gia ms project_2000

7/30/2019 Gia Ms Project_2000

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Universidad Privada Antenor OrregoEscuela Profesional de Ingenieria Civil

Computacin Aplicada

Ing Juan Manuel Urteaga Garca 1

Gua Didctica MS Project

Ing.: Juan Manuel Urteaga Garca

1

Objetivo General del Curso.A la finalizacin del curso el participante habr actualizado sus conocimientos de

Planeamiento, programacin y administracin de obras y ser capaz de gerenciar un proyecto

con la ayuda MS Project 2000 con clara definicin de tareas, dependencias, hitos, recursos,

costos, asignaciones, etc. Por ltimo podrn realizar un seguimiento y anlisis de los

resultados de la marcha del proyecto, as como informar adecuadamente de ello a los clientes

o superiores.

2 Introduccin a la gestin de Proyecto.

2.2. Descripcin.

El proceso que servir de base para el presente ejercicio es la obra de un CERCO

PERIMTRICO la construccin por ejecutar incluye la limpieza de terreno, construccin de

cimientos, sobrecimientos en concreto, construccin de columnas, y la construccin de muros

de cierre en ladrillo.

2.3. Presupuesto del Proyecto.

En las pginas adjuntas aparece el presupuesto inicial de la obra en un formato convencional

aceptado por la mayora de las entidades promotoras y financieras del medio. Las actividades

aparecen organizadas en ttulos y partidas, y para cada una de ellas existe una cantidad de

obra (metrados), un valor unitario y un valor total. El presupuesto incluye tambin totales a

nivel de ttulo y un total general.

Los gastos de administracin se determinan durante este ejercicio y se los agrega al final del

presupuesto.

Creacin de la programacin en MS Project 2000.

Desde otro Programa.

MS Project 2000 interacta con otros programas permitiendo iniciar la programacin de unproyecto desde otro programa que en el que previamente se ha elaborado el presupuesto, enel medio el ms conocido es el S10 desde donde se puede exportar a MS Project 2000 suspresupuestos, generando un archivo que contiene la siguiente informacin:

Nombres de los ttulos y sus actividades constitutivas.Los ttulos sern tomados como actividades resumen y las actividades como tales a segundonivel.Unidad de medida de la actividad.


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Cantidad de obra por ejecutar (Metrado).Duracin de las actividades, que S10 calcula multiplicando la cantidad de obra (Metrado) porel rendimiento de la mano de obra contenido en el anlisis unitario de la actividad ysuponiendo, adems, que inicialmente sta slo tendr una unidad de mano de obra. As, porejemplo, si en el anlisis de un metro cuadrado de muro aparecen 1.20 horas de cuadrilla y laobra requiere 500 m2 de este tipo de muro, el clculo de tiempo de S10 es (500 m2 x 1.20

horas/8 horas-da) = 75 das de cuadrilla.

Toda esta informacin se coloca dentro de MS Project 2000 en la tabla de datos para generarun diagrama de Gantt.

En el diagrama Gantt inicial, todas las actividades se inician el mismo da (la fecha actual delcomputador) y no existe una relacin o dependencia entre ellas.

3.2. Sin intervencin de otro programa.

La importacin del proyecto desde S10 ahorra una buena cantidad de trabajo, pero en MSProject 2000 tambin puede crearse directamente, para lo cual el usuario debe digitar lasiguiente informacin:

Nombre de la actividad, en un campo que recibe un nombre de hasta 40 caracteres.Duracin, en un campo que recibe un dato numrico de la cantidad de unidades de tiempoque se supone dura la actividad completa. Las unidades posibles son: M para minutos, H parahoras, D para das (predeterminado) y S para semanas. La actividad as definida es colocadaen el Gantt, asumiendo como fecha de iniciacin la fecha del sistema y la duracin en dashbiles

3.2.1. Datos generales del proyecto.

Con cualquiera de los dos esquemas de trabajo mencionados, ser necesario definir algunoselementos que se aplican al proyecto completo tales como el calendario, parmetrosgenerales, nombre y otros.

3.2.2. Calendario.

El calendario base de un proyecto establece los siguientes elementos:

Semana estndar de trabajo. Cules das son hbiles y cules no para TODAS las semanasdel proyecto.Da estndar de trabajo. Horario de trabajo hasta de tres jornadas por da.Excepciones de calendario. Das festivos diferentes a los definidos como no hbiles en lasemana estndar, horarios especiales para todo el proyecto.

MS Project 2000 ofrece como base un calendario denominado "Estndar", en el que sedefinen algunos de los elementos anteriores y que no necesariamente coinciden con los quevamos a aplicar en el proyecto, tales como los horarios de trabajo, los festivos, etc.; por estemotivo, siempre se define un calendario nuevo para el proyecto. Para definirlo se utiliza laopcin Herramientas - Cambiar calendario laboral, que abre la siguiente pantalla:


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Dentro de esta pantalla se debe crear un calendario nuevo para as mantener intactas lasdefiniciones originales del Estndar de MS Project 2000, oprimiendo el botn Nuevo... paramostrar la siguiente ventana:

Se define un nombre para el calendario (se recomienda el nombre de la empresa o delproyecto, por ejemplo), se escoge el calendario preexistente Estndar en la casilla Hacer unacopia del calendario y se presiona Aceptar para regresar a la pantalla anterior, en donde se

determinan las definiciones faltantes.

