30 สงหาคม 2562

Knowledge Management

เรอง กระบวนการจดประชมใหญสามญ

ใหมประสทธภาพ

สำนกสหกรณจงหวดสงหบร

ปงบประมาณ พ.ศ.2562

คำนำ

สำนกงานสหกรณจงหวดสงหบร ไดจดทำชดความร(Knowledge Management) เรอง กระบวนการจดประชมใหญสามญใหมประสทธภาพ สำหรบเปนเครองมอในดำเนนงานของเจาหนาทสงเสรมสหกรณ เจาหนาทสหกรณ คณะกรรมการสหกรณ หรอผทสนใจ นำไปใชเปนแนวทางในการจดประชมใหญสามญประจำปของสหกรณ และเพอสรางผลสมฤทธใหเกดกบผปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพและเปนไปตามกฎหมาย

ผจดทำหวงเปนอยางย งวานอกจากประโยชนของผปฏบตงานโดยตรงแลว ยงจะเปนประโยชนตอผทสนใจเพอใหเกดความรความเขาใจถงขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการจดประชมใหญสามญของสหกรณใหเกดประสทธภาพ

กลมจดตงและสงเสรมสหกรณ สำนกงานสหกรณจงหวดสงหบร สงหาคม 2562

สารบญ เนอหา หนา

บทท 1 บทนำ 1.ความสำคญของปญหา 1 2.วตถประสงค 1 3.เปาหมายในการนำองคความรไปใช 1 4.กำหนดขนตอนในการดำเนนการสรางองคความร 1 5.การเกบรวบรวมขอมล 2 6.ขอบเขตองคความร 2 7.ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 2

บทท 2 ความรทชดแจง(Explicit Knowledge) 1.ความสำคญของการประชมใหญ 3 2.องคประชมใหญ 4 3.ประเภทการประชมใหญในสหกรณ 4 4.การแบงกลมผเขามาประชมใหญสหกรณ 5 5.อำนาจหนาทของทประชมใหญ 6 6.การจดสถานทในการประชมใหญ 7 7.บทบาทหนาทของบคคลในองคประชม 11

บทท 3 ความรทฝงอยในคน(Tacit Knowledge) 1.สรปประสบการณจากการเขารวม 12

บทท 4 ชดความร 1.วธการใชชดความร 14 2.กระบวนการจดประชมใหญสามญประจำป 14 3.การดำเนนการประชมใหญ 16 4.การบนทกรายงานการประชมใหญ 17 5.การดำเนนการภายหลงการประชม 18 6.บทสรป 19

บรรณานกรม 20 ภาคผนวก

บทท 1 บทนำ

1. ความสำคญของปญหา การจดประชมในสหกรณ เปนเรองคอนขางยากดวยไมมรปแบบทตายตว โดยทวไปขนอยกบวตถประสงคของทประชมวา ตองการใหเปนอยางไร ในระเบยบสำนกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดใหขอกำหนดไวเพยงวา “รายงานการประชม คอการบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชมและมตของทประชมไวเปนหลกฐาน” และจดใหทำรายงานการประชมตามรปแบบในทายระเบยบ เชน การระบคณะทประชม ครงทประชม วนเดอนปทประชม สถานทประชม การลงชอและหรอตำแหนงผไดรบการแตงตงใหเปนคณะทประชมซงมาประชม การลงชอและหรอตำแหนงผไดรบการแตงตงใหเปนคณะทประชม แตมาประชมไมไดพรอมเหตผล (ถาม) การลงชอและหรอตำแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม) การลงเวลาเรมประชม การบนทกขอความ การลงเวลาเลกประชม และการลงชอผจดรายงานการประชม เนองจากสหกรณเปนองคกรทมฐานะเปนนตบคคลในทางกฎหมาย เปนทรวมของมวลสมาชกจำนวนตงแตสบคนขนไปมาดำเนนกจการเพอประโยชนทางเศรษฐกจและส งคม โดยชวยเหลอซงกนและกน พระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 และทแกไขเพมเตม ไดใหความสำคญในเรองทเกยวของกบการประชมของสหกรณไวหลายมาตรา จงมความเหนวาถาไดวางรปแบบแนวทางการประชมใหมระบบขน จะทำใหการจดประชม ในสหกรณเปนไปอยางมประสทธภาพ เปนการปองกนปญหาหรอลดปญหา ตลอดจนเปนการเสรมสรางขดความสามารถการบรหาร และการจดการสหกรณไดเปนอยางด จงไดประมวลรปแบบวธการจดประชมสำหรบผเกยวของกบสหกรณทสนใจนำไปเปนแนวทาง หรอประยกตใชในการประชมสหกรณของตนเองตอไป 2.วตถประสงค จดทำความรเพอใชเปนแนวทางการแนะนำสงเสรมสหกรณและกลมเกษตรกรในการจดประชมใหญสามญประจำปใหมประสทธภาพ 3.เปาหมายในการนำองคความรไปใช สหกรณและกลมเกษตรกร 4.กำหนดขนตอนในการดำเนนการสรางองคความร (Knowledge Management) 1.รวบรวมความรจากประสบการณขาราชการและผเชยวชาญในการใหความปรกษา 2.คมอตาง ๆ เชน การจดประชมของสหกรณ 3.ประมวลความรทไดจดทำเปนขนตอนชดความร 4.นำชดองคความรไปใชในการแนะนำสงเสรมสหกรณและกลมเกษตรกร 5.แลกเปลยนเรยนรองคความรทไดนำไปใชและพฒนาชดองคความร 6.สรปผลปรบปรงองคความรเพอความเหมาะสมกบการนำไปใช

2

5.การเกบรวบรวมขอมล 1.รวบรวมขอมลและความรจากประสบการณของเจาหนาทสงเสรมสหกรณ โดยใชวธการรวบรวมจากการใชแบบสอบถามขาราชการ และการประชมยอยของสำนกงานสหกรณจงหวดสงหบร 2.รวบรวมขอมลและความรจากหนงสอตาง ๆ เชน คมอการจดประชมของสหกรณ และกฎหมายสหกรณ และกฎหมายอนทเกยวของ 6.ขอบเขตองคความร 1.การจดประชมใหญสามญประจำปของสหกรณและกลมเกษตรกร 2.แนวทางการแนะนำสงเสรมสหกรณและกลมเกษตรกรใหจดประชมใหญสามญประจำปใหมประสทธภาพเพมขน 7.ประโยชนทคาดวาจะไดรบ เจาหนาทสงเสรมสหกรณ นำชดความรทไดไปใชในการแนะนำสงเสรมสหกรณและกลมเกษตรกร เพอใหสหกรณและกลมเกษตรกรจดประชมใหญสามญประจำปใหมประสทธภาพเพมขน

บทท 2 ความรทชดแจง (Explicit Knowledge)

