manual de usuario cecyte-c adquisiciones
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CONTENIDO
1 Condiciones Generales _____________________________________________________ 4
1.1 Objetivo ..................................................................................................................................... 4
1.2 Características .......................................................................................................................... 4
1.3 Requisitos.................................................................................................................................. 4
2 Acceso al Sistema. ________________________________________________________ 5
2.1 Autenticación del Usuario ........................................................................................................ 5
2.2 Terminar sesión ........................................................................................................................ 6
2.3 Opción cambiar contraseña ..................................................................................................... 6
2.4 Pantalla principal, Inicio ........................................................................................................... 7
2.5 Nivel de Usuario ........................................................................................................................ 7
3. Administración del sistema __________________________________________________ 8
3.1. Fechas Requisiciones............................................................................................................... 9
3.2. Planteles .................................................................................................................................. 10
3.3. Usuarios .................................................................................................................................. 13
3.4. Tipo de Proveedor ................................................................................................................... 17
3.4. Proveedores ............................................................................................................................ 19
3.5. Capítulos ................................................................................................................................. 23
3.6. Concepto ................................................................................................................................. 25
3.7. Unidades de medida ............................................................................................................... 27
3.8. Slogan ...................................................................................................................................... 29
3.9 Proyectos................................................................................................................................. 30
3.10 Cuentas .................................................................................................................................... 32
3.11 Auditoría del sistema .............................................................................................................. 33
4 Solicitud de Requisiciones _________________________________________________ 35
4.1 Ciclo de vida de las solicitudes de requisición ..................................................................... 35
3.12 Administración de Requisiciones .......................................................................................... 36
3.13 Cuadro Comparativo ............................................................................................................... 47
3.14 Órdenes de Compra ................................................................................................................ 53
3.15 Administrar Activos Fijos ....................................................................................................... 61
3.16 Resguardos ............................................................................................................................. 65
4 Almacén _______________________________________________________________ 71
4.1 Materiales ................................................................................................................................ 71
3
4.2 Entradas de Almacén .............................................................................................................. 74
4.3 Salidas de Almacén ................................................................................................................ 79
5 Reportes _______________________________________________________________ 83
5.1 Existencias en Almacén ......................................................................................................... 84
5.2 Entradas/Salidas Almacén ..................................................................................................... 85
5.3 Reporte de Solicitudes de Requisición ................................................................................. 86
5.4 Reportes de Activo Fijo .......................................................................................................... 87
5.5 Reporte de Órdenes de compra ............................................................................................. 88
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1 Condiciones Generales
1.1 Objetivo
El objetivo del presente documento es mostrar al usuario final el funcionamiento del sistema
CECYTE-C Adquisiciones.
1.2 Características
El sistema CECYTE-C Adquisiciones permite:
Gestionar el ciclo de vida de las solicitudes de requisición (material y servicio), desde la
creación, pasando por la generación de cuadros comparativo, órdenes de compra, hasta el
surtido y envío de los materiales o servicios.
Controlar los materiales en el almacén (entradas y salidas).
Control de activos fijos y generación de formatos de resguardo.
1.3 Requisitos
Requisitos de software y hardware:
Se requiere un navegador web con Javascript habilitado como:
o Mozilla Firefox
o Google Chrome
o Microsoft Edge
Al menos 2 GB memoria RAM
Driver de tarjeta de video instalado
Resolución de pantalla mínima requerida 1280 * 1024 pixeles
Conexión a internet
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2 Acceso al Sistema.
CECYTE-C Adquisiciones es un sistema que puede ser accedido desde un navegador de internet.
El usuario debe ingresar con un navegador de internet y escribir la dirección URL del sistema (favor
de solicitarla). Una vez cargada la página se visualiza una pantalla en donde se le solicita al usuario
ingresar los datos de autenticación que han sido entregados por el Administrador del Sistema.
Para comenzar a utilizar el Sistema, el usuario final debe ingresar su usuario, contraseña y
presionar el botón “Iniciar Sesión” .
En esta misma interfaz se muestran tres opciones de control de autenticación:
Auto-ingresar hasta que yo cierre sesión: Mantiene la sesión del usuario activo, incluso al
cerrar el navegador, solo hasta que el usuario termine su sesión explícitamente.
Guardar mi nombre de usuario: Mantiene el nombre del usuario como sugerencia durante los
inicios de sesión futuros.
Siempre pedirme el usuario y contraseña: Solicita usuario y contraseña en cada acceso al
sistema (se recomienda usar ésta opción).
2.1 Autenticación del Usuario
Si los datos ingresados por el usuario no son correctos el sistema visualiza un mensaje de error:
“Usuario o contraseña incorrectos”.
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2.2 Terminar sesión
Para finalizar la sesión, dar clic en el menú principal -> Cerrar sesión.
2.3 Opción cambiar contraseña
Cada usuario tiene la opción de cambiar su contraseña desde el menu principal.
Se le solicita al usuario ingresar su antigua contraseña e ingresar dos veces la nueva. Para
confirmar presionar el botón “Guardar cambio de contraseña”.
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2.4 Pantalla principal, Inicio
Después del inicio de sesión, se muestra la pantalla de Inicio, la cual muestra en primer plano la
gestión de Solicitudes de Requisición. Cada vez que se presione “Inicio” en el menú de
navegación, el sistema se re-direccionará a ésta pantalla.
2.5 Nivel de Usuario
El sistema CECYTE-C Adquisiciones maneja cinco Niveles de Usuario, los cuales tienen accesos y
restricciones en diferentes secciones del sistema.