Semana estndar.

Para marcar un da como hbil o no hbil durante todo el tiempo, se hace clic sobre el nombredel da para sombrear toda la columna; luego, se marca en el botn correspondiente si setrata de un perodo No laborable, Laborable o Predeterminado segn el calendario vigente (elEstndar).

Da estndar.

Para definir el horario para todos los das laborables, se marcan los nombres de los das

arrastrando el cursor sobre ellos para sombrearlos. Cuando se haya completado la seleccin,se llenan los campos de los turnos o jornadas con las horas especficas.


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Excepciones de calendario.

Se coloca el cursor sobre el da en el que se presenta algo especial. Marcado el da puededefinirse como laborable, no laborable o predeterminado o definir un horario especial si sedesea.

Opciones especiales.

Al oprimir el botn de Opciones, el programa nos lleva directamente a las fichas deconfiguracin, dejando activa la correspondiente al calendario. La figura siguiente muestra laficha activa:

Indicar en esta ficha si la semana inicia en domingo o lunes. MS Project 2000 asumir el daindicado como el nmero uno de la semana (importante en proyectos donde se quiereindependizar el Gantt de las fechas).

Igualmente indicar el mes en que inicia el ao contable. Importante para reportes posterioresde caja y auditoria.

Las horas predeterminadas de entrada y salida sern las que MS Project 2000 asuma si no seespecifican otras. Es decir, se asignarn esas horas para iniciar y terminar una jornadalaboral. Ajstelas segn los horarios de trabajo; si no se hace, habr necesidad de un

engorroso ajuste manual posterior.


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Longitudes de jornada laboral y semana laboral. Independiente de los horarios dados en loscalendarios, MS Project 2000 usar estos dos datos para todos sus clculos internos,especialmente para asignacin de recursos y control de costos y trabajo.

Nota: Es importante ser consistente con las definiciones que se hicieron en el calendario,pues MS Project 2000 NO verifica estos datos.

3.2.3. Opciones generales del proyecto.

En el men Archivo - Propiedadesse encuentra la ficha Resumen, donde podemos dar unosdatos que MS Project 2000 usar continuamente como predeterminados en encabezados dereportes, pantallas, grficos, etc.

Los diferentes campos de esta ficha se diligencian as:

Ttulo : Nombre del proyecto, que aparece en todos los informes y reportesAsunto : Un elemento til para la clasificacin del proyecto dentro de la empresa.

Autor : Persona que ha creado el proyecto.Responsable :Generalmente el nombre del Gerente de Proyecto.Organizacin : Nombre de la empresa.Categora, Palabras clave, Comentarios y Base del Hipervnculo son campos de usoopcional, tiles para clasificaciones y bsquedas mediante las herramientas avanzadas debsqueda de Windows.Guardar vista previa: marque la casilla. No consume mucho espacio y es de mucha ayudapara la bsqueda en el disco.

Presione Aceptar para terminar.


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3.2.4. Informacin general del proyecto.

Utilice la opcin Proyecto - Informacin del proyecto para abrir el cuadro que contiene lainformacin general del proyecto:

En el campo Programar a partir dese determina si el proyecto se debe programar a partir dela Fecha de comienzo (para que todas las actividades se ejecuten tan pronto cono seaposible) o de la Fecha de fin de proyecto (cada actividad se programar tan tarde como seaposible) y, dependiendo de la escogencia, se activan los campos Fecha de comienzo oFecha de finpara digitar la fecha respectiva.El campo Fecha de estado (MS Project 2000) contiene la fecha que el programa tiene en

cuenta para sus clculos de cierre de reportes. Si no se escribe una, asume la del campoFecha de hoy.El campo Fecha de Hoycontiene la fecha del computador y no es necesario variarlo.En el campo Calendario, de la lista desplegable se escoge el que se asigna como calendariobase del proyecto; en nuestro caso asignaremos el calendario denominado CALENDARIOCIP que creamos en un procedimiento anterior.

Presione Aceptar para completar la informacin.

3.2.5. Grabacin del archivo.

Una vez definido lo anterior, el archivo debe ser llevado al disco. Use la opcin Archivo -Guardar Como para abrir el cuadro de control de archivos de Windows, y all defina lacarpeta y nombre que se va a dar al archivo del proyecto. El archivo debe ser grabadoinicialmente sin lnea de base, en la versin 2003 del programa esta opcin es la que pordefecto se presenta en el programa, y en caso de querer hacer lo contrario lo podemos hacerdesde el men Herramientas Seguimiento Guardar linea Base.

Organizacin de Tareas.

Revisemos en detalle los datos de las tareas, colocando el cursor en la lnea doble de divisinentre datos y grfico y arrastrndolo hacia la derecha con el botn oprimido.


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En pantalla aparecen los detalles de duracin, fecha de inicio y final, precedencia y recursosde cada actividad, y all podremos ingresar los datos que S10 nos proporciona o los quecalculemos se gun la modificacin que hagamos de las cuadrillas.

