บรษัท อีซูซุ มอเตอร์ ิ (ประเทศไทย จ...

การลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ

กรณศกษา บรษท อซซ มอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด

นายวรทย ตนสภสวสดกล

โครงงานสหกจศกษานเปนสวนหนงของของการศกษาตามหลกสตร ปรญญาบรหารธรกจบณฑต สาขาการจดการอตสาหกรรม

คณะบรหารธรกจ สถาบนเทคโนโลยไทย-ญป น

ปการศกษา 2557

Time Reduction to Searching of Company Announcement

Cast study : Isuzu motor Company (Thailand) Limited

Mister Warot Tansuphaswasdikul

A Co-Operative Education Paper Submitted in Partial Fulfillment of the Requirements for the Degree of Bachelor of Business

Administration Program in Industrial Management Thai-Nichi Institute of Technology

Academic Year 2014

ก

หวขอโครงงานสหกจศกษา การลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศ บรษทฯ โดย นายวรทย ตนสภสวสดกล สาขาวชา การจดการอตสาหกรรม อาจารยทปรกษา อาจารยพงศศกด สายธญญา คณะบรหารธรกจ สถาบนเทคโนโลยไทย-ญป น อนมตใหนบโครงงานสหกจศกษา ฉบบนเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตรปรญญาบณฑต ......................................................................... คณบดคณะบรหารธรกจ (ผชวยศาสตราจารย รงสรรค เลศในสตย)

วนท....................เดอน.............................................พ.ศ..................... คณะกรรมการตรวจสอบโครงงานสหกจศกษา ……………………………………………………. กรรมการสอบ (ผชวยศาสตราจารย อนวต เจรญสข) ......................................................................... กรรมการและอาจารยทปรกษา (อาจารยพงศศกด สายธญญา) …………………………………………………… ประธานสหกจศกษาสาขาวชา (อาจารยอลงกรณ ประกฤตพงศ)

ลขสทธของสถาบนเทคโนโลยไทย-ญป น

ข

วรทย ตนสภสวสดกล: การลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯกรณศกษา บรษท อซซ มอเตอร (ประเทศไทย) จ ากดอาจารยทปรกษา: อาจารยพงศศกด สายธญญา, 43 หนา จากการส ารวจและศกษาการคนหาใบประกาศบรษทฯ เพอน าไปใชในงานดานตางๆของสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมายมการใชเวลายาวนานในการคนหาเอกสาร ซงเปนความสญเปลาการรอคอยในดานการเตรยมงาน ดงนนขาพเจาจงท าการแกไขระบบการจดเรยงใหสามารถเขาถงไดงายและสรางความเปนระเบยบเรยบรอยใหกบสถานทเกบเอกสารและภายในแฟมเอกสารโดยใช หลกการ5ส. มาท าการผนวกกบหลกการจดแฟมเอกสาร พรอมกบการศกษาการท าระบบการคนหาดวย Soft File เพอลดระยะเวลาในการคนหาลงไดใหมากทสด และขาพเจาไดท าการทดลองการคนหาเอกสารโดยการใหพนกงาน 3 ทานท าการคนหาเอกสารทานละ 5 ฉบบเพอใหทราบผลการแกไขวาสามารถลดเวลาการคนหาไดจรงตามวตถประสงคหรอไม จากการปรบปรงระบบการจดเกบเอกสารและการสบคนหาเอกสารดวยการสราง Soft File เพอการคนหา ขาพเจาไดท าการทดลองการคนหามผลดงน การคนหาเอกสารกอนการปรบปรงใชเวลาเฉลยรวม 2.11 นาท,การคนหาเอกสารหลงการปรบปรงโดยไมใช Soft File ในการคนหาใชเวลาเฉลยรวม 1.38นาท สามารถลดระยะเวลาการคนหาลงได34.6%ของเวลากอนการปรบปรงและ การคนหาเอกสารหลงปรบปรงโดยใช Soft File ในการคนหาใชเวลาเฉลยรวม 0.33 นาท สามารถลดระยะเวลาการคนหาลงได 84.36% ของเวลากอนปรบปรง จากผลการทดลองนจะเหนไดวา การปรบปรงการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯในครงนสามารถลดระยะเวลาในการคนหาลงไดอยางแทจรงอกทงยงสรางความเปนระเบยบเรยบรอยใหแกสถานทจดเกบของแฟมเอกสารและสรางความสะดวกในการคนหาดวย Soft File การคนหาเอกสาร อกทงยงเพมพนทการจดเกบเอกสารของแฟมเอกสารไดอกดวย

ค าส าคญ :เอกสารใบประกาศบรษทฯ /5ส./Soft File การคนหา

ค

กตตกรรมประกาศ ขอขอบพระคณ ทานอาจารยพงศศกด สายธญญา ทชวยเหลอแนะน าแนวทาการศกษาการคนควาครงน ไดเสนอแนะวธการแกไขปญหาและการวเคราะหปญหาทมประโยชนตอการศกษาครงนเปนอยางสงซงท าใหรายงานครงนส าเรจลลวงไปดวยด และขอขอบพระคณ คณ รงนภา คายอาจ พนกงานปรกษาในครงนทชวยชแนะการท ารายงานครงนและใหค าปรกษาในการเกบขอมลของขาพเจา และวธการแกไข อกทงยงชวยชแนะการท างานตางๆในสถานประกอบการในครงนอกดวย ทงน ขอขอบพระคณ บคลากรของบรษทอซซมอเตอร(ประเทศไทย) จ ากด ทคอยชแนะการท างานของขาพเจาและใหความรวมมอในการแกไขเปนอยางด ท าใหขาพเจาสามารถแกไขปญหาไดตามวตถประสงค สดทายนขอขอบพระคณ บดามารดา ครอบครว และเพอนๆ ทกคน ทชวยเหลอสนบสนนมาโดยตลอดการท างาน

นายวรทย ตนสภสวสดกล คณะบรหารธรกจ สาขาการจดการอตสาหกรรม

สถาบนเทคโนโลยไทย-ญป น พ.ศ.2557

ง

สารบญ หนา

บทคดยอภาษาไทย .................................................................................................... ข กตตกรรมประกาศ ...................................................................................................... ค สารบญ ...................................................................................................................... ง สารบญตาราง ............................................................................................................. ช สารบญรปภาพ............................................................................................................ ซ บทท 1 บทน า............................................................................................................. 1 สภาวะความเปนมา แนวทางเหตผล และปญหา ..................................... 1

วตถประสงคของการศกษา .................................................................... 1 ขอบเขตของการด าเนนงาน ................................................................... 2 ขนตอนการด าเนนงาน .......................................................................... 2 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ ..................................................................... 2 นยามศพทเฉพาะ .................................................................................. 2 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน .................................................... 2

2 หลกการพนฐาน เอกสาร และงานวจยทเกยวของ ............................................ 4 กจกรรม 5ส........................................................................................... 4

ความสญเปลาทง 7 ประการ(7 Waste)................................................... 6 วงจรการบรหางานคณภาพ (PDCA)...................................................... 8

3 วธการด าเนนงาน .......................................................................................... 9 ท าการส ารวจเอกสารใบประกาศบรษทฯ…………………………..……… 10

การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศกอนการปรบปรง…………………… 10 บนทกขอมลของเอกสารในแตละแฟม……………………………..……… 11

จดท าตารางขอมลลงในโปรแกรม Excel………………………..……….... 12 การสรางสารบญขอมล (Index)……………………………………………. 13 การจดเรยงเอกสาร................................................................................ 14 จดท าใบคนหนาและสนแฟมเอกสาร………………………………………. 16

การท าจด Soft File สารบญเอกสาร…………………………………………. 17

จ

การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศหลงการปรบปรง............................ 22

4 ผลการด าเนนงาน ......................................................................................... 23 ผลการทดลองการคนหาเอกสาร............................................................ 23

ผลการวเคราะหการปรบปรงกระบวนการ .............................................. 25 ผลการวเคราะหเปรยบเทยบกอนและหลงการปรบปรง .......................... 26

5 บทสรปและขอเสนอแนะ ................................................................................ 27 บทสรป ............................................................................................... 27

ปญหาและอปสรรคจากการท าโครงงาน ................................................ 27 ขอเสนอแนะในการศกษา .................................................................... 28

บรรณานกรม ............................................................................................................ 29 ภาคผนวก ................................................................................................................ 30 ภาคผนวก ก. ประวตบรษทและการฝกงานสหกจศกษา.......................... 30 ภาคผนวก ข. คมอการใชSoft Fileการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ.. 36

ประวตผจดท าโครงงาน ............................................................................................ 43

