UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO – POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

POMEN ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) SISTEMOV ZA UČINKOVITOST LOGISTIČNIH

PROCESOV TER IMPLEMENTACIJA LE - TEH V PODJETJU GORENJE

THE MEANING OF ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) SYSTEMS FOR EFFICIENCY OF THE

LOGISTIC PROCESS AND THEIR IMPLEMENTATION IN GORENJE

Študent: David Harl Naslov: Teslova 6, Maribor Številka indeksa: 81581748 Redni študij Program: Univerzitetni Študijska smer: Mednarodna menjava Mentor: dr. Klavdij Logožar

Maribor, oktober 2008

2

PREDGOVOR Logistični procesi ter informacijski sistemi predstavljajo pomembno področje delovanja in poslovanja podjetij. V današnjem času postaja logistika vedno bolj strateško področje za vodenje podjetja. Urejen logistični sistem z visoko kakovostjo in nizko ceno logističnih dejavnosti najbolj prispeva k ekonomičnosti izdelka. Pred časom je večina podjetij gledala na logistiko kot podporno dejavnost, ki naj zagotavlja čim nižje stroške pri izpolnjevanju kriterijev, kot so pravi material v pravi količini, pravi kvaliteti ob pravem času na pravem mestu, vendar so tržne razmere in vse bolj prisotna globalizacija poslovanja prinesla mnogo drugih zahtev, ki jih mora reševati podjetje, če želi ostati konkurenčno. Nujnost povezovanja informacijskih sistemov z logističnimi procesi predstavljam v prvem delu diplomske naloge. V drugem delu sem se osredotočil na celovite informacijske rešitve, poznane tudi pod angl. kratico ERP. Celovite rešitve pripomorejo k celovitemu upravljanju z vsemi viri v organizaciji, predvsem z vidika vpliva teh sistemov na logistične procese proizvodnega podjetja. Glavni cilj ERP sistemov je povezati vse oddelke in enote podjetja. Povezovanje njihovega delovanja v strnjeno celoto je ključ do uspeha vsakega podjetja. V logističnem procesu proizvodnega podjetja predstavlja tak sistem dejavnost, ki s komunikacijskimi kanali povezuje posamezne logistične procese v organizaciji ter zagotavlja ustrezno in pravočasno oskrbo s podatki, ki so nujne za učinkovito odločanje ne samo vodstva podjetja, temveč vseh ravni poslovanja. Vse to pa sistem omogoča na tak način, da z ustrezno tehnologijo, postopki in ljudmi zbira, ter posreduje informacije tistim, ki to potrebujejo in zahtevajo. Informacijski sistemi za podporo logistike morajo nuditi pomoč vodilnim v podjetju pri sprejemanju odločitev, kot so izbira prevoza, povečanje ali zmanjšanje zalog, spremembe pri oblikovanju embaliranja, količini nabave itd. Informacijski sistem predstavlja dejavnik učinkovitosti in produktivnosti, dejavnik uspešnosti in zadovoljstva kupcev, vir informacij in podpore za odločanje, pomembno sestavino izdelkov/storitev ter enega izmed ključnih podjetniških virov. Sodoben informacijski sistem ima pomembno vlogo pri obvladovanju poslovnih in logističnih procesov v podjetju. Videli bomo, da lahko le primerna izbira celovitih rešitev ter primerno izobražen kader pripeljeta do uspešne implementacije sistema v podjetje. Ko izbiramo strategijo moramo razmišljati tudi o informacijski podpori za doseganje ciljev podjetja. Danes se zelo veliko podjetij odloča za uvedbo standardnih programskih rešitev za podporo svojemu poslovanju. Informatizacija logističnih procesov je strateška odločitev, ki prinaša podjetju ob pravi izbiri dolgoročne konkurenčne prednosti. Podjetja potrebujejo informacijske sisteme zaradi podpore oziroma izvajanja poslovnih informacij, podpore upravljalnih procesov in procesov managerskega odločanja ter zaradi zagotavljanja konkurenčne prednosti podjetja. Informacije so ključnega pomena pri procesih odločanja, pa naj gre za posameznika pri vsakdanjih nakupih, ali pa za podjetje pri vsakodnevnem poslovanju. Če so le – te učinkovito ter pravočasno obdelane, lahko pomenijo določeno konkurenčno prednost za organizacijo. V Gorenju se zavedajo pomembnosti učinkovite informacijske tehnologije. Sodoben SAP informacijski sistem je tako podprl številne logistične procese, od prodaje, proizvodnje, nabave, logistike, računovodstva ter kontrolinga. Gorenje je največje

3

slovensko proizvodno podjetje in hkrati tudi največji neto izvoznik, kjer ima ključno izvajalno vlogo proizvodnja in logistika. Cilj projekta prenove poslovnih procesov in informacijskih sistemov je ustvariti transparentno, konsistentno in uporabnikom prijazno informacijsko okolje za celotno Skupino Gorenje in pri tem uporabiti rešitve dobre poslovne prakse s poenotenjem poslovnih procesov. Zadnji del diplomske naloge je namenjen prenovi informacijskega sistema v podjetju Gorenje.

4

KAZALO 1 UVOD ................................................................................................................................ 6

1.1 Opredelitev področja in opis raziskovanega problema................................................ 6 1.2 Namen in cilji .............................................................................................................. 6 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ............................................................................ 6 1.4 Metode raziskovanja.................................................................................................... 7

2 OPREDELITEV POJMOV............................................................................................. 8 2.1 Informacijski sistemi ................................................................................................... 8

2.1.1 Vrste informacijskih sistemov.............................................................................. 8 2.1.2 Vloga informacijskih sistemov v organizaciji ...................................................... 8

2.2 Logistika ...................................................................................................................... 9 2.3 Logistični procesi v organizaciji................................................................................ 10 2.4 Informacijski sistemi za podporo logistike................................................................ 11 2.5 Informacijski sistem logistike.................................................................................... 14 2.6 Uporaba informacijskih sistemov.............................................................................. 17

3 CELOVITI INFORMACIJSKI SISTEMI (ERP)....................................................... 18 3.1 Definicija ERP sistema.............................................................................................. 18 3.2 Razvoj ERP sistemov ................................................................................................ 21

3.2.1 Razlikovanje ERP in ERM................................................................................. 23 3.2.2 CRM, SCM, PLM in PPM ................................................................................. 25

3.2.2.1 Management odnosov s strankami – CRM ................................................. 26 3.2.2.2 Management oskrbovalne verige – SCM .................................................... 27 3.2.2.3 Management življenjskega cikla proizvodov – PLM.................................. 28 3.2.2.4 Management upravljanja s procesi – PPM .................................................. 29

3.2.3 Elektronsko poslovanje (E – business)............................................................... 29 3.3 Izbira in nakup rešitev ............................................................................................... 32 3.4 Potek uvajanja rešitev ERP ....................................................................................... 35 3.5 Trg celovitih informacijskih sistemov....................................................................... 39

3.5.1 Slovenski trg ponudnikov ERP rešitev............................................................... 39 3.5.2 Svetovni trg celovitih IS..................................................................................... 40

3.6 Prednosti in slabosti................................................................................................... 41 3.6.1 Poslovne prednosti sistema ERP ........................................................................ 41 3.6.2 Stroškovna analiza ERP sistema ........................................................................ 43

4 PRENOVA INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE V SKUPINI GORENJE D.D. .. 45 4.1 Predstavitev podjetja Gorenje.................................................................................... 45 4.2 Zgodovina informatike v Gorenju ............................................................................. 46 4.3 Prenova poslovnih procesov in informacijske podpore poslovanja ......................... 46 4.4 SAP Logistika Gorenja.............................................................................................. 49 4.5 Projekt NAVIS (Novo Avtomatsko Visokoregalno Skladišče) ................................ 50

4.5.1 Centralni informacijski sistem............................................................................ 51 4.5.2 SAP kot vir podatkov o izdelkih ........................................................................ 53 4.5.3 Odprema izdelkov s podporo SAP ..................................................................... 54 4.5.4 Optimizacija skladišča........................................................................................ 55

5 SKLEP ............................................................................................................................. 56 POVZETEK....................................................................................................................... 58 ABSTRACT ....................................................................................................................... 58

5

LITERATURA IN VIRI ................................................................................................... 59 SEZNAM SLIK ................................................................................................................. 62 SEZNAM TABEL ............................................................................................................. 62 SEZNAM UPORABLJENIH KRATIC IN TUJIH IZRAZOV.................................... 63

6

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis raziskovanega problema V diplomski nalogi sem se osredotočil na celovite informacijske sisteme ERP, njihove prednosti in slabosti, izbiro in uvajanje le-teh v podjetja, opisal trg ponudnikov informacijskih rešitev ter njihov vpliv na logistične procese. Učinkovita logistika je ključnega pomena za podjetja, saj so njeni procesi v tesni zvezi z ostalimi procesi v podjetju. Uspešnost podjetja temelji na hitri in uspešni obdelavi podatkov, zato je njihov pregled in celovito delovanje nujno potrebno. Podjetja se morajo zavedati nujnosti informacijske tehnologije, saj omogoča ob primerni uporabi poslovno uspešnost ter zagotavlja konkurenčne prednosti podjetja. Danes je raba informacijskih sistemov zelo razširjena, saj omogoča podjetjem, da ostajajo v stiku s konkurenti, ki sledijo modernizaciji poslovanja. Uvedba teh sistemov je zelo zahteven projekt, zahteva obsežna vlaganja ter večletna načrtovanja. Za prenovo informacijskega sistema so se odločili tudi v največjem slovenskem proizvodnem podjetju Gorenje, zato se bom v zadnjem delu diplomske naloge osredotočil tudi na to podjetje. Diplomsko delo vsebuje tako teoretični del, ki je obravnavan z vidika opredelitve in razvoja celovitih programskih rešitev ter praktičnim delom na primeru podjetja Gorenje. 1.2 Namen in cilji Namen diplomske naloge je teoretična predstavitev celovitih informacijskih rešitev in njihov pomen za učinkovitost logističnih procesov v podjetju. Podal bom osnovna spoznanja o razvoju ERP sistemov, njihovem uvajanju in izbiri, kako uspešna vpeljava le-teh vpliva na konkurenčno prednost podjetja. Opis prenove informacijskih rešitev v podjetju Gorenje sem se odločil predvsem zato, ker je največje slovensko proizvodno podjetje, v katerem se odvijajo številni logistični procesi, za katerega je učinkovita in moderna informacijska tehnologija izrednega pomena. Cilji naloge, ki jih želim doseči, so predvsem predstaviti koncept celovitih informacijskih rešitev, uporabo le-teh v logističnih procesih ter opredeliti osnovne funkcije, ki jih ta sistem prinaša organizaciji, ki je uvedla prenovo informacijskega sistema. Na splošno podati razloge, zakaj se podjetja odločajo za vpeljavo informacijskih sistemov v njihovo poslovanje, podati dejavnike, ki vplivajo na odločitev o izbiri ponudnikov teh programskih rešitev, kaj pomeni takšna vpeljava za omenjeno podjetje ter posledice implementacije sistema za podjetje Gorenje. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Modernizacija poslovanja je za podjetja nujen proces. Podjetja ne ostanejo konkurenčna, če ne poenostavijo dela ter procese, ki so vezani na poslovanje podjetja. Prenova poslovanja vodi k celovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in učinkovitejšemu in uspešnemu odločanju vodstva podjetja. Uporaba celovitih informacijskih rešitev je v porastu, saj si vsako podjetje, pa naj gre za

7

malo, srednje ali veliko, želi organizirano poslovanje, ki bo optimiziralo njihov dobiček in s tem pripomoglo k njihovi rasti. Ker gre za specifično podjetje so interni podatki omejeni. 1.4 Metode raziskovanja Pri izdelavi diplomske naloge sem uporabil deskriptivni pristop in sicer metodo deskripcije, kjer sem opisoval dejstva, procese in pojave na konkretnem primeru, vendar brez znanstvenega tolmačenja in pojasnjevanja. Diplomska naloga temelji na poslovni raziskavi, saj je raziskava osredotočena na posamezne funkcije podjetja (informatiko) in obravnava povezavo organizacije z okoljem. Uporabil sem domačo in tujo literaturo, elektronske vire, interna gradiva podjetja Gorenje.

8

2 OPREDELITEV POJMOV 2.1 Informacijski sistemi V tem delu diplomske naloge bom podal le nekaj osnovnih pojmov o informacijskih sistemih in logistiki ter opisal nujno vzajemno delovanje obeh za učinkovitost organizacije, katere proizvodnja je ključni del njenega delovanja. Informacijski sistem je sistem, v katerem se generirajo, arhivirajo in pretakajo sporočila in informacije. Informacijski sistemi rešujejo tri vrste problemov in sicer problem premostitve časovne pregrade, probleme transformacije podatkov ter probleme premostitve prostorske pregrade. Sistem nastopa kot podsistem oziroma del nekega sistema, na primer poslovnega sistema in omogoča izvajanje in upravljanje temeljne dejavnosti tega sistema in s tem doseganje ciljev oziroma funkcioniranje. Informacijski sistem je centraliziran takrat, kadar so centralizirane vse informacijske funkcije. To pomeni, da se informacijski sistem načrtuje in realizira po enotnih načelih, da se registrirani podatki usmerjajo v nek zbirni center, da obstaja skupni arhiv ali pa baza podatkov za celotno organizacijo, da so sredstva za obdelavo zbrana v nekem skupnem informacijskem centru in da se tam generirajo informacije, ki so potrebne organizaciji ter se iz tega centra posredujejo informacije vsem uporabnikom (Gradišar in Resinovič 1999, 92). 2.1.1 Vrste informacijskih sistemov Informacijski sistemi v različnih organizacijah se med seboj razlikujejo, tako kot se med seboj razlikujejo organizacije. Tako ločimo (Lesjak 2000, 29):

• informacijski sistemi za poslovne operacije – ta sistem podpira poslovne funkcije marketinga, proizvodnje, upravljanja človeških virov, računovodstva, financ, nabave ipd.;

• strateški informacijski sistem je vsak informacijski sistem, ki v veliki meri vpliva na boljše poslovanje – poslovno uspešnost in konkurenčnost podjetja. Strateški IS so osrednji dejavniki za doseganje poslovnih strategij v informatiziranih podjetjih;

• informacijski sistemi za podporo upravljanja, namenjeni managerjem na vseh ravneh odločanja. Sestavlja ga vrsta povezanih sistemov ter informacijskih tehnologij;

• informacijski sistem za podporo sodelovanja, kjer gre predvsem za podporo skupinskega dela z uporabo interneta in elektronskega poslovanja.

2.1.2 Vloga informacijskih sistemov v organizaciji Vloga IS v podjetju je vsestranska. Lahko ga opredelimo kot pomoč ljudem pri delu v fazi načrtovanja, izvajanja in nadzora ter povezovanju delov organizacije v enovit sistem. Povezujejo načrtovanje, izvajanje in nadzor znotraj podsistemov, usklajujejo delo različnih podsistemov ter integrirajo podsisteme. Pri delu informacijski sistemi sodelujejo na tri

9

načine in sicer tako, da avtomatizirajo delo, formalizirajo delo ali pa olajšajo delo, zato je pri načrtovanju novega informacijskega sistema dobro najprej ugotoviti zaradi katerih razlogov bomo vpeljali nov sistem. Podjetja potrebujejo informacijske sisteme zaradi podpore oziroma izvajanja poslovnih informacij, podpore upravljalnih procesov in procesov managerskega odločanja ter zaradi zagotavljanja konkurenčne prednosti podjetja. Informacijski sistem predstavlja dejavnik učinkovitosti in produktivnosti, dejavnik uspešnosti in zadovoljstva kupcev, vir informacij in podpore za odločanje, pomembno sestavino izdelkov/storitev ter enega izmed ključnih podjetniških virov (Lesjak 2000). 2.2 Logistika Logistika je proces strateškega managementa pridobivanja, gibanja in skladiščenja materiala, delov in končnih izdelkov v organizaciji in njenih tržnih kanalih na tak način, da zagotavlja rentabilnost s pomočjo stroškovno učinkovitega izpolnjevanja naročil odjemalcev. Različne funkcije se obravnavajo pod pojmom logistika. Osnovni elementi logistike so: transport, skladiščenje, zaloge, manipuliranje z blagom, kadri in informacije. Na logistiko se je pred časom gledalo kot podporna dejavnost, ki naj zagotavlja čim nižje stroške pri izpolnjevanju kriterijev: pravi material v pravi količini, pravi kvaliteti ob pravem času na pravem mestu. Spremenjene tržne razmere in vse bolj prisotna svetovna globalizacija poslovanja pa sta prinesla tudi mnogo novih zahtev, ki jih morajo reševati ljudje, ki se ukvarjajo z logistiko: konkurenčni ponudniki nudijo raznolike proizvode, mnogokrat se zahteva dobava majhnih količin, zakonodaja in naročniki zahtevajo sledenje, podjetja želijo pravilno planirati nabave in hkrati biti sposobna kvalitetnega komuniciranja s svojimi dobavitelji in odjemalci. Za to pa potrebujejo kvalitetne informacije o vseh dogodkih v logistični verigi (Špica International d.o.o. 2008). V gospodarstvu sodi logistika med najpomembnejše dejavnosti, saj urejen logistični sistem z visoko kakovostjo in nizko ceno logističnih dejavnosti najbolj prispeva k ekonomičnosti izdelka. O logistiki se v zadnjem času veliko govori, saj celovito rešuje probleme, na katere se je pred leti gledalo kot na tehnološki problem in ne kot ekonomski problem. Tudi časi, ko so v podjetjih gledali na logistiko kot na strošek, ki ne ustvarja dodane vrednosti, so mimo. Informacijski sistemi, ki jih danes poznamo, imajo pomembno vlogo pri obvladovanju številnih materialnih ter informacijskih tokov v organizaciji in med organizacijami (oskrbovalna veriga). Danes predstavlja logistični informacijski sistem, ki nudi managerjem pomoč pri sprejemanju vse zahtevnejših odločitev, ključen dejavnik učinkovitega in uspešnega logističnega managementa, posledično pa velik vpliv na celotno poslovanje podjetja (Čižman 2002, 9-13). Razvoj logistike v prihodnosti, bo moral upoštevati tako količinsko, kot prostorsko povečanje blagovnih tokov. Vse to pa zahteva in bo zahtevalo še bolj sposobne in izobražene kadre. Ustrezno izobraženi kadri predstavljajo in bodo predstavljali ključno konkurenčno prednost, saj bo le tako mogoče slediti in s tem ostati konkurenčen na domačih in svetovnih trgih.

10

2.3 Logistični procesi v organizaciji Zagotoviti prave predmete ali storitve ter druge vire in sredstva, kjer koli in kadar so potrebni, je končni cilj vsakega učinkovitega logističnega managementa. Obstajata dva načina, s katerima je to mogoče doseči in sicer (Čižman 2002, 45):

• z zadostno zalogo predmetov (materiala) glede na potrebe ter • s tako sinhronizacijo pretoka predmetov, da so na razpolago v trenutku, ko so

potrebni. Tako je cilj managementa, da ohrani pretok predmetov od dobavitelja (vhod tokov v podjetje) do kupca (izhod tokov iz podjetja) brez nepotrebnih zakasnitev in stroškov. Slika 1 prikazuje pretok predmetov v proizvodnem podjetju. Vhodni del materialnega toka je povezan z nabavo, kontrolo prometa in sprejemanje. V podjetju potekajo tudi materialni tokovi znotraj podjetja, kot so kontrola proizvodnje, kontrola zalog in rokovanje z materialom. Izhodne aktivnosti vključujejo embaliranje in skladiščenje končnih izdelkov ter odpremo. Optimizacija vseh stroškov logističnih aktivnosti v organizaciji je bistvo logističnega managementa. Ker imajo odločitve, ki so rezultat logističnega management, velik vpliv na celotne stroške proizvodnega ali neproizvodnega podjetja, je poznavanje logističnih aktivnosti, ki se odvijajo v podjetju ter njihova stroškovna analiza in poznavanje metod in modelov, ki omogočajo optimizacijo logističnih stroškov, izrednega pomena za učinkovito uporabo sodobne informacijske tehnologije pri načrtovanju, razvoju in uporabi logističnih informacijskih sistemov v logističnem managementu. Slika 1 Materialni pretok v proizvodnem procesu

Vir: (Čižman 2002, 46) V proizvodnem podjetju v povprečju 98% celotnega časa, od prejema naročila do dostave izdelka kupcu, pripada aktivnostim, ki se nanašajo na prej omenjene materialne tokove, kot npr. nakladanje, razkladanje, skladiščenje, transport, čakanje na obdelavo itd. Preostalih 2% celotnega časa je izdelek v proizvodnem procesu. Iz tega lahko vidimo, da za izboljšave z vidika zmanjšanja logističnih stroškov in s tem povečanja konkurenčne sposobnosti podjetja obstajajo neomejene možnosti.

