pcn saperion newsletter

8/9/2019 PCN Saperion Newsletter

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PROJECT CONSULT

NEWSLETTER

20090911

InhaltUnternehmen & Produkte...............................................................................................1

Zylab mit Information Access Platform.....................................................................................................1Windream Version 5.0..............................................................................................................................2

TIS Top Image Systems eFlOW-Plattform..................................................................................................3

Saperion ECM-Marktstudie.......................................................................................................................3PoINT prsentiert seinen Storage Manager 4.0.........................................................................................4Luratech: LuraDocument PDF Compressor 5.5.........................................................................................4Held: Regisafe 4.0....................................................................................................................................5Itesoft mit neuen Freemind Versionen......................................................................................................5IBML Imagetrek Scanner..........................................................................................................................6EMC bernimmt Kazeon und Fastscale.....................................................................................................6callas software pdfaPilot Version 2...........................................................................................................7arCaptis prsentiert arCaptis.ECM21........................................................................................................7Across Language Server v5......................................................................................................................8

Messen & Kongresse......................................................................................................8DGI Online-Tagung 2009..........................................................................................................................8PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO 2009.............................................................................................9

Artikel...........................................................................................................................9Die Wirtschaftskrise & der wirtschaftliche Nutzen von ECM......................................................................9Records Management & Schriftgutverwaltung........................................................................................11Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management.........................15

Gastbeitrge................................................................................................................18LTANS/ERS-konforme Archivierung oder "Verjngungskur alternder Signaturen"...................................18

Leserbriefe...................................................................................................................22Quo vadis DMS Expo?.............................................................................................................................22

In der Diskussion..........................................................................................................23Information & Document Management...............................................................................................23

Recht & Gesetz.............................................................................................................24

Werbemail-Urteil....................................................................................................................................24Normen & Standards....................................................................................................24

Elektronischer Personalausweis mit sicherer Verschlsselung ...............................................................24

PROJECT CONSULT News...............................................................................................24CDIA+ Zertifizierung Kurse in 2009......................................................................................................24Erfolgsfaktoren in IT-Projekten S119....................................................................................................25ECM Top Ten August 2009......................................................................................................................26Benchpark ECM Top 3 | September 2009...............................................................................................26

Marlenes Weblinks......................................................................................................28

Impressum...................................................................................................................29

Newsletter-Bestellformular 26

Anlagen im Anhang

CDIA+ 2009Erfolgfaktoren in IT-Projekten S119

Unternehmen & Produkte

Zylab mit Information Access Platform

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 30


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20090911 PROJECT CONSULT

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Das auf Datenzugriffslsungen spezialisierteSoftware-Unternehmen ZyLAB prsentiert seineerfolgreiche ZyIMAGE Information AccessPlatform (IAP) in der Version 5.0. Diese umfasstKomponenten und Technologien fr dieunternehmensweite Suche, Verwaltung und

Archivierung von E-Mails, gescannten sowieelektronisch generierten Dokumenten, VoIP- undVideo-Dateien. Weiterhin untersttzt dieZyIMAGE IAP Compliance-Strategien und E-Discovery-Prozesse. Damit fokussiert ZyLABUnternehmen, die auf eventuelleRechtsstreitigkeiten nach US-Recht und diedamit einhergehenden E-Discovery-Prozessevorbereitet sein wollen. Besucher knnen sichauerdem ber fnf vorkonfigurierteLsungspakete informieren, die ZyLAB gezieltfr verschiedene Branchen und Umfelderanbietet. Dazu gehren u.a. Behrden, juristische Dienstleister, Kanzleien undRechtsabteilungen sowieErmittlungsorganisationen. Aber auchKonstruktions-, Maschinenbau- undFertigungsunternehmen sowie andere Branchenmit rechtlich sensiblen Daten profitieren von derrobusten und rechtskonformen ZyIMAGE IAP,mit der sie smtliche relevanten Informationensekundenschnell finden und analysierenknnen. (NK)

InfoboxZyLABURL: http://www.zylab.deFirmierung: ZyLAB Distribution BVStammsitz: Amsterdam (Niederlande)GF/CEO/MD: Dr. J. C. ScholtesBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20070917Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: ECM, DMS, Arc, Col, WfDMSEXPO Stand-Nr.

Halle07.1,Stand C011,D010

Halle 07.1, Stand F061 G060

PROJECT CONSULT Kommentar:

ZyLAB konnte sich bisher gut bei sehr speziellenSuchlsungen z.B. fr Kriminalisten und derenHsuer positionieren. Im Bereich desklassisschen Disziplinen desDokumentenmanagements ist ZyLAB jedoch inDeutschland wenig bekannt geworden dies zuunrecht, denn die Lsungsplattform bietetgerade im Bereich der Infromationserschlieungeiniges an Funktionalitt.. Ob dies sich mit einer Ankndigung fr ein Softwarepakwet freDiscovery ndert? Mit diesem Thema, dass vonden US-Anforderungen dominiert wird, ist in

unseren Landen noch nicht viel Staat zumachen. Meistens fhrt der Begriff eDiscoveryauf den Stirnen von Managern nur zu einemStirnrunzeln gilt dies auch bei uns inDeutschland? Was noch nicht ist kann aber

noch kommen und so wird das ThemaInformationserschlieung oder eDiscovery imUmfeld von Governance, Risk Management undCompliance immer wichtiger. Ganz abgesehendavon kann man natrlich mit solchenLsungen auch die Informationen gut

wiederfinden, die man gerade frs Geschftbraucht (Kff)

Windream Version 5.0

Die windream GmbH, Hersteller und Anbieterdes gleichnamigen Enterprise-Content-Management-Systems, wird ausgewhlteFunktionen der in Krze erscheinendenwindream-Version 5.0 in den Mittelpunkt derMesseprsentation stellen. So wird windreamunter anderem auch mit dem neuen Microsoft-Betriebssystem Windows 7 lauffhig sein.

Erweitert wird das diesjhrigeAusstellungsprogramm zudem durch diePrsentation von Lsungen zur E-Mail-Archivierung, durch die aktuelle Version derBusiness-Process-Management-Softwarewindream BPM sowie durch die windream-Integration in den Microsoft Office SharePointServer. Weiterhin werden sowohl die windreamProxy-Server, als auch die aktuellen windream-Integrationen in SAP-Anwendungen zu sehensein. Daneben sind auch wieder zahlreichewindream-Partner mit eigenenAnwendungslsungen am windream-Messestand

vertreten. (NK/CM)Infoboxwindream

URL: http://www.windream.deFirmierung: windream GmbHStammsitz: BochumGF/CEO/MD: Roger DavidBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20080904Benchpark Rating: Gruppe B: 8,80DRT-Markt Eintrag windreamURL press releases: Press releasesProduktkategorien: DMS, Arc, WfDMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand E003 G004

PROJECT CONSULT Kommentar:Windream konnte in den letzten Jahrenkontinuierlich das Geschft ausbauen undschreibt sehr gute zahlen. Dies ist auch darauf zurckzufhren, dass das Unternehmen sichimmer sehr schnell mit seiner Plattform auf dieaktuellen IT-Trends angepat hat. DieFokussierung auf das Microsoft-Umfeld bedingtso auch die schnelle Adaption der neuenBetriebssystem-, Office- und Sharepoint-Versionen. Da viele VISTA berspringen und aufWindows 7 warten, ist die Untersttzung derneuen Microsoft Betriebssystemversion wichtigum das Geschft in diesem Segment am Laufen zu halten. Andere Ankndigungen fallendagegen eher in die Rubrik me too, dennSchnittstellen zu SAP, Sharepoint und anderen

http://www.zylab.de/http://www.zylab.de/pressroom/pressroom.htmlhttp://www.windream.de/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=141http://www.windream.com/cgi-bin/aismain.ais?PAGE=de101http://www.zylab.de/http://www.zylab.de/pressroom/pressroom.htmlhttp://www.windream.de/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=141http://www.windream.com/cgi-bin/aismain.ais?PAGE=de101


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fhrenden Systemen gehren heute zurPflicht und nicht mehr zur Kr. Interessantknnte noch der Proxy-Server fr die Besuchersein, da er auch in greren verteiltenUmgebungen mit mehr als 400 Servern zumEisnatz kommt. (Kff)

TIS Top Image Systems eFlOW-Plattform

Top Image Systems Deutschland GmbH (TIS)prsentiert die neue eFLOW-Plattform 4.5 mitden Lsungen eFLOW Invoice fr dieEingangsrechnungsverarbeitung und eFLOWMailroom fr die digitale Poststelle. TIS setztdamit den Trend zur ganzheitlichenPostbearbeitung der letzten Jahre fort. Dazutragen zahl-reiche neue Features der eFLOW-Plattform bei: Durch die Integration von Web-

Technologien ist es jetzt mglich, Dokumente imWebbrowser nachzubearbeiten. Davonprofitieren insbesondere Unternehmen, die anmehreren Standorten dezentral mit derSoftware arbeiten. Darber hinaus wurden die Trainingsmglich-keiten der Software fr dieRechnungsbearbeitung verbessert sowieWorkflow-Funktionalitt fr dieRechnungsfreigabe in SAP bzw. ber das Webhinzugefgt. Abteilungen fr Rechnungswesenoder den Posteingang profitieren dabei vonminimalen Installationsaufwnden durch Web-Completion, der Reduzierung manueller

Aufgaben und dadurch von einem schnellenROI. Ein weiterer Schwerpunkt fr TIS ist dieVerschmelzung der ECM-Landschaften.Basierend auf SOA-Technologien ist jetzt berServices die Integration der eFLOW-Komponenten in ECM-Systeme mglich.Auerdem stellt TIS sein SAAS-Angebot vor, mitdem Unternehmen ihre Post- oderRechnungseingangslsung von TIS und Partnernbetreiben lassen knnen. (NK/CM)

InfoboxTop Image SystemsURL: http://www.topimagesystems.de/

Firmierung: Top Image Systems DeutschlandGmbHStammsitz: KlnGF/CEO/MD: Michael SchraderBrse: ./.Zuletzt behandeltim

Newsletter 20071015

Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: CapDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand I021


TIS konnte in der Vergangenheit durch dieKombination mehrerer Klassifikations- und Auswertungs-Engines der der Erfassung von

Schriftgut Mastbe setzen. Dies reicht heutenicht mehr und so beginnt sich auch TIS inangrenzenden Mrkten zu tummeln. Mit deneFLOW-Komponenten adressiert man auchThemen wie Workflow undPosteingangsverarbeitung. Unter dem

Schlagwort SaaS bieten TIS und Partner jetztauch das Outsourcing solcher Lsungen an.Auch dies ist nicht neu sondern gehrt ebensowie die Nutzung solcher Lsungen berWebbrowser zum State-of-the-Art. Interessantwird es werden zu beobachten, wie TIS zwischen Produkt- und Lsungsgescghft,zwischen eigenen Services und Partnerservices,eigenen Dienstleistungen undPartnerdienstleistungen, Inhouse versus SaaS /ASP / Outsourcing durchlaviert. (Kff)

