helisa cartilla 1

8/13/2019 HELISA CARTILLA 1

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PAQUETE CONTABLE HELISAINSTITUTO BRITANICO


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TÉCNICO EN CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

Dirección Propiedad intelectal

Mart!n O"iedo Li#ara#o In$titto Brit%nico

Actali#ado por la &acilitadora E$ta p'licación no pede$er reprodcida en todo ni

Diana I$a'el Soler en parte( ni arc)i"ada( nitran$*itida por nin+,n *edioelectrónico( *ec%nico( de+ra'ación( de &otocopia( de*icro&il*ación o en otra&or*a $in pre"ia atori#acióne$crita del In$titto Brit%nico-

Pro)i'ida $ reprodcción-

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CARTILLA PAQUETE CONTABLE HELISA

P.IME.A EDICI/NP.O0.AMAS DE EDUCACI/N PA.A EL T.ABA1O 2 EL

DESA..OLLO HUMANO

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P.ESENTACION

Las tendencias del mundo moderno direccionan hacia la tecnología y el usode herramientas y técnicas didácticas cuyo o!eti"o #rimordial es lograr $uelos estudiantes desarrollen un am#lio conocimiento% además de lashailidades y actitudes&

'sta cartilla #ro"ee in(ormaci)n $ue #ermite documentar y desarrollar el

a#rendi*a!e #or com#etencias y en cada una de las unidades se #resentan los#rinci#ales elementos y conocimientos esenciales con sus indicadores dedesem#e+o y las e"idencias $ue demuestran los a"ances en el a#rendi*a!e ylos alcances de la interrelaci)n entre el saer y el saer hacer&

A continuaci)n encontrara los temas más im#ortantes relati"os a la materia$ue se desarrolla% los e!em#los y talleres de a#licaci)n #or cada tema& ,orello% dee ser usada como una guía #ara (acilitar el a#rendi*a!e de losestudiantes&

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION--------------------------------------------------------------------------------4

1.ENTRADA AL SISTEMA------------------------------------------------------------------10

2.CREAR EMPRESAS-------------------------------------------------------------------------11

3.DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS---------------------------------------------12

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4.ESTRUCTURA DEL CÓDIGO CONTABLE--------------------------------------------135.CARTILLA DE CUENTAS-----------------------------------------------------------------15

6.PARÁMETROS GLOBALES--------------------------------------------------------------17

6.1 LISTA DE USUARIOS--------------------------------------------------------------------18

7. PARÁMETROS PARTICULARES-------------------------------------------------------25

8.TERCEROS E IMPUESTOS ---------------------------------------------------------------29

9.CUENTAS POR COBRAR -----------------------------------------------------------------30

10.BANCOS-------------------------------------------------------------------------------------31

11.DOCUMENTOS CONTABLES----------------------------------------------------------32

12.ASENTAR LIBROS------------------------------------------------------------------------34

13.UTILITARIOS-------------------------------------------------------------------------------36

14 CIERRE DE PERIODO--------------------------------------------------------------------40

BIBLIOGRAIA--------------------------------------------------------------------------------42

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M/DULO DE 3O.MACI/NN4 5

CONTABILIDAD SITEMATIZADA

DU.ACI/N M67IMA

-./ 0ORAS Acom#a+amientodirecto

12 0ORAS

Traa!o inde#endiente 3. 0ORAS,rácticas 3. 0ORASCréditos Académicos 3

8- COMPETENCIAS A DESA..OLLA.

456ULO B7SICO

CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

Ele*ento$

8 Re#aso contale8 Siigo8 0elisa

9- .ESULTADOS :LO0.OS; DE AP.ENDIZA1E-& Conoce los re$uerimientos #ara creaci)n de em#resas en SII9O% y

organi*a adecuadamente la in(ormaci)n contale&.& 4ane!a adecuadamente las rutas de inicio en SII9O% Creaci)n de ,UC%

clientes% #ro"eedores% terceros% odegas y #roductos& Registra mo"imientode a#ertura y mo"imiento mensual& 'laora co#ia de seguridad&

3& Conoce y mane!a los #rocesos ordinarios y es#eciales en contailidadgeneral% terceros e in"entario& 'laora a!ustes y cierre de #eriodo&

/& A#lica los re$uerimientos del #rograma contale 0'LISA% #arametri*ando&

:& 4ane!a adecuadamente en 0'LISA las rutas de inicio& Creaci)n de ,UC%clientes% #ro"eedores% terceros y centros de costos& Registra mo"imientode a#ertura y mo"imiento mensual& 'laora co#ia de seguridad&

1& Conoce y mane!a los #rocesos ordinarios y es#eciales en contailidadgeneral% deudores% #ro"eedores% terceros% im#uestos y centros de costos&'laora a!ustes y cierre de #eriodo&

;& 'laora% im#rime y #resenta los estados (inancieros y liros en SII9O <0'LISA&


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• Conce#to del #a$uete contale Siigo• Re$uerimientos de o#eraci)n e instalaci)n del #rograma• Creaci)n de em#resa% 6atos de control% registro de ciudades% centros de

costos y (ormas de #ago& Co#ias de seguridad&• Creaci)n de terceros= clientes% #ro"eedores&• Creaci)n de cuentas contales• ,UC&4odi(icaciones&• Creaci)n de Bodegas y #roductos&• 6e(inici)n de documentos= (actura de com#ra% (actura de "enta% notas

crédito% recios de ca!a% egreso y otros&• Registro de mo"imiento&• Correcci)n o anulaci)n de documentos ya graados• Conce#to% clases y usos de los #a$uetes contales

