manual do sistema imobilis - union data · 2018. 6. 29. · uniondata – consultoria e...

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Manual de implantação do sistema Imobilis – Revisão 11/2010 1

Manual do sistema Imobilis

Índice 01 – Cadastro de Bancos 02 02 – Cadastro de Agencias 02 03 – Cadastro de Contas bancárias 02 04 – Parâmetros do sistema 03 05 – Índices Econômicos 03 06 – Plano de Contas 03 07 – Proprietários 04 08 – Imóveis 05 09 – Inquilinos / Contratos 06 10 – Corretoras 08 11 – Reajuste do aluguel 08 12 – Geração de lançamentos 09 13 – Manutenção de lançamentos 09 14 – Exclusão de lançamentos 10 15 – Preparação de Recibos 10 15 – Impressão de Recibos 11 16 – Relação de Recibos 12 17 – Manutenção de Recibos 12 18 – Impressão de Segunda via 12 19 – Ficha do Inquilino 13 20 – Baixa de Recibos 13 20 – Ocorrências nas baixas 13 21 – Relatório de Recibos pagos 14 22 – Relação de Devedores 14 23 – Carta de Cobrança 15 24 – Recibos em aberto 15 25 – Conta Corrente do proprietário 16 25 – Geração de tarifas 16 25 – Relação de lançamentos 16 25 – Relatório de Saldos 16 25 – Extrato do proprietário 17 25 – Preparação de Repasse 18 25 – Informe de Rendimentos 18 26 – Geração de Carnês 19



Manual do sistema Imobilis

Nesse manual iremos acompanhar o passo a passo para a implantação do sistema e emissão de recibos.

Após digitar seu login no menu principal clique em Imobilis. A tela de opções do Sistema será carregada:

Importante: Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla “F2” – Gravar Tecla “Shift + F2” – Excluir Tecla “F9” – Limpar os campos Tecla “Ctrl + I” – Vai para o primeiro registro Tecla “F7” – Vai para o registro anterior Tecla “F8” – Vai para o próximo registro Tecla “Ctrl + F” – Vai para o último registro Passos para a implantação: 01 – Parâmetros do Sistema Tabelas > Parâmetros do Sistema - Na aba Bancário: Informe o código da conta da imobiliária cadastrada anteriormente

Na aba Tabela de I.R.: Preencha a tabela de Imposto de Renda conforme abaixo, para descontar o imposto no caso do inquilino ser pessoa jurídica e o valor atingir a faixa do I.R.

Na aba Tarifas: Aqui você define as tarifas que poderão ser cobradas dos Proprietários.

Informe a conta de despesa do plano de contas relacionada a tarifa bancária e o valor e clique em adicionar. Exemplo: Correio, Tarifa de transferência, etc

Conta de despesa para a Taxa s/ Recibo Baixado: Informe a conta e o valor – Esse

valor será lançado na conta do proprietário no momento da baixa dos recibos.



02 – Índices Econômicos Tabelas > Índices Econômicos

- Cadastre os índices utilizados para os reajustes dos alugueis e atualização de débito - No caso de reajuste de aluguel informe o código e o nome do índice e marque a opção percentual, informe a data de vigência e o valor do mês, Por exemplo: IGP-M – 03/2010 – 0,94%

- No caso de cálculo de débitos informe um novo código e marque a opção índice, informe a data de vigência e o valor

acumulado do ano. Por exemplo: IPC-FIPE – 03/2010 – 2,1500

03 - Feriados Tabelas> Feriados

- Cadastre os feriados nacionais e locais para que o sistema fique preparado para considerar essas datas nas baixas.

04 - Cadastrar bancos Tabelas> Bancos 05 - Cadastrar agências bancárias Tabelas > Agencias 06 - Cadastrar contas bancárias Tabelas > Contas

- Campo código: Informe um código para a conta de emissões dos boletos da imobiliária. - Banco / Agencia - Conta: com o dígito - Cedente: a maioria dos bancos o código de cedente é o mesmo número da conta sem o traço, incluindo o dígito, exemplo: Conta: 12345-6 Cedente: 123456 Carteira: A carteira de cobrança contratada junto ao banco Obs: Alguns bancos exigem um cadastramento mais detalhado e outras informações, antes de imprimir seu primeiro recibo, solicite um acompanhamento de nosso suporte técnico. Importante: Para a primeira geração de boletos - Faça um teste de emissão de boletos e envie ao banco antes de enviar aos inquilinos



07 – Plano de Contas Cadastros> Plano de Contas

O plano de contas é a estrutura de contas de receitas e despesas para os lançamentos e recibos O sistema já vem com um plano pré-cadastrado, caso seja necessário alguma alteração ou criação, clique na lupa para pesquisar a conta desejada ou deixe o campo em branco e

cadastre a nova conta e marque as incidências. 08 - Proprietários Cadastros> Proprietários

- O campo código deverá ser deixado em branco quando se tratar de um novo cadastro, essa regra vale para todas as telas do sistema relacionadas a cadastros.

