manual gesti n de contratos v 3

8/20/2019 Manual Gesti n de Contratos v 3

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Año 2013


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Indice


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7.1 Consideraciones de la Aplicación


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La Dirección ChileCompra pone a disposición de los usuarios de la plataforma de licitaciones www.merca-

dopublico.cl la Aplicación de Gestión de Contratos, con el objetivo de entregar una nueva herramienta que

contribuye a la modernización del Estado al aumentar en forma exponencial los niveles de transparencia y

eficiencia en las compras públicas. Gracias a esta aplicación, la ciudadanía y los proveedores pueden accedera todos los contratos asociados a procesos de compra, conocer su seguimiento y qué sucede en caso de existi

contratos conexos, por ejemplo.

Beneficia asimismo a los 850 organismos públicos que operan en el mercado público, al poder contar los fun-

cionarios con un sistema en línea que les permite gestionar sus contratos, realizar seguimiento y control de

los contratos que se encuentran en ejecución, llevar un registro detallado y actualizado de la información

relevante para la vida de un contrato, como fechas de vencimiento, boletas de garantía, hitos de pagos, multas

entre otros.

El ciclo de compras en el mercado público, que concluye actualmente en la adjudicación y generación de laorden de compra, se extiende ahora hasta la incorporación del contrato y toda su gestión posterior, que incluye

pagos, manejo de garantía, aplicación de sanciones, recepciones conforme, entre otras gestiones.

Esta aplicación surgió producto de un diagnóstico realizado el año 2010, en el cual se evidenció la falta de

herramientas de gestión asociadas a contratos en los organismos públicos, y la necesidad de incorporar nuevas

funcionalidades que permitieran centralizar y compartir la información, como asimismo, agilizar la gestión de

contratos, desde la firma hasta el cierre y finalización del contrato.

Una vez que un contrato se encuentre aprobado por resolución o decreto, según corresponda, el administrado

de dicho contrato deberá elaborar una Ficha de Contrato, con toda la información básica del mismo, la que

posteriormente será gestionada, actualizada y publicada en www.mercadopublico.cl para quedar a disposición

de cualquier interesado.

Dentro de las funcionalidades que permite esta nueva aplicación, se encuentran: la generación de una ficha en

www.mercadopublico.cl; la configuración de alertas para vigencias, pagos y garantías; el registro de los hechos

relevantes de los contratos; facilitando a las entidades los procesos de administración, coordinación y/o super-

visión de cada uno de sus contratos, entre otros.

El uso adecuado de esta aplicación requiere de un proceso de capacitación y el acompañamiento de un manuaque permita acceder en forma rápida a los procedimientos para la realización de ciertas tareas claves en la

gestión de contratos. El objetivo de este manual es graficar la secuencia de pasos que permitan realizar dicha

gestión, por lo cual le invitamos a leer atentamente este documento, como asimismo, conservarlo como ma-

terial de consulta y referencia futura.

1. Introducción


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2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos

La aplicación trabaja en dos ambientes diferentes:

Los siguientes diagramas muestran el Ciclo de Trabajo para Gestionar las Fichas de Contratos. El primer Dia-

grama muestra el caso de la Creación de una Ficha de Contrato por primera vez y el segundo Diagrama muestra

el ciclo de trabajo requerido para actualizar una Ficha de Contrato, una vez que ésta ya ha sido creada.

Creación de Ficha de Contrato

Creación de Ficha de Contrato

Trabajos On LineGeneración de la ficha delcontrato se realiza enambiente web.

Trabajos Off LineGestión de la ficha decontrato se realiza en elcomputador del usuario.


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Para ver en detalle los pasos a seguir para Crear una Ficha de Contrato, consultar los puntos 4.1 a 4.3 de este

Manual. Para ver los pasos a seguir para completar o actualizar la información de una Ficha de Contrato, con-

sultar los puntos 5.4 al 5.11 del presente Manual.

Y define dos nuevos roles:

1) Administrador de Contrato:

Crea el encabezado de la ficha de contrato. Gestiona en ambiente off line la información contenida en la ficha

de contrato. Sube la ficha a Mercado Público y la deja en estado Por Publicar.

2) Supervisor de Contrato:

Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato en la aplicación off-line y publica los

cambios realizados en Mercado Público.

El presente manual contiene la información necesaria para el correcto manejo de la aplicación, y así desarro-

llar la gestión de contratos con un estándar único en todos los organismos públicos.

Estos roles pueden ser asignados a usuarios existentes enMercado Público, o a nuevos usuarios, decisión que quedaráa cargo de cada organismo comprador.

Observe

BeneficiosUtilizando la aplicación de gestión de contratos usted podrá obtener los siguientes beneficios:

• Contar con una ficha de contrato, que tendrá toda la información asociada a la licitación, a la oferta adjudi-cada y su correspondiente contrato.

• Contar con un sistema de alertas para recordar plazos de contratos vencidos, renovaciones de estos y

vencimiento de pagos.

• Llevar un registro organizado de las garantías de fiel cumplimento, de postventa, de obra, etc entregadaspor cada uno de sus proveedores.

• Saber oportunamente, si es necesario imponer sanciones o término anticipado a un contrato.

• Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente.

• Consultar aspectos específicos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando.

• Registrar los registros de programación y el pago a los proveedores.


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3. Iconografía de Navegación

Estos íconos indican si el contratose encuentra vigente (verde), porvencer (amarillo), vencido (rojo),según su fecha de finalización, ofinalizado (rojo x), si fue terminadoanticipadamente.

La configuración de estas alarmas se rea-liza en la opción Contratos / Configuraciónde Alerta de Contratos del menú superiorde su escritorio.

Este ícono permite realizar la des-carga de la ficha de contrato en sucomputador personal.

Si el cursor está activo respecto de esteícono, ello significa que podrá ser descar-gado a su computador personal y se abriráuna ventana donde solicita al usuario se-leccionar la ruta donde guardará la infor-mación.Si el cursor está inactivo, ello indica que la

ficha está siendo utilizada por otro usua-rio y por lo tanto no podrá realizar ningunaacción al respecto.

Este ícono permite subir la ficha de contrato en su computador personal.

Este ícono permite visualizar la ficha de un contrato y su gestión.

Permite generar el contrato conexo asociado a un contrato.

Recuerde que si el cursor está activo (el puntero del mouse toma la imagen de una mano) respecto de cada uno

de estos íconos, usted podrá realizar las acciones correspondientes.


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Acciones Adicionales

El usuario con el rol de “Supervisor de contratos” podrá realizar las siguientes acciones:

Publicar es la acción que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos sean

visibles desde el ambiente público por todos los ciudadanos. El ícono sólo es visible parael usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tener el rol de administra-

dor y de supervisor de contratos.

Generar es la acción que permite crear una ficha de contrato a partir de una licitación

adjudicada y su respectivo contrato. El ícono es visible para el usuario que cuente con ro

Administrador y Supervisor de contratos.

Buscar es la acción que permite llamar al buscador de fichas de contrato, ya sea el bus-

cador directo o el buscador avanzado.

Liberar es la acción que permite recuperar una ficha que fue descargada a el computa-

dor del usuario y que por algún motivo no se ha vuelto a subir a www.mercadopublico.cl

Abrir/Editar es la acción que permite habilitar la acción de Editar una ficha que está

publicada y que por algún motivo (ingresar nuevos datos, corregir un error u omisión,)

necesita editarse. Con este paso se habilita el ícono de edición en su escritorio.


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RecuerdePara ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, deberealizarlo mediante la opción “Subir”

Es conveniente esperar unos minutos para realizar el actode publicar por parte de un usuario supervisor. De estamanera se asegura que el proceso sea el correcto y quela información actualizada pueda visualizarse.

Panel de accines:

Rol Administrador

El administrador puede acceder a tres opciones de menú:

• Buscar Ficha de Contrato

• Generar Ficha de Contrato

• Configurar Alarmas

y al siguiente panel de opciones:


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Rol Supervisor

El Supervisor puede acceder a cuatro opciones de menú:

• Buscar Ficha de Contrato

• Generar Ficha de Contrato• Configurar Alarmas

• Publicar Ficha de Contrato

y al siguiente panel de opciones:


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4. Aplicación de Gestión de Contratos (on line)

Cuando ingrese a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y clave, podrá ver la nueva opción de menú

de contrato en su escritorio.

Menú Supervisor:

Menú Administrador:


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Una vez adjudicada la licitación, la aplicación de gestión de contratos permite generar la ficha de contratos de

manera automática y transparente al usuario, heredando los datos de la adjudicación (la cual contiene datos

de la licitación y de las(s) oferta(s)). En el caso de existir más de una oferta adjudicada, se generarán tantas

opciones como ofertas adjudicadas haya.

ImportanteLa aplicación de contrato sólo permite la gestión de contratos generados a través de la platafor-ma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emitauna orden de compra.

El usuario debe tener asignado el rol de Administrador de Contrato y/o Supervisor de Contrato.

Una vez ingresado al escritorio de www.mercadopublico.cl el usuario podrá encontrar en su menú principal la

opción Contratos que, al presionarla, desplegará para el rol de Administrador las sub-opciones: Buscar Ficha

de Contrato, Generar Ficha de Contrato y Configurar alarmas.

Para el rol de Supervisor se desplegarán las sub-opciones: Buscar Ficha de Contrato, Generar Ficha de Contra-

to, Publicar Ficha de Contrato y Configurar alarmas.

Vista del menú correspondiente a un usuario con rol Supervisor.

Contratos

Publicar Ficha de Contrato

Generar Ficha de Contrato

Buscar Ficha de Contratos


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4.1 Generación de Ficha de Contrato

a) Si proviene desde una licitación, se debe crear la ficha de contrato desde el ID de la licitación. Luego se debepresionar el botón Buscar el cual nos redirigirá a una nueva página, en donde se deben seleccionar él o los ítems

adjudicados por proveedor para la generación del contrato. Ver “Buscar Fichas de Contrato”.

b) Si proviene desde una orden de compra, se debe ingresar el ID de la orden de compra en el buscador avan-

zado:

Buscar


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El resultado de la búsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera:

Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el ícono Editar para

acceder a la página que permite completar los datos básicos.