Cabe recordar que estos tiempos se calcularon en S10 asumiendo que cada actividad seraejecutada por una sola cuadrilla, de donde se desprende que las duraciones muy largas

pueden reducirse aumentando el nmero de cuadrillas que intervendrn en su ejecucin, entanto que las actividades con duraciones muy cortas pueden ajustarse colocando unidades detiempo superiores a la asumidos por S10, teniendo en cuenta siempre la experiencia de quienprogrameSi desea modificar la duracin de la actividad sin intervenir el campo de recursos, puedehacerlo entrando directamente al campo Duracin.

Las duraciones fueron informadas directamente al programa y, hasta ahora, no hay unaasignacin de recursos que permita hacer los ajustes de duracin. Simplemente debenrevisarse en este momento las duraciones.

4.1. Relaciones de dependencia

El siguiente paso consiste en establecer la secuencia de ejecucin de las actividades, para locual debe tenerse en cuenta:

Necesidades de tipo tcnico que obligan a que una determinada actividad no pueda realizarseantes de que otra termine o haya avanzado una cantidad determinada.

Necesidades de recursos que obligan a que dos actividades que usan el mismo recurso NOsucedan simultneamente o que una actividad est limitada a suceder dentro de un intervalode tiempo especfico en que el recurso est disponible.

Necesidades externas al proyecto tales como disponibilidad de dinero, aprobacin delicencias o permisos por entes ajenos a la empresa y similares, que obligan a que unaactividad o grupo de actividades est sujeta a una fecha especfica de iniciacin.

Cualquier otro elemento interno o externo que obligue a colocar dependencias, intervalosdefinidos entre tareas o fechas especficas que fijen una actividad en el tiempo.

Es recomendable ejecutar manualmente un borrador de las secuencias antes de introducirlo aMS Project 2000 para identificar claramente las relaciones entre las actividades y facilitar eltrabajo posterior.

Para enlazar dos actividades seguidas coloque el cursor sobre la actividad predecesora, hagaclic para sombrearla, mantenga el botn del ratn presionado, arrstrelo para seleccionar la

actividad siguiente y termine haciendo clic sobre la herramienta de encadenar.

Para encadenar varias actividades seguidas pueden seleccionarse todas arrastrando el ratnsobre ellas con el botn presionado y luego encadenar mediante la herramienta.

Si las actividades no estn seguidas, coloque el cursor sobre la actividad predecesora, hagaclic para seleccionarla, desplace el Gantt hasta encontrar la actividad sucesora, presione la


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tecla CTRL y con ella presionada, haga clic sobre la actividad y termine presionando laherramienta de enlazar.

El diagrama de Gantt aparece as despus del encadenamiento:

Ntese que la relacin entre las actividades es de tipo Fin-Comienzo (F-C), de tal manera quela predecesora debe terminar para que empiece la sucesora. Debe notarse tambin que MSProject 2000 asume como predecesora a la primera actividad escogida.

Debe anotarse que las actividades resumen no estn encadenadas, pues ello no tendra

sentido. MS Project 2000 se encargar de recalcularlas cada vez que se introduzca unavariacin en las subordinadas.

4.1.1. Ajuste de dependencias

Despus de enlazadas las actividades es posible ajustar los enlaces utilizando los cuatro tiposde dependencia que acepta MS Project 2000:

F - C o Fin - Comienzo. La actividad predecesora debe terminar antes de iniciar la sucesora.F - F o Fin - Fin. La actividad predecesora y la sucesora deben terminar simultneamente.C - C o Comienzo - Comienzo. Las actividades enlazadas deben comenzar simultneamente.C - F o Comienzo - Fin. El fin de la actividad sucesora debe estar en lnea con el comienzo de

la predecesora. El enlace predeterminado es el tipo F - C.

Adicionalmente, MS Project 2000 permite colocar traslapes y holguras dentro de lasdependencias, que pueden medirse en las mismas unidades de duracin o en porcentaje dela actividad predecesora. Para modificar las relaciones de dependencia creadasanteriormente (todas son del tipo F C, sin traslapes ni holguras), sitese en el diagrama deGantt sobre una flecha de relacin entre dos actividades y haga doble clic en ella para abrir elsiguiente cuadro:

La relacin aparece ahora descrita en el cuadro; la actividad predecesora aparece luego de lapalabra De:, la sucesora luego de Con:, el tipo de relacin tiene una lista desplegable quemuestra los cuatro tipos posibles; en al campo Posposicin: se escribe un nmero positivo si

se quiere desplazar la actividad sucesora hacia adelante en el tiempo o negativo si se quieredesplazar hacia atrs. Por ejemplo, -5d hara que el comienzo de la sucesora se efectuara


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cinco das antes del fin de la predecesora y +5d llevara el comienzo de la sucesora cinco dashbiles despus del fin de la predecesora. Si en este cuadro se escriben porcentajes, estosse refieren siempre a la tarea predecesora; por ejemplo, un 30% retardar el inicio de lasucesora un lapso de tiempo igual al 30% de la duracin de la predecesora; un -40% har quela sucesora inicie cuando la predecesora est en el 60% de avance y le falta un 40% parafinalizar.

Los ajustes que se hagan en este paso deben estar juiciosamente estudiados con base en lasrestricciones tcnicas y financieras del proyecto. Es lgico que la definicin de traslapesacorta la duracin del proyecto; sin embargo, debemos cuidarnos de abusar de estaposibilidad que, en la mayora de los casos, trae como consecuencia la sobreasignacin derecursos.

