for continuously improvement at kalla...
TRANSCRIPT
1
KAIZEN SYSTEM GUIDANCE
2018
FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT
AT KALLA GROUP
QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION
CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT DIRECTORATE
2
DAFTAR ISI
I. Apakah Kaizen System itu? ............................................................................................................................ 4
II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ............................................................................... 4
III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group? ................................................................ 5
IV. Struktur Organisasi Kaizen System ............................................................................................................... 7
V. Struktur Komite Juri Kaizen System ............................................................................................................. 8
VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut ...................................................................................... 10
A. Metode PDCA Delapan Langkah ........................................................................................................ 10
B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan ............................................................. 10
C. Penyampaian Ide Improvement .......................................................................................................... 14
VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi.............................................................................................. 14
VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ......................................................................................................... 18
A. Kriteria Penilaian IP ............................................................................................................................... 18
B. Kriteria Penilaian SGP ........................................................................................................................... 19
C. Kriteria Penilaian GP ............................................................................................................................. 21
D. Kategori Penilaian ................................................................................................................................. 24
1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding ............................................... 24
2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day ................................................................................... 24
E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU) .............................................................. 26
1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling) ....................................................... 26
2. Genba ............................................................................................................................................. 27
3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)................................................ 28
F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day ........................................................................................ 29
1. Genba ............................................................................................................................................. 29
2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final) .................................................................................. 29
G. Penilaian Total Kaizen System ............................................................................................................. 30
IX. Net Quality Income (NQI) ............................................................................................................................ 31
X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ................................................................................................ 33
Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP ............................................................. 35
Lampiran B.1 - Form Penilaian Project ..................................................................................................... 39
Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation ...................................................................................... 47
Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP..................................................... 48
Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP .................................................................. 50
Lampiran D – Net Quality Income ............................................................................................................. 49
Lampiran E – Format Quality Management System ............................................................................... 52
4
BUKU PETUNJUK PENYUSUNAN LAPORAN PENYELESAIAN
IDE PERBAIKAN BERDASARKAN METODE KAIZEN SYSTEM
I. Apakah Kaizen System itu?
Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang dibentuk
untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah menggunakan Kaizen Skill (Problem
Solving Skill) dengan metode pengembangan yang fokus pada penggalian akar masalah pada
proses yang telah ada melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung secara konsisten dan
berkesinambungan.
Tujuan dari Kaizen System adalah:
• Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian sasaran
perusahaan
• Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja
• Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri
• Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di
lingkungan kerjanya
II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan
Pada lingkup Kalla Group, Kaizen System belum terimplementasi secara menyeluruh di seluruh
anak perusahaan Kalla Group. Berdasarkan data yang ada di tahun 2017 jumlah karyawan yang
turut berpartisapasi hanya sekitar 30% dari jumlah total karyawan di Kalla Group. Oleh karena
itu, perlunya untuk meningkatkan awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk
berkontribusi dalam program perbaikan berkelanjutan ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak
keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan dan perusahaan apabila dapat
mengimplementasikan Program Kaizen System ini secara baik, antara lain :
Perbaikan dapat berkontribusi terhadap peningkatan performa perusahaan
Percepatan lead time pada suatu proses
Cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting
Penerapan standardisasi baru telah teruji melalui proses kaizen
Sinergi yang lebih baik antar bagian kerja melalui project yang dikerjakan bersama
Efisiensi dan efektivitas proses yang dapat menghasilkan produk kerja yang berkualitas
5
GAMBAR 1 - Skema Implementasi Improvement Kalla Group
Pada tahun 2018 tahapan implementasi Kaizen System meliputi :
Peningkatan participant improvement minimal 70% dari jumlah karyawan
Jumlah registrasi project minimal 15 project di seluruh divisi
Fokus pada Net Quality Income
Implementasi breakthrough project
Pelaksanaan kompetisi berjenjang di SBU, Sub-Holding hingga level Holding
Tahapan Implementasi Kaizen System ini selaras dengan scorecard di area internal business
process yaitu “implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla Group”.
Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Group yaitu Rp Net Quality Income dengan target Rp
25 M dari seluruh SBU Kalla Group.
Gambar 2 KPI Kalla Group
III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group?
Kaizen System terdiri atas 3 jenis problem solving project, digambarkan sebagai berikut:
1. Individual Project (IP) adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan
saran (usulan) tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran
maupun percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan
proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R.
6
Gambar 3 Hirarki Kaizen System Project 2018
2. Small Group Project (SGP) adalah sekelompok pekerja (terdiri lebih dari 1 orang dan
maksimal 5 orang termasuk leader) pada unit kerja (Department) yang sama yang bertemu
secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasi,
menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan pada unit
kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem solver secara berkesinambungan.
3. Group Project (GP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada
unit kerja berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan
hasil kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department
head). Misal: “Meningkatkan performa services melalui utilisasi database pelanggan”, maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian services
yang menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Procurement, ICT, Sales, dan bagian
lainnya.
4. Business Unit Project (BUP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-
orang pada unit kerja berbeda (menyangkut lebih dari satu bagian/lintas divisi dengan
level posisi division head) dalam satu perusahaan yang membuat perbaikan terhadap
portofolio bisnis perusahaan dan fokus hasil project berdampak langsung kepada customer.
Kategori BUP masuk dalam breakthrough project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam
Guidance Breakthrough Project.
5. Value Chain Project (VCP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang
pada perusahaan berbeda (menyangkut bagian yang ada di lintas Sub-Holding/SBU dengan
level posisi minimal division head) yang membutuhkan sinergi dengan lintas perusahaan
sehingga dihasilkan produk atau bisnis baru. Kategori VCP masuk dalam breakthrough
project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam Guidance Breakthrough Project.
