conta
DESCRIPTION
adaTRANSCRIPT
-
1
UNIVERSIDAD SALESIANA
DE BOLIVIA
INGENIERIA DE SISTEMAS
DOSSIER
SISTEMAS DE INFORMACION
CONTABLE
Docente: Lic. Oscar Aguilar Gemio
I - 2014
-
2
INDICE
Presentacin.3
1. UNIDAD I INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD.6 1.1. La empresa, sus elementos y clasificacin. 6 1.2. Orgenes y etimologa.8 1.3. Administracin y contabilidad. ..8 1.4. Importancia y objetivos...9 1.5. Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados....9 1.6. Cualidades de la informacin contable..11 1.7. Usuarios de la informacin contable. 12
2. UNIDAD II LAS CUENTAS CONTABLES ...14 2.1. La transaccin comercial. ..14 2.2. Las cuentas, su concepto. ..14 2.3. Esquemas de la cuenta. .14 2.4. Clasificacin. 15 2.5. Reglas del movimiento y saldos caractersticos de las cuentas. ....16 2.6. La partida doble. 18 2.7. El plan de cuentas. .18
3. UNIDAD III SISTEMA CONTABLE..23 3.1. Concepto. Elementos. 23 3.2. Organizacin del sistema contable. ...25 3.3. Inicio de un sistema contable. ...25 3.4. Balance inicial. ..26 3.5. Ecuacin fundamental de la contabilidad y sus ecuaciones derivadas. .....27
4. UNIDAD IV LOS REGISTROS CONTABLES...28 4.1. Importancia y aspectos legales. 28 4.2. El proceso contable....29 4.3. Libro diario, definicin, diseo, comprobantes de diario y su clasificacin. ....30 4.4. Asiento contable, simples y compuestos. .33 4.5. Libro mayor, definicin, diseo y pasos para su registro. ....33 4.6. Balance de comprobacin de sumas y saldos. ..36 4.7. Hoja de trabajo de seis columnas. 38
5. UNIDAD V TRATAMIENTO CONTABLE IMPOSITIVO (IVA E IT)49 5.1. Introduccin. 49 5.2. Impuesto al valor agregado. .49 5.3. Impuesto a las transacciones. ...51
6. UNIDAD VI AJUSTES CONTABLES56 6.1. Importancia de los ajustes contables. ...56 6.2. Contabilidad a base de efectivo. ..56 6.3. Contabilidad a base de devengado. ..57 6.4. Asientos de ajuste. 57 6.5. Hojas de trabajo de diez columnas....66
7. UNIDAD VII INVENTARIOS..71 7.1. Definicin. 71 7.2. Movimiento y saldo de la cuenta. 71
-
3
7.3. Sistemas de inventarios. ...71 7.4. Mtodos de inventarios. ...72 7.5. Tratamiento contable. ..72
8. UNIDAD VIII ESTADOS FINANCIEROS80 8.1. Concepto. .80 8.2. Clasificacin. 80 8.3. Estado de resultados y forma de preparar. ...80 8.4. Determinacin de la IUE..81 8.5. Balance general y forma de preparar82
9. UNIDAD IX ASIENTOS DE CIERRE89 9.1. Concepto. .89 9.2. Asiento de cierre preparatorio. .89 9.3. Asiento de cierre final. .89 9.4. Asientos de reapertura..90
Bibliografa .105 Glosario ...105
-
4
DOSSIER SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
Presentacin
La Contabilidad es la disciplina que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de
las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando la informacin,
previamente registrada, de manera sistmica y til para los distintos usuarios. Es una tcnica que produce
sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las
transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en
relacin con dichas Entidades. La contabilidad como una parte de la economa, y que en el mbito de la
empresa su principal labor es ayudar al rea de Administracin.
El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que
resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
El propsito de este Dossier es presentar los conceptos fundamentales y la tcnica de los sistemas contables,
para obtener la informacin necesaria para la toma de decisiones en la empresa. El dossier est orientado a un
segundo semestre para el nivel superior de la Carrera de Ingeniera de Sistemas.
El Dossier est organizado en nueve unidades:
UNIDAD I INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
La unidad 1 presenta los conceptos fundamentales del entorno y relacin estrecha con otras ciencias que tiene
los sistemas contables
UNIDAD II LAS CUENTAS CONTABLES
La unida 2 presenta las cuentas contables, elemento importe en la elaboracin de los registros contables y
tambin se hace una descripcin de la regla de la partida doble.
UNIDAD III SISTEMA CONTABLE La unidad 3 hace referencia al trmino sistema y su relacin con la contabilidad, abarca tambin el
inicio de un sistema contables y la ecuacin fundamental de la contabilidad.
UNIDAD IV LOS REGISTROS CONTABLES
La unidad 4 presenta el proceso contable desde el manejo de los libros bsicos de la contabilidad hasta la
elaboracin de las hojas de trabajo base para la elaboracin de los estados financieros.
UNIDAD V TRATAMIENTO CONTABLE IMPOSITIVO (IVA E IT) La unidad 5 trata sobre los impuestos relacionados con una empresa y su manera de registro en un
sistema contable.
UNIDAD VI AJUSTES CONTABLES
La unidad 6 presenta la elaboracin de los asientos de ajuste y su incidencia en la informacin contable
registrada en el periodo contable.
UNIDAD VII INVENTARIOS
La unidad 7 hace referencia al manejo de inventarios en las mercaderas de una empresa, los mtodos
utilizados para inventarios y su tratamiento contable.
UNIDAD VIII ESTADOS FINANCIEROS
La unidad 8 realiza una descripcin de los informes que se obtiene al finalizar un ciclo contable, los estados
financieros, su clasificacin y sus modelos.
UNIDAD IX ASIENTOS DE CIERRE
La unida 9 presenta la elaboracin de los asientos de cierre, al final del periodo contables y algunas tareas
adicionales para la preparacin del siguiente ciclo contable.
-
5
UNIDAD 1. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
Objetivo: Introducir al estudiante en el concepto de administracin y contabilidad, y su aplicacin
en la administracin de la informacin contable para la toma de decisiones.
Competencia: Comprende y relaciona los conceptos contabilidad y administracin, y su utilizacin
en el proceso de datos econmicos financieros de una empresa
1.1 La empresa, sus elementos y clasificacin
La actividad econmica se define como la actividad humana encaminada a la lucha contra la
escasez, es decir, a la consecucin de los medios bienes y servicios escasos con los que el
hombre puede satisfacer sus mltiples necesidades (alimentos, vestido y vivienda), y consiste
en la produccin e intercambio de esos bienes y servicios escasos. Para ello se combinan
bienes naturales, capital, tecnologa y trabajo humano.
En todas las pocas, desde que en tiempos primitivos comenz la diferencia social del trabajo,
han existido organizaciones cuya finalidad es la produccin de bienes y servicios tiles para el
hombre. Estas organizaciones consideradas en amplio sentido, son los que se han venido en
llamar empresa.
Definicin de empresa.- Empresa es un trmino nada fcil de definir, ya que a este concepto se
le dan diversos enfoques (econmico, jurdico filosfico, social, etc.). En su ms simple
acepcin significa la accin de emprender una cosa u obra con un riesgo implcito.
Empresa es una unidad productiva de bienes y servicios destinados a satisfacer necesidades
humanas. De manera general, sin embargo, podemos definir a la empresa como un Grupo
social en el que, a travs de la administracin del capital y el trabajo, se producen bienes y/o
servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad.
Empresa es la organizacin jurdica econmica propia de una o varias personas que aportan
capital y/o trabajo por su cuenta y riesgo para producir o proporcionar determinados bienes de
consumo con el propsito de obtener ganancia.
Es necesario tener en cuenta que los profesionales, funcionarios y obreros, prestan servicios en
una entidad u organizacin empresarial.
Sus elementos.- La empresa est conformada por los siguientes elementos: a) Financiero b)
Humano c) Materiales y d) Tecnologa de informacin y comunicacin.
Financiero. Uno de los elementos para la puesta en marcha de la empresa es el capital
financiero (en dinero o en especie), que se consigue mediante aportes de personas que pueden
constituirse en socios o capitalista siguiendo ciertas reglas de una sociedad en base al Cdigo
de Comercio.
Humano, representa el elemento activo que presta servicios intelectuales o manuales a la
empresa, a cambio de una remuneracin que se denomina sueldo o salario.
Materiales, son los elementos mensurables en trminos monetarios y son:
El inmueble, donde funcionan las oficinas de la organizacin para desarrollar sus actividades de produccin, comercializacin y de administracin.
-
6
Equipos, mquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo y/o de servicios.
El mobiliario necesario para la ejecucin de labores comerciales y administrativas como escritorios, vitrinas, mquinas de calcular, papelera referida a comprobantes, facturas,
recibos, planillas, etc.
Los vehculos que utiliza la empresa para uso del personal administrativo y de produccin.
Tecnologa de informacin y comunicacin, constituida por: lneas telefnicas software y
hardware de la computadora, servicios de Internet y telecomunicaciones, con los cuales los
miembros de la organizacin obtienen informacin disponible para profundizar sus
conocimientos y tomar decisiones en forma oportuna.
Clases de empresa.- El avance tecnolgico y econmico y la demanda de productos y servicios
del mercado, ha originado la existencia de gran diversidad de empresas. A continuacin se
presentan algunos de los criterios de clasificacin de las empresas:
De acuerdo al ramo de actividad las empresas se clasifican en:
a) Comerciales.- Se dedican a la compra y venta de todo tipo de mercaderas sin que las
mismas sufran transformacin, para luego comercializarlos, es decir, las empresas comerciales
sirven de nexo entre la oferta y demanda de productos en el mercado. Ejemplo: los
Supermercados.
b) Industriales.- Por lo general se dedican a la obtencin de un producto final, a travs de uno o
varios procesos de transformacin, para ser comercializado, con el concurso de elementos
humanos y materiales. Ejemplo: La Cervecera Boliviana de Bolivia.
c) De servicios.- Son aquellas en las que el trabajo o servicio personal son su patrimonio
principal y los beneficios estn fijados por la calidad y la tcnica del trabajo o servicio
personal prestado, como ejemplo: las empresas de transporte, de energa elctrica, etc.
d) Extractivas.- Se dedican a la explotacin de recursos o yacimientos naturales renovables
como: ganadera, madera, etc. y no renovables como: petrleo, minerales, etc.
