gc-direccion movilizacion nacional (1)

7/23/2019 GC-Direccion Movilizacion Nacional (1)

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REPBLICA DE CHILEMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Direccin General de Movilizacin Nacional

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

DIRECCIN GENERAL DE MOVILIZACIN NACIONAL

Septiembre 2007


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N D I C EPgina

INTRODUCCIN.................................................................................................................................................9

1.

PROCESO DE ADQUISICIONES .................................................................................................................9

1.1

Objetivo ..................................................................................................................................................9

1.2

Representacin Grfica .........................................................................................................................9

1.3

Descripcin de los Procesos..................................................................................................................9

1.3.1

Proceso Definicin de Requerimientos .............................................................................10

1.3.2 Proceso Seleccin del mecanismo de compra .................................................................101.3.3 Proceso Llamado y recepcin de ofertas ..........................................................................101.3.4

Proceso Evaluacin de las ofertas ....................................................................................11

1.3.5

Proceso Adjudicacin y formalizacin...............................................................................11

1.3.6 Proceso Ejecucin y gestin del contrato .........................................................................11

2. SUBPROCESO: DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS.............................................................................122.1 Objetivo ................................................................................................................................................122.2

Representacin Grfica .......................................................................................................................12

2.3

Descripcin de las actividades del Subproceso ..................................................................................13

2.3.1 La Necesidad .......................................................................................................................132.3.2

Antecedentes tcnicos y/o costos........................................................................................13

2.3.3

El Requerimiento..................................................................................................................13

2.3.4 Determinacin de las bases Administrativas .......................................................................142.3.5

Determinacin de las bases o especificaciones tcnicas....................................................15

2.3.6

Cotizacin o estimacin de costos.......................................................................................16

2.3.7 Programacin Financiera.....................................................................................................162.3.8 Plan Anual de Compras .......................................................................................................172.3.9

La Adquisicin......................................................................................................................17

3.

SUBPROCESO: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA .............................................................183.1

Objetivo ................................................................................................................................................18

3.2 Representacin Grfica .......................................................................................................................183.3

Descripcin de las actividades del Proceso ........................................................................................18

3.3.1

Plan de Compras .................................................................................................................18

3.3.2 Solicitud de Adquisiciones ...................................................................................................193.3.3

El Requerimiento..................................................................................................................19

3.3.4

Seleccin del Mecanismo de Compra .................................................................................19

3.3.5 Resolucin Exenta ...............................................................................................................22

4. SUBPROCESO: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS .....................................................................234.1 Procedimiento: Llamado a Ofertar.......................................................................................................23

4.1.1

Etapa: Compra mediante Convenio Marco..........................................................................234.1.1.1

Objetivo ................................................................................................................................23

4.1.1.2 Representacin Grfica .......................................................................................................234.1.1.3

Consideraciones Especiales................................................................................................24

4.1.1.4

Descripcin de las actividades de la Etapa .........................................................................24

4.1.1.4.1 Solicitud de Adquisicin .......................................................................................................244.1.1.4.2 Catlogo de Convenio Marco ..............................................................................................244.1.1.4.3

Evaluacin de la Oferta........................................................................................................25


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4.1.1.4.4

Determinacin de la conveniencia de la oferta....................................................................25

4.1.1.4.5

Informe a la Direccin de Compras y Contrataciones Pblicas ..........................................25

4.1.1.4.6 Evaluacin Contable Financiera .......................................................................................254.1.1.4.7

VBdel Subdirector General ....................... .......................................................................26

4.1.1.4.8

Resolucin del Director General..........................................................................................26

4.1.1.4.9 Orden de Compra Electrnica .............................................................................................264.1.2

Etapa: Compra mediante Licitacin Pblica ........................................................................27

4.1.2.1

Objetivo ................................................................................................................................27

4.1.2.2 Representacin Grfica .......................................................................................................274.1.2.3 Consideraciones Especiales................................................................................................274.1.2.4


4.1.2.4.1

Solicitud de Adquisicin .......................................................................................................27

4.1.2.4.2 Bases Administrativas..........................................................................................................284.1.2.4.3

Bases Tcnicas....................................................................................................................28

4.1.2.4.4

Convenio Marco...................................................................................................................28

4.1.2.4.5 Evaluacin Presupuestaria ..................................................................................................284.1.2.4.6

Carpeta del Proyecto ...........................................................................................................28

4.1.2.4.7

Evaluacin de la adquisicin................................................................................................29

4.1.2.4.8 Anlisis Jurdico ...................................................................................................................294.1.2.4.9 Evaluacin Contable Financiera .......................................................................................294.1.2.4.10


4.1.2.4.11Resolucin del Director General..........................................................................................304.1.2.4.12Resolucin Exenta ...............................................................................................................304.1.2.4.13

Publicacin del Llamado a Licitacin...................................................................................30

4.1.3

Etapa: Compra mediante Licitacin Privada........................................................................31

4.1.3.1 Objetivo ................................................................................................................................314.1.3.2

Circunstancia de aplicacin .................................................................................................31

4.1.3.3

Representacin Grfica .......................................................................................................31

4.1.3.4


4.1.3.4.1

Carpeta del Proyecto ...........................................................................................................32

4.1.3.4.2

Seleccin de Proveedores ...................................................................................................32

4.1.3.4.3 Evaluacin de Proveedores .................................................................................................324.1.3.4.4 Anlisis Jurdico ...................................................................................................................324.1.3.4.5


4.1.3.4.6


4.1.3.4.7 Publicacin del Llamado a Licitacin...................................................................................334.1.3.4.8

Invitacin a los Proveedores................................................................................................33

4.1.4

Etapa: Compra mediante Trato Directo (Menor a 3 UTM)...................................................34

4.1.4.1 Objetivo ................................................................................................................................34

4.1.4.2


4.1.4.3

Consideraciones Generales.................................................................................................34

4.1.4.4


4.1.4.4.1 Solicitud de Adquisicin .......................................................................................................354.1.4.4.2

Las Cotizaciones..................................................................................................................35

4.1.4.4.3

Evaluacin de la oferta ........................................................................................................35




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4.1.4.4.6


4.1.4.4.7

Orden de Compra ................................................................................................................36

4.1.5 Etapa: Compra mediante Trato Directo (Mayor a 3 UTM)...................................................374.1.5.1

Objetivo ................................................................................................................................37

4.1.5.2


4.1.5.3 Consideraciones Generales.................................................................................................374.1.5.4


4.1.5.4.1

Solicitud de Adquisicin .......................................................................................................38

4.1.5.4.2 Las Cotizaciones..................................................................................................................384.1.5.4.3 Determinacin de la conveniencia de la oferta....................................................................394.1.5.4.4

Informe a la Direccin de Compras y Contrataciones Pblicas ..........................................39

4.1.5.4.5

Evaluacin de la adquisicin................................................................................................39



4.1.5.4.8


4.1.5.4.9 Orden de Compra Electrnica .............................................................................................404.2

Procedimiento: Recepcin de Ofertas .................................................................................................41

4.2.1

Objetivo ................................................................................................................................41

4.2.2 Representacin Grfica .......................................................................................................414.2.3 Descripcin de las actividades del Procedimiento...............................................................424.2.3.1

Subproceso de Llamado a Licitacin...................................................................................42

4.2.3.2 Bases de Licitacin ..............................................................................................................424.2.3.3 Solicitud de Aclaraciones.....................................................................................................424.2.3.4

Respuesta y difusin de las Aclaraciones ...........................................................................42

4.2.3.5

Presentacin de las Ofertas.................................................................................................42

4.2.3.6 Garanta de Seriedad de la Oferta.......................................................................................434.2.3.7

Recepcin de los Antecedentes ..........................................................................................43

4.2.3.8

Control de idoneidad de los proveedores ............................................................................43

4.2.3.9

Acta de Recepcin de Ofertas.............................................................................................43

5. SUBPROCESO: EVALUACIN DE LA OFERTA......................................................................................445.1 Objetivo ................................................................................................................................................445.2


5.3

Descripcin de las actividades del Proceso ........................................................................................44

5.3.1 Acta de Recepcin de Ofertas.............................................................................................445.3.2

Criterios de Evaluacin ........................................................................................................44

5.3.3

Apertura de las Ofertas........................................................................................................44

5.3.4 Acta de Apertura de Ofertas ................................................................................................455.3.5 Evaluacin de las Ofertas ....................................................................................................455.3.6

Informe de Evaluacin .........................................................................................................45

6. SUBPROCESO: ADJUDICACIN Y FORMALIZACIN...........................................................................466.1

Objetivo ................................................................................................................................................46

6.2 Representacin Grfica .......................................................................................................................466.3

Descripcin de las actividades del Subproceso ..................................................................................46

6.3.1

Informe de Evaluacin .........................................................................................................46

6.3.2 Exposicin al Director ..........................................................................................................466.3.3 Resolucin del Director........................................................................................................47


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6.3.4

Resolucin de Adjudicacin o Rechazo ..............................................................................47

6.3.5

Anlisis Legal.......................................................................................................................47

6.3.6 Boletas de Garanta .............................................................................................................476.3.7

Resolucin Exenta ...............................................................................................................47

6.3.8

Publicacin de la Resolucin...............................................................................................47

7.

