manual office 365
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Abril de 2013
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Índice A Cloud.............................................................................................................................. 1
Office 365 ......................................................................................................................... 2
Trabalho Colaborativo .................................................................................................. 3
Um olhar mais profundo .............................................................................................. 4
Segurança máxima com o Office 365 ........................................................................... 4
Primeiros passos na plataforma Office 365...................................................................... 5
Ativar conta .................................................................................................................. 5
Navegação .................................................................................................................... 6
Alterar dados da conta ................................................................................................. 7
Outlook Web App ............................................................................................................. 8
Correio Eletrónico ............................................................................................................ 9
Ler e responder a mensagens ...................................................................................... 9
Escrever mensagens ..................................................................................................... 9
Alteração do modo de visualização ............................................................................ 10
Organização das mensagens na pasta .................................................................... 11
Alteração do aspeto da Outlook Web App ............................................................. 12
Criar Pastas ................................................................................................................. 12
Mover mensagens ...................................................................................................... 13
Pesquisar mensagens ................................................................................................. 13
Filtrar mensagens ....................................................................................................... 14
Calendário ...................................................................................................................... 15
Criar compromissos .................................................................................................... 16
Pedidos de reunião ..................................................................................................... 17
Criar calendário e grupo de calendário ...................................................................... 19
Partilha de calendário ................................................................................................ 19
Contactos ........................................................................................................................ 21
Criar contactos ........................................................................................................... 22
ii
Grupos de distribuição ............................................................................................... 23
Importar contactos ..................................................................................................... 24
Criar Grupos e Pastas ................................................................................................. 25
Pesquisar contactos .................................................................................................... 25
Tarefas ............................................................................................................................ 26
Criar tarefas ................................................................................................................ 26
Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrónico .................................................. 28
Concluir tarefas .......................................................................................................... 28
Reencaminhar tarefas ................................................................................................ 29
Criar grupos e pastas .................................................................................................. 30
Pesquisar tarefas ........................................................................................................ 30
Filtrar tarefas .............................................................................................................. 31
Gestão da conta.............................................................................................................. 31
Definir regras .............................................................................................................. 32
Configurar respostas automáticas .............................................................................. 34
Consultar relatórios de entrega ................................................................................. 35
Criar grupos de distribuição públicos ......................................................................... 35
Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas ....................... 36
Configurar a verificação ortográfica ........................................................................... 37
Configurar o calendário .............................................................................................. 38
Bloquear correio eletrónico não solicitado ................................................................ 39
Lync ................................................................................................................................. 40
Login ........................................................................................................................... 41
Estado de Disponibilidade .......................................................................................... 42
Contactos .................................................................................................................... 43
Criação de grupos ................................................................................................... 43
Relação de privacidade........................................................................................... 45
Vistas de contactos ................................................................................................. 46
iii
Conversação ............................................................................................................... 47
Partilha ....................................................................................................................... 51
Reunião Online ........................................................................................................... 55
Opções ........................................................................................................................ 58
Site de Equipa (SharePoint Online) ................................................................................. 59
Interface ..................................................................................................................... 60
Biblioteca de Documentos ......................................................................................... 61
Adicionar documentos a uma Biblioteca................................................................ 61
Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca ................................... 63
Partilha de documentos ......................................................................................... 64
Editar um documento............................................................................................. 65
Ver conteúdo do documento ................................................................................. 67
Anúncios ..................................................................................................................... 67
Adicionar novo anúncio .......................................................................................... 68
Tarefas ........................................................................................................................ 69
Adicionar Tarefas .................................................................................................... 70
Alterar uma tarefa .................................................................................................. 72
Executar uma Tarefa .............................................................................................. 74
Calendário .................................................................................................................. 75
Adicionar eventos ao Calendário ........................................................................... 76
Alterar um Evento .................................................................................................. 78
Ligar Calendário do Microsoft Outlook .................................................................. 78
Os meus Alertas .......................................................................................................... 80
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A Cloud
A verdadeira definição da expressão Cloud simplesmente significa a capacidade de
aceder a ficheiros e aplicações online através de múltiplas plataformas – o computador, o
browser ou até mesmo através de um telefone móvel. Como exemplo, a Microsoft tem vindo a
oferecer um vasto leque de serviços na Cloud, tais como:
O Windows Live SkyDrive — um dos serviços do Windows Live, uma aplicação online
gratuita que permite salvar, guardar, organizar e partilhar facilmente todo o tipo de
ficheiros;
As aplicações Microsoft Office Web Apps — estão disponíveis para o Word 2010,
PowerPoint 2010, Excel 2010 e OneNote 2010, fazendo com que seja possível trabalhar e
guardar os ficheiros do seu Office online, assim como colaborar com outros autores;
O Microsoft Office 365 — uma plataforma de programas de comunicação e
mensagens desenhada de forma a promover um suporte colaborativo que as instituições
de ensino necessitam. Esta plataforma permite o acesso ao Microsoft Exchange Online,
Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online e ao Office Live Meeting.
As grandes novidades da Cloud, para o utilizador final, são a flexibilidade de serviços que
estão disponíveis, sem que seja necessário haver um investimento adicional em software e
hardware. O utilizador final pode apenas utilizar o web browser - que está disponível de forma
gratuita – para aceder aos ficheiros de trabalho, efetuar as alterações necessárias, guardá-las e
partilhar os ficheiros, de acordo com a sua conveniência.
A maior vantagem da Nuvem para as instituições de ensino é a facilidade com que estas
podem expandir os serviços que oferecem, quer aos alunos e encarregados de educação, quer
aos colaboradores, sem que seja necessário disponibilizar infraestruturas e equipamentos
informáticos. Os serviços online permitem às instituições de ensino comunicar com os seus
colaboradores numa escala global, sem que para tal seja necessário implementar servidores,
centros de dados e outro tipo de recursos. O acesso é seguro, flexível e possibilita o acesso
ilimitado de utilizadores, de acordo com as necessidades de cada instituição.
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Office 365
O Microsoft Office 365 é a nova tecnologia baseada na Cloud lançada pela Microsoft,
que combina novos programas que facilitam a comunicação e colaboração online, de forma
natural. O Office 365 inclui o Microsoft Exchange Online para a gestão do e-mail e
agendamento/organização de tarefas/calendário, o Microsoft SharePoint Online para a partilha
de ficheiros e criação de sites de equipa e o Microsoft Lync Online para mensagens instantâneas
e reuniões online. O Office 365 combina todas as potencialidades dos programas com versões
de Cloud do Microsoft Office Professional Plus.
Figura 1 – Microsoft Office 365
O Office 365 permite a utilização do Office na Cloud de uma forma simples, natural e
com baixos custos, usufruindo de quase todos os serviços com que já está familiarizado, mas
com uma dimensão tecnológica avançada. De uma forma fácil e natural, o Office 365 permite:
Colaborar globalmente em tempo real;
Utilizar programas já conhecidos;
Criar virtualmente um escritório no qual pode trabalhar de forma segura todo o tipo
de dados;
Criar uma ligação interativa entre o seu PC, browser e telefone móvel;
Guardar os seus dados de forma segura;
Diminuir os custos em equipamentos informáticos;
Utilizar múltiplos equipamentos para ter acesso e trabalhar com os seus ficheiros de
dados;
Criar sites de equipa partilhados;
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Elevar a produtividade da sua instituição de ensino pela facilidade de comunicação
entre colaboradores;
Implementar, na comunicação com a sua equipa, um trabalho em rede e
verdadeiramente colaborativo.
Figura 2 – Vantagens do Office 365
Trabalho Colaborativo
Os grupos de trabalho são constituídos pelas mais variadas razões, tendo cada uma
diferentes objetivos. Alguns grupos de trabalho são formados com o intuito de desenvolver um
objetivo específico de um projeto – por exemplo, elaborar um relatório de atividades
desenvolvidas. Existem também equipas de liderança, equipas de departamentos e equipas
formais e informais.
Esta plataforma possibilita um trabalho colaborativo mais eficaz, pois disponibiliza
meios e ferramentas para:
Tornar os ficheiros acessíveis aos colaboradores que se encontram distantes;
Definir e partilhar tarefas, consultas, notas e outros;
Criar espaços de encontro online para reuniões de grupo;
Criar sites partilhados, aos quais poderá ter acesso através de múltiplas tecnologias
– portáteis, smartphones, entre outros;
Ferramentas de tradução, se a língua nativa da sua equipa for diferente da sua ou se
estiver a trabalhar com documentos multilingue.
A plataforma Office 365 permite criar um espaço virtual para a sua equipa onde é
possível conciliar diferentes tipos de ferramentas, às quais todos os colaboradores podem
aceder facilmente, partilhar dados, obter feedbacks e contribuir para o desenvolvimento de
projetos/objetivos de uma forma eficaz, pois facilita o trabalho colaborativo.
Comunicações Unificadas
Agilização de Processos
Gestão de Conteúdos para
as aulasColaboração
Disponibilidade de serviços
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Um olhar mais profundo
O Office 365 simplifica a utilização das aplicações e programas com que já está
familiarizado no mundo da internet. Pode recorrer ao Office 365 para:
Criar e partilhar o site de equipa que contém a sua biblioteca de dados, definir tarefas
prioritárias, gerir a agenda profissional e muito mais;
Consultar a disponibilidade dos seus colaboradores e agendar reuniões online;
Comunicar através de mensagens instantâneas, e-mail ou videoconferência;
Criar documentos, formulários, apresentações e documentos OneNote, e partilhá-
los;
Trabalhar sempre com as últimas atualizações de software do Office 365;
Criar blogues e dicionários de conceitos para a sua equipa e para o público em geral.
Uma das características do Office 365 é a capacidade de adaptação do software ao
equipamento informático que está a ser utilizado no momento - o seu computador de secretária,
computador portátil, tablet ou até mesmo smartphones.