De acuerdo a su organizacin las empresas se clasifican como sigue:
a) Unipersonales, son aquellas cuyo patrimonio pertenece a un solo dueo y
b) Sociedades, son las que tienen como propietario de su patrimonio a dos o ms socios y el Cdigo de Comercio reconoce las siguientes clases: - Sociedades colectivas En
comandita De responsabilidad limitada Sociedades annimas y Cooperativas.
Sociedades colectivas.- La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada de todas
las obligaciones sociales de la empresa.
Sociedades de Responsabilidad Limitada.- La responsabilidad de sus socios es limitada
hasta el monto de sus aportes de capital.
Sociedades en Comandita Simple.- Constituida por dos clases de socios: socios colectivos
o gestores y socios comanditarios. Los primeros responden en forma solidaria y
mancomunada de todas las obligaciones sociales de la organizacin, mientras que la
responsabilidad de los socios comanditarios es limitada a sus aportes de capital.
Sociedad en Comandita por acciones.- Sus caractersticas son similares a la anterior
sociedad, con la excepcin de que el capital comanditario est representado por acciones.
-
7
Sociedades Annimas.- Son sociedades de capital, el mismo que est representado por
acciones, cuya responsabilidad de los socios es limitada al nmero de acciones que estos
posean.
La empresa Cooperativa.- Es una asociacin de personas que organizan y administran
empresas econmicas para satisfacer una variada gama de necesidades. Se basan en el
esfuerzo propio y ayuda mutua de sus asociados.
1.2 Orgenes y etimologa de la Contabilidad.-
Orgenes.- Para rememorar los orgenes de la contabilidad es necesario recordar que las ms
antiguas civilizaciones conocan operaciones aritmticas rudimentarias. Una muestra palpable
del desarrollo de estas actividades es la creacin de la moneda como nico instrumento de
intercambio.
Los orgenes de la contabilidad se remontan a los aos 3600 a 4000, antes de Cristo. Entre las
primeras formas de anotacin contable tenemos: la denominada Terraja, las Pizarras
Babilnicas, el Quipus, etc.
La primera evidencia de un sistema casi completo de tenedura de libros, se hall en los
registros a dos cartularios de un mercader de Gnova, Italia (1340); a partir de esa fecha en
adelante existen evidencias que la partida doble comenz a utilizarse simultneamente en
varios centros de comercio italianos. La primera obra impresa que trata sobre contabilidad
data de 1494, siendo su autor Fray Lucca Paccioli, quin escribi el libro Suma Aritmtica,
Geometra, Porportioni et Proportionalista, en cuyo tractacus XI, Particularis de computis et
scripturis, se encuentran los 36 captulos que tratan sobre temas relativos a la contabilidad, y
en particular el mtodo contable denominado partida doble.
Etimologa.- Etimolgicamente el trmino contabilidad deriva del latn Computare, que
significa contar o computar.
1.3 Administracin y Contabilidad
La administracin es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y
regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propsito dado.
Combina los recursos de un ente para posibilitar el logro de sus fines, cuya consecucin es
necesaria para satisfacer tanto a quienes intervienen en el ente como a algunas personas que
interactan con el mismo.
La gestin administrativa implica entre otras tareas:
a) Tomar decisiones, que significa elegir un curso de accin de varias alternativas en base a informacin;
b) Ejecucin de lo decidido; c) Control de los resultados generados por la accin tomada y por los efectos de los hechos
del contexto en el cual el ente est inmerso.
Por su parte, tomar decisiones requiere contar con informacin proporcionada tanto por los
controles sobre lo actuado como las relativas al contexto.
Entre los elementos que proporcionan tales informaciones est la contabilidad.
La Contabilidad, parte integrante del sistema de informacin de un ente, es la tcnica de
procesamiento de datos que permite obtener informacin expresada en trminos de moneda
-
8
sobre la composicin y evolucin del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de
terceros en su poder y ciertas contingencias para: la toma de decisiones de administradores y
terceros interesados.
Por lo tanto, puede caracterizarse al sistema contable como un subsistema del sistema de
informacin de la empresa o ente de que se trate. Por su parte, el sistema de informacin es
parte integrante del sistema de control interno del ente, el cual puede ser definido como el
conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a travs de una efectiva
planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin, para el logro de los fines
de la organizacin.
1.4 Importancia y objetivos de la Contabilidad
La importancia de la contabilidad, es la de comunicar informacin econmica y financiera
confiable a los usuarios internos y externos de una organizacin para los fines consiguientes.
El objetivo bsico de la contabilidad es proporcionar mediante los Estados Financieros
informacin til para toma decisiones y control, referida al patrimonio del ente, a su evolucin,
los bienes de terceros en poder del ente y a ciertas contingencias.
Otro objetivo de importancia es el cumplimiento de normas legales. Nuestro Cdigo de
Comercio en su artculo 36 dispone lo siguiente: Todo comerciante est en la obligacin de
llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y organizacin de la empresa,
sobre una base uniforme que permita demostrar la situacin de sus negocios y una justificacin
clara de todos y cada uno de sus actos y operaciones sujetos a su contabilizacin, debiendo
adems conservar en buen estado los libros, documentos y correspondencia que los respalden.
1.5 Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.-
Las normas de contabilidad y de auditora vigentes en nuestro pas, fueron emitidas por el
Consejo Tcnico Nacional de Auditoria y Contabilidad y refrendadas por el Comit Ejecutivo
del Colegio de Auditores de Bolivia. El Consejo tcnico a la fecha de emisin del presente
texto tiene aprobado las siguientes resoluciones:
Resolucin No. 01/94 Aplicacin de las Normas de Auditoria y Contabilidad en la Republica de Bolivia
Resolucin No. 02/94 Aplicacin de las Normas Internacionales de la profesin de Auditoria y Contabilidad de la Republica de Bolivia
Resolucin No. 01/2003 Normas Internacionales de Contabilidad NCs y Auditoria NIAs
Cdigo de tica Profesional del Contador Pblico Autorizado
Resolucin No. 004/2004 Normas Contables y de Auditoria, aplicables al Sector Pblico del Pas.
Resolucin No. 5/2004 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico
Resolucin No. 01/94 Aplicacin de las Normas de Auditoria y Contabilidad en la Repblica
de Bolivia
Esta resolucin fue aprobada en sesin del Consejo Tcnico Nacional de Auditoria y
Contabilidad No. 5/94 de febrero de 1994, y su parte resolutiva dice lo siguiente:
-
9
Mantener en vigencia las siguientes Decisiones, Recomendaciones e Informes que se
convierten en Normas, Borradores de Normas e Informes:
NORMAS DE CONTABILIDAD
NC No. 1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
NC No. 2 Tratamiento Contable de los hechos posteriores al cierre del ejercicio
NC No. 3 Estados Financieros a moneda constante
NC No. 4 Revalorizacin de activos fijos
NC No. 5 Principios de Contabilidad para la Industria Minera
NC No. 6 Principios contable de las diferencias de cambio
NC No. 7 Valuacin de inversiones permanentes
NC No. 8 Consolidacin de estados financieros
NC No. 9 Normas de contabilidad para la Industria Petrolera
NC No. 10 Tratamiento contable de los arrendamientos
NC No. 11 Informacin esencial requerida para una adecuada exposicin de los estados
financieros
NC No.12 Tratamiento contable de operaciones en moneda extranjera cuando coexiste ms de
un tipo de cambio
NC No. 13 Cambios contables y su exposicin
NC No. 14 Polticas contables su exposicin y revelacin
Resolucin 02/94 Aplicacin de las Normas Internacionales de la Profesin de Auditoria y
Contabilidad en la Repblica de Bolivia
Esta resolucin fue aprobada en reunin de Consejo No. 8/94 de 10 de mayo de 1994, que su
parte resolutiva dice lo siguiente:
Adoptar los pronunciamientos tcnicos emitidos por la Federacin Internacional de Contabilidad (IFAC) nicamente en ausencia de pronunciamientos tcnicos
especficos del pas o reglamentaciones sobre un asunto determinado.
Anteponer los pronunciamientos y reglamentos locales, en caso que los pronunciamientos de la IFAC difieran de, o estn en conflicto con estos sobre un
asunto en particular.
Compatibilizar los pronunciamientos de la IFAC con los pronunciamientos y reglamentaciones tcnicas locales
Mientras se emitan normas locales difundir y poner a disposicin de la profesin en Bolivia los pronunciamientos de la IFAC: las Normas Internacionales de
Contabilidad y Normas Internacionales de Auditoria.
Resolucin No. 01/2003 Normas Internacionales de Contabilidad NCs y Auditoria NIAs
Esta resolucin fue aprobada en reunin del CTNAC de 26 de febrero de 2003, que su parte
resolutiva dice lo siguiente:
Derogar la vigencia de la Resolucin No. 03/95, aprobada por el Consejo Tcnico Nacional de Auditoria y Contabilidad en reunin de 29 de agosto de 1995.
Recomendar la adopcin en la Republica de Bolivia de las Normas Internacionales de Contabilidad NICs) y Normas Internacionales de Auditoria (NIAs) emitidas por el
Concejo de Normas Internaciones de Contabilidad IASB y la Federacin
Internacional de Contadores IFAC , para su aplicacin nicamente en ausencia de
-
10
pronunciamientos tcnicos especficos del pas o reglamentaciones locales sobre
asuntos determinados.
Difundir y poner a disposicin de los profesionales contables del pas, mediante las publicaciones correspondientes, las siguientes: Normas Internacionales de
Contabilidad NICs de 1 a 41, Normas Internacionales de Auditoria NIAs de 100 a
1100.