SUBPROCESO: EJECUCIN Y GESTIN DEL CONTRATO..................................................................487.1 Procedimiento Elaboracin del Contrato .............................................................................................48

7.1.1Objetivo ................................................................................................................................................487.1.2


7.1.3

Antecedentes .......................................................................................................................................48

7.1.4Descripcin de las actividades del Subproceso ..................................................................................497.1.4.1

Adjudicacin de la Oferta.....................................................................................................49

7.1.4.2

Bases Administrativas y Tcnicas .......................................................................................49

7.1.4.3 Definicin del tipo de documento.........................................................................................497.1.4.4

Preparacin del Contrato .....................................................................................................50

7.1.4.5

Evaluacin Contable Financiera ..........................................................................................50

7.1.4.6

Anlisis Jurdico ...................................................................................................................51

7.1.4.7 VBdel Subdirector General ....................... .......................................................................517.1.4.8

Aprobacin del Contrato ......................................................................................................51

7.1.4.9

Firma del Contrato ...............................................................................................................51

7.1.4.10 Boletas de Garanta .............................................................................................................517.2

Procedimiento Modificacin o Trmino Anticipado del Contrato .........................................................52

7.2.1

Objetivo ................................................................................................................................52

7.2.2 Representacin Grfica .......................................................................................................527.2.3 Consideraciones ..................................................................................................................527.2.4

Descripcin de las actividades del Subproceso ..................................................................53

7.2.4.1

Adjudicacin de la Oferta.....................................................................................................53

7.2.4.2

Control de Calidad ...............................................................................................................53

7.2.4.3

Nuevos requerimientos ........................................................................................................54

7.2.4.4

Evaluacin Econmica.........................................................................................................54

7.2.4.5 Modificacin del Contrato ....................................................................................................547.2.4.6

Anlisis Jurdico ...................................................................................................................54

7.2.4.7

Evaluacin Contable Financiera ..........................................................................................54

7.2.4.8 Aprobacin del Contrato ......................................................................................................557.2.4.9

Publicacin Resolucin Exenta............................................................................................55

8. ORGANIGRAMA DE LA D.G.M.N. .............................................................................................................56


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Pgina

ndice de Figuras

Figura 1. Mapa del Proceso de Adquisiciones....................................................................................................9 Figura 2. Subproceso Definicin de Requerimientos........................................................................................12 Figura 3. Subproceso Seleccin del Mecanismo de Compra...........................................................................18 Figura 4. Procedimiento de Compra mediante Convenio Marco......................................................................23

Figura 5. Etapa de Llamado a Licitacin Pblica..............................................................................................27 Figura 6. Etapa de Llamado a Licitacin Privada..............................................................................................31 Figura 7. Etapa de Compra mediante Trato Directo (< 3 UTM) ........................................................................34 Figura 8. Etapa de Compra mediante Trato Directo (> 3 UTM) ........................................................................37 Figura 9. Procedimiento Recepcin de las Ofertas...........................................................................................41

Figura 10. Subproceso Evaluacin de la Oferta...............................................................................................44 Figura 11. Proceso Adjudicacin y Formalizacin............................................................................................46 Figura 12. Subproceso Elaboracin del Contrato.............................................................................................48 Figura 13. Subproceso Modificacin o Trmino Anticipado del Contrato.........................................................52 Figura 14. Organizacin de la D.G.M.N. ...........................................................................................................56


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INTRODUCCIN

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacin, a ttulooneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institucin, es decira todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.

El objetivo de este manual es definir la forma en comn que la Direccin General deMovilizacin Nacional realiza los procesos de compra y contratacin para elabastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos detrabajo, coordinacin y comunicacin, y los responsables de cada una de las etapas delproceso de abastecimiento.

Una adquisicin, asumida como un hecho jurdico por cuya virtud una personaadquiere el dominio u otro derecho real sobre una cosa1, reviste una importanciafundamental ya que esta actividad apoya los objetivos estratgicos de la Direccin

General, ayuda a conseguir precios ms competitivos, a efectuar compras oportunas y aaumentar la productividad de la organizacin. Adems, una adecuada planificacin sirvepara guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones delsector pblico.

En los ltimos aos las adquisiciones pasaron de tener un papel secundario a uno msestratgico, debido a los avances de las tecnologas de la informacin, la globalizacin ylos procesos de reforma y modernizacin del Estado. Las organizaciones han notado quelas adquisiciones juegan un papel clave por la cantidad de recursos que se emplean parapoder alcanzar los objetivos estratgicos establecidos. Adems, en el caso del sector

pblico, la preocupacin por la transparencia juega un rol fundamental en este cambio devisin.

Las Adquisiciones no son una funcin exclusiva del departamento o la unidad logstica,sino un proceso consistente en mltiples actividades donde interactan diversos actores,como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores yciudadanos.

Las actividades dispuestas en la Ley N 19.886 de bases sobre contratos administrativosde suministros y prestacin de servicios y su Reglamento Complementario y lo establecidoen el Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modificaReglamento de la Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministroy Prestacin de Servicios.

1Real Academia Espaola, Diccionario de la lengua espaola - Vigsima segunda edicin.


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Con fecha 17 de octubre de 2007 entra en vigencia este Manual de procedimiento deadquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N20 delMinisterio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N 19.886,de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios.

Este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de estainstitucin.

Sin embargo, por ser un documento preliminar, debe ser sometido a experimentacin y, deesta manera, obtener la necesaria retroalimentacin, a fin de permitir su actualizacin,adecuacin y mejoramiento, labor que deben cumplir todos los participantes yresponsables de este proceso.


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1. PROCESO DE ADQUISICIONES

1.1 ObjetivoDefinir e implementar una metodologa efectiva y eficiente para la gestin de compras ycontrol de los productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades de la Direccin

General de Movilizacin Nacional a fin de optimizar la adquisicin de bienes2 y lacontratacin de servicios3, considerando adecuadamente el control de gestin de laorganizacin y los sistemas de informacin.

En la grfica se esquematiza las etapas que lo componen, presentndose un modelo conprocesos y relaciones que tambin se puede denominar malla o mapa de procesos.

1.2 Representacin Grfica

Figura 1. Mapa del Proceso de Adquisiciones

1.3 Descripcin de los ProcesosTal como se muestra en la figura precedente, el Proceso de Adquisiciones, definido comoun Conjunto de actividades que, en forma colaborativa, buscan resolver un

2

Bienes inmuebles: Pertenecen al patrimonio tangible y se caracterizan por su inamovilidad, tales comoedificios.Bienes muebles:Pertenecen al patrimonio tangible pueden trasladarse de un lugar a otro sin que pierdansu individualidad, sea movindose por si mismos o por una fuerza externa. Los bienes muebles sonfungibles o no fungibles.Los bienes muebles fiscales se clasifican, para los efectos de su inventario, de la siguiente manera:a) Bienes de uso: son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos segn su naturaleza.b) Bienes de consumo: son los que se extinguen o destruyen por su uso natural.

3Actividad o labor que realiza una persona natural o jurdica ajena a la entidad, para atender una necesidadde esta ltima.


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requerimiento a travs de la compra o contratacin de bienes o servicios, puede serdividido en los procesos que se sealan: Definicin de requerimientos Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas Evaluacin de las ofertas Adjudicacin y formalizacin Ejecucin y gestin del contrato

1.3.1 Proceso Definicin de RequerimientosEste proceso, sealado con en nmero 1 en la figura 2, corresponde al conjunto defunciones orientadas a traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en unrequerimiento4para los proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar culesson las caractersticas ms importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o

contratar y de las condiciones de compra y entrega que se desea asegurar.Una buena definicin de los requerimientos permitir que tanto compradores comoproveedores manejen la informacin necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de lamejor manera posible. Como compradores se debe saber qu pedir, cmo pedirlo ycmo evaluar las alternativas. De esta forma, los proveedores sabrn exactamente quse requiere, lo que les permitir realizar ofertas que se ajusten a las necesidades.Adems, si todos cuentan con la informacin necesaria y sta es suficientemente clara,mejora la transparencia del proceso.