Los Niveles de Usuario son:
Administrador
Requisiciones
Usuario
Almacén
Activo Fijo
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3. Administración del sistema
La sección Administración del Sistema en el menú, contiene todos los catálogos con la información
necesaria para el arranque y funcionamiento del sistema. Solo usuarios con el Nivel de Usuario
ADMINISTRADOR pueden tener acceso a la manipulación de los siguientes catálogos:
Fechas Requisiciones
Planteles
Usuarios
Tipo Proveedor
Proveedores
Capítulos
Conceptos
Unidades de Medida
Slogan
Proyectos
Cuentas
Auditoría del Sistema
Usuarios con Nivel de Usuario ALMACEN tienen acceso a la opción:
Unidades de Medida
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3.1. Fechas Requisiciones
Administración del Sistema /Fechas Requisiciones.
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite la edición del rango de fechas por mes para la captura de Solicitudes de
Requisición de manera normal.
a) Editar fecha de requisición.
Para editar la información de un rango de fechas de un mes determinado, presione el botón "Editar"
correspondiente al mes que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la
información actual.
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” .
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Filtrar información
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione "Buscar”.
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Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.2. Planteles
Administración del Sistema /Planteles.
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite agregar y editar planteles pertenecientes a CECYTE-C.
a) Agregar un plantel
Para dar de alta un nuevo Plantel, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
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Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir algún error en la captura o falte información, el sistema
se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Editar un Plantel
Para editar la información de uno Plantel, presione el botón "Editar" correspondiente al plantel
que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.
12
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el
sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el
sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
c) Ver un Plantel
Si desea ver la información completa de un Plantel, presione el botón "Ver” correspondiente al
plantel que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
d) Filtrar información de un Plantel
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione "Buscar” .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
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e) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.3. Usuarios
Administración del Sistema /Usuarios
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite agregar y editar Usuarios asignándoles un Nivel de Usuario con el que se
determinan las capacidades de acceso y edición dentro del sistema.
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a) Agregar un Usuario.
Para dar de alta un nuevo Usuario, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Se deberá ingresar la información solicitada.
Nota: los planteles que aparecen para selección son aquellos registrados en el catálogo de planteles.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
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b) Editar un Usuario
Para editar la información de algún Usuario, presione el botón "Editar" correspondiente al
usuario que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el
sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el
sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
No es posible editar el Nombre ni el Usuario existentes, esto es para cuidar la integridad de la
información del sistema.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
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c) Ver un Usuario
Si desea ver la información completa de un Usuario, presione el botón "Ver” correspondiente al
usuario que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
d) Dar de baja un Usuario
Una vez dado de alta un usuario, su información no se puede borrar para no afectar el historial del
sistema, pero es posible deshabilitarlo para que ya no tenga acceso al sistema. Para dar de baja a
un usuario, presione el botón editar correspondiente al usuario que desee modificar, cambie el
estado a BAJA y guarde los cambios.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
e) Filtrar información de un Usuario
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
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f) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.4. Tipo de Proveedor
Administración del Sistema / Tipo de Proveedor
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite agregar y editar los Tipos de Proveedor, a cada proveedor se le asigna un
Tipo de Proveedor de acuerdo a sus características.
a) Agregar un Tipo de Proveedor
Para dar de alta un nuevo Tipo de Proveedor, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá
una nueva pantalla.
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Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Editar un Tipo de Proveedor
Para editar la información de algún Tipo de Proveedor presione el botón "Editar"
correspondiente al tipo de proveedor que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con
la información actual.
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el
sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el
sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
c) Filtrar información de un Tipo de Proveedor
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione "Buscar" .
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Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
d) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.4. Proveedores
Administración del Sistema / Proveedores
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite agregar y editar los datos de los Proveedores.
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a) Agregar un Proveedor
Para dar de alta un nuevo Proveedor, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Nota: Los Tipo de proveedor están dados de alta en catálogo de tipo proveedor
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación del alta de datos.
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b) Editar un Proveedor
Para editar la información de algún Proveedor presione el botón "Editar" correspondiente al
proveedor que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.
Al término de la modificación de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará
la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará
saber a través de una notificación en color rojo.
El nombre del Proveedor existente no se puede modificar, esto es para asegurar la integridad de la
información dentro del sistema.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
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c) Ver un Proveedor
Si desea ver la información completa de un Proveedor, presione el botón "Ver" correspondiente
al proveedor que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
d) Dar de baja un Proveedor.
Los datos de un Proveedor no se pueden eliminar, esto con el fin de mantener los datos
históricos del sistema, en su lugar, es posible dar de baja al Proveedor para que no sea
usado en el futuro. Para dar de baja un Proveedor presione el botón “Editar”
correspondiente al Proveedor que desee modificar y cambie su estado a BAJA.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
e) Filtrar información de Proveedores
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
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f) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.5. Capítulos
Administración del sistema / Capítulos
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo solamente permite agregar los Capítulos del clasificador por objeto del gasto, para
asegurar la integridad de la información del sistema, no es posible editar los datos de los Capítulos
existentes.
a) Agregar un Capítulo
Para dar de alta un nuevo Capítulo, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
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Seleccione el tipo de solicitud (material/servicio) para determinar que el Capítulo aplica ya sea para
materiales o servicios.
El campo de Activo Fijo se refiere a la posibilidad de que el Capítulo que se está agregando
contenga materiales considerados como Activo Fijo.
Al término de la captura de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará saber
a través de una notificación en color rojo.
La información de los Capítulos no se puede modificar, esto es para asegurar la integridad de la
información dentro del sistema.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Filtrar información de un Capítulo
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en
el campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) EXPORTAR INFORMACIÓN
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
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3.6. Concepto
Administración del sistema / Concepto
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo solamente permite agregar los Conceptos del clasificador por objeto del gasto, para
asegurar la integridad de la información del sistema, no es posible editar los datos de los Conceptos
existentes.
a) Agregar un Concepto
Para dar de alta un Concepto, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Capítulo (seleccione un capítulo existente en el catálogo Capítulo), los Conceptos están
asociados a un Capítulo en especial.
