TB) policy? 

It is not sufficient that a member merely disagrees with a CF policy. The member must show 

that the implementation of a policy or any decision, act or omission of the CF has had a nega‐

tive  impact on him or her. All that  is required to be “aggrieved”  is to demonstrate how the 

decision, act or omission that  is being challenged has had an effect on the CF member per‐

sonally.  

 What does it mean to be aggrieved? 

   PART 4: FAQ – FREQUENTLY ASKED QUESTIONS 

Questions or concerns about the CF grievance process should be directed as follows: 

Points of Contact for Director General Canadian 

Forces Grievance Authority 

Telephone:     Toll Free: 1‐866‐GRIEVOR (1‐866‐474‐3867) 

            Commercial: 613‐944‐5549     

Fax:            Commercial: 613‐996‐3586     

DWAN: http://vcds.mil.ca/sites/page‐eng.asp?page=4689                                    

Internet: http://www.cfga‐agfc.forces.gc.ca/au‐an/index‐eng.asp