STRATEGI COLLECTIONPhase Quick Win

1 4 30 60 120

Ovd Days

210REMINDER

DESK COLL

BAPK

Repo/Sat

EXT

R L

COLLECTION RECOVERY

Collection

REM OFF

Collection

ARO

RLER L

MK/EXC

Collection/Repo/Sat

MK/EXC

Collection/Repo/Sat

R LE

7 14 21

W L 1 W L 2 W L 3

BM/DBM

ARH1/2

ARO REMOFF

ARH 3/4

EXC MK

Keterangan :ARO : AR Officer

Rem Off : Remedial Officer

EXC : Executor (eksternal)

MK : Mitra Kerja

MK berfungsi seperti Eksternal Collector

STRUKTUR ORGANISASI COLLECTION(versi Quick Win)

BM/DBM

ARH1/2

ARO REMOFF MK

ARH 3/4

EXC MK

Keterangan :ARO : AR Officer

Rem Off : Remedial Officer

EXC : Executor (eksternal)

MK : Mitra Kerja

MK di bucket 1 & 2 akan diassign per wilayah sama seperti ARO/Rem Off,

sementara untuk MK di bucket 3 & 4 berfungsi seperti Eksternal Collector

STRUKTUR ORGANISASI COLLECTION(versi pembiayaan produk durable murni sudah dijalankan)

Proses Collection Otomotif Bundling

SMS Blast ke Customer Ya, OD 1 Ya, OD 1

Proses remainding oleh Desk Coll Ya, OD 1- 3 Ya, OD 1- 3

Proses Penagihan oleh ARO Ya, OD 4 - 30 Ya, OD 4 - 30

Proses Penagihan dan atau Penarikan Barang oleh Remedial Officer dengan menggunakan ST dan BASTB

Ya, OD 31 - 60 Ya, OD 31 – 60

Proses Penagihan dan atau Penarikan Barang oleh Eksternal dengan menggunakan SK dan BASTB

Ya, OD 61 – 210 (oleh EXC)

Ya, OD 61 – 210 (oleh MK/EXC)

Proses Pencetakan dan Pengiriman Surat Peringatan(dilakukan oleh vendor) dan Cetak langsung oleh Cabang melalui sistem *

Ya, OD 7, 14, 21 Ya, OD 7, 14, 21

Proses Repo, pick-up, Somasi, dan ET Ya Ya, dikenal dengan BTJ

Program Rehab Collection Ya Ya, hanya reschedule

Perbandingan Handling Otomotif vs Produk Durable (Bundling)

Phase 1 – Quick WIN

*) Cetak SP dilakukan secara manual dengan menggunakan data aging, meliputi 7 cabang yaitu Gorontalo, Sengkang,

Mamuju, Ternate, Jayapura, Poso, Sorong

HANDLINGBUCKET 1

Proses Handling Bucket 1

Proses ARH ARO COLL ADM

Melakukan assigment terhadap kontrak-kontrak yang akan dilakukan kunjungan

Melakukan realokasi nasabah ke ARO lain

Create & Submit DKHC (MCS )

Menyerahkan beberapa lembar TTA kepada ARO

Create DKHC (Non MCS)

Cetak & menyerahkan dokumen DKHC serta beberapa lembar TTA (Non MCS)

Melakukan kunjungan dan penagihan ke Nasabah berdasarkan assignment ARH

Menyerahkan uang angsuran & lembar TTA ke kasir

Menyerahkan dokumen DKHC hasil kunjungan dan lembar TTA kepada Coll Admin (non MCS)

Melakukan penginputan hasil kunjungan ke Nasabah melalui MCS

Melakukan penginputan hasil kunjungan ARO berdasarkan DKHC (non MCS)

Melakukan penginputan hasil analisa kasus terhadap kontrak-kontrak yang dilakukan eskalasi dan kontrak-kontrak yang mengalir ke bucket selanjutnya