• Re$uerimientos de o#eraci)n y mane!o de los #rogramas SII9O y 0'LISA• instalaci)n del #rograma&• Creaci)n de em#resa% ,UC% (ormas de #ago% terceros y documentos&

Co#iasde seguridad&

• Saldos iníciales% cierre de mes&• Correcci)n de errores en cartera% ene(iciarios y otras cuentas&• Registro de mo"imiento= ingresos% egresos% com#ras% "entas y n)mina&• A!ustes contales&• Cancelaci)n de cuentas de resultado y terceros• Balance 9eneral y 'stado de resultados% clasi(icados& Im#resi)n en SII9O• Balance 9eneral y 'stado de resultados% clasi(icados& Im#resi)n en

0'LISA• Im#resi)n del estado de cartera clasi(icado #or edades&


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• Registra mo"imiento contale de un mes&• Im#rime el Balance de #ruea• Im#rime el Balance general% estados de resultado y genera in(ormes

adicionales&• Im#rime los estados (inancieros clasi(icados&• Im#rime el estado de cartera #or edades

>- TÉCNICAS E INST.UMENTOS DE E=ALUACI/N

Algunas de las (ormas sugeridas de otenci)n de las e"idencias son=

Cuestionario en (orma de test% e"aluaci)n escrita% talleres #ro#uestos% listas deche$ueo& ,royecto de taller contale

?- EST.ATE0IAS METODOL/0ICAS

'l (ormador mediante la e?#licaci)n detallada de cada uno de los temas yutili*ando e!em#los #rácticos a ni"el em#resarial% in"olucra al estudiante en losconce#tos ásicos del mane!o de los #a$uetes contales Siigo y 0elisa&

'l estudiante tomando atenta nota y siguiendo las instrucciones del (ormadorin"estiga e indaga sore el tema tratado y determina mediante un taller #rácticolas características adecuadas de mane!o contale com#utari*ado&

'l (ormador mediante e!em#los #rácticos e?#lica cada uno de los #rocesos aseguir% "eri(icando luego mediante e!ercicios #ro#uestos el correcto desem#e+o#or #arte del estudiante&

'l estudiante siguiendo las instrucciones del (ormador y mediante la reali*aci)n dee!ercicios #rácticos y del taller contale% demuestra los conocimientos ad$uiridos yla destre*a al reali*ar los #rocesos a#rendidos&

@- MEDIOS DID6CTICOS 2 .ECU.SOS EDUCATI=OSLaoratorios de sistemas% com#utadores% so(t@are es#ecí(ico% modulo guía%#resentaci)n en #o@er #oint re(erente al tema es#eci(ico% Internet% talleres%talero% marcadores% taller contale&

- ESCENA.IOS DE AP.ENDIZA1E Aula taller de clases% sala de audio"isuales% laoratorios de sistemas% entornolaoral y social&

- P.E..EQUISITO,oseer las com#etencias desarrolladas en Contaili*aci)n de Recursos y enIn(ormática

8- PE.3IL DEL 3O.MADO.

.ei$ito$ Acad*ico$F,oseer título a ni"el tecnol)gico o #ro(esional&EGperiencia la'oralFTener e?#eriencia en el área contale y (inanciera&

Co*petencia$F

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• Tecn)logo o ,ro(esional en Contaduría% con am#lia e?#eriencia en el mane!ocontale de em#resas y mane!o de #a$uetes contales com#utari*ados&

• 'star certi(icado en las normas de com#etencias #ara docentes o tenere?#eriencia docente en el área de #or lo menos - a+o&

8- ENT.ADA AL SISTEMA

,ara ingresar al Sistema 0elisa 9% #or #rimera "e*% #resione el icono%inmediatamente a#arece la #antalla de ien"enida como se oser"a en laimagen& 'n el Nomre de Usuario digite la #alara A64INISTRA6OR enmayDsculasE y #resione enter&

Ad"ertencia=Siem#re $ue tenga una duda o #rolema% contacte #rimero al distriuidor $uele "endi) el Sistema 0'LISA 9 Si #or algDn moti"o no #uede hacerlo% llamea ,ROASIST'4AS en Bogotá% a los telé(onos $ue a#arecen en la #antalla&Identi(í$uese dando el nomre y nDmero de registro res#ecti"o& ,ersonales#eciali*ado atenderá su consulta& Recuerde $ue la licencia de So(t@are selimita a una #or e$ui#o Fo ser"idorG& La "iolaci)n de esta regla es #enali*ada#or la ley&

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9- C.EA. EMP.ESAS

Inicialmente dee crear su em#resa en 0'LISA 9& 'l sistema le #ermiteasignar un c)digo #ara la em#resa y le #ide ingresar los datos ásicos& Se#uede crear hasta -22 em#resas con #arametri*aciones y datosinde#endientes&,ara reali*ar modi(icaciones de la in(ormaci)n de la em#resa haga clicderecho sore ella y eli!a 4odi(icar& Recuerde $ue el c)digo% el nomre y el#eriodo inicial de la em#resa no se #ueden camiar&'n la #antalla de creaci)n% 0elisa 9 #ermite incluir el logo de la em#resa#ara $ue sea utili*ado en los in(ormes y demás (ormatos #ara documentos&,ara llegar a esta o#ci)n #resione clic derecho sore el 6irectorio 9eneral de'm#resas&

'n la #arte su#erior de la #antalla a#arecen los cam#os de C)digo% ,eríodoInicial y Consolidada&

'n la #arte in(erior a#arece unas #esta+as #ara ingresar in(ormaci)n re(erentea=6atos Básicos'structura de cuentasIn(ormaci)n TriutariaHuncionariosLogoti#oUsuarios