Pode aceder à sua conta do Office 365 e trabalhar nos ficheiros, partilhar documentos,
definir e atualizar as tarefas mais importantes, editar comentários num fórum de discussão,
participar em reuniões, enviar mensagens instantâneas e muito mais – a partir de qualquer lugar
do mundo, com qualquer tipo de equipamento informático e a qualquer hora.
Segurança máxima com o Office 365
O Office 365 investiu bastante em questões de fiabilidade, segurança e tecnologia de
recuperação de dados, de forma a garantir a segurança de todos os seus ficheiros, mensagens e
dados. Neste sentido, o Office 365 oferece:
99,9% de garantia no Acordo de Disponibilidade de Serviço;
Centros de dados com SAS 70 e com certificação ISO 27001;
Fiabilidade empresarial e recuperação em caso de desastre;
Múltiplos centros de dados com atualizações automáticas de forma a garantir a
segurança dos seus dados;
Atualizações do antivírus e proteção contra spam.
Uma das grandes promessas do Office 365 – e algo de que os seus utilizadores
dependem – é a garantia de 99,9% no Acordo de Disponibilidade de Serviço. O que significa que
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o seu site de equipa, os seus ficheiros, os seus utilizadores e todas as ferramentas que necessita
estarão disponíveis para aceder 99,9% das vezes. Esta é uma questão crucial para as equipas e
instituições que gerem maioritariamente a sua atividade e processos profissionais através da
Cloud.
O Office 365 foi desenhado com um serviço geográfico redundante para que os dados
sejam replicados entre sites geograficamente distantes. Isto significa que se falhar um site, os
outros sites poderão continuar a processar, permitindo que os utilizadores do Office 365 não
percam os seus serviços.
Primeiros passos na plataforma Office 365
Ativar conta
Para poder aceder a todos os serviços da plataforma Office 365, terá que ativar a sua
conta, criada previamente pelo administrador.
É-lhe fornecido o endereço de e-mail e uma palavra-passe provisória. Esta palavra-
-passe terá que ser alterada no primeiro acesso.
Aceder a https://login.microsoftonline.com, inserindo o seu endereço de e-mail em ID
de utilizador e a palavra-passe provisória (Figura 3).
Figura 3 – Página de Início de Sessão do Office 365
De seguida é redirecionado para uma janela em que tem que inserir novamente a
palavra-passe provisória e uma nova palavra-passe.
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Figura 4 – Atualizar palavra-passe
Ainda antes de aceder à sua conta Office 365 terá que introduzir a sua nova palavra-
passe, selecionar o idioma e o Fuso Horário (UTC – Dublin, Edimburgo, Lisboa, Londres).
Navegação
Ao aceder à sua conta Office 365, tem a possibilidade de consultar a sua Home Page, a
Outlook Web App ou o seu site de equipa (Figura 5).
Figura 5 – Navegação na conta Office 365
Na sua Home Page poderá ter acesso às categorias introdutórias de todo o processo e
aos serviços principais do Office 365:
Para começar acompanha os novos utilizadores pelas tarefas mais simples da
configuração do Office 365 para uma utilização diária. Os novos utilizadores aprendem a
configurar os seus computadores e a explorar melhor as funcionalidades do Office 365. Os
utilizadores que se registem como administradores do Site de Equipa podem aceder à
página de Administração e adicionar outros utilizadores à sua conta.
Outllook é um atalho para a aplicação web do Outlook, a familiar versão do Office
2010. Pode utilizar o Outlook para consultar e enviar e-mails, agendar compromissos e
tarefas, e configurar as opções do seu endereço de correio eletrónico e agenda.
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Lync contém definições para configurar e enviar mensagens instantâneas, agendar
reuniões online e partilhar vídeos ou áudio com a sua equipa, através do Microsoft Lync.
Site de Equipa contém todas as opções que necessita para criar o seu site de equipa
com o Microsoft SharePoint. Pode aceder ao seu site de equipa, visualizar os documentos
que está a partilhar ou até mesmo criar um novo documento em Word, formulários em
Excel, apresentações em PowerPoint ou um bloco de notas com o OneNote.
Alterar o seu perfil – palavra-passe e adicionar/alterar a sua fotografia.
Alterar dados da conta
Os dados da sua conta podem ser alterados acedendo à sua Home Page, para alterar a
palavra-passe e a fotografia.
Para alterar a palavra-passe, deve selecionar O meu perfil, localizado por baixo do seu
nome, no canto superior direito (Figura 6).
Figura 6 – O meu perfil
Depois de aceder ao seu perfil, selecionar Alterar palavra-passe e seguir as instruções –
introduzir a palavra-passe antiga, inserir a nova e respetiva confirmação. No final selecionar
Guardar.
Figura 7 – Alterar palavra-passe
Para alterar/adicionar uma fotografia deve selecionar Alterar fotografia e selecionar
Procurar… (Figura 8)
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Figura 8 – Adicionar uma fotografia ao perfil
Ao selecionar Procurar… pode procurar no seu computador a imagem desejada e
finalmente adicioná-la ao seu perfil.
Outlook Web App
Depois de configurar corretamente a sua conta Office 365 pode iniciar a utilização da
Outlook Web App (
Figura 9).
Esta aplicação permite, num só lugar, gerir todo o correio (1), adicionar compromissos
ao calendário ou marcar reuniões com colegas (2), adicionar contactos (3) e gerir tarefas (4) do
utilizador ou da sua equipa.
Figura 9 – Outlook Web App
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A interface está dividida em 3 áreas. À esquerda as pastas de correio, as listas de
contactos disponíveis para mensagens instantâneas (Lync) e os atalhos para as vistas de
calendário, contactos e tarefas. Ao centro a listagem de mensagens da pasta selecionada à
esquerda. E à direita o painel de leitura que mostra o conteúdo da mensagem sem necessidade
de a abrir.
Correio Eletrónico
Ler e responder a mensagens
As mensagens recebidas surgem na pasta A Receber, no entanto é
possível criar pastas e regras que guardam as mensagens diretamente
nessas pastas, dependendo do remetente. É também possível utilizar a
ferramenta de pesquisa no topo da pasta.
Para ler a mensagem basta selecioná-la no painel central e o
respetivo conteúdo surge no painel direito.
Qualquer mensagem recebida pode ser catalogada, selecionando
uma cor nas categorias disponíveis ou mesmo criar novas categorias (Figura
10).
É ainda possível sinalizar a mensagem, ficando-lhe associada uma tarefa para posterior
resolução (Figura 11).
Depois de selecionar uma mensagem pode responder ao remetente ou remetentes,
selecionando, respetivamente, Responder ou Responder a Todos , ou então
Reencaminhar a mensagem para outros destinatários. Em qualquer destas opções surge
uma nova janela onde pode editar a mensagem, como se de uma nova mensagem se tratasse.
Escrever mensagens
O editor de mensagens pode ser acedido, selecionando Novo no topo do painel central
(Figura 12) ou, como referido anteriormente, quando se responde ou encaminha uma
mensagem recebida.
Figura 11 - Tarefa
Figura 10 - Categorias
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Figura 12 – Nova mensagem
Depois de efetuar uma das operações referidas, surge uma nova janela (Figura 13) onde
poderá editar a mensagem, tendo a possibilidade de:
Selecionar o(s) destinatário(s) (1). Estes podem ser pesquisados nos contactos
existentes (públicos ou privados) ou inserido o endereço de correio eletrónico (e-mail) de
destino diretamente. Pode ainda optar por inserir os destinatários em Para, Cc (com
conhecimento) ou Bcc (oculta os destinatários para quem recebe a mensagem);
Inserir o Assunto (2) e o corpo da mensagem (3);
Anexar ficheiros (4);
Inserir imagens no corpo da mensagem (5);
Definir a importância da mensagem (6);
Inserir uma assinatura, se definida (7);
Alterar algumas opções, como pedir recibos de entrega e de leitura (8);
Enviar ou guardar para posterior envio (9).
Figura 13 – Janela de Nova mensagem
Alteração do modo de visualização
O modo de visualização das mensagens recebidas, por defeito, é na forma de
conversação, isto é, as mensagens envolvidas são agrupadas (Figura 14). Esta forma de
visualização permite consultar facilmente todas as mensagens relacionadas com a mesma
discussão (recebidas e enviadas).
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Figura 14 – Vista de Conversação
No entanto esta forma de visualização pode ser alterada, para a vista tradicional em que
as várias mensagens, mesmo que relacionadas com a mesma discussão, são apresentadas
separadamente (Figura 15). Desta forma são apenas apresentadas as mensagens recebidas.
Figura 15 – Vista tradicional da lista de Mensagens
Para alterar estas e outras opções deve selecionar Ver no painel central (Figura 16).
Aqui pode ativar/desativar o modo de conversação (1), definir a posição do painel de
leitura (2) ou mesmo desativá-lo.
Figura 16 – Opção Ver
Organização das mensagens na pasta
Quando a caixa de correio contém muitas mensagens podemos
alterar a forma como as mensagens são organizadas na pasta A
Receber. Por defeito, as mensagens são organizadas por Data, surgindo
as mais recentes no início.
Figura 17 - Organização das Mensagens
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Além desta forma de organizar as mensagens pode, selecionando Conversações de
Data, optar por:
Remetente (De);
Destinatário (Para);
Tamanho;
Assunto;
Tipo;
Anexos;
Importância;
Sinalizado.
Alteração do aspeto da Outlook Web App
Ainda ao nível da visualização pode ser alterado o tema (aspeto) da Outlook Web App.
Para isso deve selecionar, por baixo do seu nome de utilizador, Opções, e selecionar um tema
(Figura 18).
Figura 18 - Opções
Criar Pastas
Uma melhor organização das mensagens recebidas pode ser conseguida através da
criação de pastas e subpastas. Pode ainda, como veremos mais à frente, criar regras que
arquivam automaticamente as mensagens nas pastas criadas, de acordo com determinado
parâmetro (exemplo: remetente, assunto…).
