rapport_d'audit des etats financiers - exo 2009 du projet x.pdf

7/28/2019 RAPPORT_D'AUDIT DES ETATS FINANCIERS - EXO 2009 DU PROJET X.pdf

1/38

1

PROJET (X)-------------------------------------------

RAPPORT DAUDIT DES ETATS FINANCIERSDU 1er JANVIER AU 31 DECEMBRE 2009

---------------------------------

VERSION DEFINITIVE

Avril 2010


2/38

2

Table des matires

I OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS ......................................................................................... 3

II - OPINION SUR LES COMPTES SPECIAUX ......................................................................................... 6

III - OPINION SUR LES RELEVES DE DEPENSES................................................................................... 8

IVPRESENTATION DU PROJET.......................................................................................................... 10

VCADRE, PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES ................................................................... 12

5.1.CADRE ET PRINCIPES COMPTABLES ......................................................................................................... 135.2METHODES COMPTABLES ....................................................................................................................... 135.3AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................. 135.4.UNITE MONETAIRE............................................................................................................................... 135.5.EVALUATION ........................................................................................................................................ 13

VIETATS FINANCIERS.......................................................................................................................... 14

VII - NOTES EXPLICATIVES AUX ETATS FINANCIERS..................................................................... 15

7.1. COMPTES DE LACTIF....................................................................................................................... 16

7.2. COMPTES DU PASSIF ........................................................................................................................ 19

VIIIRAPPORT DE RECOMMANDATIONS ......................................................................................... 21

IX - ANNEXES............................................................................................................................................. 37

ANNEXES 2 : ETATS RECAPITULATIFS DES DEMANDES DE DECAISSEMENTSFAD............. 37

ANNEXES 1 : RAPPROCHEMENT DU COMPTE SPECIAL ................................................................. 38

ANNEXES 2 : ETATS RECAPITULATIFS DES DEMANDES DE DECAISSEMENTSFAD............. 39


3/38

3

I OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS


4/38

4

A

Monsieur le Directeur

Monsieur le DirecteurEn excution de la mission daudit que vous avez bien voulu nous confier, nous voustransmettons notre rapport sur les tats financiers ci-joints du Projet (X) pour la priode allantdu 1er janvier au 31 dcembre 2009.

Les tats financiers qui comprennent le bilan, le compte de rsultat, le tableau des emplois etressources, ont t prpars par la direction du projet. Nous avons pour mission de formuler uneopinion sur ces tats, la lumire des rsultats de nos vrifications.

Nous avons ralis notre audit conformment aux normes internationales. Ces normes imposentde programmer et deffectuer laudit de manire avoir une assurance raisonnable que les tatsfinanciers ne comportent pas danomalies significatives.

Un audit implique la vrification par sondages des pices justificatives des montants et desinformations fournies dans les tats financiers. Il donne galement lieu la vrification desprincipes comptables appliqus par le projet . Nous sommes davis que notre audit constitue une

base raisonnable pour notre opinion exprime ci aprs.

1.1 Ajustements

Traitement des dpenses engages par les MOD

Le projet na pas intgr dans sa comptabilit les dpenses engages par le FENU qui na pasfourni la DNCT la situation dexcution financire des activits qui lui sont confies au 31dcembre 2009.Par consquent, nous ne sommes pas en mesure dvaluer le montant des dpenses engages parle FENU.

Toutefois, les avances faites aux MOD (FAFPA et FENU) ont t comptabilises dans uncompte de dbiteurs divers.

