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Eurowin 8.0 SQL
Manual del módulo
INFORMES
CONFIGURABLES
Documento: me_informesconfigurables
Edición: 04
Nombre: Manual del módulo Informes Configurables de Eurowin
Fecha: 30-04-2012
Manual del módulo Informes Configurables
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Tabla de contenidos
1. Introducción .......................................................................................................................... 4
1.1. Instalación .......................................................................................................................................... 4
1.2. Compatibilidades y requisitos ............................................................................................................ 5
2. Informes Configurables ........................................................................................................ 6
2.1. Configuración ..................................................................................................................................... 6
2.1.1. Configuración e-mail saliente ........................................................................................................ 6
2.1.2. Destinatarios por defecto .............................................................................................................. 7
2.1.3. Opciones ...................................................................................................................................... 8
2.2. Listado de Programaciones ............................................................................................................... 9
2.3. Listados de Eurowin ......................................................................................................................... 11
2.4. Propiedades de los Informes Configurables .................................................................................... 12
2.4.1. Configuración ............................................................................................................................. 13
2.4.2. Programación ............................................................................................................................. 14
2.5. Ejecución automática de los listados programados ........................................................................ 17
2.6. Tarea programada de Windows ....................................................................................................... 17
2.7. Listados compatibles con Informes Configurables ......................................................................... 19
2.8. Ejemplos ........................................................................................................................................... 20
2.8.1. Crear un informe configurado ..................................................................................................... 20
2.8.2. Modificar un informe configurable ............................................................................................... 22
Manual del módulo Informes Configurables
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1. Introducción
El módulo Informes Configurables de Eurowin 8.0 SQL es una ampliación de las opciones del programa que
permite la ejecución automática de los listados enviando el resultado en formato PDF, Excel, XML o página
Web a través de correo electrónico a uno o varios destinatarios, o imprimirlo.
Los mensajes de correo electrónico con el fichero adjunto del resultado de los listados se envían
directamente desde Eurowin por lo que no es necesario tener instalado ningún programa cliente de correo
IMAP (outlook, eudora, thunderbird, etc.) en el ordenador del terminal.
El usuario también puede guardar varias parametrizaciones de los listados para utilizarlas en las consultas
automáticas o recuperarlas en cualquier momento agilizando la consulta por pantalla al no tener que indicar
cada vez los mismos parámetros.
Del mismo modo es posible programar la ejecución del recálculo de stock.
1.1. Instalación
Informes Configurables se instala como un módulo adicional de Eurowin mediante el asistente que se inicia
con el programa Instalar.exe de la carpeta principal del paquete de instalación.
En la pantalla "Ruta de la instalación" el usuario indica la carpeta del servidor de Eurowin.
En la pantalla "Instalación de los módulos" hay que marcar la línea Informes Configurables. Con el código
que aparece en la columna Licencia hay que solicitar el código de Autorización al departamento SaE
(Servicios a Empresas) de Sage Eurowin llamando al teléfono 902.888.002.
IMPORTANTE: Antes de instalar el módulo Informes Configurables sobre una aplicación de Eurowin
instalada previamente, hay que actualizarla con el mismo paquete de instalación de Eurowin.
Informes Configurables funciona con las versiones de Eurowin publicadas después del día 15 de
Marzo de 2010.
Después de finalizar la instalación, en el menú Herramientas aparece la opción Informes Configurables.
Además, en la pantalla de los listados compatibles y en el proceso recálculo de stock, en la parte inferior al
lado del botón "Aceptar" aparecen las nuevas opciones que sirven para guardar la configuración de la
pantalla y para programar la ejecución automática de la misma.
Manual del módulo Informes Configurables
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1.2. Compatibilidades y requisitos
El módulo Informes Configurables es compatible con todos módulos y sectoriales de Eurowin 8.0 SQL
publicados después del día 15 de Marzo de 2010.