2142-10-CM11

Buscar

VIGENTE


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4.2 Buscar Ítems Adjudicados

A esta pantalla se accede cuando una licitación tiene adjudicaciones múltiples.

La aplicación genera la posibilidad de crear fichas para todas las ofertas. Es el usuario el que define cuál o

cuáles son las ofertas sobre las que realizará ficha de contrato, ajustándose siempre a lo especificado en e

contrato escrito. A continuación se muestra un ejemplo de una búsqueda por Rut de un Proveedor en un caso

como el ya mencionado:

Al realizar la búsqueda se debe seleccionar el o los ítems de la licitación adjudicada, correspondiente al pro-

veedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato.

En el caso de ser varios los ítems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botón Generar Con-

trato, la aplicación muestra el siguiente mensaje:

Rut Proveedor


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4.3 Completitud de la Ficha de Contrato

A continuación se procede a ingresar la información básica necesaria para crear la ficha del contrato mediante

el siguiente formulario:

Primer Paso: Generación del encabezado de la ficha del contrato.


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Es importante señalar que:

Los números de pagos, se refiere a la cantidad de cuotas que se pagarán, de acuerdo a lo especificado en e

contrato escrito.

La garantía, se refiere a la cantidad de garantías que solicita el contrato, pudiendo ser de fiel cumplimiento

de postventa, seguros, otros. El número a ingresar siempre es el número “1”. En caso de no tener asociada una

garantía (porque la contratación es menor a 1000 UTM o porque la adquisición es de sencillo cumplimiento

también se ingresa el nro “1”).

Las “Cláusulas” se deben seleccionar en esta pantalla en base al contrato escrito que se está gestionando, pues

esas características se heredarán como funcionalidades en la ficha de contrato que se descargue al computa-

dor personal del administrador del contrato. Por ejemplo, si se selecciona la cláusula “Tiene Cláusula de Reno-

vación”, se podrá realizar esta operación; de lo contrario aparecerá bloqueada dicha opción en el Editor off line

Similar situación sucederá con el término anticipado y con la modificación de contrato.

Segundo Paso: Adjuntar Anexos. En esta etapa se facilita adjuntar los documentos que respaldan la creación

del contrato. Por ejemplo el contrato en formato digital, la resolución aprobatoria del contrato en formato di-

gital, planos, diseños, cartas de manejo temporal de los proyectos, otros.


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Tercer Paso: Antecedentes del Contrato. Es la última etapa y final donde el usuario debe ingresar el objeto de

contrato y la información asociada a los firmantes relacionados a éste, es decir: Nombre, R.U.T (se valida el RUT)

cargo y email. Cabe destacar que no puede haber más de dos firmantes por proveedor o por organismo público

Previsualizar Guardar y Descargar


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Al completar esta etapa del formulario el usuario, puede previsualizar la información ingresada, esta acción es

recomendable para validarla. También puede Guardar y Descargar la ficha en su computador. Son acciones son

independientes.

4.4 Gestión de Ficha de Contratos

4.4.1 Búsqueda de Ficha de Contrato

Desde el buscador de su escritorio en www.mercadopublico.cl, podrá buscar las fichas de los contratos gene-

rados por su institución.

4.4.2 Descarga de ficha de contrato

Para descargar la ficha de contrato desde www.mercadopublico.cl se debe:

• Si está en estado Guardado, buscarla y editarla desde el panel de acciones (tenga en cuenta su rol).

• o bien, si está en estado Publicado, hay que accionar el ícono Abrir/Editar y después descargar la ficha

seleccionando el ícono de la flecha roja (tenga en cuenta su rol).

VIGENTE


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Finalmente visualizará la siguiente pantalla indicándole que la descarga puede tomar algunos minutos.

Luego se mostrará una ventana indicándole que se DEBE GUARDAR la Ficha de Contrato, es recomendable

que se almacene en C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0, esta

dirección es la que sugiere la instalación del Editor.


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Para almacenar la Ficha de Contrato seleccione la opción Guardar como. Debe almacenarla en Disco

C:\Mercado Publico\Software de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0

La pantalla que muestra la opción de Guardar como, la misma puede ser diferente para cada organismo, depen-

diendo de los mecanismos de seguridad de la Organización.

Usted puede seleccionar Guardar archivo o Guardar como, para guardar la ficha seleccionada en su computadorTenga en cuenta que siempre es el usuario el que debe indicarle a la aplicación el lugar específico de alma-cenamiento para tener el control de dónde aloja la ficha de contrato al descargarla y darle esta información ala aplicación. De esta manera la aplicación cambiará el estado de la ficha de Guardada a Descargada.


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Una vez que haya guardado la ficha, la aplicación le consultará si descargó la ficha en su computador, en caso

de que Usted presionó Sí, debe presionar en el Botón Seguir, la aplicación le dará un mensaje similar a este:


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Subir Ficha de Contrato

Si presionó NO, la aplicación NO CAMBIA EL ESTADO DE LA FICHA, permaneciendo en estado Guardada, en-

tonces Usted puede volver a descargarla repitiendo el ciclo de búsqueda de la ficha y Editando o Descargando

En caso de que Usted presione la opción No y luego presiona en el botón Seguir la aplicación le dará un

mensaje de similar a este:

4.4.3 Pantalla de subida de Ficha de Contratos

Para subir la Ficha de Contrato desde el computador, busque la ficha y mediante la acción del ícono Subir ficha

se llega a esta página. Desde el botón Examinar, seleccione la ficha en la carpeta C:\Mercado Publico\Software

de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0 o donde usted almacene las fichas. Posteriormente pre -

sione el botón Subir Ficha de Contrato.