En el trabajo que nos ocupa hemos ajustado las siguientes relaciones:

Excavacin para cimientos hasta 1.00 m terreno normal (02.01) y Concreto 1:10+30% PGpara cimientos corridos (03.01) pueden considerarse tareas que se ejecutan de formaininterrumpida, de modo que determinamos una relacin F-C entre las dos.

Las actividades y Acero de refuerzo grado 60 para Columnas (04.03) y Acero de refuerzogrado 60 para vigas (4.06) se considera que pueden iniciar simultneamente, por lo que surelacin se puede cambiar a Comienzo-Comienzo.

Consideramos que los muros (05.01) no pueden comenzar a levantarse hasta que lossobrecimientos no estn desencofrados (03.03); esto se controla colocando una dependenciaF-C entre las dos actividades.

El resto de precedencias podrn ser adjudicadas segn el criterio del profesional a cargo de laprogramacin.

4.2. Creacin de hitos.Un hito es un evento que se sucede en el tiempo y que controla la iniciacin o finalizacin deun grupo de tareas en un proyecto. El hito no consume tiempo ni recursos pero el hecho deque suceda permite que otras tareas puedan llevarse a cabo. Por ejemplo, en un proyecto deconstruccin, la fecha de la aprobacin del crdito de corporacin o la de expedicin de lalicencia de construccin son hitos porque la obra no puede iniciarse hasta tanto no se cuentecon el dinero del crdito o el permiso municipal.

Los hitos se utilizan para mejorar el control del proyecto y deben colocarse tantos como seconsideren necesarios y funcionales. Para colocar un hito simplemente se inserta unaactividad en el sitio que se desea, con el nombre que se quiera y especficamente se le colocala duracin en cero. MS Project 2000 colocar esta actividad en el Gantt con un formato

diferente.

En el proyecto del modulo Bsico hemos creado dos hitos denominados INICIO y FIN luegose establecieron las relaciones correspondientes. El Gantt que incluye el hito y lasdependencias modificadas en el paso anterior, se muestra de la siguiente forma:


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Ntese que el papel de un hito es controlar puntos especficos de un proyecto. Para continuarcon la ejecucin del proyecto o finalizarlo, todas las tareas anteriores al hito deben haberfinalizado satisfactoriamente.

Luego de las modificaciones y ajustes ejecutados, podemos revisar las estadsticas delproyecto, que nos muestran los resultados obtenidos. Desde el cuadro producido por la

opcin Proyecto - Informacin del Proyecto... se presiona el botn Estadsticas para obtenerla siguiente tabla:

En este cuadro notamos que, por el movimiento de tareas debido a los cambios dedependencias, el tiempo neto de duracin es de 22 das. En el costo total del proyecto puedeverse tanto en las cifras de costos como en las que muestran el trabajo actual en horas.

Administracin de Recursos.5.1. Definicin de recursos.

Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que eslimitado en cantidad y que afecta la programacin del proyecto.

El Ms Project no puede calcular la duracin de las actividades pues no tenemos forma deingresar los rendimientos para que comparndolos con los metrados pueda hacer estaestimacin. Lo que hace el programa es calcular un rendimiento unitario con la primeraadjudicacin de recursos que hacemos, y luego recalcula y ajusta las duraciones a cadaadjudicacin adicional de recursos (Personal) que hacemos. Esta condicin la realiza el

programa bajo el criterio de que la duracin de las actividades esta condicionada por elesfuerzo. Por lo tanto antes de hacer una adjudicacin de recursos a una tarea especificadebemos indicar que la duracin de esta no este condicionada por el esfuerzo.

Para realizar este cambio en las tareas deberemos posicionarnos en las tareas quemodificaremos e ir al men proyecto informacin de la tareay escoger las opcin avanzado,luego de lo cual se presentar la pantalla siguiente en donde ademas de desactivar la opcinde condicionada por el esfuerzo. Indicaremos que debe ser de duracin fija que debe usar elcalendario definido o escogido exprofesamente par el proyecto, y que el tipo de delimitacinsea lo antes posible.


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La forma ms rpida de definir recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibetodos los datos bsicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el men Ver -Hoja de recursos, que colocar la siguiente vista en la pantalla:

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definicin de un recurso, con unmanejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:


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Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres.Iniciales. MS Project 2000 sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional ypuede usarse para bsquedas y clasificaciones ms rpidas.Grupo. Informacin opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generarinformes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa ysimilares.

Capacidad mxima. El nmero mximo de unidades del recurso que la empresa tienedisponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno.Tasa estndar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad detiempo puede ser cualquiera de las vlidas adems de "a" para pago por ao.Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual alanterior.Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tenerlos tres valores.Acumular. Forma como se har el asiento contable del costo causado por el recurso. Puedesentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que latarea avanza.Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener sucalendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno,

asume el del proyecto.Cdigo. Campo opcional, puede recibir cualquier codificacin que se desee. til para clasificarrecurso, informes, etc.

Tal como se recomend atrs para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos aMS Project 2000 es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo detrabajo.

5.2. Asignacin de recursos.

Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes con el fin de que MS Project2000 pueda controlarlos, y aunque existen varias formas para hacerlo, la ms fcil es usar laherramienta Asignacin de recursosdentro del diagrama de Gantt.

