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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 38

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL DE

CONTABILIDAD





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CONTENIDO

1. GENERALIDADES .................................................................................. 2

1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 3

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN ................................................... 5

3.1. Entrada al almacén ..................................................................................... 9

3.2. Salida de almacén ..................................................................................... 10

4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS .................................................... 12

4.1. Verificar información ............................................................................... 12

4.2. Rendición Anticipos .................................................................................. 14

5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES ................................................ 15

5.2. CONTABILIZAR LA RENDICIÓN .................................................................. 19

6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN ....................................................... 20

6.1. Consignación Ingresos .............................................................................. 20

DEPRESIACIONES .................................................................................... 24

ANALISIS .................................................................................................. 32

MODULO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................... 35

Cargue de archivos ...................................................................................... 37

1. GENERALIDADES





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1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran

Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las

actividades realizadas en el departamento de Contabilidad, donde encontramos:

a. Entradas y salidas de almacén, contabilización de anticipos, Consignaciones,

depreciaciones, análisis y ajustes de cuenta.

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización

del programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación

ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Contabilidad para manejo de

entradas y salidas de almacén, contabilizar anticipos, consignaciones, depreciaciones,

análisis y ajustes de cuenta.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para el manejo del módulo de Contabilidad del

sistema de información buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Contabilidad son registrados en la base

de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un

determinado orden el cual está registrado en este manual de Usuario.

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows





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2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de

árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

Objeto o Tecla Descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser

seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto

Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior

Tecla F4 Duplica los valores de la ventana

Tecla F6 Borrar Registros en la ventana

Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se

digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a

ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones

disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana

Flechas arriba

abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha

abajo.





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++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN





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Al llegar la documentación semanalmente de entradas y salidas de almacén se realiza el siguiente

procedimiento en el IRS.

Se ingresa a la aplicación para bajar el movimiento del almacén en formato Excel para cruzarlo,

se selecciona del menú la opción ICEBERG-IV

Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia)



Se ingresa el año y mes,

el código contable





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correspondiente para este reporte, luego se pulsa en el botón OK

Este reporte se descarga en formato Excel

En la primera columna se encuentra registrada la columna transacción, en esta columna

se tiene en cuenta los siguientes datos:

Transacción Descripción

2 ENTRADAS

3

ANULACIÓN DE ENTRADAS

8 SALIDAD

9 ANULACIÓN DE SALIDAS





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Se filtra la columna Transacción

También se verifican la información de las siguientes columnas ID_movimiento,

clasificador, referencia, sección detalle, documentos se filtran por ENTA- Entrada Y

SALA - Salida, clasificador, Centro de costo, Naturaleza: se filtra por DEBITO Y

CREDITO, Valor Contable: Se da formato en pesos y se cambian los separadores de miles de

comas a puntos.

Se agrega una columna al final de la tabla, se ubican los valores, Valor contable negativos y se

renombra con la palabra “crédito”





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Se guarda el archivo con el nombre: Cruce “número de código contable”, Nombre

del mes y Año

Ej.: Cruce 17109501- código contable- agosto 2013

Se filtra por referencias, se verifica el clasificador al grupo que pertenece y a la cuenta

contable que lo lleva.

3.1. Entrada al almacén

Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN

FINANCIERA- CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES

CONTABLES- Comprobante Contable

Comprobante Inicial: Se digita el ENTA- Entrada

Número Inicial: Se digita el del comprobante

Número Final: El mismo del anterior

F.inic. DD/MM/AAAA: Se digita una fecha inicial

F.Final DD/MM/AAAA: Se digita la fecha final

Se pulsa en el botón de ejecutar o semáforo





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Se genera el reporte

3.2. Salida de almacén

Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN

FINANCIERA- CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES CONTABLES-

Comprobante Contable





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Se digita en comprobante inicial la sigla SALA- Salidas

Comprobante Inicial: Se digitan las siglas según el tipo de comprobante

Número Inicial: Se ingresa código correspondiente

Número Final: Se ingresa código de la celda anterior

Verificar número de inventario, centro de costo y a que parte se envió en la documentación.





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4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS

Se utiliza la cuenta número 133015 la UGC da anticipos para actividades

4.1. Verificar información

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-

REPORTES- AUXILIAR

CONTABLES- Auxiliar Cronológico por Tercero y Cuenta (REVISAR EL

INGRESO POR MENU DE ICEBERG)





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Identificación: Se ingresa número de identificación del cliente

Cuenta Inicial: Se ingresa la cuenta correspondiente ej: 133015- Anticipos

Cuenta Final: Se ingresa el mismo numero anterior

F.Inic DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la fecha inicial

F. Final DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la final inicial

Incluye cierre? s/n: Se deja en N

Luego se pulsa en ejecutar o el semáforo

En el informe se verifica la fecha y el comprobante en el reporte





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4.2. Rendición Anticipos

Verificar el CMC Ej.: Número: 787, centro de costo: 4069901 verificar con el documento

físico los valores

Luego se revisa el movimiento contable, se ingresa por ICEBERG-

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD- Comprobantes

manuales

Documento: Se ingresa las iniciales del documento RANT – Rendición Anticipos

Número: Se carga automáticamente cuando se guarda

Estado: Se deja en confirmado luego este cambia de estado

Fecha: Se ingresa la actual

Fecha de grabación: Carga automáticamente

Descripción: Se ingresa una breve descripción del documento





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Por último se guarda con F10, se genera el CMC en el campo Número se verifica el CMC,

el número de identificación y el valor en la documentación.

