การปรบปรงลดปรมาณใบขอซอเพอเพมประสทธภาพในการจดซอ กรณศกษา: โรงงานผลตนาตาลแหงหนงในจงหวดกาแพงเพชร

The improvement of the quantity of purchase requisitions to increase

the efficiency of purchasing. Case study: A sugar factory in Kamphaengphet Province

การปรบปรงลดปรมาณใบขอซอเพอเพมประสทธภาพในการจดซอ กรณศกษา: โรงงานผลตนาตาลแหงหนงในจงหวดกาแพงเพชร

The improvement of the quantity of purchase requisitions to increase the efficiency

of purchasing. Case study: A sugar factory in Kamphaengphet Province

วงศกร พงษชพ

การคนควาอสระเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตร บรหารธรกจมหาบณฑต มหาวทยาลยกรงเทพ ปการศกษา 2561

© 2563 วงศกร พงษชพ สงวนลขสทธ

วงศกร พงษชพ. ปรญญาบรหารธรกจมหาบณฑต, กมภาพนธ 2563, บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยกรงเทพ. การปรบปรงลดปรมาณใบขอซอเพอเพมประสทธภาพในการจดซอ กรณศกษา: โรงงานผลตนาตาลแหงหนงในจงหวดกาแพงเพชร (53 หนา) อาจารยทปรกษา: ผชวยศาสตราจารย ดร.ณฏฐณชา ณ นคร

บทคดยอ

งานวจยนมวตถประสงคเพอลดปรมาณใบขอซอทเกดขนในกระบวนการจดซอ โดยใช

เครองมอวเคราะหปญหาแผนภมกางปลา (Fishbone) ในการคนหาสาเหตและเพอการปรบปรงแกไขปญหาเรมตนจากปงบประมาณ 2560/2561 ผวจยทาการสบคนขอมลจากโปรแกรมสาเรจรป (ฐานขอมล) จนทราบถงจานวนใบขอซอทมจานวนคงคางในแตและปงบประมาณทมจานวนมาก ซงงานวจยครงนไดใช แผนภมกางปลา มาคนหาสาเหต และเกบรวบรวมขอมลของปญหา และเลอกแกไขในสวนทมปญหามากทสด ผลการดาเนนการปรบปรงสามารถลดปรมาณใบขอซอจากปงบประมาณ 2560/2561 จานวน 3,292 ใบ ซงมจานวนลดลงในป 2561/2562 จานวน 1,513 ใบ หรอคดเปนเปอรเซนตทปรบลดลงได 45% ค ำส ำคญ: กำรลดปรมำณใบขอซอ, ประสทธภำพในกำรจดซอ, ใบขอซอ, กำรจดซอวสด

Pongcheep, W. M.B.A., February 2020, Graduate School, Bangkok University. The improvement of the quantity of purchase requisitions to increase the efficiency of purchasing. Case study: A sugar factory in Kamphaengphet Province (53 pp.) Advisor: Asst. Prof. Nathanicha Na Nakorn, Ph.D.

ABSTRACT

The objective of this research is to reduce the amount of purchase

requisitions that occur in the purchasing process. By using the Fishbone problem analysis tool to find the cause and to improve the problem starting from the fiscal year 2017/2018 The researcher searched the data from the software package (database) until they were aware of the number of outstanding purchase orders in each year and the large fiscal years. Which this research has used Fishbone chart Let's find out why And collecting information about the problem And choose to fix the most problematic part

Improvement results can reduce the amount of purchase requests from fiscal year 2017/2018. Amount 1,513 tickets or as a percentage that can be reduced by 45% Keywords: Reducing Purchase Requisitions, Purchasing Efficiency, Purchase Requisitions, Material Purchasing

ฉ

กตตกรรมประกาศ

งานวจยนสามารถส าเรจลลวงไปดวยดดวยความกรณาของ ดร.ณฏฐณชา ณ นคร ทคอยดแลเอาใจใสใหความรทางทฤษฎตางๆ และค าแนะน าทเปนประโยชนตลอดจนแนวทางแกไขปญหา ซงผวจยตองขอกราบขอบพระคณเปนอยางสงทกรณาสละเวลาใหแนวคดและค าแนะน า ตลอดจนตรวจสอบขอบกพรองในการท าวจย ซงอนเปนประโยชนตองานวจย การด าเนนงานวจยนไดรบความรวมมออยางดจาก บรษท ครสตอลลา จ ากด นอกจากนผวจยขอกราบขอบพระคณ คณพศทธ ไชยโอสถ หวหนาแผนกฝายจดซอ และพนกงานทกทาน ทใหความชวยเหลอและค าแนะน าอนเปนประโยชนตองานวจยน ทายน ผวจยขอกราบขอบพระคณบดา มารดา และครอบครว ผเปนเบองหลงอนยงใหญทท าใหผจดท ามวนนได และบรพคณาจารยทกทานซงเปนผประสทธประสาทวชานบตงแตครงเยาววยจวบจนกระทงทกวนน

วงศกร พงษชพ

ช

สารบญ หนา บทคดยอภาษไทย ง บทคดยอภาษาองกฤษ จ กตตกรรมประกาศ ฉ สารบญตาราง ฌ สารบญภาพ ญ บทท 1 บทน า 1.1 ความเปนมาและความส าคญของปญหา 1 1.2 วตถประสงคของการวจย 6 1.3 ขอบเขตของการวจย 6 1.4 นยามศพทเฉพาะ 6 1.5 ขนตอนและวธการด าเนนการวจย 7 1.6 ประโยชนทจะไดรบ 7 บทท 2 วรรณกรรมทเกยวของ 2.1 ความหมายของการจดซอ 8 2.2 วตถประสงคของการจดซอ 10 2.3 การวางแผนการจดซอ 12 2.4 ขอบเขตของการจดซอ 16 2.5 นโยบายการจดซอ 18 2.6 ทฤษฎระบบ 20 2.7 ทฤษฎกางปลา 22 2.8 งานวจยทเกยวของ บทท 3 วธด าเนนการ 3.1 ก าหนดกรอบการด าเนนการวจย 27 3.2 ประชากรและกลมตวอยาง 29 3.3 เครองมอทใชในการวจย 29 3.4 การรวบรวมขอมล 30 3.5 การวเคราะหและสรปผลขอมล 30 3.6 ขอจ ากดของการวจย 30

ซ

สารบญ (ตอ) หนา บทท 4 ผลการวจย 4.1 วธการ และขนตอนของกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบปจจบน 31 4.2 กระบวนการจดซอจดหา 33 4.3 การวเคราะหปญหา 34 4.4 แนวทางการแกไขปญหา 35 บทท 5 สรปผลและขอเสนอแนะ 5.1 สรปผลการท าปญหาพเศษ 42 5.2 ขอจ ากดหรอปญหาของโครงงาน 42 5.3 สรปผลการปฎบตงาน 42 5.4 ขอจ ากดหรอปญหาของการปฎบต 43 5.5 ขอเสนอแนะ 43 บรรณานกรม 44 ภาคผนวก 45 ประวตผเขยน 53 เอกสารขอตกลงวาดวยการขออนญาตใหใชสทธในรายงานการคนควาอสระ

ฌ

สารบญตาราง หนา ตารางท 1.1: แสดงปรมาณใบขอซอทงหมดในแตละปงบประมาณ 4 ตารางท 1.2: แสดงปรมาณใบขอซอ PR แตละแผนก ของโรงงานน าตาลก าแพงเพชร 5 ตารางท 4.1: ขนตอนของกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบปจจบน 32 ตารางท 4.2: ตารางแยกประเภทสนคา 36 ตารางท 4.3: แจงผรบผดชอบงานในแตละหมวดหมสนคา 39 ตารางท 4.4: แสดงปรมาณใบขอซอทงหมดในแตละปงบประมาณ หลงการแกไขปญหา 39 ตารางท 4.5: แสดงปรมาณใบขอซอ PR แตละแผนก ของโรงงานน าตาลก าแพงเพชร 40

ญ

สารบญภาพ หนา ภาพท 1.1: การบรหารงานของส านกงานใหญ 3 ภาพท 2.1: องคประกอบของระบบ 21 ภาพท 2.2: วธการเขยนผงกางปลา 24 ภาพท 3.1: การก าหนดกรอบการด าเนนการวจย 28 ภาพท 4.1: แสดงผงกางปลา 34 ภาพท 4.2: จดการประชมเพอหาทางแกไขปญาหารวมกนระหวาง ส านกงานใหญ 35 และฝายโรงงานฯ ภาพท 4.3: พนกงานด าเนนการคยขอมลใบขอซอเขาระบบ 37 ภาพท 4.4: พนกงานด าเนนการคยขอมลใบขอซอเขาระบบ 38 ภาพท 4.5: ภาพสแดงการเปรยบเทยบปรมาณใบขอซอ PR หลงด าเนนการแกไขปญหา 41

บทท 1 บทน ำ

1.1 ควำมเปนมำและควำมส ำคญของปญหำ เนองจากสภาวะความผนผวนของระบบเศรฐกจในยคปจจบน มการเปลยนแปลงทงดานเทคโนโลย และสงแวดลอมอนๆ มากมาย รวมถงการเพมขนของตนทนในการผลตเนองจากภาวะการเพมขนของราคานามนในตลาดโลก ผประกอบการธรกจตาง ๆ ตองปรบตวใหทนตอสภาวะการแขงขนทางธรกจทรนแรงมากขน เพอความอยรอดทางธรกจ จงจาเปนอยางยงทจะตองมองหาชองทางในการลดตนทนขององคกร ผบรหารจงตองตนตวและหนมาสนใจงานทกดานทจะทาใหธรกจมความอยรอด การจดซอกเปนหนาททางธรกจทสาคญอยางหนง ทมบทบาทและผลกระทบตอกาไรของธรกจอยางเหนไดชด เจาหนาทจดซอสวนใหญจะขาดความชานาญในการทางาน เนองจากคนทวไปมกมองวาหนาทจดซอเปนสงทไมมความสาคญในระบบธรกจ ใคร ๆ กสามารถทางานไดและสามารถเรยนรไดในระยะเวลาสน ๆ แตเปนการเขาใจผด เพราะถาขาดเจาหนาทจดซอทมความสามารถและเขาใจในระบบการทางานขององคกร อาจทาใหองคกรเสยหายและอาจตองปดตวลงได ดงนนเพอหลกเหลยงปญหาตาง ๆ ทจะเกดขน ผบรหารควรใหความสาคญตอองคกรเปนอยางยง (กฤตกา ทองเพชร, 2551) ในอดตหลายองคกรตางเขาใจวาการจดซอเปนงานทงายมาก ไมยงยากซบซอน เพยงตดตอผขายใหเสนอราคาและสงมอบใหหนวยงานทตองการใชเทานน กถอวาเสรจสนงานของจดซอแลว แตงานจดซอ (Purchasing) และจดหา (Procurement) นบวาเปนหนวยงานทมความสาคญมากตอผลประกอบการขององคกร เนองจากเปนหนวยงานทใชจายเงนในการจดซอ วตถดบ สนคา หรอบรการ เพอใหไดตรงตามความตองการหรอตรงตามคณลกษณะของผลตภณฑ (Specifications) ของหนวยงานตาง ๆ แลว จดซอยงเปนหนวยงานทรบผดชอบทาใหตนทนขององคกรลดตาลงสรางความสามารถทางการแขงขนดวยการวางกลยทธการจดซอและการบรหารจดการดานลดตนทน เพอสรางมลคาเพม (Value Added) ใหกบองคกรในการซอวตถดบ สนคาเขาสองคกร (แจมจตร ศรวงษ, 2558) ซงกจกรรมดานการจดซอจดหาครอบคลมตงแตการจดหาวตถดบและชนสวนอะไหลเครองจกร รวมถงวสดทจาเปนทเกยวเนองกบการผลต เพอนามาสนบสนนกจกรรมการผลต จนกลายมาเปนสนคา ดงนนการปรบปรงกระบวนการจดซอจดหานนมความสาคญอยางยงในการเพมความไดเปรยบในการแขงขนหรอทาใหองคกรประสบความสาเรจทางธรกจและไดผลกาไรสงสดได การปรบปรงเพมประสทธภาพการะบวนการจดซอจดหาโดยศกษาความตองการของผใช สงซอในปรมาณทเหมาะสม หาแหลงซอและคดเลอกผสงมอบทมคณภาพ เจรจาตอรองราคา และกาหนดเงอนไขให

2

ตรงกบความตองการ รวมไปถงการตดตามการจดสงสนคาเพอใหไดรบสนคาตรงเวลา พรอมสาหรบดาเนนการผลต กจกรรมของงานดานจดซอจดหาในองคกรสวนใหญจะแบงออกเปน 2 กลม คอกลม วตถดบ (Raw Material) เรยกวา Direct Material ซงจะประกอบดวยวตถดบหลกทใชในการผลตขนอยกบแตละประเภทของธรกจและอตสาหกรรม เชน อตสาหกรรมผลตนาตาล วตถดบหลกจาพวก ปนขาว นายาตกตะกอน นายาลดตะกรน เรซน เปนตน และ กลมชนสวนอะไหลเครองจกร (Mechanical Material) รวมถงวสดจาเปนทเกยวเนองกบการผลต เรยกวา Indirect Material ซงจะประกอบดวย เครองมอ อปกรณ ทเปนสวนประกอบทนามาสนบสนนการทางานของเครองจกร ใหสามารถผลตสนคาไดอยางตอเนอง ซงในแตละองคกรตางมงเนนในการลดตนทนในสวนทเปนวตถดบ แตความจรงแลว การลดตนทนในสวนของกลมชนสวนอะไหลเครองจกรกมความสาคญมากเชนเดยวกน ดงนนดวยเหตนจงจาเปนตองมการศกษาการจดซอจดหาสนคาดวยการจดซอผลตภณฑจาพวกชนสวน อะไหลเครองจกรและวสดจาเปนทเกยวเนองกบการผลตเพมเพมประสทธภาพการจดซอและลดตนทนกอใหเกดผลกาไรตอองคกรธรกจหรออตสาหกรรมใหมากทสด สาหรบงานวจยในครงนผวจยไดทาการศกษาการแกปญหาลดปรมาณใบขอซอสนคาของโรงงานนาตาลแหงหนงของผวจยททางานอยในปจจบน และทางานในตาแหนงจดซอกลางในสวนของสานกงานใหญ ถอวาเปนธรกจการผลตนาตาลทรายดบและนาตาลทรายขาวขนาดกลาง กอตงเมอป พ.ศ.2551 มออฟฟศทตงอยในกรงเทพมหานคร โดยสานกงานใหญนนมโรงงานนาตาล และโรงงานไฟฟาชวมวลอยในกลมเครอ ซงมทตงของโรงงานตงๆ อยในตางจงหวด โดยอยในภายใตการบรหารงานของสานกงานใหญ สามารถแยกโรงงานออกไดเปน 6 โรงงาน ดงน

