training development framework - millenium …. slide bppbj...contoh: kasus ups •cenderung...

B P P B J D K I J A K A R T A M E N U J U P R O C U R E M E N T C E N T E R O F E X C E L L E N C E

O L E H B L E S S M I YA N DA

K E PA L A B A D A N P E L AYA N A N P E N G A D A A N

B A R A N G / J A S A P R OV I N S I D K I J A K A R TA

M A K A S S A R , 2 9 S E P T E M B E R 2 0 1 6

POKOK PEMBAHASAN

• Profil pengadaan barang/jasa

• Transformasi organisasi pengadaan

barang/jasa

• Rencana strategis

2

PROFIL PENGADAAN BARANG/JASA DI PROVINSI DKI JAKARTA

TAHUNJUMLAH

PAKETNILAI HPS (Rp)

NILAI KONTRAK

(Rp)

2014 3822 13.474.792.868.663 12.414.311.583.049

2015 2343 5.175.265.643.724 4.548.328.472.616

2016

(sd 21 Sept

2016)

643 6.307.275.831.133 5.868.723.223.2383

PROFIL PERSONIL BPPBJNo Jabatan Tahun 2015 Tahun 2016 Kebutuhan Kekurangan

1 Struktural 26 26 26 0

2 Pokja 110 105 154 -49

3 JFU Lainnya 33 27 49 -22

Jumlah 169 158 229 -71

4

No Pendidikan Jumlah

1 S2 39

2 S1 86

3 D4 2

4 D3 10

5SMA

(sederajat)19

TRANSFORMASI ORGANISASI (1/3)

5

FEB 2014 - PEMBENTUKAN

ULPD

• Pergub No 26 tahun 2014 tgl 21 Februari 2014

tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja

Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah

(ULPD)

• Unit pelaksana teknis BPKD dalam pelayanan

proses PBJ pemerintah daerah

• Tugas ULPD: melaksanakan pelayanan proses PBJ

pemerintah daerah dari SKPD/UKPD

• Dipimpin oleh Kepala ULPD, di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala BPKD

• Pokja ditempatkan di 6 himpunan Pokja sesuai

dengan ruang lingkup penugasan (di SKPD/UKPD

tertentu), masing-masing dikoordinir oleh

Koordinator Himpunan Pokja


6

DES 2014 - PEMBENTUKAN BPPBJ

• September 2014: Perda No. 12 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah

• Desember 2014: Pergub No. 249 Tahun 2014 tentang Organisasi dan tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa

(BPPBJ)

• Bagian dari perangkat daerah sebagai SKPD pelaksana pelayanan PBJ

• Tugas BPPBJ: melaksanakan pembinaan, pengendalian, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan proses PBJ oleh UPPBJ

serta pelayanan PBJ tertentu

• Dipimpin oleh Kepala BPPBJ, di bawah dan

bertangung jawab kepada Gubernur melalui

Sekda

• Kepala BPPBJ dibantu oleh:

• Sektretaris Badan dan satuan kerja

sekretariat dalam pelaksanaan administrasi

BPPBJ

• Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM

dan satuan kerjanya dalam pelaksanaan

pengembangan dan pembinaan SDM dalam

pelayanan proses PBJ

• Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah

dan satuan kerjanya dalam penyelesaian

pengaduan terhadap pelayanan BPPBJ

• Membawahi 7 UPPBJ sebagai pelaksana

pelayanan PBJ sesuai kewenangan, masing-masing

UPPBJ dipimpin oleh Kepala Unit


7

2016 – REVISI OTK BPPBJ

• Draft penyempurnaan Pergub tentang Organisasi dan

tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa

(BPPBJ)

• Penyempurnaan Pergub No. 249 tahun 2014 untuk

optimalisasi dan efektifitas pelaksanaan tusi BPPBJ

serta menyesuaikan dengan perkembangan peraturan

perundangan-undangan di bidang PBJ

• Penambahan fungsi BPPBJ dalam pengelolaan

teknologi informasi penambahan Bidang

Pengelolaan dan Sistem Informasi Pengadaan

• Mempertegas keberadaan Jabfung, angka kredit, tim

penilai angka kredit, SKKNI dan Pokja Tertentu

SENGKETA HUKUM

8

Gugatan Perdata terkait Lelang

Konsolidasi

Gugatan Tata Usaha Negara terkait

Lelang Cepat

RINGKASAN PEMBELAJARAN ORGANISASI

9

Issue Penyebab Solusi/Rencana Aksi

ULPD • Kasus hukum yang menjadi

headline pemberitaan.

