6. doc control training puskesmas
TRANSCRIPT
Revisi 00
TUJUAN PELATIHANTUJUAN PELATIHAN
Memberikan wawasan menyeluruh terhadap konsep sistem manajemen mutu ISO 9000 :2008
Memberikan pemahaman dan ketrampilan yang terkait dengan pengendalian dokumen
Memberikan kejelasan metode, strategi dan program-program untuk mencapai continual improvement dalam hal pengendalian dokumen
Revisi 00
SASARAN PELATIHANSASARAN PELATIHAN
Peserta dapat melakukan pengendalian dokumen menurut persyaratan ISO 9001:2008
Peserta menguasai pemahaman dan ketrampilan yang terkait dengan pengendalian dokumen
Peserta memahami metode, strategi dan program-program continual improvement dalam hal pengendalian dokumen
Revisi 00
MATERI PELATIHANMATERI PELATIHAN
1. Pengantar Dokumentasi
2. Pengendalian Dokumen
A. Paper Document (General)
B. Electronic Document
3. Pengendalian Rekaman
4. Sistem Filing
5. Evaluasi Efektifitas & Efisiensi Dokumentasi
Revisi 00
PERATURAN PELATIHANPERATURAN PELATIHAN
TEPAT WAKTUTEPAT WAKTU TANYAKAN KAPAN ANDA INGINKANTANYAKAN KAPAN ANDA INGINKAN DALAM DISKUSI SESUAI TOPIKDALAM DISKUSI SESUAI TOPIK HAND PHONE & PAGER DIMATIKANHAND PHONE & PAGER DIMATIKAN S E R S A N S E R S A N
DILARANG MEROKOKDILARANG MEROKOK
Revisi 00
HARAPAN TUTORHARAPAN TUTOR
PARTISIPASI PENUHPARTISIPASI PENUH
SEMUA SEBAGAI PESERTA SEMUA SEBAGAI PESERTA
KERJASAMA DUA PIHAKKERJASAMA DUA PIHAK
PRO-AKTIFPRO-AKTIF
FOKUS & KONSENTRASIFOKUS & KONSENTRASI
MEMENUHI KUALIFIKASI AUDITORMEMENUHI KUALIFIKASI AUDITOR
Revisi 00
DEFINISI DOKUMEN DEFINISI DOKUMEN Menurut ISO 9000:2008Menurut ISO 9000:2008
““INFORMASI DAN INFORMASI DAN MEDIUM PENDUKUNGNYA”MEDIUM PENDUKUNGNYA”
PENGANTAR DOKUMENTASI
Revisi 00
CONTOH- CONTOH DOKUMENCONTOH- CONTOH DOKUMEN
- Manual- Prosedur/SOP- Instruksi Kerja- Dokumen Kontrak- Peraturan Perusahaan- Rekaman - Laporan- Peraturan Pemerintah / UU-- … ???
PENGANTAR DOKUMENTASI
Revisi 00
CIRI-CIRI DOKUMEN YANG CIRI-CIRI DOKUMEN YANG DIKENDALIKANDIKENDALIKAN
Isi
Kegunaan / Tujuan
Sifat
Persyaratan
PENGANTAR DOKUMENTASI
Revisi 00
MANA DOKUMEN-DOKUMEN MANA DOKUMEN-DOKUMEN YANG HARUS DIKENDALIKAN ?YANG HARUS DIKENDALIKAN ?
