palo (jedox), как инструмент бюджетирования. Мини-курс

Бери и делай

No.001.01.1 NeoLogics Group Presents

Palo BI Suite – это новые измерения и функционал в привычном окружении Excel.

Мощная современная OpenSource платформа для эффективного решения задач планирования, построения отчётности, анализа и консолидации данных.

Вы всё ещё бюджетируете вExcel?

Тогда мы идём к вам…

http://neologics.ru


No.001.01 NeoLogics Group Presents 01/75

Содержание

Вступление……………..02О чём и зачем это написано?.......................03Кому может быть полезно и почему?……………04

Две стороны одной медали………...................……..05Системы АНАЛИТИЧЕСКИЕ vs. УЧЕТНЫЕ.......06Немного статистики……………07Планирование в Excel. Плюсы и минусы…..................08-09Jedox (Palo) – патентованное средство из Германии..............10

Jedox(Palo) BI Suite ……………………….11Архитектура и платформа Jedox (Palo)…............……..12Область применения......................................13Palo. Основные понятия и определения....14-19

Демо-пример ……………………….20Суета вокруг бюджета……...........…..21Исходные данные для модели.............22-25Создаем рабочую базу...................26-28Создание кубов и измерений. Конструктор.........29Создаем измерения. Элементы. Иерархии............30-39Создаем кубы........................40-42Работаем с правилами. Редактор формул........43-48Ввод и отображение данных................49-53Бюджет продаж и бюджетные показатели..........54-55Строим бюджет доходов и расходов............56-59БДДС и все-все-все...............60-65

Заключение ……………………….66Что день грядущий нам готовит?………..67PALO-Сервис: пакеты услуг – куда дальше «плыть»?………68-74Об авотарах…………...75

1. Ячеечно-ориентированная система2. Многомерная база, развертываемая в оперативнойпамяти – MOLAP(in-memory)3. Измерения и многомерности4. Кубы и гиперкубы5. Отображение многомерных данных в MS Excel6. Ввод данных в многомерные кубы7. ..?

http://palo.neologics.ru/palo-base-lessons/



Любое приращение знаний есть создание ресурсов.

Из книги «Легенды и мифы управленческого учета»

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ

О ЧЁМ? КОМУ? И ЗАЧЕМ?




О чём и зачем это написано? Спасибо за доверие и добро пожаловать на борт!

В рамках данного обзорного мини-курса вы познакомитесь с замечательным программным продуктом Palo и даже с целым его семейством – Palo BI Suite. Доступность и функциональность указанной программы вполне способны изменить даже устоявшееся мнение о методах и способах автоматизации бюджетирования. Оказывается, можно не покидая привычной среды MS Excel, получить в своё распоряжение функционал, за которым обычно стоят «большие бренды», «большие деньги» и всё такое.

Разработчики Palo давно поняли, что не следует убеждать пользователей MS Excel и других табличных процессоров в отсталости и несовершенстве используемых ими программ. А вместо этого стоит попытаться помочь им, не теряя полученных навыков и знаний, приобрести новые. Не покидая Excel перенести свои данные из многочисленных «тяжелых» файлов во внешнюю многомерную базу. Вместо частых и длительных усилий по настройке и перепроверке громоздких формул и ссылок между файлами, один раз настроить правила взаимодействия между бюджетными формами, и заняться чем-то более вдохновляющим.

Подобно большинству людей, которые только начинают осваивать новое приложение, вы, возможно, отнесетесь к нему с некоторым недоверием и сомнениями. Вы задаётесь вопросом «А так ли уж быстро и легко можно это изучить, как тут говорят некоторые?». «Есть ли здесь вещи мне незнакомые и которые я не смогу понять?». Будьте уверены, как только вы начнете работать с Palo, вы почувствуете что угодно, но только не страх – это, действительно, легко и даже, местами, забавно! Наш вам совет – просто начните. Устанавливайте программу и начинайте с ней работать. Palo даёт вам инструмент. Вы используете свой интеллект и фантазию для его эффективного применения при решении стоящих перед вами задач.

Если вы последуете пошаговым инструкциям данного мини-курса, и создадите свою «цифровую картину» на пустом «холсте» таблицы MS Excel, вы непременно почувствуете, как некая тяжесть «сваливается» с ваших плеч. Больше никаких десятков каталогов, загадочных формул и длиннющих ссылок. Никаких забытых, потерянных, или «саморазмножающихся» файлов.

Теперь уже «ваш» Palo может стать катализатором полной смены образа вашего мышления: вместо использования понятий «файл и книга», «лист и таблица», «столбцы и строки», вы начнете оперировать терминами «куб-бюджет», «измерение-элемент» и «ячейка – бюджетный показатель». Вы и ваши коллеги будете работать с единой базой, разделяя, при необходимости, права и ответственность. И это то, чего вы заслуживаете. У вас, наконец-то, после сведения очередного Бюджета, останутся силы, чтобы оторваться от бесконечных рядов цифр, и взглянуть на окружающий вас мир. Не правда ли, он прекрасен?




Кому это может быть полезно и почему? Прежде всего, мы ориентируемся на людей инициативных, стремящихся к лидерству. И совсем не обязательно к лидерству в смысле «карьерного» роста. Нарушить привычные стереотипы, и выступить с инициативой, например, смены или модернизации существующей и неэффективной системы бюджетирования – согласитесь, для такого поступка лидерские качества просто необходимы.

Оторваться от «рутины» значит стать «не как все», что тоже свойственно людям с «лидерской» жилкой. Лидер – это тот, кто не только «способен вести», но и «ведет» за собой. Будь-то малоизученная горная тропа, вождение автомобиля или освоение чего-то нового и доселе неизведанного.

При создании данного обзорного курса мы не ставили задачи «полного и всеохватного» раскрытия возможностей продуктов семейства Palo (Jedox). Свою задачу мы видели и видим в пробуждении интереса к программным продуктам данного класса у как можно большего числа инициативных и мыслящих товарищей, занятых в сфере финансово-экономической деятельности.

Основная идея заключается в том, чтобы специалисты, неразрывно связанные с экономическими расчетами, составлением бюджетов и контролем их исполнения, выглянули из «коробки MS Office» и увидели, что совсем рядом есть продукты, способные кардинально изменить их производственную деятельность. А она, эта самая деятельность, потребляет, ни много ни мало, а целую треть самого дорого, ценного и невосполнимого, что у нас есть – времени. Использование систем, подобных Palo, позволяет сокращать длительность цикла подготовки годового бюджета до 25% по сравнению с теми компаниями, которые для указанных целей используют исключительно Excel (По данным BARC).

«Глубокое» освоение Palo, как и любой другой, «технологически» достаточно сложной программной системы, требует, разумеется, определенных усилий и затрат. Прежде всего – затрат времени, поскольку, как мы скоро уже выясним, имеется полнофункциональная «общедоступная» версия продукта Palo BI Suite.

Поэтому для прикладных специалистов будут полезными, прежде всего, практические навыки использования Palo для решения понятных им задач – построения фрагмента бюджетной модели предприятия.

С другой стороны, «технологически-ориентированным» специалистам может быть полезен пример практического применения уже, возможно известного им продукта, для не совсем понятных задачбюджетирования и бюджетного управления.

Как все мы знаем – ДОРОГУ ОСИЛИТ ИДУЩИЙ! Успехов в освоении и применении




ДВЕ СТОРОНЫ ОДНОЙМЕДАЛИ

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ, ОДНАКО

Бюджетирование — это, с одной стороны, процесссоставления финансовых планов и смет, а с другой —управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

К сожалению или нет, но практическое бюджетирование даже среднего по масштабу предприятия нельзя выполнить «вручную». Для этого придется использовать хоть какие-то компьютерные финансовые технологии и весьма желательно, чтобы они были современными и эффективными.

Многие используют Excel, что вполне разумно на этапе создания бюджетной модели. Но вот как быть дальше?




Системы: Аналитически vs. Учётные...

Все программные продукты, используемые в реальной жизни для автоматизации систем бюджетного управления коммерческого предприятия, можно условно разбить на два класса:

1. Учетные системы – обычно охватывают Оперативный уровень управления предприятием.2. Аналитические системы – применяются на Тактическом и Стратегическом уровнях управления.

Отнесение программных продуктов к определенным уровням управления предприятием, разумеется, несколько условно, но это позволяет классифицировать их по «обязательному функциональному набору».

Характерной особенностью Учетных систем является:

обязательное наличие первичных документов, подлежащих отработке в учете и формирующих, таким образом, данные учетных регистров (чаще всего в виде проводок вида «Дебет/Кредит»); наличие «хранилища» фактических данных;

ведение самого «подробного» учета – до «винтика», до «шпунтика». Ассортимент продукции (или товаров), например, может включать десятки тысяч наименований;

значительное участие (вовлеченность) ИТ-специалистов в настройке (доработке) системы; возможность реализации Казначейской функции: Заявки на расходование денежных средств, Лимиты,

Реестры платежей, Платежный календарь, взаимодействие с системами вида «Клиент-Банк»;

Аналитические системы, с другой стороны, имеют следующие особенности:

первичные документы отсутствуют в принципе; организация и хранение данных осуществляется, как правило, с использованием OLAP-технологий в

виде многомерных баз данных, содержащих упорядоченные подмножества КУБЫ (ГИПЕРКУБЫ); наличие укрупненной (агрегированной) аналитики, организуемой в виде ИЗМЕРЕНИЙ, КУБОВ; большую часть настройки Аналитических систем должны осуществлять сами бизнес-пользователи;

участие ИТ-консультантов (программистов) – возможно, но оно должно быть существенно меньше, посравнению с Учетными системами;

реализация Казначейской функции «затруднена», т.к. отсутствуют механизмы создания первичныхдокументов, а также иные учетные функции и регистры;

должна присутствовать штатная возможность организации (реализация) сценариев «ЧТО-ЕСЛИ».

Palo является представителем класса «Аналитические системы». А какую пользу мы можем из этого извлечь?




По данным авторитетного европейского источника Business Application Research Center [BARC] MS Excelвсе еще является наиболее часто используемым инструментом планирования – около 82% (из 449опрошенных компаний) так или иначе применяют Excel для целей планирования. Однако, очень редко копании используют Excel или иной специализированный инструмент планирования как единственное решение. В большинстве случаев они полагаются на определенную комбинацию нескольких различных программных средств.

Планирование и бюджетирование – обязательные инструменты для управления компаниями, создающие солидную основу для дальнейшего управления эффективностью бизнеса.

Для начала - немного статистики

Для проведения очередного цикла планирования компаниям, в среднем, требуется около 42 рабочих дней на каждый организационный уровень (т.е. на оперативный, корпоративный и/или групповой). Указанное усредненное значение возрастает до 55 дней в компаниях, имеющих распределенную (холдинговую) структура, и сокращается до 25 дней для унитарных бизнес-единиц. Приведенные данные показывают, какие огромные объемы времени и усилий вовлечены в процессы планирования и бюджетирования.

Компании, применяющие при планировании специализированные, централизованные инструменты, расходуют на 25% времени меньше, чем компании, выполняющие те же действия в Excel-подобных системах.

Среднее количество инструментов планирования на компанию приближается к 3 (трем), т.е. большинство компаний при реализации процессов планирования и бюджетирования используют 2 и более приложений (программ, программных пакетов).

Рис.1. А какую систему планирования используете вы?

