curso acl basico intermedio v833 elg

Eduardo Leyton Guerrero

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Gracias

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ACL for WindowsVersin 8.33

Eduardo Leyton GuerreroAuditor de Tecnologas de la Informacin

Analista de Sistemas SCI (Ex-Ecom)Contador Auditor - UDP

Postitulo Auditoria Computacional - UCHPostitulo Ingeniera de Software - USACH

MBA Direccin Informtica Escuela de Negocios Instituto Directivos de Empresas - Espaa

Magister en Tecnologas de la Informacin e-Business Universidad Politcnica de Catalua, Espaa




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ACL ACL forfor WindowsWindowsVersiVersin 8.33n 8.33


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Entendiendo ACLConceptos Claves Conceptos de ACLInterfaz de UsuarioPreferencias

Accesando los DatosProyecto ACLDefinicin de Archivo de EntradaSubir un Archivo PlanoSubir una Base de Datos Subir un Archivo Tipo Reporte

AGENDAAGENDA




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Verificando los DatosComando VerificarComando ContarComando TotalizarComando EstadsticasComando Secuencia

Manipulando los DatosComandos Sample, Extraer, ExportarComandos Ordenar, Clasificar Comando SumarizarComando EstratificarComando AntiguedadComando Join

AGENDAAGENDA


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EntendiendoEntendiendo ACLACL

Conceptos Claves

Conceptos de ACL

Interfaz de Usuario

Preferencias




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Archivo

Conjunto de registros lgicos referidos a una misma entidad.

Registro

Elemento bsico de un archivo. Un archivo se compone de uno o msregistros. Generalmente los registros de un archivo son de estructuraidntica (mismos campos), pero aquello no es obligatorio.

Campo

Elemento bsico de un registro. Un registro se compone de uno o mscampos. Cada campo tiene un nombre, un largo y un tipo.

ConceptosConceptos ClavesClaves


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ArchivoArchivoArchivo

RegistroRegistroRegistro

CampoCampoCampo

ConceptosConceptos Claves Claves ContinuaciContinuacinn




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ConceptosConceptos Claves Claves ContinuaciContinuacinnCada casilleroes un Campo

Una fila del casilleroes un RegistroTupla


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Identificacin de un Archivo

Nombre: Forma parte de la identificacin del archivo y generalmente tiene un largo mximo de caracteres.

Extensin: Permite identificar el tipo de archivo y posee un largo mximo de tres caracteres.

Conceptos Claves Conceptos Claves ContinuaciContinuacinn




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Audit Command Lenguaje

Software de Interrogacin de Archivos

Interrogacin de archivos es un trmino genrico usado para designar la tecnologa que automatiza las pruebas de auditoria.

ACL est relacionado con la Interrogacin de Archivos en la misma forma en que Microsoft Word est relacionado con el trmino genrico Procesadorde Texto.

ConceptosConceptos de ACLde ACL


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ConceptosConceptos de ACL de ACL ContinuaciContinuacinn ACL es una herramienta valiosa para agregar calidad y valor a las auditorias y aumentar su productividad. Usando ACL, es posible realizar el 100% de las pruebas y dedicar menos tiempo a tareas como totalizar y tomar muestras. Esto mejora losprocedimientos de auditoria y da tiempo para obtener valiosa informacin sobre el negocio del cliente.

Para interrogar archivos, ACL requiere de tres componentes bsicos:

1. El Proyecto ACL

2. El Archivo de Datos

3. La Definicin del Archivo de Entrada




www.e-cronia.comInterfazInterfaz de de UsuarioUsuario -- OpcionesOpciones de de MenMen


www.e-cronia.comPreferenciasPreferencias -- OpcionesOpciones de de NNmerosmeros




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Dudas ?

Pregun

tas &

Respue

stas

Preguntas & Respuestas


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Proyecto ACLDefinicin de Archivo de

Entrada (IFD)

Subir un Archivo PlanoSubir una Bases de DatosSubir un Archivo de Tipo

Reporte

Accesando los DatosAccesando los Datos




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ACL organiza el trabajo en proyectos.

Fundamentalmente, un proyecto ACL describe cmo se almacena la informacin en los archivos de datos. Adicionalmente, un proyecto contiene los procedimientos automatizados que usted disee (Batch), vistas, espacios de trabajo e ndices.

Los proyectos no contienen ningn tipo de datos fsicos. Proveen acceso a los archivos de datos por medio de las definiciones de Archivos de Entrada.

ProyectoProyecto ACLACL


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Antes que usted pueda trabajar con ACL, debe abrir o crear un proyecto.

Para abrir un proyecto existente, seleccione OpenProyect o si desea abrir un proyecto recientemente usado, seleccione el nombre del mismo en la parte inferior del men de file.

Seleccione New Proyect en el men File para crear un proyecto nuevo.

Proyecto ACL Proyecto ACL Crear o Abrir un ProyectoCrear o Abrir un Proyecto




www.e-cronia.comCrear o Abrir un Proyecto ContinuaciContinuacinn


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Se le solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre ENTRENAMIENTO y presione Guardar.

Crear o Abrir un Proyecto ContinuaciContinuacinn




www.e-cronia.comDemostracin Prctica


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ACL le solicita que seleccione una definicin existente de Archivo de Entrada (IFD) o que cree una nueva. (Data File Input)

Las definiciones existentes contenidas dentro del proyecto se desplegarn dentro de la caja de seleccin del Archivo de Entrada.





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ACL usa la Definicin de Archivo de Entrada para leer (subir) un archivo de datos. Una Definicin de Archivo de Entrada es un proceso de especificacin de la estructura de un archivo de datos.

Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de Entrada y aparecer un asistente que le ayudar generar esta definicin. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). El asistente le ofrecer las siguientes cuatro alternativas:

DiskSe refiere a cualquier disco conectado al PC fsicamente o en red. Es la fuente de datos que se debe utilizar para subir archivos de texto almacenados en disco.

TapeSe refiere a cualquier dispositivo de cinta conectado al PC.

DefiniciDefinicinn de de ArchivoArchivo de de EntradaEntrada


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ODBCSe refiere a cualquier base de datos compatible con ODBC disponible en el PC, sea localmente o a travs de la red. Es la Fuente de datos que se debe utilizar para subir archivos de Excel, Dbase, Access, Visual Fox, etc.

External DefinitionSe refiere a un archivo de datos de AS/400 o Cobol.

Partiremos subiendo un archivo plano. Un archivo plano es un archivo de texto cuyos registros son todos idnticos en estructura (campos) y largo.





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Para que ACL pueda subir un archivo como el anterior, Ud. Debe seleccionar la fuente de datos Disk y presionar Siguiente.

Subir un Archivo Plano


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Seleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo PAYROLL.FILdentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir.

Subir un Archivo Plano Continuacin




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El asistente determina automticamente la forma en que est codificada la informacin, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente.



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En el paso siguiente, el asistente provee una visin inicial del archivo de datos actual identificando una serie de propiedades. Presione Siguiente.





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Esta ventana contiene caractersticas referentes a registros y saltos que ACL identifica automticamente, pero que usted puede cambiar.

Largo del registro Es el largo de los registros para archivos de largo fijo o, el del registro ms largo si los registros son de largo variable.

Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la cabecera del archivo y comience el anlisis desde donde comienza realmente la informacin. El valor por defecto es cero, por lo que ACL despliega la informacin desde el comienzo del archivo.



www.e-cronia.comSubir un Archivo Plano Continuacin

El asistente tambin identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas, de acuerdo a las caractersticas de sus registros: Registros Simples, Multiregistros, etc. Presione Siguiente.