- Preencha todos os campos solicitados na primeira aba

Na Aba conta, informe os dados para o repasse do proprietário.

Clique no botão tarifas e defina as opções de tarifas para esse proprietário. Nela você indica quais tarifas serão cobradas e/ou

lançadas na conta-corrente. A opção “Cobrar Tarifa sobre Recibo Baixado” quando marcada gera um Débito para o

proprietário.

Na Aba Diversos – Preencha os dados de contato do proprietário

- Se esse proprietário participa da geração do DIMOB, marque essa opção

- Para a impressão de etiquetas marque a opção correspondente.



Na aba Imóveis serão listados todos os imóveis, desse proprietário, clicando duas vezes sobre o endereço, abrirá o cadastro do imóvel.

09 - Imóveis Cadastros> Imóveis

- Todas as telas do sistema são de consulta e cadastro, portanto no cadastro de um novo imóvel, deixe o campo código em branco, ao final do cadastro o sistema irá gerar o código automaticamente.

- Preencha todos os campos

- Nos campos: “Cidade” e “Bairro” o sistema verifica as informações digitadas, caso o nome fique em Vermelho significa que está errado:

Errado Certo

- Clique no botão adicionar para escolher o proprietário desse imóvel, caso tenha mais do que um proprietário, repita a

operação informando a porcentagem de cada um.

Na aba Administração, informe os dados solicitados

Na Aba diversos, cadastre se necessário a administradora do imóvel, em se tratando de apto cujo condomínio seja

administrado por outra empresa.



Relatórios do cadastro:

- Na tela de cadastro, clique em Arquivos> Imprimir, na tela de solicitação ao lado prencha os campos e clique no processar

Cadastros> Fiadores

- Preencha todos os dados do Fiador conforme a tela ao lado

10 – Inquilino / Contratos Cadastros> Inquilinos

Aba Dados do Imóvel

- Informe o nome do inquilino

- Localize o código do imóvel e marque sua utilização

Aba Dados Pessoais

Preencha os dados do Inquilino e caso o endereço de entrega do boleto de aluguel seja diferente do endereço do imóvel, marque a opção Aos Cuidados e preencha os dados

e escolha o tipo de correspondência.



Aba Diversos

Informe os dados de contato do Inquilino, principalmente o e-mail, pois os boletos poderão ser enviados diretamente para todos os e-mails cadastrados e também a segunda via atualizada.

Aba Dados Contratuais

Sub-Aba Contrato

- Informe os dados do contrato

- Debita imposto de Renda - Debita o imposto de renda na baixa do boleto

- Locatário com cobrança judicial – Ao marcar essa opção não será mais impresso os recibos gerados para esse inquilino

Sub-Aba Valores

- Informe o valor do aluguel - Abono – Informe o valor ou porcentagem de desconto para pagamento até o vencimento - Multa – Informe a multa aplicada para pagamento após o vencimento - Vencimento no mês de competência. - Qtde de dias para a data limite – para pagamento com multa no banco

- Participa da rotina de Geração de Lançamentos – Marque essa opção para gerar lançamentos nos recibos automaticamente para todos os inquilinos de uma vez.

Sub-Aba Garantias

Escolha uma opção nas abas inferiores:

- Caução / - Imóvel / - Seguro / - Fiador

Obs. Importante: Após o preenchimento de todo o cadastro pressione F2 para gravar, o sistema irá gerar o código do Inquilino



11 – Outros Cadastros Cadastros> Corretora

- Cadastre as corretoras de Seguro.

12 – Reajuste de Aluguel Recibos> Reajuste

- Nessa tela escolha o mês para que o sistema verifique os alugueis que deverão ser reajustados.

- Clique no botão – “Verificar atrasados” – Será impresso um relatório com os contratos que ainda não foram reajustados.

- Clique em continuar para a geração do reajuste

- Na próxima tela verifique os alugueis com reajuste e faça as correções necessárias.

- Clique o botão “marcar” ou “marcar todos” para selecionar os inquilinos que sofrerão o reajuste.

