Zonta

Club Manual

März 2014

Zonta International Advancing the Status of Women Worldwide

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Inhaltsverzeichnis Vorwort ................................................................................................................................. 4 Wie dieses Manual verwendet werden soll ....................................................................... 5-6 Abschnitt 1 Aufgabe, Ziele und Struktur ........................................................................................ 7 Aussage zur Aufgabe ........................................................................................... 8

Ziele ....................................................................................................................... 8 Zonta International, Herkunft und Symbole .......................................................... 8 Die Struktur von Zonta International ...................................................................... 8

Der Zonta International Vorstand ........................................................................... 8 Distrikte ................................................................................................................... 9 Areas ....................................................................................................................... 9 Clubs ...................................................................................................................... 9 Mitgliedschaft ........................................................................................................ 12 Zonta International Foundation .............................................................................. 14 Zonta International Hauptsitz (Headquarters) ........................................................ 15 Informationsquellen ................................................................................................ 15 Zonta International Organisation und Kommunikation ......................................... 17

Abschnitt 2 18 Club-Führung: Der Club-Vorstand ............................................................................. 19

Club-Führung und Nachfolge-Planung .................................................................. 19 Der Club-Vorstand ................................................................................................. 19 Die Rolle und Verantwortung der Präsidentin ....................................................... 21 Designierte Präsidentin ........................................................................................... 22 Vize-Präsidentin ...................................................................................................... 23 Sekretärin ................................................................................................................ 23 Kassenführerin (Treasurer) ..................................................................................... 24 Finanzbuchhaltung und Verantwortung ................................................................. 26 Versicherungs- und Risiko-Management ............................................................... 27

Abschnitt 3 28 Zonta Club Komitees ............................................................................................. 29

Die obligatorischen (standing) Komitees ............................................................... 29 Fakultative Komitees .............................................................................................. 29 Ernennung der Komitee-Mitglieder ....................................................................... 29 Führung und Planung ............................................................................................. 29 Komitee-Verantwortung ........................................................................................ 30 Komitee Organisation, Mitgliedschaft und Klassifikation (OMC) ........................ 30 Service Komitee ..................................................................................................... 31 Advocacy Komitee ………….....................................……………….……. 32

Abschnitt 4 34 Nominierungs-Komitee und Wahlen ......................................................................35 Nominierungs-Komitee ......................................................................................... 35 Wahlkampagnen-Vorschriften ............................................................................... 35 Clubwahlen ............................................................................................................ 35

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Abschnitt 5 38 Zonta Meetings ...................................................................................................... 39

Rechte und Verantwortung .................................................................................... 39 Parlamentarisches Vorgehen .................................................................................. 39 Führung der Club-Geschäfte .................................................................................. 40 Pflichten der Vorstandsmitglieder/Vorsitzenden ................................................. 40 Inhalt der Protokolle ............................................................................................... 42 Vorschläge für die Ausdrucksweise bei Meetings ................................................. 42 Wie man einen Antrag stellt ................................................................................... 43 Wesentliche Abstimmungsbegriffe ........................................................................ 44 Allg. Protokoll-Standard für Gäste bei Funktionen in Club-Anlässen .................. 44

Abschnitt 6 46 Zonta Kommunikation ........................................................................................... 47

Kommunikation von Mitgliedern, Clubs und Distrikten ....................................... 47 Kommunikation innerhalb des Distriktes .............................................................. 48 Club-Kommunikation ............................................................................................ 48 Elektronische Meldungen ...................................................................................... 49 Club-Webseiten ...................................................................................................... 50

Verwendung von Mitglieder-Informationen, allgemein ........................................ 51

ZI-Webseite-Quellen für Mitglieder-Informationen und Networking ................... 51

Abschnitt 7 52 UNO-Tage und andere bedeutende Daten ............................................................. 53 Abschnitt 8 54 Zonta International Conventions ……………………………………………………. 55 Zweck der Conventions …………………………………………………………….. 55 Distrikt-Convention Liaison ………………………………………………..………. 55

Satzungen die Convention betreffend ............................................................................. 55 Liste der Veranstaltungen ............................................................................................... 55 Die Aufgabe der Convention .......................................................................................... 55 Verantwortung bei den Conventions .............................................................................. 56 Pflichten der Delegierten und Proxies ............................................................................ 56 Jahre und Orte der Conventions ..................................................................................... 57

Abschnitt 9 58 Zonta Archive ................................................................................................................ 59 Hintergrund ..................................................................................................................... 59 Club-Archivarin .............................................................................................................. 59 Richtlinien zum Aufbewahren und Vernichten ............................................................. 60 Verzeichnis der aufbewahrten und entsorgten Unterlagen ............................................. 61

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Abschnitt 10 63 Zonta Geschichte und Emblem ....................................................................................... 64 Geschichte von Zonta International ............................................................................... 64

Quellen ............................................................................................................................ 65

Zontas Name ................................................................................................................... 65 Zonta Headquarters ......................................................................................................... 65 Wachstum ....................................................................................................................... 65 Verbindung mit den Vereinten Nationen ........................................................................ 65

Internationale Präsidentinnen und ihre Biennium-Themem ........................................... 66 Liste der Zonta-Länder und geografische Gebiete ......................................................... 66

Abschnitt 11 67

Zonta - die Organisation ................................................................................................. 68 Mitgliedschaft ................................................................................................................. 69 Clubs und Tätigkeit der Clubs ........................................................................................ 70 Clubs und Zonta International ........................................................................................ 71 Zonta-Service .................................................................................................................. 72 Externe Beziehungen von Zonta ..................................................................................... 73 Formulare ........................................................................................................................ 74

Abschnitt 12 75 Parlamentarisches Verfahren .......................................................................................... 76

Hintergrund ..................................................................................................................... 76 Anträge ........................................................................................................................... 76 Abschnitt 13 – 82 Einsetzungs-Zeremonien ................................................................................................ 83 Einführung neuer Mitglieder .......................................................................................... 83 Einsetzung des Club-Vorstands ...................................................................................... 84 Glossar ………………………………………………………………………………...… 87

Stichwortverzeichnis .......................................................................................................... 90

Impressum …………………………………………………………….…………………. 92 Anhang ……………………………………………………………………………ab S. 93

1. Geschichte des Zonta Emblems, Seite 94 2. Verwendung des Zonta International Logo, Seite 95 3. Von Clubs durchgeführte Projekte ausserhalb ihres geografischen Gebiets, Seite 97 4. Muster der Zonta Club Satzungen (Statuten), ab Seite 98 5. Jahresprogramm, Seite 106/107

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Dieses Manual wurde per März 2014 durch den Zonta International Vorstand revidiert. Die Vorsitzende des Satzungs- und Resolutions-Komitees hat das Manual geprüft um sicherzu-stellen, dass es nicht mit den Zonta International Satzungen (Statuten) im Widerspruch steht. Allgemeines zu deutschen Übersetzungen (siehe auch das Impressum) Zonta International vermerkt dazu: Das englische Original ist die offizielle Version. Über-setzungen der Zonta Manuals werden geschätzt und sind je nachdem nützlich, sie gelten jedoch ausdrücklich als inoffiziell.

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Einführung

Wie dieses Manual verwendet werden soll

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Wie dieses Manual verwendet werden soll Dieses Manual dient als allgemeine Richtlinie für diejenigen, welche die Clubs von Zonta International verwalten. Wenn sich neue Clubs bilden, sollten bereits zu Beginn eine Kopie dieses Manuals und anderer Manuals von Zonta International von der Zonta Webseite her-untergeladen werden (s. Member Resources/Manuals). Die in diesem Manual erwähnten Verfahrensweisen und Formulare befinden sich auf der Webseite unter Member Resour-ces/Policies oder Member Resources/Forms. Zusätzlich sollten die Clubs die Vorstandsmitglieder auf die Webseite hinweisen, speziell zu Member Resources/Governance * wo eine Kopie der Zonta International Governing Do-cuments heruntergeladen werden kann und auch auf das Member Resources/Directory auf-merksam machen, von wo das Zonta International Adressverzeichnis heruntergeladen wer-den kann. In den verschiedenen Clubs gibt es grosse Unterschiede kultureller Normen, der Anzahl Mitglieder und den gesprochenen Sprachen. Deshalb ist dieses Manual eine allgemeine Richtlinie; nicht alle Vorgaben sind überall durchführbar und passend für jeden Club. Das Zonta Club Manual soll nicht als Ersatz für die Zonta International Governing Docu-ments* sondern in Kombination derselben verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass die ZI Satzungen und Verfahrensregeln allen anderen Zonta-Unterlagen und parlamentarischen Regeln und den „Robert’s Rules of Order, Newly Revised (RONR)“ übergeordnet sind. *Governing Documents: die Satzungen (Statuten) von Zonta International

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Abschnitt 1

Zonta International Mission Aufgaben, und Strukturen

Enthält Aufgabe Ziele Herkunft und Symbole von Zonta International Die Struktur von Zonta International Der Zonta International Vorstand Distrikte Areas. Clubs Mitgliedschaft Zonta International Foundation Zonta International Hauptsitz (Headquarters) . Informationsquellen Zonta International Organisation und Kommunikation

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ZONTA INTERNATIONAL MISSION, ZIELE UND STRUKTUR MISSION Zonta International ist eine globale Organisation für Frauen in leitender Stellung, die ge-meinsam mit Service und Einstehen für ihre Rechte die Stellung der Frauen weltweit för-dern. ZIELE Die Ziele von Zonta International sind: i Auf globaler und lokaler Ebene die rechtliche, politische, gesundheitliche und berufliche

Stellung der Frauen und ihren Bildungsstand auf weltweiter und lokaler Ebene durch Service und Einstehen für ihre Rechte zu verbessern.

i Gemeinsam als Verbund von Frauen in leitender Stellung Verständnis guten Willen und Frieden zu fördern.

i Gerechtigkeit und die weltweite Beachtung der Menschenrechte und fundamentaler Frei-heitsrechte zu fördern.

i Durch weltumspannende, internationale Zusammenarbeit hohe ethische Werte zu wah-ren, Service-Programme zu verwirklichen und die Mitglieder, die ihrer Gemeinde, ihrem Land und der ganzen Welt dienen, gegenseitig zu unterstützen.

Zonta International, seine Distrikte und Clubs sind unparteiisch und konfessionell neutral. URSPRUNG UND SYMBOLE VON ZONTA INTERNATIONAL i Zonta International wurde am 8. November 1919 in Buffalo, New York, USA gegründet. i Der Name "Zonta" ist der Symbolsprache der Lakhota (Teton Dakota) der amerikani-

schen Sioux-Ureinwohner entlehnt und steht für "Redlichkeit und Vertrauenswürdigkeit". i Das Zonta-Emblem ist aus fünf Sioux-Symbolen zusammengesetzt (siehe die Zonta-

website Who We Are/ZI History/Related Information/The Story of the Emblem). i Das Zonta-Symbol ist eine gelbe Rose. Seit 1999 dient sie als Symbol für den Zonta- Rosentag vom 8. März der mit dem internationalen Tag der Frau zusammenfällt. i Die Zonta-Farben sind Mahagoni und Gold. i Zontas Mitgliedernadel ist ein Symbol unserer Verbundenheit mit Zonta. Sie wird normalerweise auf der linken Seite getragen. Der Hammer der Präsidentin zeigt während ihrer Amtszeit nach oben und wird am Ende ihrer Amtszeit nach unten gedreht. DIE STRUKTUR VON ZONTA INTERNATIONAL Die Gesamtstruktur der Organisation wird am Schluss dieses Abschnittes aufgezeigt und weist auf einige der Kommunikations-Linien bei Zonta hin. Darüber steht mehr untenste-hend und im Abschnitt 6. DER VORSTAND VON ZONTA INTERNATIONAL Der internationale Vorstand leitet die Geschäfte von Zonta International. Er besteht aus vier gewählten Vorsteherinnen, die das Direktionskomitee bilden sowie sieben gewählten Direk-torinnen. Der Vorstand wird an den alle zwei Jahre stattfindenden internationalen Conventi-ons gewählt. Die vier gewählten Vorsteherinnen sind: i Die Präsidentin i Die designierte Präsidentin i Die Vizepräsidentin i Die Treasurer/Sekretärin

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DISTRIKTE Zu administrativen Zwecken hat Zonta die Welt in Distrikte aufgeteilt, jeder Distrikt wird von einer Distrikt-Governor und einem gewählten Distrikt-Vorstand geleitet. Mit einer Vor-stands-Verbindungsperson (Liaison) bildet die Governor die Verbindung zwischen dem Distrikt und dem internationalen Vorstand. Die Governor und der Distrikt-Vorstand setzen Ziele und entwickeln für den Distrikt eine langfristige Planung. Die Distrikt-Ziele sollen den an der Convention angenommenen laufenden Biennium-Zielen und dem strategischen Plan von Zonta International angepasst werden und die Zonta-Aufgaben berücksichtigen, Eine Distrikt-Konferenz wird mindestens einmal pro Biennium abgehalten, um die Ziele von Zonta International zu fördern und die Geschäfte des Distriktes zu führen. Die Gover-nor, die Lt. Governor, die Treasurer und in einigen Distrikten die Area Directors (und fakul-tativ Vize Area Directors), werden bei der Distrikt-Konferenz gewählt. Die Governor wird bei der internationalen Convention offiziell eingesetzt Die Amtszeit der Vorstandsmitglie-der beginnt am Ende der nächsten internationalen Convention. Der Vorstand besteht aus:

i Governor i Lieutenant Governor i Area Directors (und fakultativ Vize Area Directors) i Treasurer i Sekretärin (wird von der Governor gewählt und hat im Distrikt-Vorstand keine

Stimme). AREAS i Der Distrikt-Vorstand ernennt Areas mit dem Einverständnis und der Mehrheit der be-

troffenen Clubs und legt die Grenzen der Areas fest um die administrativen Funktionen innerhalb des Distrikts umzusetzen. Areas werden in numerischer Reihenfolge benannt.

i Eine Area ist eine administrative Unterteilung eines Distrikts. i Jede Area veranstaltet jährlich mindestens ein Meeting oder Workshop für alle Clubs in

der Area. Bei diesem Meeting oder an der Distrikt-Konferenz können die Area Direkto-rinnen und fakultativ die Vize-Area-Direktorinnen gewählt werden.

i Die Area Director ist Mitglied in einem der Clubs in der Area, ist die Verbindungsperson zwischen der Area, den Clubs und dem Distrikt-Vorstand, und ist in Kontakt mit den Clubs der Area.

i In einigen Distrikten assistiert die Vize Area Director die Area Director bei der Aus-übung ihrer Pflichten und tritt an ihre Stelle, wenn die Area Director abwesend oder nicht in der Lage ist, ihre Aufgaben zu erfüllen.

CLUBS Die einzelnen Zonta Clubs sind die Basis von Zonta International. Ein Club wird als Mit-glied von Zonta International akzeptiert und erhält eine Gründungsurkunde, wenn er die Gebühren und Beiträge bezahlt hat und vorausgesetzt er hat Vorstandsmitglieder ernannt und erfüllt die Anzahl der in Abschnitt 2.(b) aufgeführten Klassifikationen, hat das Mini-mum an Gründungsmitgliedern und erfüllt alle anderen Verpflichtungen so wie vom inter-nationalen Zonta Vorstand verlangt. Die Regeln zur Führung des Clubs sind in den Zonta International Satzungen und den Sat-zungen des Clubs aufgeführt. Die Club-Satzungen müssen den Zonta International Satzun-

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gen entsprechen sowie den Ländern wo der Club besteht. Eine Vorlage für Club-Satzungen findet sich auf der Zonta International Webseite (Übersetzung siehe Anhang). Club Satzungs-Vorlage Siehe auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Forms (sowie Übersetzung imAnhang) Bestimmungen für Clubs mit weniger als sechs (6) Mitgliedern (angepasst im Oktober 2010 vom Zonta International Vorstand) Siehe auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies Pflichten des Club-Vorstands Club-Mitglieder wählen den Club-Vorstand (siehe Abschnitt 4). Der Vorstand besteht aus mindestens den folgenden Mitgliedern: i Präsidentin i Vizepräsidentin i Sekretärin i Kassenführerin i Zwei weiteren Vorstandsmitgliedern (2) Die Vorstandsmitglieder eines Clubs haben die Oberaufsicht aller Aufgaben des Clubs zwi-schen den Meetings, vorausgesetzt keine der Handlungen stehen im Widerspruch mit denje-nigen, die durch den Club vorgenommen wurden. Der Vorstand kann bei Routine-Fragen gemäss den üblichen Regeln vorgehen, soll jedoch keine Vorgehensweisen bestimmen, Pro-jekte und Spenden bewilligen oder das Budget annehmen. Er soll die Pflichten gemäss den Statuten wahrnehmen, wie durch den Club, die Statuten und die Verfahrensregeln von Zon-ta International vorgeschrieben. Die Mehrheit der Vorstandsmitglieder des Clubs bildet ein Quorum. Der Club-Vorstand kann seine Geschäfte mittels elektronischer Kommunikation abwickeln. Die Pflichten der Vorstandsmitglieder

• Die Präsidentin hat den Vorsitz bei allen Treffen des Clubs und des Vorstands und die Leitung des Clubs. Nach Zustimmung durch den Vorstand soll die Präsidentin die Vorsitzenden der ständigen Komitees und aller anderen Komitees außer dem Komitee für die Wahlvorschläge ernennen. Die Präsidentin ist von Amtes wegen (ex-officio) Mitglied aller Komitees außer dem Komitee für die Wahlvorschläge.

• Die Vize-Präsidentin übernimmt bei Abwesenheit oder Verhinderung der Präsiden-tin deren Aufgaben. Die Vizepräsidentin kann Vorsitzende eines Komitees werden und kann vom Vorstand weitere Aufgaben übertragen bekommen.

• Die Sekretärin soll auf allen Sitzungen (Meetings) des Clubs und des Vorstands Pro-tokoll führen, allen Schriftverkehr, der nicht anderen Vorstandsmitgliedern oder Komitees übertragen wurde, tätigen und weitere vom Vorstand bestimmte Aufgaben übernehmen.

• Die Kassenführerin ist verantwortlich für die Gelder des Clubs und verwaltet sie gemäß dem abgestimmten Club-Budget. Die Kassenführerin gibt dem Vorstand und dem Club monatlich Bericht. Sie ist von Amtes wegen Mitglied des Finanz-Komitees. Die Kassenführerin übergibt die Bücher nicht später als fünfundvierzig Tage (45) nach Ablauf ihrer Amtszeit ihrer Nachfolgerin.

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Meetings Ordentliche Clubtreffen werden, soweit nicht anders vom Club-Vorstand bestimmt, jeden Monat durchgeführt. Unter aussergewöhnlichen Umständen können ordentliche Clubs ihre Treffen mittels elektronischer Kommunikation abhalten. E-Clubs können ihre Meetings mittels elektronischer Kommunikation abhalten. Das Treffen im März, April oder Mai gilt als Jahresversammlung der Mitglieder und dient der Berichterstattung der Vorstandsmitglieder und der Komitees sowie der Durchführung aller sonstigen anstehenden Amtsgeschäfte. Außerordentliche Treffen können von der Präsidentin einberufen werden und müssen auf schriftlichen Antrag von fünf (5) Mitgliedern des Clubs einberufen werden. Eine außeror-dentliche Sitzung muss mindestens 10 Tage im Voraus angekündigt werden. Auf einer au-ßerordentlichen Sitzung darf nur das Geschäft erledigt werden, das im Ankündigungs-schreiben genannt war. Das Quorum ist durch Abstimmung im Club gegeben, vorausgesetzt, dass nicht weniger als ein Viertel (1/4) der Mitglieder sowohl auf den regulären wie auf den außerordentlichen Sitzungen des Clubs ein Quorum bilden. Bestimmungen für Club-Namen Erhältlich von der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies Club-Auflösung Die Zonta International Club-Mitgliedschaft kann aufgelöst werden wenn der Club: i Die Club-Gebühren nicht bezahlt oder andere finanziellen Verpflichtungen bei Zonta

International nicht erfüllt hat i Sich die Mitglieder nicht vierteljährlich treffen und als Zonta-Einheit funktionieren i Die erforderlichen verschiedenen Klassifikationen gemäss Art. IV Mitglieder Abschnitt 2

(b) in den internationalen Satzungen nicht beibehält.

Entscheidet ein Club, sich aufzulösen, muss zuerst die Area Director informiert werden. Wenn der Club, nachdem er zusammen mit der Area Director alle notwendigen Schritte unternommen hat, um eine Auflösung zu vermeiden, sich trotzdem entscheidet sich aufzu-lösen, soll die Governor informiert werden, die sich umgehend mit der internationalen Prä-sidentin und der Executive Director in Verbindung setzt. Aufgelöste oder ausgeschlossene Clubs müssen alle Schulden bezahlen und die verbleiben-den Gelder der Zonta International Foundation überlassen, mit Ausnahme der Administrati-onsgelder, die vom Distrikt für die Organisation und die Mitgliedschaft verwendet werden. Die Archive des Clubs sollen der Governor oder dem Distrikt übergeben werden. Club Suspendierung oder Ausschluss Ein Club kann vom ZI Vorstand suspendiert oder ausgeschlossen werden, wenn sein Ver-halten dem guten Namen von Zonta schadet oder dessen Arbeit behindert. Dem Distrikt-Vorstand kann eine schriftliche Klage gegen einen Club für solches Verhalten eingereicht werden, der die Angelegenheit dem Distrikt Statuten und Resolutions-Komitee zur Untersu-chung übergibt. Danach macht das Komitee dem Distrikt-Vorstand eine Empfehlung. Der

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Distrikt-Vorstand macht dem Zonta International Vorstand eine Empfehlung. Eine Zwei-drittelmehrheit (2/3) des internationalen Gesamtvorstandes ist erforderlich für eine Empfeh-lung zum Ausschluss. Die Empfehlung des Distrikt-Vorstands soll mit den Beweisen der Klägerin und dem betroffenen Club zugestellt werden. Ein Ausschluss erfolgt mit einer 2/3 Mehrheit mit Stimmzettel-Wahl des ganzen Zonta International Vorstands. Der Entscheid des Zonta International Vorstands ist endgültig.Wenn der Distrikt-Vorstand es unterlässt, zu handeln, hat der Zonta International Vorstand die volle Berechtigung, ein Verfahren einzu-leiten und selber disziplinarische Maßnahmen zu verhängen. Im Falle eines Ausschlusses sollen alle rechtmäßigen Schulden bezahlt und die verbleibenden Gelder wie für aufgelöste oder ausgeschlossene Club vorgesehen verwendet werden. Club-Komitees Zonta Clubs haben Komitees zur Durchführung der Projekte und Ziele (s.Abschnitt 3). Mit-glieder werden aufgefordert, bei Komitees mitzumachen und ihre Erfahrung und Fähigkei-ten einzubringen. Jeder Club soll folgende Komitees haben: Mitgliedschafts-Komitee, ein Service-Komitee, ein Advocacy Komitee und weitere Komitees, die der Club zum Errei-chen der Bienniumsziele bestimmt. Falls nicht anders in den Statuten festgelegt, soll die Präsidentin, mit Zustimmung des Club-Vorstands, die Vorsitzenden der Komitees ernen-nen. Die Komitees sollen in regelmäßigen Abständen sowohl dem Club-Vorstand wie dem Club Bericht geben. Z Clubs und Golden Z Clubs Zonta Clubs können für Schülerinnen aus höheren Schulen einen Z Club sponsern und Gol-den Z Clubs für Studentinnen. Dieses Programm dient der Entwicklung zukünftiger Frauen in führenden Positionen, die sich bei lokalen und internationalen Service-Projekten beteili-gen und sich für die Rechte und Förderung der Frauen weltweit einsetzen. Zonta Clubs hel-fen ihrem Z/Golden Z Club bei der Wahl und Durchführung ihrer Projekte zum Wohl der Frauen, bieten Mentoring- und Kenntnisse zu Führungsqualitäten und ermöglichen den Z/Golden Z Mitgliedern, mehr über Frauen-Angelegenheiten zu erfahren. Mit den Emma Conlon Preisen werden Z/Golden Z Clubs ausgezeichnet, die hervorragende Projekte ver-wirklichen. Z und Golden Z Club Manual Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Manuals MITGLIEDSCHAFT Die Mitgliedschaft von Zonta International besteht aus: i Allen Zonta Clubs "in good standing" (alle Gebühren/Beiträge sind voll bezahlt und eine

nachgeführte, vollständige, offizielle Mitgliederliste des Clubs mit den von ZI verlangten Informationen wurde an Headquarters gesandt)

i Ehemaligen internationalen Präsidentinnen (PIPs) i Ehrenmitgliedern von Zonta International Zur Zonta Mitgliedschaft wird man aufgefordert. Club-Mitglieder sind klassifizierte Mit-glieder, ehemalige internationale Präsidentinnen und Ehrenmitglieder. Das „klassifizierte" Mitglied hat eine Führungsposition inne und wird unter einer Hauptklassifikation ange-nommen, so wie im Marian de Forest Mitgliedschafts-Manual aufgeführt. Die Mindestzahl der Klassifikationen soll einem Viertel (1/4) der Gesamtzahl der Mitglieder im Club ent-

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sprechen. Um für eine Mitgliedschaft eingeladen zu werden, soll die Kandidatin bereit sein, die Ziele von Zonta International zu unterstützen und umzusetzen. Für eine klassifizierte Mitglied-schaft muss eine Kandidatin eine Führungskraft mit Entscheidungsbefugnis in ihrer Stellung in einem anerkannten Geschäft oder Beruf sein oder gewesen sein. Die klassifizierte Mit-gliedschaft gilt lebenslang. Ein Rücktritt aus dem Club soll der Clubpräsidentin schriftlich unterbreitet werden und von ihr beim nächsten Vorstandstreffen vorgebracht werden. Für einen ordnungsgemässen Rücktritt (in good standing) müssen die Gebührenbezahlt worden sein. Der Club kann ein Mitglied, das wegen Nichtbezahlen der Gebühren ausgeschlossen wurde, bei Bezahlung der laufenden Bedingungen wieder aufgenommen werden. Das Mit-glied zahlt in der Folge an Zonta International eine Wiederaufnahmegebühr. (Dies muss mit den Statuten übereinstimmen). Vorteile für die Mitglieder Die Mitgliedschaft bei Zonta ermöglicht i Die Zusammenarbeit mittels Service und Einstehen für die Rechte der Frauen für ge-

meinsame Ziele, d.h. die Ziele von Zonta. i Freundschaften zu entwickeln und lokal, national und international zu Netzwerken mit

erfahrenen Berufsfrauen aus verschiedenen Gebieten, die Frauen helfen, ihr Potenzial zu erreichen.

i Die Herzlichkeit internationaler Freundschaft zu genießen. Mitglieder sind auf der gan-zen Welt in den Zonta Clubs willkommen.

i Führungsrollen anzunehmen, die persönliches Wachstum und Selbstvertrauen fördern durch die aktive Teilnahme in Komitees und führende Rollen im Vorstand in freund-schaftlicher, unterstützender Atmosphäre.

Verantwortung der Mitglieder Die Verantwortung eines Club-Mitglieds besteht in: i Der prompten Bezahlung aller Gebühren und einmaligen Beiträgen.

- Die Jahresgebühren eines Clubmitglieds werden vom Club bestimmt und enthalten die Beiträge für Zonta International, den Distrikt, die Area (wenn zutreffend) und für den Club selbst. Die Gebühren sind fällig am oder vor dem 1. April. Mitglieder, die mit der Bezahlung der Gebühren sechzig (60) Tage im Rückstand sind, verwirken ih-re Mitgliedschaft.

i Beteiligung beim Club-Service und Fundraising Aktivitäten. i Dem Besuch der Club- und relevanten Komitee-Meetings und Club-Anlässen. Der Club kann mit dem Einverständnis des Clubvorstands ein Mitglied beurlauben. Bezahlung der Zonta International- und Distriktgebühren sind dabei erforderlich. Die Bezahlung der Clubgebühren ist dem Club überlassen. i Sich mit den Club-Satzungen und dem parlamentarischen Verfahren zu befassen. i Aktiver Teilnahme bei Meetings/Sitzungen, Akzeptanz von Mehrheits-Entscheidungen. i Der Organisation Zeit, Talente und Enthusiasmus widmen. i Potenzielle neue Mitglieder zu suchen und vorzuschlagen. i Der Teilnahme, wenn möglich, bei Area Meetings/Workshops, Distrikt-Konferenzen und

internationalen Conventions. i Der finanziellen Unterstützung der Programme, die von der der Zonta International

Foundation finanziert werden.

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i Sich durch die Zeitschrift The Zontian, den monatlichen E-Newsletter, Social Media

und/oder der Zonta International Webseite (www.zonta.org) über Zonta International und seine Aktivitäten laufend zu informieren.

i Die Mitglieder werden aufgefordert, wenn möglich Führungsrollen anzunehmen. Externe Beziehungen Die Definition der „External Relations“ steht im internationalen Manual. Erhältlich auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Manuals. Stellung in anderen Organisationen (angenommen im April 2005 vom Zonta International Vorstand) Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies ZONTA INTERNATIONAL FOUNDATION Die Zonta International Foundation (ZIF) wurde 1984 gegründet (und 1985 amtlich einge-tragen). Die Korporation dient ausschliesslich karitativen Zwecken zur Durchführung der karitativen Ziele von Zonta International. Die Foundation hat ein Mitglied, das „Corporate-Mitglied“. Dieses ist Zonta International. Die Geschäfte der Foundation werden vom Zonta International Foundation Board geführt. Die Zonta International und Zonta International Foundation Boards haben eine gemeinsame Mitgliedschaft und operieren als zwei separate Einheiten. Das ZIF-Board ist ermächtigt und befugt, im Namen der Foundation Geschenke und Legate und Kapital-Zuwendungen und Spenden und Einkommen entsprechend den Zielen und Zwecken der Foundation anzuneh-men. Die Rolle der Clubs beim Fundraising Die Ziele des Bienniums werden an der Convention vorgeschlagen und darüber abgestimmt. Die Biennium-Ziele sind auf die Ziele, den Zweck und die strategischen Ziele von Zonta International ausgerichtet. Sie bilden die Struktur für die Distrikte und die Clubs, damit die-se ihre eigenen Ziele entwickeln indem sie gleichzeitig die Ziele von Zonta International berücksichtigen und auf lokale Bedürfnisse reagieren. Die Zonta International Foundation und der Zonta International Vorstand fordern jeden Club auf, ein Drittel (33%) aller Servi-ce-Gelder, die der Club auf lokaler Ebene aufgebracht hat, zur Unterstützung der Fundrai-sing-Ziele des Bienniums an die Zonta International Foundation zu überweisen. Beiträge für die Zonta International Foundation sind freiwillig. Von keinem Club oder Mitglied wird ein Beitrag gefordert; der Hauptzweck der Foundation ist jedoch das Aufbringen der Gelder, die für die internationalen Service-Programme benötigt werden. Spenden Sie jetzt Auf der Zonta International Webseite unter ZI Foundation/Donate Now ZIF MANUAL Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Manuals

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ZONTA INTERNATIONAL HEADQUARTERS Zonta International mietet Büroräumlichkeiten in Oak Brook, Illinois, USA, wo sowohl Zonta International als auch die Foundation ihren Sitz haben. Die von ZI Headquarters be-zahlten Mitarbeiter bestehen aus einer Executive Director und (momentan) ca. 13 Angestell-ten. Adresse: 1211 West 22nd Street, Suite 900, Oak Brook, Illinois 60523, USA Telefon: +1 630 928 1400; Fax +1 630 928 1559 Zonta International E-Mail (allgemeine Anfragen): zontaintl@zonta.org Zonta Mitgliedschaft E-Mail: memberrecords@zonta.org Zonta International Foundation E-Mail: contributions@zonta.org Public Relations und Media E-Mail: pr@zonta.org Programme E-Mail: programs@zonta.org Website E-Mail: webmaster@zonta.org INFORMATIONSQUELLEN Publikationen, die automatisch von ZI Headquarters versandt werden:

• Die Zonta International Governing Documents (jährlich im Herbst-Mailing an die Clubs) ein Exemplar pro Club und auf der Webseite unter Member Resources/Governance The Zontian die halbjährlich erscheinende Zeitschrift von Zonta International, geht an jede Zontian und erscheint auf der Webseite unter Media & News/Publications. Die Programm-Ausgabe jedes Bienniums ist speziell interessant und präsentiert die internationale Präsidentin, die Governors, die internationalen Komitee-Vorsitzenden und die Pläne für das Biennium.

