perancangan dan pembuatan sistem informasi …repository.amikom.ac.id/files/ta_07.01_.2164_.pdf ·...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA
APOTEK DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN
Naskah Publikasi
disusun oleh :
1. Ricki Andrian 07.01.2164
2. Andika Pratama 07.01.2191
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
DESIGN AND MANUFACTURING INFORMATION SYSTEM ON DIANA
PHARMACY FARMA KLATEN DISTRICT
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA APOTEK
DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN
Ricki Andrian 07.01.2164
Andika Pratama 07.01.2191
Jurusan D3 Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Pharmacies Diana Farma is a commercial enterprise engaged in the sale
of medicine, which in the process of doing business is still using a manual system.
To overcome this problem, necessary information design systems that can
manage data to produce information in the form of well-organized report.
Designing a new design system that uses Data Flow Diagrams to depict the flow
of data or Entity Relationship Diagram to create a design table structures and
relationships between tables. Using a database created with Software: Microsoft
Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access 2007.
Problems encountered related to data management to data management of
medical supplies to stock the drug because it is nesesary to maintain operational
stability, avoiding the risk of delay in the necessary goods, and provide good
service to customers.
Information is a very important aspect in decision making for the
management, in this case the pharmacy managers. Lack of data accuracy,
because of frequent errors in recording customer data, drug data, purchasing,
sales and reservations. The information generated is also less relevant because
the system is still manual workers difficulty in finding the information needed.
Keyword : Operations, Information, Service, Management, System
1. Pendahuluan
Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang penting bagi perusahaan
dalam kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk
mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk
membantu pengambilan keputusan. Apotek “Diana Farma” adalah
perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penyediaan obat-obatan, yang
didirikan pada tahun 2008. Selama 2 tahun lebih, dalam pengoperasiannya,
apotek ini memiliki banyak supplier dan customer.
Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi
pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam
mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan
informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan
strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya
sistem yang terkomputerisasi apotek itu akan menghadapi kendala untuk
mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan
oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara
manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat
dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.
2. Dasar Teori
2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut M. Leod (1995) :
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dan menurut Scott (1996)
Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan
(processing), serta keluaran (output).
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu komponen sistem
(components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (enironments),
penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process),
sasaran (objectives), dan tujuan (goal).
2.1.3 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan.
2.1.4 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih
lanjut melalui suatu model proses yang tertentu untuk dihasilkan informasi yang
akurat agar dapat menjadi jawaban pertanyaan
2.1.5 Kualitas Informasi
a. Informasi harus akurat (accurate)
b. Tepat waktu (timeliness)
c. Relevan (relevance)
2.1.6 Nilai Informasi
Nilai suatu informasi adalah sebuah nilai manfaat yang dapat
digunakan oleh pemakai untuk pengambilan keputusan dalam rangka mencapai
tujuan.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses
dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.
Sedangkan Menurut Mc Leod :
“Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan
untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan
berbagai media untuk menampilkan informasi “.
2.2.2 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok
bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology
block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block).
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk
mencapai sasarannya.
2.3 Sistem Informasi Penjualan
2.3.1 Definisi Penjualan
Penjualan adalah bagian yang penting dari pemasaran.
Menurut Pederden : “ Penjualan adalah bagian proses perorangan pembeli
untuk membeli barang atau jasa ”.
2.3.2 Konsep Penjualan
Ada beberapa konsep dalam penjualan yaitu :
1. Konsumen enggan membeli barang yang tidak penting.
2. Agar konsumen mau membeli, promosinya harus dapat
meningkatkan minat pembeli.
3. Tugas Apotek adalah menarik minat dan perhatian dari pelanggan.
2.3.4 Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan dapat digunakan sebagai sistem untuk
mengolah transaksi-transaksi dan menghasilkan informasi berupa laporan-
laporan penjualan maupun laporan stok barang.
2.3.5 Manfaat Sistem Informasi Penjualan
1. Mencapai volume penjualan tertentu.
2. Mendapatkan laba tertentu.
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.4.1 Microsoft Access 2007
Sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan
untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga
menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke
dalam Microsoft Office System 2007.
Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi
Database Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access
sangat membantu kita untuk memperoleh sebuah basis data. Microsoft Access
ini tidak perlu repot-repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship,
form, query dan lain-lain.
Gambar 2.1 Tampilan Ms Access 2007
Ada beberapa bagian penting dalam Ms Access 2007 antara lain :
1. Table digunakan untuk menyimpan data
2. Query digunakan untuk memanupulasi data
3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk
menampilkan data, menambah data dan lain-lain.
4. Report digunakan untuk membuat laporan
5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat data base
1. Membuat data base baru
Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database
2. Menggunakan database wizard
Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and
project
3. Menggunakan database yang pernah dibuat
Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file
2.4.2 Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat muda dipelajari,
dengan teknik pemrograman visual basic yang memunkinkan penggunanya
untuk berkreasi lebih baik dalam mengasilkan suatu program aplikasi. Ini
terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana
pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang
sangat mudah. Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan
Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem
operasi Windows dengan komponen.
