สำนกความสมพนธตางประเทศ

สำนกงานปลดกระทรวงศกษาธการ

การใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

ก

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

การใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต

คมอการปฏบตงาน : การใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต ส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ หมายเลขเอกสาร CP05

ปรบปรงครงท 1 วนทอนมตใช กนยายน 2560

จดท าโดย นางศรณา นาแถมพลอย บรรณารกษช านาญการ สอบทานโดย นางสาววไลลกษณ ผดงกตตมาลย นกวเทศสมพนธช านาญการพเศษ อนมตโดย นางสาวนงศลน โมสกะ ผอ านวยการส านกความสมพนธตางประเทศ สป.

ก

ค าน า

คมอการปฏบตงาน (Work Manual) การใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาตจดท าขนโดยมวตถประสงคเพอใหบคลากรส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ ใชเปนแนวทางในการปฏบตงานทเปนมาตรฐานเดยวกน และเพอให ผทเกยวของหรอผทสนใจทวไปไดศกษาหรอน าไปปรบใชเพอใหเกดประโยชนตามความเหมาะสม โดยส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ ไดด าเนนการตามแนวทางเกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ หมวด 6 การจดการกระบวนการ ตงแตการก าหนด ชอกระบวนการ การวเคราะหเพอก าหนดกลมผรบบรการและผมสวนไดสวนเสยของกระบวนการ การรบฟงความตองการและความคาดหวงของผรบบรการ การจดท าขอก าหนดทส าคญและตวชวดของกระบวนการ การออกแบบกระบวนการ และการก าหนดมาตรฐานการปฏบต งาน ของกระบวนการ

ดงนน เพอใหบรรลวตถประสงคดงกลาวขางตนส านกความสมพนธตางประเทศ สป. จงไดจดท าคมอการปฏบตงานขนเพอให เจาหนาท ใชศกษาและเปนแนวทางในการปฏบต ใหมประสทธภาพและประสทธผลตอไป

ส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ กนยายน 2560

ข

สารบญ Contents ค าน า ................................................................................................................................................ ก

สารบญ ............................................................................................................................................. ข

ความเปนมาของคมอ ....................................................................................................................... ๑

วตถประสงค (Objectives) ............................................................................................................ ๑

ขอบเขต (Scope) ............................................................................................................................ ๑

ค าจ ากดความ (Definition) ........................................................................................................... ๑

หนาทความรบผดชอบ (Responsibilities) ................................................................................... ๒

แผนผงกระบวนการ (Work Flow) ................................................................................................. ๓

ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure) ............................................................................................. ๓

มาตรฐานการปฏบตงาน (Work Standard) ................................................................................. ๔

ระบบตดตามประเมนผล (Monitoring and Evaluation system) ............................................ ๕

เอกสารอางอง (Reference Document) ..................................................................................... ๖

แบบฟอรมทใช (Forms) ................................................................................................................. ๗

ภาคผนวก ก แบบฟอรมทใชในการปฏบตงาน ตวอยางหนงสอทใชในการปฏบตงาน .................. ๗

ตวอยางแบบส ารวจสารสนเทศ ........................................................................................... 9 ตวอยางรายชอทรพยากรสารสนเทศทเสนอขอจดซอ ...................................................... 10 ตวอยางตรวจสอบจากฐานขอมลหองสมด ...................................................................... 11 ตวอยางเอกสารใบเสนอราคา .......................................................................................... 12 ตวอยางบนทกเสนอขออนมตจดซอ ................................................................................. 13 ตวอยางเอกสารตรวจรบพสด .......................................................................................... 14

ภาคผนวก ข ตารางการวเคราะหวเคราะหกระบวนการตารางท 1 – 9 .................................. 15 ตารางท 1 การวเคราะหบทบาท ภารกจ ผรบบรการและผมสวนไดสวนเสยของหนวยงาน ................ 16 ตารางท 2 การก าหนดกลมผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย (การวเคราะห SIPOC) ......................... 17 ตารางท 3 การวเคราะหชองทางการรบฟงความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย ........ 18 ตารางท 4 การวเคราะหประเภท/ชองทางการรวบรวมขอมลเพอใชในการจดท าขอก าหนด ................ 19 ทส าคญของกระบวนการหลก ตารางท 5 การวเคราะหขอมลในการจดท าขอก าหนดทส าคญของกระบวนการหลก ........................... 20 ตารางท 6 การจดท าขอก าหนดและตวชวดของกระบวนการหลก ........................................................ 21 ตารางท 7 ระบบการประเมนผลตวชวดในกระบวนการ ....................................................................... 22 ตารางท 8 การออกแบบกระบวนการ ................................................................................................... 23 ตารางท 9 ผงกระบวนการและมาตรฐานการปฏบตงาน....................................................................... 24

๑

ความเปนมาของคมอ การใหบรการหองสมด และศนย เอกสารนานาชาต กระทรวงศกษาธการ ไดมอบหมายใหส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ เปนหนวยงานประสานการด าเนนงานดานตางประเทศของกระทรวงศกษาธการกบองคกรทเกยวของทงในและตางประเทศ นอกจากน ยงไดรบมอบหมายใหเปนส านกเลขาธการคณะกรรมการแหงชาตวาดวยการศกษา วทยาศาสตร และวฒนธรรมแหงสหประชาชาต (UNESCO) และส านกเลขาเลขาธการคณะกรรมการแหงชาตวาดวยองคการรฐมนตรศกษาแหงเอเชยตะวนออกเฉยงใต (SEAMEO) โดยมอ านาจหนาทในการประสาน สงเสรม สนบสนน พฒนา ใหบรการ ใหค าปรกษาแนะน า ดานการศกษากบตางประเทศ เพอใหประเทศไทยเปนศนยกลางการศกษาของประเทศเพอนบาน และภมภาค ดวยการก าหนดยทธศาสตรส าคญในการพฒนาองคความร เชอมโยงเครอขายความรวมมอดานการศกษาของประเทศไทยกบตางประเทศ ตลอดจนเผยแพรองคความร และขอมลขาวสารสสาธารณชน จากภารกจส าคญขางตน หองสมดและศนยเอกสารนานาชาต ส านกความสมพนธ -ตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ ไดเปดใหบรการขอมลขาวสารและเอกสารตางๆ แกผสนใจทงชาวไทย และชาวตางประเทศ โดยเฉพาะสงพมพขององคการยเนสโกและองคการซมโอ รวมทงองคการระหวางประเทศตางๆ

วตถประสงค (Objectives) 1. เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานของเจาหนาทหองสมดฯ บคลากรส านก

ความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการใชเปนแนวทางในการปฏบต งานทเปนมาตรฐานเดยวกน

2. เพอใหผทเกยวของหรอผทสนใจทวไปไดศกษาหรอน าไปปรบใชเพอใหเกด ประโยชนตามความเหมาะสม

ขอบเขต (Scope) กระบวนการการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต โดยเฉพาะการ จดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมดเปนกระบวนการสรรหาทรพยากรสารสนเทศดวยวธการตางๆ เพอใหไดทรพยากรสารสนเทศทมคณภาพ สอดคลองกบความตองการของผใชและนโยบายของหองสมดซงประกอบดวยขนตอนตาง ๆ 3 ขนตอน ตงแตกระบวนการส ารวจความตองการ การใชทรพยากรสารสนเทศของหองสมด จากนนวเคราะหความตองการของผใชบรการ รวบรวมรายชอเพอเสนอขออนมตจดซอ จนกระทงด าเนนการจดซอ

ค าจ ากดความ (Definition) “การจดหาทรพยากรสารสนเทศ” หมายถง วธการตางๆ เพอใหไดมาและเพมเตมทรพยากรสารสนเทศในหองสมดและศนยเอกสารนานาชาต ส านกความสมพนธตางประเทศ สป. ซงการจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมดโดยทวไปจะกระท าใน ๒ ลกษณะ คอ การจดหาทรพยากรสารสนเทศทเปนมาตรฐาน และการจดหาทรพยากรสารสนเทศในสาขาวชาตางๆ ใหทนสมยอย เสมอ วธการจดหาทรพยากรสารสนเทศเขาหองสมดเพอใหบรการแกผ ใชนน

๒

วธทใชเปนสวนใหญม ๕ วธ ไดแก การจดซอ การขอและรบบรจาค การแลกเปลยน การบอกรบ และการผลตหรอจดท าขนเอง ทงนบรรณารกษทท าหนาทจดหาควรตดตามความเคลอนไหวของทรพยากรสารสนเทศทผลตขนมาใหมอยเสมอ และเสาะแสวงหาแหลงทสามารถขอรบบรจาคทรพยากรสารสนเทศได รวมทงการกาวทนเทคโนโลยสารสนเทศทมบทบาทอยางมากตอการจดหา ในปจจบน ทงทใชเปนเครองมอการปฏบตงาน และการผลตหรอจดท าทรพยากรสารสนเทศของหองสมด หองสมดและศนยเอกสารนานาชาต มหนาทรบผดชอบในการจดหาทรพยากรสารสนเทศโดยค านงถงเปาหมายส าคญ คอ เพอใหเปนแหลงเรยนร ในการศกษาคนควาอยางกวางขวางแก ขาราชการ บคลากรทางการศกษา นกเรยน นกศกษา และประชาชนทวไป “สารสนเทศ (Information)” หมายถง ขอมล ขาวสาร ขอเทจจรง ทมการบนทก และประมวลผลในรปแบบตางๆ เชน หนงสอ วารสาร หนงสอพมพ สอโสตทศน และสออเลกทรอนกส

“ทรพยากรสารสนเทศ ( Information Resources)” หมายถง สารสนเทศประเภทตางๆ ทมการบนทกไวในสอประเภทตางๆ โดยน าเสนอดวยอกษร ภาพ เสยง ภาพเคลอนไหว อาจเรยกชอวาเปนทรพยากรหองสมด (Library resources) หรอวสดหองสมด (Library materials) ปจจบนลกษณะของทรพยากรสารสนเทศมการเปลยนแปลงไปตามความกาวหนาทางเทคโนโลย แบงออกเปน ๓ ประเภท คอ ๑. สอสงพมพ ๒. สอโสตทศน ๓. สออเลกทรอนกส

หนาทความรบผดชอบ (Responsibilities) กระบวนการการจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมดมผปฏบตงานทเกยวของและมหนาทความรบผดชอบ ดงน

ปลดกระทรวงศกษาธการ : ท าหนาท อนมตเหนชอบโครงการ/กจกรรมของสวน ราชการ

ผอ านวยการส านก : เสนอ ตดตามและพจารณาผลการด าเนนงาน หวหนากลมสารสนเทศตางประเทศ : ท าหนาทพจารณาและใหขอเสนอแนะ

แกเจาหนาทผรบผดชอบ ในการจดหาทรพยากรสารสนเทศเขาหองสมด บรรณารกษ : ท าหนาทรบผดชอบในการจดท าแบบส ารวจ, ส ารวจและศกษา ความตองการของผใชบรการวเคราะหความตองการของผใชบรการ, รวบรวมรายชอเพอขออนมตจดซอ และด าเนนการประสานรานคาเพอจดซอตอไป

ผชวยบรรณรกษ : ท าหนาทรบผดชอบในการส ารวจ และรวบรวมรายชอทรพยากรสารสนเทศทมผเสนอกบฐานขอมลหองสมดวามหรอไมมเพอไมใหเกดการจดซอซ าซอน

๓

แผนผงกระบวนการ (Work Flow) การออกแบบกระบวนการการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต เปนการด าเนนการตามแนวทางของเกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐโดยมการรบฟงความตองการ/ความคาดหวงของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย จดท าขอก าหนดทส าคญของกระบวนการและตวชวดกระบวนการแลวน าขอก าหนดทไดไปใชประกอบการออกแบบผงกระบวนการปฏบตงานโดยมผงกระบวนการปฏบตงาน 3 ขนตอน ดงน ขนตอนท 1 ขนตอนท 2 ขนตอนท 3

ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure) กระบวนการการการ ให บ ร กา รห องสม ด และศ นย เ อกสารนานาชาต ตามผ งกระบวนการท ไดน า เสนอขางตนประกอบดวยขนตอนตาง ๆ จ านวน 3 ขนตอน ซงมรายละเอยดของการด าเนนงานในแตละขนตอน ดงน ขนตอนท 1 ส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศ ประกอบดวยขนตอนยอย ดงน

๑. จดท าแบบส ารวจความตองการดานการจดซอ/ จดหา ทรพยากรสารสนเทศของ หองสมด และศนยเอกสารนานาชาต

๒. ประสานขาราชการ/ เจาหนาท ส านกความสมพนธตางประเทศ สป. เพอขอ ความรวมมอในการเสนอแนะทรพยากรสารสนเทศทตองการใหจดซอ/ จดหาเขาหองสมด และขอความรวมมอผใชบรการในการกรอกแบบฟอรมการส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศของหองสมด เพอจะไดทรพยากรสารสนเทศทตรงกบความตองการของผใชบรการมากทสด ขนตอนท 2 วเคราะหความตองการของผใชบรการ ประกอบดวยขนตอนยอย ดงน ๑. รวบรวมรายชอทรพยากรสารสนเทศทไดจากการเสนอแนะของขาราชการ/ เจาหนาท ของส านกความสมพนธตางประเทศ สป. และจากแบบส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศทผใชบรการเสนอมาเพอจดซอ/ จดหา

๒. ตรวจสอบขอมลทางบรรณานกรมของทรพยากรสารสนเทศทเสนอมาวาหองสมด มแลวหรอยงไมม และพจารณาวามความเหมาะสมหรอไม หากยงไมมและเหมาะสมกจะด าเนนการเสนอขอจดซอตอไป

ส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศ

วเคราะหความตองการของผใชบรการ

รวบรวมรายชอเพอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอ

๔

๓. ตดตอส านกพมพ/ รานคา/ ตวแทนจ าหนาย เพอขอใบเสนอราคา ขนตอนท 3 รวบรวมรายชอเพอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอ ประกอบดวยขนตอนยอย ดงน

๑. ท าบนทกเสนอขออนมตจดซอทรพยากรสารสนเทศ ๒. ผอ านวยการส านกความสมพนธตางประเทศลงนามอนมต ๓. ด าเนนการสงตอไปยงกลมบรหารงานตางประเทศ สต. เพอด าเนนการในสวนท

เกยวของตอไป ๔. ด าเนนการจดซอ (ผาน สอ. สป.) ๕. ตรวจรบพสด (ทรพยากรสารสนเทศ) ทจดซอ

มาตรฐานการปฏบตงาน (Work Standard) มาตรฐานการปฏบตงาน (Work Standard) ส านกงานคณะกรรมการขาราชการ พลเรอน (2529: 53) ไดใหความหมายวา เปนผลการปฏบตงานในระดบหนงซงถอวาเปนเกณฑทนาพอใจ หรออยในระดบทผปฏบตงานสวนใหญท าได การก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานจะเปนลกษณะขอตกลงรวมกนระหวางผบงคบบญชากบผใตบงคบบญชาในงานทตองปฏบต โดยจะมกรอบในการพจารณาก าหนดมาตรฐานหลาย ๆ ดานดวยกน อาท ดานปรมาณ คณภาพ ระยะเวลา คาใชจาย หรอพฤตกรรมของผปฏบตงานเนองจากมาตรฐานของงานบางประเภทจะออกมาในรปแบบของปรมาณ ในขณะทบางประเภทอาจออกมาในรปของคณภาพ องคการจงจ าเปนตองก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานใหเหมาะสมและสอดคลองกบลกษณะของงานประเภทนน ๆ เพอใหการจดท าคมอการปฏบตงานการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต เปนไปอยางมประสทธภาพ ส านกความสมพนธตางประเทศ ส านกงานปลดกระทรวงศกษาธการ จงไดด าเนนการตามแนวทางเกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ หมวด 6 การจดการกระบวนการ (รายละเอยดโปรดศกษาเพมเตมในภาคผนวก) ตงแตการก าหนดชอกระบวนการ การวเคราะหเพอก าหนดกลมผรบบรการและผมสวนไดสวนเสยของกระบวนการ การรบฟงความตองการและความคาดหวงของผรบบรการ การจดท าขอก าหนดทส าคญและตวชวดของกระบวนการ การออกแบบกระบวนการ และการก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานของกระบวนการ โดยในสวนของการก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานนน นบเปนสวนส าคญในการควบคมคณภาพในการปฏบตงานของบคลากร ซงจะเปนแนวทางใหผปฏบตงานทกคนสามารถสรางผลผลตและผลสมฤทธของงานไดตามมาตรฐานทก าหนด อนจะน าไปสการตอบสนองความตองการและสรางความพงพอใจใหแกผรบบรการ (รายละเอยดทมาการวเคราะหตามเอกสารในภาคผนวก) ในการออกแบบกระบวนการปฏบตงานการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาตจะมการก าหนดจดควบคมการปฏบตงานในขนตอนทส าคญใหเปนไปอยางมประสทธภาพ ซงแตละจดควบคมจะมขอก าหนดทส าคญใหผปฏบตงานตองปฏบตตาม และขอก าหนดเหลาน จะถกก าหนดเปนตวชวดประสทธภาพในการปฏบตงาน โดยคาเปาหมายของตวชวดเหลานนจะถกก าหนดเปนมาตรฐานการปฏบตงานของกระบวนการ กระบวนการการการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต ประกอบดวยขนตอนการด าเนนการ โดยมมาตรฐานการปฏบตงานดงน

๕

กจกรรม/ขนตอน ระยะเวลา

ด าเนนการ (นาท)

มาตรฐานการปฏบตงาน

๑. ส ารวจความตองการใชทรพยากรสารสนเทศของหองสมด

90

๒. วเคราะหความตองการของผใชบรการ 150 ๓. รวบรวมรายชอเพอเสนอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอตอไป

180 -สามารถจดซอ/ จดหา หนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ไดตรงความตองการของผรบบรการไมนอยกวารอยละ ๗๐ ของรายการทตองการทงหมดในแตละรอบการจดซอ -มการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหากบของทมอยเดมกอนการจดซอทกครง

รวม 420

ระบบตดตามประเมนผล (Monitoring and Evaluation system) คมอการปฏบตงานการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต จดท าขน โดยมวตถประสงคเพอใหผปฏบตงานทรบผดชอบกระบวนการน ใชเปนแนวทางในการด าเนนงาน ใหเปนไปตามมาตรฐานทก าหนดไว เพอใหเกดประสทธภาพ และผลสมฤทธทงในเชงปรมาณ และคณภาพ สามารถสนองความตองการ และสรางความพงพอใจใหแกผรบบรการได ทงน จะไดตดตามประเมนผลการปฏบตงานของผทรบผดชอบกระบวนการเปรยบเทยบกบตวชวดส าคญและคาเปาหมายทก าหนดเปนมาตรฐานของกระบวนการ โดย

1. ก าหนดใหผปฏบตงานทรบผดชอบกระบวนการฯ ตองจดท าตวชวดตาม ค ารบรองการปฏบตราชการ ระดบบคคล โดยตองวดผลสมฤทธของการด าเนนงานเทยบกบ คาเปาหมายตามมาตรฐานการปฏบตงานของกระบวนการ

2. ใ ห ผ ป ฏ บ ต ง า น จ ด ท า ส ร ป ผ ล ก า ร ด า เ น น ง า น เ ส น อ ผ อ า น ว ย ก า ร ส านกความสมพนธตางประเทศ เมอด าเนนการส าเรจครบทนขนตอนของกระบวนการแลว

3. ประเมนผลการปฏบตงานเทยบกบมาตรฐานของกระบวนการทก าหนดไว ทงน ก าหนดระบบการประเมนผลตวชวดของกระบวนการ ดงน

๖

ตวชวดผลลพธของกระบวนการ : รอยละความพงพอใจของผรบบรการตอการใหบรการของหองสมดและศนยเอกสารนานาชาต

ตวชวดภายในกระบวนการ

แนวทางการประเมน ความถในการประเมน

วธการประเมน

ร อยละของหน ง ส อ / วารสาร/ สอฯ ทจดซอ/ จดหาไดตรงตามความตองการของผรบบรการ

พจารณาจากการด าเนนการของผ ร บผ ดชอบ สามารถจ ด ซ อ / จ ด ห า ห น ง ส อ / วารสาร/ ส อฯ ไดตรงตามความตองการของผรบบรการกรายการ คดเทยบเปนรอยละ จากรายการความตองการของผรบบรการทงหมด

รายป ตรวจสอบจากสรปผลการส า ร ว จค ว าม ต อ ง ก า ร เทยบกบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจดซอในแตละรอบการจดซอ

มการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหากบของทมอยเดมกอนการจดซอทกครง

พจารณาจากการด าเนนการขอ ง ผ ร บ ผ ด ช อบ ว า ม ก า รตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ ส อฯ ท จะจดซ อ จดหากบของทมอย เดมกอนการจดซอทกครงหรอไม

รายป ตรวจสอบจากหลกฐานเชงประจกษ เชน แบบการตรวจสอบรายการทจะจดซอ

เอกสารอางอง (Reference Document) ธาดาศกด วชรปรชาพงษ. การเลอกและจดหาทรพยากรหองสมด. พมพครงท ๒.

กรงเทพฯ : ศลปาบรรณาคาร,2540 ประยงศร พฒนกจจ ารญ. การพฒนาทรพยากรหองสมด : การเลอก การจดหาหนงสอ

และวสด. กรงเทพฯ : ภาควชาบรรณารกษศาสตร คณะอกษรศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย, ๒๕๒๔

แมนมาส ชวลต. คมอบรรณารกษ (ฉบบปรบปรงแกไข). กรงเทพฯ : บรรณกจ, ๒๕๔๓ พวา พนธ เมฆา. การแบงหมหนงสอและแผนการแบงหมระบบทศนยมของดวอ.

กรงเทพฯ : ภาควชาบรรณารกษศาสตร คณะมนษยศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ, ๒๕๓๔

๗

แบบฟอรมทใช (Forms)

ภาคผนวก ก แบบฟอรมทใชในการปฏบตงาน ตวอยางหนงสอทใชในการปฏบตงาน

๘

ภาคผนวก ก แบบฟอรมทใชในการปฏบตงาน ตวอยางหนงสอทใชในการปฏบตงาน

๙

ตวอยางแบบส ารวจสารสนเทศ

๑๐

ตวอยางรายชอทรพยากรสารสนเทศทเสนอขอจดซอ

๑๑

ตวอยางตรวจสอบจากฐานขอมลหองสมด

๑๒

ตวอยางเอกสารใบเสนอราคา

๑๓

ตวอยางบนทกเสนอขออนมตจดซอ

๑๔

ตวอยางเอกสารตรวจรบพสด

๑๕

ภาคผนวก ข แบบฟอรมวเคราะหกระบวนการตารางท 1 – 9

๑๖

ตารางท ๑ การวเคราะหบทบาท ภารกจ ผรบบรการและผมสวนไดสวนเสยของหนวยงาน หนวยงาน : ส ำนกควำมสมพนธตำงประเทศ ส ำนกงำนปลดกระทรวงศกษำธกำร วสยทศน : "หนวยงำนหลกทเปนเลศในกำรขบเคลอนควำมรวมมอกบตำงประเทศดำนกำรศกษำ"

รฐธรรมนญ/กฎหมายอนๆ/

มต ครม.

กฎกระทรวง

พนธกจ ยทธศาสตร กระบวนการหลก สนคา/บรการของหนวยงาน ผรบบรการ ผมสวนไดสวนเสย

พระราชกฤษฎกาวาดวยหล ก เ กณฑ และว ธ ก า รบรหารกจการบานเมองทด

ปฏบตงำนรวมกบ หรอสนบสนนกำรปฏบตงำนของหนวยงำนอนทเกยวของหรอทไดรบมอบหมำย

เพมประสทธภำพกำรปฏบตงำนตำมเกณฑคณภำพกำรบรหำรจดกำรภำครฐและสนบสนนกำรจดควำมควำมรภำยในองคกร

พฒนำสมรรถนะของบคลำกรในกำรปฏบตงำนดำนตำงประเทศ

กำรใหบรกำรหองสมด และศนยเอกสำรนำนำชำต

กำรจดหำทรพยำกรสำรสนเทศของหองสมด

- ขำรำชกำรและบคลำกรทำงกำรศกษำ - นกเรยน/ นกศกษำ - ประชำชนทวไป

- ขำรำชกำร และบคลำกรทำงกำรศกษำ - นกเรยน/ นกศกษำ - ประชำชนทวไป

๑๗

ตารางท ๒ การก าหนดกลมผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย (การวเคราะห SIPOC) กระบวนกำร : กำรใหบรกำรหองสมด และศนยเอกสำรนำนำชำต

Suppliers : S Inputs : I Process : P Outputs: O Customers : C Stakeholders :s

กลมสารสนเทศตางประเทศ - ขอมล/ ผลการส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศ ของหองสมด - รายละเอยด/ โครงการหองสมดทจะปรบปรงพฒนาการใหบรการ (จากผลส ารวจความพงพอใจ) - นโยบายของผบรหาร - หลกเกณฑและวธการปฏบตเกยวกบการจดซอตามระเบยบ สป. - งบประมาณด าเนนการ

Process Description การจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมด เปนกระบวนการสรรหาทรพยากรสารสนเทศดวยวธการตางๆ เพอใหไดทรพยากรสารสนเทศทมคณภาพ สอดคลองกบความตองการของผใชและนโยบายของหองสมด

๑. การจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมด

- ขาราชการ และบคลากรทางการศกษา - นกเรยน/ นกศกษา - ประชาชนทวไป

- ขาราชการ และบคลากรทางการศกษา - นกเรยน/ นกศกษา - ประชาชนทวไป

Process (Map) การจดหาทรพยากรสารสนเทศหองสมด ๑. ส ารวจความตองการการใชทรพยากรสารสนเทศของหองสมด ๒. วเคราะหความตองการของผใชบรการ ๓. รวบรวมรายชอเพอเสนอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอ

๑๘

ตารางท ๓ การวเคราะหชองทางการรบฟงความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย

กลมผรบบรการ/ กลมผมสวนไดสวนเสย

ชองทางในการรบฟงความตองการ วธวเคราะหขอมลความตองการ

ขอมลความตองการ ผรบผดชอบ/หนวยงาน แบบส ารวจ ขอรองเรยน สายดวน อน ๆ

๑. ผรบบรการ

น ำแบบส ำรวจควำมตองกำร และควำมพงพอใจมำ

วเครำะห และน ำผลจำกกำรพดคยแบบไมเปนทำงกำร มำสรปเปนภำพรวม เพอ

น ำมำปรบปรงกำรใหบรกำรของหองสมด

กลมสำรสนเทศตำงประเทศ

๑.๑ ขำรำชกำร และบคลำกรทำงกำรศกษำ

- - กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

๑. ตองกำรใหมทรพยำกรสำรสนเทศทหลำกหลำย และมปรมำณเพมมำกขน

๑.๒ นกเรยน/ นกศกษำ

- - กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

๑.๓ ประชำชนทวไป

-

-

กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

- ตองกำรใหน ำเทคโนโลยใหมๆ เขำมำใชในกำรใหบรกำรเพอควำมสะดวก รวดเรว (มกำรด ำเนนกำรแลว)

๒. ผมสวนไดสวนเสย

๒.๑ ขำรำชกำรและบคลำกรทำงกำรศกษำ

- - กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

- ตองกำรควำมเทำเทยมกน ในกำรใหบรกำรของหองสมด (มกำรใหบรกำรตำมล ำดบอยแลว)

๒.๒ นกเรยน/ นกศกษำ

- - กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

๒.๓ ประชำชนทวไป

- - กำรตดตอพดคยแบบไมเปนทำงกำร

- ตองกำรใหมระบบสำรสนเทศใหบรกำรเพมมำกขน เชน คอมพวเตอร (ใหบรกำร Internet) (มกำรใหบรกำรอยำงครบถวนเพยงพอแลว)

๑๙

ตารางท ๔ การวเคราะหประเภท/ชองทางการรวบรวมขอมลเพอใชในการจดท าขอก าหนดทส าคญของกระบวนการหลก

กระบวนการหลก แหลงขอมล ชองทางในการเกบรวบรวมขอมล ประเภทขอมล ผรบผดชอบ /เอกสารหลกฐาน ภายใน ภายนอก

- กำรใชบรกำรหองสมดและศนยเอกสำรนำนำชำต

๑. แบบส ำรวจแบบไมเปนทำงกำร

-ควำมตองกำรของผรบบรกำร และผมสวนไดสวนเสย - ผ ล ก ำ ร ว เ ค ร ำ ะ ห ด ำ นประสทธภำพ ควำมคมคำ และกำรลดตนทนของกระบวนกำร

กลมสำรสนเทศตำงประเทศ เอกสารหลกฐาน ประมวล/สรป ขอมลควำมตองกำรจำกทกชองทำง ตำรำงวเครำะหควำมตองกำรของกำรใชทรพยำกรสำรสนเทศของหองสมด

๒. กำรตดตอแบบไมเปนทำงกำร

๓. เอกสำรทเกยวของ

๒๐

ตารางท ๕ การวเคราะหขอมลในการจดท าขอก าหนดทส าคญของกระบวนการหลก

กระบวนการหลก ความตองการ

กฎหมาย

(Law : L) ดานประสทธภาพ

(Efficiency : E) ดานความคมคาและ ลดตนทน (Value : V)

ขอก าหนดทส าคญ ผรบบรการ

(Customer: C) ผมสวนไดสวนเสย

(Stakeholder : S ) งานบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต

ต อ งกา ร ให ม หน ง ส อ / วารสาร/สอฯ ทหลากหลายตรงตามความตองการของผรบบรการ

จากการรบฟง ไมมขอมลทสามารถน ามาจดท าขอก าหนดได

ไมมขอก าหนดดานกฎหมาย

จดซอทรพยากรสารสนเทศไดตรงความตองการของผรบบรการ

ค ว ร ม ก า ร ต ร ว จ ส อ บรายการหนงสอทจะจดซอทกคร ง เพอไม ใหจดซ อซ าซอนกบทมอยเดม

ครอบคลม (C1, E1)

ความคมคา

ลดตนทน (V1)

๒๑

ตารางท ๖ การจดท าขอก าหนดและตวชวดของกระบวนการหลก

กระบวนการหลก กจกรรม/ขนตอน ขอก าหนดทส าคญ ตวชวดภายใน ตวชวดผลของกระบวนการ งานการใหบรการหองสมด และศนยเอกสารนานาชาต

การจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมด ๑. ส ารวจความตองการใชทรพยากรสารสนเทศของหองสมด

- รอยละควำมพงพอใจของผรบบรกำรตอกำรใหบรกำรของหองสมดและศนยเอกสำรนำนำชำต ๒. วเคราะหความตองการของ

ผใชบรการ ๓. รวบรวมรายชอเพอเสนอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอตอไป

- ตองจดซอ/ จดหาหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ใหตรงตามความตองการของผรบบรการ (C1, E1) - ตองมการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอจดหาทกครง กอนการจดซอเพอไมใหเกดการซอซ าซอน

๑. รอยละของหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจดซอ/ จดหา ไดตรงตามความตองการของผรบบรการ ๒. มการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอจดหากบของทมอยเดม กอนการจดซอทกครง

๒๒

ตารางท ๗ ระบบการประเมนผลตวชวดในกระบวนการ

ตวชวด แนวทางการประเมน ความถในการประเมน

วธการประเมน ผรบผดชอบ รายเดอน รายไตรมาส รายป

ร อ ย ล ะ ข อ ง ห น ง ส อ / วารสาร/ สอฯ ทจดซอ/ จ ดหาได ตร งตามความตองการของผรบบรการ

- พจารณาจากการด าเนนการของผรบผดชอบ สามารถจดซอ/ จดหาหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ไดตรงตามความตองการของผรบบรการกรายการ คดเทยบเปนรอยละ จากรายการความตองการของผรบบรการทงหมด

- ตรวจสอบจากสรปผลการส ารวจความตองการ เทยบกบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจดซอในแตละรอบการจดซอ

กลมสารสนเทศตางประเทศ

มการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหากบของทมอย เดมกอนการจดซอทกครง

- พจารณาจากการด าเนนการของผรบผดชอบวามการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหากบของทมอยเดมกอนการจดซอทกครงหรอไม

- ตรวจสอบจากหลกฐานเชงประจกษ เชน แบบการตรวจสอบรายการทจะจดซอ

๒๓

ตารางท ๘ การออกแบบกระบวนการ

กระบวนหลก กจกรรม/ขนตอน ขอก าหนด ตวชวดภายใน กจกรรม/ขนตอนเดม

(Work Flow) งำนกำรใหบรกำรหองสมด และศนยเอกสำรนำนำชำต

๑. ส ารวจความตองการใชทรพยากรสารสนเทศของหองสมด

๒. วเคราะหความตองการของผใชบรการ

๓. รวบรวมรายชอเพอเสนอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอตอไป

- ตองจดซอ/ จดหาหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ใหตรงตามความตองการของผรบบรการ (C1, E1) - ตองมการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหาทกครงกอนการจดซอ เพอไมใหเกดการซอซ าซอน

๑. รอยละของหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจดซอ จดหาไดตรงตามความตองการของผรบบรการ ๒. มการตรวจสอบรายการหนงสอ/ วารสาร/ สอฯ ทจะจดซอ จดหา กบของทมอยเดม กอนการจดซอทกครง

ส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศ

วเคราะหความตองการ

ของผใชบรการ

รวบรวมรายชอเพอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอ

๒๔

ตารางท ๙ ผงกระบวนการและมาตรฐานการปฏบตงาน กระบวนกำร : กำรใหบรกำรหองสมด และศนยเอกสำรนำนำชำต ตวชวดทส ำคญของกระบวนกำร : รอยละควำมพงพอใจของผรบบรกำรตอกำรใหบรกำรของหองสมดและศนยเอกสำรนำนำชำต

ล าดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดของงาน ระยะเวลาด าเนนการ

(นาท)

มาตรฐานการปฏบตงาน เอกสารการด าเนนงาน ผรบผดชอบ

1

๑. จดท ำแบบส ำรวจ

๒. ประสำนขำรำชกำร/ เจำหนำท/ ผใชบรกำร (ขอควำมรวมมอในกำรเสนอ ซอทรพยำกรสำรสนเทศ เขำหองสมด)

60 30

๑. แบบส ารวจ

กลมสารสนเทศตางประเทศ

2

๑. รวบรวมรำยชอซอทรพยำกรสำรสนเทศทเสนอขอจดซอ

๒. ตรวจสอบ/ พจำรณำกำรจดซอทรพยำกร เพอไมใหเกดควำมซ ำซอน

๓. ตดตอส ำนกพมพ/ รำนคำ/ ตวแทนจ ำหนำย

30

60

60

๑. รายชอทรพยากรสารสนเทศทเสนอขอจดซอ ๒. ตรวจสอบจากฐานขอมลหองสมด ๓. เอกสารใบเสนอราคา

กลมสารสนเทศตางประเทศ

3

๑. ท าบนทกเสนอขออนมตจดซอทรพยากรสารสนเทศ ๒. ผอ านวยการ สต.สป.ลงนามอนมต ๓. ด าเนนการสงตอไปยงหนวยงานทเกยวของ ๔. ด ำเนนกำรจดซอ (ผำน สอ.สป.) ๕. ตรวจรบพสด (ทรพยำกรสำรสนเทศ) ทจดซอ

๓๐

30 60

30 ๓๐

๑. สำมำรถจดซอ/ จดหำ หนงสอ/ วำรสำร/ สอฯ ไดตรงควำมตองกำรของผรบบรกำรไมนอยกวำรอยละ ๗๐ ของรำยกำรทตองกำรทงหมดในแตละรอบกำรจดซอ

๒. มกำรตรวจสอบรำยกำรหนงสอ/ วำรสำร/ สอฯ ทจะ

๑. บนทกเสนอขออนมตจดซอ ๒. หนงสอเสนอใหผอ านวยการ สต.สป. ลงนาม ๓. เอกสารตรวจรบพสด - เอกสำรเสนอขออนมตจดซอ - เอกสำรตรวจรบพสด

กลมสารสนเทศตางประเทศ

ส ารวจความตองการทรพยากรสารสนเทศ

วเคราะหความตองการ

ของผใชบรการ

รวบรวมรายชอเพอขออนมตจดซอ และด าเนนการจดซอ

๒๕

จดซอ จดหำกบของทมอยเดมกอนกำรจดซอทกครง