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Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicación devuelve este mensaje:

Una vez realizado este paso, la ficha quedará en estado “Por Publicar”, por lo cual será necesario que el Super-

visor ingrese a la aplicación con su clave para revisar la ficha de contrato y si toda la información está correcta

proceder a la publicación de la ficha actualizada en www.mercadopublico.cl

4.4.4 Visualización de la Ficha de Contrato

La información básica extraída de la adjudicación, más la información completada por el usuario y la informa-

ción periódica de la gestión se muestran en la ficha siguiente (siguiente página):


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Nota: esta configura-ción se aplicará a todoslos contratos queadministra, no pudien-do realizar una configu-ración particular paracada ficha de contrato.

4.4.5 Configuración de Alerta de Contratos

El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantías, vencimientos de contratos e hitos

de pago.

En cada casilla se deberá indicar el N° de días corridos previos a los respectivos vencimientos, en que el usuario

desea que la aplicación active la alarma para avisar de que próximamente se cumplirá: la vigencia del contrato

de la garantía o la fecha de los pagos, según sea el caso.

4.4.6 Contrato Conexo

Un contrato conexo es un contrato que nace a partir de un contrato existente.

Los contratos que están vinculados entre sí por haber sido celebrados en cumplimiento de una misma finalidad

para el Servicio, y en el cual aquél que es conexo sólo puede ser entendido en su sentido y alcance a partir de

la existencia del contrato principal.

Si usted desea efectuar la ficha de un contrato conexo debe ingresar al buscador de fichas de contrato y rea-

lizar la búsqueda de la ficha del contrato relacionado. Debe entonces seleccionar el icono, y accederá a la

siguiente pantalla.


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POR PUBLICAR

Presione el botón “Agregar” y se desplegará un formulario para ingresar la información asociada a la ficha de

contrato conexo, siguiendo los mismos pasos realizados con la ficha de contrato original

4.4.7 Pantalla para la Publicación de Ficha de Contratos

Una vez que el Administrador de Contrato ha subido la Ficha de Contrato con las actualizaciones realizadas, e

usuario con el perfil “Supervisor” puede realizar la publicación de una Ficha de Contratos. La Ficha de Contratos

adquiere el nuevo estado “por publicar”.

Agregar


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BUSCAR

Para publicar una ficha de contrato, primero hay que verificar que esté en estado Por Publicar y luego realizar

los siguientes pasos:

1. Ingresar a la opción Publicar Ficha de Contrato del menú Contrato, opción que tienen los usuarios con rol

“Supervisor”.

2. Buscar la ficha tanto por búsqueda rápida ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingresan-

do el ID Licitación, ID Orden de Compra, RUT del proveedor o rango de fechas de vigencia del contrato.

3. Presionar Buscar.

Se despliega la ficha de contrato en el caso de la búsqueda directa o la lista de varias fichas de contrato en e

caso de la búsqueda avanzada.

Hay que tener en cuenta que existe una demora de tiempo en la actualización de la información de la ficha de

contrato desde que se sube a Mercado Público hasta que se refleja en el portal. La actualización de la infor-

mación y el estado Publicado funcionan de manera independiente, es decir, una ficha puede estar publicada y

no mostrar las actualizaciones y viceversa. Pero para que la información sea vista públicamente, es decir vista

ciudadana la ficha de contrato debe estar en estado PUBLICADA.


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Publicar

El usuario Supervisor puede verificar antes de publicar si las actualizaciones son correctas, revisando la ficha de

contrato (seleccionar el link del ID ficha de contrato). Si está de acuerdo, selecciona la ficha y se publica.

En este ejemplo, el supervisor verifica a través de la ficha si las actualizaciones realizadas por el usuario admi-

nistrador son pertinentes:


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VIGENTE PUBLICADO

Publicado

VIGENTE PUBLICADO

Publicado

Si el Supervisor está de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la ficha, presiona el botón “Publicar” y de

esta manera la Ficha de Gestión de Contratos cambia su estado publicado.

Las fichas de contrato una vez publicadas quedan disponibles para ser visualizadaspor toda la ciudadanía a través de www.mercadopublico.cl.

Importante

Desde la opción contratos-buscar la ficha se visualiza así:


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4.4.8 Búsqueda Pública de Fichas de Contratos - Vista Ciudadana

Una vez que las fichas de contrato se encuentran publicadas en www.mercadopublico.cl queda disponible para

que cualquier persona en cualquier lugar del mundo pueda acceder a la información. Para esto, se debe accede

al sitio web www.mercadopublico.cl y seleccionar en su portada la opción: “Ir a Buscar Contratos”:

Luego, se puede hacer la búsqueda de Fichas de Contratos por:

•ID de Ficha de Contrato

•Comprador

•Proveedor

•Fechas de Vigencia del contrato


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Luego, una vez realizada la búsqueda, aparecerá la opción seleccionada, tal como aparece a continuación:


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al presionar en el Número de Ficha de

contrato, se accede al detalle de la infor-

mación de la misma:

Note que las búsquedas públicas

las puede realizar cualquier per-

sona, no hace falta ser usuario

de Mercado Público, no se exige

nombre de usuario ni contraseña.