Manual Mutu Prosedur Mutu Majalah Surat Kabar Laporan-Laporan Dokumen
Kontrak
Spanduk Hiasan Instruksi KerjaBuletin InternalPurchase Order Manual Peralatan
PENGANTAR DOKUMENTASI
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
PERSYARATAN DOKUMENPERSYARATAN DOKUMEN
Identities Legible Readable Availability Content Validity
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
REQUIREMENTS FOR REQUIREMENTS FOR IMPROVEMENTIMPROVEMENT
Functionality ( ex. Speed of Processing ) User Friendliness Benchmarking Knowledge Management Future Needs Interface With Customer / Supplier
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
TIPE-TIPE DOKUMENTIPE-TIPE DOKUMEN
Berdasarkan sumber :
1. Dokumen Internal
2. Dokumen Eksternal
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
TIPE-TIPE DOKUMENTIPE-TIPE DOKUMEN
Berdasarkan media penyimpanan :
1. Hard Document Contoh : - Kertas
- Contoh Produk2. Soft Document
Contoh : - File dalam Diskette/CD
- Voice Data
Revisi 00
CONTOH MEDIA DOKUMENTASI :
6. Kombinasi
1. Electronik optik (computer disc) 2. Magnetik 3. Kertas 4. Contoh Master
5. Fotografi
PENGANTAR DOKUMENTASI
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
TIPE-TIPE DOKUMENTIPE-TIPE DOKUMEN
Berdasarkan Standard ISO 9001:1. Manual Mutu2. Prosedur3. Instruksi Kerja dan formulir4. Rekaman5. Quality Plan6. Spesifikasi7. Guidelines
Revisi 00
PENGANTAR DOKUMENTASI
MANFAAT DOKUMENMANFAAT DOKUMEN
1. Pencapaian kesesuaian pada persyaratan pelanggan dan perbaikan mutu
2. Penyediaan pelatihan yang sesuai
3. Mampu ulang dan mampu telusur
4. Memberikan bukti-bukti yang obyektif
5. Penilaian keefektifan dan kestabilan SM perusahaan
Revisi 00
PART I : PENGANTAR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Mengapa ... (WHY) didokumentasikan
Gambaran Kebijakan dan proses secara formal
Memperlihatkan interaksi antar aktivitas
Gambaran sistem manajemen mutu
Gambaran jelas mengenai aturan main dan tanggung jawab suatu kegiatan
Persiapan audit
Pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008
PART I : PENGANTAR DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Revisi 00
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Petunjuk sistem jaminan mutu, yang dapat dievaluasi
Apa ...(What) yang didokumentasikanStruktur sistems dokumentasi
Dokumentasi dari: Komitmen Manajemen Metode Kerja Pelaksana Pekerjaan
Dokumentasi yang menggambarkan bagaimana perusahaan menjamin mutu produk/jasa
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi 00
Dokumen :
Informasi dan media pendukungnya
Catatan Mutu(Rekaman):Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau sebagai bukti dari aktivitas yang dilakukan.
Sistem Manajemen Mutu :Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan mutu.
Manajemen menetapkan dokumentasi termasuk catatan-catatan yang relevan, melaksanakan dan memelihara Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan mendukung efektifitas dan efisiensinya terhadap proses operasional organisasi.
DEFINISI
Revisi 00
Informasi (3.7.1)Data berarti
Dokumen (3.7.2)Informasi dan medium pendukungnya
3.7.3SpesificationDokumen yang menyatakan persyaratannya
3.7.4Quality ManualPedoman MutuDokumen yang merincikan sistemManajemen MutuSebuah Organisasi
3.7.5Quality Plan/Rencana MutuDokumen Yang merincikan Prosedurdan Sumber daya Mana yang harus Dipakai,oleh siapa Dan bilamana pada Suatu project, produk, Proses atau kontrak tertentu
3.7.6 Record/RekamanDokumen yang menyatakan hasil yg dicapai atau pemberian bukti tentang kegiatan yg dilakukan
Dokumen prosedur Tidak ddidefenisikan
KONSEP BERKAITAN DENGAN DOKUMENTASI(3.7)
Berdasarkan ISO 9001:2008
Revisi 00
STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
I
II
III
IV
Manual Mutu
Prosedur Mutu
Instruksi Kerja/Uraian Jabatan
Form-Form.(Forms, checklist, etc.)
STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi 00
POSISI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
MUTU DALAM PROSES BISNIS
Kebijakan, Sasaran dan StandarKebijakan, Sasaran dan Standar
Dokumentasi Sistem MutuDokumentasi Sistem Mutu
INPUTPROSES OUTPUT
POSISI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU DALAM PROSES
BISNIS
Revisi 00
5 TAHAPAN PENTING PEMBUATAN DSM
IDENTIFIKASI PROSES
IDENTIFIKASI PEMAKAI/PEMILIK
APA YANG DILAKUKAN SEKARANG
BUAT DIAGRAM ALIR
BAGAIMANA PROSES PENGENDALIANNYA
5 TAHAPAN PENTING PEMBUATAN DSM
Revisi 00
JELAS DAN SPESIFIK
TERKENDALI
USER FRIENDLY/mudah digunakan
RAPIH DAN MENARIK
KARAKTERISTIK DSM YANG BAIKKARAKTERISTIK DSM YANG BAIK
Revisi 00
PART II : PROSES PEMBUATAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU
TIM ISOTIM ISO
PERENCANAANPERENCANAAN
PERSIAPANPERSIAPAN
PENULISANPENULISAN
PENINJAUANPENINJAUAN
UJI COBA DAN PERBAIKAN
UJI COBA DAN PERBAIKAN
PENGESAHANPENGESAHAN
PENERAPANPENERAPAN
PART II : PROSES PEMBUATAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi 00
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Dokumentasi yang sudah
ada
PersyaratanISO9001
KebutuhanInternal
Tuntutan/kebutuhan eksternal
Menunjuk koordinator & Tim Pembuatan Dokumentasi
Menilai/membandingkan dokumen yang sudah ada dengan kebutuhan
standar & pelaksanaan internalAnalisa Proses dan Keterkaitan
Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan
Manual Mutu Prosedur dan Instruksi Kerja Formulir dan Catatan Mutu
Sirkulasi draf dokumen untuk mendapatkan umpan balik
Pembuatan draf dokumen
Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan
Penerapan dan pengendalian
PROSES PEMBUATAN DOKUMENSISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi 00
Defenisi Proses dan Prosedur (ISO 9000:2005)Proses :
Set(sekumpulan) kegiatan yang saling terkait atau berhubungan yang mengubah input menjadi output.
Catatan Input proses adalah output dari proses lainnya. Proses didalam organisasi direncanakan dan
dilaksanakan dibawah pengendalian untuk menciptakan nilai.
Prosedur :Cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses.
Catatan Dapat berupa media elektronik
I. BISNIS PROSESBISNIS PROSES
Revisi 00
OrganizationOrganization
Process Approach(Pendekatan Proses)
OrganizationOrganization
Orientation of the Organization towards the Customer
Customer Customer
Description and management of
Process Management
OrganizationOrganization
All Processes Semua proses Responsibilities Tanggung jawab Interfaces Antar-muka/penghubung Interrelations Keterkaitan Resources Sumberdaya-sumberdaya yg diperlukan Measures Metode pengukuran
Orientasi organisasi dengan pendekatan ke pelanggan
PROSES APPROACH (PENDEKATAN PROSES)
Revisi 00
Diagram Proses Bisnis PT. ABC (Contoh Dasar)
Marketing
Director
Planning & Control
Production QA/QC
Engineering / Maintenance
Customer
Purchasing Warehouse
Supplier
M.R.
HRD
orde
r, co
mpl
aint
s
cont
ract
, cor
rect
ive
actio
ns
cont
ract
app
rova
l
productivity, efficiency, product specifications, etc.
prod. plan, lead time, stock info,
delivery, etc.
prod. result / report
prod. plan
raw material
product
corrective actions for customer complaints
productivity, priority prod.