ฉ

สารบญตาราง

ตาราง หนา

1.1 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน................................................... 3 3.1 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารกอนการแกไข............................ 11 3.2 ตารางขอมลทจดท าลงใน โปรแกรม Excel........................................... 12 3.3 ตารางสารบญขอมลทท าการจดเรยงตามหลกขางตน............................ 13 3.4 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารหลงการปรบปรง (โดยไมใช Soft File ประกอบในการคนหา).......................................... 22 3.5 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารหลงการปรบปรง (โดยใช Soft Fileประกอบในการคนหา)................................................ 22 4.1 เวลาการทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯกอนการปรบปรง........ 23 4.2 เวลาการทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯหลงการปรบปรง โดยไมใช Soft File ประกอบการคนหา................................................. 24 4.3 การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯหลงการปรบปรง โดยใช Soft File ประกอบการคนหา..................................................... 24 4.4 สรปผลการทดลองการจบเวลาการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ...... 25 4.5 เปรยบเทยบกอนและหลงการปรบปรงแฟมเอกสาร............................... 26

ช

สารบญรปภาพ รป หนา 2.1 กจกรรม 5ส……...………………………………………………………… 5 2.2 ความสญเปลาทง 7 ประการ(7 Waste)………………………………… 7 2.3 วงจรการบรหางานคณภาพ (PDCA)..................................................... 8 3.1 ขนตอนในการศกษา............................................................................. 9 3.2 แฟมเอกสารในระหวางการส ารวจ.......................................................... 10 3.3 แบบฟอรมการเกบขอมล....................................................................... 12 3.4 การคนหาเอกสารเราใชค าสง “Find”...................................................... 14 3.5 การซอมแซมเอกสารทช ารด.................................................................. 15 3.6 สารบญเอกสารในแฟมเอกสาร.............................................................. 15 3.7 สนแฟมเอกสาร.................................................................................... 16 3.8 ใบขนหนาและทจบใบขนหนา................................................................ 17 3.9 Soft File ทใชในการคนหาและขอมลทท าการคนหาได........................... 18 3.10 รปภาพแสดงการใชโปรแกรมคนหาใบประกาศบรษทฯ........................... 18 3.11 กลองขอความหลงจากการกดป มการคนหาดวยการใชค าส าคญ.............. 19 3.12 ผลการคนหาเมอใชค าสงการคนหาดวยการใชค าส าคญ.......................... 19 3.13 ตารางกลมขอมลเมอท าการกดป มแกไขขอมล........................................ 20 3.14 กลองใสขอมลไฟลประกาศบรษทฯ........................................................ 20 3.15 การจดเกบไฟล..................................................................................... 21 1 แผนทบรษท อซซมอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด.................................... 31 2 ตวอยางสนคาของบรษทอซซ มอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด.................. 33 3 โครงสรางองคกรของสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมาย................... 34 4 ลกษณะ Soft File เพอการคนหาเอกสาร.............................................. 37 5 การคนหาโดยหวเรอง (Search Title)................................................... 38 6 การคนหาโดยเลขทแฟมใบประกาศบรษทฯ (Document File No)......... 38 7 กลองขอความหลงจากการกดป มการคนหาดวยการใชค าส าคญ............ 39 8 ผลการคนหาเมอใชค าสงการคนหาดวยการใชค าส าคญ........................ 39 9 ตารางกลมขอมลเมอท าการกดป มแกไขขอมล...................................... 40 10 กลองใสขอมลไฟลประกาศบรษทฯ....................................................... 40 11 การจดเกบไฟล.................................................................................... 41 12 ตารางกลมขอมลเมอท าการกดป มแกไขขอมล..................................... 41

1

บทท 1

บทน ำ

1.1 สภำวะควำมเปนมำ แนวทำงเหตผล และปญหำ

เนองดวยสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมายไดมงานดานการออกกฎขอบงคบตางๆและออกก าหนดการงานพธหรอกจกรรมตางๆ ตองมการจดท าเอกสารใบประกาศบรษทใหพนกงานผทเกยวของ ทราบถงก าหนดการงานพธหรอกฎขอบงคบของบรษทฯ เพอใหพนกงานท าตามกฎระเบยบทไดจดท าขนและ เพอสอสารใหพนกงานไดทราบขอมลทถกตอง ซงงานการเขยนใบประกาศบรษทฯ จงมความส าคญเปนอยางมาก อกทงเปนงานของสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมาย ทจะเปนหนวยงานทจดท าใบประกาศบรษทฯ ขน

การเขยนเอกสารใบประกาศบรษทฯ ตองการเอกสารใบประกาศบรษทฯ เพอมาเปนเอกสารอางองในการเขยน เพราะการเขยนใบประกาศบรษทฯ ฉบบใหมทมเรองแนวทางเดยวกนกบเอกสารฉบบเกา อาจเกดการเขยนทขดแยงกบเอกสารฉบบเกาได อกทงยงสามารถน ามาเปนแบบอยางในการเขยนฉบบใหม แตการจดเกบเอกสารใบประกาศบรษทฯ ไมมการจดเกบทเปนระบบมความยากล าบากในการคนหาและ เขาถงท าใหงานการเขยนเอกสารใบประกาศท าไดชาเสยเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ ทจะน ามาอางองหรอน ามาเปนแบบอยางท าไดล าบาก การจดเอกสารใบประกาศบรษทฯใหมจงมความจ าเปน

เพอท าใหการคนหาเอกสารเปนไปอยางสะดวก, รวดเรว, มความเปนระเบยบเรยบรอย และการบ ารงรกษาเอกสารใบประกาศบรษทฯ ขาพเจาจงการปรบปรงการจดเกบเอกสารใบประกาศบรษทฯ ในครงน

1.2 วตถประสงคของกำรศกษำ ในการจดท าโครงงานสหกจศกษาครงน ไดตงวตถประสงคของการศกษา ไวดงน เพอลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯและสรางความเปนระเบยบเรยบรอยในพนทจดเกบ

2

1.3 ขอบเขตของกำรด ำเนนงำน ในการศกษาโครงงานสหกจศกษาครงน จดแบงขอบเขตของการด าเนนงานโดยมรายละเอยด ประกอบดวย

ขอบเขตดานเนอหา

แฟมเอกสารใบประกาศบรษทฯ ของกลมงาน LTG ( Labour Relation & Training Group ) ขอบเขตดานเวลา ตงแตวนท 8 ตลาคม พ.ศ.2557 ถงวนท 27 กมภาพนธ พ.ศ.2558เวลาเขางาน 7.30 น. เวลาเลกงาน 16.30 น. ระยะเวลาการฝกงาน 4 เดอน 24 วน 1.4 ขนตอนกำรด ำเนนงำน

ท าการส ารวจและ ทดลองการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ กอนการปรบปรงท าการเกบขอมลในแฟมเอกสารใบประกาศบรษทฯ และท าการจดเรยงตามเลขทของประกาศในแตละป จดท าสารบญการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ เปนแบบตวเอกสารและ ขอมล Soft File อกทงการซอมแซมเอกสารท าช ารดและ ท าการสรางสนของแฟมเอกสาร ใหสามารถเขาถงไดงายตอผคนหา พรอมจดท า Soft File ทใชในการคนหาและ การทดลองหลงจากการปรบปรง 1.5 ประโยชนทคำดวำจะไดรบ 1. ลดเวลาการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ 2. สามารถน าเอกสารใบประกาศบรษทฯ ไปใชไดอยางสะดวกมากยงขน 3. ปรบปรงพนทจดเกบและเอกสารภายในแฟมมความเปนระเบยบเรยบรอย 1.6 นยำมศพทเฉพำะ 1. ประกาศ (Announcement) หมายถง การบอกกลาวหรอชแจงเรองราวตาง ๆ ให ผเกยวของทราบผรบขอมลอาจไดทราบจากสอซง ในทนไดรบการจาก ใบประกาศบรษทฯ ทตดตงตามบอรดของแตละหนวยงาน หรอจากเสยงตามสายของแตละพนทสวนงานตางๆในบรษทฯ 2. สารบญเอกสาร (Index) หมายถงสารบญทบงบอกต าแหนงของเอกสารนนๆ วาอยต าแหนงใดในแฟมเอกสาร และบอกถงลกษณะส าคญของขอมล

1.7 แผนงำนและระยะเวลำกำรด ำเนนงำน การศกษาและจดท าโครงงานสหกจศกษาในหวขอ การลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ

3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4PlanActualPlanActualPlanActualPlanActualPlanActualPlanActualPlanActual