PETUNJUK TEKNIS PEMBUATAN DAFTAR KUNJUNGAN HARIAN ARO

Overdue days 4 – 30 hari

Menu Collection Management – Aktifitas AR Officer – Pembuatan Daftar Kunjungan Harian AR Officer

Ketentuan Pembuatan DKHC :

Untuk setiap pembuatan DKHC WAJIB untuk menggunakan parameter Nama Nasabah dalam

proses sorting agar kontrak-kontrak bundling (2 kontrak 1 nasabah) muncul ke dalam daftar

DKHC

Kontrak produk pembiayaan kendaraan dan kontrak pembiayaan produk durable wajib di pilih

ke dua-duanya agar kedua kontrak ditagih oleh ARO di saat yang bersamaan

Jumlah kontrak dalam DKHC diperkenankan >12 kontrak/DKHC

Untuk cabang yang sudah implementasi MCS, maka distribusi DKHC TETAP WAJIB

menggunakan MCS

KETENTUAN PENTING DALAM PROSES PENAGIHAN ARO

Overdue days 4 – 30 hari

Setiap transaksi penerimaan angsuran dari nasabah, maka nasabah dikenakan biaya

administrasi penagihan sebesar Rp. XXXX (akan di tetapkan ke dalam Memo Internal)

Bukti Penerimaan angsuran wajib menggunakan struk Mobile Printer MCS atau TTA

(Tanda Terima Angsuran) untuk masing-masing kontrak

ARO wajib melakukan penagihan pembayaran angsuran kepada nasabah atas ke-dua

kontrak tersebut

Pembayaran kurang dari nilai angsuran tetap dapat diterima, namun masuk sebagai

TITIPAN dan ARO wajib meminta nasabah menentukan tanggal janji bayar

Pelaporan hasil kunjungan wajib dilakukan untuk setiap kontrak baik melalui MCS oleh

ARO langsung, maupun dengan cara di entry oleh Collection Admin

Ketentuan penginputan analisa kasus wajib dilaksanakan sesuai aturan yang telah

ditetapkan Divisi Collection Kantor Pusat

Keterangan : TTA digunakan untuk masing-masing kontrak

HANDLINGBUCKET 2

Proses Handling Bucket 2

Proses ARH REM OFF

COLL ADM

Melakukan assigment terhadap kontrak-kontrak yang akan dilakukan kunjungan

Melakukan realokasi nasabah ke REMOFF lain

Create DKHR & Surat Tugas (ST) & BASTB

Cetak & menyerahkan dokumen DKHR, Surat Tugas (ST), BASTB serta beberapa lembar TTA

Melakukan kunjungan penagihan ke Nasabah berdasarkan assignment ARH

Melakukan penarikan unit Nasabah

Melakukan tracking unit nasabah melalui MTC

Menyerahkan uang angsuran & lembar TTA ke kasir

Menyerahkan dokumen DKHR hasil kunjungan dan lembar TTA kepada Coll Admin

Melakukan penginputan hasil kunjungan ARO berdasarkan DKHR

Melakukan penginputan hasil analisa kasus terhadap kontrak-kontrak yang dilakukan eskalasi penanganan dan kontrak-kontrak yang mengalir ke bucket selanjutnya

Melakukan proses pickup & Reposses melalui sistem

Menyerahkan unit ke pihak Warehouse

PETUNJUK TEKNIS PEMBUATAN DAFTAR KUNJUNGAN HARIAN REM OFF

Overdue days 31 – 60 hari

Menu Collection Management – Aktifitas AR Officer – Pembuatan Daftar Kunjungan Harian AR Officer

Ketentuan Pembuatan DKHR :

Untuk setiap pembuatan DKHR WAJIB untuk menggunakan parameter Nama Nasabah dalam

proses sorting agar kontrak-kontrak bundling (2 kontrak 1 nasabah) muncul ke dalam daftar