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A criação de novas pastas faz-se, selecionando a pasta mãe, e clicando no botão do lado
direito do rato, selecionar Criar Nova Pasta… (Figura 19)
Figura 19 – Criar Nova Pasta…
Mover mensagens
A melhor forma de mover as mensagens para as pastas criadas é simplesmente arrastar
e largar. No entanto, e especialmente quando se pretende mover em simultâneo várias
mensagens, pode utilizar as ferramentas do Outlook Web App, seguindo as seguintes etapas:
Passar o rato pelos ícones de correio, , da mensagem que quer mover. O ícone
muda para uma caixa de seleção, podendo proceder à sua seleção.
Repetir o procedimento para as restantes mensagens a
mover.
No topo do painel central (Figura 20), selecionar Mover e a
respetiva pasta de destino.
Pesquisar mensagens
Quando procura uma mensagem específica, que pode não estar guardada na pasta
respetiva, ou a nossa caixa de correio tem muitas mensagens, tornando-se difícil encontra-la.
Pode, nestes casos, utilizar a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App.
Figura 20 – Mover Mensagem
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Para isso basta
selecionar a caixa de
pesquisa, no topo do
painel central, e inserir o
termo a pesquisar
(Figura 21).
A pesquisa, por defeito, é feita a toda a caixa de correio, incluindo as pastas e subpastas
existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todas as mensagens cujo assunto
ou corpo de mensagem inclua o(s) termo(s) pesquisado(s).
Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta específica. Para isso aceda à pasta pretendida
e, selecionando a seta à direita da caixa de pesquisa, escolha a opção Esta Pasta. (Figura 21)
Figura 22 – Procura Avançada
A ferramenta de pesquisa da Outlook Web App permite ainda a pesquisa avançada,
acessível ao selecionar a dupla seta à direita da caixa de pesquisa, onde pode definir
especificamente qual o campo a pesquisar, o remetente ou destinatário e a categoria. (Figura
22)
Filtrar mensagens
Quando a caixa de correio contém muitas mensagens, além
da sua organização por pastas, podem ser utilizados filtros que
permitem selecionar mensagens de acordo com os seguintes
parâmetros:
Enviado para mim (1);
Enviado com o meu conhecimento (2);
Correio não lido (3);
Categoria (4);
o Lista as mensagens categorizadas previamente com uma determinada cor.
Figura 21 - Procurar
Figura 23 - Filtro
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Remetente (5);
Sinalizado (6);
o Lista as mensagens sinalizadas previamente.
Importância alta (7);
o Lista as mensagens recebidas, marcadas como de importância alta pelo
remetente.
Anexos (8);
o Lista as mensagens que contêm ficheiros anexos.
A aplicação de filtros é cumulativa, isto é, podem ser aplicados vários filtros em
simultâneo.
Depois de selecionado(s) o(s) filtro(s) a aplicar pode ser adicionado à lista de favoritos.
Desta forma qualquer nova mensagem recebida que obedeça ao filtro definido é apresentada
automaticamente nessa pasta.
(Exemplo de pasta que arquiva automaticamente mensagens que contenham anexos)
Figura 24 – A receber com Anexos
Calendário
Associada à gestão do correio, a Outlook Web App permite uma eficiente gestão da
agenda (calendário) do utilizador, de forma perfeitamente integrada.
Aqui o utilizador pode criar compromissos, agendar reuniões, criar e partilhar
calendários com os seus colegas.
Esta gestão é feita através da área de calendário disponível através do canto inferior
esquerdo da Outlook Web App.
Ao aceder a esta área surgem, no painel central (1), os compromissos do dia em que é
feito o acesso (Vista Dia), à direita o painel de leitura (2), onde pode aceder aos detalhes do
compromisso selecionado no painel central e à esquerda uma vista (em miniatura) do mês
corrente e os seus calendários. (Figura 25)
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Figura 25 – Outlook Web App
A vista de calendário pode ser alterada para Vista da Semana de Trabalho , Vista
Semana ou Vista Mensal .
Criar compromissos
A principal função da aplicação calendário é a gestão da agenda do utilizador, através
da marcação de compromissos.
Para adicionar um novo compromisso deve selecionar o dia pretendido e fazer duplo
clique sobre a hora de início do compromisso. Surge, então, uma nova janela (Figura 26) onde
pode definir alguns detalhes desse compromisso:
Assunto (1);
Localização (2);
Hora de início (3) e hora de fim (4) ou se é um evento para o todo o dia (5);
Lembrete (6);
Visibilidade do compromisso quando pertencente a um calendário partilhado (7);
Definir o compromisso como privado para que os detalhes do compromisso não
sejam visíveis a outros utilizadores com os quais partilhou o seu calendário (8);
Acrescentar notas (9) onde pode incluir imagens (10);
Anexar ficheiros (11);
Definir uma periodicidade (12) – para compromissos que se repetem com uma
determinada periodicidade;
Definir a importância – alta (13) ou baixa (14);
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Inserir o compromisso numa determinada categoria (15).
Figura 26 – Compromisso
É ainda possível convidar participantes para o compromisso e utilizar o Assistente de
Agendamento (a explorar na marcação de reuniões).
Uma outra forma de adicionar um novo compromisso é
selecionar a opção Novo no topo do painel central e depois optar
por Compromisso (Figura 27). A diferença é que neste caso a
data/hora que aparece por defeito é a corrente e não uma
data/hora previamente selecionada.
Pedidos de reunião
O pedido de reunião consiste na marcação de um compromisso em que são convidados
outros participantes, podendo ainda ser definida uma localização correspondente a um espaço
disponível na sua instituição e passível de ser reservado e ainda requisitar outros recursos para
a reunião, como por exemplo um projetor ou um computador portátil.
Para proceder à marcação de reunião deve selecionar Novo no topo do painel central e
de seguida a opção Pedido de Reunião (Figura 28).
Surge uma nova janela, onde além dos campos existentes para a marcação de
compromissos surgem os campos:
Para… - permite selecionar os participantes obrigatórios;
Opcional… - permite selecionar os participantes opcionais;
Recursos… - permite selecionar os recursos a afetar à reunião.
Figura 27 - Novo
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Figura 28 – Pedido de Reunião
Para reservar um espaço onde decorrerá a reunião deve selecionar o Assistente de
Agendamento (Figura 29), onde terá a possibilidade de selecionar o espaço e simultaneamente
consultar a respetiva disponibilidade.
Figura 29 – Assistente de Agendamento
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A seleção de salas faz-se selecionando a opção Selecionar Salas – Mais…
e depois marcar a caixa de verificação respetiva (Figura 30).
O Assistente de Agendamento também permite consultar a
disponiblidade dos participantes da reunião e apresenta sugestões de horários
compatíveis com todos os participantes.
Criar calendário e grupo de calendário
Além do calendário existente pode criar novos calendários, de forma a distinguir, por
exemplo, compromissos pessoais de compromissos profissionais.
A organização dos calendários pode ainda ser melhorada através da criação de grupos
de calendários.
A gestão dos grupos e calendários está disponível no painel à esquerda, existindo
inicialmente apenas o grupo Os Meus Calendários e o calendário Calendário.
A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o botão
direito do rato por cima de um grupo existente e optando por Novo
Grupo (Figura 31).
Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar um calendário pertencente a
esse grupo.
É ainda possível adicionar calendários de pessoas que
pertençam à sua organização, acedendo apenas à respetiva
disponibilidade de horário. Para aceder totalmente ao calendário de outra pessoa tem que
solicitar a respetiva partilha.
Partilha de calendário
Numa organização é usual a criação de equipas
de trabalho, sendo nestes casos bastante útil, a partilha
dos calendários dos elementos pertencentes a essa
equipa. O acesso à partilha de calendário faz-se
selecionando, no topo do painel central, a opção
Partilhar (Figura 32).
Figura 30 – Selecionar Salas
Figura 31 - Novo Grupo
Figura 32 – Partilhar
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Na nova janela que surge, selecione o(s) destinatários da partilha e as opções de
visibilidade dos seus compromissos (figura ??):
Informações de disponibilidade – os destinatários apenas têm acesso à sua
disponibilidade;
Informações de disponibilidade/ocupação, incluindo assunto e localização – exceto
para os compromissos definidos como Privado;
Todas as informações – exceto compromissos definidos como Privado.
Figura 33 – Partilhar Calendário
Ainda nesta janela é possível solicitar autorização para aceder ao calendário dos
destinatários (1).
O destinatário recebe uma
mensagem em que pode selecionar
Adicionar Este Calendário e, caso o
pretenda, partilhar o seu calendário,
selecionando Partilhar O Meu Calendário.
Neste último caso surge a janela de partilha
onde pode definir as informações dos
compromissos que pretende disponibilizar.
As opções de partilha podem ser alteradas posteriormente, acedendo a Partilhar –
Alterar Permissões de Partilha…
Figura 34 – Adicionar Este Calendário
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É ainda possível adicionar calendários de
outras pessoas da mesma organização, mesmo sem
solicitar a respetiva partilha, ficando nestes casos
com acesso à disponibilidade dessa pessoa e não aos
detalhes dos respetivos compromissos. Para isso tem
de selecionar Partilhar – Adicionar Calendário
(Figura 35). Surge então uma nova janela onde pode
selecionar a pessoa, clicando em Nome….
Os calendários partilhados são automaticamente incluídos num novo grupo –
Calendário das Pessoas, e a sua visibilidade é definida pela seleção da respetiva caixa de
verificação.
Figura 36 – Calendários das Pessoas
Contactos
A gestão de contactos é uma tarefa importante pois, permite posteriormente encontrar
os destinatários a selecionar para uma mensagem. Podem ainda ser criados grupos de
distribuição, além dos grupos de distribuição públicos, contendo conjuntos de contactos com
uma determinada relação e para os quais envia mensagens com alguma regularidade.