ท ำรำยงำนรปเลม

ท ำPower point เสนอผลงำน

สรปผล

กมภำพนธ 2558

แผนการปฏบตงานสหกจศกษา

ขนตอนกำรท ำงำนตลำคม 2557 พฤศจกำยน 2557 ธนวำคม 2557 มกรำคม 2558

Type

ตงโปรเจค

ท ำกำรศกษำทฤษฎทเกยวของ

เกบและศกษำขอมล

ปฎบตแกไข

ไดจดท าแผนงานและกรอบระยะเวลาการด าเนนงานดงน

ตำรำงท 1.1 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน

4

บทท2

หลกการพนฐาน เอกสาร และงานวจยทเกยวของ

ในการด าเนนงานโครงงานสหกจครงน ผจดท าไดศกษาเอกสารหลกการพนฐานและเอกสารงานวจยทเกยวของ และไดน าเสนอตามหวขอตอไปน 1. กจกรรม 5ส. 2. ความสญเปลาทง 7 ประการ (7 Waste) 3. วงจรการบรหางานคณภาพ (PDCA) 2.1 กจกรรม 5ส. (5S) (ส านกหอสมดมหาวทยาลยรงสต,2554) เปนกระบวนการหนงทเปนระบบมแนวปฏบตทเหมาะสม สามารถน ามาใชเพอปรบปรงแกไขงานและรกษาสงแวดลอมในสถานทท างานใหดขน ทงในสวนงานดานการผลต และดานการบรการ ซงน ามาใชในการเพมประสทธภาพการท างานขององคกร ไดอกทางหนง กจกรรม5ส. ประกอบดวย 2.1.1 สะสาง Seiri (เซร) การส ารวจแยกแยะสงของและจดรวมเปนกลมตามชนดหรอประเภทของสงของเหลานน ผลทไดคอจะพบวาสงทไมตองการหรอไมจ าเปนตองใชกจะปรากฏใหเหน

- ซงการจ าแนกและแยกแยะประเภทของเอกสารโดยการจดเปนหมวดหม โดยระบเปนตวอกษร , ตวเลข หรอใชสของแฟมทแตกตางกน ในทนเราท าการก าหนดดวย ตวอกษรและ ตวเลข

2.1.2 สะดวก Seiton (เซตง) การวางของในททก าหนดไวโดยมหลกการส าคญคอของทจะจดวางนน จะวางไวทไหนอยางไรโดยค านงถงวาจะมคณภาพ, ประสทธภาพและความปลอดภย

- การจดเรยงแฟมใหอยตามล าดบในชนเกบ การจดเกบแฟมเขาชนเกบ อาจจะมการเรยงหมายเลข หรอใชวธขดเสนทแยงจากแฟมแรกจนถงแฟมสดทายจะท าใหการจดเกบแฟมเขาทนนถกตองรวดเรว แฟมใดทอยผดทจะทราบไดทนท และสามารถน าเอกสารกลบคนทเดมไดสะดวกในทนเราใชการเรยงหมายเลขของแฟม

- การจดท าสนแฟมใหมและการจดท าใบขนหนาใหม เพอใหสะดวกตอการจดเกบและการคนหา

5

2.1.3 สะอาด Seiso (เซโซ) การท าพนทท างานหรอสถานประกอบการใหอยในสภาพทสะอาดหมดจด ซงรวมไปถง เครองจกร เครองมอ อปกรณและของใชตางๆ จะตองไมสกปรกและเลอะเทอะ ซงสงส าคญกอนการท า ส สะอาด คอก าจดสงของทไมจ าเปนออกไปเสยกอนหรอการท า ส สะสางกอนนนเอง

- เมอมการจ าแนกประเภทของเอกสารในขนตอนแรกจะท าใหแฟมเอกสารดสะอาดมากยงขน เนองจากมความเปนระเบยบสามารถคนหาไดงายมากยงขน

2.1.4 สขลกษณะ Seiketsu (เซเคทซ) สภาพของสถานประกอบการทดข น เปนผลจากการไดท า สะสาง สะดวก และสะอาด การท าสขลกษณะนน มงเนนใหมการท า 3ส แรกอยางตอเนองเพราะถาสถานประกอบการหรอพนทท างานใดๆ มพนฐานการท างานทมสขลกษณะทดแลว กชวยใหท าการ สะสาง สะดวกและสะอาด ท าไดงายขน

- เมอมการจดการเอกสารอยางเปนระบบแลวควรมการท าอยางตอเนองโดยการจดเรยงเอกสารอยางถกตองเมอมการน าไปใชควรเกบเขาทอยากเดมเพอการรกษาเอกสารประกาศบรษทฯใหอยคงเดม

2.1.5 สรางนสย Shitsuke (ซทซเคะ) การท าสง 2 สงใหตดเปนนสยอยางเครงครดและตอเน องอยางแรกคอท างานใหเกดบรรยากาศทมสขลกษณะโดยการท า สะสาง สะดวก และสะอาด อยางตอเนองอยางทสองคอ การรกษากฎ กตกา มารยาท ระเบยบ และขอก าหนดตางๆ

- เมอมปฏบตการจดเกบเอกสารเปนระบบอยางตอเนอง จนท าใหเกดเปนนสย จะท าใหสถานทท างานมความสะดวกในการท างานอกทงยงท าใหสถานทท างานดสะอาดนาท างานมากยงขน

รปท 2.1 กจกรรม 5ส.

6

2.2 ความสญเปลาทง 7 ประการ (7 Waste) (ฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต,2555) ซงตรงกบภาษาญป น วา MU – DA ความสญเปลาทง 7 ประการ มดงตอไปน

2.2.1 ความสญเปลาเนองมาจาก การเคลอนไหว (Motion) คอ ความสญเปลาทเกดจากการเคลอนไหว หรอการออกแบบสภาพการท างานทไมเหมาะสม เชน โตะท างาน หรอวธการท างาน

2.2.2 ความสญเปลาเนองมาจาก งานเสย (Defect) คอ ความสญเปลาทเกดจาก งานเสยรวมไปถงการทไมสามารถแกไขงานเสยนนไดทนท โดยเฉพาะอยางยงในกรณทท าการผลตเปน Lot ใหญๆนน จะมงานคงคางสะสมอยระหวางแตละกระบวนการคอนขางมาก อนมผลท าใหการตรวจพบงานเสยนนกระท าไดชา นอกจากน ความสญเปลาของงานทเสย ยงรวมไปถงความสญเปลา ของการซอมงานในสวนของส านกงานกไดแก การพมพรายงานผด ตองเสยเวลาพมพใหม 2.2.3 ความสญเปลาเนองมาจาก การรอคอย (Waiting) คอ ความสญเปลาของการรองาน เชน การเตรยมเครอง ในแตละครงใชเวลา 1-2 ชวโมง ความสญเปลาทเกดขนเนองจากงานรอคน คนรองาน ถอเปนความสญเปลาทงสน ในสวนของส านกงาน เมอรบเอกสารแลวไมท าการปฏบตตามก าหนดเวลา หรอการรอควถายเอกสาร ท าใหเกดความสญเปลา

2.2.4 ความสญเปลาเนองมาจาก พสดคงคลง (Inventory) เปนความสญเปลาทจะไมเกยวของโดยตรงกบการท างาน แตการทตองสรางโกดงเพอเกบชนสวนประกอบ หรอผลผลตส าเรจรปแลว โดยจะตองจายเพอการควบคมดแลรกษา คาเชา โกดง คาแรงงานตางๆ ซงจะเปนผลใหตนทนการผลตสงขน

2.2.5 ความสญเปลาเนองมาจาก การขนสง (Transportation) ความสญเปลาเนองมาจากการขนยาย ไมวาจะเปนการขนยายระหวาง กระบวนการกบกระบวนการ ชนบน ชนลาง โรงงาน ก. โรงงาน ข. หรอการขนยายไปวางชวคราว ณ ทใดทหนง รวมไปถงการขน วางซอน เปลยน และการตองขนงานขนลงในแนวดงดวย

2.2.6 ความสญเปลาเนองมาจาก การผลตเกนพอด (Over Production) คอความสญเปลาของงานระหวางผลต ซงคอวตถดบ หรอผลตภณฑทอยระหวางการผลต ทรอล าดบการผลตใน Lot ทก าลงผลต หรอในระหวางรอการขนยายไปโรงงานอนหรอยายจากขางบนลงลาง เหลานเปนตน ความสญเปลาของงานระหวางผลตน เกดขนไดงายในกรณทผลตมากเกนความจ าเปน เราจงมกเรยกความสญเปลาประเภทนวา ความสญเปลาของการผลตมากเกนไป ความสญเปลาของงานทคงคางในกรรมวธผลตน ท าใหเกดความจ าเปนทจะตองจดหาทวางชวคราว การซอนเปลยนการขนยายและมผลตอเนองไปถงการสงมอบงานทไมทนตามก าหนดเวลา หรอ