Resolucin No. 04/2004 Normas Contables y de Auditoria, aplicables al Sector Pblico del
Pas
Esta resolucin fue aprobada en reunin de Consejo de 7 de abril de 2004. Su parte resolutiva
dice:
Confirmar la adopcin de las Normas de Contabilidad y de Auditoria, emitidas por el Ministerio de Hacienda y la Contralora General de la Repblica, para su aplicacin
por los profesionales en las reas de Contabilidad y Auditora que prestan sus
servicios en las entidades del Sector Publico a nivel nacional.
Difundir y poner a disposicin de los profesionales que prestan servicios en las reas de Contabilidad y de Auditoria, mediante publicacin correspondiente de las
siguientes normas:
- Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada,
aprobada segn Resolucin Suprema No. 218040 de 29 de julio de 1997.
- Normas Bsicas del Sistema de Presupuesto, aprobada con Resolucin Suprema
No, 217095 de 4 de julio de 1997.
- Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental,
aprobada con Resolucin No. CGR-1/070/2000 de la Contralora General de la
Repblica.
- Normas de Auditoria Gubernamental, aprobadas con Resolucin No. CGR-
1/199/2002 de la Contralora General de la Repblica.
Resolucin No. 05/2004 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico
Esta resolucin fue aprobada en reunin de Consejo de 7 de abril de 2004. Su parte resolutiva
dice:
Confirmar la adopcin de la Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico, emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC) para su
aplicacin por los Auditores y/o Contadores Pblicos Autorizados en la Repblica de
Bolivia
Difundir y poner a disposicin de los Auditores y/o Contadores Pblicos del pas mediante la publicacin correspondiente, de las siguientes Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Publico: Del NICSP-1 al NICSP-20.
1.6 Cualidades de la informacin contable.-
Las cualidades de la informacin contable fueron fijadas en la XIIIa Conferencia
Interamericana de Contabilidad realizada en la Ciudad de Panam el ao 1979, con el siguiente
detalle:
a) Utilidad: La informacin debe ser til y beneficiosa para lo cual debe satisfacer los requisitos de pertinencia, confiabilidad, claridad, comparabilidad y oportunidad;
-
11
b) Pertinencia: La informacin debe ser apta para satisfacer razonablemente las necesidades de los usuarios ms comunes, entendindose por tales a los proveedores de recursos del
ente (acreedores), propietarios con fines de lucro, contribuyentes o entes sin fines de lucro,
etc.;
c) Confiabilidad: La informacin debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable debe satisfacer los requisitos de representabilidad
y verificabilidad;
d) Representabilidad: Debe existir una razonable correspondencia entre la informacin suministrada y los fenmenos que sta pretende describir. Para que pueda considerarse
representativa debe satisfacer los requisitos de integridad, certidumbre, esencialidad,
racionalidad, aproximacin a la realidad, prudencia, irremplazabilidad y subjetividad;
e) Integridad: La informacin debe incluir todo lo necesario para una presentacin fidedigna del hecho econmico que pretende describir;
f) Certidumbre: La informacin debe elaborarse sobre la base de un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que describe;
g) Esencialidad: La informacin sobre un fenmeno debe dar preeminencia a su esencia econmica, por sobre su forma instrumental o jurdica;
h) Racionalidad: La informacin debe resultar de la aplicacin de un mtodo adecuado fundado en el razonamiento lgico;
i) Aproximacin a la realidad: La informacin debe estar comprendida entre los estrechos lmites de la aproximacin a la realidad buscando un acercamiento a la exactitud;
j) Prudencia: Al preparar la informacin debe actuarse con cautela y precaucin en la consideracin de las incertidumbres inherentes a la situacin presente, tendiendo as a
evitar los riesgos que podra emanar de la informacin que se comunica;
k) Irremplazabilidad: La informacin no debe ser susceptible de reemplazo por otra ms eficiente;
l) Objetividad: Las normas para preparar la informacin contable deben ser aplicadas imparcialmente, sin deformaciones por subordinacin a condiciones particulares del
emisor;
m) Verificabilidad: La informacin debe ser susceptible de comprobacin independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen;
n) Claridad: Ser inteligible, fcil de comprender y accesible para los acreedores, inversionistas y otros usuarios;
o) Comparabilidad: La informacin debe satisfacer en la mayor medida posible los requisitos de comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios;
p) Oportunidad: La informacin debe emitirse en tiempo y lugar con la capacidad de influir en la toma de decisiones;
q) Productividad o rentabilidad de la informacin: La informacin debe prestar una utilidad para los objetivos de los usuarios, que exceda los esfuerzos necesarios para su
obtencin (relacin costo eficiencia).
1.7 Usuarios de la informacin contable y sus necesidades.-
Los usuarios de los informes contables, pueden ser clasificados en:
a) Internos: para uso exclusivo dentro del ente emisor, por socios, administradores y empleados de la entidad.
Ante los accionistas son los responsables del suministro veraz, legal y oportuno de la
informacin procesada por el sistema contable.
-
12
Los administradores son los responsables del crecimiento, estabilidad, resultados y nivel de
riesgo asumido por la entidad. A ellos compete asignar los recursos necesarios para el normal
funcionamiento del sistema dentro de la organizacin, o bien para contratarlo fuera de ella.
Los empleados se hallaran interesados en saber si estn trabajando en una empresa slida
donde tienen la posibilidad de progresar y disfrutar de un empleo estable, sobre todo a la hora
de considerar posibles ofertas de otras entidades.
b) Externos: para su suministro de terceros como proveedores de bienes, servicios o crdito en
general; los clientes de la entidad; instituciones que recaudan impuestos y de fiscalizacin.
Ante el gobierno son responsables de proporcionar informacin confiable, legal y oportuna
procesada por el sistema contable.
Los proveedores de recursos, para tomar la decisin de serlo, estarn interesados no solo en el
concepto moral que le merezca la entidad, sino tambin en su posicin financiera y capacidad
de pago a corto y largo plazo.
Los clientes de la entidad deben formarse un concepto de su capacidad crediticia, y los estados
financieros son una buena indicacin de ello.
Las instituciones que recaudan impuestos son usuarios de la informacin contable para el
control de los importes declarados por los contribuyentes.
Las instituciones de fiscalizacin utilizan la informacin contable para verificar el manejo
eficiente de sus recursos financieros y si sus operaciones estn enmarcadas a disposiciones
legales.
-
13
UNIDAD 2. LAS CUENTAS CONTABLES
Objetivo: Desarrollar el concepto de cuenta contable como tcnica de manejo de la informacin
contable de una empresa
Competencia: Comprende y analiza la naturaleza de los activos, pasivos y patrimonio de una
empresa y su relacin con las cuentas contables.
2.1. La transaccin comercial.- Todas las organizaciones empresariales participan en mercados
competitivos y de acuerdo a su actividad principal efectan diariamente transacciones
comerciales u operaciones de compra y venta de bienes o servicios, pagos de obligaciones,
cancelacin de planillas de sueldos, etc. En el caso de adquirir al contado un equipo de
computacin (activo), el negociante aplica su disponibilidad de recursos monetarios (activo)
para lograr ese objetivo; constituyendo la transaccin en este caso un intercambio de valores.
Concepto.- Las transacciones comerciales u operaciones, son los cambios registrados en el
activo, el pasivo y el capital de la empresa, expresados en trminos de dinero, que da como
resultado la transferencia de valores entre partes que intervienen. Las Transacciones comerciales
son actos que realiza el comerciante con fines de lucro.
2.2 Las cuentas, su concepto.- Las entidades para facilitar el registro de sus transacciones y control
de sus recursos financieros, utilizan cuentas, que contablemente significan la clasificacin
metdica y ordenada de operaciones similares bajo un ttulo o nombre comn y apropiado. Por
ejemplo, en lugar de denominaciones de: efectivo, disponible, dinero, recursos monetarios, etc.
la contabilidad, utiliza el ttulo de Caja.
2.3 Esquemas de la cuenta.- Los esquemas o diseos de la cuenta difieren de un negocio a otro, son
elaborados y aplicados de acuerdo a las necesidades del sistema contable de la empresa. Los
diseos ms utilizados en nuestro medio son las siguientes:
a) Configuracin de la letra T.- Es la representacin ms simple de una cuenta, utilizada para agilitar el registro de clasificacin de las operaciones en el libro mayor, su diseo es el
siguiente:
TITULO DE LA CUENTA
D e b e Haber
Lado izquierdo Lado derecho
Lado dbito Lado crdito
Cargo Abono
Los diseos ms comunes de una cuenta empleados en las empresas con datos importantes de los
asientos contables, son los que incluyen a seis u ocho columnas que se exponen a continuacin.
b) Esquema de seis columnas.-
-
14
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
TITULO DE LA CUENTA CODIGO......
.
Fecha Descripcin Ref. Debe Haber Saldo
c) Esquema de ocho columnas.-
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
TITULO DE LA CUENTA CDIGO.......
Fecha Descripcin R. Debe Fecha Descripcin R. Haber
2.4 Clasificacin.- Las cuentas de acuerdo a su naturaleza se clasifican en: reales o de balance,
nominales o de resultados, y de orden.
Las cuentas reales son expuestas en el balance general, a su vez se dividen en activos, pasivos y
patrimonio. Las cuentas nominales que se exponen en el Estado de Resultados, se clasifican en
ingresos, gastos y costo de ventas. Las cuentas de orden se dividen en deudoras y acreedoras.
Los activos son los valores apreciables en dinero, derechos de cobro por deudas y bienes
tangibles de propiedad de la empresa.
Los pasivos representan todas las deudas u obligaciones contradas por la empresa, para su
cancelacin en el futuro ya sea a corto plazo y largo plazo. Se entiende por corto plazo por el
lapso de un ao y largo plazo al tiempo que sobrepase al ejercicio contable.
El patrimonio es el valor neto de las posesiones de una empresa, es decir, la diferencia existente
entre sus activos y pasivos. Son los aportes de capital del dueo o dueos para constituir el
negocio, e incluye las utilidades y reservas.
Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultados porque al final de un ejercicio
contable expresan las utilidades o perdidas alcanzadas, mediante una clasificacin de ingresos,
de costos y de gastos. Son expuestas en el Estado de Resultados. Adems estas cuentas son
transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable.
Hablamos de utilidad cuando los ingresos son mayores a los gastos y perdida cuando los gastos
son mayores a los ingresos.