Al término de la captura de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará saber
a través de una notificación en color rojo.
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Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Filtrar información de un concepto
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en
el campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Eexportar” y seleccione la
opción deseada.
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3.7. Unidades de medida
Administración del sistema / Unidades de Medida
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Almacén.
Este catálogo solamente permite agregar Unidades de Medida, para asegurar la integridad de la
información del sistema, no es posible editar los datos de las Unidades de Medida.
a) Agregar una Unidad de Medida
Para dar de alta una nueva Unidad de Medida, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá
una nueva pantalla.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
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b) Filtrar información Unidades de Medida
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en
el campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
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3.8. Slogan
Administración del sistema / Slogan
Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo permite editar el Slogan de los formatos impresos.
a) Editar el Slogan
Para editar la información del Slogan, presione el botón "Editar" , el sistema abrirá una nueva
pantalla con la información actual.
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el
sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el
sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
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3.9 Proyectos
Administración del sistema / Proyectos
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo solamente permite agregar los Proyectos, para asegurar la integridad de la
información del sistema, no es posible editar los datos de los Proyectos existentes.
a) Agregar un Proyecto
Para dar de alta un nuevo Proyecto, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Solamente es necesario indicar el nombre del Proyecto.
Al término de la captura de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará saber
a través de una notificación en color rojo.
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Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Filtrar información de un Proyecto
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en
el campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) EXPORTAR INFORMACIÓN
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
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3.10 Cuentas
Administración del sistema / Cuentas
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.
Este catálogo solamente permite agregar las Cuentas, para asegurar la integridad de la información
del sistema, no es posible editar los datos de las Cuentas existentes.
a) Agregar una Cuenta
Para dar de alta una nueva Cuenta, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Introduzca los datos del Nombre y Número de Cuenta.
Al término de la captura de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará saber
a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
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b) Filtrar información de una Cuenta
Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en
el campo de búsqueda y presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
c) EXPORTAR INFORMACIÓN
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
3.11 Auditoría del sistema
Administración del sistema / Auditoría del sistema
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Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador
Esta opción permite ver los cambios que se han realizado en el sistema en general, es una
herramienta poderosa para el rastreo de eventos que involucran cambios en la información del
sistema.
a) Ver la información de la Auditoría del Sistema
Al ingresar a esta opción, el sistema muestra la siguiente pantalla.
La pantalla muestra la información de cada movimiento del sistema desde el punto de vista de los
cambios de información en la base de datos, debido a esto mismo, algunos campos se muestran
con su valor relativo, por ejemplo, se Número de Usuario en lugar del Nombre, consulte la lista de
usuarios para determinar a quién corresponde el Número de Usuario enlistado.
En la lista podemos ver qué usuario cambio un dato específico dentro de un Archivo del sistema,
podemos ver el valor anterior y el nuevo y su llave correspondiente dentro del Archivo.
Debido a la gran cantidad de información que se genera en el sistema, es recomendable utilizar las
opciones de filtrado y búsqueda que se muestran en la parte superior de la pantalla.
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b) Editar un capítulo
Para editar la información de algún capítulo presione el botón "Editar" correspondiente al
capítulo que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.
c) EXPORTAR INFORMACIÓN
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
4 Solicitud de Requisiciones
4.1 Ciclo de vida de las solicitudes de requisición
Los siguientes diagramas muestran el flujo de las solicitudes de requisición con sus respectivos
estados y los documentos que se podrán generar.
El sistema cuenta con dos tipos de solicitud de requisición: Material y Servicios.
Cada uno de los tipos de solicitud de requisición cuenta con su flujo de estados que se muestran a
continuación:
a) Solicitud de requisición de materiales
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Nota: una solicitud de requisición puede ser cancelada en cualquier estado.
b) Solicitud de requisición de servicios
Nota: una solicitud de requisición puede ser cancelada en cualquier estado.
3.12 Administración de Requisiciones
Requisiciones / Administración de requisiciones
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Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Requisiciones y Usuario
Esta pantalla permite iniciar la captura de una nueva solicitud de requisición (materiales o
servicios), modificar su contenido, modificar su estado, ver su historial e imprimirla.
a) Generar una nueva Solicitud de Requisición
Para dar de alta una nueva Solicitud de Requisición, presione el botón "Agregar" , el sistema
abrirá una nueva pantalla.
Ingrese la información solicitada:
El campo “Solicitante” es llenado automáticamente por el sistema con el nombre del usuario
que se encuentra en uso.
El campo “Fecha” se llena automáticamente con la fecha actual.
Los campos “Capítulo” y “Concepto”, son tomados del catálogo de capítulos y conceptos.
El campo “Extraordinario” valida si la Solicitud de Requisición capturada está fuera del rango
de fechas permitido, según el catálogo de fechas de requisición.
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El campo “Asignado a” solo es modificable para los niveles de usuario Administrador, éste
permite asignar la Solicitud de Requisición a otro usuario registrado en el sistema para que
la modifique en el futuro.
En la sección “Detalles de Solicitud de Requisición”, se deberán ingresar los materiales o servicios
a solicitar. Dependiendo del tipo de solicitud seleccionada, se mostrarán los campos a llenar.
Solicitud de de Requisición de Materiales
El campo descripción se llena con la información de los materiales existentes en el almacén
y pertenecientes al concepto seleccionado.
Al seleccionar un material los campos “Descripción alterna” y “Unidad de medida”, serán
llenados automáticamente.
Las unidades de medida son obtenidas del catálogo Unidades de Medida.
Si se requiere la captura de algún material que no se encuentra en la lista de descripción,
éste puede ser capturado manualmente en el campo “Descripción alterna” y será necesario
seleccionar la unidad de medida adecuada.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
El sistema por omisión muestra 5 filas para la captura de materiales en la pantalla de “Detalles de
Solicitud de Requisición”, es posible usar menos de 5 y no se requiere eliminar las no utilizadas.