Los requisitos de software y de hardware necesarios para utilizar Informes Configurables son los mismos de
Eurowin 8.0 SQL. Se pueden consultar en la página de Internet
http://www.sageeurowin.com/requisitos
Figura 1. Instalación y opciones de Informes Configurables
Manual del módulo Informes Configurables
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2. Informes Configurables
Después de instalar Informes Configurables, en el menú Herramientas aparece la opción del mismo nombre
desde la que se puede acceder a las dos opciones del programa:
Configuración
Listado de programaciones
2.1. Configuración
En la pantalla Configuración de Informes el usuario define el funcionamiento del programa según sus
necesidades. La configuración se refiere a la empresa actual.
Se accede desde el menú Herramientas » Informes Configurables » Configuración.
La pantalla de configuración tiene tres páginas:
Configuración e-mail saliente
Destinatarios
Opciones
2.1.1. Configuración e-mail saliente
En la página Configuración e-mail saliente de la configuración de Informes Configurables se indican los datos
necesarios para enviar los mensajes automáticamente al ejecutar los listados. La primera vez Eurowin
obtiene los datos de la configuración de la cuenta predeterminada de correo electrónico del terminal, si
existe.
Nombre e-mail: Nombre del campo Origen de los mensajes enviados automáticamente.
E-mail: Cuenta de correo electrónico desde la que se envían los mensajes.
Servidor SMTP: Servidor de correo electrónico desde el que se envían los mensajes.
Puerto: Puerto de conexión del terminal con el servidor de correo electrónico.
Usar conexión segura SSL: Indica si la conexión del terminal que ejecuta el informe con el servidor
de correo electrónico requiere el protocolo de seguridad SSL.
Autenticación: Indica si hay que acceder al servidor de correo con un usuario concreto. Al marcarlo
se habilitan los campos Usuario y Password.
Usuario: Código del usuario con acceso al servidor de correo.
Password: Clave del usuario.
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Archivo de firma Firma de los mensajes automáticos. Es un archivo en formato HTML
con extensión .htm o .html cuyo contenido se incrustará al final en los mensajes.
o Permite buscar y seleccionar un fichero de firma.
o Muestra el contenido del fichero. Aparece inactivo cuando no hay ninguna firma.
o Borra el fichero de la firma. Aparece inactivo cuando no hay ninguna firma.
Botón para comprobar el correcto funcionamiento del envío de mensajes con la
información introducida en la pantalla. Envía un mensaje de prueba a la cuenta de origen indicada
en el campo e-mail.
2.1.2. Destinatarios por defecto
En la página Destinatarios por defecto se introducen las cuentas de correo electrónico a las que se envían
los mensajes automáticos como destinatarios de copia (en el apartado CC del mensaje). Si no se especifica
ningún destinatario en la programación, los destinatarios por defecto se incluyen como destinatario normal.
Al programar los listados se puede asignar alguno de estos destinatarios. De esta forma, por ejemplo, cada
informe de ventas se envía al comercial correspondiente y todos con copia al responsable de ventas.
La información de la pantalla es la siguiente:
Descripción: Nombre de la cuenta de correo.
E-mail: Cuenta de correo electrónico.
Botón para añadir una nueva línea al final de la lista de destinatarios.
Borra la línea del destinatario actual.
Figura 2. Configuración de los informes. Configuración e-mail saliente
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2.1.3. Opciones
En la página Opciones se configuran las opciones que afectan al funcionamiento de los Informes
Configurables en general. Son las siguientes:
Cargar automáticamente la configuración predeterminada: Determina si al abrir la pantalla de un
listado se carga automáticamente la configuración del usuario actual marcada como
predeterminada.
Añadir fecha al asunto en el envío de la programación: Al enviar los mensajes automáticos, al final
del asunto (título del mensaje) se añadirá la fecha en que se ejecuta el listado.
Explicación de la opción: Cuadro informativo que contiene la explicación de la opción seleccionada
en la lista de opciones de la parte superior.
Color de los filtros modificados: En la pantalla de cada listado configurado, las opciones de
parametrización que difieren de la configuración original aparecen con este color.
Tiempo máximo de ejecución: Control de tiempo para los listados y procesos cuando se ejecutan
de forma automática con el fin de evitar una duración excesiva. El programa los cancela cuando
superan el tiempo máximo, anotando la incidencia en el registro.
o Listados: Duración máxima de los listados.
o Procesos: Duración máxima de los procesos.
