manual de usuario sap fi tr

Manual de Usuario FI- TESORERIA

Mdulos: FI -TR

Autor: Vanesa Eusebich

Fecha de creacin: Versin: 1.0

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FINANZAS

TESORERIA -TR-


Mdulos: FI -TR



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Contenido

FINANZAS ................................................................................................................................... 1

INTRODUCCIN GENERAL ....................................................................................................... 3

Objetivo general ...................................................................................................................... 3 Conceptos Generales ............................................................................................................. 3

1. DATOS MAESTROS ........................................................................................................... 4

1.1 Bancos de Terceros ......................................................................................................... 4 1.2 Chequeras para bancos propios ...................................................................................... 5

2. PROCESOS Y OPERACIONES DE COBRANZAS ............................................................ 8

2.1 Emisin de recibos con utilizacin del cliente con efvo. o transferencias ......................... 8 2.2 Emisin de recibos con utilizacin del cliente y con valores (cheques) .......................... 13 2.3 Emisin de recibos sin necesidad de utilizacin de cliente ............................................. 19 2.3 Cobranzas del exterior en moneda extranjera ................................................................ 20 2.4 Cobranzas del exterior en moneda local ........................................................................ 29 2.5 Impresin de recibos con cliente .................................................................................... 34 2.6 Impresin de recibos sin cliente ...................................................................................... 36

3. PROCESOS Y OPERACIONES DE PAGOS .................................................................... 39

3.1 Orden de pago ................................................................................................................ 39 3.2 Orden de pago Sueldos o impuestos .............................................................................. 44 3.3 Impresin de Orden de pago .......................................................................................... 54

4. RENDICIN DE GASTOS................................................................................................. 57

4.1 Rendicin de gasto con anticipo ..................................................................................... 57 4.2 Rendicin de gasto sin anticipo ...................................................................................... 87

5. TRATAMIENTO DE CHEQUES ........................................................................................ 98

5.1 Crear informacin de cheques ........................................................................................ 98 5.2 Registro de cheques emitidos ....................................................................................... 100 5.3 Depsito de cheque ...................................................................................................... 102 5.4 Ingreso de cheque rechazado ...................................................................................... 112 5.4 Transacciones varias para operaciones con cheques .................................................. 114

6. VISUALIZAR DE CUENTAS DE MAYOR ....................................................................... 115

6.1 Partidas individuales de cuenta de mayor .................................................................... 115 6.2 Visualizacin de saldos de cuenta de mayor ................................................................ 118

7. POSICIN Y PREVISIN DE TESORERA.................................................................... 120

7.1 Posicin de Tesorera ................................................................................................... 121 7.2 Previsin de Liquidez .................................................................................................... 123


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Introduccin General

Objetivo general

En el presente documento se explicarn las funcionalidades estndar del mdulo de Tesorera dentro de la Gestin Financiera del sistema SAP R/3 (FI) con el fin de obtener un manual de instruccin de Usuario Clave.

El componente de aplicacin tesorera registra y gestiona las transacciones habituales del sector en cuestin.

Se utiliza el Mdulo de Tesorera y Bancos para supervisar flujos de pagos y proteger la liquidez, para que pueda satisfacer sus comprometidos de pago.

Conceptos Generales

A continuacin se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el sentido de los distintos documentos de FI y otros mdulos.

Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un documento

Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o rea de responsabilidad, generados por su propia gestin o distribuidos por otros sectores.

Clase de Documento: Las transacciones de finanzas, Costos, etc. se registran con documentos. Dentro de cada documento se pueden especificar clases de documentos que sirve para diferenciar procesos, numeracin, autorizacin, etc.

Sociedad: Unidad organizativa mnima o entidad jurdica independiente para la que es posible generar balances legales.

Mandante: En trminos comerciales, organizativos y tcnicos, es una unidad independiente en un sistema SAP R/3 con registros maestros separados y su propio set de tablas.

Posicin: Es cada una de las lneas del documento.


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1. Datos Maestros

1.1 Bancos de Terceros

Para definir los datos bancarios de interlocutores comerciales en el registro maestro de deudor o de acreedor se introducir el pas del banco, la clave de banco (puede ser el cdigo bancario) y el nmero de cuenta bancaria para cada una de las cuentas bancarias de los interlocutores comerciales. Esta informacin se puede usar para programas de pagos automticos. El programa de pagos utiliza estos datos para determinar la direccin del banco y el nmero de cuenta bancaria para los formularios de transferencia de crdito. Alta / Baja / Modificacin Bancos de terceros

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Bancos / Datos Maestros / Crear Modificar - Visualizar

Transaccin: FI01 / FI02 / FI03

Los campos para dar de alta un banco son los siguientes:

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Pas del Banco Identifica el pas en el cual tiene su sede el banco. La clave de pas determina las normas de verificacin para los dems datos bancarios (p. ej., cdigo bancario y nmero de cuenta bancaria).

