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ANGC MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE
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PREAMBULE
L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) s’est vue confier par le Gouvernement, la stratégie de mise en œuvre de la gratuité de la césarienne au Bénin à travers le décret N°2009-096 du 30 mars 2009 portant sa création, organisation et fonctionnement.
Cette responsabilité impose la mise en place d’une procédure de gestion rigoureuse conformément à l’article 16 du règlement comptable relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA.
Convaincus de l’utilité de cet outil de travail, les responsables de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) ont décidé de doter l’Agence d’un manuel de procédures administrative, budgétaire, comptable et financière en faisant recours au Centre National de Formation Comptable qui en a l’expertise.
Manuel de Procédures réalisé par le Centre National de Formation Comptable (CENAFOC)
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, COMPTABLE ET FINANCIERE DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA
GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)
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INTRODUCTION
Le manuel de procédures administrative, budgétaire, comptable et financière est un document de travail indispensable imposé par la réglementation communautaire. En effet, l’article 16 du droit comptable OHADA stipule que : « pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable ».
Instrument de mise en œuvre d’une politique de gestion saine, le présent manuel, vient mettre tous les boulets de sauvegarde adéquats pour éviter les clivages pouvant entraîner un disfonctionnement dans la gestion de l’ANGC.
Les procédures décrites dans ce manuel sont fondées sur les principes de gestion en matière administrative, budgétaire, comptable et financière, généralement admis et devant garantir la transparence dans la circulation des informations.
Ce manuel présente une double finalité consistant à :
- satisfaire aux exigences du décret N°2009-096 du 30 mars 2009 portant création, organisation et fonctionnement de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne ;
- formaliser des procédures par le biais d’un guide qui servira de document de référence pour tous les agents de l’ANGC dans l’exercice de leur mission ;
- servir de repère aux différentes institutions d’audit.
A ce titre, le présent manuel de procédures administrative, comptable et financière est structuré en trois grandes parties à savoir :
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- la procédure administrative,- la procédure budgétaire, comptable et financière,- la diffusion et l’actualisation du manuel.
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PREMIERE PARTIE : PROCEDURE ADMINISTRATIVE
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I. CADRE ORGANISATIONNEL DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)
Des principes d’organisation des structures reposant sur des bases solides sont essentiels pour que l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG) fonctionne d’une manière efficace.
L’environnement actuel est devenu de plus en plus complexe avec l’accélération de l’information et de la bureautique. Il en résulte que l’organisation et les principes qui s’y rattachent sont plus importants.
Le présent manuel de procédure décrit l’organisation de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne et définit les attributions lui incombant.
Organiser, c’est «établir la meilleure relation possible entre le travail, le personnel, l’information et le lieu de travail en vue de la réalisation d’un plan d’action. La bonne organisation de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG) aura de l’influence sur la satisfaction du personnel, sa motivation et ses résultats. C’est pour cette raison qu’il sera surveillé en permanence, les changements qui seront apportés au sein de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANCG).
Cette politique se traduira dans la présentation et l’organisation de l’Agence.
I.1 PRESENTATION DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)
I.1.1 DENOMINATION ET CREATION
Conformément au Décret N° 2009-096 du 30 Mars 2009, il est créé en République du Bénin un Etablissement Public à caractère social dénommé « Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne ».Elle est régie par la loi n°94-009 du 28 juillet 1994 portant création, organisation et fonctionnement des offices à caractère social, culturel et scientifique.
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I.1.2 STATUT JURIDIQUE
L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est un établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière.
I.1.3 OBJET SOCIAL
L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est chargée de la mise en œuvre de la politique du gouvernement en matière de gratuité de la césarienne conformément aux dispositions du Décret N° 2008-730 du 22 Décembre 2008 portant gratuité de la césarienne au Bénin.A ce titre, elle est chargée de :
o Concevoir la stratégie de mise en œuvre de la gratuité de la césarienne au Bénin ;
o Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à son domaine de compétence ;
o Mobiliser les ressources financières nécessaires à la prise en charge de la césarienne par les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés.
I.1.4 SIEGE SOCIAL
Le siège social de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est fixé à Cotonou. Il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national sur décision du Conseil d’Administration approuvée par le Conseil des Ministres.
I.1.5 ZONE D’INTERVENTION
La césarienne est offerte gratuitement dans les établissements suivants :- les hôpitaux publics ;- les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés par l’Etat. (Confère
arrêtés portant agrément des hôpitaux agréés pour la gratuité de la césarienne).
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I.1.6 CORPS DE CONTRÔLE
1- Le Ministre de la SantéL’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est soumise au contrôle du Ministre en charge de la Santé à travers les services de contrôle interne (DIVI). Ce contrôle est exercé essentiellement pour vérifier si les objectifs qui lui sont fixés sont conformes aux grandes orientations définies par le gouvernement.
2- Le Ministre des FinancesLe Ministre chargé des Finances, pour s’assurer de la qualité de la gestion de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC), diligente des contrôles et des audits par le truchement de l’IGF.
3- La Cour SuprêmeLa Cour Suprême à travers la Chambre des Comptes, connait des comptes annuels de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC).
La durée de ces contrôles doit être déterminée quand ils sont ordonnés, éventuellement prolongée d’un nouveau délai en cas de nécessité et sur rapport circonstancié des agents chargés de ces contrôles.
4- Le Conseil d’Administration
L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est administrée par un Conseil d’Administration investi des pouvoirs les plus étendus, pour agir en toutes circonstances au nom de l’Agence. Il les exerce dans la limite de son objet social.
Il est composé de neuf (09) membres nommés par décret pris en Conseil des Ministres à savoir :
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Un représentant du ministre en charge de la santé Un représentant du ministre en charge des finances Un représentant du ministre en charge de la décentralisation Un représentant du ministre en charge de la famille Un représentant des Médecins de la Société de Gynécologie et
d’Obstétrique du Bénin et du Togo (SGOBT) Un représentant de l’Association Nationale des Sages Femmes Un représentant de l’Ordre National des Pharmaciens Un représentant des Partenaire au développement de la Santé Un représentant du Personnel de l’Agence
Il est présidé par le représentant du Ministre en charge de la Santé avec le représentant du Ministre en charge des Finances comme vice- président.
Le Conseil d’Administration délibère sur toutes les questions qui intéressent le fonctionnement de l’agence. A cet effet, il :
- approuve la politique générale de l’agence Nationale de Gestion de la gratuité de la césarienne (ANGC) conformément aux orientations et aux objectifs fixés par le gouvernement ainsi que son plan d’action ;
- vote le budget qui lui est soumis par la Direction Générale et approuve les comptes de gestion ;
- adopte le règlement intérieur de l’Agence Nationale de Gestion de la gratuité de la Césarienne (ANGC) ;
- donne son avis sur tous les projets qui lui sont soumis par les pouvoirs publics.
5- Le Commissaire aux Comptes
Il est institué auprès de l’agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) un Commissariat aux Comptes remplissant les fonctions légales et nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition conjointe du Ministre en charge des Finances et du Ministre chargé de la Santé.
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Il procède au moins deux fois par an à une vérification approfondie des comptes de trésorerie tels qu’arrêtés par le Directeur Général et au moins une fois par an à une vérification approfondie de tous les comptes de l’Agence.