Esta característica permite, que

se facilite el acceso de la infor-

mación de la gestión de los con-

tratos a toda la ciudadanía, con-

tribuyendo a la transparencia delmercado de compras públicas.


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5. Aplicación en Computador del usuario (off line)Editor de Ficha de Contrato

5.1 Instalación del Editor de Ficha de Contrato

Editor de Gestión de Contratos v3.0

NUE VONUE VO

Editor de Gestión Electrónica de Contratos v3.0


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Para descargar la aplicación, presione el botón “Editor Gestión de Contratos”, luego presione la opción Guardar

y finalmente para instalar, abra este archivo y siga las instrucciones de instalación que le sugerirá la aplicación

El instalador de la aplicación “EditorFichaContrato.zip” sugiere la siguiente estructura de almacenamiento, que

facilita la posterior búsqueda de las Fichas de Contrato almacenadas y también la comunicación con la mesa

de ayuda:

a) El software del EditorFichaContrato.zip se descargará en la siguiente carpeta de su computador

C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato 3.0.

b) El usuario descargará las fichas desde Mercado Público y éstas se almacenarán en su computador en la

siguiente carpeta:

C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato 3.0\Repositorio de Fichas

c) En la carpeta C:\Mercado Publico\Software de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0 se almace-

narán por defecto las carpetas con los documentos (Fichas de contrato) asociados a cada contrato que usted

bajará de Mercado Público:

Después de realizar estos pasos, la aplicación Off Line queda instalada en su computador, con la estructura de

carpetas que permitirá la gestión de las Fichas de contrato de manera local.

C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\


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5.2 Abrir Ficha de Contrato

Para comenzar a trabajar en las fichas de contratos en forma offline, el usuario debe abrir la aplicación de

gestión de contratos desde el escritorio de su computador, tal como se muestra a continuación:

Para abrir una ficha de contrato realice lo siguiente:

a) Opción desde barra de herramientas.

1. En la barra de herramientas vaya al icono de abrir contratos como se muestra en la siguiente imagen:

La ficha es un archivoXML. Se sugiere noeditar el archivo desdefuera de la aplicación,dado que cualquieralteración generará quela plataforma desconoz-ca el archivo y no pueda

subir la informacióntrabajada en su compu-tador a la plataformawww.mercadopublico.cl

Observe


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2. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir como se muestra

en la siguiente imagen:

3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarán las distintas secciones del contrato.


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5.3 Visualización de información precargada de la ficha de Contrato

Una vez que el usuario abre la ficha de contrato en su computador se procederá a visualizar todo el contenido

de la ficha en las distintas secciones que conforman el árbol de navegación.

Por defecto la primera página que muestra la aplicación, contiene información precargada en la web, como

se muestra a continuación, lo nuevo en esta versión es que ahora se pueden ver los firmantes asociados a un

contrato como también la opción que se llama Causal Término donde el usuario podrá ingresar información a

término de un proyecto que puede ser de forma unilateral, bilateral, o por fiel cumplimiento de la obligación:

RecuerdeCada vez que actualice lainformación del contrato,baje la ficha desde

www.mercadopublico.cl,complete la informaciónmediante el Editor deGestión de Contrato y subaesa ficha awww.mercadopublico.cl

Si la Ficha de contrato tiene más de 2 firmantes, entonces se puede hacer click en el link. Existen más firmantes

y aparecerá la siguiente pantalla. Esta información proviene de la sección web, donde se ingresan el nombre, e

rut, el cargo de cada uno de los firmantes, que pueden estar relacionados con el proveedor o con el organismo

público.


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Adjuntar archivos

La aplicación Editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador personal de la siguiente

manera:

Seleccione el tipo de documento, esto último depende de la carpeta que tiene seleccionada(por ejemplo: Resolución).

1. Presionar el ícono de la lupa y buscar el archivo que desea adjuntar en su computador.


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2. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.

3. El documento será cargado en la tabla:

Presionando el vínculo en Archivos o bien el ícono de la lupa para visualizar, podrá ver el archivo.


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5.4 Información General

Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del árbol, las que se

exhibirán del lado derecho de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:

ObserveLos campos con * son decarácter obligatorio.

O bien puede presionar los botones “Siguiente” y “Atrás” que se encuentran en la parte inferior de las secciones

como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:


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5.6.1 Agregar nuevos registros contables

1. Para agregar nuevos registros contables, presione el botón Agregar registro como se muestra en la siguiente

imagen:

Se desplegará la siguiente ventana:


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5.6.2 Modificar Registros Contables

Recuerde que sólo podrán ser modificados aquellos registros contables no publicados en

www.mercadopublico.cl.