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El siguiente paso a seguir para definir el Archivo de Entrada se refiere a la definicin de los campos de un registro. El asistente muestra la siguiente ventana, en la cual se pide acotar los diferentes campos. Verifique y corrija el largo de cada campo y luego presione Siguiente.



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En la ventana siguiente, el asistente solicita definir los nombres y tipos de datos de cada uno de los campos indicados anteriormente.





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Los componentes principales de una definicin de Campo son:

Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener de 1 a 22 caracteres de largo.

Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo. Puede ser: ASCII, NUMERIC, DATE, etc.

Posicin inicial Indica el comienzo del campo en un registro del archivo.

Largo - Es el tamao del campo y abarca desde la posicin inicial a la posicin final del campo.



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La estructura del archivo PAYROLL.FIL (definicin de campos) es la siguiente:

Campo Tipo Posicin Largo DescripcinInicial

EMPNO EBCDIC 1 6 Nmero de EmpleadoGROSS_PAY PACKED 7 9 Pago BrutoTAX_AMOUNT PACKED 16 9 Monto de ImpuestoNET_PAY PACKED 25 9 Pago NetoWORKDEPT EBCDIC 34 3 DepartamentoPAY_DATE DATE (DDMMYY) 37 6 Fecha de PagoCHEQUE_NO EBCDIC 43 5 Nmero de Cheque





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Defina cada uno de los campos del archivo de acuerdo a la estructura mostrada en la lmina anterior. Para cada campo deber completar las casillas Name y Type, as como Date Format cuando corresponda. ACL tambin le da la posibilidad de ignorar algn campo. Luego presione Siguiente.



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La ltima ventana del asistente muestra un resumen con las caractersticas del Archivo de Entrada definido, desde las propiedades de los registros a la definicin de los campos. Presione Siguiente.





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A continuacin se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo de datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre plano y presione OK.



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Finalizado el proceso de definicin del Archivo de Entrada para subir el archivo plano seleccionado, se llega a la siguiente ventana:





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Demostracin Prctica


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Resumiendo, para subir un archivo plano usted usa el asistente para la definicin de Archivos de Entrada, donde paso a paso va especificando y construyendo la estructura del archivo de datos.

Una vez subido el archivo se puede editar la definicin del mismo seleccionando la opcin Input File Definition del men Edit. Esto permite acceder a la siguiente informacin:

Las propiedades del archivo de entrada Definiciones de campos y expresiones





www.e-cronia.comPropiedades del Archivo de Entrada

ACL provee una visin inicial del archivo de datos dentro de la ventana de propiedades del archivo de entrada.


www.e-cronia.comDefiniciones de Campos y Expresiones

Para ver las definiciones de campos y expresiones seleccione la ventana Editar Campos/Expresiones. Usted puede crear campos y expresiones, o cambiar los existentes. Puede ocupar parte de la definicin de un campo para otro campo.




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Para crear una definicin de campo seleccione el botn de Aadir un Nuevo Campo de Datos. Alternativamente usted puede hacer clic en cualquier parte de la ventana que despliega los datos y se abrir la siguiente ventana.

Definiciones de Campos y Expresiones


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Una definicin de campo se compone de:

Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener de 1 a 22 caracteres de largo.

Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo.

Posicin inicial Indica el comienzo del campo en un registro del archivo.

Largo - Es el tamao del campo y abarca desde la posicin inicial a la posicin final del campo.

Ancho - Fija el ancho de las columnas impresas.

Alternar el ttulo de columna Es el ttulo de columna usado para vistas y reportes. usa el nombre del campo por defecto





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ACL reconoce casi todos los tipos de datos y requiere que se especifique el tipo correcto cuando se definen los datos. A continuacin se listan los tipos de datos comnmente encontrados en el ambiente Windows:

ACL - Especifica un campo de 12 bytes de largo en un formato numrico interno de ACL. Es creado por ACL para almacenar los resultados de los clculos.

ASCII - Especifica los caracteres estndares de datos (imprimibles). Cdigo estndar americano para intercambio de informacin (ASCII)

El largo mximo de campo es 32.767 caracteres.



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BINARIO - Especifica datos numricos sin signo binario, correspondiente a PL/1 Fixed Binary o Cobol Computacional 1.

El largo mximo de un campo binario es 8 bytes.

El nmero de lugares decimales est implicado, y no se puede exceder el largo total del campo.

Los campos con largos pares (2, 4, 6 y 8) son tratados con signo, mientras que los campos de largo impar (1, 3, 5 ,7) se tratan sin signo.

El largo de registro (RDW) para archivos con registros de largo variable es un campo binario.

CUSTOM - Define caracteres no estndares o conjuntos de caracteres.





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DATE Campo de tipo fecha con una definicin de campo asociada.

El largo mximo de campo es de 60 caracteres.

La clusula PIC describe cmo el campo se almacena en el archivo de entrada.

Los caracteres PIC reconocidos de fecha son:

DD especifica un nmero de da (1-31)

MM especifica un nmero de mes (1-12)

YY especifica un nmero de ao corto

DDD especifica un da juliano (1-366)



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MMM indica el nombre de un mes (JAN, DEC)

YYYY indica un nmero de ao en formato largo

Usted debe especificar el formato en el que se almacenan los datos en el archivo, incluso si el campo fecha es un nmero comprimido.

Por ejemplo, a fin de desplegar la fecha 10 de Octubre de 1996, como 961010 usted debe especificar el formato fecha como YYMMDD.

EBCDIC- Cdigo decimal de intercambio codificado en binario. Especifica caracteres estndares de datos (imprimibles) para equipos mainframes y mini de IBM.

El largo mximo de campo es de 32.767 caracteres.





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LOGICAL - Especifica datos con valores lgicos True o False. El largo mximo de campo es de 1 byte. Los valores F, 0, N y el valor hexadecimal ASCII 20 se evalan como falsos. Todos los dems se evalan como verdaderos.

NUMERIC - Especifica datos numricos imprimibles. Pueden incluir blancos en su comienzo o al final, as como signo negativo al principio o al final, comas y el nmero de decimales despus de la coma que pueden variar. Los ceros al principio se consideran como blancos. El largo mximo de campo es de 40 bytes (cerca de 22 dgitos).

Si una definicin de campo incluye decimales pero no tiene un punto decimal explcito, se considera implicado el punto decimal. Los parntesis y CR se consideran como negativos. El nmero de decimales se implica.

Los campos numricos tambin pueden ser codificados ya sea en ASCII o EBCDIC a fin de ajustarse a la fuente de datos.



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PACKED - Especifica datos empaquetados. Son datos numricos comprimidos con dos dgitos por bytes, conteniendo un signo en la mitad del ltimo byte.

UNSIGNED - Especifica datos empaquetados sin signo.

Lo mismo que los empaquetados, excepto que no tienen especificacin de signo. Son datos numricos comprimidos con dos dgitos por bytes, conteniendo un signo en la mitad del ltimo byte.

ZONED - Especifica datos decimales Zoned.

El dato tiene un dgito por byte, con un valor negativo especificado en la mitad superior del byte ms a la derecha de un campo. El largo mximo es de 22 bytes.





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Expresiones

ACL usa expresiones para crear campos computados empleando campos preexistentes. Estos nuevos campos computados pueden ser usados por los comandos de ACL, dentro de una vista, pueden ser extrados a otro archivo, etc. Una expresin puede incluir operaciones aritmticas, valores condicionales o preguntas lgicas.

Las expresiones y filtros pueden ser usados en el ambiente de trabajo, lo que permite activarlos dentro de cualquier definicin de archivo de entrada.