7

อาจท าใหเกดปญหาดานคณภาพของผลผลตได นอกจากนยงรวมทงวตถดบและสนคาทผลตเกนไวเปนสตอค แลวไมสามารถขายใหลกคาได

2.2.7 ความสญเปลาเนองมาจาก กระบวนการท างานทไมมประสทธภาพ (Process itself) คอความสญเปลาทมสาเหตจากวธการ แปรรปงาน หรอเสยเวลาซอมชนงาน เชน การตดคลบของ หรอการขดผวของวตถดบบางตวกอนท าการเชอม ในทนไดตรงกบความสญเปลาเนองมาจาก การรอคอย (Waiting) จากการเตรยมงานนนเอง การเตรยมงานทใชเวลาทยาวนานนนกคอการคนหาเอกสารเพอน าไปใชในงานตางๆ แตเอกสารทไมมความเปนระเบยบจงท าใหการคนหาใชระยะเวลาทยาวนาน

รปท 2.2 ความสญเปลาทง 7 ประการ (7 Waste)

8

2.3 วงจรการบรหางานคณภาพ (PDCA) (ส านกงานบณฑตวทยาลย,2554) วงจรการบรหารงานคณภาพ ประกอบดวย 2.3.1 P = Plan คอการวางแผนจากวตถประสงค และเปาหมายทไดก าหนดขน โดยการเขยนตารางแผนงานปฏบตงาน (Action Plan) 2.3.2 D = Do คอการปฏบตตามขนตอนในแผนงานทไดเขยนไวอยางเปนระบบและมความตอเนอง โดยการท าตามแผนงานปฏบตงาน (Action Plan) ทท าไวในขนตอนแรก 2.3.3 C = Check คอ การตรวจสอบผลการด าเนนงานในแตละขนตอนของแผนงานวามปญหาอะไรเกดขน จ าเปนตองเปลยนแปลงแกไขแผนงานในขนตอนใดบาง โดยการตรวจความถกตองวาตรงตามวตถประสงคหรอไมอาจมการพสจนดวยการทดลอง 2.3.4 A = Action คอ การปรบปรงแกไขสวนทมปญหา หรอถาไมมปญหาใดๆ กยอมรบแนวทางการปฏบตตามแผนงานทไดผลส าเรจ เพอน าไปใชในการท างานครงตอไป อาจมการเขยนแนะน าแนวทางแกไขหลงจากการท ากจกรรมนนไปแลว เมอไดแผนงานน าไปปฏบตระหวางปฏบตกด าเนนการตรวจสอบพบปญหากท าการแกไขหรอปรบปรงการปรบปรงกเรมจากการวางแผนกอนวนไปเรอยๆ เปนวงกลมจงเรยกวงจร PDCA

รปท 2.3 วงจรการบรหางานคณภาพ (PDCA)

9

บทท 3 วธการด าเนนงาน

โครงงานสหกจเรอง การลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ ทงนมข นตอนในการศกษา ดงน

รปท 3.1 ขนตอนในการศกษา

ส ารวจแฟมเอกสาร

ท าการทดลองคนหาเอกสารกอนการปรบปรง

เกบขอมลในแฟม

จดท าสารบญเอกสารและซอมแซมเอกสาร

ท าการ สรางสนแฟมและใบคนหนา

ท าการ จดท า Soft File

ท าการ ทดลองการคนหาเอกสารหลงการปรบปรง

10

3.1 ท าการส ารวจเอกสารใบประกาศบรษทฯ โดยท าการส ารวจเอกสารในแตละแฟมวามลกษณะการจดเกบอยางไรและขอมลในเอกสารมความสอดคลองกบการจดเรยงอยางไร ซงการส ารวจนเปนสวนหนงในขนตอนการวางแผนในการด าเนนงาน (Plan)

รปท 3.2 แฟมเอกสารในระหวางการส ารวจ

ผลการส ารวจพบเอกสารใบประกาศบรษทฯ ตงแตป พ .ศ. 2517 – 2557 ทจดเกบอยในแฟมจ านวน 12 แฟมดวยกน ในแตละแฟมมการจดเรยงทไมเปนระเบยบ สารบญเอกสารขาดการควบคมดแลใหทนสมย ท าใหการคนหาท าไดยากล าบาก และมเอกสารประกาศบรษทฯบางฉบบทช ารด ขาดการดแลรกษา พรอมกบขาดการท าสนแฟมและใบขนหนา

3.2 การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศกอนการปรบปรง

โดยท าการทดลองโดยพนกงาน 3 คน โดยมพนกงาน 1 คนทไมเคยใชเอกสารใบประกาศบรษทฯ ทไมทราบถงระบบการจดเรยงแบบเกามาท าการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ โดยพนกงานแตละคนจะท าการหาประกาศบรษทฯ จ านวน 5 ฉบบ แตละฉบบมลกษณะทแตกตางกนไป โดยท าการจบเวลาคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ ของแตละคนวาไดในเวลาเทาใด ในขนตอนนเปนสวนหนงในการทดลองหาคาความแตกแตงระหวางกอน-หลงการปรบปรง ซงเปนสวนหนงของวงจรการบรหารงานคณภาพในสวนของ A : Action ผลการจบเวลากอนการจดเรยงเปนดงน

11

ตารางท 3.1 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารกอนการแกไข

ตารางเวลาการคนหากอนการปรบปรง พนกงานคนท 1 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:58 0:00:45 0:00:47 0:05:31 0:00:35 0:01:43 พนกงานคนท 2 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:01:39 0:00:59 0:00:36 0:02:35 0:04:48 0:02:07 พนกงานคนท 3 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:07:32 0:02:43 0:01:33 0:01:36 0:00:13 0:02:43

จากผลการส ารวจพบวาพนกงานทงสามคน ใชเวลาในการคนหาเฉลยรวม 2.11 นาท

3.3 บนทกขอมลของเอกสารในแตละแฟม โดยท าการบนทกขอมลของเอกสารนนๆ โดยก าหนดหวขอการบนทกดงน

1. ล าดบท = ใชบอกต าแหนงของเอกสารนนๆ เพอความสะดวกในการคนหาเอกสารในขนตอนการจดเรยง

2. วนทของประกาศบรษทฯ = ใชเปนขอมลหลกในการเรยง 3. เลขทของประกาศบรษทฯ = ใชเปนขอมลหลกในการจดเรยง 4. ประเภทของประกาศบรษทฯ = ชวยในการบอกลกษณะของประกาศวาออกโดย

หนวยงานใดและยงสามารถชวยคนหาไดงายขน 5. หวขอของประกาศบรษทฯ = ชวยในการบอกลกษณะของประกาศวามลกษณะ

อยางไร เรองอะไร โดยขนตอนนจะเปนการลงมอแกไขซงอยในขนตอน D : Do ในทฤษฏวงจรการบรหารงานคณภาพ

12

ในการเกบขอมล ขาพเจาท าการเกบขอมลลงในแบบฟอรมการเกบขอมลของแตละแฟม

รปท 3.3 แบบฟอรมการเกบขอมล 3.4 จดท าตารางขอมลลงในโปรแกรม Excel

ท าการสรางแบบตารางเกบขอมลในโปรแกรม Excel โดยน าขอมลมาจากแบบฟอรมการเกบขอมลมาท าการบนทก เพอน าไปใชในการน ามาจดเรยงขอมลในขนตอนตอไป

ตารางท 3.2 ตารางขอมลทจดท าลงใน โปรแกรม Excel

ล าดบท วน/

เดอน/ป ประกาศฉบบท

ประเภทของ

ประกาศ เรอง

12 1/10/20 11/20 แจง บ. ระบบออกอากาศทางไมโครโฟน

13 17/1/21

ค าสงทางวนย (พนกงานขบรถเกงทกทาน)

14 6/6/21 5/21 ประกาศ บ. ยกเวนไมถอเปนการมาท างานสายออกไปท างานในระหวางท างานหรอกลบกอน

15 7/7/21 14/21 แจง บค. จายขาวสกฟรผท างานลวงเวลาและท างานในวนหยด

13

3.5 การสรางสารบญขอมล (Index) ท าการกรอกขอมลจากตารางของขอมลในขอท 3.3.4 จากนนใชค าสง “Sort”

ในการเรยงโดยท าการเรยงล าดบจาก 1. ปของประกาศบรษทฯ เรยงจากมากไปนอย 2. เลขทของใบประกาศบรษทฯ เรยงจากมากไปนอย 3. วนและเดอนของประกาศบรษทฯ เรยงจากมากไปนอย