Impresora: A través de la cual se imprimen los listados automáticos cuyo destino es la impresora.
Muestra el nombre de la impresora de Windows y el puerto en el que está instalada (USB, Com,
paralelo).
Al ejecutar Eurowin a través de Citrix (SaaS) no aparece la impresora debido a que se cambia el
nombre en cada sesión. En este caso a través de la programación automática no se puede imprimir
el listado.
Figura 3. Configuración de los informes. Destinatarios por defecto
Manual del módulo Informes Configurables
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2.2. Listado de Programaciones
La pantalla Listado de programaciones muestra todas las programaciones de listados y procesos del
usuario y empresa actuales. El usuario Supervisor puede ver los listados programados de todos los usuarios
en la empresa actual.
Desde esta pantalla el usuario puede consultar y modificar el detalle de las programaciones que aparecen.
Se accede desde el menú Herramientas » Informes Configurables » Listado de programaciones.
Permite iniciar la realización de las programaciones que se desee aunque no coincida la fecha de próxima
ejecución. El usuario debe marcar en la pantalla las programaciones que desea ejecutar y después pulsar el
botón "Ejecutar".
En el capítulo Ejecución automática de los listados programados se explica el funcionamiento de la
ejecución automática de los listados programados.
La pantalla tiene las siguientes opciones:
Usuario: Usuario por el cual se filtran las programaciones. Es una lista desplegable con los usuarios
de Eurowin que sólo está activa para el Supervisor y los usuarios que tienen permisos de supervisor
(tienen marcada la opción del menú Herramientas » Control de accesos » Usuarios » Especiales »
"Permitir entrar en el control de accesos"). Al seleccionar un usuario se filtra el listado de
programaciones del usuario. Para ver todas las programaciones hay que seleccionar el usuario
TODOS.
Para los demás usuarios aparece su código y no se puede cambiar.
Filtrar: Filtro por Definición. El usuario puede escribir un texto para filtrar las programaciones por la
columna "Nombre de la pantalla".
Figura 4. Configuración de los informes. Opciones
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Activas: Filtro por Activa. Para mostrar sólo las programaciones activas (en la lista tienen marcada la
columna Activa).
Desactivadas: Muestra sólo las programaciones desactivadas (en la lista no tienen marcada la
columna Activa).
Todas: Muestra todas las programaciones.
Marca la columna Activa de todas las programaciones del listado.
Desmarca la columna Activa de todas las programaciones del listado.
Botón para iniciar la ejecución de todas las programaciones que tienen marcada la
columna "Activa" en el listado, independientemente de la fecha de próxima ejecución.
Muestra el siguiente aviso:
"Recuerde que hay programaciones donde la fecha de próxima programación es diferente"
"a la fecha actual. Deberá deseleccionarlas si no desea que se ejecuten."
"¿Desea ejecutar todas las programaciones activas?"
Cierra la pantalla.
La lista de programaciones tiene estas columnas. Al pulsar doble clic sobre el título de una columna se
ordena el listado por dicha columna en modo ascendente.
Activa: Indica si la programación está activa o no en la página Programación » Periodicidad de la
Configuración. El usuario puede marcar o desmarcar esta opción en el listado para indicar si se
ejecuta o no al pulsar el botón Ejecutar, aunque esto no cambia el estado de la propiedad
"Programación activa" en el detalle de la programación.
Nombre pantalla: Título de la pantalla del listado programado.
Definición programación: Nombre dado a la programación.
Tipo exportación: Icono informativo del tipo de fichero que se genera y envía con cada listado
o PDF
o Excel
o Página web
o XML
o Impresora
Ver programación: Botón para acceder a la configuración de la programación del listado, con la
posibilidad de modificarla.
Fecha próxima ejecución: Fecha de la próxima ejecución automática del listado según la
periodicidad indicada en la programación y a partir de la última fecha de ejecución.
Fecha última: Fecha de la última ejecución de la programación.