11

2.4 Informacijski sistemi za podporo logistike Danes, ko je proces globalizacije in hude konkurence na trgu na višku, igra logistika eno ključnih vlog, ki v mnogih pogledih odloča, katere organizacije se bodo obdržale na trgu in katere ne. Veliko poenostavitev določenih opravil je prinesel vstop informacijske tehnologije. Kot informacijske sisteme mislimo predvsem na ERP sisteme, kateri pokrivajo vse funkcije v podjetju in katerih se poslužuje vse več podjetij na trgu. Danes obstajajo na tržišču različni informacijski sistemi, ki se jih s pridom uporablja v logistiki na področju planiranja distribucije (v nadaljevanju DPR – Distribution Resource Planning) in planiranja materialnih potreb (v nadaljevanju MRP – Material Requirements Planning), sistemi dobave ob pravem času (v nadaljevanju JIT – Just In Time) in drugi. Vsi ti sistemi so v pomoč pri povezovanju posameznih aktivnosti v logističnem procesu in s tem omogočajo, da gledamo na celoten proces bolj celovito. To pa povečuje možnost nadzora in optimizacijo tako časa kot zniževanja stroškov poslovanja. Napredek v razvoju mikroelektronike in telekomunikacij omogoča, da lahko danes podpremo vse logistične procese v podjetju. V razvitem svetu in deloma tudi pri nas so že z uspehom uvedli računalniško podporo v posameznih logističnih segmentih kot so nabava, proizvodnja in distribucija. Primeri, kjer je prišlo do uspešne integracije računalniške podpore logistike kot celote, so sila redki. Podjetje Gorenje je primer učinkovite prenove informacijske tehnologije v celotno poslovanje podjetja, ki ga bom predstavil v četrti točki diplomske naloge. Vrsta in način informacijsko – tehnične podpore logističnih procesov z integracijskimi komponentami računalniško integrirane proizvodnje, sta zelo odvisni od tega, ali je logistična funkcija povezana z zunanjimi tržnimi partnerji, torej nabavna in distribucijska logistika, ali pa gre za logistično funkcijo, ki je omejena na podjetje, torej notranja logistika (Logožar 2001). Pomen celovitih informacijskih rešitev (v nadaljevanje ERP sistemi) se povečuje, povečuje se pa tudi potreba za znanjem, s katerim lahko obvladujemo informacijsko tehnologijo. Zaradi tega podjetja pri vpeljavi novih sistemov zaposlujejo strokovnjake in svetovalce, saj je brez njih sistem skorajda neučinkovit. Kadri v logistiki naj bi uspešno obvladovali procese povezane s posameznimi elementi logistike. Zato mora vodstvo podjetja nenehno stremeti k stalnem izobraževanju svojih kadrov, kar pri nenehnem spreminjanju in uvajanju novih tehnologij na področju logistike postaja stalnica. To velja predvsem za informacijsko tehnologijo. Vloga informacijske tehnologije na področju logistike se odraža v dvigu učinkovitosti, ki jo omogoča njena uporaba. Dvig učinkovitosti, produktivnosti, zmanjšanje stroškov, izogibanje podatkovni in operacijski preobilnosti so le nekatere prednosti, ki jih ponujajo informacijske tehnologije. Hud konkurenčni boj je prisilil podjetja, da uporabljajo informacijsko tehnologijo, kot sredstvo, ki omogoča učinkovitejše in zanesljivejše poslovanje. Na področju logistike se vse več uporablja logistične informacijske sisteme, ki ob pravilni rabi s pravilnimi podatki povečujejo konkurenčne prednosti na trgu (Čižman in Urh 2005). Integriran informacijski sistem predstavlja osnovo tako za obvladovanje proizvodnje kot tudi preskrbe v celotni proizvodni verigi. Proizvodnja vsakega podjetja je v precejšnji meri odvisna od logističnih procesov. Vodstva proizvodnih podjetij se pri organizaciji učinkovitih delovnih procesov dnevno srečujejo z izzivom, kdo, kdaj, kje in kako

12

zagotoviti določeno surovino ali izdelek, da bo proizvodnja optimalna. Namen proizvodne logistike je zagotavljanje pravih materialov, v pravi količini, kakovosti in ob pravem trenutku za vsako delovno mesto ali stroj. Podjetja so dolga leta pojem logistika povezovala zgolj s skladiščno logistiko, ki je predstavljala del kakšnega drugega, pomembnejšega poslovnega procesa. Ker so se z njo ukvarjali le redki, tudi ni bila ustrezno ovrednotena. Sčasoma se je izkazalo, da je logistika pomemben del poslovanja, ki deluje kot samostojen poslovni proces, z analizo pa so ugotovili, da je logistika prisotna v vseh fazah poslovnega procesa, da predstavlja pomemben strošek v poslovanju podjetja, in kar je najpomembneje, da jo je mogoče optimizirati. Proizvodno podjetje, ki želi ugoditi vsem tem zahtevam, mora imeti učinkovito organizacijo in ustrezno informacijsko podporo, zaradi prepletenosti procesov pa je ključna integrirana rešitev. Za učinkovito proizvodnjo, ne glede na industrijsko panogo, je pomembno zagotoviti sledljivost izdelkov, pravočasno oskrbo proizvodnje s surovinami, ustrezno evidenco surovin in polizdelkov na proizvodnem delovnem mestu, označenost surovin, polizdelkov in končnih izdelkov, popoln nadzor nad zalogo in pretokom materiala v proizvodnji in na koncu, na točno in natančno izdajo blaga. Proizvodno logistični sistem zagotavlja sledenje in nadzor nad pretokom materiala na celotni poti od prevzema surovine, do proizvodnje izdelka ter prodaje izdelka. In kar je najpomembneje, enovit informacijski sistem zagotavlja informacije vsem uporabnikom sistema v realnem času. Ključna prednost, ki jo pridobi proizvodno podjetje z urejeno logistiko, je okrepitev njegovega položaja v preskrbovalni verigi. Prehod na brezpapirno poslovanje z enkratnim vnosom podatkov v celotnem sistemu pohitri delo, zmanjša možnosti napak in omogoča spremljanje proizvodnje in zalog v realnem času. Iz tega sledi tudi zmanjšano število reklamacij končnega izdelka, kar bistveno vpliva na stroške proizvodnega procesa. Integracija s poslovnim informacijskim sistemom omogoča računalniško izmenjavo podatkov tako z dobavitelji kot s kupci, kar je pomembno pri zagotavljanju sledljivosti izdelkov v celotni verigi preskrbe. S pomočjo podatkov o zalogi materiala v realnem času je mogoče doseči prihranek stroškov v celotni preskrbovalni verigi, saj točni podatki o zalogah omogočajo usklajeno nabavo in prodajo glede na načrtovano proizvodnjo. Nabavna služba ima tako na voljo ažurne podatke, s katerimi lahko optimizira naročanje in zagotovi ustrezno količino zalog. S tem se skrajšajo časi proizvodnje, dobava naročenih izdelkov pa je pravočasna. Materialni tok v celotni verigi lahko tako poteka po načelu »just in time« (Kopa d.d. 2008). Informatizacija logistike omogoča, da je želena informacija na voljo kadarkoli. V skladu z zahtevami po optimalnem zniževanju stroškov je tako nujno optimirati poti blaga, skladiščenje in način izmenjave podatkov med sodelujočimi v procesu. Povezave med podjetji ne potekajo zgolj na ravni naročil in plačil, temveč podjetja povezujejo svoje informacijske sisteme in s tem omogočajo medsebojno izmenjavo informacij, kar pa vodi k zanesljivejšemu poslovanju in hitrejšemu ter cenejšemu pretoku blaga. Informacijska podpora fizičnemu pretoku blaga v okviru dobavnih verig, ki temelji na internetu, omogoča natančne in zanesljive informacije povsod in ob vsakem času. Sodobna programska

13

oprema je ključ do odprave zastojev pri fizičnem pretoku blaga zaradi čakanja na dokumente in informacije (Logožar 2004, 239). Informacija je bistven dejavnik integriranega logističnega managementa. Sposobnost organizacije, da izkoristi logistiko kot konkurenčno orožje, temelji na oceni in prilagoditvi učinka logistike v realnem času. Sposobnost organizacije je opredeljena z nadzorom zahtev kupca in nastalih zalog, s pravočasnim preprečevanjem nezaloženosti in s komunikacijo o obstoječih problemih s kupcem. Vse to pa zahteva odličen, celovit logističen sistem, ki vpliva na vse logistične aktivnosti. Upoštevati mora tržne in proizvodne aktivnosti in mora biti povezan z ostalimi členi oskrbovalne verige, da pripravi natančno informacijo preko celotnega kanala od začetnega dobavitelja do zadnjega uporabnika (Čižman 2002, 28). V logističnem procesu proizvodnega podjetja predstavlja informacijski sistem dejavnost, ki povezuje s komunikacijskimi kanali posamezne logistične procese v organizaciji in zagotavlja ustrezno in pravočasno oskrbo z informacijami, ki so za učinkovito odločanje na vseh ravneh (operativni, taktični in strateški ravni) podjetja nujno potrebne. Sistem omogoča vse to na tak način, da s pomočjo informacijske tehnologije, postopkov in ljudi zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje potrebne podatke in informacije (ibid., 38). Srednja in velika podjetja uporabljajo različne informacijske sisteme ERP. Uvajanje celovitih rešitev v proizvodnem podjetju Gorenje bom tudi opisal v nadaljevanju diplomske naloge. Ponudniki programskih rešitev morajo prilagajati rešitve specifičnim potrebam podjetja ter že uvedenim informacijskim sistemom. Časi, ko so imela podjetja več različnih medsebojno nepovezljivih programov, so dokončno minila, saj se proces informatike nenehno razvija. Če se podjetja odločijo za en programski paket ali en informacijski sistem, zahtevajo od drugih ponudnikov programskih rešitev, da se temu prilagodijo, zato da je poslovanje čim bolj preprosto. Enako velja na področju logističnih programskih rešitev. Informacijski sistemi za podporo logistike morajo pri sprejemanju odločitev nuditi pomoč vodilnim v podjetju. Odločitve, s katerimi se ukvarjajo vodilni v podjetju so različne (ibid., 42):

• izbira prevoza (skupni, po pogodbi ali privatni), • povečanje ali zmanjšanje zalog, • določanje števila področnih skladišč, • določanje rentabilnih nivojev oskrbe kupca, • spremembe pri oblikovanju embaliranja, • določanje stopnje avtomatizacije obdelave naročila.

Za izvedbo teh odločitev je potreben sodoben informacijski sistem. Zagotavljati mora bogato informacijsko podporo različnim oddelkom znotraj organizacije, kot so npr. logistika, proizvodnja, prodaja itd. Za pomembne odločitve so potrebne informacije, ki lahko prihajajo iz različnih virov. Viri podatkov, ki so najpogosteje uporabljeni za skupno podatkovno bazo so naslednji:

• sistem za obdelavo naročila, • poročila (dokumenti) podjetja, • zunanji podatki / industrija,

14

• podatki o managementu ter • operativni podatki.

Računalniško podprt informacijski sistem za podporo logistike mora omogočati:

• osveževanje podatkov, • obdelavo podatkov, • analizo podatkov ter • oblikovanje in prikaz rezultatov in poročil.

Na področju logistike se v podjetjih pojavljajo računalniško podprti sistemi, ki omogočajo integracijo številnih logističnih procesov, od obdelave naročila do kontrole zalog, naročanja pri dobavitelju, napovedovanje in terminiranje proizvodnje. Računalniško podprti informacijski sistemi in informacijska tehnologija so bistven dejavnik, ki vpliva na rast in razvoj logistike. Ti sistemi so (Čižman 2002, 40):

• MRP I – sistemi za planiranje materialnih potreb, torej sistem za kontrolo proizvodnje in zalog. Omogoča minimizacijo zalog in obenem zagotavlja oskrbo ustreznega materiala za proizvodnjo,

• MRP II – sistemi za planiranje virov, • sistemi DRP, ki se uporabljajo za planiranje potreb distribucije Vključujejo

planiranje ključnih virov v sistemu distribucije – skladiščni prostor, nivoje delovne sile, transportne kapacitete (tovornjaki, železniški vagoni) in finančne tokove,

• sistemi JIT, ki se uporabljajo za harmonično kontrolo proizvodnih količin in koordinacijo proizvodnih aktivnosti v serijski proizvodnji,

• sistemi ERP (ang. Enterprise Resource Planning), ki pokrivajo tudi ostala področja podjetja (kot so finance, človeški viri, vzdrževanje itd.). Več o ERP, ki je glavna tema diplomske naloge v točki 3.

Med celovitim informacijskim sistemom in logističnim sistemom se prenašajo naslednja sporočila (Novak 2006):

• prenos zahtevkov za prevzem, • prenos zahtevkov za odpremo, • prenos zahtevkov za preskladiščenje, • prenos šifranta artiklov, • prenos šifranta partnerjev, • sporočilo o izvedenem prevzemu, • sporočilo o izvedeni odpremi, • sporočilo o izvedenem preskladiščenju, • sporočilo o izvedeni inventuri.

2.5 Informacijski sistem logistike Logistika v proizvodnem podjetju je veda, katere predmet so ugotavljanje, načrtovanje, krmiljenje in nadzor nad materialnimi in informacijskimi tokovi od dobavitelja prek proizvodnje do končnega uporabnika in nazaj, z namenom zagotoviti ustrezno raven servisiranja kupcev ob sprejemljivih stroških. Združuje dva globalna cilja in sicer zniževanje stroškov in izboljšanje servisiranja kupcev (Medja in Praunseis 2005, 29).

15

Logistični informacijski sistem vključuje vse informacijske sisteme v logistični verigi, od načrtovanja proizvodnje, proizvodnje, nabave, transporta, skladiščenja, maloprodaje do servisa dobrin. Njegova značilnost je integracija ostalih informacijskih sistemov v oskrbovalni verigi. Omogoča ocenjevanje dejanskih podatkov in napovedovanje bodočih podatkov s pomočjo tehnike, imenovane »Online Transaction Processing« OLTP oz. Online obdelava transakcij. Informacijski sistem logistike vsebuje knjižnico informacij logistike, ki pomaga pridobivati podatke z iskanjem, s čemer omogoča dostop do ključnih podatkov. Knjižnica informacij logistike se uporablja za zapisovanje, razvrščanje in pridobivanje ključnih številk. Celoten informacijski sistem logistike je sestavljen iz naslednjih informacijskih sistemov: informacijskega sistema prodaje, nabave, kontrolinga premoženja, nadalje informacijskega sistema planiranja in kontrole proizvodnje, vzdrževanja, obvladovanja kakovosti, projektov ter informacijskega sistema prodaje na drobno. Pregled informacijskega sistema logistike je podan na sliki 2 (Larocca 2002, 189). Slika 2 Informacijski sistem logistike

Vir: (Larocca 2002, 189) Vse več podjetij se zaveda, da je ažurnost in sledljivost zalog bistvenega pomena za izvajanje katerihkoli logističnih funkcij. Sistem za skladiščno poslovanje (v nadaljevanju WMS – Warehouse Management System) omogoča podjetjem, da z manj resursi dosegajo večje učinke, prinaša dolgoročne konkurenčne prednosti z naslova sledljivosti, hitrega in lažjega prilagajanja zahtevnim kupcem, obenem pa prispeva k zniževanju stroškov skladiščenja, reklamacij, zalog in dela. Razlaga tega sistema je pomembna za razumevanje logističnih procesov v podjetju Gorenje, ki jih bom predstavil v zadnjem delu diplomske naloge. Znano je, da se rešitve na področju informatizacije logističnih procesov v večini primerov srečujejo z integracijo v obstoječe informacijske sisteme podjetij. WMS ni neodvisen sistem, temveč se močno integrira v obstoječi informacijski sistem. V največji meri je integriran z ERP informacijskim sistemom. Poleg tega povezuje tudi nekatere prej povsem lokalne sisteme, kot so avtomatske dozirne naprave, krmiljenje proizvodne linije itd.

16

Temeljne značilnosti sistema WMS so naslednje (Medja in Praunseis 2005a, 30): • da je vsak material, polizdelek in izdelek v notranji vrednostni verigi označen s

črtno kodo, • da je s črtno kodo označena vsaka lokacija, na kateri se tako blago lahko nahaja, • da se vsak premik materiala ali izdelka evidentira na kraju njegovega nastanka v

realnem času, za kar se uporabljajo prenosni RF terminali s čitalci črtne kode. Sistem za skladiščno poslovanje je samostojen informacijski sistem, ki je s poslovno informacijskim sistemom ERP integriran na nivoju šifrantov (artikli, partnerji, skladišča, stroškovna mesta), elektronskih dokumentov (prevzem od dobavitelja, reklamacija prevzema, povratnica izdaje, odprema itd) in na nivoju kontrolno izmenjevalnih podatkov (knjižno stanje zalog in inventurno stanje zalog). Pri integraciji WMS-a v obstoječi ERP sistem pa se kljub uporabi naprednih tehnologij v realnem življenju še vedno srečujejo s težavami, kot so (Medja in Praunseis 2005b, 615):

• različni protokoli izmenjave podatkov; • usklajevanje vsebine podatkov, ki so predmet prenosa; • zastoj z naslova integracije v začetnih stadijih produkcije.

Slika 3 Koncept integracije sistema WMS z obstoječim ERP

Vir: (Novak, Oria Computers 2006) Vpeljan WMS temelji na sodobnih internetnih tehnologijah in splošno veljavnih standardih. Pridobitve sistema so predvsem v zagotavljanju sledljivosti znotraj celotne notranje verige, zagotovljeno je spremljanje realnih zalog ter znižanje stroškov zaradi večje preglednosti zalog, večje fleksibilnosti, nižjih zalog, boljše izkoriščenosti skladiščnega prostora, optimiranja skladiščnih poti itd WRM za razliko od ERP s primerno integracijo podpira sprotno knjiženje vseh dogodkov med izvajanjem procesov. Izvajalcem hkrati nudi potrebne informacije za operativno delo na samem mestu dogodka. Tako se izognejo podvojenim vnosom, napakam z naslova prepisovanja podatkov, papirnemu poslovanju in neažurnemu stanju zalog v skladišču.

17

Prednosti, ki jih nudi ta sistem so v spletnih podatkih, natančnost, olajšanju dela uporabniku in večji kontroli nad poslovnimi procesi (ibid., 616). 2.6 Uporaba informacijskih sistemov Danes so informacijski sistemi že zelo razviti, saj konkurenčen boj na trgu narekuje razvoj moderne informacijske tehnologije. Uporaba le-teh poveča konkurenčno prednost organizacije, njeno učinkovitost in uspešnost. Informacijski sistem, ki je sodobno zasnovan ter vključuje izobražen kader, omogoča (Gradišar, Resinovič 1999, 359):

• hitrejše, bolj kakovostno delo in s tem boljše proizvode, • boljše odločanje, ker poišče, generira in predstavi podatke, ki tvorijo informacijsko

podlago za odločanje in boljšo uporabo znanja pri tem ter • boljše komunikacije znotraj organizacije ter med organizacijo in njenim okoljem.

Sodobni informacijski sistemi delujejo s polno funkcionalnostjo v lokalni mreži in prek interneta. Rešitev tako omogoča popolno mobilnost zaposlenih. Informacije o poslovnih partnerjih, ponudbah, zalogah, dobavah, plačilih in naročilih so na razpolago povsod, kjer je internet. Namen in cilj vseh informacijskih sistemov v organizaciji je izboljšanje dela ljudi z zagotavljanjem ustreznih informacij (ibid., 360-361).