Saperion ECM-Marktstudie

Eine Umfrage des ECM-Spezialisten Saperionunter Kunden und Partnern hat ergeben, dassdie Unabhngigkeit eines ECM-Systems in einemdynamischen Geschftsumfeld einenWettbewerbsvorteil mit sich bringt. DieBefragten legten hierbei besonders Wert auf dieUnabhngigkeit der Lsung vom verwendetenIT-System und beurteilten dies zum Groteil alsentscheidend im Auswahlprozess der ECM-Systeme. Etwas mehr als die Hlfte derBefragten beurteilte zudem die Unabhngigkeitvom Recherche-Client als ausschlaggebend und

zieht Hersteller vor, die einen umfassendenWissensmanagement-Ansatz vertreten. DerUnabhngigkeit vom Hersteller, wie z.B. dieEigenstndigkeit bei der Softwareentwicklungoder individuelle Anpassung an betriebs- oderbranchenspezifische Anforderungen bei derLsungswahl, ordneten die Befragten hingegenmit 32 Prozent geringere Bedeutung zu. (CaM)

InfoboxSAPERIONURL: http://www.saperion.comFirmierung: SAPERION AGStammsitz: BerlinGF/CEO/MD: Rudolf Gessinger

Brse: ./.Zuletzt behandeltim

Newsletter 20090325

Benchpark Rating: Gruppe B: 6,57DRT-Markt Eintrag SAPERIONURL press releases: Press releasesProduktkategorien: Arc, DMS, ECM, Cap, WfDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand C091, E090


Natrlich wollen die Anbieter immer wissen, wie

sich der Markt entwickelt, wem sie noch wasverkaufen knnen. Man hat natrlich auch harteDaten aus den eigenen Verkufen, Projektenund Ausschreibungen (die natrlich wenigergern verffentlicht werden). Dennoch ist die

http://www.topimagesystems.de/http://www.topimagesystems.de/http://www.topimagesystems.de/IntNews.asp?Par=7&id=53http://www.saperion.com/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=99http://www.saperion.com/de/ecm/ueber_uns/news_center/pressemitteilungen/index.htmlhttp://www.topimagesystems.de/http://www.topimagesystems.de/IntNews.asp?Par=7&id=53http://www.saperion.com/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=99http://www.saperion.com/de/ecm/ueber_uns/news_center/pressemitteilungen/index.html


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Zukunft wichtig und man kann natrlich auchversuchen mit Verffentlichungen die Zukunft ineine bestimmte Richtung zu drngen.Normalerweise bedient man sich beiMarktanalysen neutraler Marktforscher oder Analysten. Diese sind natrlich auch nicht

unttig, fragen dies und jenes, dazu kommennoch die vielen Bachelor-, Diplom- undPromotionskandidaten und natrlich die Zeitschriften und die Portale. Eigentlich htte jeder schon mal geantwortet haben mssen.Entscheidend ist aber immer, wie man fragt undnicht was man fragt. Fragt man nach ECMkommt natrlich irgendwa aus dem Umfeld vonECM heraus. Die wahren Wettbewerber imMarkt sitzen aber an ganz anderer Stelle. Siebeschftigen sich nicht mehr mit diesenaltertmlichen dokumenten-orientiertenTechnologien, sie sehen die Grenze zwischenstrukturierten und unstruktureirtenInformationen lngst als berwunden an. Unddamit entschwindet nach iher Meinung auch dieDaseinsberechtigung fr ECM oder wie wir esheute nennen. Jede moderne Anwendung kannmit schwach und unstrukturierten Informationenumgehen, Datenbanken, Media Asset Systemeoder Portale bernehmen lngst die Verwaltungbeliebiger Inhalte, ohne sich gro um die in denvergangenen jahren von der ECM-Brancheentwickelten Technologien zu kmmern. So istauch eine andere Form der Marktuntersuchung

der AIIM international interessant, die einmalauf Technorati die Verwendung von Begriffenabgeprft haben. Hier liegt Enterprise ContentManagement sogar weit hinter ContentManagement, Records Management undSharepoint zurck (http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.html). Nun gut, mankann argumentieren, diese betrifft nur die USA.Aber sieht es mit der Verwendung der Begriffeund der Bedeutung der Lsungen inDeutschland anders aus? Nun gut, meine Top

10 der Themen im Herbst 2009 sieht so aus: (1)Sharepoint, (2) Sharepoint, (3) Sharepoint, (4)Kosten sparen durch Automatisierung,besonders im Posteingang und bei Prozessen,(5) ausgewhlte 2.0-Techniken auch imUnternehmen nutzen, (6) Elektronische Akteund Records Management, (7) E-Mail-Management, (8) Compliance besonders imUmfeld der GDPdU, (9) Speicherkonsolidierungund -virtualisierung, (10) SaaS im Umfeld vonECM. (Kff)

PoINT prsentiert seinen Storage

Manager 4.0Der Speicherspezialist PoINT Software &Systems GmbH zeigt als Premiere auf der DMSEXPO 2009 in Kln den PoINT Storage Manager

zur Absicherung und Entlastung von NetAppFAS-Systemen auf alternativenSpeichertechnologien. Weiterhin wird dieIntegration und Migration von Altsystemen aufmoderne Speicherlsungen live demonstriert.Das neue Release 4.0 des PoINT Archivers ist

ebenfalls auf dem PoINT Stand vertreten. Dankdes neuen Lizenzierungsmodells knnendateibasierte Archivlsungen mit de factounbegrenzter Off-Line-Medienverwaltungkostengnstig auf Wechselmedien (Band,optische Speicher) realisiert werden. Der PoINT Jukebox Manager rundet die Prsentation desPoINT Produktportfolios auf der DMS EXPO ab.Die universelle Software zur Einbindungmoderner Bluray Disc (BD)-Jukeboxsystemeuntersttzt auch proprietre Dateisysteme und Technologien fr Migrationsszenarien.

(NK/CM)

InfoboxPoINTURL: http://www.pointsoft.deFirmierung: PoINT Software & Systems GmbHStammsitz: SiegenGF/CEO/MD: Dipl.-Math. Bernd KleeBrse: ./.Zuletzt behandeltim

Newsletter 20090730

Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: Sto, ILM, ArcDMSEXPO Stand-Nr.

Halle

07.1,Stand C011,D010

Halle 07.1, Stand A003, B002


Es gibt noch eine Reihe von Anbietern, die dieJukebox-Technologie und die digitalen-optischenSpeichermedien hochhalten. Fr Anwenderdieser Technologie ist es wichtig, Updates aufneue Betriebssysteme und fr Schnittstellen anneue Releases von Standardsoftware zuerhalten. Es gibt auch eien Reihe von Anwendungen, wo Jukeboxen auch weiterhinSinn machen z.B. unter den Gesichtspunkten

der Energiekosten, der Auslagerbarkeit derMedien und der Eigenschaft physischerUnvernderbarkeit der Aufzeichnungen kannder Eine oder Andere das Thema WORM-Speicherung noch einmal berdenken. Dennochsind es Rckzucksgefechte. Und ob Medien, diefr einen Massen- und Consumer-Markt gedachtsind (z.B. DVD und BlueRay), das Richtige frdie Langzeitarchivierung vonUnternehmensdaten sind, ist eine ganz andereFrage. (Kff)

Luratech: LuraDocument PDF

Compressor 5.5Die LuraTech Europe GmbH prsentiert seinenLuraDocument PDF Compressor in der neuenVersion 5.5. Die Software stellt eine vollstndige

http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://www.pointsoft.de/http://www.pointsoft.de/point/deutsch/presse.htmhttp://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ecm-vs-records-management-vs-content-management-vs-sharepoint.htmlhttp://www.pointsoft.de/http://www.pointsoft.de/point/deutsch/presse.htm


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Konvertierungslsung dar, die die kompletteProzesskette nach dem Scannen und demdigitalen Erstellen von Dokumenten ber dieDatenextraktion bis hin zum Export fr dieLangzeitarchivierung abdeckt. Gescanntefarbige oder schwarz-weien Dokumente

werden in hochkomprimierte PDF/A-Dateienkonvertiert, die in Volltext (OCR) durchsuchbarsind. Darber hinaus lassen sich auchelektronisch erzeugte Microsoft-Office-Dokumente, E-Mails und PDF-Dateienstapelweise effizient in PDF/A-Dateienumwandeln. (NK/CM)

InfoboxLuraTech

URL: http://www.luratech.comFirmierung LuraTech Europe GmbHStammsitz: BerlinGF/CEO/MD: Carsten HeiermannBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20090121Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: OutDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand G059, H054


Rund um PDF fr die Archivierung haben sicheine Reihe von Produkten etabliert, die denProzess der Wandlung beliebiger Eingangsformate in ordentliche PDF/Assicherstellen. Dabei wurde auch die Hrde derKompatibilitt erhht (so dass manch alesPDF/A heute in einem Validator als nicht valideerscheinen knnte ). Dennoch muss man sichder Frage stellen, wieviel Komprimierung undKonversion darf es denn sein, ohne dass dieOriginalitt der Ursprungsdatei verloren geht.Und es muss auch die Frage erlaubt sein, daPDF inzwischen selbst eine ISO-Norm ist, mussman PDFs in PDF/As wandeln. Immerhin brimngtdie neue Version der Software einiges an

ntzlichen Verbesserungen mit sich. Die erstseit kurzem verfgbare Freiformerkennungbernimmt die automatisierteDokumentenklassifikation und Datenextraktion.Das Modul ist vollstndig in den LuraDocumentPDF Compressor integriert und verringert somiterheblich den Einfhrungsaufwand. Rentiertesich bisher der Einsatz einer Freiformerkennungnur bei greren Projekten, ermglicht derLuraTech PDF Compressor eine Nutzung auchbei einfacheren Prozessen. Dies ermglichtkurze Implementierungsphasen und macht nunauch Projekte, die bisher hndisch durchgefhrt

wurden, automatisiert wirtschaftlich betriebbei.(Kff)

Held: Regisafe 4.0

Auf der diesjhrigen DMS Expo zeigt der DMS-Spezialist Held die neue Version 4.0 seinerRegisafe-Lsung. Diese soll sich durch eineberarbeitete und modernere

Benutzeroberflche auszeichnen, sowie miteiner Zeit- und Kosteneinsparung von bis zu 20Prozent berzeugen. Neue Features sollen unteranderem der Zustndigkeitsfinder sein, der denBestimmungen der EG DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie) entspricht und denLeistungskatalog einer Behrde effizienterfassen und verwalten soll. Das neueSoftwarepaket erscheint wie gewohnt in zweiVersionen, Regisafe public fr die ffentlicheVerwaltung, und Regisafe economie fr kleineund mittelstndische Unternehmen (KMUs).