purc
hase
d m
ater
ial
raw material availability report
quality performance of vendors
delivery performance of vendors, purchase request
selection and evaluation of vendors, action request
purchase order
pass
ed p
rodu
ct
mai
nten
ance
, st
anda
rd,
spec
ifica
tion,
op
erat
ion
man
ual
QUALITY PRODUCTS
reje
cted
mat
eria
l
DIAGRAM PROSES BISNIS PT. ABC (CONTOH DASAR)
Revisi 00
Proses-proses di PT. ABC (Contoh)
1. proses order handling2. proses customer handling
3. proses perencanaan realisasi produk dan pengendalian
4. proses realisasi produk5. proses perancangan dan pengembangan
6. proses pengendalian supplier7. proses penyediaan material
8. proses pengendalian dan pemantauan material9. proses pengiriman produk
10. proses verifikasi produk dan material11. proses perawatan
12. proses support teknis13. proses penyediaan dan pengembangan
sumberdaya manusia14. proses pengendalian SMM dan manajemen sasaran
15. proses dukungan keuangan
- Marketing, Director- Marketing, Director, QA- PPC
- Production- Engineering - Purchasing- Purchasing- Warehouse - Warehouse- QA/QC- Maintenance - Engineering- HRD
- M.R. / ISO team- Finance
PROSES - PROSES PT. ABC (CONTOH DASAR)
Revisi 00 34
Customers
Customer handling
Production planning and control
Purchasing
Order handling Product Realization
Suppliers
Verification(QA/QC)
Raw material control
maintenance support
QMS control and Management by objectives
Provision of personnel and development
Research and development
Financial Support
Finished goods control and Delivery
PT. ABC
Revisi 00
Tipe Proses
Product Realization
Research and Development
Purchasing
Delivery
Provision of Personnel and development
QMS Control and Managementby Objectives
QA/QCMaintenance Support
FG Control
Planning & Control
Order Handling
Customer Handling
RM Control
AccountingSupport
TIPE PROSES
Revisi 00 37
Customers
Customer handling
Production planning and control
Purchasing
Order handling Product Realization
Suppliers
Verification(QA/QC)
Raw material control
maintenance support
QMS control and Management by objectives
Provision of personnel and development
Research and development
Financial Support
Finished goods control and Delivery
PT. ABC
Core Processes
Management Process
Others are supporting Processes
KeyProcesses
Revisi 00
Proses Kunci
Proses Kunci proses-proses yang sangat berpengaruh dalam keefektifan sistem dalam kaitannya dengan kepuasan pelanggan serta pencapaian sasaran mutu. Dalam proses kunci ini terdapat suatu parameter yang langsung memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan keefektifan sistem.
Key ProcessKey Process
Vision, Policy, StrategyKnow
-howIncrease in value
Direct customer benefit
Future customer benefit
Key proses, adalah proses-proses dimana:
• terdapat informasi, pengetahuan, teknologi
• terdapat nilai tambah
• berkaitan langsung dengan keuntungan pelanggan sekarang dan masa datang
PROSES KUNCI
Revisi 00
InsuranceInsuranceCompanyCompany
DealerDealerManufacuringManufacuringCompanyCompany
Development of insurance services
Customer service Target group
marketing Risk management Asset
management
Product development
Production planning and control
Order processing Distribution
Re-stocking Set up of new
shops Staff development Investigation of
buying habits Variety planning
Proses Kunci, contoh.....PROSES KUNCI, CONTOH?
Revisi 00
Metode Penulisan Flow Proses
Contoh:
Proses: Penanganan Order Depart.: Proses Parsial :
Marketing
Peny. Jasa
Purchase
Planning
Warehouse
Design
customer
Process step / Department matrix
METODE PENULISAN FLOW PROSES
Revisi 00
Contoh:
Alur Pelayanan Puskesmas
PELAYANAN
PASIEN
RUANG KARTU
RUANG TUNGGU
POLI UMUM
KIA/KB
POLI GIGI
RAWAT INAP
PELAYANAN OBAT
RUJUK
SEMBUH
RUMAH SAKIT
PASIEN PULANG
GAWAT DARURA
T
Revisi 00
Apa dan Bagaimana Prosedur ?Apa dan Bagaimana Prosedur ?
Memberi instruksi atau petunjuk kepada karyawan dalam lingkup luas, bagaimana kebijakan dan tujuan tertuang dalam manual Mutuharus dilaksanakan dan dicapai.