Ces vérifications donnent lieu au dépôt d’un rapport général qui est adressé directement et simultanément au Conseil d’Administration, au Ministre en charge de la Santé et au Ministre chargé des Finances.
6- Le comité de direction
Le comité de direction est un organe consultatif. Il est consulté pour les décisions importantes telles que l’élaboration du budget et le plan d’action de l’Agence et puis généralement sur toutes les questions que lui soumet le Directeur Général. Il se réunit à la diligence de ce dernier ou à la demande de la majorité absolue de ses membres.
I.1.7 POPULATION CIBLE
La gratuité de la césarienne profite aux femmes à césariser dans les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés par l’Etat (voir liste Annexe….).
I.2 ORGANISATION DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANGC)
L’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) du point de vue de son organisation repose sur :
- la manière dont la direction générale a mis en place une structure formelle pour optimiser l’emploi du personnel, des ressources financières et des moyens d’information ;
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- la manière dont l’Agence regroupe ses activités avec un directeur affecté à chaque catégorie de responsable de la surveillance des tâches et des programmes de travail ;
- les relations entre les fonctions, les postes, les tâches et le personnel ;- la manière dont les cadres définissent et répartissent les tâches à
accomplir dans leurs départements et délèguent l’autorité nécessaire à leur accomplissement.
A ce titre, l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuite de la Césarienne (ANGC) comprend :
I.21 Au NIVEAU DE LA DIRECTION GENERALE DE L’AGENCE
- un Directeur Général (DG);- un Secrétariat Particulier(SP) ;- un Agent Comptable(AC) ;- un Directeur Administratif et Financier(DAF) ;- un Directeur de la Coopération et de la Communication(DCC) ;- un Directeur du Suivi et de l’Evaluation (DES) ;- un Directeur de la Qualité(DQ) ;- un Directeur de la Règlementation et du Contentieux(DRC).
Chaque direction de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC) est organisée en services.
Le profil, les objectifs et les principales responsabilités de chaque acteur sont contenus dans les fiches métiers correspondantes.
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POSTE N° : 01 Directeur Général (DG)
POSTE HIERARCHIQUE : Conseil d’Administration
SUBORDONNES : tout le personnel de l’ANGC
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les autres Directeurs PROFIL
- Etre un cadre A1 et avoir un diplôme post universitaire dans le domaine de l’Energie (Bac + 5).
- Avoir une connaissance approfondie en gestion administrative- Maîtriser la gestion des ressources humaines- Avoir une connaissance en gestion comptable et financière- Avoir au moins dix (10) ans d’ancienneté dont cinq (5) au moins à un
poste de responsabilité.
OBJECTIF Mettre en œuvre la politique de l’Agence en matière de gestion de la direction générale et assurer la coordination des différents servicesRESPONSABILITES
- Assurer la direction générale de l’Agence - Représenter l’Agence dans ses rapports avec les tiers- Assurer la coordination des différents services de l’Agence et répondre
devant le Conseil d’Administration- Assurer la gestion du patrimoine de l’Agence- Assurer la gestion de l’Agence et la représenter dans tous les actes de la
vie civile - Assister avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration. - Elaborer et exécuter le budget de fonctionnement et d’investissement
de l’Agence - Recevoir les dons et libéralités et en informer le Conseil
d’Administration
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- Signer les contrats de travail éventuels du personnel de l’Agence- Etre l’ordonnateur du budget de l’Agence - Veiller à la gestion des stocks dans le respect de la règlementation en
vigueur notamment en matière d’hygiène et de sécurité.- Etre responsable du développement de l’Agence dans le cadre de la
politique générale définie par le Conseil d’Administration. - Soumettre à l’approbation du Conseil et d’Administration trois, mois
avant la fin de l’exercice, une étude prévisionnelle sur les perspectives d’activités de l’exercice suivant ;
POSTE N° : 02 Secrétaire Particulier(SP)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNES : néant
RELATIONS FONCTIONNELLES : tous les Directeurs
PROFIL
- Etre titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (Bac + 2) ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur (Bac + 3) en secrétariat de Direction.
- Maîtriser parfaite des travaux de secrétariat et de l’administration- Avoir une connaissance approfondie de l’outil informatique- Avoir exercé au moins trois (3) ans dans le domaine
OBJECTIF
Assister le Directeur Général dans la mise en œuvre de la politique de l’Agence. en de gestion du secrétariat particulier.
RESPONSABILITES
- Assurer la tenue du secrétariat particulier- Veiller au bon fonctionnement du secrétariat particulier de l’Agence- Procéder à une tenue correcte des registres des courriers confidentiels
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- Rédiger les correspondances confidentielles - Procéder aux photocopies des diverses correspondances confidentielles- Veiller à la mise en forme, l’enregistrement et la ventilation du courrier
confidentiel à l’arrivée et au départ - Veiller à la conservation du courrier confidentiel du Directeur Général,- Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Général en liaison avec le
Secrétariat Administratif- Exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur Général.
POSTE N° : 03 Agent Comptable(AC)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNEES : néant
RELATIONS FONCTIONNELLES : DG ; SCF
PROFIL
- Etre un cadre de la catégorie A, ou B, ou avoir le Bac + 4 ; - avoir une solide formation en Comptabilité et en Finances Publiques ;- être nommé, par Arrêté conjoint du Ministre chargé des Finances et du
Ministre de la Santé, Agent Comptable ou Agent Comptable par intérim.
La durée de l’intérim est de six (06) mois au maximum renouvelable une seule fois.
L’Agent Comptable titulaire doit prêter serment devant le tribunal de Première Instance avant sa prise de fonction.
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Il est justiciable de la chambre des comptes de la Cour Suprême. Par ailleurs, en cas de besoin, il est soumis au contrôle périodique de l’Inspection Générale des Finances et de l’Inspection Générale du Ministère.
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre de la politique de l’Agence en matière de gestion des finances publiques
RESPONSABILITES - Veiller aux règles de gestion des finances publiques en effectuant un
contrôle à priori portant sur la régularité des dépenses- Signer les chèques conjointement avec le Directeur Général- Procéder à une tenue correcte des registres y relatifs
POSTE N° : 04 Directeur Administratif et Financier(DAF)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNEES : SARH ; SCF
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs
PROFIL
- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance approfondie des Finances Publiques- Maîtriser la gestion comptable et financière- Expérience d’au moins cinq (5) ans à un poste de responsabilité similaire
OBJECTIF
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Mettre en application la politique de l’Agence en matière de gestion des ressources humaines, matérielles et financières en relation avec les autres Directions de l’Agence
RESPONSABILITES
- Elaborer et suivre l’exécution du budget de fonctionnement et d’investissement de l’Agence
- Veiller à l’utilisation des ressources matérielles et financières de l’Agence conformément aux procédures en vigueur
- Procéder à l’inventaire annuel du patrimoine de l’Agence- Centraliser et gérer toutes les demandes de fournitures et de matériels
de l’Agence- Assurer la gestion des ressources humaines- Elaborer un plan de formation et suivre la carrière des agents- Assurer la programmation financière des activités de l’Agence - Superviser la tenue de la comptabilité de l’agence conformément aux
règles en vigueur- Elaborer les états financiers- Mettre en place, en relation avec les autres Directions, les moyens
généraux nécessaires au bon fonctionnement de l’Agence.- Veiller à la bonne application des procédures de l’Agence
POSTE N° : 05 Directeur de la Coopération et de la Communication(DCC)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNEES : SRI ; SCS
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs
PROFIL
- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4
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- Avoir une connaissance en matière de coopération et de communication- Avoir une expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la
coopération et de la communication
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération et de la communication.