Esta gestão é feita através da área de contactos disponível através do canto inferior
esquerdo do Outlook Web App.
Ao aceder a esta área surge uma listagem de contactos existentes, no painel central (1),
à esquerda as pastas de contactos e um filtro de seleção de itens a ver (2) e à direita os detalhes
do contacto selecionado (3).
Figura 35 – Adicionar Calendário
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Figura 37 - Contactos
Criar contactos
Além dos contactos dos utilizadores da sua organização, criados e disponibilizados pelo
administrador da plataforma (não visíveis nesta área), podem ser criados contactos que ficarão
apenas disponíveis para a sua utilização.
Para criar um novo contacto, deve:
Selecionar Novo no topo do painel central;
Ao surgir um janela com vários campos relativos ao contacto a criar, preencher os
que achar importantes, incluindo o endereço de correio eletrónico.
Posteriormente poderá alterar os dados do contacto criado ou inserir outros detalhes
relativos a esse contacto, como por exemplo adicionar outros endereços de correio eletrónico
ao mesmo contacto.
Figura 38 – Novo Contacto
23
Grupos de distribuição
Uma forma de enviar rapidamente mensagens para vários destinatários é através da
criação de grupos de distribuição. Os membros a
adicionar ao grupo podem ser selecionados de entre
os existentes na sua lista de contactos ou inserir
diretamente o endereço de correio eletrónico de
outros contactos.
Para criar um grupo, deve selecionar a seta à direita de Novo no topo do painel central
e optar por Grupo. (Figura 39)
Na nova janela que abre é dado um nome ao grupo, adicionados os membros que farão
parte do grupo e pode ainda adicionar algumas notas descritivas (Figura 40).
Ao selecionar Membros… surge um nova janela onde pode escolher, de entre os
contactos existentes (privados ou públicos), os que pretende adicionar.
Figura 40 – Novo Grupo
Os contactos selecionados surgem na caixa à direita de Membros… (1), devendo de
seguida selecionar Adicionar ao Grupo.
Depois de inseridos todos os membros, deve selecionar Guardar e Fechar.
Figura 39 – Adicionar Grupo
24
Importar contactos
É possível a importação de contactos de outras contas de correio eletrónico que o
utilizador possua.
A importação é feita através do upload de um ficheiro CSV exportado previamente da
conta de correio de origem.
Figura 41 – Opção Importar…
Para proceder à importação deve selecionar a opção Importar… no topo do painel
central (Figura 41), surgindo uma nova janela (Figura 42) que permite Procurar (1) o ficheiro CSV
exportado da conta de correio eletrónico de origem.
Para saber como exportar a lista de contactos do seu correio eletrónico anterior
selecione a opção Mais informações (2).
Figura 42 – Importar Contactos
25
Criar Grupos e Pastas
Para uma melhor organização dos contactos pode recorrer
à criação de grupos (não confundir com grupos de distribuição) e
pastas onde pode guardar os contactos de acordo com
determinada regra.
A gestão de grupos e pastas está disponível no painel à
esquerda, existindo inicialmente apenas o grupo Os Meus
Contactos com a pasta Contactos.
A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o
botão direito do rato por cima de um grupo existente e optando por
Novo Grupo. (Figura 44)
Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar pastas pertencentes a este
grupo.
Pesquisar contactos
Quando pretende encontrar um contacto específico de entre vários existentes pode
utilizar, tal como para a pesquisa de mensagens, a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App.
Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o nome
do contacto a pesquisar.
A pesquisa, por defeito, é feita a toda a lista de contactos, incluindo os grupos, pastas e
subpastas existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todos os contactos
correspondentes ao nome inserido.
Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta específica. Para isso aceda à pasta pretendida
e, selecionando a seta à direita da caixa de pesquisa, escolha a opção Esta Pasta. (Figura 45)
Figura 45 – Procurar em Contactos
Figura 43 – Grupo Contactos
Figura 44 – Novo Grupo de Contactos
26
Tarefas
Além da gestão de correio eletrónico, calendário e contactos a Outlook Web App
permite uma eficiente gestão de tarefas, onde o utilizador pode adicionar novas tarefas ou gerir
as criadas, de cada vez que sinaliza uma mensagem de correio eletrónico.
Esta gestão é feita através da área de tarefas disponível no canto inferior esquerdo da
Outlook Web App.
Ao aceder a esta área surge uma listagem de tarefas existentes (1), no painel central, à
esquerda os grupos e pastas de tarefas e um filtro de seleção de itens a ver (2) e à direita os
detalhes da tarefa selecionada (3).
Figura 46 - Tarefas
Criar tarefas
A criação de tarefas simples pode ser acedida de
duas formas:
Selecionando Novo - Tarefa no topo do painel
central (Figura 47);
Escrevendo diretamente na
caixa Escreva uma nova tarefa. (Figura
48)
Figura 47 - Nova Tarefa
Figura 48 – Escrever uma nova tarefa
27
No primeiro caso surge uma nova janela (Figura 49) onde pode definir alguns detalhes
da tarefa:
Assunto (1);
Data de início (2);
Data para conclusão (3);
Estado (4);
o Estados possíveis são: Não iniciado; Em curso; Concluído; Serviço a terceiros;
Diferido.
Prioridade (5);
o Prioridades possíveis: Baixa; Normal; Alta.
Percentagem de conclusão (6);
Lembrete (7);
o O lembrete permite a criação de um alerta para uma data específica.
Privado (8);
o Define a tarefa como privada.
Repetir (9);
o Define uma periodicidade de execução da tarefa.
Outros detalhes (10);
o Detalhes relacionados com a execução da tarefa para efeitos de faturação.
Figura 49 – Nova Tarefa
28
No segundo caso, a tarefa é criada apenas com a informação do Assunto, podendo
posteriormente proceder à definição de alguns detalhes, bastando para isso fazer duplo clique
sobre a tarefa criada.
Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrónico
A criação de tarefas a partir da caixa de correio permite adicionar à lista de tarefas as
mensagens recebidas que implicam um tratamento posterior, onde pode ser definido o prazo
para o respetivo tratamento.
Para criar uma tarefa associada a uma mensagem deve, na caixa de correio eletrónico,
sinalizar a mensagem pretendida, selecionando o símbolo na respetiva mensagem. Esta
seleção cria uma tarefa, definindo como data para a conclusão a do próprio dia.
Em alguns casos pode estar interessado em sinalizar uma mensagem e definir uma data
diferente para conclusão da mesma (Figura 50). Neste caso deve
clicar com o botão do lado direito do rato por cima do sinalizador
e selecionar o prazo pretendido ou definir uma data específica
(1). É ainda possível definir simultaneamente uma data para
conclusão e um lembrete (2).
Neste menu também está disponível a possibilidade de
alterar o sinalizador Predefinido, que normalmente é o próprio
dia (3).
Concluir tarefas
A conclusão de tarefas é feita de modo muito
simples, bastando para isso, clicar sobre o sinalizador ativo da
tarefa. Após a seleção, a tarefa surge com um traço por cima (Figura 51).
Figura 51 – Concluir Tarefa
Para reativar a tarefa basta selecionar a caixa de verificação, à esquerda, ou clicar sobre
o símbolo .
Figura 50 – Sinalização da Mensagem
29
Reencaminhar tarefas
As tarefas criadas por um utilizador podem ser reencaminhadas
para outros utilizadores que, por exemplo, façam parte da mesma
equipa. Para isso basta clicar com o botão direito do rato sobre a tarefa
a reencaminhar e selecionar Reencaminhar ou Reencaminhar como
Anexo. Surge uma janela (Figura 52) com a tarefa anexada onde pode
selecionar o(s) destinatário(s), definir algumas opções, tais como:
definir a importância, anexar ficheiros, etc., bem como redigir uma
mensagem a acompanhar o reencaminhamento.
Figura 53 – Reencaminhar Tarefas
O destinatário da tarefa recebe a mensagem com a tarefa em anexo, bastando abrir a tarefa e
selecionar Guardar e Fechar (Figura 54).
Figura 54 – Mensagem com Tarefa em anexo
Desta forma a tarefa é guardada na lista de tarefas do destinatário.
Figura 52 - Reencaminhar
30
Criar grupos e pastas
As tarefas podem ser organizadas em grupos que, por sua vez, podem conter pastas e
subpastas, para uma melhor organização das mesmas.
A gestão dos grupos e pastas está disponível no painel à esquerda, existindo inicialmente
apenas o grupo As Minhas Tarefas e as pastas Itens e Tarefas Sinalizados e Tarefas.
A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o
botão direito do rato por cima de um grupo existente e optando
por Novo Grupo. (Figura 55)
Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar uma pasta de tarefas
pertencente a esse grupo.
Pesquisar tarefas
A partir do momento em que existem muitas tarefas, torna-se útil a utilização da
ferramenta de pesquisa disponibilizada pela Outlook Web App.
Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o
termo a pesquisar.
A pesquisa, por defeito, é feita na pasta que estiver selecionada. Como resultado da
pesquisa surge a listagem de todas as tarefas cujo assunto inclua o(s) termo(s) pesquisado(s).
Pode ainda optar por
realizar a pesquisa na pasta
selecionada e respetivas
subpastas ou em todos os itens de
tarefas (Figura 56), selecionando a
seta à direita da caixa de pesquisa.
Figura 55 – Novo Grupo de Tarefas
Figura 56 – Procurar Tarefas
31
Filtrar tarefas
As tarefas podem ser filtradas, de acordo com o seu
estado (Figura 57):
Ativo;
o Lista todas as tarefas exceto as concluídas.
Em atraso;
o Lista as tarefas que em que já foi ultrapassada a
data de conclusão.
Concluir;
o Lista as tarefas dadas como concluídas pelo utilizador.
Além destas opções pode optar por mostrar todas, independentemente do seu estado.
