strategisch project performante interne communicatie 2.0 ondernemingsraad 27 november 2008

Strategisch ProjectPerformante Interne Communicatie 2.0

Ondernemingsraad27 november 2008

Scope van het strategisch project

Performante Interne Communicatie 2.0

Bouwen aan een interne communicatie

ORGANISATIE

LOPENDE ACTIES interne communicatie

(2008)

Rollen & verantwoordelijkheden

Interne kanalen

Interne doelgroepen

Werkprocessen

Concrete communicatie acties, zoals- missie, waarden- Nieuwe wegen voor Exploitatie-...

20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 2

Scope van het strategisch project

UitdagingenWat leeft in de organisatie?

1: Medewerkers worden ook geïnformeerd over het bedrijf via de media en de vakbonden


2: Een groot deel van het personeel (chauffeurs, technici en controleurs) heeft geen toegang tot PC

3: Er is heel veel informatie, er is nood aan meer structuur

4: Er is nood aan duidelijke informatie en het geschikte communicatiekanaal

5: Intranet is te statisch

Inhoud van deze voormiddag

1. Context – voortraject

2. Doelstellingen en aanpak

3. 4 werkgroepen

4. Projectstructuur


Doelstellingen van een interne communicatie-organisatie

Het opbouwen van een performante interne communicatie organisatie die :

éénduidigdoordacht

betrouwbaareffectief

en gebruiksvriendelijk is

en zo de missie en de doelstellingen van De Lijn mee helpt realiseren


Aanpak om deze doelstellingen te realiseren

– Interne Communicatie belangt iedereen aan

– Creëren van een groot draagvlak door betrokkenheid te stimuleren vanuit alle hoeken van De Lijn

– De aangeboden oplossingen dienen afgestemd te zijn aan de reële behoeften van De Lijn

Opstart van 4 werkgroepenDoel = bepalen en realiseren van veranderingen in 4 thema’s





3. 4 werkgroepen

4. Projectstructuur


Andere

4 thema’s = 4 werkgroepen

Intranet Personeels-magazine

Terrein-

communicatie

Beleid interne communicatie


Beleid Interne CommunicatieDoelstelling

Doelstelling

• Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne

communicatie

• Werkprocessen bepalen en implementeren

• Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen

• Bepalen van het communicatieplanningsproces

Doelstelling

• Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne

communicatie

• Werkprocessen bepalen en implementeren

• Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen

• Bepalen van het communicatieplanningsproces

20/04/23 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 10

IntranetDoelstelling

Doelstelling• Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen

interne communicatie van De Lijn

• Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten.• Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot

het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang

Doelstelling• Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen

interne communicatie van De Lijn

• Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten.• Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot

het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang


PersoneelsmagazineDoelstelling

Doelstelling

• Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel)

• Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie

• Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt

Doelstelling

• Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel)

• Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie

• Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt


TerreincommunicatieDoelstelling

Doelstelling

• Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten)

• Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren

• Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s

Doelstelling

• Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten)

• Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren

• Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s





3. 4 werkgroepen

4. Projectstructuur


Project- en overlegstructuur

ProjectteamProjectteam

StuurgroepStuurgroepRaad van DirecteurenRaad van Directeuren

Functioneel OverlegFunctioneel Overleg

KlankbordgroepKlankbordgroep

Intranet Personeels-magazine

Terrein-

communicatieAndere

Beleid interne communicatie


Project- en overlegstructuurStuurgroep

Doelstelling

• Validatie van de verschillende acties / concepten van het project

• De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn

• De RvD / RvB voorbereiden

Doelstelling

• Validatie van de verschillende acties / concepten van het project


• De RvD / RvB voorbereiden


Project- en overlegstructuurProjectteam

Doelstelling• De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen• De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen• Bewaken van een éénduidige methodologie• De stuurgroepen voorbereiden

Doelstelling• De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen• De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen• Bewaken van een éénduidige methodologie• De stuurgroepen voorbereiden


Project- en overlegstructuurKlankbordgroep

Samenstelling deelnemers5 chauffeurs (1 per entiteit)5 chauffeurs exploitanten5 bedienden (1 per entiteit)5 controleurs (1 per entitetit)5 technici (1 per entiteit)5 medewerkers Lijnwinkel

Samenstelling deelnemers5 chauffeurs (1 per entiteit)5 chauffeurs exploitanten5 bedienden (1 per entiteit)5 controleurs (1 per entitetit)5 technici (1 per entiteit)5 medewerkers Lijnwinkel

Doelstelling• Noden en behoeften van de

doelgroepen opnemen• Concepten voorstellen om de

relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen

Doelstelling• Noden en behoeften van de

doelgroepen opnemen• Concepten voorstellen om de

relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen

Agenda 16 januari:

aftoetsen van

• Intranet: structuur en classificatie

• Personeelsmagazine: concept

• Initiatieven Terreincommunicatie

• Communicatiemodel

Agenda 16 januari:

aftoetsen van

• Intranet: structuur en classificatie

• Personeelsmagazine: concept

• Initiatieven Terreincommunicatie



Project- en overlegstructuurRvD en Functioneel Overleg

Deelnemers

•Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen

Deelnemers

•Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen

Organisatie

• Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project

Organisatie

• Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project

Doelstelling

• Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project


Doelstelling

• Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project



Waar staan we vandaag? – mijlpalen07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/08 01/09 02/09 03/09 04/09 05/09 06/09 08/09 09/0907/09

• Kanalenstrategie• Samenwerkingsmodel• Planningsproces

• Rollen & verantwoordelijkheden

• Interne Communicatie Processen en regels

15/12

31/01

BELEID INTERNE COMMUNICATIE

31/08

INTRANET• Analyse document

• Intranet Structuur

• Concept Intranet

• Ontwikkeling

• Go Live

30/12

31/01

15/08

PERSONEELSMAGAZINE

• Aanpak veldwerk

• Langetermijn visie personeelsmagazine

aanpak nieuw model4/112008

01/012009

TERREIN COMMUNICATIE• Infoborden en boek

28/022009


• Uitrol en veranderingsplan

• Go Live

30/042009

31/082009

31/012009

15/10

30/09

strategisch project performante interne communicatie 2.0 ondernemingsraad 27 november 2008

Documents