En caso de requerir agregar más materiales, presione el botón “Agregar” en la tabla de
“Detalles de Solicitud de Requisición” y el sistema agregará más filas para su llenado.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
Al guardar la información, el estado de la Solicitud de Requisición será “CREADA”.
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Solicitud de Requisición de Servicios
En la Solicitud de Requisición de Servicio solo es necesario capturar la descripción de los
servicios requeridos en el campo “Descripción alterna”.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
El sistema por omisión muestra 5 filas para la captura de servicios en la pantalla de “Detalles de
Solicitud de Requisición”, es posible usar menos de 5 y no es necesario eliminar las no utilizadas.
En caso de requerir agregar más servicios, presione el botón “Agregar” en la tabla de “Detalles
de Solicitud de Requisición” y el sistema agregará nuevas filas para su llenado.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
Al guardar la información, el estado de la Solicitud de Requisición será “CREADA”.
b) Listado de Solicitudes de Requisición (Administración de Requisiciones).
Cuando se accede a la sección “Administración de Requisiciones” y el Nivel de Usuario sea
“USUARIO” la información que se le presenta será la de las Solicitudes de Requisición creadas por
él mismo y las asignadas directamente por el Administrador del Sistema.
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Cuando se accede a la sección “Administración de Requisiciones” y el Nivel de Usuario sea
“ADQUISICIONES” la información que se le presente será la de las Solicitudes de Requisición que
cumplan cualquiera de los siguientes características:
Creadas por él mismo.
Asignadas por el Administrador del Sistema.
Asignadas por otro usuario nivel Adquisiciones.
Solicitudes de Requisición aun no asignadas a ningún otro usuario de Adquisiciones.
Cuando se accede a la sección “Administración de Requisiciones” y el Nivel de Usuario sea
“ADMINISTRADOR” la información que se le presenta será la de todas las Solicitudes de
Requisición.
Dependiendo del usuario y del estado de las Solicitudes de Requisición, las acciones que se pueden
realizar son, Ver , Editar , e Imprimir , dependiendo del icono que se muestra en
cada detalle de la tabla.
Al presionar el botón en cada Solicitud de Requisición se podrá ver la siguiente información:
Detalle de la solicitud de requisición: Muestra la información del detalle de los materiales o servicios
solicitados.
Historial de Solicitud de Requisición: muestra los cambios de estado la fecha en que se realizaron y
el usuario que realizó el cambio.
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c) Editar una Solicitud de Requisición
Para modificar la información de alguna solicitud de requisición, presione el botón "Editar"
correspondiente a la Solicitud de Requisición que desea modificar, el sistema mostrará la siguiente
pantalla con la información actual.
Se podrán editar algunos de los datos que se muestran en pantalla.
El estado podrá ser modificado en base al estado actual (ver ciclo de vida de una solicitud de
requisición).
Ejemplo: si la Solicitud de Requisición se encuentra en estado “Creada”, el sistema dará la
opción de cambiar la solicitud a estado “REVISIÓN” o al estado “CANCELADA”.
Se podrá agregar un archivo adjunto que deberá ser la digitalización del formato de Solicitud
de Requisición firmado.
En la sección “Detalles de Solicitud de Requisición”, se podrán modificar, eliminar o agregar
detalles.
El campo “Estado del detalle” puede ser modificado al valor “SURTIDO”, “NO SURTIDO” o
“SURTIDO PARCIALMENTE”.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
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En caso de requerir ingresar más materiales o servicios, presione el botón “Agregar” en la
tabla de “Detalles de Solicitud de Requisición”.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
Nota: Si desea volver a modificar alguno de los datos de Solicitud de Requisición, repita el
procedimiento.
d) Modificar el estado de una Solicitud de Requisición
Presione el botón "Editar" correspondiente a la Solicitud de Requisición que desea modificar, el
sistema muestra la pantalla con la información actual.
El estado de la solicitud podrá ser modificado en base al estado actual (ver ciclo de vida de una
solicitud de requisición).
Ejemplo: si la Solicitud de Requisición se encuentra en estado “Creada”, el sistema dará la
opción de cambiar la solicitud a estado “REVISIÓN” o al estado “CANCELADA”.
43
e) Ver una Solicitud de Requisición
Si desea ver la información completa de una Solicitud de Requisición, presione el botón "Ver" ,
el sistema muestra una nueva pantalla con la información actual.
f) Imprimir formato de Solicitud de Requisición
Si desea imprimir el formato de una Solicitud de Requisición, presione el botón , el
sistema mostrará una nueva pantalla.
Nota: Esta opción estará disponible siempre y cuando la Solicitud de Requisición se encuentre en los estados
adecuados.
Al presionar el botón se mostrará la siguiente pantalla:
44
Se mostrará una versión preliminar del reporte, si desea imprimirlo, seleccione algunas de las
opciones de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana
45
g) Generar formato de Vale de Entrega
Si desea generar el formato de Vale de Entrega, presione el botón , el sistema
mostrará una nueva pantalla.
Nota: Esta opción estará disponible siempre y cuando la solicitud de requisición se encuentre en el estado
Almacenado.
Al presionar el botón se mostrará la siguiente pantalla
Se mostrará una versión preliminar del reporte, si desea imprimirlo, seleccione una de las opciones
ubicadas en la parte superior de la ventana
h) Filtrar información Solicitud de Requisiciones
Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y
presione "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
46
Además se cuenta con la opción de filtrado por estado y tipo de la Solicitud de Requisición.