โดยท าการจดขอมลใหตรงตามหลกความส าคญตามล าดบ จะไดสารบญขอมลทใชในการจดเรยงตอไป ตารางท 3.3 ตารางสารบญขอมลทท าการจดเรยงตามหลกขางตน

วน/เดอน/ป ประกาศฉบบท ประเภทของประกาศ เรอง

24/04/2522 5/22 ประกาศ บ.ใหปฎบตตามกฎระเบยบขอบงคบโดย

เครงครดและมอบหมายอ านาจ

20/04/2522 5/22 ประกาศ บ. ปรบปรงขอบงคบภาคผนวกตางๆใหดข น

24/02/2522 5/22 แจง บค. ขอเปลยนรถโดยสารพนกงานชวคราว

27/01/2522 5/22 แจง บค.รบสมครพนกงานเชอมพนกงานตกแตงและ

พนกงานทวไป

5/09/2522 4/22แจง IMCT IBCT

IECTวนหยดเพมเตมนอกเหนอวนหยดประจ าป

19/06/2522 4/22 แจง ฝธ.ก าหนดใหใชสถานทจอดรถจกรยานและ

จกรยานยนต15/06/2522 4/22 แจง บ. วนหยดเพมเตมนอกเหนอวนหยดประจ าป

20/04/2522 4/22 ประกาศ บ. ขอใหปฎบตงานตามปกต

จากการจดท าสารบญขอมลสามารถท าการสะสางระบบจดเรยงทยงยากของเอกสารลงไปไดและท าใหเกดระบบการจดเกบทสามารถเขาถงไดสะดวกอกดวย ซงตรงกบหลก 5ส.

14

3.6 การจดเรยงเอกสาร ท าการเรยงเอกสารตามตารางสารบญทจดท าไวโดยการเรยงทละแฟมตอๆกน

ไป การก าหนดจ านวนประกาศของแตละแฟม จะขนอยกบการวดดวยสายตาซงไมสามารถก าหนดไดแนนอน เนองจากขนาดของประกาศแตละฉบบ มจ านวนไมแนนอนบางประกาศม 1 แผน บางประกาศม 4-5 แผนท าใหการก าหนดจ านวนแตละแฟมท าไดยาก ซงในระหวางการจดเรยงเอกสารตองดควบคกบสารบญเอกสาร และตรวจสอบวา สารบญเอกสารนนขอมลถกตองหรอไม ถามการพมพตกลนหรอ พมพผดจะท าการแกไขขอมลสารบญใหถกตองตามประกาศทก าลงจดเรยงโดยทนท

ในระหวางการจดเรยงเพอชวยใหงายตอการคนหาเอกสาร จะใชค าสง “Find” ในโปรแกรม Excel (Ctrl+F) เพอคนหาประกาศทตองการน ามาจดเรยง

รปท 3.4 การคนหาเอกสารเราใชค าสง “Find”

15

ในระหวางการจดเรยง เมอคนพบเอกสารทมสภาพช ารด จะตองท าการแกไขโดยการใชตาไกกระดาษตดลงบนตวประกาศ เพอปองกนความเสยหายจากการน าออกจากแฟมและ เกบเขาแฟม การตด สกอตเทปใสลงบนจดทเอกสารขาด

รปท 3.5 การซอมแซมเอกสารทช ารด

เมอท าการจดเรยงเสรจสน จงท าการตดสารบญเอกสารใหตรงตามเอกสารทอยในแฟมเอกสาร โดยตดตรงดานหลงของปกแฟมเอกสารนนๆ

รปท 3.6 สารบญเอกสารในแฟมเอกสาร

16

3.7 จดท าใบขนหนาและสนแฟมเอกสาร จดท าสนแฟมเอกสารตามแบบ โดยใชรหส A0401 อธบายไดดงน

1. A มความหมายวา Announcement 2. 04 มความหมายวา รหสเอกสารของบรษทฯ 3. 01 มความหมายวา เลขทของแฟม เชน แฟมประกาศบรษทท 1 คอ

A0401 เปนตน 4. ปของประกาศบรษทฯ ทอยในแฟม 5. LTG มความหมายวา ชอของหนวยงานทเปนผรบผดชอบเอกสารน

รปท 3.7 สนแฟมเอกสาร

1

2 3

4

5

17

ขาพเจาท าใบขนหนาในแตละปและไดจดท าทจบใบขนหนาเพอใหสะดวกในการคนหาอกดวย

รปท 3.8 ใบคนหนาและทจบใบคนหนา

จากขนตอนนจะท าใหแฟมเอกสารมความสะดวกในการใชมากขน พรอมกนมการจ าแนกประเภทของเอกสารไดอยางชดเจน อกทงสรางความสะอาดตาใหแกผพบเหน ซงตรงกบหลกการ 5ส.

3.8 การท าจด Soft File สารบญเอกสาร

Soft File นใชในการคนหาเอกสารใหสะดวกยงขนโดย Soft File นจะท าการคนหาเอกสารทเราตองการโดยไมตองท าการคนหาทละแฟม โดย Soft File นจะมการรวบรวมตารางสารบญทงหมดลงใน Soft File และบอกต าแหนงของเอกสารทตองการคนหาวาอยในแฟมทเทาใด, วนทออกประกาศวนทเทาใด, เลขทของขอมล (ID), เลขทของประกาศบรษทฯและ ประเภทของประกาศบรษทฯ พรอมไฟลประกาศบรษทฯ

18

รปท 3.9 Soft File ทใชในการคนหาและขอมลทท าการคนหาได

Soft File นสรางจากโปรแกรม Microsoft Office Access โดยใชชอวา Search Announcement Company System (SACS) เปน Soft File ทใชในการคนหาประกาศบรษทฯ ตอไปนเปนวธการใช Soft File

รปท 3.10 รปภาพแสดงการใชโปรแกรมคนหาใบประกาศบรษทฯ

1

3

4

2

5

19

จากรปท 3.10 จะเปนการอธบายการวธใช Soft File น 1. คอ การคนหาโดยหวเรอง(Search Title) การคนหานผคนหาตองพมพหว

เรองทตองการคนหาลงในชองทเตรยมไวให แลวจงท าการคนหา 2. คอ การคนหาโดยเลขทแฟมใบประกาศบรษทฯ (Document File No) การ

คนหานผคนหาจะท าการเลอกหรอพมพเลขทของแฟมทตองการ แลวจงท าการคนหา 3. คอ การคนหาดวยการใชค าส าคญ (Search Keyword) การคนหานผคนหา

ตองกดป มรปกลองสองทางไกล เมอกดจะมกลองขอความขนมาวา “ใสค าทตองการคนหา” ใหผท าการคนหาพมพค าทมอยในหวเรองทตองการเชน ถาผคนหาตองการคนหา “งานเลยงปใหมประจ าป ” ใหท าการพมพลงไปในชองวางแลวกดป มตกลง(OK)เพอท าการคนหาประกาศบรษทฯ ทมค าวา “งานเลยงปใหมประจ าป” อยในหวเรองทงหมดขนมาให ดงรปท 3.11 และ 3.12

รปท 3.11 กลองขอความหลงจากการกดป มการคนหาดวยการใชค าส าคญ

รปท 3.12 ผลการคนหาเมอใชค าสงการคนหาดวยการใชค าส าคญ

20

4. คอ การเพมขอมลหรอท าการแกไขขอมลทมอย โดยการกดป มรปดนสอ เมอกดป มหนาตางตารางกลมขอมลกจะถกเปดขนมา ผทตองการเพมขอมลสามารถพมพขอมลลงในตารางดานลางตอจากขอมลสดทาย

รปท 3.13 ตารางกลมขอมลเมอท าการกดป มแกไขขอมล

การใสขอมลนยงสามารถจดเกบไฟลใบประกาศบรษทฯ ลงใน Soft File ได โดยมขนตอนการใสดงน ท าการดบเบลคลกทรป หลงจากการกดจะไดตามรปท 3.14

รปท 3.14 กลองใสขอมลไฟลประกาศบรษทฯ

21

ท าการกดป ม Add เลอกไฟลประกาศบรษทฯ ทตองการจดเกบ จากนนกดป ม ตกลง (OK) เมอเสรจแลวจะไดตามลกษณะน

รปท 3.15 การจดเกบไฟล

5. คอ เมอกดป มจะท าการปดโปรแกรม

22

3.9 การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศหลงการปรบปรง ท าการทดลองจบเวลาการคนหาเอกสารอกครงเพอน าไปเปรยบเทยบวาสามารถลด