Esta opção está disponível no topo do painel esquerdo da aplicação, bastando para isso
selecionar a respetiva opção.
Gestão da conta
Acedendo às opções da Outlook Web App podem definir-se algumas preferências que
podem ser bastante úteis para uma melhor gestão do correio eletrónico. Entre outras opções,
pode:
Definir regras;
Configurar repostas automáticas;
Consultar relatórios de entrega;
Criar grupos de distribuição públicos;
Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas;
Configurar a verificação ortográfica;
Configurar o calendário;
Bloquear correio eletrónico não solicitado;
Para ter acesso a estas opções deve clicar em Opções (abaixo do seu nome, no canto
superior direito) e de seguida Ver Todas as Opções (Figura 58).
Figura 57 – Filtrar Tarefas
32
Figura 58 – Ver Todas as Opções
Ao entrar nas opções surgem algumas informações relativas à sua conta de correio e
alguns atalhos para outras tarefas, nomeadamente:
Definir o reencaminhamento de/e para a sua conta de correio;
Configurar respostas automáticas;
Alterar a palavra-passe;
Importar contactos de outras contas de correio.
Seguem-se instruções para alteração de algumas opções de correio eletrónico.
Definir regras
Depois de aceder às opções, clicar em Organizar Correio Eletrónico e de seguida Regras
da Pasta A Receber. (Figura 59)
Podem ser definidas regras para, por exemplo:
Mover mensagens de alguém para uma pasta;
Redirecionar mensagens de alguém;
Marcar mensagens de alguém com uma categoria específica;
33
Figura 59 – Regras da Pasta a Receber
Na configuração de uma regra para mover as mensagens de um determinado remetente
para uma pasta específica deve:
Na janela anterior selecionar Novo…;
Na primeira caixa de seleção selecione
Foi recebida de… (Figura 60);
Selecione o(s) remetente(s) da sua lista
de contactos;
Na segunda caixa de seleção selecione
Mover a mensagem para a pasta…;
Na janela que abre (Figura 61) selecione
a pasta de destino ou crie uma nova pasta para
esta regra;
No final clicar em Guardar.
Figura 60 – Nova Regra da Pasta a Receber
34
Figura 61 – Selecionar Pasta
Configurar respostas automáticas
Quando o utilizador prevê que durante um determinado período de tempo se irá
encontrar fora do local de trabalho, por exemplo em férias, pode definir uma mensagem
automática que será enviada a cada remetente que entre em contacto com ele.
Pode ainda definir mensagens diferentes para remetentes da própria organização ou
para remetentes externos. Esta configuração está acessível através do separador Respostas
Automáticas (Figura 62).
Figura 62 – Respostas Automáticas
35
Consultar relatórios de entrega
Em determinadas situações é importante ter acesso ao relatório de entrega das
mensagens enviadas.
Através do separador Relatórios de Entrega (Figura 60) a pesquisa pode ser feita por
destinatário ou por palavras no assunto da mensagem.
Figura 63 – Relatórios de Entrega
Selecionar o destinatário (1);
Selecionar se pretender procurar relatórios de mensagens enviadas para si de
determinado utilizador (2);
Adicionar palavras a procurar no assunto da mensagem (opcional) (3).
Criar grupos de distribuição públicos
Como referido anteriormente, a criação de grupos de distribuição pode ser bastante útil.
Estes podem ser privados (a criar na área de contactos) ou públicos. Sendo público, significa que
qualquer utilizador pode utilizá-lo.
Para criar um grupo de distribuição deve, em opções de correio, aceder a Grupos e clicar
em Novo…
Figura 64 – Novo Grupo
36
Para o Novo Grupo terá que definir obrigatoriamente:
Nome (1);
Endereço (2);
Proprietário (s) (3);
Membros (4);
Forma de adesão de outros utilizadores ao grupo (5).
Figura 65 – Novo Grupo de Distribuição
Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas
Para criar uma assinatura a incluir em todas as mensagens enviadas, deve selecionar,
em opções de correio, Definições e selecionar Correio (Figura 66).
37
Figura 66 – Assinatura de Correio Eletrónico
Na caixa de texto, Assinatura de Correio Eletrónico, insira o texto que deve ser anexado
a todas as mensagens enviadas.
No final, marcar a opção “Incluir automaticamente a minha assinatura em mensagens
enviadas”.
Configurar a verificação ortográfica
A verificação ortográfica pode ser configurada para, por exemplo, verificar sempre a
ortografia antes de enviar. Esta opção está apenas disponível para administradores.
Deve, em opções de correio, aceder a Definições e selecionar Verificação Ortográfica
(Figura 67).
38
Figura 67 – Verificação Ortográfica
Configurar o calendário
A aparência do calendário pode ser alterada, de modo a ficar mais personalizada.
Acedendo às opções de correio, Definições – Calendário (Figura 68), poderá definir:
A semana de trabalho (1);
As horas de trabalho (2);
O primeiro dia da semana (3);
O incremento das horas (4);
Lembretes (5);
Processamento automático (6).
39
Figura 68 – Calendário
Bloquear correio eletrónico não solicitado
Por vezes, algumas mensagens são guardadas Automaticamente na pasta Correio
Eletrónico Não Solicitado, mesmo pertencentes a contactos seguros.
Em opções de correio – Bloquear ou Permitir (Figura 69), pode optar por evitar que
qualquer mensagem recebida seja enviada para a pasta Correio Eletrónico Não Solicitado ou
então definir remetentes ou domínios específicos como remetentes/destinatários seguros ou
remetentes bloqueados.
40
Figura 69 – Bloquear ou Permitir
Lync
O Microsoft Lync é um software que tem, como principal, objetivo a comunicação em
tempo real entre os elementos de uma organização.
Esta ferramenta permite:
Comunicar com outros colegas por mensagens instantâneas, áudio e vídeo;
Gravar as comunicações, incluído vídeo e áudio;
Partilhar e transferir ficheiros de forma instantânea;
Gerir e participar em reuniões online;
Partilhar o ambiente de trabalho;
Usar um quadro branco.
41
Login
Depois de proceder à instalação do Microsoft Lync, na primeira utilização é necessário
definir o endereço de início de sessão (utilizador do Office 365) e introduzir a palavra-passe,
quando solicitada (Figura 70).
É aconselhável marcar a opção Guardar a minha palavra-passe, para evitar que numa
próxima sessão seja novamente solicitada. Pode ainda definir o seu estado de disponibilidade
ao iniciar sessão ou alterá-lo mais tarde.
Figura 70 – Início de Sessão no Microsoft Lync
Depois de efetuar a seleção, clique em Iniciar
Sessão para iniciar a aplicação. O programa contacta o
servidor para proceder à autenticação e a janela do
Microsoft Lync aparece.
A nova janela surge (Figura 71), ocupando
apenas uma parte do ecrã, de forma a permitir que o
utilizador trabalhe com outras aplicações enquanto
comunica com o(s) colega(s) de equipa.
Nesta primeira janela podem ser efetuadas
algumas alterações simples de configuração, como
sendo:
Figura 71 – Janela Principal do Lync
42
Adicionar uma nota pessoal, selecionando a caixa O que se passa hoje?, para dizer
aos outros o que está a fazer (1);
Configurar a imagem a mostrar (2);
Alterar o estado de disponibilidade (3);
Definir a localização, selecionando a caixa Localização e digitando uma nova
localização (4);
Procurar contactos para adicionar ao Lync (5).
Algumas destas ações e outras mais específicas serão desenvolvidas de seguida.
Estado de Disponibilidade
O seu estado de disponibilidade é definido no momento em que faz login, sendo este
por defeito definido como disponível. Já vimos que este pode ser definido antes de fazer o login,
podendo ser alterado depois da sessão iniciada.
O seu estado de disponibilidade é visualizado pelos outros
utilizadores, tal como também é capaz de ver o dos seus contactos. Este
estado de disponibilidade é também visível através da aplicação
Outlook Web App.
Aos diferentes estados de disponibilidade é atribuída uma cor,
de acordo com a possibilidade de comunicação com o contacto:
Verde – o contacto está disponível para conversação,
correspondendo ao estado disponível;
Amarelo – o contacto está ausente do seu computador ou indisponível de momento,
correspondendo aos estados de Volto Já, Não Estou a Trabalhar e Aparecer como Ausente.
É ainda disponibilizada a informação de há quanto tempo definiu este estado. Nestes casos
não é possível comunicar utilizando vídeo;
Vermelho – esta cor significa que o contacto está ocupado com outra comunicação
ou compromisso do seu calendário (Outlook Web App) ou definiu o seu estado para
Ocupado ou Não Incomodar. O estado ocupado continua a permitir a comunicação, no
entanto o estado Não Incomodar só permite a comunicação aos contactos definidos na
relação de privacidade como Grupo de Trabalho.
Figura 72 - Disponibilidade
43
Contactos
Quando o utilizador faz parte de uma organização com muitos utilizadores e pertence a
várias equipas de trabalho é conveniente assegurar uma boa organização dos contactos. Por
exemplo, numa escola, o professor pode criar um grupo por cada turma que lecione, podendo
utilizar esta ferramenta para comunicar em tempo real com os outros professores do conselho
de turma.
Esta organização pressupõe a criação de grupos e adição dos contactos a esses grupos.
Por defeito, o Lync tem dois grupos: Contactos Frequentes e Todos os Contactos.
Criação de grupos
Para criar um grupo deve clicar com o botão
do lado direito do rato sobre um grupo existente e
selecionar Criar Novo Grupo. Surge então uma caixa
onde escreve o nome do grupo a criar.
Figura 74 – Novo Grupo
Depois dos grupos criados, pode começar a
adicionar contactos. Para encontrar contactos basta
escrever na caixa Localizar um contacto, o endereço
de e-mail do utilizador a adicionar. Figura 73 – Menu de contexto do Lync
44
Figura 75 – Adicionar Legenda
Depois de encontrado o contacto (Figura 75), selecione o grupo onde o pretende
arquivar ou pode criar um novo grupo para esse efeito.