1.3.2 Proceso Seleccin del mecanismo de compraEste proceso, sealado con el nmero 2 considera, una vez definida lo que se requierecomprar, el conjunto de actividades orientadas a determinar qu mecanismo se utilizarnpara adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.886 deCompras Pblicas y el Reglamento de dicha Ley y se describirn durante este informe.

1.3.3 Proceso Llamado y recepcin de ofertasEste proceso, sealado con nmero 3 corresponde al conjunto de actividades a realizar,dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. En algunas ocasiones,este proceso ser relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean

ofrecidos a travs de Catlogo Electrnico de Convenios Marco, ya que se solicita laaceptacin de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra estaetapa. En otros casos, esta etapa puede ser relativamente ms amplia, como en caso de

4Diccionario Real Academia Espaola, Aviso, manifestacin o pregunta que se hace a alguien exigiendo ointeresando de l que exprese y declare su actitud o su respuesta.


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las licitaciones, donde habr que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir yresolver consultas.

Para poder describirlos, metodolgicamente se ha dividido en dos grandes procesosdenominados Llamado a ofertar y recepcin de Ofertas. El primero de stos, se

subdividi en los subprocesos Convenio Marco, Licitacin Pblica, Licitacin Privada yTrato Directo, los que sern explicitados individualmente.

Asimismo, el Trato Directo se ha subdividido en aquel cuyo monto es inferior a tres (3)UTM y en el que es mayor a dicha cantidad, por tener variaciones sustanciales en suproceder.

1.3.4 Proceso Evaluacin de las ofertasEste proceso, sealado con nmero 4 corresponde al conjunto de funciones orientadasanalizar cuantitativa y cualitativamente si las satisfacen las especificaciones

administrativas y tcnicas establecidas para un requerimiento dado.Para ello, es necesario realizar un proceso de evaluacin que podr ser ms o menoscomplejo, y con la participacin de distintos organismos, dependiendo de lascaractersticas de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas.

1.3.5 Proceso Adjudicacin y formalizacinEste proceso, sealado con el nmero 5 corresponde al conjunto de funcionesorientadas a establecer oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicacin. En estafase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisin, facturacin y pago de losservicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del

proveedor, prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver laseventuales diferencias que pudiesen surgir.Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicacin se realiza deacuerdo a lo evaluado en la etapa anterior.

1.3.6 Proceso Ejecucin y gestin del contratoEste proceso, sealado con el nmero 6 corresponde al conjunto de funcionesorientadas a monitorear el desempeo del proveedor, en trminos de su respuesta aeventuales requerimientos, consultas, ejecucin de garantas del bien o servicio, el quedeber ser provisto de la manera en que fue acordado en el contrato u orden de compra.En esta fase destaca la importancia de la relacin con los proveedores, la quepermanecer mientras el bien o servicio se use o durante el tiempo que sea necesario.


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2. SUBPROCESO:DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS

2.1 ObjetivoEl proceso de Definicin de Requerimientos tiene como objetivo establecer en forma claray precisa los aspectos ms relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o

contratar, para el adecuado funcionamiento de la D.G.M.N.


Salida

Entrada

Proceso

Figura 2. Subproceso Definicin de Requerimientos

La etapa de definicin de requerimientos reviste gran importancia para el proceso decompras. A travs de ella, la necesidad de un bien o servicio se convierte en unrequerimiento, es decir, se definen las caractersticas del bien o servicio que se deseacomprar o contratar. Al hacer esto, tambin se establecen los criterios mediante los cualesse evaluarn las ofertas.


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2.3 Descripcin de las actividades del Subproceso2.3.1 La NecesidadPara lograr un adecuado funcionamiento de todos los estamentos de la Direccin General,se producen diversas necesidades de bienes o servicios que deben ser adquiridos ocontratados a terceros. Estas necesidades deben ser definidas, idealmente, en formaanual y con la debida antelacin, a fin que permita efectuar una adecuada programacinfinanciera de las adquisiciones travs de la Formulacin Presupuestaria.

Sin embargo, a medida que transcurre el tiempo, se hace necesario efectuar adquisicioneso contrataciones no planificadas, las que se deben encuadrar en la disponibilidadfinanciera existente a la fecha o, dependiendo de la trascendencia, obligar a unareprogramacin presupuestaria.

2.3.2 Antecedentes tcnicos y/o costosDada su posicin en el mercado, en muchas ocasiones, los proveedores podrn cooperar

a definir qu tipo de producto o servicio puede satisfacer de mejor manera lasnecesidades. Esto no quiere decir que se le deba entregar la responsabilidad de definirqu se va a comprar, sino establecer un procedimiento formal y transparente paraconsultarles respecto de las opciones existentes en el mercado para solucionar de lamejor manera posible la necesidad.

En esta fase se debe tener mucho cuidado de no crear falsas expectativas en losproveedores consultados, debiendo advertrseles que se trata slo de una consulta tcnicao asesora, lo que no constituye un compromiso de compra y, al igual que otrosproveedores, deber participar en los procesos de cotizacin o licitacin que posteriores.

2.3.3 El RequerimientoPara realizar la definicin del requerimiento ser necesario tener muy claras lasnecesidades que lo originan. Detrs de cada compra hay alguna necesidad relacionadacon una actividad de la organizacin, por lo que todo el proceso debiera estar orientado asatisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.

Los requerimientos se encuentran clasificados en tipos que conforman la informacinbsica necesaria para la elaboracin del Presupuesto Anual de la D.G.M.N. y son los quese detallan:

- Rutinarios: Corresponden a aquellos que son necesarios para el funcionamiento de losorganismos internos, orientados a cumplir con sus tareas especficas. Deben serplanificados y adquiridos centralizadamente. Cubren todas las necesidades, desdeartculos menores hasta contratacin de servicios fundamentales.

- Estratgicos: Son los que se generan producto de una alteracin de la organizacin ensu estructura u operatividad y pueden ser de mediano o largo plazo e involucran,


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normalmente, un costo ms elevado. Por su importancia y los montos involucrados, sondebidamente planificados.

- Especiales: Son aquellas que buscan solucionar imprevistos y que requieren unaadquisicin no planificada.

Los organismos solicitantes, debern analizar los siguientes factores antes de presentarsus requerimientos:- Las solicitudes deben corresponder a sus reales necesidades, considerando que deben

asegurar el normal funcionamiento administrativo de la organizacin.- Mediante una adecuada proyeccin y evaluacin, basadas en las actividades presentes

y futuras previstas, stos se deben encuadrar en los consumos histricos.- Que exista un verdadero criterio de economa y de conciencia de costos, para favorecer

la adecuada gestin financiera.

Uno de los aspectos claves para asegurarse que la definicin de requerimientos

concuerde con las necesidades de quienes solicitan una compra o contratacin, es hacerparticipar en la definicin de requerimientos a quienes los formularon. Los usuarios son losque estn en mejores condiciones para explicar qu es exactamente lo que necesita(cantidad y caractersticas), cmo lo necesita y cundo lo necesita.

El grado de intensidad con que deben participar los usuarios depender del nivel decomplejidad que plantee la compra. De este modo, puede ir desde una simple consulta oaprobacin de las especificaciones, hasta el establecimiento de una comisin de trabajoque participe tanto en la elaboracin de dichas especificaciones como en otros procesosde decisin durante la compra.

Se debe tener presente que la participacin del usuario muy probablemente debaextenderse durante el resto del proceso de compra. En efecto, en el caso de que serealice un proceso de licitacin, seguramente deber colaborar en la elaboracin de lasbases, formar parte de la comisin de evaluacin y, tambin, contribuir en la respuesta delas preguntas de los proveedores.

2.3.4 Determinacin de las bases AdministrativasLas Bases Administrativas es un documento elaborado por el DAL y aprobado por elDirector General, que contiene los aspectos administrativos, econmicos del bien o

servicio a contratar y del proceso de compra.Los contenidos5de estas bases son:1. La individualizacin del funcionario de la Direccin encargado del proceso de compras

y el medio de contacto.

5Ley N19.886, Reglamento Complementario, Art. 22, establece el contenido mnimo de las Bases deLicitacin.