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Al seleccionar el botn de Agregar una Nueva Expresin se abrir una ventana de edicin de expresiones. Utilice el nombre NETO.





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Al seleccionar el botn fx que est al lado de la caja de nombre, usted abrirel Constructor de Expresiones para definir el valor por defecto de la expresin.



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El Constructor de Expresiones se utiliza para crear sentencias condicionales, clculos ad-hoc y para crear expresiones.

El Constructor de Expresiones contiene todos los tems de la definicin de archivo de entrada, campos, filtros, variables, funciones y operadores. Usando dichos tems resulta fcil crear una expresin.

Defina el campo NETO escribiendo en la caja de expresiones: GROSS_PAY - TAX_AMOUNT





www.e-cronia.comDefiniciones de Campos y Expresiones


www.e-cronia.comUna vez que usted ha creado una expresin usted puede usar el botn Verificar para asegurar que ha construido la expresin correctamente.





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Usted puede seleccionar OK, que lo lleva de vuelta a la ventana de edicin de expresiones. Tambin puede agregar las otras opciones y finalmente hacer clic en eltilde verde cuando termine.



www.e-cronia.comCuando usted ha definido todos los campos y expresiones que requiere para la definicin del archivo de entrada, cierre la ventana y ver lo siguiente:





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Resumiendo:

Usted puede cambiar la definicin de los archivos de entrada en

cualquier momento. Por ejemplo, usted puede agregar, modificar o

borrar definiciones de campos. Tambin puede modificar el tipo de

archivo, tipo de caracter, largo de registro, tipo de medio y largo del

salto, etc.


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Los filtros de vista sirven para consultar los datos de acuerdo a una condicin determinada, vale decir, para que el filtro de vista opere se requiere ingresar una condicin especfica ya sea escribindola directamente en la caja de expresiones o a travs del constructor de expresiones. Los botones que componen esta rea son:

Ir al siguiente registro sin Filtro Permite saltar al siguiente registro no filtrado de la vista.

Remover Filtro Su funcin es quitar el filtro activo.

Aplicar Filtro Activa el filtro cuando la condicin es escrita directamente en la caja de expresiones

Editar Filtro de Vista Permite crear una condicin utilizando el constructor de expresiones.

Vistas Filtro de Vista,


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Genere un filtro con todos los pagos brutos mayores a US$ 300.000 (GROSS_PAY>300000). Para ello escriba la condicin en la caja de expresiones o presione el botn Editar Filtro para utilizar el constructor de expresiones.

Vistas Filtro de Vista,




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www.e-cronia.comUtilizando ODBC

Seleccione New Proyect en el men File para crear un proyecto nuevo. Se le solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre ODBC.




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Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de Entrada y aparecer un asistente que le ayudar generar esta definicin. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos ODBC.

Utilizando ODBC


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En la siguiente caja de dialogo, seleccione Origen de datos de equipo e indique la clase de base de datos, (aplicacin o plataforma), a la que pertenece el archivo de datos. Las ms usadas son las siguientes:

Excel FilesdBase FilesMS Access DatabaseVisual Fox Pro TablesEntre otros.

Adicionalmente, el archivo de datos puede encontrarse en una base de datos distinta y para acceder a l eventualmente se requerir contar con la cuenta correspondiente. Es el caso de la base Clientes por ejemplo.

Utilizando ODBC




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El procedimiento para subir archivos con origen en distintas plataformas es bastante equivalente, por lo cual slo veremos el caso de un Archivo Excel. Seleccione entonces Excel Files.

Utilizando ODBC


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El asistente le solicitar la ubicacin del Archivo, lo que involucra tanto la unidad de disco como la carpeta donde se almacena. Seleccione el archivo TRANS_APR.XLS.

Utilizando ODBC




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A continuacin, deber indicar la tabla especfica que Ud. quiere subir a ACL. Para ello elija System Tables en la columna Types, seleccione la tabla de nombre TRANS_APR$ y tipo SYSTEM TABLE y luego presione Next, como se muestra a continuacin:

Utilizando ODBC


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Ahora ACL le solicitar un nombre para el archivo de datos que va a subir y le ofrecer guardarlo en la misma carpeta donde est el proyecto ACL en uso. Lo guardar con la extensin .FIL. Ingrese el nombre captaciones y luego presione Guardar.

Utilizando ODBC




www.e-cronia.comAparecer una nueva caja de dialogo que le solicitar indicar los campos del archivo de datos que desea subir. Por defecto, el asistente selecciona la totalidad de los campos. Subiremos todos los campos del archivo, por lo tanto presione Next.

Utilizando ODBC


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Finalmente, el asistente le solicitar un nombre para la definicin de archivo de entrada que acaba de crear, el cual puede ser distinto al nombre del archivo de datos. Escriba el nombre capta y presione OK.

Utilizando ODBC




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El archivo se ver de la siguiente manera:

Utilizando ODBC


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Los archivos de tipo reporte son aquellos que constituyen una copia exacta de un listado, informe o reporte que usted ve en papel. Adems de los datos se compone de encabezados, ttulos de columnas y totales, as como de informacin (caracteres) de control que indica orientacin, espacios, saltos de pgina, etc. Generalmente los archivos de reporte son grabados en disco antes de ser impresos, y posteriormente archivados en disco o cinta. Algunas veces los archivos de reporte son la nica fuente de informacin.

La capacidad de procesar archivos de reporte es una herramienta til para la verificacin de la exactitud de sus contenidos, tales como tasas de inters en prstamos, criterios de seleccin, etc..

Los archivos de reporte se procesan como archivos con mltiples tipos de registros, teniendo que definir por separado a cada uno de ellos.

Subir un Archivo de Tipo Reporte


www.e-cronia.comAhora vamos a generar una definicin de archivo de entrada para subir un archivo de reporte. Seleccione New Proyect en el men File para crear un proyecto nuevo. Se le solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre REPORTE.





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Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de Entrada y aparecer un asistente que le ayudar a generar esta definicin. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos Disk y presione Siguiente.



www.e-cronia.comSeleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo Report2.txtdentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir.





www.e-cronia.comEl asistente determina automticamente la forma en que est codificada la informacin, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente.



www.e-cronia.comEn el paso siguiente, el asistente determina automticamente el formato del archivo de datos seleccionado, entre cinco posibilidades. Los formatos ms comunes para un archivo plano son Other File Format y Delimited Text File, sin embargo para un archivo de reporte el formato siempre ser Print Image (Report). Presione Siguiente.





www.e-cronia.comEl asistente provee una visin inicial del archivo de datos actual identificando una serie de propiedades. En esta vista ya se puede apreciar que el archivo es un listado o reporte igual a los que se ven impresos en papel. Presione Siguiente.



www.e-cronia.comEl asistente provee una visin para redefinir los campos que son visualizados, con el mouse, arrastre los dgitos que correspondan a cada campo y luego ponga nombre a cada uno de ellos.





www.e-cronia.comUna vez terminado el proceso de identificacin de todos los campos presione el botn SIGUIENTE y ponga nombre al archivo respectivo.



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Esta ltima ventana contiene caractersticas referentes a registros y saltos que ACL identifica automticamente, pero que usted puede cambiar.

Largo del registro - El largo de los registros para archivos de largo fijo o, el del registro ms largo si los registros son de largo variable, como ocurre en el caso de los archivos multiregistro (tipo reporte).

Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la cabecera del archivo y comience el anlisis desde donde comienza realmente la informacin. El valor por defecto es cero, por lo que ACL despliega la informacin desde el comienzo del archivo.