F4

Clave de Banco En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el pas correspondiente. El significado especfico de esta clave bancaria en el pas respectivo se determina a la hora de definir la clave del pas. Normalmente los bancos se gestionan bajo su cdigo bancario otorgado por el BCRA.

F4

Ingresar los datos correspondientes a cada banco:


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1- Institucin Financiera

Nombre del banco

2- Regin Opcional. Es la provincia

3- Calle Opcional. Direccin del banco

4- Sucursal Opcional. Nombre de la sucursal

Una vez finalizada la entrada de datos, se presiona el icono y se graba el alta del banco.

1.2 Chequeras para bancos propios

Para poder utilizar chequeras, primero se deben dar de alta en el sistema. Como se trata de una transaccin de customizing, simplemente se utilizar el siguiente acceso: Alta / Baja / Modificacin de Chequeras

Transaccin: FCHI

1

2 3

4


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1- Sociedad Pagadora Sociedad correspondiente

AR10

2- Banco Propio Codificacin del banco propia

3- ID de Cuenta Codificacin para cada una de las cuentas de cada Banco Propio

Con estas herramientas se puede visualizar y modificar la/las chequera/s ingresadas para esta combinacin de campos mencionada. Esta es la pantalla de actualizacin de chequeras:

Para crear una chequera, presionamos el icono: Entonces aparecer una pequea pantalla que se debe completar de la siguiente manera:

1

2

3


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1- N remesa Nmero que se la internamente a la remesa o chequera

2- N cheque Se coloca el primer nmero de cheque de la chequera en creacin

3- Hasta Se coloca el ltimo nmero de cheque de la chequera en creacin.

4- Remesa sigte Se le indica al sistema con que chequera continuar luego de que est chequera finalice.

5- No secuencial Debe marcarse este indicador cuando los nmeros de cheques no se deben utilizar en orden secuencial, sino en orden opcional

Una vez finalizada la entrada de datos, se presiona el icono y se graba el alta de la chequera.

Se deben completar los campos correspondientes y con las herramientas

se pueden realizar las actualizaciones correspondientes. Haciendo doble click sobre cualquiera de las lneas deseadas, se puede obtener la informacin de la chequera en forma de cuadro.

1

2

3

4 5

Nota: una vez que los cheques fueron utilizados, no se puede dar de baja la chequera. Slo es posible dar de baja una chequera, si nunca tuvo movimiento (el movimiento lo indica el contador).


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2. Procesos y Operaciones de cobranzas

2.1 Emisin de recibos con utilizacin del cliente con efvo. o transferencias

El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente.

Existen distintos motivos dentro del sector de tesorera por los que debern emitirse recibos. Si bien el comportamiento el recibo es similar en todos los casos, se detallan los mismos:

-GASTOS VARIOS: Contabilidad rever registrar previamente la deuda en el cliente correspondiente, como por ejemplo Seguros a cobrar

-REINTEGROS: En caso de ser recibos por reintegros de gastos tesorera/proveedores tendr que cargar la factura del proveedor final. No es necesario que se cargue previamente, pero si que se cargue para poder conciliar la cuenta de gastos a recuperar. Como ejemplo podra tomar la factura de remis.

Por una o ms Factura de un deudor

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Deudores / Contabilizacin / Entrada de Pagos

Transaccin: F-28

Se deben completar los siguientes campos:


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1- Fecha de Documento

Fecha en que se emite el documento

2- Fecha de Contabilizacin

Fecha en que se registra la contabilizacin del pago

3- Clase de Documento

Clase de documento con que se genera el documento DT

4- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento

AR10

5- Moneda Moneda en la que se registra el documento

ARS

6- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aqu uno diferente.

7- Fecha de Conversin

Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.

1

2

3 4

5 6

8

9

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13

14

7

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8- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta ()

9- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento

10- Cuenta Cuenta contable que representa el medio de cobro de la o las facturas que se cobran (efectivo cuentas de banco entrada, terminadas en 1)

11- Importe Es el importe del pago en la cuenta contable del punto anterior.

12- Cuenta Cdigo del Deudor

13- Clase de cuenta Siempre ser fija D, ya que esto permite seleccionar cuentas de deudores

D

14- Pas. Normales Permite seleccionar documentos de cuenta corriente

Tildado

15- Referencia Se deber colocar siempre una letra determine automticamente el nmero de recibo oficial.

Presionar para ir a las partidas adeudadas por el cliente en cuestin: Aparecer esta pantalla que indica cuntas partidas existen pendientes de cobro para este cliente Antes de proceder a la operatoria se analizarn algunos datos importantes:

Las columnas tienen el siguiente significado:

1 2 3 4 5 6


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Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos

1- Nmero de Documento

Documento interno de SAP


Clase con la que se registra el documento en el sistema


Fecha de emisin del documento

4- Clave de Contabilizacin

Clave con la que se contabiliza la posicin en el documento

5- Das de Demora Das de vencido del documento. Si el signo es negativo significa que an no est vencida la partida.