Seleccione alguna o ambas opciones mencionadas para filtrar la información.
i) Exportar información
Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la
opción deseada.
j) Alerta de Activo Fijo (Solo Nivel de Usuario: Adquisiciones)
Cuando una Solicitud de Requisición de materiales se encuentra en estado , COMPLETADA,
ENVIADA o RECIBIDA y el Capítulo de los materiales aplique para activo fijo (en base al catálogo
capítulo), el registro se mostrará de color rojo indicando que se podría emitir una orden de
resguardo) en caso que el material sea considerado Activo Fijo.
j) Alerta de Enviado (Solo Nivel de Usuario: Usuarios)
Cuando una solicitud de requisición se encuentra en estado ENVIADA, el registro se mostrará de
color naranja, esto significa que está pendiente de cambiar a estado RECIBIDO por parte del
usuario solicitante del material.
47
j) Alerta de solicitudes de Requisición extraordinarias
Cuando una Solicitud de Requisición sea generada fuera del rango de fechas permitido, el
registro se pondrá de color amarillo.
3.13 Cuadro Comparativo
Cotizaciones / Cuadro Comparativo
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Requisiciones.
Prerrequisitos: Solicitud de Requisición en estado COTIZADO.
Esta pantalla permite la captura de un cuadro comparativo, así como su edición, consulta y
generación del formato para impresión.
Nota: La generación de un cuadro comparativo es opcional
48
a) Generar un Cuadro Comparativo.
Para dar de alta un Cuadro Comparativo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una
nueva pantalla.
Se deberá de ingresar la información solicitada.
La Solicitud de Requisición que contiene el material o servicio que se ha cotizado.
Es OBLIGATORIO el seleccionar por lo menos 3 proveedores (marcados con asterisco rojo).
Como máximo se pueden seleccionar 5 proveedores.
Los proveedores no pueden ser repetidos, en caso de repetir un proveedor, el sistema se lo
notificará.
Los proveedores que se muestran para seleccionar, son aquellos proveedores dados de alta
en Catálogo de proveedores.
En la sección “Detalles de Cuadro Comparativo”, se deberán ingresar los materiales o servicios a
comparar.
Seleccione un Detalle SR (Detalle de Solicitud de Requisición), ver ejemplo.
Nota: El Detalle SR es obtenido en base al detalle capturado en una Solicitud de Requisición .
Al seleccionar un Detalle SR, los campos Cantidad y Unidad de Medida se llenarán
automáticamente, la cantidad puede ser modificada si el usuario lo desea.
49
En las columnas que llevan el nombre de cada proveedor (de 3 a 5), se capturarán los
precios cotizados por cada proveedor para cada material o servicio.
En el campo Proveedor Ganador se debe seleccionar el proveedor a quien se le va a asignar
la compra del material o servicio, no necesariamente es quien tenga el precio mas bajo.
Al seleccionar un Proveedor Ganador, el campo precio unitario se capturará
automáticamente (precio unitario = precio de proveedor ganador). También el total del
detalle se calculará automáticamente (Precio unitario * cantidad).
Los campos Subtotal, I.V.A. y Total son actualizados automáticamente por el sistema, el Subtotal
es la sumatoria del campo Total del detalle, el I.V.A. es el 16% del Subtotal y el Total es la
sumatoria del Subtotal más el I.V.A.
El campo I.V.A. puede ser modificado si lo desea el usuario, de ser así, el Total es recalculado
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
En caso de requerir más detalles para la captura, presione el botón “Agregar” en la tabla de
“Detalles de Cuadro Comparativo”.
Nota: El sistema por omisión muestra 5 filas para su llenado en el Detalle de Cuadro Comparativo, no es
necesario el llenado de las 5 filas y no se requiere eliminar las no utilizadas.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
50
b) Listado de Cuadros Comparativos.
Al ingresar a la sección de Cuadro Comparativo, podrá ver, editar y generar formato de impresión.
Al presionar el botón en cada cuadro comparativo se podrá ver la siguiente información:
Detalle de cuadro comparativo
51
c) Editar una cuadro comparativo
Para editar la información presione el botón "Editar" correspondiente al Cuadro Comparativo
que desee modificar, el sistema mostrará pantalla con la información actual.
En la sección “Detalle de cuadro comparativo”, se podrán modificar/eliminar/agregar detalles de los
materiales o servicios.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
En caso de requerir agregar más materiales o servicios, presione el botón “Agregar” en la
tabla de “Detalle de cuadro comparativo”.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
52
d) Ver un Cuadro Comparativo
Si desea ver la información completa de un cuadro comparativo, presione el botón "Ver" , el
sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
e) Generar formato para impresión de Cuadro Comparativo
Si desea generar el formato de un Cuadro Comparativo, presione el botón , el sistema
abrirá una nueva ventana.
Se mostrará una versión preliminar del formato, si desea imprimirlo, seleccione una de las opciones
de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana .
53
f) Exportar información
Si desea exportar la información del Cuadro Comparativo, presione el botón “Exportar” y
seleccione la opción deseada.
3.14 Órdenes de Compra
Cotizaciones / Órdenes de Compra
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Requisiciones.
Prerrequisitos: Solicitud de Requisición en estado COTIZANDO y opcionalmente un cuadro
comparativo.
Esta pantalla permite la creación, edición, consulta e impresión de una Orden de Compra.
54
a) Generar una Orden de Compra.
Para dar de alta, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva pantalla.
Se deberá ingresar la información solicitada.
Seleccione una Solicitud de Requisición en estado COTIZANDO, la información requerida
para los campos de Tipo de requisición, Proveedor, Área/Plantel, Nombre y puesto del
solicitante se llenará automáticamente de acuerdo a la Solicitud de Requisición seleccionada.
Es OBLIGATORIO seleccionar un proveedor (marcado con asterisco rojo), si existe un
cuadro comparativo ligado a la Solicitud de Requisición seleccionada, el listado mostrará al
proveedor ganador en dicha cotización, en dado caso de que no exista un cuadro
comparativo el listado mostrará a los proveedores en estado activo del Catálogo de
proveedores.