ในบทนไดรวบรวมองคความรและเอกสารตางๆ จากหนงสอ ไดแก องคความรในการจดทำกระบวนการความร(Knowledge Management) ใชเปนแนวทางในการจดทำองคความร เกยวกบการประชมใหญสามญประจำป รวมถงกฎหมายทเกยวของจะกลาวตอไปในบทน 1. ความสำคญของการประชมใหญ คำวา “การประชม” หมายถง การรวมปรกษาหารอกน หรอการทบคคลตงแตสองคนขนไปรวมหารอพจารณางานกน ตามพระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 และทแกไขเพมเตม มบทบญญตทเกยวของกบการประชมใหญของสหกรณไวมากมาย ไดแก (1) มาตรา 40 วาถงการประชมใหญสามญครงแรกของสหกรณ (2) มาตรา 41 การหามสหกรณ ในการใหสทธแกสมาชกสมทบ เขาเปนองคประชมในการประชมใหญ (3) มาตรา 43 (8) การกำหนดใหขอบงคบของสหกรณ ตองมรายการขอกำหนดเกยวกบการประชมใหญ (4) มาตรา 44 การแกไขเพมเตมขอบงคบ จะกระทำไดกตองโดยมตของทประชมใหญ (5) มาตรา 50 การเลอกตงคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ ใหเลอกตงจากสมาชกในทประชมใหญ (6) มาตรา 52 การถอดถอนกรรมการ ใหพนจากตำแหนงโดยทประชมใหญ (7) มาตรา 53 การใหมผตรวจสอบกจการ ซงทประชมใหญเลอกตงจากสมาชก (8) มาตรา 54 การเรยกประชมใหญสามญ ของคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ (9) มาตรา 55 การเรยกประชมใหญวสามญ (10) มาตรา 56 การกำหนดขอบงคบ ใหมการประชมใหญโดยผแทนสมาชก (11) มาตรา 57 ขอกำหนดการเปนองคประชม ในทประชมใหญของสหกรณ (12) มาตรา 58 ขอกำหนดการนดประชมใหญของสหกรณ เมอสมาชกไมครบองคประชม (13) มาตรา 59 การออกเสยงในทประชมใหญของสหกรณ (การนบคะแนนเสยง หนงสอสำนกงานคณะกรรมการกฤษฎกา ท สำนกนายกรฐมนตร 0601/848 ลงวนท 13 กนยายน 2543 ภาคผนวก หนา 1 ) (14) มาตรา 60 การจดสรรกำไรสทธประจำป ทเหลอจากการจดสรรเปนทนสำรอง และคาบำรงสนนบาตสหกรณแหงประเทศไทย ใหจดสรรโดยทประชมใหญ (15) มาตรา 66 การอนมตงบดลของสหกรณจากทประชมใหญ (16) มาตรา 67 การจดทำรายงานประจำปเสนอผลการดำเนนงานของสหกรณตอทประชมใหญ

มาตรา 3 แหงพระราชบญญตสหกรณ (ฉบบท 3) พ.ศ.2562 ไดใหคำจำกดความของคำวา “สหกรณ” หมายความวา คณะบคคลซงรวมกนดำเนนกจการ เพอประโยชนทางเศรษฐกจและสงคมของสมาชกสหกรณผมสญชาตไทย โดยชวยเหลอตนเองและชวยเหลอซงกนและกน และไดจดทะเบยนตามพระราชบญญตสหกรณน

4

กบมาตรา 37 แหงพระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 วรรคทายบญญตวา ให “สหกรณ” ทไดจดทะเบยนแลวมฐานะเปนนตบคคล

เมอสหกรณอยภายใตบทบญญตตามกฎหมายสหกรณ จงยอมอยในความคมครองของกฎหมายดวย ดงนเพอใหการปฏบตเปนไปตามเจตนารมณของกฎหมาย จงตองมหลกเกณฑวธปฏบตในการดำเนนงานสหกรณใหสอดคลองกบขอกำหนดของกฎหมายดงกลาว ซงจากมาตราของกฎหมายทกำกบไวหลายมาตราทกลาวมาแลวขางตน มสวนทเกยวของกบเรองของการประชมใหญในสหกรณทงสน

2. องคประชมใหญ “องคประชมใหญ” ในสหกรณหมายถงจำนวนสมาชกสหกรณ ทมาประชมตามกฎหมายทกำหนดไวใหประชมได ขอกำหนดของพระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 และทแกไขเพมเตมทกำหนดองคประชมไว ไดแก (1) มาตรา 56 สหกรณใดมสมาชกเกนกวาหารอยคน จะกำหนดขอบงคบใหมการประชมใหญโดยผแทนสมาชกกได จำนวนผแทนสมาชกจะมนอยกวาหนงรอยคนไมได วธการเลอกตงผแทนสมาชก จำนวนผแทนสมาชก และการดำรงตำแหนงใหเปนไปตามทกำหนดในขอบงคบ (2) มาตรา 57 การประชมใหญของสหกรณ ตองมสมาชกมาประชมไมนอยกวากงหนงของจำนวนสมาชกทงหมด หรอไมนอยกวาหนงรอยคน ในกรณเปนการประชมใหญโดยผแทนสมาชก ตองมผแทนสมาชกมาประชมไมนอยกวากงหนงของจำนวนผแทนสมาชกทงหมดหรอไมนอยกวาหนงรอยคน จงจะเปนองคประชม ในการประชมใหญ สมาชกหรอผแทนสมาชกจะมอบอำนาจใหผอนมาประชมแทนตนไมได (การนบองคประชม หนงสอสำนกงานคณะกรรมการกฤษฎกา ท นร 0601/848 ลงวนท 13 กนยายน 2543 ภาคผนวก หนา 1 ) (3) มาตรา 58 ในการประชมใหญของสหกรณ ตวสมาชกหรอผแทนสมาชก แลวแตกรณมาประชมไมครบองคประชม ใหนดประชมใหญอกครงหนง ภายในสบสวนนบแตวนทนดประชมใหญครงแรก ในการประชมครงหลงน ถามใชการประชมใหญวสามญ ทสมาชกหรอผแทนสมาชกรองขอใหเรยกประชมแลว เมอสมาชก หรอผแทนสมาชกแลวแตกรณ มาประชมไมนอยกวาหนงในสบของจำนวนสมาชก หรอผแทนสมาชกทงหมด หรอไมนอยกวาสามสบคน กใหถอวาเปนองคประชม

(การเรยกชอการประชมใหญ หนงสอนายทะเบยนสหกรณ ท กษ 0216/33360 ลงวนท 12 ธนวาคม 2544 ภาคผนวก หนา 2 )

3. ประเภทการประชมใหญในสหกรณ การประชมใหญ เปนการประชมของสมาชกทงสหกรณ การประชมใหญดงกลาว ถกกำหนดไวในขอบงคบของสหกรณ ตามบทบญญตของกฎหมายสหกรณมาตรา 43(8) สามารถแบงออกไดเปน 2 ลกษณะ คอ 3.1 การประชมใหญสามญ เปนการประชมของสมาชกทงสหกรณตามปกตธรรมดา ซงกฎหมายกำหนดไว คอ พระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 มาตรา 54 ระบวา “ใหคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ เรยกประชมใหญสามญปละหนงครงภายในหนงรอยหาสบวน นบแตวนสนปทางปบญชของสหกรณนน” (การเรมนบระยะเวลา 150 วน หนงสอนายทะเบยนสหกรณท กษ 1101/10694 ลงวนท 14 กนยายน 2550 ภาคผนวก หนา 4 )