3

ภาพท 1.1: การบรหารงานของสานกงานใหญ ปญหาสาคญทพบของทกโรงงาน คอ จากการทไดทาการเกบรวบรวมขอมลจรงจากระบบโปรแกรมฐานปฏบตการ (Program AX) พบวา ในการดาเนนการเปดใบขอซอวสดจากแผนกพสดของทกโรงงานนน ไมมหลกเกณฑและแนวทางทเปนขอกาหนดในการจดแบงกลมของวสดคงคลง จงสงผลใหมปญหาในการจดซอมาเปนลาดบ เชน เจาหนาทคยขอมลเขาระบบไมดาเนนการแยกรายการจดใหเปนหมวดหมในแตประเภทของสนคา ทาใหการสงซอสนคาประเภทเดยวกนแบบเดมอยตลอดเวลา เกดการซาซอนในการทางานของเจาหนาทและทาใหมผลในการเจรจาตอรองราคาของสนคากบผขายได

บจก. สานกงานใหญ (ตงอยใน จ.กรงเทพมหานคร)

โรงงานไฟฟาชวมวล (ตงอยใน จ.กาแพงเพชร)

โรงงานไฟฟาชวมวล (ตงอยใน จ.สโขทย)

โรงงานไฟฟาชวมวล (ตงอยใน จ.สพรรณบร)

โรงงานนาตาล (ตงอยใน จ.กาแพงเพชร)

โรงงานนาตาล (ตงอยใน จ.สโขทย)

โรงงานนาตาล (ตงอยใน จ.สพรรณบร)

4

ตารางท 1.1: แสดงปรมาณใบขอซอทงหมดในแตละปงบประมาณ (หนวย : ใบขอซอ)

ล ำดบ โรงงำน ปรมำณใบขอซอ 5 ปยอนหลง

งบ 56/57

งบ 57/58

งบ 58/59

งบ 59/60

งบ 60/61

1 น ำตำลก ำแพงเพชร 1,103 2,825 2,485 3,168 3,292 2 ไฟฟาชวมวลกาแพงเพชร 165 192 212 195 232

3 นาตาลสโขทย 724 845 586 1,495 2,960

4 ไฟฟาชวมวลสโขทย 111 309 122 219 768 5 นาตาลสพรรณบร 276 394 389 617 1,145

6 ไฟฟาชวมวลสพรรณบร - - 92 110 189

รวม 2,268 4,256 3,672 5,599 7,505 จากตารางท 1.1 จะเหนไดวาทง 6 โรงงานมจานวนใบขอซอในแตละปแตกตางกนและเมอทาการตรวจสอบขอมลเบองตนจากตารางแลว พบวาโรงงานนาตาลกาแพงเพชรมปรมาณใบสงซอยอนหลง 5 ป มปรมาณใบสงซอมากทสด ซงหากไมดาเนนการแกไขปรบปรงอาจกอใหเกดปรมาณใบขอซอเพมมากขน ทาใหการจดซอจดหาลาชา ดงนนขอบเขตในการศกษาของผวจยนน จะทาการศกษาเจาะจงมงเนนของโรงงานนาตาลทตงอยใน จ.กาแพงเพชร เพยงแค 1 โรงงาน จดใหเปนโรงงานตนแบบเพอหาแนวทางในการแกไขปญหารวมกนสาหรบการลดปรมาณใบขอซอสนคาของทกแผนก ซงโรงงานนาตาลแหงนกอตงขนในป พ.ศ.2555 ผลตภณฑของโรงงานคอ นาตาลทราย ไดแก นาตาลทรายดบ และนาตาลทรายขาว มพนกงานทงหมด จานวน 304 คน โดยโรงงานนาตาลกาแพงเพชรแบงการบรหารออกเปน 15 ฝาย ดงตารางท 1.2

5

ตารางท 1.2: แสดงปรมาณใบขอซอ PR แตละแผนก ของโรงงานนาตาลกาแพงเพชร

ล ำดบ หนวยงำน งบประมำณ

ป 2556/2557

งบประมำณ ป

2557/2558

งบประมำณป

2558/2559

งบประมำณป

2559/2560

งบประมำณป

2560/2561 1 แผนกพสด - 105 107 279 119

2 แผนกคลงสนคา

9 10 17 84 23

3 หนวยหองชง 2 2 2 6 10

4 แผนกวศวกรรม

11 14 - 12 7

5 แผนกซอมบารงเครองกล

102 284 265 411 355

6 แผนกยานยนตหนก

15 342 256 744 625

7 แผนกซอมบารงไฟฟา

61 144 113 274 141

8 แผนกซอมบารง Instrument

97 169 127 378 285

9 แผนกลกหบ 120 417 548 120 431

10 แผนกหมอตม 88 261 253 88 315

11 แผนกหมอเคยว

110 308 203 110 241

12 แผนกหมอปน 147 255 300 147 296

13 แผนกนาเชอม 105 122 90 105 123 14 แผนกรไฟน 196 305 157 196 225

15 แผนกบรรจ 40 87 47 214 96

รวม 1,103 2,825 2,485 3,168 3,292

จากตารางท 1.2 จะเหนไดวาแนวโนมใบขอซอสนคาเมอทาการรวบรวมจากทกๆ แผนกในแตละปงบประมาณนนมจานวนเพมมากขนทกป และมแผนกยานยนตหนกมการเปดใบขอซอมาก

6

ทสด เนองจากไมมการวางแผนและไมมการทาสถตของการซอมบารง ซงในการสงซอสนคาเหรออะไหลของรถยานยนตหนกมรายการซากบทเคยดาเนนการสงซอไปแลวอยเปนจานวนมาก จากเหตผลดงกลาวขางตนนน ทาใหผวจยเหนถงปญหาในการแกปญหาลดปรมาณใบขอซอสนคาของโรงงานนาตาลซงมทตงอยในจงหวกกาแพงเพชร ตลอดจนสามารถทาใหเปนโรงงานตนแบบเพอหาแนวทางในการแกไขปญหารวมกนสาหรบการลดปรมาณใบขอซอสนคาของทกแผนก รวมถงในอนาคตอนใกลยงสามารถนากรณศกษาดงกลาวไปปรบใชกบโรงงานนาตาลแหงอนเพอใหเกดประโยชนสงสดตอองคกร 1.2 วตถประสงคของกำรวจย 1.2.1 เพอศกษากระบวนการปรบปรงลดปรมาณใบขอซอทมหลากหลายประเภท 1.2.2 เพอคนหาปญหาในการขอซอสนคาทมความซาซอนในการขอซอ 1.2.3 เพอนาเสนอแนวทางการลดปรมาณใบขอซอใหมจานวนนอยลงและเกดประสทธผล 1.3 ขอบเขตของกำรวจย 1.3.1 ขอบเขตดานพนทและผใหขอมลหลก การวจยครงนเปนการวจยเชงคณภาพ ศกษาผานการสงเกตการทางานของพนกงานทเกยวของในกระบวนการจดซอจดหาของบรษทฯกรณศกษา เชน เจาหนาทฝายจดซอ เจาหนาทคลงสนคา รวมไปถงตวแทนผขายสนคาของบรษทคคา 1.3.2 ขอบเขตดานเนอหา ศกษากระบวนการจดซอจดหา โดยรวบรวมขอมลจากหนงสอ งานวจย และเอกสารตางๆ การสงเกตและการสมภาษณเชงลกเพอใหทราบถงกระบวนการจดซอจดหา จากนนหาแนวทางการจดซอจดหาใหมประสทธภาพ 1.3.3 ขอบเขตดานเวลา ระยะเวลาในการดาเนนการวจยระหวาง ป พ.ศ. 2561 จนถง ป พ.ศ. 2562 1.4 นยำมศพทเฉพำะ 1.4.1 ประสทธผล หมายถง ความสามารถในการปฏบตงาน โดยดจากความสมพนธระหวางปจจยนาเขากบผลลพธทไดออกมา 1.4.2 ใบขอซอ (Purchase Requisition : PR) หมายถง เอกสารทใชบรหารการควบคมภายในของบรษทเกยวกบการจดซอ ปกตแลวหนาทออกใบสงซอ เปนหนาทของฝายจดซอ สวนใบขอซอหากตองการจดซอ จะเปนการแจงขอซอมากจาก หนวยงาน และแผนกตาง ๆ 1.4.3 การจดซอ หมายถง กระบวนการทมหนาทรบผดชอบในการจดหาวตถดบตาง ๆ ตามความตองการของหนวยงานตาง ๆ ขององคกร

7

1.4.4การวางแผนการจดซอ หมายถง จดซอไดถกตองตามคณภาพทตองการ ปรมาณการสงซอตองตรงกบความตองการไมควรขาดไปหรอเกนไปเพอตนทนทตา 1.5 ขนตอนและวธกำรด ำเนนกำรวจย 1.5.1 ศกษากระบวนการขอซอสนคาประเภทตาง ๆ 1.5.2 คนหาปญหาทเกดขนในกระบวนการขอซอ 1.5.3 วเคราะหขอมลเพอหาแนวทางททาใหปรมาณใบขอซอมจานวนลดลง 1.6 ประโยชนทจะไดรบ 1.6.1 ทาใหทราบถงกระบวนการจดซอจดหาของบรษทกรณศกษาเรมตงแตการบวนการวางแผนการสงซอ จากหนวยงานตางๆ และแผนกคลงสนคา จนถงขนตอนชาระเงนใหกบผขาย 1.6.2 ทาใหทราบถงปญหาในการออกใบขอซอของบรษทกรณศกษาเพอใชในการวเคราะหหาสาเหตและแนวทางแกไขปญหา 1.6.3 ชวยเปนแนวทางในการปรบปรงระบบการจดซอจดหาในหเหมาะสมกบรปแบบการสงซอของบรษทกรณศกษา ทาใหการทางานของฝายจดซอมประสทธภาพมากขน 1.6.4 เปนขอมลในการพฒนา ปรบปรง และวางแผนการดาเนนการสงซอรวมไปถงการจดหาสนคาและสงสนคา ทงบรษทผซอและผขาย

บทท 2 วรรณกรรมทเกยวของ

การวจย เรอง การปรบปรงลดปรมาณใบขอซอเพอเพมประสทธภาพในการจดซอ กรณศกษาโรงงานนาตาลแหงหนงในจงหวดกาแพงเพชร ผวจยไดศกษาเอกสารและงานจยทเกยวของกบงานจดซอจดหา เพอคนหาสาเหตทมาของปญหาในการออกใบขอซอจานวนมาก ตามลาดบ ดงน 2.1 ความหมายของการจดซอ 2.2 วตถประสงคของการจดซอ 2.3 การวางแผนการจดซอ 2.4 ขอบเขตของการจดซอ 2.5 นโยบายการจดซอ 2.6 ทฤษฎระบบ 2.7 ทฤษฎกางปลา 2.8 งานวจยทเกยวของ 2.1ความหมายของการจดซอ กฤตกา ทองเพชร (2551) ไดอธบายวาการจดซอเปนกระบวนการของกจกรรมตาง ๆ ทกระทาขน เพอรบผดชอบในการจดหาวสดอปกรณ ของใชตาง ๆ ในกจการใหมพรอมอยเสมอ การจดซอในความหมายเฉพาะมไดหมายถงกระบวนการซอทว ๆ ไปเทานน แตมความหมายทกวางไกลออกไป การจดซอไดรวมความไปถงการกาหนดและประมาณความตองการใชของกจการ การสรรหาและการคดเลอกแหลงขาย การจดซอมาในราคาทเหมาะสม เงอนไขทางการเงนทพอใจ การจดทาใบสงซอ และตดตามผลการสงซอเพอใหแนใจวาสามารถนาสงไดในสภาพทสมบรณภายในเวลาทตองการ การจดซอในความหมายทเขาใจงายกะทดรด หมายถง การกระทาหนาทจดซอเพอใหไดมาซงวตถดบ วสดอปกรณ ของใชตาง ๆ ตามทกจการตองการใช โดยมคณสมบตทถกตองในจานวนทถกตอง ภายในจงหวะเวลาทถกตอง ในราคาทถกตองจากแหลงผขายทถกตอง โดยการนาสงไปยงสถานททถกตอง 1. คณสมบตทถกตอง โดยพจารณาคณสมบตทดทสดสาหรบการนาไปใชงาน นนคอ พจารณาความเหมาะสมของการนาไปใชเปนหลก ความเหมาะสมของวสดอปกรณตาง ๆ จะถกพจารณา 3 ลกษณะ ไดแก

9

1.1 คณสมบตดานเทคนค หมายถง รปแบบ คณลกษณะ คณสมบตทางเคมหรอฟสกสสวนประกอบอนในตวสนคา 1.2 คณสมบตดานความประหยด หมายถง ราคา อายการใชงาน อรรถประโยชน และการใชงานคมคากบราคาหรอไม 1.3 คณสมบตดานความแนนอน ความนาเชอถอและความนาไววางใจ หมายถง การพจารณาใน 2. รายละเอยดคณสมบตของวสดอปกรณททาการตดซอ และการจดซอตองแนใจวาผขายสามารถจดหาสนคามาใหไดโดยมคณสมบตตามทตองการอยางสมาเสมอแนนอน ทงนหากความความสมาเสมอแนนอนแลววสดอปกรณแตละงวดทมมาตรฐานการซอตางกน ยอมมผลตอระบบการผลตขนได คณสมบตทนาเชอถอนนนอกจากจะตองตรงตามขอกาหนดคณสมบตเฉพาะทสงซอแลว ยงตองผานการตรวจสอบเพอใหแนใจวา วสดทสงซอทกชนมคณสมบตเทาเทยมกน เปนมาตรฐานเดยวกน และสามารถใชงานไดตรงตามทระบไวในขอกาหนดจรงๆ นอกจากนนความนาเชอถอยงขยายขอบเขตไปถงการพจารณาแหลงขายทสามารถขยายกาลงการผลต หรอมความสามารถในการจดหาวสดอปกรตางๆ ทเพมขนไดเพอรองรบความตองการทเพมขนอยางรวดเรวในบางชวงเวลาของการสงซอ 2.1 จานวนทถกตอง โดยพจารณาถงจานวนทเหมาะสมในอนทจะทาใหมวตถดบวสดอปกรณ พอเพยงใชงานสมาเสมอในกระบวนการผลตอนตอเนอง และมระดบสนคาคงเหลอพอสมควร ไมมากเกนไปจนทาใหเสยตนทนในการเกบรกษามาก และไมนอยเกนไปจนทาใหเกนความเสยงในการขาดแคลนวตถดบของใชอนๆ ในการดาเนนกจการ 2.2 ราคาทถกตอง โดยพจารณาราคาทยตธรรมทงผซอและผขาย ราคาทถกตองไมจาเปนตองเปนราคาทตาสดเสมอไป แตเปนระดบราคาทตาสดเทาทผขายพอจะสามารถดาเนนการนาสงไดอยางสมาเสมอ โดยมผลตอบแทนพอเพยงทจะดาเนนงานตอไป และเปนราคาตาสดทผซอพอใจและยนดจายเงนเพอแลกกบประโยชน ความพอใจ ทจะไดรบจากสนคาและบรการจดซอนน 2.3 เวลาทถกตอง โดยพจารณาจงหวะเวลาของการนาสงทนเวลาทจะไดใชงาน หากนาสงกอนหนาการใชงานยอมทาใหสญเสยคาใชจายในการเกบรกษา และเงนทนจมอยในวสดนนนานเกนไป วสดอาจเสอมสภาพหรอชารดกอนใชงาน และในทานองเดยวกนหากนาสงไมทนเวลาทตองการใช ตองเสยคาใชจายในการซอสารอง หรอซอฉกเฉน เพอใหระบบการผลตเปนไปตามแผนงานผลต การซอฉกเฉนหรอซอรบดวนน ยอมเสยตนทนสง เพราะตองหาซอจากแหลงขายทใกลทสด ซอในจานวนเลกนอย คาขนสงตอหนวยสงขนเชนกน 2.4 แหลงผขายทถกตอง โดยพจารณาผขายทสามารถสนบสนนการขายไดอยางสมาเสมอ วสดตรงตามตองการวสดมคณสมบตนาเชอถอวางใจได มฐานะการเงนมนคงเพยงพอทจะ