6- ARS Bruto Importe bruto en ARS (Moneda Local) de la factura o documento a pagar.

Se pueden utilizar todos estos conos para diferentes funcionalidades:

Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la

factura. Para ello, se utilizarn los siguientes pasos:

Paso 1: Marcar todas las partidas:

Paso 2: Desactivar las partidas marcadas: Paso 3: Identificar la o las facturas / documentos a cobrar utilizando las barras de

desplazamiento y los datos de las columnas disponibles. Paso 4: Seleccionar los documentos haciendo doble click sobre las facturas (importe). Si

hay notas de crdito y/o notas de dbito asociadas a esa factura, tambin se marcarn automticamente para ser contempladas en el pago.

Las partidas seleccionadas quedarn en azul. El cuadro de status debe estar en cero para poder contabilizar:

En el men Documento / Simular, se puede visualizar el apunte contable que se

generar por la cobranza:


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Si se quieren corregir datos, se debe presionar Si estuviesemos cobrando en otra moneda diferente a ARS y se desea cambiar la

y seleccionar la opcin deseada en el cuadro de dilogo:

En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el documento.

Se genera el siguiente mensaje del sistema:

Si luego de grabar el mismo, vamos a Documento/Visualizar podremos ver que el campo

referencia se completo con el nmero oficial de recibo, automticamente


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2.2 Emisin de recibos con utilizacin del cliente y con valores (cheques)

Para contabilizar una cobranza con medios de pago considerados no lquidos, se deber

presente documentacin no son taxativos, es decir, esta metodologa podra utilizarse en otros casos que fuesen necesarios con la configuracin correspondiente.

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Deudores / Contabilizacin / Efectos / Pago

Transaccin: F-36


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ARS




8- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta

0001


1- Entrada de pagos Deber estar tildado, indica que es un ingreso de valores= cobro.

Seleccionar

1

2

3 4

5

6

7

8

9

10


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Presionar Tratar partidas Realizaremos el cobro del resto de la factura pagada parcialmente en el caso anterior.


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Seleccionar la factura a cobrar y se puede observar que sin asignar quedn $1500, para

ellos ser necesario presionar el botn para poder cargar las posiciones correspondientes a los valores.



Clave de Contabilizacin Clave con la que se contabiliza la posicin en el documento

09

Cuenta Cuenta del Cliente

Indicador CME Indicador de la Operacin para valores a depositar, en este caso como es florida es 1. Pero cada sucursal deber usar el correspondiente

1


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Presionamos Enter para poder ingresar los datos correspondientes a la posicin de

cheque



1- Importe Importe del efecto

2- Asignacin N del cheque

3- Vence el Fecha de vencimiento

4- Emitido Fecha de emisin

5- Librador A nombre de quien est emitido el cheque (se completa automticamente)

6- Librado Empresa que emiti el cheque (se completa automticamente)

7- Clv. Banco El cdigo que el BCRA otorga a cada entidad financiera

8- Pas banco Cdigo del pas adonde pertenece la sucursal del banco

AR

9- Cuenta bancaria Se cargar el cdigo postal de la sucursal del banco emisor.

10- Nombre del banco Banco de donde le libr el cheque (se completa automticamente)

1

3

4

5

6

2

7 8

9

10


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Presionamos y luego


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En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte y

aparece el siguiente mensaje

Si luego vamos a Documento/Visualizar, y colocamos podremos ver que cuentas contables se estn contabilizando.

2.3 Emisin de recibos sin necesidad de utilizacin de cliente

En el caso de los recupero obra social/recupero compras/ recupero comedor/ otros similares, pero por ejemplo no sea necesario la carga de una factura a un cliente y el cobro sea exclusivamente en efectivo o con transferencia bancaria, se podr cargar directamente contra la cuenta de gastos. La registracin ser de la siguiente manera:

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Libro mayor / Contabilizacin / Registrar documento en cuenta de mayor

Transaccin: FB50


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Clase de documento con que se genera el documento AB


ARS



7- Cuenta Cuenta contable que representa el gasto recuperado

8- Indicador Debe o Haber

Para las cuentas de cobro (6) siempre ingresarn al debe, y para la cuenta de recupero (7) siempre irn al HABER.


10- Centro de costo Para las cuentas de recupero, ser necesario indicar un centro de costos

2.3 Cobranzas del exterior en moneda extranjera

Factura de cliente del exterior carga por el sector de comercio exterior. Importe 100 USD

1

2

3

4

5

6

7

8 9

10


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Transaccin: F-28

Tipo de cambio 4,5 ARS/USD


1

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3 4

5 6

8

9

10

11

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13

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7

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AR10


USD










D


Tildado

15- Referencia

determine automticamente el nmero de recibo oficial.



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6- USD Bruto Importe bruto en USD de la factura o documento a pagar.





