Supersaiud CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02

000010

COPIA CONTROLADA

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

DE: SECRETARIO GENERAL

ASUNTO: Directrices sobre la organización y transferencia de los archivos y traslado de muebles y equipos oficina con motivo del cambio de Sede

FECHA:

Respetados y apreciados Colaboradores:

Con el objetivo de cumplir con el desarrollo de las politices de archivo y de cero papel, de conformidad con la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, y teniendo en cuenta que la Superintendencia Nacional de Salud está adelantando las actividades previas orientadas al traslado de su sede principal, comedidamente se presentan los lineamientos de obligatorio cumplimiento para el correcto desarrollo de las actividades propias del traslado de equipos y muebles de oficina y de archivos de gestión, así:

1. TRASLADO DE LA SEDE:

1.1 Cada dependencia debe designar un líder para apoyar la coordinación de las tareas necesarias para organizar el traslado de muebles y equipos de trabajo y las tareas de gestión documental y archivo, siendo el enlace de la dependencia con la Secretaría General, Grupos internos de Trabajo Administración de Recursos Físicos y de Archivo y Corres pondencia

Agradezco que a más tardar el día 5 de abril de 2013 los Jefes de las Dependencias correspondientes remitan a la señora Coordinadora del Grupo Interno de Recursos Físicos, doctora Carolina Chica Zapata, el listado de los líderes de cada área de acuerdo con el programa adjunto.

1.2 El Grupo interno de Trabajo de Administración de Recursos Físicos convocará a dichos líderes a reuniones que se celebrarán por lo menos una vez por semana con el objeto de impartir las instrucciones correspondientes al traslado de la sede y absolver las inquietudes que se generen al respecto en cada dependencia.

1.3 Cada funcionario o contratista será responsable de la organización de su puesto de trabajo, garantizando que en el traslado solamente se incluyan los equipos y muebles propiedad de la entidad, documentos estrictamente laborales e insumos de oficina.

www.su pers lu d.g ov.lu

CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COM11-510102

VERSIÓN: 02 Supersolud 00001 0 COPIA CONTROLADA

La realización de esta actividad, se desarrollará conjuntamente con el líder designado teniendo en cuenta lo siguiente:

a) En cada archivo de gestión se debe clasificar y separar la documentación institucional de la documentación personal.

"Lgy General de Archivos.»

1 „ 2

www.supersarud.gov . u

1.4 Los puestos de trabajo deberán estar libres de objetos personales al momento del empaque. La Superintendencia no se hará responsable del trasporte de estos elementos.

1.5 El equipo líder del traslado de la sede (Grupo Interno de trabajo Administración de Recursos Físicos) coordinará las tareas de marcación de puestos de trabajo, para el empaque, traslado, desmonte y montaje de los mismos en la nueva sede; para ello requiere toda la colaboración de funcionarios y contratistas y el trabajo conjuntos con los líderes de cada área.

2. ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE ARCHIIVOS:

2.1 Sin perjuicio del apoyo permanente del Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia, se recuerda que de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 1 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, los Jefes, en primer lugar, y seguidamente los colaboradores de cada dependencia, son los responsables de la organización e inventario de los documentos ubicados en los archivos de gestión de cada área, así como de de cumplir y hacer cumplir las disposiciones relativas a la administración y control de dichos archivos de gestión. En ese sentido, acorde con las orientaciones del mencionado Grupo de Trabajo, agradecemos la preparación y envío oportuno de las transferencias documentales al Archivo Central y del trámite, consulta y préstamo, de la documentación que se encuentra bajo su custodia.

Al igual que en el traslado de la sede, se realizará seguimiento, por lo menos una vez a la semana, del alistamiento y procesamiento de fa información que reposa en los archivos, con los líderes de archivo en cada área.

2.2 El Grupo de Archivo y Correspondencia realizará el acompañamiento necesario para la preparación de la documentación a transferir (levantamiento de inventario, identificación de carpetas y cajas), verificando la concordancia del inventario, con la documentación física entregada. En caso de existir inconsistencias, oportunamente se informará a la respectiva dependencia para que se efectúen las correcciones del caso, con un término no mayor de tres días hábiles y conforme en a los formatos de inventario, adjuntos a la presente circular y que se encuentran ubicados en fa intranet: web Supersalud 1 Favoritos 1 Sistema de Información Supersalud Intranet I Sistema de Gestión y Control I Procesos I Gestión y Comunicaciones I Formatos Procesos Archivo y Correspondencia I INVENTARIO DOCUMENTAL.

CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02 Supersalud

00 0 010 COPIA CONTROLADA

Toda documentación institucional, debe estar ubicada en cajas y carpetas, de modo tal que no se evidencie documentación suelta en los escritorios y/o archivos de gestión.

b) Se debe verificar el contenido de la documentación institucional por cada unidad de conservación (carpeta, libro, tomo y otro.), agrupar los documentos según su contenido homogéneo, ejemplo (actas, informes, planes).

c) Los documentos sobrantes que no están relacionados con ningún asunto (serie documental) y se verifique que es una copia, o correspondencia informativa, se debe identificar como documento de apoyo.

d) Se debe verificar que la cantidad de documentos por carpeta debe contener un promedio de doscientos (200) folios. (evitando desarticular los expedientes).

e) Para el caso en que se encuentre la documentación en AZ, se debe hacer el cambio de esta a las carpetas adecuadas para la conservación de la documentación y se señalizarán con la información a que haya lugar.

f) Para el caso en que se encuentren las cajas o carpetas deterioradas, es necesario cambiarlas e identificarlas y rotularlas de la mima manera.

g) Se debe clasificar y separar los documentos que se refieren a un mismo asunto (series documentales — como Actas, informes, Planes) establecidas en la TRD, separar aquellos documentos que no correspondan a éstos asuntos. Los documentos que no se encuentran en la TRD y que son de tipo informativo se deben separar e identificar como "documentos de apoyo".

h) Ubicar los documentos al interior de las carpetas y ordenarlas, de tal manera que se pueda evidenciar la secuencia de los trámites, de modo tal que facilite su consulta.

i) Retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son parte integral del expediente de archivo como por ejemplo, documentos en blanco, fotocopias, duplicados, plegables, tarjetas de invitación o felicitación, catálogos, entre otros.

j) Diligenciar el formato único de inventario documental, siguiendo las instrucciones de diligenciamiento que se exponen en el Anexo 1. Ejemplo y guía diligenciamiento formato único de inventario.

k) Consolidar en un solo inventario los documentos de cada dependencia, identificar y separar los que van para el archivo central y los que se trasladan a la nueva sede, según programación de transferencia.

.w.Supersolud.gov,ctj

0101.018.01 Código

Sección Subsección

Serie

SECRETARIA GENERAL

Grupo de Archivo y Correspondencia

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES Consecutivos de Comunicaciones Oficiales Enviadas

Tema o Asunto (nombre carpeta)

Fecha Inicial

Consecutivo de comunicación Enviadas 2012 / 2-2012-000001 a 2-2012-000190

02/01/2012

Fecha final Numero de Folios No. de Carpeta

No. de Caja

02/01/012

205

01

0 1

Subserie

Supe{ 1.;

Caja 01

Dependencia 0101 SECRETARIA GENERAL — Grupo de Archivo y Correspondencia

Consecutivo Correspondencia Serie

51.1 p g o v. eu

Supersaludl*, CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02

00001 0 COPIA CONTROLADA

I) Empacar las carpetas organizadas, debidamente identificadas en orden cronológico y de acuerdo con el formato único de inventario documental diligenciado.

m) Rotular e identificar las unidades de conservación, de tal forma que permita su ágil ubicación y recuperación de su lugar de almacenamiento, con los datos tal y como los muestra la Figura 1. Ejemplo de rotulado e identificación de carpetas, que se encuentra a continuación:

Figura 1: Ejemplo de Rotulado e identificación de carpetas

n) Sólo se conservará en las oficinas y/o archivos de gestión la documentación que se encuentra en vigencia o tramite de respuesta; la que se encuentre de conformidad al tiempo de retención del Archivo de Gestión relacionado en la Tabla de Retención Documental, el resto debe transferirse al archivo central.

o) Entregar las cajas debidamente inventariadas rotuladas e identificadas de acuerdo a las recomendaciones dadas. Ver Figura 2. Ejemplo de Rotulado e identificado de cajas.

De acuerdo a lo anterior, es fundamental que exista el mayor compromiso con esta labor, la cual nos brindará la posibilidad de mejorar de manera significativa en la organización de nuestros archivos.

Supersabd CIRCULAR No.

CODIGO:

FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02

000010

COPIA CONTROLADA

Fechas 01/01/2012 a 02/01/2012

Figura 2. Ejemplo de Rotulado e identificado de cajas.

p) La programación de transferencias para las dependencias de la Supersalud, se realizará de la siguiente forma:

ACTIVIDADES

ACOMPAÑAMIENTO ALISTAMIENTO DOCUMENTAL

REVISION Y RECIBO DE INVENTARIO

DEPENDENCIAS Cada dependencia : Clasificará, ordenará la

documentación y levantara el inventario con apoyó Grupo de Archivo y Correspondencia

Dependencia y Grupo De Archivo Y Correspondencia

DELEGADA PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN DEL 03 DE ABRIL AL 19 DE ABRIL 22 DE ABRIL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DEL 03 DE ABRIL AL 19 DE ABRIL 23 DE ABRIL

OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DEL 03 DE ABRIL AL 19 DE ABRIL 23 DE ABRIL

DELEGADA DE MEDIDAS ESPECIALES DEL 03 DE ABRIL AL 19 DE ABRIL 24 Y 25 DE ABRIL

DELEGADA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA LA SALUD

DEL 03 DE ABRIL AL 26 DE ABRIL 25 Y 26 DE ABRIL

DELEGADA PARA LA ATENCION EN SALUD DEL 03 DE ABRIL AL 26 DE ABRIL 29 Y 30 DE ABRIL

DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN AL USUARIO Y LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