• Der Zonta International E-Newsletter wird jeder Zontian mit einer aktuellen E-Mail-Adresse gemailt und erscheint auf der Webseite unter Media&News/Publications.

Zonta International Manuals Bitte besuchen Sie die Zonta Webseite – Member Resources/Manuals

• Zonta International Manual • Zonta District Manual • Zonta Club Manual • Zonta International Marian de Forest Membership • Z Club and Golden Z Club Manual • Zonta International Foundation Manual • Protocol Manual

Social Media Links Auf der Zonta Webseite – Media&News/SocialMedia

• Facebook • LinkedIn • YouTube • Twitter • Flickr

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Videos Instruktionen für die Gebührenzahlungen in Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch und Spanisch – MemberResources/Tools/ClubTools Druckmaterial zum Verkauf Bitte gehen Sie zum Zonta Store auf der Webseite – MemberResources/ZontaStore

• Governing Documents • Zonta brochure pack • This is Zonta card pack • Zonta press kit • Zonta press kit folder • Zonta QR cards • The Zontian frühere Ausgaben • The Zontian aktuelle Ausgabe

Webseite – www.zonta.org Die Zonta International/Zonta International Foundation Webseite ist eine ausgezeichnete Quelle für Zonta Clubs. Club Vorsitzende und Mitglieder werden eindringlich gebeten, die-ses Mittel als erste Informationsquelle zu benutzen. Die wichtigsten Teile sind (jedoch nicht beschränkt auf): Wer wir sind

• ZI History • Komm zu Zonta (Become a Zontian) • Führung und Struktur • Finanzinformation • Organisatorische Ziele und Resultate • Zonta kontaktieren • Offene Stellen

Was wir tun

• International Advocacy (Einstehen für die Rechte) • Internationale Programme • Lokaler Service und Advocacy

Medien und News

• Publikationen • Photo Galerie • Video Galerie • Social Media • Zonta Says NO

Member Resources

• Convention • Leadership Access Page • Governance • Manuals • Policies

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• Forms • Tools • Directory • Zonta Store • FAQs • Calendar • Pay Dues Online • Membership Dues

ZI Foundation

• How Your Gift Helps (Wie Ihre Beiträge helfen) • Wie man spenden kann – Ways to Give • Unsere Partner • Spenden Sie jetzt • Chicago Marathon Team • ZIF Kreditkarte

ZONTA INTERNATIONAL ORGANIZATION AND COMMUNICATION Bitte berücksichtigen Sie die untenstehende Reihenfolge, wenn Sie Zonta-Führungsmitglieder kontaktieren: Club Mitglied → Club Präsidentin → Area Director → Governor → Vorstands-Liaison → Internationaler Vorstand → Internationale Präsidentin Zonta-Mitglieder erhalten Informationen zu Zonta direkt via Club- und Area-Meetings, Distrikt-Konferenzen, Club-, Area- und/oder Distrikt-Newsletters, Club- und Distrikt-Webseiten, die internationale Convention, die Zeitschrift The Zontian, Zonta International E-Newsletter, Social Media Tools und die Zonta International Webseite.

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Abschnitt 2

Club-Führung: der Club-Vorstand

Inhalt

Club-Führung und Nachfolge-Planung Der Club-Vorstand Die Rolle und Verantwortung der Präsidentin Die Rolle und Verantwortung der Designierten Präsidentin Die Rolle und Verantwortung der Vizepräsidentin Die Rolle und Verantwortung der Sekretärin Die Rolle und Verantwortung der Kassenführerin (Treasurer)

Zahlungsprozedere für internationale Gebühren und Beiträge für die Foundation Verantwortung und Rechenschaft über die Finanzen Versicherungs- und Risiko-Management

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CLUB-FÜHRUNG: DER CLUB-VORSTAND

CLUB-FÜHRUNG UND NACHFOLGE-PLANUNG Eine effiziente Führung ist entscheidend für das gute Funktionieren der Clubs. Der Vor-stand soll die Richtung angeben und die Ziele und Aktivitäten vorschlagen, welche die stra-tegische Planung von Zonta International ergänzen und verstärken (s. Webseite unter Who We Are/Organizational Goals & Results). Ziele und Aktivitäten sollen spezifisch, erreichbar und effektiv sein und in eine klare Richtung weisen. Die Vorstandsmitglieder müssen vertiefte Zonta-Kenntnisse und gute Kommunikations-Fähigkeiten besitzen. Beides kann verstärkt werden, wenn die Nachfolge-Planung und Trai-ning der Führungskräfte einen selbstverständlichen Teil der Club-Führung darstellen. Unter den Mitgliedern sollten potenzielle Führungskräfte ausgewählt, zu Komitee-Vorsitzenden ernannt und aufgefordert werden, bei Training-Workshops, Area-Meetings, Distrikt-Konferenzen und Conventions teilzunehmen. So wird für eine Wahl in den Club-Vorstand ein Sprungbrett geschaffen. Der Vorstand muss Verantwortung übernehmen, ethische Grundsätze einhalten, dafür sor-gen, dass der Club und die Organisation Fortschritte machen, die Stärken der Mitglieder einsetzen und die Selbstentwicklung fördern. Werden Clubmitglieder gebeten, verschiedene Aufgaben zu übernehmen, sollten die Club-Führungskräfte die Anforderungen und Ziele der Aufgabe erklären, wenn nötig helfen, Fort-schritte verfolgen und anerkennen, was erreicht wurde. DER CLUB-VORSTAND Der Club-Vorstand wird durch die Club-Mitglieder gewählt und führt die Club-Geschäfte. Der Vorstand besteht aus einer Präsidentin, Vizepräsidentin, Sekretärin und Kassenführerin (die Amtsinhaberinnen) und mindestens zwei weiteren Vorstandsmitgliedern. In seinen Sat-zungen (Statuten) kann der Club zusätzliche Vorstandsmitglieder und Amtsinhaberinnen-bestimmen, wie die designierte Präsidentin, erste und zweite Vizepräsidentin, Protokoll- und Korrespondenz-Sekretärinnen und Assistentin der Kassenführerin. Qualifikationen Vorstandsmitglieder sollten aufgrund ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten zur Wahl vor-geschlagen werden. Alle Amtsinhaberinnen sind Mitglieder mit Erfahrung in einer Beschäf-tigung mit Entscheidungsfunktion in ihrem aktuellen oder ehemaligen Beruf. Die Präsiden-tin muss irgendwann während mindestens eines Jahres im Vorstand des Clubs gewesen sein, außer es handelt sich um einen neu gegründeten Club. Alle ordentlichen Mitglieder können in den Vorstand gewählt werden. Amtszeit Die Vorstandsmitglieder beginnen ihr Amt am 1. Juni (oder in Teilen der südlichen Hemi-sphäre am 1. Januar) und behalten es während mindestens einem Jahr, am besten zwei Jah-ren, oder bis eine Nachfolgerin das Amt übernimmt. Kein Vorstandsmitglied soll mehr als

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zwei aufeinander folgende Jahre in der gleichen Funktion tätig sein, außer der Kassenführe-rin, die nicht mehr als vier Jahre das Amt innehaben soll. Nach Entscheidung des Clubs kann ein Mitglied, das bereits früher als Vorstandsmitglied tätig war, nach einem angemes-senen Unterbruch nochmals das gleiche Amt übernehmen. Verantwortung des Vorstands i Koordinierte Ziele entwickeln und Fortschritte in der Verwirklichung überwachen. i Die Geschäfte des Clubs zwischen den Meetings überwachen, ohne mit den Club-

Aktivitäten in Konflikt zu kommen. i Das Vorgehen, Projekte und Spenden dem Club zur Annahme empfehlen, ohne zu

bestimmen. i Zonta International Programm-Informationen allen Clubmitgliedern zukommen lassen. i Die Zonta International und Distrikt Biennium-Ziele fördern, ebenso die Spenden des

Clubs und individueller Mitglieder an die Fonds der Zonta International Foundation. i Den von der Präsidentin unterbreiteten Komitee-Ernennungen zustimmen. i Komitee-Berichte entgegennehmen. i Finanzberichte prüfen, Einnahmen und Ausgaben mit dem Budget vergleichen. i Alle für eine Mitgliedschaft vorgeschlagenen Personen prüfen und zustimmen. i Unentschuldigte Absenzen und Mitglieder-Rücktritte überprüfen. i Urlaub für eine bestimmte Zeit zustimmen. i Die freien Ämter im Vorstand besetzen, außer demjenigen der Präsidentin. i Das/die Budget(s) begutachten und den Mitgliedern zur Annahme empfehlen. i Sicherstellen, dass der Club seinen rechtlichen Verpflichtungen im Land, der Provinz

oder Staat und gegenüber der lokalen Regierung wo er gegründet wurde, nachkommt. i Sicherstellen, dass die Club-Satzungen nachgeführt, an die ZI Satzungen angepasst sind

und den rechtlichen Vorschriften des Club-Sitzes im Land, Provinz oder Staat und loka-ler Regierung entsprechen.

i Beschlüsse zum Vorgehen im Club festhalten (siehe Pflichten der Protokoll-Sekretärin in diesem Abschnitt).

i Prüfen, ob Frauen, die ausserhalb von Zonta hervorragenden Service geleistet haben, die Ehrenmitgliedschaft verliehen werden soll.

i Dafür sorgen, dass die Führung im Club kontinuierlich ist und die Pflichten der Vor-standmitglieder verstanden werden. Dazu sollen die neu dem Vorstand beitretenden Mit-glieder vor Amtsantritt speziell instruiert werden.

i Schriftliche Beschwerden gegen ein Vorstandsmitglied des Clubs sollen einem speziellen vom Club gewählten Untersuchungsausschuss übergeben werden (siehe ZI Satzungen Art. XIV, Abschnitt 4(e).

i Ernennen Sie einen speziellen Untersuchungsausschuss für schriftliche Beschwerden gegen ein Mitglied, das mit seinem Verhalten dem guten Namen von Zonta geschadet oder seine Arbeit behindert hat. (s. ZI Satzungen Art. XIV, Abschnitt 11(b).

Club-Führung, Planung und Nachfolge i Neue Mitglieder ermuntern, via Club-Komitees Führungspositionen anzustreben. i Betonen, dass Führungserfahrung bei Zonta überall nützlich sein kann. i Verantwortung delegieren und neuen Ideen positiv gegenüberstehen. Dazu gehört auch die Ausbildung der Mitglieder, die neue Führungskräfte werden: i Potenzielle Führungskräfte sollen als Ergänzung erfahrener Führungskräfte fungieren. i Bei größeren Komitees können Vize-Vorsitzende trainingshalber eingesetzt werden. i Mentoring durch Führungskräfte, die bereits im Amt sind, fördert neue Führungskräfte.

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DIE ROLLE UND VERANTWORTUNG DER PRÄSIDENTIN Die Präsidentin fungiert als "Geschäftsführerin" des Clubs. Zusammen mit dem Vorstand prüft die Präsidentin Club-Ziele, Langzeit- und Biennium-Ziele von Zonta International und des Distrikts und richtet sie auf den Club aus. Die Ziele sollen mit den Club-Mitgliedern besprochen und von ihnen angenommen werden. Die Mitglieder sollten vollumfänglich über alle relevanten Zonta-Geschäfte informiert und der Langzeit-Plan für den Club sollte regelmäßig angepasst werden. Verantwortung der Präsidentin gegenüber dem Club und dem Vorstand i Die Ziele, Projekte und Politik von Zonta International gründlich kennen. i Helfen, die Ziele des Clubs nach den Langzeit-Biennium-Zielen von Zonta International

auszurichten. i Entwicklung eines kurzzeitigen, mittleren und auf lange Sicht erstellten strategischen

Plans für den Club. i Alle Club-Meetings und Vorstandssitzungen präsidieren. i Die Vorsitzenden der ordentlichen und fakultativen Komitees, mit Ausnahme des Nomi-

nierungskomitees (das gewählt wird) ernennen und sie informieren sowie den Fortschritt der Club-Komitees im Hinblick auf die Club-Ziele überprüfen.

i Empfohlene Club-Ziele zur Begutachtung präsentieren. i Empfehlungen des Vorstands dem Club bei der nächsten Geschäftssitzung präsentieren. i Sicherstellen, dass Verfahrensmethoden und Strukturen hinsichtlich Bedeutung und lau-

fende Verbesserung regelmässig überprüft werden. i Die Unterstützung lokaler und internationaler Service-Projekte des Clubs und eine aktive

Teilnahme bei öffentlichen Angelegenheiten und Advocacy (Einstehen für die Rechte) fördern. (Innerhalb der Richtlinien des Advocacy-Verfahrens, s. Abschnitt 1).

i Dafür sorgen, dass der Club an die Zonta International Foundation Beiträge überweist und die Mitglieder auffordern, ebenfalls der Foundation zu spenden.

i Die Distrikt Foundation Ambassadorin zu Club Meetings einladen. i Sicherstellen, dass der Club die korrekten Gebühren an Zonta International termingerecht

überweist (mit der verlangten, kompletten Mitgliederliste), dies gilt auch für den Distrikt und die Area (wenn zutreffend).

i Sicherstellen, dass Berichte und Beiträge rechtzeitig unterbreitet werden. i Alle Club-Mitglieder auffordern, sich auf der ZI Webseite zu registrieren, damit sie von

den Informationen profitieren können. i Eine Club-Parlamentarierin ernennen, wenn der Club beschließt, eine zu haben. i Zahlungsaufträge und Schecks des Clubs für die Kassenführerin (wenn zutreffend) ge-

genzeichnen. i Für die Jahresversammlung des Clubs einen schriftlichen Bericht präsentieren mit den

Aktivitäten des ganzen Jahres sowie mit zweckmäßigen Empfehlungen. i Die neue Präsidentin über alle Club-Aktivitäten und Politik informieren, Club-Akten und

relevantes Material innerhalb angemessener Zeit nach Amtsbeginn übergeben. i Sicherstellen, dass die Informationen aus den Club-Mailings von ZI Headquarters an die

entsprechenden Vorstandsmitglieder verteilt und soweit notwendig mit dem ganzen Club geteilt werden.

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Verantwortung der Präsidentin gegenüber Area, Distrikt, Zonta International und ZI Headquarters i Der Governor vierteljährlich oder so wie verlangt, auf dem von ihr gesandten Formular

Berichte übermitteln. i Der Area Director berichten was der Club erreicht und was den Club beschäftigt. i Dafür sorgen, dass andere Berichte und Formulare, wie z.B. Komitee- und Mitglieder-

Umfragen, Fragebogen der Mitglieder, die austreten usw. ausgefüllt und unterbreitet werden.

i Sicherstellen, dass Namen, Adressen und Kontakt-Nummern der Club Komitee-Vorsit-zenden allen Kontaktstellen unmittelbar nach Ernennung übermittelt werden.

i Die Area Director über Details der Club-Meetings und wichtigen Club-Aktivitäten in-formieren. Die Area Director mindestens einmal pro Biennium zu einem offiziellen Be-such an ein Club-Geschäftsmeeting einladen und selbst als Gastgeberin fungieren oder ein Clubmitglied für diese Funktion delegieren.

i Der Area Director jährlich einen Jahresbericht unterbreiten. (Siehe Teil 3, Formulare). i Bei Area Meetings, Workshops, Distrikt-Konferenzen und Conventions teilnehmen. i Sicherstellen, dass die Club-Webseite einfache und direkte Informationen für potenzielle

Mitglieder und Preisträgerinnen enthält und die Adresse der ZI Webseite Headquarters gemeldet wird.

i Links zur ZI Webseite verwenden und sicherstellen, dass die Informationen nachgeführt sind und die aktuellen Richtlinien verwendet werden.

i Sicherstellen, dass der Club Delegierte und Vertreterinnen an Area Meetings sendet, und wenn nötig auch an Distrikt-Konferenzen. Eine Delegierte kann mehr als eine der Ge-samtstimmen, zu denen der Club berechtigt ist, vertreten.

i Sicherstellen, dass der Club Delegierte und Vertreterinnen für die Convention wählt und das Ausweis-Formular zur Registrierung (Credentials Registration Form) für Delegierte und Vertreterinnen für die Convention zum Fälligkeitsdatum ausgefüllt und versandt wird. Der Governor Bescheid geben, wenn eine Vollmacht (Proxy) benötigt wird.

i Sicherstellen, dass jedes Jahr per capita Gebühren mit der kompletten Mitgliederliste des Clubs zusammen mit den von ZI Headquarters verlangten Informationen und dem Club Officers Report bis zum 1. Juni gesandt werden. Das Formular für die Kontakt-Informationen der Amtsinhaberinnen muss Headquarters bis zum 1. Mai gesandt werden.

i Sicherstellen, dass der Club eine permanente Club-E-Mail-Adresse unterhält, die ZI Headquarters gemeldet wird und dass die Korrespondenz, die an diese E-Mail-Adresse gerichtet wurde, effizient behandelt wird.

i Sicherstellen, dass die Club-Satzungen angenommen und danach der Area Director be-richtet wird, dass der Club seine Satzungen periodisch überprüft hat.

DIE ROLLE UND VERANTWORTUNG DER DESIGNIERTEN PRÄSIDENTIN Von der designierten Club-Präsidentin (wenn in den Club-Satzungen als Vorstandsmitglied vorgesehen) wird erwartet, dass sie: i Die von der Präsidentin bestimmten Pflichten erfüllt i Bereit ist, das Amt als Präsidentin zu übernehmen. Vorbereitungen hierzu können sein:

das Wachstum des Clubs zu beurteilen, Planung für dynamische Programme und wir-kungsvolle Service-Projekte, Hilfe bei der Langzeit-Planung und Ernennen von Komitee-Vorsitzenden

i An Area-, Distrikt-Konferenzen und, wenn möglich, bei internationalen Conventions teilnimmt

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i Der Club-Präsidentin oder dem Vorstand so wie erforderlich Bericht erstattet und die nachfolgende designierte Präsidentin über die Verantwortung dieser Stellung informiert. Die Akten dieses Amtes und anderes relevantes Material der nachfolgenden designierten Präsidentin innerhalb angemessener Zeit nach Amtsbeginn übergeben.

DIE ROLLE UND VERANTWORTUNG DER VIZEPRÄSIDENTIN Bei zwei Vizepräsidentinnen im Club nimmt die erste Vizepräsidentin den höheren Rang ein. Die Verantwortung kann entsprechend aufgeteilt werden. Die Vizepräsidentin sollte: i Die Pflichten der Präsidentin während deren Abwesenheit übernehmen oder wenn diese

unabkömmlich ist. Dort wo eine Präsidentin ihre Tätigkeit vor Ablauf der Amtszeit ab-gibt, übernimmt die Vizepräsidentin das Amt der Präsidentin.

i Die von der Präsidentin und dem Club-Vorstand bestimmten Pflichten erfüllen und auch bei einem Komitee als Vorsitzende fungieren.

i Der Club-Präsidentin oder dem Vorstand so wie erforderlich Bericht erstatten und die nachfolgende Vizepräsidentin über die Verantwortung dieser Stellung informieren. Die Akten dieses Amtes und anderes relevantes Material der nachfolgenden Vizepräsidentin innerhalb angemessener Zeit nach Amtsbeginn übergeben.

DIE ROLLE UND VERANTWORTUNG DER SEKRETÄRIN Die Clubs können das Amt teilen und sowohl eine Protokoll- als auch eine Korrespondenz-Sekretärin wählen. Die Protokoll-Sekretärin soll: i An den Meetings des Clubs und des Club-Vorstands teilnehmen und alle Vorgänge und

die Diskussionen und Handlungen ohne persönliche Kommentare für die Akten als logi-sche Grundlage aufzeichnen (Protokoll).

i Folgende Dinge an alle Meetings mitnehmen: i Ein Exemplar der Traktandenliste, inkl. unerledigte Geschäfte früherer Meetings. i Protokolle der Club- und Vorstands-Meetings des Jahres, inkl. dem letzten Meeting. i Aufzeichnungen über die Vorgehensweise. Damit die Anträge, welche die Politik des

Clubs mitbestimmen, leicht nachgeschlagen werden können, wird empfohlen, dass der Club diese separat aufzeichnet und sie nach Themen unterteilt: Finanzen, Service, Komitees, PR etc. Entscheide, die spezifische Themen betreffen, werden mit Vermerk des Datums und des Entscheids an passender Stelle aufgezeichnet.

i Der Präsidentin den Entwurf für das Protokoll unterbreiten. Das Protokoll vorher und am

nächsten Meeting verteilen und Korrekturen notieren. i Vorgehen an Vorstandssitzungen, die dem Vorstand vorbehalten sind, festhalten, jedoch

den Clubmitgliedern nur eine Zusammenfassung der Vorstandsbeschlüsse liefern. i Folgende Akten aufbewahren (siehe Abschnitt 10: Archiv):

Protokolle der Meetings Verzeichnis der Anträge und Beschlüsse (siehe oben) Club-Newsletters Die Mitteilungen der ADs und die Governor's Newsletters Die Zeitschrift The Zontian

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i Der Club-Präsidentin/Vorstand wenn nötig Meldung erstatten und die nachfolgende Sek-retärin informieren. Die Akten und anderes relevantes Material der nächsten Sekretärin innerhalb angemessener Zeit nach Amtsende übergeben.

Anmerkung: Neue Clubs senden während mindestens eines Jahres nach ihrem Charter-Datum die Protokolle ihrer Club- und Vorstands-Meetings der SOM-Vorsitzenden (Sponsoring Organizing and Mentoring), der Area Director und der Distrikt Governor.

Wenn eine Korrespondenz-Sekretärin gewählt wird, könnte sie für Folgendes verant-wortlich sein. Sonst ist die Sekretärin (inkl. Protokoll) dafür verantwortlich: i Nachgeführte Mitglieder-, Vorstands- und Komitee-Listen und Papiere für geheime Wah-

len mit Stimmzetteln an alle Meetings mitbringen. i Sicherstellen, dass die bestehenden Mitglieder ihre Kontakt-Information via die ZI-

Webseite nachführen. Siehe auf der Zonta Webseite Member Resources/“Update Your Member Profile“. Headquarters laufend orientieren über neue Mitglieder-Kontaktadressen (Siehe "Member Report Form auf der Webseite unter Member Resour-ces/Forms). Mit der Kassenverantwortlichen oder Mitgliedschafts-Vorsitzenden des Clubs koordinieren. Club-Amtsinhaberinnen können auch Mitglieder-Informationen nachführen mittels den online dues tools unter Member Resources/Pay Dues Online.

i Die Anwesenheit aller Mitglieder bei Meetings notieren (wenn erforderlich) i Vor dem 1. Mai die Club "Officers Report Form" (siehe Teil 3) an ZI Headquarters, die

AD und die Governor senden. i Die Club-Korrespondenz führen, inkl. Mitteilungen, die von anderen Amtsinhaberinnen,

vom Vorstand oder Komitee-Vorsitzenden angegeben werden sowie Dankesbriefe an Gastredner.

i Sicherstellen, dass die AD und die Governor die Club-Newsletters erhalten. i Sicherstellen, dass die Club-Nummer bei allen Mitteilungen und Briefen an HQ aufge-

führt wird. i Die E-Mail-Box des Clubs betreuen (wenn nicht von der Präsidentin einem anderen Mit-

glied übertragen) um sicherzustellen, dass alle E-Mail-Anfragen innert angemessener Zeit beantwortet oder die von ZI Headquarters gesandten Informationen zur Kenntnis genommen werden.

i Der Club-Präsidentin/Vorstand wie nötig Bericht erstatten und die nachfolgende Sekretä-rin informieren. Die Akten und anderes relevantes Material der nächsten Sekretärin in-nerhalb angemessener Zeit nach Amtsbeginn übergeben.

DIE ROLLE UND VERANTWORTUNG DER KASSENVERANTWORTLICHEN Die Kassenführerin soll: i Die Gelder des Clubs gemäß angenommenem Budget verwalten. i Das jährliche (oder Biennium) Budget erstellen und präsentieren. i Präzise Aufzeichnungen aller Ein- und Ausgänge von Club-Geldern führen. i Die Club-Akten systematisch, entsprechend den Gepflogenheiten des betreffenden Landes aufbewahren. i Sicherstellen dass bei der Club-Bank genehmigte Unterschriften deponiert sind. i Dem Club und dem Vorstand so wie verlangt Finanzberichte unterbreiten und an der Jahresversammlung einen schriftlichen Rapport zur jährlichen finanziellen Situation des Clubs vorlegen. i Auf Verlangen der Mitglieder die Kassen- und Bankbücher vorlegen. i Alle akzeptierten Rechnungen gemäß dem angenommenen Budget bezahlen.

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i So früh wie möglich im Voraus jedem Mitglied eine Zahlungsaufforderung senden für die Clubgebühren, die am oder vor dem 1. April fällig sind, und bei rückständigen Ge-bühren Mahnungen senden.

i Systematisch vorgehen damit Gebühren für den Club, Gebühren für Zonta International, den Distrikt und die Area (wenn zutreffend) termingerecht überwiesen werden.

i Gebühren für wieder aufgenommene Mitglieder an Zonta International überweisen (das Member Report Formular benutzen, Teil 3).

i Die jährlichen per capita Gebühren an Zonta International per 1. Juni überweisen und eine aktuelle und komplette Mitgliederliste und die von ZI HQ verlangten Informationen beifügen (mit der Club-Sekretärin oder Mitgliedschafts-Vorsitzenden koordinieren).

i Die jährlichen per capita Gebühren für den Distrikt zum verlangten Datum bezahlen und i Die jährlichen Gebühren termingerecht an die Area bezahlen (wenn zutreffend). i Internationale-, Distrikt- und Area-Gebühren (wenn zutreffend) für Ehrenmitglieder, die

keine Clubgebühren bezahlen, überweisen. i Sicherstellen, dass Beiträge für die Zonta International Foundation prompt überwiesen

werden und dass die Zahlung an die korrekte Adresse erfolgt (die nicht identisch ist mit derjenigen für Club-Gebühren). Siehe Teil 3, Formulare.

i Mit dem lokalen Steueramt Kontakt aufnehmen. i Die Bücher am Ende des fiskalischen Jahres schließen und sie für die jährliche Revision

oder Überprüfung vorbereiten. Zusammenstellung oder Prüfung innerhalb von 30 Tagen durchführen. Die Revisorinnen aufbieten.

i An der Jahresversammlung den Abschluss vorlegen. i Einen Bericht für die Jahresversammlung vorbereiten. i Der Club-Präsidentin/Vorstand wie notwendig Bericht erstatten und die nachfolgende

Kassenführerin zu allen Tätigkeiten und Vorgehensweisen informieren. • Die Akten der nächsten Kassenführerin innerhalb von 45 Tagen nach Ende der Tätigkeit

übergeben. Club-Budget Die Clubgebühren sollten genügen für den Club-Betrieb und mit dem Budget übereinstim-men. Als Ex-officio-Mitglied des Finanzkomitees spielt die Kassenführerin eine wichtige Rolle bei diesen Entscheidungen. Es wird empfohlen, dass für den Club-Betrieb zwei Budgets erstellt werden, eines für den Club-Betrieb, ein zweites für die Service-Leistungen. Internationale Gebühren • Per capita Gebühren sollen jährlich für alle Mitglieder bis zum 1. Juni bezahlt werden, in

US Dollar gemäss Beschluss an der Convention, gemäss Mitgliederzahl per 1. Juni. Der Mitgliederbericht per 1. Juni soll der jährlichen Überweisung der Gebühren beigelegt werden. Neue Mitglieder, die zwischen dem 1. Juni und 30. November beitreten, bezah-len die volle Jahresgebühr. Mitglieder, die zwischen dem 1. Dezember und 31. Mai bei-treten, bezahlen die Hälfte der Jahresgebühr. Neue und wieder aufgenommene Mitglie-der bezahlen die vollen Gebühren vom 1. Juni bis zum 31. Mai. Der Zonta International Vorstand kann die Zahlung der per capita Gebühren anpassen und für die Bezahlung mehr Zeit einräumen.

i Neue, Charter- und wiederaufgenommene Mitglieder, die vom 1. Juni bis 30. November aufgenommen wurden, bezahlen volle per capita Jahresgebühren.

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i Für die Erneuerung und den Transfer von Mitgliedern sind keine Gebühren fällig. • Für die Bezahlung der Gebühren online siehe die Zonta Webseite unter Member Resources/Tools/Club Tools. Clubs mit ausstehenden Gebühren i Headquarters wird ausstehende Gebühren den zuständigen Governors, Präsidentinnen

und Kassenverantwortlichen der Clubs mahnen und anmerken, dass die Mitgliedschaft des Clubs aberkannt wird, wenn die ausstehenden Zahlungen nicht innerhalb von 45 Ta-gen nach dem Fälligkeitsdatum beglichen werden. Nach weiteren 45 Tagen wird Head-quarters den Governors, Präsidentinnen und Kassenverantwortlichen der Clubs mitteilen, dass die Mitgliedschaft des Clubs aberkannt wurde.