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El asistente tambin identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas, de acuerdo a las caractersticas de sus registros: Registros Simples, Multiregistros, etc. En el caso de un archivo plano, el tipo de archivo a escoger deber ser Data File (Single Record Type), sin embargo, para el caso de un archivo de reporte se deber seleccionar siempre el tipo MultipleRecord Type File. Seleccione este ltimo tipo y presione Siguiente.



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Como se seal antes, cuando el archivo de datos es de tipo multiregistros, se vuelve necesario definir uno a uno sus registros. En la siguiente ventana, el asistente mostrar los tipos de registros ya definidos, si es que existen. Para definir tipos nuevos de registros, presione Siguiente.





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La ventana que le permitir definir los nuevos tipos de registro se muestra a continuacin. La parte inferior de la ventana presenta al archivo de datos tal cual es, lo cual es de mucha utilidad para la definicin de los tipos de registro.



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Escriba el nombre CLASE en la casilla New Tipe. Luego usando el mouse pinche los dos puntos del primer registro del nuevo tipo. Finalmente, presione el botn Includepara grabar este nuevo tipo de registro e incluir en l a todos los registros que presenten dicha caracterstica.





www.e-cronia.comEn la ventana siguiente el asistente reconoce ms de un tipo de registro definido. Adems, solicita le indiquen si el primer tipo de registro CLASE contiene informacin que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual como se ha sealado antes es afirmativo. Marque la casilla correspondiente y presione Siguiente.



www.e-cronia.comA continuacin el asistente le ayudar a definir los campos del tipo de registro CLASE, y ha intentado acotar tales campos. El asistente muestra la siguiente ventana, por medio de la cual pide verificar y ajustar el largo de cada campo del registro. Como dicho tipo de registro slo lo vamos a usar de etiqueta haremos que tenga un campo nada ms, para lo cual quite todas las separaciones y luego presione Siguiente.





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El asistente identifica automticamente las propiedades de los campos del tipo de registro CLASE, que en este caso solamente es uno. Escriba el nombre CLASE PRODUCTO para dicho campo (no puede llamarse igual que el tipo de registro) y seleccione el tipo ASCII, llenando las casillas Name y Type respectivamente. Luego presione Siguiente.



www.e-cronia.comAhora el asistente necesita saber si el segundo tipo de registro DETALLE contiene informacin que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual es obviamente negativo pues ste es el ltimo tipo de registro que hemos definido. Presione Siguiente.





www.e-cronia.comLa ltima ventana del asistente muestra un resumen con las caractersticas del Archivo de Entrada definido para el archivo de reporte. En dicho resumen se aprecian las caractersticas generales del archivo de entrada, los tipos de registro definidos, as como los nombres y tipos de campo para cada uno de estos registros. Presione Finalizar.



www.e-cronia.comA continuacin se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo de datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre reporte y presione OK.





www.e-cronia.comFinalizado el proceso de definicin del Archivo de Entrada para subir el archivo de reporte seleccionado, ACL procede a mostrar los datos. Por defecto, ACL presenta esta informacin basndose en el ltimo tipo de registro definido, llamado DETALLE, en la forma de un filtro activo. Usted ahora puede procesar el archivo de reporte como si estuviera compuesto slo de registros uniformes, vale decir, como si fuera un archivo plano.



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Pregun

tas &

Respue

stas

Pregun

tas &

Respue

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Dudas ?


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Comando VERIFICARComando CONTARComando TOTALIZARComando ESTADISTICAComando SECUENCIA

VerificandoVerificando loslos DatosDatos




www.e-cronia.comCon los mdulos anteriores se ha dado una visin general de ACL y se

ha enseado a subir diferentes tipos de archivos. Lo que viene a

continuacin es aprender a verificar esta informacin y as

introducirnos en pruebas sencillas de auditoria, a travs de la

utilizacin de comandos bsicos de ACL. Esto es un paso obligado antes

de aprender pruebas ms avanzadas, las cuales requieren un nivel ms

profundo de manipulacin de la informacin.

Antes de entrar en materia veamos el concepto Command Log, el cual

desde ahora en adelante estar siempre presente. Cada vez que se

ejecuta un comando, ACL despliega automticamente una ventana con

dicho comando y su resultado. Ud. puede elegir cualquiera de cuatro

formas de ver los comandos y resultados del Command Log:


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Log File, que muestra tanto comandos como resultados, estando los comandos precedidos por el smbolo @.

Commands, despliega slo los comandos.

Results, despliega slo los resultados.

Last Result, que muestra el ltimo comando con su resultado (ltima porcin del Log File). Es desplegado por defecto despus de cada ejecucin de comando.

Para ver la ventana del Command Log Ud. puede ir al men Windows y seleccionar Open Command Log.

Para cumplir con los propsitos de ste mdulo trabajaremos con el proyecto Workbook.acl de la carpeta Sample Data Files. Abra el proyecto citado y escoja la definicin de archivo de entrada Badfile, haciendo doble click en ella.




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Se utiliza para buscar Se utiliza para buscar datos invdatos invlidoslidos en los campos seleccionados de un archivo. en los campos seleccionados de un archivo. Vaya al menVaya al men DataData y seleccione y seleccione VerifyVerify. Se abrir. Se abrir la siguiente ventana.la siguiente ventana.

ComandoComando VERIFICARVERIFICAR


www.e-cronia.comElija el campo Elija el campo PricePrice de la caja de dialogo activa de la caja de dialogo activa MainMain y presione y presione AceptarAceptar. Esto . Esto AbrirAbrir el el CommandCommand Log en la vista Log en la vista LastLast ResultResult::





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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. ste ste ltimo da cuenta de ltimo da cuenta de los caracteres individuales del campo verificado expresados en ulos caracteres individuales del campo verificado expresados en una cadena de na cadena de nnmeros de base meros de base hexadecimalhexadecimal, como se, como seal de que fueron validados uno por uno. A al de que fueron validados uno por uno. A continuacicontinuacin siguen dos mensajes, el primero referido al registro donde se n siguen dos mensajes, el primero referido al registro donde se encontrencontr el el dato invalido y otro referido a la cantidad de errores detectadodato invalido y otro referido a la cantidad de errores detectados para el campo en s para el campo en cuesticuestin. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el n. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el CommandCommand Log, Log, podemos apreciar dos parpodemos apreciar dos parmetros que metros que UdUd. no configur. no configur, y que son:, y que son:

ERRORLIMIT 10ERRORLIMIT 10: Por defecto ACL busca hasta diez errores de validaci: Por defecto ACL busca hasta diez errores de validacin en el n en el campo seleccionado y luego se detiene. Si campo seleccionado y luego se detiene. Si UdUd quiere ocupar un valor distinto para quiere ocupar un valor distinto para este pareste parmetro cuando ejecute el comando, podrmetro cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla deseado en la casilla Error Error LimitLimit dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo MoreMore de la Ventana de la Ventana VerifyVerify..

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en te en la ventana del la ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede guardar el resultado del . puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la seleccicomando en un archivo de texto, mediante la seleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la y la especificaciespecificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la caja de dialogo de la caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.