En la sección llamada “Detalle de orden de compra” se ingresan los materiales o servicios que se
requieren.
55
Si se pulsa en el campo Detalles podrá buscar el material que requiere agregar, recuerde
seleccionar primero un proveedor.
Nota: El detalle es obtenido en base a los materiales capturados en una solicitud de requisición, además podrán ser
seleccionados artículos dados de alta en almacén.
Al seleccionar un detalle, los campos cantidad y unidad de medida se llenarán
automáticamente, la cantidad puede ser modificada si el usuario lo desea. Si existe un
cuadro comparativo ligado a la solicitud de requisición el Precio Unitario se llenará también.
El Importe se calculará automáticamente a partir de la Cantidad y el Precio Unitario.
Si la Solicitud de Requisición seleccionada es de tipo SERVICIO el detalle de orden de
compra mostrará los siguientes campos:
Nota: El detalle es obtenido en base a los servicios capturados en una Solicitud de Requisición . Es necesario
seleccionar primero un proveedor.
Los campos Subtotal, I.V.A. y Total son actualizados automáticamente por el sistema, el Subtotal
es la sumatoria de todos los Importes del detalle, el I.V.A. corresponde al 16% del Subtotal y el
Total es la suma del Subtotal más el I.V.A. El campo I.V.A. puede ser modificado si lo desea el
usuario, al ser modificado el Total es recalculado.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
En caso de requerir más detalles para la captura presione el botón “Agregar” en la tabla de
“Detalles de orden de compra”.
Nota: El sistema por omisión muestra 5 filas para su llenado en el Detalle de orden de compra, no es necesario
el llenado de las 5 filas y no se requiere eliminar las no utilizadas.
56
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Listado de Órdenes de Compra.
Al ingresar a la sección de Órdenes de compra y el rol del usuario sea “ADQUISICIONES” podrá ver,
editar e imprimir solamente las órdenes de compra que pertenecen a dicho usuario.
Cuando el rol del usuario sea “ADMINISTRADOR”, podrá ver, editar e imprimir todas las órdenes de
compra capturadas.
En el listado inicial aparecerán las órdenes de compra clasificadas por estado, se puede modificar el
orden del listado dando un clic en cualquier encabezado.
Si presiona el botón podrá filtrar las Órdenes de Compra de acuerdo a la Solicitud de
Requisición a la cual se encuentran ligadas.
Al presionar el botón en cada orden de compra se podrá ver el detalle de la orden de compra.
57
c) Editar una Orden de compra.
El botón “Editar” se encontrará habilitado en las Órdenes de Compra ligadas a una Solicitud de
Requisición en estado COTIZANDO o SOLICITADO siempre y cuando no hayan sido procesadas por
almacén.
Para editar la información de una orden de compra presione el botón "Editar" , el sistema
mostrará la siguiente pantalla con la información actual.
58
Las Órdenes de Compra se pueden editar siempre y cuando el estado de la Solicitud de
Requisición asociada no sea “FINALIZADA”, “ALMACENADO”, “ENVIADO” o “CANCELADA”.
En el campo Orden de Compra firmada podrá agregar como archivo adjunto la digitalización
de la Orden de Compra debidamente firmada.
En la sección “Detalle de orden de compra” tendrá la opción de modificar/eliminar/agregar detalles.
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .
Si requiere agregar materiales o servicios a la Orden de Compra presione el botón “Agregar” .
Presione el botón “Guardar” para conservar los cambios efectuados a la orden de compra,
el sistema hará una validación, en caso de existir algún error o información faltante se desplegará
una notificación.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
Nota: Si desea modificar nuevamente la orden de compra, repita el procedimiento.
59
d) Visualizar una Orden de compra.
Si desea ver la información completa de una Orden de Compra presione el botón "Ver" , el
sistema abrirá una nueva pantalla:
60
e) Imprimir una Orden de Compra.
Si desea generar el reporte para impresión de una Orden de Compra, presione el botón el
cual abrirá una pantalla que mostrará una versión preliminar del reporte.
Para imprimir la Orden de Compra seleccione una de las opciones mostradas en la parte superior de
la ventana.
61
a) Exportar información
Si desea exportar la información de las Órdenes de Compra, presione el botón “Exportar” y
seleccione la opción deseada.
3.15 Administrar Activos Fijos
Activo Fijo / Administrar Activos Fijos
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Requisiciones y Administrador.
Esta pantalla permite la captura de los materiales considerados Activos Fijos, así como la consulta
del historial de responsables de cada activo fijo.
a) Generar un Activo Fijo.
Para dar de alta un Activo Fijo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
62
Se deberá de ingresar la información solicitada.
Los campos Capítulo y Concepto muestran la información existente en Catálogos Capítulos y
Conceptos.
El campo Material mostrará todos aquellos materiales capturados en almacén en la sección
de materiales. Al seleccionar el material deseado, los campos Descripción, Marca, Modelo,
Etiqueta y No. de serie, se llenarán automáticamente.
En caso de no encontrar el Material deseado, puede ser tecleado manualmente.
Al colocar el puntero sobre el campo etiqueta este se seleccionará automáticamente,
pudiendo así ingresar con una lectora de código de barras los dígitos de dicha etiqueta.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Listado de activos fijos.
Al ingresar a sección de Administrar Activos Fijos, podrá ver y editar la información de los Activos
Fijos.
Al presionar el botón en cada Activo Fijo se mostrará la información histórica del Material.
El historial del activo fijo se genera en base a la cantidad de resguardos que tenga históricamente,
esta información se genera en la sección Resguardos.