Mit einer Abstimmung mit zwei Drittel Mehrheit im Zonta international Vorstand kann ein solcher Club wieder aufgenommen werden, wenn die Beiträge, die zum Termin des Aus-schlusses fällig waren, zusammen mit den Gebühren für das laufende Jahr bezahlt werden. Die Membership-Manager wird den ZI Vorstand und die Distrikte informieren, wenn inter-nationale Gebühren nicht bezahlt wurden. FINANZBUCHHALTUNG UND VERANTWORTUNG Es gelten die unten beschriebenen Buchhaltung-Vorgehen gemäss dem allgemein anerkann-ten Standard in Ihrem Land. Bareinnahmen Notieren Sie alle Bareinnahmen indem Sie das monatliche Arbeitsblatt ausfüllen mit der zahlenden Person und dem Betrag. Verbuchen Sie den Betrag unter der entsprechenden Ka-tegorie. (Weshalb hat diese Person Ihnen das Geld gegeben?) • Addieren Sie die Betragskolonnen • Addieren Sie alle anderen Kolonnen • Rechnen Sie die Resultate aller anderen Kolonnen dazu. Dies sollte dem Total der Betragskolonne entsprechen. Kassenausgänge Für alle Ausgaben das monatliche Arbeitsblatt ausfüllen. Empfänger und Betrag festhalten und in der passenden Kategorie eintragen. (Weshalb wurde das Geld ausbezahlt?) - Total der Betragskolonne - Total aller anderen Kolonnen - Total aller anderen Kolonnen dazuzählen. Das Resultat sollte mit dem Total der Betragskolonne übereinstimmen. Bankauszug - Ausgleich 1. Den Saldo des Auszugs vermerken. 2. Zum Banksaldo alle noch nicht auf dem Auszug vermerkten Quittungen hinzufügen. 3. Den Betrag bezahlter aber nicht auf dem Auszug vermerkten Zahlungen abziehen. 4. Diverse Ein- oder Ausgänge (Zinsen oder Bankgebühren auf dem Bankauszug) suchen

und auf dem Monats- Eingangs- oder Ausgangsformular ausfüllen. 5. Dies ergibt den ausgeglichenen Bankauszug. Er sollte mit dem Betrag des geprüften

Ausgleichs gemäß Schritt 4 übereinstimmen.

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Geprüfter Bankausgleich 1. Den Anfangssaldo eintragen. 2. Das Total aus dem Monatsformular eintragen. 3. Den Totalbetrag gemäß monatlichem Ausgangsformular abziehen. 4. Ergibt den ausgeglichenen Bankauszug, sollte mit obigem Schritt 5 übereinstimmen. Abschluss 1. Den Anfangssaldo eintragen. 2. Das Einkommen (Kassenbelege) nach Kategorie eintragen und alle Eingänge zu-

sammenzählen. Dieses sollte dem Total der monatlichen Eingangsformulare entsprechen. 3. Die Ausgaben nach Kategorie eintragen, dann alle Ausgaben zusammenzählen. Dieses

Total sollte mit demjenigen des monatlichen Ausgangsformulars übereinstimmen. 4. Zum Anfangssaldo das Totaleinkommen dazuzählen und das Total der Ausgaben abzie-

hen. Dies ergibt den Abschluss-Saldo gemäß obigem ausgeglichenem Bankauszug. Formulare auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Forms/Sample Bookkeeping Worksheets. . VERSICHERUNGS- UND RISIKO-MANAGEMENT Alle Clubs sollten die Notwendigkeit verschiedener Versicherungsformen prüfen, auf der Basis der üblichen Geschäftspraktiken in jedem Land, der Art der Club-Aktivitäten, dem Risiko-Potenzial und anderen Faktoren und angemessene Vorkehrungen treffen. In einigen Ländern, sie z.B. in den USA und Kanada, wird eine allgemeine Haftpflichtversi-cherung verlangt. Zonta International hat deshalb eine solche Gruppen-Haftpflicht-Versicherung gemacht, die von den Clubs in den USA und Kanada und den entsprechenden Distrikten beansprucht werden kann. Bei den Gebühren wird eine zusätzliche Gebühr für diese Versicherung dazugeschlagen, jedoch nur für die USA und Kanada. Siehe auch die ZI-Webseite unter Member Resources/Tools/Club Tools zu laufenden Informationen über die Deckungsvorschriften.

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Abschnitt 3

Zonta Club-Komitees Inhalt

Obligatorische (Standing) Komitees Fakultative Komitees Ernennung zu Komitees Leitung und Planung Pflichten der Komitees der Komitee-Vorsitzenden der Komitee-Mitglieder Komitee Tätigkeitsbeschreibungen Mitgliedschafts-Komitee Service-Komitee Advocacy-Komitee

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ZONTA CLUB-KOMITEES BILDUNG Komitees werden zum guten Funktionieren des Clubs gebildet. Es wird empfohlen, dass jedes Mitglied aufgefordert wird, einem Komitee beizutreten, damit es sich mit Erfahrungen und Kenntnissen beteiligen kann. OBLIGATORISCHE KOMITEES Die Zonta International Satzungen schreiben vor, dass die Clubs folgende Komitees bilden: i Mitgliedschafts-Komitee i Service-Komitee i Advocacy Komitee FAKULTATIVE KOMITEES Der Club kann zum Erreichen seiner Ziele weitere Komitees bilden. Diese können sein: Programm-, Anwesenheits-, Stipendien-, Freundschafts-, Intercity Public Relations und Kommunikations-Komitee. Manche Clubs haben auch ein Fundraising-Komitee und ein Komitee für die Förderung von Führungskräften. ERNENNUNG ZU KOMITEES Alle Mitglieder 'in good standing' (Gebühren sind bezahlt, Bedingungen erfüllt), können als Komitee-Mitglieder oder Vorsitzende vorgeschlagen werden. i Die Präsidentin ist verantwortlich für die Ernennung von Vorsitzenden (und Mitglie-

dern, nach Gutdünken des Clubs); mit dem Einverständnis des Club-Vorstands. i Ein Komitee kann aus einer Person bestehen. Jedes Komitee kann Unterkomitees bil-

den. i Die Wiederernennung von Komitee-Vorsitzenden für weitere Amtszeiten ist freiwillig. i Vize-Komitee-Vorsitzende können ernannt werden, weil dies eine gute Gelegenheit ist

für ein Führungstraining und der Kontinuität dient. FÜHRUNG UND PLANUNG Die Club-Präsidentin und der Vorstand geben die Richtung an und machen den Komitees Vorschläge entsprechend den Zonta International Themen, Entscheidungen/Zielen, über die bei der letzten Convention und Distrikt-Konferenz beschlossen wurde sowie mit Informati-onen aus: i Der Programm-Ausgabe der Zeitschrift The Zontian i Dem aktuellen strategischen Plan von Zonta International. i Den Mitteilungen des internationalen Vorstands und der internationalen Komitee-

Vorsitzenden. i Den Mitteilungen von Headquarters, der Governor, Area Director, Distrikt-Komitee-

Vorsitzenden und Berichten der zurücktretenden Club-Vorsitzenden. i Dem strategischen Plan des Clubs. i Der ZONTA INTERTNATIONAL Webseite (http://www.zonta.org)

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VERANTWORTUNG DER KOMITEES Pflichten der Club-Komitee-Vorsitzenden i Zusammen mit der Club-Präsidentin und dem Vorstand die Ziele bestimmen und diese

nach den Zielen von Zonta ausrichten. i Dem Vorstand und dem Club regelmässig über Fortschritte berichten. i Der Distrikt-Komitee-Vorsitzenden so wie nötig berichten, mit Kopie an die Club-

Präsidentin. i Für die Komitee-Mitglieder und die Präsidentin regelmäßig Sitzungen planen, mit an-

gemessener Bekanntgabe der Details für die Komitee-Mitglieder und die Präsidentin; eine Tagesordnung vorbereiten.

i Jedem Komitee-Mitglied Verantwortung übertragen und jedes Mitglied motivieren Ideen und Vorschläge beizusteuern.

i Das Komitee-Budget nicht überschreiten. i Mit anderen Komitees und dem Vorstand zusammenarbeiten und einen Club-Kalender

mit Veranstaltungen und Meetings vorbereiten (siehe Abschnitt 7). Verantwortung der Komitee-Mitglieder i An den Komitee-Sitzungen und bei Komitee-Diskussionen und Entscheidungen teil-

nehmen. i Übertragene Aufgaben und Verantwortung annehmen. i Komitee-Projekte und Entscheidungen unterstützen. BESCHREIBUNG DER KOMITEE-AUFGABEN MITGLIEDSCHAFTS- KOMITEE Dieses Komitee ist für den Club und das Wachstum von Zonta International von entschei-dender Bedeutung. Verantwortung Rekrutierung, Verjüngung und Behalten der Mitglieder i Bestimmen kürzerer und längerer Ziele. Gemäß dem aktuellen strategischen Plan von

ZI und den Empfehlungen des internationalen Mitgliedschafts-Komitees. i Entwicklung eines Plans zur Rekrutierung von Mitgliedern und Aktivitäten um neue

Mitglieder zu finden. i Jedes Mitglied motivieren, das ganze Jahr hindurch potenzielle Mitglieder zu suchen.

Interessentinnen zu Club-Meetings und Veranstaltungen einladen und sie dem Mit-gliedschafts-Komitee zuweisen. Ehe Interessentinnen formell aufgefordert werden dem Club beizutreten, ist es empfehlenswert, dass sie an einer Informationssitzung über Zonta teilnehmen.

i Für jedes neue Mitglied eine Mentorin bestimmen und gemeinsam ein Programm ent-wickeln, die das neue Mitglied bi den Club-Aktivitäten involviert werden kann. Die Mentorin hilft dem Mitglied bei den Club-Aktivitäten, informiert über das Prozedere bei Zonta und motiviert das Mitglied, bei der Komitee-Arbeit mitzumachen und auch an Treffen auf Area- und Distrikt-Ebene teilzunehmen.

i Fortschritte des Komitees mindestens einmal pro Jahr bewerten. Sind die Ziele erreicht worden? Was hat funktioniert? Was muss geändert werden?

i Sich mit der Distrikt OMC-Vorsitzenden absprechen.

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Im Zonta International Marian de Forest Mitgliedschafts-Handbuch gibt es Informationen zum i Mitgliederwachstum i Wachstum bestehender Clubs i Gründung eines neuen Clubs Quellen Zonta International Webseite (www.zonta.org) i Member Resources/Manuals - Zonta International Marian de Forest Mitgliedschafts Manual i Member Resources/Tools/Membership Tools i Member Resources/Tools/Club Tools • Member Resources/Zonta Store – Zonta Prospekte i O&E Kit – (Organisations-Material von ZI Headquarters) - diese Unterlagen werden

gesandt, sobald die Governor bei Zonta International mit dem unterzeichneten Formular um Bewilligung nachgesucht hat, einen neuen Club zu gründen.

i Migliedschaft internationales und Distrikt-Komitee oder Lieutenant Governor Service-Komitee Empfiehlt Tätigkeiten gemäss den Zielen von Zonta International zur Verbesserung des Status der Frauen durch internationale Service-Projekte und unterstützt lokale Service-Projekte, die nach den Zonta International Zielen ausgerichtet sind. Verantwortung i Lokale Service-Projekte fördern, welche die Rechte der Frauen sowie die Gesundheit,

Ausbildung und wirtschaftliche Stellung verbessern und gegen die Gewalt an Frauen vorgehen und den Selbstachtung der Frauen verbessern.

i Programme von Zonta International und des Clubs und Veranstaltungen und Funktio-nen koordinieren, welche i Die Aufmerksamkeit auf Fragen zur Stellung der Frau lenken. i Bildung und Entwicklung für Frauen ermöglichen. i Projekte für lokale Projekte Stellung der Frauen, Programme für Preise und laufende

internationale Projekte bekannt machen und Gelder beschaffen, (es wird empfohlen,

ein Drittel der aufgebrachten Gelder an die von der Zonta International Foundation

finanzierten Service-Projekte zu bezahlen.)

In Betracht ziehen: i Unterstützung finanzieller oder rechtlicher Art anzubieten, um zu erreichen, dass

Gerechtigkeit, Grundrechte und die Menschenrechte gewahrt werden. i Club-Mitglieder über das was von Frauen erreicht wurde informieren und auch über

Aktivitäten lokaler Frauenorganisationen. i Für die Club-Mitglieder Programme zur Selbstentwicklung und Training anbieten,

die ihren rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, Bildungs-, Gesundheits- oder professionellen Status verbessern.

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Andere potenzielle Tätigkeitsgebiete Frauenrechte unter dem Gesetz, Frauen in Business-Führungspositionen, Gleichheit der Ausbildungs-Möglichkeiten, Frauen in der Politik, Gesundheit der Frauen, Frauenporträts in den Medien, Betreuung der Älteren, Frauen und Kredit. Vorgehen bei von Clubs durchgeführten Projekten ausserhalb ihres geografischen Gebiets

Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies (Übersetzung im Anhang) Zonta International Service Programm Ehemalige Projekte 1956-2012 Auf der Zonta International Webseite unter What We Do/International Programs/InternationalServiceProgram/Related Information Quellen i Zonta International Webseite (www.zonta.org) i Member Resources/Tools/Service Tools i What We Do/International Programs i ZI Foundation i Die Zeitschrift The Zontian und Headquarters Club-Mailings. i Die Vereinten Nationen und ihre Agenturen. i Entsprechende Distrikt-Vorsitzende des Service-Komitees i Berichte von Regierungsgruppen. i Die Resolutionen von der Zonta International Convention (wenn zutreffend). i Andere Materialien wie Zonta Stellungnahmen, Workshop-Unterlagen etc. Advocacy-Komitee Zur Verbesserung des Status der Frauen und der Menschenrechte der Frauen. Einstehen für die Gesetze und Haltungen, welche das Leben der Frauen auf Club-, Distrikt- und internationaler Ebene beeinflussen. Verantwortung i Aktive Beteiligung bei Advocacy-Tätigkeiten zur Verbesserung des Status der Frauen

auf lokaler Ebene i Für die Mitglieder Mittel entwickeln, damit sie in ihren Gemeinden wirksame Verfech-

terinnen sind. i Durch die Zonta International Webseite über erfolgreiche Resultate solcher Tätigkeiten

berichten unter What We Do/Local Service and Advocacy. i Service-Projekte durch Verlinkung der Resultate fördern, Informationen zum Status der

Frauen, dadurch Einstehen für die Rechte via Service betonen. i Eng zusammenarbeiten mit dem Distrikt Advocacy-Komitee und dem Club Service-

Komitee. i Mit anderen Organisationen kooperieren um die Leute zu unterrichten über legale, poli-

tische, wirtschaftliche, gesundheitliche und berufliche Angelegenheiten sowie zur Aus-bildung, welche das Leben der Frauen und Mädchen in ihren Gemeinden betreffen.

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Quellen Zonta International Webseite (www.zonta.org)

i Member Resources/Tools/Advocacy Tools i What We Do/Local Service and Advocacy

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Abschnitt 4

Club Nominierungs-Komitee und Club-Wahlen

Inhalt

Das Nominierungs-Komitee Wählen von Komitee-Mitgliedern Pflichten

Bestimmungen Wahlkampagnen Club-Wahlen

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DAS NOMINIERUNGS-KOMITEE DES CLUBS UND CLUB-WAHLEN

DAS NOMINIERUNGS--KOMITEE Für alle Clubs ist ein Nominierungs-Komitee erforderlich. Dieses sucht passende und quali-fizierte Kandidatinnen für die zu wählenden Ämter. Das Nominierungs-Komitee besteht aus mindestens drei Mitgliedern, die den Zonta Club und seine Mitglieder und die für jedes Amt im Club erforderlichen Qualifikationen kennen. Sie müssen potenzielle Kandidatinnen bestimmen und Nominierungen gemäß den Qualifi-kationen machen, die für jedes Amt am besten passen. Wahl der Mitglieder für das Nominierungs-Komitee i Die Wahl der Mitglieder für das Nominierungs-Komitee kann am Wahl-Meeting erfol-

gen, damit dem Nominierungs-Komitee ein ganzes Jahr zur Verfügung steht, um zu-künftige Amtsinhaberinnen zu bestimmen.

i Der Club-Vorstand besetzt die offenen Stellen im Nominierungs-Komitee. i Die Präsidentin ist kein Ex-officio-Mitglied dieses Komitees. i Vorstandsmitglieder des Clubs sollen nicht gleichzeitig Mitglieder des Komitees sein. Pflichten: i Club-Mitglieder motivieren, Kandidatinnen für die offenen Ämter zu nominieren (siehe

Vorschlag für ein Formular im Teil 3 Formulare). i Mit angehenden Kandidatinnen Kontakt aufnehmen, sie über die Pflichten des Amtes

informieren und ihr Einverständnis zur Nominierung einholen. i Nominierung eines oder mehreren damit einverstandenen, qualifizierten Mitgliedern für

alle an der jährlichen Wahl zu besetzenden offenen Stellungen. i Auf Club-Ebene können die Mitglieder des Nominierungs-Komitees für ein Amt nomi-

niert werden. Sie sollten dann, wenn ihre Nominierung in Betracht gezogen wird, den Raum verlassen, jedoch für die Wahl zurückkehren.

i Mindestens drei Mitglieder für das nächste Nominierungs-Komitee nominieren. i Die Liste des Vorstands und wenn nötig die Kandidatinnen für das Nominierungs-

Komitee vor dem Wahl-Meeting bekannt geben. i Diskussionen über zukünftige Kandidatinnen vertraulich behandeln. VORSCHRIFT FÜR WAHLKAMPAGNEN Erlaubte und nicht erlaubte Aktivitäten wenn Mitglieder zur Wahl aufgestellt sind Siehe auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies CLUB-WAHLEN i Die Wahlen für den Club-Vorstand sollen im Monat abgehalten werden, der in den

Club-Satzungen definiert wird. i Bei der Wahl können zusätzliche Nominierungen an Ort und Stelle gemacht werden

(from the floor), vorausgesetzt die Kandidatin ist qualifiziert und ist einverstanden. i Der Vorstand, und wenn gewünscht die Mitglieder des Nominierungs-Komitees, wer-

den mit Stimmzetteln gewählt, was auch per Post erfolgen kann.

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i Der Vorstand wird mit Stimmenmehrheit gewählt. i Das Nominierungs-Komitee wird mit relativer Stimmenmehrheit gewählt (zur Definiti-

on siehe Abschnitt 5). i Verfährt ein Club nach den parlamentarischen Regeln, wie z.B. den Robert's Rules of

Order Newly Revised, kann die gleiche Person in mehr als ein Amt gewählt werden, auch wenn die Wahl für alle Ämter gleichzeitig stattfindet. Ein Mitglied, das für mehr als ein Amt gewählt wird, kann das bevorzugte Amt auswählen. Für die unbesetzten Ämter wird nach Bekanntgabe der Resultate der ersten Wahl sofort eine zweite Wahl abgehalten.

i Die Präsidentin verlangt den Nominierungs-Komitee Bericht, der normalerweise durch die Vorsitzende vorgelesen und ihr übergeben wird. Die Präsidentin wiederholt die Namen der Kandidatinnen und fragt bei jedem Amt, ob es Kandidatinnen gibt, die sich erst jetzt an Ort und Stelle zur Verfügung stellen. Nachdem alle nominiert sind, erklärt die Präsidentin die Nominierungen als abgeschlossen.

i Gibt es nur eine Kandidatin für jedes Amt und erlauben es die Club-Satzungen, kann bei jedem Amt eine verbale Abstimmung erfolgen, wobei die Amtsinhaberinnen und das Nominierungs-Komitee gruppiert werden (fakultativ). Die Mitglieder können auch die ganze Wahlliste aufs Mal verbal annehmen.

i Die Präsidentin informiert die Mitglieder über das Vorgehen für entscheidende Stim-men, wiederholt die Kandidatinnenliste für jede Stellung und die erforderliche Stim-menzahl für die Wahl und erklärt die Abstimmung für eröffnet.

i Die Stimmenzählerinnen zählen und berichten unter Leitung der Vorsitzenden über den Wahlgang.

i Nachdem die Präsidentin sichergestellt hat, dass alle berechtigten Mitglieder, die wäh-len wollen, auch gewählt haben, erklärt sie die Wahlen für geschlossen und bittet die Stimmenzählerinnen, die Stimmen zu zählen.

i Erfolgt die Wahl mit Stimmzetteln, kann der geschäftliche Teil des Meetings weiterge-hen, während die Stimmenzählerinnen die Stimmzettel ausserhalb des Raums zählen.

i Nach erfolgter Zählung bereiten die Stimmenzählerinnen einen Bericht vor und ihre Vorsitzende informiert die Präsidentin über die Fertigstellung.

i Die Präsidentin ruft die Vorsitzende der Stimmenzählerinnen auf und verlangt den Be-richt mit der Anzahl der erhaltenen Stimmen für jede Kandidatin (siehe Beispiel):

Muster des Berichtes der Stimmenzählerinnen

Anzahl Stimmen für (Amt) 30 Notwendig für die Wahl 16 Kandidatin (Name) erhielt 19 Kandidatin (Name) erhielt 10 Kandidatin (Name) erhielt 1 Ungültige Stimmen 0 (Unterschriften der Stimmenzählerinnen)

i Der Bericht wird der Präsidentin unterbreitet, welche die Resultate für jede Stellung

nochmals liest und das Resultat für das betreffende Amt verkündet. i Hat eine Kandidatin die Mehrzahl der Stimmen erhalten, erklärt die Präsidentin die

Kandidatin als gewählt. Wenn keine Kandidatin eine Stimmenmehrzahl erhalten hat, erklärt die Präsidentin "keine Wahl".

i Bei der relativen Stimmenmehrheit erklärt die Präsidentin diese Kandidatin als gewählt, in absteigender Reihenfolge, die benötigte Anzahl Stimmen, und wer die höchste An-

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zahl erhielt. Der Bericht der Stimmenzählerinnen wird für alle Ämter vorgelesen, die Wahlen verkündet und die Präsidentin ordnet an, dass neue Stimmzettel für die "Ämter ohne Wahl" verteilt werden. Eine zweite Wahl erfolgt nach demselben Vorgehen.

i Der Bericht der Stimmenzählerinnen wird im Protokoll festgehalten, und die Präsiden-tin kann um das allgemeine Einverständnis zur Vernichtung der Stimmzettel am Schluss der Sitzung ersuchen. Andernfalls können die Stimmzettel während 3 Monaten aufbewahrt und dann vernichtet werden.

i Neu gewählte Mitglieder des Clubvorstands treten ihr Amt am 1. Juni an. Die Einset-zung kann vor oder nach diesem Datum erfolgen.

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Abschnitt 5

Zonta Meetings

Inhalt

Rechte und Verantwortung der Mitglieder und der Vorsitzenden Parlamentarisches Verfahren Führen der Club-Geschäfte Pflichten der Vorsitzenden Inhalt der Sitzungs-Protokolle Die Ausdrucksweise bei einem Meeting Wie man einen Antrag stellt Wesentliche Abstimmungs-Begriffe Allgemeine Protokoll-Richtlinien für Gäste bei Club-Aufgaben/Meetings

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ZONTA MEETINGS

RECHTE UND VERANTWORTUNG Zonta Meetings von Club und Vorstand finden normalerweise einmal im Monat statt. Ein MITGLIED hat das Recht und die Verpflichtung: i bei Meetings anwesend zu sein und aktiv teilzunehmen, i sich korrekt abzumelden, i die fundamentalen Begriffe des parlamentarischen Vorgehens zu verstehen (siehe Ab-

schnitt 12), i zu erwarten, dass Mitgliederrechte von der Vorsitzenden respektiert werden i Anträge zu stellen, i die wesentlichen Punkte zu diskutieren, i sich Klarheit zu verschaffen, i abzustimmen, i ein Amt anzunehmen, wenn qualifiziert i zu empfehlen, was zu tun und was zu ändern ist, damit Fortschritte erzielt werden, i alle Berichte schriftlich vorzulegen und der Sekretärin für die Akten abzugeben, i sicherzustellen, dass die Aufgaben zu Ende geführt werden. Die VORSITZENDE ist verantwortlich für die Leitung des Meetings; sie soll in effizien-ter, höflicher Art und Weise Ordnung wahren, indem sie die Teilnehmerinnen ersucht: i sich an die Satzungen (Statuten) und Regeln zu halten, i nach einer festgelegten Reihenfolge vorzugehen (Punkte der Tagesordnung), i parlamentarisches Vorgehen anzuwenden, i alle Anmerkungen an die Vorsitzende zu richten, i berechtigten Anordnungen Folge zu leisten, i andere nicht zu stören oder die Rednerin nicht zu unterbrechen, i den Willen der Mehrheit zu akzeptieren, i jederzeit den Anstand zu wahren. PARLAMENTARISCHES VERFAHREN i Das parlamentarische Verfahren besteht aus einer Anzahl fester Regeln zur Leitung von

Sitzungen mit Abstimmungsprozedere in einer Weise, die Gerechtigkeit und Ordnung fördern. Die Regeln dienen zum Schutz der Rechte der Einzelnen, der Minderheit, der Mehrheit, der Abwesenden und der Organisation.

i Die Robert's Rules of Order Newly Revised (Regeln für die Geschäftsordnung) gelten bei Zonta International als parlamentarische Amtsgewalt. Distrikte und Clubs sollen die in ihrem Land anerkannten parlamentarischen Regeln anwenden. Siehe Abschnitt 12, par-lamentarisches Verfahren.

i Ein Exemplar der parlamentarischen Regeln sollte bei Club Meetings zum Nachschlagen vorhanden sein.

i Eine Parlamentarierin kann bestimmt werden, um die Präsidentin oder andere Mitglieder auf Anfrage zu beraten. Die Präsidentin nimmt vom Rat Kenntnis aber trifft die endgülti-ge Entscheidung.

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FÜHREN DER CLUB-GESCHÄFTE Reihenfolge der Tagesordnung Die Tagesordnung (Traktanden) bestimmt den Ablauf der zu behandelnden Themen bei Meetings. Diese sollten von der Präsidentin und/oder Sekretärin im Voraus vorbereitet wer-den. Quorum i Das Quorum ist normalerweise in den Club-Satzungen festgelegt. Es handelt sich um die

Mindestzahl der abstimmenden Mitglieder, die für eine ordnungsgemäße Geschäftstrans-aktion anwesend sein müssen.

i Gibt es kein Quorum, wird das Geschäft, über das abgestimmt werden muss, vertagt. i In den Satzungen (Bylaws) von Zonta International wird vorgeschrieben, dass ein Quo rum für Club-Meetings mindestens ein Viertel der Mitglieder und für Club Vorstandssit-zungen die Mehrzahl der Vorstandsmitglieder betragen muss. Vorschlag für den Ablauf eines Meetings: i Das Meeting wird eröffnet, Begrüßung, i Die Tagesordnung wird angenommen. i Das Protokoll des vorangegangenen Meetings wird durchgesehen, allfällige Korrekturen

und Änderungen werden eingefügt. Bis zur Annahme gilt das Protokoll als Entwurf. i Korrespondenz, i Geschäfte, die sich aus dem Protokoll ergeben, oder vertagte Geschäfte, i Berichte des Vorstands, der Kassenführerin und der ständigen Komitees, i Neue Geschäfte auf der Tagesordnung, i Jegliche andere Geschäfte und allgemeine Diskussion, i Gastredner(in), i Bekanntgabe des nächsten Meetings (Datum), i Schluss des Meetings. Komitee-Berichte: Eine Empfehlung, die in einem Komitee-Bericht enthalten ist, kann am Schluss des Berich-tes zur Abstimmung gebracht werden. Geschäfte, die sich aus dem Protokoll oder vertagten Geschäften ergeben Vertagte Geschäfte werden gewöhnlich auf der Tagesordnung für die Behandlung aufge-führt. Normalerweise betrifft dies nur vertagte oder unvollständige Dinge aus dem letzten Meeting oder Dinge, die während des laufenden Meetings auf einen späteren Zeitpunkt ver-schoben werden Neue Geschäfte: Die Bekanntgabe von neuem, substanziellem Material ist gewöhnlich in der Tagesordnung enthalten. PFLICHTEN DER VORSITZENDEN i Die Tagesordnung für die Planung der Geschäfte rechtzeitig vorbereiten. Zeit für vertagte

Geschäfte offen lassen und mögliche parlamentarische Probleme voraussehen. i Das Meeting eröffnen, rechtzeitig beginnen.

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i Im Voraus feststellen, ob ein Quorum erreicht wird. Wenn nicht müssen Geschäfte, die eine Abstimmung erfordern, vertagt werden. Bei dringendem Handlungsbedarf muss das Vorgehen am nächsten Meeting von einem Quorum ratifiziert werden.

i Die Tagesordnung verteilen und um Annahme ersuchen. i Die Geschäfte in der richtigen Reihenfolge ankündigen. i Die Resultate der Abstimmung bekannt geben.

i Immer beide Seiten der Abstimmung berücksichtigen außer bei einer Höflichkeits-resolution, wo eine Ablehnung nicht nötig ist.

i Bekannt geben, welche Seite (Zustimmung oder Ablehnung) die meisten Stimmen er-halten hat.

i Den Antrag als angenommen oder verworfen erklären. i Die Folgen der Abstimmung bekannt geben (welche Maβnahmen getroffen werden

müssen). Wenn nötig die Durchführung verlangen. i Den nächsten Punkt der Tagesordnung ankündigen. i Die Debattierungs- und Anstandsregeln befolgen.

i Den Berechtigten das Wort erteilen. i Dabei die Teilnehmerinnen nach Möglichkeit identifizieren. i Die Diskussionen verfolgen. i Anmerkungen der Mitglieder sollen direkt an die Vorsitzende gerichtet werden. i Diskussionen auf die hängigen Fragen beschränken. Diskussionen müssen sich auf die

zur Debatte stehenden Anträge beziehen und relevant sein. i Beim parlamentarischen Verfahren gilt gegenüber allen das Gebot der Höflichkeit.

i Die Geschäfte zügig abwickeln

i Die Sitzung entsprechend der Geschäftsordnung und festgesetzten Zeitlimiten leiten. i Kontrolle behalten über den Verlauf der Sitzung. i Anträge mit den richtigen Worten unterstützen. Die Antragstellerin soll ihren Antrag

vollständig vorbringen. Bei Fragen zum Antrag soll die Antragstellerin zum Zweck und der Absicht befragt werden.

i Entscheiden zu Fragen der Geschäftsordnung

i Bestimmen ob der Punkt der Geschäftsordnung berechtigt und das Vorgehen bei der Sitzung korrekt ist.

i Im Zweifelsfalle die Parlamentarierin konsultieren oder das Urteil der Mitglieder ver-langen.

i Irgendwelche Mitglieder, zwei an der Zahl, können gegen den Entscheid der Vorsit-zenden Einspruch erheben.

i Fragen zum parlamentarischen Verfahren beantworten

i Eine parlamentarische Anfrage ist eine Frage an die Vorsitzende zu Auskünften über eine Angelegenheit des parlamentarischen Verfahrens.

i Eine Informations-Angelegenheit ist eine Anfrage an die Vorsitzende oder durch diese an ein anderes Mitglied, zu Informationen betreffend laufenden Geschäften. Die Vor-sitzende darf nicht gestatten, dass diese Einrichtung als Strategie zu weiteren Diskus-sionen über den Antrag missbraucht wird.

