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Stacey Frohnapfel‐Hasson

ChiefOffice of Prevention Services

Bobbie J Boyer

Deputy DirectorOffice of Prevention Services

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Overview

Process

Functionality

Next StepsInvestments and Priorities

Overview

• RecoveryOhio• OhioMHAS and ODE• $18 million in state budget• K‐12 Prevention Education• Every student, every grade, every school

Acknowledgements

Recovery Ohio Director Alisha Nelson• Tia Moretti

OhioMHAS Director Lori Criss• Stacey Frohnapfel‐Hasson• Molly Stone• Valerie Leach• Clare Pettis• Dan Nieman

ODE Supt. Paolo DeMaria• Stephanie Siddens• Jennifer Vargo• Jill Jackson• Emily Eckert

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Evidence‐informed prevention services• Community partnerships•Build Resiliency•Reduce Risk Factors

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Programs and services are more effective when delivered within a best practices framework for school‐based prevention.

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Framework should include:• School/community partnerships• Needs assessment process• Policy change and development• Full continuum of prevention programs and services 

targeting specific risk and protective factors • Parent/caregiver services and involvement • Peer to peer support • Trauma‐informed practices • Early identification of trauma exposures and 

behavioral health needs • Access to clinical treatment • Staff support and professional development• Social emotional learning integrated within all 

academic instruction 

Create a snapshotCreate

Identify priority needsIdentify

Assist with communicatingAssist

Inform investments for the futureInform

Tell the storyTell

Easy to completeEasy

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4

13

PREVENTION FOUNDATION

REPORT

INSTRUCTIONS

ASSESSMENT

PLAN OF ACTION Initial Steps and Agreements

The Process

1. Critical needs

2. Strengths and capacities

3. Priorities for growth

4. Complete one per district

5. Summary Reports

6. Capability for buildings

1. Engage School District Superintendents

2. Review K‐12 Prevention Education Initiative opportunity

3. Obtain commitments from each district

4. Document districts who decline participation

5. Identify lead contact person

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Local school districts agree to:

1. Participate in planning efforts2. Watch the Self‐Assessment Tool instructional webinar on Dec. 13, 

2019 or view recording 3. Complete the online Self‐Assessment and Plan of Action survey 

tools during the timeframe of Dec. 13, 2019 – June 30, 20204. Submit a brief online Implementation Report by July 30, 2020

1. Identify lead person and team2. Review PDF Version3. Decide on building vs. district4. Determine who will complete 

the tool5. Develop timeline

Structure: Moving Around: Types of Questions

Functionality Demo

Clare Pettis

Health Services Policy SpecialistOffice of Quality, Planning and Research

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The data portals and other pages were created using survey software:

• This is not a database, so some information will need to be entered for each survey

• If a web browser closes prior to saving or submitting the survey, you will need to restart from the beginning

• Once surveys have been submitted they cannot be changed• Upon survey submission submitted responses will be emailed to the 

addresses you enter into the survey form• This email will be the only record that a school building or district 

will have of their responses

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The instruments can only be navigated using the survey buttons:

• Not all pages have all buttons• Located at the bottom of the survey pages

Survey Navigation: Back/Next

• Back/Next: Move forward and backward through the survey. • Use the Back and Next buttons at the bottom of the page, not the browser navigation at the top.

• If you accidentally use the browser navigation instead of survey navigation and get this message don’t panic.

Survey Navigation: Reset and Print

• Reset: Only useful if you want to change your answers or start over on a page.• Print: You many want to use this button at different times during the self‐assessment completion process• Creates a printer friendly version of what you have completed • After the window pops up, just print like you would a normal web site or other document.

• You will need to use your printer options to determine how much of the printer friendly versions to print (e.g. current page, or the whole document).

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Survey Navigation: Save (not on all surveys)

• Save: Allows you to email a link containing the survey responses you’ve completed up to the point you click the “Save” button.• Very helpful if you need to pause completion of a survey for a significant amount of time

Survey Navigation: Submit

• Submit: Sends your complete survey to OhioMHAS. Your responses will be available to your ADAMH Board and you will get an email with your completed responses.• Only available on the last page• Use this when you are sure your responses are ready and your district or school building has completed the Self‐Assessment

• If you hit the submit button too early, you will need to redo the entire Self‐Assessment

• Closing your browser prior to clicking on the “Save” or “Submit” buttons will delete your responses. Please use the “Save” button to email yourself a link to continue later.

