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CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ÁREA DE MANEJO ESPECIAL LA MACARENA
“CORMACARENA”
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
HELP FILE 2016
CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ÁREA DE MANEJO ESPECIAL LA MACARENA
“CORMACARENA”
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta los avances en dispositivos electrónicos, herramientas
tecnológicas y medios de comunicación, el concepto de documento ha ido
evolucionando, de tal manera que un archivo (Word, Excel, PDF o Correo
Electrónico), inciden dentro de los temas de Gestión Documental, al igual que los
sistemas que interactúan dentro de la producción documental de las entidades.
Con esta evolución tecnológica se da inicio a una etapa en los procesos de gestión
documental y se involucran nuevos lineamientos para los diferentes soportes,
emanados por el Archivo General de la Nación, y el Ministerio de TIC´S.
Es algo muy importante y de resaltar que la inclusión de nuevas tecnologías
inmersas en los procesos de producción documental dentro del desarrollo
administrativo de la corporación, pueden incidir en la racionalización, optimización
y automatización de los actividades y procedimientos en los cuales es indispensable
la producción de registros y documentos que de acuerdo a sus características
cumplen con los objetivos para la preservación a largo plazo de la información.
Es por lo anterior que dentro del desarrollo del presente documento se explicaran
algunos conceptos teniendo en cuenta la normatividad (Acuerdo 003 del 17 de
Febrero de 2015) que permita la implementación y desarrollo del proceso
archivístico de documento electrónico.
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MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
1. OBJETIVO
Evaluar la producción de archivos electrónicos para dar los lineamientos a seguir en
la Corporación según los criterios y características definidas en la norma (Acuerdo
003 del 17 de Febrero de 2015) y la guía adoptada para tal fin. Con el objeto de
adoptar procesos de manejo responsable y organizado de documentos electrónicos
que garanticen el cumplimiento de planes y programas del Ministerio de Tics según
las directrices del Archivo General de la Nación.
2. ALCANCE
Otorgar un modelo de requisitos para la implementación del Programa de
documentos electrónicos, con el fin de lograr la normalización del proceso para la
producción y generación de documentos electrónicos en la Corporación, aplicando
políticas de seguridad de la información y principios del proceso de gestión
documental, garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de
los documentos en las herramientas tecnológicas con las que actualmente cuenta
la Corporación.
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DOCUMENTOS ELECTRONICOS
3. DEFINICIÓN
El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos es un
instrumento de planeación, el cual formula los elementos mínimos funcionales y no
funcionales de la gestión de documentos electrónicos en las entidades del estado;
a su vez plantea los aspectos a tener en cuenta para la administración de la
documentación que se produce de forma electrónica y los físicos que de una u otra
manera se transforman en formatos digitales, lo anterior es basándose en el decreto
1080 del 2015 en su capítulo VII ”Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
4. Características de los Documentos Electrónicos
Según el decreto 1080 del 2015 en su capítulo VII Artículo 2.8.2.7.2., describe las
características de los documentos electrónicos las cuales son:
“Contenido estable: El contenido del documento no cambia en el tiempo; los
cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas
y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al
ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o
interacción genere siempre el mismo resultado.
Forma documental fija: define como la cualidad del documento de archivo
que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo
largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
Vínculo archivístico: Los documentos de archivo están vinculados entre sí,
por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este
vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que
reflejen el contenido, contexto y la estructura tanto del documento como la
agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
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Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que este contiene es accesible para su posterior consulta”1
Teniendo en cuenta lo preceptuado en dicho acuerdo, es importante que la
corporación cumpla a su vez con los elementos esenciales de los documentos
electrónicos a los que se hace referencia en el Capítulo VII Artículo 2.8.2.7.1:
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, lo
que esto debe garantizar que los documentos mantienen su valor de evidencia a lo
largo del ciclo vital incluyendo a su vez los expedientes mixtos (híbridos), digitales
y electrónicos.