5.2.1. Asignacin inicial.

Para asignar un recurso a una actividad especfica, se coloca el cursor sobre la actividad atrabajar y se presiona el botn de la herramienta de asignacin

Para invocar el formulario de asignacin de recursos:


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Si se activa la ficha Recursos aparece el siguiente formulario, dentro del cual existe un botnpara desplegar la lista de recursos disponibles, escoger all uno cualquiera con el ratn yasignarlo a la actividad.

De esta forma se hace rpidamente el cambio de un recurso por otro.

Para cambiar la cantidad basta posicionar el cursor sobre el campo correspondiente eingresar la nueva cantidad.

En la parte inferior del formulario de la ficha Avanzado, podemos cambiar el tipo de duracinentre Dependiente de recursos y Duracin fija. Si se mantiene la dependencia de recursos

y las cantidades asignadas se cambian, MS Project 2000 revisar toda la tarea y ajustar laduracin a la nueva disponibilidad de recursos.


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En la tabla de datos del diagrama de Gantt tambin es posible ajustar los recursos, pues laltima columna de la tabla contiene la informacin de los recursos asignados a cada tarea.All los nombres aparecen seguidos, separados por comas, y si la asignacin es diferente a launidad se coloca el nmero de unidades asignado entre corchetes despus del nombre delrecurso.

Ntese que al colocar el cursor encima del campo tambin estar disponible la lnea deedicin para el nombre y el correspondiente botn para desplegar la lista. Puede escoger unrecurso de la lista, colocar la coma de separacin y escoger el siguiente.

5.4. Nivelacin de recursos.

El resultado de todo el trabajo anterior es la asignacin completa de los recursos queconsideramos necesarios para ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable,que algn recurso haya quedado asignado con un trabajo mayor a su disponibilidad -Sobreasignacin de Recursos- , cosa que MS Project 2000 no objeta pero si avisa de suexistencia colocando en hoja de recursos un mensaje de atencin como el que se muestra

La nivelacin consiste en redistribuir las tareas en el tiempo con el fin de eliminar lasobreasignacin, y la mejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuentacon varias herramientas.

En primer lugar es necesario conocer la ruta crtica del proyecto ya que no nos ser posiblemover tareas que se encuentren dentro de ella, as que active la opcin Ver - Mspresentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:

Escoja en la lista Gantt detallado y presione el botn Aplicar para que aparezca el nuevodiagrama, cmbiele su dimensin utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto completoy presione


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Aceptar. El nuevo diagrama de Gantt que aparece tiene las tareas crticas sealadas en colorrojo.

Ahora necesitamos ver la asignacin de recursos a cada tarea, para lo cual se recomiendadividir en dos la ventana de MS Project 2000 utilizando Ventana Dividir,, que muestra elGantt en la mitad superior de la pantalla y el formulario de recursos en la inferior.

Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana.Acto seguido, llame la opcin Ver - Grfico de recursos para ver en la ventana inferior unhistograma que muestra la asignacin de recursos para la tarea seleccionada en la vista deGantt, utilizando barras azules para la asignacin normal y barras rojas para lasobreasignacin. La combinacin de vistas nos permitir estudiar con todo cuidado losproblemas de asignacin existentes para poder tomar los correctivos necesarios.

Si se presenta una situacin de sobreasignacin, las siguientes pueden ser las decisiones atomar para controlarla:

Subir la capacidad mxima del recurso, lo cual implica mayores costos de contratacin depersonal o adquisicin de ms equipo.

Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes, normalmentees una buena solucin que no afecta los costos del proyecto.

Permitir horas extras.

Dividir una tarea, de modo que una parte de ella se lleve a cabo cuando se plane y elresto se realice ms tarde cuando el recurso asignado tenga tiempo.

Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades quepresenten holgura, dentro de la holgura calculada por MS Project 2000. Si se mueven las

actividades crticas o las no crticas por fuera de sus holguras, se afectar la fecha definalizacin del proyecto. Aunque el MS Project 2000 permite mover las actividades desde


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el propio diagrama Gantt, no se recomienda por que esta opcin implica la asignacin deuna nueva delimitacin de la tarea lo que muchas veces consigue un resultado distinto alperseguido.

Para implementar alguna de las decisiones en la ejecucin de una tarea, como la asignacinde horas extras; posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el men Ver - Ms Vistasyelija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre de tarea.Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el men Formato y elijaall Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendr una columna para definir las horasextras permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que MS Project 2000 no asignahoras extras de forma automtica).

Tambin se puede optar por que se el MS Project solucione la sobreasignacin usando laherramienta de nivelacin automtica: Herramientas - Redistribur recursos, que presenta estecuadro:


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Esta herramienta trata de hacer una redistribucin con base en una buena cantidad deapreciaciones y anlisis: primero revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentrauno con sobreasignacin, determina las tareas que lo usan, examina su situacin dentro delprograma y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribucin deltiempo de los recursos.

El orden en que MS Project 2000 analiza las tareas puede ser por Nmero nico deidentificacin, en orden Estndar -en el cual analiza predecesoras, holguras y fechas paradeterminar cual mueve- y Prioridad, estndar, que usa primero el campo de prioridad y luegolos criterios estndares.

