PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Omni Praevia Caesari Aryanto

09.11.3086

kepada

SEKOLAH TINGGI MAJAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2013

DESIGN OF GUEST DATA PROCESSING SYSTEM AT WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA

PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA

Omni Praevia Caesari Aryanto Bambang Sudaryatno

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Today, developments in information technology advances more rapidly. No wonder many companies are now starting to develop system administration using information technology, one of which is a company in the field of hospitality. Still manually processing data can slow down the performance of the employees and service for hotel guests.

Data processing in a hotel or guest house would have to have good data processing system and organized, which will be useful for smooth data storage and can provide security to the data. With the data processing system to provide convenience for guests every hotel and guesthouse owners to provide maximum service for guests who stay.

Wisma Ary's Hotel is one of the famous homestead among the tourists in the domestic and overseas. Its strategic location in the city center makes Wisma Ary's Hotel in demand by tourists. To provide satisfactory service for its guests, there needs to be some system improvements such as room rental booking system, system check-in, check-out systems and other systems. With therefore in this paper the author takes the title of Data Processing System Design Guest at Wisma Ary's Hotel Yogyakarta. Keywords: data processing, hotel, guesthouse

1

1. Pendahuluan

Dalam era globalisasi sekarang perkembangan di bidang teknologi informasi

semakin pesat. Tak heran kini semakin banyak perusahaan yang mulai mengembangkan

sistem administrasinya dengan menggunakan teknologi informasi dan salah satunya

adalah perusahaan di bidang perhotelan. Persaingan usaha di bidang pariwisata

khususnya perhotelan semakin ketat sehingga membuat sebagian hotel menggunakan

berbagai cara untuk menarik calon tamunya dengan salah satu caranya yaitu

meningkatkan fasilitas bagi tamu.

Pengolahan data tamu perhotelan merupakan salah satu hal yang sangat

penting dalam bisnis perhotelan. Pengolahan data tamu hotel meliputi pengolahan data

tamu, data kamar, data pemesanan, data check out serta sebagai penyimpanan data dan

laporan pengolahan data. Dengan adanya sistem pengolahan data tamu dapat

memberikan kemudahan dan keuntungan bagi para pemilik hotel untuk memberikan

pelayanan yang maksimal bagi para tamu hotel.

Wisma Ary’s Hotel merupakan salah satu hotel yang terkenal di kalangan para

turis dalam negri maupun luar negri. Lokasinya yang strategis di pusat kota Yogyakarta

membuat Wisma Ary’s Hotel banyak diminati oleh para turis. Untuk memberikan

pelayanan yang memuaskan bagi para tamunya, perlu adanya pembenahan beberapa

sistem antara lain sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-out dan pembuatan

laporan data tamu. Dengan oleh karenanya dalam skripsi ini penulis mengambil judul

Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Al Fatta, Hanif (2007:3), Terdapat beberapa definisi tentang

sistem. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian

sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan definisi sistem secara umum :

1. Kumpulan dari bagian – bagian yang beerja sama untuk mencapai tujuan yang

sama.

2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi seta hubungan

antar objek bias dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai

satu tujuan.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu

mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),

lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),

2

keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan

(goal). (Jogiyanto, 1990 : 4)

1. Komponen Sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem

yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan

subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

6. Keluaran Sistem (output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (objective) atau Tujuan Sistem (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective).

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Menurut HM, Jogiyanto (1990:6-7), Sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik

(physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak

tampak secara fisik.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

manusia.

3

c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem

tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat dipresiksi.

Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut HM, Jogiyanto (1990:8), Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1 Kualitas Informasi

Menurut HM, Jogiyanto (1990:10), Kualitas dari suatu informasi (quality of

information )tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat

pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

2.2.2 Nilai Informasi

Menurut HM, Jogiyanto (1990:11), Nilai dari informasi (value of information)

ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi

dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya

mendapatkannya.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9), Untuk memahami pengertian sistem informasi,

harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting

pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri

sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah

diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod

(1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau data

yang memiliki arti.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Menurut HM, Jogiyanto (1990:12-14), John Burch dan Gary Grudnitski

mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang

disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block). Blok - blok tersebut dapat

dijelaskan sebagai berikut :

4

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.

5. Blok Basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya.

6. Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Menurut HM, Jogiyanto (1990:14), Sistem informasi manajemen merupakan

penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-

informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

2.4.1 Elemen Sistem Informasi Manajemen

Menurut Al Fatta, Hanif (2007:10), Sebuah sistem informasi manajemen

mengandung elemen-elemen sebagai berikut :

1. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data,

memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat lunak (software)

Perangkat lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Data base

Data base yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedimikian

rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Prosedur

Prosedur yaitu tatacara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan

peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

5

5. Petugas pengoperasian

Yaitu personel dari sistem informasi yang meliputi manajer, analis, programmer

dan operator serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.