- Caso seja necessário alterar o valor reajustado, clique em cima do inquilino desejado e no botão “Editar Valor”

- Utilize o botão “Abrir cadastro” para consultar os dados cadastrados na ficha do inquilino

Após selecionar todos os inquilinos que terão o reajuste, pode-se imprimir uma carta para todos, clique no botão “Cartas Aviso”

- Informe a data da carta

- Localize o arquivo modelo da carta de aviso de reajuste.

(Na pasta do servidor: C/uniondata/locação, estão alguns modelos de cartas e avisos já configurados com as variáveis do sistema)

Relatório de Reajuste – Clique no botão “Relatório” para obter uma relação completa de todos os inquilinos com seus respectivos valores atualizados.

Feito todos os ajustes necessários, clique em “Processar”

- Ao processar, o novo valor do aluguel será lançado automaticamente no cadastro do inquilino



13 – Geração de Lançamentos Recibos> Geração de Lançamentos

Nessa tela faça os lançamentos avulsos para os recibos

Informe o mês e ano de competência e clique na lupa de pesquisa para selecionar a conta de Receita para o recibo.

, clique no botão “Por Filtragem”

Na Caixa que abrir, escolha a opção para quem será feito o lançamento.

Ou escolha apenas um inquilino específico, no caso de lançar um abono, multa ou uma cobrança qualquer para esse inquilino.

Clique no botão “Processar”

Recibos> Relatório de Lançamentos

Informe o Mês e Ano e / ou uma faixa de inquilinos para o relatório.

Obs: Deixando o Campo Competência em branco, selecione apenas um inquilino, será impresso o relatório com todos os lançamentos gerados.

14 – Manutenção de Lançamentos Recibos> Manutenção de Lançamentos

Nessa tela pode-se editar os lançamentos de cada inquilino ou incluir novos.

Para adicionar um novo lançamento clique no botão “Adicionar”

Informe a conta, Referência e Valor e clique em “Gravar”

Caso queira editar um lançamento, marque-o na lista e clique bo botão “Editar” e finalmente, para excluir, marque na lista e clique no botão “Excluir”

No fim de todo o processo, clique no botão “Terminado” para iniciar o processo com outro inquilino



15 – Exclusão de Lançamentos Recibos> Exclusão de Lançamentos

Caso seja necessário a exclusão de determinado lançamento ou até mesmo de todos de um determinado período use essa opção.

Exemplo, caso tenha sido feito um lançamento para todos os inquilinos de uma vez em uma conta errada, basta informar a competência e localizar o código da conta desejada.

16 – Carnê Recibos > Controle de Carnê

- Informe o código do Imóvel ou inscrição imobiliária

- Clique no botão “Novo Carnê” ou “Editar Carnê”

- Novo – Abrirá a tela:

- Preencha os campos e clique em “Continuar”

- Confirme as parcelas e se necessário, edite ou exclua parcelas utilizando dos botões correspondentes.

- Estando tudo Ok, clique no botão “Sair”

- Se o módulo Conpag estiver disponível, clique no botão “Continuar”

- Na Aba – Carnê de pagamento, clique no botão “Continuar” para lançar a programação de pagamentos

desse carnê no módulo Contas a Pagar



- Preencha os campos solicitados e clique no botão “Processar”

17 – Preparação de Recibos Recibos> Preparação de Recibos

- Informe a Competência

- Escolha entre as opções da tela

- Pode-se ainda processar os recibos por faixas de vencimento e inquilinos.

- Clique no botão “Processar”

Caso haja alguma divergência na preparação, o sistema irá demonstrar a tela ao lado.

Clique no botão “Continuar”

- Será listado todos os recibos gerados, caso seja necessário alguma alteração clique no botão “Editar”

- Clique no botão “Relatório” para visualizar todos os recibos gerados

- Após a conferência, clique no botão “Imprimir Recibos”



- Impressão dos Recibos

- Serão listados todos os recibos preparados para a impressão. - Configure as mensagens para o recibo

- Defina uma nova mensagem de multa se necessário

Tipos de Impressão:

- Laser – Imprime o boleto padrão - Laser Administradora – Substitui o código de barras por um modelo de recibo para pagamento no local - Arquivo – Gera um arquivo para impressão em Gráfica especializada - E-mail – Envia todos os recibos marcados para o e-mail cadastrado do inquilino - Remessa p/ Banco Registro ou Impressão – Gera o arquivo para ser enviado ao banco

Ainda pode-se imprimir o recibo em impressora Frente e Verso e escolher outras opções para a impressão.