Menguraikan :
Pengendalian yang mencukupi untuk kegiatan yang akan dilakukan
Tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja antara karyawan yang mengatur, melaksanakan dan memverifikasi
Bagaimana kegiatan yang berbeda harus dilakukan
Dokumentasi yang dipakai dan pengendaliannya
Revisi 00
Apa dan Bagaimana Prosedur ?Apa dan Bagaimana Prosedur ?((lanjutan …..))
Dibuat oleh masing-masing bagian yang terlibat
Format prosedur dan identifikasinya sebaiknya ditentukan untuk seluruh perusahaan
Bersifat confidential, hanya untuk penggunaan internal dalam perusahaan
Revisi 00
Apa, Siapa, Bagaimana dan Kapan ?Apa, Siapa, Bagaimana dan Kapan ?
Menyebutkan :
Apa yang harus dilakukannya
Siapa yang melakukannya
Bagaimana melakukannya
Kapan dilakukan (jika diperlukan)
Siapa pemasok dan customer (internal/eksternal)
Dokumentasi terkait dan catatan kegiatan yang harus dipelihara
Mengapa harus dilakukan.
Revisi 00
GAYA dan BAHASAGAYA dan BAHASA
Prosedur dan Instruksi perlu dimengerti oleh karyawan dan mudah dibaca :perhatikan gaya bahasa personel yang mempergunakankata-kata yang dipakai sederhana dan mudah dimengerti oleh pembacaperlu dihindari kalimat yang panjang dan kompleksHindari kata-kata “baru” yang artinya belum dimengertipenggunaan sistem penomoran bisa membantuorang awam bisa membantu untuk menguji prosedur
Revisi 00
Proses Pembuatan ProsedurProses Pembuatan Prosedur
Tentukan bagian yang terlibat Buat summary kegiatan
• flwocahrt akan membantu Buat summary persayaratan Manual Terpadu Buat summary persayaratan standar untuk bagian itu Bandingkan 2, 3 dan 4 Buat draft prosedur Verifikasi : - awam
- pelaksana Penerapan
Revisi 00
BENTUK PROSEDUR :BENTUK PROSEDUR :
URAIAN :URAIAN :
• tujuan
• ruang lingkup
• tanggung jawab
• dokumen penunjang
• definisi
• langkah prosedur
FLOW CHART :FLOW CHART :
uraian secara skematik suatu proses atau kegiatan
GABUNGANGABUNGAN
Revisi 00
Instruksi KerjaInstruksi Kerja
Tujuan :Tujuan :
Menggambarkan secara detail suatu kegiatan tertentu yang dikerjakan
Bentuk :Bentuk :
Dokumen ini bisa dalam bentuk gambar, lembar kerja, jadwal analisis limbah, flow chart, dan sebagainya
Revisi 00
Ciri Instruksi Kerja yang Baik :Ciri Instruksi Kerja yang Baik :
Berisi tahapan aktivitas selangkah demi selangkah
Berisi penjelasan secara detail setiap langkah beserta peralatan, dokumen penunjang, dll yang diperlukan
Berisi patokan penilaian hasil kerja
Sudah diuji dan diimplementasikan
Revisi 00
Siapa yang dilibatkan secara langsung dalam pembuatan Siapa yang dilibatkan secara langsung dalam pembuatan Instruksi Kerja ?Instruksi Kerja ?