Contoh: kasus UPS

• Cenderung reaktif.

Contoh: work load yang

sangat tinggi dampak

instruksi percepatan lelang

dari Sekda di Mei 2014

• Paradigma “tukang lelang”

• Lemahnya perencanaan, baik di

SKPD/UKPD dan ULPD/BPPBJ

sendiri

• Semua lelang diperlakukan sama

Pelaksanaan perencanaan bersama-

sama dengan SKPD/UKPD sebelum

RUP disahkan berbasiskan RKA

Pembentukan tim khusus yang akan

menangani pengadaan strategis

• Formalisasi prosedur untuk

pelaksanaan paket strategis

Sosialisasi rencana pelaksanaan paket

strategis kepada pihak penyedia

Market survey/analysis

• Penambahan satu bidang di BPPBJ yang

bertugas melakukan pengelolaan

operasional pengadaan

• Pengembangan sistem informasi

teknologi untuk mendukung

operasional dan pelaporan PBJ

• Penyusunan rencana strategis

pengembangan BPPBJ

• Pengembangan kapabilitas dan

kompetensi SDM di BPPBJ/UPPBJ

• Penerapan praktik-praktik terbaik

dalam modernisasi pengadaan dan

Center of Excellence (manajemen

stakeholder, manajemen kinerja,

manajemen risiko, manajemen

pengetahuan)

BPPBJ

(2015)

• Penyerapan anggaran

Pemprov DKI Jakarta tahun

2015 yang sangat rendah

(19,39%)

• Sulitnya memenuhi jumlah

staf sesuai dengan analisa

beban kerja

• Terhambatnya proses

persetujuan anggaran

• Stigma profesi di PBJ dianggap

tidak memiliki jenjang karir yang

jelas serta berisiko tinggi

• Pengelolaan stakeholder yang

kurang baik

BPPBJ

(2016)

