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El "Outsourcing" y la Consolidación de Operacionesde la Gestión Financiera

2003 International Conference and TrainingThe International Consortium on Governmental Financial ManagementRadisson Mart HotelMiami, Florida31 de marzo – 4 de abril, 2003

Richard (Dick) B. WillettPartner (Retired)Grant Thornton LLPGlobal Public SectorAlexandria, VA [email protected]

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Tema de esta Presentación

• El "outsourcing" (la sub-contratación)* y la consolidación están ocurriendo en estosmomentos.

• El comercio electrónico (e-business) habilitay acelera este proceso.

• El gobierno también entiendelo que está ocurriendo.

* La traducción más cercana en español a la palabra "outsourcing" es sub-contratación. Esta presentación utiliza la palabra en inglés para evitar confusiones. Cualquiersugerencia sobre otra palabra que sea más apropriada en español es bienvenida.

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Perspectiva

• El alcance de esta presentación es extenso• Su enfoque, no obstante, es en las

operaciones financierasgubernamentales

• El tenor es en el outsourcing auto-dirigido(voluntario) — y no por mandato (por ej., la Circular A-76 de la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés)

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Noticias Recientes

• "ACS Net Rose 58% in 1st Quarter" (WSJ 10/23/02)

• "The Proctor & Gamble Outsourcing Soap Opera Continues" (Network World Newsletter 10/02/02)

• "President's Management Agenda Emphasizes (among other elements) Expanded E-Government and Improved Financial Management (docenas de publicaciones recientes)

• "OMB Makes First Cut on Payroll Consolidation (FCW 9/12/02)

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BP Amoco

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GM Strikes Deal to Outsource Accounting

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Bethlehem Steel Consolidation

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Tendencias

• Las organizaciones están dejando atrás lasoperaciones no centrales.

• Estas operaciones— funciones de apoyo, en sumayoría — se están sub-contratando (outsourced).

• El outsourcing puede ser con organizacionessimilares o con aquéllas especializadas en proveeresos servicios.

• Las interfaces electrónicas son en gran medida lashabilitadoras de la iniciativa de outsourcing.

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Cut to the Core

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Use of paper

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Definiciones

• Gobierno Electrónico Operaciones, información y tecnologías de la comunicaciónhabilitadas en la Web

• Outsourcing Sub-contratar una porción de las operaciones a otros

• Consolidación Una organización se responsabiliza del trabajo queantes desempeñaban otrasorganizaciones

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Definiciones (continuación)

Desde el punto de vista de la organización para la cual ciertas funciones serán procesadas por otros, el outsourcing y la consolidación son lo mismo – ¡otrapersona hace lo que la organización hacía antes!

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Elementos Selectos de la Agenda de la Gestión del Presidente (President's Management Agenda)

• Desempeño financiero mejorado• Gobierno electrónico expandido• Integración del presupuesto y del

desempeño

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Desempeño Financiero Mejorado

• Informes de auditoría financiera satisfactorios• Información financiera precisa y oportuna• Reestructuración de los procesos de reporte y uso

expandido de tecnologías en la Web• Reportes financieros trimestrales• Reportes financieros anuales acelerados• Reportes financieros comparativos

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Desempeño Financiero (continuación)

• Integración de la información financiera y del desempeño• Utilización del Presupuesto y de las Medidas del

Desempeño y sus efectos directos• Conformidad con el Acta de Integridad de los Gerentes

Financieros Federales (FFMIA, por sus siglas en inglés)• Sistemas en conformidad con el JFMIP que puedan

producir sistemas financieros*

* El Programa Conjunto de Mejora a la Gestión Financiera (JFMIP, por sus siglas en en inglés) es la oficina federal a cargo de establecerprincipios para los sistemas de contabilidad federales.

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Gobierno Electrónico Expandido

• Sistemas de un sólo punto de acceso• Procesos internos automatizados• Re-utilizar datos• Compartir datos

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Integración del Presupuesto y del Desempeño

• Datos sobre el desempeño deben utilizarse para:- Gestión del programa- Presentación de presupuestos- Seguimiento y recompensas para el personal - Rendición de cuentas de la gerencia

• Presupuestos basados en el desempeño de lasoperaciones

• Sistemas de información del presupuesto, del desempeño y de la contabilidad integrados

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Integración del Presupuesto y del Desempeño(continuación)

• Presupuestos identificarán los efectos directos y las medidas e integrarán el desempeño de losprogramas con sus costos.