5

(การเรยกชอการประชมใหญเกน 150 วน หนงสอสำนกงานคณะกรรมการกฤษฎกา ท นร 0601/848 ลงวนท 13 กนยายน 2543 ภาคผนวก 1 ) 3.2 การประชมใหญวสามญ “เมอมเหตอนสมควร เปนการประชมของมวลสมาชกทงสหกรณ ซงไมปกตธรรมดา หรอเปนการประชมเฉพาะเรอง ซงมาตรา 55 ตามพระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 กำหนดวา คณะกรรมการดำเนนการสหกรณจะเรยกประชมใหญวสามญเมอใดกได แตถานายทะเบยนสหกรณ มหนงสอแจงใหเรยกประชมใหญวสามญหรอในกรณทสหกรณขาดทนเกนกง ของจำนวนทนเรอนหนทชำระแลว ตองเรยกประชมใหญวสามญโดยมชกชา แตไมเกนสามสบวนนบแตวนทสหกรณทราบ สมาชกซงมจำนวนไมนอยกวาหนงในหา ของจำนวนสมาชกทงหมด หรอไมนอยกวาหนงรอยคน หรอผแทนสมาชกในกรณทมผแทนสมาชก ตามมาตรา 56 ซงมจำนวนไมนอยกวาหนงในหาของจำนวนผแทนสมาชกทงหมด หรอไมนอยกวาหาสบคนลงลายมอชอทำหนงสอรองขอตอคณะกรรมการสหกรณใหเรยกประชมใหญวสามญกได ในกรณทสมาชก หรอผแทนสมาชกของสหกรณเปนผรองขอใหเรยกประชมใหญวสามญ ใหคณะกรรมการดำเนนการสหกรณเรยกประชมใหญวสามญ ภายในสามสบวน นบแตวนทรบคำรองขอ ถาคณะกรรมการดำเนนการสหกรณไมเรยกประชมใหญวสามญภายในกำหนดระยะเวลาดงกลาว ใหนายทะเบยนสหกรณมอำนาจเรยกประชมใหญวสามญภายในระยะเวลาตามทเหนสมควรกได” สรปไดวาการประชมใหญวสามญ จะกระทำในกรณดงตอไปน

(1) คณะกรรมการดำเนนการสหกรณเรยกประชมใหญวสามญ เมอมเหตอนสมควร (2) นายทะเบยนสหกรณมหนงสอแจงใหเรยกประชมใหญวสามญ (3) สหกรณขาดทนเกนกงหนงของจำนวนทนเรอนหนทชำระแลว ตองเรยกประชมใหญวสามญ

เพอพจารณาแนวทางแกไข (4) สมาชก หรอผแทนสมาชกของสหกรณ ลงลายมอชอทำหนงสอรองขอคณะกรรมการ

ดำเนนการสหกรณใหเรยกประชมใหญวสามญ (5) นายทะเบยนสหกรณใชอำนาจเรยกประชมใหญวสามญ หากคณะกรรมการดำเนนการ

สหกรณไมเรยกประชมใหญวสามญตามทสมาชก หรอผแทนสมาชกของสหกรณในขอ (4) รองขอ (สมาชกรองขอเปดประชมใหญวสามญ หนงสอ กรมสงเสรมสหกรณ ท 1108/26 ลงวนท 30 มนาคม 2547 ภาคผนวก หนา 5 ) 4. การแบงกลมผเขามาประชมใหญสหกรณ โดยการจดประชมใหญในสหกรณ จะแบงผเกยวของซงมาประชมได 2 พวก ประกอบดวย พวกทหนงเปนผเขาประชม ในทนคอบคคลผเปนองคประชมของการประชมนนกรณเปนการประชมใหญจะหมายถงสมาชกสหกรณทงสหกรณ ตามมาตรา 43(7) ตวบคคลเปนองคประชมมอำนาจและหนาทในการพจารณา วนจฉยเรองทงปวงของสหกรณ ตามทกำหนดขอบเขตแหงอำนาจหนาทไวในขอบงคบหรอระเบยบของสหกรณ พวกทสองเปนผเขารวมประชม หมายถงบคคลหรอกลมบคคลทเขามารวมฟงการประชม บคคลทวานสามารถใหขอเสนอแนะ ขอชแจงตลอดจนทำความเขาใจในเรองทเกยวของแกองคประชมของทประชม แตไมมหนาทในการพจารณา หรอออกเสยงในเรองทประชม ผเขารวมประชมนมกจะไดแก เจาหนาทสงเสรมสหกรณ เจาหนาทตรวจบญชสหกรณ ผตรวจการสหกรณ และเจาหนาท สหกรณหรอบคคลทเกยวของกบหนวยงานราชการหรอภาคเอกชนอนๆ

6

5. อำนาจหนาทของทประชมใหญ พระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 และทแกไขเพมเตม ไดกำหนดอำนาจหนาทของทประชมใหญไวในมาตรา 43 (8) โดยใหไปออกขอกำหนดเกยวกบการประชมใหญไวในขอบงคบของสหกรณ เพอความชดเจนในอำนาจหนาทของทประชมใหญ ขอยกตวอยาง ดงน ทประชมใหญสหกรณ มอำนาจหนาทพจารณาวนจฉยเรองทงปวงทเกดขนเกยวกบการดำเนนกจการของสหกรณ ซงรวมทงขอตอไปน

(1) รบทราบเรองสมาชกเขาใหม สมาชกออกจากสหกรณ การเลอกตงผแทนสมาชก และวนจฉยขออทธรณของผสมคร ซงมไดรบเลอกเขาเปนสมาชก และสมาชกทถกใหออกจากสหกรณ

(2) พจารณาเลอกตงและถอดถอนกรรมการดำเนนการและผตรวจสอบกจการของสหกรณ (การเลอกตงกรรมการตามระเบยบการสรรหา หนงสอสำนกงานคณะกรรการกฤษฎกา ท นร 0601/848 ลงวนท 13 กนยายน 2543 ภาคผนวกหนา 1 ) (การถอดถอน ประกาศนายทะเบยนสหกรณ เรอง ขอแนะนำวธการดำเนนการเกยวกบการถอดถอนคณะกรรมการหรอกรรมการดำเนนการสหกรณ และการยนอทธรณของสมาชก กรณคณะกรรมการดำเนนการสหกรณมมตใหพนจากสมาชกภาพ ลงวนท 21 พฤศจกายน 2543 ภาคผนวก หนา 6 ) (การจดทำทะเบยนคณะกรรมการ คำสงนายทะเบยนสหกรณ ท 536/2546 เรอง ใหสหกรณจดทำทะเบยนคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ ลงวนท 21 เมษายน 2546 และแบบทะเบยนคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ ภาคผนวก หนา 9 )

(3) พจารณาอนมตงบดล และจดสรรกำไรสทธประจำปของสหกรณ (การจดสรรกำไรสทธประจำป กรณ ขายทรพยสน หน งสอกรมสงเสรมสหกรณ ท กษ 1101.11/09215 ลงวนท 2 กรกฎาคม 2544 ภาคผนวก หนา 11 ) (การจดสรรกำไรสทธประจำป กรณมรายไดคางรบ(เฉพาะสหกรณการเกษตร) หนงสอกรมสงเสรมสหกรณ ท กษ1101.11/13764 ลงวนท 8 กนยายน 2544 ภาคผนวก หนา 12 ) (การประชมใหญ กรณ จดทำงบดลไมแลวเสรจ หนงสอ กรมสงเสรมสหกรณ ท กษ 1108/18 ลงวนท 30 พฤษภาคม 2549 ภาคผนวก หนา 14 ) (การกำหนดอตราขนตำของเงนโบนสกรรมการและเจาหนาทไวในขอบงคบ หนงสอนายทะเบยนสหกรณ ท กษ 0216/07008 ลงวนท 4 เมษายน 2543 ภาคผนวก หนา 16 )