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2. Etapas y plazos de la licitacin, que incluye: Fecha y hora de publicacin. Fecha y hora de inicio del proceso de consultas. Fecha y hora de cierre del proceso de consultas. Fecha de respuesta a las consultas. Fecha y hora de cierre de recepcin de las ofertas. Fecha y hora del acto de apertura de las ofertas econmicas y tcnicas. Tipo de Garanta de Seriedad de la Oferta y su monto. Fecha y hora de entrega fsica de las ofertas (si hubiese). Fecha y hora de apertura fsica de las ofertas (si hubiese). Fecha y hora de entrega fsica de las garantas (si hubiese). Fecha de evaluacin de las ofertas (estimada). Fecha de adjudicacin (estimada). Fecha de firma del contrato (estimada).

Plazo de vigencia del contrato. Montos del contrato y formas de pago

2.3.5 Determinacin de las bases o especificaciones tcnicasTodo requerimiento, sin importar las caractersticas antes sealadas, debe contar conespecificaciones tcnicas que permitan solicitar cotizaciones fundadas y poder discriminaral momento de efectuar la seleccin del producto a adquirir y el proveedor de este bien oservicio.

Su importancia radica en la necesidad de materializar un buen proceso de compra,

adquirir lo que realmente se necesita, permitir una evaluacin objetiva de las propuestas ydefinir sistemas objetivos de medicin de cumplimiento del estndar solicitado.

Para contar con Bases Tcnicas que cumplan con estas caractersticas, se sugiere questas incluyan al menos lo siguiente:

Objetivo General: indicar qu se espera conseguir con el proyecto. Objetivos Especficos: indicar las metas que se esperan alcanzar. Requerimientos Tcnicos: indicar las caractersticas tcnicas que debe tener la

solucin que se proponga. Plazos: indicar de qu forma y en qu plazos se deben entregar los productos o

servicios. Elementos de la recepcin final: indicar qu elementos sern los que deber

entregar el proveedor, al momento de la entrega y que sern fiscalizados.

La importancia de detallar de manera muy clara cada uno de los elementos, radica en elhecho de que este documento ser la gua que tendr el proveedor para ir ejecutandocada una de las partes del proceso. Mientras ms detallada se encuentren las


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explicaciones de lo que se desea obtener en cada punto, mejor ser el cumplimiento quepodr darle el proveedor y el seguimiento que puede hacer la contraparte que encarg elproducto o servicio.

Su DEFINICIN ES DE RESPONSABILIDAD DEL ORGANISMO USUARIO FINALdel producto o servicio

solicitado, quien podr consultar a expertos siempre y cuando la realizacin de la comprao contratacin requiera del conocimiento de aspectos tcnicos que le resulten pocofamiliares o desconocidos. Evidentemente, esta necesidad se hace ms relevante amedida que crece la importancia estratgica de la compra.

Fundamental resulta en esta etapa del proceso, una detallada especificacin de lascaractersticas del producto o servicio ya que sta determinar, finalmente, la calidad delproducto o servicio contratado. Es necesario tener presente que, a mayor detalle de stas,menor ser el rango de incertidumbre al momento de evaluar la oferta.

Las especificaciones tcnicas sern la base para determinar los factores de evaluacin de

las ofertas, las que deben quedar claramente establecidas en la Bases Tcnicas que seelaboren.

2.3.6 Cotizacin o estimacin de costosEn esta etapa del proceso, es necesario definir los valores de aquellos requerimientosnecesarios para el funcionamiento de la organizacin.

Para lograr una buena planificacin de las adquisiciones, los requerimientos deben veniracompaados de sus respectivos valores los que, inicialmente, podrn ser estimativosdebiendo confirmarse en el momento de materializar la compra. En esta etapa es

fundamental la participacin de los usuarios y de los posibles proveedores, ya que permitetener una mayor certeza en materia de precios.

Se debe considerar que el precio es un factor importante de comparacin al momento deevaluar las ofertas que se presenten.

2.3.7 Programacin FinancieraLos requerimientos que presenten los distintos organismos debern ser expuestos y

justificados ante el Director General y el Comit Tcnica Econmica (C.T.E).Posteriormente, las necesidades aprobadas se remitirn a los Centros Receptores y

Procesadores de Informacin (CERPRIN), conforme a una metodologa, marco referencial,disposiciones y oportunidad, que establezca anualmente el Jefe del Departamento deFinanzas a travs de una Orden Administrativa Financiera, permitiendo, entre otrasmaterias, organizar y programar las adquisiciones, centralizar los rubros comunes a fin deobtener economa de escala, prever los flujos de caja y disminuir la tramitacin burocrticade los distintos requerimientos.


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2.3.8 Plan Anual de ComprasDe acuerdo a lo que establece la Ley N19.886 de C ompras Pblicas y su ReglamentoComplementario, cada institucin debe elaborar y evaluar peridicamente un Plan Anualde Compras.

ste debe incluir todos los productos y/o servicios que se comprarn o contratarn duranteel ao, cuando se comprarn o contratarn (mes), qu cantidad y qu monto estimadodisponible se pretende gastar, el mecanismo de compra y el rubro en que se publicar,cuando se haga en el sistema de compras, a travs del portal www.chileCompra.cl., deacuerdo al siguiente esquema general:

Nombre del Producto, Servicio o Grupo de tems o proyecto: Tipo Producto / servicio/ grupo de tems o proyecto: Unidad: Monto (M$): Tipo de Proceso:

Meses de la compra y respectivas cantidades:

Es importante que la definicin de los productos, servicios, grupo de tems o proyectossean claros, explcitos, pertinentes y detallados. Esta informacin es fundamental paratransparentar al mercado proveedor, a fin de permitirle prepararse anticipadamente paraparticipar en los procesos de compra y contratacin; para la ciudadana, que requiereinformacin respecto de la gestin pblica y para la Direccin de Compras, para priorizarla gestin de convenios marco en productos o servicios que son de alto consumo yfrecuencia.

El Procedimiento para el ingreso del Plan de Compras al Sistema ChileCompra estestablecido en la Gua Prctica de Ayuda del Plan Anual de Compras de la Direccin deCompras y Contrataciones Pblica del Ministerio de Hacienda6.

2.3.9 La AdquisicinUna vez materializados todos los pasos de este proceso, se puede proceder a hacer laadquisicin de un bien o la contratacin de un servicio, de acuerdo a los procesos yprocedimientos que se detallan a continuacin.

6Publicada en www.chilecompra.cl/portal/files/centro_informacion/normativa/Instrucciones_y_guia_Plan_de_Compras_2007.pdf


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3. SUBPROCESO:SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA

3.1 ObjetivoDefinir el sistema que utilizar el Jefe del Departamento de Apoyo Logstico (DAL)7pararealizar la compra o contratacin de un bien o servicio.


Salida

Proceso [L.B 1]: ADQUISICIONESSubproceso [L.B 1.2]: Seleccin del Mecanismo de Compra

Entrada

Procesos

UsuarioDepartamento

Apoyo LogsticoDepartamento

Finanzas

Plan de

Compras Requerimiento

Form. DAL - 1

> 1.000UTM

Ley N 19.886,Art. N 5

3 a 100

UTM 3 UTM

O

Licitacin

Pblica

Licitacin

PrivadaTrato

Directo

O

Ley N 19.886,

Regto. Compl.,Art. N 8

Trato

Directo

100 a 1.000

UTM

Trato

Directo

Licitacin

Pblica

Licitacin

Privada

O

Trato

Directo

Licitacin

Pblica

Licitacin

Privada

Ley N 19.886,

Art. N 7

Ley N 19.886,

Reglto. Comp.Art. N 10

Ley N 19.886,

Art. N 8

Toma de Razn

Resolucin N

520 de la C.G.R.

O

Catlogo Elec-trnico Convenio

Marco

ExisteConvenio

NO

SI

Convenio

Marco

Solicitud de

Adquisicin

Figura 3. Subproceso Seleccin del Mecanismo de Compra

3.3 Descripcin de las actividades del Proceso3.3.1 Plan de ComprasEl Plan de Compras, elaborado anualmente por el Departamento de Finanzas, estableceel total de las adquisiciones de bienes o contratacin de servicios que la Direccin General

efectuar durante el ao respectivo y que han sido considerados y financiados en elPresupuesto Anual.

7En algunos casos podr participar, adems, la Asesora Jurdica, El Comit Tcnico Econmico y/o elusuario, en la seleccin de la alternativa que asegure el mejor proceso de compra, cumpliendo con loestablecido en la Ley N19.886 de Compras Pblicas y su Reglamento Complementario.


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La programacin en l determinada, permitir su ejecucin paulatina, de acuerdo a laplanificacin estratgica y anual de la Direccin, dando origen a los requerimientos decada uno de los organismos involucrados.