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INHALT DES PROTOKOLLS Die Sekretärin sollte Folgendes in den Sitzungsprotokollen festhalten: i Art des Meetings, Datum, Zeit, Ort, i Name der Organisation, i Namen der Vorsitzenden und der Sekretärin oder Namen von Ersatzpersonen, i Dass ein Quorum erreicht wurde, i Dass das letzte Protokoll vorgelesen und genehmigt, oder mit Korrekturen genehmigt

wurde, i Dass bestimmte Berichte vorgelegt wurden, inkl. der Namen der Verfasser, Maβnahmen,

die zum Bericht getroffen wurden, und Angaben zu den Akten, wo der Bericht gefunden werden kann.

i Name der Antragstellerin jedes Hauptantrages, inkl. jegliche Änderungen und ob der Antrag angenommen, verworfen, vertagt, an ein Komitee überwiesen oder anders be-handelt wurde.

i Anmerkungen zu Anträgen, die bei zukünftigen Meetings vorgetragen werden sollen • Jegliche Regeln, die das Vorgehen bei zukünftigen Meetings festlegen i Zeitpunkt der Vertagung/Schluss der Sitzung, i Unterschrift der Protokollführerin. DAS VORGEHEN UND DIE AUSDRUCKSWEISE BEI EINEM MEETING Zur Ordnung rufen Die Vorsitzende erhebt sich, schlägt einmal mit dem Hammer und sagt: "Wir beginnen un-sere Sitzung". Einführung Den Mitgliedern unbekannte Personen vorstellen. Unbekannte Personen einführen. Durchsehen und Genehmigen des Protokolls Die Vorsitzende sagt:

i "Die Sekretärin wird jetzt das Protokoll verlesen." (Pause für das Vorlesen.) i "Gibt es Korrekturen zum Protokoll?" (Pause.) i "Gibt es keine Korrekturen (oder keine weiteren Korrekturen), gilt das Protokoll als

angenommen so wie vorgelesen (oder angenommen so wie korrigiert)." Wurde das Protokoll verteilt, muss es nicht vorgelesen werden, es sei denn, ein Mitglied verlangt dies speziell. Die Vorsitzende kann dann sagen: "Das Protokoll der letzten Sitzung wurde in (Name der Publikation) abgedruckt oder wurde versandt mit der Einladung zum Meeting. Gibt es Korrekturen zum Protokoll so wie verteilt (oder so wie gesandt)?"

Berichte der Amtsinhaberinnen, Vorstand oder Komitees i Sekretärin und Kassenführerin: Die Vorsitzende sagt:

i "Die Berichte des Vorstands werden als nächsten Tagesordnungs-Punkt vorgelesen." i "Hat die Sekretärin einen Bericht zu Korrespondenzen?" (Maβnahmen zur Korrespon-

denz werden unter "neue Geschäfte" behandelt.) i "Kann die Kassenführerin ihren Bericht vorlesen?" i "Gibt es dazu Fragen?" (Pause) i "Der Bericht der Kassenführerin wird für die Buchprüfung abgelegt"

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i Weitere Amtsinhaberinnen und der Vorstand: Die Vorsitzende bittet die anderen Amtsinhaberinnen, ihre Berichte vorzulesen. i Die ständigen Komitees sollen Bericht erstatten, in der Reihenfolge, wie sie in den

Satzungen aufgeführt sind. i Die Vorsitzende gibt den Namen der Vorsitzenden des Komitees bekannt, gefolgt von

"Vorsitzende des ... Komitees wird zum Bericht aufgerufen". i Bei Unsicherheit kann die Vorsitzende fragen: "Hat das ... Komitee einen Bericht?" i Spezielle Komitees werden aufgefordert zu berichten, in der Reihenfolge, wie sie er-

nannt wurden oder alphabetisch. Es ist am besten, vor der Sitzung zu fragen, ob Be-richte anstehen. Die Vorsitzende sagt: "Als nächster Tagesordnungs-Punkt folgen die Berichte der speziellen Komitees."

Unerledigte Geschäfte Die Vorsitzende sollte wissen, ob es unerledigte Geschäfte gibt und sagen:

i "Bei den unerledigten Geschäften ist der erste Punkt...", oder i "Das nächste anstehende Geschäft ist..."

Neue Geschäfte Das ist Korrespondenz, wo die Mitglieder tätig werden müssen. Die Vorsitzende sagt:

i "Gibt es neue Geschäfte?" i "Gibt es weitere neue Geschäfte?"

Ankündigungen Eine Liste von Ankündigungen vorbereiten, die von der Vorsitzenden oder anderen bekannt gegeben werden. Programm Die Vorsitzende des Programm-Komitees stellt das Programm vor. Sie schließt wie folgt: "Frau Präsidentin, ich habe zum Programm nichts mehr zu sagen." Vertagung/Schluss der Sitzung Die Vorsitzende sagt: "Gibt es weitere Geschäfte?" (Pause). Ein Antrag auf Vertagung kann dann erfolgen.

Als Variante, um Zeit zu sparen, sagt die Vorsitzende: "Wenn kein Einwand erhoben wird, vertagen wir nun das Meeting." (Pause). • "Da es keinen Einwand gibt, ist das Meeting vertagt."

Die Vorsitzende schlägt dann einmal mit dem Hammer. WIE MAN EINEN ANTRAG STELLT Für eine vollständige Beschreibung siehe Abschnitt 12. Ein Antrag besteht aus:

i Bezug auf den Punkt der Tagesordnung i Die Worte „Ich beantrage“ gefolgt von der Aussage des Antrags i Der Hintergrund zum Antrag

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WESENTLICHE ABSTIMMUNGS-BEGRIFFE Stimmenmehrheit (Majority Vote) Über 50 % Zustimmung, d.h. mehr als die Hälfte der Stimmen,

die von den anwesenden Stimmberechtigten abgegeben wer-den.

Zweidrittelmehrheit (Two-Thirds Vote) Zumindest 2/3 Zustimmung der anwesenden Stimmberechtig-

ten. Relative Stimmenmehrheit (Plurality Vote) größte Anzahl von Stimmen für eine Kandidatin oder für einen

Vorschlag, wenn drei oder mehr Möglichkeiten offen stehen. Kandidatinnen oder der Vorschlag, der die meisten Stimmen erhält, hat die (notwendige) Mehrheit.

Einstimmigkeit (Unanimous Consent) Vorgehen ohne die Formalität der Abwicklung eines Antrages;

erfordert die Anwesenheit einer beschlussfähigen Mehrheit. Allgemeine Zustimmung (General Consent) es kann hiervon Gebrauch gemacht werden:

i Wenn keine Opposition gegen die Abwicklung von ge-schäftlichen Routineangelegenheiten oder bezüglich Fra-gen von geringer Bedeutung besteht.

i Bei Vertagung, wenn keine weiteren Angelegenheiten zu behandeln sind.

i Um die Protokolle zu berichtigen, wenn gegen die vorgese-henen Korrekturen kein Einwand erhoben wird.

i Für Änderungen, wenn es sich um einfache und offensicht-lich unbestrittene Änderungen handelt Wortlaut: "Wenn kein Einwand erhoben wird, ist der An-trag zu .......... angenommen". (Pause) "da kein Einwand zu hören ist ....... ".

Allgemeine Protokoll--Richtlinien für Gäste bei Club-Anlässen/Treffen Siehe auch das Protocol Manual (gemeint ist das Protokoll im Sinne diplomatischer Etiket-te, Rangordnung) – Member Resources/Manuals) Für eine(n) Gastredner(in) (und für besuchende Zontians, wenn zutreffend): i Erkundigen Sie sich rechtzeitig über die Höhe der Spesen oder Honorar. i Wenn keine Spesen und kein Honorar erwartet werden, überlegen Sie, dem (der) Vortra-

genden als Zeichen der Aufmerksamkeit ein Zonta-Geschenk zu übergeben. i Informieren Sie die (den) Vortragende(n) über die für den Vortrag vorgesehene Zeit. i Informieren Sie die (den) Vortragende(n) über die Art der Veranstaltung, deren Dauer

und über die angemessene Kleidung. i Schicken Sie der (dem) Vortragenden vor dem Treffen Informationsunterlagen zu Zonta. i Bieten Sie an, alle notwendigen Hotel-- und Reise-Arrangements zu übernehmen. i Informieren Sie sich rechtzeitig vor dem Anlass über das Thema des Vortrages und die

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persönlichen Daten der (des) Vortragenden, um sie (ihn) entsprechend vorstellen zu kön-nen.

i Liefern Sie Informationen für allfällige Medien--Interviews. i Beauftragen Sie ein Mitglied, sich während des Anlasses um den Gast zu kümmern. i Es ist ein Akt der Höflichkeit, der (dem) Vortragenden Ausschnitte über die Bericht-

erstattung durch die Medien zu senden.

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Abschnitt 6

Zonta-Kommunikation Inhalt

Mitteilungen von ZI Headquarters an die Distrikte, Clubs und Mitglieder Mitteilungen von Mitgliedern, Clubs und Distrikten Kommunikation innerhalb des Distrikts Club-Kommunikation Elektronische Mitteilungen Komitees Rundschreiben Verfahren für elektronische Kommunikation • Networking Verfahren und Richtlinien • E-Mail-Verfahren • Blogging und Social Networking • Verfahren für Zonta Club- und Distrikt-Webseiten Club-Webseiten Verfahren zur Verwendung von Mitglieder-Information ZI Webseiten, Angaben zur Mitglieder-Information und Networking

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ZONTA KOMMUNIKATION

ZONTA INTERNATIONAL ORGANIZATION AND COMMUNICATION Bitte berücksichtigen Sie die untenstehende Reihenfolge, wenn Sie Zonta-Führungsmitglieder kontaktieren: Club Mitglied → Club Präsidentin → Area Director → Governor → Vorstands-Liaison → Internationaler Vorstand → Internationale Präsidentin Zonta-Mitglieder erhalten Informationen zu Zonta direkt via Club- und Area-Meetings, Distrikt-Konferenzen, Club-, Area- und/oder Distrikt-Newsletters, Club- und Distrikt-Webseiten, die internationale Convention, die Zeitschrift The Zontian, Zonta International E-Newsletter, Social Media Tools und die Zonta International Webseite. ZI HEADQUARTERS KOMMUNIKATION AN DISTRIKTE CLUBS UND MITGLIEDER Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/Contact Zonta Direkte Mailings von ZI Headquarters an die Club-Präsidentinnen Die meisten Informationen werden den Clubs via E-Mail zugestellt und der Club wird für vollständige Informationen auf die Webseite verwiesen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass jeder Club ZI Headquarters die permanente Club E-Mail-Adresse bekannt gibt. Alle neuen Clubs sollen bei der Gründung eine permanente Club-E-Mail-Adresse einrichten. Es gibt jährlich ein oder zwei Mailings von ZI Headquarters. Darin enthalten sind: • Governing Documents – einmal pro Biennium • ZI Headquarters Begleitmitteilung mit wichtigen Informationen an die Clubs • Geprüfte Finanzberichte von ZI und ZIF • Angelegenheiten, über die an der Convention abgestimmt wird (in geraden Jahren) • Verschiedene Unterlagen, die zum Zeitpunkt des Versands aktuell sind Direktversand an alle Zontians Die Zeitschrift The Zontian erscheint halbjährlich mit Beiträgen zu Zonta International und seiner Foundation, Details zu Zonta-Programmen und Aktivitäten auf internationaler, Dis-trikt-, Area- und Club-Ebene. Die Abonnementsgebühr ist in den jährlichen Gebührenzah-lungen an Zonta International enthalten. Mitglieder, die keine Druckversion erhalten möchten, können die Zeitschrift in digitaler Form auf der ZI Webseite lesen. Diese Mitglieder werden jeweils per E-Mail avisiert, wenn eine neue Ausgabe der Zeitschrift online erhältlich ist. Zum Streichen der Adresse für die gedruckte Version sollten die Mitglieder eine Bitte mit ihrem Namen, Club und gewünsch-ter E-Mail-Adresse senden an pr@zonta.org.

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KOMMUNIKATIONEN VON MITGLIEDERN, CLUBS UND DISTRIKTEN Mitteilungen zwischen den Distrikten und dem internationalen Zonta-Vorstand erfolgen durch eine so genannte Vorstands-Liaison. Diese ist Mitglied des Vorstands und wird von der internationalen Zonta-Präsidentin ernannt. Fragen, Ideen und Vorschläge gehen via die Liaison von den Mitgliedern durch die Club-Präsidentin, Area Direktor, Distrikt-Governor an den internationalen Vorstand. Meistens werden Fragen bereits auf einer der ersten Kom-munikations-Stufen beantwortet. KOMMUNIKATION INNERHALB DES DISTRIKTS Folgende Mitteilungen werden innerhalb des Distrikts an jeden Club gesandt: Governor's Newsletter Drei oder vier pro Jahr sind die Norm und sollten enthalten i Informationen von ZI Headquarters, dem internat. Zonta-Vorstand und den Komitees, i Informationen vom Distrikt-Vorstand, den Komitees und anderen, i Informationen zu Distrikt-Konferenzen und anderen Highlights, Aktivitäten und Belan-

gen von Interesse. Area Director's Newsletter Drei oder vier pro Jahr sind die Norm und sollten enthalten i Informationen zu Distrikt-Vorstandstreffen und Area Meetings. i Informationen zu Programmen und dem was die Clubs erreicht haben sowie betreffend Club-Administration/Training. CLUB-MITTEILUNGEN Club-Newsletter Derartige Mitteilungen sollten regelmäßig an alle Club-Mitglieder versandt werden sowie an die Area Director, Distrikt-Governor, Distrikt-Vorsitzende und andere, so wie vom Club beschlossen. Sie sollten enthalten: i Informationen vergangener, laufender und kommender Club-Anlässe/Aktivitäten, i Projekt-Informationen, i Von Mitgliedern geschriebene Artikel, i Spezielle Artikel/Informationen aus anderen Zonta-Publikationen, i Übersetzte Informationen aus anderen Zonta-Quellen, wie z.B. der Zontian, wo die Spra-

che ein Hindernis sein kann (wenn die Information in den Governor’s Newsletters nicht wiederholt wird),

i Mitglieder-Biografien, i Neue Mitglieder werden willkommen geheißen. Club-Agenda Der Club kann ein Jahresprogramm erstellen und publizieren, einen Plan zu den Veranstal-tungen und Aktivitäten für jeden Monat (siehe Abschnitt 7).

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ELEKTRONISCHE MITTEILUNGEN Im Allgemeinen sind die Ankündigungen per E-Mail oder mit den Webseiten-Publikationen ausreichend für Mitglieder, ausser die Club-Satzungen schreiben vor, dass eine Mitteilung rückbestätigt werden muss. Jedem Club (und Distrikt) steht es frei, das Ausmass der An-wendung elektronischer Kommunikation im Club (oder Distrikt) festzulegen, damit an-nehmbare Methoden bestimmt werden, unter Berücksichtigung von Kosten und Zeit. KOMITEES Diese können Aktivitäten im Jahresprogramm veröffentlichen und wie folgt berichten: i Die Vorsitzende eines Club-Komitees berichtet der Vorsitzenden des Distrikt-Komitees

mit Kopie an die Club-Präsidentin. i Die Vorsitzende des Distrikt-Komitees berichtet der internationalen Komitee-Vorsitzen-

den (ICC) und der Governor. i Die Governor und die ICC berichten beide dem internationalen Vorstand, durch ihre

Vorstands-Liaison. i Der Vorstand berichtet via die Vorstands-Liaison den ICCs über Aktivitäten in allen Dis-

trikten. RUNDSCHREIBEN Die internationalen Zonta-Satzungen (Statuten) und Verfahrensregeln (in den Satzungen publiziert) enthalten Bestimmungen betreffend Verbreitung von organisatorischen Informa-tionen. i Mitgliederlisten (Club-Listen, Zonta International Adressverzeichnisse, Distrikt-Adress-

verzeichnisse oder andere Listen mit Mitglieder-, E-Mail-Adressen und/oder Telekom-munikations-Nummern) dürfen Nicht-Zontians nicht zur Verfügung gestellt werden, und Zontians dürfen diese weder für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen noch für persönliche, finanzielle oder politische Zwecke verwenden.

i Zontians dürfen Mitgliederlisten nicht für Lobbying-Zwecke bei anderen Zontians ver-wenden, weder für Wahlvorschläge noch für Kandidatinnen, die für ein Amt bei interna-tionalen Conventions kandidieren, noch bei Distrikt-Konferenzen oder anderen Zonta-Meetings.

i Mitgliederlisten dürfen anderen Organisationen nur mit dem Einverständnis des interna-tionalen Vorstands und dem Distrikt-Vorstand und in Übereinstimmung mit lokalen Ge-setzen zur Verfügung gestellt werden.

• Ausser wie oben erwähnt, sind Zontians aufgefordert, sich untereinander zu Geschäfts- oder anderen Zwecken zu vernetzen.

ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATIONS-RICHTLINIEN • Networking Verfahren und Richtlinien • E-Mail Richtlinien • Blogging und Social Networking Verfahren • Verfahren für Zonta Club- und Distrikt-Webseiten Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies

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CLUB WEBSEITEN Jeder Club wird aufgefordert, eine Web-Präsenz zu schaffen (entweder mit seiner eigenen Webseite oder einer Seite beim Distrikt oder der Area). Bei neuen Zonta Clubs wird emp-fohlen, dass bei der Gründung eine passende Webseite und E-Mail-Adressen eingerichtet werden. Club-Webseiten sollten mit Informationen von der Distrikt-Webseite koordiniert sein. Club-Webseiten sollten keine Informationen von der ZI Webseite kopieren, sondern einen Link zur ZI-Webseite einrichten. Club-Webseiten sollten leicht zugängliche Informa-tionen und Kontakte für Anfragen von potenziellen Mitgliedern und Anwärterinnen für Preise enthalten. ZI WEBSEITEN-INFORMATIONEN FÜR MITGLIEDER UND NETWORKING Clubs suchen Zweck: Besucher der Webseite sollen einen Zonta Club finden können; dies kann der am nächsten liegende Club sein oder ein bestimmter Club. Diese Funktion dient vor allem für: i Potenzielle Zonta Club Mitglieder i Bewerberinnen für das Jane M. Klausman Women in Business Stipendium. i Bewerberinnen für den Young Women in Public Affairs Preis. Zugang für: Alle Webseiten-Besucher Funktionen Die Suche kann erfolgen i nach Land i nach Land und wenn zutreffend nach Staat/Provinz i nach Distrikt i nach Distrikt und nach Club oder Stadt-Name Anmerkungen: Diese Funktion ist nur nützlich insoweit Zonta Clubs an Headquarters funktionierende E-Mail-Adressen und Webseiten URLs mitteilen, und nur insoweit diese E-Mail-Adressen regelmässig aufgerufen werden und innerhalb angemessener Zeit beantwortet werden und insoweit Webseiten zeitgemässe, präzise und relevante Informationen enthalten. Mitglieder-Adressverzeichnis Dieses Adressverzeichnis soll individuellen Zonta Club Mitgliedern einen aktuellen und professionellen Networking-Nutzen vermitteln. Das online Adressverzeichnis ist für Kon-takt-Informationen und das internationale Adressverzeichnis dient zum Suchen der Füh-rungskräfte auf Club- und Distrikte. Zugang für: Auf der Webseite registrierte Zonta Club Mitglieder. Der Zugang zu diesem „Members-only“ Nutzen steht auf der Webseite unter Member Resources/Directory. Alle Mitglieder sind automatisch in diesem Verzeichnis eingetragen, wenn nicht anders angeordnet. Diese Dienstleistung ist inbegriffen in den internationalen Mitgliedergebühren. Die Mitglieder entscheiden, welche Kontaktinformationen sie nutzen wollen.

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Funktionen: Die Suche kann erfolgen nach: i Name, Vor- oder Nachname i Stadt, Staat, Postleitzahl und/oder Land i Zonta Club • Distrikt i Klassifikation (Club Namen und Klassifikationen müssen nicht präzise sein; die Suche funktioniert mit „enthält“ oder „beginnt mit“. Die Klassifikation ist „equals“). Anmerkungen: Diese Funktion ist nur nützlich insoweit Mitglieder sich eintragen und einverstanden sind, dass Kontaktinformationen erhältlich sind. Führungskräfte haben Zugang zu Mitgliederdaten und summarischen Listen Zweck: Diese Funktion dient ausgewählten leitenden Zontians mit zwei grundlegenden Berichtme-thoden. Diese vermitteln limitierte Informationen für spezifische Zwecke und sind nicht dazu da, alle nur möglichen Mitgliedschaftsberichte durch Zontas offline Mitgliedschafts-Datenbank allen zugänglich zu machen. Zugang für: Governors, Lt. Governors und Distrikt-Treasurers haben Zugang zu dieser Funktion für den entsprechenden Distrikt, nach Erhalt der unterzeichneten Annahme der Zonta International Vorschriften zur Verwendung von Mitglieder-Information durch führende Zontians. Club Präsidentinnen und Club Kassenverantwortliche haben Zugang zu dieser Funktion für ihren eigenen Club, nach Erhalt der unterzeichneten Annahme der Zonta International Vor-schriften zur Verwendung von Mitglieder-Information durch führende Zontians. Zonta International Verfahren für die Verwendung der Mitgliederinformationen durch Zonta Führungskräfte. Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies

Funktionen: Die ausgewählten Zonta-Führungskräfte mit Zugang zu diesen Berichten finden einen „Se-cure Leadership Access“-Link unter Member Resources. Links generieren den verlangten Bericht, Mitgliederdaten oder summarische Listen. Anmerkung: Individuelle Mitglieder sind enthalten in diesen Berichten, wenn sie die Gebühren bezahlt haben und in den Mitgliederdaten aufgeführt sind. Diese Berichte ersetzen aber nicht die Erneuerungs-Anweisungen für die Mitglieder-Gebühren. Ändert ein Mitglied seine An-gaben durch das „Update Your Member Profile“ auf der Webseite werden die Änderungen während mehreren Stunden noch nicht erscheinen bei den Mitgliederdaten oder den summa-rischen Listen.

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Abschnitt 7

Club-Agenda Muster eines Jahresprogrmams siehe im Anhang Spezielle Tage der Vereinten Nationen und andere Daten

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AUSGEWÄHLTE UNO-TAGE UND ANDERE BEDEUTENDE DATEN September Dritter Dienstag – internationaler Friedenstag. Eröffnungstag für die normalen Sessionen der UNO-Vollversammlung 5. Internationaler Tag der Wohltätigkeit (Charity) 8. Weltalphabetisierungstag (UNESCO) 21. Internationaler Friedenstag Oktober 11. Internationaler Tag der Mädchen 24. Tag der Vereinten Nationen November 25. Internationaler Tag für die Eliminierung der Gewalt gegen Frauen 25. November – 10. Dezember – 16 Tage Aktivitäten gegen geschlechtsbezogene Gewalt Dezember 5. Internationaler Tag der Freiwilligen 10. Menschenrechtstag Januar 11. Amelia Earhart Tag März 8. Internationaler Tag der Frau und Zonta Rosentag April 7. Weltgesundheitstag

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Abschnitt 8

Zonta International Biennium-Conventions

Inhalt

Der Zweck der Conventions Distrikt-Convention Liaison Satzungen (Bylaws) betreffend die Conventions Veranstaltungs-Kalender Die Aufgabe der Convention Pflichten betreffend die Convention Pflichten der Delegierten und Proxies Jahre und Orte der Conventions

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ZONTA INTERNATIONAL BIENNIUM-CONVENTIONS

ZWECK DER CONVENTIONS Zonta International Conventions sind wichtig für unsere Organisation. Eine Convention ist die höchste Entscheidungs-Stufe von Zonta International und dient zur: • Präsentation eines informativen, motivierenden und aufklärenden Programms. • Bestimmung der organisatorischen Politik. • Wahl des Zonta International Vorstands, der Direktorinnen und Mitglieder des Zonta

International Nominierungs-Komitees. • Präsentation von Berichten zu dem, was bei den Zonta-Zielen erreicht wurde. • Abstimmung über vorgeschlagene Satzungs-Änderungen, Gebühren, Resolutionen und Ziele, zur Mitgliedschaft, den Programmen (inbegriffen die internationalen Service- Projekte) und den Beiträgen. • Einführung in das Programm und die Aktivitäten für die nächsten beiden Jahre. Conventions sind auch eine einmalige Gelegenheit für alle Zontians, mehr über die Organi-sation zu erfahren, ihre Stimme wird angehört, sie können sich mit anderen Zontians vernet-zen und internationale Zonta-Freundschaften bilden. Jedes Mitglied kann teilnehmen. Con-vention-Material mit Registrierungs-Unterlagen, Hotel, Fahrt, Ausflügen und Programm-Informationen werden mindestens sechs Monate vor jeder Convention verteilt. DISTRIKT CONVENTION LIAISON Governors werden gebeten, eine Distrikt Convention-Liaison zu bestimmen, die Informati-onen zum Konzept und Details zur Convention weitergibt und alle Mitglieder motiviert, teilzunehmen. Jeder Distrikt erhält ein Convention Promotions-Video. SATZUNGEN BETREFFEND DIE CONVENTION siehe ZI Bylaws Artikel X VERANSTALTUNGS-KALENDER in geraden Jahren: • Im März oder April ernennt eine oder mehrere Delegierte und Vertreterinnen für die

Biennium-Convention. • Die Club-Präsidentin unterzeichnet die Ausweis-Formulare (Credentials) oder Proxy

(wenn kein Mitglied teilnehmen kann) - oder füllt sie online aus. Instruktionen und elekt-ronische Formulare gehen in den geraden Jahren an die Clubs. Es ist unbedingt not-wendig, dass die Clubs den Termin für die Eingabe einhalten.

DIE AUFGABE DER CONVENTION • Bericht der ZI Präsidentin, der ZI Finanzvorsitzenden oder Schatzmeisterin, ausgewähl-

ter internationaler Komitees und der Executive Director. • Vorgeschlagene Änderungen in den Zonta International Satzungen. • Vorstellung der Kandidatinnen und wählen des internationalen Vorstands und des inter-

nationalen Nominierungs-Komitees. • Bericht der ZIF-Präsidentin, der ZIF-Schatzmeisterin/Finanzvorsitzenden, Anerkennung

spezieller Donatoren. • Präsentation der Programme und der ausgewählten Preisträgerinnen. • Präsentation der internationalen Service-Projekte aus dem laufenden Biennium und der

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neuen vorgeschlagenen Service-Projekte und Zielen für das nächste Biennium. • Weitere Aktivitäten sind normalerweise: First Timers‘ Meeting, Orientierung für die De-

legierten, offenes Forum, Workshops, Treffen der Kandidatinnen, Memorial Service, Mittagessen, Nachtessen und ein Empfang für spezielle Foundation Donatorinnen, Aus-flüge.

VERANTWORTUNG BETREFFEND DIE CONVENTION • Clubs: Wählen und entsenden einer oder mehrerer Delegierten und Vertreterinnen (abhängig von der Anzahl Mitglieder im Club) und Meldung der Delegierten (oder Pro-

xy) an Headquarters bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum in geraden Jahren. • Delegierte: Bereiten sich vor zu den Themen, kommen zu allen Sitzungen und machen

einen Bericht an ihre Clubs. • Vertreterinnen: Helfen den Delegierten vor, während und nach der Convention, inkl. Teilnahme bei den Sitzungen, machen Notizen, vertreten wenn nötig die Delegierte. • Proxies: Siehe unten stehende Pflichten für Delegierte und Mitnahme von Proxies PFLICHTEN FÜR DELEGIERTE UND MITNAHME VON PROXIES (VOLLMACHTEN) • Delegierte – Vor der Convention soll mit dem Club-Vorstand und den Club-

Mitgliedern über die Geschäfte, die bei der Convention anstehen, beraten werden (z.B. mögliche Fragen, Satzungen, Workshops, Distrikt-Meetings)

• Proxies - Jeder Club, der nicht in der Lage ist, eine Delegierte an die Convention zu sen-den, kann sich mittels Proxy (Vollmacht) vertreten lassen. Mit einer Proxy ermächtigt der eine Club die Delegierte eines anderen Clubs für den abwesenden Club zu wählen. Wenn der Club durch Proxy vertreten ist:

• Der Club kann die Proxy-Trägerin nicht instruieren, wie sie zu wählen hat aber er kann die Ansichten der Club-Mitglieder zu den Themen mitteilen, vorausgesetzt, dass an der Convention keine neuen Informationen präsentiert werden, die einen endgültigen Ent-scheid beeinflussen.

• Die Übergabe eines Proxy ist ein Vertrauensbeweis, dass im besten Interesse des Clubs gewählt wird.

• Bei manchen Distrikten ist es Usus oder sie haben Vorschriften in den Distrikt-Regeln, die Auslagen der Proxy-Trägerinnen finanziell zu subventionieren.

• Mitnehmen an die Convention:

• gültige Satzungen und Änderungsvorschläge. • Biografien der Kandidatinnen.

• Geplantes Convention-Programm (s. Webseite unter Member Resources/Convention). • Kopie des Credentials Registrierungs-Formulares • Kopie des Credentials Registrierungs-Formulars/Bestätigung

• Bestätigung der Registrierung und Hotel-Reservation. • Korrespondenz die Convention betreffend.

• Bei Ankunft am Ort der Convention sich zum Registrierungs- und auch zum Credentials-Schalter begeben, wo folgendes Ma-

terial abgegeben wird: • Beim Registrierungs-Schalter: Das endgültige Programm, die Gutscheine für die Ver-

anstaltungen, ein Abzeichen mit Name und Club-Name, andere Informationen, Tou-risten-Information.

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• Am Credentials-Schalter, (gilt auch für die Vertreterinnen): Delegierten- oder Vertre-terinnen-Kennzeichen, Proxy-Kennzeichen (wenn ein anderer Club vertreten wird), bestätigte Stimmausweise und/oder Gerät für die elektronische Stimmabgabe.

• Während der Convention sollen Delegierte und Vertreterinnen:

• Bei allen Sitzungen teilnehmen. Delegierte sollen an die Diskussionen vor der Con-vention denken, jedoch neue Informationen, die während der Konferenz abgegeben werden, vor den Abstimmungen ebenfalls berücksichtigen.

• Die Kandidatinnen für das nächste Biennium treffen und bei den Wahlen teilnehmen. • Die entsprechenden Kennzeichen bei den Sitzungen tragen.

