About  Solar  Media:    Solar  Media  specializes  in  Music  video  production,  filming  live  music  events,  Vidcasts,  the  creation  and  management  of  websites  and  other  on-­‐line  platforms  (YouTube  channels  for  music  artists,  social  networks  etc).      We  can  help  artists  promote  their  work  across  all  media,  music  is  no  longer  only  in  the  hands  of  major  record  labels,  today  amazing  music  can  be  made  by  anyone  but  artists  need  great  promotion  and  promotional  materials  to  stand  out  in  this  crowded  market  –  you  need  to  get  noticed  and  make  some  noise!      Solar  Media  was  established  in  2000  by  Lucas  Warren,  we  have  made  over  500  music  videos,  filmed  and  created  hundreds  of  live  performances,  vidcasts,  websites  and  YouTube  channels  including.      The  Funding:  We  work  with  all  types  of  artists  and  companies  across  the  industry  –  unsigned  musicians,  indie  artists  and  artists  signed  to  major  record  labels.  Our  funding  to  make  a  music  video  and  digital  extensions  can  come  from  the  record  company,  an  artist’s  manager,  indie  label,  grants  or  the  artist  themselves,  we  tend  to  be  funded  around  £20k  from  usually  from  larger  music  labels  or  managers.  However  there  are  many  other  methods  of  acquiring  funding,  e.g.  Share  holders,  Stakeholders,  investment  holders,  bank  enquiries  etc.  We  can  deliver  videos/materials  for  a  wide  range  of  budgets  from  £2500-­‐  £20,000,  you  don’t  need  to  have  a  big  budget  to  make  a  hit  video,  our  team  of  innovative  creative  can  help  make  a  big  impact  with  even  the  smallest  budgets!    

How  we  work:    

We  work  very  closely  with  our  clients,  we  supervise  and  manage  the  entire  production  process,  ensuring  that  we  deliver  high  quality  films  on  time  and  within  budget.  

We  aim  to  deliver  stylish,  punchy  videos  that  strike  the  perfect  balance  between  engaging  your  audience  and  successfully  communicating  your  message.  We  can  deliver  anything  from  simple  green  screen,  VFX,  performance,  animation,  concept  to  live  performance  videos.  Solar  provide  a  complete  video  production  service  including:  

• Devising  concepts  • Storyboards  and  artwork    • Scripting  and  writing  content  • Production  management  • Project  management  • Cameras,  lighting  and  sound  equipment  • All  crew  • Editing  • Animation  and  motion  graphics  • Graphic  design  • Time  lapse  photography  • Photography  • Models,  actors,  dancers  and  voiceover  artists  • Stylists  and  hair  &  make-­‐up  • Web  site  design,  build  and  SEO  

 

 

 

 

 

 

       Our  company  structure:    

Solar  has  12  full  time  employees,  and  teams  up  with  freelance  staff  once  in  production.  The  television  and  music  industry  has  a  large  freelance  community  that  move  from  project  to  project  on  short  term  contracts,  this  allows  companies  like  Solar  to  get  the  best  production  talent  in  the  market  when  we  need  it.        Our  core  staff  includes:      MANAGING  DIRECTOR  EXECUTIVE  PRODUCER  IN  HOUSE  PRODUCER    IN  HOUSE  DIRECTOR  PRODUCTION  MANAGER  VIDEO/ANIMATION/POST  PRODUCTION  PRODUCER  MOTION  GRAPHICS  AND  ANIMATOR  WEB  DESIGNER    WEB  DEVELOPER  AND  SEO  OFFICE  MANAGER  OFFICE  RUNNER    ACCOUNTANT  -­  We  also  hire  an  accountant  (Janice  Riches)  from  Kingston  Smith  to  help  manage  our  finance.      Our  offices  are  based  in  Soho,  on  D’Arblay  Street  W1.  In  the  heart  of  the  London’s  media  industry  surrounded  by  post-­‐production  facilities  and  new  media  companies.    

