formation power bi - tableau de bord en une...

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Tableau de bord en une journée

Thierry RIGAL

- Formation POWER BI -

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Table des matières Vue d’ensemble ........................................................................................................................................ 4

Introduction ........................................................................................................................................... 4

Scénario ................................................................................................................................................ 4

Prérequis ............................................................................................................................................... 4

Supports ................................................................................................................................................ 4

Power BI Desktop ..................................................................................................................................... 5

1. Préparation des données à analyser .............................................................................................. 5

1.1. Comprendre les données ........................................................................................................ 5

1.2. Installer Power BI Desktop .................................................................................................... 5

1.3. Importer les données dans Power BI Desktop ........................................................................ 6

1.3.1. Charger et formater les données du fichier Paris.csv ...................................................... 6

1.3.2. Charger et formater les données du classeur Excel ......................................................... 8

1.3.3. Charger et formater les fichiers de données du dossier Province .................................. 8

1.3.4. Fusionner les données Paris et Province ..................................................................... 11

2. Modélisation des données à analyser .......................................................................................... 14

1.1. Liaisons entre les données .................................................................................................... 14

2.2. Ajouts de mesures ................................................................................................................ 14

2.2.1. Ajout de la mesure CA .................................................................................................. 15

2.2.2. Ajout de la mesure CA Precedent ................................................................................. 15

3. Création du rapport ..................................................................................................................... 16

3.1. Ajout d’un segment de filtre ................................................................................................. 16

3.1.1. Compléter la table des dates .......................................................................................... 17

3.1.2. Segment sur l’année ...................................................................................................... 17

3.2. Ajout d’une jauge ................................................................................................................. 17

3.3. Ajout d’un visuel carte ......................................................................................................... 19

3.4. Ajout d’un visuel graphique en aires .................................................................................... 20

3.5. Ajout d’un visuel indicateur de performance clé ................................................................. 21

3.6. Ajout d’un visuel graphique en cascade ............................................................................... 21

3.7. Ajout d’un visuel graphique en anneau ................................................................................ 22

3.8. Ajout d’un visuel treemap .................................................................................................... 23

3.9. Ajout d’un titre dans le rapport ............................................................................................ 24

3.10. Ajout d’une carte géographique ........................................................................................ 25

3.11. Ajout d’un thème .............................................................................................................. 26

4. Exploration et interactivité du rapport ........................................................................................ 26

4.1. Filtrer le rapport à partir d’un visuel .................................................................................... 26

4.2. Exploration des données ....................................................................................................... 26

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4.3. Création de signets ............................................................................................................... 28

4.4. Interroger vos données (Q&A) ............................................................................................. 30

4.5. Grouper vos données ............................................................................................................ 31

4.5.1. Groupement statique des données ................................................................................. 31

4.5.2. Groupement dynamique des données ........................................................................... 33

5. Publication du rapport ................................................................................................................. 36

5.1. Créer un compte Power BI ................................................................................................... 37

5.2. Publier le rapport .................................................................................................................. 37

Service Power BI .................................................................................................................................... 38

6. Création et partage du tableau de bord ....................................................................................... 38

6.1 Créer le tableau de bord ........................................................................................................ 38

6.2 Publier sur le web ................................................................................................................. 40

6.3 Annoter et partager sur les mobiles ...................................................................................... 41

6.4 Partager le tableau de bord ................................................................................................... 42

Conclusion .......................................................................................................................................... 43

Quelques liens utiles en français ......................................................................................................... 43

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Vue d’ensemble

Introduction A l’issue de cette formation, vous aurez parcouru les principales fonctionnalités pour réaliser un

tableau de bord dans Power BI Desktop, puis le diffuser dans votre portail Power BI Service afin de le

partager avec vos collègues.

Scénario Un réseau d’agences de mutuelle d’assurance réparti sur le territoire dépose tous les mois, dans un

dossier partagé, un fichier d’extraction des ventes annuelles. A vous, de réaliser un tableau de bord à

partir de ces données.

Prérequis ▪ PC avec 4 Go de RAM

▪ Windows 7 et supérieur

▪ Internet Explorer 9 et +

▪ Connexion internet

▪ Les fichiers de la rubrique ci-dessous, supports de la formation

Supports ▪ Dossier : C:\BI\Donnees\Assurances

▪ Fichiers :

✓ pour le Siège social : fichier Paris.csv

✓ pour les agences : dossier Province, avec 8 fichiers csv

✓ pour les infos sur les agences et les contrats : un classeur excel Dimensions.xlsx

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Power BI Desktop

1. Préparation des données à analyser Dans cette section, nous allons importer les données à partir des différents fichiers texte et classeur excel.

