toma de desiciones

Diapositiva 1

TOMA DE DECISIONES

Ing. Agustn Ulln

SISTEMAS DE SOPORTE DE DECISIONES

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Toma de decisiones

Desarrollo de alternativas y seleccin de un curso de accin para atender problemas u oportunidades.

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Proceso de Toma de Decisiones

Proceso que provee una forma de ver las decisiones de forma analtica y racional.

Proceso para encontrar y elegir un curso de accin para resolver un problema concreto.

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Problema

Situacin que se presenta cuando el estado real de las cosas no es igual al estado deseado de las cosas o el personal necesita respuesta a una pregunta.

Sntomas - problemas

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Problema

Qu causa un problema?

El cambio.

El problema existe cuando hay una diferencia entre lo que se esperaba que sucediera y lo que sucede en realidad.

Cmo se resuelven los problemas?

Eliminando la causa que los provoc, o la diferencia entre la condicin deseada y la condicin real.

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Problema vs. Toma de Decisiones

Se relacionan estrechamente.

Siempre hay que tomar decisiones para solucionar un problema.

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Tipos de decisiones en la Gerencia

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De rutina

De emergencia

Estratgicas

Operativas

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De rutina

las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de accin ya conocido.

De emergencia

ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

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Estratgicas

decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes especficos. Es el tipo de decisin mas exigente, y son las tareas ms importantes de un gerente.

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Operativas

son necesarias para la operacin de la organizacin, e incluye resolver situaciones de gente (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible.

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TIPOS DE DECISIONES

INDIVIDUALES

Este tipo de decisiones se dan cuando existe un problema que es fcil de resolver.

Quien realiza el esfuerzo es una sola persona.

GERENCIALES

Son aquellas decisiones que toma el alto nivel gerencial.

Son importantes y se buscar orientacin, asesora y evaluacin en cada paso del proceso.

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TIPOS DE DECISIONES (cont.)

EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE

Son aquellas que se toman con certeza acerca de lo que suceder, ya que se cuenta con informacin exacta, medible, confiable y se conocen las relaciones de causa-efecto.

EN CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE

Cuando existe falta de informacin, escasez de datos, falta confiabilidad de los datos y se ignoran las probabilidades de los datos.

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TIPOS DE DECISIONES (cont.)

PROGRAMABLES

Son tomadas como un hbito, regla o procedimiento.

Este tipo de decisiones se aplican a problemas estructurados, rutinarios y repetitivos.

NO PROGRAMABLES

Se usan en situaciones no estructuradas, novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.

Toma de Decisiones

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Tipos de Decisiones

Programadas

Soluciones para problemas rutinarios (situaciones familiares) de acuerdo con diversas reglas, procedimientos o costumbres.

El supervisor no toma la decisin, sino evala la situacin y aplica el programa.

No programadas

Soluciones especficas producidas por medio de un proceso no estructurado para enfrentar problemas no rutinarios (situaciones nuevas o ambiguas) para las cuales no existen reglas o procedimientos claros.

Necesitan ms tiempo y anlisis.

Toma de Decisiones

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Decisiones Programadas

Formas para tomar decisiones programadas

Reglas

Establece con precisin lo que un supervisor debe o no debe hacer en una situacin particular.

Procedimientos

Establece un enfoque o secuencia de pasos definidos para resolver un problema.

Poltica

Proporciona guas para influir en el pensamiento y a diferencia de una regla, requiere el uso de cierto juicio.

Ms calificadas (hay que interpretar que significa el concepto).

Toma de Decisiones

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Decisiones NO Programadas

El supervisor o la gerencia no han presentado una regla, procedimiento o poltica estndar para tomar una decisin.

Se trata la situacin como nica.

El supervisor participa activamente en tomar las decisiones.

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Elementos en la Toma de Decisiones

Toma de Decisiones

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AGENTE DECISORIO

Es aquella persona que selecciona la opcin entre varias alternativas o ideas de accin.