Prise en charge des virements faits au profit des Units Focales de Gestion du Projet

La coordination du Projet X transfre des fonds dans les comptes des CT-rgionsaliments partir du compte spcial don FAD/Autres cots de fonctionnement. Cesmontants sont directement considrs comme dpenses alors qu la date du 31dcembre, ces comptes avaient des fonds non utiliss. Le solde des ressources nonutilises sur ces comptes bancaires, et comptabilises tort dans les charges du projet,est rcapitul ci aprs :


5/38

5

Rubriques Montants

BDM Kayes 32,857

BDM Segou -9,331

BDM Sikasso 28,172

BDM Mopti 30,314

Total 82,012

1.2 Opinion

Sous rserve de la prise en compte de lajustement voque ci-dessus, nous certifions que les tatsfinanciers du projet pour la priode allant du 1er Janvier 2009 au 31 Dcembre 2009 faisantapparatre :

- un total des fonds reus de : 884 759 245 FCFA

- un total des dpenses de : 793 753 660 FCFA- et un excdent de trsorerie de : 91 005 585 F CFA

Sont sincres, rguliers et donnent une image fidle du patrimoine et de la situation du Projet X.

Bamako le 30 avril 2010

Grant Associ

Boubacar KANTEExpert Comptable DiplmCommissaire aux comptesInscrit au Tableau de lOrdre


6/38

6

II - OPINION SUR LES COMPTES SPECIAUX


7/38

7

Monsieur le Directeur,Dans lexercicede la vrification des tats financiers du projet, nous avons procd laudit descomptes spciaux du Projet X. Nous avons pour mission de formuler une opinion sur l'utilisationde ces comptes conformment aux dispositions de lAccord de prt N 2100150015094 et du

Protocole d'accord N 2100155010066 en date du 16 novembre 2007.

Nous avons ralis notre audit conformment aux normes internationales daudit. Ces normesimposent de programmer laudit de manire avoir raisonnablement lassurance que les tatsfinanciers relatifs aux comptes spciaux ne comportent pas danomalie significative. Noussommes davis que notre audit constitue une base raisonnable pour notre opinion.

Sur base des rsultats de nos travaux, nous certifions que le fonctionnement des comptes et lesoprations effectues sur ces comptes respectent les dispositions des accords de financement duprojet.


Grant Associ



8/38

8

III - OPINION SUR LES RELEVES DE DEPENSES


9/38

9

AMonsieur le Directeur


Dans lexercice de la vrification des tats financiers du Projet X pour la priode allant du 1 erjanvier au 31 dcembre 2009, nous avons procd la vrification des relevs des dpenses

effectues pour la priode audite. Ces contrles ont t effectus conformment aux termes derfrence, aux accords de financements et aux autres documents du projet.

Nous certifions que la situation des dpenses du projet et les renseignements qui les tayent sontsuffisamment fiables pour justifier les dcaissements effectus.


Grant Associ



10/38

10

IVPRESENTATION DU PROJET


11/38


12/38

12

VCADRE, PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES


13/38

13

5.1. Cadre et principes comptables

Le Plan comptable utilis est le plan comptable OHADA.

La comptabilit est une comptabilit d'engagement. Les dettes et les crances sont enregistres aufur et mesure qu'elles sont constates.

5.2 Mthodes comptables

Toutes les charges engages par le projet sont transfres au bilan la fin de chaque exerciceen charges immobilises. Cette mthode a t adopte en vue dobtenir la fin du projet lecot total des frais engags.

Les fonds reus ne sont pas comptabiliss comme des revenus, mais directement enregistrsdans les comptes 102 Dotations .

Les fonds reus de la contrepartie sont enregistrs dans un compte appel Dotation Etat .

Les fonds reus ainsi que les paiements directs effectus par le FAD sont enregistrs suivantleur nature dans les comptes Don FAD , Paiement direct Prt FAD et Paiementdirect Don FAD

Les fonds mis la disposition des matres douvrage dlgus sont enregistrs dans lescomptes Avance/MOD) suivant le MOD bnficiaire.

5.3 Amortissement des immobilisations

Les immobilisations ne font pas lobjet damortissement.

5.4. Unit Montaire

La comptabilit est tenue en Franc de la Communaut Financire dAfrique (FCFA). Le taux deconversion est d'environ une UC pour 737,6 FCFA (source rapport dvaluation du projet, juillet2007).

