หลักการเขียนหนังสือที่ดี -...

หลักการเขียนหนงัสือทีด่ ี

หลัก 5 c

1. Correct ความถูกตอง รูปแบบ เนื้อหา หลักภาษา

2. Clear ความชัดเจน คือเขาใจงาย อานแลวไมมีขอสงสัย

3. Confirm ยืนยันได มีความรัดกุม สามารถยืนยันในสิ่งท่ีเขียนไดท้ังในแงของ

ขอมูล ขอเท็จจริง รวมท้ังการอางอิงกฎหมาย กฎ ระเบียบ ขอบังคับ

4. Concise ความสั้น กระชับ กะทัดรัด ไมใชคําฟุมเฟอย ไมวกวน

5. Convince การโนมนาวหรือการโนมนํา การใชภาษาท่ีสุภาพ

(หลัก 5 c โดยอาจารยอดุล จันทรศักดิ์)

หนังสือราชการ

• หนังสือภายนอก

• หนังสือภายใน

• บันทึก

โครงสรางหนังสือ

หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และบันทึก

• สวนหัวหนงัสือ

• สวนเนื้อเรื่อง (สวนนํา เนื้อหา จุดประสงค)

• สวนทายหนงัสือ

หนังสือภายนอก

สวนหัวหนังสือ

สวนเนื้อเรื่อง

สวนทายหนังสือ

หนังสือภายใน/บันทึก

สวนหัวหนังสือ

สวนเนื้อเรื่อง

สวนทายหนังสือ

สวนหัวหนังสือ

• ที่

• สวนราชการเจาของหนังสือ (หนังสือภายนอก)

สวนราชการ(หนังสือภายใน บันทึก)

• วันที่

• เรื่อง

• เรียน

• อางถึง (หนังสือภายนอก)

• สิ่งที่สงมาดวย (หนังสือภายนอก)

การเขียน “ที่” สําหรับ หนังสือภายนอก และหนังสือภายใน ประกอบดวย

รหัสตัวพยัญชนะประจํากระทรวง และเลขประจําของเจาของเร่ือง

(กรม สํานัก/กอง) ทับเลขทะเบียนหนังสือ เชน

ที่ กษ 0307/112

กษ คือ กระทรวงเกษตรและสหกรณ

03 คือ กรมชลประทาน

07 คือ สํานักเครื่องจักรกล

112 คือ เลขทะเบียนหนังสือสง

กรณีสวนราชการตํ่ากวาระดับกอง ออกหนังสือราชการเองให

กําหนดเลขรหัสประจําสํานัก/กอง ไมเกิน 3 ตําแหนง และใสจุด

หลังเลขประจําสํานัก/กอง และทับเลขทะเบียนหนังสือสง เชน

ที่ กษ 0307.01/234

สําหรับ “ที่” ใน บันทึก ใสรหัสพยัญชนะของสํานัก/กอง

ทับเลขทะเบียนหนังสือสง และ พ.ศ. เชน

ที่ สคก/56/2557

การเขียน “สวนราชการ” “สวนราชการ เจาของหนังสือ” (หนังสือภายนอก)

- ชื่อและท่ีอยูของกระทรวงหรือกรมท่ีออกหนังสือ

“สวนราชการ” (หนังสือภายใน)

- ชื่อกรม และสํานัก/กอง เจาของเรื่องพรอมดวย เบอรโทรศัพท

และโทรสาร

“สวนราชการ” (บันทึก)

- ชื่อสํานัก/กอง และหนวยงานเจาของเรื่อง พรอมดวยเบอร

โทรศัพท และโทรสาร

ท้ังนี้ สวนราชการดังกลาวจะตองสอดคลองกับตําแหนงของผูลงนามทาย

หนังสือ (ลงนามในนาม....)