 Examples  of  typical  productions:      Concept  Music  Video  –  Budget  £18,000    Pitch    Meet  client,  hear  the  music  track,  review  previous  promotional  work,  understand  their  requirements  in  terms  of  tone  and  image  required  (if  known)  for  the  video  –  establish  budget  available.    Solar’s  in-­‐house  Director  creates  (with  help  from  the  team)  and  presents  a  number  of  possible  ideas  for  a  video  to  the  client.  Solar’s  Head  of  Production  would  have  also  created  a  rough  budget  to  establish  if  the  ideas  being  discussed  by  the  Director  could  be  delivered  for  the  money  (i.e.  Locations/sets  etc)    Pre-­‐production:    If  the  client  approves  the  idea  Solar  goes  into  early  stages  of  pre-­‐production.  A  deposit  of  30%  will  be  required  from  the  client  and  a  likely  delivery  date  for  the  completed  video  agreed.  Production  management  and  the  creative  team  will  work  together  to  create  a  detailed  budget  –  storyboards  and  scripting  will  allow  the  producer  to  work  out  what  will  be  needed  in  the  shoot  and  the  post  production  of  the  video.      Most  videos  of  this  scale  will  require  one  or  two  days  filming  either  on  location  or  in  a  studio,  in  addition  there  will  be  a  period  of  post-­‐production  when  the  footage  is  cut  together,  animation  and  VFX  effects  added  and  audio  mixed  if  necessary.      The  Head  of  Production  and  the  Producer  will  create  a  detailed  budget  and  a  production  schedule,  this  will  show  the  time  allocated  to  pre-­‐production,  shooting,  editing  and  the  date  of  delivery  (see  the  sample  budget  attached)                  Pre-­‐production  can  be  divided  into  a  number  of  areas:    

 Creative  vision/planning  and  Production  management:  The  Production  manager  will  need  to  co-­‐ordinate  all  elements  of  the  shoot,  book  studios/locations/contributors/crew/facilities  and  ensure  the  clearances  are  obtained,  health  and  safety  assessments,  a  schedule  created  and  costs  monitored.    Key  elements  for  a  music  video  that  will  need  to  be  chosen  and  booked  are:  1. Studio/Location    2. Art  department  materials/crew  3. Wardrobe/Make-­‐up  materials/crew  4. Contributors  (Dancers  etc)  casting  5. Camera,  lighting  and  sound  (personnel  and  equipment)  6. Contributors  (dancers/actors)  7. Post  production  (facilities,  animation,  editing  equipment  and  personnel)    

     

                                           

Task  1/2    What  is  involved  in  pre-­production?      

 Once  the  team  has  agreed  the  idea,  the  budget  and  schedule  the  team  gets  going  and  starts  to  set  up  the  project.      Solar’s  in  house  Production  manager,  Producer  and  Director  work  together  to  set  up  the  shoot.  When  we  are  busy  we  can  employ  more  Production  managers,  Producers  and  Directors  from  the  freelance  market  but  having  our  in  house  team  means  they  can  work  on  multiple  projects  and  keep  the  costs  down  for  the  client.      Pre-­‐production  is  all  about  organization  and  logistics,  the  production  manager  will  begin  by  doing  some  of  the  following:      1. Studio:  find  studio  options  ie.  Space  that  can  accommodate  the  shoot  requirements  (size/look/space  for  dancers  or  props  etc),  Agreeing  a  price,  if  necessary  sign  an  agreement  the  confirms  the  rental  of  the  studio    

2. Camera  crew  –  book  a  2  man  camera  crew,  this  can  either  be  through  a  camera  equipment  company  who  have  people  on  their  books,  or  you  can  use  a  freelance  cameraman  who  has  a  good  CV  of  doing  other  music  projects.  The  Producer/Production  Manager  will  have  the  names  and  contact  details  for  people  in  the  industry  who  can  recommend  cameramen  they  have  worked  with  –  most  people  get  work  by  word  of  mouth.  Agree  a  daily  rate,  the  numbers  of  hours  they  will  have  to  work  and  confirm  this  in  writing  –  this  is  like  an  agreement  and  if  you  cancel  the  shoot  you  still  have  to  pay  the  cameraman.  As  this  is  a  small  shoot  we  will  not  need  a  lighting  department  and  the  camera  team  can  light  the  set.      