Ad"ertencia=,ara e(ectos de registrar los saldos iniciales de la em#resa en un mes a#arte%

el #eríodo inicial dee ser un mes anterior al mes donde se $uiere comen*ar a

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registrar los asientos contales '!em#lo= Se $uiere iniciar el registro de losasientos del mes de 'nero de -1& 'l #eríodo inicial dee ser 6iciemre de-:E& 6e esta manera% al solicitar un alance de #ruea del mes de'nero>1% a#arecen como saldo anterior los saldos iniciales registrados en el

mes de 6iciemre>:&

,ara las em#resas $ue realmente nacen o se crean en un #eríododeterminado% no se $uiere comen*ar un mes atrás ya $ue no e?isten saldosiniciales&


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Utilice las (lechas de direcci)n #ara seleccionar la em#resa y el #eriodo en elcual $uiere traa!ar&

5- EST.UCTU.A DEL C/DI0O CONTABLE

'structura del c)digo contale% dentro de este sumenD% encuentra "ariaso#ciones $ue le #ermiten o#timi*ar la ca#acidad de 0'LISA 9&Una estructura de cuenta% es la (orma $ue tienen los c)digos de un #lan decuentas con $ue traa!a una em#resa% entendiéndose #or (orma la cantidadde ni"eles e?istentes en el c)digo y el nDmero de dígitos $ue tiene cada ni"el&'!em#lo= --2:2:-,rimer Ni"el= - un dígitoESegundo Ni"el= - un dígitoETercer Ni"el= 2: dos dígitosECuarto Ni"el= 2: dos dígitosE Juinto Ni"el= -2 dos dígitosE

Una clase de cuenta% tamién llamada clase contale% es una di"isi)n oagru#amiento de cuentas $ue se reali*a en el #lan de cuentas #ara laclasi(icaci)n y otenci)n de un alance contale& Las clases de(inidas #or lasentidades guernamentales y reguladoras son= Acti"o% #asi"o% ,atrimonio%Ingresos% 'gresos incluye el costo de "entas y costos o#eracionalesE%Cuentas de Orden y cuentas contingentes&

,or e(ectos del #lan Dnico de cuentas los ni"eles recien el siguiente nomre= ,rimer Ni"el= Clase

Segundo Ni"el 9ru#o Tercer Ni"el Cuenta

Cuarto Ni"el Sucuenta

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6el $uinto ni"el en adelante recien el nomre de au?iliares&Con ase en estas de(iniciones a continuaci)n se descrie el mane!o de estao#ci)n& O#rima 'NT'R a la #rimera o#ci)n del menD de re"isar #arámetros&'n #antalla a#arece el cuadro de de(inici)n del c)digo y los gru#os&

'sta #antalla se di"ide en cuatro secciones% usted tiene acceso a dos de ellasy las otras dos son e?#licati"as segDn lo $ue de(ini)&'l recuadro su#erior i*$uierdo sir"e #ara de(inir la (ormaci)n del c)digocantidad de ni"eles y cantidad de dígitos en cada ni"elE& 'l recuadro in(eriorsir"e #ara dar una e?#licaci)n de la (orma del c)digo $ue se ha escogido y"aría a medida $ue se camien los datos en el recuadro su#erior i*$uierdo&'l recuadro su#erior derecho Naturale*a de las clasesE sir"e #ara de(inir elnDmero $ue se le asignara a cada clase y la naturale*a contale $ue tendrácada uno de ellos déito o créditoE&

Horma del c)digo= 'l sistema 0'LISA 9& & le #ermite traa!ar un má?imo dedie* ni"eles y una longitud total sumadas las longitudes del cada uno de losni"elesE de "einte dígitos en la estructura contale&'l sistema #resenta las longitudes de cada uno de los ni"eles de(inidos hastael momento& 'l cursor se sitDa en el #rimer ni"el& Si desea camiarlo o#rima latecla R'TROC'SO y luego digite la nue"a longitud& O#rima 'NT'R #ara#asar al siguiente ni"el& Re#ita el #roceso #ara todos los ni"eles $ue deseede(inir&

Si al o#rimir la tecla R'TROC'SO el ni"el no $ueda en lanco y #or lo tanto

no le #ermite camiar su longitud% signi(ica $ue ya e?isten cuentas creadas enel #lan de cuentas $ue incluyen este ni"el&,or reglamentaci)n el #lan Dnico de cuentas% tanto el #rimer ni"el como elsegundo clase y gru#oE deen tener una longitud de un dígito& 'staslongitudes no deen ser camiadas% ya $ue ello #uede generar #rolemas#ara algunos #rocesos del sistema $ue traa!an con esta reglamentaci)n&

Una "e* creados los c)digos en la cartilla de cuentas% no #uede modi(icar lalongitud de los ni"eles ya creados& ,or lo tanto es con"eniente ser cuidadosoal momento de de(inir la estructura contale&

NOTA= Ases)rese de su contador y su distriuidor #ara la de(inici)n de laestructura contale&