5.5. Evaluation

Les tats financiers ont t prsents selon le principe du cot historique.


14/38

14

VIETATS FINANCIERS

- BILAN

- COMPTE DE RESULTAT RESUME

- TABLEAU DES EMPLOIS ET RESSOURCES


15/38

15

VII - NOTES EXPLICATIVES AUX ETATS FINANCIERS


16/38

16

7.1. COMPTES DE LACTIF


17/38

17

Note 1 : Immobilisations

Les immobilisations sont constitues dune part des charges immobilises, dune immobilisationincorporelle et dautre part de matriels de transport.

Rubriques Etat

/Bailleurs BAD Mali Totaux

Charges immobilises 133 733 622 133 733 622

Immobilisations incorporelles 10 701 000 10 701 000

Immobilisations corporelles 42 861 000 65 000 000 107 861 000

Totaux 187 295 622 65 000 000 252 295 622

Note 1.1 Charges immobilises

Les charges immobilises sont constitues de dpenses initialement comptabilises en charges, et

transfres au bilan. Le dtail est prsent ci-dessous :

Exercice 2009 exercice 2008 Variations

Frais immobiliss 2008 20 300 838 20 300 838

Achat et vaiation de sotcks. 6 606 130 810 250 5 795 880

Transport 800 127 - 800 127

Services ext.A 4 400 300 - 4 400 300

Services ext.B 61 735 134 16 495 958 45 239 176

Autres charges 39 897 082 2 994 630 36 902 452

Agios -5 989 - -5 989Totaux - 133 733 622 20 300 838 113 432 784

Rubriques

Le poste services extrieurs B est en grande partie constitu dhonoraires des assistantstechniques locaux pour un montant de 61 735 134 FCFA.

Note 1.2 Immobilisations incorporelles

Ce poste reprsente essentiellement le cot du logiciel TOMPRO achet par le projet.

Note 1.3 Immobilisations corporelles

Elles sont essentiellement constitues de matriel de transport dont FCFA 86 861 000 pour lesvhicules et FCFA 21 000 000 pour les motos.


18/38

18

Note 2 : Dbiteurs divers

Ce poste comprend la situation des avances de fonds faites aux MOD (Maitre dOuvrageDlgus) FENU et FAFPA dcomposs comme suit :

FENU 534 606 720 Paiement direct par le FAD

FAFPA 92 979 318 Montant pay partir du compte special Prt Projet X

627 586 038

Lors du dcaissement du 1er fonds de roulement sur le prt, un montant de 125 000 FCFA a tprlev par Ecobank Abidjan, selon le projet. Le montant rellement reu par le FAFPA a t deFCFA 132 345 600. A la date du 31 dcembre 2009, le solde du compte spcial ouvert par leFAFPA est de FCFA 92 854 318.

Le FENU na pas pu fournir au projet la situation dexcution financire de ses activits pendantla priode sous revue. Par consquent, le projet na pas intgr les dpenses engages par ceMOD dans sa comptabilit.

Note 3 : Valeurs disponibles

Les valeurs disponibles comprennent les encaisses en caisse et en banque.Le dtail au 31 dcembre 2009 se prsente comme suit :

Rubriques Montants

BDM/DON Fonctionnement 82,027,559

BDM/contrepartie 8,978,026

Total 91,005,585


19/38

19

7.2. COMPTES DU PASSIF


20/38

20

NOTE 4 : Les fonds reus

Ils correspondent aux fonds reus du FAD et lEtat du Mali ainsi qu la contrepartie despaiements directs excuts par le FAD. Ils sont ci-dessous dtaills :

Rubriques Montants

Fonds de roulement 176 247 925

Fonds MOD/FAFPA 132 345 600

Fonds MOD/FENU 534 603 720

Paiements directs FAD 32 562 000

Contrepartie ETAT/MALI 9 000 000

Total 884 759 245

Parmi les fonds reus, 699 636 320 FCFAproviennent du Prt, 176 247 925 FCFAdu Don et 9000 000 FCFAde la Contre Partie Etat.

