TAKLIMAT PELAKSANAAN DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0

(DDMS 2.0)

AGENSI-AGENSI PERSEKUTUAN SARAWAK

AUDITORIUM TINGKAT 17

BANGUNAN SULTAN ISKANDAR

KUCHING, SARAWAK

BAHAGIAN PEMBANGUNAN APLIKASIMAMPU

14 SEPTEMBER 2018

2

SKOP PEMBENTANGAN

2

LATAR BELAKANG / DEFINISI

ISU PENGURUSAN REKOD

PUNCA KUASA

PEMBANGUNAN SISTEM

PELAKSANAAN DAN PELUASAN

Q & A

3

DEFINISI

DEFINISI REKOD AWAM

DEFINISI PENGURUSAN REKOD

“field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records”

INFORMATION AND DOCUMENTATION – RECORDS MANAGEMENT – PART 1: GENERAL(ISO 15489-1:2001, IDT)

"rekod awam" ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan…”

AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)

ISU

Penggunaan kertas yang

tinggi

Kehilangan memori institusi

Penggunaan ruang

penyimpanan

Masa untuk capaian rekod

yang lama

Kelestarian Rekod

ISU PENGURUSAN REKOD

4

5

PUNCA KUASA

5

BIL. MESYUARAT KEPUTUSAN

1. Mesyuarat Jawatankuasa IT

dan Internet Kerajaan (JITIK)

Bil. 10 Tahun 2007 pada

23 November 2007

Mesyuarat mengambil maklum bahawa selaras dengan

keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 3 Oktober 2007,

MAMPU diminta membangunkan Sistem Pengurusan Fail

Secara Elektronik (Sistem e-Filling).

2. Mesyuarat Jawatankuasa IT

dan Internet Kerajaan (JITIK)

Bil. 1 Tahun 2008 pada 4 Mac

2008

Mesyuarat mengambil maklum hasil satu Bengkel Pasukan

Petugas Sistem Pengurusan Secara Elektronik yang dihadiri

oleh 47 Agensi Kerajaan pada 13 dan 14 Februari 2008 telah

bersetuju untuk memasukkan Dokumen Terperingkat ke

dalam sistem.

3. Mesyuarat Jawatankuasa

Pemandu NKEA CCI Bil. 2

Tahun 2011 pada 4 Julai 2011

Mesyuarat telah bersetuju untuk melaksanakan Electronic

Record Management System (ERMS) kepada Digital

Document Management System (DDMS) di bawah EPP8: e-

Government.

4. Mesyuarat Jawatankuasa

Pemandu NKEA CCI pada 28

Mei 2015

Pembangunan DDMS 2.0 untuk keselamatan rekod dan kos

pelaksanaan yang lebih rendah.

5. Surat Ketua Pengarah MAMPU

kepada semua Ketua

Setiausaha Kementerian.

26 Jan 2015

Pelaksanaan DDMS untuk meningkatkan kepantasan

akses kepada maklumat, mengurangkan penggunaan kertas,

meningkatkan sistem penyampaian serta menjamin

perkhidmatan kerajaan yang lebih telus.

6

Meningkatkan kecekapan

capaian kepada maklumat dan

ketelusan pentadbiran;

Meningkatkan kawalan ke atas

pengurusan rekod Sektor Awam

secara lebih sistematik;

Memelihara Memori Institusi

negara; dan

Meningkatkan sistem

penyampaian kerajaan.

Pengurusan rekod mengikut

kitaran hayat rekod Kerajaan

bermula dari pewujudan,

penyimpanan, penyenggaraan

dan pelupusan rekod secara

elektronik.

OBJEKTIF FUNGSI

OBJEKTIF DAN FUNGSI

6

PEMBANGUNAN DAN PELAKSANAAN SISTEM

Projek di bawah National Key Economic Areas (NKEA) Communications, Content and Infrastructure (CCI) Entry Point Projects (EPP6) eGovernment -Paperless Government.