18

3 CELOVITI INFORMACIJSKI SISTEMI (ERP) 3.1 Definicija ERP sistema Optimiziranje poslovnih procesov vpliva na rast in uspešnost poslovanja podjetij. Podjetja se v vse večji meri poslužujejo celovitih rešitev, ki pri prenovi poslovnih procesov zasedajo pomembno mesto. Najpomembnejši cilj, h kateremu stremijo podjetja je učinkovitejše poslovanje in večja produktivnost. Sodobni celoviti informacijski sistemi – v nadaljevanju ERP (Enterprise Resource Planning) sistemi so rešitve, ki podjetjem zagotovijo hitro odzivnost, delo s kupci, dobavitelji ter poslovnimi partnerji na globalnem trgu, preko spleta, kjer koli in kadar koli. Tako predstavljajo ti sistemi osnovno informacijsko podporo poslovanju organizacij in tvorijo nekakšno hrbtenico poslovanja, podpirajo pa tudi sisteme za upravljanje odnosov s kupci – CRM (Customer Relationship Management) in za upravljanje nabavnih verig – SCM (Supply Chain Management). Več o teh dveh komponentah sodobnih ERP sistemov v nadaljevanju diplomske naloge. Osnovna ideja ERP sistemov je povezovanje informacijske podpore posameznih oddelkov v en sam, povezan informacijski sistem, ki izpolnjuje vse individualne zahteve posameznega oddelka, istočasno pa podpira neprekinjen tok podatkov in s tem procesov preko celotne organizacije. Metodologija ERP sistemov temelji na načrtovanju materialnih zahtev, produkcijskem urniku za izračunavanje ter naročanje potrebnih količin materiala in za izdajanje delovnih nalogov. ERP se prav zato obravnava kot hrbtenica poslovanja, ki omogoča načrtovanje in izvajanje transakcij, pospeševanje izvajanja delovnih nalogov ter avtomatizacijo in povezovanje poslovnih ter proizvodnih procesov (Revija Kapital 2003). Opredelimo jih kot celovito povezan in na poslovnem modelu organizacije temelječ sistem, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije vsem poslovnim procesom, tako same organizacije kot tudi z njo povezanim poslovnim partnerjem, zagotavlja optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in izvajanja poslovnih procesov ter ustvarjanja dodane vrednosti. Celovite programske rešitve in prenova poslovanja predstavljajo pomemben pristop k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju (Kovačič 2004, 2). Pri vključevanju v svetovno okolje se podjetja srečujejo z ovirami, ki večinoma izhajajo iz pomanjkanja konkurenčnosti v primerjavi s podjetji, ki poslujejo v razvitih okoljih. Na podlagi tega je mogoče ugotoviti, da bo povečevanje mednarodne konkurenčnosti eden izmed bistvenih izzivov, s katerim se bodo soočala vsa podjetja v prihodnosti. Prenovo poslovnih procesov torej lahko opredelimo kot temeljito preverjanje poslovnih procesov in njihovo korenito spremembo, ki jo sprožimo z namenom doseganja pozitivnih rezultatov na področjih, kot so zniževanje stroškov, povečanje kakovosti izdelkov in storitev, skrajšanje dobavnih rokov in podobno (Kovačič et al. 2004, 42-55). ERP sistemi so programska orodja, ki se uporabljajo za obdelavo poslovnih podatkov. Sistemi pomagajo organizaciji pri oskrbovalni verigi, prejemanju naročil, upravljanje z

19

zalogami, načrtovanju proizvodnje, upravljanju s človeškimi viri in drugih poslovnih funkcijah. ERP sistem je paket poslovnih programov, ki omogoča podjetju avtomatizacijo in integracijo večine poslovnih procesov. Priskrbi podatkovno osnovo, kamor poslovne transakcije vstopajo, se obdelajo, nadzorujejo ter poročajo (Sumner 2005, 2). ERP-ji so funkcionalni in podjetniško široki. Vsi funkcijski oddelki, ki so operacijsko ali produkcijsko povezani, so integrirani v en sistem. Vsebuje vsa funkcionalna področja, kot so planiranje, proizvodnja, prodaja, marketing, distribucija, računovodstvo, finance, upravljanje s kadri, management zaloge, projektni management, servis in vzdrževanje, transport in e-poslovanje. ERP sistemi so predstavljeni kot »metode za učinkovito planiranje in kontroliranje vseh sredstev, ki so potrebni za preskrbo virov, izdelati proizvode, jih poslati in za to dobiti ustrezno plačilo, pa naj gre za proizvodno ali storitveno podjetje« (Hossain et al. 2002, 2). Slika 4 ERP koncept

Vir: (Hossain et al. 2002, 3) Slika prikazuje koncept ERP sistema. Kot je razvidno, temelji na celoviti in enoviti bazi podatkov. Od klasičnih informacijskih sistemov se celoviti sistem razlikuje predvsem v tem, da ima vse programske rešitve povezane. Današnja nova dodana vrednost celovitih IS postaja sposobna zgodnjega odkrivanja neprijetnih dogodkov in predvsem njihove natančne predstavitve. Podjetje obvladuje IS, če uspe iz podatkov pridobiti kakovostna znanja hitreje od konkurence. Termin ERP je izvorno vseboval sisteme, načrtovane za planiranje uporabe obsežnih podjetniških virov. Čeprav ERP izvira iz proizvodnega okolja, je današnja uporaba termina ERP sistemi mnogo širša. ERP sistemi ponavadi skušajo pokrivati vse osnovne funkcije organizacije, ne glede na tip poslovanja organizacije ali ustanovne listine. Poslovne, nedobičkonosne organizacije, nevladne organizacije, vlade in ostale velike ustanove uporabljajo ERP sisteme.

20

Da se sistem označi kot ERP sistem, mora zagotavljati funkcionalnost v enem paketu, za katerega bi normalno potrebovali dva ali več sistemov. Iz tehničnega vidika, bi programski paket, ki ponuja funkcijo plač in računovodstva, označili kot ERP programski paket. Moduli v ERP, ki bi poprej bili samostojne aplikacije:

• proizvodnja, • dobava, • finance, • management odnosov s kupci, • človeški viri, • skladiščni management.

ERP sistemi so ključnega pomena za podjetje. Pomaga upravljati s širokim obsegom procesov z uporabo skupne podatkovne baze. Učinkovita izmenjava podatkov in učinkovitost med funkcijskimi področji in znotraj le-teh vodi k učinkovitemu poslovanju podjetja. Informacijski sistem je oblikovan tako, da je izmenjava podatkov točna ter pravočasna (Brady et al. 2001, 16). Značilnosti celovitih informacijskih sistemov lahko podamo v nekaj točkah in sicer (O'Leary 2002, 27):

• so paketi programske opreme, ki • delujejo skladno s konceptom odjemalec/strežnik (odjemalci so lahko običajni ali

spletni), • omogočajo računalniško obdelavo večine poslovnih dogodkov v podjetju, • uporabljajo integrirano podatkovno bazo na ravni podjetja, v katero se vsak podatek

zapiše le enkrat, • povezujejo večino poslovnih procesov v podjetju ter • omogočajo neposreden pristop do podatkov večini zaposlenih.

Prav tako se od rešitev ERP pričakuje, da imajo podporo več valut in jezikov, imajo podporo v različnih panogah (SAP1 podpira široka področja kot so industrija naftnih derivatov, zdravstvena oskrba, farmacija in bančništvo) ter možnost prilagoditve rešitve brez programiranja.

1 SAP je vodilno evropsko podjetje, ki ponuja informacijske rešitve za podjetja, s sedežem v Nemčiji.

21

3.2 Razvoj ERP sistemov Izraz ERP se je začel uporabljat v začetku devetdesetih let, ko je predstavljal predvsem povezan (integriran) poslovno usmerjen informacijski sistem, ki je že uporabljal nove tehnologije, kot so grafični vmesniki, relacijske podatkovne baze, arhitekturo odjemalec/strežnik ter razna orodja za pomoč. Celovit informacijski sistem je nastal kot nadaljevanje sistemov. Ta razvoj prikazujem v tem podpoglavju. Nastal je kot nadaljevanje sistemov usmerjenih najprej v načrtovanje materialnih potreb proizvodnje – v nadaljevanju MRP (angl. Material Requirements Planning), ki se pojavi po letu 1965, in kasneje, po letu 1975, celovitega obvladovanja vseh virov procesa proizvajanja v podjetju – v nadaljevanju MRP II (angl. Manufacturing Resource Planning). ERP je torej nadgradnja sistemov MRP II in predstavlja celovito (uporabniško) programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja (Kovačič et al. 2004, 42). Torej, kot že omenjeno, je razvoj danes modernega ERP šel skozi različne faze. Različne faze danes modernega ERP, znan kot ERM (Enterprise Resource Management) oz. ERP II, prikazuje spodnja slika. Slika 5 Razvoj celovitih informacijskih rešitev

Vir: (Anderegg 2000, 2) Prejšnje raziskave v MRP so se skoncentrirale na štiri pomembna področja: naročanje količin materiala, varne zaloge, planiranje kosovnic (seznam materiala) ter delovni nalogi. To so bili poslovni programi, ki so se uporabljali za avtomatiziranje enostavnih rutinskih opravil. Ta področja so služila kot osnova za snovanje MRP sistema in so bila v uporabi do leta 1965. Kaj je povzročilo, da so se ti štirje temelji združili v en sam sistem, imenovan MRP? Odgovor je računalnik. Skrbel je za naročanje materiala in ostalih komponent v podjetju. Moduli v tem sistemu:

• plan dela (kaj bomo delali), • planiranje kosovnic (kaj potrebujemo za izdelavo) in • seznama inventarja (kaj imamo).

22

Slabosti tega sistema (Bobek 2003): • izdelani po meri za posamezna podjetja, • napisali ljudje, ki niso imeli programerskega znanja, • za programiranje so uporabljali nižje programske jezike, • nimajo podpore relacijskih podatkovnih baz.

Do leta 1975 je bilo instaliranih dovolj MRP sistemov za tvorbo MRP II oz. sistemov za planiranje proizvodnih virov. S pomočjo MRP II so v organizaciji lahko učinkovito planirali vse vire v proizvodnem podjetju, kar zajema:

• operativno planiranje v količinskih enotah, • finančno planiranje v denarnih enotah, • zmožnost simuliranja vprašanj »kaj – če«.

Sestavljen je bil iz množice modulov, ki so omogočali:

• poslovno planiranje, • planiranje prodaje, • planiranje proizvodnje, • planiranje potreb po nabavi materiala, • planiranje potrebnih kapacitet ter sisteme za podporo kapacitet in materiala.

Izpisi iz sistema MRP II so bili povezani s finančnimi poročili, kot so: poslovni plan, poročilo o nabavi, poročilo o stroških transporta in stanje zalog v denarnih enotah. Sistemi MRP II so bili najprej razviti za eno organizacijo in nato podani tudi drugim organizacijam, kar pomeni, da so postali standardni programi. Prednost takšnega pristopa je skrajšani čas razvoja in uvajanja. Poleg tega so se ponudniki standardnih programov specializirali v izdelavi posameznih modulov (tako imenovanih »best of breed« programov). Ponavadi podjetja za vpeljavo izberejo en paket. Vendar se številne odločijo za ta pristop, kjer združijo več modulov, tako da najboljše izpolnjuje organizacijske potrebe. Tako je imela ena organizacija uvedenih več modulov različnih programskih hiš. Vsak modul je imel svojo bazo in med temi bazami ni bilo vmesnikov, ki bi delali v realnem času. Prednost takega sistema je, da podjetje z raznolikostjo dobi sistem in funkcionalnost, ki jo želi. Sistemi MRP II so prerasli v devetdesetih letih prejšnjega stoletja v celovite informacijske rešitve oziroma s kratico rešitve ERP. Tako so rešitve ERP nadgradnja programov MRP II z dodatno funkcionalnostjo:

• finance, • distribucija in • človeški viri.

Poleg teh vključujejo rešitve ERP tudi drugo funkcionalnost »back office« kot so urejanje naročil, skladiščenje, kontrolo kvalitete in management premoženja. Rešitve ERP se od rešitev MRP II razlikujejo:

• vključujejo orodje za planiranje virov v organizaciji, • zagotavljajo integracijo prodaje, proizvodnje in finančnih podatkov v realnem času, • vključujejo pristope planiranja virov na razširjeno oskrbovalno verigo kupcev in

dobaviteljev.

23

Rešitve ERP je bilo mogoče razviti šele v 90. letih zaradi tehnoloških izboljšav, kamor spadajo grafični uporabniški vmesniki, relacijske podatkovne baze, 4. generacija programskih jezikov, orodje CASE (angl. Computer Aded Software Engineering) in arhitekture odjemalec/strežnik (Anderegg 2000, 1-4). Z letom 2000 se je začelo obdobje rešitev ERP II oz. označeno s kratico ERM (Enterprise Resource Management), ki se kaže v spreminjanju koncepta rešitev ERP iz podpore »back office« ene organizacije v povezovanju in podpori več medsebojno povezanih organizacij. Glavna značilnost tega obdobja je, da so organizacije odprle svoj IS drugim organizacijam, dobaviteljem ali kupcem. Obseg funkcionalnosti rešitev ERP se poveča tudi na funkcionalnost »front office«, kamor spada (Sternad in Bobek 2007):

• e – poslovanje (e – business), • oskrbovalna veriga oz. s kratico SCM (Supply Chain Management), • upravljanje s človeškimi viri oz. CRM (Customer Relation Management).

Te tri komponente obširnosti današnjih ERP rešitev bom na kratko predstavil v nadaljevanju. Nenehen razvoj podjetij pri poslovanju povzroča, da se tudi informatika razvija skladno s potrebami organizacije. Tako se razvija tretja generacija ERP rešitev, za katero je značilna splošna odprtost, ki omogoča tako integracijo z drugimi rešitvami v podjetju kot tudi integracijo s partnerji v poslovna omrežja ter integracijo z dodatnimi rešitvami za podporo poslovanju (obvladovanje oskrbovalne verige – SCM, obvladovanje odnosov s strankami – CRM…) Mnoge med ERP III rešitvami se bodo pri tem opirale na t.i. spletne storitve. 3.2.1 Razlikovanje ERP in ERM Veliko je definicij o ERM, veliko le teh si nasprotujejo med seboj. Bistveno je to, da so karakteristike ERP del ERM. Lahko se vprašamo, ali ima ERM enake povezave iz ERP kot je ERP imel iz MRP II? Odgovor je »ne«, saj ne moremo enačiti programa in managementa. Program je le orodje za pomoč managementu in ne njegova nadomestitev. Na ERM lahko mislimo kot orodje in tehnike za upravljanje z viri podjetništva. Na sliki 6 je prikazana grafična enačba, ki daje slikovitejšo predstavo o ERM sistemu.

24

Slika 6 ERM (Enterprise Resource Management) in ERP

Vir: (Anderegg 2000, 6) Funkcijski del ERP sistema zagotavlja splošno razumevanje podjetniškega toka. Nekatere splošne funkcije zajemajo: plačilne liste, človeške vire, plačilne račune, nakupovanje, inventar, načrtovanje potrebnega materiala,… Ni nenavadno, če nekateri ERP sistemi vsebujejo 75 ali več podjetniških funkcij. Integracijski del ERP sistema zagotavlja povezavo podjetniških tokov. Integracija je lahko mišljena kot komunikacijska tehnika. Pogosto tehnologija igra pomembno vlogo v integraciji in komunikaciji. Razumevanje razlike med ERP in ERM je bistvena za uspešno uporabo ERP sistema. Veliko število podjetij spodleti uspešna vpeljava sistema ravno zaradi pomanjkanja razumevanja med tema dvema sistemoma. V takšnih primerih funkcionalni deli modula, kot so management, dokumentacija,… niso izvedeni pravilno. Tabela 1 prikazuje to razlikovanje.

25

Tabela 1 Razlikovanje ERP in ERP II

Element ERP ERP II oz. ERM Vloga rešitve Optimiziranje poslovanja v

organizaciji Sodelovanje v vrednostni

verigi Poslovna področja Proizvodnja in distribucija Vsi sektorji/segmenti

Funkcije znotraj področja Proizvodnja, prodaja in distribucija ter finance

Procesi med industrijskimi sektorji in posebnimi

sektorji Procesi, ki so potrebni za

izvedbo funkcij Notranji, skriti Zunanji, povezani

Sistemska arhitektura Zavedanje se spleta, zaprt, monolitski

Temelječ na spletu, odprt, sestavljen iz komponent

Managerski koncept Principi najboljše prakse SCM, CRM, e-poslovanje Usmerjenost aplikacij Notranja učinkovitost Povezljivost med

aplikacijami različnih org. Metodološki pristop Poslovne rešitve Virtualne poslovne rešitve

Vključene tehnologije GUI, objekti, komponente, TCP/IP

WAP, VoIP

Strojna oprema Odjemalec/strežnik, LAN Porazdeljena mreža Vir: (Anderegg 2000, 8) 3.2.2 CRM, SCM, PLM in PPM Vgrajevanje podpore za CRM (Customer Relationship Management) in SCM (Supply Chain Management) predstavlja enega temeljnih razvojnih trendov ERP sistemov, ki poleg optimiziranja notranjega delovanja organizacije odpira sistem navzven za interakcijo s kupci ter z dobavitelji in distributerji. Sedaj so ERP sistemi, ki so bili še do nedavnega zaprti sistemi za omejeno podporo finančnega in materialnega poslovanja vključeni v tesno povezane zbirke poslovnih programov. Le-te podpirajo praktično celotno poslovanje s programi za podporo finančnemu in materialnemu poslovanju, vodenju proizvodnje, upravljanju življenjskega cikla izdelkov (PLM - Product Life Cycle Management), upravljanju kadrov (HRM - Human Resource Management), odkrivanje ozkih grl v svojih poslovnih procesih znotraj podjetja, odnosov s strankami, nabavnih verig ter poslovnim internetnim in intranetnim portalom. Trenutne tehnološke trende pri oblikovanju poslovnih programov zagotovo narekujejo spletne tehnologije, zato so sodobni ERP sistemi običajno zgrajeni v tri nivojski spletni arhitekturi. To sestavlja obsežna zbirka podatkov, ki predstavljajo v podatkovni model preslikan poslovni model, programski strežnik s potrebno poslovno logiko ter odjemalce. Le-ti so lahko debeli odjemalci v zaprtih LAN oziroma WAN poslovnih omrežjih, ali tenki odjemalci, ki jih predstavljajo standardni spletni brskalniki z vgrajenimi programskimi komponentami, ki omogočajo tudi podporo mobilnim napravam. Prednosti tovrstnih, centraliziranih sistemov prinašajo predvsem nižje stroške nameščanja in vzdrževanja ter enostavno razširljivost (Revija Kapital 2003). Odlično nalogo pri odpiranju podjetij do strank in svojih dobaviteljev opravljata sistema »management upravljanja odnosov s strankami« CRM in »management oskrbovalne verige« SCM.

26

3.2.2.1 Management odnosov s strankami – CRM CRM (Management odnosov s strankami) predstavlja koncept za razvijanje dolgoročnih individualnih odnosov s kupci, pri čemer je njegov osnovni namen povečevanje dobičkonosnosti poslovanja prek ohranjevanja lojalnih strank v dobi nakupovanja. Vpliv CRM na dobičkonosnost organizacije prikazujem s sliko 7. Slika 7 Vpliv CRM na dobičkonosnost organizacije

Vir: (Kovačič et al. 2004, 285) Podjetje se mora vedno bolj ukvarjati s kupci, da naredi nekaj za pravo ceno ob pravem času, pri čemer mora pravočasno vedeti, kdo so njegovi pravi kupci in kaj kdo potrebuje, da lahko pravočasno planira. Osnova koncepta je ugotovitev, da je za podjetje ključnega pomena, da vzpostavi kakovostne odnose s svojimi strankami, ki so osnova za obojestransko koristno in dolgoročno poslovno sodelovanje. Cena pridobivanja novih strank je precej višja od cene zadržanja obstoječih. To je povsem ekonomsko razložljivo. V času vse ostrejšega konkurenčnega boja na skoraj vseh trgih morajo podjetja za pridobivanje novih strank vlagati veliko denarja - pri tem gre lahko za oglaševanje, različne oblike pospeševanja prodaje, neposredno trženje, pridobivanje publicitete, sodelovanje na raznih razpisih in podobno. Te stroške je potrebno odšteti od prihodkov, ki jih je podjetje pridobilo od novih odjemalcev, kar pomeni, da je novi odjemalec v povprečju manj donosen kot obstoječi. Obstoječe stranke načeloma s časom poslovnega sodelovanja porabijo vedno več denarja za izdelke ali storitve določenega ponudnika. Ta pojav je razložljiv predvsem s psihološkega vidika. Vsak nakup predstavlja namreč tveganje. Zato je odjemalec pri prvem nakupu pri določenem ponudniku previden in se bo odločil za nakup v nižji vrednosti. Na podlagi pozitivnih izkušenj ter dobrega odnosa s ponudnikom pa se tveganje nakupa zmanjša, kar pomeni, da se bo odjemalec bolj verjetno odločil za večji nakup.