การเขียน “วันที่”

ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน

และตัวเลขของปพุทธศักราชท่ีออกหนังสือ

เชน 2 พฤษภาคม 2557

การเขียนชื่อเรื่อง เรื่องที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้

๑. เปนวลีหรือประโยคส้ัน ๆ ไดความหมาย ไมควรยาวเกิน 1 บรรทัด

๒. ตรงประเด็นและตรงกับสวนสรุป

๓. เก็บคนอางอิงไดงาย

๔. แยกความแตกตางจากเร่ืองอ่ืนได

๕. สุภาพ เหมาะสมและรักษาน้ําใจผูรับ

กรณีหนังสือตอเนื่องซ่ึงเคยติดตอกันมากอนแลว โดยปกติใหลงชื่อ

เร่ืองของหนังสือฉบับเดิม ยกเวนเร่ืองท่ีขึ้นตนดวยคํากริยา เชน ขอเชิญ...

อาจทําใหสับสนวาฝายใดเปนผูขอ จึงควรใชเปนคํานาม เชน การขอเชิญ...

การเขียนคําข้ึนตน/คําลงทาย

• พระภิกษุสงฆทั่วไป

คําขึ้นตน “นมัสการ”

คําลงทาย “ขอนมัสการดวยความเคารพ”

• บุคคลธรรมดา ทั่วไป

คําขึ้นตน “เรียน”

คําลงทาย “ขอแสดงความนับถือ”

• บุคคล 14 ตําแหนง

คําขึ้นตน “กราบเรียน”

คําลงทาย “ขอแสดงความนับถืออยางยิ่ง”

13

บุคคลทีจ่ะตองใช คําวา กราบเรียน – ขอแสดงความนบัถืออยางยิ่ง

มี 14 ตําแหนง คือ

๑. ประธานองคมนตรี

๒. นายกรัฐมนตรี

๓. ประธานรฐัสภา

๔. ประธานสภาผูแทนราษฎร

๕. ประธานวุฒสิภา

๖. ประธานศาลฏีกา

๗. รัฐบุรุษ 14

๘. ประธานศาลรัฐธรรมนูญ

๙. ประธานศาลปกครองสงูสุด

๑๐. ประธานกรรมการเลือกตัง้

๑๑. ประธานกรรมการสทิธิมนุษยชนแหงชาต ิ

๑๒. ประธานกรรมการปองกนัและปราบปรามการทจุริตแหงชาติ

๑๓. ประธานกรรมการตรวจเงินแผนดนิ

๑๔. ผูตรวจการแผนดินของรัฐสภา

15

การเขียน “อางถึง”

(เฉพาะหนังสือภายนอก) ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการ

ผูรับหนังสือไดรับมากอนแลวจะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยอางชื่อหนวยงาน เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ป ของหนังสือนั้น

การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายทีต่ิดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเรื่องอ่ืนที่เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอ่ืนที่เก่ียวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ใหทราบดวย

16

ตัวอยาง

อางถึง หนังสือกรมบัญชีกลาง ลับ ดวนที่สุด ที่ กค 0410/20402

ลงวันที่ 14 มกราคม 255๖

อางถึง หนังสือจังหวัดปทุมธานี ที่ ปท 0017.3/6102

ลงวันที่ 10 เมษายน 255๖

ไมใช หนังสือศาลากลางจังหวัดปทุมธานี ที่........

หรือ หนังสืออําเภอแมเปน ที่ นว 1418/ว1570

ลงวันที่ 28 สิงหาคม 2556

ไมใช หนังสือที่วาการอําเภอแมเปน ที่ ...................

การเขียน “สิ่งที่สงมาดวย”

(เฉพาะหนังสอืภายนอก)