3. Analisis

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

Dari masalah yang dihadapi pada Wisma Ary’s Hotel tentunya diperlukan suatu

solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya dalam

penelitian ini adalah pihak bagian front office ( resepsionis ). Maka penulis

menggunakan metode analisis PIECES.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk mempermudah dalam menganalisis kebutuhan sistem maka kebutuhan –

kebutuhan sistem dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu :

a. Kebutuhan Fungsional ( Functional Requirement )

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja

yang nantinya dilakukan oleh sistem.

b. Kebutuhan Nonfungsional ( Nonfunctional Requirement )

Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang

dimiliki oleh sistem.

3.3 Analisis Biaya dan Manfaat

Sebelum sistem pengolahan data tamu pada Wisma Ary’s Hotel dibuat maka perlu

dihitung kelayakan ekonomisnya. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini

adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang

diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Basidata SQL Server 2000

Database adalah kumpulan file – file atau table – table yang saling berelasi atau

berhubungan antara satu dengan yang lain. Dalam pembuatan aplikasi, penulis

sekaligus programer menggunakan database SQL Server 2000.

4.2 Pembuatan Interface

Setelah tahap pembuatan database selesai, tahap selanjutnya adalah pembuatan

interface aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 program aplikasi

berfungsi sebagai interface antara user dengan data (database) ataupun hasil yang

6

diinginkann user (sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi) pada tahapan ini,

sebuah software atau aplikasi dibuat berdasarkan analisis dan DFD yang telah

dibuat.

4.3 Ujicoba Sistem

Sebelum program diterapkan, program tersebut harus bebas dari kesalahan. Oleh

karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi.

4.4 Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem ditujukan untuk melihat bagaimana sistem baru itu berjalan

sebelum benar-benar diterapkan. Jika masih terdapat kesalahan atau kekurangan

maka sistem baru dapat di perbaiki lagi.

4.5 Manual Program

Manual program adalah sebuah instruksi atau petunjuk tentang penggunaan suatu

aplikasi. Disini manual program sangatlah penting karena sebagai petunjuk kepada

pengguna baru untuk mengoperasikan aplikasi tersebut. Ada dua bagian manual

program yang dijelaskan yaitu manual halaman antarmuka (interface) dan manual

halaman keluaran (output).

Gambar 4.1 menu utama

Gamar 4.2 check out

7

Gambar 4.3 Laporan transaksi

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari berbagai penjelasan dan pembahasan yang telah diuraikan pada

keseluruhan bab pada skripsi “Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu

pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta” maka dapat disimpulkan berbagai hal

sebagai berikut:

1. Sistem pengolahan data tamu yang diusulkan dapat meningkatkan

pelayanan tamu saat transaksi berlangsung, menghasilkan laporan yang

lebih cepat dan lebih mudah digunakan, meningkatkan kualitas informasi

dan meningkatkan keputusan yang dihasilkan.

2. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru pengolahan data

menjadi lebih efektif dan efisien, karena dapat melakukan banyak

pekerjaan sekaligus dan laporan yang dihasilkan lebih akurat. Sistem yang

lama masih menggunakan buku-buku untuk mencatat transaksi

pemesanan dan membuat laporan sehingga kerusakan data lebih sering

terjadi dibandingkan dengan sistem yang baru yang telah memakai sistem

komputerisasi.

Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru memberikan penghematan

waktu dalam proses pelayanan tamu di Wisma Ary’s Hotel, karena pada sistem

lama pelayanan transaksi checkin dan checkout memakan waktu kurang lebih 10

menit, sedangkan sistem yang baru dapat melakukan proses pengolahan data

dalam waktu lebih cepat.

8

5.2 Saran

Penulis menyadari dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak

kekurangan yang dapat diperbaiki maupun dilengkapi oleh pengembang

selanjutnya. Maka penulis menyarankan kepada Wisma Ary’s Hotel agar dapat

memperbaiki dan memperhatikan hal-hal seperti:

1. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam kegiatan pengolahan

data, perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari terjadinya

kesalahan dalam sistem.

2. Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan berkala, agar tidak terjadi

kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang

bisa merusak program.

3. Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang

lebih baik dan menarik.

9

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto HM. 1990. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. M.Kom. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Utami, Ema, 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta:

Graha Ilmu.