(CaM)

InfoboxHans HeldURL: http://www.hans-held.deFirmierung: Hans Held GmbHStammsitz: StuttgartGF/CEO/MD: Marcus HttmannBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20070529Benchpark Rating: Gruppe B: 7,68DRT-Markt Eintrag Hans HeldURL press releases: Press releasesProduktkategorien: RM, Arc, Wf, DMSDMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand E025


Held erfreut sich guter Wertungen aufBenchpark/ECM. Dies sollte man bei demtrockenen Thema Registraturverwaltung oderangloamerikanisch angehaucht, RecordsManagement, nicht vermuten. Die neue Versionbringt brigens gleich die notwnedigeFunktionalitt mit, um die europischeDienstleistungsrichtlinie zu erfllen. Vorrangige Zielgruppe ist damit weiterhin die ffentlicheVerwaltung obwohl auch immer mehrWirtschaftsunternehmen auf Regisafe zurckgreifen. Offenbar ist der gute alte

Aktenplan aus der Schriftgutverwaltung nichtwegzudenken, auch wenn sich die altenPrinzipien der Informationsorgansiationinzwischen gut hinter Web-Oberflchen tarnen.

(Kff)

Itesoft mit neuen Freemind Versionen

Auf der diesjhrigen DMS Expo wird das ausFrankreich stammende Softwarehaus Itesoftneue Releases ihrer LsungsarchitekturFreeMind zur automatischen Erfassung undVerarbeitung von Dokumenten vorstellen.FreeMind setzt sich aus den Modulen FreeMind

Enterprise, FreeMind for Business, FreeMind forInvoices und FreeMind for Orders zusammen,die auf der Messe alle in der einheitlichenVersion 2.4 prsentiert werden sollen. Freemind

http://www.luratech.com/http://www.luratech.com/company/press/release/http://www.hans-held.de/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=170http://www.hans-held.de/index_aktuelles.htmhttp://www.luratech.com/http://www.luratech.com/company/press/release/http://www.hans-held.de/http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=170http://www.hans-held.de/index_aktuelles.htm


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Enterprise ist als digitale Poststelle fr dasErfassen, Sortieren, Klassifizieren und dieWeiterleitung aller eingehendenDokumentenstrme verantwortlich. Ergnzenddazu verarbeitet Freemind for Business dieDokumente, analysiert Inhalte und leitet alle

relevanten Daten an DMS weiter. Freemind forOrders ist ein System fr Business-to-Business-Auftrge und dient der Verarbeitung vonBestellungen. Freemind for Invoices hingegenist fr Lieferantenrechnungen zustndig und sollsich in alle gngigen ERP-Systeme integrierenlassen.(CaM)

InfoboxITESOFTURL: http://www.itesoft.deFirmierung: ITESOFT SAStammsitz: Aimargues, FrankreichGF/CEO/MD: Didier CharpentierBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20030516Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: Cap, DMSDMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand I022


ITESOFT hatte es nicht leicht in Deutschland hufige Wechsel im Personalstamm lieen keineKontinuitt aufkommen. So sind bisher auchwenige Referenzen in Deutschland zu finden.Die Software selbst ist sehr ausgereift und kann

mit vergleichbaren Wettbewerbsproduktenmehr als Schritt halten. Dies gilt besonders frdie Freiform-Erkennung. ITESOFT bietet daraushinaus spezialiserte Pakete fr dieRechnungseingangs und die Auftragsverarbeitung an. Inzwischen gibt esauch ein eigenes Posteingangs- und DMS-Modulals ITESOFT-Produkt. Hier stellt sich jedoch dieFrage, ob diese erweiterte Funktionalitt vonPartnern akzeoptiert wird, da diese selbst beimThema Posteingang, elektronische Akte undWorkflow ihre eigenen Lsungen undIntegrationsdienstleistungen vermarkten wollen.

Immerhin ist die Prsenz auf der DMS EXPO einneuer Anlauf fr ITESOFT, auch imdeutschsprachigen Raum Fu zu fassen undsich als europische Alternative zu Standard-Capture-Software aus den USA zu positionieren.

(Kff)

IBML Imagetrek Scanner

Imaging Business Machines (IBML) zeigt dieaktuellen Scanner-Modelle seiner ImageTrac-Linie. Die Produkte von IBML sind konzipiert frden High-End-Einsatz und zeichnen sich durchbesondere Flexibilitt bei der Verarbeitung vongemischtem Beleggut aus. Die 3exHochleistungsscanner zeichnen sich durch ihrebesondere Bedienungsfreundlichkeit aus. Mitdem berhrungsempfindlichen Bildschirm

werden Scanprozesse ausgefhrt, aufgesetztund verwaltet. Darber hinaus untersttzt dasBedienersteuerungszentrum auch bei derProblemlsung, wenn der Scanvorgangunvorhergesehen unterbrochen wird.

(NK/CM)

InfoboxImaging Business MachinesURL: http://www.ibml.comFirmierung: Imaging Business Machines, LLCStammsitz: Birmingham / Alabama (USA)GF/CEO/MD: Manfred HoffmannBrse: ./.Zuletzt behandelt Newsletter 20090528Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: Cap, KlassDMSEXPO Stand-Nr.

Halle07.1,Stand C011,

D010

Halle 07.1, Stand G 022


Der ImageTrac 3e-Lite erweitert seit kurzem die3er-Reihe von IBML und zielt auf eine breitereAnwenderbasis im hochvolumigen Bereich ab.Er wird von IBML auch als One-Pocket-Scanner positioniert, d.h. mit einerSortiertasche ausgestattet, die die Aussortierung von Sonderfllen erlaubt. Dieserleichtert die Bearbeitung von Problemfllen.Auch wenn die Serie als lite bezeichnet wird,so fokussiert sie dennoch auf den

Hochelistungsbereich. In den unterenMarktsegmenten ist die Luft zu dnn fr dieScan-lsungen von IBML geworden.

(NK/Kff)

EMC bernimmt Kazeon und Fastscale

Der Spezialist fr Informationsinfrastruktur,EMC, hat nun verkndet neben Kazeon Systemsauch Fastscale Technology zu bernehmen. Mitder bernahme von Fastscale will EMC seinIonix-Portfolio mit Lsungen fr dasManagement von Private-Cloud-Infrastrukturenerweitern, whrend mit der bernahme vonKazeon auf eine Strkung der Source-One-Familie gezielt wird. Zudem soll Anwenderndadurch ein integriertes und modularaufgebautes eDiscovery sowie Archivierung undCompliance zur Verfgung gestellt werden. Diebernahme von Kazeon Systems soll bereits imdritten Quartal 2009 abgeschlossen werden.

(CaM)

http://www.itesoft.de/http://www.itesoft.de/index.php?pressemitteilungenhttp://www.ibml.com/http://www.ibml.com/resources/news.htmlhttp://www.itesoft.de/http://www.itesoft.de/index.php?pressemitteilungenhttp://www.ibml.com/http://www.ibml.com/resources/news.html


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20090911

InfoboxEMCURL: http://www.emc.comFirmierung: EMC Deutschland GmbHStammsitz: Schwalbach/TaunusGF/CEO/MD: Jochen MollBrse: WKN:872526Zuletzt behandeltim

Newsletter 20090226

BenchparkRating:

Gruppe A: 8,51

DRT-Markt Eintrag EMCURL pressreleases:

Press releases

Produktkategorien:

Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM,Sto

CeBIT Stand-Nr. Halle 9, Stand C36; Halle 9, Stand C60


Die Cloud und effzientere Suche lassen gren.Ehe man selbst aufwndig etwas entwickelt,werden halt innovative Firmen dazugekauft. Bei

beiden bernommenen Anbietern handelt essich keineswegs um Leichtgewichte. DieFastScale Composer Suite ist eine vollstndigautomatisierte Plattform zum Aufbau, zurOptimierung und zur Verwaltung von Applikations-Umgebungen in physikalischen,virtualisierten und Cloud-Infrastrukturen. Sie istdamit eine wichtige Komponente fr denautomatisierten Betrieb groer, verteilterLsungen. Interessant ist, dass die Ankndigungdes Aufkaufs zusammen mit einer weiteren Ankndigung zur engeren Zusammenarbeitzwischen EMC und VMware erschien. Bei Kazeonsteht natrlich zunchst das Thema eDiscoveryim Vordergrund. Damit kann EMC nun hnlichwie IBm auf eine vollstndige GRC-Umgebungblicken. Ebenso interessant drfte aber dieMglichkeit sein, mit Kazeon strukturierteKataloge beliebiger Daten zu bilden unabhngig vom Compliance.-Thema. Kazeonuntersttzt so beid er Auswertung der immerweiter steigenden Mengen an Informationen inden Unternehmen. (Kff)

callas software pdfaPilot Version 2

callas software prsentiert mit der Version 2seines pdfaPilot das erste Produkt berhaupt,das einen Editor zum Erstellen eigener XMP-Metadaten-Schemas (Extensible MetadataPlatform) beinhaltet. Damit erweitert callassoftware sein Flaggschiffprodukt zur Prfungund Konvertierung von PDF/A-Dokumenten umdie Mglichkeit, Erweiterungsschemas frunternehmens- oder branchenspezifischeMetadatenfelder zu definieren. (NK)

InfoboxcallasURL: http://www.callassoftware.comFirmierung: callas software GmbHStammsitz: BerlinGF/CEO/MD: Olaf Drmmer, Ulrich FrotscherBrse: ./.Zuletzt behandeltim

./.

Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: DMS, ArcDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand G059, H054


Anwendern werden durch die neuenErweiterungen umstndliche manuelle Schritteerspart, und wertvolle Meta-daten knnen

einfach und schnell zusammen mit denDokumenten selbst langfristig und ISO-konformarchiviert werdem. Unternehmen und Behrden,die mit Hilfe des pdfaPilot ihre Archivierungsstrategie erfolgreich nach demPDF/A-Standard realisieren, profitieren zustzlich von weiteren Neuerungen in derVersion 2. Diese bauen den pdfaPilot zu einemumfassenden Optimierungswerkzeug fr PDF-Dokumente aus. Seiten knnen verndert,Farben je nach Anforderung fr dieDruckausgabe oder fr die Verwendung im Weboptimiert oder Schriften ersetzt werden.Darber hinaus bietet callas software dieDesktop-Version seines pdfaPilot nun auch alsStand-alone-Applikation an. (CM/NK)

arCaptis prsentiert arCaptis.ECM21

Mit arCaptis.ECM21 prsentiert der DMS-Spezialist arCaptis eine neue Lsung, die allerelevanten DMS-Input-Funktionen mit einerLangzeitarchivierung verbinden soll. Mithilfeeines gemeinsamen Dokumentenservers fr dieCapture- und Archivlsung soll einesystembergreifende Konfiguration und

Administration ermglicht werden. Die digitaleArchivierung von aufbewahrungspflichtigenDokumenten soll zudem die Prozesse einfacherund effizienter gestalten, wobei sich kompletteVorgnge mittels einer integriertenVolltextsuche in krzester Zeit finden lassen.Aufgrund von APIs und weiteren offenenSchnittstellen soll ECM21 flexibel mit andererSoftware einsetzbar sein und da es auf Javabasiert, soll der Einsatz unter vielenBetriebssystemen und Hardwareplattformenmglich sein. (CaM)

http://www.emc.com/http://aktien.onvista.de/snapshot.html?ID_OSI=87252&SEARCH_VALUE=872526http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=112http://germany.emc.com/newshttp://www.callassoftware.com/http://www.canon.de/About_Us/News/index.asphttp://www.emc.com/http://aktien.onvista.de/snapshot.html?ID_OSI=87252&SEARCH_VALUE=872526http://www.benchpark.com/http://www.project-consult.net/portal_DRTDetails.asp?ID=112http://germany.emc.com/newshttp://www.callassoftware.com/http://www.canon.de/About_Us/News/index.asp


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InfoboxarCaptisURL: http://www.arcaptis.deFirmierung: arCaptis GmbHStammsitz: Dsseldorf GF/CEO/MD: Dirk VollmeringBrse: ./.Zuletzt behandeltim

./.

Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: Cap, Arc, ECMDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand G021


Also richtig ECM 2.0 ist das mit dem ECM 21 vonarCaptis nicht. Im prinzip geht es um eine sehrtraditionelle Lsung, Scannen, etwas

erweitertes Capture und die blicherevisionssichere Archivierung. Hinzu kommeneine Mailroom-Komponente, eine spezielleLsung fr Steuerkanzleien und eineRechnungseingangsverarbeitungslsung. DerSchwerpunkt - und vielleicht auch die einzigenAlleinstellungsmerkmale- liegen in den Modulen zur automatischen Erfassung, Klassifikation,Datenextraktion, Formularerkennung undInformationserschlieung. Fr einTochterunternehmen der BBM-Gruppe htteman auch einiges an speziellen Lsungen frdie Baubranche erwartet. Ansonsten muss manden Kollegen bei ArCaptis mit auf den Weggeben, dass man sich angesichts des engerwerdenden Wettbewerbs in Bezug aufKundenreferenzen und Produktinnovationenetwas sputen muss dies gilt im Prinzip fr allemittelstndischen ECM-Anbieter in Deutschland.

(Kff)

Across Language Server v5

Across stellt die neue Produktgeneration v5seiner Unternehmenslsung Across LanguageServer vor. Als zentrale Plattform fr alle

Sprachressourcen und bersetzungsprozessesteuert, koordiniert und untersttzt er dengesamten bersetzungsprozess und ermglichtso die effiziente Erstellung mehrsprachigerDokumente. Schnittstellen zukorrespondierenden Systemen, wie ECM- undContent-Management-Lsungen, ermglichendas nahtlose Zusammenspiel der BereicheDokumentenerstellung, -verwaltung und-archivierung einerseits undbersetzungsmanagement andererseits. DerAcross Language Server vereinfacht,beschleunigt und verbessert die Steuerung,

Koordinierung und Durchfhrung vonbersetzungen. Die integrierte Lsungbeinhaltet unter anderem ein Translation-Memory- und Terminologie-System sowie

leistungsfhige Werkzeuge fr das Projekt-Management und die Workflow-Steuerung vonbersetzungen. Insbesondere erlaubt der AcrossLanguage Server durchgngige Prozesse, beidenen Auftraggeber, Agenturen und bersetzernahtlos und auf Basis der gleichen Daten

zusammenarbeiten. (NK/CM)

InfoboxAcross SystemsURL: http://www.across.netFirmierung: Across Systems GmbHStammsitz: Karlsbad, BadenGF/CEO/MD: Niko HenschenBrse: ./.Zuletzt behandeltim

Newsletter 20080815

Benchpark Rating: ./.DRT-Markt Eintrag ./.URL press releases: Press releasesProduktkategorien: DMS, CMSDMSEXPO Stand-Nr.


Halle 07.1, Stand C030


In der neuen Version des Across Servers wurdenbesonders in den zwei Schwerpunkt-Bereichenverbessert einerseits Untersttzung desTerminologie-Management selbst bei derNutzung im Unternehmen und zweitens in derKommunikation bei der Werstellung vonTerminologien mit Partnern. Natrlich bleibenweiterhin beim EIsnatz Fragen offen, besonders

die der Schnittstellen und der Nutzung vonTerminologien durch andere Systeme.Standardsoftware ist in der Regel nicht auf dieNutzung externer Terminologie-Ressourcenausgelegt und hufig muss man hier einiges anKlimmzgen machenm, um eine einheitlicheTerminologie in den verschiedenen Systemen ineinem Unternehmen nutzbar zu machen. DasThema Schnittstellen und externe Nutzung derDatenwird daher Acorss auch in Zukunftbewegen. (Kff)

Messen & KongresseDGI Online-Tagung 2009

Das Programm der 31. DGI Online-Tagung und Jahrestagung zum Thema GenerationInternational - Die Zukunft von Information,Wissenschaft und Profession, welche vom 15.bis 17. Oktober zur Frankfurter Buchmesse inHalle 4.2 stattfindet, ist inzwischen online.

Dieses Jahr liegt der Schwerpunkt aufinternationalen Aspekten, Informationspraxissowie Aktuellem zu Records Management,

Suchmaschinen, Semantik, eScience undanderen spannenden Bereichen. Der Samstagwidmet sich ganz den Young InformationProfessionals, welche Projekte vorstellen sowie

http://www.arcaptis.de/http://www.arcaptis.de/http://www.canon.de/About_Us/News/index.asphttp://www.across.net/http://www.across.net/http://www.across.net/de/news.htmlhttp://www.arcaptis.de/http://www.canon.de/About_Us/News/index.asphttp://www.across.net/http://www.across.net/de/news.html


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PROJECT CONSULT

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20090911

die Mglichkeit zum regen Erfahrungsaustauschwhrend einer Podiumsdiskussion mitanschlieendem Get-together erhalten.

Auch PROJECT CONSULT ist mit einer Keynoteund der Moderation einer Session durch Dr.

Ulrich Kampffmeyer vertreten: RecordsManagement Standards & MoReq2.

Weritere Informationen und h unterhttp://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspx.

PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO2009

Nchste Woche, von Dienstag dem 15. bisDonnerstag dem 17.09.2009, ist es in Klnwieder soweit. PROJECT CONSULT ist wieder miteiner Reihe von Veranstaltungen dabei:

Dienstag, 15.09.2009, 13:00-14:00,Kampffmeyers Stammtisch zum ThemaWirtschaftlichkeit des Einsatzes vonECM-Lsungen

Mittwoch, 16.09.2009, 10:30-11:00,Keynote ECM im Spannungsfeld vonCompliance und Wirtschaftlichkeit

Mittwoch, 16.09.2009, 10:00-10:30,Vortrag Enterprise 2.0 dieorganisatorische Herausforderung bleibt

Donnerstag, 17.09.2009, 13:00-14:00,

Kampffmeyers Stammtisch zum ThemaECM-Lsungen zur Dokumentation undzur Erfllung rechtlicher Anforderungen

(SKK)

Artikel

Die Wirtschaftskrise & derwirtschaftliche Nutzen von ECM

von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrerder PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

GmbHE-Mail: [email protected]

Die Wirtschaftskrise scheint die Anbieter vonEnterprise-Content-Management- undDokumentenmanagementlsungen bisherverschont zu haben, auch wenn viele Kundensparen mssen und viele InteressentenInstallationen in die Zukunft verschoben haben.Im Frhjahr und Sommer 2009 wurde zumindestin der ECM-Branche viel Optimismus verbreitet.

Vielleicht liegt es auch daran, dass vieleAnwenderunternehmen inzwischen erkannthaben, dass gerade Enterprise ContentManagement die Nutzung von Informationen imUnternehmen transparenter und wirtschaftlicher

macht. In Zeiten, wo man als Unternehmer jeden Euro umdreht, werden natrlich andere Trendthemen wie Enterprise 2.0, bessereErschlieung und Nutzung von Informationenmit collaborativen Techniken, oder Compliance,mehr Transparenz, Rechtssicherheit und

Nachvollziehbarkeit im Unternehmen, durch dieWirtschaftskrise berlagert. So verwundert esnicht, dass auch die ECM-Branche mit demabgenutzten Slogan Die Krise als Chancenutzen unterwegs ist. Dabei gilt es, dieNutzenpotentiale von Enterprise ContentManagement unabhngig von der Krise zubetrachten, denn die Wirtschaftlichkeit, derNutzen des Einsatzes sind unbestritten. DieKrise kann hier nur die Argumente liefern jetztgerade erst recht oder nutzen wir halt dieZeit, wo wir nicht so viel zu tun haben.

ECM ist wirtschaftlichNatrlich ist der Einsatz von ECM-Lsungenwirtschaftlich. In hunderten von Case- undSuccess Stories lsst sich dies nachvollziehen.Betrachtet man aktuelle Untersuchungen zu denmglichen Effizienzpotentialen, dann wird vonden Autoren immer wieder herausgestellt, dasswir immer noch dem Zeitalter des Medienbruchsverhaftet sind. Obwohl seit Jahren elektronischeArchiv- und Dokumentenmanagementsystemevermarktet werden, sind Prozesse immer nochpapiergebunden, findet die elektronischeKollaboration nur in Ausnahmen statt, istWissensmanagement immer noch hehre Vision.

Dabei zeigen die von zahlreichen ECM-Anbieternherausgegebenen Referenzberichte, SuccessStories, sehr deutlich Einsparungspotentiale auf:

Verringerung von Liege- und Transportzeiten,

Aktualitt und Vollstndigkeit aller Unterlagenzu einem Fall,

ortsunabhngige, parallele Nutzbarkeit vonDokumenten,

Beschleunigung des Posteinganges,

bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen undkontrollierte Bearbeitungsvorgnge.

In den Success Stories wird nachgewiesen, dasssich der Einsatz von Enterprise ContentManagement rechnet. ECM ist hier das fehlendeBindeglied zwischen derKommunikationssoftware und den operativenSystemen, das die ganzheitliche, bergreifendeNutzung von Informationen erst mglich macht.ECM rechnet sich auf Heller und Pfennig.

Ungenutzte Potentiale in Broprozessen

Nimmt man die marktgngige Annahme zuHilfe, die davon ausgeht, dass immer noch ber80% der Personalkosten durch Arbeit mitDokumenten, dem Ablegen, Suchen,Wiederfinden, Nutzen und Verteilen, gebunden

http://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspxhttp://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspxhttp://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspxmailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspxhttp://www.dgi-info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspxmailto:[email protected]:[email protected]


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sind und dies in einer Welt mit Medienbrchen,dann besitzt ECM hier ein ungeheueresPotential. Whrend in den industriellenProzessen die Automatisierung fast berallweitgehend umgesetzt wurde, muten die Brosimmer noch als Hort vergangener

Schriftgutkultur an. In groen Organisationenlassen sich so sehr schnell Potentiale vonmehreren hundert Millionen Euro Einsparung imJahr errechnen. Dass dies nicht unrealistisch ist,zeigen Beispiele aus der Posteingangs- undRechnungserfassung, wo durch automatischeKlassifikation Prozesse nicht nur drastischbeschleunigt werden, sondern auch dieUnzulnglichkeiten der langsamen undfehlertrchtigen manuellen Erfassung vonInformationen berwunden werden.Investitionen rechnen sich hier schon manchmalnach wenigen Wochen.