ตองระบุใหชัดเจนวาเปนเอกสารหรอืสิ่งอ่ืนใดทีส่งมาพรอมกับ

หนังสือฉบบันั้นโดยระบปุระเภทวาเปนเอกสารใด สิ่งของประเภทใด

จํานวนเทาใด

สิ่งที่สงมาดวย ๑. สําเนาหนังสือกรมชลประทาน ที่ กษ 0301/451

ลงวันที่ 8 มกราคม 255๖ จํานวน 1 แผน

๒. รายงานความกาวหนาโครงการ......จํานวน 1 เลม

สิ่งที่สงมาดวย บัญชีรายชื่อเอกสารจํานวน.........แผน พรอมเอกสาร

ตามที่ระบใุนบญัช ี18

สวนเนื้อเรื่อง

• สวนนํา

• สวนเน้ือหา

• สวนจุดประสงค

การรางหนังสือ

• การรางหนังสือ คือ การเรียบเรียงขอความตามเรื่องที่จะแจงความ

ประสงคไปยังผูรับหรือผูที่ตองทราบหนังสือนั้น

• การรางใหข้ึนตนเริ่มใจความที่เปนเหตุกอน ตอไปจึงเปน

ขอความที่เปนความประสงคและขอตกลง ถามีหลายขอ

ใหแยกเปนขอ ๆ เพ่ือใหชัดเจนและเขาใจงาย การรางควรใช

ถอยคําสั้นแตเขาใจงาย ใชคําที่ไมมีความหมายหลายทาง

ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต และวรรคตอนใหถูกตอง

ขอสําคัญตองระลึกถึงผูที่จะรับหนังสือวา เขาใจถูกตองตามความ

ประสงคที่มีหนังสือไป

• หลักการรางหนังสือ จะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยก

ประเด็นที่เปนเหตุผลและความมุงหมายที่จะทําหนังสือ

น้ัน โดยต้ังหัวขอเกี่ยวกับเรื่องที่จะรางวา

ใคร (who) ทําอะไร (what) ที่ไหน (where)

เมื่อไร (when) ทําไม (why) อยางไร (How)

ซึ่งอาจใชครบหรือไมครบทุกตัวก็ได

การใชคํา

1. ทั้งนี้ หมายความวา “ตามที่กลาวมานี้” ใชกลาวเพ่ิมเติมเรื่องท่ีกลาวมาแลว

บางครั้งมีลักษณะเปนเงื่อนไข

2. ในการนี้ หมายความวา “ในการดําเนินการดังกลาวขางตนนี้”

ใชกลาวแทนขอความท่ีกลาวไปแลว เพ่ือเพ่ิมเติมวาจะดําเนินการ

อยางไรตอไป

3. อนึ่ง หมายความวา “อีกอยางหนึ่ง อีกประการหนึ่ง” ใชในกรณี

ท่ีจะกลาวเพ่ิมเติม กรณีมีประเด็นท่ีแตกตางจากท่ีกลาวไปแลวอยูบาง แต

ไมแตกตางโดยสิ้นเชิง

4. อยางไรก็ตาม อยางไรก็ดี หมายความวา “ถึงเชนนั้น, แมกระนั้น

แต” ใชกรณีท่ีขัดแยงกับขอความท่ีกลาวมาแลวโดยลักษณะผอนปรน นุมนวล

(การใชภาษาในการเขียนหนังสือราชการฯ โดย รศ.นภาลัย สุวรรณธาดา)

การใชคํา “อนุญาต อนุมัติ”

ขออนุญาต เปนการขอในเรื่องทั่ว ๆ ไป เชน ขออนุญาตลาพักผอน

ขออนุญาตใหบุคลากรเปนวิทยากร

ขออนุมัติ ใชในกรณีที่สําคัญ หรือตองมีการเบกิจายเงนิ เชน

ขออนุมัติเดินทางไปราชการ ขออนุมัติโครงการ

ภาษาราชการ ภาษาทั่วไป ภาษาราชการ

ใคร ผูใด

ท่ีไหน ท่ีใด

แบบไหน แบบใด

อะไร สิ่งใด อันใด

ไดไหม ไดหรือไม

เม่ือไร เม่ือใด

อยางไร เชนใด ประการใด

ทําไม เพราะเหตุใด

เดี่ยวนี้ ขณะนี้ บัดนี้

ตองการ (มีความ) ประสงค

ชวย อนุเคราะห

ไมใช มิใช

ไมดี มิชอบ ไมสมควร

ไมได มิได หาไดไม มิอาจ....ได

ขดเชิญมา ขอเชิญไป

เหมือนกัน เชนเดียวกัน

เสร็จแลว แลวเสร็จ เรียบรอยแลว

(การใชภาษาในการเขียนหนงัสือราชการฯ โดย รศ.นภาลัย สุวรรณธาดา)