MS Excel

Специализированные инструменты планирования

ERP

Программы (утилиты)консолидации

Другие инструменты




Как выглядит «обычный» процесс планирования в Excel?«Типовой» процесс подготовки и формирования планов или бюджетов на очередной период планирования (скажем – следующий год) обычно выглядит, как показано на диаграмме:

Как мы видим, процесс состоит из следующих процедур или этапов:1. В головной организации, которая является центром консолидации данных группы компаний (ЦК) формируется пакет шаблонов для ввода данных. Обычно шаблоны представляют из себя предварительно отформатированные таблицы (листы) Excel.2. Шаблоны посредством доступных каналов связи: сетевые ресурсы общего пользования, электронная почта и т.п., рассылаются в подчиненные подразделения – бизнес единицы (БЕ).3. Сотрудники БЕ, ответственные за подготовку и ввод данных заполняют шаблоны и если текущая процедура относится к этапу планирования, то запускается процедура согласования плановых показателей в соответствии с действующим регламентом планирования (бюджетирования); в результате некоторого количества итераций стороны достигают компромисса, плановые показатели БЕ приобретают статус утвержденных и передаются в ЦК. Если же текущий процесс относится к сбору фактической информации, то процедура согласования обычно не требуется.4. Сотрудники ЦК, ответственные за сбор и консолидацию данных, осуществляют формирование «сводной» документации путем переноса полученных от БЕ показателей в предварительно настроенные формы консолидации, которые также реализуются посредством штатного функционала Excel. Либо могут представлять собой более «продвинутые» механизмы консолидации, являющиеся либо программными надстройками над тем же Excel, либо продуктами «третьих» фирм, которые на рынке имеют место быть. В любом случае это «полуручная» или «полуавтоматизированная» процедура, требующая значительных затрат времени и сил от всех участников.




А вот какие проблемы и риски при этом имеют место быть…

ЦК [Центр консолидации]…

Подготовка пакета шаблонов отчетности (бюджетов)

БЕ [Бизнес единица]

…

Подготовка презентации группы (ГК)

Подготовка презентации БЕ

«Ручная» обработка большого количества «тяжелых» файлов

Высокая вероятность расхождения между данными ЦК и БЕ

Подготовка пакета сводной отчетности

по группе

Затруднен одновременный доступ к изменению данных

Высокие риски сбоя информационной безопасности

Заполнение пакета (шаблона) отчетности (бюджета)

Сложность хранения и сравнения различных версий данных («архив»)




А можно ли, cпросите вы, сохранить привычный интерфейс MS Excel, но как-то избавиться от ранее перечисленных и подобных им проблем и недостатков? Да, уважаемые читатели!

И по указанному выше поводу у нас есть целых две новости – «хорошая» и «очень хорошая»:

1. Ваше желание сохранить привычный интерфейс и функционал MS Excel, но при этом избавиться от типовых недостатков, проблем и рисков, связанных с реализацией и ведением бюджетного процессав среде табличных процессоров, осуществимо.

2. Программный пакет Palo BI Suite, реализующий «мечту бюджетиста» не просто «доступен», а «оченьдоступен» – это означает, что сам полнофункциональный пакет или его отдельную часть Palo forExcel вы можете загружать и использовать совершенно бесплатно.

Разработала, а также продолжает развивать и поддерживать это «чудо» компания Jedox AG из славного местечка Breisgau что в Германии. Первая версия продукта появилась на рынке в далеком 2004 году и называлась она тогда просто и незатейливо «Palo», что предположительно является «обратным» прочтением термина «OLAP (Online Analytical Processing)» и как бы намекает на определенную связь с многомерными базами данных, а также соответствующими технологиями. И это правда.

Jedox (Palo) – «патентованное средство» из Германии…

Сама компания Jedox относит данный программный продукт к классу BI (Business Intelligence) и позиционирует его, как «гибкое решение для построения пользовательских приложений в области планирования, отчетности, анализа и визуализации данных».

Jedox (Palo) Suite специально спроектирован для улучшения привычного для многих рабочего «пространства» MS Excel, за счет добавления к нему «специфической» функциональности, характерной для систем класса Business intelligence: технологичная «внешняя» многомерная OLAP база; надстройка Palo for Excelинтегрируемая в ваш любимый Excel или Calc в процессе инсталляции; инструментарий для создания и модификации бюджетной модели, а также визуализации данных модели в табличном и/или графическом виде. Пора и нам познакомиться поближе с «внутренностями» этой замечательной программы…




Польза системы для мышления состоит не только в том, что о вещах начинают мыслить упорядоченно, по известному плану, но и в том, что о них вообще мыслят.

Георг Лихтенберг «Афоризмы»(М. «Наука», 1965)

ПЛАНИРОВАНИЕ • АНАЛИЗ • ОТЧЁТНОСТЬ

СИСТЕМАJEDOX(PALO)

BI SUITE




Palo. Архитектура и платформа…

Jedox (Palo) построен с использованием традиционной клиент-серверной архитектуры (см. Рис.2).

Основу пакета составляет сервер многомерной OLAP базы собственной разработки Jedox - Palo [M]OLAPServer. Клиентская часть программного пакета реализована в виде набора надстроек для наиболее распространенных табличных процессоров (Jedox Excel-Addin, Jedox OO-Addin), Web-клиента и клиента для мобильных устройств. Такой подход избавляет пользователей от необходимости хранения на собственных или сетевых ресурсах множества файлов MS Excel и их последующей передачи по E-mail.

Рис.2. Архитектура Jedox (Palo) Suite. Различные оттенки синего цвета обозначают отличия в составе коммерческой (premium) и общедоступной (open source) редакций (editions) программного продукта.

Выделенные компоненты мы будем использовать при реализации демо-примера




Всем известно, что усвоение нового материала происходит гораздо эффективнее в процессе его практического применения. В качестве такого «примера практического бюджетирования» для настоящего обзорного мини-курса мы выбрали задачу «Построение [фрагмента] бюджетной модели средствами Palo».

Для решения указанной задачи нам понадобится дистрибутив общедоступной бесплатной версии, который можно загрузить либо с сайта разработчика (потребуется регистрация), либо по отдельной ссылке, которая находится на странице загрузки настоящего мини-курса (проверьте свой почтовый ящик ).

Клиентская часть (Palo Excel Add-in) в процессе установки «интегрируется» с вашим любимым табличным процессором, а в главном меню или на закладке «Надстройки» (зависит от используемой вами версии MSExcel) появится соответствующее подменю с дополнительным функционалом Palo.

Многомерная база (Palo МOLAP) физически хранится на сервере в виде набора файлов и до начала работыпользователей полностью загружается в оперативную память (технология «in-memory»), благодаря чему обеспечивается более высокая скорость работы приложения по сравнению с обычными OLAP-базами.

Разумеется, Palo может работать и в сети предприятия, что избавляет пользователей от необходимости рассылать копии таблиц Microsoft Excel, позволяет исключать риски создания различных версий одного и того же файла, а также упрощает задачи резервного копирования и/или восстановления данных.

Введение. Область применения…

Мы предлагаем рассматривать PALO, как специализированный инструмент начального уровня для решения задач планирования, отчетности, консолидации и анализа данных в привычной для большинства

пользователей среде электронных таблиц (MS Excel или Open Office Calc).

В зависимости от решаемых на предприятии задач, от степени проработанности его (предприятия) бюджетной модели, наличия человеческих и финансовых ресурсов, Palo Suite вполне может рассматриваться в качестве альтернативы ресурсоемким и дорогим корпоративным системам бюджетного управления.

Palo, даже в самой «базовой» комплектации, является доступным и удобным средством для первоначального создания и отладки бюджетной модели и/или отдельных её сегментов, а также для анализа и визуализации данных, хранящихся во внешних корпоративных хранилищах (базах данных ERP и других учетных систем).




Изначально Palo был разработан для совместного использования с Microsoft Excel. Palo Server работает с «ячеечно-ориентированной», развертываемой в оперативной памяти сервера, многомерной базой данных, поддерживающей иерархии (иерархическую структуру измерений).

Но что же все эти малопонятные «термины» обозначают на самом деле? И какая от них «польза»?

Основы Palo

Palo – «ячеечно-ориентированное» приложение

Когда мы обращаемся с запросом к обычной (реляционной) базе данных, минимально возможной порцией (квантом) полученной информации будет запись (строка таблицы), состоящая обычно из нескольких полей (столбцов), например, список контрагентов в учетной системе. Когда же мы обращаемся к базе Palo, результатом запроса будет значение одной конкретной ячейки. Иными словами, Palo оперирует понятиями «ячеек», а не «записей данных», что и делает Palo очень похожим и хорошо совместимым с MS Excel, поскольку Excel по своей сути также является «ячеечно-ориентированным» приложением.

Хорошим примером «ячеечной-ориентации» могут служить камера хранения или пчелиные соты. Ячейка (опять ) камеры хранения имеет определенный уникальный адрес (номер) и права доступа (код), а внутри она содержит некую «ценность». Вне зависимости от того, что «физически» мы положили в ячейку, почти всегда можно указать денежный эквивалент этой самой ценности. В отношении сот еще проще: каждая ячейка имеет определенные координаты расположения (по вертикали и горизонтали) и содержит только одну ценность - мёд. В отношении обнаруженного мёда у нас может возникнуть только два вопроса – о количестве и качестве. Количество – это и есть искомое значение (в граммах). А качество – это вопрос достоверности данных (помните, что «неправильные» пчелы делают «неправильный» мёд ).

Рис.3. Excel состоит из ячеек и манипулирует ими. Palo устроен аналогичным образом.




Palo OLAP Server является базой данных, развертываемой в оперативной памяти (т.н. технология «in-memory»), т.е. база данных, с которой работают пользователи Palo предварительно полностью размещается (загружается) в оперативную память компьютера (сервера). В силу этого Palo – является решением, ориентированным на высокую скорость работы (малое время отклика). Обращение к «базовым» ячейкам, а также расчет производных сумм (агрегатов по иерархиям) производится в режиме реального времени. При таком подходе нет места для «времяёмких» запросов: результат должен отображаться в считанные миллисекунды (ну, в крайнем случае - секунды – для О-о-чень больших кубов).

На рынке существуют и другие многомерные базы, основанные на реляционных технологиях (ROLAP). И хотя они и имеют определенные преимущества в части вычислительной мощности и масштабируемости, но, как правило, они существенно медленнее и обычно не поддерживают процедуру «обратной записи (write-back)» измененных данных в куб (данные для таких баз готовятся и загружаются отдельными «инструментами»).

Palo – база данных, развертываемая в оперативной памяти (in-memory)

Наш «многомерный» Palo…Многомерность можно рассматривать в качестве некоего альтернативного (обычным реляционным базам) способа организации данных. Если в реляционных базах данных мы используем такие структуры (сущности),как таблицы, записи (базы данных) и поля, то при работе с многомерными базами мы должны «мыслить» в терминах кубов, измерений и ячеек.

Рис.4. Список Excel превращается… превращается в измерение Palo

Мы с вами уже выяснили, что такое ячейка. Но что такое «измерение»? И что же такое «куб»? Чтобы ответить на поставленные вопросы, имеет смысл взглянут на Excel несколько под иным углом.

На рис.4. мы видим список, состоящий из наименований строк в Excel. В Paloподобный перечень категорий, связанных общим контекстом (смыслом), наподобие списка продуктов, регионов, покупателей, временных интервалов и т.п. называется «измерением». Таким образом, можно сказать, что в нашем примере (рис.4) на листе Excel представлены все элементы одного измерения «Продукты» многомерной модели Palo.




Предположим, мы собираемся добавить в Excel еще одно измерение: это просто – вставляем горизонтальный список временных отрезков вида «месяцы и кварталы», как это изображено на рисунке 5.

Рис.5. Пример двумерной таблицы Excel

В нашей базе Palo такое измерение будет называться «Период». А вот теперь мы подошли к интересному месту. Что нам придется сделать в Excel, если потребуется организовать наши данные более чем в 2-х измерениях? Очевидно, мы можем добавить таблицы (листы в книге Excel), для создания дополнительного, третьего измерения. Листы могут, например, соответствовать измерению (списку элементов) «Регионы» или «Каналы продаж» и т.п.