3.3.2 Solicitud de Adquisiciones

De acuerdo a la planificacin de actividades anuales y los estados de avance de losproyectos en desarrollo, los distintos departamentos remiten al DAL las respectivasSolicitudes de Adquisicin, que fueron consideradas en el Plan de Compras.

Asimismo, los Departamentos Usuarios podrn remitir solicitudes de adquisicin deaquellos productos o servicio que no hayan sido considerados en el Plan de Comprar yque, por razones del servicio, se requieren para cumplir con su misin.

3.3.3 El RequerimientoRecibida la Solicitud de Adquisiciones, para el DAL pasa a ser un Requerimiento, el que

debe someterlo a un anlisis tcnico que permitir establecer, fundadamente, elmecanismo de compra a emplear8.

3.3.4 Seleccin del Mecanismo de CompraCONVENIO MARCODe acuerdo a lo establecido en el Artculo 89del Reglamento Complementario de Ley N19.886 de Compras Pblicas, cualquier adquisicin se debe hacer, primeramente, a travsdel sistema Convenio Marco suscrito por la Direccin de Compras y ContratacionesPblicas (DCCP).

En la eventualidad que el producto o servicio no est incluido en el Catlogo Electrnicode Convenios Marco, podr recurrir a otro sistema de adquisicin10.

LICITACIN PBLICACuando no proceda la contratacin a travs de Convenio Marco, por regla general secelebrarn los Contratos de Suministro y/o Servicios a travs de una Licitacin Pblica11.Cuando las contrataciones superen las 1.000 UTM12, la Licitacin Pblica ser obligatoria.

8Reglamento de la Ley N19.886, Art. 7 : Las adquisiciones o contrataciones sern efectuadas a travsde los Convenios Marcos, Licitacin Pblica, Licitacin Privada y Trato o Contratacin Directa.

9Las Entidades celebrarn directamente sus Contratos por medio de los Convenios Marco, sin importar elmonto de las contrataciones, los que sern publicados a travs de un Catlogo de Convenios Marco en elSistema de Informacin.

10 Reglamento de la Ley N19.886, Art. 7: Cuando no proceda la contratacin a travs de Convenio Marco,por regla general las Entidades celebrarn sus Contratos a travs de una Licitacin Pblica.


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LICITACIN PRIVADAEn casos fundados y con carcter de excepcional, se podrn realizar contratacin atravs de la Licitacin Privada13. Los casos en que procede este tipo de trato, seestablecen en el Art. 10Reglamento Complementario de la Ley N19.886.

En forma resumida, las causales para proceder a una Licitacin Privada son:1. Si en las licitaciones pblicas no se hubieren presentado interesados.

2. En contratos que correspondan a la realizacin o terminacin de un contrato que hayadebido terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otrascausales, y cuyo remanente no supere las 1.000 UTM.

3. En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante resolucinfundada del Director General de Movilizacin Nacional

4. Si slo existe un proveedor del bien o servicio.

5. Si se tratara de convenios de prestacin de servicios a celebrar con personas jurdicas

extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional.

6. Si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusin pudiere afectar laseguridad o el inters nacional, los que sern determinados por decreto supremo.

TRATO DIRECTOLa modalidad del Trato Directo14se puede aplicar, en casos fundados y con carcter deexcepcional, en contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM, efectuando lascotizaciones a travs del Sistema de Informacin de ChileCompra.No obstante lo anterior, las cotizaciones podrn efectuarse fuera del sistema cuando se

presenten las siguientes circunstancias:1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no

cuentan con los medios tecnolgicos para utilizar los sistemas electrnicos o digitalesestablecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deber ser justificado en laresolucin que aprueba el llamado a licitacin.

2. Cuando haya indisponibilidad tcnica del Sistema de Informacin, circunstancia quedeber ser ratificada por la DCCP.

11 Procedimiento administrativo de carcter concursable mediante el cual la Administracin realiza un

llamado pblico, convocando a los interesados para que, sujetndose a las bases fijadas, formulenpropuestas, de entre las cuales seleccionar y aceptar la ms conveniente.12 UTM Junio 2007 = $ 32.529 / 1.000 UTM = $ 32.529.00013 Procedimiento administrativo de carcter concursable mediante el cual, previa resolucin fundada que lo

disponga, la Administracin invita a determinadas personas para que, sujetndose a las bases fijadas,formulen propuestas, de entre las cuales seleccionar y aceptar la ms conveniente.

14 Procedimiento de contratacin que, por la naturaleza de la negociacin, debe efectuarse sin laconcurrencia de los requisitos sealados para la Licitacin o Propuesta Pblica y para la Privada.


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3. Cuando, en razn de caso fortuito o fuerza mayor, no es posible efectuar los Procesosde Compras a travs del Sistema de Informacin.

4. Cuando, tratndose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposicinlegal o por decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.

Adems, cuando se presenten las causales indicadas para la Licitacin Privada ms lassiguientes:1. Para la prrroga de un Contrato de Suministro o Servicios, o contratar servicios

conexos, respecto de un contrato suscrito con anterioridad, por considerarseindispensable para las necesidades de la Direccin y slo por el tiempo en que seprocede a un nuevo Proceso de Compras, siempre que el monto de dicha prrrogano supere las 1.000 UTM.

2. Cuando la contratacin se financie con gastos de representacin.

3. Cuando pueda afectar la seguridad e integridad personal de las autoridades siendo

necesario contratar directamente con un proveedor probado que asegure discrecin yconfianza.

4. Para contratar consultoras cuyas materias se encomiendan en consideracin especialde las facultades del Proveedor que otorgar el servicio por lo cual no pueden sersometidas a un Proceso de Compras pblico.

5. Cuando los proveedores que sean titulares de los respectivos derechos de propiedadintelectual, industrial, licencias, patentes y otros.

6. Cuando se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado en razn de laconfianza y seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en la provisin delos bienes o servicios requeridos, y siempre que se estime fundadamente que noexisten otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza.

7. Cuando se trate de la reposicin o complementacin de equipamiento o serviciosaccesorios, que deben necesariamente ser compatibles con los modelos, sistemas oinfraestructura previamente adquirida.

8. Cuando el conocimiento pblico que generara el proceso licitatorio previo a lacontratacin pudiera poner en serio riesgo el objeto y la eficacia de la contratacin deque se trata.

LOS PLAZOS15Los plazos mnimos entre el llamado y cierre de recepcin de ofertas se fijarn atendiendoal monto y complejidad de la adquisicin, considerando el tiempo requerido para que losproveedores preparen sus ofertas.

15Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 25


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De este modo, cuando el monto de la contratacin sea igual o superior a 1.000 UTM, elllamado deber publicarse en el Sistema de Informacin de ChileCompra con unaantelacin de a lo menos 20 das corridos anteriores a la fecha de recepcin de lasofertas.

No obstante, el plazo sealado precedentemente podr rebajarse hasta 10 das corridosen el evento de que se trate de la contratacin de bienes o servicios de simple y objetivaespecificacin, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparacin deofertas.

A su vez, cuando el monto de la contratacin sea inferior a 1.000 UTM, el llamado deberpublicarse en el Sistema de Informacin de la Direccin con una antelacin de a lo menos10 das corridos anteriores a la fecha de recepcin de las ofertas.

No obstante, el plazo sealado precedentemente podr rebajarse hasta 5 das corridos enel evento de que se trate de la contratacin de bienes o servicios de simple y objetiva

especificacin, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparacin deofertas.

3.3.5 Resolucin ExentaEn los casos de Licitacin Pblica, Licitacin Privada o Trato Directo, corresponder laelaboracin de una Resolucin Exenta donde se fundamente las causales que motivanuna adquisicin o contratacin de servicio a travs de estas modalidades, la que serpreparada por el DASJ, en coordinacin con el DAL y el responsable de la adquisicin,para, finalmente, ser firmada por el Director General.

Asimismo, esta resolucin debe publicarse en el Sistema de Informacin de ChileComprahasta 24 horas despus de resuelta la compra, cuya responsabilidad recae en el DAL.


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4. SUBPROCESO:LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS

4.1 Procedimiento: Llamado a OfertarEl Llamado a Ofertar, de acuerdo a las caractersticas del producto y proveedores y a losmontos involucrados, puede efectuarse a travs de diferentes modalidades, los que en

conformidad a la Ley N19.886, pueden ser los que se describen a continuacin.

4.1.1 Etapa: Compra mediante Convenio Marco4.1.1.1 ObjetivoCelebrar directamente los Contratos de Suministro o Servicio, sin importar el monto de lascontrataciones, por medio de los Convenios Marco, licitados y adjudicados por la Direccinde Compras (DCCP).