คําที่ไมใชในหนังสือราชการ - คํายอ อักษรยอ หรือตัวยอ เชน ผูวา-ผวจ. (ใหใชคําเต็ม) - คํา ฯพณฯ ตามหนังสือที่ นร 0105/ว953 ลว. 12 เมษายน 2548 (ยกเวนใชในการพูดเพ่ือใหเกียรติสําหรับผูที่ยังอยูในตําแหนงตามที่ กําหนดใหมีสิทธ์ิใช) - คําแสดงถึงวิชาชพี หรืออาชีพ เชน นายแพทย เภสัชกร ทันตแพทย สัตวแพทย ครู ทนาย ฯลฯ - คํา ดร. (ดอกเตอร) คําแสดงคุณวุฒิการศึกษาระดับปริญญาเอกเทาน้ัน (ยกเวนใชในการพูดเพ่ือใหเกียรติ หรือในเอกสารอ่ืนที่ไมเปนทางการ) เชน ศาสตราจารย ดร.สุจริต เพียรชอบ ศาสตราจารยสุจริต เพียรชอบ

การเขียนเน้ือเร่ือง ๑. สวนนํา

๑.๑ การเริ่มเรื่องใหม (กรณีไมเคยมีหนังสือโตตอบกันมากอน)

“ดวย” ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหตุ หรือเกริ่นนําขึ้นมาลอย ๆ

ตัวอยาง ดวยกลุมงานสิ่งแวดลอม สํานักบริหารโครงการ จะจัด

อบรมหลักสูตร การเขียนหนังสือราชการและการพิมพ

หนังสือราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพิมพ

ในเครื่องคอมพิวเตอร ใหแกเจาหนาที่ ในวันที่.....

26

“เนื่องจาก” ควรใชกรณีที่อางเหตุหนักแนนที่จําเปนตองมีหนังสือไปหรือมีสาเหตุที่เกี่ยวเน่ืองเช่ือมโยงกัน หรือเปนที่รู ๆ กันอยูทั่วไป

ตัวอยาง เน่ืองจากในระยะที่ผานมา ไดปรากฏขอผิดพลาดในการจัดทํา

หนังสือราชการโดยไมเปนไปตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี หรือเน้ือความไมชัดเจนดังน้ัน เพ่ือใหการปฏิบัติถูกตอง เปนมาตรฐานเดียวกัน และเปนภาพลักษณที่ดีแกกรมชลประทาน จึงขอซักซอมความเขาใจดังน้ี

ในตอนแรกของหนังสือติดตอราชการ ที่ขึ้นตนดวยคําวา “ดวย” หรือ “เน่ืองจาก”

ไมมี “ นั้น” หรือ “ความละเอียดแจงแลว นั้น” ตอนทายขอความ

๑.๒ การใชคํา กรณีเคยมีหนังสือสงถึงกันมาแลว หรือเปนการกลาวถึงเรื่องท่ีเปนท่ีรูกันดีอยูแลว

“ตาม” ตามดวยคํา นาม

“ตามท่ี” ตามดวย ประโยค

“อนุสนธิ” ตามดวยคํา นาม

ตัวอยาง ตามหนังสือท่ีอางถึง การนิคมอุตสาหกรรมแหงประเทศไทย (กนอ.) ขอความอนุเคราะหใหกรมชลประทานแตงต้ังผูชํานาญการใหความเห็น แกคณะกรรมการพิจารณาราคา

ตามทีส่ํานักบริหารโครงการขออนุมัติจัดอบรมการเขียนหนังสือราชการ

อนุสนธิมติท่ีประชุม........ครั้งท่ี......วันท่ี.......