DKHR

Kontrak produk pembiayaan kendaraan dan kontrak pembiayaan produk durable wajib di pilih

ke dua-duanya agar kedua kontrak ditagih oleh Rem Off di saat yang bersamaan

Jumlah kontrak dalam DKHR diperkenankan >12 kontrak/DKHR

Priotritas handling yang di terapkan untuk kontrak pembiayaan handling adalah penagihan,

sehingga tidak perlu melakukan pencetakan ST melainkan menggunakan ST Master

KETENTUAN PENTING DALAM PROSES PENAGIHAN REM OFF

Setiap transaksi penerimaan angsuran dari nasabah, maka nasabah dikenakan biaya

administrasi penagihan sebesar Rp. XXXX (akan di tetapkan ke dalam Memo Internal)

Penerimaan angsuran menggunakan TTA (Tanda Terima Angsuran) untuk masing-masing

kontrak, pembayaran kurang dari nilai angsuran tetap dapat diterima, namun masuk

sebagai TITIPAN dan Rem Off wajib meminta nasabah menentukan tanggal janji bayar

Rem Off wajib melakukan penagihan pembayaran angsuran kepada nasabah atas ke-

dua kontrak tersebut

Ketentuan penginputan analisa kasus wajib dilaksanakan sesuai aturan yang telah

ditetapkan Divisi Collection Kantor Pusat

Penarikan yang dilakukan terhadap barang kontrak pembiayaan durable dapat dilakukan

oleh Rem Off dengan syarat :

WAJIB menggunakan ST yang dibuat secara Manual untuk kontrak tersebut dan

mendapat persetujuan DBM/BM/UM (tandatangan DBM/BM/UM)

Format ST terlampir

Proses Penarikan barang WAJIB mengikuti ketentuan Penarikan Barang

BTJ (Barang Titip Jual) akan masuk kedalam kategori BTJ Deviasi, barang yang

diserahkan adalah benar-benar barang objek pembiayaan

Overdue days 31 – 60 hari

Keterangan : Penggunaan sistem sebatas untuk create ST saja (tidak di cetak). ST dicetak secara manual dengan menggunakan nomor SK yang sama dengan yang ada di sistem

HANDLINGBUCKET 3 & 4

Daftar Proses Bucket 3&4

TUGAS ARH MK/EXC

COLL ADM

Melakukan assigment terhadap kontrak-kontrak yang akan dilakukan penarikan

Melakukan realokasi nasabah ke Eksternal Collection lain

Create Surat Kuasa (SK)

Cetak & menyerahkan dokumen Surat Kuasa (SK) & BASTB

Melakukan tracking unit nasabah melalui MTC (hanya tersedia untuk tracking unit otomotif saja)

Melakukan penarikan unit Nasabah

Menyerahkan unit ke pihak Warehouse

Menyerahkan dokumen Surat Kuasa (SK) & BASTB kepada Coll Admin

Melakukan penginputan hasil penanganan berdasarkan Surat Kuasa (SK)

Melakukan penginputan hasil analisa kasus terhadap kontrak-kontrak yang mengalir ke bucket selanjutnya

Melakukan proses Pickup & Reposses melalui sistem

Melakukan penyerahan unit tarikan

KETENTUAN PENTING DALAM PROSES PENAGIHAN EXC/MK

Overdue days >60 hari

Untuk handling kontrak pembiayaan produk durable, maka di phase Quick Win dilakukan

secara manual. ARH 3&4 WAJIB membuat daftar nasabah durable OD >60 dan

mendistribusikan kepada EXC/MK. Penugasan kepada EXC/MK tidak dilakukan

menggunakan SK yang dicetak melalui sistem

Penarikan yang dilakukan terhadap barang kontrak pembiayaan durable, dapat dilakukan

oleh EXC/MK dengan syarat :

WAJIB menggunakan SK yang dibuat secara Manual untuk kontrak tersebut dan

mendapat persetujuan DBM/BM/UM (tandatangan DBM/BM/UM)

Format SK terlampir

Proses Penarikan barang WAJIB mengikuti ketentuan Penarikan Barang

Keterangan : Penggunaan sistem sebatas untuk create SK saja (tidak di cetak). SK dicetak secara manual dengan menggunakan nomor SK yang sama dengan yang ada di sistem