(4) รบทราบรายงานประจำปแสดงผลการดำเนนงานของสหกรณ ของคณะกรรมการหรอกรรมการอนๆ และของผตรวจสอบกจการ

(5) พจารณากำหนดบำเหนจคาตอบแทนการปฏบตงานของคณะกรรมการดำเนนการหรอกรรมการอนๆ และผตรวจสอบกจการ

(6) พจารณากำหนดวงเงนซงสหกรณอาจกยมหรอคำประกน (7) อนมตแผนงาน และงบประมาณรายจายประจำปของสหกรณ (8) พจารณาแยกสหกรณ (9) กำหนดคาเบยเลยง คาพาหนะ คาเชาทพกและคาเบยประชมของคณะกรรมการดำเนนการ

กรรมการอนๆ ทปรกษา และทปรกษากตตมศกด (10) พจารณาแกไขเพมเตมขอบงคบ (11) รบทราบเรองการดำเนนงานของสนนบาตสหกรณแหงประเทศไทย และชมนมสหกรณท

สหกรณนเปนสมาชกอย

7

(12) พเคราะหและปฏบตตามบนทก หรอหนงสอของนายทะเบยนสหกรณ รองนายทะเบยนสหกรณ ผตรวจการสหกรณ ผสอบบญช หรอพนกงานเจาหนาทซงนายทะเบยนสหกรณมอบหมาย

(13) กำหนดรปการซงสหกรณคดจะทำเปนเครองเกอหนนบรรดาสมาชกตามวตถประสงคของสหกรณ

6. การจดสถานทในการประชมใหญ การจดทนงประชมใหญ โดยทวไปทสหกรณนยมปฏบตกนอยในการจดการประชมใหญ มกจะมกจกรรมพเศษเพมขนอกอยางหนงกคอ “พธเปดการประชมใหญ” ซงทางสหกรณอาจเชญบคคลสำคญทเคารพนบถอมาเปนประธานในพธเปด เพอเปนเกยรตของการประชมใหญกได แตหากจะไมจดใหมพธเปดการประชม กไมผดกตกาแตอยางใด ในพธเปดการประชม จะเปนคนละสวนกบการประชมใหญตามระเบยบวาระของสหกรณ ประธานในพธเปดจงมกไมใชประธานในทประชมของสหกรณ พธเปดการประชมจะใชเวลาไมมากนก และเมอพธเปดการประชมเสรจสนแลว จงดำเนนการประชมใหญของสมาชกสหกรณ ซงเปนองคประชมตอไปโดยมการประชมตามระเบยบวาระทกำหนดไว จะขอยกตวอยางการจดทนงการประชมใหญพอเปนแนวทางสำหรบสหกรณไดดงตอไปน

8

(1) แบบการจดทนงการประชมใหญในพธเปดการประชมใหญ

ฉาก

โตะหมบชา (ถาม)

ประธานในพธเปดการประชม

แขกผรบเชญ/ผเขารวมประชม

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

สมาชกผเขาประชม

9

(2) แบบการจดทนงประชมใหญแบบท 1 ตอเนองจาก ขอ (1)

ฉาก

โตะหมบชา (ถาม) ประธานในพธเปดการประชม

ผเขารวม เลขานการ ประชม ผจดบนทก คณะกรรมการ ด าเนนการ

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

สมาชกผเขาประชม

10

(3) แบบการจดทนงประชมใหญ แบบท 2

ฉาก

ประธานในทประชม กรรมการ กรรมการ,เลขานการ ผจดบนทก ผเขารวมประชม ผเขารวมประชม

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

สมาชกผเขาประชม

11

7. บทบาทหนาทของบคคลในองคประชม การทจะทำใหทประชมบงเกดความเรยบรอยและประสบผลสำเรจดวยดตลอดการประชมนนจะตองมผทำหนาทดำเนนการประชม ในทนขอคดเลอกบคคลสำคญซงทำหนาทดงกลาวมาอธบายดงตอไปน

(1) ประธานในทประชม ทำหนาทดำเนนการ และควบคมการประชมในแตละครงใหเปนไปดวยความเรยบรอย ประธานในทประชมคอ ประธานกรรมการของสหกรณ หากประธานกรรมการไมอยหรอไมสามารถปฏบตหนาทได ทประชมอาจมอบหมายใหรองประธานกรรมการ หรอกรรมการคนหนงคนใดเปนผทำหนาทประธานในทประชมแทนกได

(2) เลขานการ ทำหนาทเกยวกบการจดประชมและทำรายงานการประชม เลขานการเปนกรรมการคนหนงในบรรดากรรมการอนหรอในคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ นอกจากมหนาทดงกลาวแลวยงตองดแลรกษาเอกสารและรายงานการประชมของสหกรณ รวมทงจดหา จดเตรยมเอกสารทเกยวของซงจะตองนำมาใชประกอบการประชมแตละครง นอกจากนเลขานการยงมหนาทจดสถานทประชม ทำระเบยบวาระการประชม นดประชม รวมทงทำหนาท เสนอขอมลตามระเบยบวาระการประชม เมอไดรบมอบหมายจากประธานในทประชม เปนตน การทำหนาทในสวนของเลขานการในสหกรณซงมระดบขดความสามารถไมเทากนเปนปญหาอยางหนงในเรองของการจดประชม เพอแกไขปญหาดงกลาว เลขานการอาจหาผทำหนาทชวยเหล อได เชน กรรมการคนใดคนหนงหรอเจาหนาทของสหกรณ

(3) ผจดบนทกรายงานการประชม ทำหนาทบนทกการประชมตามระเบยบวาระทกำหนดหรอทประชมกน ผจดบนทกทเหมาะสมควรเปนเลขานการ แตหากเลขานการไมสะดวกในการจดบนทกอาจมอบหมายกรรมการคนใดคนหนง หรอเจาหนาทสหกรณ เปนผจดบนทกรายงานการประชมกได แตเลขานการยงตองรบผดชอบในการตรวจสอบการจดบนทกรายงานการประชมทกครง

บทท 3 ความรทฝงอยในคน (Tacit Knowledge)

จากการรวบรวมความรจากขาราชการในสำนกงานสหกรณจงหวด ทเคยไดเขารวมประชมใหญสามญประจำป สรปไดดงน 1.สรปประสบการณจากการเขารวมประชมใหญสามญประจำป 1.1 สมาชกหรอผแทนสมาชก จะตองสนใจฟงการประชมดงกลาวเพราะพบสมาชกทนงทาย ๆ หองประชมจะสงเสยงพดคยหรอทกทายกน จนสรางความรำคาญใหแกสมาชกทตงใจฟงเนอหาในทประชม

1.2 สหกรณควรมสงจงใจใหสมาชกในการเขาประชม เชนการใหรางวลแกสมาชกทมสวนรวมกบสหกรณหรอของรางวลสำหรบสมาชกทเขาประชมจะแจกทกคน หรอโดยการจดฉลากของรางวลกได

1.3 องคประชมใหญไมครบองคตามขอบงคบกำหนด มการประชมใหญเปนครงท 2 1.4 สหกรณบนทกรายงานการประชมใหญไมละเอยดขาดสาระสำคญ หรอเขยนแบบยออานแลวไม

ทราบเนอหาในวาระการประชมนน ๆ 1.5 สมาชกเขารวมประชมใหญโดยไมสนหรอเขาใจในวาระการประชมแตละเรองอยางแทจรงขาดความ