• Integración de los requisitos en cuanto al papeleoadministrativo.

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E-Government Hype Cycle

Peak ofTechnology Inflated Trough of Slope of Plateau of

Trigger Expectation Disillusion Enlightenment Productivity

Technology Timeline Gartner1994-1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2010

Visibility

Information OnlySites

Single DepartmentOnline Services

Country-wisee-Government

strategies

GovernmentPortals

Surveys andBenchmarking

Mismatch betweenOnline Availabilityand Service Areas

Channel ManagementTroubles

Failures DriveDivestments

E-governmentStagnates

Back OfficeRe-engineering

Governments Focus onCore-partner Sourcing for

Value-added Services

Next-Generation Government

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Fuerzas Propulsoras del Outsourcing

• Problemas con el personal• Otros lo están haciendo y les gusta• Costos (¡cuidado!)• Acelera la modernización• Creencia que otra organización lo puede hacer

mejor

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Fuerzas Propulsoras del Outsourcing (continuación)

• Frustración con intentos anteriores y/o recientesde llevar a cabo una transformación interna

• Una buena propuesta• Iniciativas de la OMB

******************************************A menudo, la fuerza propulsora clave es el dolor---¡ya no podemos sufrir más!

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Ventajas de Outsourcing

• Otra persona hace el trabajo de rutina, mientrasque usted se enfoca en el trabajo de valor añadido.

• La fiabilidad del servicio es la responsibilidad de otra persona.

• Los especialistas están al corriente de losprocesos; por ejemplo, las regulaciones de losimpuestos estatales.

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Ventajas de Outsourcing (continuación)

• Las economías de escala pueden resultar en costos por transaccion bajos.

• La competencia debe resultar en precios másbajos.

• Si el servicio es insatisfactorio, se puedesuspender en cualquier momento.

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Desventajas de Outsourcing

• Otra persona tiene acceso a su información• Servicio puede ser impersonal• Al principio, la transición requerirá un gran

esfuerzo y recursos• Servicio estándard puede que no satisfaga

"necesidades únicas y/o particulares"• Cambios en la composición y la cantidad del

personal

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Lugares donde el Outsourcing del Gobierno estáTrabajando

Equal EmploymentOpportunity Commission

(EEOC)

Hawaii TaxCollection

Pennsylvania InformationManagement

Bureau of Indian Affairs(BIA)

GSA, USDA(NFC),Interior(NBC), VA

Payroll

Grant Thornton Office Support

Federal EmergencyRegulatory Commission

(FERC)

Financial ManagementOperations at an

ASP

Battlefield MonumentCommission

DFAS Retired Pay

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Otras Organizaciones Considerando la Opción de Outsourcing

• Agencia para la recaudación de impuestos• Agencia Cooperativa de Seguridad de la Defensa

(bajo DFAS)• Ciertas oficinas de la rama legislativa• Varias organizaciones de subvenciones• Army Third Wave• Contabilidad del Fondo Fiduciario de la Oficina de

Asuntos Indígenas (BIA, por sus siglas en inglés)

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Financial firms bet on outsourcing

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Accounting Process Outsourcing

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Advertencias

• Esta presentación no implica que outsourcing sea para todo el mundo.

• Outsourcing y/o consolidación no hace sentidopara todos.

• Ciertas actividades intrínsecas al gobierno no pueden ser privatizadas.

• No funcionará sin un sistema sólidohabilitado en la Web.

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Gobierno Electrónico (E-government)

• Recopilación y procesamiento de datos por accesoremoto

• Consolidación de varias bases de datos fácilmente• Acceso remoto para los usuarios• Elimina el uso del papel• Misma operación apoya a muchos usuarios

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Consideraciones

• Si la gestión financiera es dolorosa, considereoutsourcing y/o consolidación.

• Cuando decida seriamente tomar esta medida, hable con aquellos que han pasado por estaexperiencia. No escuche sólo a losproveedores/vendedores.

• Una vez que decida transformarse, establezca un calendario de trabajo y metas realistas.

• Reconozca que encontrará frustraciones.

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Resumen

• Outsourcing y consolidación están evolucionando. Las historias sobre el éxito en la gestión financieragubernamental siguen aumentando.

• La Agenda de la Gestión del Presidente(President's Management Agenda) acelerará este proceso.• Las iniciativas de la OMB son las

fuerzas propulsoras de este proceso. Además, éstas motivan a los gobiernos

estatales y locales a participar.

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