DEL 03 DE ABRIL AL 25 DE ABRIL 29 Y 30 DE ABRIL

OFICINA ASESORA JURIDICA DEL 03 DE ABRIL AL 26 DE ABRIL 02 Y 03 DE MAYO

SECRETARIA GENERAL DEL 03 DE ABRIL AL 26 DE ABRIL 02 Y 03 DE MAYO

DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DEL 03 DE ABRIL AL 26 DE ABRIL 06 DE MAYO

OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL 03 DE ABRIL AL 26DE ABRIL 06 DE MAYO

NOTA 1. CADA FUNCIONARIO Y CONTRATISTA ES RESPONSABLE DEL TRASLADO DE LA DOCUMENTACION Y OBJETOS DE CARÁCTER PERSONAL, POR LO ANTERIOR, LA ADMINISTRACIÓN NO REALIZARÁ ESTA LABOR.

NOTA 2 LOS PLAZOS ESTABLECIDOS EN ÉSTA CARTA CIRCULAR SON PERENTORIOS ATENDIENDO LA NECESIDAD DEL TRASLADO.

MILO BEJA Secretario

Supersalud CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COM U-610102

VERSIÓN: 02

0 0 (1 0 10

COPIA CONTROLADA

Cualquier información adicional con gusto será suministrada a través del Grupo de Archivo y Correspondencia en las extensiones 15070-15071 y del Grupo de Administración de Recursos Físicos a las extensiones 15030, 15031, 15032.

Agradezco su comprensión, compromiso y colaboración.

Cordial saludo,

Elaboró: Juan Nicolás Narvaer,1 Revisó: VVilliam Barrios Salcedokr> Revisó' Carolina Chica Zapata r i

tr-7 Re Luis Jorge Moreno Feo .- 77

eliii >b- iso. Juan Carlos Ospina Ren.

probó: Juan Camilo Bejarano Bejarano

REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DIA

T

COMO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02 S u pe rs alud l/ CIRCULAR No.

0 0 01 0 COPIA CONTROLADA

ANEXO 1. EJEMPLO E INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO.

1. EJEMPLO DILIGENCIAMIENTO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE: NO UTILIZAR ENTIDAD PRODUCTORA: NO UTILIZAR

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA OBJETO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

T: Número de Transferencia

Immo DE

ORDEN CÓDIGO

NOMBRE DE LA SERIE. I SUBSERE

TITULO DE LA CARPETA

FECHAS EXTREMAS

laaaa - mm -ddi UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMERO

DE FOLIOS

SOPORTE FRECUENCIA

DE CONSULTA

NOTAS

Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro

1 A ACTAS

Actas de comité de archivo 2011 2012 1 1 Papel Contiene CD

2 N.A PROGRAMAS

Programa de gestión

documental 2011 2012 1 2 Papel

Elaborado por: Entregado por: Recibido por:

2. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Para el levantamiento del inventario documental se debe tener en cuenta el formato de inventario único documental establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 42 de 2002, normalizado e implementado por la coordinación de Archivo y Correspondencia de la SUPERSAW D.

7 www.supersalud.gov.cu

Supersalud CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02

COPIA CONTROLADA

Cada funcionario realizará el Inventario Documental de los archivos de gestión, diligenciando los siguientes campos contenidos en el formato de inventario documental:

1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir (en este caso, el campo no aplica).

2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo de la Entidad que produce o produjo el (los) documento(s), es decir se debe colocar el nombre SUPERSALUD

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. Por ejemplo: Despacho del Superintendente/ Superintendencia Delegada para la Atención en Salud.

4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la oficina que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. En este caso Superintendencia Delegada para la Atención en Salud.

5. OBJETO, Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundadas, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventados individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA N°. Se numerará cada hoja del inventado consecutivamente y se registrará el total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

8. N° DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación: carpeta, AZ, libro, legajo, caja.

9. CÓDIGO. Sistema convencional establecido, que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos registrados en las tablas de retención documental. (Este campo no aplica para su diligenciamiento).

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado a cada una de las series2, subseries documentales o asuntos emanados de una misma dependencia productora como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por, contingencia (es decir, sin tener como referente la tabla de retención documental), fusión y 1 o supresión de dependencias, el tema o asunto que se registrará será correspondiente al contenido de la documentación de cada unidad de conservación.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará S.F.

2 Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

www.supersolud.gov.cu 8

Supersalud CIRCULAR No.

CODIGO: FI-COMU-610102

VERSIÓN: 02

000010 COPIA CONTROLADA

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará en esta casilla de forma abreviada como aparece en las Convenciones, la unidad de almacenamiento: Caja, carpeta, tomo, otro. En la columna " otro se registrará las unidades de conservación diferentes, como libro, AZ, entre otros.

13. NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), entre otros.

15, FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta: alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores. Como los siguientes casos:

• Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

• Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

• A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

• Estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: fisico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), quimico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribirá los nombres y apellidos completos, firma de la persona responsable de elaborar y de entregar el inventario.

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventado, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará los nombres y apellidos completos, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, asi como la fecha y el lugar en que se recibió.

20. LUGAR. Se escribirá el nombre de la ciudad de donde se recibió el Inventario Documental.