27

Kakovostno upravljanje odnosov s strankami je lahko pomembna konkurenčna prednost podjetja. Če so odjemalci zadovoljni z odnosom, je zelo verjetno, da bodo v manjši meri dovzetni za ponudbe konkurenčnih podjetij, kar pomeni, da ima podjetje v njihovih očeh skoraj monopol (Oblikovanje.com d.o.o. 2008). Podjetja se premalo zavedajo, da CRM ni izdelek, temveč poslovna strategija, ki zahteva povsem nov pogled na stranko. Udejanjanje managementa odnosov s strankami zahteva razvoj vrste integriranih rešitev, ki se vežejo na področje avtomatizacije storitev, dela na terenu, prodaje in trženja, pri tem pa se moramo njihove izgradnje lotiti na zdravih temeljih (Kovačič et al. 2004, 287). 3.2.2.2 Management oskrbovalne verige – SCM Poleg tega mora podjetje vedeti, da lahko izdelek naredi poceni, torej potrebuje tudi optimizirano nabavno verigo, ki jo prinaša sistem SCM. Zaradi posledično manjših zalog in nižjih stroškov botruje nižjim cenam končnim izdelkom. Trg konkurence, spreminjajoči se trgi, spreminjanje potreb kupcev, kratki življenjski cikli izdelkov in globalna konkurenca označujeta trenutno poslovno okolje. Namen managementa oskrbovalne verige – SCM je doseči povezanost planiranja skozi dejavnosti te verige. SCM je definiran kot planiranje in kontroliranje toka dobrin in storitev, informacij ter denarja skozi oskrbovalno verigo od surovin do končnega izdelka v rokah kupca, kar prikazuje slika 8. S tem sistemom kupci in dobavitelji lahko sodelujejo med seboj za doseganje maksimiziranja odgovornosti in fleksibilnosti. Slika 8 Oskrbovalna veriga

Vir: Kovačič et al. 2004, 281) Koordinacija med partnerji v oskrbovalni verigi zahteva izmenjavo informacij preko medmrežja. Oskrbovalna veriga se nanaša na pretok materiala, informacij, plačil in storitev od dobaviteljev surovin skozi tovarne in skladišča do končnih kupcev. Vključuje tudi organizacije in procese, ki ustvarjajo in dostavljajo izdelke, storitve in informacije končnim porabnikom, ter različna opravila: nakupovanje, pretok plačil, ravnanje z

28

materiali, načrtovanje in nadzor proizvodnje, logistiko, skladiščenje ter distribucijo in dostavo (ibid., 279). V starejših verigah so podjetja najprej kupila surovine, proizvedla izdelek, ga ponudila trgu ter ga prodala preko prodajalcev na drobno. V novejših oskrbovalnih verigah podjetja uporabijo informacijo o kupčevih potrebah za proizvodnjo izdelkov, za katere je povpraševanje že znano ter nato nabavijo surovine, ki so potrebne za proizvodnjo le – teh. SCM ustvarja povezavo med dobavitelji in prodajalci na drobno, kar vodi v zmanjšanje stroškov, izboljšanje storitev ter dobičkonosnost obeh partnerjev. Da bi oskrbovalna veriga delovala, morajo biti informacije pravočasne ter morajo biti deljene med partnerji oskrbovalne verige. Namen SCM je odzivnost na povpraševanje kupcev. Vsak člen oskrbovalne verige bo imel donos, kadar ima vsak med njimi dostop do informacij o željah kupca. Oprema SCM zagotavlja informacijo za prevedbo prodajnih transakcij v produkcijske procese in potrebe po materialu (Sumner 2005, 132). Funkcionalne komponente, ki so del oskrbovalne verige so (Kovačič et al. 2004, 279):

• načrtovanje povpraševanja, • načrtovanje proizvodnje, • načrtovanje in zagotavljanje dobav, • načrtovanje in izvajanje logistike (skladiščenje in transport).

Povpraševanje po izdelkih in storitvah poskušamo napovedovati z načrtovanjem povpraševanja. Čim natančneje lahko predvidimo povpraševanje, tem natančneje lahko planiramo na ostalih področjih poslovanja. Z načrtovanjem proizvodnje načrtujemo proizvodnjo tako, da je s proizvodnimi zmogljivostmi čim bolj usklajena, kamor sodi načrtovanje potreb po materialih in načrtovanje zmogljivosti. V okviru oskrbovalne verige gre pogosto tudi za načrtovanje logističnih procesov na vhodni strani. Načrtovanje dobavnih poti sodi v sklop načrtovanja in zagotavljanja dobav. Dobavne poti bodo zadovoljile načrtovano povpraševanje na osnovi razpoložljivih zalog in transportnih virov. Ti postopki vključujejo tudi načrtovanje skladiščnih in medskladiščnih postopkov. Gre predvsem za organizacijo distribucijske mreže, izbor zunanjih izvajalcev, izbor kupcev, način servisiranja kupcev… Pri načrtovanju in zagotavljanju logistike gre za postopke, s katerimi dejansko izvajamo distribucijo. V problematiko izvajanja logistike štejemo široko kompleksnost managementa skladišč in logistike, ki je lahko različno tehnološko podprta. Sem se vključujejo različne skladiščne manipulativne tehnologije, vsa problematika označevanja produktov in podobno (ibid., 279). 3.2.2.3 Management življenjskega cikla proizvodov – PLM Podjetje mora poskrbeti za pravočasen prenos izdelkov iz razvoja in planiranja v proizvodnjo, kar podpirajo sistemi PLM (Management življenjskega cikla proizvodov oz. angl. Product Life Cycle Management), ki predstavljajo integriran sistem za prenos

29

podatkov iz poslovnega sistema v proizvodni sistem. PLM podobno kot CRM obravnava maksimiranje ponudbe ter kreiranje nove vrednosti z nenehnim izboljševanjem proizvodov. PLM je integriran s CRM, SCM in ERP ter spremlja proizvod skozi celotno življenjsko krivuljo, torej skozi fazo uvajanja, fazo rasti, fazo zrelosti ter fazo upadanja. 3.2.2.4 Management upravljanja s procesi – PPM Podjetje mora odkrivati tudi ozka grla v svojih poslovnih procesih znotraj podjetja, kar lahko optimizira s sistemi PPM (Process Performance Management). V Sloveniji so podjetja že pričela razmišljati v skladu s filozofijo, ki jo prinaša CRM, medtem ko je pri uvajanju SCM-ja, PLM-ja in PPM-ja še nekoliko sramežljiva. Pogoj za povezovanje dobaviteljev in pot dobaviteljev v nabavno verigo je ureditev osnovne proizvodnje, prodaje in nabave. Smisel nabavne verige je simultano planiranje celotne verige, pri čemer vsi udeleženci skupno razvijajo prodajne plane (Revija Kapital 2003). 3.2.3 Elektronsko poslovanje (E – business) Velik vpliv na poslovanje podjetja imajo seveda tehnološki trendi. Konkurenčno prednost lahko izkoristijo le tista podjetja, ki so sposobna prepoznati in izkoristiti te tehnološke valove, ki se danes odvijajo vse hitreje. Elektronsko poslovanje je sedanja manifestacija tehnološkega vala, ki uporabniku kadarkoli ponuja takojšen dostop do vseh proizvodov in storitev, ki jih potrebuje ali želi. Le s pritiskom na gumb kupcu omogoča takojšen dostop do proizvodov in storitev. Elektronsko poslovanje je izraz, ki zajema portfelj računalniških sistemov in komunikacijskih storitev, ki z vzpostavljanjem »elektronskih avtocest« med uporabniki in ponudniki pospešuje razvoj in premike blaga po vrednostni verigi (Logožar 2000). Uporaba interneta je močno zaznamovala sodobno poslovanje. Uspešne rešitve za e-poslovanje uporabljajo internet kot medij, ki povsem na novo definira razmerja med kupci, dobavitelji in partnerji ter logistična pravila znotraj podjetij in organizacij. Z globalno dostopnostjo internet omogoča maksimiranje ekonomskih rezultatov in zadovoljevanje vse zahtevnejših in hitro spreminjajočih se zahtev kupcev. Pojav elektronskega poslovanja je ustvaril medsebojni odnos med strankami in dobavitelji ter med dobavitelji in distributerji. Pojavil se je približno ob istem času kot ERP sistem. Oba, tako e-poslovanje kot ERP, sta zelo odvisna od sprememb in procesov prilagajanja novi tehnologiji. ERP priskrbi nekakšno skladišče za informacije. Komunikacijske mreže olajšajo dostop do informacij. Široka dostopnost in enostavnost za uporabo omogočata pretok ERP informacij preko interneta (O'Leary 2002, 195). Vrednostna veriga elektronskega poslovanja, poznana kot virtualna vrednostna veriga, priskrbi kanale za prodajanje in kupovanje izdelkov in storitev. Ta vrednostna veriga e – poslovanja uporablja informacijsko infrastrukturo za podporo primarnih vrednostnih dejavnosti. Če uporabimo takšno verigo poslovanja v podjetju, lahko ustvari močnejše odnose z dobavitelji in kupci ter priskrbi konkurenčno prednost. E-poslovanje je

30

dramatično spremenilo marketinške odnose. Osnovni marketinški odnosi so se razvili iz transakcijskih odnosov v pogodbene odnose, v partnerstvo (Sumner 2005, 137). Elektronsko poslovanje in ERP sistem sta medsebojno povezana. Vsaka tehnologija dopolnjuje drugo in vsaka je nujna za celoten uspeh. Brez e-poslovanja podjetje ne more tekmovati s podjetji, ki ponujajo podobne izdelke. Brez e-poslovanja podjetje ne more sprejemati naročil tako hitro, kot bi si želela. Ko podjetje prejme naročilo preko spleta, lahko enostavno natisne naročilo za nadaljnjo opravljanje. Naročila morajo biti učinkovito vpeljana v podjetniški marketing, proizvodnjo, pošiljanje in v računovodski sistem. Ti koraki se imenujejo »back office« poslovanje. ERP sistem je osnova za e-poslovanje. Veliko je razlogov, zaradi katerih želi podjetje uporabiti e-poslovanje za prodajo svojih izdelkov. Takšno poslovanje je dober način za stik s kupci. Spletne transakcije omogočajo podjetju, da uporabi podatkovne tehnike za spremljanje in analiziranje informacij o njihovih kupcih. S temi informacijami lahko podjetje izboljša marketing ter tako poveča prodajo in dobiček. E-poslovanje omogoča podjetjem učinkovitost in zmanjševanje stroškov, vzpodbuja potencialne stranke k nakupu. Za nekatere kupce predstavlja udobje, saj je naročanje izdelkov hitro in enostavno ter je lahko opravljeno kar od doma. Splet ponuja majhnim podjetjem dostop do velikih trgov, ki so bili nekoč dostopni le velikim podjetjem (Brady et al. 2001, 30). Elektronsko poslovanje ne glede na obliko povezovanja s poslovnimi partnerji prinaša podjetjem, udeležencem takšne oblike poslovanja, neposredne koristi v obliki stalnega (Kovačič 1998, 23):

• zniževanja stroškov nakupa, • zniževanja obsega zalog, • skrajševanja poslovnega cikla ter • zniževanja stroškov prodaje in trženja ter ustvarjanja novih tržnih priložnosti.

Modeli elektronskega poslovanja so spletno oglaševanje, virtualne skupnosti, spletna trgovina, posredniški model in informacijski portali. V praksi se našteti modeli lahko medsebojno prepletajo. Takšno poslovanje se zelo hitro razvija in s tem tudi modeli. Dan danes skoraj vsako podjetje vključi del svojega poslovanja preko interneta. Poslovati elektronsko pomeni poslovati v elektronski obliki z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije. Glede na odnose subjektov elektronskega poslovanja ločimo poslovanje:

• med podjetji (Business to Business, B2B), • med podjetji in potrošniki (Business to Consumer, B2C), • med potrošniki (Consumer to Consumer, C2C), • med podjetji in javno oz. državno upravo (Business to Government, B2G), • med državljani in javno oz. državno upravo (Consumer to Government, C2G), • znotraj javne oziroma državne uprave (Government to Government, G2G).

Poslovanje med podjetji, merjeno v vrednosti transakcij, predstavlja danes najpomembnejši delež elektronskega poslovanja (Kovačič et al. 2004, 267). Definirano je kot kupovanje in prodajanje med dvema ali več podjetji preko spleta. Podjetja so lahko različna, od proizvodnih, lahko so dobavitelji, prodajalci na veliko ali na drobno. B2B poslovanje

31

predstavlja način, kako podjetja poslujejo med seboj (npr. kupovanje surovin po najnižji možni ceni). Širjenje interneta ima velik vpliv na vsak vidik informacijske tehnologije vključno z ERP sistemom, ki postaja vse bolj internetno naravnan. To okolje dostopa do virov kjerkoli in kadarkoli pomaga ponudnikom ERP rešitev, da razširijo svojo ponudbo s povezovanjem s poslovnimi moduli kot so management oskrbovalne verige, management odnosov s kupci, napredno planiranje ter razširijo kapacitete elektronskega poslovanja. ERP sistem, ki je zasnovan tako, da integrira podjetniške funkcije, je tako predstavil programske rešitve z uporabo spletnih vmesnikov, ki so pomembni za širitev interneta skupaj s CRM, SCM in ostalimi internetnimi poslovnimi modeli (Hossain et al. 2002, 12). Slednje prikazujem v naslednji sliki. Slika 9 Širitev ERP sistema z uporabo interneta

Vir: (Hossain et al. 2002, 14) Če podjetje želi uspešno kljubovati zahtevam na trgu, mora notranje informacijske procese odpreti za povezavo prek interneta in tako omogočiti, da se vzpostavi aktivno sodelovanje dobaviteljev in kupcev v procesu oskrbe. V procesu oskrbe gre predvsem za napovedi dobave ter izdelavo naročil in spremljanja statusa dobav in naročil. Podjetje ustvarja s takšnim načinom poslovanja prihranke tudi sebi, saj lahko zaposlene, ki bi sicer sprejemali naročila oziroma vnašali izdane dokumente in urejali delo z le temi, preusmeri k delu, ki prinaša večjo dodano vrednost. Tudi prihranki papirja in z njimi povezanih stroškov niso zanemarljivi (Logožar 2004, 242). Poslovni svet zahteva hitrost, točnost in zanesljivost. Če je bilo podjetje doslej člen v oskrbni verigi, je zdaj člen v mreži dobaviteljev, to pa zahteva več komunikacij v vse smeri. Med množico partnerjev potekajo informacijski in materialni tokovi. Hitrega pretoka materiala in informacij ne moremo več zagotavljati in obvladovati na klasične načine, zato tudi v svet logistike prodira nova tehnologija – pojavlja se e-logistika, ki vključuje izvajanje logističnih procesov z uporabo internetnih tehnologij. Internet je najbolj razširjen medij, ki omogoča preprosto izmenjavo podatkov, saj vsem uporabnikom zagotavlja preprost dostop na številne načine.

32

3.3 Izbira in nakup rešitev Sistemi se medsebojno razlikujejo predvsem po funkcionalni konfiguraciji (gospodarskem področju), velikostni prilagodljivosti različno velikim podjetjem (predvsem glede števila uporabnikov) ter uporabljenih tehnologijah (podatkovne zbirke, programski jeziki, podprti operacijski sistemi itd). Veliko podjetje potrebuje rešitev ERP, s katero lahko obvladuje svojo celotno strukturo in ki nudi neposredno povezavo s podružnicami ter večjim številom kompleksnih poslovnih funkcij. Po drugi strani pa majhna in srednje velika podjetja ne potrebujejo tako zapletenih sistemov. Potrebujejo uporabne rešitve, ki jih je mogoče vpeljati hitro in poceni. Najvišje vodstvo organizacije se na osnovi različnih dejavnikov odloči za zamenjavo obstoječe-ega/-ih IS. Pogoj, da se poda zelena luč za začetek projekta izbire in uvedbe novega IS, je poznavanje naslednjih dejavnikov:

• mora vedeti, katere prednosti (merljive in nemerljive) bo prinesla uvedba nove rešitve,

• poznati okvirne stroške uvedbe nove rešitve, • vedeti, kako se bo povečala konkurenčnost podjetja itd.

Pri odločitvi o lastnem razvoju ali nakupu oziroma o izbiri celovite programske rešitve mora podjetje najprej ugotoviti svojo obstoječo in bodočo poslovno strategijo ter izvajanje poslovnih procesov. Uspešno uvajanje večinoma tujih celovitih rešitev pogojuje procesno organiziranost poslovanja. Zato je običajno potrebno najprej odpraviti ali omiliti vpliv tradicionalno prisotne funkcije organiziranosti in urediti celovitost in preglednost poslovnih procesov organizacije. Namreč praksa kaže negativne izkušnje, saj je prilagajanje celovitih rešitev v podjetje zelo zahtevna naloga ter predvsem tvegano opravilo. Slednje je tudi vzrok za prekoračitve trajanja in stroškov projekta. Raziskave so pokazale, da večina projektov prekorači pričakovane stroške za 180 % ter čas, ki je za uspešno uvedbo potreben, se podaljša za približno 240 %. Kje so vzroki za neuspehe, je odvisno od mnogo okoliščin. Vendar so nepredvideni stroški velik problem. Dejstvo je, da mnogo stroškov in aktivnosti podjetja ne vračunajo v projektu implementacije IS. Na splošno radi spregledajo naslednje dejavnike: izobraževanje zaposlenih, integracijo in testiranja, prilagajanja IS njihovim potrebam, konverzijo podatkov, analiziranje podatkov, svetovanja, implementacija in spremembe niso nikoli končane, čakanje na povrnitev sredstev investicije itd. Najvišje vodstvo mora poznati kratkoročne in dolgoročne informacijske zahteve, ki jih lahko dobi s pomočjo dveh vrst analiz:

• analiziranje podjetja z anketiranjem managerjev ter • strateško analiziranje, imenovano tudi analiza kritičnih dejavnikov uspeha.

Pri analizi poslovnih procesov mora podjetje:

• opredeliti obstoječe poslovne procese ter jih optimirati s pomočjo procesnih modelov,

• med procesnimi modeli poiskati tiste, ki najbolj učinkovito podpirajo poslovne zahteve organizacije,

33

• sodelovati s vsemi izvajalci procesov (analitiki, organizatorji, referenti, komercialisti, pravniki, tehnologi, informatiki…),

• organizacije si morajo pomagati pri izdelavi procesnih modelov z orodji za analiziranje poslovnih procesov.

Prilagajanje obstoječim (običajno nepreglednim in necelovitim) procesom močno zavira proces njenega uvajanja, s spreminjanjem programov ustvarjanja potencialno nevarnost dodatnih programskih napak in necelovitosti rešitve, ki se pojavi ob dopolnjevanju z novimi verzijami. Zato strokovnjaki opozarjajo, naj bodo odločevalci pred nakupom še posebej pozorni in pred odločitvijo o nakupu rešitve ugotovijo njihovo primernost oziroma skladnost informacijske podpore rešitve s postopki in poslovnimi procesi, ki se izvajajo v njihovi organizaciji (Sternad in Bobek 2007). Pri izbiri ERP rešitve mora najvišje vodstvo podjetja na podlagi narejenih analiz in želene stopnje sprememb v poslovanju organizacije sprejeti odločitev ali razviti lasten informacijski sistem ali kupiti standardno rešitev od mnogih ponudnikov, ki jih je danes na trgu zelo dosti. Velja nekakšno pravilo, da v primeru ponudbe rešitve, ki v veliki meri ustreza potrebam organizacije, rešitev kupimo. Z nakupom tako skrajšamo čas razvoja in znižamo raven tveganja o ustreznosti rešitve, ki smo mu priča pri lastnem razvoju. Pridobimo tudi morebitna tuja poslovna in tehnološka znanja, ki jih vsebujejo kakovostne celovite uporabniške programske rešitve. Slabosti nakupa se kažejo v relativno visoki ceni nakupa in stroški osnovnega prilagajanja rešitev. Še bolj se ti izpostavijo v primeru, ko organizacija ni sposobna v zadostni meri opredeliti svojih potreb, in/ali v primeru, da uvajalec premalo pozna možnosti rešitev, kar je pa običajen pojav na takšnih projektih. Ob problemih, povezanih s časovno komponento in stroški uvajanja ter neprilagojenosti rešitve informacijskim potrebam uporabnikov, pa se izpostavlja še problematika prenosa znanj informatikom organizacije, ki jih bodo potrebovali za vzdrževanje in nadaljnji razvoj rešitve. Odločitve o nakupu posameznih modulov ali o njihovem lastnem razvoju se lahko izvede le na osnovi podrobno opredeljenih ter z modelom procesov in podatkov formaliziranih in prikazanih informacijskih potreb izvajanja postopkov znotraj poslovnega procesa. Ocena o ustreznosti odločitve o nakupu programske rešitve nikakor ni enostavna. V primeru nakupa rešitve organizacija strategije in postopkov uvajanja ne sme slepo zaupati izbranemu ponudniku rešitve. V primeru, da organizacija nima že uveljavljenega lastnega strateškega načrta informatizacije, mora najprej izdelati strategijo uvajanja rešitve. Ta ponavadi zajema postopke priprave za uvajanje in odločitvene kriterije izbire. Raziskave na področju uvajanja celovitih rešitev so pokazale, da tudi najboljše celovite rešitve v praksi pokrivajo samo do največ 70% potreb organizacije. Kaj narediti z ostankom? Organizacije morajo v ta namen prilagoditi svoje procese, preostalih 30% pa pozabiti ali urediti s posebnimi, največkrat specializiranimi rešitvami. Te rešitve (obstoječe ali nove) je potrebno v nadaljevanju programsko in procesno povezati s celovito rešitvijo. Držimo se torej načela, da prilagajamo svoje procese najboljši praksi, ki se nahaja v celoviti rešitvi, saj v nasprotnem primeru stroški prilagajanja, vzdrževanja in dopolnjevanja prerastejo mnogokratnik (v praksi tudi do 10-kratnik) vrednosti kupljene rešitve.