OBJETIVOS

Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones.

GUSTOS Y/O PREFERENCIAS

Son los criterios que el agente decisorio utiliza para poder escoger.

Toma de Decisiones

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ESTRATEGIAS

Es el curso de accin que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos.

Toda estrategia depende de los recursos que se disponga.

SITUACION

Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos de los cuales, estn fuera de su control.

LOGROS Y RESULTADOS

Es la secuencia o resultante de una estrategia.

Toma de Decisiones

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Requisitos para la Toma de Decisiones

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Hay que definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones.

Establecer una relacin costo-beneficio, especificando los rendimientos que se esperan hasta los mas mnimos implcitas, hbitos, experiencia, etc.)

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Se deben conocer los factores internos formales de la organizacin (cultura, organizaciones, manuales, polticas, estructura, recursos disponibles, etc.) y los informales (polticas)

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Se deben conocer los factores externos de la organizacin (clientes, proveedores, economa, competencia, etc.)

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Componentes del Proceso

Toma de Decisiones

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Componentes del Proceso

El tomar decisiones considera aspectos externos y propios a la persona que debe decidir.

Toma de Decisiones

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Informacin

Estas se recogen tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones.

Si la informacin no puede obtenerse, la decisin entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categora de informacin general.

La informacin es externa a la persona y por lo tanto debe ser recolectada de algn lugar.

Es el componente que puede tener elementos objetivos como subjetivo.

Para que sea relevante depender de las cualidades cognitivas del decidor.

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Conocimientos

Si quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situacin similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de accin favorable.

En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes estn informados.

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Experiencia

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona informacin para la solucin de un prximo problema similar.

Si ha encontrado una solucin aceptable, con mayor razn tender a repetirla cuando surja un problema parecido.

Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero slo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.

Los problemas de la administracin no pueden solucionarse con experimentos.

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Juicio

El juicio o criterio es necesario para combinar la informacin, los conocimientos, la experiencia y el anlisis, con el fin de seleccionar el curso de accin apropiado.

No existen substitutos para el buen juicio, es propio del individuo y lo hace distintivo.

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Anlisis

Es la forma de unir los componentes anteriores.

No puede hablarse de un mtodo en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes.

En ausencia de un mtodo para analizar matemticamente un problema es posible estudiarlo con otros mtodos diferentes.

Si estos otros mtodos tambin fallan, entonces debe confiarse en la intuicin.

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Pasos del Proceso de Toma de Decisiones

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Toma de Decisiones

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Modelo del proceso de toma de decisiones de Simn.

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Modelo del proceso de toma de decisiones de Slade.

Pasos en la Toma de Decisiones

Estar alerta a Indicaciones y Sntomas

Identificar el problema u oportunidad

Recolectar informacin relevante

Desarrollar alternativas

Evaluar cada alternativa

Seleccionar la mejor alternativa

Implantar la decisin

Evaluar y darle seguimiento

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Identificar el Problema

Discrepancia entre el estado existente y el estado que se desea.

No confundir problema con sntomas.

Identificar y solucionar el problema equivocado puede ser peligroso.

Los problemas no siempre se anuncian.

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Identificar el Problema

Informacin se necesita

todos los hechos relevantes de la situacin

informacin de calidad

por qu el problema ocurri

cmo afecta la productividad

qu polticas son relevantes

restricciones en tiempo y costo

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Recolectar Informacin

Contestar preguntas que impacten al problema.

Por qu sucedi ahora

Cmo afecta la productividad del departamento?

Qu polticas de la compaa son relevantes para manejar el problema?

Cules son las limitaciones.

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Desarrollar Alternativas

Ahora es cuando se tiene que demostrar la creatividad.

Solamente es desarrollar alternativas.

No hay que evaluar las alternativas.

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Desarrollar Alternativas

Creatividad

Qu suelen tener en comn las personas creativas?