4.1.1.2 Representacin Grfica

Figura 4. Procedimiento de Compra mediante Convenio Marco


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4.1.1.3 Consideraciones EspecialesDada las ventajas del uso de los Convenio Marco, la Ley 19.886 establece que losorganismos pblicos estn obligados a usar como primera opcin de compra elCatlogo Electrnico, es decir, se debe consultar ChileCompra Express antes de realizaruna licitacin pblica, privada o contratacin directa.

Por lo tanto, si se encuentra el producto o servicio en el Catlogo Electrnico debe seradquirirlo enviando una orden de compra directamente al proveedor.

4.1.1.4 Descripcin de las actividades de la Etapa4.1.1.4.1 Solicitud de AdquisicinMediante el Formulario DAL 116, el Departamento, Seccin, Oficina o persona plantea unrequerimiento de adquisicin al DAL el que, dependiendo de las caractersticas delproducto a adquirir, podr venir acompaado de cotizaciones que se hayan realizadopreviamente.

4.1.1.4.2 Catlogo de Convenio MarcoLa Direccin de Compras y Contrataciones Pblicas (DCCP) negocia directamente conproveedores, convenios que favorecen a una amplia gama de organismos pblicos y lospublica en el portal de ChileCompra a travs de un catlogo, al que pueden acceder todoslos entes adscritos a este sistema de adquisiciones.

Consecuentemente, las condiciones de estos convenios deben ser ms convenientes quetratar directamente con los proveedores. Ante tal lgica, el Reglamento Complementariode la Ley N19.886, en su Artculo 1417, establece la obligatoriedad que cada compra

que se efecte, sin importar su monto, sea gestionada a travs de estos convenios.Solamente ante la inexistencia de oferta del producto requerido, se podr recurrir a otroprocedimiento.

Por lo tanto, una vez recibida por el DAL la Solicitud de Adquisicin, se proceder aconsultar el Catlogo en el portal www.chileCompra.cl, en la opcin Crear unaAdquisicin Catlogo Electrnico Consultar Catalogo. En esta parte del portalencontrar los accesos directos a las secciones de productos y servicios disponibles.

Los procedimientos de bsqueda, seleccin e ingreso al carro de compra, est

establecido en el Manual del Usuario Comprador del Sistema de InformacinChileCompra, Captulo 4 Adquisiciones.

16 Formulario en Anexo N117 Cada Entidad estar obligada a consultar el Catlogo antes de proceder a llamar a una Licitacin

Pblica, Licitacin Privada o Trato Directo. Si el Catlogo contiene el bien y/o servicio requerido, sedeber adquirirlo emitiendo directamente la orden de compra.


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4.1.1.4.3 Evaluacin de la OfertaEl Proceso de Evaluacin de la Oferta, por ser comn a todos los procedimientos deadquisiciones, se trata especialmente en L.B 1.4.

4.1.1.4.4 Determinacin de la conveniencia de la oferta

El artculo N15del Reglamento de la Ley de Comp ras define cuando una oferta es msventajosa18.

En estas circunstancias, se podr proceder a adquirir el bien o a contratar el serviciorequerido a travs de otro procedimiento que no sea el Convenio Marco. Sin embargo, sedeber informar esta situacin a la Direccin de Compras. Asimismo, debern mantenerlos respectivos antecedentes para su revisin y control posterior.

Sin perjuicio de lo anterior, la compra mediante otro procedimiento debe quedardebidamente fundamentada en la correspondiente Resolucin Exenta.

4.1.1.4.5 Informe a la Direccin de Compras y Contrataciones PblicasSi al realizar la adquisicin se logra obtener condiciones ms ventajosas y sustanciales deun bien o servicio respecto a lo que ofrece el Catlogo Electrnico de Convenios Marco,se debe informarlo inmediatamente a la DCCP, ingresando al portal ChileCompra en laopcin "Reclamos y Sugerencias", y luego a la opcin "Sugerencias", indicando elproducto, nombre del proveedor y la condicin ms ventajosa ofrecida.

Si la compra fue realizada fuera del Catlogo Electrnico, tambin se debe indicar elnmero de la orden de compra respectiva.

Asimismo, debe mantener todos los antecedentes para su revisin y control posterior.

4.1.1.4.6 Evaluacin Contable FinancieraEl responsable de este subproceso es el Jefe del Departamento de Finanzas de laD.G.M.N.

La evaluacin Contable Financiera consiste en verificar los siguientes aspectos:1. Que la adquisicin se ajusta al tem y glosa imputado.2. Que existen fondos disponibles o que se contar con los flujos de caja, en la

eventualidad de efectuar pagos parciales, en el tem respectivo.

De no cumplirse con estos requisitos, el Departamento de Finanzas devuelve la Solicitudde Adquisicin al CTE. Por el contrario, de cumplirlos, lo remite al Subdirector Generalpara su VB.

18 Las condiciones ms ventajosas debern referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales,tales como, plazo de entrega, condiciones de garantas, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejorrelacin costo beneficio del bien o servicio a adquirir.


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4.1.1.4.7 VBdel Subdirector GeneralEl Subdirector evala los antecedentes presentados y, de concordar con la proposicin delCTE y del Jefe de Finanzas, remite la Solicitud de Adquisicin para Resolucin delDirector General.

De no concordar con lo propuesto, rechaza la solicitud y la devuelve al CTE para sureevaluacin.

4.1.1.4.8 Resolucin del Director GeneralContando con todos los antecedentes a la vista, el Director General, con las atribucionesque le entrega la ley, puede aprobar o rechazar la Solicitud de Adquisicin.

De rechazarla por aspectos formales, la devuelve al CTE para subsanar lasobservaciones. Sin embargo, si no concuerda con lo propuesto, puede rechazarladefinitivamente y dejar sin efecto la compra, remitiendo dicho documento al DAL.

Ante la aprobacin de la adquisicin, el Director General procede a firmar la Solicitud, laque es remitida al DAL, quedando en condiciones de emitir la respectiva Orden deCompra.

4.1.1.4.9 Orden de Compra ElectrnicaUna vez aprobada la solicitud de adquisiciones por parte del Director General, se procedea emitir la Orden de Compra a travs del portal ChileCompra.

Para cerrar el proceso de compra o contratacin a travs del catlogo electrnico, sedeber generar una orden de compra para cada uno de los proveedores seleccionados en

los productos o servicios autorizados. La opcin Generar rdenes de Compradesplegar el listado de las rdenes de compra para generar, para cada proveedor 19.

Antes de proceder a emitir la Orden de Compra al proveedor, se recomienda: Chequear con el proveedor que efectivamente pueda disponer del producto en la

cantidad y fecha requeridas. Revisar el precio total final incluyendo impuestos, transporte y otros. Asegurarse de que se cuenta con el presupuesto para realizar la compra. Especificar las formas de pago. Revisar que los datos de la Orden de Compra estn correctos, ya que es el documento

vlido en caso de que se presente cualquier problema o incumplimiento, tanto de partedel comprador como del proveedor.

19Manual del Usuario (Compradores) del Sistema ChileCompra, pg. 27 30


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4.1.2 Etapa: Compra mediante Licitacin Pblica4.1.2.1 ObjetivoEfectuar la adquisicin de un bien o la contratacin de un servicio mediante unprocedimiento que se caracteriza por ser participativo y formal que busca obtener mejorescondiciones de compra.


Salida

Entrada

Proceso

Figura 5. Etapa de Llamado a Licitacin Pblica

4.1.2.3 Consideraciones EspecialesLa licitacin pblica es el mecanismo de compra definido como regla general por la Ley N19.886. Por lo tanto, SU USO CORRESPONDE SIEMPRE, a menos que:

El producto o servicio se encuentre en el Catlogo Electrnico de Convenios Marco. La compra corresponde a una excepcin.

4.1.2.4 Descripcin de las actividades de la Etapa4.1.2.4.1 Solicitud de AdquisicinMediante el Formulario DAL 1, el Departamento, Seccin, Oficina o persona plantea unrequerimiento de adquisicin al DAL el que, dependiendo de las caractersticas delproducto a adquirir, deber venir acompaado de las Bases Tcnicas.


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4.1.2.4.2 Bases AdministrativasLas bases son documentos elaborados por el DAL y aprobados por el Director General,que contienen los aspectos administrativos, econmicos del bien o servicio a contratar ydel proceso de compra.

Los detalles del contenido de las Bases se exponen en el Subproceso Definicin deRequerimientos, desarrollado en el punto N3.

4.1.2.4.3 Bases TcnicasEs de responsabilidad de quien solicita la adquisicin y debe ser adjuntada a la solicitudde adquisicin, cuando corresponda.