34

Stroški ERP sistemov se močno razlikujejo. V primeru 100 uporabnikov znaša osnovna investicija v nakup ERP programske opreme od 100.000 do 1,5 milijona evrov za vrhunsko rešitev. V primeru, da podjetje ni pripravljeno spremeniti poslovnih procesov v skladu z referenčnimi modeli, ki jih kot plod najboljših praks ponujajo ERP sistemi, naraste investicija v prilagajanje programa še za dodatnih 25.000 do 500.000 evrov. Zahtevnost investicije občutno povečuje namestitev, ki predvsem zaradi visokih cen svetovanja, možnega dodatnega zaposlovanja na področju informatike ter dodatnega dela obstoječih zaposlenih tako na področju informatike kot tudi v ostalih oddelkih, ki med drugim zaradi večjih obremenitev ne morejo učinkovito izvajati vsakdanjih nalog, običajno predstavlja enkratno do trikratno ceno programa. Investicija v informacijsko infrastrukturo, ki ponavadi obsega nakup nove strojne opreme, operacijskega okolja in izgradnjo zmogljivejšega komunikacijskega omrežja, odvisno od trenutne tehnološke slike poveča investicijo še za dodatnih 10 do 100 odstotkov stroškov programa. Kje zmanjševati investicijo, je očitno. S predhodno optimizacijo poslovnih procesov oziroma njihovim preoblikovanjem v standardne oblike, kot jih ponujajo referenčni modeli, ter temeljito pripravo organizacije na samo namestitev lahko v organizaciji drastično zmanjšajo stroške in trajanje namestitve, z natančnim načrtovanjem in uporabo obstoječih virov pa lahko občutno znižajo tudi infrastrukturne investicije. Krajši namestitveni časi prinašajo tudi hitrejšo povrnitev investicije, saj je življenjski cikel programske opreme omejen (Revija Kapital 2003). Stroške ERP sistema lahko enostavno določimo in ovrednotimo v denarju, medtem ko koristi rešitev ERP težje denarno ovrednotimo. Lahko jih razdelimo v tri kategorije in sicer »direktne prednosti rešitve ERP« (zmanjšanje papirnatih računov), »indirektne prednosti« (povečanje točnosti, prijaznejši uporabniški vmesniki) ter »neotipljive prednosti«, ki so ponavadi dolgoročne prednosti projekta in jih je težko denarno ovrednotiti. Tim projekta pri izbiri rešitve ERP mora biti pozoren na osnovne značilnosti ERP, kot so prilagajanje organizaciji, fleksibilnosti rešitve, enostavna povezljivost z drugimi informacijskimi sistemi v organizaciji, ponudnik programskih storitev, pomoč pri uvajanju, rešitev ERP mora pokrivati vsa področja poslovanja, mora biti stalna (brez napak) in imeti dobro podporo, na voljo morajo biti pospeševalci uvedbe, kot so učni material, uporabniške procedure, pomoč, procesni modeli, podroben plan dela itd (Sternad in Bobek 2007). V uporabi sta tudi dva pristopa pri izbiri ERP rešitev (O'Leary 2002, 102):

• analiza zahtev/potreb in • analiza vrzeli.

Analiza zahtev oz. potreb je pregled sistemskih zahtev za organizacijske modele in procese. V nekaterih primerih so zahteve razvrščene glede na pomembnost (npr. po potrebi oz. po izbiri, ali razvrščeni od 1 do 3). Zahteve so nato povzete v dokumente, ki so na razpolago različnim prodajalcem. Organizacija uporablja ta sklop zahtev za ocenitev, kako učinkovito različni deli programa izpolnjujejo njihove potrebe. Postavlja se vprašanje, koliko zahtev je potrebnih? Dokumenti zahtev so lahko zelo obširni. Na primer, eno podjetje s 40 milijoni evrov prodaje naredi dokument s približno tisočimi zahtevami. Zaradi velikega števila zahtev oz. potreb in velikega števila procesov v ERP, zahteva

35

razvoj teh dokumentov čas in denar. Te zahteve opredelijo tisti, ki poznajo procese. Pogosto organizacije zaposlijo svetovalce, zaradi boljšega razumevanja ter zaradi boljšega vpogleda v proces. Prednosti takšne analize so številne. Prvo, rezultati spiska zahtev so lahko uporabljeni za določitev primernega programa ERP. Z uporabo te analize nam posamezen program da vpogled, kaj z njim pridobimo ali izgubimo, ko primerjamo različne ERP rešitve. Drugič, analiza priskrbi splošno osnovo za komunikacijo in diskusijo o procesih. Tretjič, analiza pomaga bolje razumeti omejitve obstoječega procesa. Na daljši rok lahko ponudi svarila za potrebo po spremembah. Poleg prednosti pa se pojavljajo tudi slabosti. Analiza vzame veliko časa, kar povzroča odlašanje za odločitev o sistemu. Tako recimo vzame približno štiri mesece samo, da se ustvari dokument zahtev. Takšna analiza je tudi velik strošek. Ni nenavadno, da se stroški povzpnejo na več kot 100.000 evrov. V primeru, da je dokument zahtev oz. potreb prevelik, se zna zgoditi, da bodo prodajalci rešitev prezasedeni, in ne bodo pravočasno pristopali k problemom. Analiza vrzeli je alternativen pristop, ki razvije analizo »tako kot je« in analizo »kot bi bilo« ter ju primerjati med seboj. Analiza »tako kot je« se nanaša na sedanji funkcijski sistem. Podjetje mora nato planirati pot iz »tako kot je« modela v »kot bi bilo« model. Namen analize vrzeli oz. praznine je primerjati ta dva modela in določiti, kakšna je praznina oz. razlika med tem, kar trenutno poseduje in kar potrebujejo. Popolno, stranke lahko to informacijo uporabijo pri izbiri rešitev, ki najboljše zadovoljuje njihove potrebe. 3.4 Potek uvajanja rešitev ERP Uvajanje celovitih programskih rešitev predstavlja enega pomembnih pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Takšno programsko rešitev lahko opredelimo kot celovito povezan in na poslovnem modelu organizacije temelječ sistem, ki zagotavlja optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodatne vrednosti tako same organizacije kot tudi z njo povezanih poslovnih partnerjev. Uvajanje celovitih rešitev temelji na konceptu prenove poslovanja ter na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah, v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Gre torej za organizacijo strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, z zanjo dolgoročnimi, lahko močno pozitivnimi ali pa pogubnimi posledicami. Tuja in domača praksa na tem področju kažeta, da gre za projekte z visoko stopnjo tveganja in relativno nizko uspešnostjo. V svetu je le med 9 in 17 % projektov uvajanja sistemov ERP uspešnih, ostali so neuspešni ali pa so bili predčasno prekinjeni. Pri slednjih analitiki po navadi izpostavljajo nekajkratno prekoračitev rokov in stroškov uvajanja (nad 200 %) in nedoseganje začrtanih ciljev oziroma funkcionalnosti (manj kot 50 %) (Kovačič et al. 2004, 42). Potek uvajanja rešitev ERP lahko delimo v dva večja sklopa:

• izbira rešitve ERP in • uvedba rešitve ERP.

36

Slika 10 Potek uvajanja ERP

Vir: (Sternad in Bobek, 2007) Pri procesu izbire je pomembna opredelitev potreb ter izbira ponudnika. Podjetje more določiti svoje zahteve, razloge za odločitev, opredeliti stroške in določiti prednosti. Proces uvedbe pa je pomemben pri pripravi in vzdrževanju pogojev za projekt uvedbe, pri čemer potekajo številne aktivnosti: določiti organizacijo projektnega tima in opredeliti njihove vloge; vzpostaviti, nadzirati in vzdrževati podporo projektu; določiti obseg; pripraviti, nadzirati in posodabljati plan; osnovati, nadzirati in posodabljati proračun projekta; merjenje in urejanje zmogljivosti in podobno. Kot cilj procesa uvedbe je pomemben projektni plan uvedbe. Aktivnosti le-tega so izobraževanje projektnega tima, opredeliti in razviti procese, prilagoditi rešitve ERP, pripraviti dokumentacijo itd. Kot zadnje pa sledi zagon v živo, pri čemer predstavljata reševanje problemov in revizija ključni aktivnosti tega procesa. Zagon v živo je dan, ko se začne uporabljati nov sistem v organizaciji. Pri tem se bodo pojavili problemi; zaposleni bodo potrebovali veliko pomoči v dneh po zagonu v živo, zato bo organizacija potrebovala več strokovnjakov, ki bodo poskušali rešiti nastale probleme. Potrebna bo revizija uvedbe, kar pa bo povečalo možnosti za uspeh novih uvedb. Pri tem imajo podrobno izdelano metodologijo uvajanja, ki vključuje tako analizo obstoječih poslovnih procesov kot tudi prenovo poslovnih procesov in podroben načrt uvedbe IS v podjetje. Zato je smiselno prepustiti prenovo informacijskega sistema in poslovnih procesov zunanjim svetovalcem, ki poznajo teorijo, imajo izkušnje s podobnimi projekti v praksi, poznajo t. i. najboljšo poslovno prakso in niso obremenjeni z notranjimi odnosi ter utečenimi postopki v podjetju. Samo tako se lahko izognemo razočaranju in nepričakovanim stroškom. Uspešna implementacija ERP sistema zahteva tudi primerno strategijo implementacije. Strategijo in plan morata sistematsko spremljati potrebe podjetja in njegove zmožnosti za spremembe, ki se bodo odražale v novi situaciji. Podjetje mora pazljivo definirati, zakaj bo celovit informacijski sistem uveden in katere kritične poslovne potrebe bo obvladoval. Med informatiki obstaja nepisano pravilo, da do težav pri tovrstnih prehodih praviloma prihaja ne glede na to, koliko truda je bilo vloženega v priprave. Ne glede na to, katera strategija implementacije se uporabi, mora podjetje spremembe uspešno vpeljati v različne dele svoje organizacije.

37

Metodologija opredeljuje običajen pristop izvedbe določenega poslovnega procesa oziroma procedure. Metodologija uvedbe rešitve ERP vključuje:

• strukturo projekta, • opis opravil in • primere delovanja.

Poleg tega pa so danes ponavadi metodologije na voljo »online«, kar omogoča lažje delo projektni skupini. Metodologija mora vključevati tudi glavne mejnike v uvedbi rešitve ERP in njihove rezultate. Rezultati morajo biti odobreni, preden se lahko postavimo na naslednjo fazo uvedbe rešitve ERP. Glavne zahteve kupcev glede kupljenih informacijskih rešitev so naslednje (Javornik 2004):

• odprtost, ki pomeni fleksibilno uporabo programa, možnost širitve funkcionalnosti, spreminjanje programa, povezovanje z drugimi programi;

• enostavno in hitro uvajanje. V velikih podjetjih se lahko oblikujejo velike projektne skupine, ki skrbijo za uvajanje;

• obvladljivo delovanje po uvedbi. Po uvedbi sistema mora stranka v glavnem sama skrbeti za normalno delovanje sistema. V večjih podjetjih se navadno zato posebej zadolži nekaj ljudi;

• neodvisnost od operacijskega sistema in baz podatkov; • večjezična podpora.

Glede na to, kako se podjetje loteva uvajanja celovitih informacijskih rešitev v svoje poslovanje, lahko ločimo več pristopov k uvajanju le – teh, in sicer (Sternad in Bobek 2007):

• pristop velikega poka, • fazni pristop, • vzporedni pristop, • procesno orientiran pristop, • hibridni pristop.

Pri pristopu velikega poka na točno določen dan zaključimo delo v obstoječem IS in začnemo opravljati opravila v uvedeni rešitvi ERP. Če želimo, da bo ta pristop uspešen, moramo skrbno planirati uvajanja rešitve ERP in dobro testirati uvedeno rešitev ERP pred dnevom zagona v živo. Prednosti tega pristopa so: ni potrebno pripraviti vmesnikov med obstoječimi IS in uvedeno rešitvijo ERP, nižji stroški uvedbe kot pri ostalih pristopih, manjše tveganje, da se celotna projektna skupina posveti projektu in je zato delo bolj usmerjeno in koordinirano v izvedbo projekta ter krajši čas uvedbe. Pomanjkljivosti pa so; čas in stroški priprav, pomanjkanje kritičnih virov in pomanjkanje profesionalnih izkušenj pri uvedbi rešitve ERP. Ob neuspešni uvedbi rešitve ERP je nemogoče preiti nazaj na stare IS. Tukaj lahko omenimo tudi metodo malega velikega poka, kjer proces uvedbe rešitve ERP razdelimo na dva ali več delov. Vsak del je sestavljen iz več povezanih modulov, kot npr. iz financ, distribucije in proizvodnje, ki se uvedejo na enak način kot z metodo velikega poka.

38

Fazni pristop omogoča zaporedno uvajanje modulov rešitve ERP, tako da najprej uvedemo en modul, in ko je le-ta uveden, uvedemo naslednji modul. Najprej uvedemo finančne module in se šele nato lotimo uvajanja modulov materialnega toka. Ker uvajamo en funkcijski modul naenkrat, potrebujemo manjšo projektno organizacijo, ki se lahko bolje posveti uvedbi posameznega modula. Poleg tega pa potrebujemo tudi manj ostalih kritičnih virov v posamezni fazi uvedbe. Prednosti takšnega pristopa je manjše tveganje, saj sočasno vpeljujemo samo en modul, projektni tim pa si iz uvedbe modula v modul pridobiva več znanja in izkušenj z uvajanjem le-teh. Slabosti: priprava vmesnikov med starimi IS in uvedenimi moduli rešitve ERP, kar povečuje stroške in čas uvedbe; vzdrževanje dveh sistemov (obstoječe IS in rešitev ERP) ter podaljša se čas uvedbe. Vzporedni pristop uporabljajo podjetja, kjer je nemoteno poslovanje izredno pomembno (npr. banke in farmacevtska podjetja). Za ta pristop je značilno, da oba sistema: obstoječi IS in uvedena rešitev ERP delujeta sočasno nekaj mesecev. Prednosti takšnega pristopa je možnost hitre obnovitve obstoječih IS ob izpadu rešitve ERP. Poleg tega lahko sproti preverjamo točnost podatkov med starim in novim sistemom. Zaradi tega potrebujemo več virov, tako strojne opreme, programske opreme, ljudi itd. Podatki se podvajajo, saj morajo zaposleni dvakrat vnašati podatke – tako v stari sistem kot tudi v novi sistem, kar povzroča dodatne stroške. Dodatnih stroškov dvojnih delujočih sistemov se lahko izognemo z izvedenko vzporednega pristopa imenovano »papirno vzporedni pristop«, kjer namesto dveh delujočih sistemov (starega in novega) zapisujemo vse transakcije starih IS na papir. Procesni pristop je podoben pristopu malega velikega poka. V procesu priprave uvedbe rešitve ERP razdelimo poslovanje organizacije na vzporedne diagrame poslovnih procesov oziroma proizvodnih linij. Nato najprej uvedemo rešitev ERP za enostavnejši poslovni proces. Ko zaključimo uvedbo le tega, pričnemo z uvedbo naslednjega, zahtevnejšega poslovnega procesa itd. Zaradi manjšega tveganja in večje možnosti uspeha ponavadi najprej uvedemo enostavnejšo procesno linijo oz. poslovni proces in nato glede na težavnost še ostale procesne linije. Hibridni pristop pa je kombinacija procesnega, faznega in vzporednega pristopa. Slabost le tega je, da je na začetku redkokdaj dobro planiran. Prednost tega pristopa je, da ni nujno fiksen, pač pa se lahko prilagaja med uvajanjem rešitve ERP, npr. na začetku uporabi projektni tim fazni pristop in ko s pomočjo le – tega spozna več o uvajanju modulov, lahko preklopi na drug pristop. Hitra strategija uvajanja izhaja iz ideje, da organizacija najde in uvede rešitev ERP kolikor hitro je mogoče in najceneje, kot je mogoče. Prednosti takšne strategije so enostavnost, hitrost, zahteva malo planiranja in nizki začetni stroški. Veliko tveganje, ogromna količina predelav, organizacijsko zavračanje, problemi z zmogljivostjo rešitve ERP ter funkcijski problemi pa so slabosti pri hitrem uvajanju rešitve v organizacijo. Sicer pa danes večina podjetij uporablja hitro strategijo pri uvajanju rešitev ERP zaradi tega, ker so se ostali pristopi izkazali za manj uspešne, ekonomija elektronskega poslovanja zahteva hitre rešitve problemov, hitra uvedba prinaša poslovne prednosti hitreje kot ostale strategije.

39

3.5 Trg celovitih informacijskih sistemov Ponudnike ERP rešitev razdelimo v dve skupini in sicer podjetja, ki ponujajo integrirane informacijske rešitve in podjetja, ki uporabnikom ponujajo produkte, kot so rešitev za upravljanje financ, upravljanje oskrbovalne verige (SCM), upravljanje odnosov s kupci (CRM) ter aplikacije za elektronsko poslovanje in podobno. 3.5.1 Slovenski trg ponudnikov ERP rešitev Ponudba ERP sistemov je na domačem trgu dovolj pestra, da lahko praktično vsako podjetje, ne glede na velikost, najde primeren izdelek. Domači ponudniki stavijo na prilagodljivost svojih sistemov po meri uporabnika in na poznavanje slovenskih razmer, medtem ko je prednost velikih tujih sistemov predvsem širok nabor programov, ki pokrivajo vse ravni poslovanja in številni referenčni primeri za vse gospodarske panoge, ki izhajajo iz najboljših praks podjetij iz razvitega sveta. V Sloveniji v segmentu majhnih podjetij prevladujejo domači ponudniki (približno 25% domačega trga), medtem ko za kupce iz srednjih in velikih podjetij domača podjetja, razen svetlih izjem, izgubljajo borbo s tujimi ponudniki. Slovenjegraška Kopa s sistemom Kopa ERP, ki je oblikovan predvsem za potrebe srednjih in velikih proizvodnih podjetij, trdno drži tretje mesto pri prodaji ERP sistemov na slovenskem trgu. Kopina četrta generacija ERP sistema deluje na spletnih tehnologijah z enotno zbirko podatkov in ponuja tudi referenčne primere za vse tipe proizvodnje iz različnih gospodarskih panog. Podjetje Perftech ponuja slovenskim kupcem preizkušen ERP sistem »Largo« za srednja in velika podjetja, ki predstavlja naslednika uspešnega »Krmarja«, majhnim podjetjem pa je Perftech namenil »Ergo«. Podjetje DataLab ima v svoji ponudbi sistem »Pantheon 5«, ki temelji na DataLabovi lastni zbirki podatkov in je namenjen predvsem majhnim ter srednjim podjetjem, pri čemer se DataLab lahko pohvali z že tisočo namestitvijo v Sloveniji. Na podlagi objavljene raziskave2 o trgu integriranih poslovno-informacijskih rešitev za leto 2007 je po svojih preračunih objavljenih vrednosti Datalab zasedel prvo mesto med vsemi ponudniki ter tako prehitel tako SAP kot Microsoft - tako po skupni vrednosti trga kot po številu novih instalacij. Z licenčnimi prihodki v višini 2.92 milijon dolarjev ter storitvenimi prihodki (ki vključujejo instalacijo, vzdrževanje ter prilagoditve programske opreme) v višini 6.74 milijon dolarjev ima Datalab 21.1% tržnega deleža. Sledita SAP in Microsoft. S 416 novimi pridobljenimi strankami v Sloveniji ima Datalab 51.7% tržni delež podjetij. Poleg tega pa večina ponudnikov v okviru svoje metodologije oziroma poleg nje ponuja tudi druge pospeševalce, kot so (Sternad in Bobek 2007):

• procesni modeli prilagojeni za izbrano rešitev ERP; • vnaprej prilagojena verzija rešitve ERP panogi organizacije; • izobraževanje projektnega tima v trenutku, ko ti le-to potrebujejo;

2 (Enterprise Application Suite) analitska hiša IDC.