RESPONSABILITES
Le Directeur de la Coopération et de la Communication est chargé de :- Concevoir les stratégies de coopération et de communication - Planifier les activités afférentes à la coopération et à la communication- Suivre et évaluer les activités afférentes à la coopération et à la
communication.A ce titre, il :
- établit la liste des informations à collecter dans les hôpitaux publics, les hôpitaux privés, confessionnels ou associatifs agréés ;
- élabore le plan de communication institutionnelle;- définit le circuit de l’information et de la rétro-information ;- centralise les informations collectées ;- assure la synthèse, l’organisation et l’analyse des informations ;- assure la promotion et l’utilisation des données comme outils d’aide à la
gestion ;- produit l’annuaire des données ainsi agrégées et en assurer la
vulgarisation ;- mesure l’impact de la politique de la gratuité de la césarienne au niveau
de la population cible et propose le cas échéant, les régulations nécessaires.
POSTE N° : 06 Directeur du Suivi et de l’Evaluation(DSE)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
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SUBORDONNEES : SSE; SPI
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs
PROFIL
- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine du suivi et
d’évaluation
OBJECTIF
Procéder à la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la planification et de la recherche
RESPONSABILITES
- Concevoir la stratégie de programmation et de prospective de l’ANGC- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir la stratégie de recherche dans le domaine d’activité de
l’ANGC- Suivre l’offre et l’utilisation de la césarienne.
POSTE N° : 07 Directeur de la Qualité(DQ)
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POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNEES : SDQ ; SMQ
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs
PROFIL - Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4- Avoir une connaissance en matière de suivi de la qualité- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence relatives à la qualité dans toutes ses dimensions.RESPONSABILITES
Le Directeur de la Qualité est chargé de :- concevoir la stratégie de définition de la qualité en matière de gestion
de la gratuité de la césarienne - Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la démarche de
l’assurance de la qualité - concevoir la stratégie de mesure de la qualité- planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à l’amélioration de la
qualitéA ce titre, il :
- clarifie et élargit la compréhension des objectifs de qualité de l’Agence ;- élabore et actualise les programmes de l’assurance qualité de l’Agence- apporte un dispositif de travail clair et ordonné en initiant la démarche
qualité au sein de l’agence;- rassemble et fait l’étude comparée de toutes les informations se
rapportant à la démarche qualité ;- établit la liste de tous les moyens d’actions possibles ;- procède au choix de la meilleure option ;- coordonne la mise en œuvre des étapes de l’élaboration du programme
de l’assurance Qualité dans l’Agence ;- définit les normes, procédures et indicateurs de l’assurance Qualité ;- conçoit et veille à la mise en œuvre de mécanismes de surveillance,
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d’évaluation et d’amélioration pour garantir la qualité totale au niveau des formations sanitaires agréés.
POSTE N° : 08 Directeur de la Règlementation et du Contentieux(DRC)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Général
SUBORDONNEES : SR ; SC
RELATIONS FONCTIONNELLES : l’AC et tous les Directeurs
PROFIL
- Etre un cadre de la catégorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matière de règlementation et du contentieux- Avoir une expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la
règlementation et du contentieux
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la règlementation.
RESPONSABILITES
- Concevoir de la stratégie de gestion de la règlementation en matière de gestion de la gratuité de la césarienne
- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à règlementation - Concevoir la stratégie de gestion du contentieux- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à gestion du
contentieuxA ce titre, il :
o Définit, vulgarise et suit l’application des normes juridiques pour un fonctionnement optimal de l’Agence Nationale de Gestion de la Gratuité de la Césarienne (ANGC).
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o Recense tous les textes et actes légaux et réglementaires relatifs au fonctionnement de l’Agence
o Elabore une convention type entre les centres agréés et l’agenceo Met en application la convention type et règle tous les litiges
découlant de cette application par voie extra judiciaireo Engage les actions juridiques en cas de contentieux entre l’agence
et les tiers.
I.22 AU NIVEAU DES SERVICES DE L’AGENCE
Les Services de l’ANGC sont organisés de la manière suivante :
au niveau de la Direction Administrative et Financière- le Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH)- le Service Comptable et Financier (SCF)
au niveau de la Direction de la Coopération et de la Communication- le Service des Relations Institutionnelles (SRI)- le Service de la Coopération Stratégique (SCS)
au niveau de la Direction du Suivi et de l’Evaluation- le Service du Suivi et de l’Evaluation (SSE);- le Service du Plaidoyer (SPI).
au niveau de la Direction de la Qualité- le Service de Définition de la Qualité (SDQ) ;- le Service de la Mesure et de la Qualité (SMQ).
au niveau de la Direction de la Règlementation et du Contentieux- le Service de la règlementation (SR) ;- le Service du contentieux(SC).
A travers les fiches métiers correspondants sont définis le profil, les objectifs et les responsabilités de chaque Service. Au sein des services, on note au besoin
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des divisions dans le souci de la bonne exécution des tâches et missions assignées.