Genauso augenfllig sind die Potentiale in denBearbeitungsprozessen. Allein durch dieelektronische Zuordnung und Weiterleitung, dasparallele Bearbeiten von Dokumenten indirektem Zusammenwirken mit denFachanwendungen, elektronischeWiedervorlagen und Fristenverwaltung, dassZusammenfhren von Dokumenten mitProzessen und Daten aus anderenAnwendungen sowie die Abschaffung dermanuellen Ablage und Suche nach Dokumentenlassen sich bis zu 50% der bisherigen Arbeitszeit

fr die Erledigung eines Falles ansetzen.

Auch beim Thema der Informationserschlieungist ECM unerlsslich. Moderne Suchverfahrenwie Enterprise Search, die Nutzung von Teamsites zur Zusammenarbeit von eigenenMitarbeitern mit Kunden und Lieferanten, derEinsatz von Informationspools, die betroffeneAnwender selbst ber nderungen an Prozessenund Dokumenten informieren, und viele andere Technologien, die unter dem ModewortEnterprise 2.0 kursieren, machen das Arbeitenleichter, schneller und konzentrierter.

Einsparpotentiale wie Raum und Regalmeterknnen dagegen nahezu vernachlssigt werden.Dies alles ist unbestritten und mit Zahlenbelegbar.

Der Stellenwert von ECM ist auf denFhrungsebenen noch nicht erkannt

Aber dennoch fllt es schwer, diese Argumenteauf den Fhrungsebenen zu platzieren. Dort hatECM lngst noch nicht den Stellenwert wie ERPoder Fachanwendungen, die ECM Anbieterstehen hier hufig immer noch im Schatten vonMicrosoft, SAP, Oracle, IBM & Co. mit ihren

Standardanwendungen. Ein Grund fr diemangelnde Aufmerksamkeit der Fhrungsebeneist sicherlich die Tatsache, dass dem Themahufig immer noch das staubige, nicht

produktive Dokumentenarchivierungs-Imageanhngt und besonders, dass nicht allePotentiale von ECM sofort und direkt rechenbarsind. Es gilt die Wirtschaftlichkeit, den Nutzenauch nachweisbar zu machen. Das Ausrechnender Potentiale ist aber nicht einfach, besonders

da sich viele Parameter einer objektivenBetrachtung entziehen. Man unterscheidetdaher auch zwischen quantifizierbaren undqualitativen Faktoren. Quantifizierbar sindEinsparung von Raum, zum Teil von Zeit oderBetriebskosten. Hier stehen sich auchKosteneinsparungen und Effizienzsteigerungenals unterschiedliche Anstze gegenber.Qualitative Faktoren mssen erst bewertbargemacht werden.

Hierfr sind Mastbe zu entwickeln und zubelegen, die von Unternehmen zu

Unternehmen, von Branche zu Branche undAnwendungsszenario zu Anwendungsszenariosehr unterschiedlich ausfallen knnen:

Wie ist die Vermeidung von Risiken imCompliance-Umfeld mit einem Betrag zuversehen?

Wie rechne ich eine schnellereReaktionsfhigkeit auf Kundenanfragen?

Welchen Wert billige ich einer sicheren, stndigverfgbaren Vorhaltung von Dokumentenzu?

Wie bewertet man eine grere Zufriedenheitund Effizienz der Mitarbeiter bei Entlastungvon Routinettigkeiten?

Die Festlegung der Mastbe, die auch vomManagement anerkannt sein mssen, kann diePotentiale ins Unendliche schieen oder aberden wirtschaftlichen Nutzen eines ECM gegen0 wandern lassen.

ECM & ROI

Besonders schwierig wird es, wenn man denReturn on Investment ROI - von ECM-Investitionen in den Vordergrund rckt und die

weichen Faktoren der Verbesserungenvernachlssigt. Vergleichsdaten aus derLiteratur helfen hier nicht weiter es mssendie realen Kosten des Unternehmens, die Kostenfr die Anschaffung und Implementierung unddie zu erwartenden laufenden Kosten im Betriebvollstndig erhoben und ausgewertet werden.Fr die ehrliche Berechnung eines ROI bentigtman verlsslich Ist-Daten um die Investitiondagegen zu rechnen. Doch wer erhebt dieseschon gern, wenn dadurch dieUnzulnglichkeiten und Fehler derVergangenheit zu Tage treten? Wer kann schon

die Kosten seiner bisherigen Prozesse undAblagen in Euro und Cent ausdrcken, so dasssie gegen die Investition in eine neue Lsung,deren Einfhrung und deren Betrieb



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einschlielich Wartung und Folgekostengerechnet werden knnen?

Hier liegt das Problem vieler Success Stories, diemit dem breiten Daumen den ROI kalkulierenund hufig die Kosten fr Einfhrung, Nutzung

und Betrieb nachrangig behandeln. Ganzabgesehen davon, dass die organisatorischenHerausforderungen der Umstellung vonProzessen und Arbeitsweisen durch ECM nichtimmer zu einer vollstndigen Ausschpfung dererrechneten Potentiale fhren. Von Folgen frdie Mitarbeiter beginnend bei der stndigenBildschirmarbeit bis hin zur Freisetzung dankneuer schnellerer Workflows einmal ganzabgesehen. Die effiziente Nutzung von ECMbesonders im Business Process Managementvernichtet auch Arbeitspltze. ECM ist so nichtnur positiv im Sinne von Kosten-/Nutzen- und

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zu sehen,sondern man muss auch die Abhngigkeiten ,die organisatorischen und menschlichenAuswirkungen bercksichtigen. Nur auf den ROIzu schielen, ist falsch. Man mchte schlielichnicht einfach das investierte Geld zurck,sondern nachhaltige Verbesserungen imUnternehmen erreichen.

Die Krise, eine Chance fr ECM?

Und damit wren wir wieder beim

Ausgangspunkt, der aktuellen Wirtschaftskrise.Der Einsatz von ECM-Lsungen, welcherAusprgung auch immer, ist unerlsslich. Nur solsst sich die Wettbewerbsfhigkeitsicherstellen. Dies ist vllig unabhngig von derWirtschaftskrise zu sehen die Krise verstrktnur den Druck auf die Unternehmen und liefertein eingngiges Vertriebsargument. Dass dieHandhabung der wachsendenInformationsmengen und die geforderte, immerschnellere Reaktionsfhigkeit nur durchentsprechende Informations- undKommunikationstechnologien zu erreichen ist,

drfte jedem klar sein. Es gilt nur noch denEntscheidern klar zu machen, dass hier ECM-Komponenten wie Dokumentenmanagement,Records Management, Workflow, Archivierung,Collaboration usw. essentielle Bestandteile einermodernen IT-Infrastruktur sind. Krise hin oderher ohne den Einsatz von ECM geht es mit derWirtschaft sowieso nicht voran. (Kff)

Records Management &Schriftgutverwaltung

von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrerder PROJECT CONSULT UnternehmensberatungGmbH

E-Mail: [email protected]

Einfhrung

Records Management ist imangloamerikanischen Sprachraum einfeststehender Begriff. Er beinhaltet dieordnungsgeme Verwaltung aller Dokumente,die fr die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher,rechtlicher und geschftlicher Aktionennotwendig sind. Basierend auf den Prinzipienordnungsgemer Aufbewahrung und

Ershclieung von papiergebundenenDokumenten hat sich im angloamerikanischenRaum eine Records-Management-Kulturentwickelt, die sich in den Geschftsprozessenund der Archivierungsstrategien wiederspiegelt.

In Deutschland gibt es diese ausgeprgte Tradition des Records Managements nicht. Inder freien Wirtschaft haben sich Verfahren desDokumentenmanagements (im weiteren Sinn)und der elektronischen Archivierung in denletzten 20 Jahren etabliert. bergreifend wirdhier von DMS-Lsungen gesprochen1. Zwar gibt

es vereinzelt Produkte und Module von ECM-und ERP-Anbietern, die unter dem BegriffRecords Management angeboten werden2, jedoch wird der Begriff in Deutschland hufiganders benutzt, als international gebruchlich.Dies ist darauf zurckzufhren, dass inDeutschland anstelle des Begriffes Recordvom Dokument gesprochen wird. Imangloamerikanischen werden jedoch Recordund Document unterschieden. Dies zeigt sichz.B. auch in der Definition fr ECM EnterpriseContent Management, die DocumentManagement und Records Management

unterscheidet und Records Management imbrigen auch von der elekronischenArchivierung, im Agloamerikanischen DigitalPreservation, abgrenzt3. Seit 1999 ist ECMEnterprise Content Management diegebruchliche Bezeichnung fr DMS-Lsungen,die Records Management als wesentlicheKomponente einbeziehen.

In der ffentlichen Verwaltung Deutschlandswird das Bild der Schriftgutverwaltung durch

1) Kampffmeyer, Ulrich; Merkel, Barbara: Dokumenten-

Management - Grundlagen & Zukunft. Hamburg 1999, S.26ff2) Z.B. SAP Records Manager3) Kampffmeyer, Ulrich: ECM Enterprise ContentManagement. Hamburg 2006, S. 10ff.

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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das DOMEA-Konzept4 geprgt. DOEMA folgtanderen Prinzipien als das Records Managementangloamerikanischer Prgung. DOMEA ist eherprozessorientiert whrend Records Managementim klassischen Sinn sich eher an strukturierterAktenablage ausrichtet.

Records sind aufbewahrungspflichtigeInformationsobjekte, die sich unabhngig vomphysischen Format durch ihren Inhalt und ihrenRechtscharakter definieren. So verwaltet dasRecords Management nicht nur elektronischeDokumente, sondern ber Referenzen zumBeispiel auch die Standorte von Aktenordnern.Records Management erlaubt die gemeinsameVerwaltung von physischen und elektronischenInformationen und stellt so eine vollstndigeSicht auf alle zusammengehrigen Daten undDokumente dar. Records Management kmmert

sich nicht nur um Aufbewahrungsfristen,sondern sorgt auch fr die kontrollierteEntsorgung nicht mehr gltiger oder nicht mehrbentigter Information. Grundlage sindRegelwerke zur Vererbung von Metadaten,Aufbau von Ordnungsstrukturen,Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen,Konvertierungs- und Renditionierungs-bedingungen und vieles mehr.

Records Management dient als eigenstndigeLsung oder integrierte Komponente zurgeordneten Aufbewahrung von Informationen.

War frher Records Management nur ein Themafr Archivare, Dokumentare und Registrare sobetrifft diese Technologie heute jeden, derInformation erstellt oder empfngt und dieseablegen muss. Gerade angesichts derzunehmenden geschftlichen Kommunikationmittels E-Mail und der elektronischenKollaboration und Vorgangsbearbeitung betrifftdas Records Management inzwischen fast jedenMitarbeiter im Unternehmen und in derVerwaltung. Die Auseinandersetzung mitRecords Management ist daher gerade inDeutschland wichtig, da dieses Thema noch

weitgehend unbekannt ist. Nur mit demgezielten Einsatz von Records Managementlassen sich die zunehmenden Compliance-Anforderungen wirtschaftlich erfllen.