63
c) Editar un Activo Fijo
Para editar la información de algún Activo Fijo, presione el botón "Editar" correspondiente al
Activo Fijo que desee modificar, el sistema mostrará la siguiente pantalla con la información actual.
Solo puede ser editados los campos: Etiqueta, Fotografía del Material y Estado del Activo Fijo.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
64
d) Ver un Activo Fijo
Si desea ver la información completa de un Activo Fijo, presione el botón "Ver" , el sistema
abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.
e) Filtrar información de Activo Fijo
Si desea buscar información específica sobre un Activo Fijo, ingrese el valor/texto a buscar en el
campo de búsqueda y presione el botón "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
65
f) Exportar información
Si desea exportar la información, presione el botón “Exportar” y seleccione la opción deseada.
3.16 Resguardos
Activo Fijo / Resguardos
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Requisiciones y Administrador.
Esta pantalla permite asignar uno o varios Activos Fijos a un responsable.
66
a) Generar un resguardo.
Para dar de alta un Activo Fijo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Se deberá de ingresar la información solicitada.
Para asignar un responsable presione el campo “Seleccionar Responsable”, los campos
“Nombre de Área”, “Puesto”, “RFC”, “Clave del Área” y “Plantel” se llenarán
automáticamente (los responsables son dados de alta en el Catálogo Usuarios).
En caso de no existir los datos en el Catálogo de Usuarios, el responsable podrá ser tecleado
manualmente.
En la sección “Detalle del Resguardo”, se agregarán los Activos Fijos a asignar (activos fijos
existentes en Administrar Activos Fijos).
67
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
b) Listado de resguardos.
Al ingresar a sección “Resguardos”, podrá ver, editar y generar formato de impresión.
Al presionar el botón en cada resguardo, se podrá ver el detalle de los resguardos asignados.
68
c) Editar un resguardo
Presione el botón "Editar" correspondiente al Resguardo que desee modificar, el sistema le
mostrará la siguiente pantalla con la información actual.
Solo podrá ser editado el campo “Adjunto” para anexar el Vale de Resguardo firmado
69
d) Ver un resguardo
Si desea ver la información completa de un resguardo, presione el botón "Ver" , el sistema
abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
e) Generar formato de Resguardo
Presione el botón “Imprimir” para generar el formato de Vale de Resguardo de
Bienes Muebles y Herramentales.
Se mostrará una versión preliminar del formato, si desea imprimirlo, seleccione algunas de las
opciones de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana
70
f) Filtrar información
Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y
presione el botón "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
g) Exportar información
Si desea exportar la información de los Resguardos, presione el botón “Exportar” y seleccione
la opción deseada.
71
4 Almacén
4.1 Materiales
Almacén / Materiales
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Almacén
Esta pantalla permite el agregar y editar Materiales a almacén.
a) Agregar un Material
Para dar de alta un nuevo Material, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva
pantalla.
Las Unidades de Medida están almacenadas en el catálogo unidades de medida.
Los campos Capítulo y Concepto están almacenados en los catálogos capítulo y concepto.
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema
validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo
hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información en correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
72
b) Editar un Material
Para editar la información de algún material presione el botón "Editar" correspondiente al
Material que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla.
Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el
sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el
sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.
Si la información en correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.
73
c) Ver un Material
Si desea ver la información completa de un material, presione el botón "Ver" , el sistema abrirá
una nueva pantalla y le mostrará la información actual.
d) Filtrar información
Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y
presione el botón "Buscar" .
Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.
74
e) Exportar información
Si desea exportar la información, presione el botón “Exportar” y seleccione la opción deseada.
4.2 Entradas de Almacén
Almacén / Entradas de Almacén
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Almacén
Esta pantalla permite el administrar las entradas y salidas de almacén.
a) Agregar una entrada a Almacén
Para dar de alta una nueva entrada a almacén, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá
una nueva pantalla. Seleccione ENTRADA en Tipo de Movimiento.
Al seleccionar una orden de compra y esta se encuentre en estado SOLICITANDO , al
el detalle del movimiento se llenará automáticamente.
La cantidad a mover puede ser editada por el usuario
75
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón de guardar el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura y/o falte información en capturar el sistema se
lo hará saber a través de una notificación en color rojo (ver ejemplo).
Al guardar la entrada, esta se pondrá en estado creada.
Editar una entrada
Para editar una entrada presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una
nueva ventana con la información disponible para editar.
Eliminar una Entrada (SOLO ADMINISTRADOR)
Para eliminar una Entrada presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.
Procesar una entrada
Presione el botón procesar en el listado de movimientos de cualquier entrada en estado CREADA
El sistema solicitará la confirmación del procesado.
Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la entrada de almacén.
Además la sumatoria de cantidad (existencia) en almacén será incrementada
NOTA: una vez procesada una entrada, no es posible volverla a editar/borrar
b) Agregar una salida
Para dar de alta una nueva salida a almacén, presione el botón "agregar” , al presionar el
botón de agregar la aplicación web abrirá una nueva pantalla. Seleccione SALIDA en Tipo de
Movimiento.
76
En la sección detalle del movimiento se debe de seleccionar todos los materiales que se requiere
dar SALIDA en almacén.
Se deberá de seleccionar en la columna de Material.
La cantidad a retirar, se deberá de ingresar en cantidad a mover
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón
Si requiere agregar más detalles presione
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón de guardar el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura y/o falte información en capturar el sistema se
lo hará saber a través de una notificación en color rojo (ver ejemplo).
Al guardar la entrada, esta se pondrá en estado creada.
Editar una Salida
Para editar una salida presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una
nueva ventana con la información disponible para editar.
Eliminar una Salida (SOLO ADMINISTRADOR)
77
Para eliminar una salida presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.
Procesar una salida
Presione el botón procesar en el listado de movimientos de cualquier entrada en estado CREADA
El sistema solicitará la confirmación del procesado.
Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la salida de almacén.
NOTA: una vez procesada una salida, no es posible volverla a editar/borrar
Generar formato de salida de almacén
Presione el botón imprimir en el listado de movimientos de cualquier entrada anteriormente
procesada
El sistema mostrará el formato de entrega de materiales.
c) Ver un movimiento de almacén
Si desea ver la información completa de un movimiento, presione el botón "Ver" (ver imagen) el
sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.
78
d) Filtrar información
Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y
presione "Buscar".
Si desea otro tipo de búsqueda presione el triángulo (ver imagen) y seleccione la opción deseada.
e) Exportar información
Si desea exportar la información, presione el botón exportar (ver imagen) y seleccione la opción
deseada.
79
4.3 Salidas de Almacén
Almacén / Salidas de Almacén
Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Almacén
Esta pantalla permite el administrar las entradas y salidas de almacén.
f) Agregar una entrada a Almacén
Para dar de alta una nueva entrada a almacén, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá
una nueva pantalla. Seleccione ENTRADA en Tipo de Movimiento.
Al seleccionar una orden de compra y esta se encuentre en estado SOLICITANDO , al
el detalle del movimiento se llenará automáticamente.
La cantidad a mover puede ser editada por el usuario
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón de guardar el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura y/o falte información en capturar el sistema se
lo hará saber a través de una notificación en color rojo (ver ejemplo).
Al guardar la entrada, esta se pondrá en estado creada.
80
Editar una entrada
Para editar una entrada presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una
nueva ventana con la información disponible para editar.
Eliminar una Entrada (SOLO ADMINISTRADOR)
Para eliminar una Entrada presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.
Procesar una entrada
Presione el botón procesar en el listado de movimientos de cualquier entrada en estado CREADA
El sistema solicitará la confirmación del procesado.
Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la entrada de almacén.
Además la sumatoria de cantidad (existencia) en almacén será incrementada
NOTA: una vez procesada una entrada, no es posible volverla a editar/borrar
g) Agregar una salida
Para dar de alta una nueva salida a almacén, presione el botón "agregar” , al presionar el
botón de agregar la aplicación web abrirá una nueva pantalla. Seleccione SALIDA en Tipo de
Movimiento.
En la sección detalle del movimiento se debe de seleccionar todos los materiales que se requiere
dar SALIDA en almacén.
Se deberá de seleccionar en la columna de Material.
81
La cantidad a retirar, se deberá de ingresar en cantidad a mover
Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón
Si requiere agregar más detalles presione
Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón de guardar el sistema validará la
información y en caso de existir error en la captura y/o falte información en capturar el sistema se
lo hará saber a través de una notificación en color rojo (ver ejemplo).
Al guardar la entrada, esta se pondrá en estado creada.
Editar una Salida
Para editar una salida presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una
nueva ventana con la información disponible para editar.
Eliminar una Salida (SOLO ADMINISTRADOR)
Para eliminar una salida presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.
Procesar una salida
Presione el botón procesar en el listado de movimientos de cualquier entrada en estado CREADA
El sistema solicitará la confirmación del procesado.
Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la salida de almacén.
NOTA: una vez procesada una salida, no es posible volverla a editar/borrar
Generar formato de salida de almacén
82
Presione el botón imprimir en el listado de movimientos de cualquier entrada anteriormente
procesada
El sistema mostrará el formato de entrega de materiales.
h) Ver un movimiento de almacén
Si desea ver la información completa de un movimiento, presione el botón "Ver" (ver imagen) el
sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.
83
i) Filtrar información
Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y
presione "Buscar".
Si desea otro tipo de búsqueda presione el triángulo (ver imagen) y seleccione la opción deseada.
j) Exportar información
Si desea exportar la información, presione el botón exportar (ver imagen) y seleccione la opción
deseada.
5 Reportes
CECYTE-C Adquisiciones cuenta con una serie de reportes para facilitar las búsquedas en los
distintos módulos que integran este sistema. El acceso a estos reportes varía de acuerdo al nivel
de usuario.
Para ingresar en esta área seleccionar la opción “Reportes” en el menú principal, enseguida se
desplegará la siguiente pantalla con los diferentes reportes:
84
5.1 Existencias en Almacén
Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de existencias en almacén utilizando
diferentes filtros como son por Capítulo, Concepto y Cantidad en existencia. Podrán ser
seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de
todas las existencias en almacén.
Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los
filtros para la búsqueda.
Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de existencias en almacén según el filtro
utilizado:
85
5.2 Entradas/Salidas Almacén
Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de entradas/salidas de almacén utilizando
diferentes filtros como son por Capítulo, Concepto y Cantidad en existencia. Podrán ser
seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de
todas las existencias en almacén.
Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los
filtros para la búsqueda.
Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de entradas/salidas de almacén según el
filtro utilizado:
86
5.3 Reporte de Solicitudes de Requisición
Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de solicitudes de requisición utilizando
diferentes filtros como son por Fecha, Plantel, Tipo de Solicitud, Estado de la Solicitud, Capítulo y
Concepto. Podrán ser seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se
desplegará el listado de todas las solicitudes de requisición.
Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los
filtros para la búsqueda.
Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de solicitudes de requisición según el filtro
utilizado:
87
5.4 Reportes de Activo Fijo
Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de Activos fijos utilizando diferentes filtros
como son por Fecha y Plantel. Podrán ser seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro
es activado se desplegará el listado de todos los activos fijos.
Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los
filtros para la búsqueda.
Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de activos fijos:
88
5.5 Reporte de Órdenes de compra
Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de órdenes de compra utilizando diferentes
filtros como son por Fecha, Proveedor, Plantel, Especifica y Concepto. Podrán ser seleccionados
uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de todas las órdenes
de compra.
Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los
filtros para la búsqueda.
Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de órdenes de compra:
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