Após ter configurado a impressão clique no botão “Processar”, os recibos serão impressos na sua impressora padrão ou no caso de envio por e-mail abrirá a tela:

- Nessa tela configure os dados da Administradora

- Informe o nome do logotipo (fornecido pela Union Data)

- Caso queira receber uma cópia de todos os boletos, marque a opção e informe seu e-mail.

- Verifique todos os e-mails, para alterar algum e-mail, dê um duplo clique no Inquilino desejado.

Corrija o endereço ou informe o e-mail daquele destacado em vermelho na listagem.

Após todos os ajustes, clique em “Enviar” para que os e-mails sejam enviados automaticamente.



18 – Relação de Recibos Recibos> Relação de Recibos

Nessa tela estão disponíveis vários relatórios relacionados aos recibos:

Escolha o tipo de Relatório:

- Recibos Analítico - Recibos Sintético - Pagos Analítico - Pagos Sintético - Cancelados Analítico - Cancelados Sintético - Devedores Analítico - Devedores Sintético

Escolha a Competência / Faixa de vencimentos ou faixa de inquilinos

19 – Manutenção de Recibos Recibos> Manutenção de Recibos

- Informe o número do recibo para a edição, caso não tenha o número, clique na lupa e pesquisa a ficha financeira do inquilino, após localizar o recibo clique no botão editar.

- Utilize as opções disponíveis para adicionar, editar ou remover lançamentos no recibo, e em seguida clique em gravar recibo.

- Nessa mesma tela, é possível a geração direta de um recibo avulso por exemplo, para isso, não informe nenhum número de recibo e clique no botão “Gerar Recibo?”

- Informe o número do inquilino, competência, vencimento e data limite

Obs: Essa geração pode ser utilizada para a preparação de recibos avulsos, fora da rotina automática de preparação de recibos já apresentada acima.

20 – Impressão de Segunda via de Recibo em aberto Recibos> Impressão Rec. Seg. Via

Informe o Inquilino para pesquisar todos os recibos em aberto.

- Marque a opção de Multa, para que seja calculada a multa automaticamente no total do boleto.

- Selecione as opções disponíveis, tais como: impressão frente e verso, definir nova mensagem de multa.

- Clique no botão “Editar” caso queira fazer alguma alteração no recibo antes da impressão. - Clique em “Processar” para imprimir o recibo ou enviar por email, caso essa opção esteja marcada



21 – Ficha do Inquilino Recibos> Ficha Financeira do Inquilino

- Informe o código do Inquilino e selecione o tipo de recibo e a ordem para a listagem.

- Nessa tela é possível editar, imprimir, baixar e cancelar o recibo selecionado.

Recibos> Cancelamento de Recibo

- Caso seja necessário o cancelamento de algum recibo, informe o número do mesmo e clique em “Processar”

Recibos> Protocolo de entrega

- Imprima os protocolos de entrega dos recibos

- Selecione o tipo de protocolo e os filtros, utilizando as abas disponíveis

22 – Baixa de Recibos Baixa> Baixa manual

- Ao abrir a tela de baixa manual o sistema preenche um numero de lote e a data de hoje, que poderá ser alterada.

- Informe o numero do recibo que deseja baixar e pressione “Enter”

- Será apresentado os dados desse recibo e os valores apurados, marque as opções desejadas e pressione “F2” para processar a

baixa do recibo

Baixa> Baixa Automática

- Antes de iniciar o processo de baixa automática, será necessária a configuração do layout de arquivo retorno do seu banco, veja essa opção no menu superior da tela ao lado. Consulte nosso suporte para essa configuração

- Informe a data da baixa, selecione o banco e localize o arquivo retorno de cobrança fornecido pelo seu banco.

- Marque as opções desejadas e clique em “Processar”



Baixa> Ocorrências na baixa

- Selecione o lote e clique em processar para obter um relatório detalhado dos recibos baixados

23 – Relatórios de Recibos Pagos Baixa> Relação de Recibos pagos

- Informe a faixa de datas de pagamentos e ou a faixa de inquilinos ou proprietários

- Escolha o tipo de relatório: Analítico ou Sintético

Baixa> Cancelamento de baixa de recibo

Informe o numero do recibo para cancelar a sua baixa e clique em “Processar”

24 – Relação de Devedores Cobrança> Relação de Inadimplentes

Aba Por Proprietário

- Selecione a faixa de proprietários para a pesquisa e o período desejado



Aba Por Inquilino (com atualização)

- Selecione a faixa de inquilino para a pesquisa e o período desejado

- Escolha a data para atualização monetária

- Informe o índice de atualização cadastrado.