1. Para modificar un registro contable presione Modificar (en el icono del lápiz), como se muestra en la

siguiente imagen:

4. La ventana actual se cerrará y la tabla será refrescada con la nueva información, como se muestra en la

siguiente imagen:


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2. Se abrirá la siguiente ventana con la información del registro a modificar, como se muestra en la siguiente

imagen:

3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.

4. Aparecerá el siguiente mensaje como resultado:

5. Presione Aceptar.

6. La ventana actual se cerrará y la grilla será refrescada con la

nueva información, como se muestra en la siguiente imagen:


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5.6.3 Eliminar Registros Contables

Recuerde que sólo podrán ser eliminados aquellos registros contables con estado publicado.

1. Para eliminar un registro contable, haga clic en el ícono de papelera que se muestra en la tabla, como se

muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar el registro contable, si es así

presione “Sí”:

3. Presione “sí”, y el registro será eliminado de la tabla como se muestra en la siguiente imagen:


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5.7 Vigencia

La vigencia de un contrato está representada por la duración inicial del contrato, más todas las renovaciones

asociadas que tuviera este contrato. Para que puedan ingresarse las renovaciones, en la sección web, debió

marcarse tal opción.

Al panel de vigencia se accede realizando click sobre el árbol de navegación, sección vigencia, como se muestra

en la imagen:

El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con información que el usuario no puede modificar

directamente en la aplicación, salvo que exista una renovación.


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5.7.1 Renovación de un Contrato

1. Para agregar una renovación el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia activo. Si lo

anterior se cumple, presione el botón Renovar:

• Sólo podrán ser renovados aquellos contratos que en la aplicación web (enwww.mercadopublico.cl), fueron creados activando la cláusula de renovación.•La renovación de un contrato sólo podrá realizarse en el plazo de tiempo definido en lasalarmas de la aplicación, dado el umbral de tiempo (alarmas), que configuró el usuario.Ver explicación de archivo de configuración.• La Aplicación asume que la f echa de renovación siempre será la fecha de término de uncontrato más 1 día.• La f echa de término de un contrato no podrá ser menor a la fecha de inicio de la reno-vación.• La unidad de moneda de la renovación de contrato es la misma que la moneda delmonto total del contrato.• Una renovación debe incorporar a lo menos un archivo adjunto.• Las vigencias, una vez que son almacenadas en la web y aprobadas por el Supervisor decontratos, no son modificables.• Una vigencia está compuesta por 1 o varios archivos adjuntos.

Reglas de negocio sobre Renovaciones

Renovar


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3. Ingrese la información que desee considerando las reglas de negocios definidas en este apartado.

Al ingresar la duración de la renovación y la unidad de tiempo, la fecha de término del contrato será calculada

automáticamente.

Debe incluir al menos un archivo adjunto.

Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrará la siguiente información:

4. Presione aceptar, los cambios se verán reflejados en la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

5. Nótese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalización del contrato y la du-

ración en días como se muestra en la imagen:


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5.7.2 Modificar Vigencia

1. Presione modificar y se mostrará una ventana con un formulario, como se muestra en la siguiente imagen:


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2. Modifique la información que estime conveniente y presione grabar.

3. Se actualizarán los datos en la tabla y si modificó datos en las fechas de la Vigencia, se verán reflejadas en

la parte superior de ésta.


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5.7.3 Eliminar Vigencias

1. Para eliminar una vigencia, haga clic en el ícono de cruz que aparece en la tabla, como se muestra en la

siguiente imagen:

2. Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar la vigencia. Si es así, presione “Sí”:

3. Presione “Sí”, y el registro será eliminado de la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

ObserveLas vigencias s e eliminandesde l a más reciente alas más antigua.


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5.8 Pagos

Los pagos están representados en cantidad de cuotas pactadas con el proveedor para el pago del monto tota

neto del contrato (una o varias cuotas).

Se accede al panel de pagos a través del árbol de navegación, seleccionando Pagos como se muestra en laimagen:

5.8.1 Agregar Pago

1. Se puede agregar un pago en cualquier momento, presionando el botón “agregar pago”.

Reglas de Negocio sobre Pagos• Al momento de ser generada una Ficha de contrato en la aplicación web, se registrala cantidad de pagos asociados al contrato.• El número de pagos no podrá exceder el número definido en el contrato y plasmadoen www.mercadopublico.cl.• La sumatoria de los pagos no puede ser mayor al monto total bruto determinado enel contrato. En caso que e l contrato permita aumentar e l monto a contratar, s e

deberá registrar en la ficha el monto máximo posible a ser cancelado, registrandoesta información en un documento adjunto al último pago.• Las fechas de pago no pueden ser anteriores a las fechas de inicio del contrato, niposteriores a la fecha de fin de contrato.

Pagos


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2. Se mostrará la siguiente ventana:

El monto Total Bruto Contrato incluye IVA e impuestos.


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Este formulario se divide en dos partes:

a) La que se encuentra en la parte superior que define información estimada del pago.

b) La que se encuentra en la parte inferior que define información de la ejecución del pago:


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Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo.

Pero al agregar un pago, sólo se controla la información de la definición de la cuota como datos obligatorios. En

el caso de las órdenes de compra deben estar aceptadas por el proveedor, si no es así, la orden de compra no

aparecerá en la grilla que se despliega al presionar “Buscar OC”.