Agensi perintis:MAMPU dan PEMANDU

Diperluas ke 29 Kementerian/ Jabatan/ Agensi

7

• Pembangunan dan peluasan

DDMS 2.0

• Sehingga kini 112 agensi

• 225 agensi pada tahun 2020

Akta Arkib Negara 2003

Pekeliling Perkhidmatan

Bilangan 5 Tahun 2007

MS ISO 16175 Berpusat(Cloud

Computing)

Capaian 24X7 Pelbagai platformcapaian

Dokumen Terbuka dan Terperingkat(Mulai November

2018) 8

REKABENTUK SISTEM

ALIRAN PROSES

9

9

Dokumen Rasmi (Terbuka)

TAWAN

Dokumen Elektronik

E-Mel

Surat dan Memo

Borang

Dokumen yang Diimbas

PengimbasanOutlook

Web OfficeDDMS 2.0 Cloud

AGENSI SEKTOR AWAM

PUSAT DATA SEKTOR AWAM (PDSA)

PUTRAJAYAMuat turun ke PC

Cetak

Hantar ke E-Mel

AGENSISEKTOR AWAM

RETRIEVE KONGSIPengkelasan

Carian

Paparan

ARKIB NEGARA MALAYSIA

Eksport Fail Pelupusan

KESELAMATAN SISTEM

10

Kawalan

Capaian Rekod

• Agensi

• Group

• Individu

• Audit trail

Data

• Data Encryption

• Real time

replication

• Read only

High

Availability

Architecture

Disaster

Recovery

Centre

1111

Second Factor

Authentication

Kawalan Scanner

dan Web Scan

Penjanaan Hash

Value untuk merekod

maklumat asal

Penyulitan data

bila download dan

authentication

untuk buka

Watermark preview

dan cetakan

Kawalan download

dan cetakan

Information

Redaction

1

2

3

7

6

5

4

DDMS 2.0 FASA II

PENGENDALIAN MAKLUMAT RAHSIA RASMI

12

FAEDAH DALAM OPERASI

PEMATUHAN PROSEDUR PENGURUSAN REKOD

MENGATASI KELEWATAN TERIMAAN SURAT

MENGATASI ISU KEHILANGAN SURAT

PEMANTAUAN KE ATAS MINIT ARAHAN

REKOD DAPAT DIAKSES DENGAN CEPAT

ANY TIME, ANY WHERE AND ANY DEVICE

13

CEPAT

Rekod dapat diakses

kurang daripada 10 saat

KETELUSAN PERKHIDMATAN

Setiap arahan dapat diminit

dengan lebih telus dan terbuka MEMORI INSTITUSI SEKTOR AWAM TERPELIHARA

Setiap rekod yang menjelaskan keputusan,

arahan dan pengurusan kepimpinan

dikekalkan sebagai memori institusi jabatan

MENYOKONG INISIATIF

ICT HIJAU KERAJAAN

Penyimpanan rekod secara elektronik dan berpusat

PERKONGSIAN MAKLUMAT DAN

PUSAT SUMBER SEKTOR AWAM

Rekod boleh dikongsi bersama

(mengikut kawalan capaian)

KAWALAN KE ATAS KANDUNGAN,

STRUKTUR DAN KONTEKS REKOD

Tiada pindaan boleh dibuat oleh pengguna

ke atas rekod dan jejak audit

IMPAK DALAM

PENGURUSAN REKOD

IMPAK

14

• Klasifikasi Fail Standard (Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007)

• Jadual Pelupusan Rekod (Seksyen 27 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 269])

PenyediaanPra-Syarat

• Dasar dan Panduan Pengurusan Rekod

• Tatacara Pengurusan Rekod denganPenggunaan Aplikasi DDMS

JawatankuasaPengurusan Rekod

Kementerian/Agensi

• Surat JPA.BPO(S)215/65/14 (24) bertarikh31.12.2012

• Perjawatan dan peralatan mencukupi

Pewujudan SeksyenPengurusan Rekod

PRA-SYARAT PELAKSANAAN DDMS 2.0

15

• Spesifikasi minimum: -

• Support Twain Compliant Drivers, 300 dpi optical resolution, 20ppm

SpesifikasiMesin Pengimbas

• Spesifikasi minimum: -

• 4GB RAM, Windows 7 dan ke atasSpesifikasi

PC/Notebook

• Pegawai Rekod Jabatan

• Pentadbir Sistem ICT

• Pengguna

• Pekerja Maklumat (IW)

PenetapanPeranan Pengguna

PRA-SYARAT PELAKSANAAN DDMS 2.0

16

PEGAWAI REKOD JABATAN

(PRJ)

PENTADBIR SISTEM ICT (SA) PEKERJA

MAKLUMAT (IW)

PENGGUNA (EU)

1. Menguruskan rekod

elektronik (DDMS 2.0) dan

rekod konvensional

2. Menawan rekod (capture)

3. Meminitkan Rekod

4. Carian Rekod

5. Mewujudkan fungsi,

aktiviti, sub-aktiviti dan fail

baru (transaksi)

6. Menutup fail

7. Memadam rekod

8. Mengemaskini metadata

9. Memindahkan rekod

10.Menguruskan kebenaran

akses

11.Mengeluarkan laporan

1. Semakan Firewall

(membenarkan

penghantaran emel)

2. Wujudkan pengguna baru

3. Mengemaskini pengguna

tidak aktif

4. Mengemaskini keahlian

pengguna dalam group

5. Membuat Instalasi:

a. Dynamsoft – Scanning

Utility

b.DDMS 2.0 Add-Ins untuk

Microsoft Office

6. Mengeluarkan laporan

1. Menawan rekod

(capture) masuk.