Si usted #ulsa 'SC en cual$uiera de los ni"eles% el sistema retorna al menDde re"isar #arámetros y no tendrá en cuenta ninguna modi(icaci)n reali*ada&Clasi(icar #or clase= una "e* estalecida la (orma del c)digo% entramos ade(inir los c)digos $ue le dan a cada clase contale y con ase en ellos sealimenta de (orma automática la estructura de estos gru#os con res#ecto a lanaturale*a de las cuentas déito créditoE&,ara llegar a estructura del c)digo contale uí$uese en la "entana dedirectorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de

clic en #arámetros> #articulares >contailidad >estructura del c)digo contale&

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>- CA.TILLA DE CUENTAS

Con el (in de #ro#orcionar trans#arencia en el registro contale de loscomerciantes y asegurar una in(ormaci)n contale uni(orme y com#arale% #ordis#osici)n normati"a se hace necesario clasi(icar a#ro#iadamente lascuentas contales a!o una codi(icaci)n estalecida actualmente #ara estesector de la economía% en lo $ue se ha llamado el #lan Dnico de cuentas #aracomerciantes% el cual consta de un catálogo de cuentas% su descri#ci)n ydinámica% siendo oligatoria a #artir del -ro de enero de -:&

6e#endiendo si e?iste o no #lan de cuentas #ara la em#resa $ue se estatraa!ando% con 'NT'R en esta o#ci)n la #antalla inicial camia& Keamos=No e?iste #lan de cuentas=Si es una em#resa nue"a el sistema #regunta Co#iar cartilla de cuentas deotra em#resaM < a continuaci)n se des#liega un listado con los di(erentes,UC $ue se encuentran registrados en el sistema=Se escoge de acuerdo a la necesidad% con 'NT'R el sistema reali*a el#roceso de "isuali*aci)n de las cuentas& Con clic derecho a#arece unsumenD de 4arcar todo% 6esmarcar Todo y Co#iar Selecci)n

Si se desea marcar selecciones de cuentas utilice Shi(t (lecha hacia arria o

hacia aa!oP #ara desmarcar un sector con control (lecha hacia arria o

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hacia aa!o& Cuando reali*a marcaciones en (orma salteada el sistemares#eta la selecci)n anterior&

Si desea co#iar hasta determinado ni"el de cuentas en la #antalla donde

a#arecen los di(erentes ,UC $ue mane!a el sistema utilice control (lechahacia la derecha o a la i*$uierda seleccionando el ni"el de cuenta a mane!ar&

Una "e* seleccionado Co#iar selecci)n% al lado derecho a#arecen lascuentas $ue se mane!an en la em#resa&

NotaF

,ara crear una cuenta de cual$uier ni"el siem#re dee e?istir la cuenta de

ni"el su#erior& ,or lo tanto% las cuentas deen crearse de #rimero a Dltimoni"el&,ara (inali*ar el #roceso teclee 'SC y el sistema retornará al menD #rinci#alde contailidad&Si ya tiene cuentas contales='l sistema des#liega la lista de cuentas dis#oniles% adicionalmente con clicderecho muestra las o#ciones de crear% modi(icar% eliminar% traer de% terceros%centros de costo y detalle% con las cuales #uede mani#ular la in(ormaci)n#resentada&

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,ara ir a la o#ci)n de cartilla de cuentas uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione la 'm#resa a traa!ar y de clic enContailidad>Cartilla de cuentas&

?- PA.6MET.OS 0LOBALES

Los #arámetros gloales son Dnicos% sin de#ender de la em#resa $ue se estátraa!ando& Como son=

Lista de UsuariosLista de Conce#tosLista de KarialesLista de 6e#artamentos

Lista de CiudadesBancos y sucursales4onedas y tasas de camioHormas de ,ago6e(inici)n de HormatosTi#os de unidad de in"entarioTala de con"ersi)n de unidades,arámetros del #uerto

,ara llegar a ,arámetros 9loales uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en

,arámetros>9loales&

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,ara llegar a la lista de usuarios uí$uese en la "entana de directorio generalde em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en,arámetros>9loales y de clic en Lista de usuarios&

?-9 LISTA DE CONCEPTOS

Lista de Conce#tos% le #ermite reali*ar el mantenimiento de te?tos#rede(inidos $ue agili*an la ca#tura de conce#tos #ara las transacciones% enel asiento de documentos&La #antalla mane!a los siguientes cam#os=Conce#to= contiene el te?to a asignarle a la descri#ci)n de la transacci)n% en

la columna Conce#to del detalle de los documentos% en la o#ci)n asentarliros& Se #ueden crear (ormatos de conce#tos en los cuales incluyen signosde interrogaci)n $ue son reem#la*ados #or in(ormaci)n digitada #or el usuarioen el momento de la ca#tura&

Tecla rá#ida= A cada uno de los conce#tos encontrados en la ase de datosel sistema le #ermite asociar o no% una tecla $ue #uede ser numérica oal(anumérica #ara (acilitar la ca#tura de in(ormaci)n en el momento de asentarliros&La lista muestra los conce#tos organi*ados al(aéticamente en (ormaascendente% con su corres#ondiente tecla rá#ida& Ui$ue un registro

es#ecí(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una

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locali*aci)n rá#ida% cuando conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digiteel mismo y el sistema "a uicando #rogresi"amente el registro $ue más sea#ro?ima&

4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el6etalle de un conce#to&La lista de conce#tos es Dnica y está dis#onile #ara todas las em#resascreadas en el sistema&,ara llegar a la lista de conce#tos uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en,arámetros>9loales y de clic en lista de conce#tos&

?-< LISTA DE DEPA.TAMENTOS

Lista de de#artamentos% reali*a el mantenimiento de los nomre de losde#artamentos a utili*ar a lo largo de todo el sistema&Los cam#os $ue se mane!an son= c)digo% asignado #or la 6IAN y nomre delde#artamento&'sta lista mane!a los nomres de los de#artamentos organi*adosal(aéticamente de (orma ascendente& & Ui$ue un registro es#ecí(icoutili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara unalocali*aci)n rá#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lementedigite el mismo y el sistema "a uicando #rogresi"amente el registro $ue más

se a#ro?ima&

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La lista de de#artamentos es Dnica y está dis#onile #ara todas las em#resascreadas en el sistema&,ara llegar a lista de de#artamentos uí$uese en la "entana de directorio

general de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en,arámetros>9loales y de clic en lista de de#artamentos&