Los ingresos son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio
con el fin de obtener una ganancia. Los ingresos se clasifican en ordinarios y extraordinarios.
Los ingresos ordinarios son los que se obtienen de transacciones de la actividad principal que
realiza la empresa por la venta de bienes y servicios. Los ingresos extraordinarios denominados
tambin como otros ingresos, son los obtenidos en forma eventual de una fuente distinta a la
-
15
actividad principal, como por ejemplo ganancias por la venta de activos fijos e inversiones
realizadas.
Los gastos son los pagos que efecta la empresa por servicios y elementos necesarios para su
buen funcionamiento que genere ingresos. Estos egresos constituyen un gasto o una prdida
porque los valores utilizados no son recuperables, como las operaciones por pago de: sueldos,
arrendamientos, servicios bsicos pblicos, impuestos, seguros, depreciaciones de activos fijos y
otros.
Los gastos tambin se clasifican en gastos ordinarios y otros gastos. Los gastos ordinarios estn
referidos con el sostenimiento de la actividad principal de la empresa, y otros gastos tienen que
ver con gastos espordicos distintos al giro especfico que tiene el negocio.
El costo de ventas representa el valor de adquisicin de los productos o artculos destinados a la
venta, tiene cuentas que representan aplicaciones de recursos en el proceso de comercializacin
o produccin efectuados en una empresa, cuyos valores son recuperadas en operaciones de
venta.
Las cuentas de orden denominadas tambin cuentas de memorando, son aquellas que no tienen
incidencia sobre el patrimonio de una empresa. Estas cuentas se clasifican en deudoras y
acreedoras.
Las cuentas de orden deudoras, representan las cuentas destinadas para la contabilizacin de
operaciones con terceros, que por su naturaleza, no integran el activo, pasivo o patrimonio neto
de la empresa ni afectan sus resultados. Comprende administracin de: valores y bienes, valores
en cobranza, valores y bienes recibidos en custodia. Ejemplo: Valores y bienes recibidos en
consignacin
Las cuentas de orden acreedoras, representan la contrapartida de las cuentas de orden deudoras.
Ejemplo: Acreedores por valores y bienes recibidos en consignacin.
2.5 Reglas que rigen el movimiento de las cuentas y saldos caractersticos.- Estas reglas constituyen
el fundamento bsico para registrar adecuadamente las operaciones del negocio en el libro diario
y por tipo de cuentas las exponemos a continuacin:
CUENTAS DE ACTIVO
Debe Haber
Lado en que: Lado en que
empiezan y disminuyen y se
aumentan cancelan
Saldo deudor
CUENTAS DE PASIVO
Debe Haber
Lado en que: Lado en que:
disminuyen y se empiezan y
cancelan aumentan
Saldo acreedor
-
16
CUENTAS DE PATRIMONIO
Debe Haber
Lado en que: Lado en que:
disminuyen y se empiezan y
cancelan aumentan
Saldo acreedor
CUENTAS DE INGRESOS
Debe Haber
Lado en que: Lado en que:
disminuyen y se empiezan y
cancelan aumentan
Saldo acreedor
CUENTAS DE GASTOS
Debe Haber
Lado en que: Lado en que
empiezan y disminuyen y se
aumentan cancelan
Saldo deudor
CUENTAS DE COSTO DE VENTA
Debe Haber
Lado en que: Lado en que:
empiezan y disminuyen y se
aumentan cancelan
Saldo deudor
RESUMEN DE LAS REGLAS QUE RIGEN EL
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS
Nro. CUENTAS DEBE HABER SALDOS
1.- Activos + - Deudor
2.- Pasivos - + Acreedor
3.- Patrimonio - + Acreedor
4.- Ingresos - + Acreedor
5.- Gastos + - Deudor
6.- Costo de Ventas + - Deudor
-
17
REFERENCIA
+ Significa: inicio y aumento
- Significa: disminucin y cancelacin
2.6 La partida doble.- La partida doble es uno de los mtodos mas difundidos y aplicados en los
sistemas contables de las organizaciones, que consiste en el registro contable de las operaciones
afectando a no menos de dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.
En forma rudimentaria, el mtodo ya estaba en uso en Venecia en el siglo XIV. Su divulgacin
masiva se debe al Fray Luca Pacioli, quien en 1494 explic los detalles bsicos de su
funcionamiento.
Ejemplo: La Comercial La Paz, inicia sus actividades con un capital en efectivo de Bs. 100.000.-
. Aplicando la partida doble, el registro contable de la transaccin es como sigue:
CAJA
DEBE HABER
100.000.-
CAPITAL
DEBE HABER
100.000.-
2.7 El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado tambin nomenclatura de cuentas, es un
documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y
codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite captar informacin de
las transacciones comerciales en los registros contables. Est elaborado de acuerdo a la
actividad econmica del negocio.
Las cuentas pueden ser codificadas en el plan de cuentas en las siguientes formas: numrica,
alfabtica o alfanumrica.
A continuacin se presenta un plan de cuentas con una codificacin numrica, que comnmente
es utilizado:
PLAN DE CUENTAS PARA UNA EMPRESA COMERCIAL
1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE
111 DISPONIBLE
1111 CAJA
11111 CAJA MONEDA NACIONAL
11112 CAJA MONEDA EXTRANJERA
1112 CAJA CHICA
1113 BANCOS
-
18
11131 BANCOS MONEDA NACIONAL
11132 BANCOS MONEDA EXTRANJERA
1114 CAJA DE AHORRO
11141 CAJA DE AHORRO MONEDA NACIONAL
11142 CAJA DE AHORRO MONEDA EXTRANJERA
1115 DEPSITOS A PLAZO FIJO
11151 DPF MONEDA NACIONAL
11152 DPF MONEDA EXTRANJERA
112 DEUDORES
1121 CUENTAS POR COBRAR
11211 CLIENTE A
11212 CLIENTE B
1122 DOCUMENTOS POR COBRAR
11221 CLIENTE A
11222 CLIENTE B
1123 CRDITO FISCAL IVA
1124 PRESTAMOS AL PERSONAL
1125 ANTICIPOS AL PERSONAL
1126 CUENTA PERSONAL SOCIOS
11261 SOCIO A
11262 SOCIO B
113 BIENES DE CAMBIO
1131 INVENTARIO DE MERCADERAS
11311 PRODUCTO A
11312 PRODUCTO B
1132 MERCADERAS EN TRANSITO
1133 ANTICIPO A PROVEEDORES
12 ACTIVO NO CORRIENTE
121 BIENES DE USO
1211 TERRENOS
1212 EDIFICIOS
12121 VALOR ACTUAL EDIFICIOS
12122 (DEPRECIACIN ACUMULADA EDIFICIOS)
1213 MUEBLES Y ENSERES
12131 VALOR ACTUAL MUEBLES Y ENSERES
12132 (DEPRECIACIN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES)
1214 MAQUINARIA Y EQUIPO
12141 VALOR ACTUAL MAQUINARIA Y EQUIPO
12142 (DEPRECIACIN ACUMULADA MAQUINARIA Y EQUIPO)
1215 VEHCULOS
12151 VALOR ACTUAL VEHCULOS
12152 (DEPRECIACIN ACUMULADA VEHCULOS)
1216 HERRAMIENTAS
12161 VALOR ACTUAL HERRAMIENTAS
12162 (DEPRECIACIN ACUMULADA HERRAMIENTAS)
1217 EQUIPO DE COMPUTACIN
-
19
12171 VALOR ACTUAL
12172 (DEPRECIACIN EQUIPO DE COMPUTACIN)
122 DIFERIDOS
1221 GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO
12211 SEGUROS
12212 ALQUILERES
123 INVERSIONES
1231 ACCIONES
1232 PARTICIPACIONES
2 PASIVO
21 PASIVO CORRIENTE
211 CUENTAS POR PAGAR
212 DOCUMENTOS POR PAGAR
213 IMPUESTOS POR PAGAR
2131 IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES POR PAGAR
2132 IVA POR PAGAR
2133 IUE POR PAGAR
214 APORTES Y RETENCIONES POR PAGAR
2141 FONDO DE PENSIONES BSICAS
2142 FONDO DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS
2143 CUOTA MORTUORIA
2144 CAJA NACIONAL DE SALUD
2145 INSTITUTO DE FORMACIN Y CAPACITACIN LABORAL
215 DEBITO FISCAL IVA
216 OBLIGACIONES CON EL PERSONAL
2161 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR
2162 AGUINALDO POR PAGAR
2163 FINIQUITOS POR PAGAR
217 ACREEDORES VARIOS
2171 COTEL
2172 ENTEL
2173 AGUAS DEL ILLIMANI
2174 ELECTROPAZ
218 INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO
2181 ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO
2182 INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO
2183 ANTICIPO DE CLIENTES
22 PASIVO NO CORRIENTE
221 OBLIGACIONES BANCARIAS
2211 PRESTAMOS HIPOTECARIOS
2212 PRESTAMOS DOCUMENTARIOS
222 OBLIGACIONES POR EMISIN DE BONOS
23 PROVISIONES
231 PROVISIN PARA BENEFICIOS SOCIALES
2311 PROVISIN PARA PRIMAS
-
20
2312 PROVISIN PARA AGUINALDOS
2313 PROVISIN PARA VACACIONES
2314 PROVISIN PARA INDEMNIZACIONES
2315 OTRAS PROVISIONES
3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL
32 RESERVA LEGAL
33 RESERVA PARA REVALUOS TCNICOS
34 RESERVA CONSTITUTARIA
35 AJUSTE GLOBAL DEL PATRIMONIO
36 UTILIDADES RETENIDAS
37 (PERDIDAS ACUMULADAS)
38 UTILIDAD DE LA GESTIN
4 INGRESOS
41 INGRESOS ORDINARIOS
411 VENTAS
412 (DEVOLUCIN, DESCUENTO Y BONIFICACIONES EN VENTAS)
42 INGRESOS EXTRAORDINARIOS
421 VENTA DE BIENES DE USO
422 VENTA DE DESPERDICIOS
423 COMISIONES GANADAS
424 INGRESOS FINANCIEROS
425 INTERESES PERCIBIDOS
426 DIFERENCIA DE CAMBIO
427 AJUSTE POR INFLACIN Y TENENCIA DE BIENES
5 GASTOS 51 OPERACIONALES
511 GASTOS DEL PERSONAL
5111 SUELDOS
5112 HORAS EXTRAS Y RECARGOS
5113 COMISIONES
5114 VACACIONES
5115 CARGAS SOCIALES
5116 CAPACITACIN
5117 DOTACIN AL PERSONAL
512 SERVICIOS
5121 AGUA POTABLE
5122 TELFONO
5123 ENERGA ELCTRICA
5124 ASEO Y VIGILANCIA
5125 CORREO
5126 PASAJES Y VITICOS
5127 SERVICIO DE TE
-
21
513 SEGUROS
514 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5141 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
5142 MUEBLES Y ENSERES
5143 MAQUINARIA Y EQUIPO
5144 VEHCULOS
5145 HERRAMIENTAS
5146 EQUIPO DE COMPUTACIN
515 DEPRECIACIN
5151 EDIFICIOS
5152 MUEBLES Y ENSERES
5153 MAQUINARIA Y EQUIPO
5154 VEHCULOS
5155 HERRAMIENTAS
5156 EQUIPO DE COMPUTACIN
517 OTROS GASTOS
5171 GASTOS NOTARIALES
5172 INTERESES Y MULTAS POR INCUMPLIMIENTO
5173 ALQUILERES PAGADOS
5174 IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES
5175 IMPUESTO SOBRE LAS UTILIDADES
52 GASTOS EXTRAORDINARIOS
521 PERDIDA EN VENTA BIENES DE USO
522 DIFERENCIA DE CAMBIO
523 AJUSTE POR INFLACIN Y TENENCIA DE BIENES
6 COSTO DE LA MERCADERA VENDIDA 61 COSTO DE VENTAS
62 INVENTARIO INICIAL DE MERCADERAS
63 COMPRAS
64 (DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN COMPRAS)
65 FLETES Y ACARREOS EN COMPRAS
7 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 71 DERECHOS CONTINGENTES
711 VALORES Y BIENES RECIBIDOS EN CONSIGNACIN
712 GARANTAS RECIBIDAS
8 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 81 OBLIGACIONES CONTINGENTES
811 ACREEDORES POR VALORES Y BIENES EN CONSIGNACIN 812 ACREEDORES POR GARANTAS RECIBIDAS
NOTA: Los gastos operativos tambin pueden ser clasificados en: administrativos, de ventas y
financieros.