3. Complete la información necesaria y presione Grabar. Se mostrará el siguiente mensaje de

éxito. Presione Aceptar.

5.8.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos

La modificación y eliminación de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de los apartados

anteriores.


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5.8.3 Ejecutar Pago

La ejecución de pago hace que se registre la información efectiva del pago, por lo tanto, se validarán los datos

obligatorios para que se pueda ingresar el pago.

1. Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecución del pago, como se muestra en la

siguiente imagen. Haga clic sobre él.


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2. Se mostrará el siguiente formulario de ingreso.


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3. Complete los datos que se requieren.

4. Una vez completado, presione Grabar. Se mostrará el siguiente mensaje:

5. Los cambios anteriores se reflejarán en la tabla.


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5.9 Garantías

Las garantías de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecución de un contrato.

Al panel de garantía se accede haciendo click sobre el árbol de navegación sección Garantías. Se muestra la

siguiente imagen:


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5.9.1 Agregar Garantía

1. Para agregar una garantía al contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el botón Agrega

garantía.


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2. Se mostrará la siguiente ventana donde solicitará información de ingreso de la garantía.

3. Complete la información solicitada.


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4. Presione Grabar. Se mostrará el siguiente mensaje y presione Aceptar.

5. Se actualizará la tabla de garantías.

5.9.2 Modificar Garantías y Eliminar Garantías

1. Se presiona el link modificar de la fila de garantía a modificar o seleccionar.


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2. Se mostrará la pantalla siguiente para que el usuario pueda modificar la garantía


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2. Complete la información correspondiente y presione Guardar.

3. Los cambios se verán reflejados en la tabla de garantías.


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5.10 Sanciones

Las sanciones son multas, cobros de garantías y otros, que el organismo aplica sobre un contrato por no cum-

plimientos o faltas en los plazos de entrega.

Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el árbol de navegación sección Sanciones, como se mues-tra en la siguiente imagen:

La herramienta permite ingresar las sanciones a las que hace referencia el Reglamento.

• Se pueden aplicar todas las sanciones según se haya especificado en el contrato.• La f echa de la sanción no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato.• Las sanciones que aplican sobre cobro de boletas de garantías, deben quedar reflejadosactualizando la fecha de cobro de la garantía.• Las sanciones que aplican sobre el cobro de boletas de garantías, equivalen al monto ymoneda estipulados en la garantía.

Reglas de Negocio sobre Sanciones

Sanciones


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5.10.1 Agregar Sanción

1. Para agregar una sanción al contrato se puede realizar en cualquier momento, presionando el botón agregar.

Agregar


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2. Seleccione el tipo de sanción. En caso de que seleccione cobro de boleta de Garantía, se modificará el actua

formulario al que se muestra a continuación:

3. Presione Grabar. Se mostrará un mensaje de éxito y se actualizará la tabla.


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5.10.2 Modificar y Eliminar Sanciones

La modificación y eliminación de garantías se realiza de la misma manera que las eliminaciones y modificacio-

nes de los apartados anteriores.


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5.11 Causal Término

La causal de término de un contrato está representada por el cambio de fecha de finalización de un contrato

y por el tipo de término que se genera, siendo los mismos BILATERAL, UNILATERAL, o FIEL CUMPLIMIENTO DE

OBLIGACIÓN.

El panel de causal de término se accede realizando clic sobre el árbol de navegación, sección Causal Término como se muestra en la imagen:

Se muestra una caja de verificación que indica si tiene término anticipado, y de ser así, se activa el botón de

terminar contrato.

Causal Término


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Reglas de Negocio sobre Causal Término• Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier

momento, dependiendo de las condiciones asumidas en el

contrato.

• Podrá generarse sólo un término anticipado.

• La fecha de término anticipado, no puede ser menor a la f echa

de inicio del contrato.

Importante

Sólo podrán ser terminados anticipadamente

aquellos contratos que en la aplicación web, fueron

creados con cláusula de término anticipado activa.

5.11.1 Agregar Término Contrato

1. Para registrar una causal de término presione el botón Terminar Contrato:


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2. Se mostrará el siguiente formulario:

En el caso de término de contrato:

Unilateral, debe marcarse el cobro de la garantía en caso de que existiera, teniendo en cuenta que para los

contratos de montos mayores a 1000 UTM siempre debe existir una garantía de fiel cumplimiento asociado a

contrato.

En las garantías de Fiel Cumplimiento de Obligación, se deben adjuntar los documentos respectivos al final de

contrato, no es requisito generar resolución o decreto.

3. Completar la información según las reglas de negocio definidas. Los campos con * son de carácter

obligatorio.

Existen 3 tipos de término:

a) unilateral cuando una de las dos partes termina el contrato anticipadamente.

b) bilateral: cuando ambas partes deciden terminar el contrato anticipadamente.

c) fiel cumplimiento de contrato es cuando se vence y están cumplidas las obligaciones y derechos de las

partes.


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4. Presione Grabar, y se mostrará el siguiente mensaje:

5. Presione aceptar. Se cerrará la ventana actual y se actualizará la grilla, como se muestra en la siguiente

imagen:


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3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.