3. Camera,  Lighting  equipment,  audio  playback–  once  we  have  booked  the  cameraman  we  will  talk  to  about  what  we  think  is  needed  in  terms  of  shoot  –  so  what  it  should  look  like  and  what  equipment  might  be  needed  to  create  the  look  required.  The  team  will  create  a  kit  list  and  go  to  a  camera  and/or  lighting  company  and  place  an  order  for  the  rental  of  this  kit,  they  will  give  a  price  and  a  confirmation  email  or  order  will  be  done  to  make  sure  it  is  all  delivered  to  the  studio  on  the  right  day.  

 

4. Casting/Dancers  –  A  casting  person  will  be  hired,  they  maybe  freelance  or  come  from  an  agency,  they  will  work  a  day  and  find  some  dancers  (by  contacting  places  like  Pineapple  Studios  or  model  agencies)  who  look  the  part  and  are  available  to  appear  in  our  video.  Once  they  have  been  found  they  will  be  booked  and  a  price  agreed.  

 5. Make-­‐Up/Wardrobe  –  the  producer/production  manager  will  find  a  freelance  make-­‐up  artist  (agency/word  of  mouth)  and  book  them  for  a  day  to  prepare  and  buy  costumes  and  a  day  on  the  shoot  itself.  The  Director  and  Producer  will  discuss  the  look  with  them  and  the  artist  –  once  agreed  they  will  source  the  outfits  and  be  given  the  amount  of  money  in  the  budget  –  this  is  either  a  cash  float  or  they  will  ask  the  production  manager  to  book/buy  things  on  heir  behalf.    

 6. Set/Art  Department  –  a  set  designer  will  be  found  (agency/word  of  mouth/previous  experience)  they  will  talk  to  the  Director  about  the  look  of  the  project  and  spend  a  day  prepping  and  buying  materials  to  dress  the  studio  set.    

 7. The  production  manager  will  start  to  create  a  call  sheet,  this  will  list  all  the  information  about  the  shoot  that  is  needed,  the  times,  location,  the  people  attending,  the  equipment  being  delivered  etc.  As  the  above  bits  of  the  pre-­‐production  fall  into  place  the  call  sheet  is  created  –  before  the  shoot  itself  this  will  go  to  everyone  attending  the  shoot  day.  The  Production  Manager  will  have  needed  to  confirm  how  everyone  is  getting  to  the  studio  and  at  what  time  they  need  to  arrive  –  they  might  book  taxis  for  the  artist.    

 8. Post  Production  –  the  Producer/Director/Production  Manager  will  book  an  editor  for  the  offline  (agency/word  of  mouth/previous  experience),  a  price  will  be  agreed  and  they  will  be  confirmed  in  writing.  An  edit  suite  will  also  be  booked  at  a  post  production  facility  for  the  3  days  offline  and  the  on-­‐line/VFX  (the  facility  will  provide  the  on-­‐line  VFX  editor),  a  price  will  be  agree  and  confirmation  will  be  given  in  writing  –  the  facility  will  invoice  Solar  after  the  edit  for  the  cost  of  this.    

 9. Rehearsal  day:  Some  of  the  crew,  the  dancers,  artist,  the  art  department  will  go  to  the  studio  the  day  before  the  shoot  to  practice  and  set  things  up.      

10. Shoot  Day:  Everyone  hopefully  turns  up  on  time,  the  Director  has  worked  out  his  shot  list,  he’s  met  with  the  artist  lots  of  times  to  work  out  what  to  do,  he’s  discussed  this  with  the  crew/art  department  –  so  everyone  is  set  to  go  and  to  can  shoot  as  much  as  possible  on  the  day!  The  production  manager  ensures  that  everyone  on  the  shoot  as  signed  a  release  form  for  their  contribution.    

 11. Post  Production:  The  shot  material/drives  are  taken  the  edit  

where  the  offline  editor  spends  a  couple  of  days  cutting  together  the  sequences,  once  the  Director  is  happy  this  goes  into  the  on-­‐line  and  is  editing  at  high  resolution,  VFX  are  added  here  too  and  finally  the  audio  track  is  laid  on  the  final  cut.    

 12. Delivery:  We  deliver  the  Video  to  our  satisfied  client!  

     

q