Bukan :Bukan : - top manajement
- Kabag department
Tapi :Tapi : - operator
- karyawan pelaksana
Revisi 00
Records / CatatanRecords / Catatan
» merupakan bukti penerapan dan kefektifan Sistem Manajemen
» contoh :
Form yang sudah diisi
Medical record
» Perlu “retention time” (jangka penyimpanan)
» Berkaitan dengan hasil inspeksi/analisis pihak internal/eksternal
» Catatan kegiatan merupakan elemen yang paling banyak memiliki cross-reference
Revisi 00
Mulai / selesai
Tindakan / kegiatan
Keputusan (ya atau tidak)
Dokumen / Uraian
Penyimpanan/pengarsipan
dilanjutkan ke … / lanjutan dari …
Revisi 00
Pengendalian DokumenPengendalian Dokumen
Sasaran :Sasaran :
Menjamin bahwa semua dokumen yang diterbitkan telah diperiksa kebenaran materinya dan disahkan oleh petugas yang berwenang
Menjamin distribusinya, terutama ke tempat / bagian yang memerlukan, hanya yang sah saja yang ada
Semua perubahan memang dilakukan oleh yang berwenang.
Revisi 00
Yang Penting untuk DiperhatikanYang Penting untuk Diperhatikan
Prosedur pengendalian apa yang dipakai?
Siapa yang meninjau dan menyetujui dokumen?
Bagaimana menjamin bahwa dokumen yang sesuai tersedia ditempat yang memerlukannya
Apakah ada prosedur yang menjamin bahwa dokumen yang sudah tidak berlaku segera ditarik?
Bagaimana perubahan diidentifikasi dalam dokumen?
Bagaimana revisi yang dipakai dapat diidentifikasi?
Berapa kali revisi sebelum diperbaharui?
Revisi 00
Aspek Penting Pengendalian DokumenAspek Penting Pengendalian Dokumen
Hanya dokumen terbaru yang dipakai di seluruh lokasi
Pembuat dan penanggung jawab harus jelas
Perlu prosedur tertulis untuk perubahan, penerbitan, pergantian dokumen dengan record penerimaan
Ada identifikasi dokumen
Revisi 00
Aspek Penting Pengendalian Dokumen Aspek Penting Pengendalian Dokumen ((lanjutan …..lanjutan …..))
Setiap dokumen yang dipakai perlu diberi identifikasi : nomor dokumen nomor revisi tanggal mulai dipakai tanda tangan pembuat tanda tangan persetujuan nomor halaman/jumlah halaman nomor bab (jika diperlukan)
Perlu daftar semua dokumen dan penanggung jawab
Jika perlu, master seluruh dokumen disimpan dan dipelihara disuatu tempat
Revisi 00
Daftar Dokumen Sistem Daftar Dokumen Sistem ManajemenManajemen
NoNomor
DokumenNama
DokumenPenanggung
JawabTempat/
Pemegang
Nomor revisi/ perubahan & tanggal
1 2 3 4 5
Revisi 00
Distribusi dokumen melalui komputer networkDistribusi dokumen melalui komputer network
Tidak perlu memberikan dan menarik dokumen lama
Lebih mudah pengendaliannya
Record otomatis
perlu investasi komputer
harus ada kordinasi antara network administrator dan penanggung jawab dokumentasi
sulit menerapkan tanda tangan penanggung jawab
Revisi 00
3.1 Kebijakan Mutu
Sistem Penomoran yang BaikSistem Penomoran yang Baik
Sistematis
Menunjukkan pengelompokan
Menunjukkan peningkatan
Membedakan dokumen dan bagiannya (terutama manual terpadu
Konsisten
A. Judul
B. Pengertian
Revisi 00
KODE PENOMORANKODE PENOMORAN
PM . 06 . 141PM . 06 . 141
Prosedur Mutu
Bagian Poli Anak
Nomor Urut
MM . 1 . 12MM . 1 . 12
Manual Mutu Nomor Bab
Revisi 00
TABEL REFERENSITABEL REFERENSI
No. DokumenNama
Dokumen
Mengacu Pada Diacuolehinternal eksternal
Revisi 00
KESIMPULANKESIMPULANKESIMPULANKESIMPULAN
Dokumentasi merupakan salah satu alat utama Sistem Manajemen
Tujuan dokumentasi Sistem Manajemen adalah pengendalian Sistem Manajemen secara sistematis dan bertanggung jawab
Tidak semua kegiatan perlu didokumentasikan
Dokumentasi Sistem Manajemen harus dilaksanakan secara konsisten