หนังสือท่ีข้ึนตนดวย ตาม ตามท่ี อนุสนธิ ในสวนนํา

โดยเมื่ออางเรื่องราวจบสิ้นขอความแลวจะตองมีคําวา “นั้น” อยูทาย

ขอความตอนแรก เสมอ และจะตองมีขอความอยางนอยสองตอนหรือ

สามตอน (ยอหนา) เปนขอความในสวนเน้ือหากอนที่จะปดทาย

แจงวัตถุประสงคที่มีหนังสือไป ซึ่งขึ้นตนดวยคําวา “จึง”

ทั้งน้ี จะเขียนขอความแจงวัตถุประสงคตอนปดทายซึ่งขึ้นตน “จึง”

ตอจากตอนทีมี่คําวา “นั้น” อยูทายวรรคไมไดเปนอันขาด

ตัวอยาง ตามหนังสือที่อางถึง สํานักงานผูตรวจการแผนดินขอใหกรมชลประทาน

ชี้แจงขอเท็จจริงและสงหลักฐานเอกสารประกอบ กรณี......................................... ความละเอียดแจงแลว นั้น

กรมชลประทาน.........................................................................................

..................................................................................................................................

...................................................................................................................

...................................................................

จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ

การลงทายขอความวา “นั้น” หรือ “ความละเอียดแจงแลว นั้น”

หากเปนเรื่องที่ไมมีรายละเอียดมาก ใชคําวา “น้ัน”

หากมีขอความมากแตสรุปมาเพียงสั้น ๆ ใชคําวา “ความละเอียดแจงแลว น้ัน”

ความ หมายถึง ขอความ ใจความ ความละเอียด คือขอความที่ละเอียด

แจง หมายถึง บอก แจมแจง ชัดเจน

น้ัน ขยายขอความทั้งหมดในยอหนาที่ผานมา โดยตองวรรค 1 ตัวอักษรกอน

คําวา “น้ัน” เสมอ หากไมเวนวรรคจะเปนการขยายเฉพาะขอความที่อยู

ติดกันเทาน้ัน

การพิมพคําวา “นั้น”

ตัวอยาง

ตามที่กรมชลประทานไดประกาศรับสมัครผูรับจางที่มีความประสงคจะเขา

รับการคัดเลือกเพื่อจดทะเบียนเปนผูรับจางกอสราง “งานกอสรางชลประทาน”

โดยกําหนดใหผูสมัครเสนอหนังสือรับรองสินเช่ือจากธนาคารซึ่งออกใหหรือ

รับรองโดยธนาคารสํานักงานใหญ เพ่ือประกอบการพิจารณาดวยน้ัน

“เพ่ือประกอบการพิจารณาดวยน้ัน” ขยายเฉพาะขอความที่อยูติดกัน

“เพ่ือประกอบการพิจารณาดวย น้ัน” ขยายขอความทั้งหมดในยอหนา

๒. สวนเน้ือหา

เปนเน้ือความหลักที่ตองการสื่อสารใหผูรับหนังสือเขาใจวัตถุประสงค

ของการติดตอ

การเขียนสวนเน้ือหา หากสวนนําสั้น ๆ เพียง 1-2 บรรทัด สามารถ

เขียนสวนเน้ือหาตอเน่ืองในยอหนาแรกได แตถาสวนนํายาว 3

บรรทัดขึ้นไป ควรแยกเปนยอหนาใหม

การใชขอความ

รายละเอียดตามสิ่งทีส่งมาดวย

และ

รายละเอียดตามเอกสารแนบ

รายละเอียดตามส่ิงที่สงมาดวย ใชใน หนังสือภายนอก

รายละเอียดตามเอกสารแนบ ใชใน หนังสือภายใน บันทึก

* ข อความ ดั งกล า วมั กอยู ท า ยประ โยค หรื อท า ยย อหน า

ถาอยูระหวางขอความ ควรใสวงเล็บเพื่อมิใหกีดขวางขอความที่

ยังไมจบ ถามีหลายฉบับใหใสหมายเลขดวย

๓. สวนจุดประสงค “ จึง.....”