Definition Records Management

Die Begriffe Record und RecordsManagement sind in Normen wie der ISO15489 Records Management und inzahlreichen Standards der Privatwirtschaft undder ffentlichen Verwaltung definiert.

Die Definitionen und Prinzipien der ISO 15489

knnen international als mageblich betrachtetwerden. Gegenstand dieser Norm ist dieVerwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen,4) DOMEA Dokumentenmanagement und elektronischeArchivierung. Domea Organisationskonzept 2.0. KBSt. 2005.

die bei privaten Unternehmen oder beiffentlichen Einrichtungen im Zuge derGeschftsttigkeit bzw. der Aufgabenerfllungentstehen. Die Bestimmungen der Normgelten unabhngig von der physischenBeschaffenheit und der logischen Struktur der

Unterlagen; sie umfassen daher ebensoherkmmliche Papierregistraturen wie dieVerwaltung digitaler Dokumente mit Hilfeelektronischer Systeme. Der begleitendeInternationalen Fachbericht (Technical Report)dient der Implementierung der Norm in diePraxis der Schriftgutverwaltung.

Definition Record

Englischsprachige Definition Record (ISO15489, Part 1):

Information created, received, and maintained

as evidence and information by an organisationor person, in pursuance of legal obligations or inthe transaction of business.5

Deutsche bersetzung des Begriffs Record(DIN 15489, Teil 1)6:

Information, die erzeugt, empfangen undbewahrt wird, um als Nachweis einerOrganisation oder Person bei rechtlichenVerpflichtungen oder zum Nachvollzug einergeschftlichen Handlung zu dienen.

Nach Auffassung des Autors, gilt fr ein Record:

Ein Record ist abgegrenzt und definiert durchseinen gesetzlichen und beruflichen Wert. Er istein bestndiges, dauerhaftes, verbindliches undkonsistentes Informationsobjekt, unabhngigvon seinem physischen Format. Abhngig vonden Inhalten, angereichert mitZusammenhangs- und deskriptivenInformationen, ist ein Record durch eineeindeutige Kennzeichnung und seineKlassifikation bestimmt.

Neben dem Begriff Record gibt es zahlreicheweitere Begriffe fr elektronische Informationen

wie Content, Documents, Media Assets undandere Informationsobjekte, die eineAbgrenzung von der Record in elektronischenVerwaltungssystemen notwendig machen.Records knnen daher nur durch ihre speziellenEigenschaften definiert werden, die sie vonanderen informationsobjekten unterscheiden.Die wichtigsten Eigenschaften sind7:

Betriebswirtschaftlicher Wert

5) ISO 15489-1:2001 Information and Documentation -Records Management Part 1 : General6) ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation -Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines7) Kampffmeyer, Ulrich; Breaking the Barriers of TraditionalRecords Management. Les actes de la Ve confrence duDLM-Forum Tolouse. Archives d. France, 2009, Vol. 2, S.170ff.



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Gesetzlicher Wert

Kontext

Integritt

Unvernderbarkeit

Authentizitt

Konstrollierte Metadaten

Konsistenz

Deklaration und Klassifikation

Aufbewahrungspflicht

Definition Records Management

Die Diskrepanz zwischen der bedeutung derBegriffe Record und Document wird bei derDefinition von Records Management nochdeutlicher. Die bersetzung lautetSchriftgutverwaltung und macht es besondersim Umfeld elektronischer Records ManagementSysteme schwer von der Papierorganisation aufdie virtuelle elektronsiche Welt mit deutlichmehr Mglichkeiten zu transponieren.

Englischsprachige Definition RecordsManagement (ISO 15489, Part 1)8

Field of management responsible for theefficient and systematic control of the creation,receipt, maintenance, use and disposition ofrecords, including processes for capturing andmaintaining evidence of and information about

business activities and transactions in the formof records.

Deutsche bersetzung Schriftgutverwaltung(DIN 15489, Teil 1) 9

Als Fhrungsaufgabe wahrzunehmendeeffiziente und systematische Kontrolle undDurchfhrung der Erstellung, Entgegennahme,Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung vonSchriftgut, einschlielich der Vorgnge zurErfassung und Aufbewahrung von Nachweisenund Informationen ber Geschftsablufe undTransaktionen in Form von Akten.

Positiv ist der dabei der Ansatz, RecordsManagement als Fhrungsaufgabe zudefinieren. Dies macht die Bedeutung desRecords Management deutlich. Problematischist dagegen die bertragung Schriftgut, dadiese an Papiergut denken lt. Der BegriffAkte ist hufig mit dem Begriff Brokratieassoziiert. Passender wre eine neutralerebersetzung als Ordner gewesen.

Records Management weist eine Reihe typischerEigenschaften auf, die es auch vomDokumentenmanagement abgrenzen:

8) ISO 15489-1:2001 Information and Documentation -Records Management Part 1 : General9) ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation -Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines

Abbildung von Aktenplnen und anderenstrukturierten Verzeichnissen zurgeordneten Ablage von Informationen,

Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gesttzte eindeutige Indizierung vonInformationen,

Verwaltung von Aufbewahrungsfristen(Retention Schedules) und Ver-nichtungsfristen (Deletion Schedules),

Schutz von Informationen entsprechend ihrenEigenschaften, z.T. bis auf einzelnenInhaltskomponenten in Records,

Nutzung international, branchenspezifisch oderzumindest unternehmensweitstandardisierter Meta-Daten zur eindeutigenIdentifizierung und Beschreibung dergespeicherten Informationen

Weitere Begriffe und Definitionen zumRecords Management

Records Management ist zunchst einmalunabhngig von den Medien der Records undder Form der Verwaltung. Records Managementkann auch mit einem Zettelkasten betriebenwerden. Electronic Records Management (ERM)bezieht sich auf die Strukturierungs-,Verwaltungs- und Organisationskomponente zurHandhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nichtmit elektronischer Archivierung deutscher

Prgung gleichzusetzen, obwohl viele Anstzesich hier wiederfinden.

Ein Electronic Records Management System istin erster Linie eine Anwendung fr dasVerwalten von elektronischen Records, obgleiches auch fr die Verwaltung von physischenRecords wie Papierdokumenten undAktenordnern genutzt werden kann. Hierbeiwerden nur Eintrge als Datensatz in derDatenbank des Records Management Systemsgespeichert, die auf physische Ablageorteverweisen. Es handelt sich im Grundsatz um einRegistratur- oder Katalogsystem. Werden ineinem Records Management System direktgespeicherte elektronische Records zusammenmit Verweisen auf physische Records verwaltet,spricht man von einem hybriden RecordsManagement. Letzteres ist notwendig, wenn esgilt, elektronische wie auch physische Recordsunter den gleichen Bedingungen und nach dengleichen Regeln zu verwalten, zu erschlieenund zu vernichten. Besonders unter demGesichtspunkt der Vollstndigkeit derAufzeichnungen ist bei gemeinsamer Nutzungelektronischer und papiergebundener

Dokumente ein hybrides Records Managementunerlsslich.

Beim Records Lifecycle Management (RLM)handelt es sich um die Verwaltung des



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Lebenszyklusses nach derDokumentenerstellung und vor derLangzeitarchivierung. Das Records LifecycleManagement beinhaltet in der Regel einDokumentenmanagement System fr dieErzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von

Dokumenten bevor diese zu einem Recorddeklariert und in das Records Managementberfhrt werden. Ferner wird eineArchivierungskomponente genutzt, die dielangfristige, unvernderbare Verfgbarkeit allerRecords sicherstellt. Im RLM RLM wird dasangebundene Archiv vom Records Managementverwaltet, das gleichzeitig alsZugangskomponente fr das Archiv dient.

Das Akronym EDRMS wird im englischenSprachraum fr ein kombiniertes ElectronicDocument and Records Management System

benutzt. Dieser integrative Ansatz, der dieVerbindung von dynamisch ausgelegtenDokumentenmanagement-lsungen zusammenmit eher statischen Records Management undArchivsystemen verbindet, ist fr einedurchgngige und konsistente Nutzung sinnvoll.EDRMS-Lsungen sind in der Regel auch alsnachgeordnete oder integrierte Systeme mitFach- und Office-Anwendungen verknpft.Records Management wird so zum Bestandteilder Softwarelsungen, mit denen die Mitarbeiterstndig am elektronoschen Arbeitsplatzarbeiten. Direkt integrierte Lsungen bieten aus

Prozesssicht, durch die Mglichkeit derautomatischen bernahme von Indexdaten ausdem Bearbeitungskontext und durch dieIntergation in eine einheitlicheBenutzeroberflche erhebliche Vorteilegegenber eigenstndigen Stand-aloneRecords Management Systemen.

Ausblick

Ein Grundproblem der Akzeptanz undVerbreitung liegt bereits in der Begrifflichkeit.Viele Informationsobjekte, die wir inDeutschland als Dokumente bezeichnen, sindvon ihren Eigenschaften her imangloamerikanischen Gebrauch eigentlichRecords. Der begriffliche bergang vonDokument zu Record fllt manchmal auch imangloamerikanischen Sprachraum schwer. Diesliegt daran, dass Records heute bereits sehrfrh beim Verfassen oder beim Empfang eineselektronischen Informationsobjektes entstehenknnen. E-Mails, Word-Dateien, Content vonWebseiten, Inhalte von Teamrooms knnen aufGrund ihrer rechtlichen oder geschftlichenBedeutung sehr frh eine Record werden ohne

dass dies dem Benutzer oder Empfnger vollbewusst ist. Lag das Records Managementhnlich wie die Verwaltung von Archiven frherin den Hnden von Spezialisten, die erst amEnde des Lebenszyklus eines Dokumentes

dieses in eine ordentliche Verwaltungberfhrten, ist heute jeder Empfnger vonNachrichten und jeder Ersteller vonDokumenten im Prinzip derjenige, der eineEntscheidung ber Record ja/nein treffenmsste. Dies ist in den meisten Organisationen

kaum leistbar. Erschwerend kommt hinzu, dasssich der Wert der Information ber die Zeitndert. Ein heute wichtiges Dokument kann inKrze berholt sein, ein als unwichtigangesehenes Dokument kann aber wiederum inein paar Jahren eine besondere Wichtigkeiterlangen. Records mssen auerdem immer inihrem Kontext, ihrem Verhltnis zu anderenRecords und zu den jeweiligenGeschftsprozessen stehen. Ein Record alleinhat nur begrenzte Aussagekraft. Erst wenn es inder Sequenz der Geschftsttigkeit mit anderenRecords zusammen betrachtet wird, erschlietsich die Bedeutung. An dieser Stelle ist esbrigens unerheblich, ob wir von Records oderDokumenten sprechen. Es geht um dasgrundstzliche Verstndnis vom Wert derInformation und der durchgngigenDokumentation der Geschftsttigkeit.