10

ประกนความสามารถในการจดหา และนาสงวสดไดตามสญญาทกระทาไวเปนแหลงขายทมความกาวหนาทางเทคโนโลย และรจกพฒนาปรบปรงวสดอปกรณตางๆ อยเสมอ มความซอสตยและจรงใจตอลกคา และชวยเหลอทางดานขาวสาร ขอมลทางการคาตอลกคาไดอยางด 2.5 สถานททถกตอง โดยพจารณาความสามารถในการลาเลยงขนสงวสดอปกรณ เขาโรงงานหรอคลงสนคาของผซอ การนาสงควรอยในลกษณะทประหยดเวลา คาใชจาย และคมครองปองกนและรกษาสภาพสนคาไดเปนอยางด รวมไปถงการพจารณาความชวยเหลอจากผขายในดานการบรหารคลงพสด ซงจะเปนประโยชนในดานการบรหารจดการคลงพสดของผซอ เพอใหสามารถกาหนดสถานทนาสงวสดใหเหมาะสม และประหยดตนทนในการเกบรกษาวสดอกดวย จากการศกษางานของจดซออาจกลาวไดวา การจดซอเปนกจกรรมสวนหนงของการบรหารงาน ความหมายของการจดซอกวางไกลกวาคาวา “การซอ” (Buying) เพราะนอกจากการกระทากจกรรมการซอแลวยงครอบคลมไปถงการวางแผน การจดการองคกรจดซอ การควบคมกจกรรมตางๆ ทเกยวของในอนทจะใหไดมาซงสงทกจการตองการใชทงหมด อดลย จาตรงคกล (2544) ยงไดอธบายถงการจดซอไววา เปนกระบวนการทบรษทตางๆ ทาสญญากบบคคลฝายทสามเพอใหไดมาซงสนคาและบรการทตองการเพอใหบรรลถงวตถประสงคของธรกจอยางมจงหวะเวลาและมตนทนทมประสทธภาพ 2.2 วตถประสงคของการจดซอ สมนา อยโพธ (2531) วตถประสงคของการซอ หมายถง จดมงหมายหรอเปาหมายทผปฏบตงานจดซอตองกระทาใหสาเรจตามทกาหนดไว การกาหนดวตถประสงคเฉพาะเจาะจงลงไปในเรองแตละเรอง เพอใหผปฏบตมองเหนเปาหมายการทางานในเรองนนๆ แตกไมควรแคบเกนไปจนไมสามารถปรบสภาพการงานใหยดหยนเหมาะสมกบสถานการณตางๆ ได วตถประสงคของการจดซอ ในแตละกจกรรมกแตกตางกน แลวแตความเหมาะสมเพอความอยรอดของกจการนนๆ กจการหนงๆ อาจมการเปลยนแปลงวตถประสงคทแตกตางไปจากเดมในแตละชวงเวลาของการดาเนนงาน เชน ใน 1-3 ป หรอใน 3-5 ป เปนตน อยางไรกตาม ไมวากจการประเภทใดการกาหนดวตถประสงคของการปฏบตงานจดซอ ยอมมความมงหมายอยางกวางๆ ดงตอไปน 1. เพอสรางสรรคกาไรและลดตนทน กจกรรมตางๆ ของการบรหารงานจดซอลวนแลวแตเปนกจกรรมทชวยใหเกดการประหยดและเพมประสทธภาพการทางานทงสน ผปฏบตงานจดซอจะตองเปนผทมประสบการณและความสามารถ หรออาจกลาวไดวา ผซอททาการซอนนควรเปนผซอมออาชพรอบรความเปลยนแปลงตางๆ ในแวดวงการคาเปนอยางด มความรในงานหลายๆ ดาน เชน ดานเทคนค การขาย กฎหมาย การเงน เปนตน รวมทงตองเขาใจโครงสรางการบรหารและเปาหมาย

11

ของกจการนนๆ ดพอ ถงจะสามารถวางแผนการปฏบตงานจดซอใหบรรลเปาหมายในการสรางสรรคกาไรและลดตนทนได 2. เพอใหบรการดานความสะดวกรวดเรวสาหรบการบรหารงานภายในกจการ เปาหมายสาคญของการจดซอ กคอการใหบรการสนบสนนทกหนวยงานในองคกรนนๆ ในดานวสดอปกรณ เครองมอเครองใชตามทหนวยงานนนตองการ การใหบรการจะเปนไปไดอยางมประสทธภาพ หนวยงานจดซอจาเปนตองทราบขอมลดานความตองการใชวสดอปกรณของหนวยงานอนๆ เพองวางแผนการจดซอใหสอดคลองกน 3. เพอใหคาแนะนาและใหความชวยเหลอแกฝายบรหาร ในปจจบนหนวยงานจดซอมขอบเขตความรบผดชอบกวางขวางเพมขน ทงนเพราะเปนหนวยงานทพรอมทจะรบใชฝายบรหารในเรองตางๆ อนเปนเรองเบดเตลดและงานใหมๆ ทฝายบรหารสรางขน แตยงหาหนวยงานอนรองรบไมได กมกจะมอบหนาทใหฝายจดซอดาเนนการไปกอน 4. เพอสรางชอเสยง และภาพพจนทดงามใหแกองคการธรกจ ดวยการสรางสมพนธไมตรกบบคคลตางๆ อนไดแก 4.1 ความสมพนธทดแกบคคลตางๆ ภายในองคกร เพอใหเกความเปนอนหนงอนเดยวกน และมเปาหมายการทางานรวมกนเพอใหบรรลวตถประสงคของกจการ อนไดแก ระดบบรหาร ระดบปฏบตการ ลกจางแรงงาน ผถอหน 4.2 ความสมพนธทดกบบคคลภายนอกองคกร ไดแก ตวแทนซอ ตวแทนขาย และผขาย ลกคาของกจการ สาธารณชนทวไป นอกจากแผนกขายทตองออกไปเกยวของกบกลมบคคลภายนอกองคกรแลว การจดซอทตงอยบนฐานรากความซอสตย ยตธรรม สจรตใจ มระเบยบแบบแผนปฏบต มจรรยามารยาทในเชงการคาทด ยอมสรางสมพนธไมตรกบบคคลภายนอกองคกรไดเปนอยางด และนนเปนการสรางชอเสยงภาพพจนของธรกจนนๆ ดวย เทาทกลาวไว 4 วตถประสงคนน เปนวตถประสงคอยางกวางๆ ของการบรหารงานจดซอ แตการกาหนดวตถประสงคในลกษณะนกวางเกนไป ทาใหเหนภาพพจนของการปฏบตงานจดซอไดไมชดเจน ดงนนเพอใหผปฏบตงานจดซอเขาใจทศทาง ขอบเขตงาน และวถทางการปฏบตงานมากขน การกาหนดวตถประสงคของการจดซอของธรกจโดยทวๆ ไปใหเหนอก 2 ลกษณะ ซงจะเหนไดวามความเหมอนหรอตางกนอยบางตามลกษณะการดาเนนงานและความตองการของธรกจนนๆ นอกจากนน Arnold & Chapman (2004) ยงไดพดถงวตถประสงคในการจดซอไว 4 กลมอยางงายๆ ดงน พรอมทงการทาใหบรรลวตถประสงควา - จดหาสนคาและบรการในปรมาณและคณภาพตามทตองการ - จดหาสนคาและบรการโดยมตนทนตาสด

12

- ทาใหเกนความแนนอนวาจะไดบรการทดทสดเทาทจะทาได และมการจดสงใหโดยทนททนใดจากผขายพสด - พฒนาและรกษาความสมพนธอนดกบผขายพสด และพฒนาผขายพสดจากผมศกยภาพวาจะเปนไดดใหมาเปนผขายพสดใหแกบรษท

- 2.3 การวางแผนการจดซอ สมนา อยโพธ (2531) การวางแผนการจดซอ เปนกระบวนการทมความเกยวพนธอยางใกลชดกบกจกรรมดานการบรหารงานอนๆ เชน การวางแผนการผลต การขาย การควบคมวสดคงเหลอ เปนตน เมอผบรหารวสดไดวางแผนการจดซอของแตละปซงมกจะอยในรปแบบของระบบงบประมาณการจดซอเสรจแลว ยงมความจาเปนทตองมการปรบเปลยนและวางแผนในระยะสนใหสอดคลองกบสภาวะดานอนทเปลยนแปลงไป การวางแผนการจดซออาจกลาวไดวาประกอบดวยกระบวนการ 4 อยาง ดงตอไปน 1. การคาดคะเนสภาวะทวไปของธรกจและองคกร กระบวนการในการวางแผนการจดซอเรมจากการทผบรหารวสดจะตองทาการคาดคะเน สภาวะทวไปของธรกจวามแนวโนมเปนอยางไร จากสภาวะทวไปนจะชวยใหสามารถคาดคะเนแนวโนมโดยทวไปของราคาวสด คาแรงและตนทนตางๆ ได นอกจากนจะตองคาดการณหรอตงสมมตฐานเกยวกบแนวโนมดานการขายและการผลตของบรษทในกรณทบรษทไดกาหนดแผนงานดานอนๆ ไวอยางคอนขางแนชดแลว ผบรหารวสดจะตองรบทราบและนามาพจารณาเปนองคประกอบในการวางแผนดวย เชน แผนงานขยายกจการของบรษท โครงการพฒนาผลตภณฑใหม หรอการปรบปรงเปลยนแปลงทสาคญของแผนกอนในบรษทเดยวกน 2. การพยากรณระดบราคาวสด ในการวางแผนการจดซออาจแบงวสดออกไดเปน 2 ลกษณะใหญๆ คอ วสดทมระดบราคาคอนขางคงทหรอคาดคะเนไดงาย กบวสดทมระดบราคาเปลยนแปลงตามกฎของอปสงค อปทาน ในกรณแรกไมเปนการยากนกในการทจะคาดคะเนระดบราคาโดยพจารณาจากแนวโนมของระดบราคาในตลาดและสภาวะทวไปในการซอขาย สวนในกรณหลงผบรหารวสดจะตองใหความสาคญแกปจจยดานอปสงคอปทานวามความเปลยนแปลงมากนอยเพยงไร รวมทงสภาวะของการซอขายดวย โดยทวไปแลวในการพยากรณระดบราคาวสดจะตองพจารณาถงปจจยตางๆ ตามลาดบ ดงนคอ 2.1 ผลกระทบจากสภาวะทวไปของธรกจ ความตองการวสดบางอยางจะเปลยนแปลงระดบราคาตามสภาวะธรกจและการเตบโตทางเศรษฐกจ เชน ระดบรายไดประชาชาตหรองบประมาณรายจายดานตางๆ ของภาครฐบาล หรอศกษาถงความสมพนธของปจจยตางๆ ไดถกตอง กจะชวยใหพยากรณระดบราคาไดถกตอง

13

2.2 การเปลยนแปลงอปทาน เมอพจารณาสภาวะทวไปของธรกจประกอบกบการศกษาสภาวะของผผลตรายใหญๆ ผบรหารวสดอาจจะสามารถคาดคะเนไดวาปรมาณอปทานจะเพมขนหรอลดนอยลงเพยงใด รวมทงอาจคาดคะเนตอไปไดถงความขาดแคลนทอาจมขน ซงจะมผลตอการตดสนใจในเรองกาหนดเวลาสงซอทเหมาะสม 2.3 แนวโนมของราคาวงการธรกจทเกยวของ ผบรหารวสดจะตองพจารณาถงแนวโนมของราคาของวตถดบทใชในการผลตวสดนนๆ เชน การซอเหลกกลาจะตองพจารณาถงแนวโนมราคาของถานหนเหลก วามแนวโนมสงขน หรอตาลง วสดบางอยางตนทนขนอยกบคาแรง ในกรณนจะตองพจารณาถงระดบคาแรงในธรกจและอตสาหกรรมทเกยวของวาเปลยนแปลงอยางไร 2.4 สภาวะการซอขายวสดในตลาด สนคาทมการกกตนจะยงมราคาสงขนและยงขาดแคลนยงขน ผบรหารวสดทดควรมการตดตอกบแหลงผขายอยางใกลชดเพอใหทราบถงสภาวะการซอขายทแทจรงในทองตลาด และควรสามารถทจะกลนกรองขอมลตางๆ ทไดรบเพอใหทราบสภาวะการซอขายทแทจรงในตลาดได 2.5 ระดบราคาทสามารถซอขายไดจรง ในกรณทเคยจดซอวสดนนๆ ไปแลว ราคาทเคยซอไดจรงอาจเปนตวบงชใหเหนถงสภาวะของระดบราคา หากการซอครงกอนสามารถจดหาไดราคาตากวาราคาทคาดคะเนไว อาจเปนไปไดทจะมความเปลยนแปลงระดบราคามาก การพยากรณระดบราคาวสด โดยพจารณาถงปจจยดงกลาวขางตน การตดสนใจจะขนอยกบประสบการณของผบรหารวสดเปนอยางมาก ถงแมวาอาจจะมวธการพยากรณโดยใชตวเลขและขอมลอยางมหลกเกณฑอยบางกตาม แตในกรณของการคาดคะเนระดบราคาแลวเปนกระบวนการทขนอยกบสถานการณและความชานาญของผบรหารแตละคนไป 3. การกาหนดเวลาการจดซอ การกาหนดเวลาการจดซอใหเหมาะสมอาจกลาวไดวายงไมมหลกเกณฑตามตว แตโดยทวไปแลวจะประกอบดวยขนตอน 3 ขน คอ 3.1 การประมาณปรมาณวสดทตองใช การจดทาแผนการจดซอจะเรมจดวางจากการประมาณปรมาณวสดลวงหนา อยางนอยตองประมาณการลวงหนาเทากบชวงปงบประมาณ ประมาณการวสดทตองจดหานจะคาดคะเนออกมาเปนตวเลขทคอนขางละเอยด เพอใชเปนฐานในการวางแผนดานอนๆ ตอไป และตองมการปรบเปลยนประมาณการเปนระยะๆ ตามการพยากรณยอดขายซงจดทาโดยฝายการตลาด 3.2 การจดทาแผนการจดซออยางคราวๆ ขน หลกเกณฑทสาคญในการจดทาแผนการจดซออยางหนงกคอ การจดซอวสดตางๆ จะตองจดซอมาตามปรมาณทตองการ และสามารถจดหามาลวงหนาได แตจะจดหามาลาชากวากาหนดเวลาทตองการไมได ในขนนผบรหารวสดจะพจารณาถงปรมาณวสดทตองการใชโดยจะขามองคประกอบดานราคาไปกอนไมนามาคดในขนน จะแบง