?-5 LISTA DE CIUDADES

Lista de ciudades% le #ermite reali*ar el mantenimiento de los nomre de lasciudades a utili*ar a lo largo de todo el sistema&Los cam#os de esta o#ci)n son=C)digo= nDmero e identi(icaci)n dentro del sistema&Ciudad= nomre de la ciudad inscrita en el sistema&6e#artamento= lista de los de#artamentos creados en el sistema

6IAN Nacional= C)digo de la ciudad con la $ue se identi(ica en la 6IAN a ni"elnacional% utili*ado en los in(ormes&

6IAN Local= C)digo de la ciudad con la $ue se identi(ica en la 6IANlocalmente% utili*ado en los in(ormes&Indicati"o= NDmero del #re(i!o utili*ado en cada ciudad #ara llamadastele()nicas&'sta lista mane!a los nomres de las ciudades organi*adas al(aéticamentede (orma ascendente& Ui$ue un registro es#ecí(ico utili*ando las teclas y laarra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n rá#ida% cuando seconoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a

uicando #rogresi"amente el registro $ue mas se a#ro?ima&

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4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el6etalle de un conce#to&La lista de ciudades es Dnica y está dis#onile #ara todas las em#resas

creadas en el sistema&,ara llegar a lista de ciudades uí$uese en la "entana de directorio general deem#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en#arámetros>gloales >lista de ciudades&

?-> BANCOS 2 SUCU.SALES

Bancos y sucursales le #ermite reali*ar el mantenimiento de los ancos ysucursales a mane!ar en 0elisa 9&La lista muestra los conce#tos organi*ados al(aéticamente en (ormaascendente% con su corres#ondiente tecla rá#ida& Ui$ue un registroes#ecí(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una

locali*aci)n rá#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lementedigite el mismo y el sistema "a uicando #rogresi"amente el registro $ue másse a#ro?ima&

4ani#ule la lista con las o#ciones #ara crear ancos y crear sucursal 'SCmodi(icar% eliminar o "er el detalle de un conce#to&

La lista de Bancos se #uede ordenar #or cuenta% anco y sucursal o #oranco% sucursal y cuenta o #or sucursal anco y cuentaP está dis#onile #aratodas las em#resas creadas en el sistema&

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,ara llegar a ancos y sucursales uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en#arámetros> gloales > ancos y sucursales&

?-? MONEDAS 2 TASAS DE CAMBIO

4onedas y tasas de camio% le #ermite reali*ar el mantenimiento de lasmonedas y tasas de camio $ue se mane!an en 0elisa 9&La lista muestra los conce#tos organi*ados al(aéticamente en (ormaascendente% con su corres#ondiente tecla rá#ida& Ui$ue un registroes#ecí(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara unalocali*aci)n rá#ida% cuando conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digiteel mismo y el sistema "a uicando #rogresi"amente el registro $ue más sea#ro?ima&

4ani#ule la lista con las o#ciones #ara crear en donde se ingresa el nomre%el nomre #lural% el símolo% la dis#osici)n del símolo y la tasa de camioPmodi(icar% eliminar o "er el 6etalle de un conce#to&La lista de monedas y tasas de camio es Dnica y está dis#onile #ara todaslas em#resas creadas en el sistema&,ara llegar a monedas y tasas de camio uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en#arámetros> gloales > monedas y tasas de camio&

?-@ 3O.MAS DE PA0O

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Reali*a el mantenimiento de las (ormas de #ago $ue se mane!an en elsistema&Los cam#os $ue se mane!an en esta o#ci)n son=Nomre= 6esignaci)n de una (orma de #ago es#ecí(ica&4odalidad= ,eriodicidad a traa!ar con una (orma de #ago es#ecí(ica% la cual#uede ser=

Hi!a= Cada determinado nDmero de días& Al seleccionar esta modalidad sedes#liegan los cam#os de Horma de cálculo% distriuir #or% nDmero de cuotas%una cuota cada&&& días&Negociale= 'sta modalidad se usa #ara negociar con el tercero la (orma de#ago& Con esta selecci)n se lo$uean todo el cam#o #uesto $ue no re$uierede más in(ormaci)n&6ía Q= 'n un día #redeterminado& Al seleccionar esta modalidad se des#lieganlos cam#os de Horma de cálculo% distriuir #or% nDmero de cuotas% una cuotael día&&& de cada mes&

's$uemática 6entro de una selecci)n de #eríodos de tiem#o& Al seleccionaresta modalidad se des#liegan los cam#os de Horma de cálculo% distriuir #or%nDmero de cuotas% una cuota cada&&& de cada&&&&Normal= 6istriuci)n de #ago #or cuotas donde se (racciona el monto total deacuerdo a un #orcenta!e determinado& Con esta selecci)n se des#liega unatala #ara ingresar el nDmero de días $ue contiene el #eríodo de #ago y el#orcenta!e del monto a cancelar&

6istriuir #or= con esta o#ci)n el sistema #ermite distriuir en la (orma de #agolos intereses a corar de acuerdo al nDmero de cuotas o al "alor de la cuota&Horma de Cálculo= cálculo de la #rimera cuota y distriuci)n de la deuda

total% la cual #uede ser automática si lo hace el sistema de acuerdo al nDmero

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de cuotas y días de "encimiento de cada una de ellas% y manual #ara $ue elusuario mani#ule el nDmero de cuotas% y el nDmero de días #ara cada"encimiento&