-
22
Unidad 3 Sistemas Contables Objetivo: desarrollar el concepto de sistema contable, sus elementos y su aplicacin en el inicio de
un sistema de contabilidad en una empresa determinada.
Competencia: Comprende y define los elementos de un sistema contable, y desarrolla el balance
general inicial de una empresa.
3.1 Concepto.- Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que procesan y transforman
los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el Sistema Contable es un subsistema del
sistema de informacin de la empresa que: capta, procesa, registra y almacena informacin contable,
y pone a disposicin de sus usuarios tanto dentro como fuera de la organizacin, para la toma de
decisiones.
3.2 Elementos.- Un sistema contable consta de los siguientes elementos:
1) Elemento humano: presente en todas las etapas del proceso contable constituido por: el contador pblico, profesional con titulo en provisin nacional, padrn profesional e inscripcin en el
colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la informacin contable y su
presentacin ante los organismos de fiscalizacin y tributacin, de acuerdo a normas y
principios vigentes, y el personal auxiliar con conocimientos bsicos de la materia contable. El
sistema contable para su posterior automatizacin en su proceso requerir de otro profesional
como Licenciado en Informtica o Ingeniero de Sistemas.
2) Elemento Material: constituido a su vez por: a) Medios de registro ( manuales y electrnicos) b) El plan de cuentas c) Manual de cuentas d) Los registros contables e) Los comprobantes de contabilidad f) Mecanismos de control g) Modelos de informes contables
Medios de registro
a) Medio de registro manual
Es la forma de procesamiento ms simple de contabilidad donde los registros son efectuados en
forma manuscrita, con uso de maquinas de escribir, de calcular y de computadoras personales.
Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes caractersticas:
1) La lectura de los datos de entrada se realiza por la persona que tiene a su cargo. 2) La clasificacin de los datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar ventas,
ser tarea de alguna persona, ordenar previamente las facturas por nmero correlativo.
3) Los registros de diario y mayores se practican en forma manuscrita, con maquinas de escribir o computadoras personales.
4) Los clculos se realizan manualmente o con ayuda de mquina de calcular. 5) Los datos almacenados como dbitos, crditos y saldos son realizados por ojo humano 6) El sistema manual obtiene como resultado salida de informacin manuscrita, tipografiado
o con uso de computadoras personales.
-
23
b) Medio de registro electrnico
Procesa datos mediante un sistema de cmputo, que est integrado por un procesador central,
dispositivos de entrada y salida, memoria principal y secundaria, y dispositivos de comunicacin.
El procesador central contiene a su vez de la unidad de control y la unidad aritmtico lgica, las
cuales permiten controlar las dems unidades de un sistema de computo como realizar el proceso de
los datos contables.
La memoria principal es donde se almacenan los datos en el instante en que se procesan los datos
contables. Mientras que la memoria secundaria cumple la funcin de almacenar los datos procesados
para uso posterior.
Los dispositivos de entrada, como el teclado, lectores digitales, scanner o el ratn, transforman los
datos y las instrucciones a una forma electrnica para alimentar al sistema de cmputo. Es por
medio de esta unidad que ingresa los datos de las transacciones comerciales de la contabilidad.
Los dispositivos de salida como la impresora, terminales de pantalla, graficadores, etc., transforman
los datos electrnicos producidos por el sistema de cmputo y los muestran a los usuarios en
formato adecuado. Esta unidad permite mostrar los resultados del proceso contables como Estados
Financieros, Hojas de trabajo, registros contables, etc.
Los dispositivos de comunicacin se encargan de la transmisin de la informacin contable del o las
diferentes partes de la organizacin o terceras personas que requieren su manejo. Esto a travs de
una red de computadoras.
El plan de cuentas
El plan de cuentas denominado tambin nomenclatura de cuentas, es un documento oficial del
sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y codificado de cuentas de
balance, de resultados y de orden, que permite captar informacin de las transacciones comerciales
en los registros contables. Est elaborado de acuerdo a la actividad econmica del negocio.
Manual de cuentas
Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene como finalidad describir por cada
cuenta, su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su saldo caracterstico, facilitando de
esta manera el registro adecuado de cada una de las operaciones del negocio de acuerdo a normas y
procedimientos contables.
Los registros contables
Est conformada por los libros de contabilidad que registran y almacenan las transacciones que
efectan las empresas. Los registros contables estn compuesto por: el libro diario, libro mayor,
inventarios de existencias, hojas de trabajo, estados financieros y otros.
Comprobantes de contabilidad
Son hojas impresas o pre impresas de formularios, que el ente emite o recibe con motivo de
transacciones con terceros u operaciones internas, documentos importantes (actas de asambleas,
contratos), informaciones confiables sobre hechos del contexto (cotizaciones de bienes, costos de
reposicin de materias primas o mercaderas), salidas de otros sistemas computarizados o manuales
(facturas calculo de depreciacin).
-
24
Los comprobantes de contabilidad constituyen la documentacin respaldatoria de la informacin
registrada en los libros contables.
Mecanismos de control
Verifica que el sistema contable ha captado datos necesarios de todas las operaciones con el
respaldo de comprobantes de contabilidad.
Modelos de informes contables
Constituyen el medio por el cual la informacin salida del sistema contable es comunicada a sus
usuarios, quienes pueden emplearlos como uno de los elementos para la toma de decisiones
econmicas. Entre los principales informes contables estn el Balance General y el Estados de
resultado.
3.3 Organizacin de sistema contable
Organizar implica tomar decisiones acerca de los siguientes aspectos:
a) Las tareas asignar a cada persona integrante del sector contable b) Los medios de registro a emplear c) El plan de cuentas a utilizar d) La cantidad de caractersticas de los registros a utilizar e) La forma en que se deber emitir o recibir los comprobantes de contabilidad f) Los controles a practicar sobre la entrada de los datos al proceso, la salida de cada proceso
particular y los resultados finales y sus constancias.
g) El diseo de los informes contables a prepararan, la periodicidad con que se emitirn y sus destinatarios.
Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de la
informacin producida por el sistema contable, y las restricciones de carcter econmico de la
organizacin.
3.4 Inicio de un sistema contable
El propietario de un negocio antes de iniciar un sistema de contabilidad, debe determinar:
- Lo que la empresa posee, - lo que esta debe - El capital de la misma, es decir el valor neto de sus posesiones
El capital o patrimonio neto de la empresa es igual a la diferencia entre el total de sus posesiones y
el total de sus deudas.
Ejemplo:
En fecha 4 de enero de 2000 el seor Oscar lvarez, dueo del negocio, Comercial continental,
quiere establecer un sistema de contabilidad que le proporcione toda la informacin sobre las
operaciones de la comercial. Con tal fin detalla y totaliza las propiedades del negocio en el lado
izquierdo de un papel, y l en el derecho, las deudas segn se ilustra a continuacin.
Sus posesiones Sus deudas Efectivo disponible Bs. 20000.- A Toyosa Ltda. Bs. 5000.-
Inmueble para uso de oficinas Bs. 56800.- A mueblera El Roble Bs. 800.-
Un automvil Toyota Bs. 25000.- A garaje Romero Bs. 400.-
Un lnea telefnica de COTEL Bs. 4400.-
Total posesiones Bs. 106200.- Total deudas Bs. 6200.-
-
25
Determinacin del capital o patrimonio
El seor Rodrguez determina el capital de su negocio de siguiente manera:
Total de sus posesiones Bs. 106200.-
Menos: Total de sus deudas Bs. 6200.-
Capital Bs. 100000.-
==========
3.5 Balance general Inicial
El balance inicial llamando tambin Balance de apertura o estado de situacin inicial, es un informe
financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. Su contenido es el siguiente:
a) Encabezamiento Lnea 1 Razn social del negocio
Lnea 2 El nombre del informe financiero
Lnea 3 La fecha en que se prepara el informe
Lnea 4 Unidad monetaria en que se expresa el informe
b) Contenido El cuerpo del estado de situacin inicial consta de tres partes que muestran: 1) los bienes que el
negocio posee, 2) lo que este adeuda y 3) el capital o patrimonio.