Estado: Estado de la última ejecución. En la parte inferior de la pantalla aparece la leyenda:
o Correcta: La última ejecución de la programación se ha desarrollado sin problemas.
o Con incidencias: Ha habido alguna incidencia.
o Con errores: Se ha producido algún error durante la ejecución de la programación.
o En proceso: La programación se está ejecutando en este momento.
o Sin acceso: El usuario no tiene acceso a la pantalla de la programación. El listado no se
ejecutará.
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(NOTA: El usuario Supervisor puede habilitar y deshabilitar el acceso a las opciones o
pantallas del programa desde Herramientas » Control de accesos » Usuarios).
Ver registro: Botón para consultar el registro de los procesos, incidencias y errores ocurridos
durante la última ejecución de la programación. Si hay algún error aparece la pila de programa
existente en el momento de producirse. El registro se puede enviar por correo electrónico.
2.3. Listados de Eurowin
Después de instalar el módulo Informes Configurables, en la parte inferior de la pantalla de los listados de
Eurowin compatibles aparecen dos nuevas opciones: una lista desplegable y un botón de color amarillo.
La lista desplegable contiene las configuraciones creadas por el usuario actual sobre
el listado actual, además de una opción para seleccionar los valores predeterminados. Al abrir la
pantalla del listado se selecciona automáticamente la configuración predeterminada.
Este botón presenta un menú de tres opciones:
o Nueva configuración: Abre la pantalla de propiedades para crear una nueva configuración
de la pantalla.
o Guardar configuración: Graba el valor actual de las acotaciones, filtros y opciones de la
pantalla del listado en la configuración seleccionada de la lista.
o Propiedades: Abre la pantalla de propiedades de la configuración actual del listado para
poder modificar las opciones y la programación de la misma.
Para los procesos automáticos, el usuario debe marcar las opciones necesarias según cada caso para que
el programa no muestre mensajes.
Figura 5. Listado de programaciones
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El proceso automático cancelará hasta un máximo de 10 mensajes o avisos por pantalla.
Los listados cancelan hasta 3 mensajes antes de anular la ejecución del listado.
Al indicar los valores de los filtros y opciones de la pantalla del listado para guardar la configuración hay que
tener en cuenta que el botón "Aceptar" no esté deshabilitado. Esto significaría que algún parámetro no es
correcto y el listado no se ejecutará ni siquiera en modo programado.
Por ejemplo, si en un filtro de familias se indica el código de la familia inicial y el final se deja en blanco, el
listado no se puede ejecutar porque el botón "Aceptar" no se puede pulsar. Este listado tampoco se
ejecutará en estas condiciones desde la programación de los informes configurables.
2.4. Propiedades de los Informes Configurables
La pantalla Propiedades de los Informes Configurables muestra y permite cambiar la configuración actual.
Tiene dos páginas:
Configuración
Programación
En la parte inferior tiene los botones que guían al usuario la primera vez al crear la configuración.
Presenta el paso anterior al actual.
Presenta el paso siguiente al actual.
Graba la configuración actual.
Figura 6. Nuevas opciones de Informes configurables en la pantalla
de los listados de Eurowin
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Anula las modificaciones no grabadas de la configuración actual.
Borra la configuración actual.
2.4.1. Configuración
La página Configuración de la pantalla de propiedades tiene la siguiente información:
Nombre de la configuración: Nombre que aparecerá en la lista desplegable de la pantalla del listado
de Eurowin y en el listado de programaciones.
Descripción del filtro: Comentario del usuario sobre la configuración.
Tratamiento de valores tipo fecha: Presenta las distintas acotaciones de fecha que tiene el listado
actual. El usuario puede seleccionar un tratamiento de la lista y después modificarlo manualmente,
para asignar un valor inicial y final a cada acotación. El programa no permite asignar una fecha
incorrecta. Los valores de la lista desplegable tiene el significado siguiente:
o Día inicial mes: Primer día del mes actual, para el parámetro desde.
o Día final mes: Último día del mes actual, para el parámetro hasta.
o Fecha listado: Fecha que presenta el listado original.
o Fecha sistema: Fecha actual del ordenador.
o Periodo inicial: Día inicial del periodo actual de Eurowin, para el parámetro desde.
o Periodo final: Día final del periodo actual de Eurowin, para el parámetro hasta.