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El comando El comando VerifyVerify no informa cuno informa cul es el l es el caractercaracter incorrecto del campo verificado y incorrecto del campo verificado y por qupor qu. Para conocer esto . Para conocer esto ltimo se deberltimo se deber cerrar el cerrar el CommandCommand Log y abrir la Log y abrir la ventana del ventana del InputInput FileFile DefinitionDefinition, eligiendo tal opci, eligiendo tal opcin en el menn en el men EditEdit. Luego haga . Luego haga doble click en el campo doble click en el campo PricePrice y very ver lo siguiente:lo siguiente:





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Observe el registro nObserve el registro nmero 4 del campo mero 4 del campo PricePrice, en la ventana de , en la ventana de ediciedicin de la parte inferior de la caja de dialogo. Vern de la parte inferior de la caja de dialogo. Ver el valor el valor 6.98A6.98A. . Por otro lado, la casilla Por otro lado, la casilla TypeType para el campo en cuestipara el campo en cuestin muestra el n muestra el tipo tipo NUMERICNUMERIC. Lo anterior deja en evidencia el error que detect. Lo anterior deja en evidencia el error que detectACL, pues la letra A es obviamente un ACL, pues la letra A es obviamente un caractercaracter invalido para un invalido para un campo numcampo numrico.rico.

Volviendo al resultado del comando Volviendo al resultado del comando VerifyVerify, encontramos que la letra , encontramos que la letra AA contenida en el registro 4 para el campo contenida en el registro 4 para el campo PricePrice corresponde al corresponde al ltimo valor ltimo valor hexadecimalhexadecimal de la cadena, 41. Podemos comprobar lo de la cadena, 41. Podemos comprobar lo anterior obteniendo el valor en base decimal de 41, que es 65, yanterior obteniendo el valor en base decimal de 41, que es 65, ybuscando luego la equivalencia de 65 en el cbuscando luego la equivalencia de 65 en el cdigo ASCII, la cual es A.digo ASCII, la cual es A.

Presione Aceptar y luego cierre la ventana del Presione Aceptar y luego cierre la ventana del InputInput File File DefinitionDefinition..



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En el proyecto Workbook.acl escoja la definicin de archivo de entrada Inventory, haciendo doble click en ella. Este comando cuenta los registros del archivo en uso. Adicionalmente, es posible agregar una condicin IF y contabilizar slo los registros que satisfacen la condicin dada. Seleccione la opcin Count dentro del menAnalyze. Se abrir la siguiente ventana:

ComandoComando CONTARCONTAR

En la casilla IF de la caja de dialogo Main, escriba ProdCls = '03 u ocupe el Constructor de Expresiones y luego presione Aceptar.


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Se abrir el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuacin:

ACL guardar el resultado obtenido, 22 en este caso, en una variable de sistema llamada COUNT1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando CONTARCONTAR




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www.e-cronia.comSe utiliza para sumar el contenido de uno o ms campos de tipo numrico del archivo en uso. Adicionalmente, es posible agregar una condicin IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condicin dada. Seleccione la opcin Total dentro del men Analyze. Se abrir la siguiente ventana:

ComandoComando TOTALIZARTOTALIZAR

Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.




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ACL guardar el resultado obtenido, 3.748,66 en este caso, en una variable de sistema llamada TOTAL1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando TOTALIZARTOTALIZAR


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www.e-cronia.comComandoComando ESTADISTICASESTADISTICAS

Este comando proporciona una descripcin estadstica de uno o ms CAMPOS DE NMEROS O FECHAS del archivo en uso. Es posible agregar una condicin IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condicin dada. Adicionalmente, Ud. puede activar la casilla Std. Deviation con el fin de incluir en los clculos el valor de la desviacin estndar. Seleccione la opcin Statistics dentro del men Analyze. Se abrir la siguiente ventana:

Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.


www.e-cronia.comSe abrir el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuacin:

ACL guardar los resultados obtenidos en una serie de variables de sistema, las cuales Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando ESTADISTICASESTADISTICAS




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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Si obseLo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Si observamos el rvamos el comando mostrado en la ventana del comando mostrado en la ventana del CommandCommand Log, podemos apreciar dos Log, podemos apreciar dos parparmetros que metros que UdUd. no configur. no configur, y que son:, y que son:

NUMBER 5:NUMBER 5: Por defecto ACL busca los 5 valores mPor defecto ACL busca los 5 valores ms altos (s altos (HighestHighest) as) ascomo los 5 mcomo los 5 ms bajos (s bajos (LowestLowest) del campo seleccionado y luego se detiene. Si ) del campo seleccionado y luego se detiene. Si UdUd quiere cambiar el valor establecido para este parquiere cambiar el valor establecido para este parmetro cuando ejecute metro cuando ejecute el comando, podrel comando, podr hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla # # ofofHighHigh//LowLow dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo MoreMore de la Ventana de la Ventana StatisticsStatistics..

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del solamente en la ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede . puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediantguardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la e la selecciseleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la especificaciy la especificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la caja de dialogo de la caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.

ComandoComando ESTADISTICASESTADISTICAS


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www.e-cronia.comComandoComando SECUENCIASECUENCIA

Este comando se utiliza para detectar errores en el ordenamiento de la informacin de un campo o de una cadena de campos del archivo en uso (errores de secuencia). Es posible agregar una condicin IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condicin dada. Adicionalmente, Ud. puede activar la casilla Duplicates o Gaps con el fin de incluir en el anlisis la informacin repetida (valores idnticos) y faltante(saltos de informacin) respectivamente. Seleccione la opcin Sequence dentro del men Analyze. Se abrir la siguiente ventana:

Elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.



ACL guardar el resultado obtenido, 6 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando SECUENCIASECUENCIA




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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. ste ste ltimo da cuenta de ltimo da cuenta de los valores del campo seleccionado y sus registros, que quiebranlos valores del campo seleccionado y sus registros, que quiebran la secuencia de la secuencia de ordenamiento establecida, siendo el orden ordenamiento establecida, siendo el orden AscendenteAscendente el que ACL asume por defecto. el que ACL asume por defecto. Es posible cambiar esta direcciEs posible cambiar esta direccin de ordenamiento a descendente, mediante la n de ordenamiento a descendente, mediante la ventana de selecciventana de seleccin de campos que se abre cuando n de campos que se abre cuando UdUd. presiona . presiona SequenceSequence OnOn en la en la caja de dialogo caja de dialogo MainMain. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el . Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el CommandCommand Log, podemos apreciar dos parLog, podemos apreciar dos parmetros que metros que UdUd. no configur. no configur, y que son:, y que son:

ERRORLIMIT 10ERRORLIMIT 10: Por defecto ACL busca hasta diez errores de secuencia en el : Por defecto ACL busca hasta diez errores de secuencia en el campo seleccionado y luego se detiene. Si campo seleccionado y luego se detiene. Si UdUd quiere ocupar un valor distinto para quiere ocupar un valor distinto para este pareste parmetro cuando ejecute el comando, podrmetro cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla deseado en la casilla Error Error LimitLimit dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo MoreMore de la Ventana de la Ventana SequenceSequence..

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en te en la ventana del la ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede guardar el resultado del . puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la seleccicomando en un archivo de texto, mediante la seleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la y la especificaciespecificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la caja de dialogo de la caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.



www.e-cronia.comComo se seComo se sealal anteriormente, este comando permite ademanteriormente, este comando permite adems comprobar la s comprobar la existencia de informaciexistencia de informacin repetida y faltante mediante las opciones n repetida y faltante mediante las opciones DuplicatesDuplicates y y GapsGapsde la caja de dialogo de la caja de dialogo MainMain, respectivamente. Tales opciones las tiene tambi, respectivamente. Tales opciones las tiene tambin ACL en n ACL en la forma de comandos individuales dentro del menla forma de comandos individuales dentro del men AnalyzeAnalyze, por lo que el comando , por lo que el comando SequenceSequence tiene el potencial de tres comandos en uno. Veamos la opcitiene el potencial de tres comandos en uno. Veamos la opcin n DuplicatesDuplicates. . Seleccione la opcin Sequence dentro del men Analyze, elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main, marque la casilla Duplicates y luego presione Aceptar.