• Während der ganzen Dauer der Convention das Abzeichen tragen. • Wenn die Delegierte weggeht, der Vertreterin die Delegierten-Kennzeichen und Stimmausweis/elektronisches Gerät für die Stimmabgabe aushändigen.

• Nach der Convention sollen die Delegierte und die Vertreterin:

• Am ersten Club-Meeting einen mündlichen Bericht machen zu den Wahlen, zu Ent-scheidungen, Service-Projekten, Biennium-Zielen, Workshops und Unterhaltung. (Es wird empfohlen, dass jedes Mitglied mit dem Club-Newsletter einen Bericht erhält worin die wichtigsten Veranstaltungen und Entscheidungen beschrieben sind).

• Dem Club Berichte, Informationen und gesammelte Unterlagen mitbringen. • Ankündigen, dass auf der Webseite, den Social Medias und im The Zontian die Mit-

glieder über die Convention und Biennium-Neuigkeiten informiert werden.

JAHRE UND ORTE DER CONVENTIONS Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Conventions

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Abschnitt 9

Zonta Archive Inhalt

Hintergrund Club-Archivarin Richtlinien zum Aufbewahren und Vernichten Plan für das Aufbewahren und das Entsorgen von Unterlagen

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ZONTA ARCHIVE HINTERGRUND Ein spezieller Ausschuss für Archive wurde 1994 gebildet um ein Vorgehen festzulegen, das von allen Clubs und Distrikten zu befolgen ist. Das Ziel des Komitees ist: • Sammeln von Informationen über Material, das bereits existiert. • Ein Vorgehen für ein Archivprogramm zu bestimmen • Archivarinnen beim Entscheid zu unterstützen, was archivierungswürdig ist. Im Club ist es nie zu früh zu beginnen mit: • Zusammentragen, was gefunden werden kann. • Unterlagen nach Archivierungswürdigkeit sortieren. • Sortieren und auflisten für einfachen Zugriff. • An sicherem und gut zugänglichem Verwahrungsort deponieren. Die Begründung ist zweifach: • Für administrative Zwecke • Als historische Quelle Die Unterlagen bilden das Informationsmaterial für zukünftige Amtsinhaberinnen, die sich daraus Informationen holen können, was bisher geschah, wie Dinge in der Vergangenheit behandelt und Tatsachen geschaffen wurden sowie rechtliche und andere Akten. Unterlagen über die Vergangenheit geben nicht nur Aufschluss über die befolgten Maßnahmen, sie zei-gen auch den Hintergrund und warum so vorgegangen wurde. Unterlagen sind das Rohmaterial für die Geschichte, aber eine geschriebene Geschichte darf nie die Basisunterlagen verdrängen. Diese enthalten den Beweis, der für manche andere Zwecke benötigt werden kann. Archivierte Daten sollten also nicht vernichtet werden, nur weil die Geschichte bereits geschrieben ist. Club Archivarin Es wird empfohlen, dass jeder Club (und Distrikt) eine offizielle Archivarin oder Komitee ernennt und ein Archivierungsprogramm wie folgt beginnt: • Ernennen einer Club-Archivarin mit voller Verantwortung für alle Unterlagen. Sie sollte

sicherstellen, dass die Amtsinhaberinnen geeignete Unterlagen aufbewahren. • Erstellen eines Unterlagen-Verwaltungsschemas, inkl. Aufbewahrungszeitraum und Ver-

nichtungsrichtlinien, woraus hervorgeht, welche Unterlagen geschaffen werden sollten, die Verfügbarkeit im laufenden System, und wann Unterlagen vernichtet oder archiviert werden sollen. Unten stehend finden Sie eine entsprechende Aufstellung

• Anhand dieser Aufstellung sollte die Archivarin feststellen, was außer den laufenden Unterlagen bei Clubs oder Einzelpersonen vorhanden ist.

• Die Archivarin sollte daraufhin nur das wichtige Material behalten. • Am Ende jedes Bienniums oder Amtszeit sollte die Archivarin sicherstellen, dass alle Unterlagen sortiert und registriert sind. Die Unterlagen sind dann zu verwahren, in Archive zu transferieren oder zu entsorgen.

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• Die Archivarin kann Kontakt aufnehmen zu Archivierungsorten, Bibliotheken, oder an-deren Institutionen, die im Aufbewahren von Dokumentationsmaterial spezialisiert sind, um entsprechend vorzugehen. Der Verwahrungsort sollte sicher und für eine allfällige Benutzung gut zugänglich sein. Wenn immer machbar, sollte so vorgegangen werden.

• Bevor die Unterlagen ins Archiv gebracht werden, entweder innerhalb des Clubs oder an einem anderen Ort, sollte eine detaillierte Liste erstellt werden mit den Titeln der Akten und dem Datum. Eine Kopie dieser Liste gehört zu den Unterlagen im Archiv und eine Kopie bleibt in den Club-Unterlagen.

• Eine bestimmte Person sollte Zeitungsausschnitte, Fotografien und andere vergängliche Dinge, die für die Geschichte des Clubs oder Distrikt interessant sind, verwahren.

• Eine bestimmte Person oder Personen sollten, wenn sinnvoll, Interviews mit früheren Mitgliedern führen, um mündliche Geschichten über den Club zu sammeln.

• Empfehlenswert ist, alle Archivierungsaktivitäten im Jahresbericht an die Area Director zu erwähnen. Darin sollten Informationen über den Ort der Archivierung, Details über Transfers während des Jahres und andere Archivierungsaktivitäten vorkommen.

Die wichtigste Frage für eine neu ernannte Archivarin: Was soll aufbewahrt und was ver-nichtet werden? Als Grundregel stellen Sie folgende Fragen: • Ist es für die Clubgeschäfte oder Administration wichtig? • Ist es von historischer Bedeutung, für das Abfassen einer Geschichte oder für die Vorbe- reitung eines Gesprächs oder einer Ausstellung?

Protokolle und Ablage Die allerwichtigsten Unterlagen eines Clubs oder Distriktes sind die Protokolle. • Alle Protokolle von Vorstands- und allgemeinen Sitzungen sollten sicher verwahrt wer-

den. Sollen sie gebunden werden, muss der Rand breit genug sein, ca. 30-35mm. • Protokolle der Komitees sind auch wichtig, genau wie Jahresberichte, Mitgliederlisten

und Buchhaltungsunterlagen. • Unterlagen über wichtige Vorkommnisse, Fotos, Sammelalben, Mitteilungen, Broschü-

ren und andere Publikationen, den Club oder den Distrikt betreffend, sollten aufbewahrt werden als Informationsquelle der Aktivitäten.

• Nicht archivierungswürdige Unterlagen sollten nach einer festgesetzten Zeit vernichtet werden, da sie die Sammlung voll stopfen und wichtigen Lagerraum verschwenden.

AUFBEWAHRUNGS- UND VERNICHTUNGS-RICHTLINIEN Nachstehend eine Richtlinie für Aufbewahrungs- und Vernichtungsentscheidungen für Clubs. Sie sollte den Gegebenheiten des Clubs angepasst werden. • Protokolle des Vorstandes, der allgemeinen und Komitee-Sitzungen. • Jahresberichte. • Mitgliederlisten, jährliche Listen der Vorstands- und Nominations-Komitee-Mitglieder • Buchhaltungsunterlagen - manche werden nur für einen gesetzlich vorgeschriebenen

Zeitraum benötigt. • Unterlagen betreffend den Clubbeginn, die Charter, Registrierung, Satzungen (Statuten),

spezielle Projekte und wichtige Aktivitäten. • Sammelalben und Fotos, Kassetten mit mündlichen Erzählungen. • Mitteilungen, Broschüren oder andere Publikationen des Clubs.

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Zugang zu den nachfolgenden, nicht aktuellen Publikationen, ist praktisch, es ist jedoch nicht für jeden Club wichtig, sie zu behalten. Die Aufbewahrung sollte davon abhängen, wie sie in der Area und Distrikt-Sammlung verfügbar sind. • Distrikt- und Area Material. • Internationale Vorschriften, Satzungen, Mitteilungen, Zeitschrift Zontian, etc. • Internationale Broschüren und Zirkulare. Vernichtung nach 2-4 Jahren (außer sie fallen in eine der obgenannten Kategorien) • Korrespondenz mit Headquarters, Distrikt, Area und Clubs. • Mitteilungen und Veröffentlichungen, andere als oben genannte. Unterlagen Aufbewahrungs- und Vernichtungs-Zeitplan Themen und Aufbewahrungszeiträume sind der Archivarin des Clubs oder Distrikts über-lassen. Alle durch einen Club oder Distrikt geschaffenen Unterlagen sollten darin enthalten und ihre Aufbewahrungszeit sollte angegeben sein. Club : .......................................................... Distrikt:................................................. Titel im Club aufbewahren in die Archive oder entsorgen Vorstandsprotokolle 4 Jahre Archiv Protokolle allg. Sitzungen 4 Jahre Archiv Unterlagen betreffend: ...... 2 Jahre Archiv Unterlagen betreffend: ...... 2 Jahre Entsorgen Korrespondenz: an/von ZI Headquarters 2 Jahre Entsorgen Zugang Vertrauliches Material sollte nicht öffentlich zugänglich sein. Andere Unterlagen sollten für Forschungszwecke zur Verfügung stehen aber nicht ausgeliehen werden, sondern im Club oder dem Verwahrungsort angesehen werden können. In einigen Fällen und falls ordnungs-gemäß bewilligt, können Unterlagen durch einen Club von der Aufbewahrungsstätte zu-rückgemietet werden. Ausstellungen Originaldokumente sollten nicht für längere Zeit dem Licht ausgesetzt werden, da ultravio-lette Strahlen sie beschädigen können. Protokollbücher sollten nur unter einem Gitter oder Glas ausgestellt werden, um Fingerabdrucke, Beschädigungen, Diebstahl etc. zu vermeiden. Verwenden Sie wenn möglich Fotokopien. Fotos Die Kennzeichnung und Datierung von Fotos ist unerlässlich. Versorgen Sie diese in Alben und verwenden Sie Fotoecken und säurefreien Kleber. Kleben Sie sie nicht in Alben mit selbstklebenden Streifen. Diese haben einen Säuregehalt, der Fotos vernichtet. Entfernen Sie vorhandene Klebespuren, indem Sie die Rückseite der Fotos mit Brennspiritus oder einer Lösung 50/50 von Wasser und Brennspiritus waschen. Quellen Zonta International Public Relations and Communications Committee archives specialist District Archivist.

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Archive von aufgelösten Clubs Wenn ein Club beschlossen hat, sich aufzulösen, können die Club-Archive für die Distrikt-Archive nützlich sein. Sprechen Sie sich mit der Area Director oder der Governor ab, die dann Unterlagen auswählt, die in den Distrikt-Archiven aufbewahrt werden. ZI Headquar-ters kann keine Club-Archive entgegennehmen, jedoch können ein oder zwei spezielle, kleine Dokumente in das Club-Archiv bei Headquarters aufgenommen werden.

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Abschnitt 10

Die Geschichte von Zonta und dem Zonta Emblem

Inhalt

Geschichte von Zonta International Quellen der Name Zonta Die Geschichte des Zonta-Emblems ZI Headquarters Wachstum Verbindung zu den Vereinten Nationen Richtlinien für die organisatorische Identität Die Internationalen Präsidentinnen und ihre Ziele für das Biennium Liste der Zonta-Länder und geografischen Gebiete

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DIE GESCHICHTE VON ZONTA UND DEM ZONTA EMBLEM

DIE GESCHICHTE VON ZONTA INTERNATIONAL Im Januar 1919 nahmen fünf Frauen als Gäste an einem gesellschaftlichen Treffen der Kiwanis, einem Service-Club für Männer in Buffalo, New York, USA teil. Es inspirierte sie dazu, mit berufstätigen Frauen, die als Führungskräfte in ihren Unternehmen oder Berufen Ansehen genossen, eine neue Art von Service Club ins Leben zu rufen. Vorerst gründeten sie den ersten Quota Club aber nach einigen Monaten entschlossen sich de Forest und ande-re, den Club zu verlassen und eine neue Organisation zu gründen. In den USA wurden solche Clubs in Buffalo, Rochester, Binghamton, Elmira und Syracruse und später auch in Erie, Ithaca, Utica und Detroit organisiert. Unter Führung der Charter-Präsidentin Marian de Forest, Theaterschriftstellerin und Literaturkritikerin, entwickelte der Club in Buffalo eigene Richtlinien für die Mitgliedschaft und Berufszuordnung (Classification), die bald danach von den anderen acht Clubs übernommen wurden. Am 8.November 1919 wurde in Buffalo die Konföderation der Zonta Clubs gegründet. Zur ersten Präsidentin wurde die Zeitungsverlegerin und führende Bürgerrechtlerin Marie E. Jenkins gewählt. Satzungen und eine Verfassung wurden aufgesetzt und verabschiedet. Für die Namensgebung unterbreitete jeder Club eine Liste mit Vorschlägen. In der Endabstim-mung wurde als Name fast einstimmig der Vorschlag des Clubs Binghamton „Zhonta“ ge-wählt. Das amerikanische ethnologische Büro des Smithonian Instituts korrigierte später die Schreibweise in Zonta, und erläuterte, dass dieses Wort aus dem Tecton Dialekt der ameri-kanischen Sioux Eingeborenen entlehnt sei und „ehrenhaft und glaubwürdig“ handeln be-deutet. Im April 1920 fand die erste Zusammenkunft der Amtsinhaberinnen der Konföderation in Rochester, New York, statt. Dort wurden die Zonta Farben gewählt und das Zonta Emblem offiziell gebilligt. Im Oktober trafen sich die Präsidentinnen aller Clubs in Syracruse, New York, und fassten zwei Beschlüsse: • Die Zonta Clubs sollten sich als besonderes Ziel die Förderung von Ausbildung und Be-

rufsarbeit von Mädchen und jungen Frauen setzen und • die erste Convention der Konföderation soll im Mai 1921 in Syracruse stattfinden. Zum Zonta International wurde die im Februar 1922 den Gesetzen des Staates New York unterstellte Konföderation fünf Jahre später, als der Club Niagara Falls, dem Mitglieder aus Kanada und den USA angehörten, den ersten kanadischen Club in Toronto gründeten. 1930 wurde Zonta in Europa durch Club-Neugründungen in Wien und 1931 in Hamburg einge-führt. In den nächsten Jahren setzte sich das Wachstum von Zonta in Zentraleuropa und Skandinavien kontinuierlich fort. Ende der vierziger und Anfang der fünfziger Jahre etab-lierte sich Zonta auch in Lateinamerika und Asien und in den sechziger Jahren in Australasien. 1970 wurde Zonta wirklich international als sechs afrikanische Nationen der Organisation beitraten. Mit der Gründung eines Zonta Clubs in Ungarn 1991 kam das erste osteuropäische Land dazu.

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QUELLEN

• Advancing the Status of Women Worldwide – A History of Zonta International 1919-

1999, Geschichte der Organisation, herausgegeben 2000 zum 80. Geburtstag von Zonta. DER NAME ZONTA Der Name „Zonta International“ wurde 1930 offiziell durch die Convention in Seattle be-schlossen. Unter diesem Namen wurde Zonta im September 1930 im Staate Illinois inkorporiert. Im darauf folgenden Jahr wurde der Name „Zonta“ bei der Handelsregister Abteilung der Vereinigten Staaten in Washington D.C. eingetragen. DIE GESCHICHTE DES ZONTA EMBLEMS Auf der Zonta International Webseite unter Who We Are/ZI History/Related Information (siehe deutsche Übersetzung im Anhang) ZI HEADQUARTERS Die Geschäfte von Zonta wurden bis 1928 von Buffalo und Utica, New York aus geführt, bis 1928 Chicago als Ort für den ständigen Sitz der Organisation gewählt wurde. Zunächst wurde ein kleines Büro in der Michigan Avenue gemietet, dann eine kleine Wohnung in der Nähe des Kunstinstituts von Chicago bezogen und 1957 etwas größere Räume im glei-chen Gebäude. 1979 wurde der Raum wieder zu eng und das Büro von Zonta International zog um an die East Wacker Drive Nr. 35. Im Jahre 1986 kaufte die Zonta International Foundation ein Haus an der West Randolph Street Nr.557 in Chicago. Heute befinden sich Zonta International und die Foundation an der 1211 W. 22nd Street in Oak Brook, IL, ei-nem Vorort im Westen Chicagos WACHSTUM In den ersten 15 Jahren wuchs Zonta International auf 130 Clubs an. Im November 1934 zelebrierte jeder Club die 15-Jahrfeier mit Ehrungsadressen für den Gründerclub in Buffalo und für Marian de Forest als den ursprünglichen ‚Spiritus Rector' (geistige Inspiratorin) von Zonta. Als Marian de Forest im Jahre 1935 starb, wurde ein Gedächtnisfonds zu ihren Ehren eingerichtet, um ihre engagierte Arbeit in der Förderung der Organisation und ihres Wachstums fortzuführen. Während vieler Jahre wurde dieser Fonds aus freiwilligen Spen-den getragen. Heute erhält der Fonds seine Gelder aus dem Jahresbudget, das der Vorstand von Zonta International mit den Mitgliedergebühren aufstellt. Im Juni 2014 gab es ca. 1200 Zonta Clubs in 67 Ländern und geografischen Gebieten.

BEZIHUNG ZU DEN VEREINTEN NATIONEN Seit der Gründung der Vereinten Nationen im Jahre 1946 hat Zonta Beobachter zu den UN-Sessionen gesandt und seine Grundsätze und Aktivitäten aktiv unterstützt. Heute gibt es Vertreterinnen in New York, Paris, Genf und Wien, welche die Mitglieder zu den Aktivitä-ten der UN informiert halten. Im Jahre 1963 wurde Zonta International der konsultative Sta-tus beim UN Wirtschafts- und Sozialrat (ECOSOC) gewährt. Dieser Status wurde im 1969 in die Kategorie II konsultativer Status erhöht und im Jahre 1985 in den Status Kategorie I – die höchste Anerkennung für Aktivitäten in Verbindung mit den Vereinten Nationen. Im Jahre 1998 erhielt Zonta International den „Allgemeinen konsultativen Status“ bei ECOSOC. Zonta erhielt im Jahre 1971 auch den konsultativen Status bei der UNO-

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Organisation für Wirtschaft, Wissenschaft und Kulturelles (UNESCO), im 1972 beim UN Fonds für Kinder (UNICEF), dem UN Entwicklungsfonds für Frauen (UNIFEM) und dem Internationalen Arbeitsamt (ILO). Im 1983 erhielt Zonta International den konsultativen Status beim Europarat. Im 2004 änderte der Europarat vom konsultativen Status zum Teil-nehmer-Status. Am 2. Juli 2010 wurde der UN Entwicklungsfonds für Frauen (UNIFEM) Teil der UN-Einheit für Gender-Gleichheit und Befähigung der Frauen (UN Women). Zonta International hat bei UN Women den konsultativen Status.

ORGANISATORISCHE RICHTLINIEN (POLICY) Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies DIE THEMEN DER INTERNATIONALEN PRÄSIDENTINNEN UND DES BIENNIUMS Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/History/Related information

CHRONOLOGISCHE REIHENFOLGE DER ZONTA LÄNDER UND GEOGRAFISCHEN GEBIETE Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/About Zonta International – klicken Sie auf „66 Länder“

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Abschnitt 11

FAQS – oft gestellte Fragen und die Antworten über Zonta International

Inhalt

Zonta - die Organisation Mitgliedschaft Clubs und Club-Betrieb Clubs und Zonta International Zonta Service Außenbeziehungen von Zonta

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HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN UND ANTWORTEN ÜBER ZONTA INTERNATIONAL

ZONTA DIE ORGANISATION Was ist Zonta International? Eine globale Organisation von Führungskräften und Berufsleuten, die gemeinsam mit Ser-vice und Einstehen für die Förderung der Stellung der Frauen arbeiten. Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are

Was tut Zonta International?

Fördert die Mission und die Ziele von Zonta International Siehe die Zonta International Webseite unter What We Do Was tut Zonta International zur Förderung der Stellung der Frauen? Durch Service und Advocacy auf Club-, nationaler und internationaler Ebene. Siehe die Zonta International Webseite unter What We Do Wie ist Zonta International strukturiert? Es gibt drei Ebenen, beginnend mit dem Club, dem Distrikt und dann international. Auf allen Ebenen arbeiten die Vorstandsmitglieder auf freiwilliger Basis. Zonta International hat bei HQ in Oak Brook bezahlte Angestellte. Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/Leadership and Structure Woher kommt das Wort Zonta? Ein Wort der Sioux Ureinwohner, das vertrauenswürdig und ehrlich bedeutet. Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/ZIHistory/RelatedInformation/The Story of the Zonta Emblem (deutsche Übersetzung siehe Anhang) Was TUN Zontians? Überall auf der Welt stellen Zontians ihre Zeit, Talente und Unterstützung zur Verfügung für lokale Advocacy- und Service-Projekte, und unterstützen die internationalen Service-Projekte und Stipendien. Siehe die Zonta International Webseite unter Who We Are/Become a Zontian WhoIsAZontian Welches ist das korrekte Logo? Das viereckige Logo gemäss der Policy und den ZI Bylaws Art. XV, Abschnitt 3 Emblem. Siehe die Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies/Organizational Identity Policy. (deutsche Übersetzung siehe Anhang)

Wann wurde die Zonta International Foundation gegründet und wie funktioniert sie? Im 1984 entstand die Zonta International Foundation /ZIF) als not-for-profit Stiftung zur Durchführung der wohltätigen Ziele von Zonta International. Sie wird hauptsächlich mit Beiträgen von Clubs, Distrikten und Mitgliedern unterstützt. Alle internationalen Service-Programme werden durch die Foundation finanziert und kontrolliert. Zonta International und Zonta International Foundation haben einen gemeinsamen Vorstand. Siehe die ZI Webseite unter Member Resources/Foundation Tools/Foundation PowerPoint

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MITGLIEDSCHAFT

Wer sind die Mitglieder von Zonta International? Es sind Clubs, die ihre Beiträge bezahlt haben und deren Tätigkeit den Satzungen entspricht sowie Einzelmitglieder wie ehemalige internat. Präsidentinnen und Ehrenmitglieder. Ein Zonta Club hat einen guten Ruf, wenn • der Club die internationalen Gebühren bezahlt hat, • der Club ZI Headquarters eine aktuelle und komplette offizielle Mitgliederliste mit den

von ZI Headquarters verlangten Informationen gesandt hat, • der Club die Distrikt- und Area-Gebühren (wenn zutreffend) bezahlt hat, • und wenn die Aktivitäten des Clubs mit den Bestimmungen in den ZI-Satzungen übereinstimmen. Wer kann klassifiziertes Mitglied werden? Siehe die Zonta International Webseite unter Wo We Are/Become a Zontian/Join Zonta Zonta Prospective Member Questionnaire Wie funktioniert das Klassifizierungssystem? Klassifikations-Codes definieren die Beschäftigung der Mitglieder: unter Member/Resources/MembershipTools Siehe auch das Zonta International Marian de Forest Mitgliedschafts-Manual. Können Männer Zonta Clubs beitreten? Ja Wie werden die Zonta-Abzeichen richtig getragen? • Das Zonta International Abzeichen auf dem linken Revers • Das Club-Namensschild auf dem rechten Revers Gilt die Wahl zum Ehrenmitglied eines Clubs für das ganze Leben und wer bezahlt die Gebühren? Nein. Was ist eine Centurion? Eine Centurion kann von der Distrikt-Governor ernannt werden. Eine Centurion fungiert als erfahrene Beraterin der Governor. Wie wird ein Mitglied für den Meritorius Award (spezielle Dienste) nominiert? Durch Ausfüllen des Meritorious Service Award Nomination Formulars (s. die Zonta International Webseite unter Member Resources/Forms). Wie werden Zontians als langjähriges Mitglied von Zonta International für eine Mit-gliedschafts-Auszeichnung vorgeschlagen? Durch Ausfüllen des Formulars Length of Membership Award Nomination. Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Forms

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Wie werden internationale Ehrenmitglieder ernannt? Durch Ausfüllen des Formulars International Honorary Membership Nomination. Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Forms Wo finde ich eine Liste der Zonta International Ehrenmitglieder? Eine vollständige Liste ist auf der Zonta International Webseite unter Who We Are/Become a Zontian

CLUBS UND CLUB-AKTIVITÄTEN

Wann treffen sich die Mitglieder eines Clubs? Sie können sich zu jeder von den Mitgliedern festgelegten Zeit treffen, normalerweise ein-mal pro Monat. Können sich obligatorische (standing) Club-Komitees zusammenschließen? Ja Wie lange ist die Amtsdauer für Club-Vorstandsmitglieder? Ein Club-Vorstandsmitglied oder eine Club-Präsidentin darf nicht länger als zwei aufeinan-der folgende Jahre im selben Amt bleiben, mit Ausnahme der Kassenführerin (bis zu 4 J.) Was sind die ethischen Grundsätze für eine Kandidatur für ein Amt bei Zonta? Siehe die Zonta International Campaigning Policy Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies Darf Zonta politische Kandidaten unterstützen? Siehe die Zonta International Advocacy Policy Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies Wie erhält ein Club die Genehmigung zur Verwendung des Zonta-Signets/Logos? Siehe die Richtlinien für die Verwendung des Zonta International Logo Auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Policies Können sich Clubs eines Landes zusammenschließen? Alle Clubs eines Landes können sich zusammenschließen, wenn es ausschließlich zu dem Zweck geschieht, die Ziele von Zonta International zu fördern. Hierzu gibt es spezielle Richtlinien. (Nehmen Sie mit Ihrer Governor Kontakt auf für mehr Informationen.) Was passiert, wenn sich ein Zonta Club auflöst? Löst sich ein Zonta Club auf, muss die Area Director informiert werden. Wenn der Club, nachdem alle notwendigen Schritte zusammenmit der Area Director unternommen wurden, die Auflösung zu verhindern, trotzdem entscheidet, sich aufzulösen, soll er die Governor informieren, welche unverzüglich die Internationale Präsidentin und die Executive Director informiert. Inwieweit gehören Z Clubs und Golden Z Clubs zu Zonta International? Z Clubs für Schüler und Golden Z Clubs für Studenten sind Jugend-Clubs, die von den Zon-ta Clubs unterstützt werden. (Siehe Teil 1 Abschnitt 1 und das Z Club Manual)

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Was bedeutet die Abkürzung „SOM“? SOM heisst Sponsoring Organizing and Mentoring. Dieses Komitee wird benötigt für die Gründung eines neuen Clubs. Siehe das Zonta International Marian de Forest Mitglied-schafts-Handbuch auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Manuals Wann können bei Zonta-Anlässen Gedenkgottesdienste abgehalten werden? Bei Zonta-Meetings, Distrikt Konferenzen oder internationalen Conventions. Diese Feiern sollten konfessionslos und so interkulturell wie möglich sein. Wie erhalte ich das Club-Mailing? s. Club-Manual S. 47 Wenn nötig auf der Zonta International Website Homepage den „Subscribe“-Button ankli-cken, um die E-Mail-Adresse auf die Verteilerliste zu setzen. Auf der ZI Webseite kann auch das individuelle Member Profile ergänzt wrden. Welche Artikel können Zontians bei ZI Headquarters kaufen? Die Clubs können beim ZI Store Publikationen und Materialien bestellen, z.B.: • Die Governing Documents • Die Zeitschrift The Zontian • Zonta-Prospekte • This is Zonta-Karte • Schmuck • Accessoires Preisliste auf der Zonta International Webseite unter Member Resources/Zonta Store

CLUBS UND ZONTA INTERNATIONAL

Wie kann ein Zonta Club internationale Beziehungen herstellen? Die Zonta Clubs können mit Zonta Clubs in jedem anderen Land zusammenarbeiten entwe-der informell oder etwas formeller durch gemeinsame Projekte, Austauschprogramme etc.. Das Mitglieder-Networking Adressverzeichnis auf der Webseite ist ein Mittel für die Kommunikation und spezielle Verbindungen zwischen Mitgliedern und Clubs. Wie kann ein Club ein Austauschprogramm organisieren? Berufsaustauschprogramme: Zonta International motiviert zum inoffiziellen Austausch auf privater Basis zwischen Zontians, die denselben Beruf haben, damit sie sich darüber infor-mieren können, wie ihr Beruf in einem anderen Land ausgeübt wird. Das Mitglieder Net-working Adressverzeichnis auf der Webseite kann Kontakte innerhalb von Klassifikationen herstellen. Studentenaustauschprogramme: Zonta International empfiehlt die Beteiligung auf privater Basis an etablierten Austauschprogrammen anderer Organisationen, Jugendaustauschpro-grammen wie Field Service, Youth for Understanding oder Rotary Youth Exchange. Besuche auf Club- und Distrikt-Ebene: Alle Reisen, Besuche und Austauschprogramme, die von einzelnen Clubs oder Distrikten durchgeführt werden sind als Aktivitäten dieser Clubs oder Distrikte zu betrachten. Der Abschluss einer Versicherung wird hier dringend empfoh-len. Weitere Informationen sind bei ZI Headquarters erhältlich.