Primary Data Portal Portal for Boards

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Board Representative complete sign up by January 15th:

• OhioMHAS will send out usernames and passwords by January 22nd

• Email will include instructions for accessing online portal and a detailed user guide for accessing and understanding reports

• Representatives will be able to view information entered by Districts within their ADAMH Board area

Representative Online Portal Access Sign Up

Notify OhioMHAS that a District Opted Out Online Portal Login Screenhttps://qprdata.mha.ohio.gov/snapwebhost

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9

Forgotten Password Reset Primary Data Portal

School District or School Building Portal PDF Versions of Self‐Assessments and Supporting Documentation

Self‐Assessment for Districts (double click on image to open)

Self‐Assessment for School Buildings (double click on image to open)

Prevention Foundations and Definitions

Background and Instructions

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Self‐Assessment Instructions Self‐Assessment Instructions (Cont.)

NOT IN PLACE

FEW

SOME

MOST

ALL

Example: River School District has 120 school buildings and nearly 50 have student peer to peer groups. River School District would respond that “Some” of their buildings have peer to peer groups.

Self‐Assessment Instructions (Cont.) Self‐Assessment Instructions (Cont.)Example 2: River High School Building has 4 grade levels and all 4 use data to identify student needs. River High School would respond that “All” of their grade levels use data to identify student needs.

NOT IN PLACE

FEW

SOME

MOST

ALL

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After you click submit an email will be sent with the Self‐Assessment Responses:

• From: K‐12 Prevention Education Initiative

• Email should arrive within a few minutes to all email addresses you entered correctly

• It will contain your responses to all questions: free text, rating scales and yes/no 

Analysis: Planning: Reporting

Using the Information

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School districts will complete the online plan of action survey tool       describing the following:

1. What needs are being addressed by the program/strategy

2. What populations (grade levels, high risk descriptions, buildings, etc.)      are being served

3. What strategies/programs are implemented

4. Where and when the program/strategy occurs

5. How the school will benefit from the program/strategy

School District or School Building Portal

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Plan of Action

Plan of Action for Districts (double click on image to open PFD)

Plan of Action for School Buildings (double click on image to open PDF)

Plan of Action (Cont.)

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Implementation Report must be completed by July 31st, indicating:

• Which schools received funding

• How funds were used

• Which grades benefited from the investments 

• How many children were impacted

• Future planning and sustainability efforts  

School District or School Building Portal

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Implementation Report

Implementation Report High School Example

Implementation Report (Cont.)

Implementation Report (Cont.)

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Webinar announcement released

Nov. 8

Informational webinar ‐ongoing technical assistance begins

19 Nov., 1:00 PM

Letter of Intent due to MHAS‐OPWGRANTS@mha.ohio.gov

Dec 9., 5:00 PM

Target for first half of funding allocation pushed to ADAMH Boards

Dec.

Self‐Assessment Tool webinar

Dec. 13, 11:00 AM

Self‐Assessment Tool goes live

Dec. 13

Rolling acceptance of Self‐Assessment and Plan of Action

Jan. 13 – June 30 2020

Implementation Report Due

July 31 2020

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Next Steps

1. OhioMHAS will send webinar handouts and a link to webinar recording.

2. Information will be added to the K‐12 Prevention Education webpage

Resources

• https://mha.ohio.gov/Schools‐and‐Communities/Educators/K‐12‐Prevention‐Education‐Initiative

• https://mha.ohio.gov/Schools‐and‐Communities/Funding‐Opportunities

QUESTIONS

K‐12 Prevention Education LeadsProgram Lead: Molly Stone, Program Administrator molly.stone@mha.ohio.govFiscal Lead: Daniel Schreiber, Financial Management daniel.schreiber@mha.ohio.gov

Office of Prevention ServicesDeputy Director: Bobbie Boyer bobbie.boyer@mha.ohio.govChief: Stacey Frohnapfel‐Hasson Stacey stacey.frohnapfel@mha.ohio.gov