4. Aparecerá el siguiente mensaje como resultado.

5. Se cerrará la ventana actual y se mostrará la información actualizada.


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5.11.3 Eliminar Causal Término

Recuerde que sólo podrá ser eliminado aquel término no publicado en www.mercadopublico.cl

1. Para eliminar un término anticipado, haga clic en el ícono de papelera que aparece en la tabla, como se

muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar el término anticipado, si es así pre-

sione “Sí”:

3. Presione “Sí”, y el registro será eliminado de la tabla.


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6. Estados de la Ficha de Contrato

La aplicación permite definir dos tipos de estado para la Ficha de contrato. Un estado operativo dependiente

del flujo de la aplicación y otro tipo de estado correspondiente a la vida del contrato.

Si existe error u omisión en la Ficha de contrato y la misma está en estado Publicado/Vencido se debe accionar

la opción Abrir/Editar y corregir.

Si el estado es Publicado/Finalizado se debe accionar la opción Liberar y corregir.

Estados de la Ficha de Contrato

Guardado

Descargado

Por Publicar

Publicado

Permite que el usuario edite, actualice y modifique información.

Cuando la ficha está descargada en el computador del usuario y

queda bloqueada para el uso (editar, modificar, etc) por otro usuario.

La ficha se ha subido a www.mercadopublico.cl desde el computa-

dor del usuario.La ficha queda visible para todo el organismo y ciudadanía.

Estados de Vida de un Contrato

Vigente

Vencido

Finalizado

El plazo contractual así lo dispone y existen obligaciones pendien-

tes de las partes.

Expiración del plazo. Este deja de generar derechos y obligaciones(quedan obligaciones pendientes).

Derechos y obligaciones de las partes establecidas en el contrato se

cumplieron y no existen obligaciones pendientes (adjuntar informe

de recepción conforme).


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7. Situaciones especiales a tener en cuenta

Se recomienda a los compradores públicos trabajar en los siguientes temas, de manera previa o de forma

paralela, a la implementación de la Gestión electrónica de Contratos para Mercado Público:

• Revisar los procesos internos, flujos y documentación asociada a la Gestión de Contratos. Identificar los flujosactuales y cuestionar la validez de los mismos. En caso de ser necesario definir nuevo u otros flujos.

• Identificar los roles de la Gestión Electrónica de Contratos en la organización.

• Analizar los roles asociados a la Gestión Electrónica de Contratos, quienes gestionan los contratos

actualmente en mi organización, capacidades, habilidades, conocimiento del negocio que gestionan.

• Revisar y adecuar (en caso de ser necesario) el Manual de Abastecimiento de la organización, considerando la

gestión y control de los contratos.

7.1 Consideraciones de la Aplicación:

1. Vistas de la aplicación según el explorador. El usuario debe recordar que según sea el explorador que esté

usando y los mecanismos de seguridad de la organización, será la forma en que se visualicen algunas acciones

Por ejemplo la acción Guardar o Guardar como de la descarga de la ficha de contrato en el computador queda

definida de diferente manera. En el manual las imágenes siempre hacen referencia a IE9.

2. El origen de una ficha de contrato puede ser desde una licitación u orden de compra proveniente de tratodirecto o convenio marco.

3. La ficha de contrato se elabora una vez que la licitación se ha adjudicado y se ha firmado el respectivo

contrato.

4. El usuario debe tener asignado el rol de Administrador y/o Supervisor de Contratos para poder utilizar la

aplicación. La asignación está a cargo del administrador Chilecompra de su organismo.

5. En caso de que haya más de una oferta adjudicada en una licitación, se generarán tantas posibilidades de

fichas de contratos como ofertas se hayan aceptado, asociadas a esta licitación.

6. La aplicación permite generar más de una ficha de contrato por oferta adjudicada, dependiendo de si se

agrupan todos los ítems o se desagregan estos. La aplicación siempre deberá reflejar lo señalado en el contrato

suscrito.


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El valor se corrige a Nro de Pagos

Después de realizar la corrección el usuario descarga la ficha en su computador.

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VIGENTE DESCARGADO

DESCARGADO

El estado de la ficha se modificó de Guardado a Descargado.


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Ingresa a Mercado Público opción Contratos-Buscar y sube la ficha a la web.

El usuario abre la aplicación Editor de Gestión de Contrato, puede observar que la cantidad total de pagos se

modificó. Por ejemplo ingresa los datos del pago nro 4, ingresa la nueva información referente al pago 4.

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Debe aparecer el comprobante de operación exitosa, sino repita la operación.

Desde el buscador de fichas de contrato el usuario puede verificar que se modificó el estado de la ficha de

Descargado a Por Publicar.

A continuación el usuario con rol Supervisor ingresa a Contratos opción Publicar Ficha de Contrato.


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después descargue la ficha su computador:


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La aplicación despliega un comprobante para que el usuario valide que la ficha bajó efectivamente.

Después que el usuario descargó la ficha en el computador, está en condiciones de ingresar el o los nuevos

datos de gestión, ya sea el pago, sanción u otro.


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manual gesti n de contratos v 3

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