5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES

Verificar retención en la fuente y rete ICA ley 1450, se debe pasar una solicitud para no

aplicar la retención.

Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-

Comprobantes Manuales

Documento: Se ingresan las iniciales del documento - CMC

Fecha: se ingresa fecha, ingresando el último día del mes

Descripción: Se ingresa para que se utilizó el anticipo se digitan número de cheque y

comprobante





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Luego se guarda con F10

Al guardar se genera un número de CMC – Comprobante Manual de Contabilidad

Luego se pulsa el botón Aplicar y Balancear por Fondo

Fondo: Se ingresa el número 1 Fondo UGC

Cuenta: Se utilizan 3 según la siguiente tabla

Código Descripción 236525 SERVICIOS 236540 COMPRAS 235615 HONORARIOS





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Org Centro: Se ingresa número 1

Centro Costo: Se ingresa el código del centro de costo

Org. Prepto: Se ingresa inicial CMC - Comprobante Manual de Contabilidad

Identificación: Se ingresa el número de identificación

Nombre Razón Social: Se genera automáticamente con el número de identificación

# De Referencia: Se ingresa el número de referencia

Debito: Se digita el código del debito

Org: Se digita el número 1

Luego se pulsa Enter

Vr Base Cálculo: Se ingresa el valor en números

Rete ICA: Se ingresa de valor de Rete ICA

Rubro: Se ingresa valor

Cuenta puente 138045 cuenta por cobrar, se ingresan los mismos datos solo se quita la

base, se digita el valoren le débito, se anota el número para saber dónde se contabilizó.

Se pulsa el botón aplicar y balancear por Fondos pasa de estado Grabado a

Confirmado, luego se pulsa en el botón Imprimir, se deben imprimir 3 copias





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5.2. CONTABILIZAR LA RENDICIÓN

Documento: RANT

Fecha: Mes del anticipo

Descripción: Se genera una descripción del documento nro. del cheque

número del CMC Se guarda con F10, al guardar se genera un número de RANT

Luego se revisan los soportes

Fondo: Se ingresa el valor 1

Cuenta: Se ingresa la sigla correspondiente

Fuente Fun: 151

Centro de costo: Se ingresa el número

Dco Prespto: RANT


Doc. Referencia: RANT

# Referencia: Se genera

Modo Origen: Contabilidad

Valor en el débito se genera un detalle

Org: Se ingresa el número 1

Identificación: se ingresa el número de identificación.

Debito: Se ingresa el valor

Luego se pulsa el botón aplicar y Balance, en la ventana que se presenta se confirma con el

botón YES, Luego se imprimen 3 copias





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6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN

6.1. Consignación Ingresos

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS-

Ingresos Recibidos

Organización: Se ingresa el Número 1

Número: Se genera al guardar con F10

Caja: Se utiliza el número 12

Nombre de la Caja: Ingresa automáticamente con el número de caja

Fecha: Se ingresa la fecha actual

Fecha de Pago: Se ingresa la fecha actual

Cliente: Se deja vacío


Razón Social, Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido cargan automáticamente con la

identificación

Periodo: Se deja vacío

Descripción: Se ingresan los datos del cruce el número de CMC, número de consignación y

Fecha del documento.





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Se guarda con F10, Luego se pulsa en al botón Conceptos

Concepto: Se ingresa el número 45- Otros Reintegros

Nombre concepto: Se genera con el valor de concepto

Organización: Se digita el número 1

Centro de Costo: Se ingresa código de centro de costo

Nombre: Se genera con el valor la información del centro de costo

Fondo: Se ingresa el número 1

Fuente función: Se ingresa el código correspondiente

Tipo fuente: Se deja en Fuente

Moneda: Se deja PES - Pesos

Valor: Se digita el valor en pesos

Se pulsa Enter y se guarda con F10

Luego se pulsa en el botón pagos





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En la pantalla Pagos se ingresa la siguiente información

Modalidad: Se ingresa el número 3-Bancos

Nombre: Se carga automáticamente con la información de modalidad

Se ingresa el valor

Se pulsa en el botón Confirmar, pasa del estado Grabado a estado Vigente, después se pulsa en

el botón contabilidad

En esta pantalla muestra el comportamiento contable RCJ, se tiene en cuenta el número





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Se genera comprobante de diario se imprime y se pega consignación en la hoja impresa y se

envía al archivo físico.

Multas: Procedimiento se cambia el concepto por el número 40 en pagos se coloca concepto 3, se

confirma pasa a vigente y arroja el RCJ.