เวลาการคนหาลงไดหรอไม ตารางท 3.4 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารหลงการปรบปรง (โดยไมใช Soft

File ประกอบในการคนหา)

ตารางเวลาการคนหาหลงการปรบปรง(โดยไมใช Soft File) พนกงานคนท 1 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:26 0:02:15 0:01:17 0:00:54 0:00:36 0:01:06 พนกงานคนท 2 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:02:27 0:01:35 0:00:40 0:01:12 0:02:59 0:01:47 พนกงานคนท 3 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:02:58 0:03:30 0:01:54 0:00:50 0:01:01 0:02:03


ตารางท 3.5 แสดงผลการจบเวลาการคนหาเอกสารหลงการปรบปรง(โดยใช Soft Fileประกอบในการคนหา)

ตารางเวลาการคนหาหลงการปรบปรง(โดยใช Soft File) พนกงานคนท 1 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:34 0:00:51 0:00:26 0:01:14 0:00:18 0:00:41 พนกงานคนท 2 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:17 0:00:32 0:00:25 0:00:26 0:00:22 0:00:24 พนกงานคนท 3 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:27 0:00:21 0:00:22 0:00:55 0:00:43 0:00:34


23

บทท4

ผลการด าเนนงาน

ใบบทท 4 นจะแสดงผลการวเคราะหขอมลการลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯหรอผลการด าเนนงานจากการศกษาขนตอนในการด าเนนงานทกลาวไวในบทท 3 โดยมหวขอดงน

4.1ผลการทดลองการคนหาเอกสาร

ตารางท 4.1เวลาการทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯกอนการปรบปรง

ตารางเวลาการคนหากอนการปรบปรง พนกงานคนท 1

ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:58 0:00:45 0:00:47 0:05:31 0:00:35 0:01:43 พนกงานคนท 2

ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:01:39 0:00:59 0:00:36 0:02:35 0:04:48 0:02:07 พนกงานคนท 3

ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:07:32 0:02:43 0:01:33 0:01:36 0:00:13 0:02:43

24

ตารางท 4.2เวลาการทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯหลงการปรบปรงโดยไมใช Soft File ประกอบการคนหา

ตารางเวลาการคนหาหลงการปรบปรง(โดยไมใช Soft File)

พนกงานคนท 1 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:26 0:02:15 0:01:17 0:00:54 0:00:36 0:01:06 พนกงานคนท 2 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:02:27 0:01:35 0:00:40 0:01:12 0:02:59 0:01:47 พนกงานคนท 3 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:02:58 0:03:30 0:01:54 0:00:50 0:01:01 0:02:03

ตารางท 4.3 การทดลองคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯหลงการปรบปรงโดยใช Soft

File ประกอบการคนหา

ตารางเวลาการคนหาหลงการปรบปรง(โดยใช Soft File) พนกงานคนท 1 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:34 0:00:51 0:00:26 0:01:14 0:00:18 0:00:41 พนกงานคนท 2 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:17 0:00:32 0:00:25 0:00:26 0:00:22 0:00:24 พนกงานคนท 3 ฉบบ 1 2 3 4 5 รวมเฉลย เวลา(นาท) 0:00:27 0:00:21 0:00:22 0:00:55 0:00:43 0:00:34

25

4.2 ผลการวเคราะหการปรบปรงกระบวนการ จากผลการทดลองการคนหาเอกสารไดท าการเปรยบเทยบผลการทดลองไดดงน เวลากอนการปรบปรงเฉลยรวม 2.11 นาทเวลาการคนหาหลงการปรบปรงโดยไมใช Soft Fileในการคนหาเฉลยรวม 1.38 นาทเวลาการคนหาหลงการปรบปรงโดยใช Soft Fileในการคนหาเฉลยรวม0.33 นาท ซงสามารถลดระยะเวลาลงไดดงตารางตอไปน ตารางท 4.4 สรปผลการทดลองการจบเวลาการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ

รายการ / ประเภทเวลา

เวลากอนการปรบปรง

เวลาหลงการปรบปรง (โดยไมใช Soft File)

เวลาหลงการปรบปรง (โดยใช Soft File)

เวลาเฉลย (นาท) 2.11 1.38 0.33

ลดระยะเวลาลงได - 34.6% 84.36%

เวลาทลดลงไดหลงการปรบปรง(โดยไมใช Soft File) ไดจาก

(2.11 − 1.38)

2.11× 100 ≈ 34.6 %

เวลาทลดลงไดหลงการปรบปรง(โดยใช Soft File) ไดจาก

(2.11 − 0.33)

2.11× 100 ≈ 84.36 %

26

4.3 ผลการวเคราะหเปรยบเทยบกอนและหลงการปรบปรง จากการปรบปรงการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ ในครงน สามารถสรางความเปนระเบยบเรยบรอยในการจดเกบและสามารถสรางระบบการจดเกบเอกสารใหสามารถน าไปใชไดอยางสะดวกรวดเรวมากยงขน ซงกอนการปรบปรงไมมการจดท าการเกบเอกสารอยางเปนระบบท าใหยากตอการน ามาใช ตอไปจะเปนตารางเปรยบเทยบกอนและหลงการปรบปรง

ตารางท 4.5เปรยบเทยบกอนและหลงการปรบปรงแฟมเอกสาร

กอน หลง

สนแฟมเอกสารทไมมการจดเรยง สนแฟมเอกสารทมการจดเรยง

ไมม

ไมมการจดท าใบขนหนาและทจบ จดท าใบขนหนาและทจบ

ไมม

ไมม Soft File เพอการคนหา Soft File เพอการคนหา

27

บทท 5

บทสรปและขอเสนอแนะ

5.1 บทสรป เนองจากสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมายไดมงานดานการออกกฎขอบงคบตางๆและออกก าหนดการงานพธหรอกจกรรมตางๆ จงจ าเปนตองมการเขยนใบประกาศบรษทเพอทจะสอสารกบพนกงานภายในบรษท แตการเขยนใบประกาศบรษทจ าเปนตองมการจดเกบรวบรวมเพอเปนหลกฐานวาเอกสารไดถกประกาศไปเปนทเรยบรอยแลวและยงสามารถเปนหนงสออางองในงานตางๆไดอกดวย แตการจดเกบเอกสารใบประกาศบรษทมการจดเกบทยงยากท าใหเขาถงไดยาก พนกงานตองเสยเวลาในการคนหาเอกสารเพอน าไปใชซงเปนปญหาทจะท าการแกไข จากการส ารวจพบปญหาเอกสารใบประกาศบรษทมการจดการทไมเปนระบบท าใหการคนหาเอกสารเพอน าไปใชในงานตางๆมความยงยากในการน าไปใช จงตองท าการแกไขโดยใชหลกการ 5ส.ผนวกกบหลกการจดแฟมเอกสาร เพอท าการก าจดการเตรยมงานทยาวนานลง ซงอยเรองการรอคอยจากการรองานในหลกการ 7 Waste โดยผลทคาดวาจะไดรบจากการแกไขคอสามารถลดระยะเวลาในการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทและสรางสถานทจดเกบใหเปนระเบยบเรยบรอย สะดวกในการใชงาน โดยมขอบเขตการศกษาคอเอกสารใบประกาศบรษททงหมด หลงจากการปรบปรงการจดเกบแฟมเอกสารใบประกาศบรษทฯ สามารถลดระยะเวลาการคนหาลงได 34.6 % และเมอใช Soft File ประกอบการคนหาดวยแลวสามารถลดระยะเวลาลงไปได 84.36 % และ สรางการจดเกบแฟมเอกสารใบประกาศบรษทฯ ใหเปนระเบยบอกทง สามารถเพมพนทจดเกบเอกสารภายในแฟมท 12 เพมมากขน และยงสามารถเพมความสะดวกในการเขาถงเอกสารไดงายมากยงขนจากการจดเรยงเอกสารอยางเปนระบบอกดวย จากผลการแกไขทกลาวมาสามารถบรรลวตถประสงคทขาพเจาไดตงไวและชวยใหการคนหาเอกสารใบประกาศบรษทเปนไปไดอยางสะดวกและรวดเรวมากยงขนอกทงยงสามารถสรางความเปนระเบยบเรยบรอยใหพอนทท างานอกดวย 5.2 ปญหาและอปสรรคจากการท าโครงงาน 5.2.1 จากการเขาไปปรบปรงการจดเกบเอกสารใบประกาศบรษทฯ ขาพเจาท าการส ารวจเอกสารพบปญหาในการจดเรยงทแตกตางกนของแตละแฟม เชน การจดเรยงแบบหมวดหมในแฟมแรก แตแฟมทสอง กลบมการจดเรยงโดยเรยงตามวนทประกาศบรษทฯ ออกประกาศ อกทงมหลายแฟมทมการเรยงกลบ เชน บางแฟมมการเรยงวนทประกาศบรษทฯ ออก