Note 5 : Dettes fournisseurs

Les dettes fournisseurs correspondent aux factures des fournisseurs de matriel de transport

(vhicules et motos) non encore payes au 31 dcembre 2009. Elles sont ci-dessous dtailles :

Rubriques Montants

SERA MALI 65,000,000

Socit commerciale du SAHE 21,000,000

Total 86,000,000


21/38

21

VIIIRAPPORT DE RECOMMANDATIONS


22/38

22

A


Objet : valuation du systme de contrle interne

Monsieur ;

Dans le cadre de l'examen des comptes du Projet (X) pour lexercice clos le 31 dcembre 2009,nous avons procd, conformment aux normes de rvision comptable gnralement admises surle plan International, l'valuation du systme de contrle interne et du systme comptable misen place au niveau du Projet X.

L'objectif de la revue des procdures consiste formuler des recommandations constructives envue de l'amlioration des procdures administratives et comptables du projet. La DirectionNationale des Collectivits Territoriales est responsable de ltablissement et du maintien dunsystme de contrle interne adquat au sein du Projet (X). Dans cette perspective, elle doitestimer et juger les rsultats attendus du systme par rapport son cot et bnfice.

Le contrle interne est par dfinition, lensemble des politiques et procdures mises en uvrepar la direction d'une entit en vue d'assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse etefficace de ses activits. Ces procdures impliquent le respect des politiques de gestion, lasauvegarde des actifs, la prvention et la dtection des fraudes et des erreurs, l'exactitude etl'exhaustivit des enregistrements comptables et l'tablissement en temps voulu desinformations financires fiables. Le systme de contrle interne s'tend au-del des questionsdirectement lies aux fonctions du systme comptable.

Les objectifs du systme de contrle interne sont de donner la direction du projet, uneassurance raisonnable mais pas absolue que les actifs sont protgs contre toute utilisation nonautorise ou frauduleuse, et que les oprations sont excutes conformment ses instructionset comptabilises correctement pour permettre la tenue des comptes sur la base des principesapplicables.

De nature critique, le rapport de contrle interne ne fait ressortir que les faiblesses touchant labonne marche de la structure, et ne fait pas cas des points forts. Ce rapport est constructif et ne

vise aucun des employs du projet que nous remercions pour leur parfaite collaboration tout aulong de notre intervention.

Sans tre exhaustif, il rsume dune manire succincte les remarques et observations que nous

tenons porter votre attention et pour lesquelles nous formulons des recommandations.


23/38

23

Nous restons votre entire disposition pour tout claircissement et vous prions dagrer,Monsieur le Directeur, lassurance de nos sentiments distingus.

Bamako le, 30 avril 2010

Grant Associ



24/38

24

NOTE 1 - SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LAUDIT 2008

Nous avons effectu un suivi des recommandations formules lors du prcdent audit.

Nous avons classifi les diffrents points de la manire suivante :

RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIONExcut - E Le Projet a suivi la recommandation ou mis en place une

procdure de remplacement pour palier la faiblesse qui a tmise en vidence.

Non excute - NE Le Projet na apport aucune amlioration la faiblesseprcdemment identifie.

En cours dexcution - ECE Le Projet a arrt des mesures destines corriger lesfaiblesses numres par le prcdent auditeur.

Le tableau suivant fait le point des recommandations de la prcdente mission :


25/38

25

N CONSTATS RECOMMANDATIONS Etats de mise

en uvre

Observations

E NE ECE

1 Le projet X ne dispose pas de logicielcomptable permettant de sassurer delintgrit des enregistrements. Le projet arecours des feuilles de calcul sur tableur

EXCEL qui comporte des risques devolatilit ainsi quun faible niveau de scuritdes enregistrements

Le Projet X devra se doter dun logicieladapt la gestion des diffrents financementsquelle est appele recevoir de la Banque

Africaine de Dveloppement mais galement

dautres bailleurs.