POSTE N° : 1 Service Administratif et des Ressources Humaines (SARH)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier
SUBORDONNEES : Personnel de la DAF
RELATIONS FONCTIONNELLES : tout le personnel de l’Agence
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines (Brevet de Technicien Supérieur ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur)
- avoir les connaissances de base dans le domaine du secrétariat administratif
- maîtriser la gestion des ressources humaines- expérience d’au moins trois (3) ans à un poste de responsabilité similaire- maitriser l’outil informatique
OBJECTIF
Mettre en application les actions de l’Agence en matière de gestion administrative et des ressources humaines
RESPONSABILITES
- Elaborer tous les actes administratifs - Gérer le personnel - Suivre la carrière du personnel - Recevoir et enregistrer tous les courriers ordinaires adressés à l’Agence
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- Assurer la ventilation desdits courriers au niveau des différents services suivant les directives du Directeur
- Constituer la mémoire de l’Agence- Elaborer, exécuter et suivre le plan de formation du personnel de
l’agence- Veiller à l’application des règles d’hygiène et de sécurité au sein de
l’Agence
POSTE N° : 2 Service Comptable et Financier(SCF)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier
SUBORDONNEES : Personnel de la Comptabilité et Finances
RELATIONS FONCTIONNELLES : le personnel du service Administratif et des Ressources Humaines
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire en gestion comptable et financière (Brevet de Technicien Supérieur ou d’un Diplôme de Technicien Supérieur ou un diplôme équivalent)
- Avoir une bonne maîtrise des normes comptables et financières- Expérience d’au moins trois (3) ans à un poste de responsabilité similaire
OBJECTIF
Mettre en application les actions en matière de gestion des ressources matérielles et financières de l’Agence
RESPONSABILITES
- Veiller à la gestion et à l’entretien des biens meubles et immeubles, - Elaborer en collaboration avec les autres services, le budget de l’année à
soumettre à l’approbation du Comité de gestion ;- Préparer les états financiers de l’exercice écoulé à faire certifier par le
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Commissaire aux comptes- Assurer l’utilisation efficiente des ressources financières après
autorisation de l’ordonnateur ;- Assurer l’administration financière des crédits et financements ;- Procéder à l’inventaire annuel du patrimoine de la Direction ;- Centraliser et gérer toutes les demandes de fournitures et matériel de
l’Agence ;- Suivre et coordonner les financements provenant du budget national et
des partenaires au développement- Suivre l’exécution du budget ;- Tenir les documents comptables de l’Agence ;- Etablir les points financiers mensuels, trimestriels et annuels par source
de financement ;
POSTE N° : 3 Service de la Coopération Stratégique (SCS)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopération et de la Communication
SUBORDONNEES : Personnel de la Coopération
RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel des Relations Institutionnelles
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire en relation internationale (Bac + 3)- Avoir une connaissance en matière de coopération- Expérience d’au moins trois (3) ans dans le domaine de la coopération
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération
RESPONSABILITES
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- Mettre en œuvre les stratégies de coopération de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la coopération ;- Promouvoir les relations de coopération avec les partenaires
POSTE N° : 4 Service des Relations Institutionnelles (SRI)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Coopération et de la Communication
SUBORDONNEES : Personnel des Relations Institutionnelles
RELATIONS FONCTIONNELLES : Personnel de la Coopération
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire dans le domaine de la communication (Bac + 3)
- Avoir une expérience en matière de plaidoyer- Avoir une bonne maîtrise des techniques de plaidoyer- Expérience d’au moins trois(3) ans dans le domaine de la
communication
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la communication
RESPONSABILITES
- Etablir un plan de communication de l’Agence- Mettre en œuvre les stratégies de communication de l’ANGC ;- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la communication ;- Promouvoir les relations de communication avec les partenaires et les
centres agréés
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POSTE N° : 5 Service du Suivi et de l’Evaluation(SSE)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de l’Evaluation
SUBORDONNEES : Personnel du Suivi et de l’Evaluation
RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Plaidoyer (SP)
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et
d’évaluation
OBJECTIF
Procéder à la mise en œuvre des actions de l’Agence dans le domaine du suivi et de l’évaluation
RESPONSABILITES
- Définir les stratégies de programmation et de prospective de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de suivi et d’évaluation de l’ANGC
Planifier, suivre et évaluer les activités de suivi et d’évaluation - Concevoir la stratégie de programmation et de prospective de l’ANGC- Planifier les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de communication de l’ANGC- Concevoir la stratégie de recherche dans le domaine d’activité de
l’ANGC.
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POSTE N° : 6 Service du Plaidoyer (SP)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de l’Evaluation
SUBORDONNEES : Personnel du service
RELATIONS FONCTIONNELLES : Service du Suivi et de l’Evaluation
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et
d’évaluation
OBJECTIF
Procéder à la mise en œuvre des actions de l’Agence dans le domaine de la coopération stratégique
RESPONSABILITES
- Définir les stratégies de programmation et de prospective de l’Agence- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à la planification- Concevoir les stratégies de suivi et d’évaluation de l’ANGC - Planifier, suivre et évaluer les activités de suivi et d’évaluation- Suivre les activités afférentes à la planification- Evaluer les activités afférentes à la planification- Suivre et l’offre et l’utilisation de la césarienne.
POSTE N° : 7 Service de Définition de la Qualité (SDQ)
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POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualité
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de définition de la qualité
RESPONSABILITES
- Concevoir la stratégie de définition de la qualité en matière de gestion de la gratuité de la césarienne
- Planifier, suivre et évaluer les activités afférentes à l’amélioration de la qualité
- Concevoir la stratégie de mesure de la qualité
POSTE N° : 8 Service de la Mesure et de la Qualité(SMQ)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Qualité
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de qualité
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OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de la mesure et de la qualité
RESPONSABILITES
- Suivre les activités afférentes à la démarche de l’assurance de la qualité - Evaluer les activités afférentes à la démarche de l’assurance de la
qualité - Suivre les activités afférentes à l’amélioration de la qualité- Evaluer les activités afférentes à l’amélioration de la qualité
POSTE N° : 9 Service de la Règlementation(SR)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Règlementation et du Contentieux
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la
règlementation et du contentieux
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine de larèglementation
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RESPONSABILITES
- Concevoir de la stratégie de gestion de la règlementation en matière de gestion de la gratuité de la césarienne
- Planifier les activités afférentes à règlementation - Concevoir la stratégie de gestion du contentieux en matière de gestion
de la gratuité de la césarienne- Planifier les activités afférentes à gestion du contentieux
POSTE N° : 10 Service du Contentieux(SC)
POSTE HIERARCHIQUE : Directeur de la Règlementation et du Contentieux
PROFIL
- Avoir un diplôme universitaire- Avoir une connaissance en matière de suivi et d’évaluation- Expérience d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la
règlementation et du contentieux
OBJECTIF
Assurer la mise en œuvre opératoire des actions de l’Agence dans le domaine du contentieux
RESPONSABILITES
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- Concevoir de la stratégie de gestion du contentieux- Suivre les activités afférentes à gestion du contentieux- Evaluer les activités afférentes à gestion du contentieux- Planifier les activités afférentes à gestion du contentieux
1.2.3 ORGANIGRAMME DE L’AGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANCG)
(Confère annexe N°1)
II PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE
II-1 GESTION DU PERSONNEL
INTERVENANTS PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL DELAIS
1- OBJECTIF
Accroître la productivité de l’Agence. Le personnel est chargé de donner un avantage productif à l’Agence.
2- APPLICATION
La procédure s’applique à tout le personnel, qu’il soit APE ou contractuel.
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Service concernéDAFCODIR
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
1- Manifestation de besoin
Information de l’autorité hiérarchique Etude de l’opportunité de la demande Décision de recrutement Description du poste
15j
DGSARH
2- Sollicitation de candidature
Annonce de recrutement par communiqué radio précisant le poste à pourvoir, les qualifications requises, l’âge minimum et maximum des candidats, les pièces constitutives du dossier, la date et le lieu de dépôt des dossiers, la date de clôture du dépôt des dossiers.
Réception des dossiers.
30j
Directeur du service concernéDAFAgent ComptableSyndicat
3- Sélection des candidats
Etude des dossiers Sélection des dossiers pertinents Organisation de test écrit Réalisation d’entretien Sélection des candidats Compte rendu du résultat
30j
Agent recrutéDG
4- Signature du contrat
Elaboration d’un contrat de travail Signature du contrat de travail
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SARH Transmission copie du contrat à l’Inspection du Travail
Création de dossier individuel.
15j
DGSARH
5- Prise de service
Convocation du candidat retenu pour prise de service
Etablissement d’une attestation de prise de service
Affectation de l’agent à un poste Assurer dans les meilleures conditions, son
accueil et son intégration Mise à disposition de l’agent du matériel
nécessaire au travail Immatriculation de l’agent à la CNSS dans les
8 jours après l’embauche.