А что же дальше? По опыту мы знаем, что в больших и даже в «не очень больших» компаниях обычно требуется от 5 до 10 измерений (аналитических срезов), чтобы представление данных соответствовало принятым требованиям. Как видно, стандартный Excel (без надстроек и программирования) поддерживает только три измерения. Еще одно измерение можно «организовать» путем переноса измерения, с относительно небольшим количеством элементов, в названия файлов (книг) Excel. Но как быть с 5, 6 и последующими измерениями?

Указанные выше ограничения и являются одной из причин, по которой был разработан Palo. В настоящее время Palo поддерживает до 256 измерений, что позволяет структурировать и представлять данные в гораздо более информативной манере, чем Excel (в своем исходном «чистом» виде).

Palo. Измерение многомерности...

Двумерный «куб» Palo

Измерение «Месяцы»

Измерение «Продукты»




Организация измерений для дальнейшего использования производится путем их выбора и фиксации в порядке, который задается при создании кубов. В нашем примере куб представляет из себя диапазон ячеек [C3:J17], определяемый «пересечением» двух измерений «Продукты» и «Месяцы». Двумерный куб Paloсостоит из отдельных ячеек, причем каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, например G7.

Palo. Кубы и гиперкубы…

В общем случае кубом, здесь и далее, будем называть коллекцию ячеек, состав которой определяетсяпересечением (произведением) всех элементов двух и более измерений.

Но у нас все еще остается открытым вопрос, каким же образом получить и отобразить данные многомерного куба, если Excel в состоянии отображать одновременно только 2 измерения на таблицу?

Для того, чтобы ответить на заданный вопрос, нам придется взглянуть поподробнее на то, как происходит адресация ячеек в Excel. Для наименования «своих» ячеек Excel использует простую схему, которая называется «стиль A1». Таким образом, значение для продукта «Desktop Pro» в марте месяца, элемент «Mar» будет находиться (вводиться и сохраняться для последующего отображения) в ячейке «F6» (см. рис.5, стр.9).

Для отображения данных, хранящихся в кубах Palo, используется специальная функция «PALO.DATAC». Указанная функция, заданная специальным образом (см. ниже), обеспечивает «втягивание» данных из куба Palo в табличное представление Excel (при этом наименования сервера и куба игнорируются):

= PALO.DATAC(“ServerName”,”CubeName”,”Desktop Pro”,”Mar”)

Разумеется, формула для извлечения данных может содержать координаты более чем 2 измерений, например, для доступа к данным в пятимерном кубе формула будет иметь следующий вид:

= PALO.DATAC(“ServerName”,”CubeName”,”Desktop Pro”,”Mar”,”2012”,”Europe”,”Units”)

В следующей секции (см. рис.6) можно увидеть, как данные из шестимерного куба отображаются в таблице Excel посредством указанной функции с соответствующим количеством параметров.

Если мы посмотрим на ссылки, которые используются в формуле (содержимое выбранной ячейки отображается на панели формул), то увидим, что кроме обращения к строкам и колонкам таблицы, формула также ссылается и на ячейки, расположенные в верхнем левом углу таблицы Excel ( ячейки A3, A4 и A5)…




Ячейки, расположенные в левом верхнем углу таблицы Excel (A3, A4 и A5 на рис.6), содержат координаты тех измерений, которые не могут быть отображены как наименования строк и/или столбцов. Указанные ячейки содержат т.н. «страничные переключатели», использование которых является одним из способов отображения данных многомерного куба в двумерном представлении табличного процессора.

Palo. Кубы. Измерения. Отображение многомерных данных в Excel…

Рис.6 Представление данных шестимерного куба в двумерной таблице Excel

Для получения дополнительных срезов данных нам необходимо всего лишь изменять текущие значения ячеек A3 и/или A4, путем выбора подходящего значения (элемента соответствующего измерения). В результате применения указанного подхода мы получаем возможность последовательного «порционного» отображения данных больших многомерных хранилищ (кубов) в одной единственной двумерной таблице.

А теперь задумайтесь, сколько таблиц нам потребовалось бы для отображения такого же количества данных, при использовании одного только табличного процессора Excel?

Страничные переключатели




И последнее, что мы хотели бы пояснить, прежде чем переходить к «телу» курса – это каким образом происходит (осуществляется) ввод данных в многомерный куб Palo. На самом деле все очень просто. Мы выбираем подходящую ячейку таблицы, например С11, помещая в ячейку указатель курсора, а затем вводим требуемые данные «123» (см. рис.7), как бы «перекрывая» формулу (функцию PALO.DATAC(…)). Надстройка Palo for Excel это «понимает» и обеспечивает автоматический перенос введенного значения в ячейку куба, однозначно определяемую параметрами функции PALO.DATAC() – т.е. координатами ячейки. После чего Paloвосстанавливает исходную формулу, которая и отображает введенные нами данные.

Рис.7. Пример ввода и отображения данных в Palo for Excel

При вводе данных важно именно «вводить» данные, а не копировать и вставлять. Ввод данных должен заканчиваться нажатием клавиши «Ввод (Enter)», «Tab» или «Arrow key (клавиши перемещения курсора)». Palo Excel Add-in перемещает введенное значение в ячейку куба, основываясь на адресации (параметрах) функции PALO.DATAC и, следовательно, эта функция должна быть сохранена.

Если же мы «вставим» в ячейку скопированное ранее значение или удалим «видимое» значение ячейки, нажав клавишу «Delete», то на самом деле мы удалим формулу (функцию PALO.DATAC) в результате чего соединение между ячейкой Excel, и адресуемой ею ячейкой куба Palo также будет удалено (разорвано)!

Palo. Кубы. Ввод данных…




Карта – не есть местность.

Альфред Корзыбский, семантик

ДЕМО-ПРИМЕР

ПОСТРОЕНИЕ БЮДЖЕТНОЙ МОДЕЛИ В СРЕДЕ PALO




«Бюджетная» терминология , используемая в учебно-методической литературе, по целому ряду причин до сих пор носит «ненормативный», т.е. «нерегулируемый законодательно» характер. Отсюда возникает некая «разноголосица» в определении ключевых понятий, которая человеку постороннему может показаться, извините за выражение, «какофонией» какой-то… Поэтому, не вдаваясь в исторический дискурс, давайте просто зафиксируем основные понятия предметной области, которые нам в дальнейшем понадобятся…

Бюджет (с большой буквы) или Бюджетная модель (предприятия) – совокупность объектов, формул и алгоритмов вычислений, представляющих и моделирующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия на определенном (заданном) промежутке времени и представляющая результаты моделирования в виде набора отчетов (таблиц) и/или диаграмм; блок-схема «классической» модели Бюджета (Бюджетной модели) приведена на рис.8.;

бюджет (бюджетная форма) – форма представления и обработки данных (объект), а также составная часть (структурная единица) Бюджетной модели;

бюджетный показатель – минимальная порция (квант) информации в бюджете, выраженная в числовой форме, «смысл» которой определяется набором измерений (координат) в бюджете; например, сумма продаж продукта «А», по региону «Молдавия», в «апреле» месяце «2013» года, в валюте «Евро», по каналу сбыта «торговые сети» = «50000» – значение бюджетного показателя;

бюджетирование – процесс создания и заполнения данными Бюджетной модели;

бюджетное управление – принятие управленческих решений на основании анализа данных и отклонений, получаемых в результате расчета (актуализации) Бюджетной модели;

создание (бюджетной модели) – разработка форм представления (ввода и отображения) данных; например, в Excel это будут таблицы определенной структуры, а также связи между ними;

заполнение данных (бюджетной модели) – первичное занесение (ввод) нормативно-справочной информации (измерений), а также определение (ввод) значений бюджетных показателей;

актуализация – операция перепланирования (корректировки) значений бюджетных показателей в рамках текущего цикла бюджетного управления; например, перенос «невыполнения» на будущее.

Суета вокруг бюджета ИЛИ Давайте определимся с «понятиями»…

«Те, кто говорят, что могут объяснитьДао, не понимают его, а те, кто понимает его,не говорят ничего.»

Лао-Цзы




Пример Бюджета с среде и средствами Palo будем реализовывать путем построения упрощенной бюджетной модели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Кондитерская фабрика».

Указанное предприятие производит (кто бы мог подумать ) кондитерские изделия в следующем ассортименте: «Плитка шоколадная», «Конфеты шоколадные (коробки)», «Пряники» и «Халва». Как мы уже понимаем, перечисленные наименования будут служить элементами измерения «Продукция» в формируемой нами бюджетной модели.

Упрощенная модель будет состоять из следующих бюджетов (бюджетных форм):

бюджет продаж;

бюджет доходов и расходов (БДР);

бюджет движения денежных средств (БДДС).

Для формирования структуры бюджетов, кроме «продукции» нам понадобятся следующие измерения:

Период (данный вид измерений обязателен для любой бюджетной модели);

Версии (данный вид измерений обязателен для любой бюджетной модели);

Каналы сбыта;

Статьи бюджета продаж;

Статьи бюджета доходов и расходов;

Статьи бюджета движения денежных средств.

Создание бюджетной модели будем производить в следующей последовательности:

Создаем и заполняем измерения наименованиями соответствующих элементов;

Создаем бюджеты (кубы – в терминах Palo) из измерений;

Создаем (настраиваем) формулы (связи) между значениями показателей внутри бюджетов и между кубами (бюджетами);

Формируем (создаем и настраиваем) формы отчетов (формы представления данных бюджетов).

Демо-пример. Исходные данные для построения бюджетной модели…




Представленная на рис.8 блок-схема приводится по изданию «Carana Corporation . Техника эффективного менеджмента. Бюджетирование» без изменений. «Классической» мы называем ее потому, что указанный курс появился где-то в 1997 году, и был одним из первых «популярных» пособий на тему «бюджетирования». В дальнейшем, многие авторы использовали данную схему без каких-либо изменений и с собственными доработками; как с явным указанием источника, так и без оного… Но история должна знать своих героев

Демо-пример. Блок-схема «классической» Бюджетной модели…

Рис.8. Блок-схема построения основного Бюджета по «классической» модели. Цветом выделены блоки, задействованные при построении нашего демо-примера

Поскольку в то время, да и сейчас «еще порой», продолжает бытовать мнение, что «итоговая управленческая/бюджетная отчетность должна быть максимально близка нормативно-финансовой…», то и наименования основных бюджетных документов «немного» отличаются от сказанного нами ранее. Договоримся, что в рамках данного мини-курса вместо «Отчета о прибылях и убытках» у нас будет фигурировать «БДР», а вместо «Бюджета потока денежных средств» – «БДДС»…

Unit

Highlight

Unit

Highlight

Unit

Highlight

Unit

Highlight




Исходные данные для заполнения бюджетных показателей – часть 1…

Перечень значений бюджетных показателей «Цена, ед.» и «Объем продаж, натур. ед.» в разрезе элементов измерений «Каналы сбыта», «Продукция», «Статьи бюджета продаж» и «Периоды» приведен в Табл. 1-2

Таблица 1. Исходные значения стоимостных бюджетных показателей (цена за ед.)

Таблица 2. Исходные значения «натуральных» бюджетных показателей (объем продаж, натур.ед.)




Исходные данные для заполнения бюджетных показателей – часть 2…

В Таблице 3 приведен перечень формул (правил), которые мы будем использовать при построении (настройке) нашей бюджетной модели. Формулы, как мы видим, отображают не только правила (алгоритмы) формирования значений одних показателей куба на основании значений других показателей того же куба, но и взаимосвязи (взаимодействия) между различными кубами (бюджетами).

Таблица 3. Перечень формул и правил, используемых при настройке бюджетной модели демо-примера

Для формирования расходной части БДР будем использовать значения, приведенные в Таблице 4.

Табл.4. Значение показателя БДР «Расход»

Значение показателя «ДС на начало периода» примем равным «20», а «Поступления ДС – погашение ДЗ» на начало периода (рассчитывается от показателя выручки предыдущего периода) примем равным «13».