14

ปรมาณวสดออกเปนสวนๆ เพอวางแผนการสงเปนรนๆ โดนพจารณาสงลวงหนากอนกาหนดเวลาทตองการใชตามระยะเวลาทใชในการสงซอ และอาจพจารณาถงปรมาณวสดสารองทจะเกบไวเพอมใหเกดความขาดแคลนขน 3.3 การสงซอตามโอกาสทเหมาะสม ในขนนผบรหารวสดจะพจารณาถงราคาของวสดเปนองคประกอบทสาคญในการสงซอ ในกรณทเปนโอกาสทคดวาจะซอไดราคาทดอาจสงซอเกนกวาปรมาณทวางแผนไว แตตองพจารณารวมกบผทรบผดชอบทางสถานะทางการเงนของบรษทดวย แมแตในกรณทเหนวาเปนโอกาสดทควรสงซอไดแลวกตาม ผบรหารวสดยงตองมปญหาในการตดสนใจวาควรจะสงซอในขณะนนดหรอจะรอโอกาสซงราคาอาจจะดกวานน ซงจะตองอาศยประสบการณของผบรหารในการตดสนใจเปนอยางมาก อยางไรกตามมวธปฏบตหลายๆ อยางทอาจชวยเฉลยคาความเสยงในการตดสนใจสงซอนไป ตวอยางเชน ในบรษทแหลงหนงคาดคะเนวาราคาของวสดทจะจดซอโดยเฉลยเทากบกโลกรมละ 30 สตางค อาจกาหนดวธการปฏบตในการสงซอวา หากวสดราคากโลกรมละ 30 สตางค หรอแพงกวานจะสงซอตามจานวนทจาเปนตองใช แตหากราคาตากวากโลกรม 30 สตางค จะใชงบประมาณสวนหนงสงซอลวงหนาโดยทกๆ 1 สตางคทตาลงจะสงซอลวงหนาไวรอยละ 10 ของงบประมาณทมอย ดงนนหากราคากโลกรมละ 29 สตางค จะสงซอลวงหนาสะสมไวรอยละ 10 หากราคาลดลง 2 สตางค เปนกโลกรมละ 28 สตางค จะสงซอสะสมไวอกรอยละ 20 เปนตน วธปฏบตแบบนจะชวยใหไมมการซอสนคาราคาแพงเกนกวาทจาเปนและจะกระตนใหมการสะสมวสดไวลวงหนาในเมอราคาลดลง แตในกรณทราคาลดลงมากๆ ในระยะยาวกอาจเกดผลเสย เพราะผจดซออาจสงซอไปจนหมดงบประมาณแลวกได ดงนนวธนจงเปนเพยงสวนประกอบสวนหนงในกระบวนการตดสนใจเลอกกาหนดเวลาสงซอทเหมาะสมเทานน 4. การกาหนดแผนการจดซอ หลงจากผบรหารวสดไดทาการศกษาสภาวะธรกจ คาดคะเนราคาของวสดและไดบรรลขอสรปเกยวกบการเลอกโอกาสสงซอทเหนวาเหมาะสมแลว กสามารถนารายละเอยดตางๆ มาประมวลขนเปนแผนการจดซอได ในการกาหนดแผนการจดซอจะตองวเคราะหรายละเอยดเกยวกบปรมาณวสดคงเหลอ และแผนการผลตทกาหนดไวลวงหนา จงจะสามารถกาหนดแผนการจดซอขนมาได โดยมหลกเกณฑทสาคญคอ จะตองสงซอใหมปรมาณอยางนอยทสดเพยงพอตอความตองการวสดในการผลต วธการกาหนดแผนการจดซอจะแบงเปน 2 ขนดวยกน คอ ขนแรก คานวณหาปรมาณวสดทตองใชในการผลตในชวงเวลาการวางแผน โดยจะคานวณหาปรมาณทนอยทสดทจะตองใชโดยไมทาใหการผลตหยดชะงกลง ในกรณทการผลตเปนไปตามปกต ปรมาณวสดนอาจหาไดโดยนาเอาปรมาณวสดทใชตอหนวยผลตภณฑคณกบจานวนผลตภณฑซงวางแผนการผลตไว

15

ขนทสอง ปรบเปลยนปรมาณวสดจากแผนการผลตใหสอดคลองกบปจจยดานราคาและความสะดวกในการจดซอวามวสดจาหนายมากนอยเพยงใด กาหนดขนเปนปรมาณทจดซอจรง การวางแผนการจดซอเปนภาระอยางหนงซงผบรหารวสดจาเปนทจะตองปฏบตตาม ปกตแผนการจดซอจะจดทาขนสาหรบแตปงบประมาณ โดยจะจดทาใหสอดคลองและประสานกบแผนงานดานอนๆ ขององคการธรกจ ในกรณทแผนงานดานอนๆ และสมมตฐานในการวางแผนเปลยนแปลงไปกจะตองมการปรบเปลยนแผนการจดซอทกาหนดไปแลวใหสอดคลองกน การวางแผนการจดซอเชนเดยวกบแผนงานดานอนๆ ควรจดวางขนโดยมวตถประสงคของ แผนเปนหลก วตถประสงคของการวางแผนการจดซอจะสอดคลองกบวตถประสงคของการบรหารวสดในระดบสง ผบรหารการจดซออาจมวตถประสงคในการวางแผนงานตางๆ กน ในบางครงวตถประสงคหลายๆ อยางอาจจะขดแยงกนบาง ซงเปนภาระของผบรหารการจดซอทจะตองตดสนใจวาวตถประสงคใดจะมความสาคญมากนอยกวากน และวางแผนหรอปรบเปลยนแผนใหสอดคลองกบการตดสนใจ วตถประสงคในการวางแผนการจดซออาจกลาวไดวาเกยวของกบองคประกอบตางๆ เหลานคอ (1) ราคา วตถประสงคของแผนการจดซอซงควรจะมการกาหนดถงระดบราคาของวสดใหมแนวโนมทถกวาเดม โดยอาจกาหนดในรปแบบของเปาหมาย เชน จะลดคาใชจายการจดซอเฉพาะราคาของวสดลงใหไดรอยละ 3 หรออาจระบเปนจานวนเงน เชน จะลดคาใชจายสาหรบราคาวสดลง 500,000 บาท ในปงบประมาณถดไป (2) การหมนเวยนของวสดคงเหลอ ควรพจารณาวางแผนใหมอตราการหมนเวยนของวสดคงเหลอสงขน หรออกนยหนงใหมระดบวสดคงเหลอโดยทวๆ ไปตาลง ซงอาจกาหนดแผนงานในรปแบบการลดระยะเวลาทใชในการจดซอใหนอยลงกวาเดม การตดตอใหแหลงผขายเปนผเกบสตอกสนคาบางสวนไวเอง หรอการลงจานวนรายการวสดในคลงลงใหนอยกวาเดม (3) คาใชจายในการจดหาและครอบครองวสด วางแผนใหลงลดลงโดยการกาหนดแผนงานในการลดคาขนสง การปรบปรงการขนยายภายในคลงพสด การปรบปรงวธการบรรจภณฑใหม เปนตน (4) การมวสดใชอยางตอเนอง ในการวางแผนการจดซอจะตองคานงถงวตถประสงคในขอนดวย วตถประสงคในขอนจะบรรลหรอไมขนอยกบการเลอกแหลงผขายและนโยบายคงเหลอประกอบกน (5) คณภาพของวสด ในกรณทมปญหาเกยวกบคณภาพของวสดทจดซอ วตถประสงคทเกยวกบคณภาพเปนวตถประสงคทสาคญอยางหนง ผบรหารการจดซอจะตองวางแผนการจดซอโดยอาจรวมกบฝายควบคมคณภาพของบรษท จดทาแผนงานควบคมคณภาพวสดขน หรออาจพจารณาตงเปาหมายในการเลอกแหลงผขายใหมทสามารถสงของทมคณภาพตามทตองการหรออาจรวมกบ

16

ฝายออกแบบผลตภณฑหาทางเปลยนแปลงแบบของผลตภณฑใหมใหใชวสดทสามารถจดซอไดงายกวาเดม (6) คาแรงงานในการจดซอ การวางแผนการจดซอ จะตองพจารณาถงจานวนชวโมงแรงงานของบคลากรในแผนกจดซอ ผบรหารงานจะตองพยายามวางแผนงานใหมการทางานลวงเวลาเทาทจาเปน โดยการวางแผนลวงหนาอยางรอบคอบ อาจวางแผนงานเกยวกบการใชอปกรณสานกงานตางๆ ซงจะชวยลดชวโมงแรงงานลง (7) ความสมพนธกบแหลงผขาย การวางแผนงานอาจตองคานงถงวตถประสงคในขอนดวย เชน จะตองไมใชความลาเอยงในการเลอกแหลงผขายมากจนเหนไดชด หรออาจตองมแผนงานในการสนบสนนแหลงผขายในการจดหาวสดใหมๆ ตามความตองการมาขาย เปนตน วตถประสงคดานตางๆ ดงกลาวขางตน อาจกลาวไดวาเปนวตถประสงคโดยทวๆ ไปในการวางแผนการจดซอ ซงผบรหารวสดจะตองกาหนดไว นอกจากนในแตละองคกรอาจมวตถประสงคอนๆ นอกเหนอไปอก ซงมผลกระทบตอการวางแผนการจดซอ เชน การเลอกแหลงผขายโดยนโยบายชวยเหลอกน หรอนโยบายตางตอบแทน เปนตน องคประกอบของวตถประสงคเหลาน จะมผลตอแผนงานการจดซอทจดวางออกมาวาจะมรปแบบอยางไร โดยจะขนอยกบวาผบรหารวสดใหความสาคญตอวตถประสงคแตละดานมากนอยเพยงใด 2.4 ขอบเขตของการจดซอ ขอบเขตของงานการจดซอนนกวางขวางมาก ระบบงานจดซอไดรวมงานทกหนาททเกยวของกบการจดหาวตถดบ วสดอปกรณ ของใชตางๆ ตงแตเรมมความตองการใชไปจนกระทงไดรบ และยอมรบทจะนาสงเหลานนมาใชในการดาเนนงานตามแผนงานของกจการ การกาหนดขอบเขตของงานการจดซอ โดยพจารณาลกษณะการปฏบตงานอยางกวางๆโดยทวๆ ไปแลว สามารถกาหนดขอบเขตงานจดซอได 4 หมวดใหญ ไดแก 1. การกาหนดความตองการใชของกจการ (Requirement Determination) เปนงานทตองกระทารวมกน และตองสอดคลองสมพนธกบงานการผลต งานการตลาด งานการเงน และงานการควบคมคณภาพ 2. การตดสนใจในการจดหา (Procurement Decision) ประกอบดวยงานทเกยวของกบการตดสนใจในเรอง - การผลตขนใชเอง หรอซอ - การกาหนดมาตรฐาน - การรบรองคณภาพของผขาย - การวเคราะหคณคาวสด

17

- การวเคราะหแนวโนมของตลาด (การพยากรณตลาด) - การจดทาตารางผลต - ตนทนและงบประมาณ - กาลงความสามารถในการผลตและจดหา - การควบคมการทางาน - ผลตอบแทนเงนลงทน 3. การกาหนดขนตอนการทางานในการจดหา (Procurement Process) ประกอบดวยงานทเกยวของกบวธการปฏบตการจดหาวสดอปกรณตางๆ ไดแก - การสรรหาและคดเลอกแหลงขาย - การสบราคา - การจดทาตารางการปฏบตงาน - การวเคราะหตนทน และวเคราะหราคาวสด - การเจรจาตอรอง - การทาสญญา - การสรางระบบงานใหสะดวกรวดเรว - การบรหารงานทเกยวกบการทาเงอนไข และสญญารปแบบตางๆ 4. การบรหารวสดคงเหลอ (Inventory Management) ประกอบดวยงานทเกยวของกบการจดการวสดภายในกจการใหมสภาพพรอมทจะใชงาน และควบคมตนทนทใชในการควบคมดแลวสดเหลานน อนไดแก - การลาเลยงขนสง - การรบและตรวจรบวสด - การพจารณาจานวนการสงซอทประหยดทสด - การกาหนดระดบ และควบคมระดบวสดคงเหลอในสตอก - การดแลรกษาสภาพของวสดในคลงเกบสนคา - การกาจดของเหลอใชภายในกจการ - การจดการโกดง หรอคลงเกบสนคา