5j
SARH
6- Gestion de la carrière du personnel
6.1- Suivi de carrière du personnel
Constitution d’un dossier individuel de chaque agent comprenant son acte de naissance, les divers actes d’avancement, de promotion, de reclassement, de sanction, copie des bulletins individuels, les divers titres de congé, les divers mouvements connus par chacun à savoir (disponibilité, détachement, congés divers), les évènements familiaux (naissance, mariage) etc.
Mise à jour régulière de la carrière du personnel
Remise aux agents concernés, leurs copies
Régulier
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SARHPersonnelCODIR
de nouveaux actes parus
6.2- Evaluation du personnel
Distribution de bulletins chaque année au mois de janvier pour l’évaluation de l’année antérieure
Récupération par chaque chef de service de tous les bulletins de son personnel avant la fin du mois de janvier
Proposition de note par le chef de service au regard des performances de chaque agent avant fin mars
Transmission au DAF des bulletins remplis.
Validation des notes et appréciation au CODIR avant fin mai
Notification de l’appréciation et de la note à chaque agent
Transmission des bulletins récupérés aux APE au Ministère de la Santé avant fin juin
Classement d’une copie au dossier individuel.
180j(6 mois)
II-2 GESTION DU SECRETARIAT
INTERVENANTS GESTION DU SECRETARIAT DELAIS
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SARHouSP
1- OBJECTIF
S’assurer de la gestion des courriers :- aucun courrier ne peut sortir de l’Agence
sans la signature de l’autorité habilité ;- les courriers « arrivée » et « départ » sont
identifiés dans les registres prévus ;- tenir les registres et les classeurs de manière
à faciliter les recherches.
2- APPLICATION
Le courrier de l’Agence comprend : les lettres, les comptes rendus de réunion, les demandes, le courrier ordinaire ou confidentiel qui se répartit en courrier « arrivée » et en en courrier « départ ».
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
1- Traitement du courrier
1.1 courrier « arrivée »
1.1-1. Enregistrement du courrier
Enregistrement du courrier dans le registre courrier « arrivée » avec précision de la date du numéro d’enregistrement qui suit un ordre chronologique, des références de l’expéditeur, les références de la lettre, ou du bordereau, son objet.
Transmission du courrier au Directeur Général pour orientation et annotation
NB. Les courriers confidentiels sont gérés par le ou la Secrétaire Particulière
dès réception
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SARHouSP
1.1.2 Affectation du courrier
Transcription des annotations dans une colonne du registre courrier arrivée
Enregistrement du courrier dans le cahier de transmission interne
Remise du courrier par cahier de transmission interne au service concerné.
Copie du courrier pour classement
NB. Les courriers confidentiels sont gérés par le ou la Secrétaire Particulière
Chef service concerné
1.1.3 - Suivi interne du courrier
Transcription dans un cahier détenu par chaque chef service les mentions suivantes :- les références de la correspondance (date,
numéro, expéditeur, objet) ;- la date d’affectation ;- la date de retour ;- le numéro d’enregistrement
Contrôle de l’exécution des tâches par le suivi des mentions contenues dans ledit cahier.
1.2 Courrier « départ »
Transmission du courrier au Directeur Général pour signature
Enregistrement du courrier dans le registre courrier « départ » avec précision de la date de signature, du numéro d’enregistrement
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SARH
SP
qui suit un ordre chronologique, les références de la lettre, ou du bordereau, son objet.
Apposition du cachet « Directeur »
Mise sous pli, fermé et cacheté
Indication du destinataire sur le pli avec mention des références du courrier
Transcription des références du courrier dans le cahier de liaison et le tout remis à l’agent de liaison pour distribution
Contrôle de la décharge du destinataire dès le retour de l’agent de liaison.
SARH
SP
2- Classement du courrier
Afin de faciliter la recherche des documents de l’Agence, il est nécessaire et indispensable de mettre en place un bon système de classification. Ainsi :
- Classement des documents par catégorie (courrier arrivée) ou (courrier départ) dans les chronos ouverts à cet effet ;
- Ouverture des classeurs spécifiques pour les opérations à suivre ;
- Tenue au niveau de chaque service de l’Agence des chronos afin de classer une copie des courriers traités ;
- Classement chronologique des documents dans chaque chrono ;
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- Emission d’une décharge à laisser à la place du document soustrait et portant le numéro correspondant.
- Annulation de la décharge une fois le document retourné.
II.3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE
INTERVENANTS PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE
DELAI
DESDAF-AC
Equipe
1- OBJECTIF
Garantir le suivi rigoureux des remboursements des frais de la césarienne au profit des formations sanitaires agréés.
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure prend en compte le rôle joué par chaque acteur dans le processus de gestion de la césarienne.
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
3.1- Mission de vérification
Etablir un calendrier de visites en direction des formations sanitaires
Mobiliser les moyens nécessaires à la mission
Exécuter la mission
Tâches :
1j
1j
Durée stipulée
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SP
DG
DG
S’assurer de l’exécution effective des prestations et services tels que assignés aux formations sanitaires visitées
Procéder au besoin à une petite enquête sur le terrain
Tenir, au niveau des formations sanitaires, un registre de visite qui fait état des missions effectuées par le personnel de l’ANGC
Produire un compte rendu de la mission et qui fait état de tous les disfonctionnements
Faire le point périodique pour s’assurer que toutes les formations sanitaires agréées ont été visitées.
3.2- Contrôle de régularité des dossiers
réception des dossiers de prestation envoyés par les hôpitaux et comprenant : une facture une attestation de service fait une fiche individuelle d’identification des
bénéficiaires
enregistrement du courrier et transmission au Directeur Général ;
prise de connaissance des dossiers suivis d’annotation et affectation au Directeur Administratif et Financier et à l’AC.
Copies de l’attestation de service fait et de la fiche individuelle d’identification sont adressée aux autres Directeurs Techniques pour des appréciations techniques.
2j
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DT
ACDAF
AC-DAF
DT
vérification en détail de la fiche individuelle d’identification y compris les pièces jointes ;
3.3- Remboursement des frais de la césarienne
Le remboursement des frais de la césarienne doit intervenir dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date de dépôt des pièces par chèque ou virement à l’ordre de l’hôpital prestataire.
Le montant du chèque à établir est un forfait de cent mille (100 000) FCFA représentant :
le transport de la femme enceinte dans les zones sanitaires ;
la prise d’une veine avec soluté avant le transfert ;
les frais de consultation ; le coût des médicaments et consommables
médicaux.
rapprochement entre les pièces et les montants facturés ;
certification des pièces s’il n’y a aucune objection de la part de l’agent comptable ou des directeurs précités ;
établissement des chèques
signature des chèques
paiement.
3.4- Missions d’enquête
Délai de 90j
Durée de
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Les observations faites par l’un ou l’autre des directeurs techniques peuvent susciter des missions pour un contrôle sur place.
A ce titre, il faudra :- s’assurer que les renseignements contenus
dans la fiche d’identification de chaque bénéficiaire est exacte ;
- procéder à un rapprochement du contenu du registré avec celui de la fiche d’identification ;
- approuver la technique et les moyens utilisés dans le protocole opératoire ;
- procéder si possible à une petite enquête sur le terrain confirmant ou infirmant les données de la fiche d’identification ;
- s’assurer du service effectivement exécuté au niveau de chaque bénéficiaire sur la base de la liste, des factures et des fiches d’identification ;
- Si l’enquête révèle des insuffisances l’obligation, est faite au prestataire de procéder à la régularisation ou à défaut instruction est faite d’émettre à son encontre un ordre de recette.
la mission
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II-4 PASSATION DES MARCHES
INTERVENANTS II.4.1 PROCEDURES D’APPEL D’OFFRES DELAIS
AC-DAF
DG
1- OBJECTIF
Assurer la transparence dans la gestion des marchés publics.