Cuando el listado no tiene filtros de fecha, este apartado de configuración de fechas no aparece.
Configuración predeterminada: Configuración que aplica automáticamente el programa al abrir la
pantalla del listado actual en lugar de los valores que tiene la pantalla por defecto.
Figura 7. Propiedades de un listado - Configuración
Manual del módulo Informes Configurables
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2.4.2. Programación
La página Programación de la pantalla de propiedades sirve para definir la ejecución automática del listado.
Para ello se presentan las opciones repartidas en cinco páginas: Formato exportación, Periodicidad,
Destinatarios, E-mail y Registro de ejecución.
Formato de exportación: El usuario indica el formato del fichero que se genera con el resultado del
listado. Este fichero es el que se envía por correo electrónico. Puede ser:
- Archivo PDF
- Archivo Excel
- Página Web
- Archivo XML
- Impresora, en este caso no se envía por correo electrónico.
Periodicidad: Informa si el listado se puede ejecutar de forma automática y cuando.
- Programación activa: Indica que la programación se puede ejecutar automáticamente. En el
listado de programaciones corresponde al estado inicial de la columna Activa.
- Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual la programación se puede ejecutar
automáticamente.
La periodicidad sirve para calcular la fecha de la próxima ejecución a partir de la fecha de la última
ejecución (la cual se puede ver en el listado de programaciones). Puede ser:
- Diaria: El listado se puede ejecutar todos los días.
- Semanal: Permite seleccionar uno o varios días de la semana.
- Mensual: El listado se puede ejecutar el día indicado de cada mes.
Destinatarios: Cuentas de correo electrónico a las que se envía el fichero con el resultado del
listado. Si en la configuración de Informes Configurables se ha indicado algún destinatario por
defecto aparece la lista de cuentas. Los que se seleccionan quedan marcados de color verde
indicando que se les envía el mensaje desde el apartado CC de copia.
Al pulsar este botón aparece la lista de cuentas de los destinatarios por defecto. Solamente
aparece si se ha indicado alguna cuenta en la configuración de Informes configurables.
E-mail: Se puede especificar el Asunto (título) y el contenido del mensaje, con la posibilidad de
formatear el texto seleccionado mediante la barra de botones incluida en el cuadro de texto:
- Tipo de fuente
- Tamaño
- Negrita
- Cursiva
- Subrayado
- Alineación izquierda
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- Alineación centro
- Alineación derecha
- Lista desordenada
- Lista ordenada
- Insertar imagen
- Insertar una barra horizontal
- Insertar un hipervínculo en la palabra o frase seleccionada
Registro de ejecución: Historial de ejecuciones automáticas. Presenta la información siguiente:
- Hora de inicio.
- Hora de fin.
- Correcto. Indica si el listado se ha ejecutado correctamente.
- Ver Muestra la lista de acciones realizadas para ejecutar el listado. El usuario puede
enviar esta información por correo electrónico pulsando el botón .
Manual del módulo Informes Configurables
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Figura 8. Propiedades de un listado - Programación
Manual del módulo Informes Configurables
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2.5. Ejecución automática de los listados programados
Se puede programar la ejecución automática del listado de programaciones mediante una tarea programada
de Windows. Esto hace que se ejecuten todas las programaciones de todos los usuarios y de todas las
empresas del grupo actual de multiempresa cuya fecha de próxima ejecución coincide con el día y hora de
la activación de la tarea programada de Windows.
A través de tarea programada, cuando se trabaja con multiempresa el programa ejecuta las programaciones
del grupo actual configurado en el fichero config.ini del terminal de Eurowin. Para realizar la consulta
programada de otros grupos de multiempresa hay que hacer una copia de la carpeta del terminal (p.e.
c:\ew800term c:\ew800term_gr2), ejecutar Eurowin en el otro grupo sobre el que se desea realizar la
ejecución automática de los listados y crear otra tarea programada para este grupo desde el nuevo terminal.