Реализация демо-примера производится с использованием пакета Palo for Excel 3.1 и MS Excel 2003.

Структуры данных в базе Palo создаются на основании кубов, измерений и элементов. Но прежде чем приступать к работе с указанными объектами, давайте добавим свою собственную базу.

После установки Palo в главном меню MS Excel появится дополнительный пункт «Palo», см. рис.9.

Реализация всех административных функций осуществляется посредством модуля «Конструктор», который вызывается (запускается) путем выбора соответствующего пункта меню. После выбора указанной опции откроется основная форма модуля Конструктор, см. рис.10.

Рис. 10. Основная форма модуля «Конструктор»

Демо-пример. Создание бюджетной модели в среде Palo...

Рис.9. Дополнительное меню «Palo» в Excel 2003

Кнопка выбора базы данных…

Запуск мастера Palo




При правильной установке Palo for Excel на сервере БД уже должна быть одна или несколько демонстрационных баз. Название одной из них Demo мы и видим в поле выбора базы (на рис.10). Для «чистоты эксперимента» в рамках данного мини-курса мы не будем использовать существующие базы, а создадим свою собственную. Нажимаем на кнопку, отмеченную на рис.10, как «Запуск мастера Palo». Откроется форма Мастер серверов и БД, рис. 11. По умолчанию, в поле Сервер устанавливается значение localhost . Оставляем его без изменений. В группе переключателей Управление базами данных выбираем

переключатель Создать новую БД и нажимаем клавишу Далее >

Рис.11. Форма задания параметров Мастера Palo…

Демо-пример. Создание рабочей базы - шаг 1...

http://palo.neologics.ru/palo-base-lessons/mini-kurs-stranica-podpiski/



На следующей странице формы (рис.12) в поле БД вводим название создаваемой базы, например PaloDemoи нажимаем клавишу Готово >> .

Рис.12. Страница Мастера Palo для задания параметров создаваемой БД

Возвращаемся к форме Конструктор и в поле Выбор сервера / Базы данных выбираем из списка созданную нами базу PaloDemo. После появления наименования PaloDemo в поле выбора можно приступать к непосредственному построению нашего демо-примера по бюджетированию…

Демо-пример. Создание рабочей базы – шаг 2...




Можно было бы предположить, что сначала нам необходимо создать куб, а затем определять его измерения. Но, как мы увидим далее, более логично сначала создать и заполнить элементами требуемые измерения и только потом строить кубы, используя различные комбинации имеющихся измерений.

Как мы уже говорили, весь процесс создания бюджетной модели в среде Palo осуществляется при помощи модуля «Конструктор» (см. рис.13). Рассмотрим подробнее состав его функциональных возможностей…

Рис.13. Функциональные возможности модуля Palo-Конструктор

Демо-пример. Создание кубов и измерений. Конструктор...

1. Создать измерение2. Удалить измерение3. Переименовать измерение

4. Управление метаданными5. Управление атрибутами6. Управление пользователями

7. Сортировка в порядке создания8. Сортировка по возрастанию9. Сортировка по убыванию

10. Создать куб11. Удаление куба12. Редактор формул13. Настройка кэша




Давайте добавим измерение «Период» к ранее созданной и выбранной базе PaloDemo , для этого нажимаем кнопку «Создать измерение» – рис.13.1. Откроется форма мастера создания измерений Измерения по шаблону (Dimension from template), см. Рис.14.

Рис.14. Мастер создания измерений

Как мы видим, Palo имеет некий предопределенный набор «шаблонов» назначение которых – нормализация и ускорение процесса создания измерений. Однако, простые решения не для нас …

Мы пойдем другим путем, а именно:

в списке шаблонов (Template) выбираем верхнюю строку с текстом [without template (без шаблона)] в поле «наименование измерения (Dimension name)» вводим наименование «Период» нажимаем клавишу Готово >> …

Демо-пример. Создание и настройка измерения – шаг 1…




Созданное на предыдущем шаге измерение «Период» появляется в списке «Измерения» модуля «Конструктор» и, одновременно с этим, в форме модуля рядом с закладкой «Базы данных (Database)»появляется закладка с наименованием нашего измерения, см. рис.15.

Рис.15. Результат наших действий по добавлению (созданию) измерения…

Следующий обязательный шаг – добавление элементов измерения. Делается это при помощи редактора измерений. Чтобы перейти к форме редактора: а) кликните левой кнопкой мыши на закладке «Период». Открыть редактор можно также: б) дважды кликнув левой кнопкой мыши по наименованию редактируемогоизмерения либо: в) путем выбора опции «Редактировать измерение» в контекстном меню, которое появляется, если кликнуть правой кнопкой мыши по предварительно выделенному измерению, см. рис.16.

Рис.16. Вызов контекстного меню для открытия редактора измерений

В результате выполнения любого из перечисленных выше действий (а, б или в) откроется форма для редактирования элементов и других параметров выбранного измерения «Период», см. рис.17.

Демо-пример. Создание и настройка измерения – шаг 2...




Форма (страница Конструктора), предназначенная для создания и настройки элементов измерения, представлена на рис.17. Давайте рассмотрим подробнее, какие же возможности и посредством каких функций реализует наш «Мастер Элементов». На левой панели отображаются существующие и вновь создаваемые элементы измерения, тип которых определяется в поле Элементы . На правой панелиотображается содержимое групповых (консолидированных) элементов, выбираемых слева. В нашем примере элемент «1-й кв.» является консолидирующим, а элементы «Январь», «Февраль» и «Март» -консолидируемыми. Подробнее данный вопрос мы рассмотрим в разделе «…Работа с иерархиями»

Рис.17. Страница мастера элементов…

Демо-пример. Создание и настройка элементов измерения – шаг 3...

1. Добавить элемент 2. Удалить элемент3. Переименовать…. 4. Консолидировать

5. Переключить отображение элементов «Списком / Иерархией»

Кнопки управления (6-9) перемещением/ расположением элементов в списке / иерархии




Как мы видим на рис.17, добавление нового элемента может производиться либо путем нажатия (клика левой кнопкой мыши) элемента управления – кнопку 17.1, или же путем выбора опции «Добавить» контекстного меню (открывается при нажатии правой кнопки мыши). Добавленный любым из указанных способов элемент незамедлительно отображается на панели элементов, см. рис.18

Рис.18. Добавление нового элемента измерения

При добавлении нового элемента эму присваивается оригинальное наименование «Новый элемент», которое мы должны заменить на нужное нам: в данном примере это будут наименования месяцев, кварталов и года.

Если вы обратили внимание, то наименование элемента как бы состоит из двух частей, см. рис.19. Само наименование отображается в правой части, а в левой мы видим некое дополнение в виде пиктограммы.

Рис.19. Формат отображения наименования элемента…

Числовой Основное значение «типа» элемента измерения «по-умолчанию»Строчный Устанавливается, при необходимости, через контекстное менюКонсолидированный Устанавливается автоматически для «узловых» элементов иерархии

Демо-пример. Создание и настройка элементов измерения – шаг 4...

Задание 1:Добавьте и отредактируйте элементы измерения «Период» по аналогии со списком элементов, представленным на Рис.17.

Тип значения элементаНаименование элемента




Как мы уже говорили ранее, Palo поддерживает иерархическую структуру измерений. А что это, собственно, за зверь такой - «иерархии»?

Если вы уже выполнили Задание 1, то в вашем списке элементов измерения «Периоды» все элементы должны иметь числовой тип – пиктограмму вида слева от наименования, тогда как на рис.17 часть элементов имеет другой тип – . «Иерархии» Palo можно, в первом приближении, приравнять «группам» в Excel, т.е. это условное «подчинение» базовых или конечных элементов списков, элементам, обозначающим следующий уровень группировки (агрегирования). Иерархическое представление (отображение) списка элементов измерения «Периоды» (рис.20) можно получить, нажав на соответствующий переключатель – кнопку 17.5 (рис.17, стр. 32).

Рис.20. Иерархическое представление (отображение) элементов измерения «Период»

Демо-пример. Создание и настройка элементов. Работа с иерархиями – шаг 5...

1. Раскрыть один (следующий) уровень2. Свернуть один (предыдущий) уровень 3. Раскрыть всё (все уровни)4. Свернуть всё

5. Кнопка возврата к представлению в форме «Списка»

6-13. Кнопки управления уровнем раскрытия иерархии




В измерении «Период» консолидирующими (объединяющими) элементами (по смыслу) являются наименования кварталов и года. Давайте и мы превратим обычный элемент списка « 1-й кв.» в консолидированный « 1-й кв.», для этого:

1. Выбираем в измерении «узловой», т.е. консолидирующий элемент, например « 1-й кв.»2. Дважды щелкаем по нему левой кнопкой мыши или нажимаем кнопку (рис. 17.4, стр.24) – элемент

выделяется жирным шрифтом « 1-й кв.»3. Выбираем элемент, который должен быть включен в создаваемую иерархию (узел), например «

Январь» и либо дважды щелкаем на нем левой кнопкой мыши, либо используем кнопку для переноса выбранного элемента на панель консолидации. Для завершения нажимаем кнопку

Рис.21. Пример создания консолидированного элемента «1-й кв.»


1. Принятие изменений2. Отмена изменений




Теперь, когда мы разобрались с тем, как же создаются и настраиваются иерархии в измерениях, можно двигаться дальше. Но прежде…

Использование иерархий при создании и определении измерений способствует увеличению функционально-вычислительной мощности кубов. Palo в процессе обработки и сохранения данных может автоматически создавать (рассчитывать и сохранять) многомерные суммы, основываясь на заданных в кубах иерархиях.

При дальнейшей работе с базой данных Palo, нам не потребуется организовывать дополнительные вычисления групповых сумм при помощи формул и настроек Excel. Вместо этого мы будем просто вытаскивать ранее сформированные агрегированные значения показателей из соответствующих кубов.

Мастер консолидации имеет возможность дополнительной настройки т.н. «коэффициентов агрегации» (см. рис.22) для каждого базового элемента, включаемого в группу консолидации.

Рис.22. Пример задания коэффициентов агрегации для консолидированного элемента «Отклонение абс.»

Таким образом, уже на этапе настройки консолидации (на примере измерения «Версии», элемент «Отклонение абс.») можно организовать необходимые вычисления без использования формул.


Задание 2:Настройте консолидацию для элементов измерения «Период» «2-й кв.»,«3-й квартал», «4-квартал», «2013-кв.». У вас должен получиться результат, аналогичный представленному на Рис.21.




Прежде чем переходить к созданию кубов, необходимо завершить настройку предполагаемых к использованию иерархий.

Измерение «Версии» предназначено для фиксации плановых и фактических показателей, а также расчета абсолютного отклонения (консолидированный показатель) между ними, см. рис.23.

Рис.23. Образец заполнения измерения «Версии»

Измерение «Продукция» содержит список продукции, выпускаемой ООО «Кондитерские изделия», а также итоговый (консолидирующий) элемент «Всего по продуктам», см. рис.24

Рис.24. Образец заполнения измерения «Продукция»

Демо-пример. Работа с иерархиями. Задание для закрепления материала...

Задание 3:Используя рекомендации и инструкции, приведенные в предыдущих разделах, а также образцы заполнения измерений, приведенные на Рис.23-28 добавьте и настройте следующие измерения «Версии», «Продукция», «Каналы сбыта», «Статьи бюджета продаж», «Статьи доходов и расходов» и «Статьи ДДС»




Измерение «Каналы сбыта» содержит наименования используемых каналов сбыта выпускаемой продукции и дополнительный (консолидирующий) элемент «Всего по каналам сбыта», см. рис.25:

Рис.25. Образец заполнения измерения «Каналы сбыта»

Измерение «Статьи бюджета продаж» содержит только базовые элементы, см. рис.26:

Рис.26. Образец заполнения измерения «Статьи бюджета продаж»

Измерение «Статьи доходов и расходов» кроме базовых элементов, содержит дополнительный (консолидирующий) элемент «Прибыль», рис.27:

Рис.27. Образец заполнения измерения «Статьи доходов и расходов»

Демо-пример. Образцы заполнения иерархий – дополнение 1...