NDmero de cuotas= cantidad de #agos a e(ectuar #ara una (orma de #agoes#ecí(ica&'sta lista mane!a los nomres de las (ormas de #ago organi*adasal(aéticamente de (orma ascendente& Ui$ue un registro es#ecí(ico utili*andolas teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n rá#ida%cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y elsistema "a uicando #rogresi"amente el registro $ue más se a#ro?ima&4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el6etalle de un conce#to&

La lista de (ormas de #ago es Dnica y está dis#onile #ara todas las em#resascreadas en el sistema&,ara llegar a (ormas de #ago uí$uese en la "entana de directorio general deem#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en#arámetros>gloales >(ormas de #ago&

@- PA.6MET.OS PA.TICULA.ES

,arámetros #articulares son todos a$uellos #arámetros utili*ados a lo largo de

la contailidad de una em#resa% #ara la mani#ulaci)n de estos #arámetros

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seleccione #rimero la em#resa del 6irectorio de 'm#resas% y marcar la o#ci)na traa!ar% así=Lista de HuncionariosLista de 6ocumentos

Lista de #reciosContailidad%Terceros e Im#uestos%Centros de Costo%Cuentas #or Corar%Cuentas #or ,agar% Análisis HinancieroBancosIn"entarios9esti)n de Kentas9esti)n de Com#ras

@-8 LISTA DE 3UNCIONA.IOS

Lista de (uncionarios% le #ermite reali*ar el mantenimiento de los datos de los(uncionarios de una em#resa& 'stos (uncionarios los #uede utili*ar #ara la(irma de los in(ormes y #ara crear acceso al sistema&'sta lista mane!a los nomres de los (uncionarios organi*adasal(aéticamente de (orma ascendente& Utilice las teclas y la arra dedes#la*amiento "ertical #ara una locali*aci)n rá#ida% cuando conoce el te?todel conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a uicando#rogresi"amente el registro $ue más se a#ro?ima&

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La lista de (uncionarios es #ara cada una de las em#resas creadas en elsistema&,ara llegar a lista de (uncionarios uí$uese en la "entana de directorio generalde em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en

#arámetros> #articulares >lista de (uncionarios&

@-9 LISTA DE P.ECIOS

Listas de #recios le #ermite administrar di(erentes listas de #recios sore unartículo% a criterio de la em#resa&0elisa 9 #resenta tres ti#os de cálculo #ara determinar el #recio de "enta=incremento% #recio (i!o y rentailidad& Adicionalmente #ermite el mane!o delista en di(erentes monedas&6e#endiendo si e?iste o no cartilla de lista de #recios #ara la em#resa $ue seesta traa!ando% al dar 'NT'R en esta o#ci)n de la #antalla inicial camia& Así=No e?iste Lista de ,recios=

Si es una em#resa nue"a el sistema #regunta Co#iar lista de #recios de otraem#resaM < a continuaci)n se des#liega un listado con las di(erentesem#resas registradas en el sistema=Se escoge de acuerdo a la necesidad y con 'NT'R 0elisa 9 reali*a el#roceso de "isuali*aci)n de las listas& Con clic derecho a#arece un sumenDde 4arcar todo% 6esmarcar Todo y Co#iar Selecci)n %Si desea marcar selecciones de cuentas utilice S0IHT (lecha hacia arria o

hacia aa!oP #ara desmarcar un sector con control (lecha hacia arria ohacia aa!o& Cuando reali*a marcaciones en (orma salteada el sistemares#eta la selecci)n anterior&

Si desea co#iar hasta determinado ni"el de gru#os en la #antalla utilice control (lecha hacia la derecha o a la i*$uierda seleccionando el ni"el de cuenta amane!ar&Una "e* seleccionado Co#iar selecci)n% al lado derecho a#arecen la cuentas$ue mane!an en la em#resa&

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Si ya tiene listas de #recios matriculadas=La #antalla #resenta la lista de #recios matriculadas en el sistema y con clicderecho sore el mismo se des#liega un menD con las o#ciones de crear%modi(icar% eliminar% traer de& Con las o#ciones de crear y modi(icar sedes#liegan dos #aletas%

In(ormaci)n generalUsuarios,ara llegar a Listas de #recios% uí$uese en la "entana de directorio generalde em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en#arámetros> #articulares> Listas de #recios&In(ormaci)n generalUsuarios

@-< CONTABILIDAD

Los #arámetros $ue rigen al m)dulo de Contailidad se mane!an a tra"és delas siguientes o#ciones='structura del c)digo contaleCuentas de uso es#ecí(ico'stado de resultados clasi(icado A!ustes integrales #or in(laci)n

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- TE.CE.OS E IMPUESTOS

Im#uestos>terceros% es un m)dulo en donde se ha agru#ado una serie de#rocedimientos% consultas e in(ormes% cuya (inalidad es conocer los saldos omo"imientos de un tercero% asociado con cual$uier #rocedimiento contale% decom#ras% "entas% créditos% etc&% a#ro"echando $ue 0'LISA 9 #ermiteasociar cual$uier cuenta en el mane!o de terceros& Los saldos o losmo"imientos #ueden ser mensuales% imensuales% trimestrales% semestrales oanuales y no tienen ningDn o!eti"o es#ecí(ico% e?ce#tuando cuando son#rocedimientos asociados a im#uestos como ane?os o(iciales% certi(icados%I&K&A&% retenci)n% grandes contriuyentes% etc&

Las o#ciones $ue se mane!an en este m)dulo son=

Administraci)n de TercerosRenta y Com#lementarios4edio 4agnético 8 Res&-;11>C22/-,ara ir a la o#ci)n de terceros e im#uestos uí$uese en la "entana dedirectorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y declic en terceros e im#uestos&

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- CUENTAS PO. COB.A.