ควรเปนประโยคส้ัน ๆ ไมควรมีเนื้อหาสําคัญอยูในสวนนี้อีก

เนื้อหาท้ังหมดควรอยูในสวนเนื้อหา ควรเปนการสรุปเนนย้ํา

หรือ ขอบคุณแลวแตกรณี ท้ังนี้ จะตองตรงกับเร่ือง

สวนลงทาย/จุดประสงคของเรือ่ง

เร่ือง สวนลงทาย

1. ขออนุญาต หรือขออนุมัติ

2. รายงานผลการปฏิบัติงาน

3. สงขอมูล

4. ขอความรวมมือ หรือขอความอนุเคราะห

5. ตอบปฏิเสธ

ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา

ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา...ดวย จะขอบคุณย่ิง

ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดําเนินการตอไป

ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดใหความรวมมือดวย จะขอบคุณย่ิง

ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดใหความรวมมือ ขอขอบคุณ

ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และขอภัยมา ณ ท่ีนี้ดวย

การลงทายดวยการขอบคุณ

ระดับเสมอกัน หรือผูใตบังคับบัญชา ใชคํา ขอขอบคุณ หรือ

ขอบคุณมาก

ระดับสูงกวา ใชคํา จะขอบคุณยิ่ง

ระดับ กราบเรียน (14 ตําแหนง) ใชคํา จะเปนพระคุณยิ่ง

สวนทายหนังสือ

• คําลงทาย (หนังสือภายนอก)

• การลงชื่อ

• สวนราชการเจาของเรือ่ง (หนังสือภายนอก)

การลงช่ือแทนอธิบดี

๑. รักษาราชการแทน ใชในกรณีไมมีผูดํารงตําแหนงหรือมีแตไมอาจปฏิบัติ

ราชการได

๒. ปฏิบัติราชการแทน ใชในกรณีมอบอํานาจโดยทําหนังสือ (คําสั่ง) ใหปฏิบัติ

ราชการแทน ในการสั่ง การอนุญาต การอนุมัติ การปฏิบัติราชการ หรือ

ดําเนินการตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ คําสั่ง หรือมติคณะรัฐมนตรี

ในเร่ืองใดและไมมีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ คําสั่งหรือมติคณะรัฐมนตรี

ในเร่ืองนั้น กําหนดเร่ืองการมอบอํานาจใหเปนอยางอื่นหรือมิไดหามเร่ือง

การมอบอํานาจไว โดยอธิบดีเปนผูลงนามหนังสือคําสั่งมอบอํานาจ

39

การลงชื่อแทนผูอํานวยการสํานัก ผูอํานวยการกอง หรือตําแหนง

เทียบเทา ซ่ึงปรากฏในโครงสรางการแบงสวนราชการของกรมใหใช

ดังนี้

1.รักษาราชการแทน กรณีไมมผีูบังคับบัญชา (ตําแหนงวาง) หรือมี แตไม

สามารถปฏิบัติราชการได

2.ปฏิบัติราชการแทน กรณีมคีําสั่งมอบอํานาจใหปฏิบัติราชการแทน

การลงช่ือแทน

การลงชื่อแทน ตําแหนงอ่ืน ๆ เชน วิศวกรใหญ ผูเชี่ยวชาญ

และตําแหนงที่ตํ่ากวาผูอํานวยการสํานัก และผูอํานวยการกอง

เชน ผอ.สวน ผอ.โครงการ ผอ.ศูนยปฏิบัติการเครื่องจักรกล

หัวหนาฝายของสํานัก/กอง ซึ่งปรากฏตามโครงสรางการแบงสวน

ราชการ

กรณีเปนตําแหนงวาง หรือผูดํารงตําแหนงไมอาจปฏิบัติราชการไดใหใช

“รักษาการในตาํแหนง” ตามคําสั่งกรมชลประทาน ที่ ข 903/๒๕๕6

การใช “รักษาการในตาํแหนง” ตามคําสั่งกรมที่ ข 903/2556

ใหพิจารณา ดังน้ี

1.1 กรณีเปนการแตงต้ังขาราชการใหรักษาการในตําแหนงตาง ๆ

เปนเวลาไมเกิน 10 วัน ใหพิจารณาขาราชการที่มีความเหมาะสม

1.2 กรณีเปนการแตงต้ังขาราชการใหรักษาการตําแหนงตาง ๆ

เปนเวลาเกินกวา 10 วัน ใหพิจารณาจากขาราชการที่ดํารงตําแหนงใน

ประเภทและระดบัเดยีวกนัหรอืสูงกวา

การลงชือ่แทนในตาํแหนงอ่ืน ๆ เชน หัวหนาฝาย หัวหนากลุม และหัวหนา-

งาน ที่ไมปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ ใหใชคําวา “แทน”