MS Project 2000 no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto, que tenganlleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir que estn en proceso) o las que tengan"No redistribuir" en el campo de prioridad. Tampoco es posible hacer una redistribucinautomtica para proyectos programados en funcin de la fecha de finalizacin, pues lastareas estn all programadas lo ms tarde posible y no ser posible retrasarlas ms paraajustar recursos.Si la redistribucin efectuada no es satisfactoria, puede llamarse nuevamente el comando yoprimir Borrar redistribucin...

Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de decisiones y no producenecesariamente la mejor solucin al problema de los recursos. Las decisiones de tipoadministrativo sern siempre del profesional que realice la Programacin.A continuacin mostramos el resultado de haber redistribuido automticamente los recursos

Reportes Iniciales

En este momento debemos imprimir nuestra primera serie de informes con el fin de verificarque todo el proyecto se comporta como realmente lo necesitamos. Estos informes iniciales,sern tomados de la galera de informes de MS Project 2000, que tiene cinco secciones:


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Informes generalesInformes de actividades actualesInformes de costosInformes de asignaciones de recursosInformes de carga de trabajo

Para obtener esta galera se activa la opcin Ver - Informes:

Al escoger alguno de los grupos aparecen los iconos correspondientes a los informes quecontiene, tal como puede verse enseguida para los informes generales

Seleccione con el cursor el informe que desee y presione Seleccionar para que MS Project2000 muestre la vista previa del mismo y un men de control para enviarlo a la impresora o aun archivo magntico. Los informes que normalmente se imprimen en esta primera vez son:

Resumen de proyecto y Tareas crticas del grupo GeneralFlujo de caja semanal y Presupuesto del grupo CostosTareas y recursos humanos del Grupo Asignaciones (en este grupo hay un informe derecursos sobreasignados que puede ser muy til en el anlisis que hicimos antes).

Uso de Tareay Uso de Recursosdel grupo Carga de TrabajoTambin es muy til imprimir el informe Tarea y Recursos desde el grupo Personalizados,que contiene el resumen de la entrada de datos del proyecto.


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Impresos los informes, tenemos una serie de documentos sobre los cuales podemos verificarcompletamente el trabajo hecho hasta ahora. Revisaremos lo siguiente:

Recursos sobreasignadosRecursos programados por fuera de su tiempo disponibleFecha de finalizacin por fuera de los deseos del propietario del proyecto

Costos excesivosDuraciones de tareas no prcticas (muy largas o muy cortas)Relaciones de dependencia y tiempos de traslapes y desplazamientos

Si estamos de acuerdo con los datos suministrados, debemos hacer ahora dos cosas:entregar las copias de los informes a todos los entes participantes del proyecto y guardar elproyecto original con el fin de tener base de comparacin para el control posterior.

Seguimiento del Proyecto.

7.1. La lnea base del proyecto.Ya hemos finalizado la primera programacin del proyecto, revisado y verificado laasignacin de recursos, duracin del proyecto, etc. y todos los posibles errores se hancorregido, de tal manera que ya existe la primera versin definitiva del proyecto, que debeguardarse (Guardar la Lnea de Base del Proyecto) para utilizarla como base de comparacinen los posteriores procesos de seguimiento y control del proyecto.

Active la opcin Herramientas Seguimiento - Guardar lnea de base, acepte los campospredeterminados que aparecen en la ventana y presione Aceptar para guardar el proyecto enel disco.

7.2. Seguimiento y control del proyecto.

Uno de los papeles ms importantes del software de gestin de proyectos es ofrecer aladministrador, al gerente o al profesional, todas las herramientas necesarias para larealizacin de un control permanente y seguro.

El correcto seguimiento y control est compuesto por los siguientes pasos:

Guardar la lnea de base definitiva del proyecto, que tericamente no cambiar enadelante. Este trabajo fue ejecutado al final del ejercicio anterior.

Determinar el progreso de cada una de las tareas peridicamente e ingresar los datoscorrespondientes de avance al programa.


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Definir los posibles cambios y ajustes que deban hacerse a la programacin inicial encuanto a duracin de actividades, cambios en las relaciones de dependencia, cambios enla cantidad de recursos asignados o en el trabajo que estos recursos deban ejecutar.Entrar manualmente todos esos cambios a los campos correspondientes en el proyecto.

Actualizar el proyecto utilizando las herramientas de seguimiento de MS Project 2000. Producir los informes necesarios de avance, estado de proyecto y variaciones con

respecto al original (lnea base). Estudiar el comportamiento del proyecto y las consecuencias que tienen los datos que sehan introducido, tomando las decisiones necesarias para encaminar nuevamente elproyecto hacia el cumplimiento de sus metas.

Ingresar al proyecto los datos necesarios con respecto a las decisiones tomadas yproducir los informes sobre las actividades a desarrollar de forma inmediata.

Este proceso se ejecutar con una periodicidad determinada slo por la magnitud delproyecto, lo crtico de los gastos y tiempos y las necesidades de los propietarios.

7.3. El avance de tareas.

Los ejecutores de las actividades reportarn a la gerencia del proyecto el avance real de cadauna de las tareas para cada fecha de corte determinada por la misma gerencia. La mejorforma de presentar este avance es mediante expresiones porcentuales del total de laactividad. De acuerdo con estos informes, el archivo del proyecto se modificar entrando losdatos necesarios sobre los formularios de informacin de actividades.