Al contextualizar el tema sobre documento electrónico se tiene un panorama más
claro enfocado hacia el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo;
según la guía 6 Cero Papel en la Administración Pública Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones; hace referencia: a el software o programa destinado a gestionar
los documentos electrónicos que se desean preservar a mediano y largo plazo;
puede ser solo un módulo, como la combinación de los varios tipos de programas
informáticos con los que cuenta la entidad .
1 Ministerio de Cultura. Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Decreto 1080 Capítulo VII Artículo 2.8.2.7.2. Hoja 129.
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4.1 Requerimientos Funcionales para el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo
Según la norma internacional MoReq, en donde describe los requerimientos
funcionales y obligatorios para la gestión de documentos electrónicos de archivo los
cuales se especifican en la siguiente imagen:
Imagen de presentación de Certicamaras 2
Teniendo en cuenta los requisitos funcionales, con lo que debe cumplir un SGDEA,
se debe iniciar la evaluación del software con él que cuenta Cormarcarena
identificado “DOCUNET”, el cual soporta toda la administración documental de la
entidad, de la misma manera se puede alinear o mejorar si dicha evaluación lo indica
con lo preceptuado en la normatividad vigente y con soporte de la norma
internacional. (Decreto 1080 del 2015 en su capítulo VII Artículos 2.8.2.7.1
2.8.2.7.2., Acuerdo 03 del 2015).
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4.2 Beneficios
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos son una herramienta
informática que busca mejorar dentro de las Entidades los flujos de información y
control de respuestas dentro de la misma; aportando beneficios significativos entre
ellos se pueden destacar:
Beneficios técnicos: Estos se encuentran relacionados con la mejora en los
aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización; Es
importante la comunicación con las áreas de tecnología de la entidad.
Beneficios estratégicos: Se relacionan con las labores cotidianas de
producción en pro de mejora y búsqueda de efectividad.
Beneficios financieros: Los cuales inciden directamente en la reducción
de costes y aumentan la producción laboral.
A parte de estos beneficios, se visualiza la reducción de espacios físicos para la
conservación documental, la minimización del uso del papel, reducción de costos
salariales y la mejora en los tiempos de producción. El SGDEA aporta ventajas en
la optimización y recuperación de la información de manera ágil, veraz y oportuna
mejorando la seguridad de la misma; así mismo se controla los tiempos de
respuesta de los procesos administrativos lo que conllevaría a la reducción de
PQR´S y procesos jurídicos.
Como en toda implementación de un SGDEA como existen beneficios también se
pueden presentar una serie de inconvenientes o problemas los cuales pueden
generar falsas expectativas en el funcionamiento, sin embargo estos se encuentran
enfocados en la normalización de los archivos históricos, la complejidad de los
soportes de almacenamiento óptico y lo más importante la cultura dentro de la
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organización haciendo un buen uso de los soportes en papel y la no utilización de
los sistemas para a producción documental.
5. Metodología para la aplicación del Modelo de Requisitos para la Gestión de
Documentos Electrónicos:
Dado a que Cormacarena, cuenta con un Software de Gestión Documental
“Docunet”, y sistemas que producen documentación y soporte para procesos
administrativos; (PAPYRO, PIMISYS) los cuales hacen parte de la gestión
administrativa de la entidad y fueron adquiridos para la gestión de procesos
documentales electrónicos.
Cabe aclarar que los sistemas Nacionales de consulta con los que cuente la entidad
como en este caso el sistema VITAL son de soporte a las actividades cotidianas y
al deber ser de la Corporación ya que sirven de apoyo para las gestiones
administrativas misionales.
En cuanto al sistema que se encuentra implementado en la Corporación, se entraría
a realizar una fase de estudio y análisis donde se detalle los puntos a mejorar
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Análisis del sistema actual: en gran medida se trata
Establecimiento de objetivos
Redacción de requisitos a cumplir por el sistema:
A su vez se realiza la revisión en las Tablas de Retención Documental, para
identificar si algunas de las series y tipologías documentales son producidas
electrónicamente; esto con el fin de generar un trabajo en conjunto con el área de
tecnología, la cual dará y aportara la experticia en los parámetros ya definidos para
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el área de producción de documentación electrónica y así cumplir con la
normatividad anteriormente descrita en el desarrollo del documento.