Измерение «Статьи ДДС», кроме базовых элементов, содержит дополнительный (консолидирующий) элемент «Поступления ДС Всего», см. рис. 28:

Рис.28. Образец заполнения измерения «Статьи ДДС»

Рис.29. Образец окончательного заполнения измерения «Период»

Демо-пример. Образцы заполнения иерархий – дополнение 2...

Задание 4:Поскольку в проектируемой бюджетной модели мы будем использовать укрупненные временные показатели, то вам необходимо отредактировать состав элементов измерения «Периоды», так, чтобы оно приняло вид, представленный на рис.29.




При создании куба необходимо помнить, что после «сборки» и сохранения, дальнейшее редактирование состава его измерений становится невозможным, т.е. измерений нельзя будет ни добавить, ни «убавить»

Как мы уже знаем, для создания куба нам нужен модуль «Конструктор». Запускаем его (см. рис.9, стр.26).

Рис.30. Форма «Конструктор» с уже созданными кубами

Работа с кубами ведется посредством следующих «мастеров»:

[30.1] Создать куб

[30.2] Удалить куб

[30.3] Редактор формул

Демо-пример. Создание кубов – шаг 1...




Для создания нового куба:

1. Нажимаем кнопку [30.1]… Откроется форма «Мастер создания куба», рис.31.

Рис.31. Пример использования Мастера создания кубов

2. Вводим подходящее наименование куба, например ДемоКуб , в поле Название.

3. На левой панели «Доступные измерения» выбираем измерение, которое мы хотим поместить в создаваемый куб и нажимаем кнопку . Выбранное измерение появляется на правой панели «Выбранные измерения».

4. Повторяем действия [2-3] для переноса всех требуемых измерений на правую панель Мастера.

5. Для завершения процесса создания куба нажимаем клавишу Готово >> .





Если в процессе создания куба вы ошибочно перенесете лишнее измерение, то для его удаления:

1. На правой панели (рис.31) выделите измерение, которое вы хотите удалить.

2. Используйте (нажмите) кнопку для удаления лишнего измерения.

Если же вы сохраните куб, содержащий лишние измерения, то его можно будет только удалить, а затем создать (пересоздать), указав правильную конфигурацию измерений. Для удаления куба:

1. На панели «Кубы» конструктора (рис.30) выделите куб, подлежащий удалению.2. Нажмите кнопку [30.2] . Появится запрос на подтверждение удаления куба, рис.32

Рис.32. Пример запроса на подтверждение удаления куба «БДДС»

3. Если вы уверены в совершаемых действиях – нажмите кнопку Да формы запроса. Для отмены выбранного действия – нажмите Нет .


Задание 5:Используя рекомендации приведенные на стр.40-42,самостоятельно создайте кубы «План продаж», «БДР» и «БДДС».

В результате выполнения указанных действий у вас должен получиться набор кубов с составом измерений, аналогичных представленным на рис.30, стр.40.




Как мы уже видели при создании консолидированных элементов измерений (стр. 36, рис.22), Palo позволяет организовывать простые вычисления вида «сложение», «вычитание» и «модифицирующее умножение (коэффициент консолидации)». Для решения задач, требующих применения более сложных вычислительных алгоритмов, Конструктор Palo содержит специальный редактор формул. Формулы, создаваемые при помощи указанного редактора, позволяют задавать правила расчета как для отдельных ячеек куба, так и для целых измерений. Редактор также позволяет настраивать связи между кубами (бюджетами).

Доступ к редактору производится из главной формы Конструктора либо через контекстное меню, либо путем нажатия кнопки запуска редактора формул , см. рис.33.

Рис.33. Способы запуска Редактора формул…

Демо-пример. Работа с правилами. Редактор формул – часть 1...

Запуск редактора формул:1. Контекстное меню [33.1]2. Кнопка «Редактор формул» [33.2]




Рассмотрим пример создания формул для куба «Бюджет продаж», для этого:1. В форме Конструктор (рис.33, стр.43) на панели Кубы выбираем строку Бюджет продаж.2. Вызываем редактор формул, используя способ [33.1] или [33.2]. Откроется форма Редактор формул.

Рис.34. Пример содержимого формы «Редактора формул» для куба «Бюджет продаж»

Но прежде, чем приступать к созданию новой формулы или редактированию существующей, давайте рассмотрим основные принципы и понятия, используемые мастером редактирования.

В обобщенном виде синтаксис формул (правил, Rules) можно представить следующим образом:

[Target] = f [Source][‘Выручка’] = N:[‘Цена, ед.’] * [‘Объем продаж, нат.ед.’]


Изменение порядка расчета формул

Сохранение/загрузка формул через внешний (.csv) файл

Список формул

Текст формулы

Выбор режима запуска редактора:1. Создать новую формулу (правило)2. Удалить существующий (элемент списка)3. Редактировать существующий…




Создание формул производится не вручную, как можно было бы подумать, а при помощи специального мастера. Давайте посмотрим, как будет выглядеть формула, представленная на рис.35, с точки зрения этого самого Мастера. Нажимаем кнопку «Редактировать» [35.1] – открывается форма Расширенного редактора формул [Rule Editor (Advanced)], см. рис.36.

Рис.36. Пример создания (редактирования) формулы…

Собственно правило (Rule) мы уже видели на предыдущей форме редактора. Однако, теперь мы видим КАК это правило создается. На панели настройки расположены три группы управляющих элементов:

1. Поле (переключатель в виде «поля со списком») Приоритет консолидации (Consolidation priority).

2. Группа полей Цель (Target), определяющие параметры приемника результата функции.

3. Группа полей Источник (Source), определяющая задействованные источники данных и порядок (функцию) их преобразования (обработки).

Давайте рассмотрим эти важнейшие компоненты редактора формул подробнее…





В поле «Приоритет консолидации», см. рис. 36, выбирается одно из доступных значений указателя порядка применения создаваемого правила, к элементам структуры данных целевого куба:

Рис.36. Состав доступных значений для заполнения поля «Приоритет консолидации»

В зависимости от выбранного элемента правило будет применяться следующим образом:

1. «Все элементы» – результат функции будет применяться ко всем ячейкам приемника данных (куба).2. «Базовые элементы» – результат функции будет применятся только к базовым ячейкам приемника

данных. Ячейки, содержащие агрегаты, модифицироваться не будут. Используемое значение.3. «Агрегированные элементы» – результат функции будет применяться только к ячейкам, содержащим

агрегированные показатели, т.е. к ячейкам, связанным с узловыми (консолидированными) элементами иерархии элементов куба – приемника данных.

В группе полей «Цель», см. рис.37, задаются параметры приемника данных.

Рис.37. Пример настройки параметров приемника данных (в целевом кубе)

Верхний элемент, содержащий значение […], означает, что приемником результирующих данных будет текущий (выбранный нами ранее) куб; элемент недоступен для редактирования.

Следующая подгруппа содержит адрес элемента-приемника, описываемый по шаблону:

‘Наименование измерения’ : ‘Наименование элемента’‘Статьи бюджета продаж’ : ‘Выручка’





Подгруппа «Источник», см. рис.38, содержит следующие элементы:

Рис.38. Пример настройки параметров источника данных…

Синтаксис правила описания Источника можно представить в следующем, обобщенном виде:

[Вычисляемое значение] = [Источник]: Аргумент_1[Элемент Измерения] … [Оператор_1]…Аргумент_2…

Настройка [Аргумента] аналогична настройке Приемника (см. рис.37): верхний элемент, содержащий значение […] означает Источник данных; выбранное значение как раз и показывает, что источником данных служат элементы (ячейки) текущего (выбранного при открытии редактора) куба. Доступность поля для редактирования означает, что источник данных может изменяться: кроме текущего значения, это также может быть результат предварительной обработки (функции) данных текущего или даже внешнего куба.

Значение [Оператора] выбирается из предопределенного списка доступных в редакторе формул арифметических или логических операторов.

Итоговые правила настройки могут быть также представлены в «сжатом» виде, см. рис.39.

Рис.39. Сжатое (свернутое) представление настройки правила (формулы)


Аргумент_1

Аргумент_2

Оператор_1




Итак, давайте обобщим, что же мы узнали о редакторе формул:

1. Формула (правило) создается для конкретного куба.2. Для открытия редактора формул используем контекстное меню или кнопку «Редактор формул»

Конструктора.3. Для создания новой формулы используем кнопку «Новый» Редактора формул.4. В форме «продвинутого» редактора производим настройку параметров (Аргументов и Операторов)

Приемника и Источника данных, см. рис.40

Рис.40. Пример формы нового настройки «нового» правила

5. Итоговое правило (формула) отображается в поле Правило (Rule). 6. Для проверки правильности выполненных настроек и обновления данных в форме можно

использовать кнопку Разобрать (Parse).7. Для завершения процесса создания/настройки формулы и сохранения полученного результата

используем кнопку ОК.





С точки зрения Palo любой бюджет будет представлять собой технологическую связку – «куб (хранилище) + форма ввода/отображения данных». Что такое «куб» мы уже разобрались. Но прежде чем браться за форму…

Для представления данных (извлечения/записи) кубов Palo, используются следующие функции базы данных:

PALO.DATAОбеспечивает чтение/запись базовых (конечных) элементов куба, основываясь на заданных аргументах функции; каждая ячейка рассчитывается отдельно;

PALO.DATACОбеспечивает чтение/запись базовых элементов куба, аналогично функции PALO.DATA, но все формулы в кубе эта функция рассчитывает за один проход; иначе говоря, результат выполнения функции PALO.DATAC нельзя передать в качестве аргумента других функций базы данных;

PALO.DATAVИспользуется при работе с выделенным диапазоном ячеек.

За создание форм в Palo отвечает «мастер представлений». Для запуска мастера, открываем MS Excel и в пункте меню «Palo» выбираем опцию «Вставить проекцию», см. рис. 41…

Рис.41. Порядок запуска «мастера представлений»

Демо-пример. Ввод и отображение данных – часть 1...

Задание 6:Используя рекомендации по созданию и настройке формул, проверьте наличие и правильность заполнения формулы расчета бюджетного показателя (статьи) «Выручка» в кубе «Бюджет продаж». При необходимости, выполните её настройку по образцу, см. рис.40, стр.48)...




…Открывается диалоговое окно Вставить проекцию (рис. 42), которое позволяет быстро и просто создавать формы представления данных Palo непосредственно на текущем листе MS Excel.

Рис.42. Форма настройки параметров представления (проекции) данных

При первом открытии все измерения выбранного куба находятся в группе «Выбор полей». На следующем шаге мы мышкой разносим измерения по группам «Названия колонок» и «Названия строк», как показано на рисунке 42, и нажимаем клавишу Вставить . Всё! Бюджетная форма готова, см. рис. 43…


Страничные переключатели




Поскольку на предыдущем шаге мы выбрали все элементы, включая иерархию, то по умолчанию измерения будут отображаться в свернутом виде, см. рис.43:

Рис.43. Свернутая версия бюджетной формы

Развернуть измерение можно, дважды щелкнув левой кнопкой мыши по наименованию консолидирующего элемента. Выполнив эту операцию для измерений «Каналы сбыта», «Продукция» и «Период», получим «полную» версию бюджетной формы, см. рис.44. Вот теперь можно и данные вводить:

Рис.44. Полная версия бюджетной формы





Однако, вводить данные непосредственно в бюджетную форму, представленную на рис.44, не очень удобно, поскольку многие ячейки формы содержат агрегаты, ввод данных в которые запрещен. Давайте создадим более удобную форму, в которой будут только базовые элементы. Для этого:

1. Добавляем лист «Ввод данных» в текущую книгу «palo-demo».2. Запускаем в нем мастер представлений: PaloВставить проекцию…3. В форме Вставить проекцию разносим измерения, как показано на рис.42.4. Для каждого измерения в группах «Наименования колонок» и «Наименования строк» дважды

щелкаем по элементу управления «Выбрать элемент (Select Elements)» и в открывшейся форме «Вставить элементы» выбираем базовые (конечные) элементы измерений, см. рис.45.