1 2 3 4 5

6


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Las partidas seleccionadas quedarn en azul. El cuadro de status debe estar en cero para poder contabilizar:



En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el documento. Se genera el siguiente mensaje del sistema:


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Si luego de grabar el mismo, vamos a Documento/Visualizar podremos ver que el campo referencia se completo con el nmero oficial de recibo, automticamente

Luego cuando ingresen las divisas al banco se debern registrar de la siguiente manera:

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Deudores / Contabilizacin / Efectos / Pago

Transaccin: F-36

Tipo de cambio 5,7 ARS/USD

1

2

3

4

5

6


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Clase de documento con que se genera el documento AB


ARS


6- Traslado con compensacin

Se deber tildar dicho radio button, para poder compensar la cuenta puente de ingreso de divisas utilizada en el recibo

Seleccionar



1- Sociedad Entidad financiera con la que se est trabajando

AR10

2- Cuenta Se deber buscar la cuenta de ingreso de divisas puente, pero primero se deber definir 3-

3- Clase de cuenta Se deber elegir S, que representa las cuentas de mayor

S

4- Pas normales Siempre tildado


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Presionar Tratar partidas

Seleccionar la factura a cobrar y se puede observar que sin asignar quedan $570, para ellos

ser necesario presionar el botn para poder cargar las posiciones correspondientes a la cuenta de banco entrada, donde realmente ingresaron las divisas

Con enter se pasa a la pantalla para colocar los detalles


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Luego con vamos al resumen de documento y de all presionamos Documento/contabilizar

o bien


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2.4 Cobranzas del exterior en moneda local

Factura de cliente del exterior carga por el sector de comercio exterior. Importe 100 USD, tipo de cambio de ese momento 4,5


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Dejo registrado en la solapa de pagos los campos moneda de pago y Importe de pago, con esto fijo el importe en peso que voy a pagar


Transaccin: F-28



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AR10


ARS





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5 6

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D


Tildado

30- Referencia sistema

determine automticamente el nmero de recibo oficial.






1 2 3 4 5 6


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12- ARS Bruto Importe bruto en ARS (Moneda Local) de la factura o documento a pagar.








Las partidas seleccionadas quedarn en azul.




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En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el documento.

2.5 Impresin de recibos con cliente

La impresin es un desarrollo a medida de FV S.A. por lo tanto no se encuentra en el men principal

Transaccin: ZFI_RECIBO


1

2

3

4

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6

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8


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Propuestos

1- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad

AR10

2- N documento Nmero de documento interno que SAP le dio al recibo

3- Ejercicio Ejercicio econmico en el cual est grabado el documento.

4- Fecha de contabilizacin

Fecha en que se registr el recibo.

5- Referencia Nmero oficial del recibo.

6- N de sucursal Punto de venta de donde se emiti el recibo.

7- Clase de documento

Clase de documento del recibo en SAP DT

8- Cliente Cdigo del cliente

Presionar la tecla F8 o . Aparecer el siguiente cuadrito, donde se le indica a qu impresora se mandar la impresin.

Se puede enviar a imprimir directamente, presionando en el icono o primero

visualizar la impresin, presionando el icono .


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2.6 Impresin de recibos sin cliente

Para SAP, aquellos comprobantes en los que no intervenga un cliente, no son considerados recibos al momento de la impresin, por lo cual este tipo de comprobantes representa en el sistema un asiento ms. Para poder imprimirlo lo que debemos hacer es imprimir el asiento.


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Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Deudores / Documento / Visualizar Transaccin: FB03

Se Deber seleccionar el botn de impresora, esto mostrar la siguiente pantalla

Al aceptar el sistema arrojar un mensaje como el siguiente:

Luego debemos ir a Sistema / Ordenes de spool propias


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Una vez all, seleccionamos cul queremos imprimir y volvemos a presionar el icono de impresora.

De esta forma de dar salida por la impresora del asiento seleccionado


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3. Procesos y Operaciones de pagos

3.1 Orden de pago

En el sector de tesorera se realizan varios pagos como ser pagos a accionistas, reposicin de efectivo en caja, pagos de anticipo de sueldo, pago de impuestos, entre otros. En todos los caso, lo que vara generalmente es el proveedor y la cuenta que este tenga asociada por detrs. El proveedor pordra ser un empleado, un accionista, un organismo oficial, etc. Pero en s el funcionamiento de la orden de pago es similar en todos los casos.

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / acreedores / Contabilizacin / Efecto/pago Transaccin: F-40








Clase de documento con que se genera el documento KT


AR10


ARS

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3 4

5 6

7

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10- Opcin a tratar Es siempre una salida de pago

Luego se ingresa la posicin del acreedor




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Cuenta Cuenta del Acreedor

Con un enter se pasa al detalla de dicha posicin


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1- Importe Importe a pagar al acreedor

2- Texto Opcional.

Luego se ingresa la posicin de medio de pago -Si el medio de pago es efectivo o transferencia:




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Cuenta Cuenta de medio de pago efectivo o cuenta de banco salida (terminadas en 2)

Con un enter se pasa a completar los datos de la posicin

1

2


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2- Texto Opcional.