Related Parties KPITrouble
Shooting
Focused
Appraisement
Area
Result In 2016 Plan in 2017
Cross Company CompanyBusiness
PortofolioNew Business Not Activated Yet Not Activated Yet
Within 1
CompanyCompany
Business
PortofolioBusiness Not Activated Yet Not Activated Yet
Cross
Department/
Branch
Division/
DepartmentOperation KPI
Unfinished in
2016 (HO)
Continued GP
2016
Intra
Department/
Branch
Department/
SectionOperation KPI
Activated in 2016
(HO)
Implemented in
Kalla Automotive
Individual Process Operation KPI ProcessActivated in 2016
(HO)
Implemented in
Kalla Automotive
Six Sigma
Re-Enginering
Business Process
(RBP)
Planning,
Organizing,
Actuating,
Controling
(POAC)
VCPValue Chain Project
BUPBusiness Unit Project
GPGroup Project
SGPSmall Group Project
IPIndividual Project
KAIZEN (VCP,BUP)
KA
IZEN
BREAKTHROUGH
7
IV. Struktur Organisasi Kaizen System
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut:
Advisor
1. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya.
2. Menghargai faktor kemanusiaan.
3. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement.
4. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.
Facilitator
1. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan:
a. agar sasaran aktivitas tercapai
b. agar aktivitasnya semakin berkembang
2. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas
tersebut.
3. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi yang
baik.
4. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas.
5. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain.
Leader
1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta
anggotanya melalui :
a. Evaluasi prestasi kelompok
GAMBAR 4 - Struktur Organisasi Kaizen
8
b. Evaluasi PDCA
2. Mengadakan training
3. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya.
4. Tanggapan terhadap sikon yang ada
5. Memberikan solusi (team building)
6. Try & error (strategi & kreativitas)
7. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap
keberhasilan tema sebagai berikut :
a. Menunjukkan sikap kepemimpinan.
b. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih.
c. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader.
d. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan.
Member
1. Rajin hadir.
2. Pro-aktif dalam meeting.
a. Berani mengeluarkan pendapat
b. Menghargai pendapat orang lain
3. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain.
4. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman.
Notulen
1. Membuat ringkasan hasil pertemuan.
2. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota.
3. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi.
4. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting.
V. Struktur Komite Juri Kaizen System
Selain jabatan pada organisasi Kaizen System, diperlukan pula komite juri yang akan menilai
project yang akan dipresentasikan oleh seluruh karyawan yang terdaftar dalam kompetesi Kaizen
System di perusahaan masing-masing. Komite juri ini akan dibentuk melalui surat keputusan
management dengan kategori:
1. Juri Tetap (IP/SGP/GP)
2. Juri Final Presentation
3. Juri Tamu
4. Juri KED
5. Asisten Juri
9
Tugas dan tanggung jawab juri semua kategori adalah sebagai berikut :
1. Juri Tetap
Tim Juri Tetap adalah tim juri yang akan memberikan penilaian untuk seluruh Project
Improvement untuk kategori IP, SGP dan GP yang terdaftar dalam periode registrasi
Program Kaizen System 2018. Juri tetap akan menilai pada project controlling dan genba
serta merupakan manajemen Divisi/Department pelaksana Program Kaizen System 2018 dan
representasi dari fungsi Finance dan fungsi lainnya yang ditunjuk langsung oleh manajemen.
2. Juri Final Presentation
Juri Final Presentation adalah tim juri yang akan memberikan score secara langsung pada
sesi presentasi Final untuk seluruh project (IP, SGP, GP) yang lolos pada sesi Semi Final.
Team Juri terdiri atas Direksi SBU
3. Juri Tamu
Juri Tamu adalah tim juri yang dipilih untuk memberikan feedback dari sudut pandang lain
serta berada di luar dari fungsi tim kaizen yang akan mempresentasikan projectnya.
Komposisi juri tamu merupakan department/division head dari fungsi lain atau seseorang
yang ahli dan memahami materi project yang akan dinilai. Juri tamu akan memberikan
penilaian pada tahap seleksi Semi Final untuk seluruh project (IP,SGP,GP) yang terdaftar
dalam periode registrasi Program Kaizen System 2018.
4. Juri Kalla Exellence Day
Tim Juri KED adalah juri yang melaksanakan Genba dan memberikan penilaian pada Final
Presentation KED. Tim Juri terdiri dari Holding Kalla Group maupun profesional yang
ditunjuk dari instansi eksternal.
5. Asisten Juri
Asisten juri adalah tim panitia kaizen atau karyawan yang telah memiliki pengalaman dalam
pelaksanaan project kaizen minimal 2 (dua) tahun atau pernah menjadi juara kompetisi
kaizen internal atau eksternal. Asisten juri dapat menggantikan dan memperoleh delegasi
tugas dari juri tetap pada saat juri tetap berhalangan untuk hadir pada jadwal penjurian
untuk menjaga komposisi juri tetap sesuai dengan jumlah minimal terlaksananya proses
penjurian. Delegasi penjurian kepada asisten juri terkait segala hasil penjurian akan tetap
menjadi tanggung jawab juri.
Uraian tugas pokok dan tanggung jawab tim juri Kaizen System 2018 akan ditetapkan oleh top
management secara lebih detail pada SK Juri yang akan diterbitkan oleh masing-masing Sub-
Holding & SBU.
10
Kriteria Juri Kaizen
1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2. Jujur, adil dan objektif
3. Memahami konsep continous improvement dengan baik
4. Telah mengikuti pelatihan continous improvement, kaizen, six sigma dan atau training
improvement lainnya
5. Berpengalaman dalam membuat/menyusun risalah project improvement (pernah menjadi
member project min. 1 kali)
6. Level Manager-Up/Pernah menjadi leader project improvement dan memenangkan contest
improvement/Pernah menjadi juri project improvement minimal selama 2 (dua) tahun
VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut
Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen System
menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat dilakukan
dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya.
Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)
A. Metode PDCA Delapan Langkah
Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA
1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.
2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.
3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan.
4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan
standardisasi dan rencana selanjutnya.