En el lado izquierdo, bajo el titulo de Activo y utilizando cuentas de este tipo, con sus importes
se detalla las posesiones del negocio.
En el lado derecho bajo el titulo de Pasivo y utilizando cuentas y sus importes se detallan las
deudas. Inmediatamente despus del total del pasivo y bajo el titulo de Patrimonio se expone la
cuenta e importe del capital de la empresa.
Ejemplo:
El Estado de situacin inicial de la Comercial Continental es el siguiente:
Comercial Continental
Balance Inicial
Al 4 de enero de 2000
(Expresado en Bolivianos)
Activo Pasivo
Caja 20000.- Cuentas por pagar 6200.-
Edificio 56800.- Toyosa Ltda. 5000.-
Vehculo 25000.- Mueblera El Roble 800.-
Inversiones 4400.- Garaje Romero 400.-
Total Pasivo 6200.-
Patrimonio
Oscar Alvares, Capital 100000.-
Total Activo 106200.-
=======
Total Pasivo y Patrimonio 106200.-
=======
-
26
3.6 Ecuacin fundamental de la contabilidad
En cualquier estado de situacin como ser el balance Inicial o de apertura y el balance general, el
total del activo debe ser igual al del pasivo ms la cantidad del patrimonio. Este principio tan
importante en contabilidad puede expresarse en una sencilla ecuacin de la siguiente manera:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL (PATRIMONIO)
Sus ecuaciones derivadas son:
PASIVO = ACTIVO - CAPITAL
CAPITAL = ACTIVO - PASIVO
Descomponiendo la composicin del patrimonio, se tiene:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESO - GASTOS
Ecuaciones de resultado
UTILIDAD = INGRESOS - GASTOS
PERDIDA = GASTOS - INGRESOS
Ejercicio:
El seor Jaime Rodrguez, inaugura su negocio el 2 de junio 2004 con la razn social Micro Market
Rodrguez. Quiere establecer un sistema de contabilidad que le proporcione tota la informacin
sobre las operaciones de su negocio. Con tal fin detalla las propiedades del negocio en el lado
izquierdo de un papel, y en el derecho, las deudas segn se ilustra a continuacin.
Sus posesiones Sus deudas
Efectivo disponible Bs. 92670.- A Importadora Ruiz Bs. 6000.-
Mobiliario de oficina Bs. 2300.- A Servicio de Impuestos Bs. 470.-
Un camioneta Nissan Bs. 27000.-
Equipo de computacin Bs. 4500.-
Trabajo a realizar:
a) Determinar el capital del negocio b) Elaboracin del Balance Inicial
Solucin
a) Capital del negocio
Total de sus posesiones Bs. 126470.-
Menos: Total de sus deudas Bs. 6470.-
Capital Bs. 120000.-
==========
-
27
b) El Balance Inicial
Micro Market Rodrguez
Balance Inicial
Al 2 de junio de 2004
(Expresado en Bolivianos)
Activo Pasivo
Caja 92670.- Cuentas por pagar 6000.-
Mobiliario de oficina 2300.- Importadora Ruiz.
Vehculo 27000.- Impuestos por pagar 470.-
Equipo de computacin 4500.- Total Pasivo 6470.-
Patrimonio
Jaime Rodrguez, Capital 120000.-
Total Activo 126470.-
=======
Total Pasivo y Patrimonio 126470.-
=======
-
28
UNIDAD 4. LOS REGISTROS CONTABLES
Objetivo: Desarrollar el elemento material de los registros contables como medio de registro y
almacenamiento de la informacin contable de una empresa.
Competencia: Realiza asientos contable en el libro diario y su posterior pase al libro mayor, de
acuerdo al anlisis de las transacciones comerciales.
4.1 Importancia y aspectos legales.-
Sabemos que la contabilidad procesa datos de operaciones que influyen en la composicin y
evolucin del patrimonio de una organizacin empresarial y bienes de terceros en su poder.
Los registros contables constituyen elementos del sistema contable en donde se registran y
almacenan datos de transacciones comerciales derivados de la actividad especfica que desarrolla
la empresa y como ejemplo podemos citar entre otros: el libro diario y el libro mayor.
A pesar que su uso data de mucho tiempo atrs, no ha podido ser desplazado por otra clase de
registros. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios
de registro, aplicando incluso sistemas computarizados contables.
Los propietarios de una empresa ven de primordial importancia llevar libros de contabilidad para
el registro de transacciones, por dos razones importantes: una de orden legal de exigencia
obligatoria (Cdigo de Comercio, Ley 1606, Ley 1178, etc.) y otra por la gestin administrativa
que consiste en la toma de decisiones de los usuarios de la informacin contable.
El Cdigo de Comercio aprobado con Decreto Ley No. 14379, en su artculo 37 (Clases de
Libros), sostiene que los empresarios estn obligados a llevar los siguientes libros contables:
Diario, Mayor y de Inventarios y Balances, salvo que por Ley se exijan especficamente otros
libros.
Adems, es importante conocer los requisitos y condiciones legales de los registros contables,
enunciados en los siguientes artculos del C. C.:
36, Obligacin de llevar contabilidad
40, Forma de presentacin de libros
41, Idioma y moneda
42, Prohibiciones
43, Sanciones
44, Registro en los libros Diario y Mayor
45, Concentracin y anotacin por periodos
46, Inventarios y balances
52, Conservacin de libros y papeles de comercio
4.2.El proceso contable.-
Los pasos que sigue la contabilidad dentro de un periodo contable, desde la elaboracin de la
situacin financiera a fecha de inicio de actividades y las transacciones comerciales realizadas
posteriormente en la organizacin, hasta llegar a los estados financieros, son los siguientes:
1. Balance Inicial. El proceso contable se inicia en la elaboracin del Balance de apertura que presenta los activos, pasivos y patrimonio, con los cuales comienza sus actividades.
-
29
2. Registro de operaciones.- Cumplido el paso 1, son contabilizadas cronolgica y ordenadas todas las operaciones o transacciones efectuadas en la empresa en Libro
Diario.
3. Llenar el Libro Mayor.- Se clasifican las transacciones comerciales anotadas del Libro Diario, mediante uso de cuentas.
4. Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.- Verifica la confiabilidad de la informacin contenida en los libros Diario y Mayor, mediante controles cruzados
cuantitativos.
5. Asientos de ajuste.- Consisten en modificar y corregir saldos de algunas cuentas, de manera que en los estados financieros a una determinada fecha, figuren con sus saldos
confiables y razonables.
6. Hojas de trabajo.- Son informes resumidos auxiliares que pueden constar de 6, 8, 10, o mas columnas segn las necesidades del contador, que facilitan la elaboracin de los
estados financieros mediante una clasificacin de cuentas ajustadas de resultados y
balance.
7. Estados Financieros.- Luego son elaborados los estados financieros que exponen de manera agregada y resumida los resultados econmicos y financieros de la organizacin.
8. Asientos de Cierre.- Finalmente, se corren los asientos de ajuste: preparatorio y definitivo con la finalidad de saldar las cuentas de resultados y de balance.
4.3 Libro Diario
4.3.1 Concepto.- El Libro Diario denominado tambin Libro de primera entrada es el registro formal
cronolgico y ordenado de las transacciones comerciales u operaciones del negocio efectuadas
mediante asientos contables.
Se denomina libro de primera entrada, por ser el registro que utiliza la organizacin para
practicar por primera vez la contabilizacin de datos originales de sus operaciones.
Decimos que es un registro formal, puesto que el Cdigo de Comercio enuncia la obligacin que
tiene el comerciante de llevar el Libro Diario en sus artculos. 37 y 44.
Hoy podemos afirmar que constituye una base de datos de hechos y cifras para elaborar los
dems registros.
4.3.2 Diseo.- El Libro Diario expone los siguientes formatos en su presentacin: a) Tradicional b)
Mediante comprobantes
a) Libro Diario tradicional, es aquel en el que se registran varias operaciones por cada pgina o folio. Actualmente es utilizado en negocios pequeos y para fines didcticos y tiene el
siguiente formato:
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
La Paz- Bolivia
LIBRO DIARIO
Folio No.
Fecha Detalle Ref.- Debe Habar
a
B
c
d
d
-
30
Las columnas del Libro Diario con este diseo, captan la siguiente informacin:
a) Fecha.- Bajo este titulo se anotan la fecha de la transaccin. b) Detalle.- Bajo este ttulo se registran: ttulos de las cuentas que debitan y se acreditan.
Luego se anota la glosa del asiento contable
c) Referencia.- Bajo este ttulo se anotan los cdigos de las cuentas. d) Debe.- Bajo este ttulo se registran los importes de las cuentas que se debitan. e) Haber.- Bajo este ttulo se anotan los importes de las cuentas que acreditan.
b) Comprobantes de diario.- Los comprobantes de diario constituyen El Libro Diario mediante
Comprobantes, son hojas pre impresas o impresas a travs de medios electrnicos, en las cuales
se registran una transaccin comercial por separado. Los comprobantes de diario llevan adjunto
documentos mercantiles necesarios como evidencia de las operaciones.
Clasificacin.- Los comprobantes de diario se clasifican en: 1) Comprobantes de diario ingreso,
2) Comprobantes de diario egreso y 3) Comprobantes de diario traspaso.