-Si el medio de pago es un valor (cheque)




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Indicador CME Indicador de la Operacin para cheque a pagar, en este caso se

buscar el CME correspondiente al banco que quiera utilizarse.

Si los cheques son de chequera manual, siempre se utilizar el

1

2


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Con un enter se pasa a completar los datos del cheque



1- Importe Importe del cheque

2- Vence el Fecha de vencimiento del cheque que se est entregando

Nota: Si bien en esta pantalla se cargo el importe de cheque y su fecha de vencimiento, el cheque como elemento an no ha sido creado para el sistema, por lo cul luego de cada pago manual, se deber realizar el paso del punto 4.1 para crear el cheque y dejarlo asociado a la orden de pago.

Vamos al resumen de documento con el icono Y luego colocamos Documento/Simular para ver cmo quedar la OP

1

2


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3.2 Orden de pago Sueldos o impuestos

Los sectores de contabilidad e impuestos, debern haber ingresado la deuda en el porveedor correspondiente a sueldos, y todos los conceptos relacionados (tambin creados como proveedores), as como tambin en todos los proveedores relacionados a los impuestos. El procedimiento siempre ser el mismo. Si la deuda ya se encuentra cargada en el proveedor se realiza un pago comn



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AR10


ARS







Luego se ingresa la posicin del acreedor dnde ya est creada la deuda con el botn de

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En el campo cuenta se deber colocar el proveedor, y siempre deber estar tildado Pas Normales, ya que esto significa que se seleccionar los asientos previamente cargados Con Tarta PAS se pasa al detalle de documentos disponibles para pagar


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Luego se ingresa la posicin de medio de pago para ello primero se deber oprimir el icono de

resumen de documento. -Si el medio de pago es efectivo o transferencia:




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Con un enter se pasa a completar los datos de la posicin. Sin embargo, generalmente los sueldos as como los impuestos suelen pagarse con cheques por lo tango se deber ingresar una posicin de cheque




29






2


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1

2


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aparece el siguiente mensaje En caso de que an contabilidad no haya cargado la deuda en dichos proveedores, lo que se deber hacer es sacar un pago a cuenta para que luego contabilidad al cargar la deuda lo compense.



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Propuestos








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ARS







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4- Texto Opcional.

Luego se ingresa la posicin de medio de pago Si el medio de pago es un valor (cheque)

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3.3 Impresin de Orden de pago

Transaccin: ZFI_IMPLEG


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1- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad AR10

2- N de documento Rango de Documentos internos de SAP que se quieren imprimir

3- Fecha de

contabilizacin

Fechas entre las cuales se generaron las rdenes de pago

4- Ejercicio El ao del ejercicio econmico cuando se contabiliz la factura.

5- Imprimir Legajo Se debe tildar para imprimir el legajo.

6- Seleccin impresora

legajo

Impresora que imprime el legajo de pago.

Presionar el icono

1

2

3

4

5

6


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Se pueden previsualizar los documentos por medio del cono o

imprimirlos directamente por medio del cono .


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4. Rendicin de gastos

4.1 Rendicin de gasto con anticipo

Para la gestin de Anticipos a Acreedores se podrn utilizar las siguientes operaciones: Solicitud de anticipo Es un paso opcional

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Anticipos

/ Solicitud de Anticipo

Transaccin: F-47

Una solicitud de anticipo es un apunte estadstico que se registra en el sistema y en la cuenta corriente del proveedor para marcar que ser generado un anticipo. Es un apunte estadstico, es decir, no se genera una contabilizacin. Esta operacin es opcional.


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Se deben cargar los siguientes campos:



1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento

2- Fecha de

Contabilizacin

Fecha en que se registra el documento

3- Clase de Documento Clase de documento con que se genera el apunte estadstico KA

4- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10

5- Moneda Moneda en la que se registra el documento ARS/USD

6- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta


8- Cuenta Cdigo del Acreedor/Empleado/ persona que solicite el anticipo

9- Indicador CME Indicador de la Operacin para el Anticipo. E

Presionar o bien dar Enter para pasar a la siguiente pantalla:

1

2

3

6

4

5

7

8

9


Mdulos: FI -TR



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Simplemente completar el importe del futuro anticipo y su fecha de vencimiento. Recordar que slo se trata de una solicitud de anticipo (apunte estadstico) y no del anticipo en s.

Si el anticipo debe emitirse sin retenciones presionar ENTER o el icono para continuar.

Presionamos para continuar.

En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte.

Se genera el siguiente mensaje del sistema: Si vamos a Documento /Visualizar, veremos que en realidad el CME que registra es el F Solicitud de anticipo, a pesa de que nosotros tengamos que utilizar para la creacin del mismo el CME E.