28

ประกาศ จากมากไปนอย อกหนงแฟมกลบ มการเรยงนอยไปมาก ซงปญหาดงกลาว ขาพเจาจงตองท าการตงหลกเกณฑใหมทงหมด เพอใหสามารถท าตามจดประสงคทต งไว

5.2.2 ในขนตอนการจดเกบขอมลในแตละแฟม ตองใชระยะเวลานานเพราะ ตองท าการเกบขอมลทละแฟมรวมไปถงมจ านวนประกาศบรษทฯ เปนจ านวนมากและดวยเอกสารบางฉบบทเกาและมความส าคญ ท าใหตองมความระมดระวงเปนอยางมากในการเกบขอมล และดวยจ านวนเอกสารทมากท าใหการบนทกเกดการผดพลาดไดงาย

5.2.3 ในขนตอนการเรยงเอกสาร ตองใชระยะเวลานานในชวงแฟมแรก เนองจากมการเรยงแบบตางๆทไมเหมอนกนและ ดวยเอกสารทมความเกา ท าใหตองมความระมดระวงพรอมกบ เอกสารบางฉบบกระจดกระจายแยกออกจากกนท าใหตองมการจดและรวบรวมเอกสารใหอยในชดของเอกสารนนๆและเอกสารบางชดอยในแฟมทแตกตางกนแตฉบบเดยวกน ขาพเจาจงตองท าการยายเอกสารเหลานใหอยในชดเดยวกน

5.2.4 การท าSoft fileการคนหา นใชเวลามากในการสราง เนองจากเปนความรใหมทท าการศกษาท าใหตวโปรแกรมนยงไมสมบรณเทาทควร ยงคงมปญหาเลกนอย

5.3 ขอเสนอแนะในการศกษา 5.3.1 จากการส ารวจพบวา การจดเกบเอกสารไมมความเปนระเบยบ ซงเกดจากการ

ขาดการดแลและควบคมการจดเกบ เมอขาพเจาไดท าการแกไขเรยบรอยแลว ควรมการดแลอยางตอเนองเพอใหเอกสารสามารถใชงานไดสะดวกเหมอนทไดท าการแกไขไว

5.3.2 สวนของ Soft File นสามารถน าไปพฒนาตอได โดยสามารถท าการเชอมตอกบไฟลรปภาพใบประกาศบรษทฯ ทมการจดเกบไว (พนกงานมการจดท าใบประกาศเปน Soft File แตเนองจากเปนความลบของบรษทจงท าใหไมสามารถด าเนนการไดและดวยมจ านวนไฟลเปนจ านวนมากและกระจดกระจายท าใหตองใชเวลานานในการด าเนนการ)

5.3.3 Soft File นยงมขอผดพลาดเลกนอย และเมอท าการเพม File ขอมลเพมมากขนจะท าให Soft File ท าการคนหาเอกสารไดชาลง และ Soft File นสามารถเกบขอมลไดเพยงแค 2 GB เทานน

29

บรรณานกรม

[1] ส ำนกงำนบณฑตวทยำลย (2554). การน าระบบ PDCA มาใชในกระบวนการ ด าเนนงาน. สบคนเมอ 12 พฤศจกำยน 2557,จำก www.graduate.sct.ac.th/article_detail.php?id=15 [2] ฝำยบรกำรควำมรทำงวทยำศำสตรและเทคโนโลย ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและ เทคโนโลยแหงชำต(2555) .ความสญเปลาทง 7 ประการ (7 Wastes). สบคนเมอ 12 พฤศจกำยน 2557 ,จำก www.logisticscorner.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2706:- 7-7-wastes&catid=67:operation-management&Itemid=93 [3] ส ำนกหอสมดมหำวทยำลยรงสต(2554).ความหมายของ 5ส. สบคนเมอ 12 พฤศจกำยน 2557 ,จำก www.library.rsu.ac.th/library5s/lib5s_mean.html

30

ภาคผนวก ก.

ประวตบรษทและการฝกงานสหกจศกษา

31

ประวตบรษทและการฝกงานสหกจศกษา

ชอและทตงของสถานประกอบการ

ชอภาษาไทย : บรษท อซซมอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด

ชอภาษาองกฤษ : ISUZU MOTERS COMPANY (THAILAND) LIMITED

สถานทต ง : เลขท 38 ก หม 9 ถ.ป เจาสมงพราย ต.ส าโรงใต

อ.พระประแดง จ.สมทรปราการ 10130

รปท 1 แผนทบรษท อซซมอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด

32

ลกษณะธรกจของสถานประกอบการ

รายละเอยดการประกอบธรกจและประวตของบรษท

อซซในประเทศไทยเรมมการด าเนนการตงแตกอน พ.ศ. 2500 เรมจ าหนายรถบรรทกตอมาในป พ.ศ. 2502 ไดจดตงส านกงานขายขนเปนครงแรกท เชงสะพานหวชาง กรงเทพมหานคร

ในเดอนพฤศจกายน พ.ศ. 2506 บรษท มตซบช (ประเทศไทย) จ ากด เปนผเรมตนการประกอบรถยนตอซซภายในประเทศไทยเปนครงแรกจนกระทง

ในเดอนเมษายน พ.ศ. 2509 จงกอตงบรษท อซซมอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด ขนเพอประกอบรถยนตอซซ

ในเดอนพฤศจกายน พ.ศ. 2517 ไดกอตงส านกงานขายและศนยบรการไดรบการบรหารใหมเปนบรษทอสระ โดยใชชอวาชอ บรษท ตรเพชรอซซเซลส จ ากด โดยมการรวมทนของบรษทมตซบชคอรปอเรชน และ บรษท อซซมอเตอร (ประเทศญป น)

ใน วนท16 พฤษภาคม ป พ.ศ. 2545 ทางอซซ จงไดเปดตวรถกระบะทสมบรณแบบทสด คอ อซซ ดแมคซ เปนการเปดตวครงแรกในโลกทประเทศไทย และ อก 2 ป ถดมา ไดมการเปดตว อซซ MU-7ซงเปนรถเอนกประสงคทดดแปลงจากรถกระบะ (พพว)

พ.ศ. 2554 ไดมการเปดโรงงานแหงใหมทนคมอตสาหกรรมเกตเวย จ.ฉะเชงเทรา เพอเปนการรองรบการผลตและความตองการของตลาดทงในและตางประเทศ

33

ลกษณะธรกจ

ลกษณะธรกจในประเทศไทย โดยตวแทนจ าหนายรถยนตยหอ อซซ ในประเทศไทยคอ บรษท ตรเพชรอซซเซลส จ ากด และ มบรษทตวแทนจ าหนายรถยนต ยหอ อซซ ตามภมภาคครอบคลมทวทงประเทศ มโรงงานประกอบในประเทศไทย คอ บรษท อซซ มอเตอร ( ประเทศไทย ) จ ากด โดยทต งของโรงงานจะอยทจงหวดสมทรปราการ และ จงหวดฉะเชงเทรา

ผลตภณฑของอซซ ประกอบดวย รถหวลาก , รถบรรทก, รถโดยสาร, รถปกอพขบเคลอน 2 ลอ และ 4 ลอ และรถยนตนงอเนกประสงคขบเคลอน 2 ลอ และ 4 ลอ โดยมเครอขายการจ าหนาย ศนยบรการ และ ชนสวนอะไหล เกอบ 300 แหงทวประเทศ

รปท 2 ตวอยางสนคาของบรษทอซซ มอเตอร (ประเทศไทย) จ ากด

34

รปแบบการจดการองคกรและการบรหารองคกร

รปท 3 โครงสรางองคกรของสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมาย

ต าแหนงและหนาทงานทนกศกษาไดรบมอบหมาย

ต าแหนงในการฝกงาน

สวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมาย (LRL : Labour Relations and Legal) มหนาทดแลความสมพนธระหวางบรษท และพนกงานในองคกรใหเกดระบบแรงงานสมพนธทด สงผลใหเกดความรวมมอทดระหวางกน และความสงบสขภายในองคกร ซงมความส าคญเนองจาก ระบบอตสาหกรรมขยายตว จงท าใหมจ านวนคนงานเขาท างานภายในโรงงานอตสาหกรรมมเพมมากขน จนบางครงอาจกอใหเกดปญหาความขดแยงในองคการและ พนกงานหรอนายจางกบลกจาง จะสงผลกระทบตอการด าเนนงานขององคการ และสงผลกระทบตอการด ารงชวต การด าเนนชวตของพนกงาน ซงสงผลกระทบตอภาพรวมของ เศรษฐกจ สงคม ของประเทศจงจ าเปนตองมแรงงานสมพนธทดเพอเสรมสรางความเขาใจและ ความสมพนธระหวางองคการและพนกงานทท างานภายในองคการ