1) Comprobantes de diario ingreso.- Son aquellos registros que contabilizan transacciones
comerciales que generan ingreso efectivo de recursos monetarios y
tienen el siguiente formato:
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
La Paz- Bolivia
COMPROBANTE DE DIARIO INCRESO
CDI No.__ La Paz, ___de______________de 200x
Cdigo Detalle Debe Haber
a
b
c
d
Son: 00/100 bolivianos
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por
2) Comprobantes de diario egreso.- Son los registros que contabilizan operaciones que generan
salida efectiva de recursos monetarios de la empresa. Su formato es el siguiente:
-
31
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
La Paz- Bolivia
COMPROBANTE DE DIARIO EGRESO
CDE No.__ La Paz, ___de______________de 200x
Cdigo Detalle Debe Haber
a
b
c
d
Son: 00/100 bolivianos
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por
c) Comprobantes de diario traspaso.- Estos comprobantes estn referidos a registros de
operaciones en las cuales no intervienen ingresos ni egresos de recursos monetarios, es decir,
utilizan la contabilidad a base de devengado. Su formato es como sigue:
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
La Paz- Bolivia
COMPROBANTE DE DIARIO TRASPASO
CDT No.__ La Paz, ___de______________de 200x
Cdigo Detalle Debe Haber
a
b
c
d
Son: 00/100 bolivianos
e
Preparado por:
F
Revisado por:
G
Aprobado por
En las columnas de los Comprobantes de Diario, se registran la siguiente informacin:
a) Cdigo.- Bajo este titulo se anotan los cdigos de la cuentas de acuerdo a plan de cuentas de la empresa.
b) Detalle.- Bajo este ttulo se registran: ttulos de las cuentas que debitan y se acreditan. Luego se anota la glosa del asiento contable de la operacin y datos de los documentos
mercantiles que adjuntan como respaldo.
c) Debe.- Bajo este ttulo se registran los importes de las cuentas que se debitan. d) Haber.- Bajo este ttulo se anotan los importes de las cuentas que acreditan. e) Preparado por.- Tiene por finalidad registrar el nombre completo, cargo y firma del
funcionario que ha elaborado el comprobante.
-
32
f) Revisado por.- Se registra el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha revisado la elaboracin del comprobante.
g) Aprobado por.- En la columna se registra el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha aprobado la elaboracin y revisin del comprobante.
4.4 Asiento contable.-
4.4.1 Concepto.- Asiento contable es el registro de las transacciones comerciales en los
comprobantes y libros de diario, de acuerdo a normas y procedimientos de contabilidad y
disposiciones del Cdigo de Comercio.
4.4.2 Elementos.- Un asiento contable est constituido por los siguientes elementos:
1) Nmero del asiento 2) Fecha de la operacin 3) Cuenta o cuentas que se debitan con sus respectivos importes 4) Cuenta o cuentas que se acreditan con sus importes respectivos 5) Cdigo de las cuentas 6) Glosa, significa una explicacin breve de la operacin.
4.4.3 Clasificacin.- Los asientos contables podemos clasificar de acuerdo a los siguientes criterios:
Por su composicin en: simples y compuestos
Por su cronologa en el ejercicio contable, se clasifican en: inicial, normales de ejercicio, de ajustes, de cierre y de reapertura de ejercicio.
Asiento simple.- Es el registro de una operacin en el libro de diario, que afecta nicamente a
dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.
Asiento compuesto.- Es el registro de una transaccin comercial, que afecta a mas de dos
cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o mas cuentas
deudoras y una acreedora.
Asiento inicial.- Es el asiento contable que se registra los activos, pasivos y patrimonio con los
cuales inicia sus actividades la empresa.
Asientos normales de ejercicio.- Son los asientos que registran a las operaciones sucedidas
diariamente con posterioridad al asiento inicial y durante dicho ejercicio.
4.5 Libro Mayor
4.5.1 Concepto.- El libro mayor denominado tambin libro de segunda entrada o libro centralizador,
es el conjunto de cuentas ordenadas de acuerdo al plan de cuentas de la empresa, el que a manera
de clasificador registra por separado a las cuentas que intervienen en los asientos registrados en
el libro diario y forma parte de los libros principales.
Se llama libro de segunda entrada, porque es el segundo registro para practicar la contabilizacin
de las operaciones anotadas previamente en libro diario. Es denominado tambin libro
centralizador de cuentas, puesto que la informacin clasificada que proporciona, es til para
determinar sus saldos y elaborar los estados de cada cuenta.
-
33
4.5.2 Diseo.- Los diseos del libro mayor no disponen de una norma estandarizada de aplicacin
universal, difieren de un negocio a otro, responden a requerimientos y necesidades del sistema
contable implantado en la empresa. El libro mayor de acuerdo a los esquemas existentes de
cuentas y sealados en el capitulo No. 2, podemos clasificar con sigue:
a) Libro mayor con cuentas en T.- Este libro mayor es un conjunto de cuentas con el esquema de
la letra T, registrados de los asientos del libro diario. Se emplea para agilitar el registro de las
operaciones y con fines didcticos de enseanza del proceso contable.
Ejemplo.-
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Pagina No.1
La Paz - Bolivia
LIBRO MAYOR
CUENTA A CUENTA B
Debe Haber Debe Haber
CUENTA ......... CUENTA Z
Debe Haber Debe Haber
b) Libro mayor con cuentas de 6 columnas.- El libro mayor bajo este formato podemos representar como sigue:
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia
TITULO DE LA CUENTA Cdigo.....
Fecha Descripcin Ref. Debe Haber Saldo
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia
-
34
El diseo de la cuenta, empieza con los siguientes ttulos: la Razn Social de la empresa,
ciudad y pas, nmero correlativo, ttulo de la cuenta y su cdigo.
Las columnas de las cuentas, registran los siguientes datos de los asientos contables:
(1) Fecha de la operacin (2) Concepto o contra-cuenta (3) No. de asiento del comprobante o libro de diario. (4) Dbito o cargo de la cuenta (5) Crdito o abono de la cuenta (6) Saldo de la cuenta luego de cada registro
c) Libro mayor con cuentas de 8 columnas.- Este libro mayor presenta el siguiente formato:
El diseo de la cuenta, tambin empieza con los siguientes ttulos: la Razn social de la
empresa, ciudad y pas, nmero correlativo, ttulo de la cuenta y su cdigo. La cuenta se compone de dos lados, el izquierdo se emplea para registras sus dbitos y el
derecho para anotar sus crditos. Sus columnas tienen el siguiente significado:
(1) Fecha del asiento contable (2) Descripcin de la transaccin o contra-cuenta (3) Bajo el ttulo de referencia, se anota el nmero de asiento o comprobante contable, otros
anotan el nmero de pgina del diario.
(4) El importe que se debita o se acredita.
En un sistema manual de contabilidad, los libros mayores con cuentas de 6 u 8 columnas en su
diseo, son los que a manera de fichero o clasificador utilizan una pgina o tarjeta para cada
ttulo para registrar su movimiento manualmente. Tambin el sistema computarizado de
contabilidad, emite reportes con estos formatos, con cuentas ordenadas de acuerdo al Plan de
Cuentas de la empresa, a una fecha determinada en forma automtica.
4.5.3 Traslado del libro diario al libro mayor.
Este traslado denominado tambin pase o mayorizar, es el proceso de transcribir el dbito o crdito
de una cuenta del asiento registrado en el libro diario o comprobante de diario, al libro mayor.
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia
TITULO DE LA EMPRESA Cdigo.....
Fecha Descripcin R. Debe Fecha Descripcin R. Haber
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia
-
35
Los pasos para mayorizar una cuenta de 6 columnas son los siguientes:
a) Anotar el nmero correlativo de la cuenta del mayor en el espacio destinado b) Anotar el ttulo completo de la cuenta c) Anotar el cdigo de la cuenta en el espacio reservado en su diseo. d) Anotar la fecha del asiento del libro o comprobante de diario en la columna No.1 e) Explicar brevemente el concepto por el cual se apropi la cuenta o contra-cuenta en la
columna No.2
f) Anotar el nmero de asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.3
g) Anotar el importe debitado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.4.
h) Anotar el importe acreditado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.5.
i) Anotar la diferencia determinada entre la columna debe y haber o viceversa en la columna No. 6.
4.6 Balance de comprobacin de sumas y saldos.-
4.6.1 Concepto.-
Es un informe resumido auxiliar de la empresa, elaborado a fines de un periodo contable, con
fines de controlar la confiabilidad de la informacin contenida en trminos monetarios de
dbitos y crditos de las cuentas del Libro Diario y del Libro Mayor, mediante procesos
cruzados cuantitativos.
4.6.2 Diseo.-
El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos en su diseo est conformado por cuatro ttulos
y seis columnas que a continuacin se muestran:
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
BALANCE DE COMPROBACIN DE SUMAS Y SALDOS
Al............de..........................de 200....
Expresado en bolivianos
Sumas Saldos
No. Cuentas Debe Haber Deudor Acreedor
a. b. c. d. e. f.
Los ttulos del informe estn referidos a: 1. Razn social de la empresa 2. Nombre del informe,
en este caso Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos 3. La fecha a la cual se elabora el
documento y 4. Las unidades monetarias en las cuales se expresa el informe.
-
36
Las columnas del informe tienen el siguiente contenido:
a. El numero correlativo de las cuentas del libro mayor
b. Ttulos o nombres de las cuentas
c. Importes totales de los dbitos de las cuentas
d. Importes totales de los crditos de las cuentas
e. Saldos deudores cuando los dbitos son mayores a los crditos, obtenido mediante
diferencia entre ambos importes
f. Saldos acreedores cuando los crditos son mayores a los dbitos, mediante diferencia entre
ambos importes
4.6.3 Forma de elaboracin.- El Balance de Comprobacin de sumas y saldos se elabora de la siguiente forma:
1.- Obtener la sumatoria de importes de las columnas debe y haber de cada una de las cuentas
del Libro Mayor.
2. Registrar los cuatro ttulos siguientes: 1) Razn social de la empresa, 2) Nombre del
informe, 3) Fecha a la cual se elabora y 4) Unidades monetarias en la cuales se expresa el
informe.
3. En columnas correspondientes, anotamos de la cuenta su nmero correlativo, nombre; bajo
el ttulo de Sumas registramos los totales de los importes debitados y acreditados.
4. Continuado en el ttulo Sumas, totalizamos los importes debitados y los acreditados, y
luego comparamos con los totales de las columnas debe y haber del Libro Diario, debiendo
igualar ambos. De ser as, proseguimos con el siguiente punto.