B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan
1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)
Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan
8 Steps Problem Solving
1 2 34
5
6
7
8
PLAN
CHECK
ACTION
DO
1. Alasan Pemilihan Tema
2. Analisa Kondisi yang Ada
3. Penetapan Target
4. Analisa Sebab Akibat
5. Rencana Penanggulangan
6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil
7. Evaluasi Proses & Hasil
8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya
11
Gambar 7 Contoh Histogram
sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk
mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan Lembar
Pengumpul Data.
Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data
dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk
memudahkan proses pengumpulan dan analisa data. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain:
Sasarannya harus jelas
Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
Dapat diisi dengan mudah dan cepat
Dapat disimpulkan dengan cepat
2. Histogram
Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran
data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah
data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.
3. Diagram Pareto
Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi
prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data
Gambar 6 Contoh Pengisian Check Sheet
12
terbesar/terbanyak. Kegunaan Diagram Pareto adalah sebagai berikut :
Menunjukkan masalah utama/pokok masalah
Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan
4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone)
Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu
masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause & Effect
Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan
yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab dari masalah
kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda
sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan di samping sisi
cabang berikutnya. Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
Untuk mengenal penyebab yang penting
Untuk memahami semua akibat dan penyebab
Untuk membandingkan prosedur kerja
Untuk menemukan pemecahan yang tepat
Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan
Untuk mengembangkan proses
Gambar 8 Contoh Diagram Pareto
Gambar 9 Contoh Fish Bone
13
5. Diagram Pencar
Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat,
adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai
hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.
6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)
Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen
(tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindari salah interpretasi dalam membaca
suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana.
7. Peta Kendali
Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah
pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu
proses.
Gambar 10 Contoh Scatter Diagram
Gambar 11 Contoh Stratifikasi
Gambar 12 Chart Peta Kendali
14
C. Penyampaian Ide Improvement
Penyampaian Ide
Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan
judul/tema improvement melalui sistem aplikasi (apabila telah ada) atau dengan
mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh Panitia Kaizen System.
Pembuatan Materi Power Point (PPT)
Penyampaian ide IP, SGP dan GP dituliskan dalam bentuk power point sesuai
format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya
dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang
telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai
dengan progress selesainya materi dan timeline yang telah ditentukan oleh panitia.
VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi
A. Matrix Langkah dan Penggunaan Teknik Dasar Kendali
No Langkah-Langkah Teknik Dasar
1 MENETAPKAN TEMA DAN SASARAN TEMA
1. Identifikasi masalah
2. Stratifikasi masalah
3. Menentukan prioritas masalah
4. Menentukan tema dan sasaran tema
5. Alasan penetapan masalah berdasarkan analisis
dan data historis
6. Tindakan darurat untuk mencegah meluasnya
masalah
7. Persetujuan atasan langsung
Diagram Pareto
Histogram
15
Peta Kendali
Alat yang sering digunakan : stratifikasi
brainstorming, pareto, grafik (pie, line, bar)
2 MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB
1. Melakukan brainstorming
2. Pengelompokan penyebab
3. Menggambarkan dalam diagram sebab akibat
4. Mencari akar penyebab
Brainstorming
Stratifikasi
Diagram sebab akibat (Fishbone diagram)
3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
1. Megumpulkan fakta dan akar penyebab
2. Menganalisis faktor-faktor penyebab
3. Menentukan urutan penyebab dominan
4. Menggambarkan diagram pareto penyebab
Diagram Pencar
Diagram Pareto
4 MERENCANAKAN PENANGGULANGAN DAN
SASARAN ANTARA
1. Penyusunan rencana penanggulangan
berdasarkan diagram pareto penyebab
dominan
2. Merencanakan penanggulangan berpedoman
pada 5W2H
5W2H
Why (mengapa) : Faktor penyebab
HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi
WHAT (apa) : Sasaran antara
WHEN (kapan) : Batas waktu
WHO (siapa) : Penanggung Jawab
WHERE (dimana) : Tempat
16
3. Persetujuan atasan langsung
HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)
5 PELAKSANAAN PENANGGULANGAN
1. Melaksanakan penanggulangan oleh masing-
masing pelaksana yang dikoordinir oleh
penanggung jawab
2. Monitoring hasil penanggulangan
Pelaporannya menggunakan Pedoman 4W2H
bila perlu gunakan foto/gambar untuk
memperjelas.
HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi
WHAT (apa) : Sasaran antara
WHEN (kapan) : Batas waktu
WHO (siapa) : Penanggung jawab
WHERE (dimana) : Tempat
HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)
6 MENGEVALUASI HASIL PENANGGULANGAN
1. Membandingkan hasil penanggulangan dengan
sasaran dampak terhadap QCDSMPE (Quality,
Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity,
Environment)
2. Membandingkan :
a. Sasaran antara yang dicapai terhadap
sasaran antara yang direncanakan
b. Diagram pareto penyebab sebelum dan
sesudah penanggulangan bila ada data
3. Membandingkan diagram pareto masalah
sebelum dan sesudah penanggulangan
Diagram Pareto
Histogram
Peta Kendali
7 STANDARISASI
1. Membuat usulan standar yang mencakup
standar masukan, proses, dan hasil
2. Standar masukan, proses, dan hasil harus dibuat
dalam bentuk dokumen kualitas sesuai dengan
Spesifikasi standarisasi baru :
Flowchart hasil
Penanggulangan
Prosedur kerja (SOP)
Instruksi kerja (WI)
17
Quality Management System (QMS) atau
sertifikasi manajemen sistem yang digunakan
pada perusahaan (contohnya: ISO)
3. Bila perlu tampilkan perubahan proses
4. Persetujuan atasan langsung
Format Quality Management System (QMS)
mengacu pada lampiran
8 MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA
1. Menegaskan penyebab masalah yang belum
terpecahkan
2. Bila sasaran tema (sasaran akhir) telah tercapai
ditetapkan tema berikutnya
Masukkan dalam rencana berikutnya dan mulai
lagi dengan langkah No.1, memulai dengan
tema baru dengan persetujuan atasan
B. Kaitan antara siklus PDCA, DELTA dan Kaizen System
Langkah PDCA Uraian Kegiatan Tujuh Alat IP SGP GP
1 PLAN Menentukan tema
dan sasaran
Checksheet
Stratifikasi
Pareto
Peta Kendali
Histogram
YA YA YA
2 Mencari faktor
penyebab
Stratifikasi
Fishbone diagram
Diagram pencar
YA YA YA
3 Menentukan
penyebab utama
Checksheet
Stratifikasi
Pareto
Diagram pencar
YA YA YA
4 Membuat rencana
perbaikan dan
target
5W + 2H
YA YA YA
5 DO Melaksanakan
perbaikan
5W + 2H YA YA YA
6 CHECK Mengevaluasi
hasil perbaikan
Checksheet
Stratifikasi
Pareto
Diagram kendali
YA YA YA
18
Histogram
7 ACTION Standarisasi solusi - YA YA YA
8 Menentukan tema
berikutnya
Checksheet
Stratifikasi
Pareto
Diagram kendali
Histogram
- YA -
Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP),
dan Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file terpisah.
VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System
A. Kriteria Penilaian IP
Indikator penilaian pada tahap Plan:
Analisa
Tingkat urgensi masalah yang diangkat
Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi
Detail rencana yang akan dilakukan
Tingkat keaslian ide
Mutu persetujuan atasan
Indikator penilaian pada tahap Do:
Usaha yang dilakukan
Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan
Akurasi pengukuran dalam perbaikan
Indikator penilaian pada tahap Check:
Pencapaian target ditinjau dari panca mutu (Q/C/D/S/M)
Pengembangan kompetensi
Manfaat bagi pihak lain
Indikator penilaian pada tahap Action:
Standarisasi
Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)
Standar baru aplikatif dan efektif
Kepastian Hasil
19
Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru
Mutu persetujuan atasan
Indikator penilaian pada Risalah:
Mutu Isi
Sistematika penulisan/alur step aktivitas
Penggunaan dan penggambaran tools
Penyajian
Kelengkapan Informasi
Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)
Kesesuaian format risalah
Indikator penilaian pada Presentasi:
Kejelasan Presentasi
Penyajian presentasi terstruktur dan fokus
Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami
Bahan presentasi dan alat peraga mendukung
Waktu Presentasi
Waktu Presentasi 08-12 menit
Teknik Presentasi
Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu
Presentasi memiliki sifat khusus dan unik
B. Kriteria Penilaian SGP
Indikator penilaian pada tahap Plan:
Pemilihan tema dan Analisis Data
Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja
Data pendukung memadai
Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M)
Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul
Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh
Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif
Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan
20
Alternatif Penetapan Solusi
Analisa alternatif solusi dan resiko
Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H
Kontribusi anggota tim proporsional
Indikator penilaian pada tahap Do:
Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah
Kemandirian dalam penyelesaian
Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan
Akurasi pengukuran dalam perbaikan
Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan
Kemandirian dalam penyelesaian
Usaha dalam menyelesaikan masalah
Pengelolaan Dokumen
Penggunaan dokumen pendukung
Pencatatan progres perbaikan
Indikator penilaian pada tahap Check:
Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu
Prosentase pencapaian sasaran
Korelasi hasil vs aktivitas
Dampak (Efek Samping) Penanggulangan
Pengaruh ke problem utama
Pengaruh positif terhadap panca mutu
Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota
Solusi mengatasi dampak negatif
Indikator penilaian pada tahap Action:
Standarisasi
Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)
Standard baru mudah dipahami
Dapat diaplikasikan di tempat lain
Komitmen Pelaksanaan Standard Baru
Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru
Peran atasan dalam implementasi standard baru
21
Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya
Mutu identifikasi dan analisa masalah baru
Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja
Mutu persetujuan atasan
Indikator penilaian pada Risalah:
Mutu Isi
Sistematika penulisan/alur step aktivitas
Penggunaan dan penggambaran tools
Penyajian
Kelengkapan Informasi
Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)
Kesesuaian format risalah
Indikator penilaian pada Presentasi:
Kejelasan Presentasi
Penyajian presentasi terstruktur dan fokus
Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami
Bahan presentasi dan alat peraga mendukung
Waktu Presentasi
Waktu Presentasi 13-15 menit
Kerjasama Tim
Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu
Presentasi memiliki sifat khusus dan unik
C. Kriteria Penilaian GP
Indikator penilaian pada tahap Plan:
Pemilihan tema dan Analisis Data
Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja
Data pendukung memadai
Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M/P/E)
Prediksi resiko/masalah potensial yang tibul
Penetapan Sasaran Berdasarkan Panca Mutu (Q/C/D/S/M)
Sasaran yang jelas dan menantang
22
Analisis Sebab Akibat
Pembahasan potensial penyebab langsung
Mutu metode analisa sebab akibat
Sistematika penentuan penyebab dominan
Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan
Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H
Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan
Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama
Mutu alternatif solusi yang ditemukan
Mutu persetujuan atasan
Indikator penilaian pada tahap Do:
Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan
Kemandirian dalam penyelesaian
Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan
Kemampuan mencapai sasaran antara
Mutu usaha yang telah dilakukan
Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi
Mutu sistem pemantauan proses
Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah
Kelengkapan dan mutu data pendukung
Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group
Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan
Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing
Indikator penilaian pada tahap Check:
Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu
Prosentase pencapaian sasaran
Korelasi hasil vs aktivitas
Dampak (Efek Samping) Penanggulangan
Pengaruh ke problem utama
Pengaruh positif terhadap panca mutu
Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota
Solusi mengatasi dampak negatif
23
Indikator penilaian pada tahap Action:
Standarisasi
Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)
Standard baru mudah dipahami
Dapat diaplikasikan di tempat lain
Komitmen Pelaksanaan Standard Baru
Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru
Peran atasan dalam implementasi standard baru
Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya
Mutu identifikasi dan analisa masalah baru
Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja
Mutu persetujuan atasan
Indikator penilaian pada Risalah:
Mutu Isi
Sistematika penulisan/alur step aktivitas
Penggunaan dan penggambaran tools
Penyajian
Kelengkapan Informasi
Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)
Kesesuaian format risalah
Indikator penilaian pada Presentasi:
Kejelasan Presentasi
Penyajian presentasi terstruktur dan fokus
Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami
Bahan presentasi dan alat peraga mendukung
Waktu Presentasi
Waktu Presentasi 13-15 menit
Kerjasama Tim
Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu
Presentasi memiliki sifat khusus dan unik
24
D. Kategori Penilaian
1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding
a. Internal competition IP, SGP dan GP di setiap anak perusahaan diserahkan
kepada Sub-holding masing-masing untuk melaksanakan teknis
pelaksanaannya secara mandiri.