Puis, nous modifierons quelques colonnes de données afin de pouvoir construire un schéma pour l’analyse

des données.

1.1. Comprendre les données Ouvrir les différents fichiers du dossier C:\BI\Donnees\Assurances pour avoir un aperçu du contenu

des données, et voir comment relier les données entre-elles.

Ouvrir le fichier Paris.csv et le classeur Dimensions.xlsx.

Les données communes sont le type de contrat et l’Agence entre le fichier texte et le classeur Excel.

1.2. Installer Power BI Desktop Installer Power BI Desktop : suivre le lien https://powerbi.microsoft.com/fr-fr/desktop/.

Lancer l’application et fermer la page de démarrage.

Se connecter avec un compte Power BI. En l’absence de compte, fermer la fenêtre de demande de

connexion : vous pouvez créer le compte plus tard avant la publication du rapport final vers le

portail Power BI Service.

Pour créer un compte, il suffit de mentionner une adresse mail professionnelle et non personnelle.

https://powerbi.microsoft.com/fr-fr/desktop/

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1.3. Importer les données dans Power BI Desktop

1.3.1. Charger et formater les données du fichier Paris.csv

Dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Obtenir les données », puis « Texte/CSV ».

Naviguez dans le dossier C:\BI\Donnees\Assurances et sélectionnez le fichier Paris.csv , puis

« Ouvrir ».

Cliquez sur « Modifier » pour préparer les données à analyser.

Ajoutons une donnée Date afin de pouvoir utiliser les fonctions de date.

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- Changer le type de la colonne « Periode » de numérique en texte

- Cliquez sur « Remplacer l’actuelle »

- Ruban « Ajouter une colonne », cliquez sur « Colonne personnalisée »

- Dans Nouveau nom de colonne, saisir « Date » et dans Formule, saisir la formule « [Periode]&"01" »,

puis « OK »

- Changer le type de la colonne Date en type Date

- Supprimer la colonne « Periode » qui devient inutile

- Ramener la colonne « Date » à gauche de la première colonne en faisant glisser la colonne.

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- Dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Fermer & appliquer »

…ensuite, attendre la fin du chargement des données du fichier

1.3.2. Charger et formater les données du classeur Excel

Dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Obtenir les données », puis « Excel ».Naviguez dans le

dossier C:\BI\Donnees\Assurances et sélectionnez le fichier Dimensions.xlsx , puis « Ouvrir ».

Cliquez sur « Modifier » pour préparer les données à analyser.

Cela ajoute dans les requêtes de données TableAgence et TableContrat.

Renommer les 2 requêtes en Agence et Contrat en faisant un clic droit sur le nom de chaque requête.


…ensuite, attendre la fin du chargement des données

1.3.3. Charger et formater les fichiers de données du dossier Province

Dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Obtenir les données », puis « Plus… ».

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Dans la rubrique « Fichier », sélectionner « Dossier » , puis « se connecter ».

Naviguez pour sélectionner le dossier « C:\BI\Donnees\Assurances\Province », puis « OK ».

Sélectionnez « Combiner et modifier» puis « OK »

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Ajoutons une donnée Date afin de pouvoir utiliser les fonctions de date.

- Changer le type de la colonne « Periode » de numérique en texte

- Cliquez sur « Remplacer l’actuelle »

- Ruban « Ajouter une colonne », cliquez sur « Colonne personnalisée »

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- Dans Nouveau nom de colonne, saisir « Date » et dans Formule, saisir la formule « [Periode]&"01" »,

puis « OK »

- Changer le type de la colonne Date en type Date

- Selectionner les colonnes « Source.Name » et « Periode », puis « Supprimer les colonnes ».

- Ramener la colonne « Date » à gauche de la première colonne en faisant glisser la colonne.


…ensuite, attendre la fin du chargement des données du fichier

1.3.4. Fusionner les données Paris et Province

- Nous allons ajouter les données de « Province » dans « Paris », et renommer « Paris » en « Ventes ».

- Sélectionner la requête « Paris », puis dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Ajouter des requêtes .

Dans « Tables à ajouter », sélectionner « Province », puis « OK »

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Vous pouvez voir dans les étapes que la requête a été ajoutée.

Vous pouvez vérifier en cliquant sur la flèche de la colonne « Agence » que toutes les agences sont présentes.

Cliquer sur la requête « Paris », clic droit puis « Renommer » en « Ventes ».