5. En la columna bajo el ttulo de Saldos, se obtienen las diferencias entre sus columnas y su
resultado constituye saldo deudor cuando los dbitos son mayores a los crditos y saldo
acreedor cuando los crditos son mayores a los dbitos.
6. Si no cumple la condicin establecida en el punto 4, es decir, que sumatorias de las
columnas debe y haber se Sumas del Balance de comprobacin no igualan con los totales
correspondientes del Libro Diario, entonces debemos revisar el proceso de registro de cuentas
en ambos libros, buscando su error o errores, hasta encontrar la igualdad de los importes de
dichos registros.
4.6.4 Lo que no demuestra el Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.- Este documento
adolece de las siguientes deficiencias:
a) Correcta apropiacin de cuentas.- No demuestra si al registrar una partida hemos apropiado
correctamente la cuenta que debi ser usada en el Libro Diario.
a) Omisin de asiento.- Significa que una operacin no ha sido registrada el Libro Diario o comprobantes de diario.
b) Duplicidad de asientos.- Se presenta cuando se registra el asiento dos veces en el Libro Diario.
c) Pases al Libro Mayor de cuentas equivocadas.- Como ejemplo podemos indicar si en lugar de debitar la cuenta de Equipo de Computacin
con Bs.6.000.- cargamos dicho importe a la cuenta Equipos e Instalaciones.
-
37
e) Registro errneo de importes.- Si adquirimos Muebles y enseres en Bs. 800.- y anotamos en
Libro Diario Bs. 8.000.-.
4.7 Hoja de trabajo de seis columnas.-
4.7.1 Concepto.- Es un informe financiero auxiliar, elaborado a determinada fecha en base a un
balance de saldos y un proceso de distribucin de cuentas de resultados y de balance. Permite
saber a intervalos regulares si sus transacciones han producido ganancias y prdidas
4.7.2 Diseo.- La hoja de trabajo de seis columnas en su conformacin tiene el siguiente diseo:
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
HOJA DE TRABAJO DE SEIS COLUMNAS
Al............de..........................de 200....
Expresado en bolivianos No. Cuentas Balance de saldos
Debe Haber
Estado de Resultados
Gastos Ingresos
Balance General
Activos Pasivos
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
La hoja de trabajo diseada, que se encuentra ya en hojas preimpresas o modelos electrnicos,
consta en realidad de ocho columnas, sin embargo para su nominacin se considera solo la
cantidad de columnas con datos monetarios.
4.7.3 Procedimientos para su elaboracin.- A continuacin detallamos los pasos a seguir para elaborar la hoja de trabajo de seis columnas:
1. Dentro de los ttulos, verificamos la fecha del informe
2. En la columna a. anotamos el nmero correlativo de las cuentas que tienen saldos en el
balance de comprobacin de sumas y saldos.
3. En la columna b. anotamos los nombres o ttulos de las cuentas que tienen saldos.
4. En la columna c. anotamos los saldos deudores de cuentas que tengan movimiento en el
balance de comprobacin.
5. En la columna d. anotamos los saldos acreedores de cuentas que tengan movimiento en el
balance de comprobacin.
6. Obtenemos los totales de los saldos de las columnas c. y d. deudores y acreedores, y
comparamos con los saldos del balance de comprobacin de sumas y saldos. Si as fuere
continuamos con los siguientes pasos, y en caso contrario debemos revisar los pasos 3. 4. y 5.
hasta obtener la igualdad.
-
38
7. Clasificamos los saldos de las cuentas en las columnas bajo los ttulos: Estado de Resultados
y Balance General.
8. Totalizamos de las cuentas: gastos, ingresos, activos y pasivos con la intencin de
determinar la utilidad o prdida de las operaciones en la empresa. Se tratar de utilidad cuando
los ingresos son mayores a los gastos y en caso contrario prdida
9. En caso de obtener utilidad, dicho importe se sumar al total de gastos y al total de
pasivo, debiendo igualar gastos con ingresos y activos y pasivos.
En caso de obtener perdida, su importe se incrementar a las cuentas de ingresos y activos,
para igualar gastos con ingresos y activos con pasivos.
10. Concluida la elaboracin de la hoja de trabajo, en el lado inferior firmaran: inicialmente el
contador y luego el representante de organizacin, con sus respectivos sellos.
4.8 Libro de compras y ventas .
De la implementacin del impuesto al valor agregado IVA mediante Ley 843 reglamentado con
Decreto Supremo No. 21530 y Resolucin Administrativa No. 05-82-87 de la entonces
Direccin General de la Renta Interna, se establece en los numerales 15 y 17 la obligacin de
llevar los libros de Ventas IVA y Compras IVA. Su numeral 18 establece textualmente lo
siguiente: Conforme a las prescripciones de los Arts. 40, 41 y 42 del Cdigo de Comercio, los
libros VENTAS IVA Y COMPRAS IVA que se establecen por la presente resolucin, debern
ser encuadernados y foliados y, antes de su utilizacin estar autorizados por Notario de Fe
Pblica, quin dejar constancia en el primer folio de cada libro del uso que tendr, el nmero de
folios que contiene y sellar todas las hojas. Ejercicios de aplicacin se tienen en la Unidad 5.
4.9 Ejemplo No 1.-
El seor Oscar lvarez propietario de la Comercial Continental, inicia sus actividades el 4 de
enero del 2004 con los saldos que se detallan en el siguiente plan de cuentas:
PLAN DE CUENTAS
1.- Activos 3.- Patrimonio
1.1 Banco 20.000.- 3.1 O. lvarez, Capital 100.000.-
1.2 Edificios 56.800.- 4.- Ingresos
1.3 Muebles y enseres 4.1 Comisiones ganadas
1.4 Vehculos 25.000.-. 5.- Gastos
1.5 Inversiones 4.400.- 5.1 Sueldos pagados
2.- Pasivos 5.2 Alquileres pagados
2.1 Cuentas por pagar 5.3 Gastos de vehculo
2.1.1 Toyosa Ltda. 5.000.-
2.1.2 Mueblera El Roble 800.-
2.1.3 Garaje Romero 400.-
-
39
La administracin de la Comercial Continental, realiz las siguientes transacciones comerciales
durante el mes de enero de 2004.
Enero 7.- Recibi Bs. 30.000.- de comisiones ganadas por venta de una casa segn
factura No.1.
Enero 10.- Pag Bs. 1.000 por concepto de alquiler del mes de enero con cheque No. 1
Enero 13.- Compr un juego de living para uso de oficina con cheque No.2 en Bs. 3.700.-
Enero 17.- Cancel las siguientes obligaciones: 50% a Toyosa Ltda. con cheque No. 3 y total del
Garaje Romero con cheque No. 4.
Enero 20.- Recibi Bs. 8.000.- de comisiones por venta de un departamento segn factura No. 2.
Enero 25.- Pag Bs. 700.- por consumo de gasolina y aceite para el automvil Toyota con
cheque No. 5.
Enero 31.- Cancel la planilla de sueldos de enero por Bs. 6.000.- con cheque No. 6.
Trabajo a realizar al 31/01/2004:
a) Balance inicial b) Libro Diario c) Libro Mayor d) Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos e) Hoja de trabajo de seis columnas
Solucin a) El balance inicial fue registrado en la unidad 3
b) Libro diario.- Con fines didcticos utilizaremos el libro diario tradicional:
LIBRO DIARIO Pagina No.1
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
2000 -- 1 --
Enero 4 Bancos 1.1 20.000.-
Edificios 1.2 56.800.-
Vehculos 1.4 25.000.-
Inversiones 1.5 4.400.-
Cuentas por pagar 2.1 6.200.-
- Toyosa Ltda. 5.000 2.1.1
- Mueblera El Roble 800 2.1.2
- Garaje Romero 400 2.1.3
O. lvarez, Capital 3.1 100.000.-
Asiento inicial de la Comercial
Continental.
Enero 7 -- 2
Bancos 1.1 30.000.-
Comisiones ganadas 4.1 30.000.-
Recepcin de comisiones por venta
De una casa segn factura No. 1
Enero 10 -- 3 --
Alquileres pagados 5.2 1.000.-
Bancos 1.1 1.000.-
Pago de alquiler de enero con ch. 1
Enero 13 -- 4 --
-
40
Muebles y enseres 1.3 3.700.-
Bancos 1.1 3.700.-
Compra de un juego de living con
cheque No. 2.
Enero 17 -- 5 --
Cuentas por pagar 2.1 2.900.-
- Toyosa Ltda.. 2.500.- 2.1.1
- Garaje Romero 400.- 2.1.2
Bancos 1.1 2.900.-
Pago a Toyosa Ltda. 50% deuda con
Ch. No.3 y Garaje Romero con ch.4
Enero 20 -- 6 --
Bancos 1.1 8.000.-
Comisiones ganadas 4.1 8.000.-
Comisiones obtenidas por venta de
un departamento.
Enero 25 -- 7 --
Gastos de vehculo 5.3 700.-
Bancos 1.1 700.-
Pago consumo de gasolina y aceite
de automvil con cheque No. 5.
Enero 31 -- 8
Sueldos pagados 5.1 6.000.-
Bancos 1.1 6.000.-
Pago sueldos de enero con ch. No. 6
Total 158.500.- 158.500.-
======= =======
c) Libro Mayor.-
1) Con cuentas en T
COMERCIAL CONTINENTAL Pagina No.1
La Paz - Bolivia
LIBRO MAYOR
BANCOS EDIFICIOS
Debe Haber Debe Haber
(1) 20.000.- 1.000.- (3) (1) 56.800.-
(2) 30.000.- 3.700.- (4)
(6) 8.000.- 2.900.- (5)
700.- (7)
6.000.- (8)
58.000.- 14.300.-
-
41
VEHCULOS INVERSIONES
Debe Haber Debe Haber
(1) 25.000.- (1) 4.400.-
CUENTAS POR PAGAR O. LVAREZ, CAPITAL
Debe Haber Debe Haber
(5) 2.900.- 6.200.- (1) 100.000.- (1)
COMISIONES GANADAS ALQUILERES PAGADOS