En cualquier situacin de un proyecto existen tres tipos de actividades (las que ya terminaron,las que estn en proceso y las que no han empezado), cada uno de las cuales requierediferentes datos de avance:

7.3.1. Tareas que ya terminaron.

Si iniciaron y terminaron segn lo previsto, se digita 100% en el campo de avance para llenarautomticamente los campos de Inicio, Fin y Duracin reales.

Si iniciaron antes o despus de lo previsto, se coloca la fecha real de iniciacin y el campo deavance en 100% para que MS Project 2000 mueva la actividad al sitio correspondiente ycalcule la fecha de finalizacin.

Si terminaron antes o despus de lo previsto, se digita la fecha de fin real para que MSProject 2000 llene el avance con 100%, calcule la fecha de iniciacin y mueva la tarea a susitio correspondiente.

Si cambi la duracin prevista, se digita primero la fecha real de finalizacin (para indicar quela tarea ya termin) y luego se coloca la nueva duracin para que MS Project 2000 puedarecalcular el trabajo ejecutado.

7.3.2. Tareas que no han comenzado.

Si se encuentran dentro del plan, los campos de avance y las fechas reales de inicio y fin nose tocan, aunque es posible afectar su duracin y las asignaciones de recursos. Si laactividad ha debido comenzar, debe reprogramarse a partir de la fecha de corte.

7.3.3. Tareas en progreso.


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Computacin Aplicada


Si la tarea inici segn el plan previsto, basta con entrar al campo de avance y colocar elporcentaje reportado por los ejecutores. Si inici antes o despus, se digita la fecha real deinicio en el campo correspondiente y luego se coloca el porcentaje de avance.

Si la duracin prevista ya no es la verdadera, es necesario ajustarla manualmente, pero si elproyecto es dependiente de recursos, se ajusta la cantidad de recursos asignados para que

MS Project 2000 recalcule la duracin.

7.4. El seguimiento.

El siguiente es el primer informe de avance de la obra Cerco Perimtrico, preparado en Excel:

Tarea Estado

%Avan

ce inicio fin duracinTRABAJOS PRELIMINARES

LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL Culminado 100segnplan

segnplan segn plan

TRAZO, NIVELES Y REPLANTEOPRELIMINAR Culminado 100

segnplan

segnplan segn plan

MOVIMIENTO DE TIERRASEXCAVACION PARA CIMIENTOHASTA 1.00 MT

Enprogreso 66

segnplan

RELLENO CON MATERIALPROPIOELIMINACION CON TRASPORTE(CARGIO A MANO)

OBRAS DE CONCRETO ARMADOACERO GRADO 60 PARACOLUMNAS

Enprogreso 50

segnplan

Para cumplir el primer paso del proceso de seguimiento se colocan en MS Project 2000 losdatos del informe de avance. Determinemos la fecha de corte para este punto de control

activando la opcin Proyecto - Informacin del proyecto y cuando aparezca el cuadro, hagaclic en el men desplegable Fecha de estado para abrir el calendario, como se ve enseguida:


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Computacin Aplicada


Dentro de ese calendario busque la fecha Julio 23, selela con el mouse y presione Aceptarpara fijarla como fecha de corte, que MS Project 2000 usar para todas las operacionesautomticas de avance de proyecto.

Coloque ahora el cursor sobre la Barra de Herramientas, oprima el botn derecho del mouse

y escoja la opcin Seguimiento para abrir la Barra de Herramientas de Seguimiento, cuyosbotones facilitan enormemente los trabajos de actualizacin:

Site el cursor sobre la actividad LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL, que ya est terminada ycuyas fechas de comienzo y fin coinciden con el plan. Presione en la Barra de Seguimiento elbotn del 100% de avance y verifique los resultados en su diagrama de Gantt:

Note que la tarea aparece ahora con una barra negra en el centro, indicando que estterminada y que se inici y termin segn el plan. Mantenga el cursor en la tarea y presioneahora el botn Actualizar Tareas en la Barra de Herramientas de seguimiento par abrir elsiguiente formulario, donde puede verse que MS Project 2000 ya llen los campos de inicio yfin REALES con las mismas fechas de la programacin actual, el % completado est en100%, la duracin real es igual a la programada y la duracin restante es 0 das.

Estadsticas del proyectoActualizacin segn programacinReprogramar trabajoAgregar lnea de progresoPorcentaje de avanceFormulario actualizar tareasGrupo de Trabajo


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Computacin Aplicada


7.5. Lneas de progreso.

MS Project 2000 tiene una herramienta adicional muy til para controlar el avance de unproyecto: las lneas de progreso, que pueden trazarse en cualquier fecha y aparecen en eldiagrama de Gantt indicando la situacin de cada una de las tareas con respecto a la lnea debase mediante picos que se desvan hacia la izquierda cuando la tarea est retrasada o hacia

la derecha si se encuentra adelantada con respecto a la lnea de base.

Para definir y colocar una Lnea de Progreso se abre la ventana que aparece enseguidautilizando la opcin Herramientas -Seguimiento -Lneas de progreso .