Confianza en s mismo

Fineza de percepcin

Capacidad intuitiva

Capacidad crtica

Curiosidad intelectual

Caractersticas afectivas de sentirse querido y protegido

Soltura y libertad

Entusiasmo

Profundidad

Tenacidad

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Evaluar las alternativas

Fortalezas y debilidades

Cul es el costo?

Cunto tiempo lleva el implantarla?

Cul es el resultado ms favorable que se espera de cada una?

Cul es la menos favorable?

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Evaluacin de Alternativas
AlternativaCosto EstimadoVentajasDesventajas
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Seleccin de la Alternativa

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Implantacin de la Alternativa

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Seguimiento y Evaluacin

La alternativa consigui los resultados esperados?

Corrigi el problema existente?

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Herramientas de Decisin

Condiciones que los supervisores encuentran cuando se toma una decisin.

Certeza

Cuando se conoce el resultado de cada alternativa.

Riesgo

Cuando deben estimar la probabilidad de ciertos resultados.

Los supervisores recurren a su experiencia.

Incertidumbre

Cuando no se tiene la certeza de los resultados y ni siquiera pueden hacer un estimado de su probabilidad.

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Estilos de Toma de Decisiones

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Estilos de Toma de Decisiones

Directivo

Analtico

Conceptual

Conductual

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Estilo Directivo

Bajo nivel de tolerancia por ambigedades, pero muy eficientes y racionales.

Algunas veces toman decisiones basados en poca informacin sin evaluar las alternativas.

Toman decisiones rpidas.

Tendencia a enfocarse a carreras cortas.

Eficiente y lgico.

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Estilo Analtico

Lgicos y alto nivel de tolerancia para las ambigedades.

No toman decisiones de forma instantnea, necesitan mucha informacin.

Consideran las alternativas.

Toman decisiones cuidadosamente con la habilidad de adaptacin o enfrentarse a nuevas situaciones.

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Estilo Conceptual

Alto nivel de tolerancia para situaciones ambiguas y ms intuitivos que racionales.

Consideran muchas alternativas.

Su enfoque es a largo plazo y son muy buenos encontrando soluciones creativas a los problemas.

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Estilo Conductual

Nivel bajo de tolerancia a las ambigedades, pero muy intuitivos.

Buenas destrezas interpersonales, trabajan muy bien con otros.

Interesados en las hazaas de sus subordinados.

Evitan los conflictos.

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MISSistemas de Informacin Gerencial

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MIS

Data

nombres, nmeros o cantidades sin analizar.

Informacin

Datos que se han organizado o analizado de acuerdo con alguna lgica. Datos analizados y procesados.

Usuarios finales

son los responsables de controlar y tomar decisiones de los sistemas.

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Decision Support Systems (DSS)

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Las caractersticas que deben de tener este tipo de sistemas son:

Interactividad

Variabilidad en el tipo de decisiones

Frecuencia de uso

Variedad de usuarios

Flexibilidad

Posibilidad de desarrollo

Interaccin ambiental

Comunicacin inter-organizacional.

Acceso a base de datos.

Simplicidad.

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Interactividad.

sistemas computacionales que puedan interactuar en forma amigable y con respuestas en tiempo real.

Variabilidad en el tipo de decisiones.

apoyo al proceso de decisiones estructuradas y no estructuradas.

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Frecuencia de uso

Utilizacin frecuente.

Variedad de usuarios

puede ser usado por diferentes usuarios de diversas reas.

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Flexibilidad

permite adaptarse a una variedad determinada de estilos administrativos.

Posibilidad de desarrollo

Permite que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisin sin la participacin operativa de profesionales en informtica.

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Interaccin ambiental

Permite interactuar con informacin externa.

Comunicacin inter-organizacional.

Facilita la comunicacin de informacin relevante d e los niveles altos hacia los operativos y viceversa.

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Acceso a base de datos.

Tiene capacidad de almacenar informacin de las bases de datos corporativas.

Simplicidad.

Debe ser simple de manejar y fcil de aprender por el usuario final.