Désactiver le chargement de « Province », car ces données sont maintenant présentes dans la requête

« Ventes ».

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Dans le ruban « Accueil », cliquez sur « Fermer & appliquer »

…ensuite, attendre la fin du chargement des données.

Pour voir les dépendances des requêtes de données, vous pouvez revenir dans l’éditeur de requêtes, en

cliquant sur « Modifier les requêtes » du ruban « Accueil ».

Dans le ruban « Affichage », cliquer sur « Dépendances de la requête ».

Cela permet de voir les dépendances entre les fichiers de données et les requêtes.

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2. Modélisation des données à analyser Dans cette section, nous allons créer un schéma pour l’analyse des données en reliant les tables entre-elles,

et en ajoutant les calculs sur les données à mesurer (les mesures)

1.1. Liaisons entre les données Nous allons ajouter et vérifier les liaisons entre les tables de données.

Cliquer sur l’icône « Relations »

Faites glisser le champ « CdAgence » sur « Agence », et « Contrat » sur « type contrat ».

Les relations sont créées de type 1 à plusieurs :

Une Vente fait référence à une seule Agence.

Une Agence est référencée dans plusieurs Ventes.

2.2. Ajouts de mesures Nous allons ajouter le calcul du CA et du CA de l’année précédente.

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2.2.1. Ajout de la mesure CA

Cliquer sur l’icône « Données » pour revenir sur la vue des données.

Clic droit sur les 3 points à droite de la table des Ventes, puis sélectionner « Nouvelle mesure »

Dans la barre de formule, écrire la formule ci-dessous en s’aidant de l’aide à la saisie:

CA = SUM(Ventes[mt])

une calculatrice s’affiche pour indiquer une mesure.

2.2.2. Ajout de la mesure CA Precedent

Pour pouvoir utiliser les fonctions de temps pour cette mesure, nous devons créer d’abord une table de

dates qui inclue toutes les dates des ventes.

2.2.2.1. Ajout de la table des dates

Cliquer sur le ruban « Modélisation », puis « Nouvelle table »

Nous allons utiliser la fonction CALENDAR pour génèrer cette table de dates.

Date =CALENDAR(DATE(2015;1;1); DATE(2016;12;31))

Cela génère toutes les dates de 2015 et 2016 qui couvrent toutes nos données de ventes.

Cliquer sur la colonne Date, puis « type de données : Date » pour changer le type de données.

Cliquer sur « Marquer comme table de dates »

Sélectionner « Date » dans la liste, puis « OK »

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2.2.2.2. Liaison de la table des dates dans le schéma des données

Cliquer sur l’icône « Relations », puis lier la table Date avec la table Ventes sur le champ Date

2.2.2.3. Ajout de la mesure




CA Precedent = CALCULATE([CA];SAMEPERIODLASTYEAR('Date'[Date]))

une calculatrice s’affiche pour indiquer une mesure.

3. Création du rapport Dans cette section, nous allons créer le rapport en ajoutant des visuels de données sur la page du rapport.

3.1. Ajout d’un segment de filtre Le segment va servir à filtrer sur une année donnée.

Pour cela, on va compléter la table des dates avec l’année, le mois et le jour.

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3.1.1. Compléter la table des dates


Clic droit sur les 3 points à droite de la table Date, puis sélectionner « Nouvelle colonne »

Dans la barre de formule, écrire et valider la formule ci-dessous en s’aidant de l’aide à la saisie:

Annee = YEAR('Date'[Date])

Créer 3 autres colonnes avec les formules ci-dessous :

NumMois = MONTH('Date'[Date])

Mois = FORMAT('Date'[Date]; "MMM")

Jour = Day('Date'[Date])

3.1.2. Segment sur l’année

Cliquer sur l’icône « Rapport » pour aller sur la vue du rapport.

Cliquer sur l’icône « Segment » dans les visualisations, puis cocher le champ « annee » de Date.

Dans le segment, cliquer sur la flèche en haut à droite, puis choisir « Liste », puis redimensionner le

segment.

3.2. Ajout d’une jauge La jauge permet de voir visuellement si l’objectif a été atteint.

On va prendre comme objectif, le CA précédent.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « Jauge ».

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Faire glisser « CA » dans la zone « Valeur » et « CA Precedent » dans la zone « Valeur cible ».

Sélectionner l’année 2016 dans le segment.

On constate que la cible a été dépassée.

On va créer une nouvelle mesure pour la valeur maximale de la jauge (2 fois la valeur précédente).



Ca Precedent Double = [CA Precedent]*2

Glisser cette mesure dans la rubrique « Valeur maximale ».