En el cuadro se define si la lnea debe aparecer o no, si deben ser varias lneas a intervalosrepetitivos y si la comparacin del estado actual debe hacerse contra el plan real o el planprevisto. Al terminar las definiciones se presiona Aceptar y los resultados apareceninmediatamente en el diagrama de Gantt con la lnea de progreso incluida:


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La lnea de progreso coloca una marca sobre el indicador de progreso de cada actividad(o al comienzo de las que no se han iniciado) y la enlaza con la lnea misma para evidenciarel estado de adelanto o atraso. Las actividades que tiene la marca exactamente bajo la fechade "hoy" indica que est avanzando segn el programa original, mientras que para las que la

marca est hacia la izquierda de la fecha de corte indica un retraso con respecto a la lnea deprogreso. Ntese que la lnea de progreso no marca las actividades ya terminadas.

En un segundo reporte semanal tendramos la lnea que se muestra donde se reporta que latarea, CONCRETO 1:10 +30% P.G. PARA CIMIENTOS CORRIDOS, ha terminado el lunes 28 de julio en vez determinar el sbado 26, es decir un da (laborable) despus de lo programado. Esto lopodemos apreciar de mejor manera en el Gantt de seguimiento; el que se presenta de estamanera Ver Gantt de seguimiento.

Se nota adems que se reprograman automticamente las fechas de inicio de las actividadescuyo inicio depende de la terminacin de esta, no as aquellas que no guardan estadependencia o que no pertenecen al la ruta crtica.

7.6. Decisiones de ajuste.

El ltimo paso del proceso de control consiste en estudiar cuidadosamente los resultados delas vistas, diagramas e informes de seguimiento para analizar las alternativas y tomar lasdecisiones que permitan ajustar el proyecto a las previsiones originales, todo lo cual estar acargo de la persona que gerncie el Proyecto, apoyado en la informacin que reciba de MS

Project 2000.


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Para el anlisis de alternativas se recomienda usar un archivo COPIA del proyecto, con elcual se puede verificar el alcance de las decisiones antes de modificar el archivo principal.

En el caso especfico de la obra Mdulo Bsico encontramos que la fecha de terminacin delproyecto no se podr cumplir por el retraso en la tarea, CONCRETO 1:10 +30% P.G. PARA CIMIENTOSCORRIDOS, de tal manera que si queremos afrontar el problema ser necesario variar la

duracin de las actividades crticas posteriores para disminuir el tiempo faltante.Las actividades de Relleno con Material Propio y Falso Piso De 4" Concreto 1:10 son elobjetivo ideal, pues dependen de la atrasada, estn en la ruta crtica y duran (al contrario delas restantes) mas de un da, por lo cual podemos asignar una cuadrilla adicional a cada unade las actividades, y disminuirlas a un da de duraron para lograr que la duracin de la obrano se altere, tal como aparece enseguida:

Dado que disponemos de ocho peones, dado adems que, en la actividad Falso Piso de 4concreto 1:10 la cuadrilla inicial consta de tres Peones y que al duplicarla necesitaramos seisde ellos, esta tarea no genera sobreasignacin de recursos, como puede verse enseguida:


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Computacin Aplicada


Personalizacin8.1. Personalizacin de Reportes

La opcin Ver Informes Personalizados permite usar los diseos existentes para

cambiarlos y crear nuevos tipos de informes. Al escoger esta opcin aparece un cuadro dedilogo con una lista en orden alfabtico de todos los reportes que MS Project 2000proporciona,


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Computacin Aplicada


dentro de ella se escoge uno cualquiera y se presiona el botn Modificar para abrir la ventanade definiciones de modificacin.

En la primera ficha (Definicin) se podr determinar las siguientes caractersticas globales delreporte:

Nombre: Un nuevo nombre que ser colocado en el men de reportes. Perodo: Se define un intervalo entre fechas Nmero: Un intervalo de nmeros, por ejemplo entre las actividades 10 a la 20 Tabla: Tabla que define las columnas del reporte. Se escoge entre las disponibles del

men. Filtro: El filtro que se aplica a las filas del reporte. Se escoge entre los disponibles. Resaltar: Si se marca, se muestran todas las actividades o recursos resaltando los que

pasan el filtro. Si no hay marca solo se reportan los que pasan el filtro Mostrar Tareas Resumen: Muestra actividades resumen si se marca la casilla. Bandas de Grises: traza bandas tramadas para separar los tems del reporte si se marca.


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Computacin Aplicada

La segunda ficha controla los detalles del reporte, y si ste contiene Actividades, por ejemplo,cada casilla que se marque en el recuadro Tarea agrega el elemento correspondiente: encada campo de asignacin estar disponible los elementos concernientes al reporteinicialmente escogido

Notas: Anotaciones hechas sobre el campo Notas de las actividades. Objetos: imprime cualquier objeto adjuntado a la actividad (grficos, texto, hojas Excel,

etc) Predecesoras imprime la lista de actividades predecesoras Sucesoras: imprime la lista de actividades sucesoras.

La ltima ficha controla los criterios de ordenacin del reporte, de acuerdo con los criterios deordenacin mencionados en el captulo anterior:

En cada uno de los campos se puede escoger entre los diferentes datos ofrecidos en el meny decidir si la ordenacin ser ascendente o descendente. El segundo campo se usa paradesempatar el primero y el tercero para desempatar el segundo.

En cualquiera de las fichas se puede modificar el estilo de texto para el reporte (tipo de letra,tamao, estilos, etc.) oprimiendo el botn Texto.

gia ms project_2000

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