b. Setiap Sub-Holding dipersilahkan untuk mengatur time schedule secara
mandiri namun tetap mengacu kepada timeline kaizen program yang
ditetapkan oleh Kalla Group.
c. Project yang ada di internal sub-holding dapat mengikuti external
competition sesuai dengan rekomendasi Top Management disetiap sub-
holding atau penunjukan langsung dari Kalla Group.
GAMBAR 13 - Time schedule program Kaizen System kalla group
2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day
a. Setiap perusahaan berhak mengikuti Kalla Excellence Day sesuai dengn
rasio keikutsertaan participant improvement di perusahaan tersebut.
Dengan ketentuan sebagai berikut :
Apabila suatu perusahaan mencapai 50% participant improvement:
maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 1 (satu) project
Apabila suatu perusahaan mencapai 80% participant improvement:
maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 2 (dua) project
25
Apabila suatu perusahaan mencapai 100% participant improvement:
maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 3 (tiga) project
Project yang diikutsertakan pada KED diperbolehkan dalam bentuk IP,
SGP, atau GP sesuai dengan persetujuan top management di Sub-Holding
atau SBU terkait. Prosentasi ini berlaku untuk perusahaan dengan jumlah
karyawan 0 – 500. Apabila karyawan >500 maka slot akan diakumulasikan.
Contoh karyawan dengan jumlah participant 1000 :
50% participant : 2 slot project
80% participant : 3 slot project
100% participant : 4 slot project
GAMBAR 14 - Pembagian Holding, Sub-Holding, dan SBU
b. Pembagian kategori penilaian adalah sebagai berikut :
Quality, kategori perbaikan fokus pada kualitas produk atau proses
Cost, kategori perbaikan fokus pada dampak biaya yang timbul
Ho
ldin
g
Kalla OTO
Hadji Kalla
KARS
BJU
BLT
Kalla
Konperty
Bumi Karsa
Baruga
BSB
BSU
KIK
HSI
KES
KKI
BMS
26
Delivery, kategori perbaikan fokus pada waktu pengiriman/waktu
proses pengerjaan
Safety, kategori perbaikan fokus pada keselamatan dan kesehatan
kerja
Morale, kategori perbaikan fokus pada perilaku
Productivity, kategori perbaikan fokus pada optimalisasi hasil kerja
Environment, kategori perbaikan fokus pada area kerja
Best of the best IP, kategori ini akan diberikan kepada Individual
Project terbaik
Best of the best SGP, kategori ini akan diberikan kepada Small Group
Project terbaik
Best of the best GP, kategori ini akan diberikan kepada Group Project
terbaik
Kategori best of the best hanya akan diberikan apabila terdapat minimal
dua project yang teregistrasi dalam satu kategori project yang sama
c. Peserta IP, SGP dan GP yang terpilih sebagai Pemenang (Best of The
Best) di Kalla Excellence Day akan direkomendasikan untuk mengikuti
external competition yang disetujui oleh Board of Directors. Penentuan
akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan
diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition
yang akan diikuti.
E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU)
1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling)
Tahapan ini disebut project controlling. Fase ini dapat dilakukan beberapa kali
sesuai dengan kebutuhan implementasi kaizen di setiap perusahaan. Seluruh
kategori project sebaiknya melewati fase project controlling baik dalam bentuk
penjurian langsung atau pemberian feedback melalui sistem aplikasi atau
email. Fase project controlling dapat dibagi menjadi :
a. Pengendalian project tahap awal (project controlling 1), presentasi tahap
awal bertujuan untuk melakukan fungsi kontrol dan monitoring sejauh
27
mana progress improvement berjalan dan kesesuaian dengan struktur
atau skema 8 step Kaizen sehingga belum ada pemberian nilai terhadap
project. Untuk kategori SGP dan GP materi kaizen dipresentasikan kepada
juri tetap. Khusus untuk IP, pelaksanaan project controlling 1 dilakukan
oleh panitia pelaksana kaizen (yang telah memperoleh SK sebagai asisten
juri) di Sub-Holding/SBU masing-masing melalui feedback langsung,
melalui email atau melalui sistem aplikasi (apabila telah ada).
b. Pengendalian project tahap kedua (project controlling 2), berupa
presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (cross department
head) bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap project
improvement yang telah dilaksanakan.
Dalam fase project controling, jumlah pelaksanaannya diatur oleh masing-
masing Sub Holding.
Adapun yang perlu di perhatikan saat project controlling adalah sebagai
berikut:
Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu sebelum
pelaksanaan project controlling yang telah ditentukan
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Setiap Juri Tetap atau asisten juri akan memberikan feedback berupa
masukan, saran, dan kritik membangun
Apabila pada saat pelaksanaan project controlling juri berhalangan hadir,
maka dapat digantikan oleh asisten juri. Adapun segala bentuk penilaian
asisten juri akan menjadi tanggung jawab juri yang diwakilkan
Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
2. Genba
Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia
pelaksana kaizen program dan perwakilan juri tetap. Genba ini bertujuan
untuk melakukan validasi langsung terhadap implementasi produk
28
improvement yang telah dibuat oleh tim. Genba dapat dilakukan untuk semua
kategori project dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :
Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba
kepada tim terkait
Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja
Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan
melakukan Audit Kaizen Implementation
Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk
kaizen yang siap untuk ditinjau langsung
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
Panitia akan mengumumkan team yang akan mengikuti Presentasi Final
setelah seluruh nilai project controlling dan genba lengkap
Penentuan IP, SGP dan GP yang masuk kedalam tahap Final Presentation
dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai hasil Genba dan Final
Project Controling 2.