รวมมอกบสหกรณ ไมเขมแขง ไมมอดมการณขาดความรความเขาใจในบทบาทหนาทของตนเองไมปฏบตตามกฎระเบยบของสหกรณไมมความคดวาสหกรณเปนของตนเอง

1.6 สมาชกเขามารวมประชมเพอหวงเงนคาเบยประชมรบเงนปนผลและเงนเฉลยคนหรอมาพบปะเพอน 1.7 สมาชกสหกรณขนาดเลก และขนาดกลางภาคการเกษตรสวนใหญสมาชกยงขาดความรวมมอในการ

เขาประชมทำใหสหกรณไมสามารถประชมใหญสามญได เนองจากสมาชกมาไมครบองคประชม 1.8 สหกรณภาคการเกษตรขนาดเลก สวนใหญไมสามารถดำเนนการประชมใหญสามญประจำปไดดวย

ตนเองประธานในทประชมตองขอความชวยเหลอจากเจาหนาทสงเสรมสหกรณเปนผดำเนนการจนจบการประชม 1.9 สหกรณขนาดเลกไมมใครอยากเขามาเปนคณะกรรมการดำเนนการ 1.10 สหกรณขนาดเลกผตรวจสอบกจการไมไดทำหนาทตรวจสอบกจการและรายงานผลการตรวจสอบ

ตอทประชมใหญ 1.11 สหกรณออมทรพยในหนวยงานสวนใหญคณะกรรมการระดบผบรหารจะเลอกเขามาทำหนาท

บรหารงานสหกรณโดยตำแหนงของหนวยงานนน ๆ ซงบางครงไมเปนไปตามหลกการสหกรณ 1.12 การจดทำวาระการเลอกตงคณะกรรมการ และไมมรายละเอยดการดำรงตำแหนงของ

คณะกรรมการ การเลอกตงคณะกรรมการ การเลอกตงคณะกรรมการฝายจดการไมเตรยมขอมลของผมคณสมบตทจะสมครเปนกรรมการใหครบถวน ทำใหทประชมใหญเลอกตงสมาชกท ขาดคณสมบตเขาไปเปนกรรมการ ทำใหตองขาดจากการเปนกรรมการ สงผลใหคณะกรรมการไมครบจำนวนตามขอบงคบกำหนด ทำใหสหกรณขาดโอกาสในการพฒนาจากแนวครบคดของคณะกรรมการทงจำนวน

1.13 ไมมการจดเตรยมรปแบบการเลอกตงทำใหขาดความโปรงใส และขาดการตรวจสอบใหเปนไปตามขอบงคบ เจาหนาทสหกรณไมมการแบงหนาทความรบผดชอบในการนบคะแนนเสยงเวลามการลงมตเรองตาง ๆ ทำใหเกดความลาชาไมนาเชอถอ

1.14 สมาชกขาดการมสวนรวมในการเสนอความคดเหนและขาดความรความเขาใจในหนาท 1.15 ควรมการเตรยมการดานเอกสารขอมลทเกยวของ ใหพรอมเชน พ.ร.บ.ขอบงคบระเบยบตาง ๆ

13

1.16 ถาหากมการไดรบเชญเปนประธานในพธเปดโดยไมไดรบการบอกกลาวลวงหนา เนองจากประธานตดภารกจเรงดวน ดงนนเมอไปเขารวมประชมใหญกบสหกรณหรอกลมเกษตรกรควรจะแตงกายใหเรยบรอยตามความเหมาะสม ควรมการศกษาในขนตอนพธเปด เชน การจดเทยน ธป บชาพระรตนตรยการลำดบการถวายความเคารพพระบรมฉายาลกษณ และธงชาตเปนตน เพอไมใหเกดความตดขดและดด

1.17 ประสบการณจากการเขารวมประชมใหญของสหกรณขนาดใหญ การดำเนนการในการประชมใหญเปนหนาทของฝายจดการและคณะกรรมการ ทจะดำเนนการประชมใหเปนไปตามวาระซงเจาหนาทสงเสรมเปนผใหคำแนะนำกรณทคณะกรรมการหรอสมาชกในทประชม ไมสามารถตความวาสหกรณสามารถดำเนนการไดหรอไมโดยไมขดกบระเบยบขอบงคบ หรอกฎหมายอนๆ ทเกยวของ

1.18 สหกรณการเกษตรไมมการแบงเขตเปนโควตาวากตำบล ไดกรรมการจำนวนกคนจงทำใหกรรมการจำนวนหลายคนไปรวมอยในตำบลทมสมาชกจำนวนมาก

1.19 สมาชกสหกรณการเกษตรทมาสวนมากมอายมากมความตงใจในการประชมเพยงระยะสน ๆ 1.20 สมาชกไมใชสทธในการเลอกคณะกรรมการทมความรความสามารถ 1.21 ฝายจดการไมเตรยมความพรอมในการจดประชมใหญ เชนสถานทประชมขอประกอบการพจารณา

เรองตาง ๆ ทนำเสนอตอทประชมใหญเมอสมาชกมขอซกถามสงสยโตแยง ทำใหบรรยากาศในการประชมไมราบรน ลาชา เสยเวลา ควบคมสถานการณไมได

1.22 กรณมการโตแยง เรององคประชมหากไมมการรองขอใหนบองคประชมกยงคงตองถอวาครบองคประชมอย

บทท 4 ชดองคความร

จากการประชมคณะทำงานจดทำชดองคความรของสำนกงานสหกรณจงหวดลพบร โดยมการรวบรวมความรทฝงอยในคน(Tacit Knowledge) จากขาราชการ และความรทชดแจง (Explicit Knowledge) จากเอกสาร หนงสอคมอตางๆ เพอประมวลผลจดทำชดความรทใชในการจดประชมใหญสามญประจำปและใชชดความรเปนแบบฟอรมทใชในการสงเกตในการเขารวมประชมใหญสามญประจำปของสหกรณและกลมเกษตรกรใหมประสทธภาพตอไป 1.วธการใชชดความร การใชชดความรเรมจากการนำชดความรเรอง กระบวนการจดประชมใหญใหมประสทธภาพ ใชเปนแนวทางการแนะนำสงเสรมสหกรณและกลมเกษตรกร ในการประชมใหญสามญประจำป เพอใหเกดกระบวนการประชมใหญสามญประจำปใหมประสทธภาพ โดยใชแนวทางกระบวนการจดประชมใหญใหมประสทธภาพ ดงตอไปน 2. กระบวนการจดประชมใหญสามญประจำป 2.1. การเตรยมการกอนการประชม 2.1.1 การจดระเบยบวาระการประชม ในการประชมหากไมมการกำหนดหวขอการประชมไวจะทำใหเมอถงเวลาประชมจรง ไมสามารถกำหนดเปาหมายการประชมไดชดเจน ทำใหการประชมออกนอกทางทควรจะเปนโดยหาขอยตไมได ทประชมเกดความเบอหนาย ขาดประสทธภาพการประชม การจดระเบยบวาระการประชมใหญ ประกอบดวย ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชมใหญครงทแลว (กรณเปนการประชมใหญครงแรกไมตองมระเบยบวาระน) ระเบยบวาระท 3 เรองเพอทราบ (หากมเรองเพอทราบหลายเรองใหแยกหวขอเปนขอ 3.1, 3.2, 3.3 และ ฯลฯ) ระเบยบวาระท 4 เรองเพอพจารณา (หากมเรองเพอพจารณาหลายเรอง ใหแยกหวขอเปนขอ 4.1, 4.2, 4.3 และ ฯลฯ) ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) (การเสนอเพ มวาระในระหวางการประชม หน งสอนายทะเบยนสหกรณ ท กษ 0216/29612 ลงวนท 28 พฤศจกายน 2543 ภาคผนวก หนา 18 ) ระเบยบวาระท 6 เรองรบรองรายงานการประชมใหญในครงทประชม (กรณมการเตรยมและจดทำรายละเอยดการบนทกรายงานการประชมไวดและเรยบรอย ทประชมอาจพจารณาลงมตรบรองรายงานการประชมครงนได แตในทางปฏบตของสหกรณ ไมสามารถเรยบเรยงรายงานการประชมไดทน จงตองยกไปพจารณาลงมตรบรองรายงานการประชมในการประชมครงตอไป ตามทกำหนดไวในระเบยบวาระท 2)