18

2.5 นโยบายการจดซอ ชลพร เปยมสมบรณ (2532) ไดใหความหมายของนโยบายการจดซอไววา นโยบายการจดซอ คอ การจดซอใหไดดทสด (Best Buy) การจดซอใหไดดทสดนน หมายถง การจดซอบรรดาวสดใหไดคณสมบตทถกตองในปรมาณทถกตอง ภายในจงหวะเวลาทถกตอง ในราคาทถกตอง จากแหลงขายทถกตองโดยการนาสงไปยงสถานททถกตอง การบรหารสนคาคงคลง 1. ความหมายของสนคาคงคลง (Inventory) สปญญา ไชยชาญ (2537) ไดอธบายไววาสนคาคงคลงถอเปนสวนประกอบทางตนทนของบรษททสงทสด การจดซอเพอนามาเกบเปนสนคาคงคลง มขอควรคานงอยหลายประการ นอกจากจะสงผลกระทบตอผลกาไรจากการประกอบการโดยตรง ยงเปนการตอบสนองความพงพอใจของลกคาในดานเวลาดวย ซงความตองการสนคาของลกคาในปจจบนอยในรปแบบสนคาทลกคาตองการ (Customized Product) กลาวคอ ลกคาสามารถพงเลอกได ความสะดวกรวดเรวและทนสมย ภายในระยะเวลาทกาหนด ฉะนนการจดการสนคาคงคลงจงมความสาคญตอธรกจเปนอยางมาก การจดซอสนคาเพอเกบไวรอขายหรอการจดซอวตถดบเพอรรอเขาสกระบวนการผลตสนคาดงกลาว จดเปนสนคาคงคลง (Inventory) ซงจะตองมการจดการอยางดเพอใหเกดตนทนทประหยดหรอตาทสด เพราะกาไร = ยอดขาย – ตนทน ยงตนทนตาเทาไหร กาไรยงมากขนโดยเปนสดสวนผกผนกน ซงมผตงทฤษฎและตวแบบใหยดถอปฏบตอย เรยกวา ทฤษฎสนคาคงคลง (Inventory Theory) ไชยยศ ไชยมนคง (2550) ไดใหความหมายของสนคาคงคลงไววา สนคาคงคลงเปนกจกรรมโลจสตกสทสาคญซงประกอบดวยวสดคงคลงและสนคาคงคลงสาเรจรป วสดคงคลงมไวเพอใชในการผลตสนคา สนคาคงคลงมไวเพอบรการลกคา สนคาคงคลงมความสาคญ 2 ประการคอเปนกจกรรมทใชทรพยากรบรษทมาก ไดแก เงนทน ทเกบรกษาและพนกงาน อกประการคอความพงพอใจของลกคา คณนทร ธรภาพโอฬาร (2541) ไดใหความหมายของสนคาคงคลงไววา หมายถง จานวนสนคาทอยภายใตการดแลรกษาของหนวยงานทรบผดชอบ และมการเกบรกษาไวในสภาพทไมมผลตผล (Nonproductive) เพอนาไปใชในการดาเนนงาน หรอนาไปจาหนายตามวตถประสงคทตองการ ซงแบงได 4 ชนด คอ - วตถดบ (Raw Material) คอ สงของหรอชนสวนทซอมาเพอใชในการผลต จะรวมทกอยางทถกสงซอ และวตถดบทางตรงทจะกลายเปนผลตภฒฑขนสดทาย (End Product) - สนคาคงคลงประเภทนจะมมลคาเพมขน เมอไหลผานไปในกระบวนการประกอบยอยสนคาทอยในระหวางการผลต คอ ชนงานทอยในขนตอนการผลตหรอรอคอยทจะผลตในขนตอนตอไป โดยยงผานกระบวนการผลตไมครบทกขนตอน

19

- วสดซอมบารง คอ ชนสวนหรออะไหลเครองจกรทสารองไวเผอเปลยนเมอชนสวนเดมเสยหายหรอหมดอายการใชงาน - สนคาสาเรจรป คอ ผลผลตทผานทกกระบวนการผลต ครบถวนพรอมทจะนาไปขายใหลกคาไดนอกจากน คานาย อภปรชญสกล (2546) ยงไดอธบายเกยวกบการจดการสนคาคงคลงไววา เปนการจดการสนคาเพอใหมวสดและสนคารองรบงานผลตและการตลาด ทงการบรการลกคาทด และมตนทนสนคาคงคลงรวมอยทระดบตาสดสามารถทาไดหลายวธการขนอยกบลกษณะของความตองการสนคา ทรพยากรองคการความพรอมของบคลากรทเกยวของการจดการแบบหวงโซอปทาน ตลอดจนลกษณะของกระบวนการผลตสนคาประกอบเขาดวยกน นอกจากนนความกาวหนาของเทคโนโลยขอมลขาวสารและคอมพวเตอรยงชวยใหการสรางระบบการจดการสนคาคงคลงมความหลากหลายมากขน ทาใหผบรหารสามารถเลอกใชระบบทเหมาะสมกบกจการของตนไดมากขน 2. วตถประสงคของการจดการสนคาคงคลง การจการสนคาคงคลงมวตถประสงคอย 2 ประการ คอ 2.1 สามารถมสนคาไวใชดาเนนการในปรมาณทเพยงพอ และทนตอความตองการของหนวยงาน เพอไมใหการดาเนนงานตดขด หรอเกดอปสรรค ซงกอใหเกดความเสยหายตอองคกรได 2.2 สามารถลดระดบการลงทนในสนคาคงคลงใหอยในระดบทเหมาะสม เพอทาใหตนทนการผลตตาลง ซงการมสนคาคงคลงทเหมาะสามารถกอใหเกดประโยชน คอ 2.2.1 เพอใหเกดการประหยดตอขนาด 2.2.2 เพอใหเกดความสมดลระหวางอปสงคและอปทาน 2.2.3 เพอใหเกดความชานาญเฉพาะทางในการผลต 2.2.4 เพอปองกนความไมแนนอนทอาจเกดขนในอนาคต 2.2.5 เพอเปนกนชนไมใหเกดปญหาวกฤต 3. คาใชจายของระบบพสดคงคลง คาใชจายของระบบพสดคงคลงประกอบไปดวย 3 ประเภท ดงน 3.1 คาเกบรกษาพสด (Inventory Holding Cost) หมายถง คาใชจายทเกดขนเนองจากการเกบรกษาพสดตามปรมาณและระยะเวลาทเกบ คาใชจายนอาจประกอบดวยหลายสวน เชนคาเชาสถานทเพอเกบพสด หรอคาเสยโอกาสในการใชพสดในการใชประโยชนอน คาเสอมคณภาพ หรอเสอมความนยมของพสด คาประกนภย คาดอกเบยของเงนลงทนทใชในการซอหรอผลตพสดคงคลง คาปรบสภาพแวดลอม เชน อณหภม ความชน คาใชจายเหลานแปรผนโดยตรงกบปรมาณพสดทจดเกบ และระยะเวลาทเกบรกษา 3.2 สนคา คารางพสดหรอคาใบสงซอลวงหนา (Shortage or Back-Order Cost) หมายถง คาใชจายหรอคาเสยหายทอาจเกดขนเนองจากไมมพสดทตองการในเวลาทตองการ เชน

20

การผลต หรอการจดหาเรงดวนเพอใหผใชไดรบพสดเรว หรอคาใชจายทประเมนจากการทตองหยดการผลตเมอขาดพสด การเสยโอกาสในการขายสนคา (Lost of Sales) และการสญเสยคานยม (Lost of Goodwill) 3.3 คาใชจายในการสง (Replenishment Cost Ordering Cost) หมายถง คาใชจายในการสงซอ หรอสงผลตทเกดขนตามจานวนการสง ซงในกรณซอจะประกอบไปดวย คาใชจายสาหรบการเตรยมออกใบสงซอ การขอใบเสนอราคาจากบรษทตางๆ การตดตามการสงซอและสงทา คาใชจายในการขนถายพสด คาตรวจสอบคณภาพ คาทาใบรบพสด คาจดทาบญชพสด คาใชจายในการจายเงนคาพสด และการตดตามผลการจายเงน 4. โครงสรางของระบบสนคาคงคลง คณนทร ธรภาพโอฬาร (2541) ไดแบงโครงสรางหลกระบบสนคาคงคลงเปน 4 ประการ คอ 4.1 ระดบสนคาคงคลง (Inventory Level) คอ ขนาดของสนคาคงคลงทมอย 4.2 อปสงค (Demand) คอ ความตองการของสนคาทอาจมความแนนอนหรอไมแนนอน 4.3 การสงซอสนคา (Reordering) เมอระดบสนคาคงคลงลดลงจนถงระดบเทากบหรอตากวาจดสงซอ หรอจดตาสดของสนคาคงคลง (Reorder Point) จะมการซอสนคาเพอทาใหระดบสนคาคงคลงอยในระดบทตองการ 4.4 การขาดแคลนสนคา (Shortage หรอ Stock Out) คอ การทสนคาคงคลงมไมเพยงพอกบความตองการ ซงอาจเกดอปสงคหรอชวงเวลานนมความไมแนนอน 2.6 ทฤษฎระบบ ความหมายของระบบ ระบบ (System) คอสวนรวมทงหมดซงประกอบดวยสวนยอยหรอสวนตาง ๆ ทมความสมพนธกนอาจจะเกดโดยธรรมชาต เชน รางกายมนษยซงประกอบดวยระบบการหายใจ การยอยอาหาร ฯลฯ โดยแตละระบบตางทางานคนละสวนแลวมาปฏสมพนธกน เพอใหรางกายสามารถดารงชวตอยได หรอเปนสงทมนษยออกแบบและสรางสรรคขนอยางมระเบยบแลวนาสงเหลานนมารวมกนเพอใหการดาเนนการสามารถบรรลไปไดตามจดหมายทวางไว (กดานนท มลทอง, 2543, หนา 74) Kaumfan (1987, p. 54) กลาววาวธระบบหรอวถระบบ (System Approach) หมายถง กระบวนการททาใหบรรลผลสาเรจอยางมประสทธภาพและประสทธผลตอผลลพธทกาหนดซงอยบนพนฐานหลกการความตองการเปนรปแบบหนงของการแกปญหา เชงตรรกวทยา เชนเดยวกบวธการทางวทยาศาตร เปนกระบวนการทระบความตองการ หรอมการเลอกปญหา คาตอบ หรอขอแกไข

21

ปญหาตาง ๆ และไดรบการเลอกจากตวเลอก และวธการตาง ๆ และใชมรรควธตาง ๆ ซงไดรบการปรบใชแลวผลลพธทไดจะตองมการประเมณผล และการปรบปรงแกไขตามทกาหนด ตอสวนตาง ๆ ของระบบ ไดรบการดาเนนการจะสามารถบาบดความตองการ หรอความจาเปนไดสนเชง วธระบบเปนกระบวนการทางวทยาศาสตรทมการกาหนดปญหาสมมตฐานการวเคราะหขอมลและการดาเนนการทดลองชนนาไปสการสรปผลทเหมาะสม เพอการแกไขปญหาทเกดขน ถาผลสรปหรอผลลพธทไดมาเปนสงทคาดวาจะไดผลดกจะถกนามาทดลองใชแตยงไมสามารถแกปญหาไดกจะตองมการทดลองมาสงเกตใหมจนกวาจะไดผลลพธทถกตอง (กดานนท มลทอง, 2543, หนา 77) องคประกอบของระบบ จากความหมายของระบบตามทกลาวมานน จะเหนไดวาการทจะมระบบใดระบบหนงขนมาไดจะตองมสวนประกอบหรอสงตาง ๆ เปนตวปอนโดยเรยกวา ขอมล (Input) เพอดาเนนงานสมพนธกนเปน กระบวนการ (Process) เพอใหไดผลลพธ (Output) ออกมาตามวตถประสงคทตงไว ดงนน ภายในระบบหนงจะสามารถแบงองคประกอบและหนาทไดดงน ภาพท 2.1: องคประกอบของระบบ

จากภาพท 2.1 องคประกอบของระบบประกอบดวย 1. ขอมล เปนการตงปญหาและวเคราะหปญหา การตงวตถประสงค หรอเปนการปอนวตถดบตลอดจนขอมลตาง ๆ เพอการแกปญหานน 2. กระบวนการ เปนการรวบรวมและวเคราะหขอมลทปอนเขามาเพอดาเนนการตามวตถประสงคทตงไว

22

3. ผลลพธ เปนผลผลตทไดออกมาภายหลงจากการดาเนนงานในขนตอนของกระบวนการสนสดลง นอกจากนยงมขอมลปอนกลบซงเปนการนาเอาผลลพธทประเมนนนมาพจารณาวามขอบกพรองอะไรบาง เพอจะไดทาการปรบปรงแกไขขอบกพรองในสวนตาง ๆ นนใหสามารถใชในการทางานไดอยางมประสทธภาพ 2.7 ทฤษฎกางปลา การวเคราะหสาเหตของปญหาดวยแผนภมกางปลา แผนผงกางปลา (Fishbone Diagram) หรอเรยกเปนทางการวาแผนผงสาเหตและผล (Cause and Effect Diagram) เปนสงทแสดงถงความสมพนธระหวางปญหา (Problem) กบสาเหตทงหมดทเปนไปไดทอาจกอใหเกดปญหานน (Possible Cause) เราอาจคนเคยกบแผนผงสาเหตและผลในชอของ “ผงกางปลา (Fish Bone Diagram)” เนองจากหนาตาแผนภมมลกษณะคลายปลาทเหลอแตกาง หรอหลายๆ คนอาจรจกในชอของแผนผงอชกาวา (Ishikawa Diagram) ซงไดรบการพฒนาครงแรกเมอป ค.ศ. 1943 โดย ศาสตราจารยคาโอร อชกาวา แหงมหาวทยาลยโตเกยว เมอไหรจะใชแผนผงกางปลา 1. เมอตองการหาสาเหตแหงปญหา 2. เมอตองการทาการศกษา ทาความเขาใจ หรอทาความรจกกบกระบวนการอนๆ เพราะโดยสวนใหญพนกงานจะรบรปญหาเฉพาะในพนทของตนเองเทานน แตเมอมการทาผงกางปลาแลว จะทาใหสามารถรกระบวนการของแผนกอนไดงายขน 3. เมอตองการใหเปนแนวทางในการระดมสมอง ซงจะชวยใหทกๆ คนใหความสนใจในปญหาของกลมซงแสดงไวทหวปลา วธการสรางแผนผงกางปลา สงสาคญในการสรางแผนผง คอ ตองทาเปนทม หรอเปนกลม โดยใชขนตอน 6 ขนตอนดงตอไปน 1. กาหนดประโยคปญหาทหวปลา 2. กาหนดกลมปจจยทจะทาใหเกดปญหานนๆ 3. ระดมสมองเพอหาสาเหตในแตละปจจย 4. หาสาเหตหลกของปญหา 5. จดลาดบความสาคญของสาเหต 6. ใชแนวทางในการปรบปรงทจาเปน