Cuentas #or corar% mane!a todo lo relacionado con la cuenta de deudores #orem#resas& Se llega a estas o#ciones desde el 6irectorio 9eneral de'm#resas% seleccionando #rimero la em#resa a traa!ar&'ste m)dulo mane!a las siguientes o#ciones= Administrar las ho!as de "idaConsultas de Cuentas #or CorarIn(ormes de cuentas #or corarO#ciones #ara hacer correo Análisis de cuentas #or corar

Conciliar con contailidad

,ara ir a la o#ci)n de cuentas #or corar uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic encuentas #or corar&

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8- BANCOS

'l m)dulo de ancos le #ermite reali*ar el mantenimiento de los ancos decada una de las contailidades de las 'm#resas a mane!ar en 0elisa 9&Las o#ciones a mane!ar en este m)dulo son=Cartilla de Cuentas Bancarias&In(ormes de BancosIngreso de e?tractosConciliaci)n ancaria,ara ir a la o#ci)n de ancos uí$uese en la "entana de directorio general deem#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic en ancos

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Con clic derecho sore un registro de los documentos encuentra el siguientemenD=Llamar de la lirería'n"iar a la lirería

Reem#la*ar conce#toIm#uestos9raar 6ocumentoCancelar ,ara e(ectos de du#licar la in(ormaci)n del anterior registro% en cual$uiera desus cam#os o datos% sitDese en la columna $ue $uiere du#licar y o#rima latecla marcada con la comilla sencilla E& Adicionalmente 0elisa 9 hace "alidaci)n de sumas iguales en elcom#roante& Al (inali*ar el registro de los mo"imientos de un documento% enla columna C)digo teclee 'NT'R& 'l sistema re"isa la suma% indicandocuando el documento está descuadrado% caso en el cual no le #ermite a(ectarsaldos&

6entro de los documentos contales se encuentra=

8 A!ustes #or in(laci)n

8 Cancelaci)n cuentas resultado

8 Cancelaci)n de terceros

8 Com#roante de contailidad8 Com#roante de egreso

8 Interés corriente

8 Nota crédito

8 Nota déito

8 Recio de ca!a

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89- ASENTA. LIB.OS

Asentar los liros es la ase (uncional de 0'LISA 9 esta o#ci)n le #ermite"arios #rocesos=

8 Registrar el mo"imiento de una em#resa&

8 Registrar la in(ormaci)n necesaria #ara el control de Bancos% Centros deCosto% Cuentas #or Corar% Cuentas #or ,agar% In"entarios% 9esti)n de"entas y 9esti)n de com#ras%

8 9raar in(ormaci)n de documentos ya sea en (orma #arcial o total sina(ectar saldosE #ara luego ser recu#erados cuando los necesite% utili*ando laLirería de 6ocumentos&8 Im#rimir o reim#rimirE cual$uier documento no im#ortando el día o el mes en$ue haya sido elaorado&

Ad"ertencia=

6eido a $ue esta o#ci)n es la columna "erteral del sistema% es im#ortante$ue toda la in(ormaci)n registrada #or este medio% sea lo más real y con(iale#osile #ara otener consultas e in(ormes "erídicos% siendo un a#oyo en latoma de decisiones% y en el cum#limiento de las reglamentaciones estatales&

,ara ir a Asentar Liros de dole clic en la em#resa a traa!ar yautomáticamente 0elisa 9 des#liega una "entana de ingreso dein(ormaci)n& O utilice la o#ci)n del menD de la #antalla #rinci#al&'sta #antalla esta di"idida en= encae*ado% el cual mane!a de (orma genéricalos cam#os de Ti#o% NDmero y HechaP y el cuer#o del documento% $uede#endiendo del ti#o camia la in(ormaci)n del contenido&

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Si en la o#ci)n de ,arámetros> ,articulares> Lista de documentos en la #aletade in(ormaci)n general% en la de(inici)n del documento incluye la ca#tura dedocumento (uente% cada "e* $ue realice un asiento contale el sistema le

#ermite ingresar el nDmero corres#ondiente&

Cuando está registrando un documento el sistema le da la o#ci)n de asociartodo el documento o cada uno de los registros a un negocio en es#ecial&

Adicionalmente% el sistema le #ermite de!ar in(ormaci)n "arialecom#lementaria% $ue es utili*ada #ara la im#resi)n de los documentos y #aragenerar in(ormes& '?isten dos ti#os de #reguntas las $ue están uicadas en elcuer#o del documento "an en el encae*ado o #ie de #ágina y las del detalle%$ue son las $ue "an #or cada transacci)n o registro de cada uno de estos&

'n el momento de crear los (ormatos #or la o#ci)n de de(inici)n de (ormatosincluya las "ariales corres#ondientes a las #reguntas del cuer#o y del detalledel documento segDn re$uiera&

La de(inici)n de cada una de las #reguntas realícela a tra"és de la o#ci)n de,arámetros> 9loales> lista de "ariales% creando #rimero la "ariale connDmero su#erior a -2&222 y en el cam#o contenido (ormule la #regunta sinol"idar los signos de interrogaci)n&

Otra (uncionalidad de la "entana de asentar liros está en reim#rimir y anular

documento% de clic derecho sore el cam#o de ti#o documento% y el sistemades#liega un sumenD con estas o#ciones&