3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)
Presentasi Akhir SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
(BOD SBU). Khusus untuk presentasi akhir IP akan dilakukan dihadapan Juri
Tetap tiap SBU. Adapun tahapan pelaksanaan final presentation mencakup
point-point berikut:
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi presentasi akhir
Presentasi akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta
Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score,
yang langsung akan dicatat oleh Panitia
29
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi
score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation
Penentuan pemenang dilakukan oleh panitia berdasarkan akumulasi nilai dari
penilaian seluruh juri pada Final Presentation.
F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day
1. Genba
Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia
dan perwakilan juri KED. Genba ini bertujuan untuk melakukan validasi
langsung terhadap implementasi produk improvement yang telah dibuat oleh
tim. Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :
Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba
kepada tim terkait
Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja
Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan
melakukan Audit Kaizen Implementation
Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk
kaizen yang siap untuk ditinjau langsung
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final)
Presentasi Akhir IP, SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final
Presentation KED.
Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi Presentasi Final KED
Presentasi Final dilakukan dihadapan Juri Final Presentation KED
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Juri Final Presentation KED memberikan feedback kepada Peserta berupa
kritik dan saran membangun terkait project
30
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi
score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation
Penentuan Pemenang IP, SGP dan GP dilakukan oleh Panitia berdasarkan
akumulasi nilai hasil Genba dan Final Presentation.
G. Penilaian Total Kaizen System
Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut:
1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada
pada tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan
improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama
proses penilaian.
2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).
3. Menjumlahkan nilai item kriteria penilaian.
4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria
sebagai berikut :
Jenis Penghargaan Skor Akhir
Platinum Skor ≥ 900
Gold 750 ≤ Skor < 900
Silver 500 < Skor < 750
Bronze 400 < Skor ≤ 500
VIII.
Skor Penilaian IP/SGP/GP Platinum / Gold / Silver / Bronze
31
IX. Net Quality Income (NQI)
Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan
menggunakan rumus:
Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only)
1. Manfaat Riil (Financial Benefit)
a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk
melaksanakan kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi
untuk memeroleh pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah
diperhitungkan dalam harga pokok penjualan dan penyusutan. Seperti
Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan Material, Penurunan
Biaya Garansi/Klaim dll
b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh
perusahaan dari aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa
kepada pelanggan. Seperti Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New
Market, New Product dll.
c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas
pinjaman uang yang diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan
pendapatan Bunga, penurunan beban bunga dll
d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang
mengubah kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode
pembukuan. Seperti Penurunan penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR),
penurunan holding cost inventory.
2. Biaya Project (Incremental Cost Only)
a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project
berupa pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang
mendukung tercapainya sebuah project
b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat
dan Teknik dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam
mencapai sebuah tujuan yang jelas, seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll
QCDSMPE adalah aspek kualitas yang meliputi:
1. Quality. Fokus pada perbaikan kualitas produk atau proses (aktivitas kerja)
32
Contoh Project:
a. Melakukan Improvement Non Conforming Product Menjadi Chocolate
Bar Premium
b. Meningkatkan Kualitas Kontrol & Evaluasi Key Performance Indicator (KPI)
Kalla Automotive
2. Cost. Fokus pada perbaikan dampak biaya yang timbul
Contoh Project:
a. Meningkatkan Revenue dan Menurunkan CD by Improving Schedule Parts
Sales Visit
b. Mengurangi biaya operasional pembelian kebutuhan rutin
3. Delivery. Fokus pada perbaikan waktu pengiriman/waktu proses pengerjaan
Contoh Project:
a. Mengurangi leadtime pemasangan ban jeep
b. Mengurangi lead time pengerjaan pengukuran wiring dengan
menggunakan kabel tester
4. Safety. Fokus pada perbaikan keselamatan dan kesehatan kerja
Contoh Project:
a. Mengurangi Resiko Deffect pada Unit Display Toyota
b. Membentuk Pilot Project Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja
(P2K3) PT. Hadji Kalla Cabang Urip
5. Morale. Fokus pada perbaikan perilaku
Contoh Project:
a. Meningkatkan motivasi kerja karyawan melalui program HC Champion
b. Meningkatkan kedisiplinan dalam menjalankan custumer retention
6. Productivity. Fokus pada optimalisasi hasil kerja
Contoh Project:
a. Meningkatkan pelayanan service dengan mengoptimalkan Manpower
yang ada
b. Meningkatkan efektivitas kerja penggantian absorber pada shock breaker
dengan alat PCS Portable
7. Environment. Fokus pada perbaikan area kerja
Contoh Project:
33
a. Melakukan Implementasi 5S pada Area Learning Center
b. Melaksanakan Rekayasa transportasi umum trans jogja "KALLA
TRANSPORT" dan perusda Yogyakarta "PT. Anindya Mitra Internasional
(AMI) di DIY
Hasil perhitungan Net Quality Income (NQI) setiap project harus mendapat
persetujuan dari atasan langsung, atasan tidak langsung dan Finance Department
X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi
Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam
Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward
pemenang dalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan
ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung
penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan.
Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang
dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja sehari-
hari.