• Pemanggilan oleh pihak

eksternal atas penerapan

strategi pengadaan

• Tidak terkelolanya tugas

pokok sesuai SOTK

• Beban kerja yang tidak

seimbang antar fungsi

• Batal lelang atau batal

kontrak

• Kebutuhan daerah untuk

penerapan strategi baru

• Keterbatasan sistem informasi

untuk mendukung pekerjaan

• Seluruh “key player” dalam

organisasi cenderung

memprioritaskan penanganan

paket pengadaan

• Kebijakan efisiensi anggaran

PROCUREMENT CENTER OF EXCELLENCE

10

Kolaborasi Proaktif

StrategisRantai Nilai Pengadaan

Praktek Unggulan

Perbaikan Berkelanjutan

Pergeseran pola pikir menjadi

pemberi layanan yang proaktif

dalam proses PBJ

Kolaborasi tim dalam

menggerakan layanan

pengadaan yang efisien dan

berfokus pada pelanggan

Mendorong sinergi/integrasi

serta efektifitas setiap proses

dalam PBJ untuk memastikan

pencapaian kinerja

Terus memperbaiki diri untuk

memastikan keselarasan visi &

strategi PBJ dengan rencana,

tujuan, dan objektif organisasi

Menciptakan fungsi pengadaan

yang bersifat strategis bukan

lagi sebatas operasi pengadaan

yang hanya bersifat transaksional

Mengadopsi dan

menyesuaikan praktik2

unggulan untuk meningkatkan

efektifitas melalui pendekatan

yang sistematis

RENCANA STRATEGIS BPPBJ

11

Mengintegrasikan rantai

proses PBJ dengan

menerapkan strategi

pasokan dan manajemen

risiko yang efektif

Mengembangkan

profesionalisme personil

PBJ melalui pengelolaan

SDM yang terintegrasi

berbasis kompetensi

Meningkatkan kinerja

layanan PBJ berbasiskan

teknologi informasi

Membangun kapabilitas

organisasi sebagai

Procurement Center of

Excelence

Pengelolaan risiko

yang efektif

Penyusunan dan

implementasi

prosedur PBJ yang

terintegrasi dan

berkelanjutan

Penerapan strategi

pengadaan yang

efektif dan efisien

Pemenuhan

kebutuhan SDM di

BPPBJ/UPPBJ

Percepatan

implementasi

Jabfung dan sistem

remunerasi

Pengembangan

kualitas SDM

berbasis

kompetensiPengembangan

sistem kepegawaian

Penerapan

pengadaan berbasis

kinerja

Pengembangan

sistem PBJ on line

untuk pelaksanaan

proses, pelaporan

dan monitoring

Program perbaikan

infrastruktur fisik

layanan PBJ

Peningkatan layanan

PBJ guna

mendukung

perbaikan pelayanan

publik

Pengelolaan

pelanggan dan

stakeholder yang

mendukung obyektif

PBJ

MISI PROGRAM KERJAVISI

Mewujudkan

BPPBJ sebagai

organisasi

pengadaan yang

bersih,

transparan,

akuntabel dan

berorientasi

pada pelayanan

publik

INISIATIF STRATEGIS 2016/2017 UNTUK PELAKSANAAN PAKET STRATEGIS DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Inisiatif Strategis

• Percepatan lelang melalui perencanaan dan

pelaksanaan lelang paket pengadaan

strategis

– Konsolidasi untuk design & build,

kebutuhan obat, permakanan*

– Kontrak payung (e-katalog lokal)

– Lelang cepat

– Lelang itemized

– Kontrak Supply by Owner

– Vendor briefing

03/10/2016 12

Faktor Kunci Keberhasilan

• Komitmen semua unsur di BPPBJ

• Keterlibatan pimpinan secara aktif

• Riset dan analisa pasar

• Kolaborasi dengan SKPD/UKPD untuk menyepakati metode/rencana terbaik

• Sosialisasi/roadshow BPPBJ ke setiap wilayah

• Koordinasi yang intensif dengan LKPP dalam konteks kebijakan

* Catatan:

• Konsolidasi paket pekerjaan hanya dilakukan untuk paket pekerjaan yang tidak terkait dengan usaha kecil atau untuk paket yang

nilai satuannyanya diatas Rp.2,5 milyar.

• Membangun kemitraan antara usaha kecil dengan usaha menengah - besar, dimana salah satu syarat dalam pengadaan tersebut,

bahwa penyedia wajib bermitra dengan usaha kecil.

• Konsolidasi paket ditujukan untuk:

• Mengurangi Waktu Pelaksanaan Lelang,

• Meningkatkan efisiensi biaya produksi atau biaya pelaksanaan pekerjaan,

• Implikasinya adalah menurunkan harga satuan.

REKAP PERCEPATAN LELANG TAHUN ANGGARAN 2017

13

No SKPD Nama Kegiatan Nilai HPS

1DINAS PERUMAHAN DAN

GEDUNG PEMERINTAH DAERAH

Pelaksanaan Manajemen Konstruksi

Pembangunan Rumah Susun di Wilayah

Jakarta Timur dan Jakarta Pusat

Rp 22.708.000.920,00




Pembangunan Rumah Susun di Wilayah

Jakarta Utara dan Jakarta BaratRp 16.005.507.320,00




Pembangunan Rumah Susun Blok Nagrak,

Jakarta UtaraRp 11.985.161.760,00




Pembangunan Rumah Susun Polri Pesing,

Jakarta BaratRp 1.818.851.760,00

5DINAS PENDIDIKAN

Pengadaan Manajemen Konstruksi Design

And Build Rehab Berat Gedung Sekolah

Sudin WilayahRp 3.588.802.800,00

6 DINAS PENDIDIKAN

Konsolidasi Manajemen Konstruksi Design

and Build Rehab Total Gedung Sekolah 3

WilayahRp 13.820.273.500,00

7BLUD RS TARAKAN Jasa Manajemen Konstruksi Rumah Sakit

Pembangunan Gedung 18 Lantai (Sky

Hospital)

Rp 4.520.340.000,00

14

KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus

Target8% 16% 25% 33% 42% 50% 58% 67%

Pencapaian 0,00% 8,33% 29,29% 31,02% 62,75% 64,65% 74,37% 90,38%

Target5% 5% 5% 7,50% 7,50% 7,50% 8,00% 8,00%

Pencapaian 0,00% 16,25% 9,95% 15,02% 12,51% 12,03% 13,06% 14,74%

Target70% 70% 70% 75% 75% 65% 65% 65%

Pencapaian - - - - 79,37% 80,03% 81,45% 82,06%

No. KPI Sumber Data Cara MenghitungBulan

3 Index Kepuasan

Pelanggan (SKPD/UKPD)

