videndanmark seminar: tine weirsøe 310311

31-03-2011

1

31. marts 2011 ©Scandinavian Information Audit www.information-audit.dk

Dokumenthåndtering, Information Management og

Records Management

- Aktuelle tendenser, krav og udfordringer

Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit

31. marts 2011


Scandinavian Information Audit

• Vi er specialister i information governance, records management og håndtering af den forretningskritiske

dokumentation:

• Audits/revisioner eller udarbejdelse af en ”tilstandsrapporter”

• Records retentionplaner

• Records management i relation til e-discovery, legal holds, e-mail management, SOx, EuroSox, FDA/GXP, CSR, MiFID, Persondataloven m.m.

• ”Tilskæring” af dokumenthåndteringsystemer

• Kurser, undervisning og foredrag

• Vores ramme er ISO 15489-familien, men vi har et pragmatisk forhold til standarder og bruger det bedste fra andre standarder

• Vi er uafhængige af IT-leverandører og andre konsulenter, men vi har et godt netværk

• Vi arbejder i Danmark, Norge, Sverige, Holland og USA

• Vores kunder er regulerede virksomheder og organisationer indenfor:

• Olie, gas, vind, energi

• Medicinalindustrien, medikoteknik, biotek, fødevare

• Byggeri og anlæg

• Den finansielle sektor

• Transport, shipping og luftfart

• Den offentlige sektor

• IT-branchen (software)

• Advokater og revisorer

• Intereseorganisationer

Lidt om os…

31-03-2011

2


Lidt om mig…

Tine Weirsøe

Baggrund

• Executive MBA, CBS, 2002

• Lead auditor ISO 9001:2000 (ICRA)

• Bibliotekar, sektion 2, Danmarks Biblioteksskole (forskningslinien)

Erfaring

• Mere end 25 års erfaring med records-, information og document management

• 15 års erfaring med kvalitetssikring

• 15 års ledelseserfaring

– Siden 2004 Konsulent og ejer af Scandinavian Information Audit

– 1994-2004 Novo Nordisk, Records Management Centre, afdelingsleder

– 1993-1994 CBS, igangsættelse af informationsservices for private virksomheder

– 1987-1992 Børsens Forlag, produktchef og afdelingsleder for Greens-redaktionen

– 1984-1987 Industrifagene (nu fusioneret ind i Dansk Industri), data konsulent


Information management

Dokumenthåndtering

Knowledge management

Records management

31-03-2011

3


Scandinavian Information Audits

information management begrebsmodel

Records management Document management/

Dokumenthåndtering/ ESDH

Knowledge management/

videndeling

Rationale Bevis, baseret på lovgivning og forretningsbehov

Knowledge container Behovsbestemt

Værdi Statisk, historisk Genbrug

Viderebearbejdning

Overblik og samling af sager

Transparens,

videndeling

Intern styring Information governance krav – politikker og procedurer

Traditioner for journal

Journalplaner

Sager og sagsbegrebet

Optimering og strømligning af ressourceforbrug.

Værdi om videndeling

Driver Brændende platforme eller risikovurderinger

Behov af have styr på dokumenter og data. For offentlig sektor lovgivning og vision om papirløse organisationer

Vision om viden som ”blodet” i virksomheden.

”Attitude” Gem kun det, der er forretningsmæssigt eller regulatorisk behov for.

Udfør risikovurderinger og kasser så meget som muligt

Gem så meget som muligt – hellere for meget end for lidt

Alle skal have nem adgang til alt relevant –så få barrierer som muligt

”Når viden strømmer frit understøttes innovation”

Traditionel dokumenthåndtering:

•Ingen klassifikation af records, dokumenter, data og viden

•Alt i ESDH

•Alt har samme værdi – intet er mere forretningskritisk end andet

Information Management


Governance trends

•Topledelsens suveræne

beslutninger

•”Kreativ” bogføring

•Investorerne søger profit

•Hemmeligholdelse

•Topledelsens troværdighed

•Strømlinet bogføring

•Investorerne søger etik

•Transparens

Indtil det 21. århundrede Det 21. århundrede

31-03-2011

4


Eksempler på standarder for

information- og records management

ISO 30300 ISO 15489

MoReq

Dublin Core

Noark ISO 15489 (national) OIO

International

EU

National

Forskellige typer af

standarder:

•Governance standarder

•Tekniske standarder

•Produktstandarder

•Processtandarder

•Andet?


Scandinavian Information Audits records management

modenhedsmodel 2011.

Finans/banker vs. medicinalindustrien vs. olie/gas/energy

Risk evaluation Policy and

procedurs

Records

retention and

disposition

RM systems/

archives

Training Monitorering/

auditering

Niveau 5

Fully implemented 2.

generation RM

Niveau 4

1. generation RM

implemented

Niveau 3

1. generation RM preparred

Niveau 2

Need for RM partially

acknowledged

Niveau 1

Need for RM not

acknowledged

31-03-2011

5


31-03-2011

6


Cases

• BP

– Mindre forkus på dokumentation efter en

række gode år

– RM politik, der ikke er monitoreret og vedligeholdt

– Stor personaleomsætning

– Parallelsystemer

– Diasasterplaner, der ikke kunne findes hurtigt

• TEPCO Tokyo Electric Power Company

– Vedligeholdelsesplanerne kan ikke forelægges

– ?

– ?

– ?


Desuden

•Overenskomster

•Brance kodex

•CSR

Standarder, fx.

•ISO 9001

•ISO 14001

•ISO 27000

•Industristandarder

•Produkt standarder

•Kemiske standarder

•m.m.

Ekstern lovgivning, der påvirker dokumenthåndtering,

information- og records management National lovgivning, fx.

•Bogførings loven

•Persondataloven

•Færselsloven

•Produktansvarsloven

•Arbejdsliljøloven

•Lovgivning for

import/eksport

•Selskabslovgivning

•m.m.

Specielt for offentlig

forvaltning

•Forvaltningsloven

•Offentlighedsloven

•Arkivloven

International lovgivning, fx

•SOX •EuroSOX •HIPAA •m.m.

Branchelovgivning, fx

•Oliedirektivet

•GXP

31-03-2011

7


Krav og behov fra ledelsen, bestyrelsen og

beslutningstagerne?


Krav og behov fra brugerne?

31-03-2011

8


Krav og behov fra kunder og borgere


Krav, behov og forventninger fra andre

stakeholders?

• Presse og medier

• Naboer

• Samarbejdspartnere

• Leverandører

• Andre?

31-03-2011

9


WORKSHOP

Aktuelle tendenser, krav og udfordringer Oplæg til diskussion ved hvert bord

1.Brugernes, ledelsens, bestyrelsens, kundernes og borgernes forventninger og

krav. Dilemmaer – udfordringer – muligheder?

2. Teknologiens muligheder vs. governance og records management.

Dilemmaer – udfordringer – muligheder?

3. Information management, dokumenthåndtering og records management

i 2020 – hvordan ser fremtiden ud?


Kontaktinformation til Scandinavian Information Audit

E-mail: [email protected]

Telefon: 70 23 14 04

Hjemmeside: www.information-audit.dk

videndanmark seminar: tine weirsøe 310311

Education