Los detalles del contenido de las Bases se exponen en el Subproceso Definicin deRequerimientos, desarrollado en el punto N3.

4.1.2.4.4 Convenio MarcoAntes de proceder a un llamado a Licitacin Pblica, obligadamentedeber consultar elcatlogo electrnico de los Convenios Marco20. Si el Catlogo contiene el bien y/o serviciorequerido deber ser adquirido mediante este procedimiento.

4.1.2.4.5 Evaluacin PresupuestariaEl DAL evala si la adquisicin requerida se encuentra considerada en el PresupuestoAnual y Plan de Compras. En el caso de ser positivo, contina con el proceso. De noestarlo, de acuerdo a sus atribuciones analiza la posibilidad de acoger la solicitud o bien,solicita el VBdel Escaln Superior. De no ser au torizada su adquisicin, es devuelta al

usuario sin tramitar.

4.1.2.4.6 Carpeta del ProyectoPara poder conformar un proyecto de adquisicin, el DAL elabora una carpeta conteniendolos siguientes documentos:

Solicitud de Adquisicin, elaborada por el organismo usuario Bases Administrativas para la Licitacin, elaborada por el Departamento de Apoyo

logstico Bases Tcnicas, elaborada por quien solicit la adquisicin Resolucin Exenta que aprueba el llamado a licitacin pblica

Estos antecedentes son remitidos al Comit Tcnico Econmico para su evaluacin.

20Reglamento Complementario de la Ley N19.886, Art . 14, inciso 5


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4.1.2.4.7 Evaluacin de la adquisicinEl Comit Tcnico Econmico tiene la responsabilidad de asesorar al Director Generaldurante todo el proceso de adquisiciones. En esta instancia, le corresponde evaluar lapertinencia de todas las adquisiciones que superen las 100 UTM21.

La evaluacin debe abarcar los aspectos de forma y fondo del llamado a licitacin, lasreas tcnicas referidas a la correcta definicin de las Bases Administrativas y Tcnicas ylas de carcter econmico, referidas a la correcta imputacin del gasto, la real necesidaddel requerimiento y las garantas establecidas.

Una vez aprobados los aspectos antes indicados, los antecedentes son remitidos a laAsesora Jurdica para su Anlisis.

4.1.2.4.8 Anlisis JurdicoLa Asesora Jurdica debe efectuar un completo estudio de las Bases Administrativas y

Tcnicas, bajo el punto de vista jurdico, a fin de comprobar que el proyecto se ajusta a loestablecido en la Ley N19.886, su reglamento Comp lementario, la Ley N18.575 sobreprobidad administrativa, la Ley N19.880 de Bases de los procedimientos administrativosque rigen los rganos de la administracin del Estado y de cualquier otra normativa legalque pueda afectar al proceso.

A fin de desburocratizar el proceso, de existir alguna anomala en los antecedentes,proceder a su correccin, debiendo comunicarlos a los organismos involucrado, a travsdel canal tcnico.


La evaluacin Contable Financiera del proyecto consiste en verificar los siguientesaspectos:1. Que la adquisicin se ajusta al tem, glosa y monto imputado.2. Que existen fondos disponibles o que se contar con los flujos de caja, en la

eventualidad de efectuar pagos parciales, en el tem respectivo.3. Caractersticas y montos de las garantas solicitadas

4. Plazo de la ejecucinDe no cumplirse con estos requisitos, el Departamento de Finanzas devuelve la Solicitudde Adquisicin al CTE. Por el contrario, de cumplirlos, lo remite al Subdirector Generalpara su VB.

21UTM Junio 2007 = $ 32.529 / 100 UTM = $ 3.252.900


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4.1.2.4.10 VBdel Subdirector GeneralEl Subdirector evala los antecedentes presentados y, de concordar con la proposicin delCTE, de la Asesora Jurdica y del Jefe de Finanzas, remite el proyecto para Resolucindel Director General.

De no concordar con lo propuesto, rechaza la solicitud y la devuelve al CTE para sureevaluacin.

4.1.2.4.11 Resolucin del Director GeneralContando con todos los antecedentes a la vista, el Director General, con las atribucionesque le entrega la ley, puede aprobar o rechazar el proyecto.

De rechazarlo por aspectos formales, la devuelve al CTE para subsanar lasobservaciones. Sin embargo, si no concuerda con lo propuesto, puede rechazarlodefinitivamente y dejar sin efecto la adquisicin o contratacin, remitiendo dicho

documento al DAL.4.1.2.4.12 Resolucin ExentaAnte la aprobacin, el Director General procede a firmar la Solicitud de Adquisicin, lasBases Administrativas y Tcnicas y la Resolucin Exenta que dispone el llamado alicitacin pblica, remitiendo todos los antecedentes al DAL, para su publicacin en elPortal ChileCompra.

4.1.2.4.13 Publicacin del Llamado a LicitacinUna vez aprobado por el Director General, el DAL procede a publicar en el Portal

ChileCompra, en un plazo de 24 horas, la Resolucin que dispone el llamado a licitacinPblica y las Bases Administrativas y Tcnicas.


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4.1.3 Etapa: Compra mediante Licitacin Privada4.1.3.1 ObjetivoInvitar, previa resolucin fundada que lo disponga y sujetndose a las bases fijadas, adeterminadas personas para que formulen propuestas, de entre las cuales seleccionar yaceptar la ms conveniente.

4.1.3.2 Circunstancia de aplicacinLa licitacin privada es un mecanismo excepcional contemplado por la Ley y su uso seencuentra restringido a situaciones especiales22, por lo que requiere de una resolucinfundada.

Este procedimiento se aplicar slo si en la licitacin pblica previa no se hubiesenpresentado interesados.

En cualquier otro caso, se aplicar el Procedimiento 4.1.2con la sola diferencia que, en

vez de publicar el llamado a licitacin pblica, se emitirn cartas de invitacin adeterminados proveedores y se publicar bajo este ttulo.


Figura 6. Etapa de Llamado a Licitacin Privada

22 Ley 19.886, Art. 10 y Reglamento Complementario, Art. 8.


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4.1.3.4 Descripcin de las actividades de la Etapa4.1.3.4.1 Carpeta del ProyectoLos antecedentes que conforman el proyecto que fuera presentado a Licitacin Pblicadebe ser el mismo que se utilice para este caso. Es decir, la Solicitud de Adquisicin, lasBases Administrativas y las Bases Tcnicas deben ser complementadas con la ResolucinExenta de llamado a licitacin y la proposicin de proveedores que pueden satisfacer lademanda. Por lo tanto, las bases que se fijaron para la licitacin pblica DEBERN SER LASMISMAS que se utilicen para contratar directamente o adjudicar en licitacin privada. Sistas son modificadas, deber procederse nuevamente como dispone la regla general.

4.1.3.4.2 Seleccin de ProveedoresLa seleccin de los proveedores debe ser muy cuidadosa ya que determina las posiblesofertas a recibir. Por lo tanto, es vital incluir proveedores reconocidos y que pertenezcan alrubro del producto o servicio requerido.

De acuerdo a la Ley, para la licitacin privada, como mnimo deben ser tres invitados. Sinembargo, en la medida que sea posible invitar a ms, esto es recomendable ya queaumenta la transparencia del proceso y las ofertas mejoran al incrementar la competencia.

El DAL, de acuerdo a las caractersticas del requerimiento, procede a elaborar un listadode proveedores que pueden satisfacer la demanda. Para lo anterior, preparar unacarpeta con los siguientes antecedentes, entre otros:- Razn Social- Giro- Antecedentes existentes en portal ChileCompra

- Referencias de adquisiciones anteriores (de existir)

4.1.3.4.3 Evaluacin de ProveedoresEl Comit Tcnico Econmico efecta una evaluacin de los posibles proveedores a fin deefectuar una seleccin de los tres con mejores antecedentes para invitar a participar eneste proceso de licitacin.

De lo anterior levantar un acta donde establezca la proposicin correspondienteremitindola, junto con la Carpeta del Proyecto, a Anlisis Jurdico por parte del DASJ.

4.1.3.4.4 Anlisis JurdicoEl DASJ debe efectuar un completo estudio de los antecedentes presentados, bajo elpunto de vista jurdico, a fin de comprobar que el proyecto se ajusta a lo establecido en laLey N 19.886, su reglamento Complementario, la Ley N 18.575 sobre probidadadministrativa, la Ley N19.880 de Bases de los pr ocedimientos administrativos que rigenlos rganos de la administracin del Estado y de cualquier otra normativa legal que puedaafectar al proceso.