Mdulos: FI -TR



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Ingreso de anticipo

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Anticipos

/ Anticipo

Transaccin: F-48

Con esta transaccin se puede contabilizar el anticipo entregado al empleado u otro, asociado o no a una solicitud de anticipo. Si se gener un apunte estadstico (solicitud de anticipo) con esta transaccin quedara compensado. Se deben cargar los siguientes campos:


Mdulos: FI -TR



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Nombre del Campo Significado Valores Propuesto

s 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento

2- Fecha de

Contabilizacin


3- Perodo Perodo en que se genera la contabilizacin

4- Clase de Documento Clase de documento con que se genera esta contabilizacin. KT

5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10



8- Fecha de Conversin Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.

1

2 3

4 5

6 7

8

9 10

11 12

13

14


Mdulos: FI -TR



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s 9- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta


11- Cuenta Cdigo del Acreedor/empleado u otro

12- Indicador CME Indicador de la Operacin para el Anticipo. Colocar siempre A. E

13- Cuenta Se coloca la cuenta contable correspondiente al pago del anticipo, puede ser una cuenta de banco salida (terminadas en 2) si es una transferencia, o bien si es un pago en efvo, podr colocarse la cuenta de efectivo directamente.

14- Importe Importe del Anticipo

Si se cargo solicitud de anticipo previamente, entonces los pasos a seguir son los siguientes:

Presionar y cargar hacer doble click sobre el correspondiente al importe del anticipo a pagar.

Y presionar


Mdulos: FI -TR



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El N de tienda es un campo OBLIGATORIO, si no lo completamos dar error al intentar grabar. Se graba el documento y el sistema nos da el siguiente mensaje:

Si no se haba cargado anteriormente una solicitud de anticipo previamente, se debe

presionar: y cargar el dato correspondiente al importe del anticipo.


Mdulos: FI -TR



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Con el icono de resumen de documento se ver el asiento

Presionamos para continuar.

El N de tienda es un campo OBLIGATORIO, si no lo completamos dar error al intentar grabar. Se graba el documento y el sistema nos da el siguiente mensaje:


Mdulos: FI -TR



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El empleado luego traer la rendicin que nos har cargar en el sistema los comprobantes correspondientes a la misma Contabilizacin de gastos: Ingreso de comprobantes con IVA El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente.

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Factura

Transaccin: FB60

El significado de cada uno de los campos se expone a continuacin:


1- Acreedor Cdigo que identifica al Acreedor en la sociedad

1

2

3

4

5

6 7 8

9

10


Mdulos: FI -TR



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2- Fecha de Factura Fecha que figurar como emisin de la factura.

3- Fecha de

Contabilizacin

Fecha en que se registra la factura en la contabilidad. Es la fecha para el IVA compras.

4- Referencia Se deben ingresar los 13 dgitos correspondientes a: - Punto de venta (4 caracteres) - Carcter de Impresin: (1 carcter La letra de la FC) - Nmero de Factura: (8 caracteres)

5- Clase de Documento Indicar qu tipo de comprobante se est emitiendo. Sirve para diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones contabilizadas.

6- Importe Importe Total de la factura (Importe luego de impuestos)

7- Moneda Moneda de la factura

8- Calc. Impuesto Indica que los impuestos se calcularn automticamente.

9- Texto Opcional

10- Nmero de Tienda Indica cual ser el Punto de Venta desde el cual se emitir el pago (para numeracin de certificados)

0001

A la derecha de la pantalla se visualizan los datos generales del Acreedor que est involucrado.

Con el icono se puede visualizar la cuenta corriente del Acreedor, y con

el icono se pueden visualizar los datos maestros del mismo. Tambin aparece un cuadro con el saldo y un indicador de status:

En este caso el saldo Acreedor indica que slo se ha cargado una posicin (la posicin del Acreedor). Faltara cargar la posicin del gasto, lo cual equiparara el saldo. Para que la factura se contabilice el saldo debe ser cero. El status en rojo est indicando que la factura an no puede ser contabilizada. Luego se debern generar las posiciones correspondientes a la factura:


Mdulos: FI -TR



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1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto que se est facturando

F4

2- Importe en Moneda

del Documento

Es el importe bruto (en la moneda de la transaccin) de cada una de las posiciones de la factura


Local

Es el importe bruto del punto anterior traducido a moneda local

4- Indicador de

Impuestos

Corresponde al indicador de IVA y percepciones que se debe verificar en cada una de las posiciones

F4

5- Centro de Costo Corresponde al Centro de Costo al cual debe ser imputado el gasto

F4

Vista


1 2 3 4

5

1

2

3

4


Mdulos: FI -TR



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1- Fecha Base La fecha base es aquella a partir de la cual se calcula la fecha en que el importe de la factura resulta exigible

2- Fecha de

Vencimiento

Fecha de vencimiento de la factura

3- Condicin de pago Condicin de pago de la factura

4- Bloqueo de pago Justificacin que impedir el pago.

Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura est lista para ser contabilizada:

Se debe presionar el icono y de esta forma se puede visualizar el asiento que se generar:

El primer recuadro corresponde a la Cabecera de documento, con datos como fecha de documento, sociedad, perodo, etc. Son datos comunes para todas las posiciones del documento. El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos especficos por cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas.