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Executive Information Systems (EIS)

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Executive Information Systems (EIS)

Se define como un sistema de computadora que provee al ejecutivo acceso fcil a la informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del negocio.

Con esta definicin se puede decir que los EIS se basan en la informacin presente dejando a un lado los escenarios futuros.

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Principales Caractersticas

Diseados para cubrir las necesidades especficas de la alta administracin.

Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a la informacin crtica del negocio.

Los ejecutivos interactan de forma directa con el sistema sin intermediarios.

Sistema caracterizado por manejo de grficos de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto.

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Group Decision Support Systems (GDSS)

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Group Decision Support Systems (GDSS)

Es un sistema interactivo basado en computadora, que facilita la solucin de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan en equipo.

Estos sistemas deben de estar integrados por un lder o facilitador, un solicitante y los participantes.

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Sus caractersticas

Sistemas diseados para apoyar decisiones en grupos.

Accesibles para usuarios con diferente nivel de conocimiento computacional y de soporte a la decisin.

Los GDSS pueden ser especficos o generales.

Deben contener mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo.

Deben motivar a los miembros del grupo a participar de manera activa.

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Expert Decision Support Systems (EDSS)

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Un sistema experto se puede definir como

un sistema de computadora interactivo que permite la creacin de bases de conocimiento, los cuales una vez cargadas responden a preguntas, y sugieren cursos de accin emulando el proceso de razonamiento de un experto para resolver problemas en un rea especfica del conocimiento humano.

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Este tipo de sistemas se ha logrado desarrollar gracias al uso de la inteligencia artificial,

la cual podemos definir como

la ciencia que estudia de manera sistemtica el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas mediante la creacin y utilizacin de computadoras.

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DECISION

La indecisin es un veneno lento, nada produce, en cambio, puede convertirse en hbito; ms vale fracasar por haber tomado una decisin errnea, que por no haber tomado ninguna.

El xito de una empresa se logra si se alcanzaron sus objetivos al menor costo posible y con una rentabilidad. Para esto la misin de los directores consiste en tomar decisiones

La Decisin y el proceso decisorio

Decidir no es nicamente elegir, es un proceso continuo que consiste en identificar el problema (deben encontrarse ocasiones que nos permitan tomar la decisin), hallar los posibles caminos alternativos y seleccionar una nica opcin.

La decisin consiste en el proceso deliberado que lleva a la seleccin de una accin (acto o curso de accin) determinado entre un conjunto de acciones alternativas. La decisin es un proceso previo a la accin


La teora de decisin es una metodologa normativa que indica como se debe decidir para ser consecuente con los objetivos, preferencias y ciertos principios impuestos por la teora.

La teora de decisiones se ocupa de decisiones contra la naturaleza. Esta fase se refiere a una situacin donde el resultado(rendimiento) de una decisin individual depende de la accin de otro agente (naturaleza) sobre el cual no se tiene control


Es importante observar que en este modelo los rendimientos afectan nicamente a quien toma la decisin, a la naturaleza no le importa cul es el resultado. Esta teora distingue a la teora de decisin de la teora de los juegos. En la teora de los juegos ambos jugadores tienen un inters econmico en el resultado.

Elementos de un proceso de decisin

El decisor

Las alternativas o cursos de accin

Los estados de la naturaleza

Los resultados

El criterio de decisin

Estado de la naturalezaSequiaLluvia escasaLluvia suficienteAlternativaSemilla APrdida total de la cosechaRendimiento del 40% del campoRendimiento del 100% del campoSemilla BRendimiento del 25% del campoRendimiento del 70% del campoRendimiento del 85% del campoNo cosecharRendimiento del 0% del campoRendimiento del 0% del campoRendimiento del 0% del campo

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Estado de la naturalezaSequiaLluvia escasaLluvia suficienteAlternativaSemilla A-100000-10000250000Semilla B-6500080000175000No cosechar000

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Etapas del Proceso Decisorio

Identificar la existencia de un problema

Recopilar mas informacin

Elaborar un modelo

Generar soluciones alternativas

Determinar el criterio de decisin

Predecir las consecuencias

Establecer un sistema de preferencias

Elegir entre las soluciones alternativas

Poner en prctica la solucin

Qu hacer frente a un problema?