Interface antar muka Visual Basic 6.0 berisi menu, toolbar, toolbox, form, project
explorer dan property seperti terlihat pada gambar berikut :
3. Tinjauan Umum
3.1 Sejarah Singkat Apotek Diana Farma
Pada awal berdiri apotek Diana farma merupakan sebuah toko yang menjual
bermacam-macam obat dan perlengkapan bayi. Apotek ini berdiri pada tanggal 18
Agustus 2008 yang beralamat di Jl.Raya Cawas, Kauman Barat, Cawas, Cawas Klaten.
Mengingat usianya yang masih muda apotek ini hanya mempunyai 4 orang karyawan,
dan banyak karyawan yang memiliki tugas rangkap misalnya kasir merangkap bagian
pembalian dan apoteker.
3.2 Visi Dan Misi Apotek Diana Farma
1. Visi
Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang
bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi
konsumen.
2. Misi
a. menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian
lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat.
b. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah,
informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara
professional.
4. Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem
4.1.1 Flowchart
Data
Transaksi
Data
Apotek
Data
Kasir
Data
Order
Data
Pelanggan
Input
Data
Transaksi
Input
Data
Apotek
Input
Data
Pelangga
n
Input
Data
Order
Input
Data
Kasir
Pengolahan
Data
Transaksi
Pengolahan
Data
Apotek Pengolahan
Data
Pelanggan
Pengolahan
Data
Order
Pengolahan
Data
Kasir
Transaksi Apotek
Pelanggan
Order Kasir
Pengolahan
Lap.
Transaksi Pengolahan
Lap.
Pelanggan
Pengolahan
Lap.
Order
Laporan
Transaksi Laporan
Pelangga
n
Laporan
Order
Data
Pemesan
Input Data
Pemesan
Pengolahan
Data
Pemesan
Pemesan
Pengolahan
Lap.
Pemesan
Laporan
Pemesan
Data
Password
Input
Data
Password
Pengolahan
Password
Password
4.1.2 Data Flow Diagram
a. DFD Level 0 Proses Penjualan Obat
1
2 3 4
5
6
7
11
8 9 10
Pembeli
Pelanggan
Kasir
1
Penjualan
Gudang
Manajemen
Pimpinan
Kasir
Pembeli
1
Sistem
Penjualan
b. DFD Level 1 Proses Penjualan Obat
Data Penjualan Kas
3
2 4
5
6
Data Stok Gudang
4.2 Implementasi Sistem
4.2.1 Implementasi Program
Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan
pada sistem yang dikembangkan. Untuk mengakses Aplikasi Penjualan Pada
Apotek Diana Farma dapat dilakukan dengan melakukan double klik pada
aplikasi tersebut, maka nantinya akan muncul form utama dari aplikasi itu.
4.2.1.1 Menu Start
Kita dapat mengakses Aplikasi Penjualan Pada Apotek Diana Farma dengan
menu ini, yaitu dengan cara mengklik start pada menu windows kemudian
pilih aplikasi atau bisa dengan shortcut yang telah ada. Setelah itu maka
akan tampil :
1. Menu Login
Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara
keseluruhan dan yang mengunakan aplikasi ini adalah pelaksana
atau petugas yang diberi wewenang untuk memasukkan data ke
dalam database. Pada menu login ini ada satu data yang harus
dimasukkan, yaitu: “Password”
2. Tampilan Menu Utama
Pada tampilan ini user dapat mengakses Master Data, Transaksi, Laporan, system,
dan Bantuan
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari penelitian dan analisis telah dilakukan pada Apotek Diana Farma,
dapat diambil:
1. Proses pengolahan data yang masih manual memperlambat proses kerja dan
pengolahan secara manual kurang efisien dalam pengelolaan data penjualan.
Dengan adanya aplikasi ini akan mempercepat kerja dalam pengelolahan
proses penjualan dan memberi kenyamanan untuk setiap data.
2. Proses pembuatan laporan yang masih manual, membutuhkan waktu yang
lama sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan.
Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa
diselesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang
singkat.
Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, maka diharapkan dalam
proses pengolahan data system informasi penjualan tersebut lebih efektif dan
efisien dari pada system yang lama.
5.2 Saran
Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, maka sistem yang diusulkan
dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Apotek Diana Farma dalam mengolah
data penjualanya. Dan untuk hal tersebut, kepada pemilik Apotek Diana Farma
penulis menyampaikan saran sebagai berikut:
1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang telah diusulkan oleh penulis
agar dapat dipakai untuk pengolahan data sistem informasi penjualan pada
Apotek Diana Farma
Perlu adanya pelatihan personil/operator atau dalam hal ini petugas toko untuk
mempelajari dan membaca petunjuk-petunjuk pengoperasian program, agar tidak
menimbulkan kesalahan-kes alahan dalam pengoperasian.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatah,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, AndiOffset,
Yogyakarta,2007.
Ema Utami dan Sukrisno,Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database
dengan SQL Server,Ms.Access,dan Ms.Visual
Basic,ANDI,Yogyakarta,2005.
Hartono Jogiyanto,MBA,Ph.D,Pengenalan Komputer,ANDI,Yogyakarta,1999.
Kadir Abdul,Pengenalan Sistem Informasi,Andi,Yogyakarta,2003.
Kristanto Andri,Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya GAVA
MEDIA,Yogyakarta,2003.
Wahyono Teguh,Sistem Informasi (konsep dasar,analisis desain dan
implementasi),graha ilmu,Yogyakarta,2004.