De notar que o mesmo contacto pode pertencer a vários grupos e estes podem ser
ordenados na janela do Lync, simplesmente arrastando e largando no local de destino.
Para copiar um contacto para outro grupo, e assegurando que fique a pertencer a
ambos, deve clicar com o botão do lado direito do rato sobre o contacto a copiar e selecionar
Copiar Contacto Para (Figura 76). Surge a listagem dos grupos existentes e seleciona o grupo de
destino.
Figura 76 – Copiar Contacto Para
45
Se o objetivo for mover e não copiar, deve selecionar Mover o Contacto Para,
selecionando o grupo de destino ou simplesmente arrastando e largando o contacto do grupo
de origem para o grupo de destino.
Sempre que se adiciona um
contacto, é enviada uma
notificação para a pessoa que
adicionou. Da mesma forma,
sempre que alguém o adiciona à
sua lista de contactos, é notificado.
A notificação identifica a pessoa
que o adicionou e permite optar
por adicionar esse contacto à sua
lista, selecionando um grupo
específico e definir a respetiva
relação de privacidade.
Relação de privacidade
A configuração da relação de privacidade
permite definir quais as informações que partilha com
os seus contactos, optando por um de cinco níveis:
Amigos e família – este nível de privacidade
fornece o máximo de informação sobre si,
permitindo visualizar toda a informação sobre o
seu contacto, como sendo, fotografia, endereço
de correio eletrónico, número de telefone,
morada e outras informações;
Grupo de trabalho – este nível de
privacidade é especialmente destinado para
contactos que façam parte do seu grupo de
trabalho. Permite visualizar toda a informação de
contactos, exceto as informações pessoais como
Figura 78 – Relação de Privacidade
Figura 77 – Notificação
46
morada e números de telefone. Este é o único nível em que o estado Não incomodar pode
ser interrompido;
Colegas – este é o nível de privacidade definido por defeito, em que permite
visualizar a informação do contacto, exceto as informações pessoais como morada,
números de telefone e detalhes de reunião;
Contactos externos – este nível partilha apenas o seu nome, cargo, endereço de e-
mail, empresa/organização e fotografia;
Contactos Bloqueados – partilha apenas o nome e endereço de correio eletrónico,
não permitindo que este contacto o faça através do Lync.
Para proceder à alteração do nível de privacidade de um ou vários contactos, deve
selecioná-los e de seguida clicar sobre um deles com o botão do lado direito, selecionar Alterar
Relação de Privacidade e optar por um dos níveis de privacidade (Figura 78).
Uma outra opção interessante no Lync é a possibilidade de ser avisado sempre que um
dos seus contactos fica disponível. Para isso deve selecionar o(s) contacto(s), clicar com o botão
direito do rato e selecionar Marcar para Alertas de Alteração de Estado (Figura 79).
Figura 79 – Marcar Alertas de Alteração de Estado
Vistas de contactos
Por defeito, a lista de contactos aparece
organizada em grupos, mas esta organização pode ser
alterada, selecionando um de três modos de
visualização:
Grupos – os contactos aparecem organizados por grupos;
Estado – os contactos são organizados de acordo com o seu estado de
disponibilidade;
Relação – os contactos são organizados por níveis de privacidade.
Figura 80 – Menu Vista de Contactos
47
Figura 81 – Vista de Contactos
Em cada modo de visualização podem ser ocultados os contactos pertencentes a uma
determinada categoria (grupo/estado/relação). Para isso, basta selecionar o icon à sua
esquerda.
Conversação
A comunicação em tempo real serve vários objetivos, desde um simples recado a dar ao
colega, uma questão a colocar, ou mesmo adicionar áudio e vídeo a essa comunicação.
Claro que esta potencialidade não deve ser utilizada em exagero, pois ninguém gosta de
estar a ser constantemente interrompido. De qualquer forma pode, neste caso, definir o seu
estado para Não Incomodar.
Quando quiser comunicar através de
comunicação instantânea, basta selecionar o
contacto e clicar sobre o icon .
Na janela de comunicação que surge
(Figura 83) escreva a mensagem a enviar na caixa de texto inferior (1) e pressione a tecla Enter.
Surge na caixa superior (2) a sua mensagem, bem como as respostas do outro contacto.
De cada vez que pretender adicionar uma mensagem segue o mesmo procedimento, podendo
inclusive alterar o tipo/cor de letra (3).
Figura 82 – Opção Comunicação Instantânea
48
Figura 83 – Janela de Comunicação Instantânea
A qualquer momento pode adicionar uma
chamada áudio ou vídeo, bastando para isso
selecionar Chamar ou Vídeo respetivamente.
Figura 85 – Chamada de Voz
Em qualquer um destes casos, a
comunicação por este meio só se inicia se o destinatário aceitar.
Figura 84 – Chamada de Vídeo
49
Para aceitar pode clicar em Aceitar ou,
se a janela de mensagens instantâneas estiver
aberta, selecionar Aceitar chamada de vídeo
(Figura 87) ou Aceitar chamada (Figura 86),
respetivamente.
Para recusar basta selecionar Recusar, em qualquer um dos casos.
Tem ainda a possibilidade de responder com uma mensagem instantânea ou definir o
seu estado para Não Incomodar, selecionando o botão Redirecionar (Figura 89).
Figura 89 – Redirecionar
Figura 87 – Aceitar chamada de vídeo
Figura 86 – Aceitar chamada
Figura 88 – Janela Numa Chamada
50
Durante a conversação áudio (Figura 88) ou vídeo o utilizador pode fazer alguns ajustes:
Colocar o microfone em silêncio (1);
Ajustar o volume dos altifalantes ou colocar em silêncio (2);
Verificar a intensidade do sinal de rede (3);
Colocar a chamada em espera (4);
Desligar (5).
É também possível iniciar diretamente uma chamada áudio sem ser através da janela de
comunicações instantâneas. Para isso coloca o rato sobre o contacto e clica no botão Chamada
que surge (Figura 90).
Figura 90 – Botão Chamada
É ainda possível, durante uma conversação, adicionar outros contactos, que também
estejam disponíveis, para participarem, clicando no botão e selecionando Convidar por
Nome ou Número de telefone… (Figura 91).
Figura 91 – Convidar por Nome ou Número de telefone
Se pretender adicionar utilizadores que não estejam online, ou que não pertençam à
mesma organização, pode optar por enviar uma hiperligação, por correio eletrónico, para
participarem na reunião. Neste caso deve ser selecionada a opção Convidar por Correio
Eletrónico, a qual dá origem ao aparecimento de uma janela onde tem a hiperligação a copiar e
onde se podem definir algumas opções, a ver mais à frente.
51
Figura 92 – Informações de Participação e Opções de Reunião
Desta forma a conversação é transformada numa reunião online.
A possibilidade de adicionar outros participantes está disponível para todos os tipos de
conversação.
Partilha
Uma das funcionalidades do Microsoft Lync é a possibilidade de partilha de programas
ou ficheiros. Esta partilha pode ser efetuada partilhando o ambiente de trabalho com outros
contactos e, por exemplo, discutir a elaboração de uma ficha de trabalho com os seus colegas.
Figura 93 – Opção Partilhar
Como opções de partilha existem:
Ambiente de trabalho – partilha tudo o que se passa no seu ambiente de trabalho,
existindo ainda a possibilidade de atribuir o controlo do seu ambiente de trabalho, para que
o outro utilizador possa, por exemplo, ajudá-lo a executar determinada operação;
52
Figura 94 – Partilha de Ambiente de Trabalho ativa
Programa – partilha programas que estejam em execução, podendo selecionar os
que pretende partilhar. Neste caso também existe a possibilidade de atribuir o controlo
desses programas ao outro utilizador;
Apresentação do PowerPoint – partilha uma
apresentação do Microsoft PowerPoint. No canto inferior
direito surge um conjunto de itens (Figura 95) com algumas
opções relativamente ao controlo da apresentação:
o Número do diapositivo em visualização e
número total de diapositivos (1);
o Setas para avançar e recuar na apresentação (2);
o Mostrar miniaturas dos diapositivos (3);
o Mostrar notas do apresentador (4).
Novo quadro – partilha um quadro branco
onde todos os participantes podem interagir,
utilizando as opções disponíveis (Figura 96):
o Apontador (1);
o Caixa de texto (2)
o Formas e linhas (3);
o Cor (4) – disponível quando se está a trabalhar
com caixas de texto ou formas;
o Caneta/marcador (5) – clicando na seta à direita
pode selecionar a cor.
o Carimbo (6);
o Imagem (7) – inserir uma imagem guardada no
computador;
o Guardar (8).
Novo inquérito – partilha um inquérito de opinião, ao
qual podem responder anonimamente todos os
participantes.
Figura 95 – Opções de Controlo de Apresentação
Figura 96 – Opções de Partilha de Quadro Branco
Figura 97 – Novo Inquérito
53
Figura 98 – Resultados do Inquérito
Assim que o inquérito é lançado, surgem os resultados da votação em tempo real.
Na janela do inquérito o Apresentador tem as seguintes opções:
o Abrir ou fechar o inquérito (1);
o Mostrar ou Ocultar os resultados aos participantes (2);
o Editar o inquérito (3);
o Eliminar as respostas já registadas (4);
o Guardar o inquérito (5).
No caso da partilha de apresentação PowerPoint, Quadro Branco ou Inquérito, o
controlo pode ser assumido por qualquer participante, selecionando no canto superior direito
da janela a opção Assumir o Controlo como Apresentador (Figura 99).
Figura 99 – Assumir o Controlo com Apresentador
No caso de uma reunião online agendada, podem ser preparados previamente alguns
objetos (apresentações, quadros brancos, inquéritos) e durante a reunião selecionar o que
pretende apresentar em cada momento (Figura 100).