terhadap proses lelang di

BPPBJ

Monev Jumlah skor tingkat kepuasan

dibagi dengan total skor x 100%

1 Meningkatnya jumlah

paket yang selesai lelang

LPSE Provinsi DKI

Jakarta

Jumlaj paket selesai lelang

dibagi jumlah Rencana Pemilihan

Penyedia (RPP) final x 100%

2 Efisiensi penyerapan

anggaran SKPD/UKPD

melalui kegiatan lelang

Pengadaan Barang/Jasa

Monev (Nilai HPS dikurang nilai kontrak)

dibagi nilai HPS x 100%

KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016

15

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus

Paket Lelang Selesai

Target Pencapaian

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

18%

1 2 3 4 5 6 7 8

Efisiensi Penyerapan Anggaran

Target Pencapaian

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

1 2 3

Index Kepuasan Pelanggan (SKP/UKPD)

Target 70% 70% 70% 75% 75% Pencapaian - - - - 79,37%

TERIMA KASIH

Blessmiyandaemail: [email protected] - Hp.08129262037

16

PROFIL PENGADAAN BARANG/JASA DI PROPINSI DKI JAKARTA

TahunJumlah

PaketNilai HPS Nilai Kontrak

2014

2015

2016

(in progress)

03/10/2016 17

TRANSFORMASI ORGANISASI PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA

03/10/2016 18

Feb 2014

• Pergub tentang pembentukan Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah

• Unit Pelaksana Teknis BPKD

• Melaksanakan pelayanan proses PBJ

• Kepala & sekertaris

• 6 koordinator himpunan Pokja

2014

• September 2014: Perda tentang organisasi perangkat daerah

• Desember 2014: Pergub tentang OTK BPPBJ

• Perangkat daerah di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda

• Melaksanakan pelayanan proses PBJ ++

• Kepala & sekretariat

• 2 kepala bidang:

• Hukum & Penyelesaian Sanggah

• Pengembangan & Pembinaan SDM

• 7 UPPBJ

2016 (in progress)

• Draft Pergub tentang OTK BPPBJ

• Perangkat daerah di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda

• Koordinasi ke Asisten Adm & Keuangan

• Melaksanakan pelayanan proses PBJ ++

• Kepala & sekretariat

• 3 kepala bidang

• Hukum

• Pengembangan & Pembinaan SDM

• Pengelolaan & Sistem Informasi Pengadaan

• 7 UPPBJ

Kepala ULPD

Subbagian

Tata Usaha

Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator

6 Himpunan Pokja

Pokja

Sub Kelompok Jabatan Fungsional

Peraturan Gubernur No. 26 Tahun 2014

Tentang Pembentukan ULPD

Kepala Badan

Sekretaris Badan

Subbagian

Umum

Subbagian

Kepegawaian

Subbagian

Keuangan

Subbagian

Perencanaan,

Program &

Laporan

Bidang Pengembangan

dan Pembinaan SDM

Bidang Hukum dan

Penyelesaian Sanggah

Sub Bidang

Pembinaan SDM

Sub Bidang

Pengembangan SDM

Sub Bidang

Hukum

Sub Bidang Penyelesaian

Sanggah

UPPBJ

Balaikota

Subbag TU

Jabatan Fungsional

UPPBJ Jakarta

PusatUPPBJ Jakarta

Selatan

UPPBJ Jakarta

UtaraUPPBJ Jakarta

Timur

UPPBJ Jakarta

BaratUPPBJ Kep.

Seribu

Kepala Badan

Sekretaris Badan

Subbagian

Umum

Subbagian

Kepegawaian

Subbagian

KeuanganSubbagian

Perencanaan,

Program & Laporan

Bidang Pengembangan

dan Pembinaan SDM

Bidang Hukum dan


Sub Bidang

Pembinaan SDMSub Bidang

Pengembangan

SDM

Sub Bidang

Pelayanan

Hukum

Sub Bidang

Penyelesaian

Sanggah

Peraturan

pengadaan

UPPBJ

Balaikota

Subbag TU

Jabatan Fungsional

UPPBJ Jakarta

PusatUPPBJ Jakarta

Selatan

UPPBJ Jakarta

UtaraUPPBJ Jakarta

Timur

UPPBJ Jakarta

BaratUPPBJ Kep.