6. Modelo de Implementación.
La implementación se realiza desde el punto de vista de los programas propios o
adquiridos por la entidad para gestionar los procesos documentales, buscando la
reducción de producción de papel.
Se aclara que los sistemas de soporte para la Corporación, como su nombre lo
indica sirven de soporte y/o evidencia en el desarrollo de las actividades
administrativas.
Recursos económicos:
En cuanto a los recursos económicos para la implementación del modelo de
requisitos en la gestión de documentos electrónicos; esto deberá estar Ligado con
el Plan de Acción Anual de la Corporación; en cuanto al rubro asignado para la
administración y gestión documental.
Recurso Humano:
Dado que el tema se encuentra ligado con tecnología y la administración de los
sistemas de la Corporación como lo son Pimisys, Papyro y Docunet, los cuales
generan documentación relevante para los procesos administrativos dentro de la
entidad y documentación electrónica, que puede llegar en su momento a ser parte
de un expediente hibrido dentro del proceso documental.
En este proceso participarían de manera activa:
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AREA O PROCESO
RESPONSABILIDADES
Grupo soporte tecnológico e informático
Es el encargado de realizar inicialmente el diagnostico de los sistemas de información empleados en la Corporación desde el punto tecnológico y la funcionalidad que tienen dentro del proceso Documental, posteriormente poder llegar a normalizar las actividades que se realizan en cada uno y así optimizar el uso de los mismos.
Gestión Documental
Es el área encargada de realizar la evaluación técnica de los respectivos sistemas, donde se evalúan aspectos de producción de documentos, la recuperación de los mismos y su disposición final; verificando el cumplimiento en las etapas de mejora para que posteriormente todos los sistemas tengan la misma finalidad dentro de la Corporación (la preservación a largo plazo y llegar a la política del cero papel).
Estas dos área o procesos son las directamente responsables de la implementación
y el cumplimiento del Modelo con los objetivos propuestos por las mismas, sin
embargo no depende si no de la interacción de la alta gerencia y de toda la
Corporación para mejorar el uso de los sistemas existentes y de cumplir con las
políticas que se establezcan para el manejo de la documentación electrónica.
Dentro del proceso de implementación de un SGDEA, de acuerdo a la “Guía n° 6
en la administración pública Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos”,
existen varios aspectos importantes teniendo en cuenta que la Corporación ya
cuenta con un sistema de Gestión Documental especializado para el manejo del
proceso documental; en lo posible es necesario realizar algunos ajustes los cuales
se describen a continuación teniendo en cuenta los parámetros que la norma
establece.
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PARAMETRO DESCRIPCIÓN
Tablas de Retención Documental
Este instrumento es base fundamental,
porque estructura la producción documental
de la entidad; es importante que estas se
encuentren actualizadas con las series
documentales producidas por los sistemas
internos de la corporación o si estos general
tipologías documentales electrónicas los
cuales pueden llegar a pertenecer a
expedientes físicos.
Cuadros de Clasificación
Documental
Se identifican dentro del sistema, porque
especifican la ubicación de las tipologías
documentales dentro de cada uno de los
expedientes; al igual que las TRD deben estar
actualizados.
Identificador de los Expedientes
Cumple la función de Verificar si el uso
corresponde a las necesidades de la
Corporación, teniendo en cuenta las
respectivas TRD y los CCD.
Captura de los Expedientes
Revisión de la captura de la documentación
dentro del SGDEA, aspecto que debe ser
construido entre Gestión Documental y el Área
Tecnológica y en su defecto un tercero que
brinda soporte al sistema; esta captura de los
expedientes va ligada con la estructura de
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recuperación de la información (las llaves de
Búsqueda), al igual que los metadatos a
utilizar.