Un listado no se ejecuta de forma automática más de una vez al día. En el caso de que coincidan varias
tareas programadas de Windows para el mismo día, Eurowin detecta si el listado ya se ha ejecutado
automáticamente bloqueándolo hasta la fecha de próxima ejecución calculada según la periodicidad
indicada en la programación del listado.
Durante los procesos automáticos Eurowin cierra las pantallas emergentes que se abren de forma
automática desde el listado y controla la duración evitando que se sobrepase el tiempo máximo definido
para los listados y los procesos en la configuración del módulo, cancelando el listado o proceso cuando se
sobrepasa dicho tiempo.
2.6. Tarea programada de Windows
Para crear una tarea programada de Windows en un terminal hay que abrir el Panel de Control de Windows
» Tareas programadas, ejecutar la opción Agregar tarea programada y seguir el asistente.
En nuestro caso hay que seleccionar el programa Eurowin.exe de la carpeta del terminal de Eurowin.
Al finalizar el asistente de la tarea programada hay que abrir las propiedades avanzadas de la nueva tarea
para añadir al programa Eurowin.exe los parámetros necesarios para ejecutar el Listado de programaciones:
Ejercicio (2000, aunque Eurowin siempre se inicia en el último ejercicio predeterminado).
Nombre del formulario con extensión (ialispro.scx).
Nombre del usuario de Eurowin en mayúsculas (USUARIO).
Clave del usuario (clave).
Quedando la siguiente instrucción:
c:\ew800term\eurowin.exe 2000 ialispro.scx USUARIO clave
Llegado el momento, Eurowin arranca de forma oculta en el terminal ejecutando la pantalla programada (en
este caso Listado de programaciones), ejecuta los listados de todos los usuarios y de todas las empresas
Manual del módulo Informes Configurables
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del grupo de multiempresa actual cuya fecha de próxima ejecución coincide con el día de activación de la
tarea y después de terminar el último listado o proceso se cierra el programa.
Figura 9. Asistente de planificación de una
tarea programada de Windows (1)
Manual del módulo Informes Configurables
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2.7. Listados compatibles con Informes Configurables
Hay algunos listados especiales como el de retenciones repercutidas y soportadas que no se pueden
ejecutar como un informe configurable por razones técnicas, las cuales se tratarán en futuras versiones.
En general, los listados cuya pantalla no tiene las opciones Pantalla / Impresora en la parte inferior izquierda
no son compatibles con las opciones del módulo Informes Configurables.
Tampoco son compatibles los listados del módulo Gestión Inmobiliaria y los listados interactivos como "La
distribución de cargas del día (dispatching)" del módulo Distribución de Bebidas y Comestibles en los que el
usuario puede seleccionar o modificar los datos del mismo.
Figura 10. Asistente de planificación de una tarea programada de Windows (2)
Manual del módulo Informes Configurables
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En cambio, hay otros listados como por ejemplo los de IVA (soportado o repercutido) que generan dos
documentos, y por lo tanto, también dos envíos, uno con el listado y otro con el cuadro resumen de IVA.
2.8. Ejemplos
2.8.1. Crear un informe configurado
En el gráfico siguiente se muestra paso a paso cómo crear un informe configurado del listado de Pedidos de
venta pendientes de Servir.
Teniendo instalado el módulo Informes Configurables, en la parte inferior de la pantalla del listado aparecen
las opciones . Hay que: 1- Pulsar el botón ; 2- Seleccionar la opción "Nueva configuración";
y 3- Rellenar las opciones de la pantalla "Propiedades" según el asistente.
El informe se guarda con el valor de las opciones y filtros de la pantalla del listado.
Figura 11. Listados compatibles con Informes Configurables
Manual del módulo Informes Configurables
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Figura 12. Elaboración de un informe configurable
Manual del módulo Informes Configurables
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2.8.2. Modificar un informe configurable
En el gráfico siguiente se muestra cómo modificar y grabar los valores de los filtros y opciones de la pantalla
de un listado en un informe configurable creado previamente.
Figura 13. Modificación de los valores de parametrización de un informe configurable
Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta, salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected] Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.