- Marque a opção “Imprimir com Verbas”

- Ficarão disponíveis os campos ao lado para serem impressos no relatório

25 – Carta de Cobrança Cobrança> Carta de Cobrança

- Selecione o inquilino ou faixa

- Preencha os campos conforme sua necessidade

- Opção de Carta normal:

Escolha o arquivo para o Cabeçalho e rodapé (Modelos disponíveis na pasta: c:/uniondata/locação)

- Opção de Carta com recibo:

Escolha o arquivo para a Carta (Modelos disponíveis na pasta: c:/uniondata/locação)

Defina o vencimento e a conta bancária para emissão do recibo.

26 – Recibos em aberto Cobrança> Recibo em aberto

- Informe o Inquilino e marque as opções desejadas para a atualização do recibo.

- Clique em “Processar”

- Serão listados todos os recibos em aberto e o total atualizado.

- No menu clique em Relatório e escolha entre as opções: Recibo ou Rel. de cotas em aberto

- Para imprimir uma segunda via do recibo atualizada, selecione o recibo desejado e clique no botão: “Imp. Recibo Selecionado”



27 – Acordo Cobrança > Acordo Essa está em fase final de implantação. 28 – Conta Corrente Conta Corrente > Lançamentos

- Essa tela é para realizar os lançamentos para o extrato do proprietário, por exemplo:

- Taxa de administração - IPTU - Qualquer outra despesa que deverá ser descontada do proprietário antes do repasse. - E também algum crédito adicional que não foi gerado através de boletos.

- O lançamento poderá ser feito na conta do proprietário ou por imóvel

- Tarifas bancárias e ou administrativas – Para o lançamento dessa tarifa use a rotina de geração automática, que já deve ter sido configurada na Opção “Parâmetros do sistema – Aba Tarifas” no menu “Cadastro”

Cllque no item: Gerar Tarifas no menu da tela acima:

- Selecione a conta corrente padrão para os lançamentos

- Informe a faixa de proprietários e clique no processar, serão lançados as tarifas pré-configuradas.

Obs – Serão lançadas as tarifas para os proprietários que estiverem marcados, verifique na “aba Contas – botão tarifas no cadastro do proprietário”

Conta Corrente > Relação de Lançamentos

- Pesquise todos os lançamentos realizados por faixas:

- Por proprietários

- Por conta do plano de contas

- Por conta bancária

- Informe o período desejado e clique em “Processar”

Conta Corrente > Relatório de Saldos

- Imprime o relatório de saldos atuais dos proprietários



Conta Corrente > Extrato do Proprietário

- Selecione o proprietário ou a faixa.

- Selecione o período para o extrato

- Escolha o modelo de relatório para impressão ou geração de arquivo para gráfica

- Marque as opções disponíveis


Obs: Na opção “Demonstrar lançamentos do Contas a Pagar” é necessário a utilização do módulo “Conpag”

Conta Corrente > Preparação de Repasse

- Informe o proprietário inicial e final

- Informe o período para apuração do repasse


- Na próxima tela, clique em “Avançar”

- Verifique os dados apurados e se necessário, clique em editar ou excluir

- Clique no botão “marcar/desmarcar” para realizar a seleção dos proprietários que terão o repasse processado

- Clique no botão “Efetuar Pagamento”

- Selecione a conta bancária para emissão do pagamento e o tipo de pagamento

- Caso esteja disponível o módulo Conpag, clique no botão “Enviar ao Conpag” para que o pagamento seja

processado pelo sistema de Contas a pagar

- Clique no botão “Imprimir Recibo” para que seja impresso o recibo de pagamento e o lançamento seja feito

no extrato do proprietário.



Conta Corrente > Informe de Rendimentos

- Nessa tela será impresso o informe de rendimentos e também gerado o DIMOB

- Informe a faixa de proprietários e o ano para apuração das informações.

- Clique em “Processar”

Na próxima Aba – “Manutenção”:

- Selecione o Proprietário, imóvel e Inquilino e a conta para o informe

- Verifique os dados apurados e clique em “Gravar”

Repita para outros imóveis e inquilino o processo de manutenção se necessário

- Na Aba Impressão, escolha a faixa de proprietários para a impressão do informe

- Escolha um dos modelos disponíveis

- Pode-se ainda escolher para não abater a Taxa de Administração do total.

- Clique no botão “Imprimir” para gerar o informe de rendimentos

Na Próxima Aba “DIMOB”

- Informe os itens solicitados e clique em “Gravar”

- Escolha o caminho para a geração do arquivo em seu computador.

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