Information Management

Gartner defines EIM as an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, to improve operational efficiency, promote transparency and enable business insight

One of the key drivers of EIM is to overcome decades of "silo-based," application-centric development, in which each system maintained its own version of data and process rules to suit local performance needs. This resulted in duplication and a lack of agility within the organization

See "Achieving Agility: How Enterprise Information Management Overcomes Information Silos")

The role of technology in managing information, particularly the need for a common, information-centric infrastructure to support the increasing need to share and exchange all types of information (structured and unstructured)

Gartner: Putting Enterprise Information Management in Context

Gartner: Enterprise Information Management

Enabling Infrastructure: The five EIM technology functions are achieved: •Integrated subject and domain areas•Continuous and seamless information flows •Metadata management and semantic reconciliation •Data integration across the IT portfolio •Unified and converged content

Gartner: From IM to EIM: An Adoption Model

Virkeligheden for viden medarbejdereFor at gennemføre opgaver, kræver det ofte at videnmedarbejderen skal besøge mange systemer med forskellig søgesystematik for at kunne danne sig et overblik og bruge relevante informationer. Det medfører i praksis mangel på overblik, uproduktiv tid brugt på at lede og frustrerede brugere

Udfordring

Mange fortæller at det er svært at overskue og genfinde information. Informationsmængderne er eksploderet og selv med velfungerende ESDH løsninger viser erfaringer at op til 50% af organisationens dokumenter bliver gemt i en mere ustruktureret form f.eks. i filsystemet eller i SharePoint.

• Der er kvalitetsmæssige udfordringer fordi det er svært at overskue dokumentation

• Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation

• Der er brugergrupper som har svært ved at søge den strukturerede information i ESDH systemet

ScanJour iBox

Udfordring:Det var svært for medarbejderne at finde de rigtige dokumenter og sager. Det var svært at få et overblik over hvad der er, samt at informationer ofte er ligger uden for ESDH systemetUdenrigsministeriet ønskede muligheden for helt enkelt at kunne søge på tværs af dokumentation fra forskellige kilder og muligheden for at kunne skabe et samlet overblik over relevant dokumentation.

UM og iBox:2.5+ mill. dokumenter fra UM-ARK (ScanJour G arkiv) og 2.5+ mill. dokumenter fra fællesdrevet er nu gjort søgbare via iBox. iBox har automatisk opmarkeret filerne på fællesdrevet med over 15 mio. metadata termer. Herunder: Lande, Ministerier, Folkevalgte, Afdelinger, Møder, Emner, Byer, Status og Form

Nye muligheder:• Effektivitet, gennem genbrug af information• Overblik, over information på tværs af kilder• Enkel navigation i information• Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information• Simpelt, kræver ikke uddannelse

Case: iBox i Udenrigsministeriet- den ”Orange Revolution”

Udenrigsministeriet

? File Server Intranet ESDH

MetadataMetadata

Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata

SearchIndex

Datakilder har ofte ingen eller forskellige typer af metadata

Findability™ er lav*: Der er ingen overblik Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer Brugere der søger anvender ikke samme ord som

forfattere

Konventionel fritekstsøgning

* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista

? File Server Intranet ESDH

. . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™

MetadataMetadata

iBoxServer Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme

Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort

Autoklassifikation

Central (meta) metadata model på tværs af platforme

? File Server Intranet ESDH

iBox infrastruktur

MetadataMetadata

Struktureretdata iBox Metadata Model

Ustruktureredeinformation

Kundeansvarlig

Industri

Kunde adresse

Forfatter

Emne

ProjektType

Afdeling

Projekt

Kunder

Kontoradresse

Rolle

Dokumenttype

?

File Server

SharePoint

SharePoint

Active Directory

ERP

SQL

Andet

iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer

Kundeansvarlig

Industri

Kundeadresse

Titel: ”Proposal ....”

Forfatter

Projekttype

Afdeling

Kunde

Kontoradresse

Rolle

Projekt

Lokation

Dokumenttype

Felt / Property

EmneIndhold Forfatter

Forfatter

Relationer

iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....”

iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation

Udfordring Aktivitet Aktør Værdi

Indgående mail med §20 spg.

E-mail

• Har vi fået samme eller tilsvarende §20 spg før?

• Hvem svarede sidst

Hvor skal §20 spg. hen?