Рис.45. Форма дополнительной настройки состава элементов измерения в представлении

Демо-пример. Ввод и отображение данных – часть 4…




После завершения выбора базовых элементов для всех задействованных измерений, нажимаем клавишу Вставить и получаем требуемую оптимизированную форму ввода, рис. 46.

Рис.46. Оптимизированная форма ввода данных

Обратите внимание – в этом примере мы выбрали только один элемент «Объем продаж, нат ед» измерения «Статьи бюджета продаж». После ввода натуральных показателей, надо будет повторно открыть мастер представлений и заменить текущую статью на элемент «Цена ед». Либо, можно добавить еще один лист Excel, назвать его, например «Ввод цен», и сохранить проекцию с ценами отдельно, а можно выбрать обе статьи и получить сводную форму ввода на одном листе, а можно каналы продаж вынести на страницу…

Как мы видим, создание форм выполняется действительно просто и быстро, а их внешний вид определяется только нашими потребностями и/или предпочтениями. Заполняем ячейки формы (или форм) исходными данными для бюджетной модели (стр. 24) и получаем…

Демо-пример. Ввод и отображение данных – часть 5…

Статьи бюджета продаж




… и получаем бюджет продаж –

Рис.47. Представление (проекция) или рабочая форма бюджета продаж

Как мы видим, Palo, на основании введенных данных, автоматически рассчитал объем выручки, по ранее заданной формуле, а также итоговые суммы (агрегаты) по всем иерархиям.

Демо-пример. Бюджет продаж и бюджетные показатели...

А почему в итоговых показателях «Цена, ед.» мы видим «0.00»?




Однако, если вы посмотрите на показатели «Цена, ед.» бюджета продаж, которые у вас должны были бы получиться (см. рис.48), то увидите, что они отличаются от приведенных на рис.47. А почему?

Рис.48. Исходная версия бюджета продаж

Помните, мы говорили о «неправильных пчёлах»? Так вот – это они . Поскольку при построении куба/бюджета продаж мы не дали Palo никаких дополнительных указаний, то он «честно» всё и просуммировал... по иерархиям. А мы, в итоге, получили бессмысленные «суммы цен» – т.е. «неправильный мёд». Для устранения указанной «несправедливости» мы (в своем примере) запретили Palo рассчитывать итоги для показателя «Цена, ед.», точнее, принудительно установили её равной «0». Сделано это было при помощи дополнительных правил (формул), см. рис. 49.

Рис.49. Дополнительные правила (формулы) для «подавления» бессмысленных значений показателя

Демо-пример. Бюджет продаж и «неправильные пчёлы»...

Задание 7:Добавьте и настройте дополнительные (отмеченные на рис.49) формулы в куб «Бюджет продаж». Обновите представление для просмотра результата.




Для построения бюджета доходов и расходов, как мы помним (см. табл.3, стр.25), нам еще потребуется формула расчета показателя «Рентабельность», который рассчитывается, как отношение «Прибыли» к «Доходам». И, кроме того, показатель «Доход» мы уже не вводим руками, а берем его значение из бюджета продаж, как итоговое значение выручки по периодам (без детализации по продуктам).

Настройка формулы для «рентабельности» почти аналогична настройке для «выручки», поэтому мы рассмотрим её позже. Но, поскольку показатель «Доход» внешний, то нам необходимо, для начала, его получить. Делается это также при помощи «правил», но их настройка будет выглядеть по-другому, см. рис.50:

Рис.50. Пример настройки правил для получения значения показателя «Доход» из внешнего куба

Мы видим, что в «источнике» используется функция PALO.DATA – это потому, что нам необходимо передать её значение в формулу, а PALO.DATAC этого не делает. Настройки параметров «источника» достаточно «очевидны»: получить итоговые значения выручки (по каналам и продуктам) для всех версий и периодов.

Демо-пример. Строим Бюджет доходов и расходов – часть 1...




Вот теперь можно настраивать и формулу для расчета рентабельности, см. рис.51. Мы видим, что настройка «приоритета консолидации» для рентабельности отличается от настройки для выручки. А почему?

Рис.51. Пример настройки правила для расчета рентабельности

В итоге, Редактор формул куба БДР должен принять вид, аналогичный показанному на рис.52.

Рис.52. Состав правил (формул) куба БДР


Задание 8:Используя примеры, приведенные на стр.56-57, выполните настройку правил и формул для куба «БДР». Помните, что порядок следования формул также важен!




Итак, наш куб БДР готов – пора его визуализировать :

1. Добавляем в нашу книгу «palo-demo» лист с наименованием «БДР»2. Открываем меню «Palo» и выбираем команду «Вставить проекцию»3. Выполняем настройку представления / проекции:

a. измерение «Период» переносим на панель «Названия колонок»b. измерение «Статьи БДР» переносим на панель «Название столбцов»c. измерение «Версии» оставляем на панели «Выбор полей» в виде «страничного переключателя»d. нажимаем кнопку Вставить

В результате выполнения перечисленных действий мы должны получить результат, аналогичный представленному на рис.52. Отображение % получаем просто отформатировав ячейки в Excel.

Рис.52. Представление данных куба БДР

Для завершения процесса построения БДР нам осталось ввести значения для показателя расхода. Это можно сделать просто введя требуемое значение (103,5) в ячейки [C8-F8] соответственно. Однако, мы рекомендуем ввести это значение в ячейку [B8] следующим образом «!103,5». И что у нас получилось?





А получиться у нас должно вот что (см. рис.53):

Рис.53. Окончательная форма БДР

Оказывается, Palo имеет возможность (и соответствующий функционал) для ввода значений в/через консолидированные ячейки и их последующего распределения сверху-вниз (splashing) для ячеек всех подчиненных уровней иерархий куба по следующим правилам:

Сплэш-параметр Результат применения#100 распределит значение «100» пропорционально на нижние уровни иерархии!10 заполнит нижние элементы иерархии значением «10»!!20 добавит к существующим значениям нижнего уровня «20»#10% увеличит показатели на 10%

Использование данной технологии позволяет быстро производить значительные изменения в данных, что может оказаться весьма удобным для выполнения различных «симуляций», например, проведения анализа вида «Что если значение показателя Х (стоимость сырья, энергоносителей и т.п.) изменится на 8.5%?». Однако, перед проведением таких действий обязательно сохраняйте вашу базу!!!


Этот параметр мы использовали для массового заполнения ячеек




Бюджет движения денежных средств (БДДС) у нас формируется практически целиком на основании расчетов и данных внешних источников. Поэтому, для начала нам необходимо выполнить настройку формул и связей (см. описание бюджетной модели, стр. 2-25) или, правильнее будет сказать: связей и формул. Почему?

Пакет формул (правил), реализующих требования бюджетной модели в части БДДС, приведен на рис.54.

Рис.54. Список формул, используемых при построении БДДС

Функционал Palo позволяет решать одну и ту же задачу множеством различных способов. Для данного примера мы выбрали простой (может быть несколько «прямолинейный») способ реализации алгоритма построения БДДС – исключительно на основании уже усвоенного материала, т.е. без привлечения дополнительных функций и иных «продвинутых» возможностей программы.

Демо-пример. БДДС и «все-все-все» – часть 1...




Вы уже знаете, как настраивать формулы для расчета значений показателей как внутри одного и того же куба (бюджета), так и между различными кубами (бюджетами). Однако Редактор формул может не только «собирать» формулу на основании настроек, но и превращать текст формул в настройки. Это может оказаться полезным, при использовании нескольких однотипных правил, когда хотелось бы их просто скопировать и исправить, но такой функции Редактора формул, в явном виде, нет. Как же быть?

Допустим, мы уже настроили правило для расчета суммы ДС на начало 2-кв (см. рис.54). Конечно мы может таким же способом настроить формулы и для оставшихся периодов. Ну, а если бы это были месяцы? Для копирования с последующим редактированием выполняем следующие действия:

1. Открываем Редактор со списком формул (см. рис.54)2. Выделяем в списке правило, которое собираемся копировать. 3. Переходим в поле «Правило», выделяем и копируем («Ctrl + C») его (правила) текст.4. Нажимаем кнопку «Новый». Откроется окно «продвинутого редактора (Advanced), см. рис.55

Рис.55. Создание формул при помощи копирования


1. Вставляем текст формулы, Ctrl+V2. Вносим изменения3. Формируем настройки + ОК




После сохранения полученного результата (см. рис.55), снова возвращаемся в Редактор формул и повторяем процедуру «копирования-вставки-редактирования» для всех однотипных формул (правил). Указанный подход можно применять и для переноса модели (фрагмента модели) как дополнение штатного механизма сохранения (выгрузки) / загрузки правил через внешний .csv файл.

Для ускорения процесса настройки правил в кубе БДДС мы и предлагаем вам воспользоваться указанным подходом. В таблице 5 приведен текст всех формул, используемых в данном примере.

№ пп Текст формулы01 ['1-й кв','План','ДС на начало периода'] = N:2002 ['2-й кв','План','ДС на начало периода'] = N:['1-й кв','План','ДС на конец

периода']03 ['3-й кв','План','ДС на начало периода'] = N:['2-й кв','План','ДС на конец

периода']04 ['4-й кв','План','ДС на начало периода'] = N:['3-й кв','План','ДС на конец

периода']05 ['Поступления ДС Текущего периода'] = N:PALO.DATA("PaloDemo","Бюджет

продаж",!'Период',!'Версии',"Всего по продуктам","Всего по каналам сбыта","Выручка") * 0.9

06 ['1-й кв','Поступления ДС - погашение ДЗ'] = 1307 ['2-й кв','Поступления ДС - погашение ДЗ'] = N:PALO.DATA("PaloDemo","Бюджет

продаж","1-й кв",!'Версии',"Всего по продуктам","Всего по каналам сбыта","Выручка") * 0.1

08 ['3-й кв','Поступления ДС - погашение ДЗ'] = N:PALO.DATA("PaloDemo","Бюджет продаж","2-й кв",!'Версии',"Всего по продуктам","Всего по каналам сбыта","Выручка") * 0.1

09 ['4-й кв','Поступления ДС - погашение ДЗ'] = N:PALO.DATA("PaloDemo","Бюджет продаж","3-й кв",!'Версии',"Всего по продуктам","Всего по каналам сбыта","Выручка") * 0.1

10 ['ДС на конец периода'] = N:['ДС на начало периода'] + ['Поступления ДС Всего'] - ['Выбытия ДС']

11 ['Выбытия ДС'] = N:PALO.DATA("PaloDemo","БДР",!'Период',!'Версии',"Расходы")12 ['2013','План','ДС на начало периода'] = C:['1-й кв','План','ДС на начало

периода']13 ['2013','План','ДС на конец периода'] = C:['4-й кв','План','ДС на конец

периода']

Таблица 5. Состав формул куба БДДС для переноса (настройки)





Назначение большинства формул должно быть ясно и по их описанию, однако небольшие дополнительные разъяснения лишними не будут

1. [01], [06] устанавливают значения показателей «ДС на начало периода» и «Поступление ДС –Погашение ДЗ». Пример демонстрирует методику установки показателей в «явном» виде.

2. [02]- [04] устанавливают связь между показателями «ДС на начало периода» и «ДС на конец периода» куба «БДДС». Пример демонстрирует методику установки связей показателей «по времени».