X Le logiciel nest pas encoredisponible dans les UFGP.

Toutefois, son utilisation esteffective au niveau de lEENP

2 Les pices comptables sont archives dansdes chemises et des chronos qui ne suiventpas un ordre chronologique et unenumrotation continue sur la priode. Cecirend fastidieux les recherches.En outre, le classement nest pas effectu parcatgorie de dpenses. Il est doncextrmement difficile pour le projetdlaborer la situation rcapitulative parcatgorie de dpenses comme le stipulelaccord de financement.

Le projet doit mettre en place un systmedarchivage par priode et par ordrechronologique des enregistrements comptablesdes pices justificatives dans les classeurs oubacs archives. Lexploitation des archives seradautant facilite.

X

3 Au cours de nos investigations, nous avonspu relever que le projet ne dispose pas de

caisse physique.

Nous recommandons au projet de se munirdun petit coffret fermant cl pour mieux

protger le patrimoine

X Le projet dispose de coffres fortsau niveau de lEENP et des UFGP

4 Les tats de rapprochement bancaires descomptes nont pas pris en compte les fraisbancaires comptabiliss par la banque, maisnon saisis par le projet

Toute opration qui figure sur le relevbancaire et non encore comptabilis, et vice

versa, doit tre inscrit sur ltat derapprochement en vu de la rconciliation.

X Les UFGP : Koulikoro, Kayes etSgou ntablissent pas dtat derapprochement bancaire


26/38

27

Note 2 : Formation des Prsidents des Assembles Rgionales

Constat

Les prsidents des assembles Rgionales sont nouvellement lus et ont peu ou pas de

connaissance sur le Projet Xet sur leur responsabilit par rapport la mise en uvre duprojet.

Risques

- Conflit dans la mise en uvre des activits ;- Retard.

Recommandation

Il est primordial de former tous les prsidents quant leur rle et responsabilit dans le

projet.

Commentaire de la Coordination du Projet X :

Ce constat renvoie la problmatique globale de lappropriation continue du projet

par les structures impliques dans sa gestion et, surtout, de son portage au niveaurgional. Le constat est dautant plus fond que 4 Prsidents dAssemble rgionale

sur 5 ont t remplacs suite aux lections communales davril 2009. Leffectif du

bureau de lAssemble rgionale a t renouvel quasiment partout. Face cette

situation, le projet, au-del des changes rguliers de courriers, a mis profit les

ateliers rgionaux de lancement des processus damlioration des SRAT e t PSDR,

tenus du 19 janvier au 11 fvrier 2010, pour changer, avec les Prsidents desAssembles Rgionales et leur staff, autour de lexcution du projet. LEquipe

dExcution Nationale du Projet (EENP) accentuera ses efforts daccompagnement et

dencadrement des Units Focales de Gestion du Projet. De mme, le projet entend

mobiliser lappui technique aux Assembles rgionales pour les besoins du

renforcement des capacits des acteurs.


27/38

Projet XRapport daudit des comptes arrts au 31 dcembre 2009

28

Note 3 : Insuffisance de connaissance dans la tenue dune comptabilitdengagement au niveau de certaines UFGP

Constat

Nous avons constat que les rgisseurs de Koulikoro, Kayes et Sgou, nont pas assez deconnaissance en matire de comptabilit dengagement. A la date de notre passage, ils netenaient aucune comptabilit concernant le Projet X. Les documents comptables taientconservs sans dautre forme de traitement.

Risques

- Tenue non exhaustive de la comptabilit du projet- Non respect du principe de la comptabilit dengagement.

Recommandation

La direction du projet devrait organiser une formation de tous les rgisseurs aux notionsde comptabilit dengagement.