ACL guardar los errores de secuencia y el nmero de repeticiones, 0 y 141 respectivamente, en dos variables de sistema llamadas WRITE1 y GAPDUP1. Notemos que el nmero de errores de secuencia es 0 en este caso, puesto que ACL orden ascendentemente la informacin del campo ProdCls, antes de buscar los errores de ordenamiento as como los valores idnticos del campo.



www.e-cronia.comVeamos ahora la opciVeamos ahora la opcin n GapsGaps. . Seleccione la opcin Sequence dentro del menAnalyze, elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main, marque la casilla Gaps y luego presione Aceptar.

ACL mostrar por defecto los rangos de informacin faltantes o saltos de informacin dentro del campo ProdCls, puesto que activar automticamente la opcin List Gap Ranges. Ud. Puede, sin embargo, elegir la opcin List Missings Itemspara ver directamente los valores faltantes del campo seleccionado.





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Tal como en la opcin Duplicates, ACL guardar los errores de secuencia y el nmero de rangos faltantes, 0 y 2 respectivamente, en dos variables de sistema llamadas WRITE1 y GAPDUP1. Adems, el nmero de errores de secuencia es 0 en este caso tambin, puesto que ACL orden ascendentemente la informacin del campo ProdCls, antes de buscar los errores de ordenamiento as como la informacin faltante.



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Pregun

tas &

Respue

stas

Pregun

tas &

Respue

stas


Dudas ?




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Comandos Sample (MUESTRA), Extraer, ExportarComandos Ordenar, ClasificarComando SumarizarComando EstratificarComando AntigedadComando Join (unir)Caso de Estudio

Manipulando los DatosManipulando los Datos


www.e-cronia.comComandoComando SAMPLESAMPLE

Este comando se utiliza para tomar una muestra del archivo en uso y copiarla a un nuevo archivo. Tal muestreo puede hacerse en base al REGISTRO COMPLETO del archivo o a CAMPOS NUMRICOS seleccionados, mediante los tipos MUS o RECORD respectivamente. Adems, por medio de los parmetros FIXED INTERVAL, CELL O RANDOM se puede elegir el mtodo de muestreo. Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de seleccionar solamente aquellos registros que cumplen tal condicin. Seleccione la definicin de archivo de entrada Sales_Reps dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Record dentro de Sample Type y Fixed Interval dentro de Sample Parameters. Escriba 4en la casilla Interval y 2 en la casilla Start. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Muestra. Luego presione Aceptar.




www.e-cronia.comComandoComando SAMPLESAMPLESe abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado.


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www.e-cronia.comComandoComando EXTRAEREXTRAER

Este comando se utiliza para seleccionar registros (Records) o campos (Fields) del archivo en uso y copiarlos a un nuevo archivo. Es posible agregar una condicin IFcon el fin de seleccionar slo aquellos registros o campos que cumplen tal condicin. Dicho en otras palabras, el comando Extraer crea un subconjunto del archivo actual, con los registros o campos que satisfacen una condicin dada. Seleccione la opcin Extract dentro del men Data. En la casilla IF de la caja de dialogo Main escriba ProdCls = '01 u ocupe el Constructor de Expresiones, y en la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Extraer. Luego presione Aceptar.


www.e-cronia.comSe abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo da cuenta del nmero de registros producidos y del archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el archivo creado en el directorio Sample Data Files. Del comando se aprecia que ste termina con la instruccin OPEN, que es una opcin automtica de ACL, y que se traduce en que el ltimo paso en la ejecucin del comando consiste en abrir el archivo creado.

ACL guardar el nmero de registros extrados, 17 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando EXTRAEREXTRAER




www.e-cronia.comComandoComando EXPORTAREXPORTAR

Este comando crea un archivo para que sea usado por otras aplicaciones. Este archivo exportado puede contener los registros completos del archivo de datos o slo algunos campos (Fields) seleccionados. Es posible tambin agregar una condicin IF con el fin de seleccionar slo aquellos registros o campos que cumplen tal condicin. Seleccione la definicin de archivo de entrada Inventory dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Export dentro del men Data e ingrese a la ventana de seleccin de campos pinchando el botn Export Fields. Pinche el botn Add All para seleccionar todos los campos del registro y presione OK. Seleccione la opcin Excel de la casilla Export As. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Exportar. Luego presione Aceptar.


www.e-cronia.comSe abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo da cuenta del nmero de registros producidos y del archivo exportado creado (.XLS, en este caso). Por defecto, ACL guarda el archivo exportado en el directorio Sample Data Files.

ACL guardar el nmero de registros exportados, 152 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando EXPORTAREXPORTAR




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www.e-cronia.comComandoComando ORDENARORDENAREste comando es utilizado para ordenar el archivo en uso de acuerdo a un campo ndice especificado. Por defecto, cada vez que se ejecuta este comando, ACL crea una copia reorganizada del archivo actual, donde el campo ndice se encuentra en orden ascendente. Es posible cambiar esta direcciEs posible cambiar esta direccin de ordenamiento a descendente, n de ordenamiento a descendente, mediante la ventana de seleccimediante la ventana de seleccin de campos que se abre cuando n de campos que se abre cuando UdUd. presiona . presiona SortSort OnOnen la caja de dialogo en la caja de dialogo MainMain. Adem. Adems, s, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar el ordenamiento del archivo. Elija la opcin Sort dentro del men Data y seleccione el campo ProdCls. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Ordenar. Luego presione Aceptar.




www.e-cronia.comSe abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo da cuenta del nmero de registros producidos y del archivo ordenado creado (.FIL). Por defecto, ACL guarda este nuevo archivo en el directorio Sample Data Files.

ComandoComando ORDENARORDENAR


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Del comando se aprecia que ste termina con la instruccin OPEN, que es una opcin automtica de ACL, y que se traduce en que el ltimo paso en la ejecucin del comando consiste en abrir el archivo creado.

ACL guardar el nmero de registros ordenados, 152 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

Por otro lado, este comando permite ordenar el archivo en uso enPor otro lado, este comando permite ordenar el archivo en uso en base a base a un campo construido con los otros campos existentes. Dicho campoun campo construido con los otros campos existentes. Dicho campo puede puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando. formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando. En En este este ltimo caso, se debe acceder al constructor de expresiones medianltimo caso, se debe acceder al constructor de expresiones mediante te los botones los botones SortSort OnOn en la caja de dialogo en la caja de dialogo MainMain (que lleva a la ventana de (que lleva a la ventana de selecciseleccin de campos) y luego n de campos) y luego ExprExpr..

ComandoComando ORDENARORDENAR




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www.e-cronia.comComandoComando CLASIFICARCLASIFICAR

Este comando clasifica la informacin de un CAMPO DE CARACTERESseleccionado del archivo en uso. Para ello individualiza los valores diferentes de un campo de caracteres, y cuenta el nmero de registros involucrados por cada caracternico encontrado. Adicionalmente, por cada valor nico del campo, asociado cada uno a un grupo de registros determinado, es posible totalizar campos numricos seleccionados. Adems, , es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar esta clasificacin. Elija la opcin Classify dentro del men Analyze. Seleccione el campo de caracteres ProdStat bajo el botn Classify On y el campo numrico QtyOObajo el botn Accumulate Fields. Luego presione Aceptar.




www.e-cronia.comSe abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo muestra un resumen con los caracteres nicos del campo clasificado, la frecuencia (cantidad y porcentaje) con la que stos se repiten en el archivo, o el nmero y porcentaje de registros en los que aparece dicho caracter nico, y el total acumulado del campo numrico seleccionado por cada caracter encontrado.