23

การก าหนดหวขอปญหาทหวปลา การกาหนดหวขอปญหาควรกาหนดใหชดเจนและมความเปนไปได ซงหากเรากาหนดประโยคปญหานไมชดเจนตงแตครงแรกแลว จะทาใหเราใชเวลามากในการคนหา สาเหต และจะใชเวลานานในการทาผงกางปลา การกาหนดปญหาทหวปลา เชน อตราของเสย อตราชวโมงการทางานของคนทไมมประสทธภาพ อตราการเกดอบตเหต หรออตราตนทนตอสนคาหนงชนเปนตน ซงจะเหนไดวา ควรกาหนดหวขอปญหาในเชงลบ เทคนคการระดบความคดเพอจะไดกางปลาทละเอยดสวยงาม คอ การถาม ทาไม ทาไม ทาไม ในการเขยนแตละกางยอยๆ ผงกางปลาประกอบดวยสวนตางๆ ดงตอไปน 1. สวนปญหาหรอผลลพธ (Problem or Effect) ซงจะแสดงอยทหวปลา 2. สวนสาเหต (Causes) จะสามารถแยกยอยออกไดอกเปน - ปจจย (Factors) ทสงผลกระทบตอปญหา (หวปลา) - สาเหตหลก - สาเหตยอย ซงสาเหตของปญหา จะเขยนไวในกางปลาแตละกาง กางยอยเปนสาเหตของกางรอง และกางรองเปนสาเหตของกางหลก เปนตน หลกการเบองตนของแผนภมกางปลา (Fishbone Diagram) คอ การใสชอของปญหาทตองการวเคราะห ลงทางดานขวาสดหรอซายสดของแผนภม โดยมเสนหลกตามแนวยาวของกระดกสนหลง จากนนใสชอของปญหายอย ซงเปนสาเหตของปญหาหลก 3-6 หวขอ โดยลากเปนเสนกางปลา (Sub-Bone) ทามมเฉยงจากเสนหลก เสนกางปลาแตละเสนใหใสชอของสงททาใหเกดปญหานนขนมา ระดบของปญหาสามารถแบงยอยลงไปอกได ถาปญหานนยงมสาเหตทเปนองคประกอบยอยลงไปอก โดยทวไปมกจะมการแบงระดบของสาเหตยอยลงไปมากทสด 4-5 ระดบ เมอมขอมลในแผนภมทสมบรณแลว จะทาใหมองเหนภาพองคประกอบทงหมด ทเปนสาเหตของปญหาทเกดขน

24

ภาพท 2.2: วธการเขยนผงกางปลา ขอดของการใชแผนผงกางปลา 1. ไมตองเสยเวลาแยกความคดตางๆ ทกระจดกระจายของแตละสมาชก แผนภมกางปลาจะชวยรวบรวมความคดของสมาชกในทม 2. ทาใหทราบสาเหตหลกๆ และสาเหตยอยๆ ของปญหา ทาใหทราบสาเหตทแทจรงของปญหา ซงทาใหเราสามารถแกปญหาไดถกวธ ขอเสยของการใชแผนผงกางปลา 1. ความคดไมอสระเนองจากแผนภมกางปลาเปนตวกาหนดความคดของสมาชกในทมจะมารวมอยทแผนภมกางปลา 2.8 งานวจยทเกยวของ การทดลองลดของเสยทเกดขนในกระบวนการผลตบรรจภณฑพลาสตก โดยใชเครองมอควบคมคณภาพ QC TOOL ในดานการคนหาสาเหตและปรบปรงคณภาพในกระบวนการผลตตงแตเดอนพฤศจกายน 2553 ถง เดอนกรกฎาคม 2554 ซงไดทาการเกบขอมลโดยใชใบตรวจสอบ Check Sheet และแจกแจงปญหาโดยใชแผนภมพาเรโต Pareto Chart และความถของการเกดปญหา เพอแยกความสาคญตามลาดบดวยกฎ 80:20 ในการเลอกแกไขสวนทมของเสยมากทสด แลวนามาวเคราะหแกไขปญหาดวยแผนภมกางปลา Fish Bone Diagram เพอวางมาตรการแกไขปญหาจาก

ปจจย

ปจจย ปจจย

ปจจย

กระดกสนหลง

สาเหตหลก

สาเหตยอย

ผลลพธ (Effect)

สาเหตรอง

สาเหตยอยๆ

สาเหต (Causes)

ปญหา

25

การระดมความคด จากการแกไขปรบปรงสามารถลดของเสยจากเดม 1.53 เปอรเซนต ลดลงเปน 0.53 เปอรเซนต (ฐาปนนดร เขยวสงข, 2555) ศกษาแนวทางการปรบปรงประสทธภาพการจดซอจดหาวตถดบหลก โดยใชวธวทยาการศกษาปรากฏการณ การสมภาษณเชงลกกลมผใหขอมลหลกและศกษาขอมลจากเอกสารทเกยวของกบกระบวนการจดซอจดหา ผลการวจยพบวา 1. ผวจยทราบถงกระบวนการจดซอจดหาวตถดบหลก ซงประกอบดวย 11 ขนตอนเรมตงแตฝายวางแผนและคลงสนคาเขยนใบขอซอวตถดบสงมาทฝายจดซอ จนถงการชาระเงนใหผขาย 2. ปญหาทเกดขนจากกระบวนการจดซอจดหาแบงออกตามแหลงทมาของปญหาไดเปน 3 ประเภท คอ ปญหาทเกดจากกระบวนการจดซอจดหาภายในองคกร ปญหาทเกดจากวตถดบหลก และปญหาทเกดจากผขาย 3. แนวทางการแกไขปรบปรงประสทธภาพการจดซอจดหาวตถดบหลก เรมจากการใช แนวคดการจดซอจดหาแบบลน เพอปรบปรงกระบวนการจดซอจดหาภายในองคกรอนเนองมาจากกระบวนการทางานทไมจาเปนและการทางานลาชา การใชระบบสารสนเทศในการปรบปรงกระบวนการจดซอจดหา การประชมรวมจากผเชยวชาญหลายฝาย การแบงกลมวตถดบหลกโดยใชหลก ABC Analysis การหาวตถดบทดแทนในกรณทผขายมรายเดยว และการเปลยนแปลงรปแบบการลงวตถดบจากใชแรงงานคนเปนสงแบบพาเลท เนองจากผขายขาดแรงงานในการลงสนคา (รตนา เกาลม, 2555) ศกษาการจดซอจดหาวสดดวยการจดแบงกลม เพอเพมประสทธภาพและลดตนทน (1) รปแบบวธการทเหมาะสมสาหรบการจดซอจดหาชนสวน อะไหลเครองจกรและวสดจาเปนทเกยวเนองกบการผลตในปจจบน (2) เพอวเคราะหปญหาในการจดซอจดหา (3) เพอเปรยบเทยบวธการดาเนนการ ขอด ขอเสย ของการสงซอสนคาดวยการจดกลมผลตภณฑทจะนามาใชในการเพมประสทธภาพงานจดซอในอนาคตจากวตถประสงคของการศกษาดงกลาวผศกษาไดใชเครองมอในการหาสาเหตและปญหาโดยใชผงกางปลาเพอวเคราะหปญหาและคนหาแนวทางแกไขผลการวเคราะห พบวาทางบรษทกรณศกษาไมไดมการมงเนนหรอใหความสาคญกบกลมสนคากลมใดกลมหนงซงรปแบบการสงซอในปจจบนไมไดมการควบคมอตราการใชงาน (Usage) ของแตละรายการ ไมมการบนทกขอมลสนคาคงคลงขาดการวางแผนการจดซอการจดการสนคาไมเปนหมวดหมจากปญหาดงกลาวผศกษาไดทาการใชเครองมอการจดการและกลยทธทางการจดซอในการแกไขปญหาดงน การใชทฤษฎ ABC Analysis ในการจดซอจดหาวสดของแตละกลม ทาใหสามารถบรหารงานดานจดซอจดหาสนคาในแตละกลมไดอยางชดเจนวาสนคาแตละกลมควรบรหารอยางไร และมการกาหนดวธการและขนตอนในกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบใหม ซงสามารถวดประสทธภาพ งาน

26

ดานจดซอจดหา ดวยการลดระยะเวลาในการเปดใบสงซอไดถง 83.29 ชวโมง และทาใหตนทนการสงซอลดลงถง 1,580,792 บาท (แจมจต ศรวงษ, 2558) ศกษาถงการวเคราะหวสดคงคลงดวยระบบการแบงประเภทความสาคญของคงคลงตามมลคาของคงคลงทหมนเวยนในรอบป (ABC Analysis) ศกษาถงวธการ ปญหาและแนวทางในการจดซอของบรษทกรณศกษา โดยการนาเทคนคการวเคราะหวสดคงคลงมาใชในการตดสนใจเพอกาหนดนโยบายทเหมาะสมในการลดตทนสาหรบการจดซอ โดยไดเปรยบเทยบตนทนวตถดบคงคลงของการจดซอ 2 รปแบบ รปแบบแรกประกอบไปดวยตนทนวตถดบ ตนทนการเกบรกษาและตนทนการสญเสยโอกาสทางดอกเบยเงนฝาก สวรปแบบท 2 เปนตนทนวตถดบทไดจากการใชอตราเงนเฟอมาพยากรณราคาวตถดบทเปลยนแปลงไป ณ เวลาซอนนๆ งานวจยนแสดงการเปรยบเทยบผลลพธตทนวตถดบคงคลงของการจดซอตามรปแบบทง 2 โดยการเลอกตวอยางวตถดบจานวน 50 รายการจากบรษทกรณศกษา ผลทไดรบจากการศกษา พบวาตทนวตถดบคงคลงทไดจากการจดซอในรปแบบท 2 ตากวารปแบบแรก 3,108,025.66 บาท หรอคดเปนรอยละ 15 ซงแสดงใหเหนวารปแบบการจดซอแบบท 2 สามารถบรรลผลในการจดซอใหเกดตนทนตากวาททาอยในปจจบน (กฤตกา ทองเพชร, 2551)

บทท 3 วธด ำเนนกำร

การวจยครงนเปนการวจยเกยวกบ การลดปรมาณใบขอซอ เพมประสทธภาพการจดซอจดหาชนสวน อะไหลเครองจกรและวสดจ าเปนทเกยวเนองกบการผลต กรณศกษา บรษท ผผลตน าตาลในจงหวดก าแพงเพชร โดยใชขอมล ปรมาณใบขอซอ PR แตละแผนก ของโรงงานผลตน าตาลกรณศกษา ทงนมวตถประสงคเพอวเคราะหปญหาจ านวนใบขอซอทมจ านวนมาก และศกษาหารปแบบการจดซอจดหาทเหมาะสมเพอหาแนวทางในการเพมประสทธภาพงานจดซอ ผวจยไดด าเนนตามขนตอนดงน 3.1 ก าหนดกรอบการด าเนนการวจย 3.2 ประชากรและกลมตวอยาง 3.3 เครองมอทใชในการวจย 3.4 การรวบรวมขอมล 3.5 การวเคราะหขอมล 3.6 สรปผลการวจย และจดท ารายงานน าเสนอ 3.1 ก ำหนดกรอบกำรด ำเนนกำรวจย ขอบเขตของการศกษางานวจยนประกอบดวย 3.1.1ท าการศกษาปญหาจาก โรงงานน าตาลแหงหนงในจงหวดก าแพงเพชร 3.1.2ก าหนดวตถประสงคและขอบเขตของการศกษางานวจยกรณศกษา 3.1.3ศกษาเอกสารและรายงาน คนหาวธการวางแผนการจดซอ โดยพจารณาเทคนคตาง ๆ ในการวเคราะหเชงคณภาพ รวมถงวธการน าไปปรบใชในองคกร 3.1.4เกบรวบรวมขอมล น าขอมลมาวเคราะหตงแตอดตจนถงปจจบน 3.1.5วเคราะหและสรปผลขอมล น าขอมลมาวเคราะหถงสาเหตของปญหาและจดท ารายงานน าเสนอ

28

ภาพท 3.1: การก าหนดกรอบการด าเนนการวจย

1. ศกษาปญหาปจจบน

2. ก าหนดวตถประสงคและขอบเขตของการศกษา

5. วเคราะหและสรปผลขอมล

4. เกบรวบรวมขอมล

3. ศกษาเอกสารและรายงานวจยทเกยวของ

ศกษาถงปญหาทเกดขนในกระบวนการจดซอจดหา

ก าหนดวตถประสงคและขอบเขต การด าเนนการศกษาวจยในครงน

น าขอมลมาวเคราะหหาสาเหตของปญหาโดยใชแผนผงกางปลา (Fishbone Diagram) และสรปผลทไดรบจากการศกษาวจย

เกบรวบรวมขอมลการสงซอสนคาของป พ.ศ.2561 ตงแตเดอน ม.ค. - ธ.ค. เพอน ามาเปนขอมลในการวจย และจดแบงกลมการสงซอสนคา

ศกษาเอกสารและงานวจยทเกยวของ ทฤษฎ บทความ กลยทธตางๆ ทเกยวของ กบการจดซอจดหา และวธทเหมาะสม ส าหรบการท าวจย

29

3.2 ประชำกร และกลมตวอยำง การศกษาวจยครงนไดใชขอมลในการสงซอสนคา ทงหมด 3,292 รายการ เปนกลมตวอยาง และประชากรทใชในการศกษาเปนผปฎบตงานในสวนงานจดซอ ทงหมด 12 คน ของบรษทกรณศกษา 3.3 เครองมอทใชในกำรวจย แบงออกเปน 3 ประเภท ดงน 3.3.1 ประเภทบคคล ไดแก ตวผวจย การวจยครงนตวผวจยเปนเครองมอทส าคญทสดในการเกบรวบรวมขอมลเพราะการวจยทใชวธการวจยเชงคณภาพเปนการสมผสกบคนโดยตรง ดงนนการไดมาซงขอมลทเปนจรงมากทสดนนขนอยกบการวางตว การก าหนดบทบาท การสรางความคนเคย และความไววางใจใหเกดแกผถกวจยใหไดมากทสด 3.3.2 ประเภทเครองมอส ำหรบเกบรวบรวมขอมล แบงออกเปน 2 ประเภท ดงน - กำรจดกำรประชมรวมกน ผวจยไดเรยนเชญผทเกยวของเขารวมการประชมส าหรบเปนแนวทางการปรบปรงปญหา แบงออกเปน 4 ฝายทเกยวของ ดงน 1. แผนกพสดและคลงสนคา 2. แผนกจดซอ (ในสวนของโรงงาน และส านกงานใหญ) 3. แผนกบญช 4. แผนกผใชงาน ตาง ๆ (ผทเขยนใบขอซอ) - กำรศกษำเอกสำร (Documentary Research) การศกษาเอกสารเปนการวจยประเภทหนงในการวจยเชงบรรยาย ซงเปนการวจยทมงคนหาขอเทจจรง หรออธบายปรากฎการณทปรากฎในปจจบนวา มสภาพความเปนจรงอยางไรการศกษาเอกสารจงเปนการศกษาขอมลจากแหลงขอมลทตยภม (Secondary data) โดยในการวจยครงนไดศกษาขอมลรายการกลมสนคา และปรมาณการออกใบขอซอในแตละปงบประมาณ ของโรงงานน าตาลแหงหนงในจงหวดก าแพงเพชร จากนนผวจยไดน าขอมลมาวเคราะหแลวแสดงผลการวเคราะหออกมาในรปแบบของตารางการจดหมวดหมแตละประเภทของสนคา 3.3.3 ประเภทอปกรณชวยเกบรวบรวมขอมล - สมดบนทก เพอบนทกขอมลจากการซกถามและการสงเกตประจ าวน - แฟมเกบขอมล เพอแยกขอมลออกเปนประเภทตาง ๆ เพอความเรยบรอยและการน าขอมลมาใชไดสะดวกรวดเรว - กลองถำยรป เพอใชบนทกภาพเหตการณและกจกรรมตาง ๆ ทส าคญทผวจยเหนวาสมควรจะบนทกไวเปนหลกฐาน