La posicin de impuesto fue calculada automticamente en funcin de los importes e indicador de impuestos que se coloc anteriormente en cada posicin.

Para grabar y contabilizar el documento se puede presionar . En este mismo momento el sistema solicita el nmero de CAI o CAE:


Mdulos: FI -TR



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Al grabar se genera el siguiente mensaje:

Si el asiento no es correcto y se desea modificar alguna posicin, se debe presionar

y de esta forma se vuelve a la pantalla anterior. Aparecer el siguiente mensaje que indicar que las posiciones de impuestos se restaurarn y volvern a ser calculadas posteriormente:

Si se desea modificar alguna de las posiciones existentes, o bien realizar actualizaciones, se debern utilizar los siguientes conos:

Las funcionalidades son las siguientes, de izquierda a derecha:

1- Detalle de Posicin 2- Marcar Todo 3- Marcar Bloque 4- Desmarcar Todo 5- Insertar Lnea 6- Aadir Lneas 7- Borrar Lnea 8- Copiar Lneas 9- Copiar Campos 10- Clasificacin Ascendente 11- Clasificacin Descendente

Nota: el asiento generado se podr visualizar o consultar en cualquier momento. Para ms detalle ver el apartado correspondiente a Modificacin / Visualizacin de Documentos.


Mdulos: FI -TR



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Ingreso de comprobantes SIN IVA El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente.

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Factura

Transaccin: FB60



1- Acreedor Cdigo que identifica al Acreedor en la sociedad

2- Fecha de Factura Fecha que figurar como emisin de la factura.

3- Fecha de

Contabilizacin

Fecha en que se registra la factura en la contabilidad.

4- Referencia Se deben ingresar los 13 dgitos correspondientes a: - Punto de venta (4 caracteres) - Carcter de Impresin: (1 carcter La letra de la FC) - Nmero de Factura: (8 caracteres)

5- Clase de Documento Indicar qu tipo de comprobante se est emitiendo. Sirve para diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones contabilizadas.

KA

1

2

3

4

5

6 7 8

9

10


Mdulos: FI -TR



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6- Importe Importe Total de la factura (Importe luego de impuestos)

7- Moneda Moneda de la factura

8- Calc. Impuesto Indica que los impuestos se calcularn automticamente.

9- Texto Opcional

10- Nmero de

Tienda

Indica cual ser el Punto de Venta desde el cual se emitir el pago (para numeracin de certificados)

0001

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10


Mdulos: FI -TR



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1- Nombre Nombre o Razn Social del Acreedor / Proveedor / Empleado / ETC.

2- Calle Incluye calle, numeracin, piso, departamento.

3- Cdigo Postal Con la codificacin correspondiente de cada pas

4- Poblacin Localidad Obligatorio

5- Pas Pas del Acreedor, segn codificacin SAP.

6- Regin Regin del pas, segn codificacin SAP.

7- Nmero de

Identificacin Fiscal

CUIT / CUIL / NIF / NIT / RIF / RUT / DNI / CI / Pasaporte o similar.

8- Tipo de NIF Codificacin que indica qu tipo de dato es el ingresado en el campo

80 (Cuit) 95 (DNI)

9- Clase de Impuesto Codificacin que indica la condicin impositiva (responsable, no responsable, exento, etc.) del Acreedor.

F4 (01 RI // 05 consumidor final)

10- Persona Fsica Indicador que debe marcarse en caso de que el Acreedor sea una persona fsica

Luego de cargar los datos del proveedor se debern generar las posiciones correspondientes a la factura:



1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto que se est facturando

2- Texto Breve Se detalla el nombre de la cuenta contable

3- D/H Se marca si es una posicin de Debe o de Haber Debe


del Documento

Es el importe bruto (en la moneda de la transaccin) de cada una de las posiciones de la factura. Si se completa con * automticamente copia el importe ingresado en la cabecera del documento.

5- Centro de Costo Corresponde al Centro de Costo al cual debe ser imputado el gasto

Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura est lista para ser contabilizada:

3 2 1 4 5


Mdulos: FI -TR



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Se debe presionar el icono y de esta forma se puede visualizar el asiento que se generar:

El primer recuadro corresponde a la Cabecera de documento, con datos como fecha de documento, sociedad, perodo, etc. Son todos datos comunes para todas las posiciones del documento. El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos especficos por cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas. La posicin de impuesto fue calculada automticamente en funcin de los importes e indicador de impuestos que se coloc anteriormente en cada posicin.

Para grabar y contabilizar el documento se puede presionar .

Al grabar se genera el siguiente mensaje:

Compensacin de los gastos con el anticipo: Hasta el momento se le dio al empleado un anticipo por $1000 y luego se ingreso una factura con IVA por $300 en total, y luego una factura sin IVA por $500 en total. La compensacin con el acreedor se realiza de la misma manera

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / otros/

con compensacin

Transaccin: F-51


Mdulos: FI -TR



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s 1- Fecha de

Documento


1- Fecha de

Contabilizacin


2- Clase de doc Clase de documento con que se genera esta contabilizacin ZV

3- Traslado con

compensacin

Deber estar tildado para que las partidas queden aplicadas y compensadas.