54
Figura 100 – Materiais preparados previamente
Uma outra possibilidade de partilha consiste no envio imediato de ficheiros, sem
necessidade de enviar mensagens de correio eletrónico com ficheiros em anexo.
Para isso basta arrastar o ficheiro a transferir
para a janela de conversação. Na janela do(s)
destinatário(s) (Figura 101) surge a informação de que
estão a enviar o ficheiro, podendo estes optar por:
Guardar – guarda na pasta Transferências,
ou outra localização pré-definida;
Guardar Como – seleciona a pasta onde
pretende guardar o ficheiro;
Recusar – recusa a transferência.
Figura 102 – Transferência de Ficheiros Terminada
Figura 101 – Envio de Ficheiros
55
Depois de terminada a transferência selecione Abrir para abrir o documento
(Figura 102).
Reunião Online
Como já vimos, a uma
conversação podem ser adicionados vários
participantes, criando uma reunião online,
onde todos podem contribuir por
mensagem instantânea, áudio ou vídeo.
No entanto uma reunião online pode ser
agendada previamente, enviando um
convite a todos os participantes.
Esta funcionalidade está apenas
disponível aos utilizadores que têm
instalado o Microsoft Outlook, versão
desktop.
Para agendar uma reunião online, utilizando o Microsoft Outlook, deve:
Abrir o calendário;
No separador Base selecionar Nova Reunião Online (Figura 103);
Se tiver sessão de Lync iniciada com o mesmo utilizador que o da conta que está a
utilizar no Outlook abre a janela onde pode definir vários parâmetros relativos à reunião:
o Participantes (1) – seleciona os destinatários, a partir da lista de contactos ou
escrevendo diretamente o endereço de correio eletrónico. Podem ser adicionados
contactos de utilizadores não pertencentes à mesma organização.
o Assunto (2);
o Hora de início e de fim (3);
o Ordem de trabalhos (4) – Na caixa de mensagem podem ser dadas várias
informações relativas à reunião, incluindo a ordem de trabalhos. Nesta caixa surge
a hiperligação que permitirá a qualquer utilizador abrir com o Microsoft Lync, para
aceder à reunião.
Figura 103 – Nova Reunião Online
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Figura 104 – Agendamento da Reunião de Grupo
Em Opções da Reunião (5) pode ser definida a forma de acesso dos participantes e quem
serão os apresentadores (Figura 105).
Figura 105 – Opções da Reunião Online
57
Selecionando a opção Gerir apresentações pode definir, dos participantes selecionados
qual(ais) terá(ão) o perfil de Apresentador, bastando selecionar o contacto e clicar em Adicionar.
Figura 106 – Opções da Reunião - Apresentadores
Depois de tudo configurado, na janela do agendamento da reunião (Figura 104),
selecione Enviar.
A partir deste momento, os destinatários da reunião recebem na sua caixa de correio
eletrónico a mensagem de convite para a reunião, onde têm a possibilidade de:
Figura 107 – Opções de convite para uma Reunião
Aceitar a reunião. Esta fica automaticamente inserida no seu calendário;
Tentativa. A reunião é aceite apenas em modo tentativa, isto é, o destinatário não
assegura a sua participação;
Recusar a reunião;
Propor uma nova data/hora.
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Figura 108 – Reunião de Grupo - Propor nova hora
o Ao propor uma nova data/hora surge a janela respetiva (Figura 108), onde pode
consultar a disponibilidade dos participantes, bem como iniciar uma conversação
instantânea com os utilizadores que estiverem online.
Em qualquer destas opções é enviada uma mensagem ao organizador da reunião,
podendo a mesma ser enviada com conhecimento aos restantes participantes.
Opções
O Microsoft Lync tem várias opções que podem ser configuradas de acordo com as
preferências do utilizador. Para aceder a estas, deve selecionar no menu Ferramentas o item
Opções. (Figura 109)
Figura 109 – Opções do Microsoft Lync
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Destas destacam-se as dos separadores:
Pessoal – aqui pode definir o endereço de início de sessão, definir se o Lync inicia
automaticamente ao iniciar sessão no Windows, etc…;
A minha Imagem – alteração da imagem associada ao seu utilizador;
Dispositivos de Áudio – configuração dos altifalantes e microfone;
Dispositivo de vídeo – configuração da Câmara Web;
Guardar Ficheiros – definição da pasta onde são guardados os ficheiros transferidos
e as gravações.
O Microsoft Lync, por defeito, grava todas as conversações para que o conteúdo das
mesmas possa ser consultado posteriormente.
As gravações são guardadas na pasta Histórico de Conversações, disponível na área de
correio da Outlook Web App.
No entanto, esta opção pode ser alterada no separador Pessoal das opções do Lync.
Figura 110 – Gestor de informações pessoais
Site de Equipa (SharePoint Online)
O SharePoint Online é uma plataforma de aplicações Web da Microsoft, cujo objetivo é
a criação de portais e intranets, gestão de conteúdos, gestão documental e criação de portais
colaborativos, e publicação de aplicações web.
O SharePoint Online disponibiliza, de um forma única e integrada, um espaço virtual
onde todos os elementos de uma escola ou de uma equipa podem colaborar entre si, partilhar
conhecimentos e encontrar diversos tipos de recursos e informação.
Esta plataforma é provavelmente o centro das operações de uma Cloud: ajuda-o a
comunicar com sua equipa, a partilhar documentos, a editar anúncios e atualizações, assim
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como a gerir as várias tarefas que fazem parte dos seus projetos, criando um espaço no qual a
sua equipa possa reunir-se de uma forma inovadora e partilhar o trabalho que têm vindo a
desenvolver. Desta forma permite que o trabalho colaborativo seja mais eficaz, aumentando
assim o nível de produtividade pessoal e de uma equipa e tendo sempre disponível informações
necessárias e atualizadas que permitem tomar decisões mais fundamentadas. Tudo isto com a
vantagem de possuir uma interface familiar e com total integração com o Microsoft Office.
Um site SharePoint coloca à disposição diversos recursos de gestão e armazenamento
de informação, dos quais destacamos os seguintes:
Biblioteca de documentos;
Anúncios;
Tarefas / Projetos;
Calendário.
Interface
Para ter acesso ao SharePoint Online no Office 365, terá que seguir os seguintes passos:
Efetuar o início de sessão no Office 365, utilizando o seu nome de utilizador e
respetiva palavra-passe.
Fazer clique na opção Site de Equipa que se encontra no topo da janela.
Figura 111 – Opção Site de Equipa
De seguida aparecerá a interface do Site de Equipa.
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Figura 112 – Interface do Site de Equipa
Dependendo da configuração do site, esta interface é composta por:
Bibliotecas;
Listas;
Documentos;
Anúncios;
Calendário;
Entre outros…
Biblioteca de Documentos
Umas das melhores funcionalidades de um Site de Equipa é a capacidade de partilhar
documentos entre pessoas e equipas. Podem existir diversos tipos de bibliotecas de
documentos que guardam documentos de Word, de Excel, imagens, clipes de mídias, entre
outros, de forma a permitir o aumento de produtividade.
Uma Biblioteca de Documentos também permite diminuir as versões disponíveis de um
documento. Suponhamos que um elemento da equipa cria uma primeira versão de um
documento e o coloca na biblioteca; outro elemento pode editá-lo e fazer a revisão do conteúdo;
o designer pode aplicar um modelo e um logótipo, o gestor pode efetuar uma revisão minuciosa,
e todos os elementos estão a utilizar a mesma versão do documento. Tudo isto é possível
utilizando as funcionalidades Dar Entrada e Dar saída. Assim, os elementos da equipa podem
efetuar as alterações necessárias de forma a serem incorporadas no documento e não correrem
o risco de estarem a utilizar uma versão errada do documento.
Adicionar documentos a uma Biblioteca
Para adicionar documentos a uma Biblioteca, deve seguir os seguintes passos:
Selecionar a Biblioteca de Documentos;
Fazer clique na opção Adicionar Documento que se encontra por baixo da biblioteca de
Documentos;
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Figura 113 – Biblioteca de Documentos
Na janela Carregar Documento, fazer clique no botão Procurar…;
Navegue até à pasta onde se encontra o documento. Faça clique nesse documento e de
seguida faça clique no botão Abrir;
Faça clique no botão OK para fechar a janela Carregar documento. O documento será
adicionado à biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome e a data da última
modificação.
Também poderá efetuar o carregamento de vários ficheiros ao mesmo tempo. Para isso deve:
1. Selecionar a Biblioteca de Documentos;
2. Fazer clique na opção Adicionar Documento que se encontra por baixo da Biblioteca de
Documentos;
Figura 114 – Opção Adicionar documento
3. Na janela Carregar Documento, deve fazer clique na opção Carregar vários ficheiros;
Figura 115 – Carregar Vários Documentos
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4. De seguida pode arrastar os documentos que quer carregar para a biblioteca para a zona
azul da janela ou fazer clique na opção Procurar ficheiros;
5. Se fez clique na opção Procurar ficheiros, navegue até à pasta onde se encontra o
documento. Selecione os documentos e de seguida faça clique no botão Abrir;
6. Faça clique no botão OK para fechar a janela Carregar documento. Os documentos serão
adicionados à biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome, a data da última
modificação e por quem foi modificado.
Outra forma de efetuar estas operações de carregamento de documentos é através do
menu Ferramentas de Biblioteca, opção Documentos (Figura 117), que se encontra no topo da
página.
Para este menu ficar visível deve fazer clique por cima da Biblioteca (Figura 116).