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La passation des marchés publics est obligatoire pour toute dépense d’exécution de travaux, de livraison de fournitures ou de réalisation de prestations de services dont le montant est égal ou supérieur aux seuils ci-après :
- 30 000 000 pour les marchés de travaux- 10 000 000 pour les marchés de fournitures
ou de services.
3- REGLES DE GESTION
3-1 Elaboration du plan de passation annuel des marchés publics
S’assurer de la disponibilité des crédits
Elaborer le plan de passation annuel des marchés publics conformément au modèle proposé par la DNCMP en tenant compte des crédits disponibles et de l’importance des dossiers par ordre de priorité, d’importance et de bienséance
Transmettre le plan de passation des marchés à la PRMP
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PRMP
PRMP
Affecter ledit plan à la CCMP pour validation
Envoyer le plan validé à la DNCMP avec copie à l’ARMP
3-2 Elaboration du dossier d’appel d’offres (DAO)
Rédiger l’avis d’appel d’offres ; Indiquer les instructions aux
soumissionnaires ; Rédiger le cahier des clauses générales ; Rédiger le cahier des clauses particulières ; Elaborer le bordereau des quantités ; Définir le calendrier de livraison ; Indiquer les des prescriptions techniques ; Etablir le modèle de bordereau des prix ; Préparer le modèle de soumission ; Définir les garanties exigées ; Elaborer le modèle de marché (contrat) Rédiger l’avis général de passation de
marchés Constituer un projet de dossier avec les
documents ci-dessus rédigés. discuter du projet de Dossier d’Appel
d’Offres (DAO) avec les services demandeurs ;
finaliser le projet de DAO ;
PRMP
3-3 Introduction du dossier d’appel d’offres
Faire examiner le DAO par la CPMP Affecter le DAO à la CCMP pour validation Introduire en huit (8) exemplaires, le projet
de DAO à la DNMP pour étude et avis de non objection ;
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ACDAF
PRMP
En cas d’avis favorable, payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de l’avis d’appel d’offre pour l’obtention du ‘’Bon à Lancer’’ ;
En cas d’avis réservé émis par la DNMP, prendre en compte les observations faites par ce dernier et réintroduire en deux (2) exemplaires le dossier corrigé ;
Payer les frais de publication (actuellement 50 000FCFA) de l’avis d’appel d’offre pour l’obtention du ‘’Bon à Lancer’’ ;
Transmettre le dossier définitif à la DNCMP, pour signature ;
3-4 Publicité du DAO
Retirer à la DNMP le dossier d’appel d’offres Remettre au secrétariat le DAO pour mise à
la disposition des soumissionnaires ; Publier l’avis d’appel d’offre du dossier qui a
reçu le ‘’Bon à lancer’’ dans le journal des marchés publics.
3-5 Vente du DAO
Retrait du DAO par chaque concurrent auprès du secrétariat contre paiement d’une caution;
Etablissement, à la clôture du dépôt des offres, de la liste des soumissionnaires ayant retiré le dossier ;
Transmission de la liste des soumissionnaires à la CPMP
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3-6 Réception des offres
Réception des offres dans le registre de réception des offres;
Inscription de la date, de l’heure et des numéros d’arrivée des offres ;
3-6 Ouverture des plis en présence des soumissionnaires
Réunir la CPMP ; Transmettre à la CPMP, les offres et la liste
des soumissionnaires ayant retiré le dossier ; Etablir deux listes de présence (une pour les
soumissionnaires et une pour les membres de la CPMP) et signées sur place par chaque participant ;
Etablir un Procès-verbal (PV) d’ouverture des plis des offres.
3-7 Analyse et évaluation des offres
Analyser les offres suivant les critères prédéfinis dans le DAO ;
Délibérer ; Prononcer l’adjudication définitive lorsque le
montant adjugé est du seuil de compétence de la CPMP ;
Lorsque le montant adjugé est supérieur au seuil de compétence de la cellule, introduire les PV d’ouverture, de dépouillement et de jugement des offres en huit (8) exemplaires pour étude et avis de la DNMP ;
Les seuils de compétence sont :
pour les marchés de travaux pour les marchés de services
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pour les marchés de fournitures
Etablir un rapport d’analyse et d’adjudication des offres soumis aux amendements et à la signature de chaque membre de la CPMP ;
Transmettre par bordereau ou courrier adressé à la DNMP, les PV d’ouverture, de dépouillement et de jugement des offres accompagnés d’un support magnétique pour publication dans le journal des marchés publics.
3-8 Notification d’attribution du marché Notifier à l’adjudicataire de l’attribution du
marché ; Elaborer le projet de contrat suivant le
modèle proposé par la DNMP ; Transmettre le projet de contrat et les autres
documents (rapport d’analyse et d’adjudication, de l’offre, de l’avis de non-objection) au Directeur de l’Agence pour vérification et amendement ;
Expédier le projet de contrat à l’adjudicataire pour amendements
Préparer la fiche d’engagement de la dépense ;
Retourner le projet de contrat amendé et la fiche d’engagement de la dépense à la DNMP
3-9 Signature du contrat finalisation du contrat par la DNMP ; Le reproduire en vingt (20) exemplaires ; Signature du contrat par :
les cocontractants (fournisseur et maître d’ouvrage), le Directeur du Contrôle Financiers (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si le financement est du
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Budget National ; les cocontractants (fournisseur et maître
d’ouvrage), le DG/CAA (pour son visa) et la Ministre en charge des Finances (pour approbation), si c’est un financement extérieur ;
les cocontractants (fournisseur et maître d’ouvrage), le Directeur National des Marchés Publics (pour son visa) et le Ministre en charge des Finances (pour approbation), si c’est un financement autonome
L’approbation du Ministre en charge des Finances rend le contrat exécutoire.
DG
CPM
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Agent Comptable
SP
4- Réception et analyse des offres
Réception des offres avec inscription de la date, de l’heure et du numéro d’arrivée sur les dossiers
Transmission des offres à la Cellule de Passation de Marché.
CPM
Réception des offres Ouverture par ordre d’arrivée des plis de
l’offre technique en présence des représentants des soumissionnaires
Classement provisoire des offres financières Analyse des offres techniques Etablissement d’un Procès Verbal Ouverture et analyse des offres financières Rédaction du rapport d’analyse signé par
chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa.
DG
Réception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport à la Cellule de
Passation de Marché.
CPM
Réception de l’avis de non objection Adjudication provisoire du marché Notification au prestataire de l’attribution du
marché et démarrage des négociations pour la signature du contrat
Rédaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature
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DG Réception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat
CPM Réception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au
DG, au DAF et à l’Agent Comptable.
DAF
Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois
exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon
de commande à l’Agent Comptable pour visa et signature.