3. [05] производит формирования показателя «Поступление ДС текущего периода» на основании сумм выручки из Бюджета продаж, с учетом коэффициента инкассации = 0.9.

4. [07]-[09] формируют значение показателя «Поступление ДС – погашение ДЗ» на основании сумм выручки предыдущего периода из Бюджета продаж и с учетом коэффициента инкассации = 0.1.

5. [10] формирует значение показателя «ДС на конец периода» на основании ранее полученных и сформированных данных в кубе БДДС

6. [11] формирует значение показателя «Выбытия ДС» на основании показателя «Расходы» куба БДР. Т.е. мы признаем и оплачиваем в этом же периоде все начисленные расходы.

7. [12], [13] корректируют значения итоговых (годовых) показателей «ДС на начало периода» и «ДС на конец периода», поскольку «штатное» их суммирование по иерархии не имеет смысла (помним о «неправильный пчёлах» - формально (арифметически) правильный результат не всегда имеет смысл в контексте конкретной задачи (операции)).


Задание 7:Используя рекомендации и данные, приведенные на стр. 61-62, самостоятельно создайте (добавьте) и настройте формулы для куба БДДС.

Порядок расположения формул в окне «списка» Редактора формул должен оставаться таким же, как он приведен на рис.54!!!




Теперь, когда мы завершили настройку формул для куба БДДС, осталось настроить его проекцию (форму представления). Для этого:

1. Открываем меню «Palo» и выбираем команду «Вставить проекцию».2. Разносим элементы списка полей, как показано на рис.56:

a. поле «Период» переносим в окно «Наименование колонок»b. поле «Статьи ДДС» переносим в окно «Наименование строк»c. поле «Версии» оставляем в виде «страничного переключателя»

3. В поле «Период» производим «поштучный» перенос элементов измерения, причем годовой показатель [2013] устанавливаем в списке последним.

Рис.56. Порядок настройки проекции (представления) куба БДДС

4. Завершаем вставку элементов нажатием на кнопку «ОК»5. Завершаем процесс настройки проекции (представления) нажатием на кнопку «Вставить»6. Наслаждаемся полученным результатом , см. рис. 57

Демо-пример. БДДС. Визуализация – часть 1...




В результате героических усилий, предпринятых на предыдущих этапах, мы должны получить результат, аналогичный представленному на рис.57.

Рис.57. Форма (проекция/представление) бюджета ДДС

На этом наш обзорный мини-курс завершен.

И хотя мы пока ознакомились только с незначительной частью функционала «общедоступной» версии Palo BISuite, уже должно быть понятно, что даже с «минимальным джентльменским набором» вполне можно браться за задачу разработки и построения прототипа бюджетной модели предприятия.

Дерзайте, и да пребудет с вами Palo

Демо-пример. БДДС. Визуализация – часть 2...




НЕСКОЛЬКО СЛОВ ВМЕСТОЗАКЛЮЧЕНИЯ

Никогда не говори «Никогда».

Бонд. Джеймс Бонд, агент 007

ЧТО ДЕНЬ ГРЯДУЩИЙ НАМ ГОТОВИТ?




Спасибо всем, кто добрался до этого места ! И хотя вы уже практически готовы перевернуть последние страницы данного пособия, мы все же надеемся, что попали сюда вы не просто листая «текст» и просматривая «картинки», но и выполняя, или, по крайней мере, пытаясь выполнить представленные «по ходу дела» практические задания. Вы согласились «израсходовать» часть своего самого ценного ресурса –времени – на знакомство с материалами мини-курса «Построение (фрагмента) бюджетной модели средствами PALO», а это значит, что какая-то часть вопросов и проблем, затронутых в пособии вам не безразлична. Но что же делать дальше?

«It depends...», - как говорят наши англоязычные коллеги. И действительно: дальнейшие действия целиком и полностью зависят от ваших персональных или корпоративных целевых установок и приоритетов:

Если, например, на вашем предприятии уже существует бюджетная модель, реализованная средствами MS Excel или иного «неспециализированного» программного продукта, то следующим логичным шагом была бы оценка возможных выгод от перевода модели в среду PALO, с последующим формированием перечня работ и задач, необходимых для такой трансформации.

Если же бюджетная модель существует только в «зачаточном» состоянии или отсутствует вовсе, то во главу угла разумно поставить вопросы проработки методологии управленческого учета и бюджетирования с последующим формированием списка требований к будущей системе автоматизации. Использование PALO даже на этом этапе может оказаться полезным для подготовки и нормализации «нормативно-справочной информации (НСИ)», определения набора и состава/структуры «измерений», состава кубов/бюджетов и взаимосвязей между ними.

Если же вы в душе больше «физик» чем «лирик», то вас, несомненно, заинтересуют более подробные и «глубокие» технические и технологические аспекты использования/применения программного пакета Palo BI Suite вообще, и программного модуля Palo for Excel, в частности, для решения задач планирования, анализа и построения управленческой отчетности в вашей компании. Вся необходимая для этого техническая документация (на английском языке), как и доступные варианты загрузки дистрибутивов PALO представлены на сайте разработчиков программного продукта. Для получения адаптированных (русифицированных) руководств и дополнительных методологических материалов и/или консультационной поддержки вам следует обращаться к отечественным компаниям, специализирующимся на указанных вопросах. Например, к НАМ ...

Что день грядущий нам готовит ИЛИ Как жить дальше?




Пакет услуг №1 «Экспресс-диагностика»Не стоит наивно предполагать, что система бюджетирования является той волшебной палочкой, которая решает все проблемы управления, существующие в компании. Прежде чем «озадачиваться» внедрением «чего-то», руководству и/или собственникам бизнеса следует попытаться ответить на следующие вопросы:

Какие задачи должны быть решены или предполагается решать посредством развертываемой системы бюджетирования (системы бюджетного управления - СБУ)?

Какова расчетная / ожидаемая экономическая эффективность от внедрения СБ(У)? Может ли компания реализовать альтернативные инвестиционные проекты, вложения в которые

будут экономически более оправданными по сравнению с проектом внедрения бюджетирования?

Оказывается, что далеко не для всех компаний ответы на указанные вопросы имеют однозначный характер.

Предлагаемый пакет услуг по экспресс-диагностике бизнеса как раз и должен помочь «заинтересованным товарищам» определиться с ответами на перечисленные, а также многие другие, не менее важные, вопросы касающиеся состояния управленческого учета и системы бюджетирования в их ( в вашей) компании.

Цель этапа – определение текущего состояния системы бюджетирования предприятия ипредварительная оценка эффективности применения PALO, как инструмента автоматизации.

Пакет содержит (но не ограничивает ) следующие категории работ: оценка текущего состояния системы бюджетирования предприятия: состав бюджетов, используемые

и «желаемые» аналитики (измерения); форматы и формы представления данных; потребность и механизмы взаимодействия СБУ с другими учетными системами и т.п.;

принятие решения о целесообразности (или нецелесообразности) использования PALO, как инструмента автоматизации внутрифирменной системы бюджетирования.

Особая важность рассматриваемых задач обусловлена тем, что границы «управленческого учета и бюджетирования» всё ещё весьма «размыты», и вполне может оказаться, что ваше предприятие на данном этапе своего развития больше нуждается в расширении функционала УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ (учет договоров, управление Дт/Кт задолженностью и т.п.), а PALO указанные вопросы никоим образом не «закрывает». В таком случае предполагается обсуждение возможных направлений и вариантов решения выявленных проблем, а к вопросу применения PALO можно будет вернуться в «своё» время

Результатом этапа является краткий отчет о состоянии бюджетной системы предприятия, рекомендации по решению выявленных проблем и выбору подходящего для этих целей инструмента автоматизации.

http://palo.neologics.ru/palo-servis/palo-express-diagnostika/



Пакет услуг «Базовый» представляет собой расширенную версию мини-курса, «поставляемую» в форме авторского семинара, который проводится на площадке заказчика, т.е. с «доставкой на дом» .

Обучение пользователей (финансовых менеджеров) охватывает следующие разделы:1. Вводная часть. Получение представления об Учетных и Аналитических системах и, соответственно,

Разных Способах Построения бюджетной модели (системы бюджетирования) предприятия; 2. Создание бизнес-аналитик (Измерений в терминах системы PALO). Примеры: Продукция, Регионы,

Филиалы, Направления деятельности и т.д.;3. Построение бюджетов (Кубов в терминах системы PALO). ;4. Построение взаимосвязей внутри и между бюджетами с помощью Редактора формул. Связи и Модель

– это самое главное в построении системы бюджетирования на любом предприятии. Например: «внутри» бюджета - «Прибыль = Доходы-Расходы»; «между» бюджетами - Бюджет движения денежных средств (БДДС) полностью собирается на

основе операционных бюджетов;5. Построение форм ввода данных, отчетных форм (представлений и проекций);

Кроме того в программу обучения включены: основы СЦЕНАРНОГО АНАЛИЗА (РЕГУЛИРОВКА КЛЮЧЕВЫХ ПАРАМЕТРОВ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ) в

виде вариаций по бюджетам: увеличение (уменьшение) коэффициента инкассации –автоматическое отражение изменений в БДДС и вариаций по измерениям (модификация модели): ввели новую группу продукции – получили автоматическое отображение изменений по всей цепочке связанных бюджетов.

основы администрирования: создание, копирование, архивирование и восстановление баз данных; управление правами доступа.

основы взаимодействия с внешними приложениями для получения фактических данных.

В качестве дополнительного бонуса покупатели базового пакета получают: печатную версию мини-курса; флэш-карту, содержащую дистрибутив используемого программного продукта, инструкцию по

его установке, а также электронную версию мини-курса и копию «эталонной» базы данных для дальнейшего самостоятельного изучения.

1 (один) календарный месяц консультационной поддержки (ответов на вопросы) по электронной почте (считая со дня приобретения пакета).

Пакет услуг №2 «Базовый»

http://palo.neologics.ru/palo-servis/palo-base-service/



Пакет «Стандарт» содержит набор уроков (примеров) построения «классической» бюджетной модели предприятия, и ориентирован на «производственное предприятие», имеющее, как правило, наиболее сложную структуру затрат и связей между бюджетами.

Обучение пользователей (финансовых менеджеров) охватывает следующие разделы:1. Вводная часть. Получение представления об Учетных и Аналитических системах и, соответственно,

Разных Способах Построения бюджетной системы (модели) предприятия; 2. Создание бизнес-аналитик (Измерений в терминах системы PALO). Примеры: Продукция, Регионы,

Филиалы, Направления деятельности и т.д.;3. Построение бюджетов (Кубов в терминах системы PALO). Упрощенно можно рассматривать один КУБ =

Бюджет. «Бюджет продаж» - это Куб, «Бюджет прямых затрат по труду» - это другой куб и т.д.;4. Построение взаимосвязей внутри и между бюджетами с помощью Редактора формул. Это – самое

главное в построении системы бюджетирования на любом предприятии. Например: «внутри» бюджета - «Прибыль = Доходы-Расходы»; «между» бюджетами - Бюджет движения денежных средств (БДДС) полностью собирается на

основе операционных бюджетов;5. Построение форм ввода данных, отчетных форм (представлений и проекций);6. Основы взаимодействия с внешними источниками данных (учетными системами) для получения

«фактических» показателей, план-фактный анализ;7. Архивирование / восстановление базы данных.

Кроме того в программу курса включены основы СЦЕНАРНОГО АНАЛИЗА (РЕГУЛИРОВКА КЛЮЧЕВЫХ ПАРАМЕТРОВ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ) по следующим направлениям:

вариации по бюджетам: увеличение (уменьшение) коэффициента инкассации – автоматическое отражение изменений в БДДС ИЛИ увеличение (уменьшение) закупочных цен на сырье, материалы – автоматическое отражение изменений в БДР, БДДС;

вариации по модели: обеспечение рентабельности бизнеса на заданном уровне «…% » –внесение изменений и «регулировка» одновременно и доходной, и расходной частибюджетной модели;

вариации по измерениям (модификация модели): ввели новую группу продукции – получили автоматическое отображение изменений по всей цепочке связанных бюджетов.