30

3.4 กำรเกบรวบรวมขอมล ในการวจยครงนผวจยเกบขอมลโดยใชการเกบขอมลดวยวธการ 2 วธ คอ การจดการประชม แผนกพสด แผนกจดซอ และแผนกผใชทเกยวของ และการศกษาขอมลจากเอกสาร การเกบขอมลจากการประชมรวมกนมผใหขอมลหลกเพอใชในการคนหาปญหาทเกดขนจากกระบวนการออกใบขอซอ พรอมทงหาปจจยทเกยวของในการหาแนวทางในการจดซอจดหาทมประสทธภาพ ซงมการเกบรวบรวมขอมลตามล าดบตอไปน 3.4.1 แจงเจำหนำทฝำยจดซอ เพอขอความรวมมอในการเขารวมการประชมและใหขอมลทเกยวกบกระบวนการออกใบขอซอสนคา จนกระทงไปถงกระบวนการจดซอจดหา 3.4.2 ผวจยชแจงวตถประสงคกำรวจย และวธกำรใหขอมลเชงลก ใหกบ กรรมการผจดการ ผชวยผอ านวยการฝายจดซอ เจาหนาทคลงสนคา เจาหนาทบญชเจาหน เจาหนาทฝายจดซอของบรษทกรณศกษา และตวแทนฝายขายของบรษทคคาทถกคดเลอกดวยตวเอง 3.5 กำรวเครำะหและสรปผลขอมล ผวจยไดตรวจสอบขอมลทไดเพอใหตอบวตถประสงคของการวจยและใหไดขอมลอยางครบถวนสมบรณและมความนาเชอถอ โดยใชวธสอบถามปญหาจากผเขารวมการประชมทใหขอมลโดยการตรวจสอบขอมลในการวจยไดกระท าพรอม ๆ กบการเกบขอมลซงเปนการตรวจสอบทนทและตรวจสอบในชวงของการวเคราะหขอมลเปนระยะ ๆ จนสขนตอนการสรปผลการวเคราะหจงไดตรวจสอบอกครงหนงเพอใหไดค าตอบทถกตองครบถวนสามารถตอบวตถประสงคของการวจยได การวเคราะหขอมลเชงคณภาพ โดยวธการวเคราะหเชงพรรณนา (Description Analysis) โดยผวจยไดท าการวเคราะหในเบองตนไปพรอม ๆ กนกบการเกบขอมลโดยในแตละครงทท าการเกบขอมลจะบนทกขอมลอยางละเอยด แลวน ามาจดเปนหมวดหม แยกประเภท และวเคราะหขอมลตามแนวคดเพอหาขอสรปแลวจงน าเสนอรายงานผลการวจยแบบบรรยายและใชสถตเชงพรรณนา ไดแก แผนภมแทงการจดหมวดหมของสนคา 3.6 ขอจ ำกดของกำรวจย การศกษาวจยครงนเปนการศกษาขอมลการจดซอจดหาสนคาในกลมชนสวนอะไหลเครองจกรและวสดจ าเปนทเกยวเนองกบการผลต ในโรงงานอตสาหกรรมน าตาลเทานน ทงน อาจท าใหผลการศกษาวจยทไดมขอบเขตทจ ากด

บทท 4 ผลการวจย

เนองจากในปจจบนระบบการจดซอของบรษทกรณศกษา มการจดซอวสดเพอน ามาใชสนบสนนในไลนการผลต ยงไมไดค านงถงตนทนทเกดจากกระบวนการสงซอมากนก และไมมการควบคมการใชงาน จงท าใหมการสงซอวสดกลมนบอยครง ดงนน ผวจยจงไดท าการศกษาเฉพาะการจดซอจดหาชนสวน อะไหลเครองจกรและวสดจ าเปนทเกยวเนองกบการผลตมวธการและขนตอนของกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบปจจบน ดงตารางท 4.1 4.1 วธการ และขนตอนของกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบปจจบน

32

ตารางท 4.1: ขนตอนของกระบวนการจดซอจดหาในรปแบบปจจบน

กระบวนการท างาน ผรบผดชอบ ขนตอนการ

ท างาน

ผใชงาน ขนตอนท 1

ฝายพสด ขนตอนท 2

ฝายจดซอ ขนตอนท 3

ผใชงาน ขนตอนท 4

ฝายจดซอ ขนตอนท 5

ฝายจดซอ ขนตอนท 6

ผจดการ/ผบรหาร/กรรมการ

ขนตอนท 7

ฝายจดซอ ขนตอนท 8

ผขาย ขนตอนท 9

ฝายจดซอ ขนตอนท 10

ผขาย ขนตอนท 11

Yes No

ผใชงานแจงความตองการมาทฝายพสดและคลงสนคา

ฝายพสดท าการเปดใบขอซอในระบบมาใหฝายจดซอ

ผขายสงมอบสนคาทคลงสนคา

ฝายจดซอสบคนหาราคาจากผขายอยางนอย 3 ราย

สงรายละเอยดของสนคาใหผใชงานทโรงงานตรวจสอบ

ฝายจดซอท าการเจรจาตอรองราคาทเหมาะสม

การอนมตการสงซอ

เจาหนาทจดซอออกใบสงซอ (PO)

เจาหนาทจดซอสงใบสงซอ (PO) ใหกบผขาย

ผขายไดรบค าสงซอ และยนยนวนสงมอบ

เจาหนาทจดซอตดตามการสงมอบ

33

4.2 กระบวนการจดซอจดหา เพอใหมนใจวา การสงซอชนสวน อะไหลเครองจกรและวสดจ าเปนทเกยวเนองกบการผลตนนตรงกบความตองการของผใชงาน ทางฝายจดซอจงมการก าหนดกระบวนการท างานดงน ขนตอนท 1 ผใชงานแตละแผนกแจงความตองการซอวสดผานทางการเขยนความประสงคขอซอ มาทฝายพสด โดยแจงรายละเอยดของวสดทตองการใช โดยมรายละเอยดดงน - รายละเอยดของวสด เชน ยหอ คณสมบต (Specification) - จ านวนทตองการใช - รปภาพของวสด หรอแบบ (Drawing) ขนตอนท 2 เจาหนาทพสดท าการเปดใบขอซอในระบบ (Purchase Requisition Details) ทมรายละเอยด ขอมลของวสดทตองการขอซอมาใหฝายจดซอ ขนตอนท 3 เจาหนาทจดซอท าการสบคนราคาของวสดทตองการซอ จากผขายทงรายเกา และผขายรายใหม อยางนอย 3 ราย เพอท าการเปรยบเทยบราคา ขนตอนท 4 เจาหนาทจดซอรบใบเสนอราคาจากผขายแลว ท าการสงรายละเอยดของสนคาใหทางผใชด าเนนการตรวจสอบ (Specification) ขนตอนท 5 เมอทางผใชยนยนรายละเอยดของสนคาแลว ฝายจดซอ ท าการเจรจาตอรองราคาเพอใหไดสนคาในราคาทเหมาะสม ขนตอนท 6 ฝายจดซอด าเนนการเปดใบสงซอ (Purchase Order Details) ขนตอนท 7 ผบรหารอนมตใบขอซอ (Purchase Order Details) ระดบการอนมตมดงน - มลคา 0-200,000 บาท อนมต 3 คน - มลคา 200,001 บาทขนไป อนมต 4 คน ขนตอนท 8 ฝายจดซอสงใบสงซอ (Purchase Order Details) ใหกบผขาย (Supplier) ขนตอนท 9 ผขายไดรบค าสงซอ และท าการตรวจสอบรายการวสด แจงยนยนระยะเวลาในการสงมอบมายงเจาหนาทจดซอ ขนตอนท 10 เจาหนาทจดซอ ตดตามการสงมอบวสดทถกสงซอ ลวงหนา 3 วน ตามวนทผขายไดยนยนและระบไวในใบสงซอ ขนตอนท 11 ผขายสงมอบสนคาตามวนท ทก าหนดในใบสงซอสนคากรณทผขายไมสามารถสงสนคาไดตามก าหนดเวลาตามก าหนดเวลา แตผใชงานสามารถยอมรบได เจาหนาทจดซอตองแจงใหผขายยนยนวนสงมอบทแนนอน แตหากถาผขายไมสามารถสงสนคาไดตามก าหนดและผใชงานไมสามารถยอมรบไดเนองจากมผลกระทบตอการผลต เจาหนาทจดซอจะตองเจรจากบผขาย เพอขอยกเลกใบขอซอ และใหตดตอผขายรายอน

34

4.3 การวเคราะหปญหา จากการวเคราะหขอมลจากการสมภาษณผทเกยวของในกระบวนการจดซอถงสาเหตใบขอซอ (Purchase Requisition Details) ทคางในระบบเปนจ านวนมาก และไมมการรวบรวมประเภทของสนคาใหเปนหมวดหมเดยวกน ผวจยสามารถแบงปญหาออกเปนประเดนหลก โดยใชทฤษฎกางปลาเขามาชวย ดงน ภาพท 4.1: แสดงผงกางปลา

จากภาพแผนผงกางปลาไดน าปจจยทท าใหปรมาณใบขอซอมจ านวนมาก และประเภทของสนคาทซ าซอนมาท าการวเคราะหมสาเหตมาจาก 3 ปจจยหลก คอ บคลากร ขนตอนการท างาน ระบบปฏบตการ มรายละเอยดดงน 4.3.1 บคลากร มสาเหตเกดจากการทพนกงานคยขอมลการขอซอสนคาเขาระบบในระยะเวลาทแตกตางกนท าใหฝายจดซอสงซอสนคาประเภทเดมซ า ๆ ซงผขายกมภาระคาขนสงเพมขนหลายรอบ และยงท าใหฝายจดซอไมมอ านาจในการตอรองราคาสนคา อกทงยงขาดความรความเขาใจในการแยกประเภทของสนคาในใบขอซอสนคา ท าใหเกดการท างานทซ าซอนซงฝายจดซอตองมาคดแยกประเภทของสนคากอนท าการจดหาผขายอยางนอย 3 ราย เพอใหตรงตามประเภทของสนคา

35

4.3.2 ระบบปฏบตการ มสาเหตมาจากผใชงานทโรงงานฯ ไมสามารถเขาใชงานระบบ On Web ไดเพอตรวจสอบสนคาทตองการวา ฝายพสด มสนคาใดบางทสามารถเบกได ท าใหผใชงานตองเขยนใบขอซอสนคาเพมท าใหเกดการสงซอซ าซอน 4.3.3 ขนตอนการท างาน สาเหตเกดจากการคอรปชน บนทกขอตกลงทตองปฏบตตามเดมโรงงานฯ มอ านาจในการสงซอไดมลคาไมเกน 50,000 บาท ปจจบนมอ านาจสงซอไดมลคาไมเกน 10,000 บาท ท าใหใบขอซอคงคางในระบบมจ านวนมากทถกสงมาทฝายจดซอส านกงานใหญ 4.4 แนวทางการแกไขปญหา ภาพท 4.2: จดการประชมเพอหาทางแกไขปญาหารวมกนระหวาง ส านกงานใหญ และฝายโรงงานฯ 4.4.1 ปญหาดานบคลากร จากภาพท 4.2 เพอหาแนวทางการแกไขเบองตนทางผวจยและคณะท างานไดจดใหมการประชมเพอแกไขปญหากบผทเกยวของในกระบวนการจดซอทงหมดโดยม ผใชงานแตละแผนก ฝายพสด ฝายโกดงสนคา และฝายจดซอ ทกฝายมขอสรปรวมกนใหท าการแบงกลมรายการสนคาแตละประเภทออกเปน ดงตารางท 4.2

36

ตารางท 4.2: ตารางแยกประเภทสนคา

ล าดบ กลมรายการสนคา

1 บรรจภณฑ 2 ระบบมาตรฐานตาง ๆ

3 งานตรวจประจ าป

4 โซ 5 สายพาน

6 อปกรณชดลกหบ

7 เครองจกรพเศษ 8 เหลก

9 สแตนเลส 10 ทอ ประเภทตางๆ

11 ลกปน ตลบลกปน

12 สกร นอต แหวนอแปะ 13 ปะเกน

14 ปมลมอสาหกรรม

15 ลวดเชอมทวไป 16 เครองมอวด Instrument

17 สอบเทยบเครองมอวด 18 วาลว

19 อปกรณสารสนเทศ IT

20 เครองใชส านกงาน 21 อปกรณเพอความปลอดภย

22 อปกรณไฟฟา

23 สารเคม 24 น ามน

25 เครองมอหองทดลอง

26 สอบเทยบเครองมอหองทดลอง (ตารางมตอ)

37

ตารางท 4.2 (ตอ): ตารางแยกประเภทสนคา

ล าดบ กลมรายการสนคา

27 สวนยานยนตหนก 28 สวนฝายไร

จากตารางท 4.2 แสดงใหเหนวาผใชไดด าเนนการแยกประเภทของสนคาตามกลมทก าหนดพรอมท าการตรวจสอบงบประมาณของแผนก เพอสงตอใหฝายพสดหลงจากทไดรบเอกสารถกตองแลวฝายพสดจะท าการรวบรวมรายการสนคาทผใชเปดมาใหอยในหมวดหมเดยวกนกอนจะด าเนนการคยเขอมลขาระบบพรอมกน ดงภาพท 4.3 ภาพท 4.3: พนกงานด าเนนการคยขอมลใบขอซอเขาระบบ

อนงหากทางผใชตองการสนคาดวนใหท าการเปด PR ใบขอซอดวน เชน Buyer Group B98 = ในสวนของโรงงาน และ Buyer Group B99 = ในสวนของฝายไร โดยท าการขออนมตจากผอ านวยการโรงงานดวยการแจงขอมลทางจดหมายอเลคทรอนกส (Email) พรอมรปภาพประกอบ เมอไดรบการอนมตจากผมอ านาจแลวฝายพสดจะด าเนนการคยขอมลเขาระบบเพอสงใหฝายจดซอส านกงานใหญ (เพอเปนหลกฐานวาตองการสนคาดวนจรง)