40

• dodatne aplikacije in module ponudnika rešitev ERP oz. njegovih partnerjev, ki segajo preko osnovne funkcionalnosti rešitev ERP, kot npr. modul e-poslovanja;

• priročniki uporabniških postopkov oziroma procedur; • online pomoč ponudnika rešitev ERP; • priročnik za izobraževanje končnih uporabnikov.

3.5.2 Svetovni trg celovitih IS Tuji ponudniki v Sloveniji pokrivajo različne skupine uporabnikov. Od velikih multinacionalk pa vse tja do majhnih podjetij (ta imajo po njihovem rangiranju vsaj 100 zaposlenih), pa tudi kakšna ponudba za mikro podjetja se najde. Med tujimi ponudniki začnimo pri podjetju, ki ga tradicionalno ne povezujemo s poslovnimi informacijskimi sistemi, Microsoftom. Microsoft Dynamics (mnogi ga poznajo kot Navision) je prikrojen predvsem prodajalcem, proizvajalcem, distributerjem in storitvenim podjetjem. Aplikacije Microsoft Dynamics so prikrojene tako, da jih je možno povezati tudi z drugimi Microsoftovimi orodji, kar ponuja dodatne zmogljivosti. Microsoft Business Solutions – Navision je poslovna rešitev, namenjena vodenju poslovanja v srednjih in velikih podjetjih. Oracle je podjetje, ki ga večinoma povezujemo z bazami, ki stojijo za poslovnimi aplikacijami, vendar pa so z nakupom in novimi pristopi aktivno vključeni v ponudbo ERP in CRM-sistemov. Njihova ponudba je platformno neodvisna, saj je možno poganjati aplikacije na različnih strežnikih. Oraclova ponudba sega na različne segmente, kot so bančništvo, telekomunikacije, javni sektor in prodaja, če jih omenimo le nekaj. Med tujimi ponudniki je zagotovo v ospredju SAP, ki ponuja rešitve za največja podjetja, pa vse tja do rešitev za majhna in srednje velika podjetja. Velja za vodilnega proizvajalca poslovnih aplikacij na trgu. Panožno je SAP-ova ponudba izredno široka, če omenimo le nekaj močnih panog v Sloveniji, pa so tu avtomobilska, bančna, kemijska in telekomunikacijska industrija. Omenjeno podjetje svoj sistem SAP R/33 v zbirki programov mySAP Business Suite nadgrajuje z 12 programi za podporo vsem ravnem poslovanja. SAP Slovenija je kot predstavnik podjetja na področju ERP sistemov pri nas prisoten od leta 1999. Tabela 2 Vodilni ponudniki ERP rešitev

Ponudnik ERP Rešitev SAP MySAP.com

Oracle PeopleSoft Oracle Oracle E-Businss Suite

Microsoft Microsoft Dynamics Sage Sage Line 500

Oracle JD Edwards SSA Group Baan

3 R/3 pomeni Runtime System Three in zagotavlja komplet poslovnih aplikacij, ki so oblikovane za okolje odjemalec/strežnik.

41

3.6 Prednosti in slabosti Moderni ERP sistemi predstavljajo v enoten sistem povezano programsko opremo za podporo različnim segmentom poslovanja, kot je računovodstvo, knjigovodstvo, komerciala, upravljanje s kadri, skladišče in logistika ter proizvodnja. Sodobni ERP sistemi posamezne programe združujejo prek ene zbirke podatkov oziroma enotnega podatkovnega modela, pri čemer so posamezni programi ločeni le organizacijsko. Enoten podatkovni model prinaša usklajene in ažurne podatke prek celotnega podjetja, kar botruje po eni strani lažji in hitrejši medsebojni komunikaciji med oddelki znotraj organizacije, po drugi strani pa, kar je tudi najpomembnejše, k optimizaciji poslovanja, ki izhaja iz boljšega pregleda nad finančnim in materialnim stanjem. Enotna zbirka podatkov omogoča tudi nadgradnjo s sistemi za poslovno odločanje, upravljanje odnosov s strankami in upravljanje nabavnih verig (Revija Kapital 2003). 3.6.1 Poslovne prednosti sistema ERP Lahko ERP sistem zagotovi konkurenčno prednost? Konec koncev, da se povrne investicija v ERP sistem, mora le-ta ponuditi tudi strateško prednost. V večini gospodarstvih imajo številna velika podjetja uveden ERP sistem. Če bi imela celotna industrija vpeljan ta sistem, kot je na primer industrija naftnih derivatov, kemija, potrošnih izdelkov in računalnikov, potem osnova za doseganje konkurenčne prednosti nima povezave z implementacijo ERP. Osnova za dosego konkurenčne prednosti se nanaša na implementacijo sistema boljše kot kdorkoli drug. Druga pot za dosego prednosti je prehod na novo programsko opremo hitreje kot konkurenti. Tudi če implementacija ERP sistema v podjetje ne prinese konkurenčne prednosti, se lahko podjetja, ki tega sistema niso vpeljale, znajdejo v zaostanku, še posebej v industrijah, kjer je vpeljava ERP sistema široko uporabljena strategija. Podjetja, ki uporabljajo sistem, bodo lahko izboljšala hitrost svojih storitev in točnost informacij in obdržala boljši finančni management (Sumner, 2004, 13). Kljub vsemu pa gre poudariti, da nakup ERP sistema še ne zagotavlja konkurenčne prednosti. Spadati mora v kontekst poslovne strategije podjetja, predvsem z vidika poslovnih procesov in njihove prenove. Idealnega ERP sistema ni. Idealen ERP obsega eno samo podatkovno zbirko, ki vsebuje potrebne programske gradnike za proizvodnjo, upravljanje oskrbovalne verige, finance, projekte, delovno silo, upravljanje, odnose s strankami in skladiščenje. Praksa kaže, da tudi najboljše celovite rešitve v idealnih razmerah pokrijejo le do 70% informacijskih potreb organizacije. Iz vsesplošnega poslovnega pogleda ERP izpolnjuje številne pomembne cilje, vključno z maksimiziranjem informacij, zmanjšanjem odzivnega časa do strank in dobaviteljev ter zagotavljanje časovno pomembnih informacij odločevalcem. Najpomembneje pa sistem integrira informacije skozi celotno oskrbovalno verigo. V poslovnem svetu to pomeni zmanjšanje proizvodnih stroškov, vodenje zalog ter izboljšanje učinkovitosti. Sistemi ERP so oblikovani tako, da zagotovijo poslovne prednosti v proizvodnji, distribuciji in prodaji. Nasploh je zmotna misel, da bo implementacija ERP sistema izboljšala organizacijsko funkcionalnost čez noč. Visoka pričakovanja za dosego prihrankov in izboljšavo storitev so odvisna od tega, kako učinkovito izbran sistem deluje v funkcijah organizacije in kako

42

kreiran in oblikovan proces sovpada s poslovno kulturo, strategijo in strukturo organizacije. Navsezadnje je od sistema pričakovati, da bo izboljšal tako »hrbtenico« poslovanja, kot tudi funkcije organizacije samodejno. Organizacije izberejo in uvedejo sistem iz mnogih jasnih in nejasnih prednosti in strateških razlogov. Prednosti, ki jih standardni ERP sistem prinese organizaciji so prikazani v tabeli 3. Tabela 3 Prednosti ERP sistema

Prednost Kako učinkuje Zanesljiv dostop do informacij Trdni in točni podatki, izboljšana poročila

Izogibanje podatkovni in operacijski preobilnosti

Moduli dostopajo do istih informacij iz centralne podatkovne baze, izogibanje večkratnemu vpisovanju podatkov in

operacijske izboljšave Zmanjšanje časa in cikla dobave Minimiziranje zamud

Zmanjšanje stroškov Prihranek časa, izboljšanje nadzora organizacijskih odločitev

Lahkotna prilagodljivost Spremembe v poslovnem procesu lažje prilagajat in prestrukturirat

Izboljšano vzdrževanje/ohranitev Dolgoročne pogodbe E-poslovanje Internet trgovina

Sledenje dobavnih naročil, inventarnih potrdil

Kaj je bilo naročeno, kaj je prispelo

Računovodsko vodenje za vsa opravila Sledenje dohodku, stroškom in profitu, kar omogoča organizaciji enostaven vpogled v

njeno poslovanje Razvojni inženiring Kako najboljše narediti proizvod

Sledenje naročilom v vsakem trenutku Od prevzema do izpolnitve Dohodkovni krog Od računa do blagajniškega prejemka

Vir: (Hossain et al. 2002, 5) Poglavitna prednost ERP sistema je enotna baza podatkov za celotno podjetje. Prav zaradi tega je možna večja učinkovitost, urejenost in konsistenca podatkov, lažje je vzdrževanje, sodelovanje vseh funkcijskih področij in ravni podjetja, omogoča boljše razumevanje poslovanja podjetja ter lažje sledenje učinkovitosti. Kako lahko ERP sistem izboljša poslovanje podjetja? Sistem ERP je izboljšanje poti, kako podjetje prejme naročilo in ga obdela vse do pošiljanja računa in dohodka – postopek znan tudi kot proces izpolnitve naročila. Prav zaradi tega je ERP pogosto poznan kot »back – office« program. Po letu 2000 se ta pomanjkljivost sistema odpravlja predvsem z odpiranjem organizacije in njenega informacijskega sistema drugim organizacijam, dobaviteljem ali kupcem. Posledično se poveča funkcionalnost »front office« prav z e – poslovanjem, SCM in CRM. ERP sprejme naročilo in posreduje s programi določeno pot k različnim ravnem, da izpolnijo naročilo. Tako naročilo potuje po sistemu, od oddelka za sprejemanje naročil, do oddelka za procesiranje, skladišča,… ter vse do zadnje ravni, kjer se izda račun ter prejetja denarja. Ljudje v teh oddelkih vidijo isto informacijo in jo lahko nadgradijo. Ko nek oddelek zaključi z naročilom, se pot avtomatično nadaljuje po sistemu do naslednjega oddelka. Da bi ugotovili, kje se naročilo nahaja v vsakem trenutku, se je le

43

potrebno prijaviti v sistem in naročilo izslediti. S tem se naročila kupcev hitreje odvijajo in z manjšimi napakami, kot poprej (Hossain et al. 2002, 5). 3.6.2 Stroškovna analiza ERP sistema Na prvi pogled visoka začetna investicija se ob pravilni izbiri, uvedbi in uporabi ERP rešitve, bogato povrne v obliki visokih dolgoročnih prihodkov. Odločitev o vpeljavi ERP sistema je investicijska poslovna odločitev, podobna odločitvi o gradnji novega skladišča, zaposlitvi novega delavca ali odločitev investiranja v izobraževalni program. Odločitev o investiciji v sistem mora ustvariti merjene poslovne koristi, ki upravičujejo nastale stroške in stroške vpeljave sistema. Kot sem že napisal, da prednosti tega sistema vključujejo tekoče poslovne procese, priskrbijo dostop do informacijskih virov preko spleta, zmanjšujejo zaloge in potrebnega osebja ter izboljšujejo vsesplošno produktivnost. Stroški vpeljave sistema vključujejo strojno opremo, programe, tehnično pomoč, projektni management, zunanje svetovalce, izobraževanje… Programska komponenta ter stroški svetovanj predstavljajo največji delež s stroškovnega vidika. Spodnja meja nakupa ERP sistema znaša približno 700 evrov na uporabnika, zgornje meje pa skoraj ni. Pri ceni določene ERP rešitve nista tako pomembna cena licenc in fizični nakup opreme, kot pa svetovanje, namestitev, integracija, vzdrževanje itd., ki lahko stroške uvedbe sistema poveča celo za trikrat. Cena uvedbe pa se razlikuje glede na to ali gre za uvedbo v malem ali velikem podjetju, saj je potrebno upoštevati nivo kompleksnosti in vsebine (Hossain et al. 2002, 5). Stroški, ki nastanejo pri vpeljavi ERP sistema, se od primera do primera zelo razlikujejo. V primeru 100 uporabnikov znaša osnovna investicija v nakup ERP programske opreme od 100.000 do 1,5 milijona evrov za vrhunsko rešitev. Investicija v prilagajanje programov lahko naraste še za dodatnih 25.000 do 500.000 evrov, če podjetne ni pripravljeno spremeniti poslovnih procesov v skladu z referenčnimi modeli, ki jih kot plod najboljših praks ponujajo ERP sistemi. Kot že rečeno, zahtevnost investicije občutno povečuje namestitev, ki predvsem zaradi visokih cen svetovanja, možnega dodatnega zaposlovanja na področju informatike ter dodatnega dela obstoječih zaposlenih tako na področju informatike kot tudi v ostalih oddelkih, ki med drugimi zaradi večjih obremenitev ne morejo učinkovito izvajati vsakdanjih nalog, običajno predstavlja enkratno do trikratno ceno sistema. Investicija v informacijsko infrastrukturo, ki ponavadi obsega nakup strojne opreme, operacijskega okolja in izgradnjo zmogljivejšega komunikacijskega omrežja, odvisno od trenutne tehnološke slike, poveča investicijo še za dodatnih 10 do 100 odstotkov stroškov. S predhodno optimizacijo poslovnih procesov oziroma njihovim preoblikovanjem v standardne oblike, kot jih ponujajo referenčni modeli ter temeljito pripravo organizacije na samo namestitev lahko organizacije drastično zmanjšajo stroške investicije in predvsem trajanje namestitve. Infrastrukturne investicije pa lahko občutno znižajo tudi z natančnim načrtovanjem in uporabo obstoječih virov (Revija Kapital 2003). Da bi upravičili investicijo mora vodstvo podjetja razmišljati in načrtovati, koliko bo prihranilo, koliko se bo zmanjšalo povprečno trajanje zalog. ERP prihrani stroške, optimizira zaloge, odkriva notranje rezerve, omogoča pregled nad terjatvami, s čimer omogoča maksimalne prihranke pri poslovanju.

44

Tabela 4 Pomanjkljivosti ERP sistema

Pomanjkljivosti Kako rešiti Poraba časa Minimizirati občutljive probleme, notranja

politika. Zelo drago Stroški se lahko gibljejo od tisoč dolarjev in

vse do milijonov. Premišljene odločitve o izbiri sistema.

Ustreznost Struktura in sestavljenost izbranega sistema bi morala ustrezati poslovnim procesom, kulturi in strateškim ciljem organizacije.

Prodajalčeva odvisnost Posamezen prodajalec proti multi-prodajalcu; dolgoročne pogodbe

Značilnosti in sestavljenost ERP sistemi lahko imajo veliko posebnosti in modulov, zato mora uporabnik pazljivo

oceniti in vpeljati le potrebno. Povečana potreba po zunanjem svetovanju

Izobraževanje zaposlenih

Razvoj sistema vezan na prodajalca Ugodnosti svetovanja in nadgradnje pri dolgoročnem sodelovanju

Vir: (Hossain et al. 2002, 5) Organizacije imajo veliko težav z ERP sistemi predvsem zaradi nezadostne investicije v nadaljnje izobraževanje vključenega osebja. To bi pa naj bili tisti, ki implementirajo in testirajo spremembe. In tudi zaradi pomanjkanja korporacijske politike, ki bi varovala integriteto podatkov v ERP sistemu in uporabo le-teh. Uspeh je odvisen od veščin in izkušenj zaposlenih, vključujoč izobraževanje o pravilni uporabi sistema. Mnogo podjetij zmanjšuje stroške z zmanjševanjem izobraževalnih budžetov. Privatna mala podjetja so pogosto podkapitalizirana, kar pomeni, da je njihov ERP sistem pogosto uporabljen s strani zaposlenih, ki imajo nezadostno izobrazbo o ERP-ju na splošno in o točno določenem ERP paketu, ki ga uporabljajo.

45

4 PRENOVA INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE V SKUPINI GORENJE D.D. 4.1 Predstavitev podjetja Gorenje Skupina Gorenje se je začela oblikovati v letu 1950. Sestavlja jo krovna družba Gorenje, d.d. ter 50 odvisnih družb, od tega 38 v tujini, ki so povezane v sistem na podlagi kapitalskih deležev. Skupina Gorenje je največje slovensko proizvodno podjetje in hkrati tudi največji slovenski čisti izvoznik, saj izvozi kar 90 % vseh proizvodov. S 4% tržnim deležem spada tudi med največje evropske proizvajalce. Skupino Gorenje predstavljajo tri divizije in sicer divizija gospodinjskih aparatov, ki obsega 87 % dejavnosti. Sledita ji divizija notranje opreme s 6 % ter trgovina in storitve s 6 % dejavnosti. Tabela 5 Divizije Skupine Gorenje

Skupina Gorenje - divizije GOSPODINJSKI

APARATI TEMELJNA DEJAVNOST

NOTRANJA OPREMA TRGOVINA IN STORITVE

Hladilno – zamrzovalni, Kuhalni, Pralni in sušilni

aparati, Dokupni in Dopolnilni program,

Komponente, Strojegradnja, Orodjarstvo, Radiatorji, Klima naprave, Grelniki

vode

Pohištvo: Kuhinjsko, Kopalniško, Predsobe,

Dnevne sobe, Keramika, Sanitarna oprema

Trgovina, zastopstvo in inženiring, Gostinstvo in turizem, Upravljanje z

nepremičninami, Energetika in varstvo okolja

87 % 6 % 7 % Vir: (Gorenje d.d.) Razvejana je tudi mreža podjetij in predstavništev v tujini. Predstavništva so v Rusiji, Ukrajini, Grčiji, Kazahstanu in na Kitajskem ter v Črni gori za Kosovo in Albanijo.

46

4.2 Zgodovina informatike v Gorenju Sodobni informacijski sistem, ki ga danes uporabljajo v Gorenju, je šel skozi različna obdobja razvoja. Začetki segajo vse do leta 1967 z nakupom IBM sistema za avtomatsko obdelavo podatkov. Kronološki razvoj informatike predstavljam v naslednji tabeli. Tabela 5 Zgodovina informatike v Gorenju

• 1967 – začetek delovanja informatike z nakupom IBM sistema za avtomatsko obdelavo podatkov;

• 1977 – nakup Borroughs strojne opreme; • 1986 – decentralizacija informatike v SOZD – u Gorenje; • 1986 – prvi VAX 780, 750, microVAX za CAD/CAE Ideas; • 1988 – izgradnja prve Ethernet mreže; • 1989 – prehod iz IBM osnove na VAX Digitalovo; • 1992 – uvajanje Ingres relacijske baze podatkov; • 1994 – prenova računalniškega centra na sedanji centralni lokaciji; • 1996 – začetek množične uporabe MS tehnologije in PC-jev; • 1996 – uvedba Maila in Fire Walla; • 1997 – start projekta Univerzalno ožičenje in stikalna komunikacijska tehnologija; • 1999 – podpisan prvi EA z Microsoftom; • 2000 – začetek projekta prenove poslovnih procesov in informacijske podpore

poslovanja; posnetek in analiza poslovnih procesov z ARIS orodji; • 2001 – iskanje in izbor ponudnika standardne programske opreme, podpis

pogodbe s SAP in začetek dela na projektu uvedbe SAP v Skupino Gorenje; • 2002 – izbor strojne opreme za SAP (COMPAQ); • 2002 – izbor ponudnika varnih globalnih komunikacij (SIOL, AT&T); • 2002 – priprava na uvedbo SAP po ASAP4 metodologiji; • 2003 – uvedba SAP programske podpore v redno delo v krovni družbi Gorenje,

d.d. in hčerinski družbi Gorenje Austria; začetek razvoja poročilnega sistema v BW;

• 2004 – nadaljnji razvoj SAP v Gorenju, d.d. in širitev SAP v Skupino Gorenje; • 2005 – povezovanje s poslovnimi partnerji – trg – proizvodnja – trg; • 2006 – delokalizacija proizvodnje, EURO, optimizacije.