Ein zweites Hindernis fr Records Managementist die Architektur vonDokumentenmanagement- und Archivsystemen.Vorangestellt sei die simple Erkenntnis, dassRecords Management nicht Archivierung ist.Elektronische Archive knnen Records

Management sinnvoll bei der unvernderbarenArchivierung von Records und ihrenKontextinformationen untersttzen, aberRecords Management ist vom Mediumunabhngig und man kann im Prinzip selbst miteinem Zettelkasten zur Verwaltung vonAktenordnern Records Management betreiben.Records Management konzentriert sich auf dieordnungsgeme Verwaltung vonInformationsobjekten. Es hat nicht den Anspruchein vollstndiges elektronischesDokumentenmanagement- oder gar Enterprise-Content-Management-System nachzubilden.Records Management ist eher eine Komponentesolcher Systeme. Die Nutzung eines RecordsManagement Systems, wie z.B. durch MoReq2,den europischen Standard fr elektronischesRecords Management, definiert, kann bertraditionelle Aktenplne oder virtuelle Aktenerfolgen. Beim Records Management modernerPrgung sind die Visualisierung und dieVerwaltung sowie die Speicherung der Objekteselbst sauber getrennt. Auch eine aufwndigehierarchische Struktur der Verwaltung muss sichnicht dem Endnutzer prsentieren sondern kann

sogar ber eine einfache Suchmaske a laGoogle mit nur einem Feld genutzt werden.Records Management bildet auch keineGeschftsprozesse nach sondern klinkt sich



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immer dort ein, wo Informationsobjekteentstehen, die als Record verwaltet werdenmssen, oder wo Records in einem Prozesszielgerichtet bereitgestellt werden sollen.Alleinstehendes Records Managementtraditioneller Prgung wird hier zuknftig durch

integrierte Komponenten und Dienste abgelstwerden. Die Standardisierung von Metadatenzur Beschreibung der Records sichert dabei diebergreifende Nutzung in verschiedenstenAnwendungen von der Textverarbeitung ber E-Mail bis zu CRM und ERP.

Records Management muss und wirdweitgehend automatisiert werden mssen, umden neuen Anforderungen an die Anwender,dem Informationswachstum und den rechtlichenAnforderungen an die Dokumentationelektronischer Prozesse gerecht werden zu

knnen. (Kff)

Von ECM Enterprise ContentManagement zu EIM EnterpriseInformation Management

von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrerder PROJECT CONSULT UnternehmensberatungGmbHE-Mail: [email protected]

ECM ist der heute in der Fachwelt gebruchlicheBegriff, der alles abdeckt was irgendwie mitContent und Dokumenten zu tun hat. Das KrzelECM und den dazugehrigen Begriff EnterpriseContent Management gibt es inzwischen seit 10 Jahren. 1999 positionierte der sich derinternationale Dachverband der Branche, dieAIIM Association for Image and InformationManagement international, nach derbernahme des IMC Verbandes neu. Gesuchtwar ein Begriff, der einerseits eine Brckeschlug von Archivierung,

Dokumentenmanagement und Workflow, dentraditionellen Themen der AIIM, zweitens dieaktuellen Entwicklungen des Internet, denn dasWeb begann das klassischeDokumentenmanagement zu berholen, unddrittens eine einprgsame Formel zu finden, diedem Management der Anwender die Bedeutungdes Thema klarmacht also in etwa wie dieTrendthemen zur Jahrtausendwende: ERP, CRMund CMS. Der Begriff Enterprise sollte deutlichmachen, das es sich um ganzheitliche Lsungenfr alle Bereiche des Unternehmens dreht, diemindestens genauso wichtig sind wie ERP. Der

Begriff Content sollte verdeutlichen dass esnicht mehr nur um Dokumente geht sondernbeliebige Formen von elektronischer Informationwobei Content die Verbindung zu Web, WCM

und Internet bringt. Um den Begriff Management kommt man nicht herum denn inerster Linie geht es immer noch um dasVerwalten von Information und ContentManagement schliet nahtlos an DocumentManagement an.

Die Definition von ECM

In den letzten 10 Jahren hat sich die Definitionvon ECM Enterprise Content Managementmehrfach aber meistens nur leicht gendert. Sieumfasst die wichtigsten Hauptkomponenten vonLsungen zur Erfassung, Verwaltung,Erschlieung, Speicherung, Bereitstellung undArchivierung von Informations-objekten. Dieaktuelle Definition lautet:

Enterprise Content Management (ECM) is thestrategies, methods and tools used to capture,manage, store, preserve, and deliver contentand documents related to organizationalprocesses. ECM tools and strategies allow themanagement of an organizations unstructuredinformation, wherever that information exists.

Der Fokus lag dabei zunchst auf unstrukturierten oder schwach strukturiertenDokumenten, hat sich aber durch denTechnologiewandel inzwischen universeller fralle Formen und Typen elektronischerInformation aufgestellt. DieseInformationsobjekte knnen gescannten

Papierdokumente, E-Mails, elektronischeDokumenten aus der Office-Welt, digitale Bilder,Web-Inhalte, Multimedia-Informationen,Datenstze aus Datenbanken, Listen ausAnwendungen, SMS oder Twitterfeeds sein

Ein Grundprinzip von ECM, das sich bereits infrhen Grafiken aus Jahr 2000 findet, ist derAnsatz, strukturierte Informationen undunstrukturierte Informationenzusammenzufhren und gemeinsam zuverwalten. Eine wesentliche Komponente wardaher auch immer das universelle, einheitliche

Repository fr alle Formen von Daten undInformationen.

In dem Mae, wie sich der Markt vernderte undneue Komponenten fr dieInformationsverwaltung den ursprnglichenKanon der ECM-Funktionalitt ergnzten E-Mail-Management, Digital Asset Management,Wiki, Teamroom, usw. wurde das Spektrumvon Enterprise Content Managementkontinuierlich erweitert und angepasst. Dennochgab es vermehrt kritische Stimmen, die ECMganz anders definieren oder ECM gleich den

Geschichtsbchern hinterlassen wollten.

ECM 2.0 & E 2.0

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Die Web-2.0-Welle schwappte auch auf dasThema ECM ber. Im Jahr 2007 konnten es sichzwei Anbieter von Enterprise-Content-Management-Produkten nicht verkneifen, dieZiffern 2.0 auch an das Akronym ECM zuhngen. Wahrscheinlich kam EMC Documentum

zuerst auf die Idee und proklamierte denProdukt-Launch der Version D6 unter dem MottoECM 2.0. Kurz darauf tauchte ECM 2.0 dannebenfalls in Deutschland als Motto einesKongresses auf Saperion benutzte die 2.0ambivalent um einerseits auf Neuheitenhinzuweisen, andererseits aber auch der zumzweiten Mal durchgefhrten Veranstaltung eineKennzeichnung zu geben so zumindest dieoffizielle Erklrung. Da es im Markt frInformationsmanagement keinen Mangel anneuen Slogans, Abkrzungen und Drei-Wort-Kombinationen gibt, erregte ECM 2.0 auchwenig Aufsehen und war im Jahr 2008 schonwieder verschwunden. Der technologischgeprgte Ansatz war deshalb nicht von Erfolggekrnt, da die kommunikative und kulturelleKomponente von Web-2.0 noch nicht malansatzweise ins Gesichtsfeld kam und damitfehlte auer vielen funktionalen Anstzen vonAnfang an der Geist von ZweiPunktNull. Aberauch bei den funktionalen Aspekten blieb esbeim Stckwerk, wobei sich redundanteFunktionalitt wie z.B. Blog, Forum und Wikifr den gleichen Einsatzzweck selbst im Wege

stand. Nimmt man sich einfach einmal einenKatalog von Web-2.0-Funktionalitt zur Hand, sozeigte sich, dass berhaupt nur wenigeFunktionsgruppen wie Wikis, Blogs, Foren, RSS,Favoriten, Communities, Tagging, Folksonomy,Mashup und andere aufgegriffen und in dieClienten eingebunden wurden. Schwerpunkt derAdaptionen in den ECM-Umgebungen war, neueBenutzerinterfaces und neue Collaborations-Werkzeuge zur Verfgung zu stellen, an die sichzumindest die jngere Generation vonMitarbeitern in den Unternehmen bereitsgewhnt hat. Gern wurde auch gleich noch

Enterprise Search mit in diesen Topf geworfen,obwohl hier kaum eine direkte Beziehung zumeigentlichen Web-2.0-Gedanken bestand schlielich gibt es Google schon lnger. AuchTeam-Rooms und andere kollaborative Anstzemussten fr 2.0 herhalten, wenn man sie nichtgleich wieder dem Wissensmanagementzuschlug Auch mussten die Anbieter feststellen,dass die schnen neuen Web-Technologien frDokumenten-orientierte Lsungen unerwarteteSchwierigkeiten mit sich brachten. Web 2.0 istnicht auf Integritt, Konsistenz oder garrevisionssichere Archivierung ausgelegt!

Betrachtet man einfach nur einmal dasEinfrieren eines Wikis mit dynamischen Linksund Historie als Dokument, oder einepersonalisierte Oberflche, oder einen Blog,

oder, oder, oder. Herkmmliche Dokumenteexistieren im Web 2.0-Umfeld kaum oder essind halt herkmmliche verlinkteStandardformattypen wie PDF - und dafrbraucht man kein ECM 2.0. ECM 2.0 war so vonvorneherein zur Erfolgslosigkeit verdammt.

Whrend im Web dynamisch und unter Einsatztausender Ressourcen eine Web-2.0-Anwendungnach der anderen aus den Kabeln schoss, bliebdie Adaption bei Enterprise ContentManagement einfach in der Mchtigkeit derAnwendungen und der Betulichkeit der Anbieterstecken.

Einige groe ECM-Anbieter versuchten dahersich gleich ganz vom ECM-Gedanken zuverabschieden und propagierten Enterprise 2.0 E2.0. Moderne Anwendungen mit viel Web-2.0-Kosmetik und ein wenig ECM als Infrastruktur

sollen den groen Bereich derUnternehmenssoftware aufrollen.ECM spielt hieran der Benutzeroberflche keine Rolle mehr,Enterprise Content Management ist zuInfrastruktur und Diensten in SOA-Architekturenreduziert. So zumindest diejenigen Anbieter, diejetzt kollaborative Aspekte in den Vordergrundstellten wie z.B. IBM.

Angesichts des E-2.0-Hype muss man sichjedoch fragen, ob das Aufgehen in diesem Trenddie wahre Zukunft fr Enterprise ContentManagement ist. Andere Verfechter der Vision

eines einheitlichen und bergreifendenInformationsmanagements sehen die Zukunftvon ECM eher bei EIM.

EIM Enterprise Information Managementals logische Fortfhrung von ECM

EIM Enterprise Information Management hat dasZeug zum neuen Modewort. Es ist die logischeWeiterfhrung des Begriffes ECM EnterpriseContent Management. ECM selbst sieht sichschlielich seit Anbeginn in der Rolle, schwachstrukturierte, unstrukturierte und strukturierteInformationen ganzheitlich zusammen zufhren.Man kann also in Bezug auf ECM mit demAuftauchen von EIM von einerselbsterfllenden Prophezeiung sprechen.ECM macht sich mit Erreichen seiner Ziele selbstobsolet und ebnet den Weg zu EIM. Das Problemvon EIM liegt jedoch darin, dass der BegriffInformation Management selbst zu weit gefasstist, eigentlich alles umfasst was wir mitInformationen tun.