Proses Penarikan Barang

KETENTUAN PENTING DALAM PROSES PENARIKAN BARANG

WAJIB menggunakan ST atau SK yang dibuat secara Manual untuk kontrak tersebut

dan mendapat persetujuan DBM/BM/UM (tandatangan DBM/BM/UM)

Penerimaan barang wajib menggunakan BASTB (format terlampir) yang ditandatangai

oleh Nasabah

Nasabah wajib membuat Surat Pernyataan Titip Jual

Penarikan atas barang yang tidak sesuai dengan objek dan kondisi pembiayaan awal,

maka dianggap sebagai BTJ Deviasi, yaitu :

Barang tarikan wajib diserahkan ke Warehouse maksimal H+1 dari tanggal penarikan

Penarikan barang durable TIDAK BERLAKU BIAYA TARIK, sebagai pengganti akan

diterbitkan ketentuan INSENTIF PENARIKAN oleh Divisi Collection

Proses pick up dan ET atas BTJ dilakukan sesuai dengan ketentuan yang disebutkan

dalam Memo Internal No. MI- 008/OPR/COLL/III/2012 tertanggal 1 Maret 2012 perihal

“Mekanisme Penyerahan unit ke Warehouse / Remote Warehouse / Cabang / RO,

Pick Up Unit, Early Terminate Unit, Pelunasan Unit Tarikan dan Kredit Lancar”.

ADIRA FINANCE terdaftar dan diawasi oleh OJK

PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE, TBK

CABANG :

(alamat Cabang)

No.

Tanggal :

BERITA ACARA SERAH TERIMA UNIT

Status Barang * lingkari status barang

* Barang Asli * Barang Partial * Barang Substitusi

Data Konsumen

Nama : __________________________________ Nomor PK : _______________________________

Alamat : __________________________________ Overdue : _______________________________

__________________________________ Tgl Jatuh Tempo : _______________________________

Data Barang

Nama Barang : __________________________________ Merk/Type : _______________________________

Kuantitas : __________________________________ Nomor Seri : _______________________________

Tahun : __________________________________ Ukuran : _______________________________

Warna : __________________________________ Kondisi Barang : Elektronik : Hidup / Mati

: Non Elektonik : Lengkap/Tdk Lengkap

Kelengkapan Barang *Lingkari kelengkapan barang yang tersedia saat penarikan dan tuliskan jumlah unit dalam kotak

Remote Kartu Garansi Charger CPU _________________

Buku Petunjuk Dus Antena Keyboard _________________

Memory Card Baterai Kabel Power Mouse _________________

CD Program Handsfree Monitor Speakers _________________

Kronologis Penarikan

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

FORM PENGECEKAN KONDISI BARANG TITIP JUAL

Yang Bertandatangan Yang Menerima

: (diisi sequence number)

Yang Menerima Yang Menyerahkan

Ttd nasabah/pemeg

ang unit

Ttd petugas tarik

Ttd petugas tarik

Ttd petugas warehouse

Di isi dengan kronologis penarikan unit

Di isi dengan data nasabah

Di isi dengan data status OD

Di isi dengan data barang yang ditarik (barang

asli/substitusi/parsial)

Di isi dengan data barang yang ditarik (barang

asli/substitusi/parsial)