Vir: (Gorenje d.d.) 4.3 Prenova poslovnih procesov in informacijske podpore poslovanja Leta 2001 se je v Skupini Gorenje začela uvedba standardne programske opreme SAP za podporo poslovnim procesom. Pripravljalno delo na prehod iz starega na novo informacijsko podporo je trajalo dve leti. V letu 2000 so bili posneti vsi poslovni procesi in obstoječa informacijska podpora tem procesom v krovni družbi Gorenje d.d. Iz zaključkov tega dela projekta izhajajo številne možne izboljšave poslovnih procesov in iz tega 4 ASAP (AcceleratedSAP) je metodologija za hitro uvajanje SAP R/3 sistema. Komponente ASAP – a so tako imenovani pospeševalci, ki so snovani na najboljši praksi uporabnikov SAP rešitev po celem svetu. ASAP lahko skrajša potreben čas za implementacijo R/3 sistema vse do 50 %.

47

izhajajočega zmanjševanja stroškov. V letu 2001 so potekale številne aktivnosti iskanja in izbora ponudnikov in uvajalcev standardne programske opreme. Od širokega števila ponudnikov so se v ožji izbor uvrstili trije ponudniki. V zaključnih pogajanjih je bil izbrano podjetje SAP. Vzporedno so potekale aktivnosti za potrebne dograditve strojne opreme in zagotavljanje varnih in zmogljivih komunikacijskih povezav. Z vidika informacijske podpore poslovnih procesov je bilo leto 2003 prelomno, saj se je zaključilo triletno obdobje priprave strokovnih podlag prenove poslovnih procesov in informacijske podpore, iskanja in izbora ponudnikov ter priprav na uvedbo integriranega informacijskega sistema. V začetku leta 2003 se je začela vsakodnevna, redna uporaba novega informacijskega sistema SAP. V integrirani informacijski sistem SAP so bili vključeni poslovni procesi prodaje, proizvodnje, nabave, logistike, zagotavljanja kakovosti, razvoja, finančnega upravljanja, kontrolinga in računovodstva. V začetku marca 2003 so uvedli novo informacijsko podporo poprodajnim procesom, ki je povezala 9 servisnih izpostav po Sloveniji s centralno poprodajno službo v krovni družbi. Prva faza projekta je bila s tem zaključena. Slika 11 Faze od prenove procesov do uvedbe informacijske podpore

Vir: (Gorenje d.d.) S prenovo poslovnih procesov in informacijskih sistemov so v podjetju Gorenje želeli ustvariti uporabnikom prijazno informacijsko okolje, ki bo omogočalo hitro in natančno poenotenje poslovnih procesov. Pričakovane pridobitve projekta prenove so sledeče (Gorenje d.d.):

• zniževanje stroškov, • integracija dobavne verige (transparenca od začetka do konca), • sodelovanje z dobavitelji, kupci, partnerji, • hitra prilagodljivost spremenjenim tržnim pogojem, • skrajšanje »time to market« - hitra odzivnost (dobaviti pravi produkt pravemu

kupcu pravi čas), • povečanje učinkovitosti skozi integracijo, • povečanje zadovoljstva kupcev (analizirati, razumeti in približati se potrebam

kupcev, uporabiti novo generacijo WEB – orientiranih storitev, • standardizacija in racionalizacija poslovnih procesov, • enotna podatkovna struktura, • enotna programska oprema, centralizacija odgovornosti za nadgradnje, arhiviranje

podatkov, • internet kot poslovna priložnost, • bolj učinkovita izraba vseh resursov,

48

• več časa za ustvarjalno delo, • učinkovita podpora poslovne rasti Skupine Gorenje.

Po končani prvi fazi je sledilo obdobje uravnavanja sistema, odpravljanja težav, optimiranja odzivnosti sistema za končne uporabnike in utrjevanja poznavanja nove informacijske podpore. V drugi polovici leta 2003 so se izvajale nadgradnje in dopolnitve SAP informacijske podpore ter uvedbe poročilnega sistema in analize dobičkonosnosti. Poročilni sistem se izgrajuje z informacijsko podporo podatkovnega skladišča (Business Warehouse – BW) kot nadgradnja SAP transakcijskega sistema. V letu 2006 je potekala nadgradnja v Skupini Gorenje s kadrovskim informacijskim sistemov – HRM (Human Resource Management) ter nadgradnja podpore razvoju – PLM (Product Life Cycle Management). V istem letu je potekal tudi prehod obeh sistemov v živo. Na področju informatike in telekomunikacij so bili v letu 2006 usmerjeni v nadaljnjo širitev in nadgradnjo integriranega računalniškega sistema SAP R/3 v Skupini Gorenje. Dodatno so prenovili del informacijske infrastrukture in lokalnega omrežja. V diviziji gospodinjskih aparatov so uspešno uvedli sistem SAP R/3 v novi tovarni hladilnozamrzovalnih aparatov v Valjevu. Leto 2007 je Skupino Gorenje zaznamovalo uresničevanje planov aktivnosti in projektov, ki so si jih zadali v prejšnjem letu in sicer:

• optimiranje poslovnih procesov in zmanjševanje analitičnega dela v krovni družbi; • pospešeno uvajanje SAP v odvisnih družbah Skupine Gorenje; • prenova planskega sistema; • uvedba SAP podpore projektnemu načinu dela; • uvedba SAP podpore procesom vzdrževanja; • implementacija ITIL metodologije; • uvajanje VoIP telefonije; • širjenje projektov elektronskega poslovanja s ključnimi kupci in dobavitelji.

Informacijska podpora poslovnih procesov v Skupini Gorenje zagotavlja integrirano in pregledno informacijsko okolje z dostopom do informacij v realnem času.

49

4.4 SAP Logistika Gorenja Paket SAP nudi celotni poslovni proces nabave in logistike za celotni poslovni cikel, od upravljanja internih zahtev do fakture dobavitelja ter plačila. Ta rešitev pomaga optimirati fizični tok materiala, vključno s konsignacijsko zalogo. Paket podpira naslednje procese:

• upravljanje internih zahtev, • procesiranje naročila, • dobavni plan (vrednost/količina), • potrditev prevzema materiala, • kontrola računa, • upravljanje zaloge, vključno z inventuro in fizičnimi premiki blaga.

SAP R/3 Logistika obsega procese, ki so povezani z nabavo, vzdrževanjem, prodajo in distribucijo, proizvodnjo, materialnim poslovanjem, skladiščnim poslovanjem, tehnologijo in konstrukcijo (Larocca 2002, 173). Podjetju ponuja, da optimalno planira potek vseh logističnih postopkov. V nadaljevanju bom podal samo osnovne module, ki jih je podjetje Gorenje uvedlo na področju logistike. SAP Logistika pokriva vse procese v vrednostni verigi, od dobav dobaviteljev podjetja, skladiščne procese, pa vse do distribucijskih centrov ter dobav končnim uporabnikom. Ti procesi so (Gorenje d.d.) vhodne dobave, izhodne dobave, interni procesi ter transportni procesi. Podjetje Gorenje je uvedlo naslednje module logistike in sicer (Larocca 2002, 173-187):

• SD (ang. Sales and Distribution) - Modul Prodaja in distribucija zagotavlja potrebne instrumente za uporabo informacij o prodaji in marketingu. Podatke o izdelkih, marketinških strategijah, naročilih, vrednotenju in prodaji je mogoče dostopiti kadarkoli. Informacije so na voljo online;

• MM (ang. Material Management) - Modul Materialno poslovanje opravlja procese, kot so vodenje porabe materiala, nabave, skladiščenja, upravljanje inventarja, potrjevanje računov in analize procesov;

• PP (ang. Production Planning) - Modul Načrtovanje proizvodnje omogoča računalniško podporo upravljanja različnih tipov proizvodnje (serijska, naročniška itd.) ter načrtovanje in spremljavo proizvodnih resursov;

• QM (ang. Quality Management) - Modul Upravljanje kakovosti nadzoruje vse procese, ki so v podjetju pomembni za zagotavljanje kakovosti. Koordinira izvedbo pregledov in izvajanje ukrepov za dvig kakovosti. Pomembnost slednjih dveh modulov je ta, da izloča rutinske naloge, torej osebam, ki so odgovorne za terminiranje proizvodnje, zagotavlja več razpoložljivega časa in jim tako omogoča, da posvečajo več časa bolj odločilnim aktivnostim v podjetju;

50

4.5 Projekt NAVIS (Novo Avtomatsko Visokoregalno Skladišče) Projekt NAVIS, obrat za proizvodnjo plastike in tovarno stiroporne embalaže, je investicijsko eden največjih in najsodobnejših avtomatskih skladišč v Evropi, kjer je pomembno vlogo odigralo domače znanje strokovnjakov. Srce objekta predstavlja avtomatsko visokoregalno skladišče, ki zagotavlja skladiščni prostor za 140.000 izdelkov bele tehnike. Le-ti so skladiščeni na 21.000 sistemskih paletah. Za vertikalne premike znotraj skladišča skrbi 8 dvigal, za horizontalne premike pa 20 vozičkov. Funkcije vodi računalniški sistem, ki upravlja robote ter zagotavlja koordinacijo vseh elementov in avtomatsko delovanje. Neposredna povezava s poslovnim informacijskim sistemom Gorenja omogoča hitro, enostavno in transparentno vodenje procesov. Skladišče je postavljeno na zahtevno betonsko nosilno konstrukcijo, znotraj katere je na nivoju nakladalnih ramp avtomatski komisionirni sistem, ki pripravlja pošiljke za natovarjanje na prevozna sredstva. Zmogljivost natovarjanja je deset tovornjakov ter pet do deset vagonov naenkrat. Celotna zgradba je dolga 130 m, široka 90 m ter visoka 40 m. V skladišču se zamenja blago na 8 do 10 dni. Pretočnost celotnega sistema je dimenzionirana na proizvodnjo 4 mio izdelkov bele tehnike letno oz. 20.000 izdelkov bele tehnike na dan. Iz tega skladišča se pokriva vsa evropska tržišča. S projektom NAVIS se zaključuje projekt prenove logističnih procesov v Gorenju v zadnjem členu proizvodnega procesa na velenjski lokaciji. Ureditev visokoregalnega skladišča je urejena tako, da je spodnji (komisionirni) del namenjen odpremi blaga z železniškim tirom, ima pa 14 izhodnih vrat za natovor tovornjakov. Uskladiščevanje poteka na drugi (sortirni) ravni, kjer v objekt vstopajo transportni sistemi iz proizvodnih obratov. Tu se izdelki sortirajo in nalagajo na palete. Na tej višini se začne tudi skladiščni del, ki ima 11 ravni in lahko sprejme 21.000 sistemskih palet, ki lahko nosijo do 120 tisoč izdelkov, opremljen pa je s štirimi pari dvigal. Na sortirnem in komisionirnem delu so nameščeni tudi roboti za prelaganje izdelkov. Na dan lahko uskladiščijo 14 tisoč kosov, izskladiščijo pa 16 tisoč, za kar potrebujejo sto transportnih sredstev - tretjino vagonov in dve tretjini kamionov. Slika 12 prikazuje delovanje distribucijskega centra. Slika 12 Prikaz delovanja distribucijskega centra NAVIS

Vir: (Gorenje d.d.)

51

Povezava skladišča s proizvodnjo poteka po dvoetažnem transportnem tunelu, kjer so trije ločeni transportni sistemi, katerih naloga je, da pripeljejo izdelke od konca proizvodnega traku do sistema za razvrščanje. Na osnovi črtne kode izdelka, ki jo berejo optični čitalniki, so izdelki razvrščeni v posebne sortirne kanale. Roboti predstavljajo jedro sistema za razvrščanje, ki zlagajo izdelke na sistemske palete. Z gradnjo novega skladišča so večinoma opustili skladiščenje na najetih lokacijah, storitve drugih pa še uporabljajo, sta se pa spremenila obseg in sestava blaga, ki ga skladiščijo zunaj Velenja. Pred gradnjo avtomatskega skladišča se je Gorenje pogovarjalo tudi z logističnimi družbami, da bi zanje opravljale te naloge, vendar se za to niso odločili. Ustrezen partner bi naj izvajal logistične procese na samem »dvorišču« Gorenja, na koncu proizvodnih trakov, kar bi bilo edino racionalno. Če bi to opravljal stran od tovarne, bi se delo podvajalo. Funkcije distribucijskega centra NAVIS so naslednje: povezava s proizvodnjo, uskladiščevanje, nakladanje, izskladiščenje, pri čemer je vse informacijsko podprto z informacijskimi sistemi. Projekt omogoča spremljanje izdelka od proizvodnje do palete za nalaganje, pri čemer je njegov status ves čas dostopen preko spleta. Zanimivo je, da so kljub podpori SAP-a sami izdelali interno aplikacijo za nadzor, tudi preko odjemnika WAP na mobilnem telefonu. Z uvedbo novega sistema ERP so se precej izboljšale možnosti povezav s poslovnimi partnerji (B2B) in tudi njihova hitrost. Elektronsko poslovanje in elektronsko izmenjavo podatkov uvajajo v vse poslovne procese, in sicer nabavo, prodajo, logistiko in dejavnosti, ki sledijo prodaji. Kupcem so namenili vsebinsko zelo bogat informacijski portal, v nekaterih državah lahko njihove izdelke kupujejo prek internetnih trgovin (Kranjec 2008). 4.5.1 Centralni informacijski sistem Skladišče je vključeno v informacijski sistem celotne skupine. Projekt NAVIS zajema tri informacijske sisteme, ki so direktno povezani z osrednjim poslovnim informacijskim sistemom SAP. Informacijski sistem logističnega centra prikazujemo s sliko 13. Vsak sistem je del enovite celote, ki mora delovati hitro in zanesljivo. V kolikor temu ni tako, lahko pride do resnih motenj ne samo v delovanju distribucijskega skladišča, temveč tudi v proizvodnji aparatov (Lesničar 2005, 59). Slika 13 Informacijski sistemi logističnega centra

Vir: (Lesničar 2005, 59)

52

Na sliki 13 vidimo, da so imeli pri usklajevanju brezhibnega delovanja ključno vlogo trije izvajalci in sicer podjetje BT, ki skrbi za delovanje kontrolnega informacijskega sistema za avtomatsko skladišče (WCS) ter sistema za skladiščno poslovanje (WMS). Podjetje Gorenje Indop je odgovorno za delovanje informacijskega sistema za razvrščanje in komisioniranje. Za poslovno informacijski sistem SAP in povezavo s sistemom SMM in WMS pa je odgovorna informatika in telekomunikacije Gorenje d.d. skupaj s podjetjem SAP. Informacijsko infrastrukturo skupine so zasnovali na centralni instalaciji strojne opreme, ki je zgrajena okrog diskovnega podsistema (SAN) v tri – ravninski arhitekturi. Sistem omogoča optimizacijo skladišča in obvladuje krizne dogodke, npr. izklop elektrike. Poleg zelo zmogljivega sistema, ki je zavarovan pred izpadi in na katerem teče centralni sistem ERP, imajo še farmo strežnikov za različne aplikacije za podporo proizvodnje in raznih spletnih aplikacij. Lokalno omrežje se prek širokega omrežja (WAN) prek različnih fizičnih kanalov povezuje s poslovnimi partnerji in s podjetji doma in v tujini, ki jih je več kot 50. Vsa postavitev je sproti varovana na rezervni lokaciji in na njej lahko vzpostavijo delovanje sistema, če se na centralni zgodi havarija. Informacijski sistem tudi dopušča različno upravljanje zalog (FIFO, LIFO), omogoča optimiranje zasedenosti in samodejno nadzira (razporeja) obremenitev skladiščne konstrukcije. Slika 14 Informacijska struktura skladišča

Vir: (Gorenje d.d.) Slika prikazuje informacijsko strukturo skladišča NAVIS. Vidimo, da je podprt s tremi nadzornimi krmilniki in sicer krmilnik sortirnega sistema, regalnega sistema ter komisionarnega sistema. Za projekt logističnega centra je bilo potrebno izgraditi vmesnike za integracijo poslovnega sistema SAP ter avtomatizirani skladiščni sistem. V sistemsko okolje računalniškega centra je bila umeščena nova strojna oprema, na kateri teče informacijska podpora procesom v skladišču. Vzpostavljene so bile tudi nekatere pomembne

53

funkcionalnosti, kot je vizualizacija natovora in intranetni pregledi statusov odvijanja nekaterih procesov v skladišču v realnem času. V Gorenju vidijo prednosti centralne postavitve računalniške in komunikacijske infrastrukture ter varnostnih sistemov pred nekdanjimi distribuiranimi v:

• zagotavljanju kritične mase znanja za sistemsko administracijo, • vzdrževanje in razvoj sistema s svojimi kadri; • skupnih varnostnih politikah za celo skupino; • centralnem nadzoru sistema; • enotni infrastrukturi in znižanju stroškov vzdrževanja; • centralnem varovanju in arhiviranju podatkov; • visoki in poenoteni ravni storitev za vse uporabnike informacijske infrastrukture; • možnostih za nadaljnje poenotenje komunikacij (VoIP) zaradi enotne

infrastrukture; • preglednosti stroškov za informacijsko tehnologijo in • poenotenih programskih rešitvah za podporo poslovnih procesov in s tem znižanju

stroškov ter bolj kakovostnem upravljanju stroškov informacijske tehnologije. 4.5.2 SAP kot vir podatkov o izdelkih Podjetje Gorenje ima vse pomembne podatke o proizvodih shranjene v informacijskem sistemu SAP. Teh podatkov je ogromno in jih iz sistema SAP avtomatsko pošiljajo v različne proizvodne informacijske podsisteme. V informacijska sistema SMM in WMS so takoj poslani vsi podatki o višini, dolžini, širini in teži takoj, ko so vpisani ali popravljeni v SAP-u, zato je zaradi takšnega načina dela točnost in kontrola podatkov ob vnosu ali spremembi izrednega pomena za tekoče in učinkovito delovanje sistema. Na osnovi podatkov, ki jih podsistem dobi, lahko le – ta preračuna, koliko izdelkov lahko zloži na paleto, da ne bo presegel maksimalno dovoljenih mej glede višine, širine ali teže. Zmogljivost skladišča je pogojena s strukturo aparatov. Vsak proizvedeni izdelek je informacijsko nadzorovan od trenutka, ko je na koncu montažnega traku evidentiran, prenesen in sporočen v proizvodno realizacijo. Podatek se tako prenese do informacijskega sistema SAP, ki omogoča pregled stanja zaloge (Lesničar 2005, 60). Izdelek nato potuje po visečih transporterjih do sistema za razvrščanje, kar sem prikazal predhodno na sliki 12. Sistem za razvrščanje v Navisu nato prebere kodo izdelka, ki na podlagi šifre le – tega podsistem izračuna, koliko izdelkov potrebuje za eno skladiščno paleto. Robot zloži izdelke na paleto in le – to fizično pošlje do prevzemne točke visokoregalnega skladišča. WCS pošlje telegram s podatki, kjer je točno zapisano, katere serijske številke izdelkov so na paleti in v kakšnem vrstnem redu. Podsistem WCS prebere črtno kodo enega od izdelkov na paleti in podatek primerja s podatki, ki so v telegramu. V primeru, da se podatka ne ujemata, je paleta fizično zavrnjena in ni sprejeta v skladišče. Ko se podatki v telegramu, ki ga je WCS dobil od SMM sistema, ujemajo, WCS poišče med 21.000 možnimi lokacijami ustrezno prosto lokacijo za uskladiščenje palete. Sistem WCS obvesti WMS, da je paleto z izdelki uspešno uskladiščil. WMS pošlje podatke v SAP, tako da imajo izdelke knjižene tudi kot zalogo v SAP-u. Paleta bo ostala na tem mestu v skladišču toliko časa, dokler ne bo zanjo napisanega dokumenta o odpremi h kupcu (ibid., 61). Informacijski sistem od proizvodnje do odpreme je prikazan s sliko 15.