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4.1.3.4.5 VBdel Subdirector GeneralEl Subdirector evala los antecedentes presentados y, de concordar con la proposicin delCTE y de la Asesora Jurdica, remite el proyecto para Resolucin del Director General.

De no concordar con lo propuesto, rechaza la solicitud y la devuelve al CTE para su

reevaluacin.

4.1.3.4.6 Resolucin del Director GeneralContando con todos los antecedentes a la vista, el Director General, con las atribucionesque le entrega la ley, puede aprobar o rechazar el proyecto.

Ante la aprobacin, el Director General procede a firmar las Cartas de Invitacin aparticipar, las Bases Administrativas y Tcnicas y la Resolucin Exenta que dispone elllamado a licitacin privada, remitiendo todos los antecedentes al DAL, para su publicacinen el Portal ChileCompra.

De rechazarlo por aspectos formales, la devuelve al CTE para subsanar lasobservaciones. Sin embargo, si no concuerda con lo propuesto, puede rechazarlodefinitivamente y dejar sin efecto la adquisicin o contratacin, remitiendo dichodocumento al DAL.

4.1.3.4.7 Publicacin del Llamado a LicitacinUna vez aprobado por el Director General, el DAL procede a publicar en el PortalChileCompra, en un plazo de 24 horas, la Resolucin que dispone el llamado a licitacinPrivada y las Bases Administrativas y Tcnicas.

4.1.3.4.8 Invitacin a los ProveedoresLa invitacin a participar en Licitacin Privada deber efectuarse a los Proveedoresseleccionados a travs del Sistema de Informacin de ChileCompra, a la que seadjuntarn las respectivas Bases Administrativas y Tcnicas, debiendo otorgrseles unplazo mnimo para presentar las ofertas.

Paralelamente con la publicacin del Llamado a Licitacin Privada, el DAL remite a losproveedores la carta de invitacin, la deber enviarse a un mnimo de tres posiblesproveedores interesados que tengan negocios de naturaleza similar a los que son objetode la Licitacin Privada.

Slo se podr efectuar la contratacin, cuando habindose efectuado las invitacionessealadas anteriormente, se recibe una o dos ofertas y el resto de los invitados se excusao no muestra inters en participar23.

23Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 45


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4.1.4 Etapa: Compra mediante Trato Directo (Menor a 3 UTM)4.1.4.1 ObjetivoAdquirir bienes o contratar servicios por montos inferiores a 3 UTM.


Salida

Proceso [L.B 1]: ADQUISICIONES

Subproceso [L.B 1.3]: Llamado y Recepcin de Ofertas

Procedimiento [L.B 1.3.1]: Llamado a Ofertar

Etapa [L.B 1.3.1.4.1]: Trato Directo (Menor a 3 UTM)

Entrada

Proceso

UsuarioDirector

General

Subdirector

General

Departamento

Finanzas

Departamento

Apoyo Logstico

Evaluacin

Contable -

Financiera

Evaluacin de la

Oferta

Solicitud

Adquisicin

Form. DAL - 1

Solicitud

Adquisicin

Form. DAL - 1

V B

Conforme

Resolucin

Solicitud

Adquisicin

Rechazada

Orden de

Compra

NO

SI

SI

NONO

SI

CotizacinCotizacin

Cotizacin

Figura 7. Etapa de Compra mediante Trato Directo (< 3 UTM)

4.1.4.3 Consideraciones Generales

Por definicin, una contratacin directa es Procedimiento de contratacin que por lanaturaleza de la negociacin debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitossealados para la Licitacin o Propuesta Pblica y para la Privada24.

Adems, podrn efectuarse fuera del Sistema de Informacin ChileCompra25:

24Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 2, numeral 2725Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 53


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a) Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM.b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos

destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichosrecursos haya sido aprobado por resolucin fundada y se ajuste a las instruccionespresupuestarias correspondientes.

c) Las contrataciones que se financien con gastos de representacin.

En todo caso, estas contrataciones podrn efectuarse de manera voluntaria a travs delSistema de Informacin.

4.1.4.4 Descripcin de las actividades de la Etapa4.1.4.4.1 Solicitud de AdquisicinMediante el Formulario DAL 1, el Departamento, Seccin, Oficina o persona plantea unrequerimiento de adquisicin al DAL el que, dependiendo de las caractersticas delproducto a adquirir, podr venir acompaado de a lo menos tres (3) cotizaciones.

4.1.4.4.2 Las CotizacionesEl DAL, de acuerdo a las caractersticas del requerimiento y, en el caso de no veniracompaadas las cotizaciones, procede solicitar a tres (3) proveedores, la respectivacotizacin del producto o servicio requerido.

Para lo anterior, se deber considerar lo siguiente:- Razn Social del proveedor- Giro del negocio- Que el rubro cotizado sea de las mismas caractersticas

4.1.4.4.3 Evaluacin de la ofertaEl DAL efecta una evaluacin de las cotizaciones, debiendo considerar a lo menos, lossiguientes factores:- Precio, debiendo privilegiar el ms econmico- Plazo de entrega- Garantas, en caso de requerirse- Lugar de entrega, en caso de requerirse fuera del lugar de compra


La evaluacin Contable Financiera de la solicitud consiste en verificar los siguientesaspectos:1. Que la adquisicin se ajusta al tem, monto y glosa imputada.2. Que existen fondos disponibles en el tem respectivo.


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De no cumplirse con estos requisitos, el Departamento de Finanzas devuelve la Solicitudde Adquisicin al DAL. Por el contrario, de cumplirlos, lo remite al Subdirector Generalpara su VB.

4.1.4.4.5 VBdel Subdirector General

El Subdirector evala los antecedentes presentados y, de concordar con la proposicin,remite la solicitud para Resolucin del Director General.

De no concordar con lo propuesto, rechaza la solicitud y la devuelve al DAL para sureevaluacin.

4.1.4.4.6 Resolucin del Director GeneralContando con todos los antecedentes a la vista, el Director General, con las atribucionesque le entrega la ley, puede aprobar o rechazar solicitud.

De rechazarla por aspectos formales, la devuelve al DAL para subsanar lasobservaciones. Sin embargo, si no concuerda con lo propuesto, puede rechazarladefinitivamente y dejar sin efecto la adquisicin o contratacin.

4.1.4.4.7 Orden de CompraUna vez aprobada la solicitud de adquisiciones por parte del Director General, se procedea emitir la Orden de Compra a travs del Libro de rdenes de Compra, la que porconducto regular, debe volver a la firma del Director General.


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4.1.5 Etapa: Compra mediante Trato Directo (Mayor a 3 UTM)4.1.5.1 ObjetivoAdquirir bienes o contratar servicios por montos superiores a 3 UTM.


Salida

Entrada

Proceso

Figura 8. Etapa de Compra mediante Trato Directo (> 3 UTM)

4.1.5.3 Consideraciones GeneralesPor definicin, una contratacin directa es Procedimiento de contratacin que por lanaturaleza de la negociacin debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitossealados para la Licitacin o Propuesta Pblica y para la Privada26.

Adems, podrn efectuarse fuera del Sistema de Informacin ChileCompra27

:a) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos

destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos

26 Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 2, numeral 2727 Reglamento Complementario, Ley N19.886, Art. 53


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recursos haya sido aprobado por resolucin fundada y se ajuste a las instruccionespresupuestarias correspondientes.

b) Las contrataciones que se financien con gastos de representacin.

En todo caso, estas contrataciones podrn efectuarse de manera voluntaria a travs del

Sistema de Informacin.Proceder el trato o contratacin directa en los casos fundados que a continuacin sesealan:a) Si a las licitaciones pblicas y privadas previas no se hubieren presentado

interesados28.b) Si se tratara de contratos que correspondieran a la realizacin o terminacin de un

contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta decumplimiento del contratante u otras causales y cuyo remanente no supere las 1.000UTM;

c) En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante resolucinfundada del jefe superior de la entidad contratante.

d) Si slo existe un proveedor del bien o servicio;e) Si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusin pudiere afectar la

seguridad o el inters nacional, los que sern determinados por decreto supremo;g) Cuando, por la naturaleza de la negociacin, existan circunstancias o caractersticas

del contrato que hagan del todo indispensable acudir al trato o contratacin directa,segn los criterios o casos que seale el reglamento de la ley N19.886, y

h) Cuando el monto de la adquisicin sea inferior tres (3) UTM.

4.1.5.4 Descripcin de las actividades de la Etapa4.1.5.4.1 Solicitud de AdquisicinMediante el Formulario DAL 1, el Departament

gc-direccion movilizacion nacional (1)

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