8. การลงชือ่ ใหพิมพชือ่เตม็ของเจาของลายมือชื่อไวใตลายมือชื่อ โดยเรียงลําดบักอนหลงั ดังนี ้ ๑. ตําแหนงทางวิชาการ

๒. ยศ

๓. บรรดาศักด์ิ ฐานันดรศักด์ิ

ตัวอยาง

ก. (1-2/3) ศาสตราจารย รอยเอก ลายมือชื่อ (หมอมหลวง ชื่อ )

ตําแหนง

หรือ ข. (2/1-3) รอยเอก ลายมือชื่อ (ศาสตราจารย หมอมหลวง ชื่อ )

ตําแหนง หมายเหต ุ ดร. (ดอกเตอรหรือนายแพทย) ไมใชเปนคํานําหนาชื่อ ในการลงลายมือชื่อ

การเขียนคาํนําหนาชือ่ - นายเสริม วินิจฉัยกุล

- นางสาวสุดสวย แสนซื่อ

- จอมพล ป. พิบูลสงคราม

- รอยโทหญิง สุชาดา ทําความดี

- พลตร ีหมอมราชวงศศุภวัฒย เกษมศรี

- คุณหญงิกลุทรพัย เกษแมนกจิ

สวนราชการเจาของเร่ือง

(เฉพาะหนังสือภายนอก)

1) สวนราชการเจาของหนังสือ ระดับกรม

สวนราชการเจาของเร่ือง ระดับสํานัก/กอง

2) สวนราชการเจาของหนังสือ ระดับสํานัก/กอง

สวนราชการเจาของเร่ือง ระดับสวน/ฝาย

45

10. โทรศัพท โทรสาร

- โทรศัพท ใชคําเต็มหรือยอ “โทร.” ก็ได

- หมายเลขโทรศัพท ไมมี (-) ระหวางตัวเลข

ไมใช เครื่องหมาย “/”

11. อีเมล (ไปรษณยีอิเลก็ทรอนิกส)

12. สําเนาสง (ถามี)

สํานักบรหิารโครงการ โทร. 0 2241 5156

โทรสาร 0 2241 3356

ไปรษณยีอิเลก็ทรอนิกส :

สําเนา ...