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Wie viele Delegierte kann ein Club an die alle zwei Jahre stattfindende Convention senden? Alle Clubs haben eine Stimme mit einer Delegierten oder Proxy. Clubs mit mehr als 40 Mitgliedern haben zwei Stimmen und zwei Delegierte. Clubs mit mehr als 80 Mitgliedern haben drei Stimmen und drei Delegierte. Ein Club, der mit Proxy vertreten wird, kann seine gesamten Stimmen durch Proxy einsetzen. Ein Club kann die Proxy-Stimmen von zwei weiteren Clubs mitnehmen, vorausgesetzt, das Total der Stimmen ist nicht höher als fünf. Wie werden die internationalen Wahlen durchgeführt? Kandidatinnen für den internationalen Vorstand werden Zontaweit nominiert. Die Kandida-tinnen für das Nominierungskomitee von Zonta International werden vom amtierenden in-ternationalen Nominierungskomitee pro Zone nominiert. Für jedes Amt werden mindestens 2 Kandidatinnen nominiert. Die Wahlen finden bei den internationalen Conventions statt. Wie ist das Vorgehen bei einer Änderung der internationalen Satzungen betreffend Clubs/Distrikte? Ein Mitlied eines Zonta Clubs kann dem Club Vorschläge für Änderungen in den Internati-onalen Bylaws oder Verfahrensregeln vorschlagen. Der Club kann nach Begutachtung dem Distrikt-Vorstand den Vorschlag unterbreiten. Wenn der Distrikt bestimmt, dass der Vor-schlag nicht weiter geprüft werden muss, kann er diesen allen anderen Clubs mindesens sechzig (60) Tage im betreffenden Distrikt vor der Distrikt-Konferenz den Delegierten an der Konferenz unterbreiten. Der Distrikt-Vorstand kann einen Vorschlag für die Distrikt-Konferenz in der gleichen Art und Weise unterbreiten. Wenn die Mehrheit der abstimmen-den Mitglieder und Proxies bei der Distrikt-Konferenz denVorschlag gutheissen, unterbrei-tet die Distrikt-Sekretärin denVorschlag dem Zonta International Bylaws and Resolutions Committee innerhalb von dreissig (30) Tagen nach der Konferenz. Weshalb müssen die Beiträge für Zonta International und die Beiträge für die Foun-dation separat eingezahlt werden? Zonta International und Zonta International Foundation sind zwei rechtlich und finanziell getrennte Organisationen mit eigener Kontenführung und Buchhaltung. Alle internationalen Gebührenzahlungen werden Zonta International gutgeschrieben. Die Beiträge an die Foun-dation und die Zahlungen für Service-Programme werden der Foundation gutgeschrieben. Separate Zahlungen senken die Buchhaltungskosten, man spart Zeit und Geld und es wird garantiert, dass die Zahlungen den richtigen Clubs gutgeschrieben werden. Wohin überweisen Einzelpersonen oder Clubs das Geld? Instruktionen für die Gebührenzahlungen sind auf der Zonta Webseite unter Member Resources/Tools/Club Tools Instruktionen betreffend Zahlungen an die Foundation sind auf der Zonta Webseite unter ZI Foundation/Donate Now

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ZONTA SERVICE

Wie sollte das Service-Projekt eines Clubs gekennzeichnet werden? Zonta Clubs haben das Recht, den Namen „Zonta“ und das Signet für die vom Club geneh-migten Projekte und Programme zu verwenden. Die Clubs sind nicht berechtigt, ein Club-Projekt als „Zonta International“-Projekt zu bezeichnen. Wird das Wort „Foundation“ ver-wendet, muss klar zum Ausdruck kommen, dass es sich nicht um die Zonta International Foundation handelt. Wie definieren wir „Servicestunden“? Mit „Service-Stunden“ wird die effektive Zeit bezeichnet, die für Personen oder Gruppen ausserhalb von Zonta aufgewendet werden. Diese beinhaltet nicht die Zeit, die an Club Meetings oder für Fundraising Aktivitäten aufgewendet wird. Es geht um die gesamten Stunden, die der Club bei einem Service aufgewendet hat. Die Zeitberechnung basiert auf der für das Projekt aufgewendeten Zeit – es geht nicht um die Anzahl Teilnehmer, z.B. wenn ein Club sich bereit erklärt, in einem Zentrum für vergewaltigte Frauen während 10 Stunden pro Woche während 3 Wochen Freiwillige zur Verfügung zu stellen, dann ergibt das 30 Stunden (je 10 Stunden in 3 Wochen). Es spielt keine Rolle, ob zwei Mitglieder je 15 Stunden aufwenden oder ob 5 Mitglieder je 6 Stunden aufwenden. Mit „Service-Stunden“ wird nicht die Zeit erfasst, die ein Mitglied für Projekte aufwendet, die vom Club nicht formell als Projekt angenommen wurden, selbst wenn sie im Sinne der Ziele von Zonta sind. Inbegriffen sind die Stunden, die für die Planung für die Club Ser-vice-Aktivitäten aufgewendet wurden. Wir haben großen lokalen Bedarf. Warum sollen unsere Mitglieder auch noch die Programme über die Zonta International Foundation unterstützen? Unsere Foundation ist Teil dessen, was uns als wirklich internationale Organisation aus-zeichnet. Der internationale Vorstand hat im Januar 1997 folgende Grundsätze beschlossen: Zonta International ist eine weltweite Service-Organisation von berufstätigen Frauen in ver-antwortlicher Stellung, die es sich zum Ziel gesetzt haben, die Stellung der Frau zu verbes-sern. Zonta unterstützt spezielle Programme und Service-Projekte auf internationaler Ebene, welche die Clubs und alle Mitglieder weltweit vereinen. Es ist ein Grundsatz mit der Erwar-tung, dass alle Zontians dazu beitragen, die ZIF zu einem wirksamen Instrument bei der Verbesserung der Stellung der Frau zu machen. Der Vorstand anerkennt, dass die Clubs und Distrikte ihre eigenen Service-Projekte durchführen, die dazu beitragen, den Auftrag von Zonta International zu erfüllen, trotzdem sollen diese Aktivitäten nicht die grundlegenden Verpflichtungen aller Zontians und der Clubs beeinträchtigen, die auf internationaler Ebene durchgeführten Zonta-(Programme und) Projekte zu unterstützen. Es wird empfohlen, ein Drittel der von den Clubs eingenommen der Service-Gelder an

einen oder mehrere der Fonds, die von der Foundation verwaltet werden, abzuführen. Siehe auch die Zonta Webseite ZI Foundation für weitere Informationen zu Spenden für die Zonta International Foundation oder nehmen Sie mit Ihrer Distrikt Foundation Ambassadorin Kontakt auf.

ZONTAS BEZIEHUNGEN NACH AUSSEN

Welchen Beraterstatus hat Zonta bei den Vereinten Nationen, verwandten Komitees und anderen internationalen Organisationen? Zonta International hat:

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(1) Einen konsultativen Status beim Wirtschafts- und Sozialrat der Vereinten Nationen

(United Nations Economic and Social Council: ECOSOC); (2) Einen konsultativen Status bei der Erziehungs-, Wissenschafts- und Kulturorganisa-

tion (UNESCO); (3) Eine spezielle Beziehung zu den Einheiten der Vereinten Nationen, welche die

Rechte der Frauen fördern; und (4) Einen Beobachterstatus beim Europarat.

FORMULARE Welche Formulare sind auf der Zonta International Webseite erhältlich? Siehe ZI Webseite/Member Resources/Forms:

- Authorization for Entering a New Country (neues Land) - Authorization Request for Organizing a New Zonta Club (neuer Club) - Club Bylaws Template (Club Satzungen Vorlage – s. Übersetzung im Anhang) - Club Officers Contact Information (Officers Report) - Convention Delegate Registration Formular - Convention Proxy Formular - Credit Card Authorization Formular - Donation Form (Spendenformular) - Dues Chart (Gebührenliste) - Expense Reimbursement Formular (Rückerstattung von Spesen) - International Honorary Membership Nomination Formular - Logo Request Online Formular (Bestellung von Logos online) - Length of Membership Award Nomination Online Form - Member Report Formular (Form B) - Membership Dues Payment Transmittal Formsulare (Form C)

European North American Non-North American/Non-European European-Non Euro

- Membership Incentive Formular für Club Präsidentinnen (Anreiz Mitgliederwerbung) - Membership Incentive Formular for SOM Chairmen (- do -) - Meritorious Service Award Nomination Online Formular (Verdienste) - New Z Club or Golden Z Club Authorization - Prospective Member Questionnaire Formular - Prospective Member Referral Online Formular - Recurring Gift Form for Credit Card or Direct Debit - Sample Bookkeeping Worksheets - Suggested Club Committee Assignment Request Form - Suggested Nomination for Club Office Form - Z Club or Golden Z Club Disbandment Form

75

Abschnitt 12

Parlamentarisches Verfahren Inhalt

Hintergrund Anträge

76

PARLAMENTARISCHES VERFAHREN HINTERGRUND Das parlamentarische Verfahren ist eine feststehende Sammlung von Regeln, die in bera-tenden Versammlungen anzuwenden sind. Diese Regeln sollen das Individuum, die Min-derheit, die Mehrheit, den Abwesenden und die Organisation schützen. Das parlamentari-sche Verfahren basiert auf den nachstehenden Prinzipien des parlamentarischen Rechts: • Gerechtigkeit und Fairness für alle • Erwägung eines jeden einzelnen Themas • Recht der Minderheit gehört zu werden. • Recht der Mehrheit zu entscheiden. Die Mitglieder sollen die wesentlichen Grundlagen eines korrekten Verfahrens verstehen, damit sie in der Lage sind, an Geschäftssitzungen aktiv teilzunehmen. Ein korrektes Verfah-ren ist dafür bestimmt, die Ordnung aufrecht zu erhalten, Gerechtigkeit und Gleichberechti-gung sicherzustellen und die Geschäftsabwicklung zu beschleunigen; die Anwendung der Regeln verlangt gesunden Menschenverstand und Höflichkeit. Die parlamentarische Gewalt von Zonta ist in der derzeitigen Ausgabe von Robert’s Rules

of Order Newly Revised enthalten. Im Artikel XIV Abschnitt 12 der ZI Satzungen steht, dass jeder Club eine anerkannte parlamentarische Autorität anerkennen soll. Bei Zonta In-ternational sind die Robert’s Rules of Order Newly Revised maßgebend für die alle zwei Jahre stattfindenden Conventions und Handlungen des Zonta International Vorstands in allen Fällen, wo sie anwendbar sind. Die auf höchster Stufe stehenden anwendbaren Regeln dieser Organisation sind die Bestimmungen der Gründungsurkunde von Zonta International, die Satzungen (Bylaws, Statuten) von Zonta International und Verfahrensregeln, die von der Organisation beschlossen worden sind. Robert’s Rules of Order Newly Revised sind nur dann heranzuziehen, wenn in den übrigen Vorschriften keine Bestimmungen enthalten sind. Distrikte und Clubs können die anerkannten Regeln der parlamentarischen Gewalt ihres Landes anwenden, unter Berücksichtigung der vorstehend angeführten vier Grundsätze. Wenn irgendwelche Bestimmungen in den Zonta International Bylaws im Widerspruch zu den Gesetzen des Landes, Staat oder Provinz stehen, in dem der Club organisiert ist, soll dieser Club dem ZI Vorstand schriftlich mitteilen, dass es notwendig ist, diese Gesetze zu befolgen. WIE MAN EINEN ANTRAG STELLT Auf der Grundlage von Robert's neu überarbeiteten Richtlinien (Robert's Rules of Order

Newly Revised) i Ein Mitglied ersucht um das Wort entweder durch Erheben der Hand oder indem sie/er

aufsteht und sagt "Frau Präsidentin". i Die Vorsitzende erteilt das Wort. i Nachdem sie/er sich identifiziert hat, erklärt das Mitglied: "Ich beantrage, dass ...... ",

gefolgt von einer Darlegung des Antrages. Wenn der Antrag lang ist, sollte dem vorsit-zenden Vorstandsmitglied eine schriftliche Kopie ausgehändigt werden. Dem Antrag kann eine kurze Einführung vorangehen und die Antragstellerin kann die Erste sein, die hierzu eine Stellungnahme abgibt. Die Antragstellerin kann nur zugunsten des Antrages sprechen, sie kann jedoch dafür oder dagegen stimmen.

77

i Der Antrag soll von einem anderen Mitglied unterstützt werden. Das zeigt, dass zumin-dest ein anderes Mitglied der Meinung ist, dass diese Geschäftsangelegenheit vor die Versammlung gebracht werden soll. Das unterstützende Mitglied kann für oder gegen den Antrag sprechen oder abstimmen. Die Unterstützung eines Mitgliedes ist nicht erfor-derlich, wenn die Sekretärin eine Empfehlung des Vorstandes vorlegt oder wenn die Vor-sitzende eines Komitees dessen Empfehlung präsentiert und dessen Annahme beantragt.

i Die Vorsitzende legt den Antrag dar, welcher sodann der Versammlung zugerechnet wird. Der (die) Antragsteller(in) kann den Antrag nur mehr mit Zustimmung der Ver-sammlung zurückziehen oder ändern.

i Die Vorsitzende eröffnet die Diskussion, es wird eine abwechselnde Debatte für oder gegen den Antrag geführt.

i Wenn die Diskussion beendet ist, wiederholt das vorsitzende Vorstandsmitglied den An-trag und fordert zur Abstimmung auf, die üblicherweise durch verbale Stimmabgabe, durch Handaufheben oder durch Sicherheben von den Sitzen erfolgen kann. Vorerst sind die Ja--Stimmen festzustellen, dann die Nein--Stimmen. Eine Abstimmung über die Nein--Stimmen ist auch dann vorzunehmen, wenn die Ja--Stimmen überwiegend zu sein scheinen.

i Die Vorsitzende gibt das Ergebnis der Wahl bekannt und die notwendige Vorgehens-weise, dann wird der nächste Punkt der Geschäftsordnung zur Behandlung gebracht.

Die nachstehende Information basiert auf der derzeitigen Ausgabe von Robert’s Rules neu überarbeiteten Richtlinien. Wie hoffen, dass diese Informationen die Zonta Clubs weltweit bei der Abwicklung und raschen Erledigung ihrer Geschäftssitzungen unterstützten. Anträge mit Rangordnung In der auf der Tabelle Seite 85 sind 13 Anträge in der Reihenfolge ihres Vorranges aufgelis-tet, mit anderen Worten, bestimmte Anträge habe vor anderen Anträgen Vorrang. Der „Haupt“antrag steht auf der niedersten Stufe der Rangordnung. Mittels Hauptantrag werden der Versammlung neue Geschäftsangelegenheiten unterbreitet und es wird eine be-stimmte Vorgangsweise bezüglich des zu beratenden Gegenstandes vorgeschlagen. Ein sol-cher Hauptantrag kann nur gestellt werden, wenn kein anderer Antrag anhängig ist. Als nächste Stufe der Rangordnung gilt der Zusatzantrag. Zusatzanträge helfen der Ver-sammlung, den Hauptantrag endgültig oder zeitweise zu erledigen, entweder durch dessen Änderung, Überweisung oder durch sonstige Erledigung. Die privilegierten Anträge stehen auf der obersten Stufe der Rangordnung. Die privilegier-ten Anträge stehen mit den gerade anhängigen Geschäftsangelegenheiten nicht in Zusam-menhang. Was die dreizehn möglichen Anträge mit Rangordnung anbelangt, so ist es wichtig nicht zu vergessen, dass es immer in Ordnung ist, einen Antrag mit höherem Rang zu stellen, als derjenige, der gerade behandelt wird. Ein Antrag von niedrigerem Rang als der gerade in Behandlung Stehende ist nicht in Ordnung. Einzeln gebraucht, hat ein Antrag mit Rangord-nung Vorrang vor den nachstehend aufgeführten Anträgen und ein Antrag mit Rangordnung hat Nachrang gegenüber allen übergeordneten Anträgen.

78

Es gibt auch Anträge ohne Rangordnung, die dazu beitragen können, die gewünschte Ge-schäftsangelegenheit ordnungsgemäß abzuwickeln. Einige der gebräuchlichsten Anträge ohne Rangordnung sind auf den folgenden Seiten aufgeführt. Anträge, die eine Frage wieder an die Versammlung zurückverweisen Zusätzlich zu den Hauptanträgen und den Nebenanträgen betrifft die letzte Kategorie dieje-nigen Anträge, die eine Frage an die Versammlung zurückverweisen. Die wichtigsten dieser Anträge sind nachstehend angeführt. Verwenden Sie den richtigen Antrag um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Gemäss der parlamentarischen Gewalt nach Robert’s neu überarbeiteten Richtlinien gibt es Anträge, die jeweils für verschiedene Situationen bestimmt sind, die sich in den Zusammenkünften ergeben können. Wenn ein Mitglied den Zweck kennt, der erreicht wer-den soll, wird mit dem passenden Antrag üblicherweise das gewünschte Ergebnis erzielt.

79

Dreizehn Anträge mit Rangordnung 1. = Unterstützt 2. = zur Debatte 3. = kann geändert werden 4. = Art der Abstimmung

Privilegierte Anträge

1.

2.

3.

4.

Zweck

Festlegen des Termins, auf welchen vertagt wird

Ja

Nein

Ja

M

Gewährleistung der Kontinuität einer Versammlung, wenn die geschäftli-chen Angelegenheiten nicht vollstän-dig erledigt wurden

Vertagung

Ja

Nein

Nein

M

Um die Versammlung zu schließen

Unterbrechung

Ja

Nein

Nein

M

Um eine unvorhergesehene Pause zu machen (nicht im Programm)

Fragestellung zu einem Vor-recht

Nein

Nein

Nein

*

Um ein persönliches Vorrecht zu verlangen

Sich auf die Tagesordnung beru-fen

Nein

Nein

Nein

*

Um zu verlangen, zur vorgesehenen Tagesordnung zurückzukehren

Vorlage einer Nebenfrage

Ja

Nein

Nein

M

Um vorübergehend die Behandlung eines anhängigen Antrages zurückzu-stellen, um sich mit einem wichtige-ren Punkt zu befassen

Vorangehende Frage

Ja

Nein

Nein

2/3

Um die Diskussion zu beenden und die Abstimmung vorzunehmen

Beschränkung oder Verlänge-rung der Debatte

Ja

Nein

Ja

2/3

Um die Diskussionsdauer zu ändern

Erstreckung auf einen bestimm-ten Termin (endgültig)

Ja

Ja

Ja

M

Um Handlungen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben

124 Übergeben, überweisen, rück-übertragen

Ja

Ja

Ja

M

Um vor einer Abstimmung weitere Informationen über einen Gegenstand einzuholen

ändern

Ja

Ja

Ja

M

Um den Antrag abzuändern oder zu modifizieren

Hauptantrag

Ja

Ja

Ja

M

Um der Versammlung eine neue Ge-schäftsangelegenheit vorzulegen

* Üblicherweise wird darüber nicht abgestimmt. Die Vorsitzende entscheidet.

80

Anträge ohne Rangordnung (teilweise Liste von Nebenanträgen) Nebenanträge

1.

2.

3.

4.

Zweck

Berufung

Ja

Ja

Nein

M

Um die Entscheidung aufzuheben

Erwägung von Anträgen der Reihe nach

Ja

Nein

Ja

M

Um ein Dokument oder einen Absatz neu zu über-prüfen

Aufteilung einer Frage

Ja

Nein

Ja

M

um Teile eines langen Antrages einzeln zu behan-deln

Abstimmung durch die Ver-sammlung

Nein

Nein

Nein

ver-langt

Wenn die Ergebnisse einer verbalen Stimmab-gabe sehr knapp oder zweifelhaft sind, ist eine Abstimmung durch Aufstehen notwendig.

Abschluss der Nominierung

Ja

Nein

Ja

2/3

Um die Möglichkeit der Nominierung abzuschlie-ßen

Wiedereröffn. der Nominierung

Ja

Nein

Ja

M

Um eine Nominierung oder Stimmabgabe wieder zu eröffnen

Einspruch gegen die Zulassung einer Frage

Nein

Nein

Nein

2/3

Um der Versammlung die Möglichkeit zu geben, einen bestimmten ursprünglichen Hauptantrag zu verhindern, wenn angenommen wird, dass es absolut unerwünscht ist, dass dieser Antrag über-haupt der Versammlung vorgelegt wird.

Parlamentar. Anfrage

Nein

Nein

Nein

Nein

Um die Klarstellung eines Punktes des parlamen-tarischen Verfahrens zu verlangen

Einzelheit einer Information

Nein

Nein

Nein

Nein

Um Information über eine anhängige Frage oder einen Geschäftsordnungspunkt zu verlangen

Einzelheit der Geschäftsord.

Nein

Nein

Nein

*

Um eine Entscheidung über und die Durchsetzung von allgemeinen Regeln zu verlangen

Erlaubnis zur vorläufigen Aus-setzung von Re-geln

Ja

Nein

Nein

2/3

Um Regeln vorübergehend auszusetzen und der Versammlung zu ermöglichen, etwas nicht nach den allgemeinen Regeln abzuwickeln. Der Vor-schlag darf nicht in Widerspruch zu den Satzun-gen oder der Verfassung der Organisation, zu lokalen, staatlichen oder nationalen Vorschriften stehen.

Einen Antrag zurückziehen

Nein

Nein

Nein

M

Um einen Antrag vor der Entscheidung durch die Versammlung zurückzuziehen. Bevor ein Antrag durch die Vorsitzende festgestellt wird, wird die-ser der Antragstellerin zugerechnet, die ihn ohne Zustimmung von wem auch immer zurückziehen

oder abändern kann. Nachdem der Antrag von der Vorsitzenden festgestellt worden ist, gehört er der gesamten Versammlung und die Antragstellerin benötigt die Zustimmung der Versammlung, um den Antrag zurückzuziehen oder abzuändern.

* Üblicherweise wird darüber nicht abgestimmt. Die Vorsitzende entscheidet.

81

Anträge, die eine Frage wieder an dieVersammlung zurückverweisen

Antrag

1.

2.

3.

4.

Zweck

Etwas abändern, was früher ange-nommen worden ist

Ja

Ja

Ja

+

Um etwas zu ändern, das zu einem früheren Zeitpunkt angenommen wurde

Noch einmal über-denken

Ja

Ja

Nein

M

Um eine Abstimmung noch einmal zu über-denken und vorschnelle Handlungen zu korri-gieren

Aufheben

Ja

Ja

Ja

+

Um eine vorangehende Handlung für ungültig zu erklären

Einen Antrag auf-nehmen

Ja

Nein

Nein

+

Um einen Antrag vor die Versammlung zu bringen, der zurückgestellt worden ist.

+ = 2/3 Abstimmung ohne Ankündigung. M = Stimmenmehrheit mit vorheriger Ankündi-gung

82

Abschnitt 13

Einsetzungs-Zeremonien

Inhalt Einführung neuer Mitglieder Einsetzen der Club-Amtsinhaberinnen und des Vorstands

83

EINSETZUNGS-ZEREMONIEN IM CLUB Einführung neuer Mitglieder Präsidentin: Die Mitglieder des Zonta Club ______________ fühlen sich geehrt, dass sie zu uns kom-men und in unserer Gemeinschaft Hilfe leisten wollen. Wir heißen sie willkommen bei un-serer weltweiten Organisation von Geschäfts- und Berufsfrauen in leitender Stellung, die zusammen den Status der Frau weltweit durch Service und Einstehen für ihre Rechte för-dern wollen. Der Name Zonta kommt von einem Lakota-Wort der amerikanischen Sioux Ureinwohner. Die Zeichen stehen für Redlichkeit und Vertrauenswürdigkeit. Zonta International ist eine Service-Organisation mit Berufszuordnung (Klassifikation) mit berufstätigen Frauen aus der ganzen Welt, die sich verpflichten, die Ziele von Zonta zu fördern: • Die rechtliche, politische, wirtschaftliche, gesundheitliche und berufliche Stellung der Frau und ihren Bildungsstand auf weltweiter und lokaler Ebene durch Service und Ein

stehen für ihre Rechte zu verbessern. • Gegenseitiges Verständnis, Wohlwollen und Friede in einer Welt der freundschaftlich verbundenen Berufsfrauen zu fördern. • Für Gerechtigkeit und die weltweite Beachtung der Menschenrechte und fundamentale Freiheitsrechte einzutreten. • International verbunden sein für die Wahrung hoher ethischer Werte, Durchführung von Service-Programmen, und Mitglieder, die ihren Gemeinden, ihren Ländern und der gan-

zen Welt dienen, gegenseitig freundschaftlich zu unterstützen. Die Mitgliedschaft bei Zonta ist eine Ehre und ein Privileg. Sie ist auch mit Verantwortung verbunden. Regelmäßiges Erscheinen und Mitmachen bei den Service-Projekten des Clubs und Unterstützung unserer internationalen Programme werden von allen Mitgliedern erwar-tet. Wenn sie aufgefordert werden, eine Führungsrolle zu übernehmen, wird von ihnen er-wartet, dass sie diese mit Enthusiasmus und Verantwortung annehmen. Zonta verpflichtet sich dem Ideal der Gleichheit für alle gemäß der weltweiten Menschenrechts-Deklaration der Vereinten Nationen. Wir sind überzeugt, daβ sie ihre Sorgfalt, Enthusiasmus und Talen-te für unseren Club einsetzen. (Die Vorsitzende des Organisations-, Mitgliedschafts- und Klassifikations-Komitee kann

diese Gelegenheit benutzen, jedes neue Mitglied mit einer kurzen Biografie vorzustellen.

Dabei sind erwähnt: Name, Klassifikation, Geschäft und Titel und andere wichtige Informa-

tionen.)

Präsidentin: Bitte wiederholen sie das Zonta-Versprechen zusammen mit mir: „Ich verspreche, die Idea-le von Zonta hochzuhalten und zu praktizieren.“ Neue(s) Mitglied(er): „Ich verspreche, die Ideale von Zonta hochzuhalten und zu praktizieren.“

84

Präsidentin: Mitglieder des Zonta Club ______(Name des Clubs)_____ nehmt ihr (Namen der neuen

Mitglieder) als Mitglied(er) dieses Clubs auf und versprecht ihr, mit ihr/ihm/ihnen die Idea-le von Zonta zu fördern? Mitglieder: Ja, wir versprechen es. Präsidentin (spricht zu neuen Mitgliedern): Die Zonta-Gemeinschaft heißt euch willkommen. Wir bitten um eure Unterstützung, wenn ihr zusammen mit den Zontians auf der ganzen Welt die Service-Arbeit von Zonta und das Einstehen für die Rechte der Frauen durchführt. Anmerkung: Die Zonta-Nadel (wenn nicht schon vorher übergeben), eine gelbe Rose oder ein anderes Andenken kann jetzt den neuen Mitgliedern übergeben werden. EINSETZEN DER CLUB-AMTSINHABERINNEN UND DES VORSTANDS Diese Einführungs-Zeremonie wird oft durch eine Distrikt-Vorsitzende vorgenommen, kann aber auch von einer ehemaligen Club-Präsidentin oder einer Vertreterin von Zonta Interna-tional übernommen werden. Die Einführungs-Vorsitzende: Der Zonta Club ______(Name des Clubs)_____ blickt zurück auf ein weiteres Jahr (oder Jahresabschnitt) mit Service für die Gemeinschaft und die Welt. Wir sind alle stolz auf das, was wir erreicht haben und wenden uns nun dem kommenden Jahr (oder Jahresabschnitt)zu. Die Amtsinhaberinnen und Vorsitzenden des Clubs für das nächste Jahr (oder Jahresab-schnitt) werden gebeten, nach vorne zu treten. (Der neue Vorstand versammelt sich).

Vorsitzende des Clubs, (Namen der Club-Vorsitzenden), ihr habt viele wichtige Pflichten. Ihr werdet aktiv bei allen Vorstandssitzungen teilnehmen. Es ist wichtig, dass ihr regelmä-ßig kommt, und dass ihr pünktlich seid. Alles, was bei diesen Vorstandssitzungen vorgelegt wird, soll sorgfältig und ernsthaft behandelt werden. Entscheidungen des Vorstands sollen zum Nutzen der Fragen sein, unter Berücksichtigung der Vorschriften dieses Clubs. Ihr wurdet für eine ehrenhafte und verantwortliche Stellung gewählt. Eure Arbeit wird diesen Club prägen, die Beziehung des Clubs zur Gemeinschaft, im Distrikt und bei Zonta Interna-tional. Nehmt ihr diese Verantwortung an? Wenn ja, sagt bitte „ich nehme sie an.“ Neue Vorstandsmitglieder: Ja, wir nehmen sie an. Die Einführungs-Vorsitzende: Die Sekretärin (Name) soll bitte nach vorne kommen. Als Sekretärin wird es ihre Pflicht sein, festzuhalten, was bei allen Meetings dieses Clubs stattgefunden hat und die Liste der Club-Mitglieder immer nachzuführen. Von ihnen wird erwartet, dass sie wichtige Informa-tionen auf Anfrage an die Komitees weitergeben. Sie verwalten alle Club-Akten, außer die der Kassenführerin. Sie sind auch verantwortlich für die Korrespondenz, die für einen rei-bungslosen Ablauf im Club notwendig ist. Versprechen sie das?

85

Neue Sekretärin: Ja, ich verspreche es. Anmerkung: Wenn der Club eine Protokoll- und eine Korrespondenz-Sekretärin hat, soll

die Korrespondenz-Sekretärin als Erste eingesetzt werden und danach die Protokoll-

Sekretärin. Kommentieren sie ihre speziellen Pflichten so, wie sie in Teil 2, Abschnitt 3 un-

ter „Sekretärin“ aufgeführt sind.

Die Einführungs-Vorsitzende: Die Kassenführerin (Name) soll bitte nach vorne kommen. Es ist ihre Pflicht als Kassenfüh-rerin, alle Gelder zu verwalten, dem Vorstand monatlich zu berichten und dem Club an der Jahresversammlung einen Abschlussbericht vorzulegen. Darüber hinaus sind sie verant-wortlich für pünktliche Zahlungen der Gebühren für Zonta International, für den Distrikt und die Area (wenn zutreffend) und andere Pflichten, welche die Finanzen des Clubs betref-fen, wahrzunehmen. Versprechen sie das? Neue Kassenführerin: Ja, ich verspreche es. Die Einführungs-Vorsitzende: Die Vizepräsidentin (Name) soll bitte nach vorne kommen. Ihre Pflichten sind speziell, denn sie werden von der Präsidentin bestimmt. Außerdem, falls die Präsidentin ihre Ver-antwortung nicht wahrnehmen kann, ist es ihre Pflicht, als Vorsitzende zu fungieren und die administrativen Verpflichtungen der Präsidentin weiterzuführen. Versprechen sie das? Neue Vizepräsidentin: Ja, ich verspreche es. Die Einführungs-Vorsitzende (wenn der Club eine designierte Präsidentin hat): Die designierte Präsidentin (Name) soll bitte nach vorne kommen. Es ist ihre Pflicht, der Präsidentin beizustehen und die Zukunft des Clubs zu planen, speziell, was das Wachstum und den Einbezug der Gemeinde betrifft. Es wird erwartet, dass sie der neuen Präsidentin nachfolgen, wenn die laufende Amtszeit erfüllt ist. Wenn Sie bereit sind, diese Verantwor-tung zu erfüllen, sagen sie bitte, „ja ich verspreche es.“ Neue designierte Präsidentin: Ja, ich verspreche es. Die Einführungs-Vorsitzende: (Name der neuen Präsidentin) wurde gewählt, um diesen Club als Präsidentin zu leiten. Bitte treten sie nach vorne. Es ist ihre Pflicht, alle Meetings des Clubs und die Vorstandssit-zungen so zu präsidieren, dass die Rechte jedes Mitglieds geschützt, die Club-Angelegenheiten in angemessener Weise verwaltet werden, gute Beurteilung stattfindet, und dass dem Zonta Club eine Führungskraft vorsteht. Wenn Sie bereit sind, diese Verantwor-tung zu erfüllen, sagen sie bitte, „ja ich verspreche es.“ Neue Präsidentin: Ja, ich verspreche es.