'n la #arte in(erior de la "entana el sistema mane!a la arra de totales% #araocultar o "er los detalles y los totales del documento&

Tenga en cuenta $ue #ara ca#turar la in(ormaci)n de los documentos $uemane!an muchas columnas% el sistema ma?imi*a automáticamente la #antalla%así mismo en el momento de terminar la ca#tura automáticamente minimi*a la#antalla&

4ani#ule la ca#tura de#endiendo del ti#o de documento así=6ocumentos Contales6ocumentos de In"entarios6ocumentos de 9esti)n de "entas6ocumentos de 9esti)n de com#ras

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Re"isar y rea(ectar liros% cuando hay caídas de lu*% #rolemas con archi"os%In(ormaci)n #arcial% #rocesos interrum#idos y cual$uier #rolema en losm)dulos% esta o#ci)n corrige todos los meses y todos los a+os&

,resenta tamién el mensa!e acerca del #roceso #ara corregir y modi(icarin(ormaci)n& Tenga en cuenta $ue el #roceso #uede ser demorado% ya $uere"isa las ho!as de "ida y asientos hechos de los meses seleccionados dela+o de traa!o&,ara ir a la o#ci)n de re"isar y rea(ectar liros de #eríodo uí$uese en la"entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa atraa!ar y de clic en utilitarios>re"isar y rea(ectar liros&

13.2 COPIA DE SE0U.IDAD

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Co#ias de Seguridad

Co#ia de seguridad% con esta o#ci)n #uede elaorar las co#ias de res#aldo%así como restaurarlas en caso de necesidad&

6eido a da+os del com#utador o #rocesos $ue no terminan correctamente%en algunas ocasiones los archi"os actuales de la contailidad% o cual$uiera desus m)dulos% su(ren da+os y #or lo tanto no es #osile continuar con la normalo#eraci)n del sistema& 'n estas ocasiones es cuando se dee recurrir a lasco#ias de res#aldo elaoradas con anterioridad& La in(ormaci)n recu#eradacorres#onde a la Dltima "e* $ue se reali*o la co#ia de res#aldo& ,or lo cualesta o#ci)n es de mucha im#ortancia&

Antes de conocer el #rocedimiento #ara elaorar o restaurar co#ias deres#aldo% "eamos algunos as#ectos interesantes $ue se deen conocer #aragenerar un uen sistema de res#aldo de in(ormaci)n&

8 's necesario otener co#ias de res#aldo al (inali*ar el día de graaci)n si lagraaci)n es diaria% la co#ia se dee e(ectuar semanalmente% etc&E&

8 ,ara las co#ias diarias utilice la (iloso(ía Auelo 8 ,adre 8 0i!o% en la rotaci)nde los dis$uetes de res#aldo& Keamos el #rocedimiento=

La co#ia de res#aldo del día lunes realícela sore un dis$uete $ue llamaremos A& La co#ia del día martes realícela sore un disette $ue llamaremos B& Laco#ia del día miércoles realícela sore un disette $ue llamaremos C& Laco#ia del día !ue"es realícela sore el dis$uete A& La co#ia del día "iernes

realícela sore el dis$uete B% y así sucesi"amente reutili*aci)n rotati"aE&

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4ar$ue los r)tulos mínimos con la siguiente estructura=Co#ia diaria de Contailidad'm#resa=

Hecha 'la& =dd>mm>aa 6isette0ora 'la& = hh =mm 8 de 8La #arte de 6is$uete 8 de 8% utilícela en caso $ue la co#ia de día utilice masde un dis$uete& La (echa de elaoraci)n y la hora regístrelas en lá#i*% #ara#oderlas camiar al regraar&

8Las co#ias de res#aldo mensuales deen reali*arse #or du#licado y una "e*se haya e(ectuado el cierre contale& Las co#ias deen guardarse en lugaresseguros ca!as (uertesE& Una de las co#ias% cerca al sitio donde se #rocesa lacontailidad y la otra en un lugar le!ano al #rimero& Todo lo anterior #orra*ones de estricta seguridad&

8Los dis$uetes de res#aldo mensuales no deen reutili*ase& 'n el rotuloindi$ue $ue se trata de una co#ia mensual y de $ue mes se trata&

8'n caso de reali*ar a!ustes o camios% #osteriores a la reali*aci)n de la co#iade la co#ia mensual% e(ectDe nue"amente la co#ia del mes res#ecti"o% #ero endis$uetes di(erentes a los $ue reali*o la anterior co#ia& Recuerde hacerlo #ordu#licado& '(ectuada la Dltima co#ia% liere los #rimeros dis$uetes utili*ados&

Una "e* conocidas las reglas de un uen sistema de res#aldo de in(ormaci)n%

"eamos el #rocedimiento #ara esta o#ci)n&-& 0elisa 9 reali*a co#ias automáticas=

'?#lorador de indo@s disco duro local C> 0elisa 9 enter res#aldo y condole clic de!e lista la co#ia en el momento $ue la re$uiera&

.& Utilitarios>co#ia de seguridad 9loales o Saldos Ane?os

Se #resenta en #antalla un cuadro con dos o#ciones=9loales

6atos ane?os,ara ir a la o#ci)n de co#ia de seguridad uí$uese en la "entana de directoriogeneral de em#resas seleccione con clic la em#resa a traa!ar y de clic enutilitarios>co#ia de seguridad&

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BIBLIO0.A3IA

,ROASIST'4AS% So(t@are Administrati"o de 9esti)n 0elisa 9 .% Kersi)n.&2&1&2% .22&

helisa cartilla 1

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