2. Meminitkan

Rekod

3. Carian Rekod

1. Menawan rekod

(capture) keluar.

2. Meminitkan

Rekod

3. Carian Rekod

4. Mencetak dan

menghantar ke

Unit Registri

untuk

dimasukkan

dalam fail fizikal.

1717

My Activities

Senarai akltiviti yang dibuat oleh pemilik akaun

My Documents

Senarai dokumen pemilik akaun

My Task

Senarai Inbox pemilik akaun

DASHBOARD DDMS 2.0

18

1

23 4

5

1. FUNGSI

2. AKTIVITI

3. SUB-AKTIVITI

4. FAIL

(TRANSAKSI)

5. REKOD

STRUKTUR KLASIFIKASI FAIL

STRUKTUR KLASIFIKASI FAIL (samb.)

19

2018

STATISTIK PENGGUNAAN DDMS 2.0

SEHINGGA 31 JULAI 2018

Bil. Perkara Bilangan

1. Bilangan Agensi Keseluruhan 112

2. Bilangan Pengguna 37,192

3. Jumlah Rekod Legasi dari DDMS 1.0 1,266,887

4. Jumlah Rekod DDMS 2.0 2,027,933

5. Jumlah Rekod 2018 753,926

6. Jumlah Keseluruhan Rekod (3+4) 3,294,820

2119

STATISTIK PENGGUNAAN DDMS 2.0

2,489,052

2,604,467

2,694,476

2,809,050

2,921,480

3,013,188

3,082,035

3,191,481

2,200,000

2,400,000

2,600,000

2,800,000

3,000,000

3,200,000

3,400,000

Dec Jan Feb Mac Apr May Jun Jul

Bilangan Rekod Dalam DDMS 2.0 Tahun 2018

Total Records

2220

STATISTIK PENGGUNAAN DDMS 2.0

22

0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

Jan Feb Mac Apr May Jun Jul

Statistik Transaksi DDMS Tahun 2018

Bil. Rekod

Bil. View Rekod

Bil. Muat Turun

2321

PENCAPAIAN

DIPILIH SEBAGAI KPI MENTERI DI JABATAN PERDANA MENTERI

TELAH DI LAKSANAKAN DI 112 KEMENTERIAN/AGENSI

(25 Kementerian & 87 Agensi)

35,192 PENGGUNA BERDAFTAR

3,294,820 JUTA REKOD

PENGURANGAN BILIK FAIL

PELAKSANAAN DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)

Purata 2,000 surat/dokumen sehari

879,000 jumlah rekod

Mengatasi isu kehilangan surat / kelewatan terimaan surat

2422

ADVERTORIAL: KOSMO 26 Julai 2017

2523

AKTIVITI PELAKSANAAN DDMS 2.0

AKTIVITI TINDAKAN

1. MESYUARAT KICK OFFMAMPU, ARKIB &

AGENSI

2. PROSES PENYEDIAAN TEMPLATE DATA KLASIFIKASI FAIL DAN

PROFAIL PENGGUNA

2.1 Taklimat Pengisian Template KF dan JPR MAMPU/ARKIB

2.2 Pengisian Template AGENSI

2.3 Pelaksanaan Kemasukan Data Ke Sistem DDMS 2.0 MAMPU

2.4 Semakan Data dalam Sistem DDMS 2.0 AGENSI

3. LATIHAN PENGGUNAAN SISTEM

3.1 Peranan Pengurus Rekod (Record Manager)

MAMPU3.2 Peranan Pentadbir Sistem Agensi (Agency Administrator)

3.3 Peranan Pegawai Maklumat (Information Worker)

3.4 Peranan Pengguna (End User) (Champion)

3.5 Peranan Pengguna (End User) AGENSI

3. GO LIVEMAMPU, ARKIB &

AGENSI

Jangkamasa Aktiviti 2 hingga 3 minggu apabila KF siap 100%

SEKIANTERIMA KASIH

26

https://ddms.malaysia.gov.my

ddms2.0@mampu.gov.my