Figura 116 – Biblioteca de Documentos ativa
Figura 117 – Opção Carregar Documento
Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca
Para efetuar o download de um documento de uma biblioteca, deve seguir os passos
seguintes:
1. Selecionar o documento que pretende descarregar;
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Figura 118 – Seleção de um Documento
2. Fazer clique no Friso, na secção Cópias e no botão Transferir uma Cópia;
Figura 119 – Opção Transferir uma Cópia
3. De seguida fazer clique no botão Guardar.
Partilha de documentos
Tal como referido anteriormente, uma das grandes potencialidades da
plataforma SharePoint é a partilha de informação. Os passos seguintes mostram a forma
de partilhar um documento com uma pessoa ou grupo de pessoas:
1. Selecionar o documento que pretende partilhar;
Figura 120 – Selecionar Documento para Partilhar
2. Fazer clique no Friso, na secção Partilhar e Controlar e no botão Enviar Hiperligação;
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Figura 121 – Opção Enviar Hiperligação
3. De seguida é criada uma mensagem de correio eletrónico com a ligação para o
documento. Onde pode escolher os destinatários, definir um assunto e escrever
uma mensagem complementar.
Figura 122 – Mensagem de Correio Eletrónico com a Hiperligação para o ficheiro
Editar um documento
Para editar um documento, siga os seguintes passos:
1. Abrir o menu de contexto referente ao documento que pretende editar;
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Figura 123 – Menu de Contexto refente ao Documento a Editar
2. Neste menu tem a possibilidade de editar o documento no browser ou na
aplicação Microsoft Word;
3. Caso escolha a opção Editar no Browser aparecerá uma janela que apresenta
uma interface semelhante ao Microsoft Word, onde poderá editar o documento.
De salientar que esta interface não possui todas as funcionalidades;
Depois de editado e gravado, o documento ficará guardado na respetiva
biblioteca.
Figura 124 – Documento aberto no Microsoft Word App
4. Caso escolha a opção Editar em Microsoft Word, o documento é descarregado
e aberto no Microsoft Word, onde poderá ser editado. Quando grava o
documento, este é carregado para a respetiva biblioteca de forma automática.
Existe a possibilidade de dois ou mais utilizadores estarem a editar um
documento de forma sincronizada.
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Figura 125 – Edição de um Documento por dois utilizadores
Neste caso, a ordem do documento não sofre alterações ficando cada bloco
editado, marcado com o nome do utilizador que o editou. Esta marcação não aparecerá
no documento final.
Ver conteúdo do documento
Para ver o conteúdo de um documento deve:
1. Fazer clique no nome do documento;
Figura 126 – Abrir um Documento
2. De seguida surge uma janela com o conteúdo do documento. Nesta janela tem
a opção de Abrir no Word e de Editar no browser.
Figura 127 – Interface da Microsoft Web App com um Documento Aberto
Anúncios
Na plataforma SharePoint é possível criar uma área de anúncios onde podem ser
publicados eventos futuros, resultados de inquéritos, ideias para discussão, entre outros.
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Figura 128 - Anúncios
Para aceder a um anúncio colocado deve fazer clique em cima do título do anúncio, onde
aparecerá a janela seguinte:
Figura 129 – Detalhes de um Anúncio
Nesta janela tem acesso a toda a informação referente ao anúncio. Poderá editar e
eliminar o anúncio, caso tenha permissão para essa tarefa.
Adicionar novo anúncio
Para adicionar um novo anúncio, deve seguir os seguintes passos:
1. Fazer clique na opção Adicionar novo anúncio;
Figura 130 – Opção Adicionar novo anúncio
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2. Inserir os dados referentes ao anúncio, tais como o título, o corpo do anúncio, quando
expira e anexar ficheiros.
Figura 131 – Janela Adicionar novo Anúncio
Tarefas
A lista Tarefas permite uma eficiente gestão das mesmas, onde o utilizador pode
adicionar novas tarefas ou gerir as criadas anteriormente.
Esta gestão é feita através da lista de tarefas/projetos disponível no menu lateral da
interface do Site de Equipa.
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Figura 132 – Menu Tarefas
É importante salientar que as Tarefas podem ser agrupadas em projetos. Cada projeto
terá, então, várias Tarefas que podem ser executadas por várias pessoas, para que no fim seja
possível concretizar esse projeto. As Tarefas de um projeto podem ter Tarefas antecessoras, ou
seja, as Tarefas podem estar organizadas de forma sequencial e relacionadas entre elas.
Adicionar Tarefas
Para adicionar uma nova tarefa, deve:
1. Fazer clique em Adicionar novo item;
Figura 133 – Opção Adicionar Novo item
2. De seguida aparecerá a janela seguinte (Figura 134) na qual deve inserir os dados
referentes à tarefa. Aqui poderá definir o Título da tarefa, se a tarefa tem uma
Antecessora, a Prioridade, o Estado, percentagem de conclusão, quem tem de executar
a tarefa (Atribuído A) e as datas de início e fim, uma breve descrição e anexar ficheiros;
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Figura 134 – Janela adicionar nova Tarefa
3. Para atribuir a tarefa a um destinatário deve fazer clique em (1) e escolher o
destinatário, ou inserir diretamente o endereço de correio eletrónico na caixa Atribuído
A;
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Figura 135 – Selecionar Pessoas e Grupos
4. Para guardar a tarefa, deve fazer clique em Guardar. O destinatário irá receber uma
mensagem de correio eletrónico com a atribuição da tarefa. O qual poderá aceitar ou
rejeitar a tarefa atribuída.
Alterar uma tarefa
Outras das funcionalidades é a alteração de uma tarefa já atribuída. Para alterar uma
tarefa deve:
1. Fazer clique na respetiva tarefa;
Figura 136 – Selecionar Tarefa existente
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Figura 137 – Detalhes de um Anúncio
2. Fazer clique em Editar Item, surgindo uma janela (Figura 139) que permite alterar a
Tarefa. Quando terminar a alteração da tarefa, deve fazer clique em Guardar.
Figura 138 – Opção Editar Item
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Figura 139 – Alterar Tarefa existente
Importa salientar que só o proprietário pode alterar a Tarefa. De seguida o destinatário
dessa Tarefa receberá uma mensagem de correio eletrónico com as alterações efetuadas.
Executar uma Tarefa
Para executar, deve seguir os passos anteriormente descritos para alterar uma Tarefa.
De seguida pode atualizar o estado da Tarefa e a percentagem de conclusão. Todas as alterações
serão enviadas ao proprietário da Tarefa.
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Figura 140 – Alterar Estado e Percentagem de Conclusão
Importa referir que se a Tarefa tiver uma Tarefa antecessora, esta só poderá ser iniciada
depois da Tarefa antecessora ser totalmente executada.
Figura 141 – Tarefas organizadas num Projeto e respetivo Mapa de Gantt
Calendário
O Calendário existente na plataforma SharePoint Online permite efetuar uma gestão
eficaz de todos os calendários profissionais de uma equipa/grupo de trabalho ou mesmo de uma
instituição.
Para aceder ao Calendário de um site deve fazer clique no item Calendário que está
disponível, por defeito, no menu do lado esquerdo.
Figura 142 – Menu Calendário
A interface do Calendário é a apresentada na imagem seguinte.
Figura 143 – Interface do Calendário
Para configurar a forma como o Calendário é apresentado, deve:
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1. No Friso deve fazer clique no separador Calendário;
Figura 144 – Âmbito de apresentação de um Calendário
2. De seguida pode alterar o âmbito do Calendário entre vista de Dia, Semana ou Mês.
Adicionar eventos ao Calendário
Para adicionar eventos a um calendário, deve:
1. No friso fazer clique no separador Eventos;
Figura 145 – Posição do Separador Eventos
2. De seguida deve fazer clique em Novo Evento;
Figura 146 – Opções do Separador Eventos
3. Vai surgir a seguinte janela onde pode inserir os dados referentes ao Novo Evento;
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Figura 147 – Janela Novo Evento
4. Para adicionar o Evento ao Calendário deve fazer clique em Guardar.
Figura 148 – Evento adicionado a um Calendário
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Alterar um Evento
Para alterar um Evento, deve:
1. Fazer duplo clique no Evento que pretende alterar;
2. De seguida aparecerá uma janela com os dados do Evento, que para serem alterados
deve fazer clique em Editar Item;
Figura 149 – Detalhes de um Evento
3. De seguida pode efetuar as alterações necessárias no Evento e fazer clique em Guardar.
As novas alterações serão inseridas no Calendário.
Ligar Calendário do Microsoft Outlook
No SharePoint Online pode fazer a sincronização de Calendários com a versão desktop
do Microsoft Outlook. Para efetuar esta sincronização deve:
1. No friso deve fazer clique no separador Calendário;
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Figura 150 – Opções do Separador Calendário
2. De seguida deve fazer clique na opção Ligar ao Outlook;
3. Depois surgirá um aviso de segurança, no qual deve fazer clique em Permitir;
Figura 151 – Mensagem de segurança permite a sincronização com o Microsoft Outlook
4. Na janela seguinte deve verificar todos os dados e de seguida fazer clique no botão Sim;
Figura 152 – Mensagem de segurança do Microsoft Outlook que permite autorizar a sincronização do Calendário
5. Depois de efetuadas estas operações, o Calendário ficará sincronizado com o Microsoft
Outlook.
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Figura 153 – Calendário sincronizado com o Microsoft Outlook
Os meus Alertas
Um das funcionalidades do SharePoint Online é a criação de Alertas para Listas,
Bibliotecas, Ficheiros, Eventos, entre outros. Esta funcionalidade permite ao utilizador estar
sempre a par de todas as alterações que surjam.
Esta opção está disponível no friso de qualquer uma das funcionalidades do SharePoint
Online no botão Alertar-me.
Figura 154 – Botão Alertar-me
Para criar um alerta:
1. Faça clique no botão Alertar-me (Figura 154);
2. Preencha a Janela Novo Alerta (Figura 155) com os dados pretendidos.
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Figura 155 – Janela Novo Alerta
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3. De seguida clique em OK. A partir deste momento, começará a receber por correio
eletrónico Alertas a avisar que determinado item foi adicionado, alterado ou eliminado.