ComandoComando CLASIFICARCLASIFICAR


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Si observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del CommandCommand Log, podemos Log, podemos apreciar la siguiente instrucciapreciar la siguiente instruccin por defecto.n por defecto.

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en te en la ventana del la ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede configurar el comando con . puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIel fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la L), mediante la selecciseleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la especificaciy la especificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la de la caja de dialogo caja de dialogo Output.Output. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.

Por otro lado, este comando permite clasificar un campo construiPor otro lado, este comando permite clasificar un campo construido como una do como una cadena cadena de campos de de campos de caractercaracter existentesexistentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el . Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando, en cuyo comando o dentro del mismo comando, en cuyo ltimo caso se debe acceder al ltimo caso se debe acceder al constructor de expresiones mediante los botones constructor de expresiones mediante los botones ClassifyClassify OnOn (que lleva a la ventana (que lleva a la ventana de seleccide seleccin de campos) y luego n de campos) y luego ExprExpr..

Es importante notar tambiEs importante notar tambin que, para que este comando clasifique ordenadamente n que, para que este comando clasifique ordenadamente la informacila informacin del campo de caracteres seleccionado, n del campo de caracteres seleccionado, no es necesario que el archivo no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campode datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo..

ComandoComando CLASIFICARCLASIFICAR




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www.e-cronia.comComandoComando SUMARIZARSUMARIZAR

Este comando totaliza campos numricos determinados del archivo en uso, para cada valor nico de un CAMPO DE CARACTERES O FECHAS seleccionado. Lo anterior implica que al usar este comando, tambin se clasificar la informacin de un campo seleccionado, como ocurre en el caso del comando Clasificar, no obstante, el comando el comando SumarizarSumarizar es mes ms efectivo s efectivo para archivos de datos grandes. Por otro lado, para archivos de datos grandes. Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar la sumarizacin. Seleccione la definicin de archivo de entrada Empmast dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Summarize dentro del menData. Seleccione el campo numrico Salary bajo el botn Accumulate Fields, el campo de caracteres State_Province bajo el botn Summarize On y el campo de caracteres Country bajo el botn Other Fields. Luego presione Aceptar.




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Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo muestra un resumen con la totalizacin del campo Salary, para cada caracter nico del campo State_Province. Para este ltimo, se incluyen tambin las cantidades de cada caracter nico encontrado, o las cantidades de registros por cada caracter distinto del campo Salary.

Es importante notar que, si bien el comando Summarize proporciona informacin parecida a la que entrega el comando Classify, para que el primero clasifique para que el primero clasifique ordenadamente la informaciordenadamente la informacin del campo seleccionado, sern del campo seleccionado, ser necesario que el archivo necesario que el archivo de datos sea primero preordenado (virtualmente) en base a dicho de datos sea primero preordenado (virtualmente) en base a dicho campo. Esta opcicampo. Esta opcin n se encuentra activada por defecto en la casilla se encuentra activada por defecto en la casilla PresortPresort de la caja de dialogo de la caja de dialogo MainMain, y , y tambitambin se puede observar como una instruccin se puede observar como una instruccin en la estructura del comando, que n en la estructura del comando, que se muestra en el se muestra en el CommandCommand Log. Otras instrucciones del comando que es posible Log. Otras instrucciones del comando que es posible apreciar en el apreciar en el CommandCommand Log son las siguientes. Log son las siguientes.

OTHER CountryOTHER Country: Indica que para cada valor : Indica que para cada valor nico del campo de caracteres o fechas nico del campo de caracteres o fechas seleccionado, tambiseleccionado, tambin se especificarn se especificar el valor que el campo Country tiene en el el valor que el campo Country tiene en el primer registro del grupo asociado a cada valor primer registro del grupo asociado a cada valor nico encontrado, y como si el nico encontrado, y como si el archivo estuviera ordenado (recordemos que fue preordenado virtuarchivo estuviera ordenado (recordemos que fue preordenado virtualmente).almente).

ComandoComando SUMARIZARSUMARIZAR


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TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en te en la ventana del la ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede configurar el comando con . puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIel fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la L), mediante la selecciseleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la especificaciy la especificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la de la caja de dialogo caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.

Adems, ACL guardar el nmero de registros producidos, 17 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.

ComandoComando SUMARIZARSUMARIZAR




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www.e-cronia.comComandoComando ESTRATIFICARESTRATIFICAREste comando se utiliza para contabilizar los registros que caen dentro de intervalos (estratos) de valores pertenecientes a un CAMPO NUMRICO seleccionado. Para ser ejecutado, requiere la especificacin del rango sobre el cual se va a estratificar el campo seleccionado, vale decir, el valor mximo del campo a estratificar, en el ltimo intervalo de estratificacin, y el valor mnimo de este campo, en el primer intervalo de estratificacin. No obstante, si primero se ejecuta el comando Perfil o Estadsticas para el campo seleccionado, sus valores mximo y mnimo sern tomados por defecto cuando se ejecute el comando Estratificar. Adicionalmente, para cada intervalo del campo, es posible totalizar otros campos numricos del archivo en uso. Por otro lado, Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar la estratificacin del campo seleccionado. Seleccione la definicin de archivo de entrada Inventory dentro del proyectoWorkbook, haciendo doble click en ella. Aplique primero el comando Estadsticas para el campo numrico SalePr. Luego, elija la opcin Stratify dentro del men Analize. Seleccione nuevamente el campo SalePr bajo el botn Stratify On y el campo numrico QtyOH bajo el botn Accumulate Fields. Despus presione Aceptar.




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Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo muestra los estratos o intervalos del campo SalePr generados, la cantidad y porcentaje de registros que caen en cada estrato, y el porcentaje y total acumulado del campo QtyOH seleccionado.

ComandoComando ESTRATIFICARESTRATIFICAR


www.e-cronia.comSi observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del CommandCommand Log, podemos apreciar los siguientes Log, podemos apreciar los siguientes instrucciones por defecto.instrucciones por defecto.

INTERVALS 10INTERVALS 10: Implica que ACL s: Implica que ACL slo generarlo generar diez intervalos para el rango especificado del campo a diez intervalos para el rango especificado del campo a estratificar (definido por sus valores mestratificar (definido por sus valores mximo y mximo y mnimo especificados). Si nimo especificados). Si UdUd quiere configurar este parquiere configurar este parmetro metro en un valor distinto cuando ejecute el comando, podren un valor distinto cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla IntervalsIntervals dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo MainMain de la ventana de la ventana StratifyStratify. No obstante lo anterior, es posible obviar . No obstante lo anterior, es posible obviar este pareste parmetro, con lo cual ya no sermetro, con lo cual ya no sera necesario la especificacia necesario la especificacin de los valores mn de los valores mximo y mximo y mnimo del campo nimo del campo a estratificar, ocupando la opcia estratificar, ocupando la opcin n FreeFree de la caja de dialogo de la caja de dialogo MainMain para indicar el valor inicial de cada para indicar el valor inicial de cada intervalo o estrato requerido.intervalo o estrato requerido.

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del te en la ventana del CommandCommandLog. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo en un nuevo archivo de datos (.FIL) o en un archivo de texto (.TXT), mediante la selde datos (.FIL) o en un archivo de texto (.TXT), mediante la seleccieccin de la opcin de la opcin n FileFile y la especificaciy la especificacin de n de un nombre en la casilla un nombre en la casilla NameName de la caja de dialogo de la caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.