Absolver un problema: consiste en ignorarlo y esperar a que desaparezca o se desenrede solo

Resolver un problema: consiste en tomar una accin razonablemente buena que genere satisfaccin. Tratan de identificar la causa, eliminarla y retornar al estado precedente

Solucionar un problema: consiste en tomar la mejor accin posible, la que optimiza. Se apoya en la experimentacin y el anlisis cuantitativo

Disolver un problema: es eliminarlo rediseando el sistema que lo incluye

Clasificacin de los procesos de decisin

Los procesos de toma de decisin se clasifican en funcin del grado de conocimiento que se tenga sobre los factores o variables no controladas ppor el decisor.

Entonces, los procesos de decisin se realizan bajo certidumbre, bajo riesgo o bajo incertidumbre. En funcin de la distincin podemos identificar tres grandes grupos de decisiones
Clase de DecisinConocimiento de la NaturalezaNO ESTRUCTURADAIgnoranciaPOCO ESTRUCTURADARiesgo, AmbigedadESTRUCTURADACerteza

Clasificacin de los procesos de decisin

DECISIONES NO ESTRUCTURADAS

Este tipo de decisiones se toman cuando estamos en un contexto de incertidumbre total y se cuenta con muy poca informacin

DECISIONES POCO ESTRUCTURADAS

Este tipo de decisiones se toman cuando estamos en un contexto intermedio, es decir, no nos encontramos en certeza ni en incertidumbre total

DECISIONES ESTRUCTURADAS

Este tipo de decisiones se toman cuando esta en un contexto de casi-certeza

CUBOS DE DECISIN

Normalmente estamos acostumbrados a exponer nuestros datos en dos dimensiones y trabajar con una plantilla o tabla llena de informacin suministrada por algn sector de la compaa.

Siempre que llevamos esto a cabo debemos considerar que poseemos informacin apropiada como base para nuestra decisin pero hay algo que, habitualmente, no tenemos en cuenta: existen muchos cruces de informacin que se pueden realizar con la tabla de datos que, al plantearse en dos dimensiones, no surgen a simple vista

CUBOS DE DECISIN

Supongamos que trabajamos con las ventas de una compaa y listamos todas las facturas realizadas, su fecha de emisin, la sucursal, el vendedor, el cliente al cual fueron vendidas, los artculos vendidos, sus cantidades y sus precios. Al final sumamos los importes vendidos y obtenemos las ventas realizadas.

Ahora bien si necesitamos saber

CUBOS DE DECISIN

cunto es la facturacin de cada sucursal?

Qu tipo de producto se vende mas en cada sucursal?

Cules son las ventas por mes y por producto?

Cules son las ventas totales (anuales, mensuales, diarias) por clientes?

CUBOS DE DECISIN

Cules fueron los productos ms vendidos?

Cules son los mejores clientes por vendedor?

Cules son los mejores vendedores?

Cules son las ventas por da, por vendedor, por sucursal y por cliente?

Cul es el hbito de compra de los clientes?

CUBOS DE DECISIN

Como se observo se pueden realizar miles de combinaciones que nos brinden la informacin necesaria para la adopcin de ciertas decisiones.

Por ejemplo si tengo que la empresa posee 5 sucursales, 20 trabajadores, 50 clientes, 150 productos, 2 aos de informacin yy que tengo informacin del nmero de factura, venta en unidades y precios, entonces el total de cruces posibles es:

5 x 20 x 50 x 150 x 730 x 3 = 1642500000 combinaciones.

Una herramienta apropiada para los cubos de informacin son las tablas dinmicas del programa Microsoft Excel

GRACIAS .

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