15

2.1.2 การจดขอมลประกอบวาระการประชม เลขานการเปนผเตรยมขอมลโดยมเจาหนาทของสหกรณเปนผคอยชวยเหลอหรอทำหนาทเปนผชวยของเลขานการ ขอมลทเตรยมเปนขอมลทใชประกอบวาระการประชมแตละวาระ หากเตรยมขอมลไวด การประชมจะดำเนนไปดวยความสะดวกรวดเรว ขอมลประกอบวาระการประชม คอ (1) เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ มกเปนเรองทวไป ทไมเจาะจงเปนขอสำคญในระเบยบวาระ แตประธานในทประชมมความประสงคจะนำมาบอกกลาวตอทประชมหรออาจเปนเรองการแนะนำบคคลสำคญทมาเขารวมการประชมในครงนนๆ กเปนหนาทของประธานกรรมการทจะเปนผแนะนำ (2) เรองรบรองรายงานการประชมครงทแลว กอนทจะมการประชมในครงตอไป เลขานการตองจดใหมการบนทกรายงานการประชมครงกอนใหเรยบรอย เพอใหท ประชมในครงทจะประชมไดตรวจสอบความถกตองตลอดจนพจารณาแกไขรายงานการประชม ใหตรงตามขอเทจจรง และรบรองรายงานการประชมในทสด(วธรบรองรายงานการประชม หนงสอกระทรวงเกษตรและสหกรณท กษ 0216/09639 ลงวนท 2 พฤษภาคม 2543 ภาคผนวกหนาท 20 ) (3) เรองตดตามผลความกาวหนาตามมตทประชมครงกอน เลขานการตองตรวจสอบวา ในการประชมครงทผานมาทประชมไดลงมตใหดำเนนการในเรองอะไรไวบาง เลขานการจะตองตดตามประสานงาน ตลอดจนเตรยมขอมลความคบหนาจากผเกยวของทเปนเจาของเรองหรอซกซอมผรบผดชอบเตรยมชแจงตอทประชม (4) เรองขอเสนอแนะของหนวยงานทเกยวของ ตามหวขอน เลขานการไมจำเปนตองเตรยมเรอง แตควรประสานงานกบหนวยงานทเขารวมประชมวามเรองอะไรบางทจะแจงตอทประชม (5) เรองเพอทราบ ใหดจากขอบงคบของสหกรณวา เรองเพอทราบสำหรบการประชมใหญควรจะมเรองอะไรในการประชมแตละครง หรออาจกำหนดเรองใด ๆ นอกจากทระบไวในขอบงคบสหกรณ หากเปนเรองทเกยวของสมควรแจงใหทประชมใหญรบทราบ เรองเพอทราบบางเรองเลขานการอาจจดเตรยมขอมลทสมพนธกบวาระนนดวยกได (6) เรองเพอพจารณา ใหดจากขอบงคบของสหกรณวา เรองเพอพจารณาสำหรบการประชมใหญ ควรจะประกอบไปดวยเรองอะไรบาง และขอมลทเตรยมตองสมพนธกบวาระการประชมขอนนๆ (7) เรองอน ๆ (ถาม) กรณของเรองอนๆ ทใสวงเลบไววา “ถาม” นนหมายถงวาเปนระเบยบวาระทเตรยมเผอไว หากมหวขอการประชมทเพงจะนำมาแจงหรอพจารณาในทประชมเพมเตม กสามารถบรรจลงในระเบยบวาระเรองอน ๆ ได และถามเรองอน ๆ หลายเรอง จะจดแบงเปน ขอ 7.1 , 7.2 และ ฯลฯ กได เปนตน 2.1.3 การจดทำเอกสารการประชม ปจจบนเครองมออำนวยความสะดวก ดานการพมพการเกบขอมลมแพรหลายมากขน สหกรณอาจดำเนนการจดทำเอกสารการประชมไวลวงหนาเพอวาเมอถงเวลาประชมจรงสามารถบรรจเรองทประชมไดมากพอ และการประชมทำไดอยางรวดเรวไมเสยเวลาเพราะมขอมลใหศกษาทำความเขาใจไดดพอ แตสำหรบสหกรณขนาดเลกหรอสหกรณทขาดแคลนอปกรณในเรองดงกลาว คงตองปรบปรงวธการจดทำเอกสารการประชมใหสอดคลองกบขดความสามารถทมอย โดยคำนงวาตองพยายามทำใหการประชมนนสำเรจลลวงไปดวยด 2.1.4 การกำหนดวนเวลาและสถานทประชม การประชมใหญทางสหกรณจะประชมไดเมอไรขนอยกบความพรอมของการเตรยมการประชม และตองดำเนนการตามขอกำหนดของกฎหมายสหกรณ มาตรา 54 ใหคณะกรรมการดำเนนการสหกรณเรยกประชมใหญสามญปละหนงครงภายในหนงรอยหาสบวนนบแตสนปทางบญชของสหกรณนน (การกำหนดสถานทประชม และการประชมใหญเกนกวา 1 วน หนงสอนายทะเบยนสหกรณ ท กษ 0216/28227 ลงวนท 30 ตลาคม 2544 ภาคผนวก หนา 22 )