Interacción entre Sistemas Existentes en la Corporación
El SGDEA pueda interactuar con otros
sistemas y aplicaciones que utilice la entidad.
Reubicación de expedientes
Los expedientes creados con sus tipologías
documentales puedan ser reubicados dentro
de las respectivas series documentales
Utilización del Sistema como Cultura Organizacional.
Dentro de los procesos, procedimientos, políticas de la Corporación se sugiere incluir la obligatoriedad del uso del sistema DOCUNET, para todos los procesos asociados del SGDEA, ya que se encuentran en su mayoría centralizados en el proceso de Gestión Documental.
Dentro de los aspectos funcionales que la Corporación debería tener en cuenta para
la implementación de su Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos
Electrónicos se encuentran los siguientes:
REFERENCIACION:
Auditoría
Inventario
CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN O TRANSFERENCIA:
Tabla de Retención Documental – TRD
Comprobar y ejecutar la TRD
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Transferencia
Traza Transferencia
Formatos
Expedientes Híbridos
Varias Transferencias
Eliminar
BÚSQUEDA, RECUPERACIÓN Y PRESENTACIÓN
Búsquedas
Búsquedas combinadas
Búsquedas con comodines
Interfaz gráfica
Recuperación de datos
Revelar información
Recuperar al usuario público
CAPTURA Y REGISTRO
Captura en CCD
Captura de metadatos
Captura de documento
Formatos de captura
ADMINISTRACIÓN
Parámetros del sistema
Copias de seguridad
Administración CCD
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Gestión de usuarios
Informes de Administración
Auditoría
Nivel de seguridad
Eliminación
Lo anteriormente expuesto es relevante al momento de aplicarlo en la Gestión
Documental que desarrolla la Corporación; por consiguiente es importante consultar
y referirse a las normas específicas del tema a nivel Nacional tal como lo es el
Decreto 1080 del 2015 “Decreto Único Reglamentario Sector Cultura” en su Capítulo
VII artículos 2.8.2.7.1. Al 2.8.2.7.1 S sobre los documentos electrónicos, la Guía N°
6 cero papel en la administración pública Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos y el acuerdo 03 de Febrero del 2015.
7. Requerimientos de Preservación
Copias de seguridad y recuperación
La Entidad debe velar por las copias de seguridad existentes del SGDEA, las cuales
deben ser recuperables a través del tiempo, para ello es importante generar políticas
y mecanismos de copias de seguridad que permita dicha recuperan en el momento
requerido.
Autenticidad Aspecto importante dentro la legitimidad del expediente electrónico, lo cual hace
énfasis en que una vez capturado e ingresado al sistema el expediente este no
podrá ser modificado ni en su estructura, índice electrónico, contenido contexto etc.,
donde la información quedara protegida.
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Niveles de Seguridad La seguridad de consulta a la documentación de acceso restringido por los temas
que son de suma importancia para la Corporación, donde sebe controlar por niveles
de acceso la consulta de la documentación disponible en SGDEA; esto lo estructura
el área de sistemas bajo la información recolectada por el proceso de Gestión
Documental según información recolectada de las unidades productoras de dicha
documentación.
Con la anterior información y relación de normatividad existente sobre documentos
Electrónicos se basó la elaboración del respectivo documento; donde se hace
dispendioso poder entrar a realizar una estructura más explícita de cada uno de los
procesos a tener encuentra ya que la guía, el acuerdo y el decreto mencionado son
demasiado explícitos para su aplicación por lo cual estos hacen parte fundamental
del documento.
Coormacarena al contar con un Sistema de Gestión Documental ya implementado
se le sugiere aplicar la normatividad existente para desarrollar más módulos que
puede contener dicho sistema, siempre y cuando este genere un valor agregado en
la administración documental dentro de la entidad y agilice procesos del día a día,
hay que recordar que todo esto es posible si la alta gerencia apoya e implementa
todas las políticas para llegar a tener una real de “Cero papel”.