Ledelses sekretariatet

• Hurtigt overblik over tilsvarende sager

• Hurtig beslutning om fordeling af sagen

• Hvem ved noget om emnet• Hvem arbejder med det• Hvem har tid• Hvilke tilsvarende §20 spg.

Hvem skal have §20 spg. ?

Afdelingschef

• Hurtigt overblik over hvem der arbejder med emnet

• Overblik over vedkommendes åbne sager

• Hurtig kvalificeret beslutning til fordeling af sagen

• Overblik over emnet• Overblik over tidligere §20 svar• Hvem har relevant viden• Hvilke relevant information er

tilgængelige og hvor er det

Besvare §20 spg.

Sagsbehandler

• Hurtigt overblik over emnet• Hurtigt overblik over relevante

sager• Hurtigt overblik hvilke typer

informationer der findes, både i ESDH og udenfor

• Hurtigere sagsbehandling

• Hvilke §20 spg. er der• Hvor mange åbne / lukkede• Indenfor hvilke områder

Status på §20 spg.

Ledelses sekretariatet

• Hurtigt overblik over §20 spg. • Overblik over åbne og lukkede

sager• Hvem har udestående sager

DemoTilbud

Overblik

Profil:Land: USAIndustri: Pharma Selskab:Purdue Pharma L.P. er et pharmaceutisk selskab som er kendt for dens forskning og produkter inden for arbejdet med kroniske smerter. Hovedkontor er Stamford, Connecticut. Der er 1200 medarbejdere Den forretningsmæssige udfordring:Purdue havde besluttet at outsource deres kliniske forsøg. De havde således brug for helt nye forretningsprocesser for at kunne arbejde effektivt med dokumentationen

www.purduepharma.com

Phase I

Submission ManufacturingPhase II Phase III

Pre-clinical Development

& Studies

Clinical Trials

Research(Discovery)

Marketing & Sales

Regulatory Affairs

Research & Development (R&D)

Pharma value Chain

Hvordan

Der blev afholdt workshops hos Purdue Pharma, hvor vi identificerede dokument flowet, udfordringerne og succeskriterier for, hvorledes informationer skulle klassificeres samt hvilke krav der var til informationssøgningDernæst blev ved hjælp af deres kliniske projekt-databaser samt deres databaser over produkter og ingredienser lavet en samlet metadatamodel

Kilder blev identificeresDer blevet lavet ”SQL views” der automatisk opdaterede iBoxen

Auto-klassifikationen blev konfigureret og sat opDette blev inkluderet i SharePoint site template, som bliver brugt til oprettelse af nye kliniske projekterAlle dokumenter bliver lagret i SharePoint, auto klassificeret af iBox og dernæst automatisk kopieret til dokumenthåndteringssystemet inkl. alle metadataAl søgning foregår via iBoxLøsningen blev sat i drift og administreres 100% af Purdue Pharma

Hele projekt har taget sammenlagt 3 måneder

17

Use requirements for information management Give me all the final ICH documents, written in the last half year

which have been Transferred Give me all the 25% Data transfer documents from the Study

PAL9999 or PUB9999 Give me all the Final Data Validation Plan from the last three

months Give me the Final Informed Consent for the study OXY9999 Give me the latest Statistical Analyses Plan for the Projects:

Palladone

Analyses requirements for informations management What are all the study´s where the Active Ingredient ” oxycodone

HCl controlled-release” is used Who has worked with Vendor Z in the last year and on which

projects What is the Final Approval Date for the Data Validation Plans for

the OxyConton Project

Eksempler på deres krav:

Purdue Pharma – Relations in Model

Purdue Pharma – SharePoint

Purdue Pharma – iBox Search

Purdue Pharma – iBox Search

Purdue Pharma – iBox Search

Purdue Pharma – iBox Search

Purdue Pharma – iBox Search

Fordele for Purdue Pharma*

Fordi metadata bliver påført automatisk (op til 38 forskellige) skal Purdue ikke bruge tid på at opmarkere manuelt

Fordi kvaliteten af den automatiske opmarkering er høj, bruger medarbejderne langt mindre tid på kvalitetskontrol

Tidligere tog det Purdue op til en halv dag at lave et nyt klinisk projekt-site - det kan nu gøres inden for få minutter

Purdue bruger automatisk notification, når nye dokumenter tilføjes et site, således at medarbejdere automatisk ved, når der er sket ændringer

Den nye løsning kan spare uger og nogle gange måneder for Purdue, når de skal afslutte et klinisk projekt

*Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”