16

3. การดำเนนการประชมใหญ 3.1 การลงลายมอชอผเขาประชม เลขานการหรอเจาหนาทสหกรณผไดรบมอบหมายตองทำหนาทจดใหมการลงลายมอชอผเขาประชม โดยใหลงลายมอชอทงผทเปนองคประชม และผทเขารวมประชม เพอเปนหลกฐานวาไดเขามาประชมตามขอกำหนดของการประชมแลว 3.2 ขนตอนดำเนนการในสถานทประชม 3.2.1 เลขานการหรอกลมของเจาหนาทสหกรณทไดรบมอบหมายตรวจสอบดวาผมาประชมซงเปนองคประชมครบองคประชมแลว จากนนจงแจงใหประธานทประชมทราบ 3.2.2 เมอองคประชมมาครบตามจำนวนทกำหนดไวแลว ประธานในทประชมจะกลาวเปดการประชม และดำเนนการประชมตามวาระ 3.2.3 ในแตละวาระการประชม ประธานในทประชมควรเปนผกลาวนำหวขอเรองทกครงหากมผกลาวแทน ประธานควรมอบหมายกอน 3.2.4 ในการประชมผเขาประชมตองอยในความสงบ ไมสงเสยงดงแทรกแซงระหวางมผกำลงพดในทประชม หากมความประสงค ขอพดหรออภปราย หรอแสดงความเหนตองขอและไดรบอนญาตจากประธานในทประชมกอน 3.2.5 ประธานในทประชมตองทำหนาทกำกบการประชม กลาวคอ (1) กำกบเวลา ตลอดการประชมใหอยในระยะเวลาทเหมาะสม ไมใชเวลามากหรอนอยเกนความจำเปน (2) กำกบสาระ ควบคมการเสนอเรอง ความคด คำชแจง ตลอดจนความคดเหนและการอภปรายของผเขาประชม ใหอยในประเดนของเรองทประชม (3) กำกบความเรยบรอย ควบคมการประชมใหอยในความเรยบรอย ไมให เกดความกระทบกระทง โตเถยง ขณะผประชมหรอทประชมมความเหนไมตรงกนหรอขดแยงกนและเมอไมสามารถทจะควบคมการประชมนนใหเปนไปดวยความเรยบรอยกสามารถสงปดประชมได ซงชอบดวยขอบงคบของสหกรณ (4) มตทประชม ขอสรปในแตละเรองทมการพจารณา ประธานในทประชมจะตองควบคมการประชมเพอใหไดขอยตในแตละเรองกอนทจะยกเรองอน ๆ ขนมาพจารณา กรณทมความคดเหนไมตรงกนกอาจหาขอยตดวยการใหทประชมยกมอโดยยดเสยงขางมากเปนมตของทประชม ยกเวนเรองใดทขอบงคบของสหกรณระบไวเปนอยางอน 3.2.6 กรณเรองทกำลงประชมเกยวของกบเจาของเรองผใด ประธานในทประชมจะเปนผบอกใหผเกยวของนน เปนผชแจงหรอรายงาน หากประธานในทประชมหรอเลขานการชแจงแทนได ประธานในทประชมหรอเลขานการจะเปนผชแจงกได 3.2.7 กรณเรองเพอทราบ โดยทวไปประธานในทประชมอาจจะแจงเองหรอมอบเลขานการหรอมอบผอนเปนผแจงหรอรายงานตอทประชม 3.2.8 กรณเรองเพอพจารณา ประธานในทประชมกลาวนำหวขอเรองแลว จะมอบใหเลขานการเปนผดำเนนเรอง การดำเนนเรองเพอพจารณาควรประกอบดวยเรองดงตอไปน (1) เรองเดมหรอความเปนมา (2) สาระสำคญของเรองทนำไปสการพจารณา (3) ประเดนการขอใหพจารณา (4) ความเหนของทประชม (5) มตของทประชม

17

3.2.9 กรณเรองอน ๆ การกำหนดระเบยบวาระการประชมทเปนเรองอน ๆ ไวเพอใหทประชมหยบยก เรองทตองการใหมการประชมขนมาเพมเตม ซงมไดบรรจไวในวาระการประชมมากอน เรยกอกอยางหนงวา “วาระจร” (การพจารณาวาระอน ๆ หนงสอนายทะเบยนสหกรณ ท กษ 0216/29612 ลงวนท 28 พฤศจกายน 2543 ภาคผนวก หนา 18 ) 3.2.10 กรณจบสนทกระเบยบวาระการประชมแลว ประธานในทประชมจะตองกลาวปดการประชมทกครง ซงหมายถงการประชมตามระเบยบวาระยตลงแลว 4. การบนทกรายงานการประชม 4.1 อปกรณการบนทกรายงานการประชม ตองจดใหมผจดบนทกรายงานการประชมทกครง ปจจบนพฒนาขนไปอก โดยหาเทปบนทกเสยงการประชมไวดวย แตสดทายกตองบนทกลงในกระดาษ สมด บนทกดวยลายมอ หรอการพมพสดแลวแตความตองการของสหกรณนน ๆ 4.2 ลกษณะการจดบนทกรายงานการประชม โดยทวไปตามระเบยบสำนกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ สามารถทำได 3 วธ แลวแตความตองการของทประชมนน (1) จดละเอยดทกคำพดของกรรมการหรอผเขาประชมทกคน พรอมดวยมตของทประชม (2) จดยอคำพดทเปนประเดนสำคญของกรรมการหรอผเขาประชม อนเปนเหตผลนำไปสมตของทประชม พรอมดวยมตทประชม (3) จดแตเหตผลกบมตทประชมซงเรยกวาบนทกการประชม ในกรณการบนทกรายงานการประชมของสหกรณไมวาจะเปนการประชมใหญหรอการประชมคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ สามารถนำวธการทง 3 วธขางตนมาใชรวมกนได 4.3 แบบบนทกรายงานการประชม มสวนสำคญ ๆ ทเปนขอแนะนำไวดงน (1) “รายงานการประชม” ใหลงชอการประชมหรอคณะทประชมนน เชน”รายงานการประชมใหญสามญ” “รายงานการประชมคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ” (2) ใหระบ “ชอสหกรณ” วาเปนสหกรณชออะไร (3) “ชดท” ใหระบชดทของคณะกรรมการดำเนนการทไดรบการเลอกตงเขามา (ถาม) (4) “ครงท” ใหระบครงทประชม กรณมการประชมบอยครง เชนการประชมคณะกรรมการดำเนนการสหกรณ อาจใชครงททบปพทธศกราช (ครงท/พ.ศ.) (5) “วนท” ใหระบวนทประชม (6) “ ณ ” ใหระบสถานทประชม (7)”ผเขาประชม” ใหระบชอหรอตำแหนงของผทไดรบเลอกตงหรอมสทธใหเปนองคประชมซงมาประชม ในกรณการประชมใหญ องคประชมคอสมาชกสหกรณ ซงมจำนวนมากไมสะดวกในการนำรายชอมาลงในรายงานการประชมกใหลงสรปเฉพาะจำนวนผเขาประชมได แตตองบนทกหลกฐานการลงลายมอชอผเขาประชมแยกตางหากออกไปดวย (8) “ผไมมาประชม” ใหระบชอและหรอตำแหนงของผไดรบเลอกตงใหเปนองคประชมซงมไดมาประชม พรอมทงเหตผล (ถาม) สำหรบกรณการประชมใหญไมตองระบผไมมาประชม (9) “ผเขารวมประชม” ใหระบชอและหรอตำแหนงสงกดของผเขารวมประชม ซงไดเขารวมประชมในครงการประชมนน (ถาม) (10) “เรมประชมเวลา” ใหระบเวลาทเรมประชม