Commentaire de la Coordination du Projet X

Ce constat est inhrent la stratgie de gestion du projet, axe sur un partage derles et de responsabilits entre la DNCT et les Assembles Rgionales. La formation

organise lintention des rgisseurs de dpenses des Assembles Rgionales sur le

logiciel de comptabilit, du 15 au 19/02/2010, est de nature attnuer cette situation.Des actions dinformation et formation seront dveloppes pour corriger durablement

les insuffisances releves et l. Le projet explore la possibilit dengager un

consultant pour appuyer ponctuellement les rgisseurs de dpenses dans la tenue de

la comptabilit du projet.


28/38


29

Note 4 : Absence de rapport dactivit technique et financier des UFGP

Constat

Le manuel de procdures du projet a prcis la nature et la priodicit des rapportsfinanciers et techniques produire :

- Rapport dactivit technique du mois : prpar par le Chef de lUFG et transmis auprsident de lAssemble Rgionale, au plus tard le 16 du mois suivant.

- Rapport dactivit financier : labor par le Chef UFGP.

Au cours de notre visite de terrain, nous avons constat quaucune des UFGP na fait derapport dactivit technique, ni de rapport dactivit financier sur la priode sous -revue.

Risques

- Non respect des dispositions du manuel de procdures ;- Non disponibilit de lexhaustivit des donnes comptables.

Recommandation

Les UFGP doivent produire les diffrents rapports technique et financier conformmentau manuel de procdures.


LEquipe dExcution Nationale du Projet tient souligner les correspondances

adresses aux Prsidents des Assembles Rgionales ce sujet, notamment la lettre

n033/MATCL/DNCT-X du 09 juillet 2009. Par cette lettre, le Directeur National des

Collectivits Territoriales, tout en donnant le dlai du 16 juillet 2009, pour la

transmission des rapports dactivits du 2me trimestre 2009 des UFGP, a rappel

les dispositions ci-aprs : la production et la transmission la DNCT dans lesdlais de rapports dexcution technique et financire est un des indicateurs

dvaluation des performances des structures impliques dans la gestion du projet.A ce titre, i l est attendu de chaque UnitFocale de Gestion du Projet :

- Un rapport trimestriel dexcution technique et financire, au plus tard,

quinze (15) jours avant l a fi n du tr imestre ;- Un rapport annuel dexcution techni que et financire, prsenter, au plus

tard, quinze (15) jours avant la fin de lanne n. .Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.


29/38


30

Note 5 : Absence de tenue de la comptabilit matire

Constat

Le manuel de procdures du Projet X prcise que la mise en uvre de la ComptabilitMatires est confie un Bureau Comptable. Dans le cadre du Projet X, il comprend :

- Lordonnateur Matire c'est--dire lautorit qui approuve et supervise les documents

comptables : le Coordonnateur ;

- Le Comptable Matires c'est--dire le responsable de la tenue de la Comptabilit

Matire du Projet X

- Le charg de fiches casiers : le Magasinier

Cette disposition du manuel nest pas encore mise en uvre. En effet :

- La comptabilit matires nest pas rgulirement tenue ;

- Les supports (imprims) ne sont pas encore disponibles auprs des UFGP ;

- Le charg dacquisition est le rgisseur des dpenses et a en charge la tenue de la

comptabilit matires.

- Les biens acquis au cours de lexercice 2009 ne sont pas codifis ;

- Il ny a pas de dcision daffectation des biens reus Sgou, Mopti et Koulikoro.

Risques

- Insuffisance dans le suivi des lments du patrimoine du projet

- Perte dactifs.