Di isi dengan tanggal saat penarikan

Hanya digunakan untuk melakukan proses cek kelengkapan barang non-elektronik

Program Rehab

KETENTUAN PROGRAM REHAB

Program Restruktur tetap berlaku untuk kontrak NON-DURABLE (ada bundling

dengan durable) dengan catatan dilakukan pada tanggal yang sama dengan tanggal

jatuh tempo kontrak lama, jika tanggal jatuh tempo berubah maka Cabang wajib

melakukan prosedur reschedule terhadap kontrak durable

Apabila dilakukan reschedule terhadap salah satu kontrak, maka kontrak terkait

lainnya wajib dilakukan reschdeule dengan tanggal jatuh tempo yang sama dengan

kontrak sebelumnya

Ketentuan reschedule mengikuti aturan yang berlaku saat ini

Skema Insentif Durable

Bucket Basic Fee SR Bucket Basic Fee SR

QA

7% ≥ 68%

120DPD

19% >25%

5% ≥55% - <68% 15% ≥13% - ≤25%

3% < 55% 13% ≥8% - <13%

SITAR XDays

8% ≥ 75% 8% < 8%

6% ≥60% - <75%

150DPD

21% >20%

4% < 60% 17% ≥10% - ≤20%

30DPD

11% ≥ 68% 14% ≥7% - <10%

9% ≥53% - <68% 9% < 7%

5% < 53%

180DPD

23% >12%

60DPD

15% ≥ 53% 19% ≥6% - ≤12%

11% ≥32% - <53% 14% ≥4% - <6%

5% < 32% 10% < 4%

90DPD

18% > 36% BTJ 25.000 unit

14% ≥25% - ≤36%

12% ≥12% - <25%

7% < 12% Syarat & Ketentuan berlaku

Skema Insentif Durable

Syarat & Ketentuan

Perhitungan success rate Mitra Kerja• Insentif utama Mitra Kerja mengacu ke performance/success rate Adira Quantum.• Perhitungan success rate dihitung terpisah untuk account Adira Quantum dan account Durable.• Persentase fee/insentif account durable dihitung berdasarkan success rate account Adira

Quantum, contoh : MK A dengan bucket Sitar Xdays• SR account AQ 70% (tiering 2) dan SR account durable 75% (tiering 1)

Maka untuk persentase penggali account Durable mengikuti fee/insentif Adira Quantum (tiering 2)

Periode pembayaran insentif Mitra kerja setiap tanggal 20 untuk account Adira Quantum dan tanggal 27/28 untuk account durable.

Ketentuan dan skema insentif hanya berlaku untuk Mitra Kerja dengan status double job danuntuk pembayaran allowance (tunjangan bantuan operasional) Mitra Kerja dibayarkan tetap dariAdira Quantum (Agustus 2015 & September 2015)

1. Melakukan penanganan (penagihan atau penarikan

barang atau penerimaan barang sesuai dengan kode

etik perusahaan dan tidak melanggar ketentuan hukum

yang berlaku.

2. Disiplin dan profesional dalam bekerja.

3. Berpakaian sopan dan rapi sesuai dengan aturan

perusahaan.

4. WAJIB membawa Daftar Kunjungan Harian / Surat

Tugas / Surat Kuasa saat mengunjungi Konsumen.

5. WAJIB membawa ST/SK dan BASTB saat serah terima

barang dari Konsumen.

6. SEGERA melakukan penyetoran hasil pembayaran

angsuran/titipan/denda/biaya penagihan ke Kasir.

7. Menuliskan hasil kunjungan sesuai dengan kondisi

sebenarnya.

8. Melakukan pengamatan lebih detail terhadap kondisi

Konsumen dan keberadaan barang.

1. Menerima pembayaran uang dari Konsumen ke

Rekening Pribadi atau menggunakan bukti

penerimaan palsu atau tidak resmi.

2. “MENALANGI” pembayaran konsumen.

3. Menerima barang titip jual dari Konsumen tanpa

dokumen penarikan.

4. Membuat hasil kunjungan palsu.

5. Mengalihkan barang pembiayaan kepada pihak

lain tanpa persetujuan dari Konsumen dan Pihak

Cabang.

6. Menginformasikan data Konsumen kepada pihak

lain yang tidak berkepentingan dan tanpa seijin

pihak cabang.

7. MENUNDA penyetoran uang angsuran / titipan /

denda / biaya penagihan ke Kasir.

8. Melakukan penagihan dan/atau penarikan barang

dengan tindakan kasar yang merugikan Konsumen.

DO’s & DON’Ts