38

4.4.2 ปญหาดานระบบปฏบตการ เบองตนทางฝายจดซอส านกงานใหญไดมการประชมรวมกบฝายเทคโนโลยสารสนเทศให

ด าเนนการอนมตสทธการเขาใชงานระบบ Online ใหกบผใชงาน ดงภาพท 4.4

ภาพท 4.4: พนกงานด าเนนการคยขอมลใบขอซอเขาระบบ

จากภาพท 4.4 ผใชงานสามารถเขาระบบจดการสนคาคงคลงไดแลว โดยท าการเขา Onhand เพอตรวจสอบสนคาวาฝายพสดมสนคาใดทสามารถเบกมาใชไดบาง ท าใหผใชไมตองเปดใบขอซอ PR ซ ากบรายการสนคาทมอยในคลงสนคา อกทงยงเปนการอ านวยความสะดวกการใชงานใหกบผใชงาน ดงภาพท 4.3 4.4.3 ปญหาดานขนตอนการท างาน เนองจากบนทกขอตกลงทตองปฏบตตามโรงงานน าตาลก าแพงเพชรไมสามารถสงซอสนคาไดเกนมลคา 10,000 บาท เปนสาเหตใหใบขอซอ PR ถกสงเขามาถงฝายจดซอส านกงานใหญเปนจ านวนมาก ซงฝายจดซอส านกงานใหญไมสามารถจดซอจดหาสนคาไดทนตามเวลาทก าหนดทางคณะท างานจงจดการประชมวางแผนการท างานโดยมอบหมายใหสนคาในแตละหมวดหมจะมเจาหนาทฝายจดซอแบงหนาทกนเพอดแลรายการสนคา และท าการหมนเวยนกนไปตามวาระในแตละไตรมาส ดงตารางท 4.3

39

ตารางท 4.3: แจงผรบผดชอบงานในแตละหมวดหมสนคา

ล าดบท กลมรายการสนคา ฝายพสด โรงงานฯผรบผดชอบเปด PR

ฝายจดซอ สนญ. ผรบผดชอบ เปด

PO

1 บรรจภณฑ , ระบบมาตรฐานตาง ๆ และงานตรวจประจ าป

คณสภาภรณ คณกญฐกา

2 โซ , สายพาน และอปกรณชดลกหบ

คณวศรต

คณปวเรศ 3 เครองจกรพเศษ และงานจางเหมา

4 เหลก , สแตนเลส และทอ คณณฐพร และ

คณวฒนา 5 ลกปน , สกร , ปะเกน , ปม , ลวดเชอม

ทวไป , แหวน , นอต และO-ring

6 เครองมอวด Instrument , งานสอบเทยบเครองมอวด และวาลว

คณทศวรรษ คณชนากานต และ

คณนพรจ 7 สารสนเทศ IT , เครองใชส านกงาน และ

อปกรณความปลอดภย คณสภาภรณ

8 อปกรณไฟฟา คณทศวรรษ คณมณรตน

9 เคม , น ามน , เครองมอหองทดลองและงานสอบเทยบ

คณสภาภรณ คณธนตา และ

คณณฐชา 10 ยานยนตหนก , ฝายไร และงานจาง

เหมาซอม คณทศวรรษ

ตารางท 4.4: แสดงปรมาณใบขอซอทงหมดในแตละปงบประมาณ หลงการแกไขปญหา

(หนวย : ใบขอซอ)

ล าดบ โรงงาน ปรมาณใบขอซอในแตละปงบประมาณ

56/57 57/58 58/59 59/60 60/61 61/62

1 น าตาลก าแพงเพชร 1,103 2,825 2,485 3,168 3,292 1,513

40

จากตารางท 4.4 จะเหนไดวาทง 6 ปงบประมาณ มจ านวนใบขอซอในแตละปแตกตางกนและเมอผวจยไดด าเนนการแกไขปญหาแลว พบวาโรงงานน าตาลก าแพงเพชรมปรมาณใบขอซอ ในปงบประมาณท 2561/2562 มปรมาณใบขอซอลดนอยลง ทงนโรงงานน าตาลก าแพงเพชร ไดแบงการบรหารออกเปน 15 ฝาย ตารางท 4.5: แสดงปรมาณใบขอซอ PR แตละแผนก ของโรงงานน าตาลก าแพงเพชร

(หนวย : ใบขอซอ)

ล าดบ หนวยงาน งบประมาณป

56/57 57/58 58/59 59/60 60/61 61/62 1 แผนกพสด - 105 107 279 119 76

2 แผนกคลงสนคา 9 10 17 84 23 57 3 หนวยหองชง 2 2 2 6 10 6

4 แผนกวศวกรรม 11 14 - 12 7 10

5 แผนกซอมบ ารงเครองกล 102 284 265 411 355 118 6 แผนกยานยนตหนก 15 342 256 744 625 115

7 แผนกซอมบ ารงไฟฟา 61 144 113 274 141 107

8 แผนกซอมบ ารง Instrument

97 169 127 378 285 190

9 แผนกลกหบ 120 417 548 120 431 191 10 แผนกหมอตม 88 261 253 88 315 124

11 แผนกหมอเคยว 110 308 203 110 241 98

12 แผนกหมอปน 147 255 300 147 296 140 13 แผนกน าเชอม 105 122 90 105 123 95

14 แผนกรไฟน 196 305 157 196 225 96 15 แผนกบรรจ 40 87 47 214 96 90

รวม 1,103 2,825 2,485 3,168 3,292 1,513

จากตารางท 4.5 การปรบปรงแกไขปญหาความซ าซอนในการออกใบขอซอสนคาจะเหนไดวาจ านวนใบขอซอในแตละแผนกส าหรบปงบประมาณ 2561/2562 มปรมาณลดลง อกทงยงเพม

41

ประสทธภาพในการจดซอจดหาวสดสนคาเพอใหถกตองตรงตามเวลาทนความตองการของผใช ท าใหผใชงานเกดความรความเขาใจในงานนน ๆ ภาพท 4.5: ภาพสแดงการเปรยบเทยบปรมาณใบขอซอ PR หลงด าเนนการแกไขปญหา

จากการวจยในบทท 4 เปนการแสดงใหเหนถงผลด าเนนการวจยทงหมดเพอแกปญหาในเรองการขอซอสนคาทซ าซอนของผใชงานทมอทธพลทท าใหการจดซอจดหาคอ 1. การจดซอจดหาสนคาซ าซอน ท าใหการจดซอในแตละครงไมมอ านาจในการตอรองกบผขาย 2. ผใชเปดใบขอซอโดยทไมมการวางแผน ท าใหปรมาณการขอซอมจ านวนมากสงผลใหฝายจดซอท างานลาชา ส าหรบรายละเอยดของการวจยทกลาวมาในบทนจะท าการสรปอกครงในบทท 5 และกลาวถงปญหาและอปสรรคในงานวจยรวมถงขอเสนอแนะส าหรบงานวจยและสามารถลดปญญาของการเปดใบขอซอทมความซ าซอนได

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

2556/2557 2557/2558 2558/2559 2559/2560 2560/2561 2561/2562

บทท 5 สรปผลและขอเสนอแนะ

5.1 สรปผลการท าปญหาพเศษ จากการทไดปฎบตงานในแผนกจดซอ-จดหา บรษท ครสตอลลา จ ากด ท าใหเขาใจถงกระบวนการปฎบตงานของแผนกจดซอ-จดหา และพบแนวทางทสามารถลดปรมาณใบขอซอของบรษทฯ ซงเปนการจดประเภทรายการสนคา มอบหมายสนคาแตละประเภทใหมเจาหนาทจดซอ-จดหา แบงหมวดหมกนรบผดชอบ โดยในขนตอนการขอซอไดก าหนดใหใบขอซอหนงใบ ตองเปนสนคาประเภทเดยวกน และก าหนดอ านาจอนมตการสงซอ เพอลดความซ าซอนในขนตอนการจดหาผขายและเปรยบเทยบราคา ชวยเพมประสทธภาพใหเจาหนาทจดซอ-จดหาไดมอ านาจในการตอรองเจรจากบผขายมากขน อกทงยงเปนการแกไขปญหาการเปดใบขอซอสนคาทหลากหลายประเภท 5.2 ขอจ ากดหรอปญหาของโครงงาน แนวทางในการลดปรมาณใบขอซอของบรษทฯ โดยการการจดประเภทรายการสนคา และก าหนดอ านาจอนมตการสงซอ จะพบปญหาวาจากการทก าหนดอ านาจอนมตการสงซอส าหรบโรงงาน โดยใบขอซอทมมลคาสงกวา 10,000 บาท ระบบจะดงขอมลการขอซอมาทเจาหนาทจดซอ-จดหา ส านกงานใหญ เปนแนวทางปองกนการทจรตจากน าใบขอซอทมมลคาสงตอหนงรายการ มาแบงยอยเปนใบขอซอหลายรายการ ถอเปนชองทางหลกเลยงการสงซอโดยไมตองผานการพจารณาอนมตจากผบรหารส านกงานใหญ ซงใบขอซอทมมลคาสงกวา 10,000 บาท มจ านวนมาก จะสงผลใหการปฎบตงานจดซอ-จดหา ของเจาหนาทจดซอ-จดหา ส านกงานใหญเกดความลาชา ซงแนวทางในการแกไขคอการแบงหนาทใหเจาหนาทจดซอ-จดหา แตละคน ดแลสนคาตามใบขอซอแตละประเภทเพอลดความหลายหลายของการสงซอ และเปนการชวยเพมสภาพคลองในการท างานไดบางเทานน 5.3 สรปผลการปฎบตงาน จากการทไดปฎบตงานโครงงานวจยในครงน ท าใหไดรบความรและประสบการณในการปฎบตงานตามขนตอนทถกตอง ไดเรยนรวธการแกไขปญหา เมอพบปญหาในดานตางๆ และไดเรยนรแนวทางการเพมประสทธภาพในการปฎบตงาน จงท าใหเกดประสบการณและความช านาญการปฎบตงานทตรงการสาขาวชาชพทก าลงศกษาอยเปนอยางด

43

5.4 ขอจ ากดหรอปญหาของการปฎบต ปญหาทพบจากการปฎบตงานคอพนกงานทมหนาทรบผดชอบ รวบรวมค าขอซอ คดแยกประเภทสนคาเพอบนทกขอมลใบขอซอผานระบบฯ เปนพนกงานอตราจางรายวน ขาดความร ความเชยวชาญ ในการจดแยกประเภทสนคา ซงท าใหบางครงพนกงานเกดความสบสนตอรายการสนคา จนสงผลกระทบใหการบนทกขอมลประเภทสนคาเพอเปดใบขอซอในระบบฯ ผดพลาด 5.5 ขอเสนอแนะ ทางแผนกจดซอ-จดหา ควรจดท าคมอประเภทสนคาทมการก าหนดการแบงหมวดหมของประเภทสนคาทชดเจน เปนเอกสารใหพนกงานไดศกษาถงรายละเอยดสนคาประเภทตางๆ เมอพนกงานไดศกษารายละเอยดประเภทสนคา จะท าใหเกดความเขาใจ จนเกดความเชยวชาญ สามารถจดแยกประเภทสนคา บนทกขอมลเพอเปดใบขอซอในระบบฯ ไดอยางถกตอง

44

บรรณานกรม

กฤตกา ทองเพชร. (2551). การก าหนดนโยบายสงซอโดยการวเคราะหวสดคงคลงดวยระบบการแบง ประเภทความส าคญของวตถดบคงคลงตามมลคาของวตถดบคงคลงทหมนเวยนในรอบป. วทยานพนธปรญญามหาบณฑต, มหาวทยาลยบรพา. กดานนท มลทอง. (2543). ทฤษฎระบบ. สบคนจาก

http://www.kroobannok.com/blog/21392. คณนทร ธรภาพโอฬาร. (2541). การวเคราะหพสดคงคลงเบองตน. ชลบร: งานผลตเอกสาร มหาวทยาลยบรพา ชลบร. ค านาย อภปรชญสกล. (2546). การจดการคลงสนคา. กรงเทพฯ: โฟกสมเดยแอนดพบลสซง. แจมจตร ศรวงษ. (2558). การจดซอจดหาวสดดวยการจดแบงกลมเพอเพมประสทธภาพและลด ตนทน กรณศกษา บรษท ผผลตแกว จ ากด. วทยานพนธปรญญามหาบณฑต, มหาวทยาลย บรพา. ชลพร เปยมสมบรณ. (2532). การน ากลยทธ Portfolio มาใชวางแผนการสงออก. เศรษฐศาสตรและ บรหารธรกจ, 12(2), 97-108. ไชยยศ ไชยมนคง. (2550). กลยทธโลจสตกสและซพพลายเชนเพอแขงขนในตลาด. นนทบร: ซ.วาย. ซซเทม พรนตง. สปญญา ไชยชาญ. (2537). การบรหารการผลต (พมพครงท 2). กรงเทพฯ: คณะพาณชยศาสตรและ การบญช มหาวทยาลยธรรมศาสตร. สมนา อยโพธ. (2531). การจดซอและการบรหารพสด. กรงเทพฯ: มหาวทยาลยธรรมศาสตร. อดลย จาตรงคกล. (2544). การจดซอ (พมพครงท 2). กรงเทพฯ: คณะพาณชยศาสตรและการบญช มหาวทยาลยธรรมศาสตร. Aenold, T., & Chapman, S.N. (2004). Introduction to materials management. NJ: Pearson Prentice Hall.

45

ภาคผนวก

46

ภาคผนวก ก. รายงานการประชมเพอหาแนวทางแกไขปญหา

47

48

49

50

51

ภาคผนวก ข. ภาพถายการประชมเพอหาแนวทางแกไขปญหา

52

53

ประวตผเขยน

ชอ-สกล นายวงศกร พงษชพ วน เดอน ปเกด 23 มนาคม พทธศกราช 2535 สถานทเกด กรงเทพมหานคร สถานทอยปจจบน 44/75 ม.3 ต าบล ศาลากลาง อ าเภอ บางกรวย จงหวด นนทบร 11130 ต าแหนงและประวตการท างาน พ.ศ. 2558 - ปจจบน เจาหนาทจดซอโครงการฯ บรษท ครสตอลลา จ ากด ประวตการศกษา พ.ศ. 2554 – 2558 คณะวทยาการจดการ สาขาคอมพวเตอรธรกจ

มหาวทยาลยราชภฏธนบร พ.ศ. 2561 – 2563 ปรญญาบรหารธรกจมหาบณฑต (M.B.A.)

บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยกรงเทพ