manual parroquias auditoria 2013

8/18/2019 Manual Parroquias Auditoria 2013

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Manual de políticas y procedimientos administrativos parroquiales Página 1

ARQUIDIÓCESIS DE BOGOTÁ

VICARIA ADMINISTRATIVA


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DECRETO No. 610

MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS

EL CARDENAL

RUBÉN SALAZAR GÓMEZ

ARZOBISPO DE BOGOTÁ

CONSIDERANDO:

1. Que “Las leyes civiles a las que remite el derecho de la Iglesia debenobservarse en derecho canónico con los mismos efectos, en cuanto no seancontrarias al derecho divino ni se disponga otra cosa en el derechocanónico” (cfr. c. 22).

2. Que los sacerdotes que ejercen oficios eclesiásticos en el ámbito parroquialen la Arquidiócesis de Bogotá, deben haber recibido una adecuada formaciónen este campo y son personas responsables en todo lo que corresponde a laadministración de una parroquia (cfr. c. 256 §1).

3. Que la normatividad universal establece restricciones en el manejo debienes y administración de las Personas Públicas y Privadas de la Iglesia quese encuentren dentro de una Iglesia Particular.

4. Que es necesaria una adecuada organización y administración de estaspersonas jurídicas de tal manera que respondan a los desafíos actuales, yeviten pleitos que lesionen el patrimonio eclesial.

5. Que “Corresponde al Ordinario vigilar diligentemente la administración detodos los bienes pertenecientes a las personas jurídicas públicas que le


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están sujetas, quedando a salvo otros títulos legítimos que le confieran másamplios derechos” (cfr. c. 1276 §1).

6. Que “Teniendo en cuenta los derechos, las costumbres legítimas y lascircunstancias, cuiden los Ordinarios de organizar todo lo referente a laadministración de los bienes eclesiásticos dando instrucciones particularesdentro de los límites del derecho universal y particular” (cfr. c. 1276 §2).

DECRETA:

1. Impleméntese el Manual de Normas Administrativas que comienza a

aplicarse desde la fecha de publicación del presente decreto.

2. Que dicho Manual de Administración será actualizado periódicamente deacuerdo a la normativa de la Ley Civil.

3. Que lo dispuesto en el Decreto 1549 del 29 de mayo de 2009, quedavigente.

Bogotá, 16 de diciembre de 2013.

Cardenal Rubén Salazar GómezArzobispo de Bogotá y Primado de Colombia

Ricardo Pulido Aguilar, Pbro.Canciller


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ARQUIDIÓCESIS DE BOGOTÁ

Monseñor Rubén Salazar Gómez

Arzobispo de Bogotá

Monseñor Rafael Cotrino Badillo

Vicario Administrativo

Adaptación del documento “Guías para la administración parroquial” segundaedición 30 IV 2007 Conferencia Episcopal de Colombia y del instructivo deAdministración Parroquial Arquidiócesis de Bogotá año 2007.

Colaboradores en la Producción documentalInés Rincón EspitiaLucy Moreno MurciaMary Lucia Torres AcostaOficina de Auditoría Arquidiócesis de Bogotá

Digitación : Vilma Díaz Sanabria


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CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVOS

Generales

Específicos

BIBLIOGRAFIA

ANEXOS


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Contenido1. GENERALIDADES .......................................................................... 17 1.1 Marco legal ................................................................................ 17

1.2 Constitución de la parroquia ......................................................... 17

1.2.1 Existencia y representación legal ............................................. 18

1.2.2 Aspectos a tener en cuenta a partir de la constitución de laparroquia ....................................................................................... 19

1.2.3 Jerarquía Organizacional de la parroquia en la EstructuraAdministrativa de la Arquidiócesis de Bogotá ....................................... 20

1.3 Principios generales de administración ........................................... 21

1.4 Estructura organizacional de la parroquia ....................................... 23

1.5 Funciones administrativas del personal básico vinculado a la parroquia 23

1.5.1 El párroco ............................................................................. 23

1.5.2 Secretario(a) de despacho ..................................................... 29

1.5.3 Tesorero (a) ......................................................................... 31

1.5.4 Sacristán(a) .......................................................................... 34

1.5.5 Servicios generales ................................................................ 35

1.5.6 Conductor ............................................................................ 37

1.5.7 Contador(a) .......................................................................... 37

1.6 Consejo parroquial de asuntos económicos ..................................... 41

1.6.1 Constitución .......................................................................... 41

1.6.2 Competencia ......................................................................... 42

1.6.3 Funciones ............................................................................. 42

1.6.4 Reuniones ............................................................................ 42

1.6.5 Funciones del presidente ........................................................ 42

1.6.6 Perfil de los miembros del consejo ........................................... 42


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2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE BIENESPARROQUIALES .................................................................................... 43

2.1

Administración de los bienes de la parroquia ................................... 43

2.2 Bienes eclesiásticos .................................................................... 43

2.3 Políticas en la administración de los bienes parroquiales ................... 44

2.3.1 Efectivo, bancos e inversiones ................................................. 44

2.3.1.1 Efectivo ........................................................................... 44

2.3.1.2 Bancos ............................................................................ 51

2.3.1.3 Inversiones ...................................................................... 52

2.3.2 Activos muebles y vehículos .................................................... 53

2.3.2.1 Inventarios de activos fijos y otros activos ........................... 53

2.3.2.2 Compra de muebles y enseres ............................................ 54

2.3.2.3 Mantenimiento de muebles y enseres .................................. 54

2.3.2.4 Adquisición y administración de vehículos ............................ 55

2.3.3 Administración de los bienes Inmuebles .................................... 56

2.3.3.1 Construcciones y reformas ................................................. 57

2.3.3.2 Compra de inmuebles........................................................ 58

2.3.3.3 Arrendamiento de inmuebles de la parroquia ........................ 58

2.3.3.4 Enajenación de bienes inmuebles ........................................ 59

2.4 La depreciación de los activos fijos ................................................ 59

2.5 Políticas en la administración de las obligaciones parroquiales y elpatrimonio ........................................................................................ 60

2.5.1 Las obligaciones (pasivos) ...................................................... 60

2.5.2 Obligaciones especiales .......................................................... 61

2.5.2.1 Colectas .......................................................................... 61

2.5.2.2 Caja de Auxilios para el Clero ............................................. 61

2.5.2.3 Cuota y colecta zonal ....................................................... 62

2.5.2.4 Catolicismo ...................................................................... 62

2.5.2.5 Obligaciones laborales ....................................................... 62


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2.5.2.6 Obligaciones fiscales ......................................................... 63

2.5.3 Otras provisiones ................................................................... 63

2.5.4 El Patrimonio ........................................................................ 63 3. PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO APLICADO A LOS ASPECTOSLABORALES ......................................................................................... 64

3.1 Justificación, objetivos y alcance ................................................... 64

3.2 Definiciones ............................................................................... 66

3.2.1 Contrato de Trabajo ............................................................... 66

3.2.2 Elementos del contrato de trabajo ............................................ 66

3.2.3 Modalidades de los contratos de trabajo .................................... 66

3.2.3.1. Según su forma ............................................................... 67

3.2.3.2. Según su duración ........................................................... 67

3.3 Remuneración ............................................................................ 70

3.3.1 El salario o remuneración........................................................ 70

3.3.2 Salario integral ...................................................................... 70

3.3.3 Periodos y formas de pago ...................................................... 70

3.3.4 Proporcionalidad de la remuneración ........................................ 71

3.3.5 Retención y deducciones del salario ......................................... 71

3.4 Jornada de Trabajo ..................................................................... 71

3.4.1 Jornada ordinaria................................................................... 71

3.4.2 La jornada ordinaria diurna o nocturna ..................................... 72

3.4.3 Horas extras ......................................................................... 72

3.4.4 Descansos Obligatorios ........................................................... 72

3.4.5 Jornada flexible ..................................................................... 74

3.4.6 Jornada Incompleta de Trabajo ................................................ 74

3.4.7 Vacaciones ........................................................................... 74

3.4.7.1. Generalidades ................................................................. 74

3.4.7.2. Compensación en dinero de las vacaciones .......................... 75

3.4.7.3. Comunicación de vacaciones ............................................. 75


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3.4.7.4. Libro de registro de vacaciones .......................................... 77

3.4.7.5. Reporte de la novedad de vacaciones a la seguridad social .... 77

3.5 Cargos especiales ....................................................................... 77 3.5.1 Trabajadores de dirección, confianza y manejo .......................... 77

3.5.2 Celadores o porteros .............................................................. 77

3.5.3 Menores de edad ................................................................... 78

3.5.4 Aprendices ........................................................................... 78

3.6 Terminación del contrato de trabajo .............................................. 79

3.6.1 Causales objetivas de terminación............................................ 79

3.6.2 Causales originadas en la voluntad del trabajador ...................... 79 3.6.3 Causales originadas en la voluntad de ambas partes ................... 80

3.6.4 Causales originadas en la voluntad del empleador ...................... 80

3.6.5 Intervención administrativa o judicial ....................................... 80

3.6.6 Renuncia del trabajador .......................................................... 80

3.6.7 Preaviso por parte del trabajador ............................................. 80

3.6.8 Terminación unilateral ............................................................ 81

3.7 Actos Importantes por terminación del contrato de trabajo ............... 82 3.7.1 Pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones ....................... 82

3.7.2 Pago por consignación ............................................................ 83

3.7.3 Paz y salvo ........................................................................... 84

3.7.4 Novedades y desafiliaciones .................................................... 84

3.8 Obligaciones del empleador .......................................................... 84

3.8.1 Generalidades de la seguridad social obligatoria ......................... 84

3.8.2 Sistema de seguridad social integral ......................................... 85 3.8.3 Régimen de pensiones ............................................................ 85

3.8.3.1. Características del sistema de pensiones ............................. 86

3.8.3.2. Pensión sanción ............................................................... 87

3.8.4 Régimen de salud .................................................................. 88


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3.8.4.1. Licencias ........................................................................ 88

3.8.4.2. Incapacidades y trámite de reconocimiento ........................ 90

3.8.5 Sistema de riesgos laborales (antes riesgos profesionales)........... 91 3.8.5.1. Características ................................................................ 91

3.8.5.2. Trabajo en alturas ........................................................... 91

3.8.6 Aportes parafiscales ............................................................... 93

3.8.6.1. Subsidio familiar .............................................................. 94

3.8.6.2. Subsidio de vivienda ........................................................ 94

3.8.6.3. Subsidio al desempleo ...................................................... 95

3.8.7 Reporte de novedades y pagos de la seguridad social ................. 95 3.8.8 Resumen de las obligaciones relacionadas con la seguridad social yparafiscal ....................................................................................... 96

3.8.9 Dotación (Vestido de calzado y labor) ....................................... 98

3.8.10 Auxilio de transporte ........................................................... 98

3.8.11 Prestaciones sociales ........................................................... 98

3.8.11.1. Prima de servicios .......................................................... 99

3.8.11.2. Auxilio de cesantías ........................................................ 99

3.8.11.3. Intereses sobre las cesantías ......................................... 101

3.8.11.4. Resumen de las provisiones para prestaciones sociales ...... 101

3.8.11.5. Observaciones especiales de las prestaciones sociales ....... 103

3.9 Otros aspectos laborales ............................................................ 103

3.9.1 Gastos de entierro del trabajador o pensionado ........................ 103

3.9.2 Certificado anual de ingresos y retenciones ............................. 104

3.10 Reglamentos ......................................................................... 104

3.10.1 Reglamento interno de trabajo ............................................ 104

3.10.2 Reglamento de higiene y seguridad industrial ........................ 105

3.10.3 Comité de convivencia laboral ............................................. 105

3.11 Registros y archivo laboral ...................................................... 105

3.11.1 Registros ......................................................................... 105


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3.11.2 Archivo laboral ................................................................. 106

3.12 Otros contratos y relación de personal....................................... 108

3.12.1 Contrato civil de prestación de servicios ............................... 108 3.12.2 Voluntariado ..................................................................... 108

4. ASPECTOS CONTABLES ................................................................ 110

4.1 Lineamientos, procedimientos e informes contables ....................... 110

4.1.1 La contabilidad .................................................................... 110

4.1.2 Proceso contable ................................................................. 111

4.1.2.1. Recopilación de la información ......................................... 112

4.1.2.2. Análisis y clasificación de la información dinámicas ............. 113 4.1.2.3. Registro de la información contable .................................. 201

4.2 Los estados financieros .............................................................. 206

4.2.1 Balance General .................................................................. 208

4.2.2 Estado de resultados ............................................................ 208

4.2.3 Notas a los estados financieros .............................................. 209

4.2.4 Estado de cambios en el patrimonio ....................................... 210

4.2.5 Estado de cambios en la situación financiera ............................ 210 4.2.6 Estado de flujo de efectivo .................................................... 210

4.3 Informe de gestión ................................................................... 210

4.4 El Presupuesto ......................................................................... 211

4.4.1 Proceso Presupuestal ........................................................... 211

4.4.2 Principales características de presupuesto ............................... 211

4.4.3 Objetivos del presupuesto ..................................................... 212

4.4.4 Composición del Presupuesto ................................................ 212 4.4.4.1. Presupuesto de ingresos ................................................. 213

4.4.4.2. Presupuesto de gastos .................................................... 213

4.4.5 Fases del Presupuesto .......................................................... 214

4.4.5.1. La Planeación ................................................................ 214


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4.4.5.2. La Ejecución ................................................................. 216

4.4.5.3. El Control ..................................................................... 217

4.4.6 Aprobación y adopción del presupuesto ................................... 218 4.4.7 Presentación del Presupuesto ................................................ 219

4.4.8 Modificaciones al presupuesto ............................................... 219

4.5 Cronograma de obligaciones....................................................... 220

4.6 Normas Internaciones de Información Financiera NIIF y NormasInternaciones de Contabilidad NIC ...................................................... 221

5. ASPECTOS TRIBUTARIOS ............................................................. 223

5.1 Obligaciones generales .............................................................. 223

5.1.1 RUT ................................................................................... 223

5.1.2 NIT .................................................................................... 224

5.1.3 Declarar y presentar ............................................................ 224

5.1.4 Retener .............................................................................. 224

5.1.5 Pagar ................................................................................. 224

5.1.6 Informar ............................................................................ 224

5.1.7 Inscripción en el RIT ............................................................ 224

5.1.8 Mecanismo de firma digital.................................................... 224

5.1.9 Expedición de certificados ..................................................... 225

5.2 Impuestos Nacionales ............................................................... 225

5.2.1 Declaración de ingresos y patrimonio ...................................... 225

5.2.2 Retención en la Fuente ......................................................... 225

5.2.2.1. Retención a título de renta .............................................. 227

5.2.2.2. Retención a título de IVA ................................................ 227

5.2.2.3. Impuesto sobre la renta para la Equidad – CREE ................ 228

5.2.3 Impuesto al valor agregado IVA ............................................. 229

5.2.4 Impuesto de timbre ............................................................. 231

5.2.5 Presentación de declaraciones nacionales en cero ..................... 232

5.2.6 Resolución de facturación ..................................................... 232


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5.3 Impuestos departamentales ....................................................... 232

5.3.1 Impuestos de registro (Impuesto de beneficencia) .................... 232

5.4 Impuestos distritales ................................................................. 233 5.4.1 Impuesto predial unificado .................................................... 233

5.4.2 Impuesto de industria, comercio y avisos (ICA) ........................ 235

5.4.3 Impuesto sobre vehículos automotores ................................... 236

5.4.4 Impuesto de delineación urbana ............................................ 237

5.5 Firma de las declaraciones ......................................................... 237

5.6 Información exógena o medios magnéticos nacionales (DIAN) ydistritales (secretaria de hacienda) ..................................................... 238

5.7 Certificados de retención ........................................................... 239

5.8 Conservación de la documentación .............................................. 239

6. OTROS ASPECTOS DE LA ADMINISTRACIÓN ................................... 240

6.1 Cambio de Párroco .................................................................... 240

6.1.1 Acta de entrega y participantes ............................................. 240

6.1.2 Informe pastoral.................................................................. 241

6.1.3 Informes administrativos ...................................................... 241

6.2 Archivo parroquial .................................................................... 241

6.3 Procesos de sistematización ....................................................... 243

6.4 Control, apoyo y verificación de los procesos administrativos .......... 243

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................... 245

ANEXOS ............................................................................................ 246


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INTRODUCCIÓN


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OBJETIVOS

GENERALES

1. Orientar el manejo administrativo, contable, laboral y tributario de lasgestiones y operaciones que desarrollan corrientemente las parroquiasde la Arquidiócesis de Bogotá, mediante este manual deprocedimientos de fácil comprensión y aplicación, que permita unificarlos criterios de la gestión contable, laboral, tributaria y administrativade manera que la información de los estados financieros y el informede gestión refleje la realidad económica y patrimonial de lasparroquias.

2. Afianzar y fortalecer procedimientos administrativos, laborales,contables y tributarios que permitan el sostenimiento y conservaciónde las parroquias, dentro de parámetros de funcionamiento eficiente yacordes con la misión de la Iglesia y las normas del C.I.C. sobre losbienes materiales.

ESPECÍFICOS

1. Unificar procedimientos, criterios y políticas administrativas,contables, laborales y tributarias aplicadas en las transacciones de lasparroquias.


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2. Determinar y unificar las cuentas contables que identifican los activos,pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de las parroquias de manera

que permita el control y seguimiento a los hechos económicos y lacomparación de los informes económicos.

3. Establecer el uso de sistemas y herramientas administrativas quepermitan la utilización de información económica y financiera entiempos razonablemente oportunos para la toma de decisiones quefavorezcan la sostenibilidad de las parroquias, en el corto, mediano ylargo plazo.

4. Determinar políticas y principios específicos en el manejo deldisponible, activos fijos, deudores, obligaciones laborales, tributarias yprovisiones para el mantenimiento de los bienes y servicios quepermiten el desarrollo del objeto social de las parroquias.


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1. GENERALIDADES

1.1 Marco legal

Corresponde al obispo diocesano gobernar la iglesia particular que le estáencomendada con potestad legislativa, ejecutiva y judicial, según lo determinael Derecho (cfr.c.391§1).

El concordato celebrado entre la Santa Sede y la República de Colombiaaprobado por la Ley 20 de 1974 determina en el Artículo IV:

“El Estado reconoce verdadera y propia personería jurídica a la iglesiacatólica. Igualmente a las diócesis, comunidades religiosas y demásentidades eclesiásticas a las que la ley canónica otorga personería jurídica, representadas por su legítima autoridad.

Gozarán de igual reconocimiento las entidades eclesiásticas que hayanrecibido personería jurídica por un acto de la legítima autoridad, deconformidad con las leyes canónicas”.

Toda entidad eclesiástica de acuerdo con el derecho canónico debe dar estrictocumplimiento a las normas canónicas universales, a las complementarias de laConferencia Episcopal, las particulares y directrices del ordinario del lugar, a laconstitución y a las leyes, tanto nacionales como departamentales, municipalesy distritales según le sean aplicables en materia, civil, laboral, tributaria,administrativa, comercial, etc.

1.2 Constitución de la parroquia

La parroquia es una persona jurídica canónica de derecho público sin ánimode lucro, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones (cfr.c.113 §2 yc.515), conformada por una determinada comunidad de fieles; se constituyede modo estable en la Iglesia particular, mediante la emanación de unDecreto Arzobispal reconocido por la ley colombiana; la parroquia


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legítimamente así erigida tiene personería jurídica en virtud del derecho mismoy su finalidad será la de desarrollar la misión de la Iglesia, a través de las obrasde piedad, apostolado, caridad y evangelización (cfr.c.114 §1 y2)

La creación, supresión o modificación de la parroquia debe formalizarsemediante decreto escrito, emanado del Ordinario del lugar.

1.2.1 Existencia y representación legal

Toda persona jurídica debe tener representante legal establecido por el derechoo por los estatutos (cf.c.118)

Las parroquias como entidad eclesiástica referidas en el artículo IV delConcordato no requieren inscripción en el Registro Público de personas jurídicassin ánimo de lucro que llevan las Cámaras de Comercio, según la ley 133 de1994, Decretos 1396 de 1997 y 2150 de 1995. El ejercicio de la certificación deexistencia y representación legal estará a cargo de la cancillería de la Diócesis ysu vigilancia y control a la vicaría de administración por medio de losmecanismos que ella establezca. Para las demás personas jurídicas estará acargo de la oficina arquidiocesana de personas jurídicas.

Su administración y dirección se encomienda a un párroco designado por elObispo, quien asume la representación legal de la parroquia (Canon 116,1º,532); una vez hecho el nombramiento, debe proceder a la posesión ante elcanciller, donde le expedirán el respectivo certificado de existencia yrepresentación legal, documento que será emitido con un periodo de vigenciadefinido. El designado adquiere las obligaciones y derechos de párroco al tomarposesión, de acuerdo con el canon 527. El párroco debe emitir la profesión defe al tomar posesión (cfr. canon 833, 1, 5).

Con el certificado de existencia y representación legal el párroco en calidad derepresentante legal de la parroquia deberá proceder a reportar ante lasentidades oficiales y privadas su condición de representante legal para poderejercer plenamente sus derechos y dar cumplimiento a las obligaciones, deorden legal, laboral, tributario, administrativo y pastoral que le corresponden.


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1.2.2 Aspectos a tener en cuenta a partir de la constitución de laparroquia

La razón social, es el nombre público asignado a la parroquia comopersona jurídica, el cual figura en el decreto de erección canónica.

La razón social (nombre completo asignado a la parroquia) debe utilizarseen el sello y en el papel timbrado propio de cada parroquia, el cual es de usoexclusivo de la parroquia.

La Representación legal de la parroquia corresponde al párrocodebidamente nombrado por Decreto Arzobispal. (Canon 116,1º, 532) quien

será el responsable de la administración de los bienes y servicioseclesiásticos a su cargo y de representar la parroquia ante cualquier entidadcivil o eclesiástica que lo requiera.

La certificación de la existencia jurídica y representación legal esexpedida por el canciller del Arzobispado y no por la Cámara de Comerciodel lugar.

El RUT, Registro Único Tributario se debe solicitar y/o actualizar ante la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) registrando lasresponsabilidades propias de cada parroquia. Este documento es necesariopara todas las gestiones administrativas, legales, tributarias.

El RIT o Registro de Información Tributaria (distrito capital), es elmecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentesdel Impuesto de industria y comercio, avisos y tableros en la ciudad deBogotá, por tanto se deberá proceder al registro o actualización si laparroquia desarrolla actividades gravadas con este tributo.

Con el certificado de existencia y representación legal, se procederá anotificar a los bancos, entidades de seguridad social, parafiscal, DIAN ydemás instituciones según la necesidad de la parroquia para registrar lanovedad correspondiente de actualización del representante legal vigente.


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La entidad que ejerce las funciones de vigilancia y control sobre la parroquiaes la vicaría de administración y las zonas pastorales territoriales.

1.2.3 Jerarquía Organizacional de la parroquia en la EstructuraAdministrativa de la Arquidiócesis de Bogotá

La Arquidiócesis de Bogotá es una porción del pueblo del Dios, cuyo cuidadopastoral se encomienda al señor Arzobispo de Bogotá, con la cooperación de losvicarios episcopales y el presbiterio, para construir la iglesia de Cristo; lacomplejidad de la actividad parroquial demanda tener un modelo deorganización que conduzca a la prestación de un servicio eficiente a los fieles.Este modelo resulta de combinar adecuadamente funciones de autoridad en lasrespectivas áreas y niveles.

La parroquia es una persona jurídica independiente pero forma parte de laArquidiócesis de Bogotá, y su ubicación jerárquica se observa en la siguienteestructura:


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1.3 Principios generales de administración

Administrar del latín administrare, significa “servir”, en este sentido laadministración de los bienes de la iglesia y en particular los bienes de lasparroquias buscan el servicio al otro, el cuidado de los bienes para alcanzar susfines, en obras de: apostolado, sostenimiento del culto, el clero y demásministros y la realización de obras de caridad con los más necesitados.

Podemos decir, que administrar quiere decir encargarse, cuidar y manejar losasuntos, bienes y recursos propios en orden a lograr los fines de la iglesia.

Los administradores de los bienes y recursos de la parroquia observarán lossiguientes principios:

Honestidad Puntualidad Diligencia Responsabilidad Respeto Servicio Confianza Cumplimiento Cortesía y buen trato Disciplina Criterio de equidad y justicia Autocontrol Prudencia Innovación Disposición al cambio Calidad Participación

Todos los bienes temporales que pertenecen a la parroquia, son bieneseclesiásticos y por tanto se rigen por los cánones universales y particulares,luego sus administradores, los párrocos, son responsables del cumplimiento dedichas normas en especial los cánones 1281 a 1288 y las demás normasvigentes.


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Los párrocos como representantes legales de las parroquias, deben cumplir susfunciones en nombre de la Iglesia y conforme al derecho y en especialatendiendo entre otros los siguientes preceptos:

Realizar un inventario detallado y exacto de todos los bienes que recibapara su administración, con la debida descripción, estado, valor de losmismos.

Vigilar que los bienes encomendados a su cuidado se conserven ysalvaguarden en debida forma.

Conservar, custodiar y emplear diligentemente los recursos de acuerdocon las normas legítimas. Realizar solo los actos administrativos para lascuales tiene facultades y pedir las respectivas autorizaciones a la

Conferencia Episcopal Colombia para aquellos que según el derecho serequiera, dentro de U$ 10.000 y US$ 300.000, de acuerdo con el canon1292§ 1 del Código de Derecho Canónico. (venta de inmuebles,vehículos, obras de arte).

Cumplir puntualmente con las obligaciones económicas que lecorresponda.

Cobrar y reclamar oportunamente las rentas o derechos económicos afavor de la Parroquia.

Ahorrar mensualmente las provisiones necesarias para el cumplimiento

de las obligaciones laborales, tributarias y administrativas a cargo de laparroquia. Velar por el consumo moderado de los servicios públicos y materiales que

afectan el medio ambiente, como una política de solidaridad para con lasgeneraciones futuras y como aporte a la sostenibilidad del planeta.

Llevar con orden y según las normas aplicables las cuentas sobre todaslas transacciones económicas de la parroquia.

Ordenar y conservar adecuadamente los archivos de la parroquia. Observar y cumplir cuidadosamente las leyes civiles en materia laboral,

social, ambiental, tributaria, comercial y demás que le sean aplicables. Informar de las cuentas de los bienes y recursos encomendados en

calidad de administrador de la parroquia. Actuar de acuerdo con la normatividad y transparencia en relación con la

transferencia, enajenación, adquisición a cualquier titulo de los bienes dela parroquia.


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La gestión administrativa del párroco está orientada a conservar,proteger, e incrementar el patrimonio de la parroquia.

Al recibir la parroquia, el párroco se hace responsable de todos los bienes queésta posee y de las obligaciones contraídas (Canon 532). Por ello, todas lasactuaciones administrativas deben constar por escrito en el archivo de laparroquia para tener claridad con la información en cualquier momento ycuando se presente la entrega administrativa de la parroquia.

1.4 Estructura organizacional de la parroquia

Dependiendo de las actividades que desarrolle la parroquia conformará su

equipo humano con el número de personas que requiera para la prestación delos servicios que ofrezca y que esté en capacidad de asumir, cumpliendo contodas las obligaciones legales.

Toda persona que preste sus servicios a la parroquia debe tener claramentedefinidas su condición y funciones, las cuales deben constar en el respectivocontrato y en el manual de funciones.

A continuación se describen algunas de las funciones administrativas esenciales

de los cargos básicos que habitualmente tiene la parroquia.

1.5 Funciones administrativas del personal básico vinculado a laparroquia

1.5.1 El párroco

Finalidad administrativa del cargo

La administración de los recursos recae sobre el párroco, quien debe garantizarel manejo integral, equitativo, justo y objetivo en beneficio de la comunidad,con fundamento en los principios y preceptos descritos en el numeral 1.3 deeste documento.


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El párroco, por tanto, adquiere una importancia capital en la organizacióndiocesana. El párroco tiene funciones administrativas de gran relevancia, porno hablar de la trascendencia de sus funciones pastorales para la vida de las

comunidades diocesanas. 1

El párroco debe reunir los siguientes requisitos

Ha de ser persona física (cfr. canon 520 § 1). Ha de ser presbítero (canon 521 § 1). Se debe destacar, además por su sana doctrina y probidad moral,

estar dotado de celo por las almas y de otras virtudes (canon 521 §2).

Estudios sobre normas básicas de administración parroquial y/oadministración empresarial.

El nombramiento de párrocos corresponde al obispo diocesano y también aaquél que se le equipara en derecho de acuerdo con el canon 368.

El nombramiento del párroco pueden designarse para un tiempo determinado

si así se ha previsto por la Conferencia Episcopal (cfr. canon 522).El párroco, como afirma el canon 519, “ejerce la cura pastoral de la comunidad

que le está encomendada bajo la autoridad del obispo diocesano”. Por loanterior, sus competencias son las que se refieren a la vida cristiana en lacomunidad que tiene encomendada. La tarea más importante es el cuidado dela vida cristiana en la comunidad que el obispo diocesano le ha encomendado.

En atención a la importancia pastoral de su misión, el código de derechocanónico dedica dos extensos cánones, los 528 y 529, a dar indicaciones al

párroco sobre el cumplimiento de sus funciones pastorales.

1http://www.psanjuancrisostomo.arquibogota.org.co/?idcategoria=7668

http://www.psanjuancrisostomo.arquibogota.org.co/?idcategoria=7668http://www.psanjuancrisostomo.arquibogota.org.co/?idcategoria=7668http://www.psanjuancrisostomo.arquibogota.org.co/?idcategoria=7668http://www.psanjuancrisostomo.arquibogota.org.co/?idcategoria=7668


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Funciones y responsabilidades administrativas del párroco

Administrador general de la parroquia. Ordenador del gasto. Dirigir el equipo administrativo. Ejercer el control y supervisión de todas las actividades

administrativas.

De forma específica entre otras el párroco tiene las siguientes funciones yresponsabilidades:

Dirigir, planear, coordinar y administrar todas las actividades

parroquiales. Responder por el funcionamiento integral de la parroquia.

Representar la parroquia ante las autoridades eclesiásticas y civiles. Dirigir administrativamente las labores parroquiales. Es el responsable directo del personal a su cargo. Es el responsable de administrar la totalidad de los recursos, derechos,

obligaciones y de los resultados de la parroquia. Participar activamente en jornadas de formación y cursos de

actualización administrativa y estar al tanto de la actualidad económicalocal, nacional e internacional que le puedan afectar.

Garantizar los recursos reales y necesarios para cumplir con lasobligaciones laborales, tributarias y de reposición y mantenimiento de losactivos de la parroquia.

Elaborar junto con el consejo parroquial de asuntos económicos y elcontador el presupuesto debidamente desagregado para cada año.

Autorizar los gastos necesarios para la buena marcha y funcionamiento de

la parroquia. Garantizar el pago de los emolumentos mensuales asignados al párroco y

al vicario parroquial y los sacerdotes colaboradores. Analizar la ejecución presupuestal junto con el contador y realizar los

ajustes oportunos.


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Celebrar contratos, suscribir actos y ordenar gastos dentro de los límitesde cuantía establecidos en el decreto Arzobispal de nombramiento y lasdemás normas eclesiásticas que le aplique.

Velar por que el personal vinculado laboralmente a la parroquia seaoportunamente afiliado a la seguridad social y parafiscal (salud, pensión,riesgos laborales y caja de compensación familiar) y se le practique elexamen médico ocupacional de pre ingreso, periódico y de egreso, segúncorresponda.

Controlar y administrar el cumplimiento de las funciones del personal dela parroquia.

Presidir y convocar el consejo parroquial de asuntos económicos cuandolo juzgue oportuno.

Solicitar al Arzobispo las autorizaciones necesarias, según los límitesprevistos en el decreto de nombramiento y de las normas eclesiásticas yciviles cuando aplique.

Solicitar la debida autorización al Arzobispo de Bogotá para la realizaciónde compra o venta de inmuebles, empréstitos e hipotecas o cualquier otratransacción que comprometa el patrimonio de la parroquia dentro de loslímites fijados en el decreto arzobispal de nombramiento.

Asumir los cargos encomendados en el decreto de nombramientoarzobispal.

Realizar u ordenar, el reporte mensual y cuando se requiera de losinformes económicos a la zona pastoral, en la forma preestablecida paraello.

Firmar los cheques y autorizar las transferencias bancarias. Realizar la apertura y/o administrar la(s) cuenta(s) bancaria(s) a nombre

de la Parroquia. Realizar inversiones únicamente en entidades financieras vigiladas por la

superbancaria o entidad oficial que las vigila y controla. Estimular el bienestar del equipo de trabajo de la parroquia acorde con el

espíritu evangelizador que como entidad eclesiástica nos caracteriza. Motivar a la feligresía en el aporte de las colectas y enviar oportunamente

los recursos a la Zona Pastoral. Cancelar anticipadamente al inicio de cada mes los aportes a la Caja de

Auxilios para el Clero, para cubrir oportunamente la seguridad social delpárroco y vicario.


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Estudiar y determinar la contratación del personal y las condiciones deremuneración teniendo como criterios: el cargo a desempeñar, laresponsabilidad, las funciones asignadas, el presupuesto de la parroquia,

la formación académica, entre otras. Mantener actualizados y organizados los documentos legales de la

parroquia, en especial los relacionados con la propiedad de bienesinmuebles, su patrimonio mobiliario, sus activos y pasivos.

Realizar estudios técnicos y financieros previos para trabajos deconstrucción, remodelación, compras y ventas teniendo en cuenta lalegislación vigente.

Realizar reuniones periódicas con el consejo parroquial de AsuntosEconómicos

Realizar los trámites pertinentes y oportunos ante las entidadestributarias locales y nacionales con el fin de mantener actualizada lainformación de la parroquia, para el cumplimiento de las obligaciones deeste orden.

Prever con visión de futuro las nuevas formas de financiamiento. Velar por la conservación y enriquecimiento del patrimonio cultural e

histórico de la parroquia. Llevar con orden los libros parroquiales y el archivo de la parroquia

(canon 535). Solicitar la debida autorización escrita del Arzobispo, para la adquisición

de deudas y obligaciones que comprometen el patrimonio de la parroquia. Cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos administrativos

parroquiales consignados en este documento y en instructivoscomplementarios que se expidan en relación con estos asuntos.

Hacer uso de los servicios de asesoría jurídica y administrativa de laArquidiócesis de Bogotá, a fin de disminuir los riesgos presentes o futurosdel patrimonio parroquial.

Custodiar y asegurar la conservación en debida forma de los archivos

propios de la parroquia, en especial los relacionados con los librosparroquiales, la información contable, tributaria, laboral y legal de laParroquia.

Solicitar al vicario episcopal, autorización escrita para aceptar administraro guardar bienes o pertenencias de terceros.

Dar cumplimiento al decreto Arzobispal 1549 de mayo de 2009,relacionado con la contratación y vinculación de personal a la parroquia.


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Destinar a la conservación y fortalecimiento del patrimonio, todo ingresonuevo o adicional a los ingresos operacionales corrientes que perciba laparroquia.

Destinar de los ingresos por concepto de arrendamientos de inmuebles,un porcentaje no inferior al 30% del canon mensual para la constituciónde un fondo de reposición, mantenimiento de los inmuebles y pago deimpuesto predial. Igual parámetro se seguirá para los ingresosrelacionados con el servicio de alquiler de mausoleos, osarios y cenizarios,con el fin de crear un fondo para el mantenimiento a perpetuidad.

Presentar al separarse de su cargo, a manera de empalme, un informe aquien lo sustituya legalmente en sus funciones sobre su gestión en losasuntos pastorales, legales, laborales, tributarios, administrativos y

complementarios de su competencia en forma detallada, mediante “actade entrega de parroquias”, la cual deberá estar suscrita por él comopárroco saliente, el párroco entrante, y las demás personas que participende la entrega y recibo de la parroquia (contadores, vicario zonal,arcipreste).

Realizar las demás funciones que le sean señaladas por el Arzobispo o sudelegado.

Competencias personales

Quien desempeñe el cargo de párroco debe contar con las siguientescompetencias básicas:

Honestidad Lealtad Serenidad Transparencia Confidencialidad Habilidades comunicativas y de atención al público interno y externo Ética

Conocimientos básicos administrativos

Normatividad relacionada con el derecho canónico Normatividad laboral


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Normas básicas de administración institucional Normas básicas tributarias Manejo de herramientas de tecnología y comunicaciones vigentes Manejo de base de datos Normas de administración de la Arquidiócesis de Bogotá

Algunas figuras especiales:

El administrador parroquial

De acuerdo con el canon 539, si el párroco está imposibilitado de ejercer susfunciones por cautiverio, destierro o deportación, incapacidad, enfermedad u

otra causa, el Obispo diocesano ha de proveer otro administrador parroquial.Este es un sacerdote que quien suplirá al párroco, adquiriendo los derechos yobligaciones del párroco, prohibiéndosele perjudicar los derechos del párroco ocausar daño a los bienes parroquiales (canon 540).

Vicario parroquial

Si en la parroquia hay constituido el cargo de vicario parroquial, adquirirá éllas funciones del administrador parroquial hasta que el obispo provea elnombramiento del administrador parroquial. Si no hay vicarios parroquiales, se

hace una remisión al derecho particular (cfr. canon 541).

1.5.2 Secretario(a) de despacho

Finalidad del cargo

El cargo de secretario(a) de despacho, está orientado fundamentalmente alservicio de la feligresía y comunidad en general que acude a la parroquia enbusca de los servicios sacramentales, pastorales y de culto respondiendo de

manera profesional y competitiva a las necesidades que la comunidad solicita,y a desempeñar las labores de oficina y de asistencia administrativa requeridasen la parroquia, atendiendo las instrucciones del párroco o superior inmediato ylas normas y procedimientos establecidos por la Curia Central.

Funciones

Depender directamente del párroco.


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Atender cordialmente al público personal y telefónicamente. Responder por todos los documentos notariales. Llevar la programación de los servicios de culto solicitados a la parroquia. Recibir el pago por concepto de los servicios pastorales, elaborar recibode caja en el sistema. Rendir diariamente informe de los dineros recibidos, al párroco y/o su

delegado. Elaborar y entregar los documentos y certificados solicitados al despacho

y autorizados por el párroco. Actualizar la página web de la parroquia con la asesoría de la zona

pastoral o de la Arquidiócesis. Orientar a los fieles sobre la actividad y servicios que ofrece la parroquia. Diligenciar en debida forma y mantener actualizados los libros

parroquiales. Revisar, clasificar y controlar los documentos parroquiales a su cargo,

aplicando procedimientos adecuados para el archivo documental yresponder por su organización física y sistematizada.

Realizar copias de seguridad semanal de la información electrónica a sucargo, tanto del programa de partidas como del software contable.

Asumir las labores de tesorería y auxiliar contable según las necesidadesdel servicio y de la organización establecida en la parroquia.

Elaborar la documentación correspondiente a la vinculación de personal,con la asesoría del párroco y del contador, (contrato, afiliaciones a laseguridad social y parafiscal)

Participar en las reuniones y jornadas de capacitación e informaciónorganizadas por la zona pastoral y/o Arquidiócesis de Bogotá. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter administrativo,

verificando su exactitud y presentar los informes correspondientessolicitados por el párroco.

Asistir a las jornadas de capacitación programadas por la parroquia. Manejar y responder por el fondo fijo de caja menor cuando le sea

asignado. Las demás que le asigne el párroco por razones de servicio.


Quien desempeñe el cargo de secretario(a) de despacho debe contarcon competencias básicas actitudinales y comportamentales tales como:

Honestidad Lealtad


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Puntualidad Transparencia Confidencialidad Tolerancia Capacidad de análisis y organización Habilidades comunicativas y de atención al público interno y externo Ética

Conocimientos básicos

Normatividad relacionada con el derecho canónico Normatividad laboral Normas básicas de administración institucional Técnicas de archivo y manejo de correspondencia Normas básicas tributarias Ofimática Manejo de herramientas de tecnología y comunicaciones vigentes Manejo de páginas web Manejo de base de datos Manejo de los libros parroquiales Normas de administración de la Arquidiócesis de Bogotá Manejo del programas contables, y en especial Helisa GW

Requisitos

Académicos

Bachiller. Deseable estudio técnicos o tecnológicos en gestión empresarial. Curso de secretariado parroquial.

Experiencia

Un año de experiencia en cargos relacionados, deseable en el cargo específico.

1.5.3 Tesorero (a)

Algunas parroquias, de acuerdo con sus necesidades, pueden tener tesorero(a),quien dependerá directamente del párroco.

Finalidad del cargo


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El tesorero(a) tiene como propósito recaudar los recursos corrientes obtenidosen el desarrollo del objeto social de la parroquia, atendiendo las políticas ycriterios fijados por el párroco y las normas de este manual para el manejo de

los recursos y teniendo especial cuidado de aplicar principios de honestidad,lealtad y poner toda su capacidad laboral al servicio del cumplimiento de losobjetivos económicos de sostenimiento de la parroquia.

Desempeñar las labores de oficina y de asistencia administrativa relacionadascon el cargo, atendiendo las instrucciones del párroco, las normas yprocedimientos establecidos por la entidad.

Funciones

Recaudar y registrar la totalidad de los ingresos de la parroquia por losdiferentes conceptos y servicios.

Consignar la totalidad de los recaudos en las cuentas de la parroquia. Actualizar la información de las cuentas bancarias. Elaborar los recibos de caja y/o las facturas, según el caso, por la

totalidad de los conceptos que generen ingresos para la parroquia, enel programa contable Helisa, en orden consecutivo y cronológico.

Elaborar y registrar los comprobantes de egreso por todos los conceptosde pagos y erogaciones que realice la parroquia, en el programacontable Helisa, en orden consecutivo y cronológico.

Practicar las retenciones de impuestos que sean aplicables en cada caso. Girar los cheques y realizar las transferencias bancarias, segúninstrucción y orden del párroco.

Conciliar la(s) cuenta(s) bancaria(s). Llevar y mantener actualizado el inventario de cada dependencia,

controlando el ingreso y retiro de los bienes de la parroquia. Llevar porseparado el inventario de bienes personales del párroco y de tercerosque estén en la parroquia.

Comunicar a contabilidad oportunamente el inventario de bienes dadosde baja.

Actualizar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de la

Parroquia. Elaborar y presentar a diario el informe de caja y egresos de la parroquia. Custodiar y conservar con medidas adecuadas de seguridad los recursos,

chequera, sellos, y demás títulos valores que están bajo suresponsabilidad.

Exigir los soportes legalmente válidos de los desembolsos para sureconocimiento y elaboración del comprobante de egreso respectivo.


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Solicitar para todo pago copia del RUT vigente al proveedor, cualquieraque sea el bien o servicio que preste a la parroquia y en especial aaquellos proveedores personas naturales.

Llevar un archivo de RUTS actualizados de los proveedores. Coordinar el pago oportuno de las obligaciones económicas de la

parroquia, tales como impuestos, nómina, seguridad social, serviciospúblicos, aportes zonales, caja de auxilio para el Clero, colectas, entreotras.

Colaborar con la elaboración y seguimiento al presupuesto. Las demás que le asigne el párroco por razones de servicio.


Quien desempeñe el cargo de tesorero(a) debe contar con competenciasbásicas actitudinales y comportamentales tales como:

Honestidad Transparencia Confidencialidad Capacidad de análisis y organización Habilidades comunicativas y de atención al público interno y externo Ética


Normatividad laboral Normas básicas de contabilidad Técnicas de archivo y manejo de documentación Normas básicas tributarias Ofimática Manejo de herramientas de tecnología y comunicaciones vigentes Manejo de base de datos Normas de administración de la Arquidiócesis de Bogotá Manejo del programa Helisa GW

Requisitos

Académicos

Estudios técnicos o tecnológicos en gestión empresarial o auxiliarcontable

Curso de administración parroquial


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Experiencia


1.5.4 Sacristán(a)

Finalidad del cargo

El sacristán(a) tiene como función contribuir con la organización, alistamientodel templo, lugares de culto, y con la preparación de los elementos necesarios(libros, ornamentos, vasos, etc.) de la liturgia para las celebracionesprogramadas de la Parroquia.

Desempeñar las labores de oficina y de asistencia administrativa relacionadascon el cargo, atendiendo las instrucciones del párroco, las normas yprocedimientos establecidos por la entidad.

Funciones

Velar por el cuidado y la seguridad del templo y demás lugares de culto. Cuidar de la sacristía y de todos sus elementos recibidos por inventario,así como mantenerlos en perfecto estado. Preparar oportunamente los libros, vasos, ornamentos y demás

elementos de la liturgia para las celebraciones programadas. Velar por el aseo, la correcta disposición de los elementos y muebles,

arreglos florales en el Templo y demás lugares de culto. Velar por el cumplimiento de los horarios de las liturgias. Recordar a los responsables de la música, los compromisos y horarios. Dar información a los fieles sobre horarios de misas y otros actos de

culto.

Recolectar las ofrendas diarias y entregarlas al párroco para serreportadas a la Tesorería o el departamento contable. Colaborar con las actividades de oficina y administrativas que le sean

asignadas. Las demás que le sean asignadas por el párroco.



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Quien desempeñe el cargo de Sacristán(a) debe contar con competenciasbásicas actitudinales y comportamentales tales como:

Honestidad Transparencia Confidencialidad Capacidad de orden y organización Habilidades comunicativas y de atención al público interno y externo Ética


Conocimiento de las celebraciones litúrgicas y servicios pastorales queofrece la Parroquia.

Requisitos

Académicos

Bachiller. Preferiblemente estudios técnicos o tecnológicos en áreas

administrativas. Curso de administración parroquial.

Experiencia


1.5.5 Servicios generales

Finalidad del cargo

Las personas de servicios generales, tienen como función apoyar labores demantenimiento, logística, organización, imagen y de contribución a unambiente de trabajo en condiciones adecuadas para la prestación de losservicios parroquiales, la atención de la casa cural y todas las dependenciasparroquiales.

La Parroquia por ser una persona jurídica no puede tener empleada de serviciodoméstico.

Funciones


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Responsable por la atención de la casa cural. Encargada de la limpieza y aseo general de las instalaciones de la

parroquia (según las condiciones de cada parroquia incluirá el aseo del

templo). Encargada del servicio de arreglo de la ropa del párroco. Atender servicios de cafetería. Preparar los alimentos. Ayudar con los servicios de mensajería cuando se requiera. Atender las demás funciones que le sean asignadas por el párroco.


Quien desempeñe el cargo de servicios generales debe contar con

competencias básicas actitudinales y comportamentales tales como:

Honestidad Confidencialidad Capacidad de organización Pulcritud Habilidades comunicativas Ética


Conocimientos de cocina Conocimientos básicos de protocolo. Conocimientos de administración de casa cural.

Requisitos

Académicos

Básicos para personal de cocina.

Bachiller para personal de servicios generales diferente a cocina. Deseable cursos de cocina o similares. Deseable estudios técnicos o tecnólogos relacionados con las actividades

de mantenimiento y limpieza.

Experiencia



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1.5.6 Conductor

Si alguna parroquia por las actividades que desarrolla necesita conductor, debevincularlo mediante contrato laboral y no como chofer de servicio familiar,definir las funciones, requisitos para ejercer el cargo, estudios y experiencia.

1.5.7 Contador(a)

Finalidad del cargo

La finalidad del cargo de contador(a) es responder al desarrollo de la funciónsocial que conlleva el ejercicio de la profesión de la contaduría pública,especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden yla seguridad de las relaciones económicas de la parroquia de acuerdo con lanormas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.

La organización, revisión y control de las transacciones económicas de laParroquia y la asesoría en asuntos tributarios, administrativos, contables ysimilares harán parte fundamental de quien se vincula como contador(a),ciñéndose a las normas que en tales áreas estén vigentes y a las normas einstrucciones expedidas por la Arquidiócesis de Bogotá.

Funciones

Asesorar al párroco en la aplicación de lineamientos y criterios enaspectos contables, tributarios y administrativos relacionados con suárea.

Establecer pautas y procedimientos para el registro, sistematización yconservación de la información económica de la parroquia.

Coordinar y establecer los mecanismos pertinentes de control interno delas áreas financiera, administrativa y tributaria.

Orientar sobre el manejo del programa contable Helisa, al personalencargado del procesamiento de la información contable de la parroquia.

Verificar y establecer procedimientos de control del personal vinculado ala institución (documentación, registros de vacaciones, incapacidades,pago de prestaciones sociales, etc.)

Revisar y causar oportunamente, los pagos de nómina, seguridad social,parafiscales, obligaciones con proveedores, obligaciones financieras,obligaciones fiscales, entre otras.


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Aclarar al personal vinculado a la parroquia, temas relacionados con suárea.

Orientar e informar al personal vinculado a la parroquia sobre temas

relacionados con nómina, pagos, descuentos, liquidaciones,incapacidades y demás inherentes. Elaborar las liquidaciones de los contratos de trabajo previa consulta con

el abogado laboralista. Verificar el cumplimiento de los trámites relacionados con la

desvinculación del personal (carta de renuncia, respuesta de aceptaciónde la renuncia, examen de medicina ocupacional de retiro, pagooportuno de la liquidación, certificado de aportes de seguridad social,entre otros),

Implantar medidas y procedimientos que aseguren la aplicación de lasnormas contables vigentes.

Presentar mensualmente balances de comprobación y analizarlosconjuntamente con el párroco.

Fijar pautas para el registro y actualización de los inventarios. Atender los aspectos tributarios de la parroquia. Asistir a reuniones cuando su labor lo requiera o sea convocado. Liquidar, elaborar y presentar oportunamente las declaraciones de

impuestos nacionales (virtualmente), cuando así se requieran, así comolas distritales, según las responsabilidades tributarias que se apliquen ala parroquia.

Revisar y realizar mensualmente el control interno del procesamiento y

actualización de la información contable de la parroquia, en el programacontable determinado para su sistematización. Imprimir mensualmente los libros oficiales de contabilidad, diario, mayor

y balances e inventarios y balances en la papelería debidamenteregistrada según aplique.

Elaborar y transmitir en forma mensual, en las fechas y medios pre-establecidos el reporte de la información contable de la parroquia a lazona pastoral correspondiente.

Revisar el cumplimiento de las normas laborales aplicables a losempleados de la parroquia, desde el proceso de selección hasta suretiro.

Verificar y conciliar las novedades y pagos a la seguridad social yparafiscal.

Elaborar o revisar, según la estructura administrativa de la parroquia, lasconciliaciones bancarias en forma mensual dejando el soporte impresode las mismas y realizando las gestiones para aclarar las partidasconciliatorias resultantes.


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Firmar las declaraciones de impuestos según corresponda y asesorar alrepresentante legal de la parroquia en los procesos informáticosvirtuales para el cabal cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Organizar la información exógena tanto nacional como distrital ycoordinar la trasmisión oportuna y completa de la misma. Analizar y evaluar alternativas de inversión de los recursos de la

parroquia. Elaborar junto con el párroco el proyecto de presupuesto, hacer

seguimiento y control al mismo. Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros anuales y/o de

acuerdo con la necesidad de la parroquia. Realizar periódicamente análisis financiero y de resultados que oriente la

toma de decisiones. Implementar las actualizaciones, modificaciones que en materia contable,

tributaria y laboral le sean aplicables a la parroquia. Certificar con su firma los estados financieros, contables y demás

informes que la requieran, registrando el número de la tarjetaprofesional.

Tener en cuenta las normas éticas para el ejercicio de la profesión decontador público, las normas técnicas que reglamentan la profesión yaplicar el régimen contable colombiano y los lineamientos de estemanual de administración parroquial.

Participar activamente de la implementación de acciones de controlinterno contable, informando las recomendaciones para su

mejoramiento. Realizar copias de seguridad semanal de la información financiera,

contable, tributaria, laboral y demás que este bajo su responsabilidad. Las demás asignadas por el párroco.

Quien desempeñe el cargo de contador(a) debe contar con competenciasbásicas actitudinales y comportamentales tales como:

Capacidad de análisis, síntesis, coordinación Iniciativa Capacidad de organización y previsión Responsabilidad por el manejo de la información Profesionalidad íntegra, con alta conciencia moral, aptitud profesional e

independencia mental. Honestidad Habilidades comunicativas Ética



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Régimen contable colombiano Normatividad laboral Normas tributarias Ofimática Manejo de herramientas de tecnología y comunicaciones vigentes Manejo de base de datos Normas de administración de la Arquidiócesis de Bogotá Manejo del programa Helisa GW

Requisitos

Académicos

Contador público titulado con tarjeta profesional vigente Certificado de antecedentes disciplinarios de la junta central de

Contadores. Deseable diplomado o curso de administración parroquial Si el contador no ha estado en el sector eclesial, deberá asesorarse con

la Zona Pastoral al respecto.

Experiencia

Tres años de experiencia comprobable en cargo similar, deseable en el cargo

específico.

Responsabilidad en la continuidad del proceso contable

El contador bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable de laparroquia, deberá presentar al separarse del cargo, independientemente de laforma de vinculación (contrato de trabajo o prestación de serviciosprofesionales), un informe detallado al párroco y a quien lo sustituya sobrelos asuntos de su competencia y entregar actualizada la totalidad de lainformación contable, administrativa, tributaria y libros contables, copias deseguridad, demás que estén bajo su responsabilidad con el propósito decontinuar con el normal desarrollo del proceso contable.

Le queda prohibido, al Contador retirar de la parroquia documentación decualquier naturaleza que sea de propiedad de la entidad, toda ladocumentación de orden contable, libros auxiliares, libros oficiales,declaraciones de impuestos, entre otros deberán permanecer en la parroquia yestar actualizados hasta la fecha de entrega.


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Otras disposiciones

Importante: Todo cargo que por necesidades del servicio cree la parroquia,deberá contar con la estructura básica que se enuncia a continuación, antes desu contratación:

Nombre del cargo Finalidad del cargo Funciones Competencias personales Requisitos: académicos y de experiencia

La vinculación del personal de secretariado, tesorería, sacristán, serviciosgenerales y aquellos que por la necesidad del servicio requieran la prestaciónpersonal de las labores, reciban una remuneración por dichas labores y esténbajo la subordinación del párroco será mediante contrato de trabajo.

1.6 Consejo parroquial de asuntos económicos

En toda parroquia debe conformarse el consejo de asuntos económicos (Canon537), que es el órgano de participación de los fieles en la gestión económica dela misma con carácter consultivo.

1.6.1 Constitución

El Consejo estará compuesto por el párroco, quien lo preside, y tres (3) ocinco (5) laicos nombrados por el mismo.

No pueden ser consejeros los parientes del párroco hasta el cuarto gradode consanguinidad y segundo de afinidad, ni las personas que tengannegocios económicos con la parroquia o que sean empleados de lamisma.

Los miembros del consejo serán nombrados para períodos de tres (3)años y podrán ser reelegidos. Para cada período es conveniente cambiaral menos dos (2) de sus miembros.


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1.6.2 Competencia

El consejo tiene función consultiva y no decisoria de los asuntos económicos de

la parroquia.

1.6.3 Funciones

Ayudar al párroco en el análisis del presupuesto anual de la parroquia yen la vigilancia de su ejecución.

Ayudar en el estudio de los informes económicos de la parroquia. Conceptuar sobre los actos extraordinarios de la administración. Colaborar en la toma de decisiones cuando el párroco lo solicite.

1.6.4 Reuniones

El Consejo se reunirá en sesión ordinaria cada dos (2) meses y en sesiónextraordinaria cuando el párroco lo juzgue oportuno o cuando dos (2) de susmiembros así lo soliciten.

1.6.5 Funciones del presidente

Convocar y presidir el consejo. Determinar la agenda de la reunión, presentar los informes y dirigir su

desarrollo. Designar al secretario. Invitar expertos cuando el tema así lo requiera.

1.6.6 Perfil de los miembros del consejo

Las personas que formen parte del consejo parroquial de asuntos económicos,deberán contar con las siguientes actitudes personales y comportamentales:

Personas honestas e idóneas Formación pastoral Sentido de servicio a la comunidad Conocimientos en aspectos económicos y alguno de ellos en derecho civil.


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2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA ADMINISTRACIÓNDE BIENES PARROQUIALES

La Iglesia puede adquirir, administrar o enajenar los bienes parroquiales paraalcanzar sus propios fines (Canon 1254,1º); su finalidad es la de aprovecharlos recursos de manera que favorezca el sentido pastoral, el compartirresponsablemente la fraternidad y la justicia fundamentado en el principio dela solidaridad y conservación de los bienes parroquiales.

2.1 Administración de los bienes de la parroquia

Los bienes parroquiales deben ser administrados de acuerdo con las normaseclesiásticas (Canon 1257,1º y siguientes) y las leyes colombianas vigentesaplicables en cada caso (civil, laboral, comercial, tributario, etc.).

El párroco es el responsable de la correcta administración de todos los bienesde la Parroquia (Canon 532). De manera especial debe dar cumplimiento a loscánones 1281 a 1288, a la legislación complementaria de la ConferenciaEpiscopal de Colombia y a las directrices y lineamientos impartidos por el

Arzobispo de Bogotá.

2.2 Bienes eclesiásticos

Los bienes que pertenecen a la parroquia, persona jurídica pública, son bieneseclesiásticos (Canon 1257,1º) y deben ser considerados como los medios parasu acción pastoral (Canon 1254,2º; 528 y 529).

Los bienes de la parroquia se pueden dividir así:

Efectivo, Bancos e Inversiones

Comprende, todo el dinero o su equivalente que tenga la parroquia,representado en efectivo moneda nacional y moneda extranjera, cheques,cuentas corrientes, de ahorros y en títulos valores o papeles negociables.


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Activos Fijos

Conformados por: Mobiliario, Equipos y Vehículos. La parroquia en el desarrollode sus actividades requiere de una dotación mínima para funcionaradecuadamente y prestar sus servicios en óptimas condiciones a la comunidad,esta dotación incluye entre otros, los muebles, enseres, equipos decomunicación, equipos de cómputo, vehículos y otros bienes utilizados enforma permanente para el desarrollo normal de sus labores, o que posee parael apoyo de la prestación de sus servicios y actividades y que por definición noestán para la venta y la vida útil de éstos es mayor a un año.

Inmuebles. Son aquellos bienes que se encuentran fijados al suelo por suscimientos. Están representados en los terrenos, lotes, construcciones oedificaciones para el uso o servicios de la parroquia y aquellos que no siendoutilizados en las actividades propias de la parroquia son de su propiedad, talescomo locales, fincas, bodegas, lotes, cementerios, etc.

Otros Bienes

Son derechos o bienes de propiedad de la parroquia, representados en obrasde arte, licencias, títulos valores o derechos por cobrar, o cualquier otroderecho soportado a su favor.

2.3 Políticas en la administración de los bienes parroquiales

2.3.1 Efectivo, bancos e inversiones

2.3.1.1 Efectivo

Comprende los dineros en moneda nacional, moneda extranjera y cheques queposea la parroquia y se manejan a través de la caja general y cajas menores

que están bajo la responsabilidad del tesorero o el funcionario designado paracumplir las funciones de tesorería, según la estructura de cada parroquia.Tanto el párroco en calidad de administrador y quien desempeñe las funcionesde tesorería deberán atender las siguientes políticas y procedimientos para elmanejo del efectivo.


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Todo recaudo de dinero de cualquier denominación y concepto,deberá ingresar a la caja general, soportado con el correspondienterecibo de caja.

El manejo de dinero debe ser responsabilidad de una sola personaquien será delegada por el párroco y deberá tener está funciónasignada por escrito.Las ofrendas recibidas en las celebraciones litúrgicas y en losmonederos o alcancías, requieren control especial en su recaudo ycuantificación. Procedimiento para las ofrendas de celebraciones:Una vez finalizada la celebración, el funcionario encargado deberáproceder a recoger y depositar el dinero en el lugar establecidopara tal fin. Periódicamente el párroco procederá a su conteo yregistrará en una planilla que incluya: fecha, hora de la celebración,valor recaudado y firma del encargado del conteo.Al finalizar cada conteo deberá totalizar las ofrendas recaudadas einformar a tesorería para incluir este monto en el movimiento decaja; en la planilla firmarán de recibido y entregadorespectivamente las partes que intervienen.Tesorería procede a elaborar el recibo de caja por el concepto deofrenda, y entregará copia del recibo al encargado de las ofrendas,quien lo adjuntará a la planilla de control.

Planilla control de ofrendas

Fecha Hora Valorrecaudado

Firma encargado del recaudo yconteo

Agosto.13.2012 7 am $15.000 Jorge Reyes

Agosto.13.2012 12 m $56.300 Jorge Reyes

Agosto.13.2012 6 p.m. $38.750 Jorge Reyes

Total recaudado $110.050

Recibe: Rosa Díaz Entrega: Jorge Reyes

Para el control de los monederos y alcancías, se recomiendarealizarlo semanalmente, en este caso se hará el conteo entre elpárroco y funcionario designado para tal fin y se dará entrada acaja general elaborando el recibo respectivo, indicando en elconcepto ofrenda monedero o alcancía de la semana “agosto 13 al19” por ejemplo. La ofrenda dominical y de fiestas especiales, se hará el conteofinalizando el día respectivo, y se reportará a la menor brevedad atesorería para el correspondiente ingreso.


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Como política de control interno, se recomienda que la totalidad derecaudos, sean revisados por el párroco, se deje constancia con sufirma de la verificación y sean consignados íntegramente en la

cuenta bancaria que tenga la parroquia, la consignación respectivase anexará al cierre de caja diario o máximo semanal.Los recaudos de las siete (7) colectas especiales, comunicacióncristiana de bienes, viernes santo, buen pastor, óbolo de san Pedro,migrantes-desplazados y misiones y la colecta zonal, deben serentregadas en su totalidad y con prontitud en la tesorería de lazona pastoral episcopal respectiva, preferiblemente medianteconsignación, cheque o transferencia bancaria.Es aconsejable que todo pago se haga con cheque, consignación otransferencia bancaria. Hoy las entidades financieras ofrecenservicios de “banca virtual” mediante los cuales se pueden realizar

toda clase de pagos: servicios públicos, nómina, pago de laseguridad social, pago a proveedores, transferencias a cuentas,pago de impuestos. (Para estos últimos a partir de 1 de Agosto de2013 se requiere que el Impuesto sobre la renta para la Equidad –CREE- sea presentado y pagado virtualmente tal y como loestablece el Art. 4 del Decreto reglamentario 862 de Abril 26 de2013), consultas de saldos, solicitud de extractos, etc., lo quepermite optimizar el tiempo de los colaboradores para enfocarlo alservicio de la comunidad, al tiempo que facilita el cumplimiento delas obligaciones económicas de la Parroquia. Aunque estos servicios

desde luego tienen un costo, dependiendo del movimiento quelogre la parroquia puede hacer convenios de reciprocidad con laentidad bancaria para disminuir o compensar el costo con saldospromedio en cuenta, además de evitar el costo de la chequera y laexención del GMF 4x mil marcando una de las cuentas, evitandoigualmente la utilización del tiempo de los colaboradores realizandofilas, el riesgo de pérdida de los recursos por la movilización de losmismos. Cada parroquia deberá evaluar el costo – beneficio deestos servicios virtuales en su contexto particular.Para cubrir gastos menores, se recomienda la constitución de unfondo fijo de caja menor, el cual se establecerá según lasnecesidades de cada parroquia. Como principio se fija en montosque no superen un salario mínimo mensual legal vigente. Suconstitución se debe hacer mediante un memorando del párroco,designando esta función a uno de sus colaboradores yestableciendo las condiciones de su manejo, puede guiarse por elsiguiente ejemplo:


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Instructivo del manejo de la caja menor

Manejo de la caja menor: la caja menor corresponde a un monto fijodeterminado por el párroco para cubrir gastos preestablecidos de menor cuantía ysegún las necesidades de la entidad.

Monto fijo de la caja menor: su cuantía inicialmente la determina el párroco,posteriormente se evaluará un monto de acuerdo con el movimiento y lasnecesidades de la institución, se puede tomar como parámetro el S.M.M.L.V.

Creación: se crea mediante memorando interno del párroco.

Responsable: la caja menor será responsabilidad de un funcionario y/o delegadodel rango administrativo designado para su manejo por el párroco, esta función yresponsabilidad se debe asignar con un documento escrito y este lo deben archivaren la hoja de vida del responsable.

Realización de Gastos: se establecerá la reglamentación de los gastos,determinando los conceptos para los cuales se utilizará la caja menor.

Legalización y reembolso: para la legalización y reembolso de los gastos de caja

menor se deberán relacionar los recibos o soportes a nombre de la parroquia de losgastos, en una planilla con la autorización del Párroco y/o su delegado. Una vezutilizado entre el 80% y 100% del monto de la caja menor deberá solicitar elreembolso de la misma, por cuyo valor se girará el cheque de reembolso.


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Manual de políticas y procedimientos administrativos parroquial

manual parroquias auditoria 2013

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