EIM Definitionen aus den USA

Natrlich ist der Begriff nicht neu. Er taucht in

den USA ab dem Jahr 2006 vermehrt auf.Besonders Analysten und groe Anbieternahmen sich damals bereits des Begriffes an.Forrester (Januar 2006) und Gartner (Juni 2006)



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20090911

definieren EIM Enterprise InformationManagement jedoch sehr eingeschrnkt alsKombination von ECM Enterprise ContentManagement:

Enterprise information management is the

name for the field that combines businessintelligence (BI) and enterprise contentmanagement (ECM).

Enterprise information management (EIM) takesthese two approaches to managing informationone step further, in that it approaches theinformation management discussion from anenterprise perspective.

Where BI and ECM respectively managestructured and unstructured information, EIMdoes not make this rather "technical"distinction. It approaches the management of

information from the perspective of enterpriseinformation strategy, based on the needs ofinformation workers.

ECM and BI in a sense choose adenominationalised approach, since they onlycover part of the information within anorganization. This results in a lack of avail-ableinformation during decision making processes,market analysis or procedure definition.

Hier kann man nur feststellen zu kurzgesprungen. EIM Enterprise InformationManagement ist deutlich mehr!

PROJECT CONSULT EIM Definition 2008

Versuchen wir es mit einer eigenen Definition:

EIM Enterprise Information Management stehtfr die ganzheitliche Verwaltung allerInformationen im Unternehmen, unabhngigvon Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System,Anwendung, Format, Device und Zeit.

EIM vereint hierzu funktionale Anstze vonEnterprise Content Management, BusinessProcess Management, Enterprise Search,Business Intelligence, Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure, DataWarehousing und Information LifecycleManagement.

Nachdem wir alle derzeitig verfgbarenwichtigen Akronyme und Schlagworteverbraucht haben, wollen wir einmal versucheneine Reihe von Charakteristikaherauszuarbeiten, die EIM vomvorangegangenen ECM unterscheiden.

Grundlagen von EIM EnterpriseInformation Management

Wesentliche Grundlagen von EnterpriseInformation Management zustzlich zu denherkmmlichen Komponenten und Anstzen vonECM - sind:

Einheitliches und bergreifendes Master DataManagement, Adressmanagement undBerechtigungsmanagement

bergreifend nutzbare Informationsrepositories

Verbindung von Anwendungen mit

gemeinsamer Nutzung und Verwaltung vonDaten

Nutzung von Diensten, die eine gleiche Funktioneinmal und allen Anwendungen zurVerfgung stellen

Durchgngige End-to-End Prozesse - ohneMedienbrche, transaktions-gesichert unddurchgngig protokolliert

Zentralisiertes Management aller Komponenten,Einstellungen, Parameter undKonfigurationen

Sichere, plattform- und

anwendungsunabhngige Verwaltung allerbergreifend genutzten Daten undInformationen

Durchgngige IT-Governance ber allebeteiligten Systeme und Prozesse

usw.

Die Liste liee sich noch beliebig fortsetzen.

EIM Enterprise Information Management -Eine stndige Herausforderung fr den CIO

Aus dem neuen bergreifenden Spektrum von

EIM ergeben sich auch zustzlicheAnforderungen an die CIOs, die ChiefInformation Officers in den Unternehmen:

Durchgngige Governance im Unternehmen, dieIT-Governance als strategische Komponenteein-schliet

Entwicklung von langfristig stabilen IT- undInformationsarchitekturen zur Sicherstellungder Informationsnutzbarkeit undWettbewerbsfhigkeit des Unternehmens

Stndige berprfung der IT-Strategie in Bezugauf notwendige Anpassungen, Verfgbarkeit

und InformationsqualittBereitstellung einer einfach anzupassenden,

standardisierten IT- und TK-Infrastruktur

Optimierung der IT-Landschaft durchVermeidung heterogener Anstze,Sicherstellung eines einheitlichen Betriebsund Erreichung grtmglicher Transparenz

Prventive, getestete Fallback-, Ausfall- undMigrationsverfahren zur Sicherstellung derBusiness Continuity

Umsetzung von Governance-, Risk-Management- und Compliance-Anforderungen durch geeignete,untersttzende IT-Systeme

Wandel von der Reaktion auf die Vernderungdes IT-Marktes und neue



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Anwenderanforderungen hin zur aktiven,antizipierenden Gestaltung desInformationsmanagements

So gesehen setzt EIM zwar auf bestimmtenAnforderungen und Prinzipien von ECM auf, ist jedoch wesentlich weiter gefasst. Und eineweitere Brcke lsst sich schlagen, die sich ausden oben genannten Anforderungen ergibt Enterprise Information Management beschftigtsich stndig mit dem Wandel in allenBereichen! So kann denn auch das AkronymECM weiterverwendet werden fr EnterpriseChange Management. Die Auseinandersetzungmit den Vernderungen in Technik,Informationsnutzung, Mrkten,Kommunikationen, sozialem Verhalten usw. wirdimmer die wichtigste Herausforderung fr dasInformationsmanagement bleiben.

Gastbeitrge

LTANS/ERS-konforme Archivierungoder "Verjngungskur alternderSignaturen"

Gastbeitrag von Dr. Martin Bartonitz, ProductManager WorkflowSAPERION AGE-Mail: [email protected]: www.saperion.de

Mit dem explosionsartig steigenden E-Mail-Auf-kommen werden immer mehrGeschftsdokumente elektronisch ausgetauscht.Parallel dazu werden immer mehrPapierdokumente in ein elektronisches Abbildtransformiert. Noch ist der berwiegende Teilder E-Mails nach dem Signaturgesetz nur miteiner einfachen Signatur versehen, einerInformation ber den Absender am Ende des Textkrpers, und unterliegt damit vor Gerichtnur dem Anscheinsbeweis. Damit der Richterein elektronisch unterschriebenes Dokument

nach 371 ZPO als Beweis anerkennen muss,werden zunehmend qualifizierte Signaturen frdas elektronische Unterschreiben genutzt. ImGegensatz zum geduldigen Papier, auf demauch noch nach Jahrhunderten eine Unterschriftgesichert erkannt werden kann, alternelektronische Signaturen. Fr gealterteSignaturen kann nicht mehr mit Sicherheitdavon ausgegangen werden, dass sie nichtgeflscht wurden.

Warum altern Signaturen und waskann/muss man dagegen tun?

Elektronische Signaturen im Zusammenspiel mitZertifikaten dienen der Sicherung desNachweises, dass ein elektronisches Dokumentnach der Unterschrift nicht mehr verndert

wurde (Integritt), wer der Urheber ist(Authentizitt), und ob das Zertifikat zumZeitpunkt der Unterschrift gltig war. Insgesamtdient sie also der Vertrauensbildung in denelektronischen Geschftsverkehr, besondersaufgrund der Nichtabstreitbarkeit der

Willenskundgebung.Die Nachweissicherheit einer elektronischenSignatur ist so lange gegeben, bis dieBundesnetzagentur einen der Algorithmen alsgeschwcht erklrt, die zur Erstellung derSignatur genutzt wurde. Die Schwchung wirdausgesprochen, weil davon ausgegangenwerden kann, dass die verwendetenkryptografischen Verfahren angegriffen werdenknnen. D.h. es knnten Dokumente oderUnterschriften geflscht werden, ohne dass dieserkannt wird. Dass diese Mglichkeit besteht,

liegt an der rasanten Entwicklung vonschnelleren Rechnern, die entsprechendschneller Varianten berechnen knnen, die eineunerkennbare Flschung wren.

Um den Zusammenhang besser zu verstehen,soll im Folgenden kurz beschrieben werden, wiedas qualifizierte, elektronische Signierenabluft. Zuerst wird fr das zu signierendeDokument ein so genannter Fingerabdruck technisch ein Hash-Wert mit einem Hash-Algorithmus berechnet. Dieser sehr viel kleinereWert, der zwar fr jedes Dokument gleich lang,dennoch immer anders ist, wird anschlieend

auf eine Chipkarte geschickt. Auf der Chipkartebefinden sich ein Betriebssystem, der nur hiereinmalig vorhandene private Schlssel sowiedas den Besitzer auszeichnende Zertifikat.Mithilfe des Schlssels wird der Hash-Wert miteinem symmetrischen (es liegt einSchlsselpaar vor) Verschlsselungsalgorithmusverschlsselt. Dieser neue Wert wird zusammenmit dem Zertifikat in eine Datei, demsogenannten Signaturkontainer gespeichert. ImZertifikat ist zustzlich der ffentliche Schlsselenthalten, mit dem spter u.a. die Verifikationdurchgefhrt werden kann.

Abbildung 1: Erstellung einer personenbezogenen Signatur

Die beiden heute seit Anfang 2008 imAllgemeinen genutzten Algorithmen sind mit

heutiger Technologie nicht angreifbar, selbstwenn viele Rechner parallel arbeiten wrden.D.h. es wird kein anderes Dokument konstruiertwerden knnen, das den gleichen Hash-Wert

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besitzt. Und es wird kein anderer privaterSchlssel erstellt werden knnen, der zu demffentlichen Schlssel des Originals passt,wodurch sonst die Authentizitt geflscht wre.Da die Technologien aber immer weiter voranschreiten, werden die Algorithmen immer

unsicherer, sprich sie altern.

In der Praxis ist auch bei einem gebrochenenAlgorithmus noch lange keine gezielteManipulation mglich, sprich dass an einerbestimmten Stelle im Dokument anstelle einer10.000.000 eine 100.000.000 eingebaut werdenkann und die Integritt dennoch als nichtverletzt ausgewiesen wird.

In Kenntnis dieser theoretischen Mglichkeitnimmt der Gesetzgeber im Signaturgesetz im 6 (1) indirekt Bezug auf die Konsequenz,

nmlich auf ein Neusignieren im Bedarfsfall. Diebegleitende Signaturverordnung wird dann zwaretwas prziser im 17 und verlangt, dasssignierte Dokumente vor der Schwchungaufgrund nicht mehr garantierter Sicherheit derursprnglich verwendeten Algorithmen mit einerweiteren qualifizierten Signatur neusigniertwerden mssen. Wie das Verfahren genauauszusehen hat, ist nicht nher spezifiziert.

Wie hufig muss neusigniert werden?

Diese Antwort kann nur relativ zurGesamtaufbewahrungszeit eines signierten

Dokuments gegeben werden. Grundstzlich istder voraussichtlich nchste Zeitpunkt, bis zudem sptestens neusigniert werden muss, Ende2015. Der Zeitpunkt kann frher liegen, sobaldentsprechende Angriffstechnologien bekanntsind, um den derzeit genutzten Hash-Algorithmus SHA-256 oder denVerschlsselungsalgorithmus RSA mitSchlssellnge 2048 Bit zu kompromittieren.Seitdem das Signaturgesetz 2001 in Kraft trat,ist erst einmal neusigniert worden. D.h. wennwir alle 7 bis 10 Jahre einmal neusignieren, somsste ein Dokument, das 100