86

Die Einführungs-Vorsitzende: Mit der Übergabe dieses Hammers übertrage ich ihnen auch die Verantwortung und Privile-gien des Amtes der Präsidentin. Die Präsidentinnnen-Nadel soll ein greifbares Symbol ihrer Verpflichtung gegenüber dem Zonta Club __________ und Zonta International darstellen. Die Einführungs-Vorsitzende: Mitglieder des Zonta Clubs versprecht ihr, mit diesen neu eingesetzten Vorstandsmitglie-dern zusammenzuarbeiten? Wenn ja, sagt „wir versprechen es.“ Alle Club-Mitglieder: „Wir versprechen es.“ Die Einführungs-Vorsitzende: Ich gratuliere und wünsche euch, den Vorstandsmitgliedern und Club-Mitgliedern alles Gu-te. Anmerkung: Viele Clubs übergeben jedem neuen Vorstandsmitglied bei der Amtsübernah-

me ein Zonta-Geschenk, eine Zonta-Rose oder ein anderes Andenken der Anerkennung.

87

Glossar

und Stichwortverzeichnis

Glossar zum Club-Handbuch und den Zonta International Satzungen

Englisch Deutsch Actively engaged zu mind. 50% einer normalen Arbeitswoche in a classification im Geschäft/Beruf der betr.Klassifikation tätig Advocacy Einstehen für die Rechte (Betonung des ersten A) Amendment Änderung des Wortlauts in Satzungen (Statuten) oder

Vorschriften bei beratender Versammlung Area bleibt bei Zonta Area (Aussprache erea wie in D Aera) Audit (od. Review) offizielle Buchprüfung Board Vorstand Budget Budget, statt Haushalt Bylaws Satzung (Statuten) Centurion bleibt Centurion – eine Zontian, die sich im Club verdient gemacht hat und von der Governor ernannt wird Chairman, (Mehrz.Chairmen) Vorsitzende(r), die Form Chairwoman existiert nicht,

und "Chairperson" wird von ZI abgelehnt Charter bleibt Charter (Gründungsurkunde), auch Charter-Feier Classification Klassifikation in einer Beschäftigung, Geschäft, Beruf,

gemäss dem Zonta Klassifikations-System Committee Komitee oder Kommission, allenfalls Ausschuß Convention bleibt hier Convention, bzw. Internationale Convention

(Mitgliederversammlung, Tagung, Zusammenkunft) Credentials (Stimm-) Ausweis Conventions/ Distriktkonferenzen Director Vorstandsmitglied, wenn nicht ausdrücklich als "Direk-

torin" bezeichnet (z.B. Admin. und Board ZI). Endowment-Fonds Fonds für Stiftungen, Vermächtnisse, Vermögen indivi-

dueller Großspender. Nur der Zinsertrag wird ausgege-ben.

Ex-Officio bleibt ex-officio oder von Amtes wegen. Ex-officio-Mitglieder haben dieselben Rechte wie die anderen Mit-glieder des Komitees, inkl. Stimmrecht, aber dieses wird im Quorum nicht mitgezählt.

First Timer zum ersten Mal an einer Convention dabei Foundation bleibt Foundation als bekannter Begriff = Stiftung From the Floor Wahlbezeichnung für Kandidaten, die sich an Ort und

Stelle zur Wahl zur Verfügung stellen Fund Fonds ( „s“ bleibt, unveränderlich, es ist kein Mehrzahl-s Fundraising Aufbringen, Beschaffen von Geldern für Service

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Good Standing guter Ruf, Ansehen, bei Zonta: Club oder Club-Mitglied

das die jährlichen Gebühren bezahlt hat und dessen Tä-tigkeit den Statuten-Vorschriften entspricht.

Governor bleibt bei Zonta die "Governor" Guidelines "Richtlinien" als stehender Ausdruck für Verfahren emp-

fohlen durch den ZI-Vorstand gemäss Komitees. Headquarters (immer Mehrz.) bleibt so (HQ = Abkürzung) (bedeutet: Internationale (Zonta)-Zentrale) Leave of Absence (Beurlaubung) offizielle Erlaubnis, bei Club-Meetings

und Aktivitäten nicht teilnehmen zu müssen. Lieutenant (Lt.) Governor bleibt bei Zonta Lt. Governor; wird anschließend (Aus-

sprache: Leftenent) Governor-Elect. Bei Zonta ist die Lt. Governor aber keine Vize-Governor, wie die anderswo sinngemäße Bedeutung.

May (als Verb) drückt ausdrücklich die Erlaubnis, Möglichkeit oder Ge-legenheit zu einer Handlung aus.

Networking bleibt Networking - Mitglieder mit ähnlichen Interessen, die sich zusammentun um ihr Know-how und Erfahrung zur Förderung der gemeinsamen Ziele einzubringen.

Nominating Committee Nominierungs- oder Wahlvorschlags-Komitee Nonpartisan überparteilich Nonsectarian nicht religions- oder sektenbezogen Officer Vorstandsmitglied bei Vereinen/Clubs, denn Amtsträge-

rin bezieht sich eigentlich auf Staats-Beamte. In be-stimmten Fällen, z.B. bei nicht namentlich genannten Governors oder AD, muss auf "Amtsinhaberin" ausge-wichen werden, weil diese dann keine Vorstandsmitglie-der sind.

Organization bleibt Organisation Policy Politik, Verfahrensweise, Taktik, Prinzip, Plan für spezi-

elle Handlung oder Gegenstand. President-Elect die designierte Präsidentin oder auch President-Elect Previous Notice Vorankündigung - in den Satzungen vorgeschrieben, daß

ein Mitglied im Voraus über Vorschläge beim nächsten Meeting benachrichtigt werden muß; z.B. Änderungen der Satzungen.

Principles Prinzipien - Diskussionspunkte, weitgefasst, in Richtung der schlußendlich angenommenen Politik.

Proxy (Proxies) bleibt als bekannter Ausdruck = Vollmacht, Vertretung für Clubs, die nicht an eine Konferenz/ Convention kommen können und sich durch einen anderen Club mit Stimmrecht vertreten lassen.

Public Issue eine allseits bekannte Angelegenheit, mit Entscheidung von spezieller Wichtigkeit oder öffentlichem Interesse.

Public Relations PR oder Öffentlichkeitsarbeit

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Quorum Quorum - Minimum Anzahl Mitglieder, die bei einem Meeting anwesend sein müssen, um geschäftliche Ange-legenheiten rechtlich korrekt abzuwickeln.

Review siehe "Audit" = offizielle Buchprüfung Rules of Procedure Verfahrensregeln, normalerweise unbestimmter Dauer,

bezogen auf administrative Details einer Organisation. Secretary Sekretärin oder wenn passend, Protokollführerin. Shall (als Verb) soll, sollen - bezeichnet Amtsgewalt, Verpflichtung oder Begehren, dass die Handlung erfolgt. SOM-Komitee Sponsoring, Organizing, Mentoring für neue Clubs Territory Territorium, geographisches Gebiet von ZI zu administ-

rativen Zwecken bestimmt. Treasurer auf Clubebene Kassenführerin anstatt Kassierin.

Bei internationalen Ämtern = Schatzmeisterin. Vacancy Vakanz in einem Amt, Geschäftsführung oder Komitee Vice President Vizepräsidentin Vote abstimmen - bei Zonta gründet die Abstimmung auf den

anwesenden, stimmenden Mitgliedern Voting Methods Wahlmethoden Ballot Abstimmung mit Stimmzetteln Ballot Vote geheime Wahl; ermöglicht Mitgliedern die Abstimmung

ohne Preisgabe der Position oder Kandidatin. Casting Vote entscheidende Stimme General Consent Allgemeine Zustimmung Majority Vote Stimmenmehrheit; mehr als die Hälfte der Stimmen aus

den wählbaren Abstimmenden, exkl. leeren Stimmzet-teln oder Stimmenthaltungen.

Plurality Vote relative Stimmenmehrheit - größte Anzahl der erhaltenen Stimmen, bei mehr als zwei, wie z.B. bei Wahlen.

Two-thirds Vote Mindestens zwei Drittel (2/3) der Stimmen aus den wählbaren Abstimmenden, exkl. leeren Stimmzetteln oder Stimmenthaltungen.

Unanimous Consent Einstimmigkeit Voice Vote Verbale Stimmabgabe

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Stichwortverzeichnis - Index

Advocacy Komitee, 32 Agenda, 53 Club-Jahresprogramm, Anhang Amelia Earhart-Fonds, 75 s. What We Do/International Programs Amtszeit, FAQ 70 Anträge, Club 43-44, Parl. Verfahren76-81 Areas, 9 Archiv-Richtlinien, 59-61 Aufgabe, Ziele (Definition), 8 Auflösung Club 181 FAQ 70 Austauschprogramme, FAQ 71 Außenbeziehungen, 73 Award Nomination Formular 74 Centurion FAQ, 69 Clubs allg., 9-13 Club-Auflösung, 11, FAQ 70 Club Bylaws Muster, Formular 74 (Übersetzung im Anhang) Club-Führung, 19-27, 40-44 Club-Komitees, 29-32 Nominating Formular 74 Club-Mailings, 47, 71 Club Officers Report Formular 74 Conventions, 55-57 Convention Orte, 57 Credentials (Stimmausweis), 56 Credit Card Authorization Formular 74 Delegierte für Conventions, 56, 72 Registrierungs-Formular 74 Distrikte, 9 Distrikt-Konferenz, 9 Donation Form (Spenden) 74 Dues Chart (Gebührenliste) 74 Ehrenmitglieder, FAQ 69/70 Ehrenmitglieder internat. Formular, 74 Einsetzungs-Zeremonie, ab S.83 E-Mail Richtlinien, 49 Emblem = Logo FAQs (=oft gestellte Fragen), ab S.67 Finanzen allgemein, 24-27 Finanz-Komitee, 39-40 Förderung Status der Frau, FAQ 68 Formulare, alle S 74

Foundation, 14, 68, FAQ 68/72 Fragen, oft gestellte, FAQs ab S.68 Fundraising-Stunden, FAQ 72 Gedenkanlässe, FAQ 71 Gebührenliste (Dues) Formular 74 s. Mitgliedschafts-Manual Geschichte von Zonta, 64 Glossar, 86 Governor, 9 Gründung neuer Clubs, Formular 74 Headquarters, 15 Internat. Service-Fonds, 72-73 Informationsquellen, 15 Jahresprogramm, Anhang ab S.93 Kassenführerin Club, 24-27 Klassifikationssystem , FAQ 69 s. Mitgliedschafts-Manual Klausman-Fonds, 75-76 s. What We Do/International Programs Komitees im Club, 29-32 Kommunikation allg., 47-51 Lokaler Service/internationaler FAQ 73 Logo von Zonta, 94-96 Logo-Bestellung, Formular 74 Meetings + Sitzungen, 11, allgemein 38-44 Member Report Formular 74 Membership Award Nomination Form. 74 Membership Dues Payment div. Formulare, 74 Meritorious Award, FAQ 69, Formular 74 für Spezielle Dienste Mission, 8 Mitglieder-Information, 47-50 Mitgliedschaft, 12, FAQ 69 Mitgliedschafts- und Klassifi- kations-Komitee, 34-35 Name Zonta verwenden, FAQ 68 (Übersetzung ber. Logo im Anhang) Networking, 50 Neuer Club, Authorization Formular 74 Neues Land, Authorization Formular 74 Neuer Z-Club, Formular 74 Nominierungs-Komitee, 35 Organisation und Kommunikation, 17

91

Potenzieller Mitglieder, Formular 74 Präsidentin + Vize-P. Club, 21-23 Präsidentin, international, 8 Projekte ausserhalb Club-Gebiet 32 (Übersetzung im Anhang) Proxy, Convention, 56 Proxy Formular 74 Robert’s Rules, 76 Satzungen Club, 10 (Übersetzung im Anhang) Satzungen internationale Änderungsantrag, FAQ 72 Sekretärin im Club, 23-24 Service-Fonds internationaler, 74-77 Service-Kommission, 31 Service-Projekte internationale, 72/73 Service-Stunden, FAQ 73 SOM = Gründung Clubs, FAQ 71 und Formular 74 Spenden-Formular (Donation), 74 Statuten = Satzungen Stiftung = Foundation Stimmausweis (Credentials), 56 Struktur Zonta International, 8, FAQ 68 Symbole = Logo Tätigkeit der Zontians, FAQ 68 Treasurer = Kassenführerin, 24-27 Vereinte Nationen, 73, 65 Verkaufsartikel von HQ, 71, 16 Vorstand, internationaler, 8 Wahlen im Club, 35-37 Wahlen internationale, 55, FAQ 72 Webseiten allgemein 16-17, 50, 51 Wiederholte Spenden, Formular 74 YWPA Fonds s. What We Do/International Programs Ziele, 8 ZIF (Zonta Internat. Foundation), 73-77 Z Club, Golden Z Club, 12 Antragsformular,74 Z-Club Auflösung, Formular 74 Zonta-Geschichte, 64 Zonta Service-Programm bis 2012

92

Impressum deutsche Ausgabe

englische Originalausgabe

ZONTA CLUB MANUAL

Zonta International 1211 West 22nd Street, Suite 900

Oak Brook, IL 60523 USA Tel. +1 630 928-1400 Fax +1 630 928-1559

Die erste deutsche Ausgabe ist im 2000 von Anni Rudin mithilfe verschiedener Zontians übersetzt worden und in den Jahren 2003, 2005, 2006, 2012 und 2014 wurden die Änderungen von Zonta International übernommen. Die vorliegende Ausgabe wurde von Zonta International im März 2014 teilweise neu zusammenge-stellt und mit einigen Änderungen versehen. Aus den bisherigen Fassungen sind bereits im 2012 Teile entfernt worden, weil sie mittlerweile auf der Zonta International Webseite stehen. Dort wo es davon bereits Übersetzungen gab, wurden diese kontrolliert und in einem Anhang aufgenommen.

Übersetzung nach bestem Wissen und Gewissen. Bei Unstimmigkeiten gilt das englische Original.

Weitere deutsche Übersetzungen: Zonta International Bylaws (Statuten/Satzungen) werden nach jeder Convention aktualisiert Zonta International Marian de Forest Mitgliedschafts-Handbuch und die dazu gehörenden Berufs-codes Die Übersetzungen können von den Webseiten der Schweiz und der Union deutscher Zonta Clubs heruntergeladen werden. Den Area Directors in Österreich wurde eine Datei übermittelt. Auf Verlangen auch direkt per E-Mail durch: Anni Rudin - Hauptstrasse 8 - Postfach 17 - CH-4411 Seltisberg (Schweiz) Tel. +41 61 911 94 76 E-Mail: annirudin@vtxmail.ch Es existieren auch Übersetzungen in andere Sprachen. Erkundigen Sie sich bitte bei den entsprechenden Area Directors.

August 2014

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Anhang Diverse Dokumente, die im Club Manual von 2006 enthalten waren, nun aber auf der Zonta Inter-

national Webseite unter Member Resources zu finden sind.

Weil die entsprechenden Übersetzungen vorhanden waren, sind sie wo nötig, aktualisiert und hier

als Anhang eingefügt worden:

1. Geschichte des Zonta Emblems, Seite 94 2. Verwendung des Zonta International Logo, Seite 95 3. Vorgehen bei von Clubs durchgeführten Projekten ausserhalb ihres geografischen Gebiets, S.97 4. Muster der Zonta Club Satzungen (Statuten), Seite 98 5. Jahresprogramm, Muster, Seite 106/107

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Die Geschichte des Zonta Emblems Der Name „Zonta“ stammt von Lakhota (Teton Dakota), einer Sprache der amerikanischen Sioux-Ureinwohner und bedeutet ehrlich und vertrauenswürdig. Das Wort wurde im Jahre 1919 über-nommen und symbolisiert die kombinierten Qualitäten von Ehrlichkeit und Vertrauen, Inspiration und die Fähigkeit, zusammen zuarbeiten für Service und das Verstehen der Welt. Das Zonta-Emblem ist nicht einfach nur ein dekoratives Zeichen. Es ist die Adaption und Zusam-mensetzung aus verschiedenen Symbolen der Sioux-Ureinwohner; übereinandergestellt haben sie für die Zontians eine spezielle Bedeutung. Was wie der Buchstabe „Z“ aussieht, heiβt für die Sioux „Licht-

strahl“, Sonnenschein“ oder „Aufleuchten“ und also in weiterem

Sinne „Inspiration“. Die ganze Zonta-Bewegung ist eine Inspirati-

on und diese stammt vom „Leuchten“ jeder einzelnen Zontian.

Dieses Symbol bedeutet deshalb für uns „ALLE von Zonta“ und

„jedes einzelne Mitglied von ZONTA“ und wird zum Brennpunkt

des Emblems.

Dieses Sioux-Symbol steht für „sich zu einem bestimmten Zweck verbinden“ oder „zusammenhalten“, mit einem Wort „Loyalität“. In Loyalität bilden die einzelnen Mitglieder einen Club, die Clubs einen Distrikt und die Distrikte in Zonta International. Die „Loyali-tät“ umgibt den „Strahl“ und die „Inspiration“ und wird zum be-kannten Zeichen.

Mit diesem Symbol meinen die Sioux „Gemeinsam Tragen". Das gemeinsame Tragen ist wichtigster Inhalt um das Ziel von Zonta zu erreichen: für den Fortschritt der Verständigung, für guten Willen und den Frieden zu arbeiten durch die weltweite Freundschaft von Frauen in allen Berufen. Dieses Symbol wurde ausgesucht, um Inspiration und Loyalität weiterzugeben und die Zonta-Mitglieder stärker miteinander zu verbinden.

Dies ist das Symbol der Sioux für „Schutz“. Die vielen Service-Projekte von Zonta bedeuten Schutz für jemanden, der bedürf-tig ist. Und Service ist gleich Zonta. So verkörpert dieses Sym-bol die Bedeutung der Ziele von Zonta.

Die Bedeutung des Quadrates gilt nicht ausschlieβlich für die Sioux oder die amerikanische Urbevölkerung. Wahrscheinlich datiert sein Ursprung viel früher als alle anderen Symbole in seiner Bedeutung für „Integrität“ und „Glaubwürdigkeit“.

Dieses Symbol, zusammengesetzt aus Einzelsymbolen, wurde zum Zonta-Emblem und soll eine herausragende Gruppe erfolgreicher Frauen in Unternehmen und Beruf bezeichnen, die loyal zusam-menarbeiten, getragen von den gleichen Zielen, und die ehrlich und absolut vertrauenswürdig Hilfe und Unterstützung bieten, sowie für weltweite Verständigung wirken.

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Verwendung des internationalen Zonta Logos Das Emblem von Zonta International ist quadratisch, siehe untenstehendes Beispiel.

Das Zonta Emblem kann von jedem Distrikt, Club oder Mitglied von Zonta International verwendet werden, es darf jedoch nie abgeändert werden. Das Zonta International Logo Besteht aus dem Zonta Emblem zusätzlich mit Text darüber, darunter oder auf der Seite des Emblems. Siehe Beispiele: Waagrechtes Logo

Senkrechtes Logo

Verwendung des Zonta Logos Das Zonta Logo kann von jedem Distrikt, Club oder Zonta International verwendet werden. Zonta Distrikte und Clubs sind aufgefordert, das Standard-Logo-Format zu verwenden, damit es konsistent ist mit dem Zon-ta International Logo. Clubs und Distrikte können ihr Club- oder Distrikt-Logo durch die Zonta International Webseite anfordern indem sie auf Member Resources/Tools/Logos klicken. Siehe Beispiele: Distrikt Logos

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Club Logos

Zonta Clubs und Distrikte dürfen das Logo für folgende Dinge verwenden: Schmuck, Shirts und andere Gegenstände, solange das Logo nicht abgeändert wird. Gegenstände mit dem Zonta International Logo, die öffentlich verkauft werden, müssen diesen Richtlinien entsprechen. Zonta Clubs und Distrikte dürfen das Emblem für folgende Dinge verwenden: Distrikte und Clubs dürfen das Zonta Emblem für ihre Programme und andere Drucksachen verwenden, wenn sie Veranstaltungen abhalten, nicht jedoch das Zonta International Logo. Die Worte „Zonta Internatio-nal“ bei diesem Logo folgern, dass diese Veranstaltungen von Zonta International gutgeheissen wurden. Clubs und Distrikte brauchen kein Einverständnis für ihre Veranstaltungen aber die Worte Zonta Internatio-nal dürfen nicht verwendet werden, damit nicht der Eindruck entsteht, dass sie gutgeheissen wurden. In sol-chen Fällen muss eine nähere Bestimmung angebracht werden, dass es sich um ein Projekt oder Programm des Clubs/Distrikts handelt. Zum Beispiel, „Die Zonta Distrikt XX Kunstauktion“ oder „Der Walkathon der Chicago Area Clubs“. Bitte richten Sie Fragen zur Anwendung des Zonta International Logo an die Chairman des Public Relations Committee.

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Vorgehen bei von Clubs durchgeführten Projekten ausserhalb ihres geografischen Gebiets (Gemäß Beschluss des ZI-Vorstands im April 2005)

Es kann sich dabei um das eigene Land oder das Ausland handeln und betrifft Projekte, die als

Club Service Projekte ausserhalb des Gebietes durchgeführt werden, in denen der Club normaler-

weise tätig ist (sogar innerhalb des gleichen Distrikts). Z.B. ein Projekt vom ZC Chicago im Staate

Kentucky oder ein Projekt des ZC Auckland in Ghana.

Die Clubs werden aufgefordert, die Zonta International-Projekte und Projekte in ihren eigenen loka-len Gemeinden zu unterstützen, die den Zielen von Zonta entsprechen. Beschließt ein Club, ein Pro-jekt ausserhalb seines geografischen Gebiets zu unterstützen, sollte er mindestens:

2. wenn machbar, mit einem Zonta Club im geografischen Gebiet, wo das Projekt läuft, zusammen-

arbeiten – wenn das nicht geht, die Distrikt-Governor desjenigen Distriktes, wo das Projekt

durchgeführt wird, informieren und auch die Clubs im betreffenden geografischen Gebiet; 3. sich genügend vergewissern, dass die Gelder des Clubs ordnungsgemäß verwendet werden und

dass die Organisation vertrauenswürdig ist; 4. wenn auf das Projekt Bezug genommen wird, sollte der Name des Clubs verwendet werden und

nicht Zonta International; 5. mit der ausführenden Organisation schriftlich die Bedingungen vereinbaren, die Verantwort-

lichkeiten festlegen und den Betrag, den der Club spendet, und fordern, dass Rechenschaft über

die Verwendung der Gelder abgelegt wird.

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DIE ZONTA CLUB SATZUNGEN

Bei der Charter soll jeder Zonta Club Satzungen anerkennen, die dem ZI Bylaws MUSTER ent-sprechen. Die Annahme der Club-Satzungen und nachträgliche Änderungen, sollen mit einer Zwei-drittel-Mehrheit der anwesenden Club-Mitglieder angenommen werden. Abgestimmt werden kann bei jedem regulären oder speziellen Meeting. Jedes Mitglied muss vorher über die Satzungsvor-schläge (oder vorgeschlagene Änderungen) mindestens 10 Tage vor dem Meeting informiert wer-den. Jeder Zonta Club ist gebunden an die Zonta International Bylaws, ausser wenn irgendwelche Be-stimmungen in den Satzungen dem Gesetz des Landes, Staates oder Provinz, wo der Club organi-siert ist, widersprechen. In diesem Falle soll der Club den Zonta International Vorstand schriftlich informieren, dass diese Gesetze beachtet werden müssen. Für zusätzliche Hilfe beim Erstellen der Club-Satzungen sollten bereits bestehende Clubs mit ihrer Area Director Kontakt aufnehmen. Neue Clubs werden sich in diesem Falle an ihren SOM-Club wenden. (Sponsoring/Organizing/Mentoring)

MUSTER FÜR CLUB STATUTEN (SATZUNGEN)

ZONTA CLUB ___________________

Angenommen durch die Mitglieder ________________ (Datum)

Artikel I Name

Der Name dieser Vereinigung (Organization) ist Zonta Club _______________________. Er be-steht nur als ein von Zonta International offiziell eingesetzter (chartered) Club.

Artikel II

Ziele1 Die Ziele dieses Clubs und von Zonta International sind: a) Auf globaler und lokaler Ebene die rechtliche, politische, gesundheitliche und berufliche Stel-

lung der Frauen auf weltweiter und lokaler Ebene und ihren Bildungsstand durch Service und Einstehen für ihre Rechte zu verbessern.

b) Gemeinsam als Verbund von Frauen in leitender Stellung Verständnis guten Willen und Frieden zu fördern.

c) Gerechtigkeit und die weltweite Beachtung der Menschenrechte und fundamentaler Freiheits-rechte zu fördern.

d) Durch weltumspannende, internationale Zusammenarbeit hohe ethische Werte zu wahren, Servi-ce-Programme zu verwirklichen und die Mitglieder, die ihrer Gemeinde, ihrem Land und der ganzen Welt dienen, gegenseitig zu unterstützen. __________________ 1 Die Ziele jedes Clubs sind notwendigerweise dieselben wie diejenigen von Zonta International. Es ist

natürlich möglich, auf die Ziele von ZI hinzuweisen. Besser ist jedoch, die Ziele von ZI in den Club-Satzungen anzuführen, weil manche Mitglieder nur die Club-Satzungen besitzen und möglicherweise keine ZI-Satzungen.

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Artikel III Grundsätze (Policy)

ABSCHNITT 1. Unparteiisch und überkonfessionell. Dieser Club ist überparteilich und über-konfessionell. ABSCHNITT 2. Prinzipien und öffentliche Angelegenheiten. Dieser Club darf sich zu Leitsätzen und politischen Problemen äußern, die seine Ziele betreffen; hierbei müssen die vom Internationa-len Zonta-Vorstand gesetzten Richtlinien beachtet werden.

Artikel IV Mitgliedschaft

ABSCHNITT 1. Kategorien. Die Mitgliedschaft in einem Club ist begrenzt auf Mitglieder mit Klassifikation, ehemalige internationale Präsidentinnen und Ehrenmitglieder.

(a) Als Mitglied mit Klassifikation gilt eine aktuelle oder ehemalige Entscheidungsträgerin, die als Mitglied unter einer bestimmten Klassifikation im Zonta International Marian de Fo-rest Mitgliedschafts-Handbuch aufgeführten beruflichen Klassifikation angenommen wurde. Ein klassifiziertes Mitglied hat alle Rechten und Pflichten der Mitgliedschaft, inklusive das Recht, ein Amt anzunehmen und den Club bei Meetings zu vertreten, außer wo in diesen Sat-zungen anders vorgesehen. (b) Der Club kann ohne die erforderliche Klassifikation und ohne zusätzliche Aufnahmege-bühren eine Past International President als Mitglied behalten oder aufnehmen. (c) Ehrenmitglieder sind Personen, die sich durch besondere Dienste außerhalb von Zonta ausgezeichnet haben. Ein Ehrenmitglied hat alle Rechte eines ordentlichen Mitglieds mit Aus-nahme: (1) der Übernahme eines gewählten Amtes oder Direktorats; (2) der Eingaben von Motionen und Abstimmungen; (3) der Clubvertretung als Delegierte oder stellvertretende De-legierte. Der Club-Vorstand legt die Dauer der Ehrenmitgliedschaft fest. Ein Ehrenmitglied braucht keine Gebühren zu zahlen. Der Club übernimmt die Zahlung der internationalen und Distrikt- und Areagebühren (wenn zutreffend) für alle von ihm gewählten Ehrenmitglieder.

(d) E-Club-Mitglieder halten ihre Club-Meetings mittels elektronischer Kommunikation ab. Es sind klassifizierte Mitglieder mit den gleichen Rechten wie aufgeführt im Zonta Internatio nal Marian de Forest Mitgliedschafts-Handbuch Abschnitt 3.10 ‚E-Club Mitgliedschafts- Instruktionen‘.

ABSCHNITT 2. Wahl zur Mitgliedschaft. (a) Zu einer Mitgliedschaft aufgefordert werden Kandidatinnen, die bereit sind, die Ziele von

Zonta International zu unterstützen und umzusetzen. (b) Als klassifizierte Mitglieder wählbar sind Kandidatinnen mit Entscheidungsbefugnis, die in

einem angesehenen Betrieb oder Beruf aktiv engagiert sind oder waren. (c) Das Mitgliedschafts- und Klassifikations-Komitee eines Clubs beurteilt alle Vorschläge für

eine Aufnahme als Mitglied, inklusive denjenigen für Ehrenmitglieder und Past International President, und leitet die Namen der Kandidatinnen dem Clubvorstand zu. Bei Zustimmung mit einer Abstimmung _______2 mit Stimmzetteln fordert die Vorsitzende des Mitgliedschafts-Komitees die akzeptierte Kandidatin schriftlich auf, Mitglied zu werden und informiert die Club-Mitglieder. [Der Club kann weiter anfügen: „die Mitgliedschaft der Kandidatin soll bekannt ge-geben werden, noch bevor die schriftliche Aufforderung, Mitglied zu werden, erfolgt ist.¨]

____________________ 2 Fügen Sie hier die von Ihrem Club gewählte Einheit an, z.B. „Mehrheit“ oder „zwei Drittel.“ ABSCHNITT 3. Recht auf Übernahme. Ein Mitglied, das in das Gebiet des Zonta Clubs _______________, umzieht, kann von diesem Club als Mitglied aufgenommen werden, vorausge-setzt die erforderlichen Beiträge sind bezahlt worden.

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ABSCHNITT 4. Dauer der Mitgliedschaft.

(a) Eine Mitgliedschaft mit Klassifikation besteht lebenslang, falls nicht anders durch diese Statuten bestimmt.

(b) [Fügen Sie die Anwesenheitspflicht ein, wenn Ihr Club diese Vorschrift hat. Beispiel: Jedem Mitglied, das während zwei aufeinander folgenden Monaten ohne angemessene Ent-schuldigung nicht zu den Meetings kommt, kann im Ermessen des Vorstands mitgeteilt wer-den, dass die Mitgliedschaft zu verfallen droht. Fehlt das Mitglied nach dieser Mitteilung weiterhin, so kann der Vorstand dem Mitglied seinen Ausschluss mitteilen.] Die Anwesen-heitspflicht kann durch Teilnahme an Meetings anderer Zonta Clubs erfüllt werden. (c) Im Ermessen des Clubs droht einem Mitglied wegen Zahlungsversäumnis von sechzig (90) Tagen die Mitgliedschaft zu verfallen. [Der Club kann weiter anfügen: „Ein Mitglied, das wegen Nichtbezahlen der Gebühren ausgeschlossen wurde, kann wieder aufgenommen werden, wenn die laufenden Verpflichtungen erfüllt sind. Das Mitglied soll die Wiederauf-nahmegebühr in US Dollars an Zonta International übernehmen.“]

(d) Ein Clubaustritt muss vom Mitglied schriftlich an die Club-Präsidentin geschickt wer-den, welche diese Nachricht bei der nächsten Vorstandssitzung bekannt gibt. Ein Clubaus-tritt in Ehren wird nicht genehmigt, wenn nicht alle Gebühren bezahlt sind.