Recommandation

La direction du projet devra prendre toutes les dispositions pour

la tenue de la comptabilit matires ;

La mise disposition des supports de la comptabilit matires auprs des UFGPS et

de lEENP ;

La codification de lensemble des immobilisations (biens)


LEquipe dExcution Nationale du Projet tient prciser que le dispositif

institutionnel du Projet X ne prvoit ni comptable-matires ni magasinier. Toutefois,

ces fonctions sont confies aux Gestionnaires financiers et comptables. Il y a lieu

galement de souligner les correspondances adresses aux Prsidents des Assembles

Rgionales ce sujet, notamment la lettre n0604/MATCL/DNCT-X du 1er dcembre


30/38


31

2009. Par cette lettre, le Directeur National des Collectivits Territoriales a rappelaux UFGP les dispositions applicables en matire de comptabilit-matires,

notamment par rapport lentre des immobilisations, laffectation desimmobilisations, la raffectation des immobilisations, le suivi des immobilisations, la

sortie des immobilisations. Cette correspondance est assortie de lorientation

suivante : en complment de la codif ication des immobil isations, vous uti l iserezles codes UF1 pour lUFGP de Kayes, UF2, pour lUFGP de Koulikoro, UF3, pour

lUFGP de Sikasso, UF4, pour lUFGP de Sgou, UF5 pour lUFGP de Mopti, tout

en ajoutant lexercice au cours duquel limmobilisation a t acquise .Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.


31/38


32

Note 6 : Incompatibilit de fonction

Constats

La fonction dordonnancement, dexcution, denregistrement et de gestion ne doiventpas tre effectues par la mme personne.

Le charg dappui est le rgisseur des dpenses. A ce titre :

Il garde le chquier et est cosignataire des chques ;

Comptabilise les oprations financires du projet ;

Gre le patrimoine du projet ;

Effectue les dpenses.

Risque

- Erreurs non dcelables temps opportuns

- Risque de collusion ou dutilisation non autorise de ressources

Recommandation

La garde des chquiers devra tre confie une autre personne. Le charg dacquisition

ne devra soccuper que soit de la comptabilisation des oprations, soit de la gestion du

patrimoine. Il ne devrait pas faire toutes ces tches en mme temps.


Face ce constat il y a lieu de rappeler que la solution alternative convenue avec la Banque, suite auretrait des Trsoriers payeurs rgionaux dans le dispositif de gestion du projet au niveau rgional, est de

faire cumuler les responsabilits de gestionnaire financier et de charg des acquisitions par le Rgisseur dedpenses de lAssemble rgionale.

Nanmoins, le projet prend acte du constat et des recommandations formules.


32/38


33

Note 7 : Absence dtat de rapprochement bancaire au niveau des UFGP deKoulikoro, Kayes et Sgou

Constat

Ltat de rapprochement bancaire est un document qui permet de rconcilier les soldes

comptables avec ceux des relevs bancaires. Il permet didentifier les critures en suspens

de part et dautre et favorise leur suivi en vue de leur rgularisation.

En raison du caractre sensible des comptes de trsorerie, les tats rapprochs doivent

tre systmatiquement superviss et revtus des signatures de lagent qui le confectionne

et de la hirarchie (Coordonnateur au niveau national et le chef de lUFGP au niveau

Rgional).

Les UFGP de Koulikoro, Kayes et Sgou nont pas tablis dtats de rapprochement de

leurs comptes bancaires respectifs.

Risques

- Erreurs non dcelables temps opportun

- Mauvais suivi des comptes bancaires

Recommandation

Il est important dtablir un tat de rconciliation pour chaque compte bancaire du

projet au plus tard le 05 du mois suivant.


Le projet prend acte du constat et des recommandations formules.


33/38


34

NOTE 8 : Procdures de gestion des comptes bancaires du Projet (la gestion descharges relatives aux UFGP)

Constat

Les virements effectus au profit des UFGP, sont directement comptabiliss en charge

par le projet alors que toutes les dpenses ne sont pas encore ralises. A titre indicatif,

les comptes bancaires des UFGP la date du 31 dcembre 2009 prsentent les soldes

suivants alors que la totalit des montants transfrs a dj t comptabilise en charge :

Rubriques Montants

BDM Kayes 32,857

BDM Segou -9,331

BDM Sikasso 28,172

BDM Mopti 30,314

Total 82,012

Risques

- Survaluation des dpenses du projet la fin de lexercice

Recommandation :

Les virements au profit des comptes UFGP doivent transiter dans un compte dattente

virement interne, lequel est sold lorsque lUFGP bnficiaire atteste la rception du

Fonds. Les montants virs ne peuvent tre pass en charge que sur prsentation des

pices justificatives.




34/38


35

Note 9 : Retard dans la transmission des rapports financiers trimestriels des

MOD et des UFGP

Principe

Les rapports financiers trimestriels des MOD et des UFGP doivent tre transmis au plustard dix (10) jours avant la fin du trimestre.

Constats

- Les MOD nont transmis aucun rapport financier trimestriel au cours de lexercice

sous revu.

- Les UFGP ntablissent pas de rapport trimestriel.

Risques

- Retard dans la production des tats financiers et des reportings du projet ;

- Non comptabilisation de lexhaustivit des oprations comptables.

Recommandation

Les rapports financiers doivent tre labors trimestriellement et transmis suivant

les dlais impartis la hirarchie indique , avec lensemble des pices justifiant les

dpenses engages sur les fonds du projet.


LEquipe dExcution Nationale du Projet tient souligner les correspondances

adresses aux MOD et aux UFGP ce sujet. Suite la validation du format de

rapport dactivits trimestriel, le projet a maintes fois rappel aux UFGP et aux

MOD lobligation qui leur incombe en termes de production et transmission rgulire

la DNCT des rapports priodiques dexcution technique et financire de leurs

activits, notamment travers les lettres :

- n0259/MATCL/DNCT-X du 16 juin 2009 et n0338/MATCL/DNCT-X du 09 juillet2009, en ce qui concerne le FENU ;

- n0260/MATCL/DNCT-X du 16 juin 2009 et n0339/MATCL/DNCT-X du 09 juillet

2009, en ce qui concerne le FAFPA ;- n0261/MATCL/DNCT-Xdu 16 juin, en ce qui concerne lINSTAT;

- n0262/MATCL/DNCT-X du 16 juin, en ce qui concerne la DNAT ;- n0264/MATCL/DNCT-X du 16 juin, en ce qui concerne la DNPD.



35/38


36

Note 10 : Insuffisance des procdures comptables dictes dans le manuel de

procdures

Constat

Le manuel de procdure ne donne pas dinformation sur les traitements comptables desoprations de fin dexercice (rgularisation des subventions, traitement des demandes de

dcaissement envoyes non encore payes par le bailleur, oprations avec les MOD, etc.

).

Risques

- Insuffisance dans la qualit des informations financires produites ;

- Difficults dans la relve (transfert de comptence) en cas de changement de

personnel.

Recommandation

Une relecture du manuel simpose en vue de palier ces insuffisances.



Note 11 : Revue budgtaire (non respect du budget par FAFPA)

Constat

Nous avons constat que le FAFPA a dpass le montant allou la ligne budgtaire

relative budget rserv aux services de consultants pour informations et

communication, Documentation PFS de 500.000 FCFA sans autorisation pralable.

Recommandation

Le respect des budgets valids doit tre observ de manire systmatique. Toutdpassement, est soumis lautorisation de lautorit comptente avant sa mise en uvre.




36/38


37

IX - ANNEXES

ANNEXES 1 : Rapprochement du compte spcial

ANNEXES 2 : Etats rcapitulatifs des demandes de dcaissementsFAD


37/38


38

ANNEXES 1 : Rapprochement du compte spcial


38/38

ANNEXES 2 : Etats rcapitulatifs des demandes dedcaissementsFAD

rapport_d'audit des etats financiers - exo 2009 du projet x.pdf

Documents