1. Pemenang Best Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity dan
Environment KED & Bentuk Apresiasi
Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
1 Pemenang untuk setiap kategori, total apresiasi maing-masing sebesar Rp
2.000.000,-
Masing-masing Pemenang akan mendapatkan plakat dan sertifikat
2. Pemenang Best of The Best IP KED & Bentuk Apresiasi
Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Individual Project (IP) yang
mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah
sebagai berikut:
1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp 2.500.000,-
Pemenang akan mendapatkan piala bergilir
34
3. Pemenang Best of The Best SGP KED dan Bentuk Apresiasi
Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Small Group Project (SGP) yang
mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah
sebagai berikut:
1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp
10.000.000,-
Pemenang akan mendapatkan piala bergilir
4. Pemenang Best of The Best GP KED dan Bentuk Apresiasi
Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Group Project (GP) yang
mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah
sebagai berikut:
1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp
15.000.000,-
Pemenang akan mendapatkan piala bergilir
5. Pemenang Kategori Tambahan
Kategori ini diberikan kepada Best Presentation, Best Leader, Best Inovation, Best
Theme Selection, Best Rootcause Analysis, Best Booth, Best Supporter dan lain-lain
dengan jumlah apresiasi total sebesar Rp 8.500.000,-
6. Pemenang IP, SGP dan GP SBU dan Bentuk Apresiasi
Jumlah insentif maupun apresiasi untuk setiap kategori IP, SGP dan GP diatur oleh
masing-masing SBU
35
Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP
FORM REGISTRASI
Kaizen Improvement System
"Break The Limit to Gain Net Quality Income"Form 1
FORM REGISTRASI
Nama Lengkap :
NIK :
Email :
Jabatan :
Section :
Departemen :
Divisi :
Atasan Langsung :
Atasan Tidak Langsung :
Kaizen yang Diikuti : Individual Project (IP)
Small Group Project (SGP)
Group Project (GP)
Breakthrough Project (B-Project)
…. , …. 2018
(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)
36
INDIVIDUAL PROJECT
Kaizen Improvement System
"Break The Limit to Gain Net Quality Income"Form 2
FORM REGISTRASI INDIVIDUAL PROJECT (IP)
Nama Project :
Tujuan Project :
Tanggal Dimulai Project :
Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :
…. , …. 2018
(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)
37
SMALL GROUP PROJECT
Kaizen Improvement System
"Break The Limit to Gain Net Quality Income"Form 3
FORM REGISTRASI SMALL GROUP PROJECT (SGP)
Nama Kelompok :
Ketua Kelompok
Nama Lengkap/NIK :
Anggota Kelompok
1 Nama Lengkap/NIK :
2 Nama Lengkap/NIK :
3 Nama Lengkap/NIK :
4 Nama Lengkap/NIK :
5 Nama Lengkap/NIK :
Nama Project :
Tujuan Project :
Tanggal Dimulai Project :
Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :
…. , …. 2018
(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)
38
GROUP PROJECT
Kaizen Improvement System
"Break The Limit to Gain Net Quality Income"Form 4
FORM REGISTRASI GROUP PROJECT (GP)
Nama Kelompok :
Ketua Kelompok
Nama Lengkap/NIK/Departmen/Divisi :
Anggota Kelompok
1 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
2 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
3 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
4 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
5 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
6 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
7 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
8 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
9 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
10 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
Nama Project :
Tujuan Project :
Tanggal Dimulai Project :
Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :
…. , …. 2018
(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)
39
Lampiran B.1 - Form Penilaian Project
INDIVIDUAL PROJECT
No KRITERIA PENILAIAN IP
PENILAIAN SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Analisa 200
a. Tingkat urgensi masalah yang diangkat 50
b. Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi 50
c. Detail rencana yang akan dilakukan 40
d. Tingkat keaslian ide 40
e. Mutu persetujuan atasan 20
Total Perencanaan (PLAN) 200
II. PELAKSANAAN (DO)
a. Usaha yang dilakukan 70
b. Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan 65
c. Akurasi pengukuran dalam perbaikan 65
Total Pelaksanaan (DO) 200
III EVALUASI HASIL (CHECK)
a. Pencapaian target ditinjau dari mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 150
b. Pengembangan kompetensi 100
c. Manfaat bagi pihak lain 100
Total Evaluasi Hasil (CHECK) 350
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 75
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 50
b. Standar baru aplikatif dan efektif 25
IV.2 Kepastian Hasil 25
a. Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru 15
b. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10
40
b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10
b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 08-12 menit 20
VI.3 Teknik Presentasi 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000
41
SMALL GROUP PROJECT
No KRITERIA PENILAIAN SGP
PENILAIAN SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 75
a. Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja 20
b. Data pendukung memadai 20
c. Sasaran yang jelas sesuai mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 20
d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10
I.2 Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh 50
a. Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif 25
b. Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan 25
I.3 Alternatif Penetapan Solusi 125
a. Analisa alternatif solusi dan resiko 90
b. Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H 25
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Perencanaan (PLAN) 250
II. PELAKSANAAN (DO)
II.1 Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah 140
a. Kemandirian dalam penyelesaian 30
b. Usaha dalam menyelesaikan masalah 80
c. Kontribusi anggota tim proporsional 30
II.2 Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan 30
a. Pemantauan Proses Pemecahan Masalah 15
b. Kesesuaian pelaksanaan dengan rencana 15
II.3 Pengelolaan Dokumen 30
a. Penggunaan dokumen pendukung 15
b. Pencatatan progres perbaikan 15
Total Pelaksanaan (DO) 200
III EVALUASI HASIL (CHECK)
III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100
a. Prosentase pencapaian sasaran 60
b. Korelasi hasil vs aktivitas 40
42
III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150
a. Pengaruh ke problem utama 50
b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35
c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35
d. Solusi mengatasi dampak negatif 30