Agent Comptable
Réception des trois exemplaires du bon de commande
Rapprochement des données Vérification de l’imputation Vérification de la disponibilité du crédit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG
DG Réception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF
DAF Réception du bon de commande Expédition de l’original et du 1er exemplaire
du bon de commande au fournisseur ou prestataire
Classement du 2ème exemplaire du bon de commande et du contrat
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INTERVENANTS II.4.2 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE GRE A GRE
DELAIS
Service demandeurCODIRDG
1- OBJECTIF
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE
3- REGLES DE GESTION
Le gré à gré est requis :- lorsqu’en cas d’urgence, les travaux, les
fournitures, les services ne peuvent subir les délais des procédures d’appel à la concurrence ;
- lorsqu’en raison des nécessités techniques ou de situation de fait ou de droit, l’exécution de la prestation ne peut être assurée par un entrepreneur ou un fournisseur déterminé ;
- lorsque les recours aux appels d’offres sont restés infructueux après deux (2) tentatives.
Le gré à gré dispense des mesures préalables à l’appel à concurrence.
4- Demande d’investissement
Procédures
Etablissement d’une demande d’investissement
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Transmission de la demande au DG
Etude de l’opportunité de l’investissement au CODIR
Transmission de la demande opportune à la Cellule de Passation des Marchés pour étude et rédaction des termes de référence du dossier d’appel d’offres.
CPM
5- Rédaction des termes de référence
Procédures
Analyse de la demande et rédaction d’un projet de dossier d’appel d’offres qui doit comprendre :- l’avis d’appel d’offres ;- les instructions aux soumissionnaires,- le cahier des clauses générales ;- le cahier des clauses particulières ;- le bordereau des quantités ;- le calendrier de livraison ;- les prescriptions techniques ;- le modèle de bordereau des prix ;- le modèle de soumission ;- les garanties exigées ;- le modèle de marché.
Rédaction d’un avis général de passation de marchés
Transmission du projet de dossier d’appel d’offres au DG ;
DG
Réception du projet de dossier d’appel d’offres
Amendement si possible, du projet de
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CPM
dossier d’appel d’offres Transmission du projet de dossier d’appel
d’offres à la Cellule de Passation de Marché. Réception du projet amendé par le DG ; Correction s’il y a lieu et rédaction du projet
de dossier d’appel d’offres Transmission du projet au DG pour avis de
non objection et signature.
SP
6- Réception et analyse des offres
Procédures
Réception des offres avec inscription de la date, de l’heure et du numéro d’arrivée sur les dossiers
Transmission des offres à la Cellule de Passation de Marché.
CPM
Réception des offres Ouverture par ordre d’arrivée des plis de
l’offre technique en présence des représentants des soumissionnaires
Classement provisoire des offres financières Analyse des offres techniques Etablissement d’un Procès Verbal Ouverture et analyse des offres financières Rédaction du rapport d’analyse signé par
chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa.
DG
Réception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport à la Cellule de
Passation de Marché.
Réception de l’avis de non objection Adjudication provisoire du marché
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CPM Notification au prestataire de l’attribution du
marché et démarrage des négociations pour la signature du contrat
Rédaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature
DG Réception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat
CPM Réception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au
DG, au DAF et à l’Agent Comptable.
DAF
Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois
exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon
de commande à l’Agent Comptable pour visa et signature.
Agent Comptable
Réception des trois exemplaires du bon de commande
Rapprochement des données Vérification de l’imputation Vérification de la disponibilité du crédit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG
DG Réception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF
DAF Réception du bon de commande Expédition de l’original et du 1er exemplaire
du bon de commande au fournisseur ou prestataire
Classement du 2ème exemplaire du bon de commande et du contrat
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INTERVENANTS II.4.3 PROCEDURES D’ACHAT PAR BONS DE COMMANDE
DELAI
1- OBJECTIF
Appliquer les règles d’acquisition des biens et services par bon de commande.
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE
Tout achat inférieur à dix millions (10 000 000) de francs CFA peut faire l’objet d’un simple bon de commande
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Service demandeurDAFACDG
3.1- Demande d’achat de biens ou de services
Demande d’achat adressée au DG
Etude de l’opportunité de l’achat par le DG
Transmission de la demande acceptée à la DAF.
2j
ACDAF
3.2- Choix du fournisseur
Par lettre circulaire, demander à trois différents fournisseurs de l’Agence, préalablement inscrits sur un fichier de fournisseurs agréés, une facture pro forma ou un devis suivant qu’il s’agit d’acquisition de fournitures ou de réparations.
Des trois(3) factures pro forma ou trois(3)
5j
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ACDAF
devis reçus des trois(3) fournisseurs, choisir le fournisseur le mieux disant en tenant compte de la mercuriale des prix officiels et de la qualité des produits proposés.
Ces factures doivent être accompagnées :- d’une attestation fiscale de l’année
d’exercice ;- du relevé bancaire ;- d’une fiche signalétique ;- du numéro IFU- du numéro INSAE
Après le choix du fournisseur, transmettre le dossier au Service Comptable et Financier
ACDAF
3.3- Etablissement du bon de commande
S’assurer des disponibilités budgétaires Etablir le bon de commande en trois
exemplaires au nom du fournisseur le mieux disant sur un carnet à souche pré-numéroté avec indication :
de la date, du nom et l’adresse du fournisseur, du détail des articles, du montant total de la commande ; de l’imputation budgétaire
Une fois le travail terminé, transmettre au DAF le carnet de bons de commande accompagné de toutes les pièces justificatives.
2j
DAF
vérifier la cohérence des données faire procéder par le SCF aux éventuelles
corrections
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apposer son paraphe transmettre tout le dossier à l’Agent
Comptable
Agent Comptable
réceptionner les dossiers vérifier la présence effective de toutes les
pièces justificatives requises effectuer les contrôles réglementaires ci-
après sur les dossiers : l'exacte imputation de la dépense
selon leur nature ou leur objet ; la disponibilité des crédits ; la parfaite concordance du montant de
la dépense en lettre et en chiffre ; l'objet de la dépense ; le nom du créancier ; les pièces justificatives jointes ;
Pour toute irrégularité constatée, faire reprendre le bon de commande
apposer la signature suivie du cachet transmettre le dossier au Directeur Général.
DG procéder à la même vérification avant
d’apposer sa signature retourner le dossier au DAF pour la suite des
travaux
DAFSCF
Instruire le SCF envoyer l’original du bon de commande plus
le duplicata au fournisseur qui dispose d’un délai de 15 jours pour livrer la commande.
Classer la souche du bon de commande
INTERVENANTS II.4.4 PROCEDURES DE LIVRAISON DES DELAI
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COMMANDES
CMACDAF
1- OBJECTIF
Livrer la commande attendue.
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure de la livraison concerne toutes les commandes passées.
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
3.1- Suivi des commandes
suivre les commandes passées aux fournisseurs, les relancer si nécessaire afin de disposer des livraisons dans les meilleurs délais.
effectuer chaque semaine le suivi des commandes
faire le point des livraisons par semaine, relever les retards de livraison, relancer les fournisseurs concernés par
écrit.
15j
Equipe 3.2- Livraison des commandes
Réceptionner toute commande de fourniture ou d’équipement passée par l’Agence.
Faire les livraisons en présence d’une équipe composée de l’agent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service demandeur.