1

2

3

4


Mdulos: FI -TR



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En esta pantalla se elige el acreedor de la primera factura cargada, siempre deber estar tildado PAS NORMALES


Mdulos: FI -TR



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Se deber seleccionar con doble click la partida a compensar con el anticipo. Con el icono de

se volver a la pantalla inicial, donde se deber volver a presionar el botn de

Esta vez seleccionaremos el proveedor donde cargamos la segunda factura, en este caso era la factura sin IVA.


Mdulos: FI -TR



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Una vez que ingresamos tambin debemos seleccionar la partida a pagar, haciendo doble click sobre ella.


Mdulos: FI -TR



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Si vemos el recuadro anterior, notamos que dice sin asignar 800$, que perteneces 300$ a la primer factura seleccionada y $500 a la factura que estamos seleccionando en este momento.

Luego debemos hacer lo mismo que antes, con el icono de se volver a la pantalla inicial, donde se deber volver a presionar el botn de


Mdulos: FI -TR



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En esta seleccin colocaremos al empleado, para poder elegir el anticipo, NO se deber tildar el casillero de PAS NORMALES, y por otro lado en el campo Indicador CME se deber usar el que se utiliz en el ingreso de anticipo (no el de solicitud), en este caso fue el CME= E


Mdulos: FI -TR



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Aqu se seleccion el anticipo, pero como el mismo era por $1000 y slo se utiliz $800, debo moverme a la solapa de pago parcial para poder ingresar un importe parcial. En el recuadro inferior puede verse que todo qued saldado correctamente. Si vamos a Documento/Simular, podremos ver el asiento que se va a generar antes de grabarlo


Mdulos: FI -TR



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Si presionamos el

Se generar el siguiente mensaje: Luego debo hacer el reintegro de los 200$ que an tiene el empleado en su posicin


Mdulos: FI -TR



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s 2- Fecha de

Documento


4- Fecha de

Contabilizacin


5- Clase de doc Clase de documento con que se genera esta contabilizacin ZV

6- Traslado con

compensacin

Deber estar tildado para que las partidas queden aplicadas y compensadas.

4

1

2

3


Mdulos: FI -TR



Pgina 83 de 125

En esta seleccin colocaremos al empleado, para poder elegir el anticipo, NO se deber tildar el casillero de PAS NORMALES, y por otro lado en el campo Indicador CME se deber usar el que se utiliz en el ingreso de anticipo (no el de solicitud), en este caso fue el CME= E


Mdulos: FI -TR



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Aqu se seleccion el anticipo, pero como el mismo era por $1000 y slo se utiliz $800, debo moverme a la solapa de pago parcial para poder ingresar el importe restante que ser devuelto, en este caso $200.

Luego voy al icono , para volver a la pantalla inicial


Mdulos: FI -TR



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40

Cuenta Cuenta de medio de cobra, efectivo/o cuenta de banco (terminada en 1)

Con Enter se pasa a completar los datos de la posicin de efectivo


Mdulos: FI -TR



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Notes que el importe es el resto del anticipo que est siendo devuelto por el empleado. Si vamos a documento/simular podremos ver el asiento que se va a generar

Con el icono de y se generar el siguiente mensaje


Mdulos: FI -TR



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Si miramos la cuenta corriente del empleado veremos que qued totalmente compensada

4.2 Rendicin de gasto sin anticipo

El empleado en este caso traer la rendicin de gasto con los comprobantes correspondientes, debern cargarse las facturas en el proveedores correspondiente o bien un proveedor eventual segn cada caso. Lo primero que se hace con la rendicin en mano es realizarle el pago a cuenta al proveedor/empleado. El cul, luego se debern compensar dichas facturas.

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / acreedores / Contabilizacin / Efecto/pago

Transaccin: F-40


Mdulos: FI -TR



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AR10


ARS








1

2

3 4

5 6

7

8

9

10


Mdulos: FI -TR



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25

Cuenta Cuenta del Acreedor/empleado





6- Texto Opcional.

Luego se ingresa la posicin de medio de pago -Si el medio de pago es efectivo o transferencia:

1

2


Mdulos: FI -TR



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40


Con un enter se pasa a completar los datos de la posicin




4- Texto Opcional.

1

2


Mdulos: FI -TR



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aparece el siguiente mensaje Luego se cargarn los comprobantes que trabajo el empleado en la rendicin

- Primer documento por $2000 con IVA - Segundo documento por $500 conIVA


Mdulos: FI -TR



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Luego debemos compensar pago a cuenta hecho al empleado contra ambas facturas el procedimiento de compensacin es similar al anterior pero en este caso no se utilizan CME La compensacin con el acreedor se realiza de la misma manera

Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / otros/

con compensacin

Transaccin: F-51

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