18

(11) “ขอความหรอรายละเอยดในการประชม” ใหระบขอความทมการประชม โดยปกตจะเรมตนดวย ประธานในทประชมกลาวเปดการประชม ตอจากนนจงเปนขอความตามเรองทประชมในแตละเรอง (ระเบยบวาระ) กบมตของทประชม สาระการบนทกรายงานการประชม เลอกใชตามลกษณะการจดบนทกรายงานการประชมในขอ 10.2(1)-(3) (12) “เลกประชมเวลา” ใหระบเวลาทสนสดการประชมนน ๆ (13) “ผบนทกรายงานการประชม” ใหลงลายมอชอผจดบนทกรายงานการประชมหรอผเกยวของตามขอกำหนดในขอบงคบของสหกรณ เชน “ใหประธานในทประชมกบกรรมการดำเนนการสหกรณ อกคนหนงทเขาประชมนน ๆ ลงลายมอชอไวเปนสำคญ” 4.4 การเลอกใชถอยคำหรอขอความเพอบนทกรายงานการประชมใหเหมาะสม การบนทกรายงานการประชมทด จะตองใหผอานหรอผเกยวของสามารถเขาใจเรองไดงาย และเขาใจเปนอยางเดยวกน ไมสบสนและตความแตกตางออกไป ดงนนควรเลอกใชคำหรอขอความใหเหมาะสมดงตอไปน (1) ไดสาระ ในระหวางการประชมผจดบนทกรายงานการประชม ควรจบประเดนทมการประชมแลวนำไปบนทกใหครบถวน ทงในสวนทเปนเหต ซงนำมาอาง และทเปนผลซงออกมาเปนมตทประชม ความเปนสาระของเรองจงควรใหครอบคลมถง “ใคร” “ทำอะไร” “ทำทไหน” “ทำอยางไร” และ “ทำทำไม” เปนตน (2) ชดเจน ขอความทนำไปบนทกในรายงานการประชม ควรใหมความชดเจนเขาใจงายไมควรใหมขอความทกำกวม หรอคลมเครอหรอมแงมมทตความตางกนในบางเรองทประชมกน หากนำมาบนทกดวยขอความสน ๆอาจไมไดความชดเจนถาเขยนยาวแลว ผอานอานรเรอง จงถอวาเปนเรองทดกวาการเขยนแบบสน ๆ (3) กะทดรด นอกเหนอจากการบนทกรายงานการประชมใหมความชดเจนแลว ถาสามารถบนทกใหกะทดรด โดยไมใชถอยคำทฟมเฟอยจนเกนจำเปน กจะทำใหบนทกนนดดยงขน (4) ตรงประเดน เปนการบนทกรายงานการประชมใหไดขอความทเนนจดตามเรองทไดประชมกน เมออานบนทกแลวสามารถเขาใจเรองไดถกตองตรงกน หากบนทกวกไปวนมาไมพยายามเนนจดจะทำใหเกดความไมเขาใจกบผอานบนทกนน 5. การดำเนนการภายหลงการประชม 5.1 การแจงผลแหงมตทประชม บางเรองบางหวขอการประชมทมขอสรปแหงมตใหดำเนนการ เลขานการจะตองตรวจสอบและดำเนนการตอไปตามมตของทประชมนน เชน การลงมตแกไขเพมเตมขอบงคบสหกรณ การลงมตขอความเหนชอบกำหนดวงเงนกยมหรอคำประกนประจำป จากนายทะเบยนสหกรณ รวมทงการดำเนนการอน ๆ บรรดาทเกดจากมตทประชม เปนตน 5.2 การเกบรกษาเอกสารการประชม เลขานการจะตองดำเนนการตรวจสอบใหมการบนทกรายงานการประชมแตละครง ไมวาจะเปนการประชมใหญการประชมคณะกรรมการดำเนนการ ใหเรยบรอยสมบรณ รวมทงการลงชอกำกบ(ตามขอกำหนดในขอบงคบสหกรณ) ทายบนทกรายงานการประชมใหเรยบรอย พรอมกบจดเกบรกษาเอกสารการประชมไวในทปลอดภยงายตอการตรวจสอบคนหาอางองได

19

6. บทสรป เนองจากกฎหมายสหกรณไดใหความสำคญในเรองของการประชมไวเปนอยางมากสหกรณทดำเนนกจกรรมทวประเทศในเวลานตองผกพนกบการประชมตลอดเวลา ทงการประชมใหญการประชมคระกรรมการดำเนนการสหกรณ การประชมกลมสมาชกสหกรณ ตลอดจนการประชมคณะกรรมการอน ๆ ของสหกรณ สหกรณสวนหนงมความสามารถในการจดประชมตามกระบวนการไดเปนอยางดอยแลว แตอาจมสหกรณอกบางสวนทยงไมมประสบการณในการจดประชมดพอ ซงรวมถงสหกรณทตงขนมาใหมในเวลาน จงมความปรารถนาเขยนคำอธบายการจดประชมในสหกรณดวยเหนวาอาจมสวนทำใหระบบการประชมในสหกรณโดยรวมมการปรบปรงพฒนาในระดบทสงขน ซงจะทำใหนำไปสระบบการบรหารและการจดการในสหกรณมประสทธภาพยงขนในทสด

บรรณานกรม

พระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542 และทเพมเตมแกไข กรมสงเสรมสหกรณ (2551) .สรปคำวนจฉยและการตอบขอหารอแนวทางปฏบตตามกฎหมาย และขอบงคบสหกรณ.พมพทชมนมสหกรณการเกษตรแหงประเทศไทย จำกด กรมสงเสรมสหกรณ (2550) .ประมวลระเบยบปฏบตเกยวกบงานสงเสรมสหกรณเลม 1. พมพทชมนมสหกรณการเกษตรแหงประเทศไทย กรมสงเสรมสหกรณ (2544) .คมอแนวทางการดำเนนงานสหกรณใหประสบความสำเรจ เลมท 3. เอกสารโรเนยว กรมสงเสรมสหกรณ (2543) .ประมวลคำสง ประกาศ มต ระเบยบ ขอหารอ คำแนะนำและ หนงสอเวยนเกยวกบงานสงเสรมสหกรณ เลม 1. ชมนมสหกรณการเกษตรแหงประเทศไทย จำกด

������ก

����������ก

�������� �����/��ก��/������� ����

1 �����������ก���������� �� ����� �� ����� ��� �������� ��� ����������� �!"�ก�#$ �.&. '�('

1

2 �*+,���-!� �!.*ก�#/"�ก�#$0��"����12�/�ก����3�.��04�2����2��3"���!ก0��5����5$����3�

2

3 �����ก��* �����2+���������� 54 ����������� �!"�ก�#$ �.&.2542 4 4 ก��.���9�*�:*��,�2�/�*"�ก�#$����� 55 +��5,��� ����������� �!

"�ก�#$ �.&.2542 5

5 ����*�*9�+!;/49�2*!*ก��2ก/<�+ก �ก��1�41�* 5#�ก���ก������ก���ก��49�2*!*ก��"�ก�#$ ���ก����<*�3,;�#$���"���!ก ก�#/5#�ก���ก��49�2*!*ก��"�ก�#$�/��!.����*:�ก"���!ก=��

6

6 .��"�ก�#$: 4,9�,�2�/�*5#�ก���ก��49�2*!*ก��"�ก�#$ 9 7 ก���ก�0���2�/��"�ก�#$+��4�+�ก��ก��,9�ก������A 2ก/<�+ก �,� ��$"!*���

"�ก�#$ 11

8 ก��: 4"��ก9�0�"3,;!���:9��C���"�ก�#$ก��2กD��ก�#/�/���04�5���� � 12 9 ก������3�.��"�� ���:9��C=��.*�*E<��������"!�+ * * ����+ *"!F*�C,��

� �/���"�ก�#$ 14

10 �*+,���-!� �!���������� �!"�ก�#$ �.&.2542 ����� 50 �������� 60 16 11 �����������2��<��ก��2�!<�+���ก������3�.�����"�ก�#$H4�"���!ก.*+ *

����3�.�� 18

12 �����������2ก/<�+ก �ก��� ���������*ก������3� 20 13 �����������2ก/<�+ก �ก��2���ก� F�5#�ก���ก��49�2*!*ก��"�ก�#$ 22