1j
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Les livraisons accompagnées d’un bordereau de livraison en deux exemplaires au moins doivent correspondre quantitativement et qualitativement à la commande sous réserve de rejet.Toutefois le fournisseur ne sera payé qu’après livraison totale.
Un procès verbal de livraison pour les marchés ou un bordereau de livraison pour les fournitures est établi pour matérialiser cette opération.
CMMagasinier
3.3- Entrée d’un bien en magasin
- après la réception de la livraison, l’équipe transmet les biens réceptionnés au magasinier avec une copie des pièces justificatives suivantes : le bon de commande ; le bordereau de réception ; le procès-verbal de réception.
Aucune commande ne doit être livrée directement au service demandeur sans passer par le Magasinier qui procédera à son enregistrement.
Prendre livraison des biens après avoir procédé aux contrôles de conformité avec les pièces reçues : contrôle de quantité ; contrôle de qualité.
Remplir et signer le bon d’entrée en trois exemplaires si les contrôles ne révèlent aucune anomalie ;
Regrouper les articles et les fournitures par lots homologues de même nature ou de même famille ;
1j
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Renseigner la fiche de stock concernée et le registre des entrées et le support informatique ;
Procéder au rangement dans les zones ou aires appropriées.
ACSCFCMMagasinier
3.4- Contrôle et approbation de la livraison
vérifier que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le Bordereau de livraison (B/C) du fournisseur ;
effectuer un contrôle physique des articles livrés par comptage de leurs quantités et les rapprocher aux quantités portées sur le Bon de commande (B/C) ;
approuver la livraison lorsqu’elle est conforme à la commande.
On distinguera deux types de livraison :- La livraison de fournitures de bureau et du
matériel,- La livraison de Biens d’équipement.
L’équipe de réception des livraisons varie suivant qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou de biens d’équipement.
Pour les fournitures de bureau, la livraison est faite en présence de l’agent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service utilisateur.
En ce qui concerne les biens d’équipement, la réception est faite par la même équipe assistée
1j
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d’un technicien.
La procédure se déroule ainsi qu’il suit : Signature du B/L du fournisseur après
rapprochement du BC/BL ; rangement des articles livrés ; classement d’une copie du B/L dans un
chrono prévu à cet effet.
CM 3.5- Enregistrement des stocks
ranger les articles ; mettre à jour le registre ;
.
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INTERVENANTS II.4.5 PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DELAI
1- OBJECTIF
Aboutir à une utilisation efficiente des stocks et assurer la transparence dans leur gestion.
2- APPLICATION DE LA PROCEDURE
Les stocks comprennent tous les produits non consommés immédiatement et qui doivent obligatoirement transiter par le magasin.
Les registres devant servir à retracer les mouvements des matières sont :- un facturier ;- un livre journal des entrées et des sorties ;- un grand livre ou compte de gestion ;- un registre inventaire des matériels en cours
de consommation ;- un livre journal des ingrédients et
pneumatiques ;- les ordres d’entrée ;- les ordres de sortie ;- la tenue de la fiche de stock par nature de
matière
3- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Magasinier 3.1- Organisation de la gestion des stocks
Etre responsable de la gestion physique des articles stockés dans son magasin.
veiller à leur conservation dans de bonnes
Régulier
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conditions de sécurité.
pouvoir donner à tout moment des renseignements sur le mouvement intervenu sur chaque catégorie de biens en stock dans le magasin à savoir :
la quantité entrée ; la quantité sortie ; la quantité en magasin.
A cet effet, disposer :
d’un Registre des entrées en Magasin qui récapitule toutes les entrées de produits en magasin
d’un Registre des sorties qui sert à l’enregistrement des sorties d’articles ou de produits
des fiches de stocks qui permettent la tenue de la comptabilité matière.
Tenir les fiches de stocks sans rature, sans blanc, sans aucune altération.
remplir les entrées au bic rouge et les sorties au bic bleu
La gestion manuelle est obligatoire et doit être soutenue par une gestion informatisée des Stocks.
Procéder à un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des mouvements (Entrée et sorties) concernant chaque élément du stock : sur la fiche de stock, sur les registres “ Sorties“ et sur le support informatique ;
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Procéder au traitement en temps opportun des données enregistrées pour l’élaboration des états de stock permettant :
d’actionner les commandes en temps utile afin d’éviter les ruptures des produits de consommation courante ;
de donner aux dirigeants des informations sur l’état des stocks.
Magasinier 3.2- Tenue du magasin de stockage
Maintenir le magasin de stockage propre, aéré avec des allées permettant une circulation aisée.
Présenter toutes les garanties contre le vol, l’incendie, l’inondation et l’humidité et contre toutes dégradations des articles stockés.
Disposer les articles et les produits dans leur aire de rangement, selon leur volume, leur nature, sur des étagères ou des palettes.
Interdire l’entrée au magasin à toute personne à l’exception du magasinier. Seul le magasinier a le droit de détenir les clés d’entrée d’un magasin
Régulier
ConcernéSCFCMMagasinier
3.3- Procédures de sortie d’un article du magasin
exprimer son besoin sur une fiche de demande établie en quatre exemplaires tirés d’un carnet à souches pré-imprimés et pré-numérotés à faire viser et signer par le chef
1j
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service concerné. transmettre la demande au Chef Service
Comptable et Financier ; réceptionner la fiche ; analyser l’opportunité de la quantité
demandée ; viser la fiche et l’affecter au magasinier vérifier si la quantité figurant en stock est
suffisante pour satisfaire la demande ; si oui, mettre son visa et transmettre la fiche
au service comptabilité ; si la quantité est insuffisante émettre des
réserves sur un papillon jointe à la fiche et transmettre par la même occasion
signer le bon de demande si l’avis du magasinier est favorable (article en stock et en quantité suffisante) ;
établir et signer un bon de sortie en trois (3) exemplaires.
Les Bons de Sortie sont tirés d’un carnet à souche pré-imprimé et pré-numéroté. Les deux premiers feuillets sont transmis au service de Magasin. Le troisième feuillet est conservé dans le carnet à souche ;
mettre en attente la fiche de demande si le bien n’existe pas au magasin ou est en quantité insuffisante ;
il y a la possibilité d’obtenir une livraison partielle lorsque la quantité existante est insuffisante ;
préparer l’article ou le produit à sortir ; appeler le service demandeur ; s’assurer que la personne venue prendre
possession de l’article ou du produit est bien l’intéressé ou un mandaté ;
faire signer par l’intéressé, les deux feuillets
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du Bon de Sortie et le Registre de Stocks ; viser et signer à son tour les deux feuillets du
bon de Sortie.
Mettre à jour : le registre Sortie de Stocks ; la fiche de stock ; le support informatisé.
ACDAFSCF
3.4- Contrôle en magasin
procéder périodiquement (au moins une fois par trimestre), à un contrôle inopiné du magasin et des stocks avec émission d’un rapport de contrôle transmis au Directeur Général ;
procéder à un rapprochement d’une part, entre les fiches de stocks du magasinier et les états de stocks établis par le SCF et d’autre part, entre :
les registres “Entrée“ et “Sortie“ de magasin ;
les bons d’entrée et de sortie et les fiches de stocks ;
les stocks existants et les stocks théoriques.
5J
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1) ORGANIGRAMME2) REGLEMENT INTERIEUR
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ANNEXES