Пакет услуг №3 «Стандарт», часть 1…

http://palo.neologics.ru/palo-servis/palo-standart-pack/



Обучение по Эталонной Бюджетной Модели Производственного предприятия подразумевает (но не ограничивает ) создание следующих Бюджетов (Кубов – в терминологии PALO):

ШАГ 1. Бюджет продажШАГ 2. Куб «Коэффициенты, нормативы, ставки налогов»ШАГ 3. График поступления ДСШАГ 4. Бюджет производстваШАГ 5. Бюджет прямых затрат на материалыШАГ 6. Бюджет закупок материаловШАГ 7. График платежей по закупкам материалов ШАГ 8. Бюджет прямых затрат по трудуШАГ 9. Бюджет ОПР (переменная часть + постоянная часть)ШАГ 10. Бюджет производственной себестоимостиШАГ 11. Бюджет переменных коммерческих (сбытовых) расходов (КР) ШАГ 12. Бюджет управленческих расходовШАГ 13. БДРШАГ 14. БДДС (прямой метод)

Каждый из приведенных шагов содержит «теоретическую» часть (Зачем?), разъясняющую назначение и роль рассматриваемого компонента в общей бюджетной модели (Системе Бюджетного Управления), а также подробный пример «практической реализации» - создания и настройки соответствующего компонента в среде Palo OLAP server + Palo for Excel и с использованием штатного функционала PALO (т.е. без «кодирования») (Что?).

«Технологическая» часть (Как?) – даётся в объеме, необходимом для реализации конкретных задача (использования функций PALO), поскольку мы предполагаем, что общее знакомство с возможностями PALOуже произошло

Пакет также включает 1(один) месяц консультационной поддержки в удаленном режиме (по электронной почте).

Пакет услуг №3 «Стандарт», часть 2…

http://palo.neologics.ru/palo-servis/palo-standart-pack/



Выбор пакета «Консультант» это как раз тот случай, когда после изучения материалов данного мини-курсаи/или материалов из других доступных источников («Яндекс» знает всё), вы принимаете решение о дальнейшем самостоятельном изучении, освоении и применении системы PALO для нужд своего любимого предприятия. Однако, вы всё же понимаете, что однозначно будут вопросы, самостоятельное изучение или разрешение которых может оказаться экономически не оправдано: можно истратить нереально многовремени на выяснение вопроса, для ответа на который «знающему» человеку потребуются минуты; помните, как в том анекдоте, где старому механику (знающему человеку) платят «не за то, что он стучит…, а за то, что ЗНАЕТ, где стучать…».

Когда на первое место выходят вопросы «самостоятельности» и «экономии», разумным шагом перед использованием опции «Консультант» должно стать согласование направлений «главного удара» между всеми участниками «процесса», чтобы потом «не было мучительно…».

Итак, вы хорошо знаете, как обстоят дела с бюджетированием и управленческим учетом в вашей компании, вы уже познакомились с базовыми возможностями системы PALO, вы даже представляете, в основном, что необходимо делать дальше… Остаются, главным образом, вопросы вида «Как это делать?» и/или «Как это делать правильно (чтобы потом не переделывать)?», ну и ситуации вида «Ой! Что это я сделал(а)?»

В этой связи давайте «вчерне» обозначим основные «направления», на которых помощь вам, скорее всего, «таки-потребуется», и по нашему мнению это:

Вопросы и «неявные» особенности использования функционала системы при создании измерений, кубов; создании и настройке взаимосвязей между кубами (бюджетами), создании форм ввода и отчетов (различных представлений и проекций);

Вопросы оптимизации модели (структура кубов, состав бюджетов и связи между ними, алгоритмы используемых расчетов и распределений), включая анализ текущего состояния прототипа модели в PALO и выдачу рекомендаций по его корректировке;

Вопросы интеграции/обмена данными с другими учетными системами; Помощь в устранении «особо тяжких» ошибок и/или их последствий.

С формальной точки зрения, выбор пакета «Консультант» – это приобретение (резервирование) определенного количества часов работы внешних консультантов (а как же без них ), для последующего их (часов) использования в течение согласованного периода времени, обычно – месяца.

Пакет услуг №4 «Консультант»

http://palo.neologics.ru/palo-servis/paket-konsultant/



Форматы и особенности проведения

Пакеты «Экспресс-диагностика» и «Консультант» предоставляются как «локально» – в режиме «офф-лайн» (Санкт-Петербург), так и дистанционно (электропочта + Скайп).

Пакеты «Базовый» и «Стандарт» в настоящее время доступны только «локально» и рассчитаны на группу от 2 до 4 человек. Процесс обучения, при этом, может быть организован в следующих форматах:

1. «Без отрыва от производства» - на площадке Заказчика, при наличии у него такой возможности (необходимых технических средств и помещения).

2. «С отрывом от производства» - в учебном классе (на нашей площадке или на базе учебного центра одного из наших партнеров).

Организационно-технические условия проведения равно как и график занятий являются предметом дополнительного согласования (осуществляется в рабочем порядке).

Выгоды и бонусы

За время обучения вы получаете:1. Практические навыки бюджетирования (основы методологии);2. Практические навыки использования системы PALO в качестве инструментального средства для

построения бюджетной модели (основы технологии);3. Практические навыки администрирования (создание, копирование, восстановление базы PALO).

Построенная в процессе обучения бюджетная модель, в дальнейшем, может стать прототипом реальной системы бюджетирования (бюджетного управления) вашей компании.

В качестве дополнительного бонуса каждый пакет включает:1. Печатную версию мини-курса и рабочую тетрадь.2. Флэш-карту, содержащую дистрибутив используемого программного продукта, инструкцию по его

установке, а также электронную версию мини-курса и копию соответствующей «эталонной» базы данных для её дальнейшего самостоятельного изучения (использования).

3. 1 (один) календарный месяц консультационной поддержки в удаленном режиме (считая со дня приобретения пакета).

4. Секретный бонус (Сюрприз! )

Пакеты услуг. Общие вопросы...

http://palo.neologics.ru/palo-servis/



PALO-сервис. Ценовые параметры предлагаемых пакетов услуг...

Экспресс-диагностика Стандарт Консультант

9 500 Руб. 39 500 Руб. 21 600 Руб.

Анализ состояния БЕ «Классическая» модель Вопросы методологии

Требования к СБУ Доп. учебные модули Вопросы технологии

Рекомендации Бонусный пакет Работа над ошибками

Заказать Заказать Заказать

Базовый

19 750 Руб.

Основы PALO

Обучение на базовой модели

Бонусный пакет

Заказать

Стоимость пакета «Экспресс-диагностика» приведена из расчета объема работ в одной организации (или для одной бизнес-единицы / БЕ). Если же диагностика должна охватывать большее количество бизнесов или организаций, то стоимость пакета для каждой последующей бизнес-единицы будет составлять 70% от стоимости базового пакета. Таким образом общая стоимость пакета диагностики при «комплексном» подходе должна рассчитываться как сумма стоимости базового и всех дополнительных пакетов.

Стоимость пакета «Базовый» рассчитана исходя из 8 часов «чистого» учебного времени при плановой продолжительности занятий 3(три) рабочих дня (2 дн. х 3 часа, 1 дн. х 2 часа).

Стоимость пакета «Стандарт» рассчитывается исходя из плановых 15 часов «чистого» учебного времени при недельной продолжительности занятий (5 дн. х 3 часа). Учитывая довольно большой объем учебного материала, реальный график проведения занятий, а также их ежедневная и общая продолжительность подлежат дополнительному согласованию.

Стоимость пакета «Консультант» рассчитана исходя из «средней» потребности 12 часов «чистого» времени работы консультантов в течение заявленного периода (календарного месяца). Консультационные услуги могут оказываться как в «локальном», так и в удаленном режиме. Закрытие (актирование) выполненных работ производится в конце месяца на основании протокола (протоколов) учета фактического времени с возможностью переноса неиспользованных часов на последующие периоды.

http://palo.neologics.ru/palo-servis/palo-stranica-zakaza/



И в заключение – несколько слов о создателях курса и проекта (авотары )...

Генеральный директор группы компаний «НеоЛоджикс» (г. Санкт-Петербург)

С 2007 года и по настоящее время ведёт рубрики «Информационные технологии в бюджетировании и управленческом учете» на профильных семинарах ЦНТИ «Прогресс» и «Просвет» (г.Санкт-Петербург). За указанный период через семинары «прошли» сотрудники сотен российских компаний и в уме каждого из них Он оставил свой след . Сам при этом успел поучиться у Хруцкого и постажироваться в Японии.

Первый опыт автоматизации системы бюджетирования (Бюджет РФ – О, как!), а также «некоторое» представление о «многомерностях», получил работая в системе Минфина РФ (с 1993 по 1998 гг.).

Первый крупный проект автоматизации «коммерческих финансов» – создание Единого Расчетно-Кассового Центра группы компаний «Евросиб» (несколько десятков «дочек») на основе тиражной ERP системы – был реализован в 2003-2004 годах. Работает (ЕРКЦ) до сих пор, поскольку лучшего решения так и не нашли…

Начиная с 2007 года реализовал несколько десятков мини-проектов для малого и среднего бизнеса на основе специализированного решения BPlan. Чуть позднее был реализован первый на Северо-Западе проект автоматизации системы консолидации бюджетов ГК «Евросиб» на базе Plan Designer. В 2011 году был реализован проект внедрения канадской CPM системы Prophix 10 – создание бюджетной модели Окуловской бумажной фабрики – включая расчет себестоимости и разработку блока факторного анализа.

* * *Руководитель группы проектных решений компании «НеоЛоджикс»

Вопросами «автоматизации» занят практически всю «сознательную» жизнь: с 1982 по 1992 работал инженером-электронщиком, а затем программистом и системщиком на одном из «оборонных» предприятий. В «смутные» годы продолжал заниматься внедрением первых версий учетных систем «Парус», «1С» и «Финансы без проблем» на первых же XT/AT и их «старших братьях», а также «низкоуровневым» кодированием контроллеров АСУ ТП (управление насосными станциями в системе «Водоканала»).

С начала XXI века в качестве руководителя и/или ведущего специалиста обеспечивал успешное внедрение систем ERP-класса и/или их отдельных модулей (Парус 8 на базе СУБД ORACLE) для «Сургутнефтегаз» (Леннефтепродукт), «Евроцемент» (Мальцевский цементный завод (карьер), Брянская обл.), ОАО «Сода» (г. Березники, Пермская обл.), ЦКБ МТ «Рубин», ОАО «Гипроспецгаз», ГК «Евросиб», ЗАО «Энергонасос», «Калининградский тарный комбинат» и многие другие, а также CPM-системы PROPHIX для ООО «ОБФ».

С 2007 года в «сферу интересов» логично вошли продукты линейки «1С.Предприятие 8», на основе которых также выполнено несколько успешных проектов. В настоящее время занят внедрением подсистемы управления финансами на базе БИТ.ФИНАНС ПРОФ для одного из «старых» клиентов компании.

«На досуге» развивает сайт, блог и другие «социальные» компоненты «инфосферы» компании. Ищите там

eMail: [email protected]

eMail: [email protected]

http

://w

ww

.neo

logi

cs.r

uht

tp:/

/ww

w.n

eolo

gics

.ru

go2

sem

inar

.neo

logi

cs.r

upa

lo.n

eolo

gics

.ru

http://neologics.ru/budgeting.html

http://neologics.ru/index.html

http://www.neologics.ru/neoblog/budget/

http://go2seminar.neologics.ru/

http://palo.neologics.ru/