Por otro lado, este comando permite estratificar un campo constrPor otro lado, este comando permite estratificar un campo construido como una cadena de campos de uido como una cadena de campos de caractercaracter existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comanexistentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando, do o dentro del mismo comando, en cuyo en cuyo ltimo caso se debe acceder al constructor de expresiones mediantltimo caso se debe acceder al constructor de expresiones mediante los botones e los botones StratifyStratify OnOn (que lleva (que lleva a la ventana de seleccia la ventana de seleccin de campos) y luego n de campos) y luego ExprExpr..

Es importante notar tambiEs importante notar tambin que, para que este comando estratifique ordenadamente el campon que, para que este comando estratifique ordenadamente el campo seleccionado, seleccionado, no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamenteno es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo.ordenado por dicho campo.

ComandoComando ESTRATIFICARESTRATIFICAR




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www.e-cronia.comComandoComando ANTIGANTIGEDADEDADEste comando opera sobre un CAMPO DE FECHAS seleccionado del archivo en uso, produciendo intervalos con cantidades de das anteriores (antigedades) a una fecha de corte especificada, cuya finalidad es contabilizar el nmero de fechas del campo seleccionado, que caen en cada intervalo de antigedad generado. Adicionalmente, para cada intervalo de antigedad, es posible totalizar campos numricos del archivo en uso. Por otro lado, Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar este proceso. Seleccione la definicin de archivo de entrada Ap_Trans dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Age dentro del men Analize. Seleccione el campo Invoice_Date bajo el botn Age On, diciembre 31 2000 bajo el botn Cutoff Date, y el campo numrico Invoice_Amount bajo el botnAccumulate Fields. Despus presione Aceptar.




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Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo muestra intervalos de antigedad, en das, con respecto a la fecha de corte especificada, 31 de diciembre de 2000, la cantidad y porcentaje de fechas del campo Invoice_date que caen en cada intervalo generado, y el porcentaje y total acumulado del campo Invoice_Amount para cada intervalo.

ComandoComando ANTIGANTIGEDADEDAD


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Si observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del CommandCommand Log, podemos apreciar Log, podemos apreciar los siguientes instrucciones por defecto.los siguientes instrucciones por defecto.

INTERVAL 0;30;60;90;120;10000INTERVAL 0;30;60;90;120;10000: indica los valores iniciales para cada intervalo de : indica los valores iniciales para cada intervalo de antigantigedad que produciredad que producir ACL, con excepciACL, con excepcin del n del ltimo valor, pues ltimo valor, pues ste representa el ste representa el valor final del valor final del ltimo intervalo generado. Vale decir, por defecto, ACL genera ciltimo intervalo generado. Vale decir, por defecto, ACL genera cinco nco intervalos de antigintervalos de antigedad en dedad en das, para cualquier campo de fechas seleccionado. Si as, para cualquier campo de fechas seleccionado. Si UdUdquiere especificar valores distintos para este parquiere especificar valores distintos para este parmetro cuando ejecute el comando, podrmetro cuando ejecute el comando, podrhacerlo escribiendo los valores deseados en la casilla hacerlo escribiendo los valores deseados en la casilla AgingAging PeriodsPeriods dentro de la caja de dentro de la caja de dialogo dialogo MainMain de la ventana de la ventana AgeAge. .

TO SCREENTO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la te en la ventana del ventana del CommandCommand Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, UdUd. puede configurar el comando con el fin . puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un archivo de texto (.TXT), mediante de guardar el resultado en un archivo de texto (.TXT), mediante la seleccila seleccin de la opcin de la opcin n FileFile y la especificaciy la especificacin de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla NameName de la caja de dialogo de la caja de dialogo OutputOutput.. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.

Es importante notar tambiEs importante notar tambin que, para que este comando genere los intervalos de n que, para que este comando genere los intervalos de antigantigedad ordenadamente, no es necesario que el archivo de datos se eedad ordenadamente, no es necesario que el archivo de datos se encuentre ncuentre previamente ordenado por el campo de fechas seleccionado.previamente ordenado por el campo de fechas seleccionado.

ComandoComando ANTIGANTIGEDADEDAD




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www.e-cronia.comComandoComando JOINJOINEste comando se utiliza para unir registros de dos archivos, llamados primario y secundario, y dejar los registros resultantes en un tercer archivo. La unin de los registros se basa en la comparacin o pareo de dos CAMPOS DE CARACTER seleccionados, DE IGUAL LARGO, ALINEACIN y CASE, uno del archivo primario y otro del archivo secundario. Tales campos se denominan Primary Key y Secondary Key, respectivamente. La diferencia entre el archivo primario y el secundario radica en la direccin del pareo, vale decir, el archivo que ACL utiliza de base para realizar la unin de registros, ser el archivo primario. Es necesario que el archivo secundario se encuentre previamente ordenado en base al Secondary Key o que se preordene (virtualmente) durante la ejecucin del comando. No es obligacin que el archivo primario se encuentre previamente ordenado, aunque el tiempo de procesamiento puede verse incrementado cuando ste no lo est. Por otro lado, Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar este proceso, pero la condicin especificada slo puede estar referida a los campos del archivo primario.




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Seleccione la definicin de archivo de entrada Payroll dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Join dentro del men Data y seleccione el campo EmpNo bajo el botn Primary Keys. Seleccione la definicin de archivo Empmast dentro de la caja combo Secondary File, y el campo EmpNo bajo el botn Secondary Keys. Presione el botn PrimaryFields para ingresar a la caja de seleccin de campos y presione Add All y luego OK, con el fin de que el archivo resultante contenga todos los campos del archivo primario. Haga lo mismo con el botn Secondary Fields. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Parear. Luego presione Aceptar.

ComandoComando JOINJOIN


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Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y su resultado. ste ltimo muestra que los campos Empno y WorkDept del archivo secundario fueron renombrados a Empno2 y WorkDept2, respectivamente, pues existen campos del mismo nombre en el archivo primario. Tambin se observa el nmero de registros producidos, 42 en este caso, y el archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el nuevo archivo en el directorio Sample Data Files. Adems, ACL guardar el nmero de registros producidos en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. El ltimo paso en la ejecucin del comando consiste en abrir el archivo resultante.





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Si Ud. quisiera unir registros en base a campos numricos, primero deber convertir dichos campos al tipo ASCII o crear nuevos campos de caracter usando la funcin STRING (campo numrico; largo), mediante el Constructor de Expresiones.

Es importante notar tambin, que si el archivo secundario posee valores duplicados para el SecondaryKey, ACL concretar la unin tomando el primer registro del archivo secundario donde aparece el valor buscado del campo.

Existen algunas opciones en la caja de dialogo More de la ventana del comando, que representan variaciones a la ejecucin comn del comando y que son importantes de destacar.

Matched Records: Opcin marcada por defecto para que ACL una los registros en donde los campos Primary Key y Secondary Key parean. Esta opcin posee dos variantes adicionales, a saber, All Primaryy All Secondary. La primera implica que el archivo resultante contendr todos los registros del archivo primario, independientemente de que existan registros que no pareen. La segunda variante produce que el archivo de salida contemple todos los registros del archivo secundario. En cualquiera de estas variantes ocurrir que, en los registros del archivo resultante donde no se produjo el pareo, los campos del archivo primario o secundario sern completados con espacios en blanco o ceros, segn se ocupe la opcin All Secondary o All Primary respectivamente.

Unmatched Records: Es la alternativa inversa a la opcin anterior, pues implica que ACL unir los registros para los cuales el Primary Key y el Secondary Key no parean.



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curso acl basico intermedio v833 elg

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