Seribu

Bidang Pengelolaan dan

SI Pengadaan dan

Kearsipan

Sub Bidang

Pengelolaan

Pengadaan

Sub Bidang SI

Pengadaan dan

Kearsipan

Kepala Badan

Sekretaris Badan

Subbagian

Umum

Subbagian

Kepegawaian

Subbagian

KeuanganSubbagian

Perencanaan

& Anggaran

Bidang Pengembangan

dan Pembinaan SDM

Bidang Hukum dan


Sub Bidang

Pembinaan

SDM

Sub Bidang

Pengembangan

SDM

Sub Bidang

Pelayanan

Hukum

Sub Bidang

Peraturan

Pengadaan

UPPBJ

Balaikota

Subbag TU

UPPBJ

Jakarta

Pusat

UPPBJ

Jakarta

Selatan

UPPBJ

Jakarta

Utara

UPPBJ

Jakarta

Timur

UPPBJ

Jakarta

Barat

UPPBJ

Kep.

Seribu

Bidang Pengelolaan dan SI

Pengadaan

Sub Bidang

Pengelolaan

Pengadaan

Sub Bidang SI

& Karsipan

Pengadaan

Pokja

Sub Kelompok Jabatan

Fungsional

UPPSE * UP-KHS **

* Unit Pelayanan Pengadaan Secara Elektronik

** Unit Pelayanan Komponen Harga Satuan

DASHBOARD PENGELOLAAN KINERJA PBJ

03/10/2016 23

Procurement Performance Monitoring Dashboard - Selected Package Status: 30 Aug 2016

KPI BPPBJ - All Package Status: 31 Agustus 2016

Se

rv

ice

Le

ve

lT

ime

lin

ess

Qu

ali

ty

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015 2016

4D | Kesesuaian Metode Pengadaan di RUP

Target Actual

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

2014 2015 2016

4E | Kesesuaian Durasi Pemilihan RUP vs Aktual

Target Actual

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

2014 2015 2016

6 | Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan

Target Actual

0%

5%

10%

15%

20%

25%

2014 2015 2016

10 | Tingkat Motivasi Penyedia

Target Actual

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

5,5

6

2014 2015 2016

5 | Partisipasi Penyedia Barang/Jasa (Jumlah)

Target Actual

0

10

20

30

40

50

60

70

Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual

LelangSederhana

PemilihanLangsung

Seleksi Umum Lelang Umum Lelang Cepat

1C | Rata-rata Waktu Proses

2014

2015

2016

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

8 | Kepuasan Pelanggan Internal

Target Actual

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

11 | Penyelesaian Lelang

Target Actual

0%

5%

10%

15%

20%

Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

12 | Efisiensi Anggaran

Target Actual

0

10

20

30

40

50

60

70

Lelang Umum LelangSederhana

PemilihanLangsung

Seleksi Umum Lelang Cepat

1D | Perbandingan Durasi - Metode Pengadaan (SPM vs RUP vs Aktual)

SPM RUP Actual

0

10

20

30

40

50

60

70

Barang Konstruksi Jasa Lainnya Jasa Konsultansi

1E | Perbandingan Durasi - Jenis Pengadaan (RUP vs Actual)

RUP Actual

Pemantauan kinerja

untuk paket-paket

strategis

Pemantauan kinerja

untuk indikator kinerja

utama BPPBJ

REALISASI PENGADAAN BARANG/JASA TAHUN 2016

03/10/2016 24

Catatan :

Sampai dengan 31 Agustus 2016 BPPBJ telah melelang kegiatan dengan nilai Pagu Rp. 11.03 Triliun

2016 Januari Mei Juni Juli s.d. 31 Agustus

Pagu Lelang 2016 234.118.422.688,00 7.385.998.788.153,00 8.796.099.091.551,00 10.805.095.518.354,00 11.030.942.278.008,00

2015 Januari Mei Juni Juli 31 Agustus

Pagu Lelang 2015 - 115.821.697.626,00 1.279.626.313.035,85 1.787.358.113.794,29 3.537.665.772.983,87

234,118.42 516,898.82 1,202,822.37

2,381,646.60

7,385,998.79 8,796,099.09

10,805,095.52 11,030,942.28

-

2,000,000.00

4,000,000.00

6,000,000.00

8,000,000.00

10,000,000.00

12,000,000.00

1 2 3 4 5 6 7 8

Pengadaan Barang Jasa DKI Jakarta(Dalam Jutaan Rupiah)

Pagu Lelang 2016 Pagu Lelang 2015

training development framework - millenium …. slide bppbj...contoh: kasus ups •cenderung...

Documents