[Der Club kann weiter anfügen: ABSCHNITT 5. Beurlaubung. Im Ermessen des Clubs kann ein Mitglied mit Zustimmung des Vorstands für eine gewisse Zeit beurlaubt werden, der Vorstand bestimmt die Dauer. Das Mitglied ist so von der Teilnahme bei Club-Aktivitäten dispensiert aber nach wie vor verpflichtet, alle Gebühren zu zahlen [Club-Option: „International, Distrikt-, Area- (wenn zutreffend) und Club-Gebühren“ oder „Inter-national und Distrikt- und Area-Gebühren“].

Artikel V

Clubmeetings ABSCHNITT 1. Reguläre Treffen. Reguläre Clubtreffen (Frühstück, Mittagessen oder Nachtes-sen) werden am (ersten, zweiten, dritten oder vierten) Tag der Woche) jedes Monats3 abgehalten. Bei ausserordentlichen Umständen können reguläre Clubs ihre Meetings mittels elektronischer Kommunikation abhalten. ABSCHNITT 2. Jahresversammlung. Das Treffen im [im Ermessen des Clubs: März / April / Mai] gilt als Jahresversammlung der Mitglieder und dient der Berichterstattung der Aktivitäten des Clubs, dem Einsetzen der VorstandsmitgliederVorstandsmitglieder und der Komitees und der Durchführung aller sonstigen anstehenden Geschäfte. [Es steht dem Club frei, die Wahl der Vor-standsmitglieder beim Jahrestreffen oder bei einem vorherigen Meeting vorzunehmen, das dann als Wahlmeeting bezeichnet wird.] ABSCHNITT 3. Außerordentliche Treffen. Außerordentliche Treffen können von der Präsiden-tin einberufen und müssen auf schriftlichen Antrag von fünf Mitgliedern des Clubs einberufen wer-den. Eine außerordentliche Sitzung muss mindestens 10 Tage im Voraus angekündigt werden. Auf einer solchen Sitzung darf nur das Geschäft behandelt werden, das im Ankündigungsschreiben ge-nannt war. Abschnitt 4. Quorum (Beschlussfähigkeit) [prozentualer Anteil, fügen Sie z.B. ein Viertel (1/4) oder ein Drittel (1/3) ein - die ZI Satzungen schreiben vor, dass das Quorum mindestens ein Viertel (1/4) der Mitglieder betragen muss] bei jedem regulären oder außerordentlichen Treffen des Clubs. _____________ 3 Wenn sich der Club in bestimmten Monaten nicht trifft (z.B. Juli und/oder August), fügen Sie hinzu „außer _____. Wenn der Club mehr als einmal pro Monat zusammenkommt, ändern Sie diesen Passus entsprechend.

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Artikel VI

Club-Vorstand ABSCHNITT 1. Bildung. Gewählte Amtsinhaberinnen des Clubs bilden den Club-Vorstand. ABSCHNITT 2. Pflichten und Befugnisse des Vorstands. Zwischen den Meetings überwacht der Club-Vorstand die allgemeinen Club-Angelegenheiten, vorausgesetzt, dass keine seiner Hand-lungen den vom Club vorgenommenen entgegenstehen. Der Vorstand kann über Routinefragen ent-scheiden und gemäß festgelegten Verfahren handeln, soll aber keine Verfahren bestimmen, Projekte und Schenkungen genehmigen oder das Budget annehmen. Er kann dem Club Empfehlungen ma-chen und Berichte von denjenigen Komitees, die er sehen möchte, anfordern und die Pflichten ge-mäß den Internationalen Zonta Statuten und Verfahrensregeln erfüllen. Das Zonta Club-Manual soll als Richtlinie für Club-Angelegenheiten dienen. ABSCHNITT 3. Vorstandstreffen. Der Vorstand hält regelmäßige monatliche Treffen ab, wenn vom Vorstand nicht anders bestimmt. Die Mehrheit der Vorstandsmitglieder bildet das Quorum.

Artikel VII

Vorstandsmitglieder ABSCHNITT 1. Vorstandsmitglieder. Ein Club Soll eine Präsidentin, eine Vize-Präsidentin, eine Sekretärin und eine Kassenführerin als Vorstandsmitglieder haben.4 Es soll mindestens _____ [fü-gen Sie die Anzahl ein, mindestens zwei] Vorstandsmitglieder geben. ABSCHNITT 2. Qualifikationen. Die Vorstandsmitglieder müssen Erfahrung haben als Entschei-dungsträgerin. Um in das Amt der Präsidentin gewählt werden zu können, muss das Mitglied ein-mal im Vorstand des Clubs mindestens ein (1) Jahr lang mitgewirkt haben, ausser bei einem neu gegründeten Club. ABSCHNITT 3. Wahl. Auf der Wahlversammlung werden die Vorstandsmitglieder durch Stimm-zettel gewählt, sofern nicht nur eine Kandidatin für das Amt zur Verfügung steht. In diesem Falle genügt eine mündliche Abstimmung. Das Mehrheitsvotum entscheidet. [ODER der Club entschei-det, dass eine Briefwahl erfolgt: „Amtsinhaberinnen und Direktorinnen sollen mit per Post versand-ten Stimmzetteln gewählt werden. Für die Wahl ist die Mehrheit erforderlich.“] ABSCHNITT 4. Amtsperiode. Die Vorstandsmitglieder übernehmen ihr Amt am 1. Juni. Die Amtsperiode beträgt (ein Jahr oder zwei Jahre) oder bis ihre Nachfolgerin gewählt ist und das Amt antritt. Vorstandsmitglieder sollen entweder (während eines oder während zwei Jahren) im Amt bleiben, oder bis ihre Nachfolgerin gewählt ist und das Amt antritt.5 Kein Vorstandsmitglied soll länger als zwei aufeinander folgende Jahre im gleichen Amt bleiben, ausgenommen die Kassenfüh-rerin, die nicht mehr als vier (4) aufeinander folgende Jahre das gleiche Amt innehaben soll. Wenn ein Mitglied die Hälfte seiner Amtszeit gedient hat, so gilt dies als volle Amtszeit. ________________ 4 Ein Club kann zusätzliche Vorstandsmitglieder hinzufügen, wie z.B. eine designierte Präsidentin, eine zweite Vize-Präsidentin oder Sekretärin oder eine Assistentin der Kassenverantwortlichen. 5 Ein Club könnte auch anfügen wollen, „es sei denn, ein Vorstandsmitglied wird gewählt, um eine noch nicht abgelaufene Amtszeit zu übernehmen, in welchem Fall das Vorstandsmitglied für den Rest der Amts-zeit dient." Dies klärt die Zeitdauer für das Besetzen der freien Posten.

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ABSCHNITT 5. Rücktritt. Ein Rücktrittsgesuch eines Vorstandsmitglieds soll schriftlich an die Präsidentin gesandt werden, die das Gesuch dem Vorstand zur Behandlung übergibt. Abschnitt 6. Amtsenthebung. Vorstandsmitglieder können aus bestimmten Gründen von den Club-Mitgliedern ihres Amtes enthoben werden. Gründe können sein, aber sind nicht beschränkt auf, unentschuldigtes Fernbleiben von Meetings, Pflichtversäumnis im Amt oder Aktionen, die den guten Namen von Zonta schädigen oder die Arbeit von Zonta behindern. Eine schriftliche Be-schwerde gegen ein Vorstandsmitglied wegen eines solchen Verhaltens soll vom Club-Vorstand einem Komitee aus Club-Mitgliedern übergeben werden, das von den Mitgliedern zur Abklärung gewählt wurde. Die Beschwerde soll spezifische Beschuldigungen und vorhandene Beweise beinhalten. Das Komi-tee soll dem betroffenen Vorstandsmitglied Gelegenheit geben, sich schriftlich zu äußern und kann mit dem betroffenen Mitglied ein Hearing abhalten an dem die Klägerin und Zeuginnen, wenn vor-handen, teilnehmen. Danach soll das Komitee dem Club eine Empfehlung zur Entscheidungsfindung abgeben. Die Mit-glieder sollen rechtzeitig Bescheid erhalten zur Abstimmung der Angelegenheit an einem Meeting. Das betreffende Vorstandsmitglied kann an der Beratung der Amtshandlung teilnehmen, darf je-doch nicht mit abstimmen. Die Amtsenthebung mit Stimmzetteln soll mit einer zwei Drittel-Mehrheit (2/3) der anwesenden und abstimmenden Mitglieder erfolgen. Unterlässt es der Club zu handeln, kann die Klägerin sich an den Distrikt-Vorstand wenden, der ein Disziplinarverfahren einleitet. Wenn es der Distrikt-Vorstand unterlässt zu handeln, kann die Kläge-rin sich an den Zonta International Vorstand wenden, der befugt ist, selber ein Disziplinarverfahren einzuleiten. ABSCHNITT 7. Unbesetzte Posten. Falls das Amt der Präsidentin unbesetzt ist, soll die Vize-Präsidentin [die erste Vizepräsidentin, wenn der Club mehr als eine hat] das Amt der Präsidentin übernehmen. Freie Posten in anderen Ämtern werden vom Club-Vorstand besetzt. ABSCHNITT 8 Aufgaben des Vorstandes. Die Vorstandsmitglieder (Officers) eines Clubs sollen die Pflichten erfüllen, die vom Club, in diesen Satzungen und in den Satzungen von Zonta Interna-tional vorgeschrieben sind.

(a) Präsidentin. Die Präsidentin hat den Vorsitz bei allen Treffen des Clubs und des Vor-stands und hat die Geschäftsführung des Clubs inne und gegenzeichnet alle Zahlungsaufträ-ge und Schecks der Kassenverantwortlichen6. Nach Zustimmung durch den Vorstand soll die Präsidentin die Vorsitzenden der ständigen Komitees und aller anderen Komitees außer dem Komitee für die Wahlvorschläge ernennen. Die Präsidentin ist von Amtes wegen (ex-officio) Mitglied alle Komitees außer dem Komitee für die Wahlvorschläge. (b) Designierte Präsidentin. [wenn der Club eine hat] Nach Ablauf ihrer eigenen Amtszeit wird die designierte Präsidentin automatisch zur Präsidentin. Die designierte Präsidentin soll die von der Präsidentin zugewiesenen Aufgaben übernehmen. ____________________ 6 gemäß den ZI-Satzungen wird nicht verlangt, dass die Präsidentin alle Schecks gegenzeichnet. In jedem Fall sollten die Club-Satzungen vorsehen, dass alle Schecks von zwei Vorstandsmitgliedern unterzeichnet werden.

7 Siehe zu den PFLICHTEN DER ANDEREN VORSTANDSMITGLIEDER, KOMITEE-VORSITZENDEN

UND MITGLIEDERN im Zonta Club Manual, wie diese Pflichten zwischen einer Korrespondenz- und einer Protokoll-Sekretärin aufzuteilen sind, wenn Ihr Club beide hat.

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(c) Vize-Präsidentin(nen). Bei Abwesenheit oder Verhinderung der Präsidentin übernimmt die Vize-Präsidentin(nen) (in der Reihenfolge ihrer Stellung [wenn es zwei gibt] die Aufgaben der Präsidentin. Die Vize-Präsidentin kann Vorsitzende eines Komitees wer-den und der Vorstand kann ihr weitere Aufgaben übertragen. (d) Sekretärin. Die Sekretärin soll auf allen Sitzungen (Meetings) des Clubs und des Vor-stands Protokoll führen, allen Schriftverkehr, der nicht anderen Vorstandsmitgliedern oder Komitees übertragen wurde, tätigen und weitere vom Vorstand bestimmte Aufgaben über-nehmen.7 (e) Kassenführerin. Die Kassenführerin ist verantwortlich für die Gelder des Clubs und gibt sie gemäß dem angenommenen Club-Budget aus. Die Kassenführerin gibt dem Vorstand und dem Club monatlich Bericht und ist ein ex-offizio-Mitglied des Finanz-Komitees. In-nerhalb von 45 Tagen nach Ende des fiskalischen Jahres soll die Buchhaltung gemäß diesen Satzungen von einer Person geprüft werden, die vom Vorstand unabhängig ist 8. Die Kas-senführerin übergibt die Bücher nicht später als fünfundvierzig Tage (45) nach Ablauf ihrer Amtszeit ihrer Nachfolgerin.

Artikel VIII

Nominierungs- oder Wahlvorschlags-Komitee

ABSCHNITT 1. Bildung. Während seines Wahlmeetings soll der Club sein Nominierungs-Komitee, bestehend aus mindestens drei Mitgliedern, für das nächste Jahr bestimmen.9 Falls keine Gegenkandidatinnen aufgestellt werden, kann eine mündliche Abstimmung erfolgen, und die Mit-glieder des Komitees können selbst ihre Vorsitzende bestimmen. Falls mit Stimmzettel gewählt, so bilden die drei (3) Kandidatinnen mit der höchsten Stimmenzahl das Komitee für die Wahlvorschlä-ge. Vorsitzende des Komitees für die Wahlvorschläge wird die Kandidatin mit der höchsten Stim-menzahl 10. ________________ 8 Die ZI Satzungen schreiben für die Buchprüfung keinen Zeitraum vor. 9 Wenn Ämter im Club eine einjährige Amtszeit haben, ändern Sie das „Jahr“ in „Amtszeit“. Die Clubs können auch die Mitglieder des Nominierungs-Komitees nicht bereits ein Jahr vorher wählen, sondern dies kann auch im Dezember oder Januar erfolgen mit einer Namensliste, die im März oder April berücksichtigt wird. Wenn ein Club diese Variante vor-zieht, sollte dieser Abschnitt wie folgt lauten: „Beim (Dezember oder Januar) Meeting soll der Club ein Nominierungs-Komitee mit drei (3) Mitgliedern wäh-len, die eine Kandidatinnenliste für das kommende Jahr präsentieren. Erfolgt kein Einspruch gegen die Nominierten, kann eine mündliche Abstimmung erfolgen und die Komitee-Mitglieder können ihre Vorsitzende selber bestimmen. Wenn die Wahl mit Stimmzetteln erfolgt, bilden die drei (3) Mitglieder mit der höchsten Stimmenzahl das Nominie-rungs-Komitee. Das Mitglied mit den meisten Stimmen wird dann die Vorsitzende des Komitees." 10

Wählt der Club das Nominierungs-Komitee ein Jahr vor der Zeit und erfolgt die Wahl des Vorstands mit Stimmzet-teln per Post, sollten die Mitglieder des Nominierungs-Komitees ebenfalls gewählt werden. In diesem Fall könnten Sie für diesen Abschnitt folgende Formulierung verwenden: „Ein Nominierungs-Komitee aus drei (3) Mitgliedern wird vom Club mit Stimmzetteln per Post gleichzeitig mit

der Wahl des Vorstands gewählt. Beim Meeting wo das Nominierungs-Komitee seinen Bericht präsentiert, kön-nen die Nominierungen für das Nominierungs-Komitee für das nächste Jahr ad hoc (from the floor) gemacht werden. Die drei (3) Kandidatinnen, welche die höchste Stimmenzahl erhalten, bilden das Nominierungs-Komitee. Das Mitglied mit der höchsten Stimmenzahl ist die Vorsitzende des Nominierungs-Komitees.

11 Siehe Fußnote 9. Wählt der Club das Nominierungs-Komitee nicht ein Jahr vor der Zeit, sollte die Klausel „Nomina-tion von mindestens drei (3) Mitgliedern für die nächste Amtszeit des Nominierungs-Komitees“ gestrichen werden.

ABSCHNITT 2. Aufgaben. Aufgabe des Nominierungs-Komitees ist es, ein oder mehrere Mit-glieder für alle Vorstandsmitglieder oder Amtsinhaberinnen, die bei der Jahresversammlung ersetzt werden müssen, aufzustellen und für die nächste Amtszeit des Nominierungs-Komitees11 mindes-tens drei (3) Mitglieder zu nominieren. Bis das betreffende Mitglied zugestimmt hat, im Falle seiner Wahl das Amt anzunehmen, sollen keine Namen genannt werden.

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ABSCHNITT 3. Bericht des Nominierungs-Komitees. Das Nominierungs-Komitee muss über die Wahlvorschläge der Vorstandsmitglieder und der Mitglieder des Nominierungs-Komitees vor der Wahlversammlung berichten, wenn vom Club nicht anders vorgesehen. Zusätzliche Nominie-rungen können ad hoc (from the floor) gemacht werden, falls die Kandidatin der Amtsübernahme zugestimmt hat. ABSCHNITT 4. Unbesetzte Stellen. Freie Posten im Nominierungs-Komitee werden durch den Club-Vorstand besetzt.

Artikel IX Komitees

ABSCHNITT 1. Wenigstens die folgenden ständigen oder anderen regulären und speziellen Komi-tees, die der Club-Vorstand bestimmt, sollten eingerichtet werden, um die Zielsetzungen des Bien-niums zu erreichen: (a) Reguläre Komitees sind: Mitgliedschafts-Komitee; Service-Komitee; und Advocacy-

Komitee. (b) weitere reguläre und spezielle Komitees könnten sein: Anwesenheits-Komitee;

Freundschafts-Komitee; Intercity-Komitee; Newsletter-Komitee; und Programm-Komitee. (c) Ad hoc Komitees können im Ermessen der Präsidentin gebildet werden. Abschnitt 2. Ernennungen. Falls nicht anders in den Satzungen festgelegt, soll die Präsidentin die Vorsitzenden der Komitees mit Zustimmung des Club-Vorstands ernennen. Abschnitt 3. Berichte. Die Komitees sollen in regelmäßigen Abständen sowohl dem Club-Vorstand wie dem Club Bericht geben.

Artikel X Gebühren

ABSCHNITT 1. Fiskalisches Jahr. Das fiskalische Jahr dieses Clubs dauert vom 1. Juni bis zum 31. Mai. [Im Ermessen des Clubs: Clubs ausserhalb der Vereinigten Staaten von Amerika können ihr eigenes fiskalisches Jahr festletzen.] ABSCHNITT 2. Gebühren für die Aufnahme und die Wiederaufnahme. Die Aufnahmegebühr entspricht derjenigen von Zonta International und wird als Gebühr für neue Mitglieder an Zonta International bezahlt, sobald die Einladung zur Mitgliedschaft angenommen wurde. Ein früheres Mitglied dieses Clubs oder eines anderen Clubs, das gemäß den Bestimmungen von Artikel IV als Mitglied wiedergewählt wird, muss an Zonta International eine Wiederaufnahmegebühr zahlen, so wie von Zonta International festgelegt. ABSCHNITT 3. Jahresbeiträge (a) Die Jahresbeiträge der Mitglieder werden durch die Clubs festgelegt. Jeder Änderung im Gebührenbetrag müssen die Club-Mitglieder zustimmen und eine Zweidrittel-Mehrheit erreichen. (b) Die Beiträge werden an oder vor dem 1. April fällig. (c) Von diesen Gebühren zahlt der Club die jährlichen Mitgliedergebühren an Zonta International, an den Distrikt und an die Area (wenn zutreffend).

Artikel XI Aufhebung oder Ausschließung

ABSCHNITT 1. Clubs. Mitglieder eines Clubs, die durch ihre Handlungsweise dem guten Na-men von Zonta Schaden zufügt oder die Arbeit von Zonta behindert haben, können von den Club-Mitgliedern ausgeschlossen werden. Eine schriftliche Beschwerde gegen ein Mitglied wegen eines solchen Verhaltens kann an den Club-Vorstand gerichtet werden. Der Vorstand soll die Klage an

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ein von ihm ernanntes Untersuchungs-Komitee zur Behandlung weiterleiten (oder an ein vom Club gewähltes Komitee, wenn die Klage sich gegen ein Vorstandsmitglied des Clubs richtet, gemäss Artikel VII Abschnitt 6). In der Klage sollen spezifische Beschwerden und vorhandene Beweise enthalten sein. Das Komitee gibt dem betreffenden Mitglied Gelegenheit, schriftlich zu antworten und kann mit dem betreffen-den Mitglied, der Beschwerdeführerin und Zeugen, wenn dies zutrifft, ein Hearing abhalten. Danach macht der Club dem Vorstand eine Empfehlung. Entscheidet der Clubvorstand, dass weite-re Maßnahmen zum Ausschluss notwendig sind, macht er den Clubmitgliedern eine Empfehlung für einen Entscheid bei einem Meeting, das allen Mitgliedern schriftlich angekündigt wurde. Das betreffende Mitglied kann bei der Beurteilung der zu treffenden Maßnahmen anwesend sein, ist jedoch nicht berechtigt, bei der Beratung teilzunehmen oder abzustimmen. Für den Ausschluss ei-nes Mitglieds bedarf es einer 2/3 Mehrheit der anwesenden Mitglieder, die Abstimmung erfolgt mit Stimmzetteln. Der Entscheid des Vorstands oder des Clubs soll der Klägerin und dem betroffenen Mitglied mit Beweisen zugestellt werden. Der Entscheid des Club-Vorstands oder der Clubmitglieder kann von der Klägerin oder dem betroffenen Mitglied bei Distrikt-Vorstand innerhalb von 45 Tagen ab dem Datum des Versands des Entscheids an die Parteien angefochten werden. Der Ausschluss erfolgt mittels einer Zweidrittel (2/3) Wahl mit Stimmzetteln des ganzen gewählten Distrikt-Vorstands. Der Entscheid des Distriktvorstands wird der Klägerin und dem betroffenen Mitglied mit Beweisen zu-gestellt. Der Entscheid des Distrikt-Vorstands kann von den Parteien beim Zonta International Vorstand innerhalb von 45 Tagen ab dem Datum des Versands des Entscheids an die Parteien angefochten werden. Der Ausschluss erfolgt mittels einer Zweidrittel (2/3) Wahl mit Stimmzetteln des ganzen gewählten Zonta International-Vorstands. Der Entscheid des Zonta International Vorstandes ist endgültig. Wenn der Club es unterlässt zu handeln, kann die Klägerin die Angelegenheit dem Distrikt-Vorstand übergeben, das ein disziplinarisches Verfahren einleiten wird. Wenn der Distrikt es unter-lässt zu handeln, kann die Klägerin die Angelegenheit dem Zonta International Board übergeben, der befugt ist, das Vorgehen einzuleiten und selber das Disziplinverfahren durchzuführen.

Artikel XII Rechnungsprüfung (Audit)

Der Club-Vorstand soll veranlassen, dass der Finanzbericht des Clubs durch eine vom Clubvorstand unabhängige Person geprüft wird. Zum Zwecke der Überprüfung oder Durchsicht müssen die Bü-cher zum Ende des fiskalischen Jahres abgeschlossen werden.

Artikel XIII Zeichen, Farben, Name und Emblem

ABSCHNITT 1. Zeichen. Das Gesellschaftszeichen von Zonta International, mit dem Zusatz des Namens des Clubs, ergibt das Siegel dieses Clubs.12 ABSCHNITT 2. Farben und Emblem. Die offiziellen Farben und Emblem dieses Clubs sind die-jenigen von Zonta International.

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Artikel XIV Gesellschafts-Eigentum der Clubs

Jegliches Eigentum, real, persönlich oder gemischt, rechtlich oder billigerweise, das dieser Zonta Club mittels Kredit, Kauf, Geschenk, Legat oder Testament erworben hat, sind sein Gesellschafts-Eigentum.

Artikel XV Parlamentarische Verfahrensregel (Parliamentary Authority)

Die Regeln gemäß Robert’s Rules of Order Newly Revised gelten für diesen Club in allen Fällen, wo sie im Widerspruch stehen mit diesen Satzungen oder mit den Satzungen oder Verfahrensregeln von Zonta International oder den Verfahrensregeln des Distriktes in dem sich der Club befindet. [Jeder Club kann nach eigenem Ermessen in dem Land seines Sitzes anerkannte parlamentarische Verfahrensregeln annehmen.]

Artikel XVI

Änderungen der Satzungen Diese Satzungen können durch eine Zweidrittel (2/3) Mehrheitsabstimmung der anwesenden Club-mitglieder bei jedem regulären oder speziellen zu diesem Zweck einberufenen Meeting geändert werden, vorausgesetzt, dass solche Änderungen nicht den Satzungen oder Verfahrensregeln von Zonta International widersprechen und weiter vorausgesetzt, dass jedes Mitglied mindestens zehn (10) Tage vor dem Meeting eine Ankündigung solcher vorgeschlagenen Änderungen erhalten hat.

______________________ 12 Ein Gesellschafts-Siegel ist möglicherweise nicht notwendig, wenn der Club nicht als Gesell-schaft registriert ist.

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Muster für ein Jahresprogramm Dies ist ein Muster für die Club-Agenda, was wann zu tun ist. Das Programm soll den Bedürfnissen des Clubs angepasst werden.

Monat Tätigkeit durch wen

Juni und Juli oder in geraden Jahren nach der Convention August Oktober

Komitee-Vorsitzende ernennen, Komitee-Mitglieder und Club-Parlamentarierin (fakultativ) .......... Der Distrikt-Governor und der Area Director Name, Adresse und Tel.-Nr. aller Komitee-Vorsitzenden melden. ........................................................................................................................................................................ Erstes Treffen des neuen Vorstands als Orientierungs-Programm planen. Dem neuen Vorstand alle notwendigen Unterlagen übergeben. ........................................................................................................................................................................ Verteilen und diskutieren der Tätigkeits-Beschreibungen. Planen der Club-Tätigkeiten für das kommende Zonta-Jahr gemäß Zielen und Programmen des Bienniums im Hinblick auf die allgemeinen Ziele und Beitragsziele für die Foundation. In Zusammenhang mit Obgenanntem eine Club-Agenda vorbereiten mit: Daten der Club- und Vorstandssitzungen, Daten spezieller Anlässe und internationaler Projekt-Tätigkeit, Club-Projekte und Funktionen, Plan für Preisverleihung, Amelia Earhart, YWPA, Jane M. Klausman, Club-Preise, Organisations-, Mitgliedschafts- und Klassifikations-Aktivitäten, Spezielle kulturelle Anlässe, Weihnachten, Eid, Rosh Hoshana, etc., Daten der Biennium-Convention oder Study Tour, Daten der Distrikt-Konferenzen und Area-Meetings. ....................................................................................................................................................................... Bank-Vorschriften bei Unterschriften-Wechsel beachten und veranlassen. Mitglieder-Adressliste nachführen: Namen, Adresse und Klassifikation. Namen des allg. Vorstands und der Komitee-Vorsitzenden. Kopien des Verzeichnisses senden an: Distrikt-Governor und Area Direktor. Bewerbung Jane M.Klausman Club-Kandidatin bis 31. Mai an Governor/Komitee senden (je nach Distrikt Vorgehen) In Convention-Jahren schriftlichen Bericht der Convention erstellen und im Club verteilen Bewerbungs-Unterlagen für die Young Women in Public Affairs Preise sind auf der ZI Webseite In ungeraden Jahren Kandidatinnen für Ämter auf Distrikt- und internationaler Ebene – Nominierungs-Unterlagen an die Vorsitzende des Distrikt-Nominierungskomitee senden Jedes Jahr: Kandidatinnen für Ämter auf Area-Ebene senden ihre Unterlagen dem Area-Nominierungs-Komitee In geraden Jahren das Zonta International Adressverzeichnis und die neuen Satzungen (Statuten) verteilen United Nations Monat, speziell UNO Tag am 24. Oktober

Präsidentin Sekretärin ......................... Präsidentin Club-Vorstand ......................... Club-Vorstand Club-Vorstand, Programm-Komitee und alle Komitees ......................... Präsidentin und Kassenführerin Sekretärin ......................... Sekretärin Klausman-Kom. Club-Delegierte Programm-Kom. Kandidatin Präsidentin

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Monat Tätigkeit durch wen

Nov. und Dezember

Feiern Sie den 8. November, Geburtstag von Zonta, gedenken Sie der Gründerinnen. 15. November – Amelia Earhart-Anträge an Headquarters Beachten Sie den internationalen Tag für die Eliminierung der Gewalt gegen Frauen (25. November) und 16 Tage Akti-

vitäten gegen geschlechtsspezifische Gewalt (25. November – 10. Dezember)

Programmkom. Programm-Komitee

Januar 11. Januar – Amelia Earhart-Tag Amelia Earhart-Aktivitäten für diesen Monat planen. Bewerbungen für die Young Women in Public Affairs Preise sind auf der Webseite erhältlich

Programm-Komitee Programmkom.

Februar und März

8. März – Internationaler Frauentag und Zonta Rosentag Club-Gebührenrechnungen verteilen, inkl. Zonta Internat., Distrikt, Area wenn zutreffend und Mitglieder-Rechnungen Club-Gebühren per 1. April einziehen Wahlen für Vorstand, Amtsinhaberinnen und Nominations-Komitee-Mitglieder jetzt oder im April................................. Antrag der YWPA-Kandidatin per 1. April an die Distrikt-Governor senden.

Kassenführerin Kassenführerin Präsidentin Programm-Kom.

April In geraden Jahren – Beiträge für die Foundation müssen im April eintreffen, für eine Würdigung an der Convention Berichte der Amtsinhaberinnen, Vorstand und Komitees ................................ Wahlen (fakultativ) für Amtsinhaberinnen, Vorstands- und Nominierungskomitee. Club Officers Report Formular bis 1. Mai an Headquarters senden (Formular in Teil 3)................................. Jahresbericht an die Area Director bis zum 1. Mai (Musterformular in Teil 3)................................. Emma Conlon Award Nominationen bis zum 30. April an Headquarters In geraden Jahren die Club-Delegierten für die Convention bestimmen.

Kassenführerin . Club Vorstand Nominierungs K. Präsidentin Präsidentin... Programmkom. Präsidentin

Mai Per capita Gebühren mit nachgeführter Club-Liste bis 1. Juni an HQ senden, evtl. auch Distrikt- und Area-Gebühren................................ In ungeraden Jahren die Nominierungs-Formulare für Zontians, die als Kandidatinnen für Zonta International Vorstandsmitglieder, Direktorinnen und Nominierungs-Komitee-Mitglieder empfohlen werden, an die Vorsitzende des Distrikt-Nominierungs-Komitees per 31. Mai senden.................................. Convention: In geraden Jahren für die Convention vorbereiten, Diskussionen zu Änderungen der ZI-Satzungen, Programmzielen, Resolutionen und Kandidatinnen. Sicherstellen, dass die Club-Delegierten und Alternates oder Proxies ZI Headquarters bis zum Fälligkeitsdatum gemeldet werden (Formular geht elektronisch an jeden Club ) Meeting mit dem zurücktretenden und neuen Vorstand für einen guten Übergang. Jane M. Klausman Kandidatinnen-Antrag an Distrikt-Governor senden (je nach Vorgehen durch den Distrikt) per 31.5.

Kassenführerin Nominierungs-Komitee ........ Club-Vorstand und Club neue und zurück tretende Präsid. Klausman-Kom.