Formater la valeur et la cible avec une décimale après les milliers.

Cliquer sur l’icône « format », puis dans la rubrique « cible », et modifier les valeurs de formatage. Idem

avec la rubrique « valeur de la légende ». Changer le titre en « CA / CA Precedent ».

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3.3. Ajout d’un visuel carte La carte va nous permettre d’afficher des indicateurs : nombre d’agences, nombre de contrats…

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « Carte » et cocher « nb » de la table des ventes.

Cliquer sur l’icône « format », puis désactiver « Etiquette de la catégorie », modifier le titre comme ci-

dessous.

Pour le nombre d’agence, nous allons ajouter une nouvelle mesure.



NbAgences = DISTINCTCOUNT(Ventes[Agence])

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « Carte » et cocher « NbAgences » de la table

des ventes, puis formater comme précédemment.

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3.4. Ajout d’un visuel graphique en aires Le graphique en aires va nous permettre de mettre en évidence la performance par rapport à l’année

précédente.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « graphique en aires », pour la rubrique Axe,

glisser le champ « Mois », et pour la rubrique « Valeurs », glisser les champs « CA » et « CA Precedent » de

la table des ventes.

Nous allons trier les dates pour avoir les mois dans l’ordre sur l’axe des abscisses.


Sélectionner le colonne « Mois ».

Cliquer sur le ruban « Modélisation », puis « Trier par colonne » et selectionner « NumMois ».

Revenir sur la vue du rapport et trier sur le mois avec un tri croissant

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On va retirer le titre : aller sur l’icône « Format », puis désactiver la rubrique Titre.

3.5. Ajout d’un visuel indicateur de performance clé L’indicateur de performance clé (KPI) va nous permettre de voir le progression réalisée par rapport à un

objectif.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « indicateur de performance clé », pour la

rubrique Indicateur, glisser le champ « CA », pour la rubrique « Axe de tendance », glisser le champ

« Mois », et pour la rubrique « Objectifs de la cible», glisser le champ « CA Precedent ».

Changer le titre en cliquant sur l’icône « Format », rubrique Titre, puis saisir « Progression du mois ».

3.6. Ajout d’un visuel graphique en cascade Le graphique en cascade va suivre les variations mois par mois par rapport à l’année précédente.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « graphique en cascade».

Nous allons ensuite créer 2 nouvelles mesures avec les formules ci-dessous :

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Variation CA = [CA]-[CA Precedent]

% Variation CA = DIVIDE([Variation CA];[CA Precedent])

Formater cette dernière mesure en %.

Glisser le champ « Mois » dans la rubrique « Catégorie » et la mesure « % Variation CA » dans la rubrique

« Axe Y ».

Cliquer sur l’icône « Format », désactiver la légende, dans la rubrique « Etiquettes de données », passer le

nombre de décimales à 1, puis dans la rubrique « Titre », changer le titre en « Variation CA / CA Année

précédente ».

3.7. Ajout d’un visuel graphique en anneau Le graphique en anneau va permettre de visualiser la part de chaque région.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « graphique en anneau».

Glisser les champs « Region » et « Commune » dans la rubrique « Légende », puis le champ « CA » dans la

rubrique « Valeurs ».

Cliquer sur l’icône « Format », dans la rubrique « Etiquettes de données », passer le style d’étiquette à

« Catégorie, pourcentage du total », puis en dessous le nombre de décimales (pourcentages) à 1.

A noter qu’on pourra explorer le niveau des communes d’une région via les flèches en haut du graphe.

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On va faire de même avec les données « Segment » et « Contrat ».

3.8. Ajout d’un visuel treemap Le treemap va permettre de visualiser la répartition des contrats et communes.

Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner le visuel « Treemap».

Glisser le champ « Contrat » dans la rubrique « Groupe », le champ « Commune » dans la rubrique

« Détails », puis le champ « CA » dans la rubrique « Valeurs ».

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3.9. Ajout d’un titre dans le rapport Cliquer dans la page du rapport, puis sélectionner « Zone de texte» dans le ruban « Accueil ».

Saisir « Analyse des ventes » puis sélectionner le texte et formater avec une taille de police importante.

Choisir une couleur d’arrière-plan en sélectionnant « couleur personnalisée » dans la rubrique « arrière-

plan » et saisir le code couleur « F2C811 » pour la couleur orange, et valider.

Renommer la page du rapport en double-cliquant et en renommant l’onglet « Page 1 » en « Ventes »

Voici le rapport final après positionnement et redimensionnement des visuels…

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