54

Slika 15 Informacijski sistemi od proizvodnje do odpreme - pretok podatkov med informacijskimi sistemi

Vir: (Lesničar 2005, 60) 4.5.3 Odprema izdelkov s podporo SAP Spremembe v načinu in organizaciji dela so nujne v avtomatiziranem logističnem centru podjetja Gorenje. Nemogoče je uspešno upravljati deset kamionskih in deset vagonskih mest, brez natančnega planiranja prevoznih sredstev, zato so v SAP-u razvili podporo za planiranje prevozov, kar danes uporabljajo in kar omogoča učinkovito delo skladišča. Pred časom, ko je priprava pošiljke stekla šele ob prihodu prevoznika, danes priprava pošiljke poteka glede na plan in je večinoma že pripravljena, ko prevoznik prispe. Čas, ko se prevoznik zadržuje znotraj podjetja se je pomembno skrajšal. Dokumenti za odpremo so iz sistema SAP elektronsko poslani v WMS sistem, ki da nalogo WCS sistemu, da pripelje izdelke iz skladišča. WCS mora upoštevati posamezne kriterije pri razkladanju izdelkov in sicer: poiskati mora najstarejšo zalogo določenega izdelka, razskladiščenje optimirati tako, da v skladišču ostane kar najmanj delno polnih palet. Ko WCS zaključi svojo nalogo, pošlje podatke o razskladiščenih izdelkih WMS sistemu, ta pa pripravi podatke za SAP. Ob koncu nakladanja, se iz SAP-a izpišejo odpremnica, račun in ostali dokumenti, ki so potrebni v primeru prodaje izdelkov na tuje trge. Če iz kateregakoli vzroka pride do zapore izdelkov, je potrebno to informacijo prenesti tudi v podsisteme, ki izdelke nadzorujejo in blokirajo njihovo razskladiščanje. Zapora se vnese v sistem SAP, nato je podatek nemudoma poslan v WMS sistem, ki sporočilo posreduje WCS sistemu, ki blokira palete za razskladiščenje (ibid., 61).

55

4.5.4 Optimizacija skladišča Koristnost takšnega logističnega centra je pogojena z njegovo optimizacijo. Bolj kot je skladišče optimizirano, učinkovitejša je proizvodnja. Zastoji zaradi neracionalnega upravljanja skladiščnega prostora vplivajo na proizvodnjo in s tem na poslovanje, pri čemer nastajajo stroški. Zmogljivost skladišča je odvisna od prej omenjene strukture izdelkov, ki so v skladišču ter od zasedenosti posamezne palete, za katere skrbi sistem. Maksimalni razpon zmogljivosti, ki je zgolj teoretičen, je 1:3 in bi bil dosežen, če bi imeli samo velike HZA aparate (4 na paleto) ali samo pečice (12 na paleto). Nepotrebna izguba zmogljivosti se pojavlja v primerih, ko palete niso polne, zato je predviden postopek optimizacije palet, ki praviloma poteka takrat, ko ni rednega vhoda iz proizvodnje. Nadzor in upravljanje optimizacije imata sistema WMS in WCS. Potek razskladiščenja je mogoče nadzorovati preko Interneta ali WAP-ove aplikacije, kjer so dodane tudi različne statistike procesov v logističnem centru. Pregled vzorčnega delovanja logističnega centra na Intranetu predstavljam s sliko 16. Zaradi varovanja podatkov o zasebnosti sem zakril imena v stolpcu »skladiščnik«. Slika 16 Pregled delovanja logističnega centra na Intranetu

Vir: (Lesničar 2005, 63) Integracije informacijskih sistemov imajo danes vse večji pomen v vseh poslovnih procesih, zahtevajo pa trdo, natančno in strokovno delo. Z vpeljavo sodobnega sistema so v podjetju Gorenje izpolnili več vrst zahtev in rešili precej problemov. Znotraj podjetja so uredili in optimirali procese, zagotovili preglednost in realno stanje zalog, znižali stroške itd. Hkrati so naredili velik korak v smeri povezovanja z zunanjimi partnerji, kar pa je v današnjem času pogoj za dolgoročen obstanek na trgu.

56

5 SKLEP Podjetja, ki se hitro širijo in obvladujejo poslovanje na več dislociranih lokacijah, imajo podružnice v drugih državah, potrebujejo učinkovit in varen informacijski sistem, ki jim omogoča zagotavljanje celovitosti podatkov ter njihovo dostopnost kjerkoli in kadarkoli. Hitre spremembe na trgu, na katera se morajo podjetja kar najhitreje odzivati, so informacije o dejanskem stanju poslovanja ključnega pomena. Vsak zamik pri pripravi poročil lahko pripelje do sprejemanja napačnih odločitev vodstva podjetja, zato se vse več sodobnih podjetij z željo po rasti in z namenom povečevanja konkurenčnosti ter ostati v stiku z razmerami na trgu, odloča o uvedbi sodobnega informacijskega sistema, kar pa predstavlja svojevrsten izziv. Dobro zasnovan sistem je jedro delovanja uspešnega proizvodnega podjetja na vseh ravneh delovanja, njegova temeljna naloga pa je zagotavljati kontinuiteto proizvodnega procesa, omogočiti popolno obvladovanje in optimizacijo proizvodnih ter poslovnih procesov v podjetjih vseh velikosti. Z vidika obvladovanja stroškov in integriranosti podatkov je najboljša rešitev enoten sistem, ki je zmožen vodenja več tipov proizvodenj. Nakup informacijskega sistema je strateška odločitev vodstva podjetja, ki si z nadaljnjimi nadgradnjami in podporo zagotovi najboljše delovanje sistema. Podjetje lahko izbira med številnimi ponudniki informacijske podpore. Z nakupom standardizirane rešitve podjetje sprejme rešitve, ki so zasnovana po najboljši praksi. Tako rešitve iz tujine navadno izhajajo iz globalnega pristopa v smislu, če deluje drugod, bo delovalo tudi pri nas. To deloma drži, vendar so razmere v vsaki državi in s tem v podjetju različne in specifične. Če si želi podjetje zagotoviti konkurenčno prednost, potrebuje rešitve, ki so prilagojene njenim posebnostim, njenim potrebam ter njenim procesom. V podjetju Gorenju se zavedajo, da ima uporaba informacijske tehnologije zelo pomembno vlogo pri doseganju boljših poslovnih uspehov in večje konkurenčne prednosti, zato so se v skladu z novimi poslovnimi cilji, ki so jih pogojevali vse večja konkurenca na trgu ter nova organizacijska struktura, odločili za prenovo poslovnega informacijskega sistema. Cilj prenove je predvsem natančno načrtovanje in spremljanje proizvodnje z najvišjo izkoriščenost proizvodnih virov. Celovite zmožnosti za poročanje in spremljanje stroškov tako podjetju Gorenje omogočajo pravočasno in točno dobavo izdelkov po konkurenčnih cenah. Hkratna informacijska tehnologija in povezovanje informacijske podpore pri proizvodnji ter podpora skladiščnemu poslovanju pa zagotavlja sledljivost ter s tem popoln nadzor nad kakovostjo izdelkov in notranjo logistiko. Poslovni procesi, temelječi na avtomatiziranih informacijskih sistemih, podjetjem omogočajo učinkovitejše in prilagodljivejše poslovanje ter povezovanje njihovega poslovanja z zunanjimi sistemi. Sodobnega poslovanja si tako ni mogoče predstavljati brez podpore informacijskih tehnologij. Z elektronskim poslovanjem je mogoče podpreti vrsto procesov, ki so doslej potekali v papirni obliki, pri tem pa se skrajša trajanje postopkov, ki potekajo od naročila do izvedbe, zagotovi se točnost podatkov in omogoči enostavnejši dostop do arhiviranih dokumentov, saj se pri elektronskem poslovanju zapiše celoten proces in ne samo posamezen dokument. Tako se z vpeljavo elektronskega poslovanja podjetje obvaruje pred izgubami in zastaranjem pomembnih podatkov, kar lahko pomeni veliko poslovno škodo. Časovna pridobitev in z njo povezani prihranki so prednosti e – poslovanja, poleg tega pa je elektronski arhiv cenejši in lažje dostopen.

57

Trendi razvoja celovitih informacijskih rešitev gredo v smeri razčlenitve posameznih komponent na podrobnejšo ponudbo, saj postaja vsako okolje ter s tem podjetje specifično v okviru svojega delovanja. Razvoj elektronskega poslovanja se iz dneva v dan širi v nepredstavljive možnosti ter ustvarjanje proizvodnje brez zalog postaja vse bolj konkurenčna prednost proizvodnih podjetij, ki to obvladujejo. Danes praktično ni več mogoče poslovati brez računalnikov in spremljevalnih informacijskih sistemov. Še vedno potrebujemo informatike v smislu sistemske podpore in razvoja. Glede uvajanja in podpore za uporabnike teh rešitev pa se ta seli med uporabnike, ki so lastniki in upravljavci procesov.

58

POVZETEK V prvem delu diplomske naloge smo spoznali nujnost informacijskih sistemov pri poslovanju podjetij, saj podprejo številne logistične procese, predvsem proizvodnega podjetja. Predstavil sem vrste informacijskih sistemov ter njihovo vlogo v organizaciji. V drugem delu diplomske naloge sem predstavil celovite informacijske rešitve, znane pod pojmom ERP. Spoznali smo definicijo ERP sistema, razvoj, značilnosti, njegove prednosti in slabosti ter predstavil trg ponudnikov teh rešitev. V zadnjem delu diplomskega dela sem združil obe področji, tako logistiko kot informacijske sisteme ter ju predstavil na primeru podjetja Gorenje. Posvetil sem se vlogi in pomenu sistemov in vpliv le teh na delovanje celotnega podjetja. Podrobneje sem opisal informacijske sisteme, ki jih uporabljajo v NAVIS-u. KLJUČNE BESEDE: Elektronsko poslovanje, informacijski sistem, logistični informacijski sistem, logistika, celovite informacijske rešitve, ERP, prenova poslovnih procesov, SAP, SAP Logistika, Gorenje, oskrbovalna veriga, upravljanje odnosov s kupci. ABSTRACT In the first part of my diploma we realized the importance of information systems at company’s agenda, therefor they support number of logistic process, especially manufacturing company. I introduced categories of information systems and their role in organization. In the second part of diploma I introduced integrated information solutions known as ERP. We have learned the definition of ERP system, its development, its characteristics, the benefits and minuses and introduced the market of ERP bidders. In the last section of assignment I combined both, logistic and information system and introduced them on example Gorenje. I dedicated my attention to the role and the meaning of the systems and their influence on operations of the whole company. I described in details the information systems, which are used in NAVIS. KEY WORDS: E – business, information system, logistic information system, logistic, integral information solutions, ERP, SAP, SAP Logistic, Gorenje, supply chain management, customer relationship management.

59

LITERATURA IN VIRI

1. Anderegg, Travis. 2000. A-Z implementer's guide for success. Resource publishing. 2. Bobek, Samo. (2003). ERP informacijske rešitve. [online]. Ekonomsko – poslovna

fakulteta Maribor. Dostopno na: http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/bobek/FI/ERP.pdf [4.7.2008].

3. Brady, Joseph A; Monk, Ellen F; Wagner, Bret J. 2001. Concepts in enterprise

resource planning. Boston.

4. Čižman, Anton. 2002. Logistični management v organizaciji. Kranj. Moderna organizacija. Kranj.

5. Čižman, Anton in Urh, Marko. 2005. Znanje in izobraževanje informatike v

logistiki. Fakulteta za organizacijske vede, Univerza v Mariboru.

6. Gorenje. [online]. Dostopno na: http://www.gorenje.si [9.8.2008].

7. Gorenje. Interna gradiva. (2003 – 2005).

8. Gorenje. Letno poročilo družbe Gorenje d.d. in konsilidirano letno poročilo Skupine Gorenje 2003. (2004). [online]. Dostopno na: http://www.gorenje.si/filelib/news/lp_2003.pdf [8.9.2008].

9. Gradišar, Miro in Resinovič, Gortan. 1999. Informatika v poslovnem okolju.

Ljubljana. Ekonomska fakulteta.

10. Hossain, Liaquat; Patrick, Jon David; Rashid, Mohammad A. 2002. Enterprise resource planning: global opportunities and challenges. London, Information Science Publishing.

11. IDC. [online]. Dostopno na: http://www.idc.com [4.8.2008].

12. Javornik, Marko. 2004. Uvajanje SAP R/3 v podjetje. Diplomska naloga.

Ekonomsko poslovna fakulteta.

13. KOPA računalniški inženiring, d.d.. Optimizacija poslovanja proizvodnje s podporo proizvodni logistiki. [online]. Dostopno na: http://www.kopa.si/files/userfiles/proizvodnja_logistika_splet.pdf [22.6.2008].

14. Kovačič, Andrej. Celovite programske rešitve (ERP): temeljna izhodišča in

dosedanji razvoj. Ekonomska fakulteta, Ljubljana. [online]. Dostopno na: http://miha.ef.uni-lj.si/_dokumenti3plus2/192008/ERP-07-08-izhodisca.PPT [4.8.2008].

15. Kovačič, Andrej. 1998. Informatizacija poslovanja. Ljubljana, Ekonomska

fakulteta.

60

16. Kovačič, Andrej; Peček, Bojan. 2004. Prenova in informatizacija delovnih procesov. Ljubljana, Fakulteta za upravo, Univerza v Ljubljani.

17. Kovačič Andrej, Jaklič Jurij, Indihar Štemberger Mojca, Groznik Aleš. 2004.

Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

18. Kranjec, Samo. Finance (28.1.2008). Z avtomatskim skladiščem obvladujejo tokove. [online]. Dostopno na: http://www.finance.si/202938/Z_avtomatskim_skladi%B9%E8em_obvladujejo_tokove [27.9.2008].

19. Larocca, Danielle. 2002. Naučite se sami SAP R/3 v 24. urah. Sams Publishing.

20. Lesjak, Dušan. (2000). Vloga in vrste informacijskih sistemov. [online]. Dostopno

na: http://fov.pelhan.net/fov-daniel/UNI/kr%20neki%20od%20uni/0.INFORMACIJSKI%20SISTEMI/MIT1pred_Vloga%20in%20vrste%20informacijskih%20sistemov.pdf [22.6.2008].

21. Lesničar, Tanja. 2005. Integracija informacijskih sistemov logističnega centra in

ERP sistema. Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske informatike 2005. Slovensko društvo Informatika, Ljubljana 2005.

22. Logožar, Klavdij. 2000. Informacijska tehnologija kot podpora konkurenčnosti.

Ekonomsko-poslovna fakulteta, Inštitut za transport in logistiko.

23. Logožar, Klavdij. 2001. Računalniška podpora logističnim operacijam v podjetju. Ekonomsko-poslovna fakulteta, Inštitut za transport in logistiko.

24. Logožar, Klavdij. 2004. Poslovna logistika: elementi in podsistemi. Ljubljana: GV

Izobraževanje.

25. Medja, Tomaž in Praunseis, Miha. 2005. Informatizacija logističnih procesov v podjetju – temelj za povezovanje v oskrbne verige. Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske informatike 2005. Slovensko društvo Informatika, Ljubljana 2005.

26. Medja, Tomaž in Praunseis, Miha. 2005. Uvajanje in integracija sistema za

skladiščno poslovanje v obstoječe poslovno informacijske sisteme podjetij. Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske informatike 2005. Slovensko društvo Informatika, Ljubljana 2005.

27. Novak, Matej. Oria Computers d.o.o. (Marec 2006). IT rešitve v logistiki. [online].

Dostopno na: http://ecom.fov.uni-mb.si/studenti/Predmeti/Prezentacije/FOV_prezentacija_feb_06_elogis%20final.pdf [2.7.2008].

28. Oblikovanje.com d.o.o. CRM sistemi - sistemi za upravljanje odnosov s strankami.

[online]. Dostopno na: http://www.oblikovanje.com/si/storitve/crm-sistemi [22.6.2008].

61

29. O'Leary, Daniel Edmund. 2002. Enterprise resource planning systems: systems, life cycle, electronic commerce, and risk. Cambridge Univerity Press.

30. Revija Kapital. (07.04.2003). Podpora poslovanju: Informacijska podpora

poslovanju podjetij. [online]. Dostopno na: http://www.revijakapital.com/kapital/infotehnologije.php?idclanka=1240 [2.7.2008].

31. Sternad, Simona in Bobek, Samo. (2007). Uvajanje celovitih informacijskih rešitev

in kritični dejavniki uspeha. [online]. Dostopno na: http://epf-oi.uni-mb.si:8000/Management_informatike/Uvajanje%20resitev%20ERP.pdf [22.6.2008].

32. Sumner, Mary. 2005. Enterprise resource planning. New Jersey.

33. Špica International d.o.o. Informacijski sistemi za podporo v logistiki. [online].

Dostopno na: http://www.spica.si/caseStudies/learn_MSlogistika.aspx [22.6.2008].

62

SEZNAM SLIK Slika 1 Materialni pretok v proizvodnem procesu............................................................... 10 Slika 2 Informacijski sistem logistike ................................................................................. 15 Slika 3 Koncept integracije sistema WMS z obstoječim ERP ............................................ 16 Slika 4 ERP koncept ............................................................................................................ 19 Slika 5 Razvoj celovitih informacijskih rešitev................................................................... 21 Slika 6 ERM (Enterprise Resource Management) in ERP.................................................. 24 Slika 7 Vpliv CRM na dobičkonosnost organizacije........................................................... 26 Slika 8 Oskrbovalna veriga ................................................................................................. 27 Slika 9 Širitev ERP sistema z uporabo interneta ................................................................. 31 Slika 10 Potek uvajanja ERP............................................................................................... 36 Slika 11 Faze od prenove procesov do uvedbe informacijske podpore .............................. 47 Slika 12 Prikaz delovanja distribucijskega centra NAVIS.................................................. 50 Slika 13 Informacijski sistemi logističnega centra .............................................................. 51 Slika 14 Informacijska struktura skladišča.......................................................................... 52 Slika 15 Informacijski sistemi od proizvodnje do odpreme - pretok podatkov med

informacijskimi sistemi ............................................................................................... 54 Slika 16 Pregled delovanja logističnega centra na Intranetu............................................... 55 SEZNAM TABEL Tabela 1 Razlikovanje ERP in ERP II................................................................................. 25 Tabela 2 Vodilni ponudniki ERP rešitev............................................................................. 40 Tabela 3 Prednosti ERP sistema.......................................................................................... 42 Tabela 4 Pomanjkljivosti ERP sistema................................................................................ 44 Tabela 5 Zgodovina informatike v Gorenju ........................................................................ 46

63

SEZNAM UPORABLJENIH KRATIC IN TUJIH IZRAZOV

• CASE (Computer Aded Software Engineering) – računalniško podprta oprema • CRM (Customer Relationship Management) – management upravljanja odnosov s

kupci • DRP (Distribution Resource Planning) – planiranje potreb distribucije • ERM (Enterprise Resource Management) oz. ERP II – management podjetniških

virov • ERP (Enterprise Resource Planning) – celovite programske rešitve • GUI (Graphical User Interface) – vrsta uporabniškega vmesnika • HRM (Human Resource Management) – management upravljanja s kadri • IS – informacijski sistem • ITIL (Information Technology Infrastructure Library) – skupek konceptov in

tehnologij za upravljanje tehnoloških informacij razvoja, operacij in infrastrukture • JIT (Just In Time) – dobava ob pravem času • LAN (Local Area Network) – računalniška mreža • MM (Material Management) – materialno poslovanje • MRP (Material Requirements Planning) – planiranje materialnih potreb • MRP II (Manufacturing Resource Planning II) – planiranje proizvodnih virov • NAVIS (Novo Avtomatsko Visokoregalno Skladišče) – skladišče v okviru Gorenja • OLTP – Online Transaction Processing – spletno upravljanje transakcij • PLM (Product Life Cycle Management) – management življenjskega cikla

proizvodov • PP (Production Planning) – načrtovanje proizvodnje • PPM (Process Performance Management) – management upravljanja s procesi • PS (Project System) – projektni sistem • SAN (Storage Area Network) – sistem za priključitev računalnikov v mrežo • SAP (Systems, Applications and Products) – Nemško podjetje, ki ponuja

informacijske rešitve • SAP R/3 (Runtime System Three) – aplikacija v okviru podjetja SAP in zagotavlja

komplet poslovnih aplikacij • SCM (Supply Chain Management) – management upravljanja oskrbovalne verige • SD (Sales and Distribution) – prodaja in distribucija • QM (Quality Management) – upravljanje kakovosti • TCP/IP (Transmition Control Protocol) – protokol za nadzor prenosa ter IP

(Internet Protocol) ali internetni protokol • VoIP (Voice Over Internet Protocol) – protokol za prenos zvoka preko interneta • WAP (Wireless Application Protocol) – skupek tehnologij in protokolov • WCS (Warehouse Control System) – sistem za kontrolo skladišča • WMS (Warehouse Management System) – management upravljanja skladišča

Back office – pojem poslovanja, ki ni viden kupcem (proizvodnja, razvoj); Front office – pojem poslovanja, ki je viden kupcem/dobaviteljem (prodaja); Best of breed – paket programov različnih modulov; Budžet – proračun; E-business – elektronsko poslovanje; Help desk – vir informacij in pomoči, ki odpravljajo težave pri uporabi računalnika.