Total Evaluasi Hasil 250
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 35
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 15
b. Standar baru mudah dipahami 10
c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10
IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30
a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15
b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15
IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35
a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10
b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10
b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10
b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10
43
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 13-15 menit 20
VI.3 Kerjasama Tim 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000
44
GROUP PROJECT
No KRITERIA PENILAIAN GP
PENILAIAN SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 60
a. Mutu & kuantitas stratifikasi masalah 20
b. Lingkup/kapasitas group vs Tema 15
c. Mutu persetujuan atasan 15
d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10
I.2
Penetapan Sasaran Berdasarkan Mutu Improvement
(Q/C/D/S/M/P/E) 40
Sasaran yang jelas dan menantang 40
I.3 Analisis Sebab Akibat 100
a. Pembahasan potensial penyebab langsung 30
b. Mutu metode analisa sebab akibat 40
c. Sistematika penentuan penyebab dominan 30
I.4 Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan 150
a. Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H 35
b. Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan 35
c. Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama 35
d. Mutu alternatif solusi yang ditemukan 35
e. Mutu persetujuan atasan 10
Total Perencanaan (PLAN) 350
II. PELAKSANAAN (DO)
II.1 Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan 75
a. Kemandirian dalam penyelesaian 30
b. Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan 10
c. Kemampuan mencapai sasaran antara 15
d. Mutu usaha yang telah dilakukan 20
II.2 Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi 45
a. Mutu sistem pemantauan proses 15
b. Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah 15
c. Kelengkapan dan mutu data pendukung 15
45
II.3 Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group 30
a. Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan 15
b. Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing 15
Total Pelaksanaan (DO) 250
III EVALUASI HASIL (CHECK)
III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100
a. Prosentase pencapaian sasaran 60
b. Korelasi hasil vs aktivitas 40
III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150
a. Pengaruh ke problem utama 50
b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35
c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35
d. Solusi mengatasi dampak negatif 30
Total Evaluasi Hasil 250
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 35
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 15
b. Standar baru mudah dipahami 10
c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10
IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30
a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15
b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15
IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35
a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10
b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10
b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10
46
b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 13-15 menit 20
VI.3 Kerjasama Tim 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000
47
Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation
No Pertanyaan Respon (Jelaskan semua jawaban 'Tidak') Nilai Nilai Max
1 Apakah ide Kaizen bersumber dari Team? Y N 10
2 Apakah semua anggota team aktif bekerjasama mengerjakan project Kaizen? Y N 10
3 Apakah setiap member telah dibekali materi/pengetahuan mengenai Kaizen? Y N 10
4 Apakah pengukuran gap dan target valid? Y N 10
5 Apakah metode pengumpulan data dilakukan dengan benar dan terdokumentasi? Y N 10
6 Apakah project kaizen berjalan sesuai dengan rencana? Y N 10
7 Apakah progress project didokumentasi dengan baik? Y N 10
8 Apakah atasan langsung berperan dalam keberhasilan project kaizen? Y N 10
9 Apakah pehitungan Net Quality Income (NQI) tervalidasi oleh tim Finance? Y N 10
10 Apakah proses baru masih berlaku (atau lebih ditingkatkan)? Y N 10
11 Apakah proses baru didokumentasikan secara resmi (standarisasi)? Y N 10
12 Apakah anggota tim semua dilatih tentang proses baru? Y N 10
13 Apakah anggota tim di area kerja puas dengan kondisi pasca-kaizen? Y N 10
14 Apakah ada resistensi atau efek samping dari kaizen? Y N 10
15 Apakah positif persepsi umum terkait hasil kaizen? Y N 10
Jumlah 150
9-10 BS (Baik Sekali)
7-8 B (Baik)
4-6 C (Cukup)
1-3 K (Kurang)
Scoring Penilaian:
De
velo
pm
en
tIm
ple
me
nta
si
KRITERIA PENILAIAN GENBA
Kaizen Team:
Info
rmat
ion
Tema Kaizen:
Kaizen Leader:
Tanggal Genba:
Audit/Team Leader:
Audit Team Member:
Facilitator:
50
Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP
Keterangan :
Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti contoh
di atas
Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi. Tidak
hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah
maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah – langkah pada contoh slide
di atas terpenuhi, yaitu :
1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah
2. Identifikasi Penyebab
3. Ambil Tindakan Perbaikan
4. Sebelum Perbaikan
5. Sesudah Perbaikan
6. Improvement Selanjutnya
7. Tanda Tangan Persetujuan
1
2
3
4
5
6
7
51
Lampiran D – Net Quality Income
Tanggal:
Nama IP/SGP/GP ttd ttd ttd ttd
Judul/Tema
Kategori Safety Quality Cost Delivery Moral Productivity Environment
MANFAAT POTENSIAL (NON FINANCIAL BENEFIT) jelaskan manfaat potensial yang didapatkan (aspek QCDSMPE & Ergonomy)
MANFAAT RIIL (FINANCIAL BENEFIT)
1. PENURUNAN BIAYA OPERASI
1,1 Penurunan Rework/Scrap
1,2 Penurunan Biaya Overtime
1,3 Penghematan Material
1,4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim
1,5 Lain-lain: ______________
2. PENINGKATAN PENDAPATAN
2,1 Peningkatan Kapasitas
2,1 Pendapatan Baru (riil)
3. PENDAPATAN BUNGA
3,1 Peningkatan pendapatan bunga
3,2 Penurunan beban bunga
4. ALIRAN KAS
4,1 Penurunan penggunaan fasilitas
4,2 Penurunan tagihan [A/R]
4,3 Penurunan holding cost inventory
A. TOTAL MANFAAT [ 1 + 2 + 3 + 4 ]
BIAYA PROYEK (Incremental cost only)
1. PENGEMBANGAN PROYEK
1,1 Man Hour Tim
1,2 Biaya pencetakan, material, dll
1,3 Lain-lain: _______________
2. IMPLEMENTASI PROYEK
2,1 Pelatihan
2,2 Sosialisasi
2,3 Peralatan, dll.
B. TOTAL BIAYA PROYEK [ 1 + 2 ]
NET QUALITY INCOME [A-B ]
RASIO MANFAAT/BIAYA [ B/A ]
FORM SUMMARY BENEFIT AKTIVITAS IMPROVEMENT
Atasan
Langsung
Atasan Tidak
Langsung
Finance
Department
Project
Leader
#DIV/0!
-Rp
-Rp
-Rp