นาย สภวฒน น าสวฒน

Deputy General Manager (DGM)

นาง เพลน สภสร

Expert Manager

นาง รงนภา คายอาจ

Staff Office

นาย กตตศกด ภญโญยง

Staff Office

นาย วนชย บวรธรรมจกร

Adviser

35

งานของสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมายแบงออกได 2 ลกษณะคอ

1. งานแรงงานสมพนธ (Labor Relation) เปนกระบวนการของความสมพนธระหวางบรษทฯ และ พนกงานหากความสมพนธทง 2 ฝาย ยงราบรนอยหรออยในดลยภาพทยอมรบกนไดแลว ความสงบในองคกรกจะเกดขน โดยมการจดกจกรรมตางๆ ไดแก งานเลยงปใหม, การแขงกฬาภายในตางๆ, งานพธมอบรางวลประจ าป, งานประกวดรองเพลง, โครงการหองสมด, งานน าเทยวประจ าป เปนตน

2. งานกฎหมายแรงงาน (Legal) โดยธรรมชาตแลวบรษทและพนกงานมกขดแยงกน ทางฝายบรษทตองการก าไรมาก พนกงานจงมการรวมตวกน พยายามใชสทธเรยกรองตอสด าเนนการทกวถทางเพอใหไดในสงทตนตองการเมอเปนเชนน จงมความจ าเปนตองม งานดานกฎหมายแรงงานเพอใหแตละฝายไดตกลงกนในวธทสงบและ ถกตองตามแบบแผน โดยมระเบยบขอบงคบบรษท และขอตกลงรวมทสอดคลองกบ กฎหมายแรงงาน ใหพนกงานในองคกรไดปฏบตเพอกอใหเกดความสงบสขในองคกร โดยงานทางกฎหมายมกจกรรมตางๆดงน การออกหนงสอตกเตอนพนกงาน, งานการออกหนงสอตดตามตวพนกงาน, ประสานงานกบสหภาพฯ, การเกบประวตพนกงาน, การเขยนประกาศบรษทฯ, การประชมตางๆทเกยวของกบ-แรงงาน (การประชมคณะกรรมการลกจางและสวสดการ, การประชมคณะกรรมการสหภาพฯ, การประชมสญจร) เปนตน

หนาทงานทรบผดชอบ

1. งานทไดรบมอบหมายจากพนกงานพเลยงและพนกงานคนอนๆ(ถายเอกสาร, สแกน เอกสาร, เดนเอกสาร, FAX, เปนตน)

2. ชวยงานการแจกของขวญประจ าป, งานประกวดรองเพลง, งานโครงการหองสมด

3. จาหนาซองจดหมายหนงสอตดตามตว โดยใชเครองพมพดดไฟฟา

4. จดท าเอกสาร (โดยใชโปรแกรม AS400) และสงเอกสารฝายบญช

5. จดเรยงเอกสาร หวขอการประชมสญจร

พนกงานทปรกษาและต าแหนงของพนกงานทปรกษา

พนกงานทปรกษา : นาง รงนภา คายอาจ

ต าแหนงงาน : เจาหนาทสวนงานแรงงานสมพนธและกฎหมาย

36

ภาคผนวก ข.

คมอการใช Soft File การคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ

Search Announcement Company System (SACS)

37

คมอการใช Soft File การคนหาเอกสารใบประกาศบรษทฯ

Search Announcement Company System (SACS)

รปท 4 ลกษณะ Soft File เพอการคนหาเอกสาร

1. คอ การคนหาโดยหวเรอง (Search Title) การคนหานผคนหาตองพมพหวเรองทตองการคนหาลงในชองทเตรยมไวให แลวจงท าการคนหาแตการพมพพนกงานตองทราบวาประกาศมหวเรองชอวาอะไรอยาง การคนหาจะมลกษณะดงน

1

3

4

2

5

38

รปท 5 การคนหาโดยหวเรอง (Search Title)

หลงจากพบหวขอเรองทตองการใหท าการคลกเพอแสดงผลการคนหา

2. คอ การคนหาโดยเลขทแฟมใบประกาศบรษทฯ (Document File No) การคนหานผคนหาจะท าการเลอกหรอพมพเลขทของแฟมทตองการ แลวจงท าการคนหา การคนหานจะไดต าแหนงทอยของประกาศแตละแฟมวาอยในแฟมอะไร และแฟมเหลานมประกาศอะไรบาง

รปท 6 การคนหาโดยเลขทแฟมใบประกาศบรษทฯ (Document File No)

ท าการกดเลขทแฟมทตองการแสดงผลการคนหา

39

3. คอ การคนหาดวยการใชค าส าคญ (Search Keyword) การคนหานผคนหาตองกดป มรปกลองสองทางไกล เมอกดจะม กลองขอความขนมา “ใสค าทตองการคนหา” ใหผท าการคนหาพมพค าทมอยในหวเรองทตองการเชน ถาผคนหาตองการคนหา “งานเลยงปใหมประจ าป” ใหท าการพมพลงไปในชองวางแลวกดป มตกลง (OK) เพอท าการคนหาประกาศบรษทฯ ทมค าวา “งานเลยงปใหมประจ าป” อยในหวเรองทงหมดขนมา

รปท 7 กลองขอความหลงจากการกดป มการคนหาดวยการใชค าส าคญ

รปท 8 ผลการคนหาเมอใชค าสงการคนหาดวยการใชค าส าคญ

40

4. คอ การเพมขอมลหรอท าการแกไขขอมลทมอย โดยการกดป มรปดนสอ เมอกดป มหนาตางตารางกลมขอมลกจะถกเปดขนมา ผทตองการเพมขอมลสามารถพมพขอมลลงในตารางดานลางตอจากขอมลสดทาย

รปท 9 ตารางกลมขอมลเมอท าการกดป มแกไขขอมล

การใสขอมลนยงสามารถจดเกบไฟลใบประกาศบรษทฯ ลงใน Soft File ได โดยมขนตอนการใสดงน

ท าการดบเบลคลกทรป หลงจากการกดเราจะไดตามรป

รปท 10 กลองใสขอมลไฟลประกาศบรษทฯ

41

ท าการกดป ม Add เลอกไฟลประกาศบรษทฯ ทตองการจดเกบ จากนนกดป ม ตกลง (OK) เมอเสรจแลวจะไดตามลกษณะน

รปท 11 การจดเกบไฟล

จากนนท าการกดป มตกลง (OK)

5. คอ เมอกดป มจะท าการปดโปรแกรม

ตอไปนจะเปนการอธบายหนาตางแสดงผลการคนหา

รปท 12 หนาตางแสดงผลการคนหา

1

7

4

5

6

3

2

8

42

1. เรอง คอ ชอหวเรองของประกาศทคนหา

2. ID คอ เลขทของขอมลใน Soft File

3. แฟมท คอ ทอยของเอกสารทท าการคนหา ในทนอยในแฟมท 11หรอ A0411

4. วน/เดอน/ป คอ วนทเอกสารทท าการประกาศ

5. ประกาศฉบบท คอ เลขทของประกาศ

6. ประเภทของประกาศ คอ เอกสารประกาศออกประกาศโดยหนวยงานใด

7. ไฟลประกาศบรษทฯ คอ ตวไฟลเอกสารทไดมการจดเกบไวเปนไฟล PDF

8. คอป มกลบไปหนาคนหา

43

ประวตผจดท ำโครงงำน

ชอ – สกล นายวรทย ตนสภสวสดกล วน - เดอน - ป เกด 31 สงหาคม 2535 ทอยปจจบน 99/15 ถ.พษณโลก-บางกระทม ต.ทาทอง อ.เมอง จ.พษณโลก 65000 โทรศพทมอถอ: 087-370-1102 Email: [email protected], [email protected] ประวตกำรศกษำ พ.ศ. 2554 สถาบนเทคโนโลยไทย – ญป น คณะบรหารธรกจ สาขาการจดการอตสาหกรรม พ.ศ. 2550 โรงเรยน อสสมชญ ศรราชา แผนการศกษา วทยาศาสตร – คณตศาสตร ประวตกำรฝกอบรม 1. ISO 9001:2008 Internal Audit

บรษัท อีซูซุ มอเตอร์ ิ (ประเทศไทย จ...

Documents