Parqueadero: concepto 4

Venta de productos Finca

Cultivo de tomate

Cría y venta de caprino y ovino





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DEPRESIACIONES

Después de terminar los procesos en el almacén de entradas y salidas se calcula la depreciación

Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Parámetro

Activos –Calcula Inflación

Organización: Se ingresa el número 1

Año Cierre: Se ingresa la actual

Mes Cierre: se ingresa el número del mes

Se pulsa en el botón Correr Ajustes se procesa automáticamente, se genera pantalla con el

proceso terminado, luego se pulsa el botón afectación contable, si muestra errores revisar, si no

muestra pantalla con el proceso terminado

Se realiza cuando se ingresan totalmente las entradas y salidas al final del mes o cierre de mes





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Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-

comprobantes manuales

Documento: DEPR

Número: Coloco Mes (7) Julio

Fecha: Día del fin de mes

Arroja en el segundo bloque el movimiento de las cuentas, comprobante DEPR

Luego se hace la depreciación mes a mes

Ajuste manual para organizar las dependencias según su centro de costo, hoja de trabajo para

buscar diferencias.

INGRESO DE CONSIGNACIÓN

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-

INGRESOS- Recibos de Ingresos





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Organización: se ingresa número 1

Numero: se genera automático al guardar

Caja: se ingresa la número 12 –Caja Contabilidad

Fecha. Se ingresa fecha actual

Fecha Pago: Se ingresa fecha actual

Cliente: Se deja vacío

Identificación: Se ingresa número de identificación

Estado: Queda en grabación

Consecutivo: se genera Automáticamente al guardar

En el campo número se genera u número ese número se tiene en cuenta será utilizado más

adelante

Luego se pulsa en el botón Conceptos





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Concepto: se ingresa el número 45- Otros reintegros

Organización: se ingresa el número 1

C. Costo: Se ingresa el número del centro de costo

Nombre: Carga automáticamente

Fondo: Se ingresa le valor 1

Fuente Función: Se Utiliza el número 22

Tipo Fuente: Se deja en Fuente

Moneda: Se deja en PES- Pesos

Valor: Se ingresa la cantidad en números y pesos

Ind.Diferido: se deja vacío

Meses: Se deja vacío

Descripción: Carga automáticamente





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Se guarda con F10 y se cierra la pantalla.

Se regresa a la pantalla Recibo de Caja en el campo conceptos se ve reflejado el valor

Luego se pulsa en el botón Pagos en esta pantalla se ingresa:

Modalidad: Se digita la opción 3 - Consignación cuenta Bancaria

Nombre: Carga automáticamente con la información de modalidad

Moneda: Se deja en PES- pesos

Valor: se registra el valor en pesos

Requiere Documento: Se deja en opción NO

Consignación: Se selecciona el banco la lista desplegable





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Entidad, Oficina, Cuenta, Nombre del Banco: cargan automáticamente con el valor

seleccionado en consignación.

Luego aparece reflejado el pago en la pantalla Recibo de pago

Luego se pulsa el botón Confirmar en la pantalla de confirmación se pulsa en YES





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El estado cambia de Grabado a Vigente

Para saber el RCJ se pulsa en el botón contabilidad





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Se tiene en cuenta el Número del RCJ

Para imprimir el reporte se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES CONTABLES- Comprobante

Contable

Se digita el número del comprobante RCJ





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ANALISIS

Para este proceso de utiliza el IRS

Se ingresa por IRS- iceberg –Co(bc) – Balances de comprobación





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Luego CO - Balance de comprobación por Cuenta/Unidad/Fondo/Tercero

Se genera e l siguiente reporte

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportDetail.action?reportId=1326





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Luego se ingresa a Iceberg para comprobar

Identificación: Se digita el número de identificación

Cuenta inicial: Se ingresa el número de la cuenta

Cuenta Final: Se ingresa el mismo de cuanta inicial

F.inic. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha inicial

F.Final. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha Final





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MODULO DE ACTIVOS FIJOS

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Cambio Lote

Se pulsa F7 y se ingresa el número de identificación el campo Placa Inventario y se pulsa F8, se

cargan los datos de los demás campos automáticamente.





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Cambio de lote y traslado de activos

Centro de Costo: Código del sitio a donde se traslada

Org. SE ingresa el número 1

Identificación. Identificación del jefe de la dependencia

Fondo:

Fuente Función:

Fecha Traslado Actual:

Se digita la fecha inicial y la fecha final se pulsa en al botón Consultar, se muestra el historial, se

verifica que tosa la información este correcta se pulsa en el botón Afectar.





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Cargue de archivos Se realiza de cargue de archivos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA- CARGUE DE ARCHIVOS- Cargue de Archivos

Banco: Se digita UNI

Tipo de archivo: Se busca en la lista la número 08- Comprobantes manuales

Tabla: Se selecciona detalle_ contabilidad

Se pulsa en el botón buscar se selecciona el archivo en formato csv.

Luego se pulsa en procesamiento de registros, en la columna 30 se genera el número CMC





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