Ефективно управление на имейл комуникацията.

Методът Inbox Zero

Майк Рам

Затрупани от информация

• Загуба на време• Загуба на важна

информация• Прекъсване на важна

комуникация• Загуба на бизнес

Къде е проблемът?

Какво може да се направи?

• По-добра организация

• По-малко поща• Култура на

общуването• Борба със СПАМ

Какво е Inbox Zero?

Организация

Дисциплина

Кой го е измислил?

Merlin Mann – Inbox Zero

David Allen – GTD

Основни принципи• Времето и вниманието ни са ограничени

и незаменими• Изискванията към

нас са безкрайни• Всяко съобщение

води до действие• Tрябва да можем

да управляваме действията си

Как се постига Inbox Zero?Организация• Папки, структура

Дисциплина• Обработка, процес

Организация на папките• Задачи– Action– Next

• Чакащи– Waiting– Temp

• По-късно – Later

• Архив– Archive

Организация на процеса

• Изтриване / Архивиране• Делегиране / Прехвърляне• Отговор• Отлагане• Действие

Изтриване• Разкарайте всичко ненужно и неважно

• Не изпитвайте угризения– Информацията

остарява бързо– Всичко важно

може да бъде намерено в интернет

– Пазете изтритите писма в кошчето

Архивиране• Само най-

ценното• Без сложни

класификации– По години– По проекти

• Използвайте механизмите за търсене

Делегиране• Делегирайте

максимално!– Ако друг се нуждае

от информацията повече – Ако друг би свършил

работата по-добре• Бъдете проактивни– Поставете писмото в папка

“Чакащи”– Проследете задачата

Отговор• Ако можете

да отговорите веднага – направете го– Веднага: < 2 минути

• Пишете кратко• Изтрийте оригинала– Той обикновено

се включва в изпратеното писмо

Отлагане• Свобода на

процедиране– “Задачи”– „По-късно“– “Чакащи”– Органайзер

• Важно е да се проверяват редовно!

Действие• Ако можете – свършете

го веднага– Веднага: < 2 минути

• Ако не можете – поставете задачата другаде– Календар, To-do list

• Изтрийте оригинала

Успешни практики• Обработвайте всички съобщения

до изпразване на Inbox• Изключете автоматичната

проверка и нотификациите• Изберете си определено

време за проверка (2-3 пъти дневно)

• Използвайте филтри

Какво да правим, когато...• Клиентите очакват

отговор веднага?• Колегите ни изпращат

много писма?• Компютърни системи

ни заливат с писма?• Сме били в отпуск и сме

натрупали много непрочетена поща?

Благодаря!

mikeramm@rammsoft.com

•plus.google.com/u/0/+MikeRamm•www.facebook.com/mikeramm•twitter.com/mikeramm