gwavacon 2015: gwava + mvp: gobd und compliance - was geht mich das an
TRANSCRIPT
22.09.2015
Christian Heselhaus (GWAVA)
Raphael Köllner (MVP Office 365)
GoBD und Compliance –
was geht mich das an?
Agenda
• Einführung
• GoBD
• Compliance
• Q&A
Raphael
Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
MVP Office 365, MCT Trainer
Community Lead:
Office 365 Community
Deutschland Windows 10
Community Deutschland
E-Mail:
Twitter: ra_koellner
Blog |
http://www.rakoellner.de
und www.rakoellner.com
Podcast
www.mvpkaffeeklatsch.de
GoBD & Compliance
Drei Beispiele zur Cloud
Nutzung:
Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon
mal in der Bahn oder im Flugzeug über
Interna des Unternehmens unterhalten?
http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052
ordnungsgemäße Buchführung
GoBD
Was ist eigentlich GoBD?
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“Schreiben des BMF vom 14.11.2014
gesetzliche Regelungen:
§§ 145 ff. AO
steuerrechtliche
Aufbewahrungspflichten(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB)
• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)
• Eröffnungsbilanzen
• Abschlüsse
Handelsrechtliche
AufbewahrungspflichtenIn elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen
Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar
sein (§ 257 Abs. 3)
Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:
§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB
Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend
im Einzelfall zu bestimmen.
FristenBeginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für
Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB
6 Jahre: z.B.
• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug
Steuerrechtliche:
Steuerschätzung
Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungssystems
Bis zu 300k Strafe (Diese muss die Ersparnis/Gewinn, der durch den Einsatz ermöglicht wurde übersteigen)
Handeslrechtliche:
Vertragsstrafen
schlechte Stellung im Verfahren oder bei der Nachverhandlung
Verlust neuer Aufträge
Compliance
“Compliance ist mehr als die
bloße Anwendung gesetzlicher
Regelungen.”
Prof. Dr. Teichmann(Universität Würzburg)
Was ist eigentlich Compliance?
Compliance
Gesellschaftsrecht
Kartellrecht
Kapitalmarktrecht
ArbeitsrechtRisikomanagement
PR und Marketing
Haftungsvermeidung
Typische Compliance ProblemeSchwerpunkte:
Korruption (BSP: Auftragsvergabe)
Sexuelle Belästigung
Datenverlust
Falscher Empfänger der Sendung
Unsachgemäßer Einsatz von IT (BSP: Überwachungskameras)
Gerüchte/Behauptungen (BSP: PR)
Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug:
Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE
Datenschutz –> Geldstrafe, Verbot der Nutzung des Verarbeitungssystem
Vertragsstrafen -> Geldstrafe, Verlust des Auftrages, Kündigung
In die Cloud gehen?
sinnvoll für Standard - Dienste wie Email, Aufgaben, Kalender Kommunikationsdienste (Skype for Business) zusätzliche Backups und Datensicherung Flexible, schnelle Szenarien
ABER: Cloud-Provider haben nur unzureichende Hyprid/ OnPrem
Archivierungslösungen! -> greift z.B. GWAVA RetainBSP: Exchange Online
Verschlüsselungen und Datenintegrität nachbessern
Q&A
Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA)
Email: [email protected]: www.gwava.eu
Raphael Köllner (MVP Office 365)
E-Mail: [email protected]
Twitter: ra_koellner
Blog: www.rakoellner.de