46

บันทึก

บันทกึ หมายถึง ขอความที่ผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือ

ผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความที่เจาหนาที่หรือ

หนวยงานระดับตํ่ากวากรมติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใช

กระดาษบันทึกขอความ

การติดตอของหนวยงานภายในกรมชลประทาน หรอืระหวางสาํนัก/กอง

ใชรูปแบบบันทึก โดยใชรหัสพยัญชนะ สํานัก/กอง ในการออกเลขที่หนังสือ

เชน กงบ 123/2556 หรือ กงบ 01/123/2556

1. บันทึกตอเนื่อง คือ การเขียนบันทึกตอทายหนังสือเรื่องเดิมที่มีมา

ขอความที่บันทึกไมยาวนักพ้ืนที่วางพอเพียงในหนากระดาษเรื่องเดิม และลําดับ

ช้ันของผูเสนอกับผูบังคับบัญชา มีความใกลชิดกัน เชน ผูอํานวยการสํานัก/กอง

รองอธิบดี ทําบันทึกตอเน่ืองเสนอ อธิบดี หัวหนาฝาย สวน โครงการ ทําบันทึก

ตอเน่ืองเสนอ ผูอํานวยการสํานัก/กอง

2.บันทึกเสนอแบบสัน้ เปนเรื่องที่มีเน้ือหาใจความไมมากและไมซับซอน

ไมจําเปนตองแยกประเด็นเปนขอ ๆ โดยแบงเปนยอหนาไมเกิน 3 ยอหนา

3.บันทึกเสนอแบบใจความซับซอน เปนเรื่องที่มีเน้ือหามาก ใจความ

ซับซอน จําเปนตองแยกประเด็นออกเปนขอ ๆ เพ่ือความชัดเจนในการนําเสนอ

และเขาใจงาย

บันทึกเสนอแบบใจความซับซอน

1. ปญหา/เรื่องเดิม คือ ประเด็นท่ีเปนปญหาของเรื่องท่ีจะพิจารณาหรือเหตุท่ีตองทําเรื่องนี้

อาจเปนประเด็นท่ีเกิดขึ้น ท่ีมาของเรื่อง คําขอ หรือความตองการก็ได

2. ขอเท็จจริง คือ ขอมูลเพ่ือประกอบการพิจารณา ความเปนมาของเรื่อง

ขอเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องนั้น กฎเกณฑท่ีเกี่ยวของ แผนพัฒนา นโยบาย มติท่ีประชุม

รายละเอียดการดําเนินงาน ตัวอยางท่ีคลายคลึงพอท่ีจะเทียบเคียงกับเรื่องนั้นได

3. ขอพิจารณา คือ การวิเคราะหเรื่อง เพ่ือแสดงความคิดเห็น

4. ขอเสนอ คือ ทางเลือกท่ีดีท่ีสุดและการกําหนดวิธีการดําเนินงาน เพ่ือใหผูบังคับบัญชา

ไดพิจารณาสั่งการ

การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย

ดวยโปรแกรมการพิมพในเครื่องคอมพิวเตอร

สวนราชการเจาของหนังสือ

ตําแหนงเจาของหนงัสือ (ลงนามในนาม...)

สวนราชการเจาของเรือ่ง

ตําแหนงเจาของหนังสือ

(ลงนามในนาม...)

สวนราชการเจาของ

หนังสือ

สวนราชการเจาของเร่ือง

อธิบดีกรมชลประทาน

กรมชลประทาน

สํานัก/กอง

ผูอํานวยการสํานัก/กอง

สํานัก/กอง

ฝาย/กลุม/สวน

หนังสือภายนอก

หนังสือภายใน/บันทึก

ทดลองพิมพ

ฝกปฏิบัติ

กรณีศึกษา

แบบสําเร็จรูป

การคนหาการพมิพหนังสือ (รูปแบบสําเร็จรูป)

1. กรมชลประทาน

2. หนวยงานในสังกัด

3. สวนกลาง

4. สํานักงานเลขานุการกรม

5. งานดานคอมพิวเตอร

6. หนังสือเวียน สลก.

7. ระบบอิเล็กทรอนิกส

8. รูปแบบการพิมพหนังสือราชการภาษาไทย

9. รูปแบบสําเร็จรูป

เอกสารอางอิง

1. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

และปรับปรุงแกไข (ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548) และภาคผนวก

2. บทเรียนดวยตนเอง การเขียนหนังสือติดตอราชการ และธุรกิจ

เรียบเรียงโดย ประวีณ ณ นคร

3 . เ ท ค นิ ค ก า ร เ ขี ย น ห นั ง สื อ ร า ช ก า ร ห นั ง สื อ โ ต ต อ บ แ ล ะ

รายงานการประชุม โดย รองศาสตราจารยนภาลัย สุวรรณธาดา

อาจารยอดุล จันทรศักด์ิ และพันเอก กิจคณิตพงศ อินทอง

ฝายบริหารทั่วไป

สํานักงานเลขานุการกรม

โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๓๘๔, ๒๗๕๐

โทรศัพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

General Administration Branch

Office of the Secretary Tel. 0 2241 0020 ext. 2384, 2750

Tel., Fax 0 2241 2690

E-mail. rid.secret@gmail.com, secret@mail.rid.go.th